W systemach Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż możliwe jest przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą spisu z natury jak również na podstawie stanów logistycznych spisanych z wykorzystaniem urządzeń mobilnych.

Spis treści

Inwentaryzacja w Module Handlowo-Magazynowym (nowa wersja)

Inwentaryzacja w nowej wersji dostępna jest po ustawieniu w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Inwentaryzacja → Ustawienia parametru Nowa wersja opcji - Inwentaryzacja na wartość TAK. Umożliwia ona wykonanie inwentaryzacji wg kartotek lub wg dostaw.
Narzędzie Inwentaryzacja dostępne jest w menu Magazyn i umożliwia:

tworzenie arkusza spisowego na podstawie danych znajdujących się w kartotekach towarowych wybranego magazynu
wprowadzenie stanów rzeczywistych, wynikających ze spisu inwentaryzacyjnego
podsumowanie inwentaryzacji wykazujące nadwyżki i niedobory
zamknięcie inwentaryzacji z przepisaniem stanów spisanych do kartotek towarowych
przeglądanie zamkniętych inwentaryzacji.

W jednym dniu można wykonać jedną inwentaryzację. Korektę do inwentaryzacji można wykonać dnia następnego.
Uwaga!
W przypadku integracji ze sklepem internetowym za pomocą rozwiązania Streamsoft Integrator (np. BaseLinker, PrestaShop) zalecana jest szczególna ostrożność podczas wycofywania rezerwacji i przesyłania stanów magazynowych do platformy. Z tego względu, przed wykonaniem inwentaryzacji, zalecany jest kontakt z Opiekunem w celu wyłączenia rozwiązań dodatkowych na czas przeprowadzenia inwentury.
Podjęcie nieprawidłowych działań może skutkować rozbieżnościami pomiędzy stanami kartotek podanymi na platformie sprzedażowej a faktycznym stanem magazynowym.

Dodanie inwentaryzacji w systemie

W celu otwarcia nowej inwentaryzacji dla wybranego magazynu należy w oknie Magazyn → Inwentaryzacja wybrać przycisk Dodaj (F3) . Jeśli w programie nie przeprowadzono jeszcze inwentaryzacji, wówczas na ekranie wyświetlony zostanie spis magazynów. Przycisk Wybór magazynu (Ctrl+M) umożliwia zmianę magazynu, dla którego jest wyświetlany spis inwentaryzacji.

Po dodaniu nagłówka inwentaryzacji pojawi się okno, w którym należy wprowadzić podstawowe dane dotyczące przeprowadzanej inwentury.

Na dzień - należy wprowadzić datę przeprowadzania inwentaryzacji, jest ona wiążąca po zamknięciu inwentaryzacji – system zablokuje wystawienie dokumentów z datą równą lub wcześniejszą niż data inwentaryzacji.
Nazwa - opisowa nazwa inwentaryzacji.
Typ - w parametrze należy określić sposób wykonania inwentaryzacji.
Według kartotek - wartość domyślna. Oznacza, że inwentaryzacja będzie przeprowadzana według grup kartotekowych, gdzie:
Jedna kartoteka może wystąpić na wielu pozycjach ark. - przy próbie ponownego dodania tej samej kartoteki program wyświetli komunikat Wybrana kartoteka została już spisana w tej inwentaryzacji! Dopisać ponownie?
Jedna kartoteka może wystąpić tylko na jednej pozycji - przy próbie ponownego dodania tej samej kartoteki program wyświetli komunikat Wybrana kartoteka została już spisana w tej inwentaryzacji! W tej inwentaryzacji jedna kartoteka może wystąpić tylko na jednej pozycji. W takim przypadku należy odnaleźć daną kartoteką na arkuszu i poprzez opcję Popraw wpisać właściwie spisaną ilość.
Według dostaw - oznacza, że inwentaryzacja będzie przeprowadzana według dostaw, a jedna pozycja arkusza odpowiada jednej dostawie.
Rodzaj - parametr określa zakres kartotek do inwentaryzacji.
na wszystkie towary – wartość domyślna. Oznacza, że inwentaryzacja zostanie przeprowadzona dla wszystkich kartotek magazynowych
częściowa – przeprowadzana dla wybranych kartotek, możliwa do założenia jeden raz w obrębie danego dnia.
Wyświetl stany w standardowych jednostkach zastępczych – włączenie opcji umożliwia wyświetlanie kolumn związanych ze stanami magazynowymi (Stan przed, Stan po, Różnica stanów), przeliczonymi na aktualnie wybraną zastępczą jednostkę miary.
Ilość pozycji na jednym arkuszu ograniczona do – pole określa ilość pozycji na arkuszu spisowym w przypadku automatycznego ich zakładania.
Domyślny skład komisji - pole umożliwia wprowadzenie osób wchodzących w skład komisji inwentaryzacyjnej, które będą widoczne na wydrukach inwentaryzacji.

Po zapisaniu okna ustawień inwentaryzacji, w kolejnym kroku należy przejść do generowania arkuszy spisowych.
W oknie dostępne są opcje umożliwiające podgląd inwentaryzacji:

Inwentaryzacja w układzie arkuszy spisowych - uruchamia okno z listą arkuszy inwentaryzacyjnych, gdzie po wyborze arkusza uruchamiane jest okno z wykazem kartotek.

Inwentaryzacja w układzie kartotekowym inwentaryzacja zostanie wyświetlona w układzie kartotekowym, który jest pomocny w przypadku analizy wyników lub poszukiwania błędów operatorów. Wyświetlone okno zawiera spis wszystkich kartotek wprowadzonych do inwentaryzacji z sumą stanów ze wszystkich arkuszy, na których występują dane kartoteki. Wyświetlone są również stany ilościowo-wartościowe przed i po inwentaryzacji oraz różnice.

Generowanie arkuszy spisowych

Dodawanie arkuszy spisowych może odbywać się ręcznie lub za pomocą funkcji automatycznego generowania arkuszy.

Ręczne dodanie arkuszy i pozycji spisowych

Dodawanie pozycji do arkusza odbywa się w oknie Inwentaryzacja w układzie arkuszy spisowych za pomocą ikony Dodaj lub klawisza F3.

W oknie Arkusze inwentaryzacji dostępna jest również opcja Import arkusza (pozycji spisowych) (Ctrl+F3) umożliwiająca import arkuszy z pliku .txt.

Do arkusza spisowego pozycje dodawane są za pomocą opcji Dodaj (F3).

W przypadku wykonywania inwentaryzacji typu wg kartotek, wyświetlone zostanie okno Stanów magazynowych, w którym należy wskazać kartotekę, a następnie w oknie Pozycja arkusza wprowadzić ilość spisaną.

Dla inwentaryzacji typu wg dostaw przy dodawaniu pozycji arkusza, po wskazaniu kartoteki wyświetlone zostanie okno, w którym należy wybrać, z której z wyświetlanych nierozchodowanych dostaw została spisana dana ilość kartoteki.

Przy próbie ponownego dodania kartoteki z tej samej dostawy program wyświetli komunikat Wybrana dostawa została już spisana w tej inwentaryzacji! Jedna dostawa może wystąpić tylko na jednej pozycji.

Automatyczne generowanie arkuszy spisowych

Opcja Automatyczne generowanie arkuszy spisowych dostępna jest w oknie Inwentaryzacja na pasku opcji oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy. Arkusze spisowe można wygenerować na podstawie danych z programu lub za pomocą procedury definiowanej.

W przypadku generowania arkuszy z programu dostępne są dodatkowe ustawienia:

Podział arkuszy wg grup kartotekowych z rodzaju – oznacza, że inwentaryzacja będzie przeprowadzana według grup kartotekowych. Tym samym, każda grupa podczas drukowania arkuszy będzie się zaczynać od nowej strony na wydruku.
Uwzględnij – umożliwia wybór wszystkich aktywnych kartotek ze stanem większym od zera lub wszystkich aktywnych kartotek (dla typu inwentaryzacji wg kartotek) lub przyjmuje wartość Dostawy ze stanem >0 (dla inwentaryzacji typu wg dostaw)
W kolejności według – określa sposób porządkowania towarów na kolejnych arkuszach.
Stan spisany:
Ustawić na 0 – wszystkie stany spisane w wygenerowanych arkuszach ustawione zostaną na zero,
Przepisać aktualny – wszystkie stany w wygenerowanych arkuszach zostaną ustawione na stan z dnia inwentaryzacji.
Generowanie arkuszy za pomocą procedury definiowanej – opcja dostępna jest, jeśli posiadamy licencję na moduł Raporty i Formularze. Aby wygenerować arkusze spisowe za pomocą procedury, należy w module Raporty i Formularze, w menu Raporty i analizy → Procedury definiowane, utworzyć przynajmniej jedną procedurę o rodzaju Procedura do generowania arkuszy spisowych inwentaryzacji, a następnie wybrać ją podczas automatycznego generowania arkuszy.

Po wygenerowaniu arkuszy spisowych, wszystkie pozycje arkuszy również zostaną automatycznie wygenerowane. Wprowadzanie stanów spisanych do komputera polega na odszukaniu w programie pozycji wybranego arkusza i podaniu stanu spisanego.
Edycja wygenerowanych arkuszy spisowych dostępna jest pod przyciskiem Inwentaryzacja w układzie arkuszy spisowych .

Okno arkusza spisowego

Okno arkusza spisowego zawiera wykaz kartotek wygenerowany zgodnie z parametrami określonymi podczas zakładania nagłówka inwentaryzacji.

W oknie dostępne są opcje umożliwiające:

Pokaż (F2) - podgląd pozycji arkusza spisowego.
Dodaj (F3) - dodanie nowej pozycji arkusza spisowego.
Dodaj dostawę nadwyżkową (Shift+F3) - opcja jest dostępna dla inwentaryzacji typu wg dostaw.
Popraw (F5) - edycja pozycji arkusza spisowego.
Usuń (F8) - usuwanie pozycji arkusza spisowego.
Sortuj (F4) - sortowanie pozycji w oknie wyszukiwanie.
Szukaj pozycji (F6) - wyszukanie kartotek wg nr arkusza i pozycji lub danych kartoteki.
Szukaj następnej pozycji (Shift+F6) - w przypadku występowania jednej kartoteki na kilku pozycjach arkusza, wyszukuje kartotekę w kolejnych pozycjach arkusza wg warunków zadanych w opcji Szukaj pozycji (F6).
Ustaw filtr (F4) oraz Filtr aktywny (Ctrl+F7) - filtrowanie danych w oknie
Arkusze spisowe (Ctrl+A) - wybór arkusza inwentaryzacji ze spisu
Pierwszy arkusz, Poprzedni arkusz, Następny arkusz, Ostatni arkusz - przełączanie się pomiędzy arkuszami. Na pasku opcji okna prezentowane są numer aktualnie wyświetlanego arkusza oraz ilość wszystkich arkuszy (liczba w nawiasie), np.
Dodaj arkusz spisowy (Ctrl+F3) - dodanie nowego arkusza spisowego.
Import arkusza (pozycji spisowych) (Shift+Ctrl+F3) - zaimportowanie do arkusza danych z pliku txt.
Usuń wszystkie arkusze spisowe (Ctrl+F8) - usunięcie wszystkich arkuszy spisowych utworzonych w ramach danej inwentaryzacji.
Drukuj (F9) - wydruk arkusz spisowych oraz podsumowania inwentaryzacji.
Inwentaryzacja kartotekowo (Ctrl+K) - wyświetlenie inwentaryzacji w układzie kartotekowym
Podsumowanie inwentaryzacji (Ctrl+S) - podliczenie i wyświetlenie podsumowania inwentaryzacji z wyszczególnieniem niedoboru i nadwyżki. Podsumowanie można wykonać w dowolnym momencie wprowadzania spisu, uwzględnia ono wszystkie wprowadzone arkusze i pozycje.

Zamknięcie inwentaryzacji oraz wydruki wyników

Przed zamknięciem inwentaryzacji należy wykonać Podsumowanie inwentaryzacji, pozwoli to na podliczenie wartości inwentaryzacji, uzupełnienie wartości przed inwenturą i przede wszystkim weryfikację wyniku dokonanego spisu przed ostatecznym zatwierdzeniem.

Pod ikoną Wydruki inwentaryzacji dostępne są druki:

Arkusze spisowe
Podsumowanie inwentaryzacji
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w cenach zakupu
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w cenach ewidencyjnych
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych opakowań
Wydruk inwentaryzacji - w cenach zakupu
Wydruk inwentaryzacji - w cenach ewidencyjnych
Wydruk inwentaryzacji - opakowania

Ikony otwartej i zamkniętej kłódki służą odpowiednio do otwarcia oraz zamknięcia inwentaryzacji. Powyższe opcje są również dostępne pod prawym przyciskiem myszy w oknie spisu inwentaryzacji z magazynu.
Zamknięcie inwentaryzacji automatycznie wystawia dokument rozliczeniowy, dostosowujący stan ilościowy magazynu do stanu spisanego. Przy zamykaniu inwentaryzacji program sprawdza akceptację dokumentów z datą do dnia inwentaryzacji, z wyłączeniem dokumentów uzupełniających sprzedaż takich, jak: Faktury do WZ, Paragon do WZ, Faktury do paragonu do WZ, Faktury do paragonu.
Dokumenty rozliczeniowe INW i/lub OPKinw widoczne będą w oknie Magazyn → Dokumenty magazynowe.

UWAGA!
Otwieranie zamkniętej inwentaryzacji nie jest zalecane.
System może zablokować ponowne zamknięcie jeżeli nastąpiły późniejsze rozchody dostaw.
Jeżeli zaszły pomyłki w trakcie sporządzania inwentaryzacji zaleca się posłużenie dokumentami PW/RW lub odpowiednio dokumentami polecenia księgowania. W trakcie roku można sporządzać również częściową inwentaryzację w celu uniknięcia pomyłek podczas wykonywania obowiązkowej inwentaryzacji okresowej.

Inwentaryzacja logistyczna oraz Handlowo-Magazynowa na podstawie stanów logistycznych

Inwentaryzacja wykonywana w module Logistyka pozwala na przeprowadzenie odrębnej inwentaryzacji dla magazynów z zaznaczoną opcją Magazyn obsługiwany w module Logistyka.
Opcjonalnie magazyn może również posiadać Obsługę miejsc składowania i/lub Obsługę stanów logistycznych. Inwentaryzację logistyczną można wykonać w dowolnym momencie, na wszystkie kartoteki lub ich część, a następnie przenieść stan logistyczny do stanów magazynowych w module Handlowo-Magazynowym.

Dodanie nowej inwentaryzacji logistycznej

Inwentaryzację należy założyć w menu Logistyka → Inwentaryzacja logistyczna za pomocą opcji Dodaj (F3). W oknie nagłówka konieczne jest wprowadzenie nazwy, opcjonalnie można dodać opis inwentury oraz wskazać operatora wykonującego daną inwentaryzacje. Brak wskazania operatora spowoduje, że zadanie inwentaryzacji na urządzeniu mobilnym będzie możliwe do wyboru dla wszystkich operatorów.
W polu Planowane rozpoczęcie domyślnie zaczytywana jest aktualna data i godzina, które użytkownik może edytować.

Inwentaryzacja jest wykonywana w aplikacji Magazyn Mobilny przy użyciu kolektorów danych. Zalecane jest tworzenie tylu inwentaryzacji ile jest urządzeń mobilnych.
Następnie w szczegółach okna, na zakładce Plan inwentaryzacji należy dodać plan wg którego operatorzy będą wykonywać inwentaryzację, czyli wskazać kartoteki/miejsca do spisania podczas inwentury. W zależności od tego, czy dany magazyn posiada obsługę miejsc składowania, możliwe jest wygenerowanie planu inwentaryzacji:

wg kartotek
wg miejsc składowania

Przygotowana w ten sposób inwentaryzacja będzie widoczna dla operatorów urządzeń mobilnych po zmianie status za pomocą opcji Przenieś do realizacji (Ctrl+R) .

Inwentaryzacja w Magazynie Mobilnym

W aplikacji Magazyn Mobilny należy zinwentaryzować każde miejsce składowania, gdyż może ono posiadać stan logistyczny mimo, że fizycznie jest puste. Miejsce składowania jest zablokowane przed ruchami logistycznymi podczas spisywania stanów.

Uwaga!
Jeżeli spisywanie danego miejsca zostało zakończone a operator musi spisać je ponownie (np. z powodu pomyłki) system podczas kolejnego podejmowania inwentaryzacji danego miejsca składowania wyświetli komunikat czy przepisać istniejący stan logistyczny czy operator chce je spisać od nowa.

Status inwentaryzacji logistycznej jest wyświetlany w programie i prezentuje więcej szczegółowych informacji, w tym ilości spisanych kartotek na danych miejscach składowania (zakładka Spis inwentaryzacji w szczegółach okna).

Podsumowanie i zamknięcie inwentaryzacji logistycznej

Podsumowanie i zamknięcie inwentaryzacji logistycznej możliwe jest z poziomu urządzenia mobilnego oraz programu:

W Module Handlowo-Magazynowym, podczas wykonywania inwentaryzacji magazynu z obsługą stanów logistycznych, system automatycznie wskaże typ inwentaryzacji Według stanów logistycznych, bez możliwości zmiany tej wartości.

Inwentaryzację można wykonać na wszystkie towary lub częściową. Następnie należy wybrać opcję Automatyczne generowanie arkuszy. Wyświetlony zostanie komunikat: Magazyn jest obsługiwany w module Logistyka wraz z obsługą stanów logistycznych. Czy generować arkusze spisowe wg aktualnych stanów w module Logistyka? Wybór Tak spowoduje przepisanie aktualnych stanów logistycznych do arkuszy.

Następnie wyświetlone zostanie okno Automatyczne generowanie arkuszy spisowych wg stanów logistycznych, które pozwala na wybór sposobu sortowania kartotek, a w przypadku inwentaryzacji częściowej, wskazanie inwentaryzowanych kartotek:

Po zamknięciu inwentaryzacji w module Handlowo-Magazynowym stan magazynowy będzie taki sam jak stan logistyczny.