Wstęp

Planowanie zakupów jest narzędziem wspierającym politykę zakupową w przedsiębiorstwie. Polega ona na generowaniu sugestii zakupowych dla kartotek wg zdefiniowanego algorytmu wyliczania i umożliwia uwzględnienie szeregu parametrów, m.in. minimalnych/maksymalnych ilości do zakupu, zapasu minimalnego/maksymalnego, terminów dostaw, statystycznych rozchodów kartotek czy wyboru dokumentów, na podstawie, których wygenerowana zostanie sugestia zakupowa.

Funkcjonalność obejmuje obszar zarówno handlowy jak i produkcyjny firmy, dlatego też opcja ta w systemie Streamsoft jest dostępna w modułach:

• Zarządzanie Produkcją (menu Planowanie produkcji)

• Handlowo-Magazynowy ( menu Zakup → Planowanie zakupów)

Parametry konfiguracyjne

W celu wsparcia procesu planowania zakupów możliwe jest wprowadzenie ustawień w konfiguracji systemu oraz danych kartotek, które pozwolą na optymalne wyliczanie sugestii zakupowych.

Parametry konfiguracji systemu

Parametry dotyczące zapasu maksymalnego i minimalnego

• Ustawienia - Kartoteki magazynowe - Widok - Według jakiego stanu sygnalizować przekroczenie zapasów
• Ustawienia - Kartoteki magazynowe - Zapas min. i maks. - Naliczanie zapasu minimalnego i maksymalnego - Analizuj średnią sprzedaż z (liczba dni)
• Ustawienia - Kartoteki magazynowe - Zapas min. i maks. - Naliczanie zapasu minimalnego i maksymalnego - Ustal zapas minimalny na (liczba dni)
• Ustawienia - Kartoteki magazynowe - Zapas min. i maks. - Naliczanie zapasu minimalnego i maksymalnego - Ustal zapas maksymalny na (liczba dni)
• Ustawienia - Kartoteki magazynowe - Zapas min. i maks. - Naliczanie zapasu minimalnego i maksymalnego - Sposób zaokrąglania
• Ustawienia - Kartoteki magazynowe - Zapas min. i maks. - Naliczanie zapasu minimalnego i maksymalnego - Liczba miejsc po przecinku przy zaokrągleniu

Parametr dotyczący typu wyliczenia w definicji planowania zakupów

• Ustawienia - Zarządzanie produkcją 3.0 - Planowanie - Planowanie zakupów - formuły - ustawienie parametru na wartość TAK skutkuje stosowaniem formuł jako typ wyliczenia w oknie edycyjnym wiersza planowania zakupów. Szczegółowy opis działania opcji znajduje się w rozdziale Definicja planowania zakupów.

Ustawienia w oknie danych kartoteki

Zakładka 11 Dostawcy umożliwia zdefiniowanie listy dostawców danej kartoteki wraz ze wskazaniem głównego dostawcy oraz metody określania wielkości dostawy. Kartoteka może posiadać wielu dostawców, ale tylko jeden może być wskazany jako główny. Uzupełnienie tych danych nie jest obligatoryjne dla działania opcji planowania zakupów, ale znacznie usprawnia i optymalizuje proces generowania zamówień. Pola mają szczególne znaczenie w przypadku kartotek z długim czasem dostawy (np. dostarczanych z transportem morskim) i pozwala na odpowiednio wczesne zaplanowanie zakupu oraz zachowanie ciągłości dostaw.

Dane kontrahenta - dostawcy

W danych kontrahenta, który jest dostawcą, na zakładce 4 Warunki zakupu i sprzedaży istnieje możliwość wskazania domyślnego dokumentu Zamówienie do dostawcy. Uzupełnienie pola nie jest obowiązkowe, stanowić może usprawnienie w procesie generowania dokumentów.

Planowanie zakupów

Struktura funkcjonalności jest taka sama w modułach Handlowo-Magazynowym i Zarządzanie Produkcją. Składa się z 3 części: Definicja planowania zakupów, Planowanie zakupów oraz Kartoteki do zakupu.

Konfiguracja narzędzia różni się w zależności od sposobu realizacji planu zakupów - w wyniku planowania zakupów powstać mogą dokumenty zamówień do dostawców lub zlecenia produkcyjne. W przypadku zamówień do dostawców, etapem poprzedzającym wystawienie dokumentu jest wygenerowanie Kartotek do zakupu, które stanowią bufor pomiędzy planem zakupów a zamówieniem do dostawcy. Natomiast zastosowanie opcji generowania zlecenia produkcyjnego na podstawie planu zakupów skutkuje natychmiastowym wystawieniem zleceń o statusie w przygotowaniu.

Definicja planowania zakupów

Do prawidłowego działania funkcjonalności konieczne jest określenie sposobu wyliczania sugestii zakupowej. W tym celu należy dodać definicję w oknie Definicja planowania zakupów. System umożliwia utworzenie wielu definicji planowania.

Okno edycyjne zawiera:

Zakładka 1 Podstawowe

• Nazwa planu - należy podać nazwę danej definicji
• Ilość wyświetlanych okresów - w polu należy określić ilość okresów analizowanych do sugestii zakupowej.
• Wielkość okresu - określa czas trwania pojedynczego okresu. Należy wskazać jedną z wartości: Dzień, Tydzień, Miesiąc, Kwartał, Rok oraz określić długość trwania wybranego okresu.
• Ilość okresów dla statystyki - należy określić ile okresów (zdefiniowanych w polu powyżej) wstecz system ma weryfikować pod kątem rozchodu danej kartoteki oraz sposób sortowania danych: malejąco/rosnąco.
• Sugestia zakupowa uwzględnia - pole umożliwia włączenie do analizy sugestii zakupowej stanu minimalnego lub maksymalnego kartoteki. Możliwe jest wskazanie jednej z wartości: stan minimalny, stan maksymalny lub brak stan min./max.

Ponadto od wersji systemu 15.1.368.44 dostępne jest pozwalające wskazać, czy program ma sugerować niezwłoczny zakup kartoteki w celu uzupełnienia zapasów np. do stanu minimalnego czy sugestia zakupowa ma być zgodna z zapotrzebowaniem, np. z terminem realizacji zamówień od odbiorców.

• Termin dla odb. i wew. - pozwala na wybór z listy rozwijanej rodzaju terminu: dostawy lub wysyłki, w oparciu o który weryfikowany będzie plan zakupów.
• Procedura definiowana - pole umożliwia wywołanie procedury definiowanej przed podniesieniem okna planu zakupów, która może służyć np. do uzupełnienia dodatkowej tabeli uwzględnianej do wyliczenia sugestii zakupowych.
• Procedura def. lista kartotek - w przypadku stosowania powtarzalnej listy kartotek do zakupu pole umożliwia wskazanie definiowanej procedury, która zaczyta wymienione indeksy w oknie planowania zakupów.
• Magazyny - należy wskazać magazyn lub magazyny, w oparciu o które system będzie weryfikował dane (stan magazynowy, zamówienia) do planowania zakupów.
• Jeden okres dla wszystkich kartotek - zaznaczenie parametru powoduje, że dla wszystkich kartotek sugestia zakupowa nadrzędnie zastosuje weryfikację w okresach wskazanych w definicji, bez uwzględniania danych o czasie dostawy określonych w danych kartoteki na zakładce Dostawcy.
• Sugestia zakupowa uwzględnia czas dostawy - zaznaczenie parametru spowoduje uwzględnienie w sugestii zakupowej czasu dostawy, wskazanego w danych kartoteki na zakładce Dostawcy.
• Sugestia zakupowa uwzględnia dni wolne - zaznaczenie parametru spowoduje uwzględnienie w sugestii zakupowej dni określonych w kalendarzu jako wolne, np. w przypadku czasu dostawy kartoteki wynoszącego 10 dni, sugestia zakupowa uwzględni występujące w tym okresie dni wolne (sobota i niedziela) i wskaże odpowiedni termin zamówienia.

Zakładka 2 Wiersze

Zakładka służy do zdefiniowania dokumentów i wzorów, w oparciu o które tworzony będzie plan zakupowy. Za pomocą opcji Dodaj F3 należy zdefiniować wiersze, w których określone zostaną dokumenty uwzględniane do wyliczeń sugestii i ich wpływ na stan magazynowy (na minus, na plus lub brak wpływu).

W celu zdefiniowania wiersza planowania zakupów należy uzupełnić pola:

• Nazwa - należy podać nazwę wiersza
• Lp - pole umożliwia wprowadzenie liczby porządkowej, co skutkuje ustawieniem kolejności wierszy w sekcji Planowane zapotrzebowanie, w oknie Planowania zakupów. 
• Procedura def. - pole umożliwia podpięcie procedury definiowanej do wiersza planowania zakupów.

System umożliwia zastosowanie dwóch typów wyliczeń: jako wzór lub w postaci formuły. Za stosowanie typu w oknie definicji wiersza odpowiada parametr w konfiguracji systemu: Ustawienia - Zarządzanie produkcją 3.0 - Planowanie - Planowanie zakupów - formuły.

Typ wyliczeń wzór (parametr w konfiguracji ustawiony na NIE)

W oknie dostępne są pola:

• Typ wyliczenia - należy wskazać rodzaj dokumentu, z którego system będzie pobierał ilości kartotek wpływające na stan magazynowy.
• Akcja - powiązane jest drugim polem Typ wyliczenia i ma zastosowanie w przypadku utworzenia działania z dwoma typami dokumentów.

Przykład: jeśli na sugestię zakupową wpływać mają ilości kartotek z zamówień od odbiorców oraz zapotrzebowania wewnętrznego. W związku z tym w polu Akcja należy wskazać „plus”.

Możliwe jest utworzenie działania z maksymalnie dwoma typami dokumentów.

• Akcja do stanu - w polu należy określić, w jaki sposób ilości ze wskazanych dokumentów będą wpływały na sposób obliczania stanu magazynowego kartoteki do planu zakupów.

Wartość pola Akcja do stanu dla zamówień do dostawców i zleceń produkcyjnych powinna być ustawiona na plus, co zwiększy stan magazynowy uwzględniany jako podstawa do wyliczenia sugestii zakupowej. Dzięki temu w wyniku realizacji planu zakupów nie powstaną dokumenty, które podwoją pokrycie zapotrzebowania na dane kartoteki. 

Przykład:

W przypadku planowania zakupu towarów, dokumenty takie jak: zamówienia od odbiorców czy zamówienia wewnętrzne powinny pomniejszać stan stanowiący podstawę do obliczenia sugestii zakupowej - Akcja do stanu powinna być na Minus. Natomiast dokumenty zamówienia do dostawców zwiększają stan, stąd powinny posiadać wartość na Plus.  W ten sposób system wygeneruje sugestię zakupową, która pokrywa zapotrzebowanie na wystawione zamówienia od odbiorców/wewnętrzne, jednocześnie nie powieli indeksów zawartych na wystawionych już zamówieniach do dostawców.

W przypadku planowania zakupów na produkcję dokumenty takie jak: zamówienia od odbiorców, zamówienie wewnętrzne powinny pomniejszać stan stanowiący podstawę do obliczenia sugestii zakupowej - Akcja do stanu powinna być na Minus. Natomiast dla dokumentów zleceń produkcyjnych Akcja dla stanu powinna posiadać wartość Plus. Takie ustawienie zapewni wygenerowanie sugestii zakupowej, która pokryje zapotrzebowanie na kartoteki wynikające z tych dokumentów i jednocześnie nie powieli indeksów, dla których zostały już wygenerowane zlecenia produkcyjne.

UWAGA!

W przypadku, gdy definicja planu ma uwzględniać zlecenia produkcyjne, konieczne jest utworzenie procedury definiowanej, która będzie pobierać informacje o ilości i indeksie kartoteki ze zlecenia produkcyjnego. W tym celu konieczne jest posiadanie licencji na moduł Raporty i formularze.

Dla łatwiejszej weryfikacji stosowanych działań, w dolnej części okna widoczna jest wizualizacja sposobu obliczania stanu dla planu zakupów.

Poniższy przykład przedstawia wzór, w którym stan magazynowy jest pomniejszany o sumę ilości kartotek wynikających z zamówień od odbiorców i zapotrzebowania wewnętrznego. Tak obliczony Stan stanowi podstawę do wyliczenia sugestii zakupowej:

Typ wyliczeń formuła (parametr w konfiguracji ustawiony na TAK)

Po ustawieniu w konfiguracji systemu parametru Planowanie zakupów - formuły na wartość TAK, w oknie edycyjnym definicji wiersza planowania zakupów pola Typ wyliczeń zostaną zastąpione polem Formuła. Służy ono do określenia, w jaki sposób wyliczona ma zostać ilość, która wpłynie stan magazynowy.

Wartość tego pola uzupełniana jest poprzez wybór formuł dostępnych pod przyciskiem  i wprowadzenie odpowiednich symboli matematycznych (dodać, odjąć). Pole Akcja do stanu określa, w jaki sposób ilość kartotek obliczona za pomocą formuły ma wpływać na stan magazynowy uwzględniany do sugestii zakupowej.

W przeciwieństwie do typu wyliczeń wzór, formuły umożliwiają wprowadzanie więcej niż 2 rodzajów dokumentów, które wpływają na stan magazynowy. Ponadto możliwe jest wprowadzenie procedury definiowanej jako składnik formuły. 

W poniższym przykładzie stan magazynowy z magazynów wskazanych w definicji planu zakupów zostanie pomniejszony o ilość kartotek obliczonych wg formuły: suma kartotek z zamówień od odbiorców i zamówień wewnętrznych pomniejszona o ilości z zamówień do dostawców.

Okno planu zakupowego

Planowanie zakupów należy zacząć od wskazania definiowanego wcześniej planu, system zapamięta wybór użytkownika i przy ponownym uruchomieniu okna zaczyta ostatnio wybraną definicję planu. Następnie, po wyborze Dodaj F3 w oknie słownikowym Spis wszystkich kartotek, należy wskazać kartoteki, które będą analizowane pod kątem planowania zakupu.

Okno Planowanie zakupów podzielone jest sekcje prezentujące: listę analizowanych kartotek, planowane zapotrzebowanie oraz rozchody. W szczegółach okna znajdują się zakładki prezentujące dokładne dane o kartotece.

Opcje okna i wykaz analizowanych kartotek   

Na pasku ikon okna znajdują się standardowe opcje dostępne w innych oknach systemu, jak również opcje dedykowane dla funkcjonalności Planowanie zakupów.

• Podgląd (F2) - podgląd danych kartoteki
• Dodaj (F3) - umożliwia dodanie kartoteki do analizy zakupowej
• Popraw (F5) - umożliwia edycję danych kartoteki
• Usuń (F8) - usuwa wybraną, pojedynczą kartotekę lub zaznaczone kartoteki widoczne w oknie
• Usuń wszystkie kartoteki z planu - usuwa wszystkie kartoteki widoczne w oknie
• Drukuj (F9) - umożliwia podpięcie i wydruk formularzy definiowanych. Okno Planowanie zakupów nie posiada wbudowanych wydruków.
• Sortuj (F4) - sortowanie pozycji kartotek wg zadanych parametrów
• Ustal filtr (F7),  Filtr aktywny (Ctrl+F7) - opcje umożliwiające filtrowanie danych w oknie
• Pokaż tylko kartoteki z sugestią zakupu - filtr prezentujący tylko kartoteki, dla których system wyliczył sugestię zakupową
• Definicja planu (Ctrl+P) - umożliwia zmianę aktualnej definicji planu zakupów
• Załaduj ponownie (Ctrl+F11) - ponowne zaczytanie danych do okna. System zaczytuje dane do analizy zakupowej kartotek w momencie uruchomienia okna i nie aktualizuje ich automatycznie. Taki sposób działania zapewnia stałość danych, które są analizowane przez użytkownika. W razie potrzeby może on ręcznie zaktualizować dane (np. w przypadku pojawienia się nowych zamówień od odbiorców), co skutkować może zmianą wyliczeń sugestii zakupowej.
• Data (Ctrl+D) - wybór daty stanowiącej odniesienie dla wskazanych w definicji okresów wyświetlanych w oknie (w sekcjach Planowane zapotrzebowanie, Rozchody)
• Poprzedni zakres, Następny zakres - pozwala na przesunięcie wyświetlanych okresów o cały zakres określony w definicji w polu Ilość wyświetlanych okresów
• Poprzedni okres (Ctrl+,),  Następny okres (Ctrl+.) - pozwala na przesunięcie wyświetlanych okresów o jeden okres, określony w definicji w polu Wielkość okresu
• Dodaj do kartotek do zakupu (Shift+G) - opcja generuje pozycje z sugestią zakupową analizowane w oknie Planowanie zakupów do narzędzia Kartoteki do zakupu. Należy wskazać okresy, które system ma uwzględnić podczas generowania kartotek do zakupu:
  • Wybrany okres - generuje kartoteki dla okresu, na którym użytkownik jest aktualnie ustawiony
  • Wszystkie okresy - generuje kartoteki dla wszystkich okresów uwzględnionych w planie
  • Wybrane Alt+Insert - generuje kartoteki dla zaznaczonych okresów. W celu zaznaczenia okresu należy ustawić się na wybranym okresie i użyć skrótu Alt+Insert lub skorzystać z opcji w menu pod prawym przyciskiem myszy → Zaznaczanie → Zaznacz okres. Przy zaznaczonym okresie pojawi się ikona .

Szczegółowe informacje o działaniu opcji znajdują się w rozdziale Kartoteki do zakupu

Uwaga!  

Pozycje, dla których zostały wygenerowane kartoteki do zakupu nadal są widoczne  w oknie Planowanie zakupów. Ponowne użycie opcji spowoduje zwielokrotnienie kartotek do zakupu.

• Generuj zlecenia produkcyjne - za pomocą opcji generowane są zlecenia produkcyjne w module Zarządzanie Produkcją. Należy wskazać okresy, które system ma uwzględnić podczas generowania zleceń produkcyjnych oraz opcjonalnie zaznaczyć parametry widoczne w oknie. Szczegółowe informacje o działaniu opcji  znajdują się w rozdziale Generowanie zleceń produkcyjnych na podstawie planu zakupów

Uwaga!  

Pozycje, dla których zostały wygenerowane zlecenia produkcyjne nadal są widoczne  w oknie Planowanie zakupów. Ponowne użycie opcji spowoduje wygenerowanie kolejnych zleceń na te kartoteki.

• Analizy wielowymiarowe - uruchamia okno w trybie analiz wielowymiarowych umożliwiającym zaawansowane merytorycznie analizowanie danych w oknie. Opcja jest dostępna w przypadku posiadania licencji na narzędzie PIVOT.

• Przełącz widok na tabelę zaawansowaną/prostą (Ctrl+Z) - pozwala przełączenie widoku okna na tabelę zaawansowaną, która rozszerza możliwości sortowania, grupowania danych w oknie oraz pozwala na eksport danych do arkusza kalkulacyjnego. 

Okno zawiera kolumny z informacjami dotyczącymi kartoteki, użytkownik ma możliwość modyfikacji zestawu kolumn za pomocą opcji w menu pod prawym przyciskiem myszy → Widok → Kolumny w tabeli.  

Planowane zapotrzebowanie

Zasadniczą sekcją okna jest Planowane zapotrzebowanie, które prezentuje dane zgodnie z ustawieniami w wybranej definicji planowania zakupów:

W kolumnie Opis znajdują się wiersze z dokumentami wpływającymi na stan magazynowy oraz stałe elementy sekcji:

• Stan przewidywany - stan magazynowy kartoteki w danym okresie, który (w zależności od ustawień w definicji planu zakupów) uwzględnia ilości:
• z dokumentów wpływających na stan magazynowy zdefiniowanych w wierszach planowania zakupów
• stan minimalny i maksymalny kartoteki

Przykład:

Aktualny stan kartoteki wynosi 34 szt, w kolumnie Zaległe widoczna jest ilość 20 szt wynikająca z niezrealizowanych zamówień do dostawców. Realizacja tych zamówień spowoduje zwiększenie stanu magazynowego, stąd Stan przewidywany został określony na ilość 54 szt.

Natomiast w kolejnym okresie stan magazynowy 54 szt. zostanie pomniejszony o 45 szt. w wyniku realizacji zamówień od odbiorców. Skutkować to będzie stan przewidywanym w ilości 9 szt.

W przypadku, gdy stan przewidywany przekracza określony w danych kartoteki stan minimalny lub maksymalny - wiersz zostanie wyróżniony kolorem czerwonym.

• Wyliczone zapotrzebowanie - wyliczona przez system ilość, której brakuje do pokrycia zapotrzebowania wynikającego z zamówień i/lub stanu minimalnego.

Przykład:

W okresie 35/(28-8-2023) wymagana będzie realizacja 35 szt. kartoteki, która wynika z wystawionych w systemie zamówień od odbiorców i zamówień wewnętrznych. W okresie poprzedzającym stan przewidywany wyniósł 9 szt, które mogą częściowo pokryć zapotrzebowanie w aktualnie analizowanym okresie. Do pełnej realizacji zamówień brakuje 26 szt, co system prezentuje w pozycji Wyliczone zapotrzebowanie.

Dodatkowo w przykładzie widoczna jest sugestia zakupowa w poprzednim okresie, która zaleca zakup takiej ilości kartoteki, aby pokrywała zapotrzebowanie na realizację dokumentów w następnym okresie.

• Sugestia zakupowa - zalecana ilość do zakupu kartoteki w danym okresie, wyliczona na podstawie:
  • Stanu przewidywanego
  • Dokumentów wpływających na stan magazynowy
  • Stanu minimalnego/maksymalnego określonych w danych kartoteki
  • Terminu dla zam. odb. i wew.
  • Ustawień w definicji planu zakupów dotyczących uwzględniania w sugestii zakupowej: stan minimalny/maksymalny, czas dostawy, dni wolne.

Przykład:

W okresie 34/(21-8-2023) sugerowana ilość do zakupu została wyliczona na 36 szt., co wraz ze stanem przewidywanym (9 szt.) pozwoli na realizację zamówień w kolejnym okresie (45szt.).

W kolejnym okresie 35/(28-8-2023) sugestia zakupowa została wyliczona w ilości 20 szt. ponieważ stan przewidywany wyniósł 0, w następnym okresie zaplanowana jest realizacja 15 szt. kartoteki, a minimalna ilość zakupu to 20 szt.

W kolumnie Zaległe prezentowane są ilości zapotrzebowania, które nie zdążą zostać zrealizowane (np. zamówienia do dostawców) lub nie zostały zrealizowane w wyznaczonym terminie (np. zamówienia od odbiorców).

Kolejne kolumny zawierają dane w kontekście okresów zdefiniowanych w planie zakupów. Kolumny prezentują ilość okresów w zależności od ustawień w definicji planu, a ich nagłówki wskazują odpowiednio datę początku okresu i/lub kolejność tygodni.

Przykłady:

UWAGA!

Gdy kartoteka posiada oznaczonego głównego dostawcę, to sposób prezentacji okresów wynika z ustawienia Średni czas dostawy znajdującego się w danych kartoteki.

Rozchody

W sekcji Rozchody znajdują się dane o ilościach kartoteki rozchodowanych w poszczególnych okresach. Ilość okresów uzależniona jest  od ustawienia w definicji planu, a sposób ich wyświetlania jest analogiczny jak w sekcji Planowane zapotrzebowanie.

W szczegółach okna znajdują się zakładki zawierające informacje o kartotece:

• Szczegóły - za pomocą opcji w menu kontekstowym → Kolumny w szczegółach zakładka umożliwia wybór zestawu danych o kartotece.

• Dane planistyczne - zawiera zestaw informacji dotyczących warunków zakupu kartoteki, które pobierane są z danych kartoteki.

• Stan magazynowy - zakładka prezentuje aktualny stan magazynowy kartoteki na magazynie/magazynach, które zostały wskazane w definicji planu zakupów

• Uwagi - uwagi przypisane do kartoteki w danych kartoteki
• Ostrzeżenia - ostrzeżenia przypisane do kartoteki w danych kartoteki
• Rozchód - zakładka prezentuje dokumenty, z których nastąpił rozchód w okresach analizowanych w aktualnym planie zakupów. Prezentowane dane dotyczą tylko rozchodów z magazynów wskazanych w definicji planu zakupów.

• Zamówienia do dostawców - zawiera wykaz niezrealizowanych zamówień do dostawców, na których występuje kartoteka. Dane pobierane są z dokumentów wygenerowanych w magazynach wskazanych w definicji planu zakupów i mogą być prezentowane w zakładce w kontekście wszystkich okresów, które są analizowane w planie zakupowym lub w kontekście jednego okresu, na którym użytkownik jest aktualnie ustawiony. Zakładka prezentuje dane również wtedy, gdy w definicji planu zakupów nie zostało określone, w jaki sposób zamówienia do dostawców wpływają na stan magazynowy. Zakładka podzielona jest na część zawierającą wykaz dokumentów oraz część z cechami pozycji dokumentu.

• Zapotrzebowanie wew. - zawiera wykaz niezrealizowanych dokumentów zapotrzebowania wewnętrznego, na których występuje kartoteka, wystawionych na magazynach wskazanych w definicji planu zakupów. Zakładka prezentuje dane również, gdy definicja planu zakupów nie określa, w jaki sposób dokumenty zapotrzebowania wewnętrznego wpływają na stan magazynowy. Podzielona jest na część zawierającą wykaz dokumentów oraz część z cechami pozycji dokumentu. Dane na zakładce mogą być prezentowane w kontekście wszystkich okresów, które są analizowane w planie zakupowym lub w kontekście jednego okresu, na którym użytkownik jest aktualnie ustawiony.

• Zamówienia od odbiorców i wew. - zawiera wykaz niezrealizowanych dokumentów zamówień od odbiorców oraz zamówień wewnętrznych z magazynów wskazanych w definicji planu zakupów, na których występuje dana kartoteka. Zakładka prezentuje dane również, gdy definicja planu zakupów nie określa, w jaki sposób dokumenty zapotrzebowania wewnętrznego wpływają na stan magazynowy. Podzielona jest na część zawierającą wykaz dokumentów oraz część z cechami pozycji dokumentu. Dane na zakładce mogą być prezentowane w kontekście wszystkich okresów, które są analizowane w planie zakupowym lub w kontekście jednego okresu, na którym użytkownik jest aktualnie ustawiony.

• Zlecenia produkcyjne - zawiera wykaz zleceń produkcyjnych o statusie innym niż zakończone, wygenerowanych dla danej kartoteki.

• Kartoteka do zakupu - prezentuje informacje o kartotece, która został przekazana do bufora Kartoteki do zakupu. Na zakładce znajdują się m.in. informacje o ilości kartoteki, terminie złożenia zamówienia (przeniesienia kartoteki do zakupu) czy terminie dostawy (pobranym z danych kartoteki lub ręcznie wskazanym przez użytkownika). Zastosowanie opcji Dodaj kartoteki do zakupu skutkuje pojawieniem się ikony kłódki  w sekcji Planowane zapotrzebowanie.

UWAGA!

Zakładki Zamówienia do dostawców, Zapotrzebowanie wew., Zamówienia od odbiorców i wew., Zlecenia produkcyjne oraz Kartoteka do zakupu są powiązane z sekcją Planowane zapotrzebowanie. Pozwalają one na uzyskanie szczegółowych informacji o dokumentach wpływających na stan magazynowy, a tym samym sugestię zakupową w kontekście analizowanego planu zakupów.

• Dostawcy - zawiera informacje o dostawcach wskazanych w danych kartoteki

• Dostawy gł. dostawcy - zawiera informacje o dostawach dostawcy, który jest wskazany w danych kartoteki jako główny. Zakładka podzielona jest na część z wykazem dostaw składających się na aktualny stan na magazynie wskazanym w definicji planu zakupów oraz część zawierającą cechy pozycji na dokumentach zamówień.

Kartoteki do zakupu

Kartoteki do zakupu to wykaz pozycji wraz z ilościami, dla których można wygenerować zamówienia do dostawców. Opcja służy do sprawnego zarządzania procesem generowania zamówień - pozycje widoczne w oknie można grupować, rozdzielać, sortować. Pozycje te nie wpływają w żaden sposób na stan magazynowy.

W oknie widoczne są kartoteki:

• dla których zastosowano opcję Dodaj kartoteki do zakupu (dostępną w oknie Planowanie zakupów).

      Pozycje te posiadają dane dotyczące dostawy wygenerowane na podstawie sugestii zakupowej oraz danych kartoteki. Możliwa jest jednak ich edycja przez użytkownika.

• kartoteki dodane ręcznie za pomocą opcji Dodaj (F3)

W przypadku tego trybu dodawania kartotek do zakupu, po wskazaniu pozycji ze słownika Spis wszystkich kartotek należy uzupełnić dane, na podstawie których wygenerowane zostanie zamówienie do dostawcy. Jeśli w danych kartoteki został wskazany główny dostawca, to system automatycznie pobierze jego dane.

Pole Parametr służy do wprowadzenia dodatkowych informacji do wykorzystania podczas grupowania kartotek lub w rozwiązaniach dedykowanych.

W szczegółach okna dostępne są zakładki z informacjami dot. dostawców wskazanych w danych kartoteki oraz powiązań dokumentów, np. zamówienia od odbiorców uwzględnionego w sugestii zakupowej, na podstawie której wygenerowana została kartoteka do zakupu.

Zarządzanie pozycjami kartotek do zakupu

Poza standardowymi opcjami dotyczącymi dodawania, podglądu, edycji, usuwania czy filtrowania pozycji, w oknie dostępne są narzędzia dedykowane organizacji i zarządzaniu kartotekami do zakupu w celu optymalnego wygenerowania dokumentów zamówień do dostawców.

• Grupuj - opcja grupuje kartoteki w oknie według zadanych parametrów. Jej zastosowanie zmniejsza ilość pozycji w oknie i pozwala na bardziej efektywne planowanie dostaw i generowanie zamówień.

Przykład:

Dla kartotek do zakupu zastosowano  grupowanie według dostawcy. System połączył te pozycje, które posiadają tego samego dostawcę, np. pozycje z indeksem WAZON SZKL_40CM posiadające wskazanego dostawcę PHU MERA system połączył w jedną pozycję kartoteki do zakupu.

Dzięki temu zamówienie do danego dostawcy zawierało będzie jedna pozycję na łączną ilość kartoteki, zamiast kilku pozycji dotyczących tej samej kartoteki.

Zgrupowane pozycje kartotek do zakupu są oznaczone w kolumnie Typ:

• Rozdziel - opcja umożliwia rozdzielenie danej pozycji na więcej niż 1 wiersz. System proporcjonalnie dzieli ilości kartoteki pomiędzy powstałe wiersze. Opcja może mieć zastosowanie np. gdy z jednej pozycji użytkownik chce wyodrębnić ilość, która ma być zamówiona u innego dostawcy lub w innym terminie.

• Cofnij grupowanie - opcja umożliwia wycofanie ostatnio wykonanej operacji grupowania pozycji kartotek do zakupu
• Cofnij wszystkie operacje - opcja resetuje wszystkie operacje wykonane na kartotekach do zakupu
• Przepisz magazyn z pozycji dokumentu - opcja dotyczy pozycji wygenerowanych za pomocą narzędzia Dodaj do kartotek do zakupu w planie zakupów. Przepisuje ona docelowy magazyn z pozycji dokumentu, na podstawie którego powstało zapotrzebowanie w planie zakupów

Wystawianie zamówień do dostawców

Zamówienia do dostawców generowane są za pomocą opcji   Wystaw dokument zamówienia (Ctrl+G). Umożliwia wystawienie zamówień do dostawców dla wszystkich, jednej wybranej lub zaznaczonych pozycji kartotek do zakupu.  W oknie Generowanie zamówienia użytkownik ma możliwość edycji ustawień w zakresie: Miejsca zakupu, Magazynu, Dokumentu, Kontrahenta czy Cechy pozycji. Domyślnie system uwzględnia do generowanych zamówień magazyn, dokument oraz kontrahenta wskazanych na kartotece do zakupu.

Ponadto w oknie ustawień dostępne są parametry:

• Pokaż dokument - po wygenerowaniu zamówienia do dostawcy wyświetlone zostanie okno dokumentu

• Powiąż dokumenty - do powstałego zamówienia do dostawcy system wygeneruje powiązanie ogólne z dokumentami na podstawie których powstało zapotrzebowanie (widocznymi w zakładce Pozycje dokumentów w oknie Kartoteki do zakupu).

• Powiąż dokumenty z CRM - przepisuje istniejące powiązania ze zdarzeniami CRM do powstałego zamówienia do dostawcy.

Po wygenerowaniu zamówień do dostawców kartoteki do zakupu znikają z widoku okna.

Generowanie zleceń produkcyjnych na podstawie planu zakupów

Generowanie zleceń produkcyjnych za pomocą narzędzia planowania zakupów wymaga skonfigurowania odpowiedniej definicji planu. Szczegółowe informacje w tym zakresie znajdują się w rozdziale Definicja planowania zakupów.

W oknie Planowanie zakupów na pasku ikon oraz w menu kontekstowym okna dostępna jest opcja Generuj zlecenia produkcyjne.

Po jej wyborze wyświetlone zostanie okno z wyborem sposobu generowania zleceń produkcyjnych w kontekście analizowanych w planie okresów:

Ponadto w oknie dostępne będą parametry:

• Generuj jedno zlecenie produkcyjne - zaznaczenie parametru spowoduje, że w przypadku wyboru więcej niż jednego okresu, system wygeneruje jedno zlecenie produkcyjne zawierające łączną ilość sugestii zakupowej z tych okresów.

• Powiąż z zamówieniami - do zlecenia produkcyjnego powiązane zostaną zamówienia od odbiorców i zamówienia wewnętrzne.

Przykład zlecenia produkcyjnego wygenerowanego z zaznaczonymi ww. parametrami:

Wygenerowane zlecenia od razu pojawiają się w oknie Zlecenia produkcyjne i posiadają status W przygotowaniu. Ich dalszy proces produkcyjny nie różni się od zleceń dodanych innym trybem, np. poprzez opcję Dodaj z technologii.

Jeśli w definicji planu został uwzględniony wpływ zleceń produkcyjnych na stan magazynowy kartoteki, to po wygenerowaniu zleceń produkcyjnych i odświeżeniu danych w oknie zmieni się widok planu - wartość sugestii zakupowej zostanie odpowiednio zmniejszona o ilość ze zleceń produkcyjnych. W poniższym przykładzie, zlecenia produkcyjne wygenerowano na ilości pokrywające sugestię zakupową i zostały one przeniesione do wiersza prezentującego informacje o ilościach kartoteki wynikających ze zleceń produkcyjnych.

UWAGA!

Wygenerowanie zleceń produkcyjnych dla danej kartoteki nie powoduje jej usunięcia z widoku okna. Ponowne użycie opcji powoduje wystawienie kolejnych zleceń.