Od wersji 16.2.372.26 systemy Streamsoft zostały rozbudowane o możliwość prowadzenia budżetu dla projektów CRM. Funkcjonalność ta pozwala na sprawne i efektywne zarządzanie projektami nie tylko w kontekście czasu i terminu wykonania, ale też w ujęciu finansowym.
Opcja jest licencjonowana i odpłatna. W celu jej włączenia należy skontaktować się z Działem Handlowym Streamsoft lub Opiekunem.
SPIS TREŚCI
Funkcjonalność budżetowania jest ściśle powiązana z opcją Zarządzanie projektami, a struktura budżetu wynika wprost z hierarchii projektu CRM.
Do każdego zdarzenia z projektu CRM można przypisać element budżetowania, co pozwala na grupowanie i sumowanie kwot według zdefiniowanych kryteriów. Każdy element budżetu posiada wskaźnik budżetowy, który wykorzystywany jest do wizualizacji kwot lub ilości realizacji budżetu. Dodatkowo określenie progów dla realizacji pozwala na automatyczne oznaczanie pól w tabeli budżetu po przekroczeniu wskazanego progu.
Każdy budżet posiada możliwość wariantowania, pozwala to np. na prowadzenie kilku wariantów budżetu projektu i porównania ich na zestawianiu lub przeniesienie się z jednej wersji budżetu na inną, w przypadku zmiany warunków w trakcie realizacji projektu.
Element ten pozwala na wizualizację zmian wartości danego kryterium za pomocą zdefiniowanych progów. Możliwe jest określenie 3 progów oraz przypisanie koloru do każdego z nich. Rodzaje wskaźników określone w słowniku stosowane są w definicji kryterium budżetowego.
Element ten pozwala na zdefiniowanie kryteriów, według których analizowany będzie budżet projektu. Okno zawiera zakładki:
Zakładka pozwala na wprowadzenie zestawu parametrów umożliwiających automatyczne uzupełnianie kwot lub ilości pozycji budżetu dla danego kryterium w kontekście zdarzenia CRM.
UWAGA!
Przy wdrażaniu tej opcji zalecana jest znajomość języka SQL.
Dodanie pozycji realizacji uruchamia okno Definicja realizacji kryterium budżetowego, które umożliwia wybór predefiniowanego typu realizacji pozycji budżetu lub dodanie własnego za pomocą ręcznie edytowanego, indywidualnego zapytania SQL.
W polu Typ należy wybrać predefiniowaną metodą realizacji z listy rozwijanej lub możliwość wprowadzenia indywidualnej procedury SQL:
Po wyborze predefiniowanego typu realizacji system umożliwi domyślne wypełnienie pól i parametrów - wyświetlone zostanie zapytanie: Definicja realizacji kryterium budżetowego. Czy ustawić pola i parametry wg wskazanego standardu?
Wybór TAK skutkuje automatycznym uzupełnieniem pól i zapytania SQL. W tym przypadku pole Nazwa przyjmie taką samą wartość jak pole Opis, które stanowi wyjaśnienie wykonywanej operacji. Sekcja Parametry realizacji zapytania SQL pozwala na edycję źródła wartości dla domyślnego parametru (możliwość wyboru: Powiązane zdarzenia CRM, Projekt CRM, Kontrahent z powiązanego zdarzenia CRM, Kontrahent z projektu, Stała wartość lub wyrażenie) lub dodania nowego.
W przypadku wyboru NIE wszystkie pola należy edytować ręcznie.
Uwaga!
Podczas ręcznej edycji definicji należy zwrócić uwagę na pole Wynik podstaw do pola, w którym należy określić czy wartość zapytania SQL ma stanowić kwotę czy ilość realizacji pozycji budżetu.
Opcja Budżet znajduje się w oknie Projekty dostępnym w menu CRM → Zarządzanie projektami → Zarządzanie projektami.
Dodatkowo w lewym dolnym rogu okna Kryterium budżetowe, na zakładce Definicja realizacji, znajduje się przycisk Test obliczeń, który weryfikacji poprawności SQL wprowadzonych definicji realizacji. Do przeprowadzenia testu konieczne jest podanie wartości parametru ID_BUD_BUDZETPOZ.
Po ustawieniu się na wybranym projekcie i wyborze opcji uruchomione zostanie okno, które pozwala na edycję poszczególnych pozycji budżetu oraz wizualizację ich realizacji.
Przed pierwszym uruchomieniem budżetu dla danego projektu wyświetlone zostanie okno z ustawieniami. Jest ono również dostępne pod opcją Edytuj dane budżetu znajdującą się w oknie Budżet na pasku ikon oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy.
Zakładka umożliwia dodanie wielu wariantów danego budżetu. Wariant 1 jest dodawany automatycznie podczas tworzenia budżetu. Za pomocą opcji Dodaj (F3) można dodać kolejną pozycję, w której należy określić nazwę, datę dodania oraz status: Aktualny lub Archiwalny.
Okno wyświetla strukturę budżetu utworzoną na podstawie projektu CRM, która uzupełniana jest pozycjami budżetu.
Ustawiając się na elemencie projektu, za pomocą opcji Dodaj (F3) wywołane zostanie okno edycji pozycji zawierające pola do uzupełnienia:
Dane podstawowe
Kwoty/Ilości
Przelicznik
Pozycje realizacji
Sekcja służy do wprowadzania pozycji realizujących budżet (np. dokumenty FK/HM, zlecenia produkcyjne lub wpisy ręczne). Szczegółowy opis tej opcji oraz innych metod realizacji pozycji budżetu znajduje się w rozdziale Realizacja budżetu.
W oknie dostępne są opcje:
- prezentuje podgląd pozycji realizującej budżet.
- umożliwia dodanie pozycji budżetu. Szczegółowy opis opcji znajduje się w rozdziale Dodanie pozycji budżetu.
- umożliwia edycję pozycji budżetu.
- usuwa pozycję budżetu.
- umożliwia podgląd stanu realizacji budżetu na wybrany dzień. Okno domyślnie ustawiane jest na datę aktualną, możliwy jest wybór tylko daty wstecz.
- pozwala na wybór:
- opcja umożliwia edycję aktualnie wyświetlanego budżetu. Szczegółowy opis okna edycyjnego znajduje się w rozdziale Okno ustawień budżetu.
- opcja służy do automatycznego rozwinięcia całej struktury budżetu.
- opcja służy do automatycznego zwinięcia całej struktury budżetu.
- za pomocą filtru prezentowane są tylko zdarzenia w ramach projektu, do których dodano pozycje budżetu.
- odświeżanie danych prezentowanych w oknie. Opcja ta dotyczy aktualizacji widoku w przypadku zmian np. w strukturze projektu. Nie pełni ona funkcji przeliczania wartości pozycji budżetu.
- zestawienie prezentujące wykorzystanie zasobów w zleceniach produkcyjnych w podziale na tygodnie. Okno umożliwia wyświetlanie harmonogramu RCCP w kontekstach: Procent wykorzystania 
, Dostępne 
, Zaplanowane 
i Przydzielone godziny w kalendarzu 
. Opcja stanowić może wsparcie przy planowaniu budżetu związanego z produkcją i jest dostępna dla stanowisk posiadających licencję na moduł Zarządzanie Produkcją.
- zestawienie prezentuje w sposób analityczny pozycje budżetu na dany dzień.
Użytkownik ma możliwość dostosowania standardowego widoku o dodatkowe kolumny za pomocą opcji w menu kontekstowym Widok → Kolumny w tabeli.
Zestawienie umożliwia:
pozwalającej na dowolne grupowanie, sortowanie i zliczanie wartości
(w przypadku posiadania licencji na narzędzie PIVOT)
Powyższe opcje są również dostępne w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.
W menu pod prawym przyciskiem myszy dostępne jest narzędzie Pokaż panel kalkulacji z % narzutu, ułatwiające obliczenia dotyczące zyskowności budżetu oraz umożliwiające aktualizację wartości pozycji poprzez przeliczenie budżetu. Do wyłączenia narzędzia służy opcja Ukryj panel kalkulacji z % narzutu.
Panel Kalkulacji zawiera pola:
Panel przeliczenia zawiera informację o dacie wykonania ostatniego automatycznego przeliczenia budżetu. Przycisk 
służy do wykonania operacji przeliczenia wszystkich pozycji budżetu zgodnie z przypisanymi do nich definicjami kryterium. Szczegółowy opis opcji znajduje się w rozdziale Uzupełnianie kwot realizacji na podstawie definicji realizacji.
Tabela budżetu prezentowana jest w formie rozwijanej struktury, która zawiera nazwę projektu oraz powiązane z nim elementy podrzędne.
Wszystkie pozycje realizacji dodawane do poszczególnych pozycji budżetu są wyświetlane i sumowane w elemencie nadrzędnym ramach hierarchii projektu CRM.
Kwoty i ilości są sumowane „w górę”, oznacza to wartości z tego samego kryterium występującego w różnych elementach podrzędnych projektu są zliczane, a ich podsumowanie jest prezentowane w elemencie nadrzędnym.
Taki sposób prezentacji danych oraz oznaczenia kolorami progów realizacji pozycji (wizualizacji wskaźników budżetowych), pozwalają na syntetyczną analizę kosztów i przychodów danego budżetu, bez konieczności rozwijania całej struktury.
Realizacja budżetu odbywa się poprzez dodanie pozycji realizacji, która wpływa na kwoty i ilości realizacji.
System umożliwia uzupełnienie kwot i ilości realizacji budżetu na 3 sposoby:
W oknie Budżet należy przejść do trybu edycji wybranej pozycji budżetu, gdzie w sekcji Pozycje realizacji, za pomocą opcji Dodaj (F3) uruchomione zostanie okno Pozycja realizacji budżetu.
Dodanie pozycji realizacji budżetu jest możliwe tylko po jej zapisaniu. Oznacza to, że po dodaniu pozycji budżetu należy uzupełnić dane podstawowe, ewentualnie kwoty i ilości oraz zapisać dane w oknie. Ponowne wejście w tryb edycji umożliwi dodanie pozycji realizacji.
Do wprowadzenia pozycji realizującej budżet konieczne jest uzupełnienie pól:
Ponadto w sekcji dostępne są opcje:
- przeliczenie wszystkich pozycji budżetu zgodnie z przypisanymi do nich definicjami kryterium. Dodatkowo opcja ta weryfikuje czy w systemie pojawiły się nowe dokumenty wpływające na wartość pozycji.
- pogląd pozycji realizacji
- umożliwia dodanie pozycji realizacji budżetu. Szczegółowy opis opcji znajduje się powyżej.
- przejście do trybu edycji pozycji realizacji
- usuwa pozycję realizacji
- umożliwia podgląd dokumentu źródłowego, który stanowi pozycję realizacji
- umożliwia przejście do trybu edycji dokumentu źródłowegoSystem umożliwia przeliczenie wszystkich elementów budżetu za pomocą opcji Przelicz realizację wg definicji realizacji kryteriów, która znajduje się w Panelu Przeliczenia w oknie Budżet. Opcja wykonuje przeliczenie wszystkich pozycji budżetu po kolei, zgodnie z przypisanymi do nich definicjami kryterium.
Opcje przeliczania budżetu dostępne są również w menu podręcznym okna:
.
Przeliczenie wybranej pozycji budżetu możliwe jest w oknie edycyjnym pozycji budżetu za pomocą opcji Przelicz realizację wg definicji realizacji kryteriów.
W przeciwieństwie do opcji dostępnej w Panelu przeliczenia, narzędzie to dokonuje przeliczeń wyłącznie jednej pozycji budżetu w obrębie danego etapu.
System umożliwia uzupełnianie budżetu na podstawie pozycji dokumentów wystawianych w module Handlowo-Magazynowym. Służy do tego opcja dostępna pod prawym przyciskiem myszy → Podstawowe → Dodaj pozycje do realizacji budżetu CRM na dokumentach:
Możliwe jest dodanie wszystkich, jednej wybranej lub zaznaczonych pozycji dokumentu. Następnie należy wskazać projekt (budżet) i pozycję budżetu, która ma zostać zrealizowana.
W oknie edycyjnym pozycji dokumentu HM, na zakładce Inne prezentowana jest informacja o powiązanym zdarzeniu CRM, które jest nadrzędne dla pozycji budżetu.
W menu CRM → Zarządzanie projektami → w oknie Wzorce projektów znajduje się opcja Budżet, która umożliwia dodanie planowanych kosztów/przychodów dla wybranego szablonu. Funkcjonalność ta pozwala na przygotowanie wzorców projektów, które mogą być wielokrotnie wykorzystywane. Dodatkowo umożliwia również ustawienie ceny pozycji dokumentów wystawianych w module HM na podstawie wartości budżetu CRM, opcja ta jest szczegółowo opisana w rozdziale Dodanie projektu na postawie wzorca i ustawienie ceny wg budżetu.
Edycja pozycji budżetu odbywa się analogicznie jak w przypadku standardowej procedury, a jej opis znajduje się w rozdziale Okno edycji budżetu.
W oknie edycyjnym pozycji dokumentów HM, na zakładce Podstawowe w menu pola Cena jedn. Znajduje się opcja Dodaj projekt na podstawie wzorca / Ustaw cenę wg budżetu.
Uruchamia ona okno, w którym należy wybrać wzorzec projektu ze zdefiniowanym budżetem. Następnie wyświetlone zostanie okno edycyjne projektu, w którym możliwa jest edycja projektu CRM.
Po zapisaniu zmian system automatycznie wyświetli okno z proponowaną kalkulacją budżetu dla projektu. Użytkownik ma możliwość zmiany budżetu i wariantu oraz ręcznej edycji danych do kalkulacji po przełączeniu odpowiednich parametrów:
Akceptacja za pomocą Wybierz skutkuje ustawieniem wartości Wyliczona cena w polu Cena jedn. na pozycji dokumentu Oferty dla odbiorcy. W zależności od zaznaczonego parametru przepisana zostanie cena wyliczona na podstawie kwot budżetu lub wartości wpisanej ręcznie.
Powiązanie z projektem widoczne będzie na pozycji dokumentu w zakładce Inne oraz w szczegółach okna, na zakładce Powiązania CRM i DMS.
W menu pod prawym przyciskiem myszy znajduje się opcja Budżet, która uruchamia okno powiązanego budżetu. Umożliwia ono ograniczoną edycję budżetu - po podświetleniu pola możliwe jest ręczne wprowadzenie nowej wartości pozycji.
W menu CRM → Zarządzanie projektami znajduje się opcja Powiązania projektu, która umożliwia przeglądanie wszystkich powiązań projektu z dowolnymi elementami systemu w jednym oknie.
Uwaga!
Dodawanie i edycja pozycji projektu w kontekście budżetowania są ograniczone i nie będą miały wpływu na realizację ilościową lub wartościową budżetu.
W oknie zdarzenia CRM dodana została zakładka 12 Budżet, która umożliwia przeglądanie pozycji budżetu w kontekście wybranego budżetu, kryterium, daty i rodzaju kryterium.
wersja 1.0 z dnia 2024-07-19