wersja 19.0.378

O module

Moduł Środki Trwałe ułatwia ewidencjonowanie, aktualizację, inwentaryzację i amortyzację majątku trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja odbywa się w oparciu o dokumenty przyjęcia, likwidacji, zmiany użytkownika, ulepszenia, zmniejszenia, przeszacowania.

Na podstawie wprowadzonych informacji o składnikach majątku, program:

• oblicza odpisy amortyzacyjne, w ujęciu bilansowym i podatkowym, z uwzględnieniem metod amortyzacji: liniowej, degresywnej, jednorazowej, 30% po przyjęciu itp.
• tworzy plan amortyzacyjny na aktualny rok oraz prognozy na lata następne.
• generuje wydruki tabeli amortyzacyjnej, planu amortyzacji, ewidencji oraz zestawień zgodne z wymaganiami ustawy o rachunkowości.
• dodatkowo wykorzystanie modułu Raporty i formularze, umożliwia tworzenie własnych zestawień bazujących na danych majątku trwałego oraz jego historii.
• umożliwia wykorzystanie definiowanych cech i grup w celu tworzenia własnych parametrów charakterystycznych dla określonych typów środków trwałych, np. data następnego przeglądu dla samochodów lub numer atestu dla maszyn itp.
• umożliwia obsługę drukarek etykiet i importu z kolektorów danych, co pozwala na przeprowadzenie inwentaryzacji majątku w oparciu o kody kreskowe. Rozwiązania wymagają licencji na moduł Report Builder lub funkcjonalności kodów kreskowych.
• uwzględnia szczególne przypadki amortyzacji jak amortyzacja sezonowa, ulgi inwestycyjne
• umożliwia ograniczenie wartości środka trwałego, dla której amortyzacja stanowi koszt uzyskania.

Ponadto moduł Środki Trwałe jest w pełni zintegrowany z obszarem finansowo-księgowym systemu Streamsoft, co oznacza księgowanie odpisów amortyzacyjnych oraz dokumentów obrotu bezpośrednio w module Finanse i Księgowość.

Słowniki

W menu Słowniki dostępne są wszystkie słowniki używane w module Środki Trwałe. Część z nich jest dedykowana do obsługi modułu Środki trwałe, np. Klasyfikacja ŚT, Grupy środków trwałych i jest dostępna do edycji wyłącznie w tym module. Natomiast niektóre słowniki są wspólne dla wielu modułów systemu np. Definicje dokumentów, Kontrahenci, Pracownicy.

Definicje dokumentów

Moduł Środki Trwałe umożliwia modyfikację istniejących oraz definiowanie własnych dokumentów związanych z przyjęciem środka trwałego, ulepszeniem, zmianą danych, likwidacją itp.

Opcja jest dostępna w menu głównym Słowniki → Definicje dokumentów → Środki trwałe.

Zakres edycji poszczególnych wzorców dokumentów jest różny, w zależności od m.in. przypisanych grup księgowych, podlegania księgowaniu.

W przypadku dokumentów:

• Bilans otwarcia środka trwałego
• Korekta zmniejszająca/zwiększająca umorzenie
• Zmiana miejsca użytkowania
• Zmiana danych środka trwałego

możliwe jest podanie opisu dokumentu, kodu oraz zaznaczenie pola Aktywny.

Dla dokumentów takich jak:

• Likwidacja środka trwałego
• Protokół przejęcia środka trwałego
• Protokół przekazania środka trwałego
• Przyjęcie środka trwałego
• Ulepszenie środka trwałego

należy dodatkowo zdefiniować grupę księgową i sposób dekretacji dokumentu:

Wszystkie definicje dokumentów można powielić za pomocą opcji Kopiuj lub kombinacji klawiszy <Ctrl+F3>. Po wprowadzeniu unikalnego kodu dla skopiowanego dokumentu, uruchomione zostanie okno edycyjne, które umożliwia wprowadzenie zmian w istniejących parametrach definicji.

Opcja ta usprawnia pracę użytkownika w systemie, eliminując konieczność ręcznego uzupełniania wszystkich ustawień w nowej definicji dokumentu.

Klasyfikacja środków trwałych

Klasyfikacja Środków Trwałych KŚT jest usystematyzowanym zbiorem obiektów majątku trwałego służącym m.in. do celów ewidencyjnych, ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych oraz zestawień statystycznych.

Struktura symbolu KŚT jest następująca:

| 1 |- grupa

| 1 | 2 |- podgrupa

| 1 | 2 | 3 | - rodzaj

Uwzględniając wymienione zasady podziału obiektów, Klasyfikacja Środków Trwałych wyodrębnia, na pierwszym szczeblu podziału, dziesięć następujących grup środków trwałych:

0     GRUNTY

1     BUDYNKI I LOKALE, SPÓŁDZIELCZE WŁASNOŚCIOWE PRAWO DO LOKALU MIESZKALNEGO ORAZ SPÓŁDZIELCZE PRAWO DO LOKALU NIEMIESZKALNEGO

2     OBIEKTY INŻYNIERII LĄDOWEJ I WODNEJ

3     KOTŁY I MASZYNY ENERGETYCZNE

4     MASZYNY, URZĄDZENIA I APARATY OGÓLNEGO ZASTOSOWANIA

5     SPECJALISTYCZNE MASZYNY, URZĄDZENIA I APARATY

6     URZĄDZENIA TECHNICZNE

7     ŚRODKI TRANSPORTU

8     NARZĘDZIA, PRZYRZĄDY, RUCHOMOŚCI I WYPOSAŻENIE

9     INWENTARZ ŻYWY

Program zawiera słownik klasyfikacyjny KŚT dla wszystkich trzech szczebli podziału, łącznie z podpowiedzią stawki amortyzacyjnej. Słownik można przeglądać i modyfikować w menu programu Słowniki → Klasyfikacja ŚT Jest on również dostępny podczas operacji wykonywanych w programie np. w oknie edycyjnym dokumentu Przyjęcie środka trwałego [OT] lub podczas wprowadzania bilansu otwarcia.

Za pomocą opcji Drzewo/Tabela możliwa jest zmiana układu wyświetlania pozycji słownika - w strukturze drzewiastej lub jako tabela. Opcja ta jest również dostępna w menu pod prawym przyciskiem myszy → Widok → Drzewo lub Tabela.

 System umożliwia modyfikację słownika KŚT poprzez:

• dodanie gałęzi równorzędnych (opcja Dodaj równorzędne (Ctrl+F3) )
• dodanie gałęzi podrzędnych (opcja Dodaj podrzędne (F3)),
• edycję nazw grup, podgrup, rodzajów i podpowiadanych stawek amortyzacji (opcja Popraw (F5) ) oraz usuwanie pozycji klasyfikacji (opcja Usuń (F8) )

Jednostki organizacyjne

Słownik umożliwia stworzenie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa prezentowanej w formie drzewa.

Jest to słownik współdzielony z innymi modułami Systemu Streamsoft, w module Środki Trwałe zdefiniowane jednostki organizacyjne stanowią miejsca użytkowania środka trwałego. Podczas tworzenia słownika jednostek organizacyjnych należy zdefiniować go w sposób, który umożliwi efektywne i miarodajne wykonywanie różnego rodzaju zestawień, np. zestawień kosztowych dla produkcji (dla wybranego wydziału).

Jednostki organizacyjne można dodać za pomocą opcji:

• Dodaj jednostkę podrzędną (F3) - opcja tworzy jednostkę podrzędną w stosunku do jednostki, na której aktualnie ustawiony jest kursor
• Dodaj jednostkę równorzędną (Ctrl+F3)

Tworzenie struktury jednostek organizacyjnych należy rozpocząć od jednostki podrzędnej. W oknie edycyjnym jednostki należy uzupełnić dane.

W przypadku dodawania jednostki podrzędnej pole Jednostka nadrzędna zostanie uzupełnione automatycznie. Pole Kod należy wypełnić liczbą lub skrótem wprowadzonej nazwy. W pozostałych polach należy wprowadzić nazwę jednostki, uwagi własne, adres (za pomocą przycisku <Dodaj adres>). Wprowadzone dane zatwierdzane są klawiszem <Enter> lub przyciskiem <Zapisz>.

Kontrahenci

Słownik Kontrahenci dostępny w menu głównym Słowniki, to spis stałych kontrahentów przedsiębiorstwa. Zawiera szereg informacji niezbędnych dla właściwego działania systemu, wystawiania dokumentów zakupu i sprzedaży, prowadzenia rozrachunków, księgowania na konta rozrachunkowe, generowania przelewów itd.

Główne okno ze spisem kontrahentów podzielone jest na trzy części:

1. Okno główne – zawiera spis kontrahentów w układzie tabelarycznym.
2. Drzewo grup – jest to część okna wyświetlana po lewej stronie ekranu, po wyborze opcji z menu podręcznego (pod prawym przyciskiem myszy) → Widok → Drzewo grup. Panel Drzewa Grup może być podzielony na grupy ułatwiające wyświetlanie danych:
   • Tylko grupy operatora,
   • Tylko kontrahenci przedstawiciela handlowego,
   • Przedstawiciele handlowi,
   • Obszary handlowe (po włączeniu parametru w konfiguracji Obsługa obszarów handlowych),
   • Obszary logistyczne(po włączeniu parametru w konfiguracji Obsługa obszarów logistycznych),
   • Grupy kontrahentów zdefiniowane przez użytkownika w menu Słowniki → Słowniki dla kontrahentów → Grupy kontrahentów.
3. Szczegóły – prezentuje szczegółowe informacje dotyczące wybranej pozycji okna głównego. Sterowanie widocznością tej sekcji odbywa się za pomocą Menu → Konfiguracja okna znajdujących się na pasku ikon.

W celu wprowadzenia do bazy nowego Kontrahenta, z paska ikon okna wybieramy przycisk:  Dodaj <F3>.

Okno danych kontrahenta podzielone jest na zakładki:

Zakładka 1. Podstawowe

• Numer kontrahenta – program podpowiada kolejny numer nowo zakładanego kontrahenta, numer ten można zmienić do chwili zapisania danych kontrahenta. Dla zachowania porządku zalecane jest pozostawienie numerów nadanych przez program.
• Identyfikator – krótka nazwa identyfikująca kontrahenta, wykorzystywana do odszukania kontrahenta w spisie.
• NIP – składa się z trzech części: identyfikatora kraju, numeru NIP oraz pola dodatkowego rozszerzającego NIP, tzw. PONIP. Pole PONIP jest stosowane w przypadku różnych kontrahentów posiadających taki sam numer NIP, np. dla stacji paliw tej samej sieci. Po wprowadzeniu numeru NIP i kliknięciu na przycisk obok pola użytkownik może pobrać nazwę i dane adresowe kontrahenta z bazy danych GUS bądź z Wykazu podatników VAT. Dane te można przepisać do okna z danymi kontrahenta. W przypadku, gdy w pobranych danych z GUS zawarta będzie informacja o skreśleniu kontrahenta z REGON, to odpowiedni wpis pojawi się w oknie tabeli. Będzie on wyróżniony kolorem czerwonym. Dodatkowo w tym miejscu istnieje możliwość sprawdzenia Statusu VAT kontrahenta, a informacja zapisywana jest do historii.

• Nazwa pełna – pełna nazwa kontrahenta. Może składać się z wielu linii. Należy unikać wprowadzania w jednej linii ilości znaków przekraczającej szerokość pola edycyjnego.
• Typ – należy wybrać jedną z wartości: Działalność, Nieprowadzący dział., Inne, Rolnik ryczałtowy. Dla kontrahentów z ustawioną w tym polu wartością Działalność, konieczne będzie podanie numeru NIP, natomiast dla wartości Rolnik ryczałtowy, należy uzupełnić na zakładce Inne: numer dowodu osobistego, wydany przez, PESEL oraz REGON.
• Organizacja pożytku publicznego – parametr jest aktywny, gdy pole Typ ustawione jest na wartość Działalność lub Inne. Dokumenty sprzedaży wystawione dla kontrahenta będącego organizacją pożytku publicznego będą posiadały dodatkowy parametr na zakładce Zestawienie VAT – Darowizna dla org. pożytku publicznego, którego zaznaczenie spowoduje automatyczne zwolnienie z VAT-u wszystkich nowo dodanych pozycji.
• Operator prowadzący - umożliwia wskazanie osoby, która zajmuje się kontaktami z danym kontrahentem.
• Kontrahent handlowy – atrybut ten pozwala pogrupować kontrahentów na takich, z którymi miało miejsce zdarzenie gospodarcze (pole jest zaznaczane automatycznie) oraz na tych, którzy nie dokonali jeszcze żadnych transakcji (potencjalnych – pole to powinno być dla nich odznaczone).

Do zmiany statusu Kontrahent handlowy przez operatora wymagane jest uprawnienie Możliwość zmiany statusu „Kontrahent handlowy” nadane Module Administratora w menu Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji → Streamsoft → Wspólne →Słowniki → Kontrahenci.

• Poprzedni/Następny – przyciski te umożliwiają przesuwanie się po kolejnych wierszach (kontrahentach) bez konieczności zamykania okna edycji/podglądu.
• E-mail - adres (lub adresy) wykorzystywane do kontaktu za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku wprowadzania wielu adresów należy je rozdzielić średnikiem (;).
• WWW – adres strony internetowej kontrahenta
• Sposób obs. dok. podczas wydruku, Sposób obs. dok. sprz. podczas wydruku, Sposób obs. dok.mag podczas wydruku – umożliwia wybór sposobu obsługi dokumentów podczas wydruku. Po włączeniu parametrów: Obsługa przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej oraz Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie) dostępnych w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Wydruki, możliwy będzie zapis dokumentów na dysku oraz wysyłka e-mailem.

Wartości dostępne do wyboru:

• • Brak obsługi (tylko wydruk) – domyślny sposób obsługi, system wykona jedynie wydruk dokumentu.
  • Tylko zapis na dysku – system podczas wydruku jedynie zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie).
  • Zapis na dysku i wydruk – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wydrukuje dokument.
  • Zapis na dysku i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku). System pobiera adres e-mail z pola E-mail do e-faktur.
  • Zapis na dysku, wydruk i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), następnie wydrukuje dokument i wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku). System pobiera adres e-mail z pola E-mail do e-faktur.
  • Wysłanie e-maila – wybranie tego parametru spowoduje, że podczas wydruku dokumentu dla danego kontrahenta, możliwe będzie wysłanie dokumentu e-mailem w postaci załącznika, bez konieczności zapisywania plików w zdefiniowanym katalogu plików. System pobiera adres e-mail z pola E-mail do e-faktur.
  • E-mail dla e-faktur - wartość pola jest wykorzystywana do obsługi dokumentów podczas wydruku, które są wysyłane mailowo.
• Obsługa KSeF - oznacza, że dokumenty sprzedaży wystawiane na kontrahenta podlegają wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur. Pole jest domyślnie zaznaczone.  

Zakładka 2. Inne 

• Konto bankowe – sekcja zawiera spis kont bankowych kontrahenta wraz z informacją czy wskazane konto jest potwierdzone w KAS.

Rachunek bankowy kontrahenta może zostać dodane automatycznie podczas pobierania danych z Wykazu podatników VAT (opcja znajduje się na zakładce 1 Podstawowe) lub ręcznie za pomocą opcji Dodaj (F3). W oknie edycyjnym konta bankowego dostępne są pola:

• • Nazwa - nazwa banku.
  • Bank - należy wskazać bank ze słownika.
  • Konto - należy wprowadzić numer konta.
  • Wirtualne - oznaczenie konta jako konto wirtualne skutkuje sprawdzeniem numeru rachunku za pomocą innej metody konfiguracji wysyłanego zapytania (wyszukanie wg numeru konta). Metoda ta umożliwia sprawdzenie kont wirtualnych kontrahenta. Jest ona również wykorzystywana podczas wystawiania przelewu.
  • Właściciel - służy do oznaczenia właściciela konta np. faktora, czyli właściciela konta innego niż ten, dla którego wpisywany jest rachunek. Pozwala to na zweryfikowanie kontrahenta w wykazie podatników VAT poprzez wysłanie zapytanie przez program w odpowiedniej konfiguracji.
  • Domyślne konto dla wielu walut - podczas wystawiania przelewu do zobowiązań i braku wskazanego konta dla danej lub dowolnej waluty, program pobierze konto z tym oznaczeniem.
  • Waluta - należy określić walutę konta.
  • Aktywne - oznaczenie czy konto jest aktywne.
  • Nie sprawdzaj rachunku na białej liście - zaznaczenie pola spowoduje, że konto bankowe nie będzie weryfikowane w Wykazie podatników VAT przy wystawianiu przelewów oraz podczas wykonywania operacji Sprawdź konto w KAS, Sprawdź wszystkie konta w KAS.
  • Konto faktora - zaznaczenie pola wraz ze wskazaniem właściciela (uzupełnione pole Właściciel), służy do wygenerowania przelewu Split Payment z kontem faktora oraz NIP właściciela, co umożliwi poprawną weryfikację przelewu w banku.

Ponadto w menu podręcznym sekcji oraz na pasku opcji dostępne są funkcjonalności:

• • Sprawdź konto w KAS – weryfikuje, czy wybrane konto bankowe jest przypisane do NIP lub REGON kontrahenta w Wykazie podatników VAT. Po wykonaniu sprawdzenia, po otrzymaniu informacji zwrotnej z KAS wyświetlony zostanie raport z wynikiem.
  • Pokaż historie sprawdzeń kont w KAS – prezentuje historię sprawdzeń konta
  • Sprawdź wszystkie konta w KAS – wykonuje sprawdzenie dla wszystkich kont wprowadzonych w oknie

W widoku sekcji znajdują się kolumny Lp, Waluta oraz Domyślne konto dla waluty. Prezentują one odpowiednio: kolejność pobierania kont na wydruk walutę, w jakiej prowadzony jest rachunek oraz jaka waluta jest walutą domyślną dla danego rachunku.

• Płatnik VAT – oznacza, że aktualny kontrahent jest płatnikiem VAT. Pole jest wykorzystywane do określania właściwych stawek VAT na dokumentach walutowych na kontrahentów z UE oraz przy transakcjach dotyczących odwrotnego obciążenia.
• Zerowa stawka VAT na wybrane towary – zaznaczenie pola umożliwia sprzedaż ze stawką 0% kartotek, które posiadają oznaczenie Zerowa stawka VAT dla wybranych kontrahentów (znajdujące się w oknie danych kartoteki na zakładce 24 Edycja dok., Ozn.JPK).
• Waluta – domyślna waluta kontrahenta, parametr wykorzystywany przy wystawianiu dokumentów walutowych. Brak wskazania wartości powoduje pojawienie się zapytania o wybór waluty przy wystawianiu dokumentów oznaczonych jako Dokument z dodatkową walutą.
• Numer – numer działalności gospodarczej kontrahenta.
• Wydane przez – organ, który wydał zezwolenie na działalność gospodarczą kontrahenta.
• Data wydania – data wydania zezwolenia na działalność gospodarczą kontrahenta.
• PESEL – numer PESEL kontrahenta, pole jest wykorzystywane w przypadku kontrahenta o typie Rolnik ryczałtowy.
• REGON – numer REGON kontrahenta.
• Aktywny – pole domyślnie jest zaznaczone. W przypadku jego odznaczenia (status kontrahenta - nieaktywny), kontrahent nie będzie wyświetlany w spisie wywoływanym przy wyborze kontrahenta w innych opcjach.
• Globalny nr lokalizacyjny dla EDI – umożliwia wprowadzenie numeru lokalizacji kontrahenta (dostawcy, odbiorcy). Jest on wykorzystywany podczas procesu elektronicznej wymiany dokumentów.
• Ilość dni na obsługę reklamacji – pozwala na określenie zakładanego czasu, w jakim zostanie zrealizowana reklamacja złożona przez danego kontrahenta.
• Cykliczność odwiedzin – umożliwia określenie, co ile dni należy kontaktować się z kontrahentem.

Zakładka 3. Grupy

Zakładka zawiera spis rodzajów grup kontrahentów oraz grupy, do których należy aktualny kontrahent. Spis ten ma strukturę drzewiastą. Grupa służy do łączenia kontrahentów w zbiory, ułatwiając ich wyszukiwanie i filtrowanie lub umożliwiając tworzenie umów, promocji lub cenników. Opcja grupowania kontrahentów usprawnia generowanie informacji do zestawień i podsumowań np. informacje o sprzedaży wartościowej towarów dla grupy kontrahentów.

Dodatkowo możliwe jest przypisanie obszaru handlowego lub logistycznego do kontrahenta (po włączeniu w parametrów w konfiguracji systemu: Obsługa obszarów handlowych oraz Obsługa obszarów logistycznych).

Zakładka 4. Warunki zakupu i sprzedaży

• Procent – umożliwia określenie stałego rabatu przysługującego dla kontrahenta.
• Ilość dni na termin płatności – domyślna ilość dni na termin płatności dla dokumentów kredytowych kontrahenta.
• Sposób naliczania odsetek – domyślny sposób naliczania odsetek dla przeterminowanych dokumentów.
• odsetek przed term. płat.- pozwala wskazać sposób generowania odsetek dla dokumentów przed terminem spłaty. Pole może przyjąć wartość: Nie (wartość domyślna), Naliczanie dla niezapłaconych należności lub Naliczanie po zapłacie przed terminem płatności.
• Ilość dni po dacie sprzedaży - w przypadku wskazania w parametrze odsetek przed term. płat. wartości innej niż Nie, należy podać ilość dni, po których system ma naliczyć odsetki
• Cena sprzedaży – domyślna cena sprzedaży podpowiadana na kartotekach dla kontrahenta.
• Sposób płatności – sposób płatności podpowiadany na dokumentach dla kontrahenta.
• Sposób dostawy – wypełnienie tego pola oznacza, że podczas edycji lub dodawania dokumentów, sposób dostawy towaru będzie pobierany bezpośrednio z danych kontrahenta. Możliwa jest zmiana sposobu dostawy, bez względu na to, jaki sposób dostawy został określony przy danym kontrahencie.
• Grupowanie zam. kontrahenta – domyślnie ustawiona jest wartość Wg definicji dokumentu, umożliwia ona łączenie kilku zamówień do jednej faktury (sposób grupowania dokumentów należy ustawić w definicji dokumentu na zakładce Dodatkowe). Opcja dostępna jest dla dokumentów sprzedaży i dokumentów WZ. W celu wyłączenia grupowania należy wybrać wartość Nie grupuj.
• Płatnik dla sprzedaży – umożliwia wskazanie innego kontrahenta, który będzie dodawany na dokumentach sprzedaży jako Nabywca (aktualny kontrahent będzie oznaczany jako Odbiorca).
• Przedstawiciel handlowy – przedstawiciel handlowy obsługujący kontrahenta,
• Kierowca – kierowca powiązany z danym kontrahentem. Pole to jest aktywne, gdy w Konfiguracji włączone są powiązania kierowcy z kontrahentem (Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne → Powiązanie kierowcy).
• Umowa na wystawienie faktury do WZ dla wielu WZ - brak kontroli daty sprzedaży dok. WZ – dla kontrahentów z włączoną opcją, przy pobieraniu dokumentów WZ do dokumentu uzupełniającego (Fa do WZ) system nie będzie analizował czy dokumenty WZ w PLN mają datę sprzedaży z jednego miesiąca, a dla dokumentów w innej walucie - czy data sprzedaży jest z jednego dnia.
• Umowa na sprzedaż towarów z limitem odwrotnego obciążenia - włączenie parametru powoduje, że podczas sprzedaży kartoteki podlegającej odwrotnemu obciążeniu z limitem, automatycznie zostanie włączone wymuszenie odwrotnego obciążenia na pozycji, nawet jeśli nie zostanie przekroczony limit 20 000 zł.
• Warunki zakupu – umożliwia określenie parametrów:
  • Ilość dni na termin płatności oraz Sposób płatności, które będą uwzględniane na dokumentach zakupu. Przy dodawaniu nowego kontrahenta, parametry te przyjmą wartości ustawione w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Ilość dni na termin płatności oraz System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Sposób płatności.
  • Płatnika dla zakupu - umożliwia wskazanie innego kontrahenta, który będzie dodawany na dokumentach zakupu jako Płatnik (aktualny kontrahent będzie oznaczany jako Dostawca).
  • Domyślna kartoteka kosztowa - umożliwia wskazanie kartoteki kosztowej, która będzie dodawana na dokumentach rejestracji zakupu za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy → Dodaj kartotekę kontrahenta (Shift+F3).
• Dokument – domyślny dokument dla kontrahenta podpowiadany przy wystawianiu dokumentów sprzedaży.
• Formularz – domyślny formularz przy drukowaniu dokumentów sprzedaży dla kontrahenta.
• Formularz definiowany - umożliwia wskazanie domyślnego formularza definiowanego przy wydruku dokumentów sprzedaży, spośród formularzy przypisanych do definicji domyślnego dokumentu dla kontrahenta.
• Dokument wystawiany z zamówień od odbiorców – opcję można wykorzystać do określenia typu dokumentu, innego niż Faktura VAT, generowanego podczas realizacji zamówień od odbiorcy. Dodatkowo, należy w definicji dokumentu zamówień, zaznaczyć parametr: Pobierz dokument do wystawienia z danych kontrahenta (jeśli określono).
• Dokument zamówienie do dostawców - umożliwia wskazanie domyślnej definicji dokumentu zamówienie do dostawców, który będzie wystawiany za pomocą opcji Dodaj dokument wg kontrahenta (Alt+F3).
• Dokument zamówienie od odbiorców - umożliwia wskazanie domyślnej definicji dokumentu zamówienie od odbiorców, który będzie wystawiany za pomocą opcji Dodaj dokument wg kontrahenta (Alt+F3).
• Ilość kopii przy drukowaniu dok. – umożliwia wskazanie ilości kopii dokumentów drukowanych dla danego kontrahenta. Wartość z tego pola będzie automatycznie podpowiadana, podczas wydruku dokumentu, po zaznaczeniu parametru Ilość kopii wg ustawień kontrahenta.
• Konto bankowe na wydruk dokumentu – umożliwia wskazanie konta bankowego firmy (określonych w System → Dane firmy → zakładka Banki), które będzie drukowane na dokumentach sprzedaży dla aktualnego kontrahenta. W tabeli istnieje możliwość dodania wielu kont bankowych firmy drukowanych na dokumentach sprzedaży. Można również określić domyślne konto dla wybranej waluty, które zostanie będzie drukowane na dokumencie wystawionym w tej samej walucie.

Zakładka 5. Limity, Blokady, Cele i zgody, Split payment

• Limity w walucie kontrahenta - po zaznaczeniu parametru dopuszczalne wartości kredytów określane są w walucie kontrahenta wskazanej na zakładce 2 Inne.
• Dopuszczalna wartość całkowitego kredytu – umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta limitu na wartość wszystkich wystawionych dokumentów kredytowych. Jeśli podana kwota limitu zostanie przekroczona w trakcie wystawiania dokumentu, to program wyświetli komunikat. Po wyborze kontrahenta na dokumencie, program poinformuje również o pozostałej kwocie limitu. Zaznaczenie pola i wprowadzenie kwoty limitu równej zero, całkowicie blokuje możliwość wystawienia dla kontrahenta dokumentu kredytowego. Jeśli pomimo ostrzeżeń przekroczono wartość limitu, to zapisanie dokumentu możliwe będzie wyłącznie przez uprawnionego operatora - prawa do wykonywania operacji w systemie pomimo przekroczonego limitu znajdują się w Module Administratora → Grupy użytkowników → Prawa do opcji.
• Dopuszczalna wartość dokumentu kredytowego – zaznaczenie pola i podanie kwoty wprowadza ograniczenie na wartość pojedynczego dokumentu kredytowego.
• Dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu – umożliwia wprowadzenie wartości, powyżej której dla danego kontrahenta nie można wystawiać dokumentów związanych z zakupem towarów. System poinformuje o tym za pomocą odpowiedniego komunikatu.
  • Maksymalna ilość dokumentów kredytowych - umożliwia określenie liczby dokumentów nierozliczonych, po przekroczeniu której uruchomiony zostanie limit kupiecki.
  • Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych - umożliwia określenie liczby dokumentów przeterminowanych, po przekroczeniu której uruchomiony zostanie limit kupiecki.
  • Maksymalna ilość dni przeterminowania należności - umożliwia określenie liczby dni przeterminowania należności dokumentu, po przekroczeniu której uruchomiony zostanie limit kupiecki.
• Maksymalna ilość pozycji na dokumentach – określa maksymalną ilość pozycji, jaka powinna być wprowadzona na dokumentach sprzedaży wystawionych na danego kontrahenta. Kontrola limitu ma charakter informacyjny - system wyświetla komunikat przy próbie dodania pierwszej pozycji przekraczającej limit, ale nie blokuje możliwości wprowadzania kolejnych pozycji. Limit ten jest sprawdzany przy ręcznym wpisywaniu dokumentów faktur sprzedaży, zamówień od odbiorców, ofert dla odbiorców oraz dokumentów magazynowych WZ oraz podczas realizacji zamówień od odbiorców. Podczas realizacji zamówienia kontrahenta np. na dokument FA VAT, program uwzględnia ww. parametr i w przypadku ilości pozycji na zamówieniu większej niż określony limit,  wygenerowana zostanie odpowiednia ilość dokumentów faktur.
• Ilość dni na zwrot opakowań – pozwala na wprowadzenie indywidualnej ilości dni dla danego kontrahenta. Domyślnie parametr ten jest nieokreślony, co powoduje, że program bierze pod uwagę wartość wprowadzoną w polu Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań (parametr w konfiguracji: Konfiguracja- → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne).
• Zablokuj sprzedaż – zaznaczenie pola blokuje wystawianie dokumentów sprzedaży na kontrahenta. Domyślnie blokada będzie obowiązywać od razu (pole Natychmiast). Możliwe jest również określenie daty, od której blokada sprzedaży będzie obowiązywać (pole Od daty).
• Zablokuj zakupy – zaznaczenie pola blokuje wystawianie dokumentów zakupu na kontrahenta.
• Zastrzec rozrachunki z kontrahentem tylko dla osób uprawnionych – aktywacja opcji spowoduje, brak dostępu do informacji o rozliczeniach prowadzonych z danym kontrahentem dla użytkowników, którzy w Module Administratora → Grupy użytkowników → Prawa do opcji nie posiadają uprawnienia Dostęp do rozrachunków dla kontrahentów spoza grup operatora.
• Sposób obsługi “Split payment” na przelewie – parametr umożliwia ustawienie domyślnego sposobu obsługi mechanizmu Split Payment na generowanych w systemie przelewach do kontrahenta.
• Sugerowana kwota VAT podpowiadana przy przelewie SP – parametr umożliwia wskazanie na kontrahencie kwoty VAT, która ma zostać przeniesiona z dokumentu do rozrachunków. Parametr może przyjąć wartości: Cały VAT z dokumentu, Tylko VAT z pozycji MPP.
• Oznacz dokument jako MPP (Mech podziel. płatności) - parametr powiązany z ustawieniami dotyczącymi Mechanizmu Podzielone Płatności. Może on przyjąć wartości:
  • Wg konfiguracji/definicji dokumentu - dokumenty wystawiane na kontrahenta będą oznaczane zgodnie z ustawieniami dotyczącymi MPP w konfiguracji systemu oraz w definicji dokumentu
  • Tak - na dokumentach wystawianych na kontrahenta dodawana będzie adnotacja dotycząca Mechanizmu Podzielonej Płatności, bez względu na to, czy dokument spełnia warunki określone w konfiguracji systemu i definicji dokumentu.
  • Nie - dokumenty wystawiane na kontrahenta nie będą oznaczane jako Mechanizm podzielonej płatności bez względu na ustawienia w konfiguracji systemu i definicji dokumentu.
• Cele i zgody przetwarzania danych osobowych - sekcja umożliwia dodanie zgody kontrahenta na przetwarzanie danych osobowych. Możliwe jest dodanie pozycji ze słownika Rejestr celów i zgód przetwarzania danych osobowych, dostępnego w menu Słowniki → Słowniki dla kontrahentów.

Zakładka 6. Odbierający, Trasy

• Odbierający – umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta listy osób i numerów rejestracyjnych samochodów odbierających towar i faktury. W sekcji Podpis kwalifikowany możliwe jest wprowadzenie danych dotyczących podpisu kwalifikowanego, którym będzie się posługiwać osoba odbierająca:
  • Numer seryjny certyfikatu
  • Wystawca certyfikatu
  • Posiadacz – podmiot posiadający certyfikat
• Trasy – kontrahenta można przydzielić do jednej lub kilku zdefiniowanych w słowniku tras. Przydzielone kontrahentom trasy mogą być następnie wykorzystywane jako parametr podczas ustalania filtrów.

Zakładka 7. Cechy 

Służy do przypisania cech kontrahentów zdefiniowanych w menu Słowniki → Słowniki dla kontrahentów → Cechy kontrahentów.

Zakładka 8. Uwagi i ostrzeżenia

Zakładka pozwala na wprowadzenie uwag i informacji o charakterze ostrzegającym dotyczących kontrahenta. Wprowadzone wartości są wyświetlane przed wystawieniem dokumentu.

Zakładka 9. Dodatkowe adresy

Umożliwia wprowadzenie dodatkowych adresów kontrahenta. Może być stosowany np. gdy kontrahent posiada dwa adresy w jednej firmie: korespondencyjny i windykacyjny.

Zakładka 10. Osoby kontaktowe 

Zakładka umożliwia tworzenie spis oddziałów kontrahenta oraz osób kontaktowych w ramach oddziałów.

Zaznaczenie opcji Wiele oddziałów umożliwia wprowadzenie do systemu danych dotyczących oddziałów firmy.

Oddział oraz osobę kontaktową należy utworzyć za pomocą opcji Dodaj (F3):

Pole Typ oddziału uzupełniane jest wartościami ze słownika dostępnego w formie listy rozwijanej oraz w menu pola → opcja Wybierz (F6). Z tego poziomu można edytować oraz dodawać pozycje słownika.

Zaznaczenie opcji Domyślny oddział dla dostawy, umożliwi automatyczne uzupełnienie oddziału na zakładce Dostawa na wystawianych dokumentach. Opcja dostępna jest dla danego stanowiska wtedy, gdy przydzielony jest moduł CRM.

Zakładka 11. Dokumentacja

Umożliwia dodanie dokumentów zewnętrznych dotyczące danego kontrahenta, np. umowy, oferty itp. Zakładka jest widoczna, jeżeli firma posiada licencję na moduł CRM i utworzona została baza dodatkowych dokumentów. Na zakładce tej możliwe jest dodanie dokumentu z pliku, ze skanera oraz z e-maila. Dodatkowo można określić sposób przechowywania plików: w bazie dodatkowych dokumentów lub jako ścieżki do pliku. W konfiguracji systemu znajduje się parametr Maksymalny rozmiar pliku dokumentacji umieszczonego w bazie dodatkowych dokumentów (KB), który umożliwia określenie maksymalnego rozmiaru dodawanego pliku.

Na zakładce 3 Cechy możliwe jest dodanie cechy ze słownika Cechy dokumentacji, natomiast zakładka 4 Uprawnienia pozwala na określenie uprawnień użytkowników do podglądu (F2), edycji (F3) oraz usuwania dokumentacji (F8).

Zakładka 12. Samochody 

Umożliwia ewidencję samochodów kontrahenta.

Zakładka 13 Serwis 

Zakładka jest dostępna, gdy stanowisko ma przydzieloną licencję na moduł Serwis. Prezentuje ona przedmioty kontrahenta, które można wskazać w zleceniu serwisowym (w module Serwis) oraz powiązane z nimi zlecenia serwisowe. Możliwy jest podgląd danych przedmiotu oraz zleceń serwisowych za pomocą przycisku Podgląd (F3) oraz opcji w menu pod prawym przyciskiem myszy.

Zakładka 14. Import z oddziałów 

Zakładka jest dostępna po włączeniu w konfiguracji systemu parametru Kontrahentów wyszukuj po dodatkowym numerze zewnętrznym (Zakładka "14 Import z oddziałów" w danych kontrahenta) znajdującego się w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Import. Jest ona ściśle powiązana z funkcjonalnością importu danych w formie paczki z dokumentami w module Finanse i Księgowość. Zakładka umożliwia wprowadzenie numerów zewnętrznych oddziałów kontrahenta. Następnie podczas importu paczki system identyfikuje kontrahenta na podstawie kodu i oddziału podanego w paczce.

Zakładka 15. Zestawienie oświadczeń 

Zakładka widoczna jest dla kontrahentów, którzy na zakładce 1 Podstawowe, w polu działalność mają wskazaną wartość Rolnik ryczałtowy.  Służy do wprowadzenia oświadczeń wymaganych przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Informacje zdefiniowane w tej zakładce są wykorzystywane w dokumentach zakupu (w modułach: Handlowo-Magazynowym oraz Finanse i Księgowość) oraz deklaracji JPK_FA_RR.

W oknach edycyjnym dokumentów wystawianych na rolnika ryczałtowego na zakładce Inne znajduje się sekcja Zestawienie oświadczeń, o których mowa w art. 116 ust. 4 i 4a., która umożliwia dodanie oświadczeń zdefiniowanych w danych kontrahenta.

Zakładka 16. Oznaczenia JPK

Zakładka pozwala na wprowadzenie oznaczeń dokumentów dla JPK, które będą automatycznie dodawane na wszystkie typy dokumentów wystawianych na danego kontrahenta. Z uwagi na to, że większość oznaczeń dokumentów dla JPK jest dedykowana określonym transakcjom, towarom/usługom, które mogą nie występować w każdej transakcji z kontrahentem, zalecane jest wprowadzenie na zakładce wyłącznie oznaczeń odnoszących się do typu kontrahenta - np. TP - Istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy.

Zakładka 17. Aplikacja Windykator

Na zakładce możliwe jest oznaczenie kontrahenta jako podlegającego windykacji (za pomocą aplikacji wysyłane będą automatyczne wiadomości o płatnościach) oraz zaznaczenie opcji wysyłki dodatkowej wiadomości do odbiorcy. Zakładka jest związana z zewnętrzną aplikacją Windykator, która automatyzuje wysyłkę powiadomień dotyczących płatności i wezwań do zapłaty. Aplikacja dostępna jest jako dodatkowo płatne narzędzie.

W oknie danych kontrahenta na panelu zakładek dostępny jest przycisk Widoczność zakładek, który umożliwia wybór zakładek widocznych w oknie.

Możliwe jest wprowadzenie filtru, który usprawni uruchamianie okna, zawężając zakres wyświetlanych pozycji ze spisu kontrahentów. Opcja ma zastosowanie w przypadku firm, które posiadają wielu zdefiniowanych w słowniku kontrahentów, co może wydłużać czas ładowania się danych w oknie. Za pomocą parametru Włącz obsługę kontrahentów głównych, znajdującego się w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Optymalizacja szybkości uruchamiany jest mechanizm rozdzielający kontrahentów na głównych (takich, z którymi firma najczęściej współpracuje, najczęściej wystawia dokumenty itp.) oraz pozostałych. W oknie słownika Kontrahenci → menu pod prawym przyciskiem myszy → Dodatkowe znajdują się opcje Przerzuć do głównych (Ctrl+G) i Przerzuć do pozostałych (Ctrl+F), które umożliwiają przydzielenie kontrahentów do odpowiedniego filtra.

W oknie spisu kontrahentów dostępny będzie przycisk Pokaż tylko głównych umożliwiający wyświetlenie wyłącznie głównych kontrahentów firmy, filtr ten jest włączany automatycznie podczas uruchamiania okna Kontrahenci.

Wyświetlenie pozostałych pozycji słownika jest możliwe za pomocą przycisku Pokaż wszystkich.

Kontrahentów można sortować i filtrować. Za pomocą opcji Ustal filtr lub klawisza funkcyjnego <F7> użytkownik może zdefiniować parametry, według których wyświetlone zostaną dane w oknie.

Parametry definiowane przez użytkownika można wyświetlać w kilku liniach wybierając przyciski i/lub. Zwiększa się w ten sposób liczba możliwości w poszukiwaniu dokumentów.

W oknie Pozostaw do przeglądania pozycje spełniające warunki dostępne są pola:

• Pole - należy wybrać kryterium (kolumny w oknie danych), według którego będą przeszukiwane dane. Domyślnie na liście wyboru prezentowane są kolumny aktualnie widoczne w oknie, zaznaczenie parametru Pokaż wszystkie dostępne pola spowoduje rozszerzenie listy wyboru o wszystkie możliwe do wyświetlenia kolumny w oknie.
• Wartość(od,do) - w zależności od wskazanego warunku należy wprowadzić wartość, według której filtrowane będą dane, np. określić zakres od-do filtrowanych numerów kontrahentów. W polu Wartość można wpisać całą nazwę, lub zastosować znaki specjalne „*” oznaczający dowolny ciąg liter lub znak „!” oznaczający jedną dowolną literę. Znak „*” może służyć np. do wybrania wszystkich kontrahentów zaczynających się od wybranej litery.
• Warunek - należy określić wskazać jeden z wariantów traktowania wpisanej dalej wartości, np:
  • Znak „=” powoduje, że wpisana wartość musi być równa wartości wybranego pola w tabeli.
  • Znak „<>” oznacza, że uwzględniane będą wartości inne niż te, które są wpisane.
  • Znaki „<”, „>”w przypadku pól liczbowych pełnią funkcję zgodną z zasadami matematycznymi, natomiast w przypadku wyrażeń literowych (np. Miejscowość) znak „<” oznacza wcześniejszy w alfabecie.
  • w zakresie, pozwala znaleźć przedział danych (np. wpisy w księdze od nr 130 do nr 150).

Przykład zadawania warunków filtrów oknie Kontrahenci:

Założeniem filtru jest wyszukanie kontrahentów z Warszawy, których nazwa kończy się na litery „la”. Powyższy warunek ma zostać zastosowany do kontrahentów o numerze od 7 do 13. W tym celu należy:

• w pierwszym polu wybrać wartość Miejscowość
• w polu Warunek wybrać „=”
• w kolejnym polu wprowadzić wartość Warszawa. W polu Wartość można dla skrócenia, wprowadzić wartość Warsz*. Oznacza to, że program wyszuka wszystkich kontrahentów, dla których miejscowość zaczyna się od liter „Warsz”.
• za pomocą przycisku i należy dodać warunek na pole Numer, w polu Warunek wskazując w zakresie oraz określając zakres numerów od 7 do 13
• za pomocą przycisku i należy dodać kolejny warunek na pole Nazwa, w polu Warunek wybierając „=”, a w Wartości wpisując *la

Aby filtr był aktywny należy użyć przycisku Filtr aktywny   lub kombinacji klawiszy <Ctrl+F7>.

Inny sposób przeglądania dokumentów w aktywnym oknie prezentuje opcja sortowania znajdująca się pod przyciskiem Sortuj  .

Kolumny do sortowania należy wybrać poprzez zaznaczenie wybranych nazw. Ważna jest kolejność zaznaczania - np. jeśli pierwszy zaznaczony zostanie Indeks, to najpierw po nim odbędzie się sortowanie. Po wyłączeniu pola Jedna kolumna możliwe jest zaznaczenie kilku kolumn równocześnie, informacja o kolejności sortowania jest widoczna jako liczby w nawiasach. Operacja ta aktywuje również opcję Szukanie po kolumnie pierwszej lub ostatniej. Wyszukiwanie danych po kolumnie sortowanej możliwe jest poprzez wprowadzenie z klawiatury pierwszych liter wyrazu. Do wycofania wprowadzonego tekstu służy klawisz <Backspace>.

W przypadku, gdy dla danego stanowiska przydzielona jest licencja na moduł CRM, z poziomu okna Kontrahenci możliwe jest generowanie zdarzeń CRM związanych z obsługą kontrahentów:

• Wyślij e-mail (Ctrl+M) - opcja umożliwia wysyłkę wiadomości e-mail do danego kontrahenta. Do jej działania niezbędna jest konfiguracja klienta poczty w systemie Streamsoft. Poniżej link do szczegółowego opisu konfiguracji klienta poczty w systemie Streamsoft: https://portalklienta.streamsoft.pl/faq/konfiguracja-klienta-poczty-w-systemie-streamsoft/.
• Zanotuj kontakt (Shift +F3) - uruchamia okno służące do notowania kontaktów z kontrahentem. Zostanie on automatycznie dodany w module CRM do listy kontaktów wykonanych do kontrahenta.
• Zleć zadanie (Shift+Ctrl+F3) - umożliwia zaplanowanie zadania dla operatora dotyczące danego kontrahenta. Zostanie ono automatycznie dodane do spisu zadań danego operatora w module CRM.

W oknie Kontrahenci możliwy jest bezpośredni dostęp do warunków sprzedaży danego kontrahenta (bez konieczności edycji jego danych). Należy ustawić się na wybranym kontrahencie i wybrać przycisk Warunki sprzedaży (Ctrl+P) . Uruchomione zostanie okno wydruku Warunki sprzedaży, w którym dostępne są opcje podglądu (przycisk Podgląd), zapisu w formacie pdf (przycisk Do PDF) drukowania (przycisk Drukuj), wysyłki e-mailem dany dokument (przycisk Wyślij) oraz możliwość edycji ustawień wydruku dokumentu (przycisk Opcje). Dodatkowo w oknie tym, w polu Dla kartotek drukować możliwy jest wybór wydruku identyfikator kartoteki lub nazwy długiej.

W menu pod prawym przyciskiem myszy → Podstawowe znajduje się Warunki zakupu, dostępna. Działa ona analogicznie do opcji Warunki sprzedaży, z taką różnicą, że wyświetla dane z umów z dostawcami.

Ponadto w oknie Kontrahenci dostępne są opcje:

• Status kontrahenta (Ctrl+Spacja) - uruchamia okno prezentujące informacje o kontrahencie takie jak dane adresowe, osoby kontaktowe, dane o należnościach i zobowiązaniach czy limity kupieckie. W oknie dostępne są zakładki Zestawienia, prezentująca dane o zakupach/sprzedaży w formie wykresu oraz Pulpit, umożliwiająca wyświetlanie danych o kontrahencie bazujących m.in. na zapytaniach SQL.
• Zestawienia - umożliwia wyświetlenie zestawień: Historia sprzedaży (Shift+Alt+S) oraz Historia zakupu (Shift+Alt+Z).
• Zadzwoń - umożliwia połączenie telefoniczne z wybraną osobą kontaktową kontrahenta lub na numer kontrahenta przy użyciu zewnętrznego oprogramowania centrali telefonicznej. Działanie opcji wymaga instalacji odpowiednich sterowników do centralki na urządzeniu, które będzie wykorzystane do wykonywania połączeń oraz ustawienia parametrów w konfiguracji systemu → Ustawienia → System → Wybór linii dla obsługi centralki telefonicznej oraz posiadania licencji na moduł Menadżer rozszerzeń.
• Pokaż na mapie (Ctrl+N) - opcja uruchamia okno z mapą prezentującą lokalizację kontrahenta, która ustalana jest na podstawie adresu na zakładce 1Podstawowe w danych kontrahenta.

System umożliwia edycję danych kontrahenta na dwa sposoby:

• Popraw (F5) to standardowa opcja edycji danych kontrahenta, po użyciu której zmienione dane będą zaczytywane na przyszłe dokumenty (wystawione już po edycji danych). Jest to zalecana metoda edycji danych kontrahenta, w razie konieczności poprawy danych kontrahenta na istniejących w systemie dokumentach, sugerowaną operacją jest wystawienie dokumentów korygujących (np. noty korygującej).

• Popraw bez zapisu do historii (Ctrl+F5) - za pomocą tej opcji dane zostaną zmienione zarówno na kontrahencie jak i zmienione zostaną dane historyczne. Po wykonaniu operacji nowe dane będą widoczne na nowych dokumentach jak również zostaną zmienione dane na dokumentach już wystawionych w przeszłości. Ograniczeniem zakresu dokonania zmian przez system na istniejących już dokumentach jest moment zastosowania standardowej opcji Popraw (F5).

Operacje grupowe

System umożliwia grupową edycję ustawień dotyczących kontrahentów. Opcja jest dostępna w menu pod prawym przyciskiem myszy Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych.

Okno podzielone jest na zakładki odpowiadające zakresowi parametrów możliwych od edycji:

• 1Wybór - należy określić czy zmiany są wprowadzane dla zaznaczonych kontrahentów czy dla wszystkich w oknie.
• 2 Grupy - umożliwia ustawienie wartości ze słownika Grupy kontrahentów.
• 3 Cechy - umożliwia ustawienie cech ze słownika Cechy kontrahentów.
• 4 Warunki sprzedaży - pozwala na edycję parametrów dotyczących m.in. rabatów kontrahenta, cen sprzedaży, sposobów płatności, naliczania odsetek, wskazania kierowcy, przedstawiciela handlowego oraz grupy rozrachunkowej sprzedaż.
• 5 Limity i blokady - umożliwia edycję parametrów dotyczących limitów kupieckich oraz blokad sprzedaży i zakupu.
• 6 Trasy - umożliwia ustawienie wartości ze Trasy.
• 7 Inne - zawiera parametry dodatkowe, znajdujące się w danych kontrahenta na zakładkach 1 Podstawowe i 2 Inne, takie jak m.in. operator prowadzący, kontrahent handlowy, cykliczność odwiedzin, obsługa KSeF. Ponadto pozwala na edycję priorytetu kontrahentów oraz ustawień dotyczących aplikacji Windykator.
• 8 Warunki zakupu - umożliwia edycję ilości dni na termin oraz sposobu płatności oraz wskazanie grupy rozrachunkowej zakup.
• 9 Cele przetwarzania danych - umożliwia grupowe dodanie celi oraz zgód na przetwarzanie danych osobowych.
• 10 MPP, Split Payment - ustawienia obsługi Split payment i MPP na dokumentach wystawianych na kontrahentów.

Pracownicy

Słownik jest automatycznie aktualizowany na podstawie danych kadrowych z modułu Kadry i płace, możliwe jest równie z ręczne wprowadzenie danych pracownika.

Pole Numer księgowy jest numerem, na podstawie którego budowana jest analityka pracownika na potrzeby księgowania dokumentów w module Finanse i Księgowość. Program posiada wbudowaną kontrolę poprawności numerów NIP i PESEL, jeżeli wprowadzony numer jest nieprawidłowy lub niezgodny z formatem obowiązującym w danym kraju, to jego kolor zmieni się na czerwony.

Za pomocą opcji Pracownik widoczny w słownikach możliwe jest ograniczenie ilości pracowników widocznych w module Finanse i księgowość.

Z uwagi na występowanie słownika Pracownicy w różnych modułach systemu Streamsoft, istnieje możliwość ograniczenia widoku danych wrażliwych do imienia, nazwiska i numeru akt. Służy do tego parametr w menu System → Konfiguracja →  Ustawienie → System → Dodawanie i poprawa danych pracowników tylko w module KDPL, w innych modułach pokazuj tylko imię, nazwisko i nr akt.

Grupy środków trwałych. Rodzaje grup

Grupy służą do łączenia środków trwałych w zbiory ułatwiając ich wyszukiwanie i filtrowanie. Mogą posiadać strukturę drzewiastą lub płaską. Każda struktura grup nazywana jest w systemie rodzajem grup. Ilość możliwych do zdefiniowania w systemie rodzajów grup jak i grup w obrębie każdego rodzaju jest nieograniczona a jeden środek trwały może zostać przypisany do wielu różnych rodzajów grup.

Rodzaje grup są mechanizmem umożliwiającym użytkownikowi indywidualny podział składników majątku trwałego na zbiory inne, niż dostępne standardowo w programie np., Klasyfikacja ŚT lub miejsce użytkowania.

Rodzaje grup można definiować w menu Słowniki → Rodzaje grup środków trwałych, za pomocą opcji Dodaj (F3) .

Następnie w menu Słowniki → Grupy środków trwałych za pomocą opcji Dodaj grupę podrzędną (F3)  lub Dodaj grupę równorzędną (F3)  można dodać grupy środków trwałych. Opcje dostępne są również bezpośrednio podczas edycji danych środka trwałego na zakładce Grupy.

Tworzenie nowego słownika należy rozpocząć zawsze od grupy podrzędnej <F3>. W oknie edycyjnym należy podać Kod oraz Nazwę. Kod grupy to pole, które należy wypełnić liczbą lub skrótem wprowadzonej nazwy. Kody grup nie mogą się powtarzać w obrębie tej samej gałęzi.

Rozbudowa gałęzi grupy polega na ustawieniu kursora na wybranej grupie oraz dodaniu grupy podrzędnej.

Cechy środków trwałych

Cechy to dodatkowe, wykorzystywane w przedsiębiorstwie, wartości określające kartotekę środka trwałego np., data następnego przeglądu, data ostatniego remontu, numer nadwozia, numer podwozia, powierzchnia, kubatura itp.

W oknie edycyjnym znajdują się pola:

• Nazwa – nazwa cechy,
• Typ – należy określić typ cechy:
  • tekst: ciąg 35 znaków
  • liczba: z zakresu –999 999 999 999,99 do 999 999 999 999,99
  • data: w formacie rrrr-mm-dd
  • logiczny
• Opis – umożliwia wprowadzenie własnego opisu cechy, widocznego wyłącznie w programie.
• Wartość domyślna – program będzie podpowiadał wprowadzoną wartość cechy.
• Blokuj wyświetlanie cechy w oknie edycji - po zaznaczeniu parametru, dana cecha nie będzie widoczna w oknie kartoteki. Cecha ta nadal może być wykorzystywana w zestawieniach i rozwiązaniach dodatkowych (np. procedurach).
• Aktywny – wyłączenie znacznika spowoduje, że cecha nie będzie wyświetlana na liście w kartotece środka trwałego.

W przypadku cechy typu Tekst w oknie dostępne są dodatkowe pola i parametry:

• Wartości – dodatkowa zakładka, która umożliwia zdefiniowanie zestawu wartości do wyboru w polu cechy. Zaznaczenie parametru Wybór wartości tylko ze spisu wartości spowoduje, że do cechy nie będzie można wprowadzić ręcznie innych wartości niż zdefiniowane w spisie.
• Wybór wartości cechy tylko ze spisu wartości - pozwala na wskazanie zdefiniowanego zbioru wartości.

• Edycja bezpośrednio na oknie tabeli (szybka edycja) - parametr jest aktywny po zaznaczeniu Wybór wartości cechy tylko ze spisu wartości. Pozwala na ustawianie wartości cechy bezpośrednio na oknie z tabelą, np. w oknie ewidencji środków trwałych. Opcja edycji dostępna jest pod prawym przyciskiem myszy w kolumnie z cechą. Szczegóły opis funkcjonalności dostępny jest w osobnym materiale na Portalu Klienta: https://portalklienta.streamsoft.pl/faq/cechy-szybkiej-edycji/.

Formularze kodów paskowych

W tej opcji można zdefiniować wzorce (formularze) dla wydruków kodów paskowych używanych do ewidencjonowania środków trwałych. Dostępna jest w oknie Słowniki → Ewidencja środków trwałych → menu kontekstowe (pod prawym przyciskiem myszy) Drukuj kody paskowe (Ctrl+F9).

Wydrukowaną etykietę można umieścić na środku trwałym i używać do identyfikacji, np. za pomocą urządzeń do inwentaryzacji jak kolektory danych.

Definiując kod formularza, czyli sposób generowania kodu paskowego, możliwe jest użycie zmiennych, które w momencie drukowania będą przyjmować odpowiednie dane ze środka trwałego. Dostępne są:

• kody sterujące – kody sterujące dla drukarki
• KŚT
• materialnie odpowiedzialny
• miejsce użytkowania
• miejsce użytkowania złożone, nazwa środka trwałego
• numer inwentarzowy

Do wykonania wydruku konieczne jest ustawienie parametrów dotyczących w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Drukarka kodów paskowych:

Alternatywą dla opcji kodów paskowych jest utworzenie formularza definiowanego, dostępnego w przypadku posiadania licencji na moduł Raporty i formularze.

Bilans otwarcia

Bilans otwarcia środków trwałych, dostępny w menu Środki trwałe, umożliwia wprowadzenie oraz modyfikację danych dotyczących środków trwałych użytkowanych w przedsiębiorstwie. Funkcja ta pozwala na prowadzenie ewidencji oraz naliczanie amortyzacji.

Możliwe jest wprowadzenie bilansu otwarcia wyłącznie na 1 stycznia wybranego roku. Jeśli w roku wprowadzania systemu naliczano już ręcznie amortyzację w jednym lub kilku miesiącach, wówczas należy wprowadzić bilans otwarcia na 1 stycznia tego roku, a następnie w poszczególnych miesiącach wystawić dokumenty obrotu majątkiem trwałym Przyjęcie środka trwałego (OT), Likwidacja środka trwałego (LT) oraz obliczyć amortyzację porównując uzyskane wyniki.

Program oblicza amortyzację miesięczną dzieląc przez 12 wartość amortyzacji rocznej i zaokrąglając poszczególne kwoty do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z regułą 5 w górę i 4 w dół dla trzeciego miejsca po przecinku.

Przykład:

Środek trwały, którego wartość nabycia wynosi 7014 zł, amortyzowany liniowo ze stawką 7%:

• Amortyzacja roczna = 7014 * 7% = 490,98 zł
• Amortyzacja miesięczna = 490,98 / 12 = 40,915 zł - po zaokrągleniu 40,92 zł

Szczególną uwagę należy zachować przy wprowadzaniu kwot składających się na bilans otwarcia wartości początkowej oraz umorzenia środków trwałych. System przy wprowadzaniu bilansu otwarcia wymaga od użytkownika podania dla każdego środka trwałego następujących kwot wpływających na późniejsze obliczenia amortyzacji:

• Wartość nabycia / Wartość bilansowa środka trwałego na początek roku rozpoczęcia eksploatacji (wartość brutto)
• Umorzenie bilansowe / podatkowe - wartość umorzenia na początek roku rozpoczęcia eksploatacji.

Okno edycyjne danych środka trwałego

Nowy środek trwały do bilansu otwarcia należy wprowadzić za pomocą opcji Dodaj (F3). Okno pozycji bilansu otwarcia jest podzielone na zakładki, pomiędzy którymi można przełączać się za pomocą myszki lub klawiszy (Alt+nr zakładki).

Zakładka 1 Podstawowe

• Nr dokumentu – kolejny numer dokumentu BO,
• Z dnia – data dokumentu BO – wartość pola ustawiana jest automatycznie (1 styczeń wybranego roku) i nie jest edytowalna.
• Na podstawie, z dnia – nazwa, numer i data dokumentu przyjęcia
• Numer inwentarzowy – numer, który został przypisany dla środka trwałego w chwili przyjęcia do eksploatacji. Do podpowiedzi kolejnego numeru inwentarzowego służy ikona znajdująca się z prawej strony pola. Pole jest wymagane do uzupełnienia.
• Rodzaj składnika – rodzaj środka trwałego wybierany z listy rozwijanej. 

Dostępne wartości:

• • Środki trwałe
  • niematerialne i prawne
  • Niskocenne składniki majątkowe
  • Niskocenne WNiP

• Nazwa – nazwa opisowa środka trwałego.
• Miejsce użytkowania – umożliwia wskazanie jednostki organizacyjnej, w której użytkowaniu znajduje się środek trwały.
• Materialnie odpowiedzialny – umożliwia wskazanie pracownika ze słownika Pracownicy, która będzie materialnie odpowiedzialna za środek trwały.
• Tytuł własności – pole informacyjne określające typ własności środka, do wyboru dostępne są wartości ze spisu:
  • własne w przedsiębiorstwie
  • własne wydzierżawione
  • inwestycje w obcych obiektach
  • obce przyjęte w dzierżawę
  • oddane w leasing
  • przyjęte w leasing
  • obce wydzierżawione
• Kontrahent dzierżawiący – pole dostępne po wyborze tytułu własności: własne wydzierżawione lub obce wydzierżawione. Umożliwia wskazanie wartości ze słownika systemowego Kontrahenci.
• Producent / dostawca – pole informacyjne, umożliwia wskazanie producenta/dostawcy ze słownika Kontrahenci.
• Nr seryjny – pole informacyjne. W pole można wprowadzić numery seryjne części składowych.
• Wartość bilansowa - bilans otwarcia wartości środka trwałego na początek roku. Wartość ta brana jest do dalszych obliczeń amortyzacji bilansowej.
• Umorzenie bilansowe - bilans otwarcia umorzenia na początek roku.
• Wartość podatkowa – bilans otwarcia wartości podatkowej środka trwałego na początek roku. Dostępne po wprowadzeniu znacznika w polu po lewej stronie. Umożliwia prowadzenie amortyzacji w aspekcie bilansowym i podatkowym. Od wprowadzonej w to pole wartości jest obliczana część podatkowa amortyzacji – stanowiąca koszt uzyskania przychodu.
• Nr seryjny – pole umożliwia wprowadzenie numeru seryjnego posiadanego przez środek trwały.
• Klasyfikacja ŚT – należy wskazać klasyfikację środka trwałego ze słownika.
• Wartości początkowe - w sekcji znajdują się pola dotyczące wartości nabycia, bilansowej i umorzeń. Po zaznaczeniu znacznika Wartość podatkowa pole będzie dostępne do uzupełnienia, a dodatkowo pojawi się sekcja Amortyzacja podatkowa.
• Amortyzacja bilansowa /podatkowa – zestaw pól umożliwiający określenie parametrów dla amortyzacji bilansowej, a po zaznaczeniu pola Wartość podatkowa w grupie Wartości początkowe, także amortyzacji podatkowej.
  • Metoda amortyzacji – wybierana z dostępnych w programie metod amortyzacji:
    • liniowa – metoda liniowa liczenia amortyzacji
    • degresywna – metoda degresywna liczenia amortyzacji
    • jednorazowa – umorzenie jednorazowe – 100% w chwili przyjęcia.

W zależności od ustawienia w konfiguracji w miesiącu przyjęcia lub następnym.

• • Zawieszony – zaznaczenie pola blokuje rozpoczęcie planowej amortyzacji środka trwałego.
  • Stawka amortyzacji – w pole należy wprowadzić stawkę, wg której naliczana będzie amortyzacja. W przypadku wybrania metody jednorazowej pole jest niedostępne.
  • amort. – współczynnik dla degresywnej metody amortyzacji.
  • Okres amortyzacji – służy do określenia okresu amortyzacji. Dostępne wartości: miesięczna, kwartalna, roczna, sezonowy. Po wyborze okresu amortyzacji sezonowy dodatkowo dostępne będzie pole Miesiące amort. Umożliwia ono wybór miesięcy, w których ma być naliczana amortyzacja środka trwałego.
  •  
  • Amortyzuj 30% - pole umożliwia wymuszenie 30% amortyzacji dla danego środka trwałego w pierwszym roku obrachunkowym. Możliwy jest wybór wartości: jednorazowo, miesięcznie, kwartalnie, rocznie, jednorazowo w następnym miesiącu, miesięcznie w następnym miesiącu.
  • Amortyzuj – pole może przyjąć wartości: w miesiącu przyjęcia oraz w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia. Po wprowadzeniu środka trwałego, podczas zamykania miesiąca i system naliczy amortyzację zgodnie z ustawieniem parametru.
  • Wartość odzyskana - pole umożliwia ograniczenie amortyzacji bilansowej środka trwałego zgodnie z wymaganiami MSR (Międzynarodowych Standardów Rachunkowości). Amortyzacja nalicza się do momentu, gdy wartość netto będzie równa wartości odzyskanej. Pole może przyjąć wartości: Obniż amortyzację, Skróć okres am. lub Brak wartości. Ograniczenie amortyzacji można wykonać poprzez:
    • Pomniejszenie amortyzacji miesięcznej i pozostawienie tego samego okresu amortyzacji
    • Pozostanie wartości miesięcznej bez zmian i skrócenie okresu amortyzacji.
  • Raportuj (amortyzacja jedn. do 100 tyś.) - dla środków trwałych zaliczanych do grupy 3-6 i 8 KŚT istnieje możliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego podczas wprowadzania dokumentu OT i BO. Prawo dokonania odpisu jest możliwe w roku podatkowym, w którym środki zostały wprowadzone do ewidencji. Środki te nie mogą być używane, jedynie możliwe do odliczenia są środki fabrycznie nowe. Maksymalna kwota, jaką jednorazowo można odpisać wynosi 100 tys. zł w danym roku podatkowym. Opcja jest dostępna na dokumentach OT i BO, po jej zaznaczeniu system będzie weryfikował wartość wskazaną do odliczenia. W przypadku wprowadzenia kwoty wyższej niż 100 tys. zł i wskazania metody amortyzacji jednorazowo, podczas zamykania dokumentu system wyświetli komunikat: Wysokość odpisów bilansowych jednorazowych przekracza (lub przekroczy) w roku podatkowym kwotę 100 tys. zł. Dodatkowo podczas zamykania miesiąca wyświetlony zostanie raport informujący o stanie środków z amortyzacją jednorazową.

W przypadku środków trwałych przyjętych i zamortyzowanych jednorazowo w grudniu zeszłego roku, dla których amortyzacja naliczana ma być od następnego miesiąca (od stycznia bieżącego roku), zastosowanie ma parametr dostępny w menu: System → Konfiguracja → Ustawienia → Środki trwałe → Ustawienia → Środki trwałe naliczane od następnego miesiąca uwzględniaj w raporcie amortyzacji jednorazowej w roku przyjęcia. Domyślnie jest on ustawiony na NIE, zmiana wartości na TAK spowoduje, że w oknie edycyjnym dokumentu przyjęcia środka trwałego OT, opcja Raportuj (amortyzacja jedn. do 100 tys.) nie będzie aktywna. W tej sytuacji system nie będzie uwzględniał wartości amortyzacji jednorazowej takiego środka w raporcie dotyczącym bieżącego roku.

• • Amort. w roku przyjęcia - parametr domyślnie jest ustawiony na Nie. Po zmianie wartości na jednorazowo możliwa jest jednorazowa amortyzacja środka trwałego w roku przyjęcia do kwoty podaje przez operatora. Pozostała część amortyzowana będzie w kolejnych latach według standardowych ustawień. Informacja o wysokości aktualnego umorzenia, a wartość netto środka będzie pomniejszona o wartość jednorazowej amortyzacji widoczna będzie w oknie Ewidencji środka trwałego.

Zakładka 2 Grupy

Zakładka umożliwia przypisanie środka trwałego do grup zdefiniowanych w słowniku Grupy środków trwałych.

Zakładka 3 Cechy 

Umożliwia wprowadzanie cech środków trwałych zdefiniowanych w słowniku Cechy środków trwałych. Cechy są wybierane z listy rozwijanej, dostępnej pod przyciskiem Dodaj (F3).

Zakładka 4 Opis, uwagi

Umożliwia wprowadzenie dodatkowych danych opisowych dotyczących środka trwałego. Nie ma ograniczenia na ilość linii wprowadzonego opisu.

Zakładka 5 Dekretacja 

Zakładka pozwala na wskazanie definicji dekretu, według którego księgowana będzie amortyzacja naliczona dla danego środka trwałego. Opcja jest dostępna pod przyciskiem Zmień sposób dekretacji.

Zakładka 6 Amortyzacja walutowa

Zakładka jest dostępna po ustawieniu w menu System Konfiguracja → Ustawienia → Środki trwałe → Ustawienia parametru Włącz amortyzację walutową na wartość Tak.

Umożliwia ona wprowadzenie wartości nabycia środka w walucie, kursu, po którym została ona przeliczona na wartość PLN oraz ustawienie parametrów dla naliczania amortyzacji w walucie.

Zakładka 7 Miejsca użytkowania

Zakładka jest dostępna po włączeniu parametru Umożliwiaj procentowe rozbicie amortyzacji na jednostki organizacyjne znajdującego się w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Środki trwałe → Ustawienia. Opcja ta umożliwia podział procentowy amortyzacji na miejsca użytkowania środka trwałego. Za pomocą opcji Dodaj (F3) należy wskazać jednostkę organizacyjną oraz jej procentowy udział amortyzacji. Dane te mają zastosowanie podczas księgowania dokumentów PKAM (Polecenie księgowania amortyzacji) w module Finanse i Księgowość.  Zakładka Miejsca użytkowania dostępna będzie również na dokumentach Bilans otwarcia środka trwałego (BO), Przyjęcie środka trwałego (OT) i Zmiana miejsca użytkowania (MT).

Bilans otwarcia – lata kolejne

Po zamknięciu grudnia, program automatycznie tworzy bilans otwarcia dla roku następnego. Powstały bilans otwarcia można przeglądać i modyfikować za pomocą opcji Środki trwałe → Bilans otwarcia. W programie przewidziano pełną możliwość modyfikacji powstałego automatycznie bilansu otwarcia. Bilans można modyfikować wyłącznie w otwartym miesiącu styczniu, gdyż zamknięcie miesiąca powoduje jednocześnie naliczenie amortyzacji. Jeśli zamykano już miesiące, to poprawa bilansu otwarcia będzie możliwa po ich otwarciu - kolejno do stycznia włącznie, co jednocześnie oznacza wycofanie naliczonej amortyzacji. Po wykonaniu modyfikacji, otwarte miesiące należy zamknąć, co spowoduje ponowne naliczenie amortyzacji z uwzględnieniem modyfikacji wprowadzonych w bilansie otwarcia.

W wygenerowanym bilansie otwarcia można dodawać, usuwać oraz edytować kwoty wartości i umorzenia. Należy pamiętać, że zmieniony wartościowo bilans otwarcia roku nie będzie zgodny z bilansem zamknięcia roku poprzedniego. W przypadku konieczności wykonania modyfikacji w roku poprzednim np. w wyniku uwag biegłego rewidenta, przy ponownym zamykaniu miesiąca grudnia program wyświetli pytanie Bilans otwarcia już był generowany, czy generować ponownie? Wybór Tak oznacza wygenerowanie nowego bilansu otwarcia, po wyborze Nie bilansu otwarcia pozostanie bez zmian.

W przypadku modyfikacji powstałego bilansu otwarcia roku oraz wyborze Tak w powyższym komunikacie wprowadzone w bilansie zmiany zostaną usunięte.

Jeśli zamknięty miesiąc grudzień był ponownie otwierany w celu wprowadzenia modyfikacji, a w powyższym komunikacie zostanie wybrana wartość Nie, to należy ręcznie zmodyfikować bilans otwarcia roku, dostosowując go do wprowadzonych zmian.

Rodzaj ewidencji

Program umożliwia prowadzenie dwóch oddzielnych ewidencji majątku trwałego:

1. Ewidencji głównej - podstawowy rejestr środków trwałych, który podlega amortyzacji oraz księgowaniu w ewidencji bilansowej w planie kont firmy.
2. Ewidencji pomocniczej - pozwala wprowadzić środki trwałe, które nie podlegają księgowaniu, przy zamykaniu miesiąca nie powstaje dokument Polecenie księgowania - amortyzacja (PKAM). Możliwe jest księgowanie dokumentów dotyczących środków trwałych Ewidencja pomocnicza może m.in. stanowić dodatkowy wykaz składników majątku firmy.

Obie ewidencje są całkowicie rozdzielne i w żaden sposób na siebie nie wpływają. Dla każdej z nich jest oddzielny zbiór środków trwałych oraz dokumentów obrotu. Obliczają one amortyzację i wykonują osobne zestawienia. Istnieje również możliwość osobnego księgowania obliczonej amortyzacji (podczas definiowania dekretu decydujemy czy należy on do ewidencji bilansowej czy pozabilansowej).

 Informacja o rodzaju ewidencji, w którym operator aktualnie pracuje, znajduje się w nagłówku każdego okna modułu.

Ewidencja

Okno Ewidencja środków trwałych

Ewidencja środków trwałych będących w użytkowaniu oraz środków zlikwidowanych znajduje się w menu Środki trwałe → Ewidencja środków trwałych.

Okno prezentuje wykaz środków trwałych będących w użytkowaniu w wybranym roku. Zmiana kontekstu roku, za pomocą opcji w menu System → Zmiana roku (Shift+Ctrl+R) lub poprzez kliknięcie w datę (Miesiąc, Rok) u dołu okna programu, spowoduje wyświetlenie środkó1)w trwałych użytkownych w tym okresie, np. zmiana kontekstu na rok 2024 spowoduje, że nie będą wyświetlane środki trwałe przyjęte w 2025 roku.

Stan wartościowy wyświetlanej ewidencji jest zgodny z ostatnio zamkniętym miesiącem oraz uwzględnia wszystkie wprowadzone dokumenty obrotu w otwartych miesiącach.

W spisie można oglądać tylko środki będące w ewidencji, razem ze zlikwidowanymi w aktualnym roku lub tylko środki trwałe zlikwidowane w aktualnym roku. Możliwe jest również wyświetlenie środków trwałych z nieaktualną klasyfikacją. Do zmiany wyświetlanego zbioru służą opcje dostępne na pasku ikon okna oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy:

• Pokaż środki trwałe niezlikwidowane
• Pokaż środki trwałe zlikwidowane
• Pokaż środki trwałe z nieaktualnym KŚT

Okno umożliwia zawężanie widoku przeglądanych danych za pomocą panelu bocznego. Opcja jest dostępna w menu pod prawym przyciskiem myszy → Widok → Drzewo grup. W panelu pojawi się drzewiasta struktura grup umożliwiająca filtrowanie środków według kategorii:

• Klasyfikacja ŚT (aktualnych) - powoduje wyświetlenie środków trwałych, które są przypisane do klasyfikacji KŚT 2016 obowiązującej od 01.01.2018 roku.
• Klasyfikacja ŚT (wszystkich) - powoduje wyświetlenie grup KŚT aktywnych oraz nieaktywnych. Grupa nieaktywna będą wyróżnione kolorem czerwonym.
• Miejsce użytkowania - powoduje wyświetlenie pozycji ze słownika Jednostki organizacyjne.
• Materialnie odpowiedzialni - powoduje wyświetlenie na panelu pracowników, którzy są wskazani w polu Materialnie odpowiedzialny na jakimkolwiek środku trwałym.
• Rodzaje grup zdefiniowane w słowniku Rodzaje grup środków trwałych - po wyborze rodzaju grup, na panelu wyświetlone zostaną grupy środków trwałych zdefiniowane w ramach danego rodzaju

Zmiana rodzaju grup jest dostępna pod przyciskiem strzałki lub pod prawym przyciskiem myszy na panelu bocznym.

Dane w oknie Ewidencja środków trwałych można również sortować i filtrować za pomocą opcji:

• Sortuj (F4) - umożliwia określenie sposobu porządkowania danych w tabeli. Jest to opcja wspólna dla wielu okien systemu, a jej szczegółowy opis znajduje się tutaj.
• Ustal filtr (F7) - pozwala na zawężenie przeglądanych danych do pozycji spełniających określone warunki
• Filtr aktywny (Ctrl+F7) - służy do włączenia zdefiniowanego filtru
• Filtr kontrahenci - - pozwala na zawężenie przeglądanych danych do pozycji, które w polu Kontrahent dzierżawiący posiadają wskazanego kontrahenta określonego w filtrze

Okno danych środka trwałego

Okno Ewidencja środków trwałych umożliwia podgląd danych środka (Podgląd (F2) ) oraz jego edycję w ograniczonym zakresie (Popraw (F5) ). Modyfikacja danych jest zawężona do elementów, które nie wpływają na naliczanie amortyzacji. Okno danych jest podzielone na zakładki, z których część pokrywa się z danymi okna bilansu otwarcia środka trwałego i okna edycyjnego dokumentu Przyjęcie środka trwałego (OT).

Zakładka Podstawowe

Pola widoczne na zakładce nie są edycyjne i mają charakter informacyjny. Wartości pobierane są z dokumentów: Bilansu otwarcia (BO), przyjęcia (OT), zmiany danych środka trwałego (PP).

Pola dostępne w zakładce Podstawowe:

• Numer inwentarzowy – numer, który został przypisany dla środka trwałego w chwili przyjęcia do eksploatacji.
• Rodzaj składnika – pole informacyjne określające rodzaj składnika majątku trwałego.
• Nazwa – nazwa opisowa środka trwałego.
• Tytuł własności – pole informacyjne określające typ własności środka.
• Data przyjęcia – data dokumentu przyjęcia środka trwałego do eksploatacji.
• Data likwidacji – dla środków trwałych zlikwidowanych jest to data dokumentu LT.
• Producent / dostawca – pole informacyjne dotyczące producenta / dostawcy wskazanego ze słownika Kontrahenci.
• Nr seryjny – pole informacyjne zawierające nr seryjny środka trwałego.
• Klasyfikacja ŚT – kod klasyfikacji środka trwałego wybrany ze słownika.
• Wartość nabycia – pole zawierające informację o pierwotnej wartości nabycia środka.
• Aktualna wartość – pole zawierające aktualna wartość bilansową brutto środka trwałego z uwzględnieniem ulepszeń i korekt.
• Wartość netto – pozostała do umorzenia wartość środka trwałego.
• Aktualne umorzenie – pole zawierające aktualne umorzenie bilansowe środka trwałego z uwzględnieniem ostatniego zamkniętego miesiąca.
• Procent umorzenia – informacja o wartości procentowej umorzenia środka.
• Data umorzenia – dla środków w pełni umorzonych pole zawiera informację o dacie całkowitego umorzenia.
• Amortyzacja bilansowa i podatkowa - pola informacyjne, których wartości pobrane są z dokumentów Bilansu otwarcia (BO), przyjęcia (OT) / zmiany danych środka trwałego (PP). Sekcja wyświetla dane amortyzacji bilansowej i podatkowej. W przypadku, gdy dane te różnią się wartościami (np. stawką amortyzacji), sekcja zostaje podzielona - osobna dla amortyzacji bilansowej i osobna dla amortyzacji podatkowej. Szczegółowy opis pól znajdujących się w tej sekcji znajduje się w rozdziale Okno edycyjne danych środka trwałego oraz tutaj.

Zakładka Użytkownicy

Zakładka prezentuje informacje dotyczące osób materialnie odpowiedzialnych, miejsc użytkowania środka trwałego i kontrahenta dzierżawiącego. Dane pobierane są dokumentów obrotu środków trwałych (np. OT, PP). Zakładka ma charakter informacyjny, pola nie są edytowalne.

Zakładka Amortyzacja

Na zakładce prezentowane są dane w formie tabeli, dotyczące naliczonej amortyzacji oraz wartości umorzeń środka trwałego w aktualnym roku.

W przypadku środka prowadzonego w układzie bilansowym i podatkowym, w oknie widoczne są osobne zakładki: 3 Amortyzacja bilansowa oraz 4 Amortyzacja podatkowa. Osobna zakładka Amortyzacja podatkowa pojawia się, gdy na dokumencie BO lub przyjęcia środka trwałego zaznaczono pole Wartość początkowa.

Zakładka Amortyzacja walutowa

Zakładka jest dostępna po ustawieniu w menu System Konfiguracja → Ustawienia → Środki trwałe → Ustawienia parametru Włącz amortyzację walutową na wartość Tak. Prezentuje ona informacje o amortyzacji naliczonej w walucie, w jakiej dany środek trwały został nabyty.

Zakładka Historia

Na zakładce prezentowane są dokumenty dotyczące środka trwałego.  Dokument można podejrzeć za pomocą opcji Pokaż (F2) dostępnej w menu pod prawym przyciskiem myszy.

Zakładka Grupy

Zawiera  grupy zdefiniowane w słowniku Grupy środków trwałych. Zakładka prezentuje informacje o wskazane np. na dokumencie OT, a także umożliwia edycję wartości pól za pomocą opcji Wybierz (F6) oraz Wyczyść (Del).

Zakładka Cechy

Umożliwia podgląd, dodanie i edycję cech zdefiniowanych w słowniku Cechy środków trwałych.

Zakładka Dekretacja

Zakładka pozwala na wskazanie definicji dekretu, według którego księgowana będzie amortyzacja naliczona dla danego środka trwałego. Opcja jest dostępna pod przyciskiem Zmień sposób dekretacji.

Zakładka Dane walutowe

Zakładka jest dostępna po włączeniu parametru Włącz amortyzację walutową dostępnego w menu System Konfiguracja → Ustawienia → Środki trwałe → Ustawienia. Prezentowane w tym miejscu dane  są pobierane z dokumentu Bilansu otwarcia (BO) lub Przyjęcia środka trwałego (OT), z zakładki Amortyzacja walutowa.

Zakładka Miejsca użytkowania

Prezentuje dane o udziale procentowym wskazanych miejsc użytkowania, podczas księgowania dokumentów amortyzacji. Dane widoczne w zakładce są pobierane z dokumentów Przyjęcia środka trwałego (OT) i Zmiany danych środka trwałego (PP), z zakładki Miejsca użytkowania.

Zakładka jest dostępna po włączeniu parametru Umożliwiaj procentowe rozbicie amortyzacji na jednostki organizacyjne znajdującego się w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Środki trwałe → Ustawienia.

Zakładka Dokumentacja

Umożliwia dodanie zewnętrznych dokumentów dotyczących środka trwałego.

Zakładka JPK

Dane z zakładki pobierane są do pliku JPK_ST_KR. Sekcja Dokumenty KSeF stwierdzające zbycie umożliwia wprowadzenie dokumentów sprzedaży środków trwałych poprzez wskazanie dokumentu wystawionego w systemie Streamsoft, który posiada nr KSeF (opcja Dodaj (F3) ) lub wprowadzenie wyłącznie nr KSeF, w przypadku dokumentu wystawionego poza systemem Streamsoft (opcja Dodaj tylko nr KSeF (Ctrl+F3) ).

W sekcji Dane środka trwałego w JPK_ST_KR informacje uzupełniane są automatycznie przez system na podstawie danych w dokumencie OT.

Wydruki ewidencji środków trwałych

W oknie Ewidencja Środków trwałych, pod przyciskiem Drukuj (F9)  dostępne są wydruki:

• Ewidencja środków trwałych - filtrowana - wydruk bilansowej ewidencji środków trwałych. Dodatkowo w oknie ustawień wydruku możliwe jest dodanie kolumny z cechami środków trwałych. W zależności od zastosowanych filtrów w oknie, ewidencję można wydrukować dla środków aktywnych i zlikwidowanych w danym roku.
• Tabela amortyzacji - filtrowana - umożliwia wydruk tabeli amortyzacji bilansowej lub podatkowej. Możliwe jest też dodanie do wydruku kolumn z cechami środków trwałych. Wydruk jest również dostępny w menu Zestawienia → Tabela amortyzacyjna.
• Karta środka trwałego - wydruk zawierający informacje o wybranym środku trwałym, które pobierane są z okna Dane środka trwałego
• Historia środka trwałego - wydruk zawierający podstawowe informacje o środku trwałym oraz naliczoną amortyzację w aktualnym roku. Możliwy jest wybór nazwy środka trwałego w nagłówku wydruku: z bilansu otwarcia (BO) lub aktualną (z danych środka trwałego).
• Plan amortyzacji na rok - filtrowany - wydruk rocznego planu amortyzacji środków trwałych. W oknie ustawień dostępne są parametry dotyczące wydruku danych początkowych (dane z BO lub aktualnego miesiąca) oraz rodzaju ewidencji (bilansowa lub podatkowa). Wydruk jest również dostępny w menu Zestawienia → Plan amortyzacji na rok.
• Arkusz spisu z natury - wydruk arkuszy spisowych dla jednostek organizacyjnych na potrzeby przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych. W oknie ustawień wydruku dostępne są parametry dotyczące jednostek organizacyjnych, osób materialnie odpowiedzialnych, wydruku jednostek organizacyjnych na osobnych stronach, uwzględnienia wartości niematerialnych i prawnych na arkuszach oraz wydruku ewidencji pomocniczej. Dodatkowo można dodać do wydruku cechy środków trwałych. Wydruk jest również dostępny w menu Zestawienia → Arkusz spisu z natury.

W oknie ustawie wydruków znajduje się pole Cechy, które umożliwia umieszczenie na wydruku dodatkowych kolumn z cechami środków trwałych. Wartości pobierane są z danych środka trwałego, z zakładki 8 Cechy. Za pomocą opcji z listy rozwijanej użytkownik może wskazać, które cechy środka trwałego mają znaleźć się na wydruku.

Dokumenty obrotu

Wprowadzanie nowych środków trwałych, zmiany użytkowników, ulepszenia oraz rozchody odbywają się wyłącznie poprzez wprowadzenie odpowiedniego dokumentu obrotu w otwartym miesiącu.

Rodzaje dokumentów obrotu:

• OT – przyjęcie środka trwałego,
• OTU – ulepszenie środka trwałego,
• MT – zmiana miejsca użytkowania,
• LT – likwidacja środka trwałego.
• LTM – częściowa likwidacja,
• PP – zmiana danych środka trwałego,
• ZWK – korekta zwiększająca umorzenie,
• ZMK – korekta zmniejszająca umorzenie.

Dokumenty obrotu majątkiem trwałym dostępne są w menu Środki trwałe → Dokumenty → Dodaj (F3).  

Przyjęcie środka trwałego

Dokument przyjęcia środka trwałego służy wyłącznie do wprowadzenia nowego środka do ewidencji, w tym również wartości niematerialnych i prawnych. Wszelkie zmiany dotyczące środków trwałych należy wprowadzić za pomocą innych dostępnych typów dokumentów.

Dane do wprowadzenia podzielone są na zakładki, które pokrywają się budową okna dokumentu Bilansu otwarcia środka trwałego. Szczegółowy opis pól w poszczególnych zakładkach dostępny jest w rozdziale Okno edycyjne danych środka trwałego.

Zakładka Podstawowe:

• Nr dokumentu – kolejny numer dokumentu OT
• Z dnia – data dokumentu OT
• Na podstawie, z dnia – nazwa, numer i data dokumentu zewnętrznego
• Rodzaj pozyskania – pole informacyjne, w którym należy wskazać źródło nabycia środka trwałego, dostępne są wartości:
  • Przyjęcie z inwestycji
  • Zakup środka
  • Przyjęcie z importu
  • Przyjęcie odpłatnie środków używanych
  • Przyjęcie nieodpłatne
  • Ujawnione w czasie inwentaryzacji
  • Przyjęcie po podziale środka
  • Umowa sprzedaży
  • Wkład niepieniężny
  • Inne przyjęcie
• Numer inwentarzowy – należy wprowadzić numer, który został przypisany dla środka trwałego w chwili przyjęcia do eksploatacji. Pole wymagane. Za pomocą przycisku strzałki z prawej strony pola, system podpowie kolejny numer inwentarzowy.

• Rodzaj składnika – pole wybierane ze słownika, dostępne wartości:
  • Środki trwałe
  • Wartości niematerialne i prawne
  • Niskocenne składniki majątkowe
  • Niskocenne wartości niematerialne i prawne
• Nazwa – nazwa opisowa środka trwałego
• Miejsce użytkowania – należy wybrać jednostkę organizacyjna, w której użytkowaniu znajduje się środek trwały
• Materialnie odpowiedzialny –umożliwia wybór ze słownika kadrowego pracowników firmy osoby materialnie odpowiedzialnej za środek trwały
• Tytuł własności – pole informacyjne określające typ własności środka, wybierane spisu:
  • własne w przedsiębiorstwie,
  • własne wydzierżawione,
  • inwestycje w obcych obiektach,
  • obce przyjęte w dzierżawę,
  • oddane w leasing,
  • przyjęte w leasing,
  • obce wydzierżawione.
• Kontrahent dzierżawiący – pole dostępne w przypadku wybrania tytułu własności: własne wydzierżawione i obce wydzierżawione.
• Producent / dostawca – pole informacyjne umożliwiające wskazanie producenta/dostawcy środka trwałego
• Nr seryjny – pole informacyjne umożliwiające wprowadzenie numeru seryjnego części składowych.
• Wartość bilansowa - początkowa wartość bilansowa środka trwałego. Wartość ta brana jest do dalszych obliczeń amortyzacji bilansowej.
• Umorzenie bilansowe – początkowe umorzenie bilansowe. Pole jest dostępne po ustawieniu pola Rodzaj pozyskania na Przyjęcie odpłatnie środków używanych.
• Wartość podatkowa – po zaznaczeniu pola można wprowadzić początkową wartość podatkową środka trwałego.
• Umorzenie podatkowe – początkowe umorzenie podatkowe. Pole jest dostępne tylko po ustawieniu pola Rodzaj pozyskania na Przyjęcie odpłatnie środków używanych.
• Klasyfikacja ŚT – kod klasyfikacji środka trwałego wybrany ze słownika.
• Dane amortyzacji - zestaw pól umożliwiający określenie parametrów dla amortyzacji.
  • Bilansowa (i podatkowa) – zestaw pól umożliwiający określenie parametrów dla amortyzacji bilansowej, a gdy nie zaznaczono pola Wartość podatkowa w grupie Wartości początkowe, także amortyzacji podatkowej.
  • Podatkowa – zestaw pól umożliwiający określenie parametrów dla amortyzacji podatkowej Parametry można określić, gdy zaznaczono pole Wartość podatkowa w grupie Wartości początkowe.
• Metoda amortyzacji – wybierana z dostępnych w programie metod amortyzacji:
  • liniowa – metoda liniowa liczenia amortyzacji
  • degresywna – metoda degresywna liczenia amortyzacji
  • jednorazowa – powoduje umorzenie jednorazowe 100% wartości środka trwałego. W zależności od ustawienia w konfiguracji następuje ono w miesiącu przyjęcia lub następnym.
• Stawka amortyzacji – w pole należy wprowadzić stawkę, wg której naliczana będzie amortyzacja. W przypadku wybrania metody jednorazowej pole jest niedostępne.
• Wsp. amort. – współczynnik dla liniowej i degresywnej metody amortyzacji. W celu naliczania amortyzacji przy wykorzystaniu współczynnika amortyzacji liniowej, należy w menu System → Konfiguracja → Środki trwałe → Ustawienia włączyć opcję Stosuj współczynnik przy amortyzacji liniowej.
• Zawieszony – zaznaczenie pola blokuje rozpoczęcie planowej amortyzacji środka trwałego.
• Okres amortyzacji – służy do określenia okresu amortyzacji: miesięczna, kwartalna, roczna, sezonowa. Po wyborze okresu amortyzacji sezonowa dostępny jest przycisk miesiąc amortyzacji, który umożliwia wskazanie miesięcy, w jakich naliczana będzie amortyzacja.
• Amortyzuj 30% - pole umożliwia wymuszenie 30% amortyzacji dla danego środka trwałego w pierwszym roku obrachunkowym. Dostępne są wartości: jednorazowo, miesięcznie, kwartalnie, rocznie, jednorazowo w następnym miesiącu, miesięcznie w następnym miesiącu.
• Amortyzuj – opcja może przyjmować wartości: w miesiącu przyjęcia oraz w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia. System pobiera informację z tego parametru podczas naliczania amortyzacji, przy zamykaniu miesiąca.
• Raportuj (amortyzuj jedn. Do 100 tys) – Dla środków trwałych zaliczanych do grupy 3-6 i 8 KŚT istnieje możliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego podczas wprowadzania dokumentu OT i BO. Prawo dokonania odpisu jest możliwe w roku podatkowym, w którym środki zostały wprowadzone do ewidencji. Środki te nie mogą być używane, jedynie możliwe do odliczenia są środki fabrycznie nowe. Maksymalna kwota, jaką jednorazowo można odpisać wynosi 100 tys. zł w danym roku podatkowym. Na dokumentach OT i BO dostępna jest opcja Raportuj (amortyzacja jedn. do 100 tyś) dla amortyzacji bilansowej/podatkowej. Po jej zaznaczeniu system będzie weryfikował wartość wskazaną do odliczenia. Jeśli zostanie wprowadzona kwota środka trwałego większa niż 100 tys. zł i wskazana metoda amortyzacji jako jednorazowo, to podczas zamykania dokumentu system wyświetli komunikat: Wysokość odpisów bilansowych jednorazowych przekracza (lub przekroczy) w roku podatkowym kwotę 100 tys. zł. Dodatkowo podczas zamykania miesiąca wyświetlony zostanie raport informujący o stanie środków z amortyzacją jednorazową.

• Amort. w roku przyjęcia – „Jednorazowo” - po zaznaczeniu opcji możliwa jest jednorazowa amortyzacja środka trwałego w roku przyjęcia do kwoty podanej przez użytkownika. Pozostała część amortyzowana będzie w kolejnych latach według standardowych ustawień. W Ewidencji środka trwałego widoczna będzie informacja o wysokości aktualnego umorzenia oraz jego procent, a wartość netto środka będzie pomniejszona o wartość jednorazowej amortyzacji.

Przykład:

W oknie Ewidencji środka trwałego, na zakładce Amortyzacja, będzie podana wartość jednorazowej amortyzacji, zaś do końca roku amortyzacja już nie będzie naliczana. Amortyzacja zostanie ponownie naliczana od początku przyszłego roku, zgodnie ze standardowymi ustawieniami.

Widok z ewidencji przykładowego środka trwałego w grudniu 2019:

Widok z ewidencji przykładowego środka trwałego w styczniu 2020:

Zakładka Grupy  

Umożliwia przydzielanie środków trwałych do zdefiniowanych wcześniej definiowanych grup.

Zakładka Cechy

Umożliwia wprowadzanie wartości do założonych cech dla środków trwałych.

Zakładka Opis, uwagi

 Na zakładce można wprowadzić dodatkowe dane opisowe dotyczące środka trwałego oraz uwagi. Nie ma ograniczenia na ilość linii wprowadzonego opisu.

Zakładka Dekretacja

Pozwala na wskazanie definicji dekretu dla danego środka trwałego.

Zakładka Miejsca użytkowania

Zakładka dostępna jest po włączeniu w konfiguracji systemu opcji: Umożliwiaj procentowe rozbicie amortyzacji na jednostki organizacyjne i umożliwia podział procentowy amortyzacji wg miejsc użytkowania środka trwałego.

Ulepszenie środka trwałego

Dokument OTU jest stosowany w przypadku powiększania wartości początkowej środka trwałego o wydatki na jego ulepszenie. Ulepszenie środka trwałego powoduje automatyczne uruchomienie amortyzacji zgodnie z ustawieniem na dokumencie przyjęcia środka trwałego (OT lub BO).

Po wyborze dokumentu [OTU] Ulepszenie środka trwałego wyświetlony zostanie spis środków trwałych będących w użytkowaniu.  Po wyborze środka trwałego wyświetlone zostanie okno edycyjne dokumentu, w którym należy wprowadzić dane dotyczące ulepszenia.

Dokument umożliwia wprowadzenie kwoty zwiększającej wartość bilansową oraz wartość podatkową (po zaznaczeniu pola), zmianę przydziału środka trwałego do grup, wartości cech oraz uwag. W polu Opis można wprowadzić szczegółowy opis wykonanego ulepszenia.

Zmiana miejsca użytkowania

Dokument [MT] Zmiana miejsca użytkowania ma zastosowanie w przypadku zmiany miejsca, w którym środek trwały jest użytkowany, osoby odpowiedzialnej materialnie lub kontrahenta dzierżawiącego. Zmiany wprowadzone na dokumencie są od razu widoczne w ewidencji środka trwałego, bez konieczności zamykania miesiąca. Nie ma ograniczenia na ilość zmian dla jednego środka trwałego w miesiącu. Program automatycznie rozksięguje amortyzację na konta użytkowników (przy kontach z analityką jednostka organizacyjna), dzieląc kwotę miesięczną według czasu użytkowania w miesiącu. Kwota amortyzacji po rozksięgowaniu jest zawsze identyczna z kwotą miesięczną, ponieważ ewentualne różnice wynikające z zaokrągleń są korygowane automatycznie.

Zakładka Uzasadnienia umożliwia wprowadzenie opisu celowości lub przyczyn zmiany miejsca dla danego środka trwałego oraz wskazanie osoby zlecającej te zmiany:

Likwidacja środka trwałego

Dokument [LT] wystawiany jest w przypadku wykreślania środka trwałego z ewidencji, z powodu jego zbycia lub likwidacji. W miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja środka trwałego, amortyzacja jest naliczona według dotychczasowych zasad. Zlikwidowany środek trwały nie jest wyświetlany w ewidencji w spisie środków trwałych w użytkowaniu i przechodzi do grupy środków zlikwidowanych.

Na dokumencie dostępne jest pole Rodzaj likwidacji, w którym dla celów statystycznych można określić powód likwidacji wybierając odpowiednią wartość:

• Sprzedaż krajowa
• Sprzedaż zagraniczna
• Zaginięcie lub zniszczenie
• Fizyczna likwidacja
• Nieodpłatne przekazanie
• Przekwalifikowanie do innej grupy aktywów
• Stwierdzenie niedoboru
• Kradzież
• Wkład niepieniężny
• Inny rozchód

Na zakładce Orzeczenie komisji możliwe jest wprowadzenie treści orzeczenia komisji dotyczącego likwidacji środka trwałego oraz składu komisji likwidacyjnej:

Częściowa likwidacja

Dokument [LTM] Częściowa likwidacja stosowany jest w przypadku konieczności zmniejszenia wartości i umorzenia dla środka trwałego. Przykładem wykorzystania jest częściowa likwidacja po kradzieży części środka lub jego uszkodzenie bez możliwości naprawy.

Dokument pozwala również wyprowadzenie z kartoteki środka trwałego części umorzenia przypadającej na likwidowaną wartość. W przypadku prowadzenia środka w ujęciu bilansowym i podatkowym istnieje możliwość zmniejszenia odpowiednio wartości podatkowej jak i umorzenia podatkowego.

Innym przykładem zastosowania dokumentu LTM jest wydzielenie ze środka trwałego innego środka np., przechodzącego w użytkowanie innej jednostki.

Przykład:

1. Ze środka trwałego – Zestaw komputerowy z ploterem – wydzielony zostaje ploter i przydzielony do innego środka trwałego. Wydzielenie należy wykonać za pomocą dokumentu LTM Częściowa likwidacja. Wartość zestawu należy zmniejszyć o wartość nabycia plotera i jego umorzenie.
2. Ploter (wartość i umorzenie) należy wprowadzić do istniejącego w ewidencji innego komputera za pomocą dokumentu [OTU] Ulepszenie środka trwałego.

Korekty umorzenia

Do korygowania nienależnie naliczonej amortyzacji służą dokumenty:

• [ZWK] Korekta zwiększająca umorzenie
• [ZMK] Korekta zmniejszająca umorzenie

Zmiany dotyczące wartości umorzenia nie mogą być dokonywane w miesiącu przyjęcia środka trwałego do ewidencji.

Operacje grupowe

W oknie Dokumenty środków trwałych w menu pod prawym przyciskiem myszy znajduje się opcja Grupowe operacje (Shift+F3), która umożliwia jednoczesne wykonanie operacji dla wielu środków trwałych:

• Zmiana danych środka trwałego – zmiana KŚT – umożliwia wystawienie grupowo dokumentów zmiany środka trwałego, ze wskazaniem nowej ewidencji środków trwałych.

W oknie Wybór klasyfikacji środków trwałych  należy określic datę wystawienia dokumentu i wskazać Klasyfikację ŚT. Po zmianie KŚT system automatycznie ustawi stawkę amortyzacji, którą użytkownk może ręcznie edytować po zaznaczeniu parametru Ustaw nową stawkę amortyzacji. Zaznaczenie parametru Ustaw „Amortyzuj w m-cu przyjęcia”, a następnie przywróć poprzednie ustawienie spowoduje, że na środkach trwałych z oznaczeniem Amortyzuj w następnym miesiącu po przyjęciu wprowadzone zmiany zostaną zapisane i uwzględnione w amortyzacji w tym samym miesiącu, a następnie program powróci do poprzednich ustawień. W efekcie działania parametru, dla każdego z edytowanych środków, powstaną 2 dokumenty [PP] Zmiana danych środka trwałego. W ten sposób można zmienić wyłącznie dane ŚT w obrębie  jednej klasyfikacji ŚT. W przypadku zmiany KŚT w obrębie głównej grupy (np. z 491 na 487) należy zaznaczyć parametr Ustaw nową stawkę amortyzacji. Jednak nie jest zalecane stosowanie parametru Ustaw „Amortyzuj w m-cu przyjęcia”, a następnie przywróć poprzednie ustawienie  nie jest zalecane.

• Likwidacja środka trwałego – umożliwia wystawienie grupowo dokumentów likwidacji środka trwałego [LT].

Powyższe opcje działają dla pojedynczych środków trwałych jak również dla zaznaczonych.

Po zapisaniu zmian wyświetlone zostanie okno raportu z informacją o dodaniu dokumentu dla wybranego środka trwałego.

Inwentaryzacja

Opcja w menu Środki trwałe → Inwentaryzacja środków trwałych. Inwentaryzacja ma charakter informacyjny i służy ułatwieniu kontroli nad środkami trwałymi. Jej zamknięcie nie powoduje utworzenia dokumentów wpływających na rozliczanie amortyzacji.

Inwentaryzację można przeprowadzić dla wszystkich lub dla wybranych środków trwałych według:

• Miejsca użytkowania
• Materialnie odpowiedzialnego
• Kontrahenta dzierżawiącego
• Grupy ŚT.

Dodając nową inwentaryzację należy podać: datę inwentaryzacji, nazwę oraz określić zakres środków trwałych (Wybrane lub Wszystkie).  W przypadku inwentaryzacji wszystkich środków trwałych, po zapisie ustawień w oknie, system automatycznie doda pozycje do arkusza spisowego.

W przypadku inwentaryzacji wybranych środków trwałych, za pomocą opcji Arkusz spisu (Shift+A) należy uruchomić okno arkusza, w którym kolejne środki trwałe można dodawać na dwa sposoby:

• Dodaj (F3) - wybór środków trwałych z listy dostępnych środków
• Import arkusza (pozycji) (Ctrl+F3) - import pozycji arkusza z pliku tekstowego (plik w formacie .txt może być utworzony za pomocą urządzenia do inwentaryzacji).

Dodane pozycje arkusza inwentaryzacji należy edytować za pomocą opcji Popraw (F5) wprowadzając wartość w polu Ilość na stanie.

Na pasku opcji okna pod przyciskiem Podsumowanie (F6) dostępne jest podsumowanie inwentaryzacji, za pomocą którego można na bieżąco śledzić różnice (niedobory i nadwyżki) względem spisanych danych, a danych ewidencjonowanych w programie. Zestawienie Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych znajduje się w menu pod przyciskiem Drukuj (F9).

System pozwala na usunięcie pozycji arkusza w czasie trwania inwentaryzacji, w podsumowaniu prezentowane są wartości z wyłączeniem usuniętych pozycji środków trwałych. Mechanizm ten ma na celu umożliwienie symulacji podsumowania inwentaryzacji, na podstawie którego można wykonać stosowane zmiany przed jej zamknięciem, np. za pomocą dokumentów LT (likwidacja środka trwałego, aby nie prezentować zbędnych danych na wydrukach inwentaryzacji).

Podczas usuwania pozycji system wyświetla ostrzeżenie: Uwaga! Usunięcie wybranej pozycji z arkusza bez wykonania stosownego dokumentu (np. LT) będzie skutkowało jej ponownym przywróceniem w trakcie zamykania inwentaryzacji. Czy na pewno usunąć pozycję?

Usunięcie pozycji arkusza nie jest jednoznaczne z usunięciem środka trwałego z ewidencji, działanie takie jest wykonywane wyłącznie za pomocą dokumentów. Jeśli nie zostaną one wystawione w trakcie inwentaryzacji, to podczas zamykania system automatycznie doda usunięte pozycje arkusza i uwzględni je w podsumowaniu.

Po zakończeniu inwentaryzacji należy ją zamknąć używając opcji Zamknięcie inwentaryzacji.

Okresy

Otwieranie i zamykanie miesięcy

Opcja znajduje się w menu Operacje → Otwieranie/Zamykanie miesięcy. Operacja zamknięcia miesiąca, poza zablokowaniem dokumentów obrotu, jednocześnie nalicza amortyzację dla środków trwałych będących w ewidencji.

Program oblicza amortyzację miesięczną dzieląc przez 12 wartość amortyzacji rocznej i zaokrąglając poszczególne kwoty do 2 miejsc po przecinku zgodnie z regułą 5 w górę i 4 w dół dla trzeciego miejsca po przecinku.

Przykład:

Dla środka trwałego, którego wartość nabycia wynosi 7014 zł dla metody liniowej ze stawką 7% amortyzacja zostanie wyliczona w następujący sposób:

Amortyzacja roczna = 7014 * 7% = 490,98 zł

Amortyzacja miesięczna = 490,98 / 12 = 40,915 zł po zaokrągleniu 40,92 zł

Zamknięty miesiąc można ponownie otworzyć, jednak ze względu na księgowania dokumentów ST, może się to wiązać z koniecznością otwarcia miesiąca w module Finanse i Księgowość. Po ponownym otwarciu miesiąca edycja niektórych danych środków trwałych może również wymagać usunięcia księgowań z dokumentów ST.

Otwarcie zamkniętego miesiąca powoduje jednocześnie usunięcie naliczonej amortyzacji. W celu skorygowania pomyłki można wykorzystać dokument o typie Korekta zmniejszająca/zwiększająca umorzenie. Poprawa dokumentu OT, po którym zamknięto miesiące i naliczono amortyzację, wymaga otwarcia okresów do momentu rejestracji dokumentu. W przypadku zmian wartościowych zmieni się również wysokość naliczanej amortyzacji, co niesie za sobą zmiany w dekretacji. Należy przy tym jednak pamiętać, że zaksięgowana w module Finanse i księgowość amortyzacja po poprawie dokumentu OT, może różnić się od ponownie obliczonej. Wymaga to korygowania dekretu w module Finanse i Księgowość.

Zamknięcie miesiąca należy wykonywać po upewnieniu się, że wszystkie dokumenty obrotu majątkiem trwałym z danego miesiąca zostały wprowadzone do programu.

Po zamknięciu ostatniego miesiąca w roku obrachunkowym bilans otwarcia dla roku następnego zostanie utworzony automatycznie. Powstały bilans można podejrzeć i edytować w menu Środki trwałe → Bilans otwarcia.

Otwieranie i zamykanie lat

Operacja zamknięcia roku w odróżnieniu od zamknięcia miesiąca nie powoduje obliczeń i służy wyłącznie do blokady modyfikacji danych w roku. Operacja zamknięcia roku jest operacją odwracalną i w dowolnym momencie, po stwierdzeniu nieprawidłowości można ją wycofać. Zamknięcie i otwarcie roku dostępne jest w menu Operacje → Otwieranie / Zamykanie lat.

Zestawienia

Zestawienia dotyczące modułu Środki Trwałe dostępne są w menu Zestawienia.

Wartość umorzenia i amortyzacja wg KŚT

Jest to podstawowe zestawienie syntetyczne, zawierające bilans wartości i umorzenia dla miesiąca i narastająco w roku w rozbiciu na grupy KŚT. Zestawienie powinno służyć jako podstawa do comiesięcznego uzgodnienia bilansu pomiędzy kontami księgi głównej dotyczącymi majątku trwałego (050 lub 070, 400) a analityką w module Środki Trwałe.

Tabela amortyzacyjna

Umożliwia wydrukowanie standardowej tabeli amortyzacyjnej dla amortyzacji bilansowej lub podatkowej. Tabelę można drukować w dowolnym momencie roku, jednak wypełnione będą tylko dane dla miesięcy zamkniętych.

Amortyzacja według miejsca użytkowania

Jest to wydruk amortyzacji bilansowej i podatkowej w rozbiciu na jednostki organizacyjne i grupy klasyfikacji ŚT. Wydruk dostępny jest tylko dla zamkniętych okresów.

Środki trwałe według miejsca użytkowania

Zestawienie zawiera uproszczony wykaz środków trwałych w rozbiciu na jednostki organizacyjne. Może służyć jako przygotowanie do inwentaryzacji w miejscach użytkowania. Kolumna Data likwidacji widoczna jest na wydruku, gdy w zestawieniu pojawią się środki zlikwidowane.

Plan amortyzacji na rok

Zestawienie prezentuje wymagany ustawą plan miesięcznej i rocznej amortyzacji środków trwałych. Dodatkowo znajduje się podsumowanie pogrupowane według KŚT.

Prognoza amortyzacji na przyszłe lata

Zestawienie prezentuje prognozę amortyzacji środków trwałych na dziesięć kolejnych lat. Dodatkowo znajduje się podsumowanie pogrupowane według KŚT.

Arkusz spisu z natury

Jest to wydruk arkuszy spisowych dla jednostek organizacyjnych. Wydruk zawiera wykaz przydzielonych do jednostki środków trwałych w postaci arkusza spisowego. Data wydruku ustawiana jest na ostatni dzień miesiąca.

Przyjęcie odpowiedzialności materialnej

Jest to protokół do przyjęcia odpowiedzialności za powierzone środki trwałe. Protokół można drukować do podpisu podczas zmiany materialnie odpowiedzialnego lub przy przekazywaniu środków podczas przyjmowania nowego pracownika.

Przyjęcie odpowiedzialności materialnej kontrahenta

Jest to protokół do przyjęcia odpowiedzialności za dzierżawione kontrahentowi środki trwałe. Protokół można drukować do podpisu podczas zmiany materialnie odpowiedzialnego kontrahenta lub przy przekazywaniu środków kontrahentowi.

Karta ewidencyjna

Jest to spis ewidencyjny środków trwałych znajdujących się w wybranym miejscu użytkowania. Za pomocą opcji możliwy jest wydruk kart wiszących w pomieszczeniach.

Podsumowanie dokumentów obrotu

Zestawienie Podsumowanie dokumentów obrotu tworzone jest na dany rok i miesiąc, który aktualnie wybrany jest w systemie. Zawiera wszystkie dokumenty obrotu wystawione w danym miesiącu, z wartościami bilansowymi lub podatkowymi.

Ewidencja środków trwałych na dany dzień

Zestawienie to umożliwia sprawdzenie środków trwałych na dany dzień. Po wyborze opcji, należy wprowadzić dzień (datę), na który system wyświetli zestawienie.

Po zatwierdzeniu wyboru przyciskiem <OK>, na ekranie monitora pojawi się spis środków trwałych (ewidencja).

W oknie ewidencji pod ikoną Drukuj (F9) dostępny jest m.in. formularz Arkusz spisu z natury, którego wydruk zawierał będzie datę wskazaną w zestawieniu. Opcja ta pozwala na wykonanie spisu z natury datowanego na dzień inny niż ostatni dzień miesiąca.

Zestawienia definiowane

Tworzenie zestawień definiowanych jest dostępne w przypadku posiadania modułu Raporty i formularze. Do utworzenia formularza konieczne jest posiadanie wiedzy z zakresu obsługi narzędzia Report Builder. Istnieje możliwość odpłatnego wykonania formularza definiowanego przez serwisantów. W tym celu należy skontaktować się z Działem Service Desk Streamsoft lub Opiekunem.