Wersja 18.0.375

O module

Moduł przeznaczony jest dla firm zajmujących się serwisem dowolnego rodzaju sprzętu, warsztatów samochodowych o dowolnej specjalizacji lub firm usługowych. Wspomaga pracę poprzez ułatwienie codziennych czynności związanych z obsługą zleceń serwisowych oraz zapewnienie szybkiego dostępu do wielu istotnych informacji.
Moduł Serwis 2.0 jest w ściśle powiązany z modułem Handlowo-Magazynowym i automatyzuje on proces wystawiania dokumentów takich, jak zlecenia napraw, dokumenty magazynowe, dokumenty sprzedaży. Pozwala na analizę historii napraw i pracy serwisantów, również w zakresie własnych urządzeń.
Funkcjonalności modułu Serwis 2.0:

Konfiguracja

W menu System → Konfiguracja → Serwis użytkownik ma możliwość określenia parametrów:

W przypadku braku dopasowania wyświetlony zostanie komunikat: Przedmiot zlecenia serwisowego. Wskazany schemat nie ma uzupełnionej grupy kartotekowej dla rodzaju „…". W przypadku braku wartości parametru, system pozwoli wskazać na przedmiocie dowolny aktywny schemat.

W sekcji Dodatkowe zlecenia do fakturowania kolumna Rodzaj zlecenia informuje o rodzajach zleceń dostępnych do łącznego zafakturowania, sprawne wyszukiwanie i filtrowanie zleceń w sekcji umożliwia pole Szukaj.

Słowniki

W menu Słowniki znajdują się wszystkie słowniki dostępne do edycji, występujące w module Serwis:

Przedmioty

W słowniku tym użytkownik może zdefiniować przedmioty, które podlegają zleceniu serwisowemu.

Okno słownika

Opcje dostępne w oknie:

 

Okno edycyjne przedmiotu

Okno definicji przedmiotu zawiera zakładki:

1.Podstawowe:

Uwaga!
Pola Kartoteka, Zasób produkcyjny, Środki Trwałe, Wyposażenie, Samochód uzupełniane są na potrzeby serwisowania własnych urządzeń i nie są one wymagane.

2.Dodatkowe:

3.Grupy:

Zakładka umożliwia określenie grup kartotekowych, do jakich należeć ma dany przedmiot.

4.Cechy

Zakładka Cechy umożliwia określenie cech przedmiotu serwisowego. Wyświetlane są cechy przypisane do danego rodzaju przedmiotu (sekcja Cechy) oraz cechy dotyczące wszystkich rodzajów przedmiotów (sekcja Cechy wspólne).

5.Dokumentacja

Zakładka umożliwia dodanie dokumentacji do przedmiotu.

6.Zdjęcia

Zakładka umożliwia dodanie wielu zdjęć danego przedmiotu, które są przechowywane w bazie dodatkowych dokumentów lub w ścieżce do pliku.

7.Uwagi

Na zakładce Uwagi można wprowadzić dodatkowe uwagi dotyczące przedmiotu.

8.Składniki

Zakładka Składniki służy do wskazania przedmiotów, które są ze sobą ściśle powiązane. Jednocześnie każdy z nich podlega odrębnemu serwisowi, przykładem jest samochód dostawczy z windą. Uzupełnienie pól na zakładce działa automatycznie na innych przedmiotach, tzn. wskazując jeden przedmiot jako podrzędny w stosunku do drugiego, na drugim przedmiocie automatycznie uzupełniane jest pole Przedmiot nadrzędny.

9.Schematy

Zakładka służy do wskazania schematu serwisowego dla danego przedmiotu ze słownika Schematy serwisowe. Możliwe jest również zdefiniowanie nowego schematu z poziomu tego okna.

Wykonawcy

Słownik ten pozwala na zdefiniowanie wykonawców zajmujących się serwisem w danej firmie. Wykonawcy zdefiniowani w tym słowniku będą widoczni m.in. w oknie Zlecenia serwisowe w filtrze głównych wykonawców.
Program umożliwia zdefiniowanie dodatkowych informacji ułatwiających obsługę zleceń serwisowych oraz nadanie indywidualnych uprawnień dla danego wykonawcy.

1.Podstawowe

2.Uwagi

Zakładka umożliwia wpisanie indywidualnych uwag dotyczących danego wykonawcy.

3.Rodzaj przedmiotu

Zakładka umożliwia wskazanie, do których rodzajów przedmiotów dany wykonawca ma zabrany dostęp. Oznacza to, że podczas wystawiania zlecenia serwisowego system będzie weryfikował, czy wprowadzony każdy wykonawca ma uprawnienie do przedmiotu ze zlecenia. W przypadku wystąpienia na zleceniu wielu przedmiotów i wielu wykonawców - system będzie weryfikował czy każdy z wykonawców posiada uprawnienie do obsługi co najmniej jednego przedmiotu. Jest to także weryfikowane na etapie rozliczania.

4.Rodzaj zlecenia

Zakładka umożliwia wskazanie, do których rodzajów zleceń dany wykonawca nie posiada uprawnień. Podczas dodawania wykonawcy do zlecenia serwisowego, pracownik bez uprawnień nie zostanie wyświetlony na liście wyboru.

5.Typ zlecenia

Zakładka umożliwia wskazanie, do których rodzajów zleceń dany wykonawca nie posiada uprawnień. Podczas dodawania wykonawcy do zlecenia serwisowego, pracownik bez uprawnień nie zostanie wyświetlony na liście wyboru.

6.Cechy

Zakładka umożliwia dodanie cech ze słownika Cechy wykonawców zleceń.


Schematy serwisowe

Słownik dostępny jest po włączeniu parametru w konfiguracji systemu: Ustawienia →  Serwis →  Ustawienia → Obsługa schematów serwisowych. Umożliwia on zdefiniowanie schematu serwisowego, służącego do opisu procesów i materiałów potrzebnych przy wykonywaniu konkretnych zleceń serwisowych.

Na zakładce Schemat serwisowy uzupełniamy nazwę schematu oraz oznaczamy jego aktywność.

Zakładka Grupy pozwala na przypisanie rodzajów grup kartotekowych. Pozwala to na zawężenie katalogu schematów podpowiadanych na zleceniu serwisowym do tych, które posiadają tą samą grupę kartotekową co przedmiot.

Zakładka Cechy umożliwia dodanie cech ze słownika Cechy schematów serwisowych:

Na zakładce Pozycje schematu możemy określić kolejne etapy schematu oraz dodać do nich poszczególne usługi i materiały. Pozycje te będzie można wybrać na Zleceniu serwisowym, co przyspieszy jego wprowadzenie do systemu.

Zakładka Opis umożliwia dodanie indywidualnych uwag lub charakterystyki schematu serwisowego.


W celu usprawnienie wprowadzania danych istnieje możliwość kopiowania schematów serwisowych. Opcja Kopiuj (Ctrl + F3) dostępna jest pod przyciskiem na pasku ikon oraz w menu kontekstowym wybranego schematu.

Cechy schematów serwisowych

Słownik pozwala na określenie cech, które można wykorzystać podczas definiowania schematów serwisowych. W definicji cechy konieczne jest określenie nazwy oraz typu. Opis domyślnie przepisywany jest z pola Nazwa z możliwością jego edycji przez użytkownika.
Jeśli cecha ma mieć charakter pomiarowy to w polu Jednostka można określić dla niej jednostkę miary. Dla typu tekstowego cechy aktywowana jest możliwość zaznaczenia parametru Wybór wartości cechy tylko ze spisu wartości oraz zakładka 2 Wartości, gdzie wprowadzić można spis wartości podpowiadanych przy uzupełnianiu cechy.

Rodzaje grup kartotekowych

Jest to słownik wspólny z modułem Handlowo-Magazynowym. Służy on zachowaniu uporządkowanej struktury kartotek, w szczególności podczas korzystania z okien wyboru kartotek z widokiem w formie drzewa. Rodzaje grup kartotekowych mogą być określane dla przedmiotów.
W przypadku zaznaczenia parametru Wymagany, system nie pozwoli na zapisanie np. przedmiotu serwisowego bez określenia wymaganej grupy.

Grupy kartotekowe

Jest to słownik wspólny z modułem Handlowo-Magazynowym. Służy on do łączenia wybranych kartotek w zbiory, ułatwiając tym samym ich wyszukiwanie i filtrowanie. Słownik charakteryzuje się strukturą drzewiastą, która może być dowolnie rozbudowywana o grupy podrzędne. Dodawanie pozycji do słownika odbywa się w kontekście rodzaju grupy kartotekowej - oznacza to, że w pierwszej kolejności wybierany jest rodzaj grupy kartotekowej, a następnie dodawana jest pozycja grupy kartotekowej. Do zmiany rodzaju grupy w oknie słownika grupy kartotekowej służy przycisk Wybierz rodzaj.

Użytkownik ma możliwość zmiany formy wyświetlanych danych na widok drzewa lub tabeli. Należy pamiętać, że podczas definiowania kartoteki system wymaga określenia grupy kartotekowej zawsze na najniższym poziomie.
Do utworzenia grupy kartotekowej wymagane jest określenie kodu oraz nazwy.

Kontrahenci

Opcja Kontrahenci znajdująca się w menu głównym Słowniki, to spis stałych kontrahentów przedsiębiorstwa. Zawiera szereg informacji niezbędnych dla właściwego działania systemu, wystawiania dokumentów zakupu i sprzedaży, prowadzenia rozrachunków, księgowania na konta rozrachunkowe, generowania przelewów dla dostawców itd.
Słownik jest wspólny dla wszystkich modułów i jego szczegółowy opis znajduje się w dokumentacji do Modułu Handlowo-Magazynowego.

Spis usług

Słownik zawiera wszystkie założone w module usługi. Spis usług można wywołać podczas dodawania zlecenia serwisowego. Słownik ten jest wspólny dla wszystkich modułów i jego szczegółowy opis znajduje się w dokumentacji do Modułu Handlowo-Magazynowego.

Rodzaje Start-Stop

Słownik umożliwia zdefiniowanie rodzajów jednostkowego czasu rozpoczęcia i zakończenia wykonywania zlecenia serwisowego określonego w programie jako start-stop. Pozwalają one na precyzyjne określenie ilości czasu poświęconego na poszczególne etapy lub elementy zlecenia serwisowego, np. na dojazd, zdiagnozowanie przyczyny usterki i samą naprawę. Na podstawie start -stop możliwe jest dodanie pozycji usług do rozliczenia zlecenia serwisowego. Definicja start-stop umożliwia również wskazanie procedury definiowanej, która pozwoli np. na przeliczenie czasu na ilość i wartość wystawianej pozycji usługowej w rozliczeniu.


W definicji rodzaju start-stop funkcjonują pola:

Rodzaje zlecenia

W słowniku tym definiujemy rodzaje zleceń wykonywanych w danej firmie. Składa się na nie szereg parametrów, które pozwalają na precyzyjne i indywidualne skonfigurowanie zlecenia serwisowego.

1.Podstawowe

 

2.Cechy

Zakładka umożliwia dodanie cech ze słownika Cechy zleceń serwisowych.

3.Cechy przedmiotów dla zlecenia

Zakładka umożliwia dodanie cech ze słownika Cechy przedmiotów serwisowych. Wybrane cechy pojawią się na zleceniu serwisowym w szczegółach przedmiotu, na zakładce Cechy dla zlecenia. Opcja ta daje możliwość sprecyzowania przedmiotu w kontekście danego zlecenia serwisowego, np. wprowadzenia aktualnego przebiegu auta czy przepracowanych roboczogodzin.

4.Konfiguracja

Na zakładce możliwe jest ustawienie szeregu parametrów dotyczących powiązań z modułem CRM, sposobu rozliczania czy rodzaju dokumentów wystawianych na podstawie zlecenia serwisowego.

Sekcja Konfiguracja zawiera pola:


Sekcja Domyślne dokumenty do wystawienia służy do wskazania definicji dokumentów wystawianych w module Handlowo - Magazynowym, które generowane będą w wyniku realizacji danego rodzaju zlecenia serwisowego. W zależności od wyboru sposobu liczenia VAT: Netto lub Brutto wzorem dostępne będą definicje dokumentów odpowiadające wybranej metodzie naliczania VAT. Dotyczy to dokumentów sprzedaży lub wydań dla kontrahenta. Sposób liczenia nie dotyczy dokumentów RW, MM. W polu Dokument kalkulacji możliwy jest wybór wyłącznie typu OFEODB - Oferta dla odbiorców.

Rodzaje przedmiotu

Słownik ten zawiera spis rodzajów przedmiotów serwisowanych w firmie. Przypisanie przedmiotów do poszczególnych rodzajów pozwala na ich porządkowanie i segregowanie. Podstawowymi danymi do zapisania rodzaju przedmiotu są Kod oraz Nazwa, w celu usprawnienia procesów serwisowych system umożliwia zdefiniowanie szeregu ustawień w zakładkach:
1 Podstawowe



2 Cechy
Zakładka umożliwia dodanie cechy ze słownika Cechy przedmiotów serwisowych. Dodane cechy wyświetlane będą w oknie zlecenia serwisowego danego rodzaju, w sekcji Szczegółów przedmiotu, na zakładce Cechy.

3 Cechy przedmiotów dla zlecenia
W tym miejscu możliwe jest dodanie cech ze słownika Cecha przedmiotów serwisowych w kontekście danego rodzaju zlecenia. Dodane cechy wyświetlane będą w oknie zlecenia serwisowego danego rodzaju, w sekcji Szczegółów przedmiotu, na zakładce Cechy dla zlecenia.

4 Konfiguracja
Zakładka zawiera opcję Podczas dodawania/poprawy przedmiotu serwisowego wymagane grupy kartotekowe muszą zostać uzupełnione. Jej zaznaczenie spowoduje, że program nie pozwoli na zamknięcie okna edycyjnego przedmiotu z danego rodzaju, bez uzupełnienia grup kartotekowych oznaczonych jako Wymagane. W tej sytuacji wyświetlony został komunikat: Przedmiot zlecenia serwisowego. Rodzaj przedmiotu wymaga uzupełnienia niezbędnych grup kartotekowych.

Typy zlecenia

System umożliwia zdefiniowanie typów zleceń serwisowych, które można przypisać do rodzaju zlecenia, np. płatne, bezpłatne.

Priorytety serwisowe

Priorytety
W słowniku tym użytkownik ma możliwość zdefiniowania priorytetów dla zleceń. Dodatkowo możliwe jest dodanie ikony, co usprawnia wizualne sortowanie zleceń wg priorytetów.

Status zlecenia serwisowego

Słownik umożliwia wprowadzenie statusów używanych do określenia stanu realizacji zleceń serwisowych indywidualnie do potrzeb firmy. Zawiera on dwa predefiniowane statusy zleceń: Nowe oraz Zamknięte. Predefiniowanych statusów nie należy utożsamiać ze statusami realizacji zleceń (filtry: W przygotowaniu, Otwarte, Rozpoczęte, Zamknięte, Archiwalne). Statusy zlecenia serwisowego można wykorzystać do określenia informacji wewnętrznych, np. Oczekiwanie na materiał, Ustawiono wykonawców itp.

Każde nowo dodane zgłoszenie otrzymuje status Nowe, natomiast podczas zamykania zlecenia serwisowego program ustawi status na Zamknięte.

Cechy zleceń serwisowych

Słownik umożliwia wprowadzenie cech, które wykorzystywane są w zleceniach serwisowych. W celu zdefiniowania cechy należy podać jej nazwę i określić typ wartości: Tekst, Liczba, Data, Logiczny lub Data Czas. System umożliwia określenie wartości domyślnej oraz wskazanie czy uzupełnienie cechy ma być wymagane.

Cechy ze słownika prezentowane są na zleceniu serwisowym, na zakładce 5 Cechy zlecenia.
Indywidualne cechy przypisane do danego rodzaju zlecenia prezentowane są w sekcji Cechy.
System umożliwia wprowadzenie cech, które są wspólne dla wszystkich rodzajów zleceń. Zaznaczenie pola Wspólna spowoduje, że cecha ta będzie wyświetlana na wszystkich zleceniach w sekcji Cechy wspólne.

Cechy przedmiotów serwisowych

System umożliwia dodanie cech do serwisowanych przedmiotów. Podczas definiowania cechy należy określić jej nazwę i typ wartości: Tekst, Liczba, Data, Logiczny lub Data Czas. System umożliwia określenie wartości domyślnej oraz wskazanie czy uzupełnienie cechy ma być wymagane. Standardowo cechy używane są w kontekście danego przedmiotu, zaznaczenie parametru Wspólna powoduje, że dana cecha wyświetlana będzie dla wszystkich przedmiotów.

Wprowadzone w słowniku cechy dostępne są do wyboru w oknach definicji:


Wprowadzone cechy prezentowane są w zleceniu serwisowym, na zakładce 3 Przedmioty w sekcji szczegóły przedmiotu. W zależności od charakteru cechy, wyświetlona zostanie w odpowiedniej zakładce.


Cechy wykonawców zleceń serwisowych

System umożliwia wprowadzenie cech wykonawcy zleceń serwisowych, definicja cechy obejmuje podanie nazwy, opisu, typu. Fakultatywnie wprowadzić można wartość domyślną oraz określić czy cecha ma być wybierana ze spisu wartości i wymagana do uzupełnienia.

Wprowadzone cechy dostępne są do wyboru w oknie edycyjnym słownika Wykonawcy na zakładce Cechy.

Miejsca obsługi serwisu

W ramach firmy może funkcjonować wiele miejsc, które wykonują usługi serwisowe (np. oddziały, filie). Mogą być one również wykonywane przez podmioty współpracujące z daną firmą. Słownik Miejsca obsługi serwisu umożliwia zdefiniowanie danych adresowych zleceniobiorcy, które będą widoczne na Wydruku przyjęcia zlecenia i Wydruku rozliczenia zlecenia.

Od wersji 14.3.367.31 w definicji Rodzaju zlecenia serwisowego, istnieje możliwość wskazania zdefiniowanego w słowniku Miejsca obsługi serwisu.

Po uzupełnieniu pola, na wydrukach zleceń tego rodzaju prezentowane będą dane ze wskazanego miejsca obsługi serwisu.

Rodzaje alertów

Jest to słownik wspólny z innymi modułami. Opcja alertów pozwala na poinformowanie użytkownika o zdarzeniu, które nastąpiło w systemie, np. zamknięciu zlecenia serwisowego. Istnieje możliwość określenia sposobu, w jaki alert zostanie odebrany. Standardowo jest to okno w programie, można również ustawić odbiór poprzez sms, e-mail lub inny, dedykowany sposób opracowany podczas wdrożenia systemu.
W słowniku znajduje się spis dostępnych alertów, które można w zależności od potrzeb aktywować / dezaktywować, a także określić:


Dostępny katalog alertów stanowi zamkniętą całość, a dodanie nowego wiąże się z utworzeniem indywidualnego rozwiązania.

Słowniki dla dokumentacji

Są to słowniki wspólne dla wszystkich modułów i związane są z funkcjonalnością dodawania do obiektów systemowych dokumentacji w postaci plików. Słowniki dla dokumentacji dzielą się na:

Pozwala na określenie rodzaju wprowadzanego dokumentu, co może ułatwić późniejsze wyszukiwanie dokumentacji, grupowanie jej czy rozpoznanie.

Pozwala na zdefiniowanie cech, które można przypisać do załączanej dokumentacji. Stanowi on standardowy zbiór definiowanych wartości różnego typu (tekstowych, logicznych, liczbowych, daty, indywidualnie zdefiniowanych wartości).

Słownik służy do wskazania, w jakich programach mają być otwierane wskazany typy plików - funkcjonalność ta dotyczy podglądu dokumentacji poprzez opcję Pokaż. Ustawienia programów do podglądu dokumentacji można dokonać indywidualnie dla poszczególnych użytkowników.

Zlecenia serwisowe

Zlecenie serwisowe jest podstawowym dokumentem stosowanym w module Serwis. Stanowi ono zbiór informacji nt. zlecenia dla serwisantów wykonujących czynności, a także jest podstawą monitorowania stanu realizacji oraz rozliczenia zgłoszenia.

Okno zleceń serwisowych

Zawiera wykaz wszystkich dokumentów zleceń serwisowych wystawionych w systemie i zawiera szereg opcji dotyczących m.in. dodawania zleceń serwisowych, filtrowania danych i realizacji wystawionych dokumentów.

Istotną informacją w procesie obsługi serwisowej są Statusy realizacji zleceń serwisowych. Statusy te stanowią zamknięty katalog i mogą zostać zmienione po spełnieniu określonych warunków:


Ikony dostępne w oknie zleceń serwisowych:


Użytkownik ma możliwość całkowitego usunięcia zlecenia wraz z powiązanymi dokumentami HM lub pozostawienia dokumentów powiązanych, np. Oferty dla odbiorcy.


W oknie znajdują się pola dotyczące daty i czasu zamknięcia oraz metodę płatności pobierane ze zlecenia serwisowego. Pola te są edycyjne i użytkownik na etapie rozliczenia zlecenia ma możliwość zmiany powyższych danych. W oknie dostępne są znaczniki, które są zapamiętywane i przepisywane z ostatniego okna rozliczenia:

W sekcji Zlecenia wybrane znajduje się dokument, który użytkownik wskazał do rozliczenia. Natomiast sekcja Dodatkowe zlecenia do fakturowania zawiera nierozliczone zlecenia serwisowe kontrahenta, które można wskazać do zafakturowania łącznie z aktualnym zleceniem.
Dostępne są ikony ułatwiające weryfikację i edycję wymienionych w oknie dokumentów:


Konfiguracja okna Zlecenie serwisowe pozwala na prezentację szczegółów zlecenia, prezentowanych zgodnie z wybranym ustawieniem.

Szczegóły prezentowane są w formie tematycznych zakładek i stanowią szybki podgląd danych dotyczących zlecenia. Opcja Kolumny w szczegółach dostępna w Konfiguracji okna umożliwia dodanie wybranych danych na pierwszej prezentowanej zakładce o nazwie Szczegóły. Dodatkowo z poziomu niektórych zakładek dostępne są akcje edycyjne jak Dodaj lub Popraw (np. na zakładce Dokumentacja, Dokumenty, Historia statusu zlec.).

Zakładka Start-Stop służy do rejestracji faktycznego czasu, który wykonawca poświęcił na realizację danego zlecenia. Dodanie i edycja wpisów wykonywane są za pomocą opcji z menu kontekstowego lub skrótu klawiszowego.


Okno edycyjne zlecenia serwisowego

Okno edycyjne zlecenia serwisowego podzielone jest na zakładki:

Podstawowe

 

Dodatkowe


Warunki handlowe - w sekcji znajdują się dane dotyczące warunków rozliczenia zlecenia:


Sekcje Uwagi oraz Uwagi wykonawcy są polami edycyjnymi i umożliwiają wprowadzenie dodatkowych informacji do zlecenia serwisowego. Pole Uwagi wykonawcy dostępne jest do edycji z poziomu aplikacji mobilnej.

Przedmioty

Zakładka dotyczy przedmiotów serwisowanych z zleceniu. Moduł Serwis 2.0 umożliwia serwisowanie wielu przedmiotów w ramach jednego zlecenia, w związku z tym w oknie wyodrębnione zostały sekcje Przedmioty oraz Szczegóły przedmiotu, która prezentuje dane w kontekście wybranego przedmiotu.

Dodanie przedmiotu odbywa się poprzez standardową funkcję Dodaj F3 . Wywoła ona okno z wyborem przedmiotów przypisanych do kontrahenta wybranego w zleceniu serwisowym, które umożliwia też dodanie nowego przedmiotu. Wybrane przedmioty można podejrzeć lub usunąć. Opcje te dostępne są również w menu kontekstowym sekcji. Dodatkowo za pomocą opcji Wybór kolumn użytkownik może dostosować prezentowane w sekcji informacje o przedmiocie do własnych potrzeb. Opcja Kopiuj komórkę umożliwia skopiowanie wartości danego pola do schowka.

Zawiera ona zakładki:

Wykonawcy

Zakładka służy do wskazania wykonawcy lub wykonawców danego zlecenia serwisowego. Pierwszy z dodanych wykonawców posiadać będzie znacznik Główny, w przypadku dodania kolejnych wpisów, rolę głównego wykonawcy można przypisać za pomocą opcji dostępnej pod ikoną i w menu kontekstowym. W menu możliwe jest również oznaczenie wykonawcy jako Bierze udział. Opcja ta dedykowana jest dla współpracy programu z aplikacjami mobilnymi Serwis 2.0. Domyślnie każdy dodany do zlecenia wykonawca zostaje oznaczony jako Bierze udział, a zlecenie serwisowe jest widoczne na liście zleceń danego serwisanta w aplikacji mobilnej. Odznaczenie pola skutkuje brakiem widoku zlecenia w aplikacji. Opcja ta ma zastosowanie w sytuacji, gdy:


Dzięki zastosowaniu znacznika widok zleceń serwisowych na aplikacji mobilnej wykonującego nie jest zaburzony przez wyświetlanie pozycji, które zostały przez niego zrealizowane, ale zlecenie nie zostało jeszcze zamknięte.


Z uwagi na to, że w zleceniu występować może więcej niż jeden przedmiot i więcej niż jeden wykonawca, to system weryfikuje kompetencje wykonawców w kontekście możliwości wykonania serwisu przedmiotów w zleceniu. System sprawdza, czy dany wykonawca posiada uprawnienia do co najmniej jednego z przedmiotów zlecenia. W przypadku, gdy wybrany wykonawca będzie posiadał wpis np. o zabronionym rodzaju przedmiotu Samochody osobowe, a zlecenie będzie obejmowało tylko przedmioty z tego rodzaju, to system przy zapisywaniu okna wyświetli stosowny komunikat i nie pozwoli na zapis.

Cechy zlecenia

Na zakładce wyświetlane są cechy w kontekście zleceń serwisowych. Sekcja Cechy zawiera te cechy, które są przypisane do danego rodzaju zlecenia. W sekcji Cechy wspólne wyświetlane są cechy z zaznaczonym parametrem Wspólna.

Dokumentacja

Zakładka umożliwia dodawanie dokumentów zewnętrznych. Dokumenty można dodać z pliku, ze skanera, z e-mail lub z repozytorium. Dodatkowo określić można sposób przechowywania plików: w bazie dodatkowych dokumentów lub jako ścieżki do pliku. W konfiguracji systemu znajduje się parametr: Ustawienia - System - Maksymalny limit rozmiaru pliku zapisywanego do bazy dodatkowych dokumentów (MB), w którym określić można maksymalny rozmiar dodawanego pliku.
W oknie Dokument możliwe jest ustawienie dodatkowych parametrów w zakładkach:


Powiązania

Zakładka umożliwia wskazanie powiązań zlecenia serwisowego z innymi obiektami w systemie. Zakładka podzielona jest na sekcje:

Użytkownik może w tym miejscu ręcznie wskazać powiązanie z istniejącym obiektem CRM. Widoczne będą tu również powiązania ze zdarzeniami CRM utworzonymi automatycznie na podstawie parametru w konfiguracji rodzaju zlecenia serwisowego  Powiąż z CRM

Sekcja ta umożliwia wskazanie powiązania z dokumentami wystawionymi w Module Handlowo-Magazynowym. Opcja ta jest dostępna równie z w oknie z wykazem wszystkich zleceń serwisowych: menu kontekstowe → Podstawowe → Powiąż z dokumentem HM.

Kalkulacja

Zakładka służy do oszacowania koszów realizacji zlecenia serwisowego. Podzielona jest na 2 sekcje:


Dotyczy materiałów przewidywanych do użycia podczas realizacji zlecenia, które mogą zostać uwzględnione w rozliczeniu. Pozycje można dodawać za pomocą opcji:

Dla materiałów dodanych w tej sekcji istnieje możliwość rezerwacji stanu magazynowego. W tym celu należy ustawić na pozycji i za pomocą opcji Rezerwuj materiały (Ctrl+F5), dostępnej pod ikoną lub w menu kontekstowym wywołać okno Rezerwacja kalkulacji, następnie wpisać ilość zarezerwowaną.

W sekcji należy dodać usługi, które wykonywane będą podczas realizacji zlecenia serwisowego. Analogicznie jak dla materiałów, możliwe jest dodawanie pozycji usługowych pojedynczo ze słownika oraz na podstawie schematu serwisowego.

 
W menu kontekstowym sekcji poza standardowymi opcjami systemu jak m.in. Pokaż, Dodaj, Usuń dostępne są:



W dole zakładki znajduje się podsumowanie łącznych kosztów materiałów i usług oraz nr dokumentu kalkulacji. Dokument ten wystawiany jest tle podczas edycji zakładki, natomiast jego rodzaj zależy od ustawienia pola Dokument kalkulacji w definicji Rodzaju zlecenia serwisowego. Wystawiony dokument jest widoczny w powiązaniach zlecenia serwisowego.

Rozliczenie

Na zakładce wskazywane są materiały i usługi faktycznie użyte do realizacji zlecenia oraz ich podsumowanie.

Pozycje mogą być dodawane ręcznie, za pomocą standardowej opcji Dodaj F3, przepisane z kalkulacji za pomocą opcji Dodaj z kalkulacji (Ctrl+F3), dostępnej w menu kontekstowym oraz pod ikoną . W przypadku zastosowania opcji Dodaj z kalkulacji, materiały zostaną przepisane do rozliczenia również wtedy, gdy nie będą posiadały stanu magazynowego. W sekcji Usługi możliwe jest dodanie pozycji na podstawie meldunków start-stop powiązanych ze zleceniem serwisowym. Służy do tego opcja w menu pod prawym przyciskiem myszy Dodaj pozycje z „Start-Stop" (Alt+F3).

Dodane pozycje usług domyślnie wystawiane są dla głównego wykonawcy. Możliwe jest wskazanie kilku wykonawców usługi z uwzględnieniem udziału każdego z wykonawców. Opcja dostępna jest w menu pod prawym przyciskiem myszy → Wykonawcy usługi. Uruchamia ona okno, w którym można dodać wykonawców oraz określić ilość, czyli udział danego wykonawcy w realizacji usługi.

Można dodać jedynie wykonawców, którzy zostali przypisani do danego zlecenia serwisowego na zakładce 4 Wykonawcy. Suma ilości przypisanych do poszczególnych wykonawców musi być równa ilości usługi. Oznacza to, że jeśli usługa na wprowadzoną ilość 1, to łączny udział wykonawców musi być równy 1. Przy dodawaniu kolejnego wykonawcy system automatycznie uzupełnia jego ilość do ilości usługi.

W przypadku niezgodności system nie pozwoli na zapisanie danych w oknie i wyświetli komunikat: Wykonawcy usługi. Ilość przypisana do wykonawców różna z ilością z usługi.


Na zakładce istnieje możliwość zmiany sposobu rozliczenia materiałów i usług w kontekście danego zlecenia serwisowego. Za pomocą opcji Zmień rodzaj (Płatne/Bezpłatne) (Alt+F5) można określić, czy pozycje materiałów lub usług mają zostać rozliczone na dokumentach rozliczenia czy rozliczenia bezpłatnego. Opcja ta jest oddzielna dla materiałów i usług. Domyślnie wartości są ustawiane zgodnie z ustawieniem w definicji Rodzaju zlecenia.
Dodatkowo dla sekcji Materiały dostępna jest możliwość rezerwacji dostaw i określenia daty ważności. Za pomocą opcji Rezerwuj dostawy (Ctrl+F5) uruchamiane jest okno Rezerwacja realizacji, gdzie użytkownik wskazuje nr Dostawy/partii i/lub Datę ważności.

Usunięcie dokonanych rezerwacji jest możliwe za pomocą opcji w menu kontekstowym pozycji Wycofaj rezerwację i skrótu klawiszowego Ctrl+F8. Jeśli w sekcji materiały znajdować się będzie kartoteka z obsługą numerów dostaw, a rezerwacja dostaw dla tej pozycji nie zostanie wskazana, to zostanie ona wyróżniona kolorem czerwonym.

W menu obu sekcji dostępne są opcje analogicznie jak na zakładce Kalkulacja.

Koszty

Zakładka umożliwia wskazanie dodatkowych kosztów związanych ze zleceniem serwisowym, np. kosztów noclegów, paliwa). Możliwe jest również wskazanie dokumentu kosztowego wystawionego w module Finanse i Księgowość. Wykazane w tym miejscu koszty nie są uwzględniane w rozliczeniu danego zlecenia, mają one charakter informacyjny lub mogą zostać wykorzystane w zestawieniach definiowanych.

Podsumowanie

W zakładce prezentowane jest podsumowanie rozliczenia usług i materiałów wykorzystanych do realizacji zlecenia. Tabela umożliwia prezentację wartości w podziale na:


Wydruki dla zleceń serwisowych

W oknie Zlecenie serwisowe pod ikoną drukarki dostępne są standardowe formularze:


Dane na wydruk pobierane są z danych firmy lub z miejsca obsługi serwisu, zgodnie z kolejnością:

        1. Miejsce obsługi serwisu wskazane w rodzaju zlecenia, w przypadku jego braku:
        2. Dane z zakładki 8 Pieczątka znadującej się w System - Dane firmy, w przypadku ich braku:
        3. Dane określone na zakładkach 1 Dane podstawowe i 2 Adres


Zestawienia

W module Serwis 2.0 możliwe jest tworzenie zestawień definiowanych, proceduralnych oraz operacji na danych. Działania te opierają się o dedykowane rozwiązania dla indywidualnych klientów.

Okna programu posiadają możliwość przełączania widoku na tabelę zaawansowaną zawierającą szereg opcji pozwalających na sortowanie, grupowanie danych oraz ich eksport do plików. Opcja dostępna jest pod ikoną , skrótem klawiszowym Ctrl+Z oraz w menu kontekstowym okna.