W przypadku, gdy dokument sprzedaży musi być przed wysyłką do KSeF zatwierdzony/zaakceptowany (np. przez przełożonego lub klienta), zalecane jest wykorzystanie opcji Dokumenty sprzedaży w przygotowaniu, znajdującej się w menu Sprzedaż. 

W przypadku wysyłki dokumentu do platformy KSeF poza systemem Streamsoft nie jest tworzone powiązanie pomiędzy systemami (Streamsoft oraz KSeF). Ręczne wprowadzenie nr KSeF na dokumencie nie umożliwia komunikacji i wyszukania dokumentu na platformie, stąd brak możliwości pobrania UPO.

W tej sytuacji zalecane jest pobranie UPO bezpośrednio z aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur i powiązanie z dokumentem wystawionym w systemie Streamsoft za pomocą powiązania ogólnego:

Okno edycyjne dokumentu sprzedaży → zakładka Dodatkowe → sekcja Powiązania ogólne → Dodaj (F3)

Przykładowa sytuacja, w której mogą wystąpić różnice pomiędzy dokumentem wystawionym w systemie Streamsoft a dokumentem o tym samym numerze (nr faktury) znajdującym się na platformie KSeF:

W wyniku awarii komunikacji systemu Streamsoft z KSeF, wystawiony dokument nie został wysłany na platformę. Użytkownik zalogował się bezpośrednio do KSeF i wprowadził tam fakturę ręcznie (z numerem faktury jak w programie Streamsoft), której nadany został nr KSeF. 

Po przywróceniu komunikacji, dokument w systemie Streamsoft został automatycznie wysłany na platformę KSeF i otrzymał nr KSeF. W efekcie znajdują się tam dwa dokumenty sprzedaży z takim samym nr systemowym, ale różnymi nr KSeF.

Rozwiązanie:

Bezpośrednio na platformie KSeF należy wykonać korektę faktury, która wcześniej została tam wystawiona ręcznie. W wykazie faktur powinien zostać dokument wysłany z programu Streamsoft. Zapewni to spójność powiązań pomiędzy dokumentem wystawionym w programie a wysłanym do KSEF.

Przykładowa sytuacja, w której nie można wysłać dokumentów do KSEF za pomocą programu Streamsoft:

Nie można wysłać faktur z powodu awarii połączenia internetowego lub systemu po stronie podatnika, jednocześnie nie ma możliwości skorzystania z trybu wysyłki Offline24 (np. kontrahent oczekuje na fakturę w dniu wystawienia).

Rozwiązanie:

Na dokumentach sprzedaży w menu pod prawym przyciskiem myszy → Krajowy System e-Faktur znajduje się opcja Zapisz plik XML. Służy ona do zapisu wygenerowanego pliku XML w lokalizacji określonej w parametrze w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF → Katalog do zapisu plików XML. Pliki z tego katalogu można wczytać bezpośrednio na platformie KSeF za pomocą opcji Wczytaj fakturę. //ANIAKRU - nie wiem czy to tak powinno działać. Myślałam, że wygenerowany plik xml z programu wczytam na platformie i nadam mu tam numer KSeF, ale po wczytaniu pokazuje mi się info o błędzie w pliku. A w programie przeszedł on walidację. /

W przypadku faktur wystawionych w trybie offline i przekazanych poza KSeF konieczne jest umieszczenie na fakturze dwóch kodów QR:

1. służącego do identyfikacji faktury 
2. służącego do weryfikacji wystawcy

Do wygenerowania kodów QR niezbędny jest certyfikat wystawiany na platformie KSeF  lub w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Szczegółowy opis dotyczący generowania oraz umieszczania certyfikatu w systemie Streamsoft znajduje się tutaj. 

System monitoruje status komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur i umożliwia zmianę trybu pracy KSeF. Po edycji trybu na offline/offline24, podczas generowania pliku XML utworzone zostaną odpowiednie kody QR. Dodatkowo możliwe jest wystawienie dokumentu Potwierdzenie transakcji.

/ANIAKRU - w sumei nie do końca wiem jak powinno wyglądać odpowiedź bezpośrednio na pytanie "czy jest możliwa ponowna wysyłka". Ponowna wysyłka chyba NIE jest możliwa, jak klikniemy "Wyślij" na dokumencie, który jest w procesie przetwarzania, wysyłki i to pojawia się komunikat, że dokument został już wysłany. 

System weryfikuje status wysyłanych dokumentów i nie pozwala na ponowną wysyłkę tego samego dokumentu na platformę KSeF. Wyświetlony zostanie komunikat Dokument został już przesłany do KSeF.

Jeśli awaria komunikacji z platformą Krajowego Systemu e-Faktur przedłuża się, to w zależności od aktualnego etapu procesu wysyłki, to zastosowanie mogą mieć poniższe scenariusze:

1. Jeżeli dokument został umieszczony na platformie KSeF, system w trakcie kolejnych połączeń z platformą będzie cyklicznie podejmował próby pobrania nr KSeF. Cykliczność sprawdzania można określić za pomocą parametrów w konfiguracji systemu: Czas (w sekundach), po którym system sprawdzi nadanie nr KSeF od momentu wysłania dokumentu do platformy (0-wyłączone) oraz Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza nadanie nr KSeF na platformie KSeF dla dokumentów wysłanych o statusie "Wysłano, oczekuje" (0-wyłączone).
2. W przypadku gdy dokument został umieszczony na platformie KSeF i posiada status Wysłano, oczekuje, to możliwe jest ręczne wprowadzenie nr KSeF, który został już nadany na platformie, ale nie został jeszcze pobrany w programie. W tym celu należy otworzyć dokument za pomocą opcji Popraw (F5) (ze względu na wygenerowany plik XML uruchomione zostanie okno ograniczonej edycji) → zakładka 1 Podstawowe → sekcja KSeF → przycisk Zmień → opcja Edytuj nr KSeF.

3. Jeśli wygenerowane pliki XML nie zostały umieszczone na platformie KSeF i posiadają status Wygenerowano, to system umożliwia zapisanie wygenerowanych plików XML i wczytanie ich bezpośrednio na platformie KSeF. Scenariusz ten jest zalecany w  przypadku małej ilości faktur koniecznych do zamieszczenia w KSeF. Na dokumentach wystawionych w programie należy odznaczyć parametr Wysyłać do KSeF, znajdujący się na zakładce Zestawienie VAT. Zapobiega to wysyłce dokumentu, który został już ręcznie zaimportowany na platformie. Nr KSeF nadany na platformie należy ręcznie wprowadzić w programie Streamsoft, edycja taka jest zapisywana w rejestrze operacji i widoczna w oknie dokumentów sprzedaży, w kolumnie Nr KSeF. 

4. Dla dokumentów posiadających wygenerowany plik XML, które nie zostały umieszczone na platformie KSeF, możliwe jest również skorzystanie z narzędzia Kreator wysyłki KSeF, dostępnego w oknie dokumentów sprzedaży →  menu pod prawym przyciskiem myszy → Krajowy System e-Faktur. Pozwala ono na powrót do wcześniejszego etapu, np. usunięcia zatwierdzenia, usunięcie wygenerowanego pliku XML.

 Nie. W ramach jednego dokumentu sprzedaży obowiązuje jeden kurs waluty dla wszystkich pozycji.

Nie. Numery dokumentów w systemach Streamsoft są nadawane automatycznie i nie ma możliwości ich edycji. Zmiana tego elementu faktury może dotyczyć samofakturowania lub dokumentów wystawianych na platformie Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie możliwe jest ręczne wprowadzenie numeru dokumentu.

W przypadku rozbieżności pomiędzy nr dokumentu w KSeF i systemie Streamsoft zalecane jest wystawienie korekty do dokumentu wystawionego w KSeF, gdzie wprowadzony zostanie numer nadany w systemie Streamsoft.

System umożliwia edycję zamówienia od odbiorcy powiązanego z fakturą zaliczkową po aktywacji parametru w konfiguracji systemu: Ustawienia →  Dokumenty → Zamówienia → Zamówienia od odbiorcy umożliwić poprawę nawet gdy są faktury zal.do zam. Wysyłka faktury zaliczkowej do KSeF nie wpływa na możliwość edycji powiązanego zamówienia  od odbiorcy.

W przypadku rozproszonej struktury firmy kluczową rolę odgrywa wewnętrzna organizacja obiegu dokumentów i zakresu kompetencji poszczególnych osób posiadających dostęp do KSeF. W celu zawężenia uprawnień oraz kontroli przepływu faktur do poszczególnych oddziałów firmy można wykorzystać opcje dostępne w KSEF: dodatkowe pola na fakturze (Podmiot3) i unikalne identyfikatory oddziałów (tzw. ID_WEW).