SPIS TREŚCI
Schemat FA3 jest dostępny od wersji 20.0.380.147.
Należy mieć wykupioną aktualną aktualizację dla Streamsoft Pro/Prestiż. Do obsługi KSeF wymagane jest dodatkowo wykupienie funkcjonalności importu i/lub eksportu.
Podstawowe wymagania techniczne niezbędne do prawidłowej komunikacji systemu Streamsoft z Krajowym Systemem e-Faktur:
Należy wyłączyć z KSeF miejsca sprzedaży, na których wystawiane są faktury (znacznik "Podlega KSeF" na miejscu sprzedaży). Dokumenty nie będą wtedy oznaczane do wysyłki.
Komunikat nie pojawi się użytkownikom bez prawa do wysyłki (ustawiane w Module Administratora). Można dezaktywować komunikat w opcji “Tryby pracy KSeF”. Można wyłączyć miejsce sprzedaży z obsługi KSeF.
Włączenie opcji KSeF w konfiguracji na środowisku produkcyjnym (wymagana licencja) aktywuje zarówno wysyłkę, jak i odbiór. Aby wyłączyć wysyłkę, należy wyłączyć z KSeF miejsca sprzedaży.
Tak, jeśli certyfikat zostanie wpisany do słownika certyfikatów w systemie.
System umożliwia podpinanie wielu operatorów pod jeden certyfikat.
Należy zweryfikować poprawność generowania tokena na stronie MF, we właściwym środowisku (demo lub produkcyjnym).
Należy sprawdzić, na którym środowisku wygenerowano token (demo czy produkcyjne) – musi być zgodne ze środowiskiem systemu. Należy też sprawdzić, czy operatorzy systemu zostali powiązani z tokenem.
Przykładowa sytuacja, w której nie można wysłać dokumentów do KSEF za pomocą programu Streamsoft:
Nie można wysłać faktur z powodu awarii połączenia internetowego lub systemu po stronie podatnika, jednocześnie nie ma możliwości skorzystania z trybu wysyłki Offline24 (np. kontrahent oczekuje na fakturę w dniu wystawienia).
Rozwiązanie:
Na dokumentach sprzedaży w menu pod prawym przyciskiem myszy → Krajowy System e-Faktur znajduje się opcja Zapisz plik XML. Służy ona do zapisu wygenerowanego pliku XML w lokalizacji określonej w parametrze w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF → Katalog do zapisu plików XML. Pliki z tego katalogu można wczytać bezpośrednio na platformie KSeF za pomocą opcji Wczytaj fakturę.
Za pomocą opcji zmiany trybu pracy KSeF, znajdującej się na dolnym pasku programu, należy ustawić tryb offline24. Od tego momentu dla dokumentów sprzedaży będą dostępne wydruki, wizualizacje PDF oraz dokument Potwierdzenie transakcji zawierające kody QR.
Do generowania kodów QR niezbędny jest certyfikat.
Po wysyłce dokumentów do KSeF system oczekuje na informację z platformy o nadanych nr KSeF. Może to potrwać kilka minut, w zależności od kilku czynników (np. ilości wysłanych dokumentów, obciążenia serwerów MF czy wydajności łącza internetowego). System cyklicznie podejmuje próby pobrania nr KSeF na podstawie parametrów w konfiguracji systemu:
1.Jeśli po dłuższym czasie status dokumentu nadal pozostaje Wysłano, oczekuje należy zweryfikować czy faktura została umieszczona na platformie KSeF logując się na platformie KSeF i sprawdzając wykaz faktur lub w systemie Streamsoft → okno dokumentów sprzedaży → prawy przycisk myszy → Krajowy System e-Faktur → Kreator wysyłki KSeF → Odszukaj wysłany dokument.
Jeśli dokument znajduje się na platformie to można pobrać Nr KSeF (okno dokumentów sprzedaży → prawy przycisk myszy → Krajowy System e-Faktur → Pobierz numer KSeF)
2. Jeśli dokumentu nie znaleziono na platformie, to system wyświetli odpowiedni komunikat: Nie znaleziono dokumentu na platformie KSeF. W sytuacji awaryjnej użytkownik ma możliwość zmiany statusu wysłanego dokumentu na "Zatwierdzony". Cofnięcie zdarzenia wysłania dokumentu do KSeF spowoduje usunięcie informacji tylko w programie. Informacja o wysłaniu może być nadal dostępna na platformie KSeF. Czy wycofać z systemu informację o wysłaniu dokumentu do platformy KSeF? Wybór Tak umożliwi ponowną wysyłkę dokumentu.
Dokument zostanie wysłany do KSeF po wybraniu opcji/przycisku "Wyślij do KSeF" dostępnego w oknie dokumentów sprzedaży lub oknie bufora wysyłki do KSeF. Na definicji dokumentu (Słowniki -> Definicje dokumentów) dostępny jest parametr "Wyślij automatycznie do KSeF" jednak nie zalecamy jego włączania w początkowej fazie zapoznawania się z rozwiązaniem. Dokument dostarczony do KSeF nie jest możliwy do poprawy.
Pełna automatyczna wysyłka bez udziału operatora dostępna jest tylko z wykorzystaniem rozwiązania REST (rozwiązanie dedykowane).
Tak, z wykorzystaniem rozwiązania REST (rozwiązanie dedykowane) – automatyzacja wysyłki według indywidualnych potrzeb firmy.
System nie pozwoli wysłać już raz wysłanej faktury. Platforma odrzuci dokument o takim samym numerze jeśli operator spróbuje wysłać go w inny sposób.
Dokument nie zostanie wysłany. Klientowi można przekazać wydruk z odpowiednimi kodami QR. Drukowanie kodów QR wymaga zarejestrowania odpowiedniego certyfikatu w systemie.
W nagłówku faktury ustrukturyzowanej znajduje się pole z datą wystawienia (P_1).
Jeśli data wskazana przez podatnika w polu P_1 jest wcześniejsza niż data przesłania pliku XML do KSeF, faktura zostaje automatycznie uznana za wystawioną w trybie offline24 i za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się datę wskazaną przez podatnika w polu P_1.
Zgodnie z informacją MF, podatnik ma obowiązek przesłać fakturę wystawioną w trybie offline24 do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia wskazanym w polu P_1.
W przypadku, gdy dokument sprzedaży musi być przed wysyłką do KSeF zatwierdzony/zaakceptowany (np. przez przełożonego lub klienta) i proces ten może potrwać kilka dni, zalecamy wykorzystanie opcji Dokumenty sprzedaży w przygotowaniu, znajdującej się w menu Sprzedaż.
W przypadku wysyłki dokumentu do platformy KSeF poza systemem Streamsoft:
Tak, zgodnie z zaleceniami MF. Opcja ta jest zaplanowana i pojawi się w kolejnych wersjach systemu.
Nie. W ramach jednego dokumentu sprzedaży obowiązuje jeden kurs waluty dla wszystkich pozycji.
Plik XML niesie za sobą wyłącznie o informację o utworzeniu XML w systemie Streamsoft. Informacja ta jest zawarta w pliku w polu <DataWytworzeniaFa>.
Numer i data nadania numeru KSeF nie są elementami struktury FA(3). Są one nadawane przez API KSeF, już po wystawieniu XML. Pola Dt. KSeF, znajdujące się obok numeru czy Data numeru KSeF zawsze będzie oznaczała datę nadania tego numeru przez API KSeF.
Przepisy pozostawiają podatnikom swobodę co do sposobu przekazywania faktur podmiotom zagranicznym poza systemem KSeF. Warunkiem formalnym jest jest oznaczenie faktury kodami QR, które umożliwiają weryfikację wystawcy w KSeF oraz danych zawartych na tej fakturze.
W zależności od indywidualnych ustaleń z kontrahentem dokument może być przekazany w formie papierowej, elektronicznie jako plik PDF lub w inny uzgodniony sposób.
System nie obsługuje wielu kontrahentów na jednym kontrahencie. Struktura pliku XML przewiduje taką możliwość.
W tej sytuacji proponowane jest wystawienie faktury ręcznie na platformie KSeF, a następnie dodanie dokumentu w systemie Streamsoft (np. w module Finanse i Księgowość, wiele nagłówków z powiązaniami) wraz z podaniem numeru KSeF.
//ANIAKRU - tutaj jest moja radosna twórczość, bo nie wiem czy to kiedyś omawialiśmy jak wprowadzać takie faktury, czy nie...Wiec nie wiem czy dobrze to opisałam. Poza tym odnosze isę tu bezpośrednio do korzystania z naszej opcji importu, bo jak ktoś nie ma naszego importu to i tak sam musi wprowadzać cała fakturę zakupu ręcznie do HM czy FK./ W przypadku korzystania z narzędzia importu dokumentów z KSeF do systemu Streamsoft, zalecanym postępowaniem jest wstrzymanie się z importem faktury do dnia, w którym będzie ona dostępna na platformie KSeF. Jeśli nie ma takiej możliwości (faktura musi zostać wprowadzona do systemu w dniu jej wystawienia), to należy dodać ją ręcznie w systemie. Po uzyskaniu nr KSeF należy go wprowadzić na dokument zakupu.
Należy przy tym pamiętać, aby przy pobieraniu dokumentów poprzez Bufor importu z KSeF, faktury wprowadzone ręcznie nie zostały zrealizowane i ponownie wprowadzone do programu. System może powiązać istniejący w systemie dokument zakupu z pozycją z bufora importu na podstawie numeru zewnętrznego i przy realizacji wyświetlić komunikat Dokument o takim numerze już istnieje. Takie pozycje należy przenieść do archiwum bufora (opcja jest dostępna pod prawym przyciskiem myszy → Przenieś do archiwum).
Jest to obsłużone automatycznie w standardzie. Lista WZ jest widoczna na fakturze.
Tak. Numer zamówienia można umieścić w cesze i oznaczyć ją do wysyłki w polach KSeF.
Tak, np. jako dodatkowa pozycja faktury.
Tak, schema to przewiduje. W systemie jest to pole: "Globalny numer lokalizacyjny dla EDI".
Parametr jest obsługiwany w standardzie i nie wymaga dodatkowych ustawień.
Schemat faktury XML nie przewiduje własnych kolumn w pozycjach. Takie informacje można zawrzeć w sekcji "Dodatkowy opis" faktury. Można też wykorzystać opcję Szablony XML LINK.
Takie dokumenty należy wprowadzić tak jak dotychczas w systemie. Nie będzie można tego realizować w buforze KSeF.
Przykładowa sytuacja:
W KSeF otrzymano fakturę zakupu z towarem wyrażonym w jednostce miary "kg". Towar ten jest przyjmowany i sprzedawany w innej jednostce miary - "szt"
Rozwiązanie:
Pozycję z bufora importu z KSeF należy zrealizować bez pozycji kartotekowej, a następnie dodać ją na dokumencie wystawionym w systemie Streamsoft.
//ANIAKOR trzeba to jeszcze ładnie ułożyć i rozpisać, na razie to robocza notatka / Przy imporcie z KSeF dokument ten nie niesie ze sobą informacji o ewidencji VAT. Po zaimportowaniu i realizacji należy weryfikować dokument i ewentualnie zmienić ewidencję VAT na pozycjach. System standardowo wymusza zestawienie VAT na takie jak jest w KSeF.
Tak, wymagane jest rozszerzenie licencji o "KSEF - odbiór".
Tryb KSeF obowiązuje na konkretnej bazie dla wszystkich użytkowników.
Tak, dla każdej bazy (klienta) należy osobno skonfigurować ustawienia KSeF i wgrać odpowiedni certyfikat/token.