Dotyczy wersji systemu: 20.0.380.257
Ze względu na wprowadzane usprawnienia i zmiany zalecamy regularne aktualizowanie systemu. |
Funkcjonalność importu dokumentów z KSeF jest licencjonowana i odpłatna. W celu zakupu należy skontaktować się z Działem Handlowym Streamsoft lub Opiekunem.
Po wykonaniu autoryzacji tożsamości podatnika w Krajowym Systemem e-Faktur, należy skonfigurować system Streamsoft do komunikacji z platformą, zgodnie z instrukcją dostępną w artykule Konfiguracja obsługi KSeF.
Poniższy materiał zawiera opis funkcjonalności odbioru dokumentów z KSeF oraz ich wstępnego opracowania celem dalszego procesowania. Import dokumentów z KSeF jest dostępny w modułach: Handlowo-Magazynowym, Finanse i Księgowość, Księga Podatkowa oraz DMS.
System Streamsoft umożliwia import dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur w modułach: Handlowo-Magazynowym, Finanse i Księgowość i Księga Podatkowa za pomocą narzędzia Bufor importu, które jest współdzielone pomiędzy wymienionymi modułami. Służy ono do pobrania dokumentów z platformy KSeF oraz, po wstępnej edycji, przekazania ich do realizacji w odpowiednim module.
W przypadku modułów Finanse i Księgowość oraz Księga Podatkowa, w menu Dokumenty → Krajowy System e-Faktur dostępne są opcje importu zarówno dokumentów zakupowych jak i sprzedażowych, które zostaną dodane odpowiednio do Rejestru zakupu i Rejestru sprzedaży. W rozdziale Import z KSeF w module Finanse i Księgowość oraz Księga Podatkowa znajdują się szczegółowe informacje dotyczące importu oraz realizacji dokumentów w tym module.
Bufor importu z KSef jest narzędziem służącym do pobrania z Krajowego Systemu e-Faktur wszystkich dokumentów zakupu znajdujących się na platformie.
Krajowy System e-Faktur posiada ograniczenia dotyczące żądań wysyłanych na platformę. Obowiązują one zarówno dla wysyłki jak i odbioru dokumentów. Oznacza to, że można wysłać / odebrać określoną ilość dokumentów w określonym czasie. Po przekroczeniu limitu następuje czasowe zablokowanie komunikacji z KSeF, trwające zazwyczaj do kilku minut. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji system Streamsoft wyświetla komunikat z informacją o przekroczonym limicie żądań. |
Okno importu dokumentów z platformy KSeF posiada analogiczne opcje i budowę we wszystkich modułach.
W oknie dostępne są opcje:
- opcja umożliwia podgląd okna Bufor importu dokumentu z KSeF
- uruchamia okno Platforma KSeF - Dokumenty zakupu / Dokumenty sprzedaży, w którym widoczne są dokumenty do pobrania. Opcja jest aktywna wyłącznie dla statusu W przygotowaniu.
- umożliwia edycję danych w dokumentach pobranych z KSeF i wskazanie modułu, w którym wystawiony ma zostać dokument. W przypadku edycji pozycji posiadających status Do realizacji lub Zrealizowany, zmiana modułu nie jest możliwa. Jeśli zajdzie konieczność edycji pierwotnie wskazanego modułu, konieczna jest zmiana statusu na W przygotowaniu.
- umożliwia usunięcie dokumentu pobranego do bufora importu. Opcja jest dostępna tylko dla pozycji o statusie W przygotowaniu.
- umożliwia podpięcie definiowanych formularzy wydruku dla danych w oknie.
- umożliwia wyświetlenie pozycji bufora importu przypisanych do wybranego miejsca zakupu.
- wyświetla pozycje bufora importu z zaznaczonych miejsc zakupu.
- wyświetla pozycje bufora importu ze wszystkich miejsc zakupu.
- umożliwia filtrowanie danych w oknie według przypisanego modułu. Opcja dostępna jest dla dokumentów o statusie Do realizacji oraz Zrealizowany.
- umożliwiają wyświetlanie pozycji bufora importu według trzech statusów: W przygotowaniu, Do realizacji oraz Zrealizowany (Archiwum). Statusy mają istotne znaczenie w kontekście uprawnień użytkownika do podglądu i edycji dokumentów. Szczegółowe informacje w tym zakresie znajdują się w dalszej części dokumentacji.
- opcja służy do zmiany statusu pojedynczego dokumentu. Do zmiany statusu wymagane jest uzupełnienie poszczególnych pól, np. modułu, miejsca zakupu, w którym dokument ma zostać wystawiony. System informuje o braku wartości wymaganych pól za pomocą odpowiedniego komunikatu oraz ikony 
widocznej w oknie edycyjnym dokumentu importowanego z KSeF. W oknie Bufor importu z KSeF dostępna jest kolumna Poprawny, która w graficzny sposób informuje o statusie weryfikacji dokumentu uzupełnienie wszystkich niezbędnych pól skutkuje ikoną 
, w przypadku braku wartości któregokolwiek wymaganego pola pojawi się ikona 
.
System umożliwia odnajdowanie i filtrowanie faktur w buforze importu poprzez przeszukiwanie całej zawartości pliku XML. W tym celu w menu okna → Konfiguracja wyszukiwania → sekcja Parametry szukania na oknie → w polu Szukaj po polach dodano parametr KSeF - Zawartość pliku XML. Jest on domyślnie zaznaczony i powoduje, że po wpisaniu frazy w pole wyszukiwania system będzie weryfikował dodatkowo, czy występuje ona w pliku XML (zarówno jako nazwa pola jak i wartość). |
W menu pod prawym przyciskiem myszy → Widok → Kolumny w tabeli dostępna jest kolumna Oznacz, za pomocą której można wyróżniać pozycje w oknie bufora importu. Oznaczenie polega na przypisaniu danej pozycji znaku kółka w kolorze wskazanym z menu pod prawym przyciskiem myszy. Z uwagi na dużą zmienność pozycji w oknie buforu, oznaczone tu pozycje nie są prezentowane w opcji Obiekty oznaczone.
Za pomocą przycisku Dodaj (F3) uruchamiane jest okno Platforma KSeF - Dokumenty zakupu, które zawiera wykaz dokumentów znajdujących się na platformie Krajowego Systemu e-Faktur w obrębie NIP firmy. Domyślnie prezentowana jest lista wszystkich dokumentów (pobranych i niepobranych) znajdujących się na platformie w zadanym okresie, w kolumnie Pobrano oznaczone są pozycje, które zostały zaimportowane do systemu Streamsoft. Po uruchomieniu okna kolumna ta znajduje się zawsze jako pierwsza po lewej stronie.
Za pomocą filtra Pokaż dokumenty, których nie zarejestrowano w systemie użytkownik może zawęzić widok, wyświetlając wyłącznie pozycje, które nie zostały jeszcze pobrane. Zaznaczenie filtra nie jest zapamiętywane - podczas zamykania okna jest on automatycznie wyłączany.
Dla dokumentów, które zostały pobrane, w szczegółach okna prezentowane będą powiązania z dokumentem w Buforze importu z KSeF oraz dokumentem zrealizowanym z bufora.
Każdorazowe uruchomienie okna wiąże się wysłaniem zapytania do serwera Ministerstwa Finansów. Liczba zapytań jest limitowana przez MF, co oznacza, że dla danego numeru NIP w określonym czasie można pobrać ograniczoną liczbę dokumentów. Sposób prezentacji dokumentów w oknie zależy od parametru w menu System → Konfiguracja → Ustawienia - Obsługa → Ustawienia KSeF → Sposób prezentacji listy dokumentów na platformie KSeF, który może przyjąć wartości:
Parametr Sposób prezentacji listy dokumentów na platformie KSeF, dotyczy zarówno dokumentów sprzedaży jak i dokumentów zakupu.
Wszystkie dokumenty pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur do bufora w systemie Streamsoft otrzymują status W przygotowaniu. Zmiana statusu następuje w wyniku użycia przez użytkownika opcji Realizuj, po uprzednim uzupełnieniu niezbędnych danych (ręcznie lub automatycznie poprzez konfigurator kontrahenta KSeF).
W przygotowaniu
Pobranie dokumentów z platformy KSeF jest możliwe tylko w kontekście statusu W przygotowaniu. Jest on współdzielony pomiędzy modułami i na tym etapie określany jest dalszy kierunek realizacji dokumentu.
System umożliwia ograniczenie dostępu użytkowników do dokumentów oraz widoku w oknach Platforma KSeF i Bufor importu z KSeF. Ograniczenia te można wprowadzić poprzez:
Z uwagi na to, że w widoku W przygotowaniu widoczne są wszystkie zaimportowane dokumenty zakupu wystawione dla firmy, zalecamy zachować szczególną uwagę przy nadawaniu uprawnień dotyczących dostępu do tego statusu (Moduł Administratora - Prawa do opcji - Prawa\Firmy\...\Wspólne\Krajowy System e-Faktur - KSeF\Odbiór\Bufor importu dokumentów z KSeF - HM\Dostęp do statusu "W przygotowaniu"). |
Użytkownik ma możliwość pobrania jednej wskazanej, wszystkich lub zaznaczonych dokumentów z KSeF, wybór zatwierdza przyciskiem 
. Dokumenty widoczne będą w oknie bufora importu, gdzie prezentowane są dane odczytane przez system bezpośrednio z pliku xml. Wizualizacja pobranej faktury ustrukturyzowanej dostępna jest za pomocą opcji Podgląd (F2) oraz w szczegółach okna na zakładce Podgląd dokumentu KSeF.
Ponadto istnieje możliwość edycji danych z pobranego dokumentu KSeF na tym etapie za pomocą opcji Popraw (F5) 
lub podczas dalszej realizacji dokumentu.
Do realizacji
Dokumenty o statusie Do realizacji posiadają przypisany moduł, w którym mają zostać zrealizowane. Na tym etapie możliwe jest rozdzielenie dokumentów zgodnie z uprawnieniami posiadanymi przez poszczególnych użytkowników. Oznacza to, że tylko użytkownicy posiadający prawa do danego modułu, miejsca zakupu czy typu dokumentu będą mogli zrealizować pozycje z bufora. Brak uprawnień skutkować będzie wyświetleniem komunikatu o braku dostępu lub ograniczeniem widok dokumentów, np. w przypadku braku uprawnień do danego miejsca zakupu.
Archiwum
Filtr ten zawiera pozycje bufora importu z KSeF o statusach Zrealizowany i Anulowany. Status Zrealizowany oznacza, że do dokumentów zaimportowanych z KSeF zostały wystawione dokumenty w systemie Streamsoft. Powiązanie widoczne jest w menu kontekstowym pozycji → opcja Idź do oraz w szczegółach okna, na zakładce Powiązania.
System umożliwia przeniesienie dokumentu KSeF o statusie W przygotowaniu lub W realizacji bezpośrednio do Archiwum, z pominięciem etapu realizacji. Służy do tego opcja w menu pod prawym przyciskiem myszy Przenieś do Archiwum.
Przesunięte w ten sposób dokumenty będą posiadały status Anulowany i nie będą powiązane z dokumentami wystawionymi w systemie Streamsoft. Operację tę można cofnąć za pomocą opcji w menu kontekstowym → Przenieś do przygotowania.
System umożliwia powiązanie dokumentów istniejących w systemie z buforem KSeF oraz obiegiem DMS. W oknie Zakup (moduł HM) / Dokumenty (moduł FK) → Krajowy System e-Faktur Bufor importu dokumentów z KSeF w menu pod prawym przyciskiem myszy znajdują się opcje:
W celu usunięcia powiązania należy przenieść dokument z archiwum bufora do staniu W przygotowaniu za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy → Przenieś do przygotowania. Po użyciu tej opcji powiązanie z dokumentem zostanie usunięte, a dokument bufora będzie można ponownie powiązać lub zrealizować w innym trybie. Po wykonaniu operacji na powiązany dokument przekazywany jest numer KSeF oraz data jego nadania.
Po wyborze opcji wyświetlone zostanie okno, w którym należy wskazać dokument lub obieg DMS do powiązania.
Po powiązaniu następuje realizacja dokumentu (zmiana statusu na Zrealizowany) oraz przeniesienie do Archiwum. Ponadto wyświetlony zostanie raport realizacji bufora importu z KSeF.
W celu usunięcia powiązania należy przenieść dokument z archiwum do stanu W przygotowaniu za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy → Przenieś do przygotowania. Po użyciu tej opcji powiązanie z dokumentem HM zostanie usunięte, a dokument bufora będzie można powiązać ponownie lub zrealizować w innym trybie. |
Po wyborze pojedynczego dokumentu w oknie Platforma KSeF - Dokumenty zakupu system automatycznie uruchomi okno pozwalające na edycję danych w buforze. Możliwe jest również zaznaczenie wielu lub wszystkich dokumentów i pobranie ich do bufora, gdzie użytkownik może przygotować je do realizacji. W takim przypadku tryb edycji dokumentu KSeF uruchamiany jest ręcznie za pomocą opcji Popraw (F5).
Okno podzielone jest na zakładki 1 Podstawowe i 2 Pozycje:
Zawiera ona podstawowe dane do importu, informacje z dokumentu KSeF oraz sekcję z widokami pliku w formie HTML, tabelarycznej oraz XML. Uzupełnienie niektórych danych warunkuje dalszą realizację dokumentu. Brak niezbędnych wartości sygnalizowany jest ikoną czerwonego trójkąta z wykrzyknikiem.
Symbol ten może również oznaczać sytuację, która nie blokuje realizacji dokumentu, ale na którą należy zwrócić szczególną uwagę, np. ręczną edycję kursu waluty.
Podczas importu system weryfikuje, czy w bazie danych istnieje NIP zgodny z danymi zawartymi w pliku xml pobieranym z Krajowego Systemu e-Faktur i podpowiada dane kontrahenta. W przypadku braku zgodności domyślnie zaczytywany jest konfigurator predefiniowany i konieczne jest uzupełnienie odpowiednich pól. Po zapisaniu zmian system automatycznie utworzy konfigurator dla danego kontrahenta KSeF i podpowie dane przy kolejnym imporcie.
W zależności od wskazanego stanu weryfikacji oraz ustawienia jego obsługi w parametrze konfiguracyjnym, system kontroluje realizację dokumentu zaimportowanego z KSeF. Do widoku okna Bufor importu dokumentów z KSeF można dodać kolumnę Stan weryfikacji, opcja jest dostępna w menu pod prawym przyciskiem myszy → Widok → Kolumny w tabeli.
. W celu ponownego zaczytania pierwotnych danych z dokumentu KSeF należy zastosować opcję Przywróć dane z dokumentu.
Sekcja jest aktywowana w przypadku importu dokumentu FPZ i umożliwia wskazanie sposobu realizacji dokumentu:
Szczegółowy opis metod realizacji importu faktur do PZ został opisany w osobnym rozdziale Obsługa Faktur do PZ.
Sekcja ta prezentuje podstawowe dane pobrane z dokumentu KSeF, w tym numer oraz datę nadania nr KSeF. Pola nie są możliwe do edycji i mają charakter informacyjny. Istnieje możliwość skopiowania numeru KSeF za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy.
Po prawej stronie okna znajdują się opcje umożliwiające podgląd importowanej faktury w widoku HTML, tabelarycznym lub XML, co może stanowić ułatwienie podczas procesu identyfikacji i dalszego przekazania dokumentu do poszczególnych komórek organizacyjnych firmy.
Zakładka zawiera wykaz pozycji z importowanego dokumentu KSeF wraz możliwością ich edycji. Dodatkowo okno zawiera poziomą sekcję z podglądem dokumentu w formie HTML, tabelarycznej lub XML. Operator realizujący dokument powinien zweryfikować zawarte w nim pozycje, a umiejscowienie sekcji widoków pozwala na ergonomiczną pracę w obrębie pozycji importowanego dokumentu.
Widoczne w sekcji kolumny dotyczą danych pochodzących bezpośrednio z importowanego dokumentu KSEF (kolumny te posiadają dodatkowy sufix KSeF i nie podlegają edycji) oraz danych pozwalających na identyfikację kartotek w systemie Streamsoft. Edycję tych wartości umożliwiają opcje znajdujące się pod sekcją lub w menu kontekstowym:
- wywołuje okno danych kartoteki z systemu Streamsoft, która została przypisana do pozycji KSeF. - umożliwia dodanie nowej pozycji do spisu kartotek, która zostanie przypisana do pozycji zaimportowanej z KSeF. Opcja ma zastosowanie w przypadku, gdy na dokumencie z KSeF występuje pozycja, której nie można powiązać z kartoteką w systemie Streamsoft.
- umożliwia wskazanie kartoteki towarowej lub kosztowej, pod którą dana pozycja zostanie wprowadzona do systemu Streamsoft. Uruchamia ona okno, w którym wyświetlane są pozycje kartotek zgodnie z wybranym filtrem, np. kosztowe. System zapamiętuje wybór kartoteki dla pozycji z KSeF i podpowiada ją przy kolejnym imporcie.
- opcja czyści kartotekę wskazaną dla pozycji. 
- w przypadku pozycji towarowych należy wskazać magazyn, na który zostaną wprowadzone po wystawieniu dokumentu HM. Gdy dokument będzie realizowany w module Finanse i Księgowość, przypisanie magazynu dla pozycji rozszerza możliwości księgowania. W tym celu konieczne jest ustawienie parametru w konfiguracji systemu: Ustawienia - Księgowość - Rejestracja sprzedaży/zakupu - Dokumenty kosztowe w rozbiciu na magazyny na wartość TAK.
- usuwa magazyn ustawiony na pozycji.
- pozwala na zmianę zaimportowanej stawki VAT danej pozycji w przypadku jej niezgodności z identyfikatorem stawki VAT wprowadzonym w systemie Streamsoft.Przykład: w zaimportowanym dokumencie pozycja niepodlegająca VAT posiada stawkę określoną jako „n.p.”, natomiast w systemie Streamsoft funkcjonuje identyfikator „nie podlega”.
Pole to nie służy do zmiany stawki VAT wprowadzonej na dokumencie KSeF, np. zamiast 23% wystawca faktury omyłkowo przyjął stawkę 8%. W takim przypadku należy skontaktować się ze sprzedawcą w celu skorygowania dokumentu. |
- usuwa ustawioną na pozycji stawkę VAT.
- zaznaczenie opcji spowoduje, że system przepisze na dokument powstały w wyniku realizacji importu nazwę pozycji z pliku KSeF, natomiast indeks oraz identyfikator kartoteki zostaną przypisane zgodnie z danymi w systemie Streamsoft.
- usuwa zaznaczenie opcji Przepisz nazwę KSeF na pozycję.- domyślnie wszystkie pozycje zaimportowane z Krajowego Systemu e-Faktur posiadają znacznik Podlega realizacji. Jego usunięcie skutkować będzie brakiem danej pozycji na dokumencie powstałym w wyniku realizacji importu.
- usuwa na pozycji znacznik Podlega realizacjiSystem identyfikuje pozycje z pliku KSeF z kartotekami w systemie Streamsoft. Wyszukiwanie kartotek uzależnione jest od ustawienia w konfiguratorze kontrahenta na zakładce Inne. W przypadku braku dopasowania w kolumnach dotyczących indeksu i identyfikatora pojawią się ikony ostrzeżenia. Brakujące pola można uzupełnić na etapie bufora importu.
System posiada mechanizm weryfikujący zgodność jednostek miary pozycji z KSeF i jednostek określonych na kartotekach w systemie Streamsoft. W oknie realizacji pozycji bufora importu dostępna jest kolumna JM równe prezentująca informację:
System pozwoli na realizację pozycji bufora z niegodnymi jednostkami miary. W tej sytuacji na dokument wystawiony w systemie przeniesiona zostanie jednostka miary z KSeF.
Jeśli rozbieżność wynika ze stosowania odmiennych jednostek przy zakupie i sprzedaży danej kartoteki, to zalecanym działaniem jest realizacja pozycję z bufora importu z KSeF bez pozycji kartotekowej, a następnie dodanie odpowiedniej pozycji na dokumencie wystawionym w systemie Streamsoft.
Podczas realizacji dokumentu z KSeF weryfikowane jest zestawienie VAT w kontekście sposobu sumowania kwot netto, VAT oraz brutto na dokumentach wystawianych w systemie. W oknie Bufora importu dokumentu z KSeF, na zakładce 2 Pozycje znajduje się pole Wymuś zestawienie VAT, które standardowo jest zaznaczone, co powoduje, że w przypadku wystąpienia różnic, podczas realizacji importu system domyślnie wymusza wartości zestawienia VAT na zgodne z dokumentem KSeF (np. gdy w dokumencie KSeF wartości liczone są od brutto, natomiast w dokumencie generowanym w programie stosowane są obliczenia od netto) .
Odznaczenie pola Wymuś zestawienie VAT spowoduje, że w zrealizowanym dokumencie system przepisze kwoty z pozycji dokumentu KSeF, bez wymuszania zgodności z zestawieniem VAT dokumentu. Może to mieć zastosowanie w przypadku, gdy np. pozycja dokumentu KSeF ma zostać zrealizowana w systemie pod inną ewidencją VAT niż wynikająca z dokumentu KSeF.
Informacja o wymuszeniu zostanie zawarta w raporcie.
W celu usunięcia podświetlenia należy przejść w tryb edycji dokumentu i potwierdzić komunikat systemu wyświetlany podczas zamykania okna: Zestawienie VAT z podsumowaniem ewidencji jest niezgodne z podsumowaniem. Zapisać mimo tego?
Dla pozycji bufora realizowanych w module Finanse i Księgowość lub Księga Podatkowa dodatkowo dostępne jest pola Zbijaj pozycje. Jego zaznaczenie spowoduje, że system połączy pozycje z dokumentu KSeF przypisane do tej samej kartoteki i z tą samą stawką VAT w jedną pozycję na zrealizowanym dokumencie. Zaznaczenie opcji powoduje zbijanie pozycji wyłącznie dla aktualnie realizowanego dokumentu KSeF, oznacza to, że wartość pola nie jest przenoszona do konfiguratora importu danego kontrahenta → zakładka Ustawienia dla modułu FK/KPIR → pole Zbijaj pozycje wg kartoteki przy realizacji.
Na zakładce prezentowane są dane podmiotów trzecich, jeżeli występują na dokumencie z KSeF. Dane mają charakter informacyjny i nie można ich edytować.
Ponadto w oknach:
możliwe jest dodanie na widok kolumny informującej czy na zaimportowanym dokumencie występuje podmiot trzeci. W oknach modułu Handlowo-Magazynowego (HM) kolumna nosi nazwę Podmiot 3, w modułach Finanse i Księgowość (FK) oraz Księga Podatkowa (KPIR) kolumna nazywa się KSeF - Podmiot 3. Opcja jest dostępna w menu pod prawym przyciskiem myszy → Widok → kolumny w tabeli.
Umożliwia wprowadzenie uwag dotyczących dokumentu znajdującego się w buforze importu z KSeF. Uwagi mają charakter informacyjny i są widoczne również w szczegółach dokumentu na zakładce Uwagi. Mogą służyć jako dodatkowa informacja dla operatorów pracujących na kolejnych etapach, wyjaśniać przyczynę archiwizacji lub stanowić notatkę.
System umożliwia uruchomienie osobnego okna z wizualizacją faktury pobranej z Krajowego Systemu e-Faktur. Opcja Pokaż w oknie podglądu 
jest dostępna w wielu miejscach w programie. Wywołuje ona samodzielne okno prezentujące fakturę w formacie HTML, które działa niezależnie od okna głównego programu (można je np. przesunąć na drugi ekran). Pozwala to na ergonomiczną pracę z dokumentem, np. podczas jego edycji w buforze lub dodawania pozycji, gdy zdecydowano o braku realizacji pozycji z bufora KSeF.
Narzędzie to służy do zdefiniowania ogólnych parametrów importu, na podstawie których system zidentyfikuje i powiąże wartości pól z e-faktury pobranej z KSeF z danymi w systemie Streamsoft, a następnie zrealizuje i wystawi dokument zgodnie ze wskazanymi ustawieniami.
Konfigurator tworzony jest w kontekście kontrahenta. Po aktualizacji w systemie znajduje się jeden wpis - konfigurator predefiniowany. Na jego podstawie, w kolejnych importach tworzone będą konfiguratory, indywidualne dla kontrahentów. Zawierać one będą domyślnie dane z konfiguratora predefiniowanego, które będzie można edytować i dostosować do specyfiki transakcji dokonywanych z danym kontrahentem. System zapamiętuje wprowadzane ustawienia i przy kolejnych importach podpowiada konfigurator danego kontrahenta zawierający ostatnio zapisane dane.
Okno edycyjne konfiguratora składa się z sekcji:
Obok pól dotyczących definicji dokumentów znajdują się znaczniki p.p.r. (pozycje podlegają realizacji). Jeśli pole jest:
Ponadto na zakładce dostępny jest parametr Uzupełniaj indeksy kontrahenta w przypadku braku. Jest on aktywny po dodaniu wartości Indeks, Nazwa i Ean w indeksach kontrahenta do kolejności wyszukiwania. Włączenie parametru powoduje aktualizację powiązań kartotek pomiędzy indeksami w konfiguratorze a indeksami kontrahenta z menu Sprzedaż → Promocje, umowy, gratisy → Indeksy kontrahentów.
W przypadku braku zarówno procedury jak i wskazania kolejności wyszukiwania, system pominie proces wyszukiwania kartotek.
Narzędzie to stanowi wykaz indeksów, które pojawiają się w dokumentach od kontrahentów pod nazwą, indeksem lub kodem EAN innym niż obowiązujący w systemie Streamsoft. Słownik ten tworzony jest odrębnie dla każdego kontrahenta, a system podczas kolejnych importów uzupełnia go automatycznie uwzględniając kontekst konfiguratora. Na jego podstawie podczas importu dokumentów danego kontrahenta system łączy pozycje z pliku z KSeF z indeksami istniejącymi w bazie danych firmy.
System przepisze do okna pozycje ze słownika, istnieje również możliwość ręcznego wprowadzenia kartoteki za pomocą opcji Dodaj (F3). Dostępny jest podgląd, edycja oraz usuwanie pozycji indeksów kontrahenta, należy przy tym mieć na uwadze, że wszelkie zmiany dokonywane w oknie są automatycznie przenoszone do słownika Indeksy kontrahentów KSeF.
Podczas importu dokumentów, system na podstawie indeksów kontrahenta paruje pozycje z pliku KSEF z indeksami w programie.
Indeksy kontrahenta są zapamiętywane w kontekście modułu, dlatego w przypadku realizacji dokumentów tego samego kontrahenta w różnych modułach zalecane jest utworzenie osobnych konfiguratorów ze wskazaniem modułu do realizacji.
System umożliwia nadanie uprawnień do podglądu i edycji konfiguratorów kontrahentów KSeF. W Module Administratora, w narzędziu Prawa do opcji dostępna jest gałąź: Prawa/Firmy/.../Krajowy System e-Faktur - KSeF/Odbiór/Konfiguratory kontrahentów KSeF umożliwiająca sterowanie dostępem do opcji dla poszczególnych grup użytkowników.
Narzędzie poprzez nawiązanie połączenia z platformą Krajowego Systemu e-Faktur prezentuje dokumenty zakupu otrzymane w KSeF. Pełni ono rolę informacyjną, dzięki której nie ma konieczności każdorazowego logowania się bezpośrednio do konta w Krajowym Systemie e-Faktur celem podglądu lub weryfikacji otrzymanych od kontrahentów faktur.
Przed uruchomieniem okna należy wskazać zakres dat, dla których prezentowane mają być dane. Pozycje widoczne w oknie zawierają nr KSeF, nr i datę dokumentu oraz datę i czas otrzymania dokumentu na platformie KSeF. Ponadto prezentowane są dane dotyczące sprzedawcy, odbiorcy oraz kwot netto, VAT i brutto.
W oknie dostępne są wszystkie dokumenty zakupu znajdujące się na platformie KSeF, zarówno już zaimportowane do systemu Streamsoft, jak i pozycje przed importem. Dla pozycji zaimportowanych, które zostały zrealizowane w systemie Streamsoft, w szczegółach okna widoczne jest powiązanie z wygenerowanym dokumentem.
Podczas pracy w oknie dane nie są odświeżane automatycznie, należy wykonać to za pomocą przycisku Odśwież stronę, dostępnego na pasku opcji okna.
W szczególnych przypadkach wystąpić może konieczność ręcznego wprowadzenia lub zmiany nr KSeF na zaimportowanych dokumentach.
Opcja Edytuj nr KSeF znajduje się na dokumentach wystawionych w modułach:
Okno edycyjne pozwala na edycję numeru KSeF wraz datą i godziną jego nadania. W oknie znajduje się parametr Tryb edycji ręcznej numeru i daty KSeF. W przypadku dokumentu posiadającego nadany nr KSeF należy zaznaczyć parametr, aby aktywować pola edycyjne. Jeśli dane w oknie zostaną zmienione ręcznie, to usunięcie zmian spowoduje powrót do pierwotnych wartości. W przypadku wprowadzania nowego nr KSeF domyślnie zaczytywana jest aktualna data i czas.
Opcja importu dokumentów dostępna jest w menu Zakup → Krajowy System e-Faktur → Bufor importu z KSeF. Szczegółowe opisy okna importu oraz okna realizacji znajdują się w rozdziale Bufor importu z KSeF.
W wyniku realizacji dokumentów z bufora importu KSeF wystawione zostaną dokumenty widoczne w oknie Dokumenty zakupu
W oknie Bufor importu dokumentów z KSeF znajduje się sekcja Sposób realizacji dokumentu FPZ, która jest dostępna tylko dla realizacji importu w module Handlowo-Magazynowym.
Umożliwia ona pobranie faktury zakupu według wybranego sposobu:
Za pomocą tej metody system podczas realizacji importu z KSeF utworzy dokument Faktura do PZ nie zawierający pozycji. W tej sytuacji, po realizacji należy przejść do utworzonego dokumentu zakupu i za pomocą opcji Popraw (F5) wskazać powiązanie z dokumentem PZ.
Na zakładkę Zestawienie VAT system przepisze wymuszone kwoty netto, VAT i brutto z dokumentu z KSeF. Z uwagi na różnicę pomiędzy wartością dokumentu z KSeF a wartością pozycji, raport po realizacji dokumentu będzie zawierał ostrzeżenie o wymuszeniu zestawienia VAT.
Za pomocą tej metody system podczas realizacji importu z KSeF automatycznie utworzy dokument Faktury do PZ oraz powiązanego do niego Przyjęcia Zewnętrznego, którego rodzaj należy wskazać w polu Definicja dokumentu.
Poniższy sposób realizacji zalecany jest w przypadku, gdy w systemie Streamsoft zostały już wprowadzone dokumenty magazynowe PZ, które wymagają uzupełnienia fakturą.
W polu Definicja dokumentu należy określić typ dokumentu magazynowego, pole Powiązania służy do wskazania dokumentów PZ z systemu Streamsoft, które zostaną powiązane z fakturą powstałą w wyniku importu z KSeF. Do obsługi pola Powiązania dedykowane są przyciski:
- umożliwia podgląd powiązanego dokumentu PZ
- umożliwia uruchomienie powiązanego dokumentu PZ w trybie edycji
- umożliwia wskazanie dokumentów PZ wystawionych dla danego kontrahenta
- usuwa dodane powiązanie z dokumentami PZPodczas realizacji pozycji z bufora importu, na dokument FPZ wystawiany w systemie Streamsoft przepisywane są pozycje z powiązanych dokumentów PZ, wraz z ilościami oraz ceną. Pozycje widniejące na Fakturze do PZ otrzymanej w KSeF nie są realizowane. |
Możliwe jest również dodanie pozycji kosztowych na dokumencie FPZ. W tym celu na pozycji bufora należy wskazać kartotekę kosztową oraz ustawić znacznik Do realizacji.
Metoda realizacji polega na utworzeniu w pierwszej kolejności dokumentu PZ, a następnie po ponownym użyciu opcji Realizuj wygenerowany zostanie dokument Faktura do PZ. Zalecana jest w przypadku, gdy do systemu nie zostały wprowadzone wcześniej dokumenty PZ.
Podczas realizacji pozycji importu system wygeneruje dokument PZ, a pozycja importu pozostanie w statusie Do realizacji.
Kolejne użycie opcji Realizuj (Ctrl+R) spowoduje wystawienie dokumentu FPZ i przeniesienie pozycji importu do archiwum.
Po wyborze tego wariantu realizacji nie należy wskazywać dokumentów PZ w polu Powiązania. |
Za pomocą Bufora importu dokumentów z KSeF możliwe jest wystawienie dokumentu korekty zakupu w postaci Uzupełnienie ZD, które dopełnia ścieżkę zwrotów towarów do dostawców. W oknie edycyjnym pozycji bufora importu dokumentu w polu Definicja dokumentu należy wskazać odpowiedni typ dokumentu UZD. W polu Uzupełnij dokument należy wybrać dokument faktury do skorygowania.
Na etapie edycji bufora możliwe jest wskazanie pojedynczego dokumentu zwrotu do dostawcy (ZD) istniejącego w systemie, co powoduje jego automatyczne powiązanie. Wskazanie dokumentu ZD nie jest obowiązkowe – można je wykonać również po realizacji pozycji bufora importu, podczas ręcznej edycji dokumentu Uzupełnienie ZD.
Powiązanie z wieloma dokumentami ZD jest możliwe wyłącznie podczas edycji utworzonego dokumentu korekty faktury - Uzupełnienie ZD (UZD).
System Streamsoft umożliwia pobranie z platformy Krajowego Systemu e-Faktur dokumentów sprzedaży oraz ich realizację w modułach FK i KPIR jako faktury kosztowe. Opcja służy do pobrania dokumentów w celu ich zaksięgowania i ma zastosowanie dla biur rachunkowych oraz w przypadku, gdy system Streamsoft funkcjonuje w strukturze rozproszonej, np. firma posiada wiele oddziałów, które są zarządzane centralnie.
Okno Buforu importu dokumentów sprzedaży z KSEF umożliwia zaczytanie dokumentów z platformy oraz podgląd, edycję, realizację lub usunięcie pobranych dokumentów. Ponadto istnieje możliwość zastosowania filtrów zawężających zakres danych w oknie.
Za pomocą opcji Dodaj (F3) w oknie użytkownik uruchamia okno Platforma KSeF - Dokumenty sprzedaży, w którym ma możliwość wskazania pozycji do pobrania (wybranej, zaznaczonych lub wszystkich). Opcja pobierania dokumentów z platformy jest aktywna tylko dla statusu W przygotowaniu.
Dokumenty pobrane z platformy KSeF otrzymują status W przygotowaniu. W celu ich dalszej realizacji należy uzupełnić odpowiednie parametry za pomocą opcji Popraw (F5). W przypadku wskazania wybranej pozycji, system automatycznie uruchamia okno edycyjne dokumentu.
Szczegółowe informacje dotyczące okna Bufor importu dokumentu z KSeF znajdują się w rozdziale Okno realizacji dokumentu - Bufor importu dokumentu z KSeF.
W przypadku kontrahenta posiadającego kilka konfiguratorów ze wskazaniem realizacji w różnych modułach, dla importu dokumentów sprzedaży z KSeF należy wskazać konfigurator z realizacją w module Finanse i Księgowość. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwe przekazanie pozycji na dalszy etap importu. |
Zaimportowany dokument dostępny jest w oknach Rejestracja sprzedaży, w którym możliwa jest jego standardowa edycja i księgowanie. Dodatkowo w oknie edycyjnym rejestru sprzedaży dostępna jest dodatkowa zakładka 9 KSeF, na której prezentowany jest podgląd pliku zaimportowanego z platformy w widoku HTML, tabelarycznym lub XML.
Narzędzie umożliwia zaczytanie dokumentów z platformy oraz podgląd, edycję, realizację lub usunięcie pobranych dokumentów. Zaimportowane dokumenty można sortować i filtrować w celu zawężenia wyników prezentowanych w oknie.
Za pomocą opcji Dodaj (F3) w oknie użytkownik uruchamia okno Platforma KSeF - Dokumenty zakupu, w którym ma możliwość wskazania pozycji do pobrania (wybranej, zaznaczonych lub wszystkich). Opcja pobierania dokumentów z platformy jest aktywna tylko dla statusu W przygotowaniu.
Dokumenty pobrane z platformy KSeF otrzymują status W przygotowaniu. W celu ich dalszej realizacji należy uzupełnić odpowiednie parametry za pomocą opcji Popraw (F5). W przypadku wskazania wybranej pozycji, system automatycznie uruchamia okno edycyjne dokumentu.
Szczegółowe informacje dotyczące okna Bufor importu dokumentu z KSeF znajdują się w rozdziale Okno realizacji dokumentu - Bufor importu dokumentu z KSeF.
Dokumenty zakupu zaimportowane z Krajowego Systemu e-Faktur realizowane są w module FK jako dokumenty kosztowe. Podczas edycji dokumentu w oknie Bufor importu dokumentów zakupu, na zakładce 2 Pozycje, należy przypisać kartotekę kosztową. System zapamiętuje wybór w kontekście konfiguratora oraz modułu i przy kolejnym imporcie pobierze dane automatycznie.
Po realizacji w module FK system przepisze do dokumentu nr oraz datę KSeF. Pod przyciskiem strzałki dostępna jest opcja ich edycji.
Istnieje możliwość wystawienia faktur kosztowych bez pozycji, w tym celu należy w oknie Bufor importu dokumentu z KSeF, na zakładce 2 Pozycje usunąć znacznik Podlega realizacji.
W wyniku realizacji importu do dokumentu kosztowego wpisywany jest numer KSeF oraz data jego nadania a do zakładki 2 Dokument przepisane zestawienie VAT. Pod przyciskiem strzałki dostępna jest opcja edycji daty i numeru KSeF.
W systemie dostępna jest opcja rozbicia kosztów pozycji w podziale na magazyny. Umożliwia to parametr dostępny w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Rejestracja sprzedaży/zakupu → Dokumenty kosztowe w rozbiciu na magazyny. Po jego włączeniu, podczas edycji dokumentu w buforze, dostępna jest możliwość wskazania magazynu dla pozycji.
Na dokumentach powstałych w wyniku realizacji importu z KSeF system umożliwia rozliczenie kosztów samochodów służbowych. Mechanizm ten działa tak samo jak na dokumentach wystawionych bezpośrednio w programie, tzn. w oknie edycji pozycji dokumentu należy zaznaczyć parametr Koszt samochodu służbowego oraz wskazać pojazd ze słownika.
Narzędzie poprzez nawiązanie połączenia z platformą Krajowego Systemu e-Faktur prezentuje dokumenty sprzedaży otrzymane do KSeF. Pełni ono rolę informacyjną, dzięki której nie ma konieczności każdorazowego logowania się bezpośrednio do konta w Krajowym Systemie e-Faktur.
Przed uruchomieniem okna należy wskazać zakres dat, dla których prezentowane mają być dane. Pozycje widoczne w oknie zawierają nr KSeF, nr i datę dokumentu oraz datę i czas otrzymania dokumentu na platformie KSeF. Ponadto prezentowane są dane dotyczące sprzedawcy, odbiorcy oraz kwot netto, VAT i brutto.
W oknie prezentowane są wszystkie dokumenty sprzedaży znajdujące się na platformie KSeF, zarówno już zaimportowane do systemu Streamsoft, jak i pozycje przed importem. Dla pozycji zaimportowanych, które zostały zrealizowane w systemie Streamsoft, w szczegółach okna widoczne jest powiązanie z wygenerowanym dokumentem.
Po zaimportowaniu dokumentów do bufora, przed ich realizacją do modułów Handlowo-magazynowego oraz Finanse i Księgowość, można dokonać ich procesowania przez moduł DMS. W oknie edycyjnym pozycji bufora na zakładce 1 Podstawowe dostępna jest opcja Procesuj w DMS. Po jej zaznaczeniu należy wskazać Rodzaj obiegu ze słownika Rodzaje obiegu dokumentów.
Parametr Procesuj w DMS jest widoczny również w konfiguratorze kontrahenta, dostępnym w menu DMS → Krajowy System e-Faktur → Konfiguratory Kontrahentów KSeF. Oznaczenie tego parametru w konfiguratorze jest aktualizowane z ostatnio wprowadzonych ustawień w pozycji bufora importu z KSeF i podpowiadane przy kolejnych importach.
Oznaczone w ten sposób pozycje bufora importu z KSeF posiadają znacznik Tak w kolumnie Procesuj w DMS. Za pomocą opcji Realizuj (Ctrl+R) należy zmienić status pozycji z W przygotowaniu na Do realizacji.
Następnie należy przejść w widoku Do realizacji i wystawić obieg DMS ponownie za pomocą opcji Realizuj (Ctrl+R). Po wykonaniu tej operacji pozycja w buforze otrzymuje status Procesowanie w DMS i pozostaje w statusie Do realizacji a wpis w buforze importu, w tym pozycje z zakładki 2, są możliwe do edycji.
Wygenerowanie dokumentu do modułu Handlowo-Magazynowego lub Finanse i Księgowość jest przeprowadzane z poziomu modułu DMS. Próba realizacji takiej pozycji w oknie bufora skutkuje komunikatem: Proces realizacji dokumentu bufora importu został przekazany do modułu DMS poprzez wystawienie obiegu DMS, z którego nastąpi jego dalsza kontynuacja. |
Procesowane w DMS dokumenty pochodzące z importu z bufora KSeF widoczne będą w oknach DMS - Obieg oraz DMS - Akceptacja obiegu, gdzie możliwe jest dodanie na widok kolumn: Data nr KSeF, Numer KSeF oraz Status.
System na podstawie pliku KSeF uzupełni część pól w oknie edycyjnym obiegu, np. Kontrahenta, Opis dokumentu, kwoty Brutto, Netto czy informacje umieszczone w pliku KSeF w sekcji Dodatkowy opis takie jak przedstawiciel handlowy, termin i sposób dostawy, Numer KSEF oraz Data nadania KSeF. Możliwa jest edycja niektórych pól z poziomu bufora, w tym celu pod przyciskiem strzałki dostępna jest opcja Popraw bufor importu z KSeF (F5), która uruchamia okno edycyjne pozycji bufora importu.
Różnice miedzy pozycjami bufora o wartościami atrybutów są wykazywane za pomocą wykrzyknika z opisem Niezgodność wartości z buforem KSeF. Próba realizacji takiego obiegu lub brak uzupełnienia obowiązkowych atrybutów jak np. Kontrahent, Waluta dokumentu w konsekwencji uniemożliwia wystawienie dokumentu na podstawie obiegu DMS. System wyświetli komunikat: Niezgodność wartości z buforem KSeF dla atrybutów:
W sekcji Podgląd możliwy jest widok wizualizacji dokumentu KSeF oraz podgląd załączonej do pliku dokumentacji.
Zakładka 6 Pozycje kosztowe zostanie uzupełniona o pozycje kartotek kosztowych wskazanych na etapie realizacji importu w buforze. Ponadto dostępna jest na niej opcja Importuj pozycje z bufora KSeF, która umożliwia pobranie do obiegu DMS pozycji kosztowych.
W przypadku, gdy na zakładce znajdują się już pozycje kosztowe, to użycie opcji Importuj pozycje z bufora KSeF spowoduje wyświetlenie komunikatu Istnieją pozycje, czy wczytać z bufora KseF? Po wyborze Tak pozycje kosztowe z pliku KSeF zostaną dodane do obiegu.
W oknie DMS - Akceptacja obiegu umożliwiono wystawienie dokumentu na podstawie danych z KSeF. Służy do tego opcja Wystaw wg bufora KSeF (Ctrl+R). Pozwala ona na wygenerowanie dokumentu zgodnie z ustawieniami i pozycjami wprowadzonymi na pozycji bufora importu KSeF, bez względu na zmiany wprowadzone w obiegu DMS.
Proces akceptacji obiegu DMS odbywa się standardowo, zgodnie z ustawieniami w danej firmie.
Po zakończeniu procesu akceptacji w module DMS, pozycja w Buforze importu z KSeF zostanie zrealizowana i przeniesiona do archiwum.
System umożliwia import dokumentów sprzedaży i zakupu z pliku w formacie XML, zgodnym ze strukturą logiczną dla eFaktur (FA). Dokumenty te zaczytywane są do bufora importu KSeF i procesowane w standardowy sposób.
Metoda ta nie wymaga bezpośredniego łączenia się z platformą KSeF w celu pobrania dokumentów i może stanowić alternatywę dla standardowego mechanizmu.
Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w osobnym materiale dostępnym pod linkiem: Import z pliku KSeF.
wersja 8.1 z dnia 2026-04-15