Dotyczy wersji systemu: 20.0.380.283
Ze względu na wprowadzane usprawnienia i zmiany zalecamy regularne aktualizowanie systemu. |
Funkcjonalność wysyłki faktur na środowisko produkcyjne KSeF jest licencjonowana i odpłatna. W celu zakupu należy skontaktować się z Działem Handlowym Streamsoft.
Przed uruchomieniem obsługi KSEF w systemie Streamsoft należy zweryfikować istniejące procedury obiegu dokumentów przedsiębiorstwie i dostosować je do nowego sposobu wystawiania faktur.
W linku znajduje się materiał zawierający informacje jak przygotować się do wdrożenia KSeF w firmie: KSeF w firmie: proces wdrożenia krok po kroku
Ponadto należy uruchomić i skonfigurować obsługę KSeF w systemie zgodnie z instrukcją dostępną w osobnym materiale: Konfiguracja obsługi KSeF .
SPIS TREŚCI:
Na dokumenty sprzedaży wystawiane w systemie dodany został znacznik Wysyłać do KSeF. Znajduje się on na zakładce Zestawienie VAT, w sekcji Ustawienia i odpowiada za wysyłkę danego dokumentu na platformę. Do Krajowego Systemu e-Faktur wysłane zostaną wyłącznie dokumenty posiadające zaznaczone pole Wysyłać do KSeF.
System automatycznie zaznaczy pole Wysyłać do KSeF po spełnieniu wszystkich poniższych warunków:
W przypadku braku uprawnień do tej czynności system zablokuje dalszy proces wysyłki oraz wyświetli komunikat zawierający ścieżkę do prawa do opcji w Module Administratora.
Po zatwierdzeniu w oknie wysyłki pojawią się dodatkowe informacje o dacie i operatorze, który zatwierdził dokument. Ponadto dostępna będzie opcja wycofania zatwierdzenia.
Pole to można również edytować ręcznie.
Na dokumentach podlegających wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur dostępna jest zakładka KSeF. Po wprowadzeniu dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur na zakładce dodatkowo prezentowane są informacje z dokumentu KSeF oraz widoki HTML, tabelaryczny i XML faktury.
Dodatkowo, na każdej zakładce dokumentu, w menu pod przyciskiem Opcje → Dokument dostępna jest opcja Edytuj nr KSeF. Pozwala ona na ręczne wprowadzenie nr KSeF. Znajduje ona zastosowanie w przypadku powiązania nagłówka dokumentu wystawionego w systemie z dokumentem wprowadzonym poza systemem Prestiż (np. bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów).
Możliwość wysyłki faktur do KSeF uzależniona jest od uprawnień posiadanych przez operatora zaszyfrowanych w tokenie KSeF oraz dostępu do narzędzi w ramach obsługi KSeF w programie, zdefiniowanych w Module Administratora za pomocą funkcji Prawa do opcji.
Szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji uprawnień do obsługi KSeF znajdują się w osobnym materiale dostępnym pod linkiem: Konfiguracja obsługi KSeF
Krajowy System e-Faktur posiada ograniczenia dotyczące żądań wysyłanych na platformę. Obowiązują one zarówno dla wysyłki jak i odbioru dokumentów. Oznacza to, że można wysłać / odebrać określoną ilość dokumentów w określonym czasie. Po przekroczeniu limitu następuje czasowe zablokowanie komunikacji z KSeF, trwające zazwyczaj do kilku minut. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji system Streamsoft wyświetla komunikat z informacją o przekroczonym limicie żądań. Poniżej link do dokumentacji dotyczącej limitów przygotowanej przez Ministerstwo Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/media/t0gdq3ux/zalacznik-do-wniosku-o-zwiekszenie-limitow-ksef-20.pdf |
Dokumenty sprzedaży wystawione przez operatora można wysłać za pomocą opcji Wyślij do KSeF, dostępnej na pasku ikon okna oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy.
Opcja ta automatycznie wysyła dokument, na którym operator był aktualnie ustawiony. W przypadku zaznaczenia jednego lub wielu dokumentów, pojawi się dodatkowe okno z wyborem trybu wysyłki: jednego wybranego dokumentu lub zaznaczonych.
Przed wysyłką pojedynczego dokumentu za pomocą opcji Wyślij do KSeF (Ctrl+K) znajdującej się na pasku ikon, system wyświetli zapytanie Czy na pewno wysłać dokument [FA nr dokumentu] do KSeF? Zapobiega to przypadkowej wysyłce faktur na platformę.
W przypadku próby wysyłki dokumentu, który nie jest obsługiwany w KSeF, system wyświetli raport:
Wysyłka dokumentów za pomocą tej opcji odbywa się automatycznie, a wszystkie procesy wykonywane są w tle.
W oknie postępu wysyłki dokumentu dostępny jest przycisk Przerwij, którego użycie spowoduje przerwanie procesu.
Należy mieć na uwadze, że opcja ta przerywa proces wysyłki i nie ma możliwości cofnięcia dokonanej wysyłki. Zastosowanie tej opcji podczas wysyłki większej ilości dokumentów, np. wszystkich w oknie lub zaznaczonych, spowoduje przerwanie wysyłki tylko dokumentów czekających w kolejce. |
Skutecznie wysłana faktura otrzymuje nr KSeF, który stanowi potwierdzenie wystawienia dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur.
Faktura wysłana do KSeF jest dostępna do edycji w ograniczonym zakresie. Nie ma możliwości wprowadzenia zmian w elementach, które znajdują się w pliku XML przesłanym do KSeF. Inne elementy jak np. cechy dokumentu, cechy pozycji, powiązania, słowniki definiowane, dodatkowe dane pozycji mogą być edytowane w oknie ograniczonej edycji.
W oknie Dokumenty sprzedaży za pomocą nowego zestawu kolumn umożliwiono wizualizację procesów związanych z KSeF. Można je dodać do widoku za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy - Widok - Kolumny w tabeli.
UPO można pobrać tylko dla zamkniętych sesji, w przypadku próby pobrania potwierdzenia w ramach bieżącej sesji system wyświetli komunikat: Nie można pobrać UPO. Otrzymano komunikat z platformy KSeF o treści: Sesja interaktywna aktywna. Komunikacja otwarta.
W celu pobrania potwierdzenia należy poczekać na wygaśnięcie sesji lub zamknąć ją ręcznie (za pomocą opcji Zamknij sesję w oknie System → Krajowy System e-Faktur → Status sesji).
System umożliwia również ustawienie automatycznej weryfikacji i pobierania UPO dla zamkniętych sesji. W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF znajduje się parametr Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza dostępność UPO dla zamkniętych sesji wysyłek na platformie KSeF (0 - wyłączone). Domyślnie parametr przyjmuje wartość 0. Ustawienie wartości większej niż 0 włącza na danym stanowisku cykliczne sprawdzanie dostępności UPO co podaną liczbę minut dla zamkniętych sesji wysyłek. Mechanizm obejmuje sesje z dnia bieżącego i poprzedniego (uwzględnia dni świąteczne), dla których nie pobrano UPO. Wysyła zapytanie do platformy KSeF i po pobraniu uzupełnia Nr KSeF oraz daty ich nadania dla dokumentów o statusie „Wysłano, oczekuje”.
W menu kontekstowym dokumentu, w gałęzi Krajowy System e-Faktur dostępne są opcje:
W celu zapisania plików konieczne jest uzupełnienie parametru w konfiguracji systemu: System → Konfiguracja → Obsługa → Ustawienia KSeF → Katalog plików XML.
Opcja może mieć zastosowanie w przypadku konieczności wysyłki dokumentów poza systemem Prestiż.
Narzędzie jest dostępne w menu Sprzedaż → Krajowy System e-Faktur → Bufor eksportu do KSeF. Stanowi ono zbiór dokumentów podlegających obsłudze KSeF wystawionych w systemie oraz umożliwia ich sortowanie, filtrowanie oraz wysyłkę.
Istnieje możliwość ograniczenia widoku dokumentów w oknie do faktur wystawionych ze wskazanego miejsca sprzedaży (ikona 
) lub wielu miejsc sprzedaży (ikona 
), ograniczenie do określonego typu dokumentów (ikona 
) oraz zmiana zakresu dat wyświetlanych dokumentów (ikona 
).
Możliwe jest dodanie na widok okna kolumny Miejsce sprzedaży informującej z jakiego miejsca sprzedaży wystawiona została faktura. Widoczne są wyłącznie miejsca sprzedaży, do których użytkownik posiada uprawnienia (nadawane w Module Administratora → Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji). Opcja dodania kolumny jest dostępna w menu pod prawym przyciskiem myszy Widok → Kolumny w tabeli.
Okno umożliwia również filtrowanie dokumentów według statusów KSeF:
Do wysłania - dokumenty posiadające oznaczenie Wysyłać do KSeF, które nie zostały wysłane do Krajowego Systemu e-Faktur
Wygenerowano XML - dokumenty, do których wygenerowany został plik XML
Zatwierdzono XML - dokumenty z wygenerowanym i zatwierdzonym plikiem XML
Wysłano oczekuje - dokumenty wysłane do Krajowego Systemu e-Faktur, który oczekuje na nadanie nr KSeF
Wysłano, przyjęto - dokumenty posiadające nr KSeF
Dokumenty operatora - ogranicza widok do dokumentów wystawionych przez aktualnie zalogowanego użytkownika. Filtr jest powiązany z uprawnieniem w Module Administratora dostępnym w narzędziu Prawa do opcji: Prawa → Firmy → ...→Wspólne → Krajowy System e-Faktur - KSeF → Wysyłka → Bufor eksportu dokumentów do KSeF - HM → Widok dokumentów innych operatorów
Filtry te dostępne są też w menu kontekstowym okna.
Wysyłka faktur z poziomu bufora odbywa się za pomocą opcji Wyślij do KSeF dostępnej na pasku opcji okna oraz w narzędziu Kreator wysyłki KSeF znajdującym się w menu pod prawym przyciskiem myszy. Ponadto w menu tym dostępne są opcje:
W menu Sprzedaż → Krajowy System e-Faktur znajduje się słownik Rola "Podmiot3" dla KSeF, który zawiera wykaz predefiniowanych ról oraz możliwość zdefiniowania własnej roli, prezentowanej w pliku jako Rola Inna.
Role predefiniowane (od numeru 1 do 11) można edytować, sterować aktywnością roli, nie ma jednak możliwości ich usunięcia. Przy próbie usunięcia takiej pozycji wyświetlony zostanie komunikat: Rola "Podmiot3" dla KSeF. Predefiniowanych danych nie można usuwać.
Za pomocą opcji Dodaj (F3) umożliwia wprowadzenie do słownika dodatkowej roli podmiotu, której opis do KSeF zostanie zdefiniowany przez użytkownika, natomiast domyślnie zawsze będzie ona posiadała rodzaj Rola Inna. Okno edycyjne roli umożliwia również wprowadzenie dodatkowego opisu.
W słownikach kontrahentów, oddziałów, pracowników, osób kontaktowych występujących na dokumentach jako dodatkowe podmioty związane z transakcją udostępniono możliwość wskazania roli.
W tym celu dostępne są:
1. Rola "Podmiot3" dla KSeF - służy do wskazania roli ze słownika. W menu pod przyciskiem strzałki 
dostępne są opcje:
2. Ident. wew. z NIP (IDWew) - pole opcjonalne. Służy do podania identyfikatora wewnętrznego używanego do identyfikacji podmiotu trzeciego w KSeF. Pole jest opcjonalne i działa w połączeniu z polem Rola "Podmiot3" dla KSeF. Oznacza to, że samodzielne podanie wartości identyfikatora wewnętrznego nie będzie oddziaływać na wystawiany w systemie dokument sprzedaży i generowany plik XML. Przykładem poprawnego ustawienia identyfikacji podmiotu trzeciego jest np. określenie roli jako 11 - Pracownik oraz wprowadzenie przypisanego mu numeru identyfikacyjnego.
Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, pole musi składać się z numeru NIP, myślnika oraz indywidualnego 5-cyfrowy numeru wewnętrznego.
W przypadku wprowadzenia wartości niezgodnej z obowiązującym formatem (maską pola) system wyświetli komunikat: Niepoprawny ciąg znaków w polu: Ident. wew. z NIP (IDWew)
Wartości wprowadzone w polach Rola "Podmiot3" dla KSeF oraz Ident.wew. z NIP (IDWew) zostaną automatyczne przepisane do dokumentu sprzedaży → zakładka KSeF → zakładka Podmiot 3 → sekcja Lista podmiotów trzecich (Podmiot3).
Identyfikator wewnętrzny (IDWew) nadawany jest w Aplikacji Podatnika KSeF. Przesyłanie i odbiór faktur zawierających IDWew będzie skuteczne wyłącznie dla plików z numerem wygenerowanym na platformie KSeF. |
Słownik Kontrahenci
Słownik Miejsca sprzedaży
W menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca sprzedaży, na zakładce 10 KSeF dodano pole Dane dla "Podmiot3" w KSeF, które umożliwia wskazanie roli podmiotu trzeciego ze słownika. Uzupełnienie pola jest opcjonalne.
Wskazana rola będzie przepisywana na wszystkie dokumenty podlegające KSeF wystawiane w tym miejscu sprzedaży.
Zakładka KSeF - Lista podmiotów trzecich
W oknie dokumentu sprzedaży na zakładce KSeF dostępna jest dodatkowa zakładka Podmiot 3, gdzie znajduje się sekcja Lista podmiotów trzecich (Podmiot3). Zawiera ona spis wszystkich ról podmiotów trzecich, które zostały określone w elementach systemu wpływających na zawartość faktury - np. w danych kontrahenta, osobie kontaktowej czy miejscu sprzedaży.
Jeśli w dokumencie występuje odbiorca, który nie posiada zdefiniowanej Roli dla Podmiotu 3 w swoich danych, to na Liście podmiotów trzecich na danym dokumencie zostanie dodany wpis z rola 2-Odbiorca.
Możliwe jest ręczne dodanie pozycji do Listy podmiotów trzecich. Za pomocą opcji Dodaj (F3) 
uruchomione zostanie okno edycyjne Rola "Podmiot3" dla KSeF, w którym można określić podmiot trzeci na podstawie danych z systemu.
Pozwala ono określić podmiot trzeci na podstawie danych z systemu. W polu Kontrahent, osoba kontaktowa, odbierający dokument można wybrać wartości:
Wybór jednej z powyższych wartości spowoduje, ze system automatycznie wypełni niektóre dane w oknie - można je edytować oraz uzupełniać.
W przypadku, gdy zostanie wskazana wartość Bez powiązania, dane należy wypełnić ręcznie. Wprowadzone wartości zostaną zapisane tylko dla danego dokumentu, nie uzupełniają one automatycznie słownika kontrahentów.
Zakładka Dostawa
Na zakładce Dostawa możliwe jest dodanie podmiotu trzeciego:
W oknie edycyjnym danych kontrahenta, na zakładce 18 KSeF, znajdują się pola:
Pola te dotyczą wyłącznie kontrahentów, którzy występują w dokumencie jako nabywca. Jeśli kontrahent zostanie oznaczony jednym z parametrów, to nie ma konieczności określenia dla niego roli w polu Rola "Podmiot3" dla KSeF.
Wartości pól przenoszone są do wygenerowanego pliku XML, do sekcji <Podmiot2>.
Podczas realizacji Zamówień od odbiorców i dokumentów magazynowych WZ, które mają ustalonego odbiorcę lub jakikolwiek element na zakładce Dostawa z określoną rolą Podmiotu 3 dla KSeF, to dane te zostaną przeniesione na dokument realizujący (np. Fakturę do WZ) do zakładki KSeF → Podmiot 3 → Lista podmiotów trzecich.
Dokumenty sprzedaży wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur pozwalają na wprowadzenie do 100 dodatkowych kontrahentów jako Podmiot 3, czyli podmiotów związanych z transakcją innych niż sprzedawca i nabywca, które są uprawnione do otrzymania faktury.
W systemach Streamsoft możliwe jest zdefiniowanie roli Podmiot 3 w różnych elementach systemu, co pozwala na dostosowanie pliku wysyłanego do KSeF dla takich transakcji. Ponadto wprowadzono możliwość wykorzystania identyfikatora wewnętrznego (pole ID_WEW) do identyfikowania odbiorcy faktury.
Narzędzie dostępne jest w menu kontekstowym okien Dokumenty sprzedaży i Bufor eksportu do KSeF. Opcja ta jest alternatywną metodą wysyłki faktur do KSeF, która prezentuje cały proces etapowo, pozwala na szczegółowy podgląd wykonywanych czynności oraz na jego przerwanie powrót w dowolnym momencie.
Składa się z 4 etapów:
1.Generowanie XML
W pierwszym kroku należy wygenerować plik w postaci faktury ustrukturyzowanej za pomocą przycisku Generuj plik XML. Podczas generowania pliku system waliduje tworzony plik ze schematem XSD i wyświetla odpowiednią informację o wyniku weryfikacji.
Po wygenerowaniu pliku XML okno zostanie uzupełnione o dodatkowe informacje i opcje takie jak dane o wygenerowanym pliku oraz widoki HTML, tabelaryczny oraz XML.
Dostępny w oknie widok HTML prezentuje graficzną formę faktury ustrukturyzowanej, która została ustalona przez Ministerstwo Finansów.
Na tym etapie istnieje możliwość usunięcia pliku xml.
Do kolejnego etapu wysyłki należy przejść za pomocą przycisku Dalej.
2.Zatwierdzanie XML
Na tym etapie należy zatwierdzić wygenerowany plik za pomocą przycisku Zatwierdź plik XML.
3.Wysyłanie
Zatwierdzony dokument jest gotowy do wysyłki za pomocą przycisku Wyślij plik XML do KSeF. W przypadku pracy w środowisku demonstracyjnym KSeF przycisk wysyłki zawiera dodatkowe oznaczenie: (DEMO).
Po wysłaniu dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur nadawany jest nr KSeF, który pojawi się w sekcji Informacje i dodatkowe opcje.
4.Zakończenie
Ostatni etap stanowi zakończenie sesji połączenia z KSeF oraz podsumowanie procesu wysyłki danego dokumentu. Przycisk Zamknij kończy pracę w oknie.
W systemie istnieje kontrola dokumentów podlegających wysyłce do KSeF. Podczas zamykania program weryfikuje status dokumentów i w przypadku wykrycia niewysłanych pozycji wyświetla komunikat ostrzegający: UWAGA!!! W systemie znajdują się dokumenty niewysłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Komunikat ten wyświetlany jest wyłącznie dla operatorów posiadających uprawnienia do obsługi KSeF.
Komunikat ten pojawia się wyłącznie dla użytkowników posiadających prawo do wysyłki dokumentów w Module Administratora → Grupy użytkowników → Prawa do opcji → Prawa\Firmy\...\Wspólne\Krajowy System e-Faktur - KSeF\Wysyłka\Wysyłka Można go również wyłączyć za pomocą parametru Informuj o niewysłanych dokumentach do KSeF znajdującym się w oknie Tryb pracy KSeF. Okno to jest dostępne:
|
|---|
Za pomocą przycisku Odszukaj wysłany dokument system weryfikuje czy wysłany dokument znajduje się na platformie KSeF.
W wyjątkowych sytuacjach, jeśli dokument nie zostanie odnaleziony, możliwa jest zmiana zmiana jego statusu i ponowna wysyłka - opcja jest dostępna wyłącznie dla użytkowników o uprawnieniach administratora. Szczegółowe informacje znajdują się tutaj.
Narzędzie to dostępne jest w menu Dokumenty → Krajowy System e-Faktur i poprzez połączenie z platformą prezentuje dokumenty sprzedaży wprowadzone do KSeF. Pełni ono funkcję informacyjną, dzięki której nie ma konieczności każdorazowego logowania się do konta w Krajowym Systemie e-Faktur celem podglądu wprowadzonych tam faktur sprzedaży.
Przed uruchomieniem platformy należy wskazać zakres dat, z którego prezentowane mają być dane. Dodatkowo zmiana zakresu dat możliwa jest również po uruchomieniu okna.
Widoczne w nim pozycje zawierają nr KSeF oraz datę i czas jego otrzymania. Ponadto prezentowane są informację identyfikujące fakturę, takie jak: data dokumentu, dane oraz NIP nabywcy i odbiorcy czy kwoty netto, vat, brutto.
W oknie dostępny jest filtr Pokaż dokumenty, których nie zarejestrowano w systemie. Po włączeniu prezentowana jest lista dokumentów sprzedaży, które nie zostały zarejestrowane w aktualnej bazie firmowej, co oznacza, że nie wykonano zarówno wysyłki dokumentu na platformę KSeF ani importu z platformy (np. dokument został wystawiony bezpośrednio na platformie KSeF).
Dane prezentowane w oknie pobierane są bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur, co oznacza, że w oknie wyświetlane są również faktury wystawione w aplikacji KSeF, poza systemem Prestiż. Pozycje te nie posiadają powiązania z dokumentami wygenerowanymi w programie. Natomiast wszystkie faktury wystawione w systemach Streamsoft, następnie wysłane do KSeF, są prezentowane w oknie wraz z powiązaniem widocznym w szczegółach okna.
Sposób wyświetlania listy dokumentów w oknie zależy od ustawienia parametru w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF → Sposób prezentacji listy dokumentów na platformie KSeF:
dostępnego na pasku opcji okna.
W celu wydania nabywcy wizualizacji faktury wystawionej w trybie offline lub offline24 konieczne jest umieszczenie na niej dwóch kodów QR pozwalających na weryfikację i pobranie faktury oraz na weryfikację certyfikatu, czyli potwierdzenie tożsamości wystawcy dokumentu.
Certyfikat KSeF jest niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline. Aplikacja KSeF dostarczana przez Krajową Administrację Skarbową umożliwia wygenerowanie certyfikatu o typie Podpis linku do weryfikacji wystawcy, który należy wprowadzić w systemie Streamsoft.
Po wprowadzeniu poniższych ustawień w systemie, wydruki faktur będą zawierały odpowiednie kody QR.
Wygenerowane wcześniej certyfikat oraz klucz należy wprowadzić do systemu Streamsoft. W menu System → Krajowy System e-Faktur → Certyfikaty KSeF za pomocą opcji Dodaj (F3) uruchomione zostanie okno edycyjne, w którym:
Kody QR będą drukowane wyłącznie na formularzach, w których w menu Słowniki → Definicje dokumentów HM → Sprzedaż towarów handlowych → wybrana definicja dokumentu → Popraw (F5) → zakładka 5 Formularze → wybrany formularz → Popraw (F5):
W zależności od tego, w jakim trybie pracy z systemem KSeF został wystawiony dokument, na wydruku zostaną umieszczone odpowiednie kody QR:
W przypadku faktur wystawionych w trybach offline, które zostaną następnie przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur i otrzymają numer KSeF, kod QR zostanie zaktualizowany.
W oknie Dokumentów sprzedaży w kolumnie KSeF - Wydruk. QR widoczny jest aktualny stan wydruku.
Kody QR są generowane na wydruk dokumentu dla którego utworzono plik XML. W przypadku, gdy na dokumencie:
to przy próbie system będzie komunikował: Nie można wygenerować kodu QR. Dla drukowanego dokumentu nie wygenerowano pliku XML dla KSeF.
Dla dokumentów, które zostały wystawione w trybie online, offline lub awarii dostępny jest formularz Potwierdzenie transakcji. Jest to dokument potwierdzający wystawienie faktury, która została lub zostanie w przyszłości przekazana nabywcy na platformie KSeF. Wydruk takiego dokumentu nie jest obowiązkowy, ma on charakter informacyjny. Zawiera on kody QR weryfikujące fakturę oraz wystawcę.
Przykład potwierdzenia dla dokumentu wystawionego w trybie online:
Przykład potwierdzenia dla dokumentu wystawionego w trybie offline:
wersja 5.0 z dn. 2026-04-22
