W związku z wprowadzeniem od 01.11.2019r. obowiązkowego Mechanizmu Podzielonej Płatności może pojawić się wiele pytań odnośnie postępowania w okresie przejściowym.

Poniżej przedstawione zostały podstawowe informacje dotyczące MPP w systemach Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż oraz sytuacje mogące budzić wątpliwości wśród użytkowników wraz z zalecanym rozwiązaniem. 

1. Transakcje podlegające Mechanizmowi Podzielonej Płatności (MPP)

• Wyłącznie transakcje krajowe w walucie PLN i w walucie obcej
• Wyłącznie transakcje z kontrahentami prowadzącymi działalność gospodarczą (nie dotyczy faktur detalicznych i paragonów)

2. Zmiana kartotek podlegających odwrotnemu obciążeniu

• Na kartotekach, które do tej pory posiadały znacznik Podlegające o.o. zostanie on od 01.11.2019 automatycznie zmieniony na Podlegający MPP. Zmiana jest dokonywana automatycznie podczas aktualizacji systemu i ingerencja użytkownika w dane kartotek w Systemie nie jest wymagana

• Kartoteki, które do tej pory nie podlegały odwrotnemu obciążeniu, a zostały wymienione w załączniku nr 15 ustawy o VAT, od 1.11.2019 r. należy ustawić jako podlegające MPP. Istnieje możliwość wykonania operacji grupowej, w tym celu należy w oknie Spis kartotek magazynowych z menu pod prawym przyciskiem myszy wybrać Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych à zakładka 12 Odwrotne obciążenie, MPP

• Podczas wystawiania dokumentów zakupu/sprzedaży z datą od  01.11.2019 r. stawka VAT pozycji podlegających MPP powinna zostać przyjęta zgodnie ze stawką wskazaną w danych kartoteki

Uwaga!

Jeśli kartoteka podlegająca odwrotnemu obciążeniu, miała przed 01.11.2019 r. niewłaściwie ustawioną stawkę „np” lub 0% to należy zmienić stawkę na obowiązującą. Brak tej zmiany będzie skutkować błędnym naliczeniem podatku VAT i w konsekwencji ryzykiem poniesienia sankcji finansowych.

3. Dodatkowe parametry w Konfiguracji Systemu

• "Ustawienia - Dokumenty - Edycja dokumentu - Kwota brutto dokumentu od której dodawać opis "Mechanizm  podzielonej płatności" (MPP)"

• W parametrze tym domyślnie zaznaczony jest znacznik „Włącz opcję” oraz wprowadzona jest kwota 15000,01 zł. Pole to jest edycyjne, odhaczenie znacznika powoduje dezaktywację pola z wartością. Powoduje to brak weryfikacji przez program limitu 15000,01 zł dla dokumentów i  brak wyświetlenia adnotacji o MPP dla dokumentu przekraczającego wartość brutto określoną w przepisach
• Parametr określa sposób w jaki adnotacje o MPP będą prezentowane na dokumencie, przyjmuje on następujące wartości:

• "Ustawienia - Dokumenty - Edycja dokumentu - Oznacz dokument jako MPP (Mechanizm podzielonej płatności) gdy:"

• • Jeśli wystąpi kartoteka MPP  i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) –  znacznik MPP pojawi się na dokumencie, gdy wystąpią pozycje podlegające MPP i wartość brutto dokumentu przekroczy kwotę z konfiguracji
  • Wg definicji dokumentu – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, jeśli w jego definicji będzie zaznaczone pole „Podlega Mechanizmowi Podzielonej Płatności”, niezależnie od kwoty dokumentu i znacznika MPP na kartotece
  • Zawsze ustaw znacznik MPP na dokumencie – znacznik będzie się pojawiał zawsze, niezależnie od kwoty dokumentu i znacznika MPP na kartotece
  • Wg definicji dokumentu MPP  i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) –  znacznik MPP pojawi się na dokumencie, jeśli w jego definicji będzie zaznaczone pole „Podlega Mechanizmowi Podzielonej Płatności” i wartość brutto dokumentu przekroczy kwotę z konfiguracji
  • Kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) – znacznik MPP pojawi się na dokumencie jeśli wartość brutto dokumentu przekroczy kwotę  z konfiguracji
  • Jeśli wystąpi kartoteka MPP – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, gdy wystąpią pozycje podlegające MPP

Uwaga!

Parametr ten ma szczególnie istotne znaczenie podczas wystawiania dokumentów, w zależności od przyjętego w firmie założenia:

• Ustawienie wartości na „Wg definicji  dokumentu” lub „Zawsze ustaw znacznik MPP na dokumencie” oznacza, że adnotacja Mechanizm podzielonej płatności pojawiać się będzie na dokumencie bez względu na kwotę brutto i występowanie kartoteki podlegającej MPP
• Ustawienie wartości  na „Jeśli wystąpi kartoteka MPP” lub Jeśli wystąpi kartoteka MPP  i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) oznacza, że System będzie kontrolował kwotę brutto dokumentu oraz czy kartoteka podlega MPP

• "Ustawienia - System - Od kiedy obowiązuje MPP (Mechanizm Podzielonej Płatności) zamiast o.o."

• Parametr określa datę od kiedy obowiązuje mechanizm, domyślnie ustawioną datą jest 2019-11-01

4. Okres przejściowy

Dla Mechanizmu podzielonej płatności okres przejściowy oznacza przypadki, w których dokumenty wystawiono w październiku, a ich uzupełnienie/dokument końcowy lub korekta wystawione zostaną w listopadzie lub miesiącach kolejnych.

Zalecany sposób postępowania w szczególnych przypadkach dokumentów wystawionych w okresie przejściowym:

Przypadek 1

4.1. Zamówienie od odbiorców / Faktura VAT

• Na fakturze powinna zostać przyjęta aktualna stawka VAT z kartoteki, obowiązująca od 01.11.2019 r.

W przypadku, gdy na zamówieniu od odbiorców stawka VAT wskazana jest np., a fakturze końcowej pobrana została obowiązująca aktualnie stawka na przykład 23%. Skutkiem tego kwota brutto zostanie zwiększona o podatek VAT i  kwota do zapłaty na fakturze będzie większa niż na zamówieniu

Przypadek 2

4.2. Zamówienie od odbiorców / faktura zaliczkowa na całość / Faktura VAT

Przypadek 3

4.3. Zamówienie od odbiorców / Faktura zaliczkowa częściowa / dokument końcowy

• Faktura końcowa powinna rozliczyć pozostałą kwotę netto do zapłaty oraz naliczony od niej podatek VAT. W przypadku, gdy w definicji dokumentu końcowego wskazany jest sposób obliczania VAT od netto, kwota brutto do zapłaty na dokumencie końcowym będzie  większa niż na zamówieniu.
  • • Zestawienie VAT na zamówieniu od odbiorców:

• • • Zestawienie VAT na fakturze zaliczkowej

• • • Rozliczenie zaliczek na dokumencie końcowym.

Uwaga! Zalecany jest wybór wartości wyliczonych przez program.

Przypadek 4

4.4. Zamówienie od odbiorców / Faktura zaliczkowa

• W przypadku gdy w Konfiguracji Systemu wartość parametru

 "Ustawienia - Dokumenty - Edycja dokumentu - Umożliwiaj wystawienie faktury zaliczkowej wg stawek VAT podanych na zamówieniu - TAK / Stawki VAT ustalane są na podstawie aktualnych stawek VAT kartotek z zamówienia – TAK”  

ustawiona jest na TAK należy zwrócić szczególną uwagę podczas wystawiania faktury zaliczkowej. Zamówienie od odbiorcy, wystawione w październiku i podlegające odwrotnemu  obciążeniu będzie posiadało inną stawkę VAT, niż obowiązująca na wystawianym w listopadzie dokumencie faktury zaliczkowej. W momencie dodawania faktury zaliczkowej należy odznaczyć pole Stawki VAT zaliczki wg stawek na zamówieniu

Zapobiegnie to błędnemu naliczeniu podatku na zaliczce. Na zestawieniu VAT kwoty z dokumentu wykazane będą w stawce właściwej dla danych kartotek.

Przypadek 5

4.5. Wydanie na zewnątrz / Faktura do WZ

W przypadku ustawienia parametru w konfiguracji systemu: Ustawienia - Dokumenty - Uzupełnienia - Sposób ustawiania daty sprzedaży na dokumentach uzupełniających WZ na wartość Ustaw na datę najmłodszej WZ, podczas generowania Faktury do WZ podlegającej odwrotnemu obciążeniu do jednej lub kilku WZ wystawionych w październiku, system automatycznie wystawia datę sprzedaży zgodnie z datą najpóźniej wystawionej WZ.

Podczas uzupełniania faktury program wyświetli raport informujący, że na dokumentach WZ są inne stawki VAT niż aktualnie obowiązujące na kartotece.

Z uwagi na to, że sprzedaż nastąpiła w październiku, na Fakturze do WZ powinna pozostać stawka VAT „np”

Przypadek 6

4.6. Wydanie na zewnątrz / Faktura do WZ ze zmianą daty sprzedaży

• W przypadku gdy na wystawianej w listopadzie Fakturze do WZ zostanie zmieniona data sprzedaży z października na listopad, program zmieni stawkę VAT na obowiązującą od 01.11.2019. Jest to bardzo specyficzne i rzadkie działanie w ramach obowiązujących przepisów.

System podczas zmiany wyświetli komunikat o zmianie stawki VAT i prośbę o jej weryfikację

Przypadek 7

4.7. Wydanie na zewnątrz z różnych okresów /  wspólna Faktura do WZ

• W szczególnych przypadkach istnieje potrzeba wystawienia wspólnej Faktury do WZ z odrębnych miesięcy (sytuacja niezalecana przez zespół Streamsoft) . Program umożliwia wystawienie dokumentu, należy jednak mieć na uwadze, iż działanie takie wymaga samodzielnej weryfikacji przez użytkownika stawek VAT. W obecnej wersji program po dodaniu na dokument WZ z datą sprzedaży w listopadzie ustawia dla tych pozycji aktualnie obowiązującą stawkę VAT, np. 23%. W przypadku, gdy ustawiona zostanie inna stawka (przykładowo „np”), należy ręcznie edytować pozycje poprzez opcję Popraw (na pozycji należy zmienić wartość parametru dot. odwrotnego obciążenia na NIE).

Przypadek 8

4.8. Faktura zakupu z odwrotnym obciążeniem wystawiona po 01.11.2019 r.

• Od 01.11.2019 r. dokument ten nie powinien być wystawiany, program w takim przypadku będzie komunikował o próbie wystawienia niewłaściwego dokumentu, jednak nie zablokuje jego dodania.

• W szczególnych przypadkach, wynikających ze specyficznego sposobu wdrożenia w danej firmie może on być nadal wykorzystywany 
• Należy wówczas zwrócić uwagę na rodzaj ewidencji VAT pozycji  - powinna być to ewidencja  03.Dla sp.wył.opodatkowanej

Po zapisaniu dokumentu utworzy się faktura wewnętrzna nie zawierająca pozycji. Należy usunąć ją z systemu. W tym celu:

• Z menu Zakup należy wybrać Faktury wewn. do zakupu

• Następnie usunąć fakturę za pomocą ikony, skrótu klawiszowego F8 lub opcji Usuń pod prawym przyciskiem myszy

Przypadek 9

4.9. Faktura sprzedaży z odwrotnym obciążeniem / korekta do faktury

• Program umożliwia ustawienie w Konfiguracji systemu daty sprzedaży na korekcie:  "Ustawienia - Dokumenty - Edycja dokumentu - Korekty sprzedaży - data sprzedaży domyślnie"

• Przy ustawieniu tego parametru na wartość „Jako data wystawienia korekty” podczas korygowania dokumentu sprzedaży z o.o. na korekcie ustawi się data aktualna. W przypadku gdy, korygowany dokument posiada choć 1 pozycję  podlegająca odwrotnemu obciążeniu, system do każdej pozycji dokumentu doda wiersz po korekcie, natomiast w pozycji z o.o. skoryguje stawkę VAT.

• • Po ustawieniu parametru na wartość „Jako data sprzedaży dokumentu źródłowego (korygowanego)” podczas korygowania dokumentu sprzedaży z o.o. na korekcie ustawi się data dokumentu pierwotnego. Automatyczna korekta pozostałych pozycji w tym wypadku nie powinna się  wykonać. 

Przypadek 10

4.10. Faktura kosztowa z ewidencją VAT dot. O.O. wprowadzona po 01.11.2019

• W module Finansowo-Księgowym rodzaj ewidencji VAT dla kartotek kosztowych nie zostanie automatycznie zmieniony z 10. Odwr. obc. dla sp. wył. Opodatkowanej na 3. Dla sp. wył. Opodatkowanej. Faktury sprzedaży i zakupu mogą być wprowadzane w księgowości z opóźnieniem, stąd konieczność samodzielnej weryfikacji przez użytkownika rodzaju ewidencji wprowadzanej pozycji.

W oknie edycyjnym pozycji dodane zostało pole Mechanizm podzielonej płatności , które należy ręcznie zaznaczyć oraz wskazać właściwą stawkę VAT oraz rodzaj ewidencji.

• • W przypadku wprowadzania dokumentu wartościowo, bez pozycji, w oknie dokumentu należy zaznaczyć pole Mechanizm podzielonej płatności oraz kwotę w zakładce Odwrotne obciążenie

• Po wprowadzeniu do programu wszystkich dokumentów wystawionych przed 01.11.2019 r. można dokonać zmian na kartotekach kosztowych. W oknie edycyjnym kartoteki należy wskazać prawidłowy rodzaj ewidencji VAT oraz znacznik MPP.

Istnieje możliwość wykonania tej zmiany za pomocą operacji grupowej →  Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych → zakładka 12.Odwrotne obciążenie

Przypadek 11

4.11. Faktura do sprzedaży towarów/usług wykonanych przed 01.11.2019 r. podlegających o.o.

• W przypadku gdy, do sprzedaży towaru lub usługi podlegających odwrotnemu obciążeniu wykonanej w listopadzie zaistnieje konieczność wystawienia faktury z data wstecz, w okresie kiedy nie obowiązywał Mechanizm Podzielonej Płatności, należy wystawić dokument Faktura Odwrotne obciążenie. Program w podczas próby wystawienia faktury wyświetli komunikat ostrzegający, który po potwierdzeniu umożliwi wystawienie dokumentu.