Na potrzeby realizacji różnego rodzaju współpracy handlowej do systemów Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż została dodana funkcjonalność „Kontrakty z odbiorcami”. Umożliwia ona wprowadzenie do systemu kontraktu ( zwanego też umową ramową), w ramach którego realizowane będą poszczególne zamówienia. Funkcjonalność zapewnia stałą kontrolę stanu realizacji kontraktu oraz prezentację dokumentów wydania.
System umożliwia w dodanie jednego rodzaju kontraktu: Kontrakt z odbiorcami. Opcja obsługi Kontraktów z dostawcami jest zaplanowana do realizacji w przyszłych wersjach programu.
Powstały dokument stanowi określenie na jakich warunkach cenowych, jakie kartoteki i w jakim okresie czasu będzie realizowana umowa z danym kontrahentem. Nie jest on powiązany z magazynami ani z miejscami sprzedaży/zakupu, co oznacza, że w ramach jednego kontraktu można wydawać/przyjmować towar na różne miejsca sprzedaży/zakupu oraz różne magazyny.
Dla prawidłowego działania funkcjonalności konieczne jest zachowanie kolejności generowanych dokumentów:
Kontrakt → Zamówienie → dokument wydania (np. WZ, faktura)
Istnieje możliwość włączenia walutowości w definicji dokumentu, parametr Dokument z dodatkową walutą jest dostępny na zakładce 1 Podstawowe:
W definicji dokumentu, na zakładce 2 Dodatkowe znajduje się parametr Obsługa realizacji kontraktów, który domyślnie jest zaznaczony. Jego odznaczenie spowoduje brak możliwości realizacji kontraktu w danej definicji dokumentu. Dodatkowo dokumenty kontraktów mogą podlegać akceptacji. Zaznaczenie opcji Dokument podlega akceptacji spowoduje, że zmiana statusu kontraktu z W przygotowaniu na Do realizacji będzie możliwa dopiero po jego zaakceptowaniu.
Ponadto, dla dokumentów KTO podlegających akceptacji możliwe jest skonfigurowanie ścieżek akceptacji w module DMS.
Okno kontraktów zawiera filtry statusów:
Ponadto kontrakty przeniesione do archiwum mogą przyjąć statusy:
W menu Sprzedaż należy wybrać opcję Kontrakty z odbiorcami, a następnie za pomocą Dodaj (F3) dodać nowy kontrakt.
Przed dodaniem dokumentu system wymaga wskazania kontrahenta, analogicznie jak przy wprowadzaniu innych dokumentów w systemie (np. faktury).
Po wskazaniu kontrahenta należy określić jakie kartoteki będzie obejmował kontrakt. System umożliwia dodanie pozycji na kilka sposobów:
Przy tym sposobie system umożliwia określenie ilości dodawanych pozycji jako:
2. Dodanie grupy pozycji za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy – Podstawowe – Dodaj grupę pozycji
Opcja ta umożliwia zaznaczenie i jednorazowe dodanie wielu kartotek.
Po wprowadzeniu pozycji można je edytować w celu określenia cennika, możliwa jest również zmiana ilości na indywidualne dla każdej pozycji.
3. Dodanie grupy kartotekowej za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy → Podstawowe → Dodaj grupę kartotekową
Opcja ta umożliwia dodanie całej grupy kartotekowej i może być wykorzystana w sytuacji, gdy firma produkuje wyroby różniące się między sobą detalami, wprowadzone do spisu kartotek jako osobne rekordy, ale w umowie z kontrahentem jest określona ogólna ilość wyrobu z tej grupy (bez rozgraniczenia ze względu na detale).
Na przykład:
Firma produkuje lodówki i każdy z modeli sprzętu produkowany jest w 2 kolorach – inox lub biały. Umowa z klientem obejmuje dostawę po 150 sztuk danego modelu. W tej sytuacji w kontrakcie widnieć będzie jedna pozycja – np. grupa „Lodówka model MX-60” w ilości 150 szt. Natomiast na dokumentach zamówień i wydania realizujących ten kontrakt będą pozycje:
System rozliczy realizację tego kontraktu jako wydanie 150 szt.
System umożliwia wprowadzenie stałej ceny na pozycję lub bonifikaty udzielonej od ceny z cennika:
Uwaga!
Opcje wskazania ceny i udzielenia bonifikaty nie działają łącznie, tzn. możliwe jest korzystanie z jednej z nich – jeżeli określono konkretną cenę pozycji, to nie może ona być dodatkowo rabatowana.
Jeśli wcześniej, nie został określony termin obowiązywania kontraktu (w sekcji w prawej górnej części dokumentu), to przy zapisywaniu system wyświetli okno, w którym obligatoryjnie należy uzupełnić daty.
W oknie edycyjnym kontraktu na zakładce Inne możliwe jest określenie warunków płatności, które przy realizacji kontraktu będą przenoszone na dokument zamówienia od odbiorców. Domyślnie sposób i termin płatności ustawiane są zgodnie z danymi kontrahenta, system umożliwia wprowadzenie odmiennych warunków płatności dla dokumentów realizujących kontrakt.
Realizacja kontraktu na dokumentach zamówień od odbiorców podlega kontroli w kontekście nabywcy i odbiorcy. Oznacza to, że system pozwoli na realizację kontraktu tylko po spełnieniu warunku zgodności danych na dokumentach. Warunek ten należy wskazać w definicji dokumentu Kontrakty z odbiorcami → zakładka 2 Dodatkowe → parametr Sposób kontroli kontrahenta przy realizacji kontraktu. Może on przyjąć wartości:
Wartość parametru ustawiona w definicji kontraktu przenoszona jest na nowo tworzony kontrakt: zakładka Inne → sekcja Realizacja kontraktu → parametr Sposób realizacji kontraktu, gdzie istnieje możliwość jego edycji.
Zasady kontroli realizacji:
1.Jeżeli na zamówieniu od odbiorcy wprowadzono tylko NABYWCĘ, a sposób kontroli kontrahenta określono jako:
2. Jeżeli na zamówieniu od odbiorcy wprowadzono NABYWCĘ i ODBIORCĘ, a sposób kontroli kontrahenta określono jako:
Realizacja kontraktu blokuje możliwość zmiany parametru Sposób kontroli kontrahenta.
System uniemożliwia zmianę nabywcy na zamówieniu w przypadku, gdy:
System uniemożliwia zmianę odbiorcy na zamówieniu w przypadku, gdy:
Dodany kontrakt należy przenieść do statusu „Do realizacji”. Można to wykonać za pomocą ikony strzałki lub opcji w menu kontekstowym:
Realizacja kontraktu polega na utworzeniu / wygenerowaniu Zamówienia od odbiorców, zdefiniowanego w dokumencie kontraktu na zakładce Inne :
Kontrakty mogą być realizowane wyłącznie na dokumentach zamówień od odbiorców, istnieje jednak możliwość zdefiniowana rodzaju tego dokumentu np. jako ZAMODB walutowe (w menu Słowniki – Definicje dokumentów HM) i wskazania go jako dokument do realizacji kontraktu.
Realizacja kontraktu na dokumentach ZAMODB możliwa jest na kilka sposobów:
Odbywa się poprzez użycie opcji pod prawym przyciskiem myszy → Podstawowe → Realizuj kontrakty
W oknie wyboru pojawią się wszystkie kontrakty na danego kontrahenta o statusie „Do realizacji”, spośród których mamy możliwość wyboru realizacji poszczególnych dokumentów jak i wybranych pozycji z kontraktów:
W przypadku wybrania opcji dot. wybranych pozycji z dokumentów wyświetli się okno, w którym istnieje możliwość określenia ilości danej pozycji, która ma się znaleźć na wystawianym zamówieniu:
Wprowadzenie ilości mniejszych niż wskazana w kontrakcie skutkuje pojawieniem się raportu z wynikiem realizacji. Zawiera on informację o braku realizacji zadanej w kontrakcie ilości pozycji i ilości pozostałej do realizacji:
Realizacja obywa się za pomocą opcji Dodaj (F3) i poprzez wybór ze słownika kartoteki występującej w kontrakcie
System w tym przypadku automatycznie powiąże kartotekę z kontraktem i w oknie edycji pozycji wyświetli informację o powiązaniu. Ponadto za pomocą przycisku strzałki (opcja Idź do pozycji kontraktu) umożliwiono podgląd dokumentu KTO.
Odbywa się za pomocą opcji Realizuj kontrakt dostępnej na pasku ikon, w menu pod prawym przyciskiem myszy → Podstawowe → Realizuj kontrakt lub poprzez skrót klawiszowy Ctrl+R.
System wyświetli okno, w którym należy wskazać:
System pozwala na usunięcie powiązania pomiędzy pozycją Zamówienia od odbiorcy a kontraktem. Rozwiązanie to może być stosowane w sytuacji, gdy kartoteki objęte kontraktem mają zostać wydane w standardowym trybie.
W oknie edycyjnym pozycji realizującej kontrakt należy z menu Opcje wybrać Usuń realizację kontraktu.
System wyświetli ostrzeżenie informujące użytkownika, że rezygnacja z powiązania skutkuje przeliczeniem zrealizowane ilości, co może wpłynąć na zmianę statusu kontraktu.
Usunięcie powiązania skutkuje zmianą wartości pola Realizacja kontraktu, a dana pozycja nie będzie uwzględniana w mechanizmie weryfikacji stanu realizacji kontraktu.
Dalszy proces realizacji zamówienia przebiega wg standardowych mechanizmów w systemie. Wystawienie dokumentu wydania (np. faktury lub WZ) na podstawie ZAMODB zostaje odpowiednio odzwierciedlone w kontrakcie.
Użytkownik ma możliwość sprawdzenia stanu realizacji danego kontraktu dla całego dokumentu oraz poszczególnych pozycji. Prezentacja poziomu wykonania dostępna jest za pomocą kilku opcji, a wartości kolumn i pól są aktualizowane każdorazowo po wystawieniu dokumentu realizującego kontrakt.
Opcja dostępna jest na pasku ikon w oknie Kontrakty z odbiorcami, pod skrótem klawiszowym Ctrl+Space lub w menu pod prawym przyciskiem myszy
Wywołane okno prezentuje dane dla wybranego kontraktu w strukturze drzewiastej. Jako główne gałęzie prezentowane są pozycje kartotek wynikające z Kontraktu z odbiorcami (KTO), po ich rozwinięciu widoczne są dokumenty realizujące kontrakt i powiązane z nimi dokumenty wydania.
Status i postęp realizacji poszczególnych kontraktów przedstawiany jest w kolumnach:
Okno umożliwia podgląd poszczególnych dokumentów za pomocą opcji Podgląd (F2) na pasku ikon.
Okno statusu realizacji kontraktu dostępne jest dla kontraktów w każdym statusie (W przygotowaniu, Do realizacji, Archiwalne).
W oknie Kontrakty z odbiorcami widoczny jest uproszczony status realizacji kontraktu w postaci kolumn Zamówiono i Wydano. Mogą one przyjąć wartość:
W oknie kontraktu widoczne są kolumny na zakładce 1:
Wersja 1.0. z dnia 06.08.2021