System umożliwia zarządzanie skrzynką pocztową oraz wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail, w tym obsługę e-mail za pomocą zewnętrznego lub wbudowanego klienta poczty. Funkcjonalność ta pozwala przesyłać dokumenty (np. faktury sprzedaży), obsługiwać wiadomości związane ze zdarzeniami w module CRM oraz importować dokumenty bezpośrednio z załączników wiadomości e-mail.
Metoda ta opiera się na integracji skrzynki pocztowej z systemem Streamsoft za pomocą protokołu IMAP, dzięki czemu z poziomu programu możliwe jest zarządzane pocztą e-mail bez konieczności osobnego logowania się do niej, np. poprzez przeglądarkę internetową. Usprawnia to bieżącą pracę i pozwala na rozpoczęcie wielu procesów bezpośrednio w programie na bazie otrzymanych wiadomości.
Uwaga! Do obsługi wbudowanego klienta poczty niezbędne jest posiadanie licencji na moduł CRM. |
Przed przystąpieniem do konfiguracji konieczne jest założenie skrzynki pocztowej w wybranym serwisie internetowym. Do zintegrowania poczty z systemem Streamsoft konieczne będą dane dot. adresu e-mail, serwera SMTP oraz portu.
W konfiguracji systemu, w gałęzi: Ustawienia – CRM – E-Mail należy ustawić parametry:
Skrzynkę pocztowa, która będzie wspólna dla wielu użytkowników (np. handel@streamsoft.pl dostępna dla wszystkich pracowników działu handlowego) należy skonfigurować w oknie System → Dane firmy.
Na zakładce 9 Emaile, za pomocą opcji Dodaj F3 wywołane zostanie okno, w którym należy zaznaczyć opcję Dostępny w kliencie poczty.
Po jej zaznaczeniu wyświetlone zostanie okno, w którym należy uzupełnić dane skrzynki pocztowej integrowanej z systemem.
1.Połączenie:
2. Wiadomości
Sekcja zawiera parametry i ustawienia dotyczące obsługi wiadomości na poczcie w systemie.
3. Dostęp
Na zakładce należy wskazać operatorów, którzy posiadać będą dostęp do danej poczty.
Po skonfigurowaniu wbudowanego klienta poczty zalecane jest ponowne uruchomienie programu.
W przypadku, gdy dany użytkownik ma mieć dostęp do swojej indywidualnej skrzynki pocztowej w programie należy ustawić ją słowniku systemowym Operatorzy, na zakładce 2 E-maile. Wybór opcji Dodaj F3 wywoła okno, w którym należy zaznaczyć Dostępny w kliencie poczty.
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie pól na zakładkach Połączenie oraz Wiadomości. Okno to nie zawiera zakładki Dostęp (jak w przypadku okna wywołanego z poziomy Danych firmy), ponieważ uprawnienia do skonfigurowanej w tym miejscu poczty ma wyłącznie dany operator.
Okno umożliwia wczytanie schematu konfiguracji klienta poczty za pomocą przycisku Wczytaj. Opis tej funkcjonalności znajduje się w dalszej części materiału.
Użycie przycisku Wczytaj pozwala na automatyczne uzupełnienie danych na podstawie schematu klienta poczty. Konfiguracja schematu dostępna jest w parametrze: Ustawienia – CRM – E-Mail - Konfiguracje klienta poczty używane jako schematy przy wpisywaniu e-maila dla operatora. Umożliwia on wprowadzenie domyślnych ustawień dla różnych serwerów minimalizując w ten sposób możliwe problemy z wyborem portów, typów autoryzacji lub błędach literowych w nazwach serwerów. Może on zostać również wykorzystany do dodania wielu schematów konfiguracji poczty, które będzie można powielić dla wielu operatorów. Przykładem jest schemat konfiguracji poczty obsługiwanej przez pracowników działu handlowego, który zostanie przypisany później dla kilku operatorów - pracowników tego działu.
Ponadto zastosowanie schematu konfiguracji poczty może być elementem zwiększającym bezpieczeństwo danych w firmie - w przypadku, gdy schemat ten, wraz z danymi dostępowymi do konta pocztowego, zostanie wypełniony przez Administratora firmy, to użytkownicy systemu Streamsoft korzystający z poczty wbudowanej nie będą mogli używać jej poza systemem.
Uwaga! W przypadku stosowania wbudowanego klienta poczty i korzystania z jednego serwera pocztowego zalecane jest dodanie konfiguracji e-mail w danych firmy oraz określenie dla niej dostępów dla użytkowników. Dzięki temu rozwiązaniu w bazie danych istnieje tylko jedna konfiguracja poczty, co znacznie zmniejsza rozmiar bazy. Wszystkie wiadomości e-mail są synchronizowane do bazy, zamiast powielania ich, jak w przypadku wielu konfiguracji. |
Prawidłowo skonfigurowana funkcjonalność jest dostępna w menu System – Poczta. Na panelu bocznym dostępne jest menu analogiczne jak w skrzynce pocztowej w serwisie dostawcy poczty. W szczegółach u dołu użytkownik ma możliwość podglądu treści wiadomości, jej odbiorców oraz podglądu i pobrania załączników.
Opcje wysyłki, odbioru oraz pobierania załączników z wiadomości e-mail, znajdujące się w różnych oknach programu realizowane będą za pomocą wbudowanego klienta poczty. Przykład: wysyłka e-mail z okna Kontrahenci:
Za pomocą tej metody użytkownik po wywołaniu akcji w systemie, np. Wyślij dokument e-mailem, łączy się z zewnętrzną pocztą elektroniczną ustawioną jako domyślna dla systemu Windows i wysyłka dokonywana jest z poziomu skrzynki pocztowej użytkownika. Do jej wykorzystania nie ma potrzeby posiadania modułu CRM w licencji, niektóre z dodatkowych opcji mogą być jednak niedostępne.
Wysyłkę z zewnętrznej aplikacji pocztowej należy określić w parametrze: Ustawienia - CRM - E-Mail - Obsługa e-mail. Jego wartość powinna być ustawiona na Zewnętrzny klient poczty.
Po ustawieniu parametru zalecane jest ponowne uruchomienie programu.
Na zakładce 5 Inne, w sekcji Podpis do listu E-mail możliwe jest wprowadzenie treści, która będzie przenoszona do okna e-mail zewnętrznego klienta poczty (niezbędny moduł CRM w licencji).
Podpis ten jest widoczny w przypadku wysyłki wiadomości za pomocą opcji Wyślij E-mail (Ctrl+M) 
, dostępnej w różnych częściach programu, np. w oknie Kontrahenci lub Osoby kontaktowe.
System Streamsoft weryfikuje dane o domyślnej aplikacji pocztowej dla komputera wprowadzone w środowisku operacyjnym stanowiska. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości przy wysyłce maili z programu zalecamy weryfikację poniższych ustawień w Windows:
Panel Sterowania → Programy → Programy domyślne → Ustaw programy domyślne
Następnie należy wybrać opcję „Wybierz aplikacje domyślne wg protokołów.
Z listy aplikacji należy wyszukać MAILTO oraz wskazać odpowiednią aplikację pocztową.
Uwaga! Wykonanie tej czynności jest zalecane tylko dla osób administrujących systemem/siecią w firmie.
Domyślną pocztę należy ustawić w lokalizacjach rejestru:
Do wystawianych w systemie dokumentów możliwe jest dodanie załączników z wiadomości e-mail. Poprzez wybór przycisku Z e-mail uruchamiane jest okno wiadomości e-mail, w zależności od konfiguracji poczty w systemie:
do dokumentacji dołączany jest załącznik z wybranego e-maila.
Po wyborze metody Z e-mail wywołane zostanie okno Import wiadomości E-mail z skrzynki odbiorczej, gdzie wyświetlona zostanie zawartość poczty ustawionej jako domyślna w systemie Windows. Aby plik ten został dodany jako załącznik przy wysyłce mailowej dokumentu, w oknie należy zaznaczyć opcję Dołącz jako załącznik dok. mailem.
Za pomocą przycisku 
Pobierz (F10) do dokumentacji dołączany jest załącznik z wybranej wiadomości.
Konfiguracja połączenia z serwerem pocztowym jest dostępna w oknie importu wiadomości mailowej pod przyciskiem 
oraz dodatkowo z poziomu modułu CRM: CRM → Drzewo zdarzeń → prawy przycisk myszy → Podstawowe → E-mail → Konfiguracja. Dostępne w tym miejscu menu umożliwia również wysyłkę i pobranie wiadomości.
wersja 2.0 z dn. 10.05.2024