KSeF - najczęściej zadawane pytania i postępowanie w przypadku awarii

W nagłówku faktury ustrukturyzowanej znajduje się pole z datą wystawienia (P_1).

Jeśli data wskazana przez podatnika w polu P_1 jest wcześniejsza niż data przesłania pliku XML do KSeF, faktura zostaje automatycznie uznana za wystawioną w trybie offline24 i za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się datę wskazaną przez podatnika w polu P_1.

Zgodnie z informacją MF, podatnik ma obowiązek przesłać fakturę wystawioną w trybie offline24 do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia wskazanym w polu P_1.

W przypadku, gdy dokument sprzedaży musi być przed wysyłką do KSeF zatwierdzony/zaakceptowany (np. przez przełożonego lub klienta) i proces ten może potrwać kilka dni, zalecamy wykorzystanie opcji Dokumenty sprzedaży w przygotowaniu, znajdującej się w menu Sprzedaż.

W przypadku wysyłki dokumentu do platformy KSeF poza systemem Streamsoft:

• Numer KSeF i datę jego nadania można edytować w oknie edycyjnym dokumentu lub w oknie uproszczonej edycji

• Urzędowe Potwierdzenie Odbioru można dodać ręcznie za pomocą powiązania ogólnego: Okno edycyjne dokumentu sprzedaży → zakładka Dodatkowe → sekcja Powiązania ogólne → Dodaj (F3)
• Wizualizację w PDF lub plik ustrukturyzowany XML pobrany z platformy KSeF można dodać w sekcji : Okno edycyjne dokumentu sprzedaży → zakładka Dodatkowe → sekcja Dokumentacja → Dodaj (F3)

Przykładowa sytuacja, w której nie można wysłać dokumentów do KSEF za pomocą programu Streamsoft:

Nie można wysłać faktur z powodu awarii połączenia internetowego lub systemu po stronie podatnika, jednocześnie nie ma możliwości skorzystania z trybu wysyłki Offline24 (np. kontrahent oczekuje na fakturę w dniu wystawienia).

Rozwiązanie:

Na dokumentach sprzedaży w menu pod prawym przyciskiem myszy → Krajowy System e-Faktur znajduje się opcja Zapisz plik XML. Służy ona do zapisu wygenerowanego pliku XML w lokalizacji określonej w parametrze w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF → Katalog do zapisu plików XML. Pliki z tego katalogu można wczytać bezpośrednio na platformie KSeF za pomocą opcji Wczytaj fakturę. 

//ANIAKOR opisać nowa opcję ustawiania statusów

1. ustawiać /System monitoruje status komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur i umożliwia zmianę trybu pracy KSeF. Po edycji trybu na offline/offline24, podczas generowania pliku XML utworzone zostaną odpowiednie kody QR. Dodatkowo możliwe jest wystawienie dokumentu Potwierdzenie transakcji./

Do wygenerowania kodów QR niezbędny jest certyfikat wystawiany na platformie KSeF lub w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Szczegółowy opis dotyczący generowania oraz umieszczania certyfikatu w systemie Streamsoft znajduje się tutaj. 

/ANIAKRU - w sumei nie do końca wiem jak powinno wyglądać odpowiedź bezpośrednio na pytanie "czy jest możliwa ponowna wysyłka". Ponowna wysyłka chyba NIE jest możliwa, jak klikniemy "Wyślij" na dokumencie, który jest w procesie przetwarzania, wysyłki i to pojawia się komunikat, że dokument został już wysłany. 

System weryfikuje status wysyłanych dokumentów i nie pozwala na ponowną wysyłkę tego samego dokumentu na platformę KSeF. Wyświetlony zostanie komunikat Dokument został już przesłany do KSeF.

Jeśli awaria komunikacji z platformą Krajowego Systemu e-Faktur przedłuża się, to w zależności od aktualnego etapu procesu wysyłki, to zastosowanie mogą mieć poniższe scenariusze:

1. Jeżeli dokument został umieszczony na platformie KSeF, system w trakcie kolejnych połączeń z platformą będzie cyklicznie podejmował próby pobrania nr KSeF. Cykliczność sprawdzania można określić za pomocą parametrów w konfiguracji systemu: Czas (w sekundach), po którym system sprawdzi nadanie nr KSeF od momentu wysłania dokumentu do platformy (0-wyłączone) oraz Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza nadanie nr KSeF na platformie KSeF dla dokumentów wysłanych o statusie "Wysłano, oczekuje" (0-wyłączone).
2. W przypadku gdy dokument został umieszczony na platformie KSeF i posiada status Wysłano, oczekuje, to możliwe jest ręczne wprowadzenie nr KSeF, który został już nadany na platformie, ale nie został jeszcze pobrany w programie. W tym celu należy otworzyć dokument za pomocą opcji Popraw (F5) (ze względu na wygenerowany plik XML uruchomione zostanie okno ograniczonej edycji) → zakładka 1 Podstawowe → sekcja KSeF → przycisk Zmień → opcja Edytuj nr KSeF.

3. Jeśli wygenerowane pliki XML nie zostały umieszczone na platformie KSeF i posiadają status Wygenerowano, to system umożliwia zapisanie wygenerowanych plików XML i wczytanie ich bezpośrednio na platformie KSeF. Scenariusz ten jest zalecany w  przypadku małej ilości faktur koniecznych do zamieszczenia w KSeF. Na dokumentach wystawionych w programie należy odznaczyć parametr Wysyłać do KSeF, znajdujący się na zakładce Zestawienie VAT. Zapobiega to wysyłce dokumentu, który został już ręcznie zaimportowany na platformie. Nr KSeF nadany na platformie należy ręcznie wprowadzić w programie Streamsoft, edycja taka jest zapisywana w rejestrze operacji i widoczna w oknie dokumentów sprzedaży, w kolumnie Nr KSeF. 

4. Dla dokumentów posiadających wygenerowany plik XML, które nie zostały umieszczone na platformie KSeF, możliwe jest również skorzystanie z narzędzia Kreator wysyłki KSeF, dostępnego w oknie dokumentów sprzedaży →  menu pod prawym przyciskiem myszy → Krajowy System e-Faktur. Pozwala ono na powrót do wcześniejszego etapu, np. usunięcia zatwierdzenia, usunięcie wygenerowanego pliku XML.

 Nie. W ramach jednego dokumentu sprzedaży obowiązuje jeden kurs waluty dla wszystkich pozycji.

Plik XML niesie za sobą wyłącznie o informację o utworzeniu XML w systemie Streamsoft. Numer i data nadania numeru nie są elementami struktury FA(3). Są one nadawane przez API KSeF, już po wystawieniu XML. Pola Dt. KSeF, znajdujące się obok numeru czy Data numeru KSeF zawsze będzie oznaczała datę nadania tego numeru przez API KSeF.