Wersja 18.0.380

O module

Kadry i Płace to moduł spełniający wszystkie wymogi systemu do obsługi działu kadrowo-płacowego. Przeznaczony jest dla firm zatrudniających od kilkudziesięciu do kilku tysięcy pracowników.
Moduł w pełni współpracuje z programem „Płatnik", rozprowadzanym przez oddziały ZUS do rozliczeń zasiłków chorobowych i funduszy emerytalno- rentowych. Pozwala też na generowanie deklaracji zgłoszeniowych wszystkich typów, zarówno pracowników jak i pracodawcy.
W systemie Streamsoft Prestiż dostępne są funkcjonalności umożliwiające składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną – co ułatwia i skraca przedsiębiorcom czas załatwiania spraw podatkowych. Z modułu Kadry i Płace, do systemu e-Deklaracje, możliwe jest wysyłanie następujących formularzy: PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8S, PIT- R i IFT-1/IFT-1R.
Funkcjonalności modułu Kadry i Płace:

• Pełna obsługa ewidencji danych kadrowych i płacowych, połączona z kilkudziesięcioma standardowymi zestawieniami kadrowo-płacowymi oraz możliwością zdefiniowania i zapisania własnych. Prowadzenie kartotek osobowych wszystkich pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie, z możliwością zapisania około 100 podstawowych informacji o każdym pracowniku, między innymi: dane osobowe, małżonek, dzieci, adres, wykształcenie, dane o zatrudnieniu (etat, data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj umowy itp.), dane deklaracji ZUS, sprawy komornicze, zdjęcie. Możliwość wprowadzenia nieograniczonej ilości cech, definiowanych przez użytkownika, które dodatkowo charakteryzują pracownika.
• Ewidencjonowanie ruchu pracowników w firmie (pracujących lub zwolnionych), prowadzenie ewidencji dotyczącej przebiegu pracy wewnątrz przedsiębiorstwa (zmiana stanowiska, zmiana angażu, przeszeregowania i inne).
• Rejestracja danych dotyczących obecności lub absencji pracownika, uwzględniając spóźnienia, wyjścia, rozliczenia urlopowe itp. na przestrzeni wielu lat, z możliwością importu danych z systemów RCP (Rejestracji Czasu Pracy).
• Obsługa umów o pracę (godzinowe, akordowe, ryczałt miesięczny) umów zleceń i o dzieło, łącznie z drukowaniem zawartych umów oraz dołączonych do nich rachunków, obsługa rad nadzorczych.
• W module umożliwiono definiowanie dowolnej ilości wzorców czasu pracy (nawet indywidualnych dla poszczególnych pracowników). Uzupełnieniem tego jest ewidencja absencji, z automatycznym wyliczaniem, na ich podstawie, zasiłków chorobowych, urlopów i innych świadczeń.
• Możliwość wprowadzania danych związanych z niepełnosprawnością pracowników oraz generowanie dokumentów rozliczeniowych do systemu PFRON.
• Moduł posiada wbudowany system wzorców, co pozwala np. na przyporządkowanie tych samych sposobów liczenia wielu grupom płacowym i tworzenie list płac w oparciu o jednakowe algorytmy, umożliwiając wyliczanie i drukowanie dowolnej liczby list płac w miesiącu. Składniki płacowe i wygląd odcinka płacowego są w pełni modyfikowalne przez użytkownika.
• Program drukuje oraz tworzy w postaci elektronicznej przelewy na konta pracownicze, wg rozbudowanej listy banków.
• Automatyczne zamykanie policzonych list płac – zapewnia wysoki poziom ochrony informacji i spójność danych zawartych w komputerze z wydrukowanymi listami płac.
• Program automatycznie nalicza składniki wynagrodzeń w oparciu o ewidencję obecności i absencje oraz uwzględnia je w generowanych przez siebie deklaracjach do programu „Płatnik".
• Każdy z wbudowanych algorytmów można w prosty sposób rozbudować o dodatkowe składniki kwotowe oraz określić ich sposób wliczania do zasiłków, urlopu, funduszy ZUS itd. Wszystkie standardowe składniki płacowe posiadają wbudowany sposób ich wyliczenia (łącznie z zasiłkami chorobowymi, urlopami, funduszami ZUS, podatkami itd.), zgodny z aktualnymi przepisami prawnymi.
• Aktywowany na życzenie system przypominania o kończących się umowach na okres próbny lub czas określony, o konieczności wykonania badań okresowych, kursach, kwalifikacjach itp.
• Możliwość współpracy z czytnikami kart magnetycznych, w celu importowania ewidencji czasu pracy pracowników (opcja dostępna za dodatkową dopłatą).
• Automatycznie generowana jest roczna kartoteka płacowa i zbiorówki płacowe, z możliwością modyfikacji występujących na nich składników płacowych.
• Możliwość prowadzenia ewidencji równoważnego czasu pracy dla wszystkich lub części pracowników w wybranych przedziałach czasowych (1-3,4 m-cy). Automatyczne naliczanie nadgodzin i godzin pozostałych do przepracowania w danym okresie.
• Moduł posiada bardzo rozbudowany zbiór standardowych zestawień kadrowych i płacowych oraz możliwość definiowania i zapamiętywania własnych. Zakres tych zestawień można ograniczać przez określenie filtrów kadrowych i płacowych (osoby należące do konkretnych grup, posiadające dzieci w określonym wieku itd.). Z modułu można wydrukować różne formularze, m.in. PIT-11, PIT-40, umowa o pracę, ewidencja czasu pracy, zaświadczenie o dochodach, oświadczenia, upoważnienia i inne.
• Możliwe jest zdefiniowanie w dowolny sposób eksportu danych do modułu Finanse i Księgowość, umożliwiając księgowanie zarówno oddzielnie dla poszczególnych osób jak i dla całych grup pracowników. Dane można również wyeksportować do programu Excel.

Stałe płacowe

System Pro/Prestiż, wraz ze zmianami przepisów i inflacji, aktualizuje szereg wartości i współczynników płacowych, dostosowując je do obecnych wymogów. Aktualizowane są m.in. wysokości zasiłków, procenty funduszy (np. fundusz emerytalny, rentowy, emerytur pomostowych), a także progi podatkowe.
W module Kadry i Płace dane te zostały pogrupowane w menu System → Stałe płacowe. Po uruchomieniu tej opcji otwiera się okno zawierające wartości stałych płacowych:

Składniki te można dodawać, edytować, usuwać oraz drukować, a ich wartości są podzielone na okresy obowiązywania, dzięki czemu użytkownik ma możliwość, np. przeliczenia listy płac za miesiąc grudzień poprzedniego roku, pobierając dane aktualne dla tego okresu.
Za pomocą ikony Ustaw standardowe dane <Ctrl+S> można przywrócić domyślne wartości stałych oraz pobrać aktualne wartości, pod warunkiem wykonania aktualizacji programu. O potrzebie ustawienia standardowych danych informuje również system, podczas tworzenia list płac, odpowiednim komunikatem.
W związku z tym, że fundusz wypadkowy jest ustalany indywidualnie dla firm, to jego procent jest przepisywany z poprzedniego okresu i nie jest on modyfikowany za pomocą funkcji <Ctrl+S>.
Aby wyświetlić okno w formie tabeli, która umożliwia m.in. szybkie filtrowanie, czyli wyszukanie stałej oraz sortowanie, należy wybrać w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy) opcję Widok → Tabela.

Stałe płacowe w systemie Pro/Prestiż wykorzystywane są w wyliczaniu list płac. W predefiniowanych składnikach płacowych trzymane są one za pomocą symbolu SL(kod stałej płacowej) oraz za pomocą tego symbolu mogą być wykorzystywane do definiowania wzorów w nowych składnikach płacowych. W przypadku, gdy kod stałej płacowej jest błędnie wpisany we wzorze lub nie zawiera się on w danej dacie, wówczas wartość będzie wynosić zero.
Wszystkie stałe płacowe są przypisane do tabeli okresów. W przypadku, gdy stała nie ma zdefiniowanych kolejnych okresów, wtedy obowiązuje bezterminowo. Dzięki możliwości trzymania kilku wartości stałej z różnymi okresami obowiązywania, możliwe jest przeliczanie list płac za poprzednie okresy, a wartości będą pobierane wg odpowiedniej daty.

Definicja list

Definicja wzorów płacowych

Aby otworzyć okno Składniki płacowe, należy uruchomić w menu System opcję Definicja list:

Okno Składniki płacowe zawiera tabelę ze wzorami składników oraz opisy tych składników. Dany składnik możemy wyszukać za pomocą myszki, przechodząc w dół lub w górę, lub wpisując na klawiaturze jego nazwę. Opcja ta pozwala na szybkie wyszukanie składnika i sprawdzenie jego wartości lub przejście do jego edycji.
Na górnej belce okna ze wzorami znajduje się nazwa szablonu listy płac (np. umowa o pracę), następnie nazwa i numer listy (np. lista główna za styczeń) i nazwisko osoby, na podstawie której danych będzie można testować zdefiniowane przez siebie wzory.
Poniżej znajduje się pasek ikon – odpowiednio – Pokaż, Dodaj, Dodaj do algorytmu istniejący składnik (pokaże się spis wszystkich składników płacowych), Popraw, Usuń, Drukuj, Sortuj, Ustal filtr, Filtr aktywny, Wygląd edycji danych (wybór składników, które będą się wyświetlać podczas tworzenia listy płac), Wygląd wydruku odcinka listy płac, Oblicz próbnie płace wybranej osoby (w kolumnie Wartość pojawią się wyliczenia), Rozłóż składnik, Definicje pól kwotowych dla formularzy.
Ikony Pokaż składnik, Popraw oraz Dodaj wywołują okno Dane składnika płacowego:

Okno to zawiera pola:

• Kod – unikalny kod składnika, do którego można się odwoływać w innych wzorach.
• Nazwa – jest wyświetlana na zestawieniach, odcinkach płacowych oraz m.in. podczas edycji danych płacowych (listy płac).
• Wzór główny – wzór ten będzie brany pod uwagę dla wyliczania danego składnika, jeżeli nie ma on ustawionego wzoru w algorytmie. Jest to wzór używany dla wszystkich szablonów list płac.
• Wzór w algorytmie – jeżeli jest uzupełniony, to jest on brany pod uwagę do wyliczenia składnika w danym szablonie listy płac. Różne wzory dla tego samego składnika wykorzystywane mogą być przy płacy podstawowej (modyfikacja składnika predefiniowanego). Może ona być wyliczana inaczej dla pracowników umysłowych niż dla pracowników na stawce godzinowej. Innym przykładem może być premia, która jest wyliczana z innych składników dla działu handlowego i innych dla działu, np. produkcji. Za pomocą klawisza <F6> można wybierać składniki do wzoru, natomiast za pomocą klawisza <F7> – funkcje.
• Zaokrąglenie – określa, z jaką dokładnością ma być wyliczany składnik (domyślnie: do 1 grosza).
• Wliczać do zasiłków – wskazuje w jaki sposób składnik ma wchodzić do wyliczania stawki chorobowego, wypadkowego, macierzyńskiego, opieki:
  • nie wliczać – składnik nie zostanie uwzględniony przy wyliczaniu stawki,
  • dopełniać do miesiąca – składnik zostanie dopełniony do pełnego miesiąca, jeżeli na liście płac jest pomniejszany o dni nieprzepracowane, np. płaca podstawowa,
  • nie dopełniać do miesiąca – składnik nie zostanie dopełniony do pełnego miesiąca (zostanie pobrana wartość taka, jaka była wyliczona na liście płac),
  • premia kwartalna oraz premia roczna – składnik z tym parametrem zostanie uwzględniony do wyliczenia stawki, nawet jeśli w jednym z miesięcy (który jest uwzględniony do wyliczenia stawki) pracownik nie przepracował połowy miesiąca. W takim przypadku wartość wliczona premii zostanie policzona proporcjonalnie, czyli podzielona przez 12 i pomnożona o ilość miesięcy, w których pracownik przepracował ponad połowę miesiąca. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 12 miesięcy, wówczas wartość wliczona zostanie podzielona przez ilość miesięcy przepracowanych i pomnożona o ilość miesięcy, w których pracownik przepracował ponad połowę miesiąca.
  • 13-tka za zeszły rok - składnik będzie uwzględniany w wyliczeniach zasiłków
  • sprawdź przy najniższym, nie wliczaj - składniki oznaczone tym sposobem pobierane są (jako suma) z obecnego miesiąca i dzielone przez 30 w celu porównania z obliczoną stawką i stawką wynikającą z najniższego wynagrodzenia. Mechanizm ten jest uruchamiany tylko gdy konieczne jest sprawdzenie, czy stawkę zasiłku należy pobrać  z najniższego wynagrodzenia.  
  • 13-tka za bieżący rok - składnik będzie uwzględniany w wyliczeniach zasiłków
  • 13-tka za zeszły rok - niedopełniana - składnik z tym parametrem nie będzie podlegał uzupełnieniu do pełnego roku
  • 13-tka za bieżący rok niedopełniana - składnik z tym parametrem nie będzie podlegał uzupełnieniu do pełnego roku

Składniki z tym parametrem mogą zostać wykorzystane do Zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3 (składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne i roczne).

• Wliczany tylko jak występuje w aktualnym zaszeregowaniu – jeśli składnik nie występuje w aktualnym zaszeregowaniu, wówczas nie zostanie wliczony do zasiłków.
• Wliczać do macierzyńskiego – opcja ta umożliwia definiowanie składników wchodzących do wyliczania podstawy macierzyńskiego.
• Wliczać do urlopu – parametr ten pozwala ustawić sposób pobierania składników do wyliczenia stawki urlopu oraz ekwiwalentu:
  • nie wliczać – składnik nie zostanie pobrany do wyliczenia stawki,
  • obecna wartość – do wyliczenia stawki urlopu zostanie ujęta wartość składnika z tej listy płac, na której jest wyliczane wynagrodzenie za urlop/ekwiwalent (aktualna lista),
  • średnia z poprzednich miesięcy – składnik z tym parametrem jest pobierany z poprzednich (zazwyczaj trzech, w zależności od ustawienia w danych kadrowych) miesięcy (wg miesiąca daty wypłaty bądź miesiąca powstania listy), a następnie liczona jest z niego średnia, czyli wartość składnika jest dzielona przez ilość godzin przepracowanych w poprzednich miesiącach,
  • przeliczona średnia z poprzednich miesięcy – składnik z tym parametrem jest również pobierany z (zazwyczaj) trzech miesięcy wstecz. Stosowany jest, gdy składnik wchodzący do wyliczenia stawki urlopu jest obliczany wzorem stawka x ilość. W przypadku, gdy podstawa stawki jest zmieniona na liście płac, na której jest wypłacany urlop, wówczas składnik wliczany do urlopu zostanie wyliczony na podstawie nowej stawki, a następnie podzielony przez ilość godzin przepracowanych w poprzednich miesiącach.

Przykład: Kwota za nadgodziny (50% i 100%) ma wejść do wyliczenia stawki urlopu, jako średnia z poprzednich miesięcy. Do podstawy nadgodzin uwzględniana jest m.in. płaca zasadnicza, która została podwyższona, czyli zostało dodane nowe zaszeregowanie, na którym jest zmieniona wartość płacy zasadniczej. Jeżeli kwota za nadgodziny ma zostać przeliczona do urlopu/ekwiwalentu wg aktualnej stawki, wówczas dla kwoty za nadgodziny (NAD50, NAD100), należy wskazać: przeliczona średnia z poprzednich miesięcy, a dla podstawy nadgodzin (PNADG): przy przeliczaniu składnika wartość pobierana jest z aktualnego wyliczenia (miesiąca).

• • siła wyższa obecna wartość - składnik nie będzie uwzględniany w stawce urlopu, natomiast zostanie ujęty jako składnik stały w stawce wynagrodzenia z powodu siły wyższej.

• Wlicz do podstawy nocnych – wartość składnika zostanie dodana z listy aktualnej do podstawy nocnych (PNOCN).
• Wlicz do premii procentowej – wartość składnika zostanie dodana z aktualnej listy do wyliczania premii procentowej PREMIAPR.
• Wlicz do podstawy nadgodzin – podobnie jak dwa wyżej wymienione parametry, składnik zostanie pobrany z aktualnego wyliczenia (miesiąca) do podstawy nadgodzin (PNADG).
• Wlicz do podstawy dopłaty nadgodzin – wartość składnika zostanie dodana do podstawy dopłaty nadgodzin PDOPLAN. Parametr ten jest stosowany dla wyliczeń nadgodzin zgodnych z wyrokiem Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 2007 r. II PZP 4/07.
• Przy przeliczaniu składnika wartość pobierana jest z aktualnego wyliczenia (miesiąca) – parametr ten jest wykorzystywany, gdy w algorytmach są użyte składniki, które są wliczane do urlopu jako przeliczona średnia z poprzednich miesięcy (wyjaśnienie przy opisie wliczać do urlopu).
• Wliczać do brutto – składnik ma być doliczany do brutto (parametr ten oznacza jednoczesne wliczanie do podstawy podatku dochodowego).
  • Nie wpływa na DOPLA – powoduje, że składnik wchodzący do brutto nie będzie pomniejszał wielkości dopłaty do najniższego wynagrodzenia. Standardowo składniki Ekwiwalent urlopowy i Odprawa mają zaznaczony ten parametr.
• Do potrąceń – określa, czy składnik jest składnikiem płacowym, zmniejszającym wypłatę (potrąceniem).

Przykład: Pracownikom jako dodatkowa forma wynagrodzenia mogą przysługiwać bony świąteczne, którymi mogą zapłacić w wybranych hipermarketach. Taka forma wynagrodzenia charakteryzuje się tym, że od wypłaty należy odjąć kwotę podatku od wartości bonu (np. pracownik dostał bon o wartości 500 zł i od wypłaty należy mu odjąć 18% podatku czyli 90 zł). W takim przypadku, należy wskazać, że wejdzie do Brutto oraz Do potrąceń .

• • Na lub na – wskazuje czy składnik (jeżeli wchodzi do brutto) ma wchodzić też do podstawy funduszy ZUS/podstawy zdrowotnego, czy ma te podstawy zmniejszyć o wartość składnika.

Przykład: Do składnika Brutto zaliczamy m.in. chorobowe zakładowe (CHZAK) oraz chorobowe ZUS (ZUSBR). W takim przypadku w obu składnikach zaznaczamy, że wliczają się do Brutto, ale chorobowe zakładowe oprócz tego, że wejdzie do Brutto, a co za tym idzie do podstawy podatku, również powinno zostać dodane do podstawy zdrowotnego. W takim przypadku dodatkowo zaznaczyć należy Na plus i Do zdrowotnego.
Innym przykładem może być sytuacja, gdy przedsiębiorca, który podlega ubezpieczeniom społecznym, ma prawo do obniżenia wymiaru składek za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim (po upływie 90 dni nieprzerwanego dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego). Wówczas składnik, który ma pomniejszać podstawę funduszy musi mieć zaznaczone Na minus i wskazane Do emerytalnego i rentowego, Do chorobowego i wypadkowego oraz Do zdrowotnego.

• Wliczać do ubezpieczenia: emerytalnego/rentowego, chorobowego i wypadkowego oraz zdrowotnego – wartość składnika zostanie wliczona do podstawy wyliczania ww. ubezpieczeń (funduszy).
• Wliczać do wypłaty – stosuje się dla składników nie wliczanych do brutto, np. ekwiwalent. Od tych składników nie będą liczone podatki ani fundusze ZUS/zdrowotne.
• Licz dla wszystkich – umożliwia wskazanie, dla których pracowników wartość zostanie wyliczona, np. nadgodziny liczymy dla wszystkich pracowników, a koszty za dojazd tylko dla pracowników spoza miasta siedziby firmy (na liście płac przy danym składniku pojawi się prostokąt do zaznaczenia, który spowoduje naliczenie wartości).
• Rozdzielać na koszty – wykorzystywany, jeżeli pracownik w ciągu miesiąca pracował w kilku miejscach powstawania kosztów (np. różne budowy).
• Do zbiorówki – informuje czy dany składnik ma pojawić się w standardowym zestawieniu płacowym zbiorówka, czy nie.
• Przepisywać wartość/zaznaczenie – określa, czy składnik w nowej liście płac ma mieć tą samą wartość co w poprzedniej.

Przykład: ubezpieczenie pracownika jest stałe, dlatego bezcelowe byłoby wpisywanie co miesiąc tą samą wartość pracownikowi, natomiast premia uznaniowa co miesiąc może być inna, dlatego tu przepisywanie wartości byłoby wyłączone. Jeżeli składnik jest wyliczany wzorem (np. na związki zawodowe potrącamy 1% od brutto) i nie jest liczony dla wszystkich pracowników, wówczas ten parametr określa, czy przepisywać na nową listę, to że składnik ten mamy liczyć danemu pracownikowi.

• Nie licz jak nie we wzorze – służy do zoptymalizowania szybkości wyliczania list płac. Przy ustawieniu tego składnika, system będzie wyliczał wartość jedynie w przypadku, gdy inny składnik płacowy będzie się do niego odwoływał. Gdy wyłączymy zaznaczenie, program będzie zawsze wyliczał wartość.

Przykład: wzór na wyliczenie chorobowego, to ilość dni chorobowego pomnożona przez stawkę. Gdy ilości dni chorobowego wynosi zero, wówczas nie ma uzasadnienia wyliczania stawki. W związku z tym, że stawkę chorobowego liczymy na podstawie 12 miesięcy, mogłoby to znacząco wydłużyć czas obliczeń.

• Do karty wynagrodzeń – składnik będzie wykazywany w zestawieniu płacowym roczna karta wynagrodzeń.
• Licz także w walucie – parametr ten jest używany dla list, które mają wskazaną dodatkową walutę oraz kurs. Składnik zostanie przeliczony wg podanego kursu. Funkcję tę można wykorzystać dla list wypłacanych w walucie obcej. Wyliczone wartości nie są widoczne w programie i można je dodać tylko do zestawień/formularzy lub list płac, które zostaną wykonane w module Raporty i Formularze (tabela WARTOSCSKLADNIKAWALUTOWA). Funkcja ta może zostać również wykorzystana przez wdrożeniowca do ustawienia sposobu księgowania listy płac walutowej w module Finanse i Księgowość.
• Ograniczenie wartości – stosuje się, gdy chcemy, aby program przeliczał tylko wartości mieszczące się w pewnych granicach, np. można ograniczyć użytkownikowi wpisanie premii powyżej 10 000 zł, wówczas w wartości minimalnej możemy wskazać 0, a w wartości maksymalnej 10 000. Najczęściej ustawia się, że wartość nie może być mniejsza od zera (np. podatek).
• Dodaj do zakładki edycyjnej – przy definiowaniu nowego składnika płacowego można wskazać, do jakiej zakładki ma być on przypisany, np. potrącenia. Gdy składnik zostanie zapisany, wówczas przypisanie zakładki edycyjnej jest możliwe, tylko poprzez ikonę wygląd edycji danych (System → Definicja list).
• Dodaj do odcinka płacowego – podobnie jak ww. składnik jest aktywny tylko podczas definiowania nowego składnika.
• Gdy pracownik choruje przed upływem miesiąca, weź ten składnik do liczenia stawki chorobowego – wykorzystywany dla pracowników nowo zatrudnionych. W przypadku, gdy pracownik nie ma wcześniejszych list płac, to program nie ma z czego wyliczyć stawki chorobowego.

System umożliwia przypisanie pracownikowi składników wynagrodzenia zgodnych z jego warunkami zatrudnienia. Predefiniowane składniki zaszeregowania, takie jak płaca zasadnicza i stawka godzinowa zostały uwzględnione w standardowych składnikach list płac. Pozostałe składniki, np. kwota zlecenia, ubezpieczenie grupowe, premie lub bony, są konfigurowane podczas wdrożenia, prac serwisowych lub zgodnie z oficjalnymi instrukcjami.

Poniżej przedstawione są dwa przykłady definiowania nowych składników: kwota zlecenie (aby była pobierana z zaszeregowania pracownika – tak, jak płaca zasadnicza) oraz bony świąteczne. 
Kwota zlecenia pobierana z zaszeregowania pracownika:

1.W menu Słowniki → Płacowe → Stałe składniki zaszeregowania dodajemy nowy składnik o nazwie, np. Kwota zlecenia. Należy uzupełnić pola:

• Kod – będzie wykorzystywany do stworzenia wzoru w definiowanym składniku płacowym.
• Nazwa – musi być tak ustalona, aby użytkownik wiedział, w jakich przypadkach użyć ten składnik.
• Typ – w tym przypadku jest to kwota, ponieważ będziemy ją ręcznie wpisywać, dla każdego pracownika indywidualnie (w przypadku stałej kwoty lub kilku do wyboru, w typie możemy wybrać: słownik).
• Opis – dowolne dodatkowe informacje użytkownika.
• Nie drukuj na umowach – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że składnik nie będzie drukowany m.in. na umowie, aneksie w polu wynagrodzenie.

2.W definicji list (menu System → Definicja list) można dodać nowy składnik płacowy bądź zmodyfikować składnik predefiniowany.

Jeżeli mamy ustawione standardowe składniki umowy zlecenie (menu kontekstowe → Dodaj grupę → Umowa zlecenie), należy znaleźć składnik o nazwie Kwota zlecenia i go edytować (za pomocą klawisza <F5>). We wzorze głównym (dla wszystkich szablonów list płac) lub we wzorze w algorytmie (wzór dla aktualnie edytowanego szablonu) wskazujemy funkcję, która zwraca kwotę z zaszeregowania i w nawiasie podajemy kod stałego składnika zaszeregowania – w tym przypadku ZASZ(KW_ZLEC).

Opis wszystkich funkcji można wyświetlić za pomocą opcji Wybierz funkcję <F7> w polu Wzór. Wyświetli się wówczas okno z trzema kolumnami: nazwa (np. ZASZ), opis działania funkcji oraz przykład wzoru.

3.Po zdefiniowaniu stałego składnika zaszeregowania oraz zdefiniowaniu wzoru w składniku płacowym, należy otworzyć zaszeregowanie pracownika zleceniobiorcy (menu Dane kadrowe → zleceniobiorca → Umowy <Ctrl+F5> → Zaszeregowanie → Dodaj <F3>/Popraw <F5> → Kwota zaszeregowania → Dodaj <F3>) i w polu Składnik wskazać dodany wcześniej składnik Kwota zlecenia, a następnie wpisać kwotę.

Po tych operacjach, tworząc listę płac, program będzie sam uzupełniał kwotę zlecenia i nie będzie konieczności wpisywania jej ręcznie bądź ustawiania, że kwota składnika ma zostać przepisana z listy poprzedniej (przepisywać wartość).

Bony świąteczne – wartość bonów wpisywana ręcznie na liście płac:
W celu wykazania na liście płac, np. bonów świątecznych, które charakteryzują się tym, że od wypłaty jest odejmowany jedynie podatek od wartości bonów, należy:

1.W menu System → Definicja list w oknie Składniki płacowe wybrać szablon listy płac, która będzie modyfikowana pod względem bonów, a następnie na danym szablonie ustawić odpowiednią listę i dodać nowy składnik za pomocą ikony Dodaj <F3>.

2.W oknie Dane składnika płacowego uzupełnić kod i nazwę, np. BON. Zaznaczyć parametry: Do brutto oraz Do potrąceń . W prawym dolnym rogu, podczas dodawania składnika BON, wskazać na jakiej zakładce w liście płac ma się pojawić ten składnik oraz czy ma się pojawić na odcinku płacowym. Brak wskazanego wzoru oznacza, że kwota będzie wpisana przez operatora na liście płac.

3. Na liście płac wpisać wartość bonów w polu BON Świąteczny, wówczas kwota Do wypłaty powinna zostać pomniejszona o wartość podatku od kwoty tego składnika.

Definicja odcinka płacowego

Przy elastycznym systemie naliczania płac, elastyczny też powinien być odcinek płacowy. Aby ręcznie zdefiniować odcinek, należy wybrać ikonkę definicji odcinka i ręcznie, wykorzystując technikę „przeciągnij i upuść", przenieść składniki do odcinka:

Jeżeli składnik, który chcemy przeciągnąć już istnieje na odcinku, wówczas system wyświetli odpowiedni komunikat. Jest możliwe też umieszczenie na odcinku, w jednej pozycji, wartości z kilku składników płacowych. Aby to zrobić, należy przeciągnąć kolejne składniki w to samo miejsce i odpowiedzieć przecząco na pytanie, czy zrobić miejsce dla nowego składnika (jeżeli odpowiemy twierdząco, oznaczać to będzie, że chcemy w tym miejscu dołożyć nowy składnik.
W celu usunięcia składnika, należy „uchwycić" go myszką i przenieść poza okno odcinka, lub wcisnąć przycisk Usuń.
Klikając prawym klawiszem myszy w oknie Wzór odcinka listy płac wyświetli się menu:

Umożliwia ono drukowanie daty wypłaty, numeru konta bankowego, informację o funduszach ZUS (tzw. IMIR/RMUA – czyli fundusze emerytalne, rentowe, wypadkowe, F.G.Ś.P i fundusz pracy), drukowanie kodu NFZ oraz drukowanie składnika zerowego (na odcinku będą znajdować się wszystkie składniki, także te, których wartość wynosi zero, np. za prowadzenie kasy, w przeciwnym wypadku system wyświetli tylko te składniki, które mają wartości różne od zera, co spowoduje zagęszczenie druku). Ostatni parametr to rodzaj papieru (do dyspozycji jest format od A4 do A2 i ustawienie pionowe lub poziome).

Definicja okna edycyjnego

Okno edycyjne składników pojawia się przy wpisywaniu danych do list płac. Z uwagi na fakt, że składniki są dowolnie definiowane przez użytkownika, konieczne jest też dynamiczne określenie, które z tych składników służą do wprowadzania danych i które wyświetlać podczas obróbki danych pracownika.
Po wyborze ikony Wygląd edycji danych na oknie Składniki płacowe, system wyświetli okno edycyjne z zakładkami:

Powyżej przykładowy wygląd okienka, ze zdefiniowanymi zakładkami. Nie ma ograniczenia na ilość zakładek ani na ilość składników na zakładce. 
Podobnie jak w odcinku płacowym, składniki na zakładki przenosi się stosując technikę przeciągnij i upuść. Jeden składnik może być na wielu zakładkach, ale nie może być dwa razy na tej samej zakładce.
Parametry okna można ustawić wywołując prawym przyciskiem myszy podmenu:

Oprócz techniki przeciągnij i upuść składniki można dodawać<F3> i usuwać <F8>wybierając odpowiednią pozycję z menu, lub wciskając klawisz. Napisy na oknie edycyjnym mogą być z boku (jak wyżej) lub nad polem edycyjnym, co może być przydatne przy wielu kolumnach na zakładce. Poniżej pól edycyjnych znajduje się podliczenie brutta, potrąceń, zasiłków i do wypłaty. Jeżeli nie chcemy, aby te pola były wyświetlane, należy usunąć zaznaczenie z pozycji Panel sum widoczny.

Definicje pól kwotowych dla formularzy

Czasami zachodzi konieczność ręcznego uzupełnienia, które składniki powinny znaleźć się na formularzach PIT. Dotyczy to zazwyczaj niestandardowych składników, takich jak, np. wynagrodzenia wypłacane tymczasowo aresztowanym lub skazanym. Aby to wykonać, należy wybrać, w oknie definicji list, ikonkę Definicje pól kwotowych dla formularzy. Po wybraniu, który PIT nas interesuje, wyświetli się okno:

Jeżeli chcemy, np. aby w polu o numerze 20, oprócz standardowo wpisywanego składnika BRUTT znajdowały się też inne składniki, należy wpisać ręcznie (ze znakiem plus) nazwy składników, np. BRUTT+BRUT5 lub wybrać je, po wciśnięciu klawisza <F6>.
Po zaakceptowaniu klawiszem <Enter> żądanego składnika, zostanie on dopisany do definicji danego pola. Po zapisaniu zmian, system uwzględni nowe składniki na deklaracji PIT.

Predefiniowane stałe płacowe

W tabelce zawarte są predefiniowane stałe płacowe, które system wykorzystuje przy obliczeniach do stałych wzorów oraz do tworzenia wyliczeń i zestawień.

Przykładowe wzory płacowe

Poniższa tabela przedstawia przykładowe wzory płacowe:

Symbole i skróty we wzorach płacowych

Opis standardowych składników płacowych

Moduł Kadry i Płace jest wyposażony w kilkadziesiąt predefiniowanych składników, z zaszytymi wewnątrz programu wzorami do obliczeń.
Godziny oraz dni:

Stawki za dzień:

Składniki płacy brutto:

Zasiłki, podatki i ubezpieczenie zdrowotne:

Fundusze ZUS:

Kasy pożyczkowe:

Pozostałe składniki standardowe:

Aktualizacja składników płacowych

Narzędzie uruchamiane jest automatycznie w tle podczas otwierania modułu Kadry i Płace. Służy do pobrania aktualnych składników płacowych i usprawnieniu procesu naliczania płac i rozliczania obciążeń podatkowych.
Jeśli automatyczne pobranie nowych składników płacowych zostanie zakończone niepowodzeniem w programie wyświetlony zostanie komunikat zawierający zalecane działania. Taki scenariusz występować może w przypadku, gdy w bazie istnieć będą założone wcześniej przez użytkownika składniki płacowe z kodem identycznym jak składnik dodawany podczas automatycznej aktualizacji. W tej sytuacji należy za pomocą opcji w menu System → Aktualizacja składników płacowych wyświetlić listę wszystkich składników, następnie zweryfikować kolumnę Konflikt – jeśli występuje w niej wartość TAK, to doświadczony serwisant modułu Kadry i Płace pomoże dostosować odpowiednio kod oraz poprawić wszystkie algorytmy, w którym one występują.
Narzędzie można również wywołać ręcznie za pomocą przycisku Aktualizuj dostępnego w oknie Aktualizacja składników płacowych.

Konfiguracja

Użytkownik może dokonywać zmiany ustawień w systemie. Zmiana ustawień dotyczy zarówno całej firmy jak i poszczególnych stanowisk. Do zmian w konfiguracji służy opcja menu głównego System → Konfiguracja:

Firma

Parametry definiowane

Parametry zawarte w tym miejscu dzielą się na trzy części:

• Pierwsza część konfiguracji umożliwiają zdefiniowanie nazw sześciu parametrów, które użytkownik będzie mógł uzupełnić w zaszeregowaniu pracownika w menu Kadry → Dane kadrowe → Umowy → sekcja: Zaszeregowanie → Popraw <F5> → zakładka Kryteria.
• Druga część umożliwia zdefiniowanie sześciu nazw kryteriów, które będą możliwe do wykorzystania w zaszeregowaniu pracownika na zakładce Kryteria.
• Trzecia część - użytkownik ma możliwość zdefiniowania nazwy godzin dodatkowych, które widoczne będą w ewidencji czasu pracy pracownika w menu Kadry → Dane kadrowe → Ewidencja → Godziny.

Parametry konfiguracyjne pozwalają na dostosowanie programu do indywidualnych wymagań użytkownika podczas wdrożenia lub serwisowania systemu.

Wysyłanie haseł do kodowania plików PDF

Konfiguracja klienta poczty jest konieczna do prawidłowego działania funkcjonalności wysyłania zakodowanych plików do Panelu Pracownika. W tym celu należy uzupełnić parametry:

• Sposób wysyłania e-maili - może zostać ustawiony na wartość Przez zewnętrznego klienta poczty lub Bezpośrednio z programu. Wybór sposobu Bezpośrednio z programu aktywuje pozostałe parametry do uzupełnienia.
• Adres serwera (SMTP)
• Port serwera
• Adres e-mail
• Nazwa nadawcy
• Wymagana autoryzacja SMTP
• Login
• Hasło
• Szyfrowanie SSL

Więcej informacji o kodowaniu dokumentów PDF w module Kadry i Płacy znajduje się w osobnym materiale dostępnym w poniższym linku: Kodowanie plików PDF w module Kadry i Płace - konfiguracja i obsługa

Program „Płatnik"

Ustawienia

System Pro/Prestiż w pełni współpracuje z programem „Płatnik", rozprowadzanym przez oddziały ZUS do rozliczeń zasiłków chorobowych i funduszy emerytalno-rentowych. W związku z tym w konfiguracji systemu użytkownik może ustawić odpowiednie parametry niezbędne do ich wspólnego działania:

• Katalog programu „Płatnik" – wskazujemy katalog, do którego program będzie zapisywał wyeksportowane pliki.
• Podkatalog plików – wskazujemy podkatalog, do którego program będzie zapisywał wyeksportowane pliki.
• Licz wynagrodzenie dla „Płatnika" z ubezpieczenia zdrowotnego – po ustawieniu tego parametru na TAK program będzie wyliczał wynagrodzenie dla Płatnika składek z tytułu terminowego przekazywania składek.
• Licz wynagrodzenie dla „Płatnika" z wypłaconego ubezpieczenia chorobowego – po ustawieniu tego parametru na TAK program będzie wyliczał wynagrodzenie dla Płatnika składek z tytułu terminowego przekazywania składek.
• Wypłacone ubezpieczenie chorobowe w wysokości % – parametr ten uaktywnia się w momencie ustawienia parametru poprzedniego na wartość Tak. Pojawia się możliwość określenia procentowej wartości wcześniejszego parametru.

W systemie istnieje możliwość eksportu deklaracji rozliczeniowych imiennych (RCA,RSA, RZA) oraz zgłoszeniowych (ZUA, ZIUA, ZCNA, ZWUA, ZZA, ZSWA) dla wybranej jednostki rozliczeniowej. Podczas takiego eksportu użyte będą dane identyfikacyjne jednostki rozliczeniowej zamiast danych identyfikacyjnych firmy.

• Wysyłaj wyzerowane ujemne kwoty. UWAGA 1. Korekta dokumentów w Płatniku będzie możliwa tylko ręcznie (na podstawie raportu z eksportu danych). 2. Powstaną rozbieżności pomiędzy kwotami na listach płac, a kwotami przekazanymi do „Płatnika".

Naliczanie płac

Ustawienia płac

Chorobowe

• Dni urlopu dodaj do dni przepracowanych przy rozszerzaniu składników wchodzących do podstawy stawki chorobowego – użytkownik może ustalić czy chce by program traktował dni urlopu jako dni przepracowane. Np. jeżeli pracownik ma do przepracowania w danym m-cu 22 dni, z tego przez 2 dni był na urlopie, a 2 na chorobowym, to program jako dni przepracowane potraktuje dni, w których pracownik był w pracy oraz dni urlopu przy zaznaczeniu tego parametru na TAK. Natomiast gdy użytkownik zaznaczy NIE program jako dni przepracowane uzna 18 dni.
• Dane pobierz z – użytkownik może zdecydować czy program ma pobierać dane z ewidencji czy z wypłaconych list.
• Przy rozszerzaniu PLPOD do pełnego miesiąca ogranicz rozszerzony składnik do wielkości płacy zasadniczej z umowy – można określić, czy w przypadku, gdy pracownik w skutek przebywania na chorobowym osiągnąłby wyższe wynagrodzenie niż określone w płacy podstawowej. Program ma ograniczyć wielkość wynagrodzenia do wielkości z umowy.
• Rozszerzając składniki, w przypadku zbiegu w danym miesiącu wystąpienia składników stałych, zmiennych i urlopu, rozszerzaj wszystkie składniki (także stałe) – parametr umożliwia rozszerzanie składników stałych (nierozszerzalnych) w przypadku, gdy jednocześnie w miesiącu, z którego pobierane są składniki, występują urlop, składniki zmienne (rozszerzalne) i składniki stałe.
• Dopełnianie składników - przy zbiegu urlopu i chorobowego dopełniaj płacę podstawową -
• Dopełnianie składników - przy zbiegu urlopu i chorobowego urlop tylko ze stałych
• Przy rozszerzaniu składników obliczanych wzorem kontroluj maksymalne rozszerzenie składnika (przejście PLPOD na PLZAS i DNIPR na DNIDO we wzorze pierwotnym) - parametr domyślnie ustawiony jest na NIE. Zmiana na wartość TAK spowoduje, że w przypadku, gdy składniki wynagrodzenia wchodzące do podstawy chorobowego są składnikami definiowanymi zawierającymi wzory, to system przy obliczaniu stawki zasiłku chorobowego będzie je dopełniał tak jak składniki stałe.
• Gdy stawka chorobowego jest przepisywana z poprzednich 3 miesięcy nie sprawdzaj czy jest niższa od najniższego wynagrodzenia – ustawienie tego parametru na TAK spowoduje, że w momencie wyliczania wynagrodzenia za czas choroby z poprzednich 3 m-cy program nie będzie kontrolował osiągnięcia najniższego wynagrodzenia.
• Sposób pobierania dni przepracowanych przy obliczaniu stawki chorobowego – użytkownik może zdecydować, w jaki sposób program ma pobierać dane do obliczania stawki za chorobowe.
• Standardowy procent stosowany przy wyliczeniu chorobowego zakładowego – jest to parametr domyślnie ustawiony na 80%. Użytkownik może zmienić jego wartość na odpowiednią stosowaną w danym przedsiębiorstwie.
• Pomijaj na początku miesiąca święta licząc stawkę zasiłku i określając czy pracownik został zatrudniony od początku miesiąca – użytkownik odznaczając ten parametr może zdecydować, czy program ma uwzględniać występujące na początku m-ca święta do wyliczania zasiłku.
• Pomijaj dni wolne wg wzorca dni pracy licząc stawkę zasiłku i określając czy pracownik został zatrudniony od początku miesiąca – użytkownik może zdecydować czy program ma pomijać dni wolne ustawione według wzorca do wyliczania stawki za wynagrodzenie chorobowe.
• Nagroda „13-tka": podczas liczenia chorobowego pomniejsz o miesiące niewliczone
• Nagroda „13-tka": podczas liczenia chorobowego dostosuj do wielkości etatu

Urlop i ekwiwalent

• Nadgodziny dodaj do godzin przepracowanych przy naliczaniu stawki urlopu godzinowego – parametr ten można włączyć w sytuacji, gdy użytkownik chce, by program sumował godziny z nadgodzin z godzinami pracy, w przypadku wyliczania stawki godzinowej urlopu. Ustawienie parametru na wartość Nie spowoduje pominięcie nadgodzin przy obliczaniu urlopu.
• Gdy stawka urlopu naliczona tylko z PLZAS to ogranicz URLOP do wartości PLZAS – ustawienie tego parametru przez użytkownika na wartość Tak, w przypadku wyliczania stawki urlopu wyłącznie z płacy zasadniczej, gdy wartość dla urlopu i wartość płacy podstawowej łącznie dadzą wartość inną niż wartość płacy zasadniczej, spowoduje, że system wyrówna do płacy zasadniczej.
• Sposób pobierania składników do stawki urlopu – użytkownik może zadecydować czy chce, by program pobierał dane do wyliczania urlopu bądź z m-ca wypłaty listy, bądź z m-ca stworzenia listy. W przypadku wybrania parametru by program pobierał z m-ca wypłaty, program nie weźmie pod uwagę jednej ostatniej listy, jeżeli wypłata jest w m-cu następnym w stosunku do daty listy. Zgodnie z przepisami (Rozporządzenie Urlopowe) do wyliczania urlopu należy wziąć elementy płacy wypłacone w miesiącach poprzedzających urlop, czyli jeżeli urlop jest w sierpniu, a lista lipcowa ma datę wypłaty również w sierpniu, to tych wartości nie można brać do wyliczeń – najczęściej jednak stosuje się inną interpretację, gdzie bierze się pod uwagę miesiąc listy, a nie datę wypłaty – takie tłumaczenie można usłyszeć również podczas kontroli z Inspekcji Pracy, stąd zaistniała konieczność wprowadzenia tego parametru.
• Dodatkowy urlop wypoczynkowy obliczaj osobno (URLOP2, GURLOP2) – wybranie przez użytkownika wartości Tak, spowoduje, że będzie oddzielnie wykazywany ten urlop w ewidencji. Aby parametr ten działał, należy w definicji list dodać dwa składniki: URLOP2 i GURLOP2. W edycji wydruku listy płac i w edycji danych użytkownik może wyciągnąć oba składniki. Przy wprowadzaniu dodatkowego urlopu do ewidencji obecności, należy zdefiniować symbol oznaczający urlop dodatkowy (np. Ud).
• Sposób pobierania godzin przepracowanych przy obliczaniu stawki urlopu – dostępne opcje: wpierw z ewidencji, a gdy równe zeru to z wypłaconych list oraz wpierw z list, a gdy równe zeru to z ewidencji. Istnieją sytuacje, gdy nie prowadzi się ewidencji absencji, tylko wpisuje bezpośrednio na listach płac ilości dni urlopu, wówczas konieczne jest ustawienie tego parametru.
• Do obliczania urlopu okolicznościowego pobieraj wartości tylko z obecnego miesiąca (wymagany składnik STURLGOK) – jeżeli użytkownik zaznaczy Nie, to program będzie wyliczał wartość dla urlopu okolicznościowego na zasadach takich, jak dla urlopu wypoczynkowego, a weźmie wartości tylko z aktualnie przeliczanego miesiąca.
• Obliczając ekwiwalent urlopowy rozszerzaj składniki obliczane jako średnia wg stosunku DNIDO/DNIPR – po ustawieniu wartości tego parametru na Tak, program przy nieprzepracowanym całym m-cu proporcjonalnie pobierze dane do wyliczania ekwiwalentu urlopowego.
• Ekwiwalent urlopowy licz zawsze dla 3 miesięcy wstecz – użytkownik może zdecydować czy wartość do ekwiwalentu za urlop ma być wyliczana przez program z 3 m-cy, czy też chce wpisać w danych pracownika → Umowy → Dane Angażu, inną ilość m-cy, z których program ma pobierać dane.
• Pomniejszenia od urlopu naliczaj w zaszeregowaniu odpowiadającym nieobecności - kwotowo rozliczaj w ostatnim zaszeregowaniu w miesiącu – ustawienie tego parametru na Tak spowoduje, że w przypadku zmiany zaszeregowania pracownika w trakcie m-ca, program stawkę urlopu wyliczy według stawki z nowego zaszeregowania.
• Dla urlopu na przełomie miesiąca zastosuj stawkę z miesiąca rozpoczęcia urlopu
• Wykluczające się składniki płacowe (''>" wykluczenie, '';'' następna para np. PLZAS>AKORD1;PLZAS>AKORD2)
• Miesiące, w których nastąpiło wykluczenie nie uwzględniaj w obliczeniach
• Tylko jak nie ma innych (niewykluczających się) składników

Pozostałe

• Sposób umieszczania osób na liście płac – użytkownik może wybrać czy przy dodawaniu nowej listy płac, przepisać osoby z poprzedniej listy, przepisać z grupy płacowej lub nie przepisywać. Działanie parametru nie obejmuje list płac dla osób zwolnionych, gdzie bez względu na wartość parametru konieczne, jest ręczne wskazanie właściwych osób przez użytkownika.
• Okres zatrudnienia (funkcja DODAJ_LATA) licz z uwzględnieniem – dzięki temu parametrowi użytkownik ma możliwość wskazania według jakiej metody ma być liczona długości przebiegu zatrudnienia. Do wyboru są 3 opcję:
  • faktycznej ilości dni w miesiącach skrajnych,
  • tak jakby miesiąc miał zawsze 30 dni
  • na podstawie art. 112 k.c.
• Przy obliczaniu okresu zatrudnienia nie wliczaj urlopu bezpłatnego
• Przy obliczaniu okresu jubileuszowego nie wliczaj urlopu bezpłatnego – po zaznaczeniu tego parametru program nie będzie brał pod uwagę okresu, w trakcie którego pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym.
• Przy obliczaniu jubileuszowego nie wliczaj nieobecności nieusprawiedliwionej – parametr będzie uwzględniany podczas generowania Zestawienia jubileuszowego.
  • Przy obliczaniu przepracowanego czasu wliczanego do emerytury nie wliczaj urlopu bezpłatnego
  • Przy obliczaniu okresu pracy w poprzednich zakładach (staż, jubileusz, urlopy), nakładające się okresy wlicz tylko raz – odznaczenie tego parametru (Tak) spowoduje, że program nie będzie powielał nakładających się na siebie okresów zatrudnienia podczas wyliczania okresu zatrudnienia.
  • Kontroluj rozdzielnik kosztów poprzez dodatkowe obliczenia bez rozdzielnika
  • Sposób rozliczania pożyczek (spłat, składek itp.)
  • Sposób rozliczania zasiłków dodatków do zasiłku rodzinnego
  • Przy przepisywaniu z poprzedniego miesiąca, przepisuj składniki z innego algorytmu, które nie są liczone dla wszystkich
  • Informuj o braku wpisanego rodzaju kosztów u pracowników rozliczanych wg rozdzielnika kosztów
  • Koszty i ulgę podatkową pobieraj wg ustawienia w Zaszeregowaniu pracownika
  • W wypłatach po 1 stycznia 2006 naliczaj zaokrąglenie do 1 zł dla podatku (przy ustawionym zaokrągleniu do 10 gr)
  • Przy rozdzielniku kosztów, przepisz rodzaje kosztów z poprzedniej listy
  • Do wydruku list płac, tytuł pobieraj z opisu ustawionego filtru
  • Kontroluj naliczanie Funduszu Pracy dla osób, które mają go niezaznaczony
• Naliczanie zasiłków ZUS (zakład nie zatrudniał 20 pracowników) – użytkownik określa, czy dla danego roku przedsiębiorstwo będzie naliczało zasiłki dla pracowników czy nie.
• Podczas rozliczania (naliczania PLPOD wynikającego z PLZAS) nieobecności niezwiązanej z chorobą stosuj: - może przyjąć wartości:
  • par. 12 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (zalecane)
  • współczynnik wynikający ze stosunku dni nieobecności do dni do przepracowania
• Sposób liczenia PLPOD z PLZAS - parametr jest aktywny po ustawieniu parametru Podczas rozliczania (naliczania PLPOD wynikającego z PLZAS) nieobecności niezwiązanej z chorobą stosuj: na wartość współczynnik wynikający ze stosunku dni nieobecności do dni do przepracowania.
• Podczas rozliczania (naliczania PLPOD wynikającego z PLZAS) stosuj zaokrąglenia do 0,01 gr
• Filtruj listę płac wg jednostek kadrowych
• Pokaż tylko pracowników na ostatni dzień miesiąca - parametr jest aktywny po ustawieniu Filtruj listę płac wg jednostek kadrowych na wartość Tak

• Pokaż pracowników, którzy w danym miesiącu nie występują na innych listach płac - parametr jest aktywny po ustawieniu Filtruj listę płac wg jednostek kadrowych na wartość Tak
• Pomniejszając PLZAS w przypadku wystąpienia urlopu wychowawczego stosuj pomniejszenie jak dla chorobowego
• Dla wypłat po ustaniu zatrudnienia stosuj koszty uzyskania z ostatniego zaszeregowania – parametr umożliwia określenie czy koszty, na listach płac po zwolnieniu pracownika, mają być naliczane jako podstawowe czy powiększone jeśli były ustawione powiększone w ostatnim zaszeregowaniu.
• Sposób pobierania składników do rozliczenia zajęć komorniczych. – dzięki temu parametrowi istnieje możliwość ustawienia rozliczania zajęć komorniczych wg miesiąca listy. Ma to na celu umożliwienie rozliczenia gdy wypłaty z 2 lub więcej miesięcy następują w jednym miesiącu.
• Miesiąc przychodu od składek PPK pracodawcy – parametr decydujący o sposobie naliczania podatku. Parametr przyjmuje wartości:
  • Miesiąc naliczania listy
  • Miesiąc zapłaty składek
  • Miesiąc wypłaty listy
• Na listach korygujących, w których miesiąc wypłaty jest inny niż na listach korygowanych, koszty i ulgę stosuj - parametr może przyjąć wartości: 
  • z miesiąca wypłaty listy korygującej
  • z miesiąca wypłaty listy korygowanej

Ewidencja

• Maksymalna ilość dzienna
• Informuj o przekroczeniu nadgodzin w ciągu dnia
• Maksymalna ilość nadgodzin roczna
• Informuj o przekroczeniu nadgodzin w ciągu roku
• Nadgodziny. Od 2003 r. naliczaj automatycznie tylko 50% - parametr dostępny haśle serwisowym, ze względu na obowiązujące przepisy jego edycja nie jest zalecana
• Nadgodziny. Za prace w sobotę (6 dzień w tygodniu) naliczaj 100%
• Czas przepracowany w dzień nominalnie wolny rozlicz jako 100%
• Urlop w wolny dzień (dla osób którym jest włączone naliczanie w każdy dzień) traktuj jako x dzień/dnia urlopu
• Dla pracowników z zaznaczoną opcją „Pierwsza praca" urlop proporcjonalny w pierwszym roku zatrudnienia licz bez zaokrąglenia do liczby całkowitej
• Wypełniania Od-Do. Nie wpisuj urlopu wypoczynkowego w dni wolne
• Podczas edycji ewidencji pokazuj:
• Firma stosuje równoważny czas pracy - po aktywacji parametru dostępne są dodatkowe ustawienia:
  • Od dnia
  • Okres rozliczenia w miesiącach
  • Rozliczanie dotyczy wszystkich pracowników
  • Za sobotę (6 dzień) nalicz 100% gdy nie ma symbolu
  • Symbol
  • Nadgodziny w nocy wypłać na koniec okresu rozliczeniowego
  • Pokaż w rozliczeniu
  • Rozlicz nadgodziny 100% w dzień nominalnie wolny
• Obsługa zwolnień lekarskich
• Pozostały urlop przemnóż przez etat
• Pytaj o przyczynę przy zmianie ilości godzin w ewidencji godzinowej
• Kontroluj wymagane Kodeksem Pracy przerwy pomiędzy dniami pracy (11,35 godzin)
• Przepisuj ujemną wartość urlopu na następny rok
• Pracę przed planowanym rozpoczęciem pracy traktuj jako odpracowanie wyjścia prywatnego
• Liczba lat zatrudnienia do zmiany wymiaru urlopu 
• Liczba dni urlopu - niski wymiar
• Liczba dni urlopu - wysoki wymiar
• Zezwalaj na edycję absencji w miesiącu zamkniętym
• Zezwalaj na edycję czasu pracy w miesiącu zamkniętym
• Staż pracy na nowych zasadach obowiązujących od roku 2026 obowiązuje od dnia - domyślnie ustawiony jest na datę 2026-05-01 i powoduje, że podczas weryfikacji stażu pracy system analizuje datę z parametru (datę obowiązywania przepisów) z aktualną datą i stosuje odpowiedni algorytm przy obliczaniu wymiaru urlopu na dany dzień. Od tej daty system będzie uwzględniał w zestawieniach okresy zatrudnienia z tytułu umowy zlecenia z własnymi zleceniobiorcami, którzy w oknach:
  • dane kadrowe pracownika → zakładka 4 Poprzednie zatrudnienia → w polu Uwzględniaj tylko w nowym stażu jest wskazana data
  • Angaże, Umowy, Zaszeregowania → sekcja Szczegóły angażu → zakładka Ubezpieczenia, pozostałe → parametry Uwzględnij przy naliczaniu wymiaru urlopu, Uwzględnij przy naliczaniu jubileuszu, Uwzględnij przy naliczaniu stażu pracy są zaznaczone

Szczegółowy opis działania systemu w kontekście nowych regulacji znajduje się w osobnym materiale: Naliczanie stażu pracy od 01.05.2026 - obsługa nowych regulacji.

Ewidencja godzinowa

• Ustawienia dotyczące jedynie wzorca ewidencji typu „Od-Do" - parametr może przyjąć wartości:
  • Czas pracy licz dokładnie tak jak wpisano
  • Czas pracy licz z uwzględnieniem poniższych korekt względem czasu zaplanowanego - ustawienie tej wartości spowoduje aktywację dodatkowych ustawień: 
    • Godziny wejścia i wyjścia
    • Przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy
    • Po planowanej godzinie zakończenia pracy 
    • „X" minut 
    • Po okresie „Y"
    • Godzina wyjścia
    • Zaokrąglenie godziny do „X" minut
    • Kilkukrotne wejścia i wyjścia z zakładu: parametr jest aktywny po ustawieniu Godziny wejścia i wyjścia na wartość Czas powyżej "X" min. po okresie "Y" ma być zaliczane jako wejście z chwilą rozpoczęcia następnego okresu. Może przyjąć wartości:
      • licz dokładnie (nie stosuj modyfikatorów) 
      • traktuj jako osobne okresy  pracy i stosuj te same zasady co wyżej
      • scalaj w jeden okres (zmiana godz. wyj.) i stosuj zasady co wyżej
    • Przerwy w pracy (wyjścia i poza zakład) wpływają na planowaną godzinę zakończenia pracy
    • Czas przerwy niemający wpływu na czas pracy
    • Minimalny czas pracy
    • Przerwy w pracy uzupełnij maksymalnie do
    • Obliczony czas:
    • Do pełnych
• Równoważny czas pracy: czas pracy zapisany w kolumnach z nadgodzinami wpływa na rozliczenie bilansu czasu pracy - Aktywacja parametru spowoduje, że nadgodziny wpisane w kolumny Nadg. 50% oraz Nadg. 100% będą uwzględniane w bilansie godzin w rozliczeniu okresu w równoważnym czasie pracy. Parametr na nowo założonych bazach danych domyślnie ustawiony jest na TAK.

Pity

• Data „DO" na PIT-11 wg
• Imię osoby odpowiedzialnej za wypełnienie PIT'u
• Nazwisko osoby odpowiedzialnej za wypełnienie PIT'u
• PIT-11: od wersji 29 waliduj XML przed wysyłką - parametr domyślnie jest ustawiony na wartość Tak, co powoduje, że po wyborze przycisku Wyślij do systemu e-Deklaracji system przeprowadzi weryfikację poprawności formularza pod względem zgodności ze schemą XML przed jego wysłaniem.

Archiwizacja

• Archiwizuj dane przy wyjściu z programu – opcja wymusza archiwizację danych podczas wychodzenia z programu.
• Archiwizuj dane za pomocą:
• STP – wbudowany algorytm do pakowania plików,
• Inny program archiwizujący – użytkownik ma w tym miejscu możliwość ustawienia własnego programu do archiwizowania danych.
• Inny program archiwizujący – opcja jest aktywna po ustawieniu parametru Archiwizuj dane za pomocą na Innego programu archiwizującego. W tym miejscu użytkownik definiuje ścieżkę do programu archiwizującego.
• Predefiniowane wywołania – opcja jest aktywna po ustawieniu parametru Archiwizuj dane za pomocą na Innego programu archiwizującego. Opcja ta umożliwia wybór z listy, programu do archiwizacji.
• Rozszerzenie pliku archiwum – opcja jest aktywna po ustawieniu parametru Archiwizuj dane za pomocą na Innego programu archiwizującego.
• Parametry wywołania zewnętrznego kompresora – opcja jest aktywna po ustawieniu parametru Archiwizuj dane za pomocą na Innego programu archiwizującego. Jest to wzór ustalający parametry wywołania zewnętrznego kompresora.
• Katalog kopii danych – w tym miejscu użytkownik definiuje ścieżkę do katalogu stanowiącego kopię zapasową.
• Dodatkowy katalog kopii danych – w tym miejscu użytkownik definiuje ścieżkę do dodatkowego katalogu kopii danych.
• Częstotliwość archiwizacji – użytkownik ma do wyboru kilka trybów archiwizacji:

• Ile ostatnich kopii przechowywać – parametr może przyjąć wartości: 5, 10, 20, lub Wszystkie.
• Archiwizacja wydrukowanych dokumentów (rejestr wydruków)
• Nie zapisuj do rejestru wydruku Listy obecności

Rekrutacja

• Typ zdarzenia CRM dla umawianego spotkania

Obsługa

• Funkcja podwójnego kliknięcia w tabelach – użytkownik, według własnych preferencji, może dla tej opcji ustawić funkcję: Pokaż <F2> lub Popraw <F5>.
• Pytać o potwierdzenie przed poprawą
• Ogranicz wyświetlanie „podwójnych" pracowników preferując kod tytułu ubezpieczenia zaczynający się od:
• Kod ubezpieczenia
• Sprawdź unikalność Nr akt w danych kadrowych
• Format Nr akt
• W danych kadrowych wyświetlaj osoby także bez umów
• Pozwól przypisać pracownika tylko jednostki kadrowej, która nie ma jednostki podrzędnej
• Pozwól przypisać pracownika tylko do jednostki organizacyjnej, która nie ma jednostki podrzędnej
• W świadectwie pracy wliczaj nieobecność usprawiedliwioną do okresów bezskładkowych
• W Module Ewidencji pozwól wprowadzać absencje X dni wstecz, gdzie X to:
• W Module Ewidencji dopuszczaj użycie tylko wybrany symboli (oddzielonych średnikiem lub przecinkiem)
• Wyłącz kontrolę lat w zaszeregowaniach
• Dane o niepełnosprawności pobieraj: - parametr może przyjąć wartości:
  • Z kodu tytułu ubezpieczenia - jest to domyślne ustawienie dla firm niebędących Zakładem Pracy Chronionej. Powoduje uwzględnienie stopnia niepełnosprawności we wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych w oparciu o kod tytułu ubezpieczenia z zaszeregowania, a następnie analizę danych dotyczących schorzeń z orzeczeń zarejestrowanych w danych kadrowych na zakładce Niepełnosprawność.
  • Z orzeczeń w ewidencji niepełnosprawności - badanie rodzaju oraz określenie stopnia niepełnosprawności odbywać się będzie wyłącznie na podstawie danych w orzeczeniu pracownika.
• Podczas generowania INF-D-P uwzględniaj osoby niepełnosprawne przebywające na zasiłkach lub rehabilitacyjnym - ustawienie na wartość Tak umożliwia ujęcie we wniosku osób niepełnosprawnych przebywających na zwolnieniach rehabilitacyjnych lub zasiłku.
• Włącz możliwość obsługi wysyłania dokumentów do systemu e-deklaracje, przy użyciu zewnętrznej biblioteki
• Skrót SH1 używanego certyfikatu
• Podczas wydruku świadectwa pracy ostrzegaj o zaznaczeniu okresu, dla którego wystawiono świadectwo
• Pokaż rozbicie naliczenia stawki po wskazaniu absencji w oknie ewidencji
• Pytać o potwierdzenie przez poprawą - ustawienie na wartość Tak spowoduje, że po wyborze opcji Popraw (F5) w głównych opcjach modułu (Dane Kadrowe, Umowy, Słowniki) system wyświetli ostrzeżenie Czy na pewno poprawić?
• Klasyczny widok podręcznego menu (oprócz Administratora) - domyślnie jest on ustawiony na wartość Nie, co oznacza widok menu pod prawym przyciskiem myszy z pogrupowanymi opcjami, co zapewnia jego przejrzystość i ergonomię pracy dla użytkowników. Widok klasycznego menu nie obsługuje definiowania menu (Widok → Edycja menu). Z uwagi na nadrzędne uprawnienia administratorów, zmiana tego parametru nie oddziałuje na tych użytkowników.

System

• Tryb pracy konfiguracji – jest to parametr, dzięki któremu można określić tryb pracy konfiguracji. Do wyboru są dwie opcje: Wdrożeniowy i Produkcyjny. Tryb pracy Wdrożeniowy jest trybem domyślnym i oznacza, że parametry są zawsze odczytywane bezpośrednio z bazy. Jeśli użytkownik ustawi ten tryb pracy, to na oknie konfiguracji wyświetli się informacja: Tryb wdrożeniowy. W trybie Produkcyjnym każdy parametr jest czytany tylko jeden raz z bazy danych, po czym jego wartość jest przechowywana w pamięci programu, dzięki czemu kolejne odczyty danego parametru są szybsze.
• Dodawanie i poprawa danych pracowników tylko w module KDPL, w innych modułach pokazuj tylko imię, nazwisko, nr akt - po włączeniu na TAK w słowniku pracowników, dostępnych w innych modułach systemu, nie ma możliwości podglądu danych wrażliwych np. PESEL/NIP.

Słowniki

Słowniki, to opcja udostępniająca do edycji wszystkie słowniki w module Kadry i Płace.

Definicje dokumentów

Moduł Kadry i Płace umożliwia modyfikację istniejących oraz definiowanie własnych dokumentów kadrowych oraz związanych z poleceniem wyjazdu.
Opcja ta znajduje się w menu głównym Słowniki:

Wybranie opcji Popraw <F5> na pojedynczym dokumencie, np. z grupy Polecenie wyjazdu spowoduje, że wyświetlone zostanie okno Edycja dokumentu:

Okno zawiera zakładkę Podstawowe z podstawowymi informacjami dotyczącymi dokumentu:

• Opis – opis dokumentu widoczny przy wyborze dokumentu.
• Kod – unikalny kod dokumentu.
• Kod na wydruk dokumentu – dwa kody umożliwiające oddzielną numerację dla różnych dokumentów.
• Aktywny – opcja ta oznacza, że dokument będzie się pojawiał przy wyborze dokumentów.
• Wymagane parametry dokumentu – opcja pozwala wymusić dla danego dokumentu podanie: Zlecenia i Jednostki Organizacyjnej. Wymagane parametry są sprawdzane przed zamknięciem dokumentu.

Dane wprowadzone w poszczególnych zakładkach zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub klawiszem <Enter>.
Wszystkie zdefiniowane w systemie dokumenty można kopiować. Służy do tego ikona lub kombinacja klawisza <Ctrl+F3>. Tworzymy za jej pomocą identyczny dokument, w którym dokonuje się jedynie poprawek dostosowanych do nowych potrzeb. Dzięki tej funkcji nie trzeba wprowadzać całego dokumentu od początku. Skopiowanemu dokumentowi należy nadać inny kod niż ten który posiada dokument źródłowy.
Po wybraniu ikony Kopiuj wyświetli się okno, w którym podajemy nowy kod dla tworzonego dokumentu. Wprowadzony kod zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz>. Następnie system przechodzi do okna edycyjnego danego dokumentu, w które wprowadzamy zmiany. Dokument stworzony za pomocą tej opcji widoczny będzie w spisie dokumentów – w zależności od grupy dokumentów, w jakiej został utworzony.

Kadrowe

Cechy pracownika

Słownik ten zawiera spis cech pracownika, które mogą być uznane za ważne dla pracodawcy, a przykładem takich cech może być posiadanie prawa jazdy, dyspozycyjność, spóźnienia do pracy itp.
W przypadku stosowania cech typu tekstowego możliwa jest szybka edycja cechy - zmiany wartości można dokonać bezpośrednio w oknie Dane kadrowe. W tym celu w definicji cechy należy zaznaczyć parametr Wybór wartości cechy tylko ze spisu wartości oraz Edycja bezpośrednio na tabeli (szybka edycja). Możliwe jest również wprowadzenie dla użytkowników ograniczeń do szybkiej edycji cech pracownika.

Kolumnę z cechą szybkiej edycji należy dodać do widoku okna Dane kadrowe, gdzie używając prawego przycisku myszy wyświetlone zostanie menu z listą wartości cechy. Dodatkowo w menu dostępne są opcje:

• Usuń wartość cechy - ustawia pustą wartość danej cechy
• Rejestr zmian wartości- wyświetla okno zawierające informacje o zmianach wartości cechy danej pozycji. Prezentowana jest Wartość przed, Wartość po oraz imię i nazwisko operatora, który dokonał zmiany.
• Kopiuj komórkę - kopiuje wartość komórki do schowka

Cechy oznaczone jako cechy szybkiej edycji są również dostępne w opcji grupowych operacji.

Kwalifikacje

W słowniku tym zapisujemy, np. znajomość języka angielskiego, posiadanie prawa jazdy itp. Przy przypisaniu do osoby określonych kwalifikacji, możemy opisać je w tzw. cesze, np. kwalifikacja – znajomość języka angielskiego i cecha – czynna w mowie i piśmie.

Jednostki kadrowe i organizacyjne

Pracę w module Kadry i Płace należy rozpocząć od zdefiniowania jednostek kadrowych. W innym przypadku spowoduje to wyświetlenie komunikatu: Musisz najpierw zdefiniować przynajmniej jedną jednostkę kadrową lub nie masz przyznanego dostępu do żadnej jednostki kadrowej. Aby uzupełnić słownik jednostek kadrowych, należy wejść w menu Słowniki → Kadrowe → Jednostki kadrowe.
System Pro/Prestiż posiada również słownik jednostek organizacyjnych (menu Słowniki → Słowniki systemowe → Jednostki organizacyjne), który różni się od słownika jednostek kadrowych „spojrzeniem" na strukturę firmy. Słownik jednostek organizacyjnych to struktura przedsiębiorstwa w podziale na, np. budynki, oddziały, wydziały, natomiast Jednostki kadrowe to struktura przedsiębiorstwa z punktu widzenia kadr, np. kierownicy, pracownicy umysłowi, pracownicy fizyczni, magazynierzy, administracja itp.
Struktury tych dwóch słowników mają charakter drzewiasty, tzn. mogą się rozrastać w dół, np. na samej górze znajduje się firma, która dzieli się na oddziały A, B i C. Każdy z tych oddziałów składa się z podjednostek, np. oddział A dzieli się na produkcję i magazyn, oddział B na księgowość, kadry-płace, kontrola jakości, a oddział C na dystrybucję, reklamę i marketing.

Każdy wprowadzony do programu pracownik zostanie przydzielony w zaszeregowaniu do odpowiedniej jednostki, dzięki czemu będzie możliwe odpowiednie pogrupowanie danych płacowych. Jest to szczególnie ważne dla sprawozdawczości przedsiębiorstwa. Również okno Dane kadrowe można wyświetlić za pomocą filtru grup, m.in. wg jednostek kadrowych i organizacyjnych.

Takie zdefiniowanie struktury umożliwia użytkownikowi wykonanie zadanego zestawienia w podziale na jednostki organizacyjne/kadrowe, np. zbiorówkę lub inne zestawienia definiowane. Słowniki te również mogą zostać wykorzystane w definiowaniu sposobu dekretowania/księgowania list płac w module Finanse i Księgowość.


Przykładowa struktura organizacyjna firmy:

Budowa okien Jednostki kadrowe oraz Jednostki organizacyjne jest podobna. Składają się one z paska ikon, który umożliwia pokazanie jednostki (klawisz <F2>), dodanie jednostki podrzędnej <F3>, dodanie jednostki równorzędnej <Ctrl+F3>, poprawę jednostki <F5>, usunięcie <F8>, drukowanie wydruków definiowanych <F9>, czy filtrowanie jednostek <F7>. Ponadto podczas dodawania lub edycji jednostek system umożliwia do każdej z nich przyporządkowanie adresu. Jest to przydatne, gdy jednostki organizacyjne mają inny adres niż jednostka nadrzędna.

Kursy

Często jest wymagane, aby kurs powtarzać co jakiś czas, np. co pół roku. Dzięki podaniu okresu powtarzalności, system, w zestawieniach kadrowych, może wyświetlić listę nazwisk osób, które w zadanym czasie muszą powtórzyć kurs.

Stanowiska

Słownik ten zawiera spis stanowisk w firmie. Podczas tworzenia stanowiska użytkownik powinien uzupełnić:

• Nazwę
• Szczebel – zawiera predefiniowane wartości:
  • 0 – Prezes,
  • 1 – Dyrektor,
  • 2 – Kierownik,
  • 3 – Pracownik.
• Nadrzędne stanowisko – niezbędne do zbudowania struktury stanowisk w firmie
• Zastępowane przez – stanowisko osoby zastępującej, funkcjonalność związana jest z obsługą wniosków pracowniczych poprzez Panel Pracownika.

Symbole absencji

W module Kadry i Płace użytkownik ma możliwość zdefiniowania różnego rodzaju symboli absencji pracownika, którymi posługuje się przy uzupełnianiu jego nieobecności w pracy.
W celu dodania nowego symbolu, należy w menu Słowniki → Kadrowe → Symbole absencji wcisnąć klawisz <F3> i dodać nowy symbol określający absencję, np. „D" - chorobowe zakładowe 100% (w tym przypadku dodatkowo należy określić kod tytułu ubezpieczenia oraz wskazać rodzaj absencji jako Chorobowe 100%).

Dodatkowo użytkownik może w definiowanym symbolu zaznaczyć, że jest on używany tylko w przypadku opóźnienia w dostarczeniu zwolnienia, co skutkować będzie obniżeniem wynagrodzenia z tego tytułu - zaznaczając opcję Zasiłek chorobowy obniż o 25% z powodu zbyt późnego dostarczenia zwolnienia lekarskiego.

Zastosowanie wybranych rodzajów absencji przedstawione jest poniżej:

1. Obecny w pracy w zamian za inny dzień wolny – rodzaj ten używany jest, gdy w systemie uruchomione jest rozliczanie równoważnego czasu pracy (w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Naliczanie płac → Ewidencja → Firma stosuje równoważny czas pracy). Można go zastosować, gdy zgodnie ze wzorcem czasu pracy, użytym dla danego pracownika, przysługiwał mu dzień wolny, a pracownik w tym dniu był w pracy. Rodzaj tego symbolu jest powiązany z rodzajem: Dzień wolny za inny dzień.
2. Dzień wolny za inny dzień – stosowany w rozliczaniu równoważnego czasu pracy. Wprowadzany wówczas, gdy wg wzorca pracy, pracownik w danym dniu miał pracować, natomiast z pewnych powodów udzielono mu dnia wolnego, który zostanie odpracowany w innym dniu, wg wzorca wolnym od pracy.
3. Dzień wolny za święto lub niedzielę – stosowany w rozliczeniach równoważnego czasu pracy. Wykorzystujemy go w sytuacji, kiedy pracownikowi wg wzorca w niedzielę lub święto przypadał dzień wolny od pracy, a mimo to pracował, a następnie dzień wolny wykorzystał w innym dniu.

       4. Obecny w pracy – naliczane tylko 100% nadgodziny – stosowany we wzorcu ewidencji obecności pracownika w dni pracy, kiedy wszystkie godziny przepracowane maja być traktowane i wliczane do wynagrodzenia jako 100% nadgodziny.

       5. Chorobowe bezpłatne – rodzaj ten nie jest już wykorzystywany. Występuje w systemie, ponieważ używany był we wcześniejszych ewidencjach czasu pracy. Dotyczy on stanu prawnego, kiedy wynagrodzenie krótkoterminowe (tzn. do 7 dni) było wypłacane za 6 dni, a pierwszy dzień był dniem bezpłatnego chorobowego.

       6. Urlop wypoczynkowy – niepełny dzień – stosuje się, gdy pracownikowi z rozliczenia godzin urlopu, pozostała liczba godzin w niepełnym dniu do wykorzystania. Oznacza to, że wg wzorca nie ma takiego dnia, w którym pracownik mógłby wykorzystać pozostały urlop. Jest to jedyny przypadek prawnie przewidziany (Kodeksem pracy), w którym pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu w wymiarze niepełnego dnia. Przykład wystąpienia takiej sytuacji:

• • praca w niepełnym wymiarze czasu pracy,
  • praca wg wzorca, gdzie pracownik każdego dnia ma wprowadzony inny wymiar godzin do przepracowania

       7. Urlop „połówkowy" – rodzaj ten nie jest już wykorzystywany. Stosowany był w poprzednim systemie rozliczania urlopu wg dni, a nie godzin.

       8. Delegacja (obecny w pracy) – rodzaj absencji stosowany dla celów sprawozdawczych oraz kontrolnych. Służy do wyróżnienia dni przepracowanych przez pracownika w delegacji.

       9. Urlop dodatkowy dla I i II gr. niepełnosprawności – wykorzystywany w celach sprawozdawczych i kontrolnych. Stosowany do rozliczania dodatkowych dni urlopu dla osób z orzeczeniem o I lub II grupie niepełnosprawności.

       7. Wzorzec – dzień do przepracowania – ten rodzaj absencji wpływa na zmiany normy czasu pracy, czyli na dni do przepracowania i dni przepracowane. Jest on powiązany z przyciskiem Dni wzorca, znajdującym się w menu Kadry → Dane kadrowe → Ewidencja. System posiada funkcje                  kontrolującą przypisanie tego symbolu do Dni wzorca, dzięki czemu podczas zapisywania Karty ewidencji obecności program zapyta, czy dany symbol z tym rodzajem jest/ma być powiązany, np. z symbolem P – Pracował. Ten rodzaj absencji można stosować, gdy pracownik z pewnych powodów, w dniu wolnym od pracy pracował i w związku z tym zwiększa mu się liczba dni do przepracowania oraz dni przepracowanych, a nie wpływa to na płacę zasadniczą ani podstawową.

Gdy sobota jest dniem zaplanowanym do przepracowania wynikającym z wzorca ewidencji obecności lub symbolu o rodzaju Wzorzec - dzień do przepracowania będzie ona traktowana jako normalny dzień pracy. Nadgodziny w wysokości 100% nie będą w tym dniu naliczane. Dla tego przypadku przestanie obowiązywać parametr w konfiguracji Ustawienia - Naliczanie płac - Ewidencja - Nadgodziny: Za pracę w sobotę (6 dzień w tygodniu) naliczaj 100%.

       8. Wzorzec – dzień wolny – wpływa na zmiany normy czasu pracy, ale nie wpływa na wysokość płacy zasadniczej i podstawowej. Można go zastosować, gdy pracownik wg wzorca miał dzień do przepracowania, ale został mu w tym dniu udzielony dzień wolny od pracy. Program pomniejsza liczbę dni do przepracowania i dni przepracowanych. Tego rodzaju absencji można użyć w przypadku dni świątecznych przypadających w sobotę, kiedy regulamin zakładu stanowi o tym, że każdy pracownik w innym dniu może wykorzystać dzień wolny za święto przypadające w sobotę, np. 1 maja 2010 r.

Jeśli regulamin mówi, że zakład udziela wszystkim pracownikom dzień wolny w określonym dniu danego miesiąca, wówczas użytkownik w menu Słowniki → Kadrowe → Wzorce ewidencji obecności →Popraw <F5> w danym dniu usuwa symbol, np. P – Pracował. Taka czynność spowoduje, że pracownikom, którzy mają przypisany dany wzorzec, system automatycznie go zaktualizuje oraz pomniejszy normę czasu pracy.

       9. Urlop opiekuńczy - zastosowanie tego rodzaju absencji pomniejsza płacę podstawową. Urlop opiekuńczy przysługuje pracownikowi w celu zapewnienie opieki dla członka rodziny lub osoby zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlop opiekuńczy w wymiarze maksymalnie 5 dni wlicza się do okresu zatrudnienia, udzielany jest na wniosek pracownika, któremu za ten czas przysługuje wynagrodzenie.

    10. Zwolnienie-siła wyższa oraz Zwolnienie-siła wyższa-godzinowe - działają analogicznie jak rodzaje absencji związane z opieką nad dzieckiem.

    11. Praca zdalna okazjonalna - rodzaj ten należy stosować dla symboli dotyczących okazjonalnej pracy zdalnej. Traktowany jest jako dzień pracy.

Dostępny w oknie ustawień parametr Nie wliczaj do faktycznego czasu pracy umożliwia zdefiniowanie w systemie nieobecności usprawiedliwionej, wliczanej do czasu pracy, która nie będzie wykazywana w zestawieniach jako faktyczny czas pracy. W tym celu w menu Słowniki → Symbole absencji należy dodać symbol i po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych zaznaczyć opcję Nie wliczaj do faktycznego czasu pracy. Jeżeli wybranym rodzajem będzie rodzaj wliczany do faktycznego czasu pracy, np. Obecny w pracy, to po wprowadzeniu takiego symbolu w oknie absencji pracownika, dzień ten nie będzie wykazywany w zestawieniach Ewidencja roczna czasu pracy i Miesięczna karta ewidencji czasu pracy.

Typ badania okresowego

Określamy tutaj nazwy badań wykonywanych w przedsiębiorstwie, np. badanie kierowców, badanie do zdolności pracy na wysokościach itp. Rozbicie na wiele typów badań pozwoli np. na wykonanie zestawienia, komu się kończy termin na wykonanie badania kierowców itp.

Wzorce ewidencji obecności

Wzorce ewidencji obecności służą do ustalenia stosowanych w zakładzie pracy rozliczeń czasu pracy. Istnieją trzy rodzaje wzorców ewidencji obecności: Dzienny, Godzinowy i Od-Do. Dzięki wbudowanemu kalendarzowi, system standardowo wypełnia pola świąt i dni wolnych, co w znacznym stopniu przyspiesza wypełnianie wzorca, jednakże każdy dzień użytkownik może zmodyfikować w zależności od swoich potrzeb.
Przy korzystaniu z norm czasu pracy, należy przed przystąpieniem do definiowania wzorców ewidencji obecności, uzupełnić słownik norm czasu pracy w menu Słowniki → Kadrowe → Normy czasu pracy, w którym użytkownik określa w poszczególnych miesiącach ilość dni pracy i ilość godzin pracy w miesiącu dla zadanego roku kalendarzowego. Jeżeli użytkownik korzysta z aktualnej wersji systemu (ważne ze względu na to, że program wypełnia pola zgodnie z posiadanymi w danej wersji danymi), to może użyć przycisku Wypełnij standardowymi danymi, wówczas program uzupełni pola automatycznie zgodnie z obowiązującymi na dany rok danymi.

Dzienny wzorzec ewidencji obecności
Dzienne wzorce ewidencji obecności wykorzystywane są najczęściej do typowych rozliczeń czasu pracy, np. pracownika biurowego, który jest zatrudniony w pełnym wymiarze godzin. W takim wzorcu każdy dzień pracujący jest zaznaczony symbolem o określonym rodzaju Obecny w pracy. Domyślnie w systemie symbol wprowadzany w dni pracujące to litera P. W opisywanym przykładzie ważne jest by poprawnie wpisać liczbę godzin pracy potrzebną do określenia normy czasu pracy dla definiowanego wzorca – w tym przykładzie 8h (pełny wymiar czasu pracy pracownika pełnosprawnego). Następnie użytkownik może użyć przycisku Ustaw domyślne w celu wypełnienia wzorca wg wcześniej ustawionych norm czasu pracy lub uzupełnić kalendarz wzorca ręcznie. Pracownik zatrudniony na niepełny etat również może korzystać z tego wzorca – system automatycznie przeliczy ilości godzin do przepracowania.

Godzinowy wzorzec ewidencji obecności
Godzinowy wzorzec ewidencji obecności stosuje się wówczas, gdy pracownik pracuje w różnych ilościach godzin każdego dnia tygodnia pracy. Łączna ilość godzin przepracowanych tygodniowo jest równa liczbie godzin wynikających z etatu pracownika (czyli dla pełnego etatu 40 godzin tygodniowo) i równa miesięcznej normie czasu pracy. W tym wzorcu podobnie jak we wzorcu dziennym nie ma znaczenia godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Wzorzec ewidencji „Od - Do"
Wzorzec ten jest najczęściej wykorzystywany dla pracowników, którzy pracują wg zmian. We wzorcu tym należy zdefiniować symbole czasu pracy dla pracownika, wskazując + „od – do" czasu pracy. Dodatkowo podczas definiowania symbolu użytkownik może określić Planowaną przerwę oraz czas obowiązkowy przed rozpoczęciem pracy, w którym pracownik powinien być obecny w zakładzie pracy (takie rozwiązanie często stosowane jest w firmach produkcyjnych, gdzie podczas wymiany załóg nie można dopuścić do zatrzymania procesu produkcyjnego i zmiana pracowników na stanowiskach musi być płynna).



Podczas definiowania Symboli istnieje możliwość wypełnienia godzin pracy na potrzeby wydruku Miesięczna karta ewidencji czasu pracy dla typu wzorca Godzinowego i Dziennego. Rozporządzenie w zakresie ewidencjonowania czasu pracy zobowiązuje pracodawcę do wskazania w karcie ewidencji czasu pracy nie tylko liczby łącznie przepracowanych godzin, ale również godziny rozpoczęcia.
Na Wydruku wzorca ewidencji obecności system wyświetla podsumowanie zaplanowanych godzin pracy oraz opis symboli pracy. Od 1 stycznia 2020 r. nie wystarczy już podanie ogólnej informacji o odbyciu przez pracownika pracy – należy podać godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, miejsce odbywania i liczbę godzin pracy. Ponadto w przypadku dni wolnych, rozporządzenie wymaga wskazania tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w takim dniu czy dzień wolny z tytułu niedzieli lub święta).