Wersja 20.0.380

O module

Moduł Finanse i Księgowość wspomaga pracę działu księgowości w przedsiębiorstwach o różnym profilu działalności. Aplikacja jest zgodna z ustawą o rachunkowości, dzięki projektowi wykonanemu przez polskich analityków, programistów i konsultantów z dziedziny rachunkowości oraz prawa gospodarczego.
W systemie Streamsoft Prestiż dostępne są funkcjonalności umożliwiające składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną – co ułatwia i skraca przedsiębiorcom czas załatwiania spraw podatkowych. Wśród zestawień dostępnych w module Finanse i Księgowość do systemu e-Deklaracje można wysyłać JPK-V7 oraz VAT- UE.
Podstawowa funkcjonalność:

• Plan kont – długość syntetyki i analityki może być dowolna dla każdego konta. Analityka kont może być oparta o słowniki wynikające ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, takie jak: kasy, banki, magazyny, katalog kontrahentów, stawki podatku VAT oraz słowniki definiowane dla potrzeb indywidualnych. Możliwość definiowania alternatywnych planów kont.
• Operacje księgowe – automatyzacja wykonywania wielu operacji księgowych, rozliczenia międzyokresowe kosztów, rozdzielnik kosztów, przeksięgowania pomiędzy zespołem „4" i „5", rozbudowany system generowania not odsetkowych, automatyczne obliczanie różnic kursowych.
• Wzorce dekretacji dokumentów – wszystkie dokumenty wprowadzane do systemu są automatycznie dekretowane na właściwe konta, według definiowanych wzorców dekretów. Zadekretowane dane, do momentu ich zatwierdzenia, mogą być w dowolny sposób modyfikowane.
• Walutowość – możliwość prowadzenia rozliczeń wielowalutowych na dowolnym koncie, wraz z automatycznym obliczaniem różnic kursowych.
• Zestawienia, raporty, deklaracje – łatwość uzyskiwania wszelkich informacji, dzięki rozbudowanej opcji zestawień, pozwalających na tworzenie raportów, według różnych kryteriów, uwzględniających dowolne sposoby filtrowania i sortowania danych. Możliwość drukowania dowolnych raportów, w tym dziennika, ksiąg rachunkowych i rejestrów VAT. Drukowanie deklaracji podatkowych, rachunku zysków i strat, bilansu itd. Wykonanie zestawień pozwala na dokonanie symulacji wyników finansowych, przed ich końcowym zaakceptowaniem. 
• Mechanizmy kontrolujące – bieżąca kontrola zobowiązań i należności, również w walutach obcych, wraz z automatycznym naliczaniem not odsetkowych za zwłokę w płatnościach. Możliwość drukowania wezwań do zapłaty, przelewów, potwierdzeń sald itp. Kontrola poprawności wprowadzanych danych pod względem rachunkowym, w tym również kontrola kręgu kosztów.
• Pobieranie kursów walut – moduł umożliwia automatyczne pobieranie kursów walut NBP przez Internet.
• Rok obrachunkowy – możliwość dowolnego określania roku obrachunkowego, który nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym.
• Definiowanie wskaźników finansowych – możliwość tworzenia i obliczania własnych wskaźników finansowych, dzięki wykorzystaniu kalkulatora kont.
• Import danych z innych systemów – wbudowane funkcje importu i eksportu danych z systemów zewnętrznych. Możliwość eksportu i importu planów kont, definicji dekretów, definicji dokumentów, kontrahentów, wzorów księgowych.

Konfiguracja - opis parametrów

Użytkownik może dokonywać zmiany ustawień w systemie. Zmiana ustawień dotyczy zarówno całej firmy jak i poszczególnych stanowisk. Do zmian w konfiguracji służy opcja menu głównego System → Konfiguracja.

Kontrahent

Ogólne

• Obsługa obszarów handlowych – obszar handlowy pozwala na podział kontrahentów pod kątem obsługi handlowej np. na obszary, do których udają się przedstawiciele handlowi.
• Obsługa obszarów logistycznych – obszar logistyczny pozwala na podział kontrahentów według kodów pocztowych.
• Powiązanie kierowcy:
  • Z Kontrahentem – powiązanie oznacza, że dany kierowca jest przypisany do przewożenia towarów dla określonych kontrahentów,
  • Z obszarem logistycznym – powiązanie oznacza, że dany kierowca przewozi towary do wybranych obszarów logistycznych. Wartość dostępna po aktywowaniu obsługi obszarów logistycznych.
• Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań – wartość ustawiona domyślnie na 60 dni.
• Włącz obsługę sprawdzania statusu „Czynnego podatnika VAT" – parametr widoczny tylko dla użytkownika z grupy Administrator po ustawieniu parametru na TAK użytkownik będzie miał możliwość sprawdzania statusu VAT kontrahentów
• Sprawdzanie statusu „Czynnego podatnika VAT" w: – parametr może przyjąć dwie wartości:
  • Krajowa Administracja Skarbowa – Wykazu podatników VAT;
  • Ministerstwo Finansów – Portal Podatkowy.
• Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży /zakupu wyświetlać status VAT kontrahenta: – parametr przyjmuje 4 wartości:
  • Nie – Komunikaty nie będą się pojawiały.
  • Tylko przy odczycie w MF/VIES – Komunikat pojawi się po sprawdzeniu statusu na stronie MF/VIES. Status jest sprawdzany o ilość dni określoną w parametrze „Ustawienia – Kontrahent – Ogólne – Co ile dni sprawdzać status „Czynnego podatnika VAT"
  • Zawsze – Komunikat pojawi się zawsze przy wystawianiu dokumentu. Jeśli nie minął okres Co ile dni sprawdzać status „Czynnego podatnika VAT" pojawi się komunikat ze statusem zapisanym w bazie danych w historii kontrahenta.
  • Zawsze gdy status inny niż „czynny/ważny" – Komunikat pojawi się zawsze przy wystawianiu dokumentu jeżeli status VAT kontrahenta jest inny niż Czynny/Ważny. Jeśli nie minął okres Co ile dni sprawdzać status „Czynnego podatnika VAT" pojawi się komunikat ze statusem zapisanym w bazie danych w historii kontrahenta. W przypadku gdy status będzie: Niezarejestrowany, Zwolniony (MF) lub Nieważny (VIES), zamiast komunikatu pojawi się informacja z możliwością anulowania wystawiania dokumentu na tym etapie.

Widok

• Sposób wyświetlania drzewa grup – drzewo grup może być wyświetlane według następujących słów kluczowych: kod i nazwa, kod, nazwa.
• Ilość dni do analizy obrotów na oknie statusu (1) – opcja domyślnie ustawiona jest na wartość 7 dni. Umożliwia ona analizę sprzedaży i zakupu danego kontrahenta (dostawcy lub odbiorcy) w zadanym okresie czasu.
• Ilość dni do analizy obrotów na oknie statusu (2) – j.w. w okresie miesięcznym.
• Ilość dni do analizy obrotów na oknie statusu (3) – j.w. w okresie rocznym.

Wpisana w Konfiguracji liczba dni, wyświetlać się będzie w oknie Status kontrahenta, w  zakładce Zestawienia:

Okno Status kontrahenta dostępne jest w menu Słowniki → Kontrahenci → kombinacja klawiszy <Ctrl+Spacja> lub prawy klawisz myszki → Status kontrahenta.

Wartości domyślne

Podczas zakładania nowego kontrahenta, opcja podpowiada takie dane jak:

• Miejscowość – jest podpowiadana podczas wprowadzania danych kontrahenta na zakładce Podstawowe w następujące pola: miejscowość, powiat, poczta, gmina.
• Województwo – jest podpowiadane tylko dla pola Województwo na zakładce Podstawowe.

Podpowiadane wartości mają za zadanie przyspieszenie dodawania kontrahentów do bazy.
W ramach opcji Wartości domyślne można również skonfigurować Warunki sprzedaży:

• Ilość dni na termin płatności – parametr ustawiony domyślnie na 14 dni.
• Cena sprzedaży – podczas zakładania nowego kontrahenta opcja może podpowiadać sprzedaż po Cenie detalicznej lub Cenie hurtowej.
• Sposób płatności – opcja pozwala ustawić jeden z trzech sposobów płatności jako domyślny: Gotówka, Karta Kredytowa lub Przelew.
• Sposób naliczania odsetek – użytkownik może określić z wyprzedzeniem wartość pola jako odsetki: Ustawowe lub Podatkowe.

Wprowadzone dane będą podstawiane na zakładce Warunki sprzedaży przy zakładaniu nowego kontrahenta. Użytkownik nie musi ustawiać warunków sprzedaży, gdy dla większości kontrahentów są one identyczne. Wystarczy wówczas określić odpowiednio warunki w opcji Słowniki → Definicje dokumentów. Wtedy, tylko dla nielicznych kontrahentów wprowadzamy inne dane bezpośrednio podczas zakładania kontrahenta. Dane kontrahenta mają zawsze większy priorytet od danych z definicji dokumentów.
W ramach opcji Wartości domyślne ustawiamy także odpowiednie limity dla kontrahentów:

• Dopuszczalna wartość całkowitego kredytu – parametr może przyjąć wartość: Bez limitu, lub określać dopuszczaną przez użytkownika wartość kredytu.
• Dopuszczalna wartość dokumentu kredytowego – określa maksymalną wartość pojedynczego dokumentu kredytowego.
• Maksymalna ilość dokumentów kredytowych – opcja określa ile maksymalnie możemy wystawić dokumentów kredytowych na kontrahenta.
• Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych – opcja umożliwia wprowadzenie maksymalną ilość wystawianych dokumentów przeterminowanych.
• Maksymalna ilość dni przeterminowania należności – parametr domyślnie przyjmuje wartość 7 dni.
• Dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu – określa jaka może być dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu. Powyżej tej wartości dla kontrahenta nie można wystawiać dokumentów związanych z zakupem towarów. System poinformuje o tym za pomocą odpowiedniego komunikatu.
• Ilość dni na zwrot opakowań – domyślnie parametr ten jest nieokreślony, co powoduje, że program bierze pod uwagę wartość wprowadzoną w polu Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań (parametr w konfiguracji: Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne). Opcję Ilość dni na zwrot opakowań można również modyfikować poprzez grupowe ustawienia danych kontrahentów.

Ustawienia limitów są widoczne na zakładce Limity, Blokady (Słowniki → Kontrahenci → Popraw<F5>) w oknie Kontrahent. Użytkownik nie musi ich wypełniać w przypadku, gdy, dla większości kontrahentów nie będzie stosować limitów.

Jeśli przekroczone zostaną limity kredytowe, to podczas próby wystawienia dokumentów kredytowych, system wyświetla komunikat, w którym informuje, że wystawianie tych dokumentów zostało zablokowane. Dla kontrahenta, który przekroczył limity można wystawiać dokumenty wtedy, gdy zapłacono gotówką za towar.
Pozostałe parametry definiowane jako domyślne:

• Typ kontrahenta – w zależności od rodzaju kontrahentów z którymi najczęściej współpracujemy, możemy ustawić typ kontrahenta jako: Działalność, Nie prowadzący dział. lub Inne.
• Cykliczność odwiedzin (liczba dni) – użytkownik może w tym miejscu zdefiniować wymaganą częstotliwość odwiedzin kontrahenta.
• Przedstawiciel handlowy – wpisany w tym polu przedstawiciel handlowy, będzie domyślnie wybierany jako przedstawiciel obsługujący dla nowych kontrahentów w bazie (na zakładce Warunki sprzedaży).
• Sposób obsługi dokumentu podczas wydruku – opcja dostępna jest po włączeniu parametru: Obsługa przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Wydruki oraz ustawieniu odpowiednich parametrów dla katalogu oraz pliku w opcji Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie). Opcja ta umożliwia wybór sposobu obsługi dokumentu dla elektronicznej wymiany dokumentów pomiędzy kontrahentami. Dostępne opcje:
  • Brak obsługi (tylko wydruk),
  • Tylko zapis na dysku,
  • Zapis na dysku i wydruk,
  • Zapis na dysku i wysłanie e-maila,
  • Zapis na dysku, wydruk i wysłanie e-maila.

Edycja

• Zakres automatycznej numeracji oddzielny dla każdego stanowiska – włączenie opcji pozwoli na ustalanie oddzielnej numeracji kontrahentów dla każdego ze stanowisk.
• Zakres automatycznej numeracji kontrahentów (dla firmy) Od/Do – umożliwia ustawienie zakresu nadawanych numerów kontrahentów oddzielnie dla każdej firmy.
• Zakres automatycznej numeracji kontrahentów (dla stanowiska) Od/Do – umożliwia ustawienie zakresu nadawanych numerów kontrahentów oddzielnie dla każdego stanowiska.
• Wymuś dane teleadresowe kontrahenta – jeśli opcja Wymuś dane teleadresowe kontrahenta jest włączona, to podczas edycji danych kontrahenta, wymagane do uzupełnienia stają się pola z zakładki Podstawowe: Miejscowość, Kod, Poczta, Ulica.

W Edycji kontrahenta można wprowadzić warunki, na podstawie których system będzie sprawdzał, czy można dla danego kontrahenta włączyć status Kontrahent handlowy:

• Zezwalaj na ustawienie statusu „Kontrahent handlowy" gdy:
• wypełniono dane teleadresowe,
• wypełniono dane o działalności,
• wypełniono ankietę.
• Ankieta zezwalająca na ustawienie statusu „Kontrahent handlowy" – w tym miejscu należy wprowadzić ankietę, wymaganą w przypadku zaznaczenia warunku: Wypełniono ankietę.

W konfiguracji systemu można również włączyć niezerowe limity dla danego kontrahenta, które będzie można wprowadzić podczas edycji kontrahenta, gdy spełniony zostanie określony warunek lub warunki.

• Limity, na które możemy pozwolić:
• Dopuszczalna wartość całkowitego kredytu,
• Dopuszczalna wartość dokumentu kredytowego,
• Maksymalna ilość dokumentów kredytowych,
• Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych,
• Maksymalna ilość dni przeterminowania należności,
• Dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu.
• Pod warunkiem, że:
• Wypełniono dane teleadresowe,
• Wypełniono dane o działalności,
• Wypełniono ankietę.
• Ankieta zezwalająca na limity – w tym polu należy wprowadzić ankietę, wymaganą w przypadku zaznaczenia warunku: Wypełniono ankietę.
• Zablokuj ręczne wprowadzanie numeru kontrahenta – operator systemu ma możliwość zablokowania ręcznego wprowadzania numeru kontrahenta. W takim przypadku system będzie automatycznie nadawał numer.
• Procedura definiowana uruchamiana po edycji kontrahenta – w miejscu tym użytkownik może wybrać procedurę definiowaną, która uruchamiana jest przy dodawaniu, edycji oraz usuwaniu kontrahenta.
• Możliwość wprowadzenia uwag kontrahenta jako RTF – gdy parametr jest włączony, to w oknie edycyjnym kontrahenta można zdefiniować uwagi kontrahenta jako RTF, a na oknie z tabelą kontrahentów w szczegółach uwagi będą wyświetlane jako RTF.

Nie ma możliwości skopiowania uwag RTF z pliku PDF. Domyślna wartość powyższego parametru, to Nie. Po sformatowaniu uwag i kliknięciu na ikonę Tekst sformatowany (w prawym dolnym rogu), wprowadzony tekst zostanie zmieniony na prosty. Po kolejnym wybraniu tej ikony możliwe będzie formatowanie, ale wcześniejsze formatowanie nie zostanie przywrócone – należy na nowo sformatować uwagi.

Księgowość

Ustawienia

• Długość syntetyki konta – podczas edycji Wzoru planu kont (Słowniki-> Wzorzec planu kont), przy wprowadzaniu konta, program automatycznie podzieli konta na syntetykę o długości w/w parametru.
• Przy zamykaniu miesiąca przenumeruj dziennik – jeśli pozycje Dziennika, z różnych przyczyn, nie zachowały chronologii numeracji, to można, za pomocą tej opcji, przenumerować Dziennik.
• Przy księgowaniu nie nadawaj numeru dziennika – zaznaczenie tej opcji w Konfiguracji, pozwala użytkownikowi na nadanie numeru dziennika w innym momencie niż podczas księgowania.
• W zestawieniach do kolumny „Narastająco" dodawaj „BO" – zestawienia stanów i obrotów kont zawierają obroty (narastające) od początku roku i do nich można dodać Bilas Otwarcia.
• Krąg kosztów – krąg kosztów powstaje wtedy, gdy koszty z danego dokumentu są księgowane równocześnie na kilku kontach. Jeśli wystąpią niezgodności w kręgu kosztów, to program pokaże, że dokument jest błędny. Użytkownik może na kilka sposobów kontrolować krąg kosztów:
  • Nie sprawdzaj – nie sprawdzamy poprawności kręgu kosztów,
  • Sprawdzaj i wykazuj błąd – opcja sprawdza poprawność i wykazuje błąd,
  • Sprawdzaj i ostrzegaj – opcja sprawdza poprawność i ostrzega o błędach,
  • Sprawdzaj bez „6" – opcja sprawdza krąg kosztów z wyjątkiem zespołu kont „6".
• Drukuj tylko widocznych w słownikach pracowników – są to najczęściej aktualni pracownicy firmy, wszyscy, dla których zaznaczono opcję Pracownik widoczny w słownikach.
• Możliwość pamiętania kont z powiązań w dekretacji – opcja ta umożliwia zapamiętanie analityk z kont w powiązaniach i wykorzystanie ich w dalszej części dekretacji. W nagłówku definicji dekretu należy dodatkowo zaznaczyć Pamiętaj analityki z powiązań w obrębie dokumentu.
• Dopuszczaj litery we wzorze planu kont – zaznaczenie tej opcji umożliwi użytkownikowi wprowadzanie liter do stałej części konta, w której określany jest jego numer.
• Kontrahentów bez działalności dekretuj na konto kontrahenta jednorazowego – ustawienie w konfiguracji umożliwiające księgowanie wszystkich kontrahentów, którzy nie prowadzą działalności na konto kontrahenta jednorazowego.
• Dodaj zakładkę z pozycjami ze wszystkich rodzajów planów kont na okienku poleceń księgowania – w oknie Polecenia księgowania widoczne są dwie zakładki: Bilansowe i Pozabilansowe. Po włączeniu tej opcji w konfiguracji, pojawi się trzecia zakładka – Wszystkie, która wyświetli spis wszystkich księgowań razem (bilansowych i pozabilansowych) dla całego dokumentu.
• Edytuj nr dokumentu w czasie edycji PK – po ustawieniu opcji na wartość TAK, użytkownik ma możliwość, podczas edycji PK, zmienić numer dokumentu w polu Nr. dok. w sekcji Pozycja.
• Po edycji wyświetlaj pełen numer księgowy – opcja ta powoduje, że po zapisaniu dokumentu, np. dokumentu zakupu, z zaznaczoną automatyczną rezerwacją numeru księgowego, pojawi się komunikat z nadanym numerem.
• Podczas wprowadzania konta podpowiadaj kreski rozdzielające analityki – po ustawieniu parametru na wartość Tak, podczas wprowadzania konta, np. w dokumencie PK, będą podpowiadane kreski rozdzielające analityki (np. 100-1-01).
• Pozwól księgować dokument nierozrachunkowy na konto rozrachunkowe – parametr ten powoduje, że przy próbie dekretacji dokumentu nierozrachunkowego na konto rozrachunkowe system wyświetli komunikat i nie pozwoli na taki sposób dekretacji. Domyślnie parametr ten jest wyłączony.
• Możliwość ustawienia sposobu zaliczenia do kosztów dokumentów zakupu inny niż "Zgodnie z datą dokumentu" – włączenie parametru umożliwia ustalenie w systemie kwoty wyksięgowania na podstawie sprzedanych towarów. Gdy parametr jest wyłączony, to w przypadku zaistnienia potrzeby wyksięgowania z kosztów dokumentu zakupu, system pobiera kwotę z aktualnie niezapłaconej części (gdy wyksięgowywano na datę wcześniejszą, to kwotę należności na tę datę).
• Pozwól zmienić sposób zaliczenia do kosztów dokumentów zakupu – parametr dostępny jest tylko na haśle serwisowym PLUS. Włączenie opcji spowoduje, że na oknie edycji dokumentu zakupu w menu podręcznym → Dodatkowe dostępny będzie parametr Zmień sposób zaliczenia do kosztów.
• Procedura definiowana naliczająca do kosztów – w miejscu tym użytkownik ma możliwość podpięcia procedury rodzaju FK - Do naliczania dla dokumentu kwot kosztów dla wyksięgowania z kosztów utworzonej w module Raporty i Formularze.
• Pozwól edytować pozycję analityk gdy są obroty na koncie – po wyłączeniu parametru system będzie nadzorował edycję pozycji słownika (który został użyty w analitykach), aby nie zmienić danych wykorzystanych w księgowości, np. kodu na koncie, na którym są już obroty.
• Zapis błędów rozdzielnika kosztów do raportu – włączenie parametru spowoduje, że w przypadku pojawienia się podczas wykonywania rozdzielnika kosztów komunikatu o treści Odchylenia od kwoty z nagłówka przekracza dopuszczalne odchylenie wynikające z liczby operacji wymagających zaokrąglenia…, program zapisze komunikat do raportu i wyświetli na koniec operacji. Mechanizm działa analogicznie przy wykonywaniu operacji grupowych.

Rejestracja sprzedaży/zakupu

• Konta, dla których zapisywać do rejestru VAT – w to pole wprowadza się konta, które są typowe dla VAT. Konta należy oddzielić od siebie za pomocą przecinków.
• Miejsce sprzedaży dla powyższych dokumentów – określić miejsca sprzedaży (Główne), dla powyższych dokumentów.
• Miejsce zakupu dla powyższych dokumentów – określić miejsca zakupu (Główne), dla powyższych dokumentów.
• Dokumenty kosztowe w rozbiciu na magazyny – opcja ta umożliwia dokonanie wyboru magazynu podczas wystawiania dokumentu kosztowego.
• W pozycjach kosztowych wpisuj ilość – zaznaczenie tej opcji umożliwia w kartotekach kosztowych określenie ilości towarów zakupionych.
• W pozycjach kosztowych pozwól edytować nazwę – opcja umożliwia edytowanie nazwy w pozycjach kosztowych.
• W pozycjach kosztowych wyświetlaj nazwę złożoną słowników definiowanych - włączenie spowoduje, że w oknie edycyjnym pozycji dokumentu sprzedaży lub zakupu (dostępnym w menu Dokumenty → Rejestracja sprzedaży/zakupu), w sekcji Dodatkowe słowniki wyświetlana będzie nazwa złożona pozycji słownika definiowanego. 
• Księguj dokumenty sprzedaży według daty sprzedaży – jeśli nie zaznaczymy tej opcji, to dokumenty będą księgowane w systemie według daty wprowadzenia.
• Po edycji dok. sprzedaży, zakupu pokazuj rozliczenia – włączenie tej opcji w konfiguracji spowoduje to, że po edycji dokumentu sprzedaży lub zakupu (poprawianie dokumentu, modyfikacja), system wyświetli okno rozliczeń dla danego dokumentu.
• Przy wchodzeniu do rejestracji zawsze pytaj o miejsce – włączenie tej opcji w konfiguracji spowoduje, że system przy każdorazowym wejściu do Rejestracji zakupu lub Rejestracji sprzedaży, zapyta się o miejsce sprzedaży lub zakupu. Dopiero po wybraniu odpowiedniego miejsca, użytkownik systemu będzie mógł pracować w rejestrze sprzedaży lub zakupu.
• Możliwość edycji pola „Link – powiązanie z dokumentem" podczas rejestracji sprzedaży i zakupu – opcja umożliwia edytowanie pola Link, przy zapisywaniu dokumentów w menu Dokumenty → Rejestracja zakupów/sprzedaży.
• W pozycjach kosztowych wyłącz panel „Dokumentacja" – domyślnie parametr ten ustawiony jest na wartość Nie. Jego ustawienie na Tak spowoduje, że panel dotyczący dokumentacji nie będzie widoczny dla pozycji dokumentu.
• Podczas dodawania dokumentu zakupu podpowiadaj ostatni numer dokumentu zew. dla danego kontrahenta – po włączeniu parametru program podpowie podczas wystawiania dokumentu zakupu ostatni numer dokumentu zewnętrznego dla danego kontrahent.
• Dokumenty zakupu w module FK – sposób numeracji – parametr, dzięki któremu sprawdzanie numeru dokumentu zewnętrznego dla dokumentów zakupu będzie odbywać się albo miesięcznie albo rocznie (zalecane zmiany parametru wraz z początkiem roku).

Deklaracje

• Obliczaj kwoty w deklaracji VAT-7 z „Rejestru VAT" (znajdującego się w Zestawieniach) – powoduje automatyczne wyliczanie, przez program, kwot do deklaracji z ewidencji VAT. Jeśli parametr ten jest wyłączony, to należy samemu zdefiniować kwoty do deklaracji VAT.
• Nie wliczaj zakupów opodatkowanych stawką 0% w deklaracji VAT – 7 – zakupy opodatkowane stawką 0%, nie będą wliczane do deklaracji VAT, po zaznaczeniu tej opcji.
• Nie drukuj zer na formularzach: Bilans, Formularz kosztów, Rachunek zysków i strat – oznacza to, że pola (na formularzach), których wartość wynosi zero będą drukowane jako pola puste.
• Data, od której oznaczać „fakturę uproszczoną" jako „Dokument dla RO (wejdą do Raportu okresowego sprzedaży) – parametr dodany w celu dostosowania systemu do przepisów obowiązujących od 1 lipca 2021 r. dotyczących oznaczania faktur uproszczonych w Raporcie okresowym sprzedaży. Domyślnie wartość parametru ustawiona jest na datę 2021-07-01
• Wliczaj zakup opodatkowany stawką „zw" dla ewidencji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów do deklaracji VAT-7/JPK-V7 oraz Wliczaj sprzedaż opodatkowaną stawką „zw" dla ewidencji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów do deklaracji VAT-7/JPK-V7 - parametry umożliwiają uwzględnianie wewnątrzwspólnotowych dokumentów zakupu opodatkowanych stawka zw w pliku JPK-V7. Parametry domyślnie ustawione są na wartość NIE. Po ustawieniu na TAK, dokumenty zakupu zawierające pozycje ze stawką VAT zw zostaną uwzględnione w części ewidencyjnej deklaracji:
  • w Ewidencji VAT podatku należnego zostaną uwzględnione faktury wewnętrzne do nabycia wewnątrzwspólnotowego wystawiane automatycznie do dokumentów Faktura-nabycie wewnątrzwspólnotowe
  • w Ewidencji podatku VAT naliczonego zostaną uwzględnione dokumenty Faktura-nabycie wewnątrzwspólnotowe

Księgowanie do Ala

• Obsługa księgowania do Ala 2000 – obsługa księgowania do Ala 2000 będzie możliwa, jeśli użytkownik zaznaczy tę opcję w Konfiguracji systemu. Automatycznie po zaznaczeniu uaktywnią się pola Katalog poleceń księgowania i Data ostatniego księgowania.

Import

Dostępne rodzaje importów do poleceń księgowania:

• Import danych do poleceń księgowania standardowy – jeśli użytkownik chce, aby system obsługiwał importy, to powinien zaznaczyć tę opcję w konfiguracji, w ustawieniach księgowych.
• Program zew. przygotowujący paczkę – wskazany program jest uruchamiany przed importem paczki i może zostać wykorzystany do stworzenia nowej paczki z dowolnych danych lub poprawienia istniejącej. Program może być dowolną aplikacją pracującą w systemie Windows o nazwie spełniającej maskę PK_..
• Katalog z danymi do importu – w miejscu ty użytkownik może wskazać katalog do importu z programów zewnętrznych.
• Import danych z systemu ForKom – po ustawieniu opcji na wartość TAK, w menu Dokumenty → Import danych do poleceń księgowania dostępna jest opcja Import z systemu ForKom.
• Import z programów zewnętrznych – zaznaczenie tej opcji w Konfiguracji powoduje, że w menu głównym Dokumenty → Import do poleceń księgowania standardowy pojawia się opcja Import z programów zewnętrznych.
• Import danych z programu PCBIZNES Aga (program kadrowo – płacowy) – poprawność importowanych danych sprawdzana jest przed zapisem do bazy. Jeśli wystąpią niepoprawne dane, to użytkownik zostanie poinformowany przez system za pomocą odpowiedniego komunikatu oraz będzie miał możliwość poprawienia danych. Dane są zawsze importowane do aktualnie otwartego okresu obrachunkowego.
• Wysyłaj dane dokumentów zakupu wraz z zapisami na kontach – opcja umożliwia, przy imporcie paczek, wysłanie, np. dekretu, jeśli faktura jest zadekretowana.
• Pomiń sprawdzanie sum kontrolnych w paczkach – opcja ta jest pomocna, gdy użytkownik chce wysłać paczkę, bez obliczania sum kontrolnych. Gdy opcja ta zostanie wyłączona w konfiguracji, to paczka zostanie wysłana bez sprawdzania poprawności sum kontrolnych.
• Grupę księgową przy imporcie wpisuj z dokumentu, nie z paczki – włączenie parametru spowoduje uzupełnienie grupy księgowej, przy imporcie paczek, z definicji dokumentu, a nie z paczki.
• "Podlega rozrachunkom" wpisuj z definicji dokumentu, nie z paczki – włączenie parametru spowoduje uzupełnienie pola Podlega rozrachunkom, przy imporcie paczek, z definicji dokumentu, a nie z paczki.
• Format eksportowanej paczki – parametr może przyjąć dwie wartości Paczka PK oraz XML. Użytkownik ma możliwość decydowania w jakim formacie system będzie eksportował plik paczki.

System

W systemie istnieje możliwość tworzenia powiązań pomiędzy analitykami. Opcja dostępna jest tylko w wersji Prestiż systemu. Aby możliwe było definiowanie powiązań słowników, należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → System, włączyć opcję Zezwalaj definiować powiązania słowników. Po ustaleniu powiązań zaleca się wyłączenie tej opcji po to, aby przypadkowo nie zmienić struktury powiązań.

Ustawienia walutowe

• Informuj gdy brak kursu na dany dzień – po zaznaczeniu tej opcji, podczas uruchamiania modułu system będzie informował o braku aktualnych kursów walut.
• Pobieraj kursy NBP przy uruchomieniu programu – opcja aktualizuje dzienne kursy walut publikowanych przez NBP.
• Pobierane waluty – zaznaczone w tym miejscu waluty są pobierane przez opcję aktualizacji walut.
• Ostatnie pobrania – opcja wyświetla datę ostatniego pobrania kursów walut NBP.
• Pobieraj na tym stanowisku – opcja pobierania walut dla danego stanowiska, a nie całego systemu, może zostać zaznaczona pod warunkiem, że użytkownik uruchomił opcję: Pobieraj kursy NBP przy uruchomieniu programu.
• Dla dokumentów sprzedaży i zakupu podpowiadaj kurs z poprzedniego dnia – kurs ten podpowiadany jest na oknie edycyjnym Rejestracja zakupu/sprzedaży w module Finanse i Księgowość, w module Handlowo-Magazynowym podczas tworzenia nowego dokumentu, po wyborze kontrahenta bez wybranej domyślnej waluty oraz na zakładce Waluta na oknie edycyjnym dokumentu.
• Gdy brak kursu w poprzednim dniu to szukaj pierwszy możliwy kurs – parametr domyślnie ustawiony jest na wartość Nie, natomiast po ustawieniu go na wartość Tak oraz włączeniu parametru Rozszerzona obsługa pobierania cen w walucie obcej (menu Słowniki → Definicje dokumentów → Zamówienia od odbiorców → Popraw <F5> → zakładka Podstawowe), gdy system nie znajdzie kursu, to pobierze kurs (o ile taki kurs istnieje) z dnia wcześniejszego, w którym dany kurs występował.

Słowniki

Słowniki umieszczone są w menu głównym, każdego modułu. Po kliknięciu na nie, rozwija się lista dostępnych opcji. Lista jest charakterystyczna dla każdego modułu, element wspólny dla wszystkich stanowią słowniki systemowe. W poniższym oknie wyświetlone są opcje charakterystyczne dla modułu finansowo-księgowego.

Wzorzec planu kont

Praca w module finansowo – księgowym powinna zaczynać się od zdefiniowania Wzorca planu kont. Jeśli użytkownik nie chce wywoływać go poprzez Słowniki, to może włączyć tą opcję klikając na przycisk paska ikon .

Budowa planu kont jest mocno uzależniona od struktury przedsiębiorstwa, prowadzonej działalności oraz sposobu prowadzenia księgowości firmy. System umożliwia jego elastyczną rozbudowę, jednakże pamiętać należy o pewnych ogólnych zasadach budowy planu kont. Każde konto może posiadać rozbudowę analityczną, przy czym wprowadzanie danych księgowych, możliwe jest wyłącznie na najniższym poziomie tej analityki, każdy wyższy poziom zawiera sumę księgowań na jego kontach podrzędnych. Rozbudowa analityczna może zawierać bezpośrednio określone elementy konta, np.:
100 – Kasy krajowych środków pieniężnych
100-01– Kasa I
100-02– Kasa II
221 – VAT naliczony
221-00 – stawka 0 %
221-01 – stawka zwolniona
221-07 – stawka 7%
221-22 – stawka 22%
lub wskazywać na Spis analityki planu kont np.:
100-Kasa – Kasy krajowych środków pieniężnych
221-Stawki VAT– VAT naliczony
gdzie spis wartości dla symboli Kasa i Stawki VAT został wcześniej zdefiniowany w Spisie analityki planu kont.

Definiowanie Wzorca planu kont, w oparciu o Spis analityki planu kont, pozwala na dynamiczną zmianę struktury organizacyjnej firmy oraz innych elementów (np. wprowadzenie nowej stawki VAT), wpływających bezpośrednio na zmianę zakładowego planu kont, bez konieczności zmian w samym planie kont. W powyższym przykładzie, powstanie nowej kasy w przedsiębiorstwie nie wymaga dodania nowego konta do Wzoru planu kont.

Rozbudowa analityczna kont, przy wykorzystaniu Spisu analityki planu kont, ma również tę zaletę, że umożliwia wydruk planu kont, nie zawierającego rozbudowy analitycznej (np. spisu kontrahentów). Należy pamiętać, że konto może zawierać maksymalnie pięć poziomów rozbudowy analitycznej, opartej o Spis analityki planu kont. Ograniczenie to nie dotyczy rozbudowy analitycznej opartej o kodowanie cyfrowe we Wzorze planu kont. Łączna długość konta nie może przekroczyć 50 znaków (cyfr). Kreski rozdzielające analityki nie wliczają się do długości konta.

W oknie Dane pozycji wzorca planu kont można również określić nazwę oraz budowę nazwy konta w zestawieniach. Wpisanie wartości większej od zera w pierwsze pole, spowoduje przesunięcie nazwy konta na zestawieniu, o tyle miejsc, ile wpiszemy, np. jeśli wpiszemy 5, to nazwa przesunie się o 5 pól. W kolejnych komórkach mamy możliwość wyboru czy konto wyświetlane na zestawieniu ma się zaczynać od nazwy oraz czy mają być wyświetlane analityki.
Użytkownik w oknie Dane pozycji wzorca planu kont ma także możliwość dodania uwag. Ikona .

Dodatkowo w oknie Wzór planu kont, w menu kontekstowym znajduję się opcja Pokaż gdzie jest użyte konto, po kliknięciu na którą wyświetlany jest raport, z informacją w jakich miejscach zostało użyte dane konto (dekrety, wzory itp.).

Kontrahenci

Opcja Kontrahenci znajdująca się w menu głównym Słowniki, to spis stałych kontrahentów przedsiębiorstwa. Zawiera szereg informacji niezbędnych dla właściwego działania systemu, wystawiania dokumentów zakupu i sprzedaży, prowadzenia rozrachunków, księgowania na konta rozrachunkowe, generowania przelewów dla dostawców itd.
Główne okno ze spisem kontrahentów podzielone jest na trzy części:

1. Część zasadnicza – zawiera spis kontrahentów w układzie tabelarycznym.
2. Drzewo grup – jest to część okna, która wyświetla się po lewej stronie ekranu. Drzewo grup będzie widoczne, gdy z menu podręcznego (prawego klawisza myszki) użytkownik wybierze opcję: Widok → Drzewo grup. Panel Drzewa Grup może być podzielony na różne grupy ułatwiające wyświetlanie danych. Na panelu mogą być wyświetlone następujące grupy:

• • tylko grupy operatora,
  • Tylko kontrahenci przedstawiciela handlowego,
  • Przedstawiciele handlowi,
  • Obszary handlowe,
  • Obszary logistyczne,
  • Grupy kontrahentów zdefiniowane przez użytkownika w menu Słowniki → Słowniki dla kontrahentów → Grupy kontrahentów.

      3. Szczegóły – jest to ta część okna, która może być widoczna u dołu ekranu lub z prawej strony. Zależy, którą z opcji ustawienia wybierze użytkownik. Szczegóły należy włączyć korzystając z opcji menu prawego klawisza myszki: Widok → Szczegóły z prawej (Szczegóły u dołu).

W celu wprowadzenia do bazy nowego Kontrahenta, z paska ikon okna wybieramy przycisk: Dodaj <F3>.

Ścieżka dostępu: Słowniki → Kontrahenci → Dodaj (F3) → Kontrahent
Wszystkie dane dotyczące kontrahenta podzielone są na tematyczne zakładki:

1.Podstawowe, w której wprowadzamy:

• Numer kontrahenta – program podpowiada kolejny numer nowo zakładanego kontrahenta, numer ten można zmienić do chwili zapisania danych kontrahenta. Dla zachowania porządku zalecane jest pozostawienie numerów nadanych przez program.
• Identyfikator – krótka nazwa identyfikująca kontrahenta, wykorzystywana do odszukania kontrahenta w spisie.
• NIP – składa się z trzech części. Pierwsza, to identyfikator kraju, następna, to numer NIP, a ostatnia jest polem dodatkowym rozszerzającym NIP. Po wprowadzeniu numeru NIP i kliknięciu na przycisk obok pola użytkownik może pobrać nazwę i dane adresowe kontrahenta z bazy danych GUS bądź z Wykazu podatników VAT. Dane te można przepisać do okna z danymi kontrahenta. Dodatkowo w tym miejscu istnieje możliwość sprawdzenia Statusu VAT kontrahenta po takim sprawdzeniu informacja zapisywana jest do historii.

• Nazwa pełna – pełna nazwa kontrahenta. Może składać się z wielu linii. Należy unikać wprowadzania w jednej linii ilości znaków przekraczającej szerokość pola edycyjnego.
• Typ – do wyboru z listy rozwijanej mamy: Działalność, Nie prowadzący dział., Inne, Rolnik ryczałtowy. Dla kontrahentów z ustawioną w tym polu wartością Działalność, konieczne będzie podanie numeru NIP, natomiast dla wartości Rolnik ryczałtowy, należy uzupełnić na zakładce Inne: numer dowodu osobistego, wydany przez, PESEL oraz REGON.
• Organizacja pożytku publicznego – parametr jest aktywny, gdy pole Typ ustawione jest na wartość Działalność lub Inne. Dokumenty sprzedaży wystawione dla kontrahenta będącego organizacją pożytku publicznego będą posiadały dodatkowy parametr na zakładce Zestawienie VAT – Darowizna dla org. pożytku publicznego, którego zaznaczenie spowoduje automatyczne zwolnienie z VAT-u wszystkich nowo dodanych pozycji.
• Operator prowadzący - dla danego kontrahenta można przypisać operatora prowadzącego, czyli osobę, która zajmuje się kontaktami z danym kontrahentem,
• Kontrahent handlowy – atrybut ten pozwala pogrupować kontrahentów na takich, z którymi miało miejsce zdarzenie gospodarcze (należy zaznaczyć pole Kontrahent handlowy) oraz na tych, którzy nie dokonali jeszcze żadnych transakcji (potencjalnych – pole to powinno być dla nich odznaczone).

UWAGA!
Jeśli użytkownik systemu chce zmienić status Kontrahent handlowy, to powinien, w module Administratora nadać prawo, które to umożliwi: Możliwość zmiany statusu „Kontrahent handlowy" (menu Słowniki → Grupy użytkowników → ikona Prawa do opcji → Streamsoft → Wspólne → Słowniki → Kontrahenci).

• Poprzedni/Następny – przyciski te umożliwiają przesuwanie się po kolejnych wierszach (kontrahentach) bez konieczności zamykania okna edycji/podglądu.
• E-mail; www – dane służące do kontaktowania się z kontrahentem przy użyciu Internetu.
• Sposób obs. dok. – w opcji tej użytkownik ma możliwość wyboru sposobu obsługi dokumentu podczas wydruku dla edytowanego kontrahenta. Parametr będzie dostępny, gdy w konfiguracji systemu zostanie włączona Obsługa przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej oraz zdefiniowana struktura katalogów i schemat nazwy pliku. Domyślny sposób obsługi podczas wydruku, to Brak obsługi (tylko wydruk).

W opcji tej dostępne do wyboru są wartości:

• Brak obsługi (tylko wydruk) – system wykona jedynie wydruk dokumentu.
• Tylko zapis na dysku – system podczas wydruku jedynie zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie).
• Zapis na dysku i wydruk – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wydrukuje dokument.
• Zapis na dysku i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku).
• Zapis na dysku, wydruk i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), następnie wydrukuje dokument i wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku).
• Wysłanie e-maila – wybranie tego parametru spowoduje, że podczas wydruku dokumentu dla danego kontrahenta, możliwe będzie wysłanie dokumentu e-mailem w postaci załącznika, bez konieczności zapisywania plików w zdefiniowanym katalogu plików.

2. Inne – na tej zakładce należy również zwrócić uwagę na pola:

• Konta bankowe – okienko ze spisem kont bankowych kontrahenta wraz z informacją czy wskazane konto jest potwierdzone w KAS.

Używając przycisków z panelu sterującego (po prawej stronie spisu) możemy edytować dane konta takie jak:

• • Nazwa konta
  • Bank
  • Numer konta
  • Oznaczenie czy konto jest Wirtualne - oznaczenie konta jako konto wirtualne skutkuje sprawdzeniem numeru rachunku za pomocą innej metody konfiguracji wysyłanego zapytania (wyszukanie wg numeru konta). Metoda ta umożliwia sprawdzenie kont wirtualnych kontrahenta. Jest ona również wykorzystywana podczas wystawiania przelewu.
  • Właściciel - oznaczające właściciela konta. Służy ono do oznaczenia np. faktora, czyli właściciela konta innego niż ten, dla którego wpisywany jest rachunek. Pozwala to na zweryfikowanie kontrahenta w wykazie podatników VAT poprzez wysłanie zapytanie przez program w odpowiedniej konfiguracji.
  • Oznaczenie czy konto jest aktywne

Dodatkowo w menu podręcznym i za pomocą ikon mamy możliwość użycia opcji:

• • Sprawdź konto w KAS – sprawdza w KAS, w Wykazie podatników VAT czy konto jest przypisane do NIP-u lub REGON-u dla kontrahenta
  • Pokaż historie sprawdzeń kont w KAS – prezentuje historię sprawdzeń konta
  • Sprawdź wszystkie konta w KAS – wykonuje sprawdzenie dla wszystkich kont wprowadzonych w oknie
• Płatnik VAT – oznacza, że aktualny kontrahent jest płatnikiem VAT.
• Zerowa stawka VAT na wybrane towary – oznacza zerową stawkę VAT na wybrane towary dla tego kontrahenta. Tylko kartoteki z zaznaczoną opcja Zerowa stawka VAT dla wybranych kontrahentów.
• Waluta – domyślna waluta kontrahenta - parametr wykorzystywany przy wystawianiu dokumentów walutowych.
• Numer – numer działalności gospodarczej kontrahenta.
• Wydane przez – organ, który wydał zezwolenie na działalność gospodarczą kontrahenta.
• Data wydania – data wydania zezwolenia na działalność gospodarczą kontrahenta.
• PESEL – numer PESEL kontrahenta.
• REGON – numer REGON kontrahenta.
• Aktywny – jeżeli kontrahent ma status nieaktywny, to nie pojawia się on w spisie kontrahentów wywoływanym przy wyborze kontrahenta w innych opcjach.
• Globalny nr lokalizacyjny dla EDI – należy wpisać numer lokalizacji naszego kontrahenta (dostawcy, odbiorcy). Jest on wykorzystywany podczas procesu elektronicznej wymiany dokumentów.
• Ilość dni na obsługę reklamacji – należy wpisać, w jakim czasie zostanie zrealizowana reklamacja złożona danego kontrahenta.
• Cykliczność odwiedzin – określamy w tym miejscu, co ile dni należy kontaktować się z kontrahentem.

3. Grupy – spis rodzajów grup kontrahentów oraz grupy, do których należy aktualny kontrahent. Spis ten ma strukturę drzewiastą. Grupa służy do łączenia kontrahentów w zbiory, ułatwiając ich wyszukiwanie i filtrowanie lub umożliwiając tworzenie umów, promocji lub cenników. Grupy mogą być przydatne w wyciąganiu informacji do zestawień i podsumowań np. informacje o sprzedaży wartościowej towarów dla grupy kontrahentów.

Dodatkowo umożliwiono przypisanie obszaru handlowego lub logistycznego do kontrahenta (po włączeniu w Konfiguracji Obsługi obszarów handlowych oraz Obsługi obszarów logistycznych).

4. Warunki zakupu i sprzedaży:

• Rabat – przysługujący dla kontrahenta rabat. Można określić stały rabat dla wybranego kontrahenta,
• Ilość dni na termin płatności – domyślna ilość dni na termin płatności dla dokumentów kredytowych kontrahenta,
• Sposób naliczania odsetek – domyślny sposób naliczania odsetek dla przeterminowanych dokumentów,
• Cena sprzedaży – domyślna cena sprzedaży podpowiadana na kartotekach dla kontrahenta,
• Sposób płatności – sposób płatności podpowiadany na dokumentach dla kontrahenta,
• Sposób dostawy – wypełnienie tego pola oznacza, że podczas edycji lub dodawania dokumentów, sposób dostawy towaru będzie pobierany bezpośrednio z danych kontrahenta. Możliwa jest zmiana sposobu dostawy, bez względu na to, jaki sposób dostawy został określony przy danym kontrahencie,
• Grupowanie zam. kontrahenta – ustawienie opcji na wartość: Wg definicji dokumentu, daje możliwość łączenia kilku zamówień do jednej faktury (sposób grupowania dokumentów ustawiamy w definicji dokumentu na zakładce Dodatkowe). Opcja dostępna jest dla dokumentów sprzedaży i dokumentów WZ. Jeżeli użytkownik nie chce korzystać z opcji, powinien wybrać: Nie grupuj,
• Płatnik dla sprzedaży – w polu tym można wskazać płatnika powiązanego z naszym kontrahentem,
• Przedstawiciel handlowy – przedstawiciel handlowy obsługujący kontrahenta,
• Kierowca – kierowca powiązany z danym kontrahentem. Pole to jest aktywne, gdy w Konfiguracji włączone są powiązania kierowcy z kontrahentem (Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne → Powiązanie kierowcy),
• Dokument – domyślny dokument dla kontrahenta podpowiadany przy wystawianiu dokumentów sprzedaży,
• Formularz – domyślny formularz przy drukowaniu dokumentów sprzedaży dla kontrahenta,
• Dokument wystawiany z zamówień od odbiorców – opcję można wykorzystać do określenia typu dokumentu, innego niż Faktura VAT, generowanego podczas realizacji zamówień od odbiorcy. Dodatkowo, należy w definicji dokumentu zamówień, zaznaczyć parametr: Pobierz dokument do wystawienia z danych kontrahenta (jeśli określono),
• Konto bankowe na wydruk dok. – konto bankowe naszej firmy drukowane na dokumentach dla aktualnego kontrahenta,
• Ilość kopii przy drukowaniu dok. – w polu tym użytkownik uzupełnia ile kopii dokumentów drukować dla danego kontrahenta. Wartość z tego pola będzie automatycznie podpowiadana, podczas wydruku dokumentu, po zaznaczeniu parametru Ilość kopii wg ustawień kontrahenta.
• Umowa na wystawienie faktury do WZ dla wielu WZ - brak kontroli daty sprzedaży dok. WZ – dla kontrahentów z włączoną opcją przy pobieraniu dokumentów WZ do dokumentu uzupełniającego (Fa do WZ) system nie będzie analizował czy dokumenty WZ w PLN mają datę sprzedaży z jednego miesiąca, a dla dokumentów w innej walucie czy data sprzedaży jest z jednego dnia,
• Umowa na sprzedaż towarów z limitem zawsze z odwrotnym obciążeniem - włączenie opcji spowoduje, że podczas sprzedaży kontrahentowi kartotek podlegających odwrotnemu obciążeniu z limitem, automatycznie zostanie włączone wymuszenie odwrotnego obciążenia na pozycji nawet jeśli nie zostanie przekroczony limit 20000 PLN.
• Ilość dni na termin płatności oraz Sposób płatności - parametry będą uwzględniane na dokumentach zakupu. Przy dodawaniu nowego kontrahenta, parametry te przyjmą wartości ustawione w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Ilość dni na termin płatności oraz System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Sposób płatności.
• Płatnik dla zakupu - umożliwia wskazanie kontrahenta, który na dokumentach zakupu będzie występował jako płatnik.
• Domyślna kartoteka kosztowa, Opis księgowy - umożliwiają wskazanie kartoteki kosztowej oraz opisu księgowego, które będą dodawane na dokument rejestracji zakupu w przypadku zastosowania opcji Dodaj kartotekę kontrahenta (Shift+F3), znajdującej się w oknie dokumentu w menu pod prawym przyciskiem myszy.

5. Limity, Blokady, Cele i zgody, Split payment:

• Dopuszczalna wartość całkowitego kredytu – wybranie (zaznaczenie) pola umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta limitu na wartość wszystkich wystawionych dokumentów kredytowych. Jeśli podana kwota limitu zostanie przekroczona w trakcie wystawiania dokumentu, to program poinformuje o tym wyraźnym komunikatem. Po wybraniu kontrahenta na dokument, program poinformuje również o pozostałej kwocie limitu. Zaznaczenie pola i wprowadzenie kwoty limitu równej zero, całkowicie blokuje możliwość wystawienia dla kontrahenta dokumentu kredytowego. Jeśli pomimo ostrzeżeń przekroczono wartość limitu, to zapisanie dokumentu możliwe będzie wyłącznie przez osobę z odpowiednimi prawami (określonymi w module Administratora),
• Dopuszczalna wartość dokumentu kredytowego – zaznaczenie pola i podanie kwoty wprowadza ograniczenie na wartość pojedynczego dokumentu kredytowego,
• Dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu – określa jaka może być dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu. Powyżej tej wartości dla danego kontrahenta nie można wystawiać dokumentów związanych z zakupem towarów. System poinformuje o tym za pomocą odpowiedniego komunikatu,

• Maksymalna ilość dokumentów kredytowych

• Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych

• Maksymalna ilość dni przeterminowania należności

• Maksymalna ilość pozycji na dokumentach – określa maksymalną ilość pozycji, jaką kontrahent życzy sobie na dokumentach sprzedaży adresowanych do niego. Limit ten jest sprawdzany przy ręcznym wpisywaniu dokumentów faktur sprzedaży, zamówień od odbiorców, ofert dla odbiorców oraz dokumentów magazynowych WZ. Przy wystawieniu pierwszej pozycji przekraczającej limit pojawia się komunikat o przekroczeniu limitu, ale możliwa jest kontynuacja wystawiania. Limit jest również sprawdzany przy realizacji zamówień od odbiorców. Gdy realizujemy zamówienie kontrahenta wystawiając np. dokument FA VAT, to program generuje pozycje z uwzględnieniem opisywanego parametru, a w razie potrzeby generuje następne faktury
• Ilość dni na zwrot opakowań – domyślnie parametr ten jest nieokreślony, co powoduje, że program bierze pod uwagę wartość wprowadzoną w polu Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań (parametr w konfiguracji: Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne). Opcję Ilość dni na zwrot opakowań można również modyfikować poprzez grupowe ustawienia danych kontrahentów,
• Zablokuj sprzedaż – zaznaczenie pola wprowadza blokadę na wystawianie dokumentów sprzedaży. Domyślnie blokada będzie obowiązywać od razu (pole Natychmiast). Możliwe jest również określenie daty, od której blokada sprzedaży będzie obowiązywać (pole Od daty),
• Zablokuj zakupy – zaznaczenie pola wprowadza blokadę na wystawianie dokumentów zakupu,
• Zastrzec rozrachunki z kontrahentem tylko dla osób uprawnionych – aktywacja opcji spowoduje, że użytkownicy systemu, którym w module Administratora nie przyznano prawa do Rozrachunków zastrzeżonych, nie będą mieli dostępu do informacji o rozliczeniach prowadzonych z danym kontrahentem.
• Sposób obsługi "Split payment" na przelewie – parametr umożliwia określenie w jaki sposób na przelewach dla danego kontrahenta ma oznaczać się opcja Split payment.
• Sugerowana kwota VAT podpowiadana przy przelewie SP – parametr umożliwia wskazanie na kontrahencie kwoty VAT, która ma zostać przeniesiona z dokumentu do rozrachunków. Parametr może przyjąć wartości: Cały VAT z dokumentu, Tylko VAT z pozycji MPP.

6. Odbierający, Trasy:

• Odbierający – umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta listy osób i numerów rejestracyjnych samochodów odbierających towar i faktury,
• Trasy – kontrahenta można przydzielić do jednej lub kilku zdefiniowanych w słowniku tras. Przydzielone kontrahentom trasy mogą być następnie wykorzystywane jako parametr podczas ustalania filtrów.
• W sekcji Podpis kwalifikowany użytkownik może uzupełnić dane:
  • Numer seryjny certyfikatu
  • Wystawca certyfikatu
  • Posiadacz – podmiot posiadający certyfikat

7. Cechy – w zakładce można wprowadzać wartości wcześniej zdefiniowanych, specyficznych dla firmy wdrażającej moduł Handlowo-Magazynowy, cech kontrahentów. Przykładowymi cechami kontrahenta może być: data odbycia szkolenia partnerskiego, stopień lojalności (od 1 do 10) itp. Cechy definiujemy w opcji Słowniki → Słowniki dla kontrahentów → Cechy kontrahentów.

8. Uwagi i ostrzeżenia:

• Uwagi – pole umożliwiające wprowadzanie uwag dotyczących kontrahenta,
• Ostrzeżenie – dane wprowadzone w pole ostrzeżenia, będą wyświetlane przy pobraniu kontrahenta na dokument.

9. Dodatkowe adresy – spis dodatkowych adresów np. gdy kontrahent posiada dwa adresy w jednej firmie: korespondencyjny i windykacyjny.

10. Osoby kontaktowe – spis oddziałów kontrahenta i osób kontaktowych u kontrahenta:

Zaznaczenie opcji Wiele oddziałów umożliwia wprowadzenie do systemu danych dotyczących oddziałów firmy.
Nowy oddział edytujemy wybierając opcję dodawania lub klawisz funkcyjny F3:

W polu Typ oddziału użytkownik wybiera ze słownika lub z listy rozwijanej odpowiedni typ. Jeśli w słowniku nie ma wprowadzonych żadnych danych, to należy je zdefiniować. W tym celu należy ustawić się w polu Typ oddziału, kliknąć przycisk (F6), aby połączyć się ze słownikiem Typy oddziałów kontrahentów i tam za pomocą ikony dodawania zdefiniować potrzebne typy oddziałów:

Zaznaczenie opcji Domyślny oddział dla dostawy, umożliwi automatyczne uzupełnienie oddziału na zakładce Dostawa na wystawianych dokumentach. Opcja dostępna jest dla danego stanowiska wtedy, gdy przydzielony jest moduł CRM.

11. Dokumenty – są to dokumenty zewnętrzne dotyczące danego kontrahenta, np. umowy, oferty itp. Zakładka jest widoczna, gdy na stanowisku przydzielony jest moduł CRM i utworzona została baza dodatkowych dokumentów. Na zakładce tej możliwe jest dodanie dokumentu z pliku, ze skanera oraz z e-maila, a dodatkowo można określić sposób przechowywania plików: w bazie dodatkowych dokumentów lub jako ścieżki do pliku. W konfiguracji systemu znajduje się parametr Maksymalny rozmiar pliku dokumentacji umieszczonego w bazie dodatkowych dokumentów (KB), w którym można określić maksymalny rozmiar dodawanego pliku.

12. Samochody – na zakładce tej w widoku tabelarycznym przedstawiona jest ewidencja samochodów kontrahenta.

13. Serwis – zakładka prezentuje przedmioty kontrahenta, które można wskazać w zleceniu serwisowym (w module Serwis). Dodatkowo na zakładce tej możliwe jest podejrzenie danego przedmiotu za pomocą menu kontekstowego. Zakładka wyświetlana jest, gdy stanowisko ma dostęp do modułu Serwis.

14. Zestawienie oświadczeń – zakładka widoczna dla kontrahenta, który jest rolnikiem ryczałtowym.  Informacje zdefiniowane w tej zakładce będą wykorzystywane podczas tworzenia JPK_FA_RR. Dodatkowo na oknie edycyjnym dokumentu (HM oraz FK) umieszczono na zakładce Inne sekcję Zestawienie oświadczeń, o których mowa w art. 116 ust. 4 i 4a. W danej sekcji można połączyć dany dokument z oświadczeniem definiowanym w nowej zakładce okna edycyjnego kontrahenta. Wskazana sekcja jest dostępna wyłącznie dla dokumentów, które są wystawiane dla rolnika ryczałtowego.

15. Oznaczenia JPK – zakładka umożliwia dodanie Oznaczeń dokumentów dla JPK. Będą one przenoszone na dokumenty wystawiane dla danego kontrahenta.

Dla firm, w których zdefiniowanych jest bardzo wielu kontrahentów, można w programie włączyć mechanizm umożliwiający rozdzielenie kontrahentów na głównych i pozostałych. Główni kontrahenci to tacy, z którymi firma często współpracuje (wystawia dokumenty itp.). Aby włączyć ten mechanizm, należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Optymalizacja szybkości zaznaczyć parametr Włącz obsługę kontrahentów głównych. Po przełączeniu się na okno ze spisem kontrahentów, użytkownik będzie mógł zobaczyć, że na pasku ikon pojawiła się ikona Pokaż tylko głównych . Kliknięcie na tę ikonę umożliwi wyświetlenie spisu głównych kontrahentów firmy. Aby przenieść wybranych kontrahentów ze spisu wszystkich kontrahentów do spisu kontrahentów głównych, wystarczy przełączyć się na widok wszystkich kontrahentów i z menu podręcznego (prawy klawisz myszki) wybrać opcję Przerzuć do głównych (Ctrl+G).
Zmiany w danych kontrahenta można dokonać z poziomu słownika Kontrahenci lub z poziomu edycji dokumentu rejestracji sprzedaży/zakupu. Możliwość poprawy danych dostępna jest w menu sekcji Kontrahent → Popraw lub Popraw bez zapisu do historii.

Z poziomu okna Kontrahenci, za pomocą ikony , kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+F3> lub poprzez menu prawego klawisza myszki (opcja Zleć zadanie), można zlecić zadanie dotyczące danego kontrahenta. Warunkiem działania tej opcji, jest przydzielenie dla danego stanowiska licencji na moduł CRM.

Zadanie wprowadzone w module Handlowo-Magazynowym zostanie automatycznie dodane do spisu zadań danego operatora w module CRM.
Kontrahentów można sortować i filtrować. Gdy użytkownik chce oglądać kontrahentów przy większej liczbie zdefiniowanych parametrów – może skorzystać z ikony Ustal filtr lub klawisza funkcyjnego <F7>:

Parametry definiowane przez użytkownika można wyświetlać w kilku liniach klikając na przyciski i/lub. Zwiększa się w ten sposób liczba możliwości w poszukiwaniu dokumentów.

W okienku Pole, należy wybrać pole, według którego chcemy szukać. W okienku Warunek możemy wybrać jeden z kilku wariantów traktowania wpisanej dalej wartości. Znak „=" powoduje, że wpisana wartość musi być równa wartości wybranego pola w tabeli. Znak „<>" oznacza, że interesują nas wartości inne niż te, które są wpisane. Znaki „<", „>" są oczywiste przy polach liczbowych, natomiast w przypadku wyrażeń literowych (np. Miejscowość) znak „<" oznacza wcześniejszy w alfabecie. Warunek w zakresie, pozwala znaleźć przedział danych (np. wpisy w księdze od nr 130 do nr 150).

Zadawanie warunków rozpatrzymy na przykładzie Kontrahentów. Załóżmy, że interesują nas kontrahenci z Warszawy. Dodatkowo chcemy, aby ich nazwa kończyła się na litery „la". Powyższy warunek chcemy zastosować do kontrahentów o numerze od 7 do 13. W tym celu, w pierwszym polu wybieramy Miejscowość, następnie warunek „=" oraz wartość Warszawa. W polu Wartość możemy wpisać całą nazwę, lub zastosować znaki specjalne „{}", „!". Znak „{*}*{*}" oznacza dowolny ciąg liter, także brak ciągu. Znak „!" oznacza jedną dowolną literę. W polu Wartość możemy więc, dla skrócenia pisania, wprowadzić wartość Warsz{}. Oznacza to, że program ma wyszukać wszystkich kontrahentów, dla których miejscowość zaczyna się od liter Warsz. Ponieważ prawdopodobnie w Polsce nie ma innego miasta niż Warszawa zaczynającej się od Warsz, możemy skrócić nazwę w ten sposób. Znak „{}" może służyć np. do wybrania wszystkich kontrahentów zaczynających się od litery W – „W{}". Wracając do naszego przykładu – aby założyć dodatkowo warunek na pole Nazwa, należy wcisnąć przycisk i znajdujący się w lewym dolnym rogu okienka:

Aby filtr był aktywny korzystamy z kombinacji klawiszy <Ctrl+F7> lub ikony Filtr aktywny .
Inny sposób przeglądania dokumentów w aktywnym oknie uzyskamy klikając na przycisk sortowania w pasku ikon aktywnego okna lub klawisz funkcyjny <F4>.

Kolumny do sortowania wybiera się poprzez kliknięcie myszką obok wybranych nazw. Ważna jest tu kolejność zaznaczania. Jeśli pierwszy zaznaczony zostanie Identyfikator, to najpierw po nim odbędzie się sortowanie. Można zaznaczyć kilka kolumn równocześnie, jeśli wyłączone zostanie pole Jedna kolumna. Operacja ta uaktywnia w konsekwencji opcję Szukanie po kolumnie pierwszej lub ostatniej. Możliwe jest wyszukiwanie (po kolumnie sortowanej) poprzez wprowadzenie z klawiatury pierwszych liter wyrazu. Pomyłki wycofuje Backspace.
Z poziomu okna Kontrahenci, użytkownik systemu ma bezpośredni dostęp do warunków sprzedaży danego kontrahenta (bez konieczności edycji jego danych). Wystarczy tylko ustawić się kursorem myszki, na wybranym kontrahencie i kliknąć na ikonę Warunki sprzedaży , znajdującą się na pasku narzędzi lub skorzystać z kombinacji klawiszy Ctrl+P. Po kliknięciu na ikonę pojawi się okno wydruku Warunki sprzedaży, dzięki któremu możemy zobaczyć (przycisk Podgląd), wydrukować (przycisk Drukuj), wysłać e-mailem dany dokument (przycisk Wyślij) lub ustawić opcje drukowania dokumentu (przycisk Opcje). Dodatkowo w oknie tym, w polu Dla kartotek drukować, mamy możliwość wyboru czy chcemy drukować tylko identyfikator kartoteki, czy jej nazwę pełną.

Opcja Podstawowe → Warunki zakupu, dostępna w menu kontekstowym okna Kontrahenci, działa analogicznie do opcji Warunki sprzedaży, z taką różnicą, że wyświetla dane z umów z dostawcami.
Jeśli w programie prowadzone są umowy z kontrahentami oraz promocje, wówczas przydatna jest opcja umożliwiająca określenie ceny i rabatu wskazanego towaru dla wybranego kontrahenta. Sytuacja taka często występuje podczas telefonicznego informowania o cenie lub rabacie przyznanym na interesujący kontrahenta towar.

Kalkulator promocji, umów i rabatów służy do określania warunków sprzedaży (procentu bonifikaty i cen) na podstawie zadanych parametrów. Jest on dostępny z poziomu okien Promocje na towary, Umowy z kontrahentami – cenniki, Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych za pomocą ikony , z menu kontekstowego prawego klawisza myszki lub za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+P. Okno kalkulatora składa się z części, w której określamy warunki wejściowe i części podającej wynik analizy.
Jeśli umowa z kontrahentem posiada warunek ilości, to właściwą kalkulację uzyskamy po podaniu interesującej kontrahenta ilości towaru.

Opis poszczególnych pól aktywnego okna Kalkulator promocji, umów i rabatów:

• Data – dzień, na który sprawdzamy rabaty i ceny.
• Kontrahent – określa kontrahenta, dla którego przeprowadzana będzie analiza, nie podanie tego parametru powoduje, że analizowane będą tylko promocje bez określonych warunków na kontrahenta i grupy kontrahentów.
• Dokument – parametr istotny, gdy w promocjach/umowach określono filtr dla dokumentów. Parametr bierze również udział w określaniu domyślnej ceny.
• Miejsce sprzedaży – parametr bierze udział w określaniu domyślnej ceny.
• Magazyn – parametr istotny, gdy w promocjach/umowach określono filtr dla magazynów.
• Kartoteka – określa kartotekę, dla której przeprowadzana będzie analiza, nie podanie tego parametru powoduje, że analizowane będą tylko promocje/umowy ogólne bez określonych warunków dla kartotek i grup kartotek.
• Cena – użytkownik wybiera cenę ze słownika Definicje cen.
• Ilość – parametr istotny, kiedy promocje/umowy uzależnione są od ilości sprzedanej.

Po podaniu wszystkich istotnych parametrów, wybór opcji Licz spowoduje uruchomienie procedury analizy i wyświetlenie wyników. Analiza przebiega wg następujących zasad:

• W pierwszej kolejności analizowany jest procent bonifikaty wpisany w warunkach sprzedaży kontrahenta, potem umowy/cenniki, a na końcu promocje.
• Jeżeli, w którymś z wymienionych miejsc znajdzie się wpis (procent, cena) spełniający warunki, to analiza zostaje przerwana, a wynik przyjęty za obowiązujący.
• Jeżeli wynikiem analizy jest procent bonifikaty, to program przechodzi do ustalenia domyślnej ceny i oblicza cenę po bonifikacie.
• Ustalenie domyślnej ceny polega na sprawdzeniu w pierwszej kolejności ceny określonej w warunkach sprzedaży kontrahenta, następnie określonej w definicji dokumentu, a na końcu ceny określonej w miejscu sprzedaży.
• Wyniki analizy przedstawiane są opisowo w oknie Wynik.

Pracownicy

Do systemu wprowadzić można pracowników, dla których prowadzić będziemy wewnętrzne rozrachunki. Słownik pracowników, można wykorzystać do budowy analityki planu kont.
Ilość pracowników, dla których prowadzimy rozrachunki można ograniczyć za pomocą opcji Pracownik widoczny w Słownikach w edycji danych w Słowniki → Pracownicy. Opcja ta pozwala widzieć pracownika w module Finanse i księgowość. Słownik Pracownicy jest automatycznie aktualizowany na podstawie danych kadrowych z modułu Kadry i Płace.

Pole Numer księgowy jest numerem, na podstawie którego, budujemy analitykę pracowników. Program posiada wbudowaną kontrolę poprawności numerów NIP i PESEL, jeżeli wprowadzony numer jest nieprawidłowy lub niezgodny z formatem obowiązującym w danym kraju, to jego kolor zmieni się na czerwony.

Właściciele

W przypadku przedsiębiorstw, niemających osobowości prawnej, płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, istnieje konieczność zdefiniowania właścicieli firmy, w celu prowadzenia ich rozliczeń wewnętrznych (wobec firmy) jak i zewnętrznych (wobec Urzędu Skarbowego). Dokonujemy tego w menu Słowniki → Właściciele. Wpisanie właścicieli firmy umożliwia wykonanie dla nich deklaracji PIT 5.

Oprócz danych osobowych, należy określić procent udziału w dochodach firmy. Deklaracja PIT-5 wyliczy wtedy z dochodów odpowiednią część wynikającą z udziałów.
Każdemu właścicielowi wprowadzanemu do systemu, zostanie nadany Numer unikatowy, który będzie charakterystyczny tylko i wyłącznie dla danej osoby.

Ponadto w oknie dane właściciela można określić, w jaki sposób ma być obliczany podatek podczas rozliczania się z US. System proponuje dwa sposoby: progresywny i liniowy. 
W sekcji Bank można wprowadzić numer konta właściciela oraz rachunek podatkowy, czyli numer mikrorachunku podatkowego używano przez właściciela.

Spis analityk planu kont

Znajduje się on w menu Słowniki → Spis analityki planu kont. Umożliwia zdefiniowanie zmiennych opartych o strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa oraz określenie sposobu ich kodowania w zakładowym planie kont. Sposób kodowania poszczególnych składników analityki zależy od ich rodzaju, np. konta kontrahentów przedsiębiorstwa mogą być budowane na podstawie numeru kontrahenta w bazie danych bądź jego numeru identyfikacji podatkowej NIP. Analityki planu kont są częścią tego planu. Dzięki nim, nie trzeba zakładać oddzielnych kont, np. dla różnych kontrahentów.

Wprowadzając nową analitykę, należy określić na ilu znakach nastąpi jej kodowanie. Należy pamiętać, aby ich ilość nie była mniejsza od rzeczywistej ilości znaków występujących w danej zmiennej. W przypadku kodowania kontrahentów wg numer NIP, ilość znaków potrzebna do jednoznacznego zidentyfikowania kontrahenta w planie kont, nie może być mniejsza od 10. Ponadto powinniśmy jeszcze ustawić liczbę znaków dla pola dostępnego po numerze NIP, tzw. PoNip, z których będzie budowana analityka kontrahenta. Pole to wprowadza się w danych kontrahenta w celu rozróżnienia oddziału lub firmy o takim samym numerze NIP.
Podczas dodawania analityki program weryfikuje, czy istnieją słowniki z kodem dłuższym niż zadana długość analityki (zawierającym zera wiodące). W przypadku wykrycia, system wyświetli zapytanie Uwaga! Istnieją pozycje słownika, które są dłuższe (posiadają zera z lewej strony). Czy na pewno zapisać?.
UWAGA!
Jeżeli zdefiniujemy kilku kontrahentów z identycznym numerem NIP i nie wprowadzimy im numeru w polu PoNip lub pole PoNip będzie dłuższe niż ustalona przez nas liczba znaków PoNip używanych do tworzenia analityki kontrahenta, wówczas księgowania na konta z wybraną analityką kontrahenta, będą oznaczone przez program jako błędne.

Na pasku menu aktywnego okna Rodzaje analityki planu kont, znajduje się przycisk Wyjątki (lub Pozycje, w zależności od pozycji spisu, na której ustawi się kursorem myszki użytkownik). Służy on do tego, aby zmienić numer analityki wpływającej na tworzenie numeru konta. Aby dokonać zmiany, należy wejść w menu główne Słowniki → Spis analityki planu kont → Wyjątki → Wyjątki dla analityki grup kartotekowych. W siatce danych wyświetlą się wyjątki, jeśli zostały wprowadzone. Jeśli nie, to należy w oknie Wyjątki dla analityki grup kartotekowych kliknąć Dodaj <F3> i zdefiniować wyjątki.

Umożliwiono powiązanie słowników definiowanych na kartotekach towarowych oznaczonych jako Użyj kartoteki jako analityki w module FK. W celu aktywacji opcji należy włączyć parametr w konfiguracji systemu: System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki towarowe/usługowe jako analityka w module FK

Po aktywacji parametru opcja widoczna jest w danych kartoteki w module Handlowo – Magazynowym na zakładce 10 Inne.

Powiązania kont

Opcja może mieć zastosowanie w przypadku np. powiązania magazynu z miejscem sprzedaży, koszty z 4 z kosztami z 5 lub zdefiniowania na innych kontach kontrahentów krajowych i zagranicznych.
Powiązania te możemy zastosować, np. w sytuacji, kiedy mamy magazyn towarów, który ma być księgowany na konto 330 oraz magazyn materiałów – księgowany na konto 331. W takiej sytuacji w definicjach dekretów ustawiamy, aby np. magazyn był dekretowany według powiązania, a w powiązaniu wskazujemy, który magazyn ma być księgowany na którym koncie. Oznacza to, że przyporządkowujemy magazyny do określonych kont. Dzięki temu, jeśli na jednym dokumencie sprzedaży wystąpi jednocześnie sprzedaż z magazynu towarów oraz z magazynu materiałów, program odpowiednie kwoty zadekretuje na konta przypisane magazynom.

W powyższym oknie należy wypełnić pola: Nazwa, Nazwa analityki oraz Podczas dekretacji, gdzie należy wskazać akcję wykonywaną przez program w przypadku braku powiązania:

• program ma zapytać na jakie konto zadekretować zadaną wartość (Brak powiązania – zapytaj),
• program ma pominąć dekret (Brak powiązania – pomiń dekret),
• program zadekretuje zadaną wartość na wskazane konto (Brak powiązania – wybierz konto).

Następnie za pomocą opcji  Powiąż  należy określić powiązania.

Zdefiniowane powiązanie można skopiować, a następnie edytować. Opcja jest dostępna w menu Słowniki →  Powiązania kont → prawy przycisk myszy → Kopiuj (Ctrl+F3).

Powiązania grup rozrachunkowych

Do każdej grupy można przypisać wiele kont, ale konto może mieć tylko jedną grupę. Grupy rozrachunkowe usprawniają kontrolę nad rozrachunkami oraz wykorzystywane są do tworzenia dekretów księgowych.

Spis kartotek kosztowych

Umożliwia zdefiniowanie pozycji kosztowych, co ułatwia wprowadzanie dokumentów księgowych i przyspiesza dekretację dokumentów. 

W zakładce Podstawowe należy wypełnić pola Indeks (max. 40 znaków), Identyfikator, Nazwa. Utworzą one kolumny tabeli, która będzie się wyświetlać w aktywnym oknie Spisu kartotek kosztowych. W zakładce Grupy, definiujemy Grupy kartotekowe np. grupy asortymentu, producentów itp.

Zakładka Stany pokazuje Ilość z zamówień zewnętrznych i Ilość z zamówień do dostawców.

W przypadku kartotek kosztowych, użytkownik systemu może korzystać również z pozycji dodawanych w module Handlowo-Magazynowym, w opcji Inne pozycje podlegające VAT. Dzięki temu można uniknąć powtarzania się kartotek kosztowych w systemie.
W oknie Spis kartotek kosztowych dostępne są filtry, za pomocą których użytkownik systemu może zawężać widok spisu kosztów:

• Wszystkie kosztowe
• Koszty w księgowości
• Podlegające VAT środki trwałe
• Inne niepodlegające VAT
• Zaimportowane (paczki)

Kursy walut

System Streamsoft Pro/Prestiż umożliwia automatyczne pobierania kursów walutowych podczas uruchamiania programu. Tabela kursowa pobierana jest bezpośrednio ze strony internetowej Narodowego Banku Polskiego (www.nbp.gov.pl) i aktualizowana w ciągu dnia zgodnie z ustawieniami w konfiguracji systemu (menu System → Konfiguracja → Ustawienia →System → Ustawienia walutowe).

Opcja Pobieraj kursy NBP przy uruchamianiu programu pobiera kursy walutowe bezpośrednio ze strony internetowej NBP, natomiast waluty, dla których mają być pobierane kursy, podane są w pozycji Pobierane waluty. Dodatkowo można włączyć parametr Pobieraj na tym stanowisku, aby tabele kursowe były pobierane i aktualizowane tylko na danym stanowisku pracy, a nie w całym systemie.
Pobrane kursy wraz z numerami tabel dostępne są w menu Słowniki → Kursy walut.
Możliwe jest ręcznie uruchamianie funkcji pobierania i aktualizowania. Opcja znajduje się w menu Słowniki → Kursy walut → Ściągnij dane z NBP (Ctrl+S) (ikona ).

W oknie Pobierz kursy z dnia możliwe jest wskazanie zakresu dat, z jakich pobrane mają zostać kursy walut. Pole Zakres domyślnie przyjmuje wartość Dzisiaj oraz pozwala na wybór jednego z predefiniowanych zakresów dat lub wskazanie go przez użytkownika. Maksymalny zakres dat do wyboru to dwa miesiące. 

UWAGA!
Należy pamiętać, że kursy średnie do godz. 11:40 są zgodne z kursem dnia poprzedniego, natomiast po godz. 12:00 pobierany jest kurs średni z aktualnego dnia. Jest to uzależnione od emisji danych przez NBP.

Definicje dokumentów

System zawiera domyślnie zdefiniowane dokumenty, które można kopiować i modyfikować dostosowując je do potrzeb firmy. Definicje poszczególnych dokumentów stosowanych w obrocie gospodarczym znajdują się w menu Słowniki → Definicje dokumentów. Okno słownika podzielone jest na część zawierającą wykaz definicji w formie struktury drzewiastej oraz część, w której prezentowane są informacje o aktualnych ustawieniach wybranej definicji dokumentu. 

System pozwala ustalić format numeracji dla poszczególnych grup definicji dokumentów. Możliwość ta dotyczy definicji zgrupowanych na najwyższej gałęzi w strukturze drzewa, np. Sprzedaż towarów handlowych, Zakup towarów handlowych, Magazynowe itd. Ustawiając się na wybranej gałęzi, za pomocą opcji Popraw (F5) uruchomione zostanie okno edycyjne parametrów numeracji. Ustalona numeracja będzie obowiązywać dla wszystkich rodzajów definicji dokumentów w ramach danej gałęzi głównej, czyli format numeracji ustalony dla gałęzi Zakup towarów handlowych będzie stosowany na dokumentach Faktura - nabycie wewnątrzwspólnotowe, Faktura do PZ, Faktura handlowa itd. 

Zakres i rodzaj pól do modyfikacji różni dla poszczególnych grup definicji. W przypadku grupy Sprzedaż towarów handlowych, na zakładce Format numeracji znajdują się pola:

1.Numeracja roczną dokumentów w formacie

2. Kolejność składników numeracji – do składników numeracji należą:

• NrDok – numer dokumentu,
• WyrNr – kod na wydruk dokumentu,
• Miejsce – miejsce wystawienia dokumentu (miejsce sprzedaży lub zakupu),
• RRRR – rok wystawienia dokumentu.

3. Opcjonalne składniki numeracji:

• Miesiąc – wybranie tej opcji spowoduje, że na wydruku umieszczony będzie miesiąc. Jeśli z listy rozwijanej wybierzemy opcję Uwzględniać, to numeracja na dokumentach będzie miała taka postać: 1/01/06, 1/02/06, 1/03/06. Wybranie opcji Tylko na wydruk, powoduje, że numeracja jest ciągła, nie zaczyna się od pierwszego dnia każdego miesiąca.
• Kod na wydruk dok. – ustawiany jest dla dokumentów, które mają różnić się numeracją od pozostałych dokumentów w danej grupie.
• Przedstawiciel handlowy – wybieramy przedstawiciela, jeśli chcemy, aby znalazł się na wydruku.
• Operator – zaznaczamy operatora, kiedy chcemy, aby znalazł się na wydruku.

Opcjonalne składniki numeracji mogą być ustawiane jako:

• Brak – nie pojawiają się w numerze i nie mają wpływu na numerację,
• Tylko na wydruk – pojawiają się na wydruku, dodatkowo drukowany jest numer miesiąca,
• Uwzględniać – pojawiają się na wydruku i generują oddzielną numerację dla dokumentów różniących się tą opcją.

Przycisk Popraw (F5) , umożliwia wybranie znaku rozdzielającego na dokumentach. Znak rozdziela, np. numer dokumentu. Można wybrać jeden z kilku znaków rozdzielających: 1/03/06, 1\03\06 lub 1-03-06.

Znak wybieramy z listy rozwijanej pola Wybierz znak w oknie Zmień znak rozdzielający. Wybór zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub klawiszem <Enter>.
Pomiędzy poszczególnymi składnikami dokumentu przemieszczamy się za pomocą przycisków mających postać czerwonych strzałek.

4. Rok w wybranym formacie – rok można ustawić w formacie dwu lub czterocyfrowym.

5. Dodatkowe

Na dokumentach księgowych znajdują się dwa pola dotyczące numeracji Ilość cyfr w numerze, Ilość cyfr w nr miesiąca. Nadanie tym parametrom wartości większej od 0 spowoduje uzupełnianie składnika zerami z lewej strony. Jeśli długość składnika przekroczy wpisaną ilość, to system nie obetnie nadmiarowych znaków. Mechanizm numeracji będzie działał analogicznie jak w module Handlowo-Magazynowym.

Dla grupy definicji Sprzedaż towarów handlowych  dostępna jest zakładka Opcje, która zawiera dodatkowe informacje  dotyczące daty sprzedaży oraz tego, który dokument otrzyma status Szybki dokument – jest nim najczęściej paragon.
Dla grup dokumentów: Polecenia księgowania, Dokumenty rozrachunkowe i Dokumenty księgowe istnieje jedna zakładka – Format numeracji, w której należy zaznaczyć opcję Numeracja miesięczna, jeśli taki rodzaj numeracji zamierzamy stosować dla tych grup dokumentów.

Okno definicji dokumentu składa się z zakładek 1 Podstawowe, 2 Cechy (umożliwia dodanie cech dokumentu i cech pozycji dokumentu) oraz 3 Oznaczenie dokumentów dla JPK (dodanie oznaczeń na potrzeby pliku JPK_V7).

Na zakładce 1 Podstawowe znajdują się sekcje: Dokument (zawierająca parametry i ustawienia) oraz Definicja sposobu dekretacji dokumentu (służąca do określenia schematu księgowania wartości z dokumentu, można wskazać go ze słownika lub utworzyć nową definicję dekretu). Niektóre dokumenty, jak np. Polecenia księgowania, nie posiadają sekcji dotyczącej dekretacji, sposób księgowania określany jest przez operatora jest w trakcie wystawiania dokumentu.

Dokument

Sekcja zawiera stałe pola, które są wspólne dla wszystkich definicji dokumentów, jak: Opis, Kod, Rozrachunki, Domyślna grupa rozrach. Pozostałe pola charakteryzują dokument pod względem księgowym, rozrachunkowym i mogą być odmienne dla różnych dokumentów.

Dodatkowo dostępne są ustawienia:

1. Wprowadzaj dane pozycjami – po zaznaczeniu opcji, system uwidoczni zakładkę Pozycje na dokumencie.
2. Obsługa rejestracji kosztów samochodu służbowego - opcja odblokowana gdy włączono parametr 1 "Wprowadzaj dane pozycjami". Umożliwia wskazanie na pozycji dokumentu samochodu służbowego oraz rozliczenie kosztów zgodnie z ustawieniami w słowniku Samochody służbowe.
3. Zadekretuj po wystawieniu – po zaznaczeniu tej opcji, jeżeli podpięto definicję sposobu dekretacji to po wystawieniu dokumentu nastąpi jego automatyczne zadekretowanie.
4. Sumę w walucie dokumentu wyliczaj z pozycji - w przypadku dokumentów walutowych, zaznaczenie parametru spowoduje zmianę wyliczania sumy dokumentu- będzie wyliczana jako suma wartości pozycji w walucie
5. Dla krajowego dokumentu w walucie pozwól wprowadzić kurs do VAT – umożliwia wprowadzenie drugiego kursu do VAT dla dokumentów krajowych zakupu.
6. VAT nie wchodzi do rejestru VAT - po zaznaczeniu tego parametru dokument nie będzie widoczny w rejestrze VAT ani w JPK. Opcja dostępna również na oknie edycyjnym faktury importowej pod nazwą „Dokument stracił prawo do odliczeń".
7. Podlega „Mechanizmowi podzielonej płatności" - spowoduje, że na dokumencie dostępne będą opcje związane z mechanizmem podzielonej płatności
8. Obsługa NETTO w walucie, VAT w PLN - znacznik jest dostępny w modułach FK i HM. Zaznaczenie opcji skutkuje wygenerowaniem automatycznego przeniesienia VAT-U w PLN podczas wystawiania dokumentu w walucie. Informacja ta będzie widoczna na zakładce „Rozrachunki" dokumentu sprzedaży/zakup lub odpowiednio na oknie potwierdzenia dokumentu HM.

Dla dokumentów rejestracji zakupu i sprzedaży dostępny jest parametr Wartość KUP i NKUP licz wg, który w przypadku dokumentów wystawianych w walucie, umożliwia wprowadzenie osobnych kursów dla kwoty podatkowej i bilansowej. Może on przyjąć wartości:

• Kursu z zestawienia VAT - wartość domyślna, oznacza, że kwoty bilansowa i podatkowa liczone są według jednego kursu
• Kursu z nagłówka (do rozrachunków) - wybór tej wartości spowoduje, że dla wartości Kwota podatkowa, na dokumencie pojawi się dodatkowe pole do wprowadzenia kursu waluty. W definicji dokumentu konieczne jest włączenie parametru w konfiguracji programu: Dla dokumentu w walucie pozwól wprowadzić osobne kurs do VAT i do rozrachunków.

Podczas zapisu definicji dokumentu system weryfikuje ustawienia i w przypadku braku zaznaczenia powiązanych parametrów wyświetla ostrzeżenie: Wybrano aby wartość KUP i NKUP była liczona wg kursu z nagłówka a nie zaznaczono parametru „Dla dokumentu w walucie pozwól wprowadzić osobny kurs do VAT i do rozrachunków". Czy na pewno zapisać? Wybór Tak spowoduje, że w oknie edycyjnym pozycji dokumentu nie będzie dostępne dodatkowe pole do wprowadzenia kursu.

Definicja sposobu dekretacji dokumentu

Sekcja umożliwia określenie sposobu księgowania danej definicji dokumentu - możliwy jest wybór zdefiniowanego wcześniej schematu ze słownika Definicje dekretów lub za pomocą opcji Nowa definicja dekretu utworzyć nowy schemat. Zostanie on automatycznie dodany do słownika Definicje dekretów.

W oknie Dokumenty → Dokumenty źródłowe, w menu pod prawym przyciskiem myszy → Podstawowe jest  dostępna opcja Zmień sposób dekretacji, która pozwala na wybór definicji ze słownika, jak również utworzenie nowej definicji dekretu. Wybrana akcja może być zastosowana dla aktualnego, zaznaczonych lub wszystkich dokumentów w oknie.

Grupy księgowe

Definiowanie grup księgowych odbywa się poprzez menu Słowniki → Grupy księgowe. Grupy księgowe określają sposób przyporządkowania poszczególnych rodzajów Dokumentów źródłowych do Dokumentów księgowych. Każda grupa księgowa posiada oddzielną numerację. Podczas definiowania grupy, należy określić Sposób sumowania pozycji dokumentów źródłowych.

Możliwe są trzy sposoby:

• Analityczne – wówczas wszystkie pozycje dokumentów źródłowych wygenerują pojedyncze pozycje dokumentu księgowego.
• Analityczne z sumowaniem zaznaczonych – pozycje poszczególnych dokumentów źródłowych wchodzących w skład jednego dokumentu księgowego, dla których zaznaczono pole sumować, zostaną połączone w jedną pozycję wynikającą z sumy księgowanych kwot. Umożliwia to scalanie pozycji księgowych nie istotnych z punktu widzenia analizy systemu (np. dla dokumentów sprzedaży, kwoty rejestrowane na te same konta zespołu 7, mogą zostać zaksięgowane w jednej pozycji, a kwoty pozycji rejestrowanych na kontach rozrachunkowych – dla każdej faktury oddzielnie).
• Syntetycznie – o ile to możliwe, wszystkie pozycje dokumentów źródłowych zostaną sumowane w obrębie dokumentu księgowego, do którego należą.

Pole Sposób grupowania dokumentów możemy ustawić na:

1. Dowolnie – oznacza to, że dokumenty źródłowe należące do danej grupy księgowej będą księgowane analitycznie (każdy dokument źródłowy wygeneruje oddzielny dokument księgowy) lub syntetycznie (kilka dokumentów źródłowych utworzy jeden dokument księgowy) w zależności od tego czy będziemy księgować dokumenty razem, czy oddzielnie (menu Dokumenty → Dokumenty źródłowe). Numer dokumentu księgowego zostanie określony w momencie księgowania dokumentu źródłowego.
2. 1 dokument źródłowy – 1 księgowy – oznacza to, że dokumenty źródłowe należące do danej grupy księgowej będą księgowane analitycznie (każdy dokument źródłowy wygeneruje oddzielny dokument księgowy). W momencie rejestracji nie zostanie przydzielony numer dokumentu księgowego, pod którym dokument źródłowy zostałby zaksięgowany w systemie.
3. Wszystkie dokumenty z dnia tworzą 1 księgowy – oznacza to, że wszystkie dokumenty źródłowe z danego dnia utworzą jeden dokument księgowy.
4. Wszystkie dokumenty z miesiąca tworzą 1 księgowy – oznacza to, że wszystkie dokumenty źródłowe z danego miesiąca utworzą jeden dokument księgowy.
5. 1źr – 1kh, pobierz numer dokumentu źródłowego – system nada zawsze dokumentowi numer dokumentu źródłowego; numer jest pobierany z dokumentu źródłowego automatycznie.

Pole Powstający po zaksięgowaniu, w oknie Grupa księgowa, oznacza wspólną numerację z grupami, które mają wybrany ten sam dokument księgowy.
Jeśli zaznaczymy Typ dokumentu buduj w oparciu o miejsce powstania, to włączy się opcja Typ dokumentu twórz z. Określamy odpowiednie miejsce powstania dokumentu. Opcja ta porządkuje dokumenty spływające z różnych miejsc np., sprzedaży czy zakupu.

Samochody służbowe

System umożliwia rozliczenie samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej (koszty takie jak wydatki na paliwo, eksploatacja itp.). Podczas wskazania samochodu na pozycji dokumentu zakupu w module FK program wyliczy kwoty podatkowe i bilansowe które będzie można zadekretować. 

Od 2019 r. w przypadku aut wykorzystywanych zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych można odliczyć tylko 75% wydatków związanych z KUP. Całość (100%) wydatków będzie można odliczyć tylko wtedy, gdy pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. W przypadku wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej możliwe jest zaliczenie 100% wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W praktyce może to wymagać prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (dla celów VAT) oraz wdrożenia zasad użytkowania pojazdu wykluczających użytek prywatny. W przypadku braku ewidencji uznawane będzie, że podatnik wykorzystuje samochód do celów mieszanych i może zaliczać do kosztów tylko część wydatków.

Słownik Samochody służbowe

Do wprowadzenia kosztów związanych z samochodami służbowymi w systemie Streamsoft służy słownik Samochody służbowe, znajdujący się w menu Słowniki. Na zakładce 2 Rodzaje kosztów można wprowadzić rodzaje kosztów, takie jak: paliwo, eksploatacja, leasing. System umożliwia wskazanie odpowiedniej proporcji odliczenia na pozycji słownika (100%, 75%, 0%, Dowolne) oraz rodzaju odliczenia VAT. W przypadku proporcji 100%, 75% lub 0% system automatycznie ustawi wartości netto i VAT dla kosztów podatkowych (KUP) i niepodatkowych (NKUP), natomiast po wyborze proporcji dowolne należy określić je ręcznie. 

Dokument kosztowy

Definicja dokumentu

W celu obsługi kosztów samochodów służbowych na fakturach kosztowych należy w menu Słowniki → Definicje dokumentów → wybrana definicja dokumentu zakupu → zakładka 1 Podstawowe zaznaczyć parametr Obsługa rejestracji kosztów samochodu służbowego. Parametr ten będzie aktywny po zaznaczeniu opcji Wprowadzaj dane pozycjami.

Rejestracja zakupu

W menu Dokumenty → Rejestracja zakupu → Dodaj (F3) należy wybrać dokument z obsługą rejestracji kosztów samochodu służbowego. Na zakładce 1 Pozycje za pomocą opcji Dodaj (F3) uruchomione zostanie okno, w którym należy wprowadzić kwotę oraz zaznaczyć opcję Koszty samochodu służbowego. `

Po zapisaniu wprowadzonych danych automatycznie uruchomi się okno z wyborem samochodu służbowego ze słownika. Wskazanie samochodu spowoduje, że program wyliczy wartości pól Kwota podatkowa oraz Kwota bilansowa  zgodnie z parametrami podanymi w słowniku samochodów służbowych.

W oknie edycyjnym dokumentu koszt podzielony zostanie na dwie pozycje, dla których odpowiednio naliczona zostanie wartość NKUP. 

Słowniki systemowe

Stawki VAT. Ewidencja VAT

W menu Słowniki → Słowniki systemowe → Stawki VAT możliwa jest modyfikacja wartości i ilości obowiązujących stawek podatku VAT może ulegać okresowym zmianom. W dowolnym momencie można założyć nową stawkę podatku VAT, nie można natomiast skasować już istniejącej. Jeżeli używana wcześniej wartość przestała być obowiązująca (lub nie występuje w dokumentach przedsiębiorstwa, a przez to nie ma potrzeby jej eksponowania i drukowania), można zaznaczyć ją jako nieaktywną.

Dodatkowy podział dokumentów VAT możliwy jest dzięki Ewidencji VAT stworzonej na potrzeby użytkownika. Pozwala ona wydzielić konkretne dokumenty VAT, np. paragon, faktura VAT do paragonu, korekta faktury VAT do paragonu. Można ją stworzyć w systemie, ale nie jest to wymagane. Ewidencję VAT zakładamy w menu głównym Słowniki → Słowniki systemowe.

Waluty. Tabele kursowe

System umożliwia prowadzenie rozliczeń w rozrachunkach, oraz na kontach w dowolnej walucie. W menu głównym w opcji Słowniki → Słowniki systemowe → Waluty, należy dodać waluty, jakie występują w transakcjach. Dopiero zdefiniowanie walut uaktywnia mechanizmy umożliwiające zapisywanie wartości innych niż złotówkowych. Jeżeli w systemie nie dodamy żadnej waluty, wszystkie wpisy będą w złotówkach i nie będzie można określić, w jakiej walucie jest dokument.

Tabele kursowe można definiować ręcznie w menu głównym w opcji Słowniki → Słowniki systemowe → Tabele kursowe. Służą one do wyceny wartości dokumentów.

Banki

Opcja ta umożliwia założenie banków w systemie finansowo-księgowym. Należy tu zaznaczyć, że opcja ta nie służy do tworzenia raportów bankowych.

Nowy bank wprowadzany jest za pomocą opcji Dodaj (F3). Można skorzystać również z menu kontekstowego (prawy klawisz myszki), aby włączyć opcję dodawania nowych danych.
Informacje, które należy zdefiniować to:

• Nazwa banku – określamy nazwę banku;
• Kod banku – jest to pierwszy człon konta (8 cyfr kodu banku);
• Konto na przelew zbiorczy – zostało wprowadzone po to, aby obsłużyć także banki spółdzielcze, gdzie pierwsze osiem cyfr banku nie wystarcza do jednoznacznego zdefiniowania banku, ponieważ te same cyfry posiada cała grupa banków spółdzielczych.
• Twórz konto wirtualne – parametr ten umożliwia skorzystanie z tzw. wirtualnych kont, które oferują banki. Polega to na tym, że bank przydziela stały początek numeru konta (najczęściej 8+4 cyfry), a pozostałą część, użytkownik takiego konta, może wykorzystać do identyfikacji kontrahenta. Po zaznaczeniu tej opcji, w polu Stała część konta, wpisuje się stałą, przyznaną przez bank część numeru konta. Numer ten, w przypadku wystawienia faktury, podczas wydruku, jest automatycznie uzupełniany o numer lub NIP kontrahenta. Pozwala to, np. przy imporcie przelewów, jednoznacznie zidentyfikować kontrahenta po koncie, na które wpłacił pieniądze.

Jednostki organizacyjne

Z pomocą tej opcji można stworzyć strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa. Struktura ta przyjmie postać drzewa powiązań.
Jednostki organizacyjne wykorzystywane są również w innych modułach, np. w module Środki Trwałe stanowią miejsca użytkowania środka trwałego, natomiast w module Finanse i Księgowość można w oparciu o nie zakładać konta. Użytkownik powinien tak zdefiniować jednostki organizacyjne, aby w przyszłości móc wykonać różne zestawienia np. zestawienia kosztowe dla produkcji (dla wybranego wydziału).

Jednostki organizacyjne można utworzy się przy pomocy opcji: 

• Dodaj jednostkę podrzędną (F3) - umożliwia dodanie jednostki podrzędnej do wskazanej kursorem, a ikona z prawej
• Dodaj jednostkę równorzędną (Ctrl+F3) - jednostki równorzędnej do wskazanej kursorem.

Tworzenie rozpoczynamy od ikony jednostki podrzędnej. W wyświetlonym poniżej oknie, podajemy dane tworzonej jednostki:

Kod – to pole, które należy wypełnić liczbą lub skrótem wprowadzonej nazwy. Następnie podajemy nazwę jednostki, uwagi własne, dodajemy adres za pomocą przycisku Dodaj adres i wszystkie wprowadzone dane zatwierdzamy klawiszem Enter lub przyciskiem Zapisz.

Rodzaje słowników

Rodzaje słowników zawierają spis wszystkich słowników (zarówno predefiniowanych jak i definiowanych), które mają być użyte do stworzenia analityki księgowej. W celu założenia swojego słownika, należy kliknąć na ikonę Dodaj lub klawisz funkcyjny F3:

Opcja Podlega rozrachunkom – jest widoczna tylko w wersji Prestiż systemu.
Opcja Dodatkowe informacje rozrachunkowe – umożliwia uzupełnienie dodatkowych informacji teleadresowych. Pozwala to na wystawienie dodatkowych pozycji podczas wykonywania przelewu.

Dla słowników definiowanych, umożliwiono ograniczenie dostępu do wybranych pozycji słowników. Służą do tego ikony:

• Prawa do słowników dla grup użytkowników
• Prawa do słowników dla użytkowników

Użytkownik systemu może kopiować słowniki, które sam zdefiniuje za pomocą opcji Kopiuj słownik (Ctrl+K). Nie można kopiować słowników predefiniowanych, czyli dostarczonych przez producenta. Skopiowany słownik wyróżnia się w spisie słowników tym, że przy jego nazwie wyświetlana jest data kopiowania.
Do słownika Rodzaje słowników, użytkownik systemu odwołuje się, np. podczas definiowania danych analityki planu kont w słowniku Spis analityki planu kont, w polu Rodzaj analityki:

W analitykach definiowanych zaawansowane ustawienia umożliwiają zdefiniowanie analityki, która będzie wymagana przy każdym dokumencie lub przepisywana, np. z miejsca sprzedaży. Taka analityka jest widoczna w rozrachunkach i dokumentach źródłowych, co pozwala na przefiltrowanie dokumentów według dowolnego kryterium/kryteriów.
Przy zapisie pozycji rodzaju słownika system weryfikuje długość kodu analityki i w przypadku wykrycia nieprawidłowej ilości znaków wyświetla komunikat: UWAGA! Analityka: „…" jest na mniejszej ilości znaków. Czy na pewno zapisać?.

Miejsca wystawiania dokumentów

Słownik Miejsca wystawiania dokumentów dostępny jest po włączeniu w konfiguracji systemu Obsługi miejsc wystawiania dokumentów (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → System → Obsługa miejsc wystawiania dokumentów). Po zdefiniowaniu miejsc wystawiania dokumentów, możemy według tych miejsc filtrować dane w oknach: Dokumentów źródłowych, Należności i zobowiązań, Poleceń księgowania, Dokumentów rozliczonych i Rozrachunków wewnętrznych.
Miejsca wystawiania dokumentów mogą być wykorzystane w numeracji grup dokumentów oraz w dekretacji (w oparciu o miejsca wystawiania dokumentów można budować analitykę dla planu kont).
Dodatkowo miejsca te można wybrać w menu System → Zmiana kontekstu. Wybranie danego miejsca, spowoduje, że gdy chcemy dodać dokument, system nie zapyta o miejsce na jakie ma wystawić ten dokument, natomiast podpowie automatycznie miejsce, które jest podpięte w oknie Kontekst.

Rodzaje grup kontrahentów

Słownik ten może powstać w systemie i spełnić swoją rolę wtedy, gdy mamy bardzo dużą liczbę kontrahentów poprzydzielanych do różnych grup i chcielibyśmy stworzyć dla nich Rodzaje grup, aby uzyskać bardziej czytelną i przejrzystą strukturę naszych dostawców i odbiorców.
Nową grupę definiujemy za pomocą opcji Dodaj (F3):

Grupy kontrahentów

Grupy kontrahentów to słownik mający budowę drzewa. Słownik może pełnić ważną rolę w definicji grup rabatowych lub umożliwić podział kontrahentów w celu ich filtrowania oraz wykonywania zestawień sprzedaży.
Słownik tworzymy za pomocą opcji:   Dodaj grupę podrzędną (F3) , która umożliwia dodanie grupy podrzędnej do wskazanej kursorem oraz Dodaj grupę równorzędną (Ctrl+F3), która tworzy grupę równorzędną do wskazanej kursorem. 
Aby słownik Grupy kontrahentów przełączyć z widoku tabelarycznego na drzewo, należy w menu prawego klawisza myszki wybrać opcję Widok → Drzewo.
Ikona Wybierz rodzaj pozwala użytkownikowi wybrać (zmienić) rodzaj grupy kontrahentów.
Jeśli kontrahent będzie należał do grupy głównej (nadrzędnej), to w celu zdefiniowania takiej grupy kontrahentów w systemie należy skorzystać z ikony Dodaj grupę podrzędną (F3)   :

Kod grupy – to pole, które należy wypełnić liczbą lub skrótem wprowadzonej nazwy. Odznaczenie parametru Aktywny na oknie edycji grupy nadrzędnej spowoduje wyłączenie grupy oraz wszystkich grup podrzędnych ze spisu grup aktywnych. Aby wywołać spis aktywnych grup, należy na pasku ikon okna Grupy kontrahentów kliknąć na ikonę Pokaż tylko aktywne .

Cechy kontrahentów

Do słownika można wprowadzić dowolne, stosowane w firmie parametry charakteryzujące kontrahentów np., stopień lojalności, godziny dostaw itp.
Nową cechę należy wprowadzić do słownika za pomocą opcji Dodaj (F3). Na zakładce Podstawowe należy podać Nazwę cechy i Opis. W polu Typ należy wskazać rodzaj wartości jaka będzie wprowadzana (np. Tekst, Liczba, Logiczny etc.). W zależności od wybranego typu wartości cechy dostępne będą parametry dotyczące jej edycji. Dla cech typu Tekst możliwe jest zaznaczenie opcji Wybór wartości cechy tylko ze spisu wartości, która ograniczy możliwość wyboru wartości cechy wyłącznie do zbioru zdefiniowanego na zakładce 2 Wartości lub w polu Zbiór wartości. Pole Wartość domyślna umożliwia wprowadzenie wartości, która będzie automatycznie podpowiadana w cesze kontrahenta. Wartość domyślną można wprowadzić ręcznie, alternatywnie można wybrać jedną z wartości zdefiniowanych na zakładce 2 Wartości lub w polu Zbiór wartości.

Parametr Możliwość wyboru wielu wartości pozwala na wybranie w cesze więcej niż jednej wartości. 

System umożliwia też edycję wartości cech bezpośrednio w oknie z tabelą, bez konieczności uruchamiania danej pozycji w trybie edycyjnym. W tym celu należy zaznaczyć opcję Edycja bezpośrednio w tabeli (szybka edycja). Jest ona dostępna po spełnieniu warunków:

• wskazaniu typu cechy Tekst
• określeniu zbioru wartości dla cechy
• zaznaczeniu parametru Wybór wartości cechy tylko ze spisu wartości

Na zakładce 3 Uprawnienia szybkiej edycji można wskazać operatorów systemu, dla których szybka edycja cechy w oknie będzie dostępna.

Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się tutaj.

Zaznaczenie parametru Wymagana spowoduje, że nie będzie można zapisać danych kontrahenta bez uzupełnienia cechy.

Priorytety kontrahentów

W słowniku tym znajduje się pięć predefiniowanych priorytetów kontrahentów, które można edytować. Kontrahenci, którym nadano priorytet wyróżnieni są w oknie Kontrahenci, kolorem przypisanym do danego priorytetu (kolor ten wyświetli się w kolumnie Priorytet).

Priorytety te nadaje się w w/w oknie za pomocą skrótów klawiszowych: Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3, Ctrl+4, Ctrl+5 lub w menu kontekstowym, po wyborze opcji Priorytet (skrót Ctrl+0 usuwa priorytet).
Po nadaniu kontrahentom priorytetów użytkownik ma możliwość filtrowania ich za pomocą ikony Filtr priorytetów (Shift+Alt+P)  , po kliknięciu na którą wyświetli się okno:

Dodatkowo w menu kontekstowym okna Kontrahenci, znajduje się opcja Organizacja danych → Zaznaczanie → Zaznacz z priorytetem, która umożliwia szybkie zaznaczenie kontrahentów, którzy mają nadany wybrany priorytet.

Grupy rozrachunków

Słownik ten służy do wyodrębnienia grupy z danego rodzaju rozrachunków, np. sprzedaż można podzielić na dwie grupy: sprzedaż krajową i zagraniczną. W takim przypadku uzyskujemy dostęp do informacji, np. o wysokości posiadanych należności z tytułu sprzedaży krajowej oraz sprzedaży zagranicznej (waluta nie zawsze da taką informację, ponieważ istnieją dokumenty walutowe krajowe oraz złotowe zagraniczne).
Każdej grupie rozrachunkowej można przyporządkować konto księgowe, na które należy dekretować dokumenty z grupy. W związku z tym, jeżeli chcemy dekretować dokument na różne syntetyczne konta rozrachunkowe, należy bezwzględnie dla każdej syntetyki zastosować grupę rozrachunkową. Ułatwia to wtedy porównanie salda kont syntetycznych z saldem wszystkich dokumentów w danej grupie rozrachunkowej.
Aby zdefiniować własną grupę rozrachunkową, należy skorzystać z menu głównego Słowniki → Słowniki systemowe → Grupy rozrachunków → Dodaj (F3) → Dane grupy rozrachunkowej:

Określamy nazwę grupy, nadajemy kod, numer oraz jeśli chcemy, aby obowiązywała w systemie, to zaznaczamy opcję Aktywna.

Sposoby naliczania odsetek

Odsetki mają charakter świadczenia ubocznego w stosunku do świadczenia głównego, z którym są ściśle związane. Stanowią wynagrodzenie dla finansującego z tytułu utraconych korzyści. Moduł Finanse i Księgowość ma zdefiniowane dwa sposoby naliczania odsetek:

1. Odsetki podatkowe – naliczane w przypadku opóźnień w regulowaniu zobowiązań budżetowych.
2. Odsetki ustawowe – najpowszechniejsza forma odszkodowania za zwłokę w spełnieniu świadczeń pieniężnych.

Możemy definiować też własne sposoby naliczania odsetek w opcji menu programu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Sposoby naliczania odsetek → Dodaj (F3) → Sposób naliczania odsetek:

Wyświetlą się zakładki: Podstawowe i Tabela. W Podstawowe wpisujemy Nazwę, Opis na dokumentach (należy podać podstawę prawną dla określonego przez nas sposobu naliczania) i zaznaczamy opcję Aktywny, która informuje o tym, że ten sposób liczenia odsetek jest jednym z obowiązujących w systemie. W zakładce Tabela definiujemy wzór, według jakiego odsetki zostaną naliczone.

Za pomocą opcji Dodaj na zakładce Tabela uruchamiane jest okno okno, do którego należy wprowadzić dane pozycji tabeli naliczania odsetek:

Odsetki można definiować także za pomocą Kalkulatora dostępnego w opcji menu głównego System. Ma on wbudowaną zakładkę Odsetki, z poziomu której otwiera się okno Sposoby naliczania odsetek.

Kraje

Słownik znajduje się w menu Słowniki → Słowniki systemowe. Dostępny jest również podczas edycji istniejącego w bazie danych kontrahenta lub w trakcie wprowadzania nowego (na zakładce Podstawowe w oknie Kontrahent).

Nowy kraj należy wprowadzić za pomocą opcji Dodaj lub klawisza funkcyjnego F3.

Wypełniamy pola: Numer, Nazwa, Kod. Wartość wpisana w polu Kod kraju dla deklaracji VAT-UE, będzie brana do deklaracji VAT-UE oraz ich korekt. Jeśli dany kraj należy do wspólnoty krajów Unii Europejskiej, to należy zaznaczyć opcję Kraj UE. Wprowadzony kod kraju jest potrzebny przy wypełnianiu, np. deklaracje INTRASTAT.

Grupy KŚT

Służą do łączenia środków trwałych w zbiory ułatwiające ich wyszukiwanie i filtrowanie. Mogą posiadać strukturę drzewiastą lub płaską. Ilość możliwych do zdefiniowania w systemie grup dla środków trwałych nie jest ograniczona. Ich zadaniem jest umożliwienie użytkownikowi indywidualnego podziału składników majątku trwałego na zbiory inne niż Klasyfikacja KŚT lub miejsce użytkowania.
Nowe pozycje do założonych już grup można dodawać w opcji Słowniki → Grupy środków trwałych za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego F3.

Rodzaje planów kont

Opcja ta pozwala użytkownikowi na zakładanie alternatywnych planów kont w module finansowo - księgowym. Obok bilansowych i pozabilansowych, użytkownik może stworzyć plany kont, zależne, np. od specyfiki działania. Alternatywne plany kont nie wchodzą do bilansu firmy.
Alternatywny plan kont można przykładowo zastosować, gdy prowadzimy działalność według planu kont obowiązującego w innym kraju, gdy właścicielem firmy jest, np. spółka zagraniczna, która wymaga sporządzania sprawozdań w swoim narzuconym planie kont.
Możliwe jest również wykorzystanie takiego planu kont do zbierania dodatkowych informacji, które mogą być wykorzystywane do różnego rodzaju obliczeń lub przeksięgowań (np. informacje jak długo maszyna wykonuje dane zlecenie mogą być wykorzystane do wyliczenia kosztu wykonania zlecenia).
W menu główne Słowniki → Słowniki systemowe → Rodzaje planów kont definiujemy alternatywne plany kont:

Typy zleceń

W słowniku tym dodajemy typy zleceń dla zleceń definiowanych w module Handlowo-Magazynowym (menu Słowniki → Zlecenia). Dodatkowo dla danego typu zlecenia użytkownik może podpiąć analityki.

Słowniki FK

Umożliwiają zdefiniowanie dodatkowych elementów dla dokumentów Poleceń księgowania.

Cechy dokumentów PK

Umożliwia zdefiniowanie cech, które będą możliwe do uzupełnienia w oknie edycyjnym dokumentu PK

Cechy pozycji PK

Umożliwia zdefiniowanie cech, które będą możliwe do uzupełnienia w oknie uruchamianym za pomocą opcji Cechy pozycji w menu kontekstowym pozycji.

Formuły

Formuły to pojedyncze składniki wzorów, które znajdują zastosowanie w zestawieniach Kalkulator kont (patrz rozdział: Kalkulator kont). Wykorzystują one dane z kont (BO, saldo, obrót) i wykonują na ich podstawie operacje matematyczne.
We wzorach można stosować:

• Liczby (np. 200,301)
• Cztery podstawowe operacje arytmetyczne: +; -; *; :
• Znak procentu % (np. 400*23%)
• Nazwy innych składników (np. KOSZT, ZYSK)
• Zmienne z kont - np. wartością wyrażenia:
  • SAL(490) - jest saldo konta 490, ze znakiem ujemnym (bo; przewaga strony Ma), czyli np. -340'000'000. Wartość dodatnia salda wskazuje na przewagę strony Wn,
  • SMC(konto) - miesięczne saldo konta, czyli różnica miesięcznych obrotów strony Wn i Ma,
  • OWN(konto) - obroty po stronie Wn konta Konto, w zadanym zakresie czasowym (zakres ustawiamy w kolumnach od daty i do daty).
  • OMA(konto) - obroty po stronie Ma konta Konto, w zadanym zakresie czasowym,
  • NWN(konto) - obroty narastająco strony Wn konta konto, liczone od początku roku,
  • NMA (konto) - obroty narastająco strony Ma konta konto, liczone od początku roku,
  • BWN(konto) - bilans otwarcia konta konto, strony Wn,
  • BMA(konto) - bilans otwarcia konta konto, strony Ma,
  • BOT(konto) - bilans otwarcia konta konto, tj. różnica między stroną Wn i Ma bilansu otwarcia.

Okno edycyjne formuły zawiera pola:

• Nazwa - służy do jednoznacznego określenia pojedynczej formuły. Pole jest obowiązkowe do uzupełnienia i można stosować ją w innych formułach i wzorach. Przykład: formuła dotyczy kosztów ogólnych (Wzór - wartość Ma konta 490), jeśli zostanie nazwana np. KOSZT, to przy definiowaniu innej formuły lub wzoru nie będzie konieczności ponownego wprowadzania wzoru na konto 490, wystarczy wpisanie słowa KOSZT.
• Wzór - pole służy do wprowadzenia wzoru do obliczeń, zgodnie z zasadami opisanymi powyżej, np. OWN(43001)/KOSZT
• Opis - opis charakteryzujący daną formułę
• Zakres konta min, zakres max - określa minimalny i maksymalny zakres konta stosowany we wzorze formuły. Przykład: uzyskanie współczynnika kosztów dla kont od 410-01 do 410-22 podzielonych przez wartość Ma konta 490. Standardowo wzór wyglądałby: (OWN(41001)OWN(41002)…+ OWN(41022))/OMA(490). Wzór taki jest rozbudowany i trudny do modyfikacji. W przypadku wprowadzenia wartości w polach Zakres konta min i max (np. odpowiednio 01 i 22), wzór należy zapisać jako: OWN(410!!)/OMA(490). Program w miejsce wykrzykników wstawi wartości z pól zakresu (tj. 01, 02, 03… 22)i obliczy sumę obrotów na tych kontach.
• Zakres dat od/do - należy wprowadzić zakres dat, w którym program ma liczyć obroty. Zakres dat można wskazać oddzielnie dla każdego wzoru.

Priorytety poleceń księgowania i priorytety dokumentów źródłowych

Słowniki umożliwiają konfigurowanie priorytetów dla pozycji w oknach Polecenia księgowania i Dokumenty źródłowe. Opcja oznaczenia pozycji znajduje się w menu pod prawym przyciskiem myszy. Dodatkowo w ww. oknach istnieje możliwość dodania kolumny Priorytet.

Słowniki HM i inne moduły

Słowniki HM i inne moduły dostępne są w opcji menu głównego Słowniki. Składają się na nie:

• Magazyny – spis założonych w module Handlowo-Magazynowym magazynów.
• Przedstawiciele handlowi – spis wszystkich przedstawicieli firmy. Danego przedstawiciela można przypisać do wszystkich wystawianych w module dokumentów sprzedaży.
• Miejsca sprzedaży – miejsce wprowadzenia dokumentów sprzedażowych o jednolitej numeracji.
• Miejsca zakupu – miejsce wprowadzenia dokumentów zakupowych o jednolitej wewnętrznej numeracji.
• Zlecenia – spis zleceń zewnętrznych lub wewnętrznych firmy. Zlecenie można przypisać do wszystkich wystawianych w module dokumentów sprzedaży, zakupów oraz magazynowych.
• Rodzaje grup kartotekowych – opcja umożliwia stworzenie spisu rodzajów grup kartotekowych. Rodzaje grup mają za zadanie wprowadzać pewien porządek w zarządzaniu kartotekami. Ułatwiają wyszukiwanie i filtrowanie kartotek.
• Grupy kartotekowe – służą do łączenia wybranych towarów w zbiory, ułatwia to ich wyszukiwanie i filtrowanie. Mają strukturę drzewiastą. Ilość możliwych do zdefiniowania w systemie grup nie jest ograniczona.
• Jednostki kadrowe – jest to struktura przedsiębiorstwa z punktu widzenia kadr. Ma ona charakter drzewiasty. Można się nią posługiwać podczas wykonywania różnego rodzaju zestawień.
• Klasyfikacja ŚT – usystematyzowany zbiór obiektów majątku trwałego, służący m.in. do celów ewidencyjnych, ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych oraz tworzenia zestawień statystycznych.
• Definicje kas – opcja umożliwia wprowadzenie nowych kas do słowników.
• Definicje banków – opcja umożliwia definiowanie nowych banków.
• Definicje innych rozrachunków – pozwala na wprowadzenie do systemu innych rozrachunków.
• Definicje terminali płatniczych – umożliwia zdefiniowanie terminali płatniczych w systemie.

Dokumenty

Opcja menu głównego Dokumenty umożliwia m.in. wprowadzanie dokumentów sprzedażowych, zakupowych, źródłowych oraz nadawanie tym dokumentom odpowiednich dekretów.

Polecenia księgowania

Służą do wystawiania wszystkich dokumentów wewnętrznych przedsiębiorstwa.  Za pomocą poleceń księgowania można również wprowadzać wpisy na konta dotyczące transakcji w kasie lub Banku.

Opcja Polecenia księgowania (Shift+Ctrl+P) znajduje się w menu głównym Dokumenty.

Po wyborze opcji Dodaj (F3) wyświetlone zostanie okno Wybór dokumentu. Użytkownik może sam zdefiniować, jakie rodzaje dokumentów chce widzieć na zakładkach okna Wybór dokumentu. Służy do tego parametr Nr "Lp" w oknie wyboru definicji dokumentów przy dodawaniu dokumentu znajdujący się w menu Słowniki → Definicje dokumentów → wybrana definicja → zakładka 1 Podstawowe. Liczba w polu decyduje o kolejności na liście wyboru w oknie (wprowadzenie "0" spowoduje, że dokument nie będzie wyświetlany w oknie wyboru).

Słowniki → Definicje dokumentów → Polecenia księgowania → Dodaj (F3) → Definicja dokumentu
Należy wypełnić pole informacyjne Opis, Kod, określić Domyślną grupę rozrachunkową, wybrać z listy rozwijanej Rozrachunki czy Wchodzi do rozrachunków z kont, czy nie wchodzi. Aby zdefiniowany dokument mógł funkcjonować w systemie, trzeba zaznaczyć pole Aktywny. Zalecane jest również określenie czy dokument ma mieć taki sam numer jak dokument księgowy. Jeśli tak, to zaznaczamy Numer PK jednoznaczny z numerem dokumentu księgowego. Można odznaczyć to ustawienie, wówczas kilka poleceń księgowania będzie można zgrupować w jeden dokument księgowy. Włączenie tej opcji, powoduje uaktywnienie pola Grupa księgowa, ponieważ w takich przypadku należy ją określić.

Na oknie Dokument PK znajduje się zakładka Dokumentacja gdzie można dodać plik dokumentacji dla danego PK. Zakładka widoczna jest również na BO, BZ oraz na innych dokumentach gdzie widoczne są pozycje księgowania.

 W menu pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje:

• Kopiuj dokument (Ctrl+K) - opcja ta umożliwia również kopiowanie poleceń księgowania pomiędzy latami

• Wystaw storno dokumentu (Ctrl+S)

Na oknie wydruku Polecenia księgowania użytkownik ma możliwość podania daty, wg której będą pobierane dane firmy na wydruku. Podobnie jak na zestawieniach okresowych, miesięcznych, rocznych, definiowanych, pozycji dla kont.

Edycja dokumentu PK

Dla dokumentów Polecenia księgowania w menu kontekstowym okna edycyjnego znajdują się opcje usprawniające edycję dokumentu.
Włączenie opcji Automatycznie rozbij słowniki powiązane do pozycji spowoduje automatyczne przełączenie na okno wprowadzania słowników powiązanych i system będzie o nie kolejno odpytywać. Zaznaczenie opcji zapamiętywane jest w kontekście użytkownika.

Dodatkowo w widoku Słowniki powiązane do pozycji, w menu kontekstowym dodano opcję Dodawaj ciągle (Ctrl+F3), która kolejno odpytuje o słowniki.

Rejestracja dokumentów sprzedaży i zakupu

Opcja znajduje się w menu Dokumenty → Rejestracja sprzedaży oraz Dokumenty → Rejestracja Zakupu i umożliwia wprowadzanie dokumentów obrotu z kontrahentami. Należy zaznaczyć, że nie służy ona do ich wystawiania, a jedynie rejestracji w module księgowym. Wystawianie dokumentów sprzedaży realizowane jest w module Handlowo-Magazynowym. 

Rejestrując nowy dokument, za pomocą opcji Dodaj (F3) należy w pierwszej kolejności należy wskazać rodzaj dokumentu, a następnie wskazać kontrahenta, którego dotyczy dokument. W tym celu, można pobrać dane kontrahenta ze Słownika, wprowadzić dane nowego kontrahenta dodając go do słownika lub wprowadzić dane kontrahenta jednorazowego. 

Okno edycyjne dokumentu rejestracji sprzedaży/zakupu zawiera zakładki:

1. Pozycje
2. Dokument
3. Księgowanie
4. Dokumentacja
5. Cechy
6. JPK, Powiązania
7. Rozrachunki

W górnej części okna znajduje się sekcja Dokument, wspólna dla wszystkich zakładek. Należy wprowadzić dane identyfikujące dany dokument: rodzaj dokumentu, jego numer, datę, miesiąc ewidencji oraz termin płatności. Miesiąc ewidencji określa okres, w którym dokument zostanie uwzględniony w rejestrze zakupów lub sprzedaży. Termin płatności konieczny jest w celu właściwej kontroli zobowiązań i należności firmy.
Podczas dodawania dokumentu sprzedaży/zakupu możliwe jest powiązanie dokumentu z dokumentem nadrzędnym. W menu za polem Numer dokumentu dostępne są opcje:

• Wybierz dokument nadrzędny (F6),
• Usuń powiązanie z dok. Nadrzędnym (Del),
• Pokaż dokument nadrzędny (F2).

Powiązanie dokumentu z dokumentem nadrzędnym spowoduje podczas generowania pliku JPK -Ewidencja VAT pobieranie numeru z dokumentu nadrzędnego. Dzięki czemu użytkownik będzie mógł wprowadzić dokument z jednym numerem do kilku miesięcy VAT do pliku JPK. System umożliwia powiązanie wskazania dokumentu nadrzędnego z różnych modułów. Po wybraniu opcji Wybierz dokument nadrzędny w oknie wyświetlą się dokumenty wystawione na kontrahenta zarówno w module Finansowo-Księgowym jak i module Handlowo-Magazynowym. Analogicznie dokumenty wystawiane pierwotnie w module Handlowo-Magazynowym również będzie można powiązać z dokumentem nadrzędnym z modułu Finansowo-Księgowego.

Dla dokumentów sprzedaży dostępne jest pole Data dok. księg., które określa datę z jaka dany dokument zostanie zaksięgowany. Wartość pola domyślnie ustawiana jest zgodnie z parametrem w konfiguracji: Ustawienia → Księgowość → Rejestracja sprzedaży/zakupu → Księguj dokumenty sprzedaży według daty sprzedaży na wartość z pola Data sprzedaży lub Data dokumentu. Pole to zostało wprowadzone m.in. z powodu zmian dotyczących tzw. ustawy Slim VAT.

Pod przyciskiem Opcje, znajdującym się w lewym dolnym rogu, dostępna jest opcja Zmień dane na podstawie. Umożliwia ona dodanie opisu Na podstawie. W przypadku noty korygującej będzie on przenoszony na wydruk.

Po wprowadzeniu danych nagłówka, na zakładce Dokument, należy wprowadzić podsumowania dokumentu w poszczególnych stawkach podatku VAT w rozbiciu na rodzaje ewidencji zakupu (wyłącznie opodatkowanej, mieszanej itd.), zmieniając poszczególne rodzaje ewidencji na zakładkach. Należy pamiętać, że warunkuje to właściwe wydrukowanie rejestrów VAT zakupów i sprzedaży.

Dla dokumentów walutowych istnieje możliwość wymuszenia kursu i waluty. Na zakładce 2 Dokument w menu pod prawym przyciskiem myszy znajduje się opcja Wymuś kurs i walutę, którą można zastosować w przypadku różnic groszowych wynikających np. z sumy pozycji, dokumentu wyliczanego od brutto. Wymuszenie wartości w walucie pozwala na wygenerowanie rozrachunku, kwotami zgodnymi z fakturą pierwotną.

Ostatnim krokiem, jest zadekretowanie (zakładka Księgowanie) kwot dokumentu na właściwe konta księgowe (oczywiście zdefiniowane we Wzorcu planu kont) analogicznie jak podczas Poleceń księgowania. W celu usprawnienia tej operacji można zdefiniować wzorce dekretów księgowych w opcji Definicje dekretów, a następnie podczas rejestracji dokumentu uruchomić operację Wykonaj dekretację. Spowoduje ona wygenerowanie pozycji księgowych wprowadzanego dokumentu na podstawie wybranej definicji.

Podczas dekretowania dokumentu, można rozliczyć pozycje księgowania. Dokonanie rozliczenia jest możliwe tylko dla pozycji z kontami rozrachunkowymi.
Istnieje możliwość blokady poprawiania dokumentu, gdy wykonano automatyczną dekretacje. W konfiguracji dodano parametr Ustawienia → Księgowość → Ustawienia → Blokuj pełną edycję, gdy dokument automatycznie zadekretowany po wystawieniu.
UWAGA!
Podczas rozbijania kwoty dekretu, możliwe jest określenie opisu pozycji. Dla pierwszej pozycji opis jest podpowiadany z dekretu, a dla następnych pozycji, opis jest podpowiadany z poprzedniego opisu:

Aby możliwe było pojawienie się okna Rozłóż kwotę na konta, podczas dekretacji dokumentu, należy podczas definiowania dekretu w menu Dokumenty → Definicje dekretów, w zakładce Warunki/Wzory, zaznaczyć opcję Pozwól ręcznie zmodyfikować kwotę dekretu, rozbić na kilka pozycji:

W grupie księgowej możemy określić, czy podczas wystawiania dokumentu z danej grupy, automatycznie rezerwować numer dokumentu księgowego. Jest to z jednej strony wygodne, bo po wpisaniu dokumentu już wiemy, pod jakim numerem zostanie zaksięgowany, a z drugiej strony po usunięciu dokumentu PK może spowodować lukę w numeracji dokumentów księgowych. Dokumenty, którym przydzielono numer dokumentu księgowego w momencie wpisywania dokumentu rejestracji widnieją ze statusem Rejestracja w opcji Dokumenty księgowe. Oznacza to, że dokumentowi został tylko przyporządkowany numer księgowy, ale można jeszcze go modyfikować i zmieniać wpisy na kontach, aż do momentu zaksięgowania. W lewym dolnym rogu okienka widnieje pole Numer dokumentu księgowego. Jest tam wpisany w/w zarejestrowany numer księgowy. Gdy numer ten jeszcze nie jest znany, w polu tym widnieją znaki zapytania.

Alternatywny sposób wprowadzania dokumentów możliwy jest dzięki zakładce Pozycje. Dokumenty, dla których w opcji Definicje dokumentów zaznaczono pole Wprowadzaj dane pozycjami, od razu będą się ustawiać na zakładce Pozycje, natomiast te dokumenty, dla których opcja ta nie została zaznaczona ustawia się na zakładce Dokument.

Dla dokumentów wprowadzanych od strony pozycji nie można zmieniać zerowych stawek VAT w zakładce Dokument.

Chcąc wprowadzić nową pozycję klikamy ikonę Dodaj wewnątrz aktywnego okna, w tym przypadku jest to okno Dane dokumentu sprzedaży. Wyświetli się na ekranie Spis kartotek kosztowych, z którego możemy wybrać odpowiedni rodzaj kartoteki lub wprowadzić nowy za pomocą ikony Dodaj(F3).

W kartotece należy określić pola Indeks, Identyfikator, Nazwę kartoteki, Stawkę VAT, Sposób odliczenia VAT. Jeśli użytkownik chce, aby kartoteka była widoczna w spisie, ponieważ będzie z niej korzystał powinien zaznaczyć opcję Aktywny. Taką kartotekę można podpiąć pod grupy księgowe i na te grupy księgować.
W oknie edycyjnym dokumentu na zakładce Pozycje istnieje możliwość kopiowania pozycji za pomocą ikony: , która pozwala dodać nową pozycję na podstawie aktualnie wybranej. Nowa pozycja będzie miała kwoty, podwiązania słowników i cechy takie jak wskazana pozycji, z której następuje kopiowanie.
Na zakładce Pozycje znajduje się także opcja Dodaj kartotekę kontrahenta po kliknięciu której doda się pozycja z kartoteką wskazaną na kontrahencie jako domyślna (Słowniki – Kontrahenci – 4 Warunki zakupu i sprzedaży: Domyślna kartoteka kosztowa) Dodatkowo jeżeli w konfiguracji zostanie ustawiony parametr użytkownika: Ustawienia → Księgowość → Rejestracja sprzedaży/zakupu → Podczas wystawiania dokumentu zakupu dodaj automatycznie pozycję na domyślną kartotekę kontrahenta to pozycja będzie dodawana automatycznie przy przejściu Tabulatorem na okno pozycji (tylko za pierwszym razem).
UWAGA!
Dokumenty walutowe w opcji Rejestracja zakupów i Rejestracja sprzedaży należy wprowadzać od kwoty w walucie, a nie od kwoty w PLN.
UWAGA!
Rejestracja zakupu – w przypadku dokumentu walutowego, kurs jest podpowiadany na podstawie daty dokumentu zewnętrznego, a nie na podstawie daty dokumentu księgowego.
Dodatkowo w menu System → Konfiguracji → Ustawienia → Rejestracja sprzedaży/zakupu można zaznaczyć opcje:

• Dokumenty kosztowe w rozbiciu na magazyny,
• W pozycjach kosztowych wpisuj ilość.

W kartotekach kosztowych można wtedy wpisać ilość danej pozycji, np. 10 sztuk płynu do podłóg oraz wskazać, jakiego magazynu będzie dotyczył dokument.
Wprowadzanie dokumentu od strony pozycji jest bardzo pomocne zwłaszcza wtedy, gdy chcemy wydzielić każdy rodzaj kosztu i dokonywać różnego rodzaju zestawień, np. ile firma wydaje miesięcznie na paliwo, środki czystości itp. Sposób ten jest bardzo wygodny i ułatwia wprowadzanie dokumentów.
Istnieje możliwość powiązania ogólnego pomiędzy dowolnymi dokumentami (pomiędzy NAGL). Opcja dostępna jest w module FK na zakładce 6 JPK, Powiązania gdzie dostępna jest sekcja Powiązania ogólne, na której można dodawać takie nagłówki. Powiązanie ogólne dokumentów jest tylko informacją i nie powoduje dodatkowych skutków.

UWAGA!
Po zarejestrowaniu sprzedaży lub zakupu w systemie, pojawia się okno rozliczeń dla wystawionego dokumentu.
Z poziomu okna Rejestracja zakupu i Rejestracja sprzedaży można zobaczyć spłaty. Służy do tego opcja Pokaż spłaty (Ctrl+F5), dostępna pod prawym klawiszem myszki. Po kliknięciu na nią na ekranie monitora pojawi się okno spłat dla dokumentu:

W oknie spłat dla dokumentu możliwe jest:

• usuwanie kompensat – w przypadku, gdy istnieje tylko jedna spłata z danej kompensaty usuwany jest cały dokument, w przeciwnym wypadku wyświetlane jest okienko edycyjne kompensaty (ikona ),
• podgląd na dokument źródłowy (ikona ) dla dokumentu spłaty oraz dokumentu rozliczanego,
• podgląd dekretu dla dokumentu spłaty oraz dla dokumentu rozliczanego (ikona ),
• edycja grupy rozrachunkowej dla dokumentu rozliczanego, edycja jest możliwa, gdy nie występują żadne spłaty oraz dokument nie jest zadekretowany (ikona ).

Jeśli użytkownik systemu finansowo – księgowego, wystawia korektę dla dokumentu (korektę zmniejszającą kwotę faktury) i zarazem, pozostała, dla faktury, kwota do zapłaty jest nie mniejsza niż kwota korekty, wówczas pojawi się zapytanie o skompensowanie korekty i faktury.
W oknie Należności i zobowiązania, operator systemu może sprawdzić kompensatę.
Dodatkowo na oknie spisu dokumentów rejestru sprzedaży/zakupu użytkownik systemu może, za pomocą ikony Kopiuj wybrany dokument , skopiować wpisy dodane ręcznie zawarte na zakładkach Pozycje, Dokument oraz Księgowanie.


Wystawianie dokumentów w zamkniętym miesiącu VAT
Opcja wystawiania dokumentu w zamkniętym miesiącu VAT dostępna jest pod prawym przyciskiem myszy na oknie edycyjnym dokumentu.

Po kliknięciu opcji: Pokaż wszystkie miesiące VAT, na liście miesięcy VAT dostępne będą również te zamknięte (zostaną podświetlone na czerwono).

Jeżeli miesiąc w Module Finanse i Księgowość będzie zamknięty to wyświetli się okno, na którym użytkownik będzie miał możliwość wskazania daty z otwartego okresu dla dokumentu PKVAT.

Skutki wystawienia dokumentów w zamkniętym miesiącu
Po wybraniu zamkniętego miesiąca i wystawieniu dokumentu status miesiąca oraz zatwierdzonych deklaracji JPK-V7 ustawi się na nieaktualny.

Dodatkowo można ustawić, aby system wysyłał alerty: Dezaktualizacja deklaracji VAT 7 oraz Dezaktualizacja miesiąca VAT.

Na oknie rejestru VAT dodano kolumnę: Dok. wystawiony w zamk.mies.VAT.

Faktury wewnętrzne do zakupu

Podatnik zobowiązany jest do wystawiania faktur wewnętrznych. Dokumentują one takie czynności jak:

• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
• import usług,
• przekazanie, przez podatnika, towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzoną przez niego działalnością,
• wszelkie nieodpłatne świadczenia związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa,
• zwrot kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

W module Finanse i Księgowość, do pierwszych dwóch, wyżej wymienionych, czynności gospodarczych, użytkownik wystawia Fakturę wewnętrzną do zakupu. Znajduje się ona w menu głównym Dokumenty. Aby dodać dokument, należy kliknąć na ikonę Dodaj (F3). Na ekranie monitora okno filtru, umożliwiającego znalezienie odpowiedniego dokumentu do faktury wewnętrznej:

Następnie, system wyświetli okno ze spisem dokumentów do faktury wewnętrznej. Po wybraniu odpowiedniego dokumentu, pojawi się okno edycyjne Dane dokumentu wewnętrznego do zakupu, z możliwością edytowania i zapisania danych:

UWAGA!
Podczas usuwania nabycia wewnątrzwspólnotowego, usuwana jest również faktura wewnętrzna dla nabycia.
Pozostałe operacje dokumentuje się za pomocą faktur wewnętrznych, wchodząc w menu Dokumenty → Rejestracja sprzedaży → Dodaj (F3) → Dokument ze spisu → Faktura wewnętrzna.

Korekty

Korekty VAT do eksportu i dostaw wew.

Funkcjonalność ta związana jest z tym, że eksport towaru zasadniczo opodatkowany jest według stawki 0% (art. 41 ust. 4 ustawy o VAT). Aby jednak z tej preferencyjnej stawki skorzystać, podatnik musi posiadać dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Wspólnoty. Jeżeli nie posiada takiego dokumentu, nie wykazuje tej dostawy w ewidencji prowadzonej na potrzeby VAT (oraz w deklaracji VAT) w miesiącu (kwartale) dokonania eksportu, lecz w następnym miesiącu lub kwartale (jeśli rozlicza się kwartalnie) według stawki:

1. 0% - jeżeli dokument taki podatnik otrzyma przed terminem złożenia deklaracji za ten miesiąc (kwartał),
2. właściwej dla tej dostawy w kraju – jeżeli nie otrzyma tego dokumentu w powyższym terminie.

Otrzymanie przez podatnika dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Wspólnoty w terminie późniejszym (tj. po wykazaniu przedmiotowej dostawy w deklaracji VAT z zastosowaniem stawki krajowej) upoważnia podatnika do dokonania korekty podatku należnego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał ten dokument, tj. bieżąco.

Opcja umożliwiająca wygenerowanie specjalnej Korekty VAT dla dostawy wewnątrzwspólnotowej
Po wystawieniu dokumentu dostawy wewnątrzwspólnotowej i po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia towaru (w tym samym miesiącu co dokument), należy dla tego dokumentu dostawy ustawić odpowiedni miesiąc ewidencji VAT, ponieważ miesiące ewidencji VAT w dokumentach nie są ustawiane. Spowoduje to ujęcie tego dokumentu w ewidencji dostaw wewnątrzwspólnotowych.
W module Finanse i Księgowość w menu Operacje → Operacje miesięczne opcja Sprawdzanie poprawności miesiąca automatycznie wygeneruje dokumenty korygujące VAT dla dokumentów dostawy wewnątrzwspólnotowej, dla których miesiąc ewidencji VAT nie jest ustawiony. Wygenerowane dokumenty zostaną ujęte w ewidencji VAT dla sprzedaży krajowej.
Jeśli potwierdzenie dokumentu dostawy przyjdzie w miesiącu innym niż miesiąc wystawienia dokumentu dostawy wewnątrzwspólnotowej, to należy ustawić w dokumencie dostawy wewnątrzwspólnotowej miesiąc ewidencji VAT zgodny z datą dokumentu dostawy wewnątrzwspólnotowej. Spowoduje to automatyczne wygenerowanie korekty dokumentu Korekta VAT dla dostawy wewnątrzwspólnotowej. Dzięki temu nastąpi skorygowanie ewidencji VAT dotyczącej sprzedaży krajowej oraz ujęcie dokumentu dostawy wewnątrzwspólnotowej we właściwej ewidencji VAT.

 
Opcja umożliwiająca wygenerowanie specjalnej Korekty VAT dla eksportu
Po wystawieniu faktury eksportowej i po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia towaru (w tym samym miesiącu co dokument), należy dla tego dokumentu ustawić odpowiedni miesiąc ewidencji VAT, ponieważ miesiące ewidencji VAT w dokumentach nie są ustawiane. Spowoduje to ujęcie tego dokumentu we właściwej ewidencji VAT.
Procedura sprawdzania poprawności miesiąca (Operacje → Operacje miesięczne, opcja Sprawdzanie poprawności miesiąca) spowoduje automatyczne wygenerowanie dokumentów korygujących VAT dla dokumentów eksportu z miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego sprawdzanie jest wykonywane. Dokumenty te zostaną ujęte w rejestrze VAT sprzedaży krajowej.
Jeżeli potwierdzenie dokumentu przyjdzie w drugim miesiącu od wystawienia dokumentu, to należy dla dokumentu ustawić miesiąc ewidencji VAT, taki jak miesiąc, w którym przyszło potwierdzenie – czyli drugi miesiąc od wystawienia dokumentu eksportu.
Jeśli potwierdzenie dokumentu dostawy przyjdzie w kolejnych miesiącach, to należy ustawić w dokumencie eksportu miesiąc ewidencji VAT, zgodny z datą dostarczenia potwierdzenia. Spowoduje to skorygowanie dokumentu korygującego Korektę VAT dla eksportu oraz ujęcie dokumentu sprzedaży eksportowej we właściwym rejestrze VAT.

Lokalizacja funkcjonalności w systemie
1. Korekta VAT dla dokumentów eksportu oraz dostawy wewnątrzwspólnotowej
W module Finanse i Księgowość, w menu Dokumenty znajduje się opcja: Korekty VAT do eksportu/dostaw wewnątrzwspólnotowych, która umożliwia:

• przeglądanie korekt VAT dokumentów dostawy wewnątrzwspólnotowej i eksportu oraz ich korekt,
• wyszukiwanie odpowiedniego dokumentu korekty
• edycję i usuwanie dokumentów korekt VAT. Program pozwoli usunąć dokument Naliczenie VAT tylko w przypadku, gdy nie został wystawiony jeszcze dokument Zwrot VAT

Podczas edycji dokumentu system wyświetla zapytania Przeliczyć zestawienie VAT zgodnie z fakturą źródłową?. Pozwala ono na automatyczne przeliczenie zestawienia VAT (wybór TAK) lub jego ręczną edycje przez użytkownika (wybór NIE).
W konfiguracji systemu występuje opcja, która umożliwia liczenie VAT na dokumencie Korekty VAT do eksportu/dostaw wewnątrzwspólnotowych na dwa sposoby:

• • od NETTO w tył – trzeba będzie znaleźć taką kwotę, która po zsumowaniu jej z odpowiednią stawką wyliczania VAT, pozwoli uzyskać kwotę zawartą na dokumencie eksportu, tzw. ubruttowienie kwoty z eksportu,
  • od NETTO w przód – do kwoty NETTO zostanie doliczony VAT i powstanie nowa kwota BRUTTO.

2. Automatyczne sprawdzanie potwierdzeń
W module Finanse i Księgowość w menu Operacje → Operacje miesięczne występuje opcja – Sprawdzanie poprawności miesiąca, która umożliwia automatyczne sprawdzanie potwierdzenia i generowanie wszystkich dokumentów korekt eksportu i dostawy wewnątrzwspólnotowej.
Wygenerowanie deklaracji VAT-7 możliwe jest wyłącznie, jeżeli wszystkie dokumenty są potwierdzone (jest ustawiony miesiąc ewidencji VAT) lub niepotwierdzone (nie ma ustawionego miesiąca ewidencji VAT, ale jest skorygowany VAT).

Korekty VAT – ręczne

System umożliwia dodawanie korekt VAT sprzedaży/zakupu niepowiązanych z dokumentem źródłowym. Dokumenty takie nie wchodzą do rozrachunków, korygują tylko Rejestry VAT. Na dokumencie Korekty VAT - zakup są dostępne nowe ewidencje, dzięki którym poz.47 i poz.48 na deklaracji VAT 7 będzie wyliczana.
Na korektach VAT ręcznych znajduje się przełącznik: Nie wchodzi do JPK, po zaznaczeniu którego dokument nie zostanie uwzględniony w pliku JPK Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT.

Wyksięgowanie przeterminowanych dokumentów

System Streamsoft Prestiż umożliwia kontrolę kosztów, a także korygowanie podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w rejestrach VAT. W menu Dokumenty, po kliknięciu na Wyksięgowanie przeterminowanych dokumentów, rozwinie się podmenu, w którym dostępne są opcje umożliwiające rejestrację wyksięgowania przeterminowanych dokumentów z kosztów lub z VAT.
Aby wyksięgować przeterminowane dokumenty, należy:

1. W menu Dokumenty → Wyksięgowanie przeterminowanych dokumentów → Dokumenty wyksięgowane z kosztów / z przychodów/ z VAT wybrać ikonę Dodaj (F3).
2. Wybrać rodzaj wyksięgowania: z kosztów, z przychodów lub z VAT.

      3. Wybrać przeterminowany dokument i kliknąć na ikonę Wybierz i zamknij.

Dokumenty do wyksięgowania z kosztów dostępne są, jeżeli:

• • termin zapłaty jest krótszy niż 60 dni, a w danym dniu upływa 30 dni od terminu zapłaty,
  • termin zapłaty jest dłuższy niż 60 dni, a w danym dniu upływa 90 dni od daty zaliczenia w koszty (zaksięgowania).

Dokumenty do wyksięgowania z VAT dostępne są, jeżeli w danym dniu upływa 150 dni od terminu zapłaty.

      4. Otworzy się okno Wyksięgowanie kosztów, w którym system podpowie kwotę (użytkownik ma możliwość poprawienia jej) do wyksięgowania, zależną od wybranego dokumentu do wyksięgowania:

• • kwota netto pozostała do rozliczenia dla wyksięgowania z kosztów,
  • kwota brutto pozostała do rozliczenia dla wyksięgowania z VAT.

Dostępne w oknie pole Opis uzupełniane jest automatycznie (rodzaj dokumentu, nr zewnętrzny, data dokumentu), ale możliwa jest go edycja. Wartość tego pola przenoszona jest do kolumny Opis wyksięgowania, dostępnej do wyboru w oknie Dokumenty źródłowe.

    5. Wybrać na przycisk Zapisz.

    6. Gdy dokument znajduje się w spisie, należy go wyksięgować, za pomocą opcji Dodaj dokument korekty kosztów/VAT dostępnej w menu podręcznym Wyksięgowanie, Ponowne zaksięgowanie. Pozwoli ona automatycznie wystawić odpowiedni dokument wyksięgowania:

• Korekta kosztów odliczenie (KKoszOd) - dla kosztów,
• Naliczenie VAT do zakupu (NVatZak) - dla VAT od dokumentów zakupu,
• Zwrot VAT do sprzedaży (ZwVatSprz) - dla VAT od dokumentów sprzedaży.

    7. Po wyborze dokumentu wyksięgowania wyświetli się raport z danej operacji, informujący czy dokument został wyksięgowany.

    8. Powstały dokument kosztowy widoczny jest w menu Dokumenty → Wyksięgowanie przeterminowanych dokumentów → Korekty kosztów przeterminowanych z datą aktualną (gdy podczas wyksięgowywania w module Finanse i Księgowość ustawiony jest aktualny miesiąc) lub z datą ostatniego dnia miesiąca (gdy podczas wyksięgowywania wybrano inny miesiąc niż aktualny).

Dla wyksięgowania z VAT dokument pojawia się odpowiednio w menu Dokumenty → Wyksięgowanie przeterminowanych dokumentów → Korekty VAT sprzedaży lub Korekty VAT zakupu.
System umożliwia zmianę miesiąca VAT na wystawionych dokumentach korekt VAT. W przypadku zmiany miesiąca VAT na inny niż wynikający z daty, program wystawi dokument PKVAT.

   9. Po wystawieniu takiego dokumentu w oknie Rejestr przeterminowanych dokumentów do wyksięgowania z kosztów / z VAT pozycja zmieni swój Status na Wyksięgowany, a użytkownik może dodatkowo w Szczegółach okna na zakładce Korekty kosztów / VAT przeterminowanych, zobaczyć powiązany dokument.

Analogicznie jak dla korekty kosztów, po wystawieniu korekty VAT w opcji Dokumenty wyksięgowane z kosztów / z VAT pozycja zmieni swój Status na Wyksięgowany oraz można także zobaczyć powiązany dokument w Szczegółach na zakładce Korekty kosztów / VAT przeterminowanych.

   10. Tak wystawione dokumenty w opcjach Korekty kosztów przeterminowanych lub Korekty VAT, należy zadekretować na odpowiednie konta, w celu pomniejszenia kosztów. Dodatkowo w definicjach dekretów można zdefiniować odpowiedni dekret.

Gdy wyksięgowany dokument zostanie spłacony, w oknie Rejestr przeterminowanych dokumentów do wyksięgowania z kosztów / z VAT w kolumnie Rozliczono pojawi się wartość Tak. Dodatkowo, aby szybko podejrzeć, które dokumenty w spisie są spłacone, należy kliknąć na filtr Pokaż tylko zapłacone .
Aby spłacony dokument zaksięgować w koszty / włączyć do VAT, należy kliknąć na opcję Dodaj dokument ponownego zaksięgowania znajdującą się w menu kontekstowym Wyksięgowanie, Ponowne zaksięgowanie. Opcja działa analogicznie jak dodanie dokumentu korekty, wystawiając dokumenty przeciwne:

• Korekta kosztów naliczenie (KKoszNa) - dla kosztów,
• Zwrot VAT do zakupu (ZwVatZak) - dla VAT od dokumentów zakupu,
• Naliczenie VAT do sprzedaży (NVatSprz) - dla VAT od dokumentów sprzedaży.

Powstały dokument kosztowy analogicznie pojawia się w opcji Korekty kosztów przeterminowanych z datą aktualną (gdy w module Finanse i Księgowość ustawiony jest aktualny miesiąc) lub z datą ostatniego dnia miesiąca (gdy wybrano inny miesiąc niż aktualny). Po wystawieniu takiego dokumentu w opcji Dokumenty wyksięgowane z kosztów / z VAT pozycja zmieni swój Status na Ponownie zaksięgowany oraz można także zobaczyć powiązany dokument w Szczegółach na zakładce Korekty kosztów / VAT przeterminowanych.
Tak wystawione dokumenty w opcjach Korekty kosztów przeterminowanych lub Korekty VAT, należy zadekretować na odpowiednie konta. Dodatkowo w definicjach dekretów można zdefiniować odpowiedni dekret.

W oknie Rejestr przeterminowanych dokumentów do wyksięgowania z kosztów / z VAT znajduje się spis dokumentów, które mogą mieć:

• Status:
• Dodany ,
• Wyksięgowany ,
• Ponownie zaksięgowany ,
• Rodzaj:
• Wyksięgowanie z kosztów ,
• Wyksięgowanie z VAT .

Dodatkowo dla użytkownika dostępne są ikony:

• Pokaż dokument źródłowy ,
• Pokaż dekret dokumentu źródłowego ,
• Pokaż dokument korekty kosztów/VAT ,
• Pokaż dokument ponownego zaksięgowania do korekty kosztów/VAT .

W systemie Streamsoft Prestiż wprowadzono możliwość odliczania od przychodów kwot, które nie zostały zapłacone inaczej możliwość odliczenia od przychodów przeterminowanych należności. Procesowanie takich odliczeń odbywa się analogicznie jak istniejących już odliczeń przeterminowanych kosztów.

1. W pierwszym etapie operator wybiera przeterminowany dokument z Należności i zobowiązań do Rejestru przeterminowanych dok. do wyksięgowania (dostępne w: Dokumenty – Korekty – Wyksięgowanie przeterminowanych dokumentów).
2. Po dodaniu dokumentu do rejestru należy wystawić dokument Korekty przychodów odliczenie (KPrzyOd) za pomocą opcji Wyksięgowanie/ Ponowne zaksięgowanie – Dodaj dok. korekty kosztów/przychodów/VAT.
3. Następnie wystawioną korektę należy odpowiednio zaksięgować za pomocą opcji Wyksięgowanie/ Ponowne zaksięgowanie – Dodaj dokument ponownego zaksięgowania.
4. Następnie wystawioną korektę naliczenia należy odpowiednio zaksięgować.
5. Gdy dokument zostanie zapłacony przez wierzyciela, należy ponownie zaksięgować przychód. W tym celu należy:

• • Odszukać dokument w Rejestrze przeterminowanych dok. do wyksięgowania
  • Wystawić dokument Korekty przychodów naliczenie(KPrzyNa)

Możliwe jest dodanie Korekty VAT do sprzedaży/zakupu z poziomu okna korekt. Dokument taki będzie oznaczony jako Ręczny (w widoku okna kolumna ze znacznikiem TAK) ale będzie wchodził do deklaracji VAT tak jak dokumenty wystawione z automatu.

Dokumenty SAD

System umożliwia ewidencję dokumentów SAD, która ma na celu odpowiednie rozliczenie dokumentu SAD z dokumentami importowymi. W menu Dokumenty → Dokumenty SAD po kliknięciu na Dodaj (F3) możliwe jest wprowadzenie kwot z dokumentu SAD do systemu Prestiż. W oknie edycyjnym na zakładce Dokument w sekcji dane SAD operator podaje dane z dokumentu SAD:

• Waluta - waluta z dokumentu SAD,
• Kwota waluty - kwota waluty z dokumentu SAD,
• Kurs - Kurs z dokumentu SAD,
• Kwota PLN - kwota podstawy do opodatkowania w złotówkach z dokumentu SAD. Kwota wynika z przeliczenia kwoty z walucie i kursu. Dodatkowo w przypadku, gdy na dokumencie SAD kwota jest inaczej wyliczona, obok pola znajduje się przełącznik Ręcznie, umożliwiający wymuszenie kwoty,
• Cło - procent cła z dokumentu SAD. Obok znajduje się kwota wyliczonego cła (Kwota PLN x procent cła). Dodatkowo w przypadku, gdy na dokumencie SAD kwota cła jest inaczej wyliczona, obok pola znajduje się przełącznik Ręcznie, umożliwiający wymuszenie kwoty,
• Akcyza - procent akcyzy z dokumentu SAD. Obok znajduje się kwota wyliczonej akcyzy cła ((Kwota PLN + Cło) x procent akcyzy). Dodatkowo w przypadku, gdy na dokumencie SAD kwota akcyzy jest inaczej wyliczona, obok pola znajduje się przełącznik Ręcznie, umożliwiający wymuszenie kwoty,
• Inne - dodatkowa/inna wartość zwiększająca kwotę na dokumencie SAD.

Po wpisaniu kwot użytkownik może kliknąć na opcję Przepisz do aktywnego pola zestawienia VAT, która spowoduje, że system przepisze kwotę Razem z danych SAD do aktualnie wybranego pola netto z zestawienia VAT. Gdy nie jest wybrane żadne pole system przepisze do pola netto dla stawki podstawowej.
Przy zamykaniu dokumentu system sprawdza czy kwota z pola Razem z danych SAD jest równa kwocie NETTO z sekcji Kwoty VAT i wyświetla odpowiedni komunikat, gdy jest ona inna.
Dodatkowo na zakładce Dokumentacja operator systemu ma możliwość podpięcia skanu oryginału dokumentu SAD, w celu weryfikacji poprawności wpisanych kwot.
Dokumenty SAD wchodzą do zestawienia VAT oraz rozliczane są w deklaracji VAT-7 w sekcji Nabycie towarów i usług oraz podatek naliczony z uwzględnieniem korekt.

Powiązanie dokumentów SAD z dokumentami importowymi
W module Handlowo-Magazynowym wprowadzono opcję wyboru dokumentów wchodzących w skład kwoty zwiększającej cenę zakupu. W oknie Szacowanie ceny zakupu, należy wybrać opcję Wybierz (F6), znajdującą się obok pola PLN.

Po jej wybraniu otworzy się tabela ze spisem dokumentów powiązanych, które zwiększają ceną zakupu. W oknie tym, należy kliknąć na Dodaj (F3) i wybrać dokument SAD lub dokument kosztowy. W polu Kwota z dokumentu system podpowie kwotę zwiększenia, którą dodatkowo można poprawić. Po zamknięciu okna z wybranymi dokumentami, kwota z pola PLN nie będzie już dostępna do edycji, a opis pola zmieni się na (kwota z wybranych dokumentów) PLN.

UWAGA!
Aby poprawnie rozliczyć VAT z dokumentów SAD i powiązanych z nimi dokumentów importowych, w definicji dokumentu na zakładce Podstawowe dodano parametr VAT nie wchodzi do rejestru VAT (rozliczenie VAT na podstawie powiązanych dokumentów SAD).

Wystawione dokumenty z włączonym parametrem nie wejdą do zestawienia VAT, ani nie będzie uwzględnione w deklaracji JPK-V7 (opcja dostępna z poziomu modułu Handlowo-Magazynowego).

Wstępny rejestr dokumentów

System Streamsoft Prestiż umożliwia dodawanie dokumentów (np. zeskanowaną fakturę zakupu) do bazy dokumentów wstępnego rejestru, a następnie wystawianie dokumentów oraz przelewów na ich podstawie.

UWAGA!
Funkcjonalność dostępna jest dla danego stanowiska, gdy przydzielony jest moduł CRM. W module CRM znajdują się słowniki, w których definiujemy rodzaje, statusy oraz cechy dla dokumentów wstępnego rejestru.
W menu Zakup → Wstępny rejestr dokumentów użytkownik może dodać, usunąć lub podejrzeć plik dodany do wstępnego rejestru oraz na podstawie tych dokumentów może wystawić przelew (za pomocą ikony Wystaw przelew) lub dokument (za pomocą ikony Wystaw dokument na podstawie).

Aby dodać plik, który ma być powiązany z dokumentem wstępnego rejestru, należy kliknąć na ikonę Dodaj (F3). Wyświetli się okno Lista plików, w którym można pobrać pliki ze skanera (ścieżkę do katalogu dla zeskanowanych plików można określić w konfiguracji systemu w gałęzi Ustawienia → Katalogi → Katalog zeskanowanych plików do wstępnej rejestracji dokumentów) lub wskazać pliki z dysku.
UWAGA!
Wyświetlanie okna Lista plików uzależnione jest od ustawienia opcji Wyświetlać przed dodaniem dokumentu wstępnego rejestru okno skanera w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Wstępna rejestracja dokumentów. Domyślnie parametr ten przyjmuje wartość Tak.
Po kliknięciu na przycisk Zapisz wyświetli się okno, w którym należy wypełnić odpowiednie pola na zakładce Podstawowe oraz na zakładce Dokumenty dodać dokument z pliku lub skanera. Aby zapisać dokument wstępnego rejestru, należy kliknąć na przycisk Zapisz, co spowoduje, że Numer w rejestrze nadany zostanie automatycznie.

W oknie Wstępny rejestr dokumentów, dla dokumentów zdefiniowanych jako HM – Zakupowe, FK – Zakupowe lub Ogólne (dostępne w obu modułach), w menu kontekstowym wyświetla się opcja Grupowa zmiana pola zaakceptowano do przelewu (Ctrl+A), która pozwala na szybkie ustawienie, dla wielu pozycji, wartość w kolumnie Zaakceptowano do przelewu.
Dodatkowo w menu kontekstowym znajdują się opcje:

• Grupowa zmiana statusów (Ctrl+S), po wyborze której użytkownik zostanie odpytany o zakres wierszy, które ma uwzględnić opcja, a następnie o status, który ma być nadany wybranym dokumentom (wybór statusu jest zawężony o miejsce, którego dotyczy spis dokumentów wstępnego rejestru). W przypadku, gdy system nie będzie mógł zmienić statusu, dla któregoś z wybranych dokumentów wstępnego rejestru, użytkownikowi zostanie wyświetlony raport z taką informacją. Zmiana statusu widoczna będzie na zakładce Historia w szczegółach okna Wstępny rejestr dokumentów.
• Wystaw dokument na podstawie, która umożliwia utworzenie dokumentu zakupu na podstawie dokumentu wstępnego rejestru.

Dokumenty źródłowe i księgowe

Dokumenty źródłowe stanowią wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu. Zanim zostaną zaksięgowane, muszą być odpowiednio opracowane:

• Sprawdzone pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym.
• Zadekretowane – ustalenie i oznaczenie na dokumencie sposobu jego ewidencji, czyli na podaniu tzw. korespondencji kont.
• Posegregowane – ułożone według grup rodzajowych. Ma to duże znaczenie dla sprawnego przebiegu prac księgowych.

Dokumenty źródłowe określa się poprzez nadanie im statusu:

• Niezadekretowany – dokumenty o takim statusie nie zostaną zaksięgowane.
• Zadekretowany – jeżeli dokument ma przypisany w definicji sposób dekretacji, wtedy program automatycznie wykona dekretację dokumentu, a gdy nie ma, to program zapyta się o sposób zadekretowania (można wtedy zdefiniować własny).
• Błędny – aby ustalić dlaczego dany dokument ma taki status, można skorzystać z opcji Pokaż błędy, która znajduje się w menu prawego klawisza myszki. Po kliknięciu na tę opcję wyświetli się okno z informacją wyjaśniającą przyczynę błędu.
• Otwarty – dotyczy raportów kasowych i bankowych aktualnie wprowadzanych.
• Pusty – dotyczy raportów kasowych i bankowych zamkniętych (nie zawierających żadnych dokumentów). Miesiąc można zamknąć z Pustym raportem.

Dokumenty źródłowe można przeglądać za pomocą filtrów: dokumenty niepodlegające dekretowaniu, błędnie zadekretowane, zadekretowane, niezadekretowane (np. puste), zadekretowane, zaksięgowane. Można także wyświetlać grupy dokumentów w kontekście: Grupy księgowej i Rodzaju dokumentów.

Widok danych w oknie Dokumenty źródłowe domyślnie jest miesięczny. Istnieje możliwość zmiany kontekstu na widok roczny. Opcja jest dostępna w menu pod prawym przyciskiem myszy → Widok roczny (Ctrl+R). Po przełączeniu w oknie prezentowane będą dokumenty z całego roku obrotowego. Opcja służy do podglądu i wyszukiwania dokumentów bez konieczności zmian kontekstu okna. Edycja dokumentów i przełączanie między latami w tym trybie są wyłączone. Powrót do standardowego widoku zakresu dat, za pomocą opcji Widok miesięczny (Ctrl+M) spowoduje ustawienie miesiąca, z którego pochodzi wyszukany dokument.

Ponadto pod prawym przyciskiem myszy znajduje się opcja Rezerwacja numeru księgowego, która dla dokumentów niezaksięgowanych umożliwia zmianę numeru księgowego, jego rezerwację lub usunięcie rezerwacji.
W systemie można wykonać automatyczną dekretację dokumentów po wystawieniu. Służy do tego przycisk Wykonaj dekretację (Ctrl+Z) znajdujący się na pasku menu aktywnego okna Dokumenty źródłowe. Pozwala wybrać dokumenty do dekretacji: aktualne, zaznaczone lub wszystkie.
Ikona lub kombinacja klawiszy (Ctrl+P) umożliwia, w oknie Dokumenty źródłowe, szybki podgląd oraz edycję dekretu podpiętego do danego dokumentu. Zamknięcie okienka dekretu przyciskiem Zapisz spowoduje przypisanie bieżącego dekretu do dokumentu.
W menu prawego klawisza myszki, znajduje się opcja Pokaż pozycje PK (Shift+F2). Umożliwia ona szybki podgląd pozycji PK dla bieżącego dokumentu źródłowego. Ponadto możliwe jest także przeglądanie pozycji innych dokumentów źródłowych z poziomu okienka pozycji. Na okienku pozycji istnieje dodatkowo możliwość zmiany Lp. dla pozycji oraz możliwość utworzenia zestawienia obrotów na kontach dla bieżącego dokumentu.

Wszystkie dokumenty z całego systemu muszą zostać zaksięgowane. Podczas księgowania możemy, w zależności od ustawień w grupie księgowej, zbijać pozycje i dokumenty, lub księgować jeden dokument źródłowy – jeden dokument księgowy. Możemy wykorzystać dokumenty księgowe według własnych kryteriów i podzielić dokumenty tak, aby było dla nas jasne jaki dokument czego dotyczy. Wszystkie dokumenty księgowe mają oddzielną numerację. Numeracja może być również miesięczna.

Słowniki → Definicje dokumentów → Dokumenty księgowe → Dokument księgowy → Dokument księgowy-sprzedaż → Popraw (F5)
Dokumentom księgowym, które mają status Rejestracja, można zmienić numer dokumentu. Służy do tego ikona Zmień numer zarejestrowanego dokumentu (F5) na pasku menu aktywnego okna Dokumenty księgowe lub prawy klawisz myszki – opcja Popraw.
Zaksięgowany dokument można odksięgować. Jest to operacja, którą wykonuje administrator systemu. Aby to zrobić, należy w oknie Dokumenty księgowe, podświetlić wybrany dokument, włączyć menu podręczne (prawy klawisz myszki) i wybrać opcje:

• Odksięguj, pozostaw rezerwacje – dokument zostanie odksięgowany, ale można mu zarezerwować dany numer księgowy,
• Odksięguj dokument – odksięgowany zostanie wybrany dokument,
• Odksięguj wszystkie – wszystkie dokumenty zostaną odksięgowane.

UWAGA!
W systemie jest możliwość zbudowania typu numeracji księgowej dokumentów w oparciu o analitykę definiowaną, np. różna numeracja dokumentów dla poszczególnych oddziałów firmy.

Import danych do poleceń księgowania

Import (eksport) danych do poleceń księgowania standardowy

Opcja ta dotyczy głównie firm wielooddziałowych. Wywołujemy ją z menu głównego Dokumenty → Import(eksport) danych do poleceń księgowania standardowy. Importować dane będzie centrala firmy, a eksportować – jej oddział.
Aby opcja Import/eksport danych była widoczna w menu głównym Dokumenty, należy włączyć polecenie importu w Konfiguracji systemu:

System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Import
W celu eksportu danych z modułu Handlowo-Magazynowego do modułu Finanse i Księgowość należy:

• w module Administratora ustawić firmę jako oddział (menu Słowniki → Firmy → Popraw <F5> → pole Oddział),
• wejść w zakładkę Operacje okresowe → Eksport danych do poleceń księgowania i utworzyć paczki dla danych grup dokumentów. Istotne znaczenie ma zakres dat, gdyż po utworzeniu pierwszej paczki nie ma już możliwości poprawienia daty,
• pod prawym klawiszem myszki na danej paczce użyć opcji Wyślij (plik zostanie zapisany w katalogu, który jest wskazany w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Katalogi → Katalog poleceń księgowania).

Możliwe jest ustawienie automatycznego importu paczek. W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Import znajduje się parametr Co ile minut uruchamiać mechanizm automatycznego odbierania paczek/XML (dla poleceń księgowania standardowych) (0 = mechanizm wyłączony). Po jego włączeniu system co ustaloną liczbę minut sprawdza zawartość katalogu pod kątem plików paczek dla danego miesiąca. Podczas automatycznego importu system prócz standardowego pliku paczki (o formacie paczka_RRRR_MM.pk) wyszukuje również pliki w formacie paczka_RRRR_MM_XX.pk, gdzie XX oznacza kolejny numer pliku od 01 do 99. Po poprawnym przetworzeniu pliku system przeniesie go do podkatalogu ARCHIWUM.

W oknie Import danych do poleceń księgowania dostępna jest opcja Raporty automatycznego importu, która umożliwia podgląd pobranych paczek. Mechanizm automatycznego importu paczek działa, gdy system uruchomiony jest w formie aplikacji lub w trybie serwerowym (uruchomienie z parametrem -SERVER /przyjmijiftpaczki) oraz tylko w miesiącu, który jest aktualnie ustawiony w module Finanse i Księgowość.

Możliwe jest przesyłanie powiązań pomiędzy dokumentem źródłowym a fakturą wewnętrzną. Jeśli w centrali dokument źródłowy został już ręcznie powiązany z fakturą wewnętrzną, to podczas importu faktur wewnętrznych taki dokument zostanie pominięty. Informacja o jego pominięciu zostanie uwzględniona w raporcie dokumentów pominiętych.

W plikach wymiany danych .pk oraz .xml dostępna jest sekcja  zawierająca statystyki dokumentów informująca, ile dokumentów zostało wysłanych a ile odebranych. Wszelkie niezgodności w tych danych można przenalizować w raporcie dostępnym w menu pod prawym przyciskiem myszy → Pokaż statystykę. Paczki, które po zaimportowaniu wykażą rozbieżności, zostaną oznaczone statusem Rozbieżność w kolumnie Status ilości.

Import z programów zewnętrznych

Użytkownik systemu ma możliwość zaimportowania z programów zewnętrznych (z DOS-a: KOR, KKH, HM oraz z pliku tekstowego), do systemu Pro i Prestiż paczki dokumentów. Aby opcja Import z programów zewnętrznych, pojawiła się w menu Dokumenty, należy w System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Import włączyć opcję Import z programów zewnętrznych. Następnie, po włączeniu w menu Dokumenty opcji Import danych do poleceń księgowania → Import z programów zewnętrznych → Dodaj (F3), na ekranie monitora pojawi się okno:

Opcje widoczne w oknie Import PK z, są nieco inne dla poszczególnych programów zewnętrznych. Użytkownik powinien podać katalog danych, który zostanie zaimportowany do systemu, określić, z którego miesiąca mają być pobrane dane do importu, sposób kodowania znaków.
Zawartość paczki dokumentów można podejrzeć za pomocą ikony , umieszczonej na pasku narzędzi w oknie Paczki dokumentów z systemów zewnętrznych.
UWAGA!
Podczas importu z pliku tekstowego można importować dokumenty walutowe.

Definicje dekretów

Wszystkie dokumenty powstałe w systemie (dokumenty magazynowe, kasowe, noty odsetkowe, listy płac itd.) muszą zostać zaksięgowane na właściwe konta. Większość z nich można z góry zadekretować, czyli ustalić sposób jego ewidencji w księgach rachunkowych. Usprawnia to pracę działu księgowego.
Definiowanie wzorców dekretów możliwe jest za pomocą opcji w menu Dokumenty → Definicje dekretów.
Wyświetli się okno ze spisem definicji dekretów dla określonego rodzaju dokumentów. Można się dowolnie przełączać na wybrany rodzaj dokumentu za pomocą pola z listą rozwijaną:

UWAGA!
Okno definicji dekretów wyświetla się z ostatnio edytowaną grupa dekretów. Jeśli użytkownik zamknie okno, w którym ustawiona będzie grupa Sprzedaż, to po włączeniu okno automatycznie wyświetli się z tą grupą.
Każdy dekret zbudowany jest z nagłówka i pozycji.
Nowy dekret definiowany jest w menu Dokumenty → Definicje dekretów, a następnie poprzez wybór ikony Dodaj (F3):

W pierwszej kolejności, należy zdefiniować Nazwę dekretu oraz jakich dokumentów będzie on dotyczył. Pozwala to na księgowanie, w różny sposób, dokumentów tego samego pochodzenia (np. koszty usług, zakup towarów handlowych, zakup środków trwałych).
Rodzaje dekretów:

• Prosty,
• Rozszerzony.

Różnica polega na tym, że dekret rozszerzony posiada rozbudowany, o większą liczbę zmiennych, sposób dekretowania pozycji, a dekret prosty zawiera zmienne standardowe, najczęściej używane.
Definiowanie sposobu księgowania, dla danego sposobu dekretacji, umożliwia opcja Pozycje dekretów, dostępna pod przyciskiem :

Aby dodać nową pozycję klikamy na ikonę Dodaj (F3). Wyświetla się okno:

W zakładce Dekret określamy, na które konta mają zostać zaksięgowane poszczególne kwoty rejestrowanych dokumentów.
Parametr Aktywna steruje aktywnością danej pozycji dekretacji. Domyślnie jest on zaznaczony, natomiast jego wyłączenie spowoduje, że podczas dekretacji pozycja ta nie wykona się.

W sekcji Dekretacja użytkownika w polu Procedura def. użytkownik może wybrać procedurę z rodzaju FK –Do dodawania pozycji podczas dekretacji. Dzięki takiej procedurze użytkownik decyduje ile i jakie pozycje dodadzą się do polecenia księgowania. Dodatkowo po zaznaczeniu opcji Uwzględniaj parametry pozycji dekretu, program uwzględni parametry np. dot. sumowania pozycji dekretu. Jeżeli parametr nie będzie zaznaczony, dokument zostanie zadekretowany zgodnie ze wskazaną przez użytkownika procedurą.

Opcje pola Wartość wybieramy do zaksięgowania w zależności od rodzaju dokumentu. Na przykład:

• Sprzedaż: takie zmienne jak: Netto, VAT, Brutto – pobierane są z dokumentu. Można je rozbić na stawki VAT. W przypadku posiadania licencji na moduł Handlowo-Magazynowy, można je zadekretować na magazyn, ale tylko wtedy, gdy faktury są z jednego magazynu, w przeciwnym razie program poinformuje, że nie potrafi takiej dekretacji przeprowadzić.
• Suma dokumentu – wartość, która wchodzi do rozrachunków, jeżeli jest w walucie to program zadekretuje ją także w walucie. Gdy posiadamy licencję na moduł Handlowo-Magazynowy, mamy dostęp do zmiennych Netto, VAT, Brutto z pozycji. Zmienne te umożliwiają zaksięgowanie dokumentu wg wartości z pozycji, także na wiele magazynów. Jednak przy takim rozwiązaniu mogą powstać różnice pomiędzy wartościami netto z pozycji a netto z dokumentu, gdy dokument jest liczony od brutto. Zmienne Wartość w cenach zakupu, i Marża także są brane z pozycji i mogą być zaksięgowane na kilku magazynach (pozycja dokumentu posiada informację, z jakiego magazynu pobrała towar).
• Zakup: zmienne są analogiczne jak w przypadku sprzedaży, z tą różnicą, że nie występuje Wartość w cenie zakupu i Marża.
• Magazyn: jest dostępna zmienna Wartość kartotekowa. Jest to wartość dokumentu magazynowego.
• Kasa, Bank, Inne: zmienna Kwota dokumentu pozwala na zadekretowanie kwoty dokumentu, jeżeli dokument jest w walucie, program zadekretuje go w złotówkach i w walucie.
• Różnice kursowe: zmienne: Kwota różnicy WN i Kwota różnicy MA pozwala na zadekretowanie kwoty różnicy na różne konta, w zależności od tego czy, różnica wystąpiła po stronie WN, czy po stronie MA. Kolejne cztery zmienne: Dodatnia, Ujemna kwota różnicy Wn i Ma pozwalają zadekretować różnicę w zależności od strony i znaku kwoty. Przy ujemnym znaku różnicy kwota jest dekretowana dodatnio.

Należy zaznaczyć, że jeżeli w koncie pozycji definicji użyte zostanie konto posiadające analitykę opartą o Spis analityki planu kont i kwota uzależniona jest również od tej analityki, a sposób jej podziału wynika bezpośrednio z wprowadzanego dokumentu (np. księgowana jest kwota podatku VAT na konto podatku naliczonego) wówczas program automatycznie rozłoży daną kwotę na poszczególne analityki:

Jeżeli natomiast dowolna wartość dokumentu ma zostać zaksięgowana na konta, które posiadają analitykę niewynikającą z dokumentu (np. rodzaj kosztu) wówczas podczas dekretacji dokumentu program odpyta o wartości na poszczególnych analitykach.
Podczas zapisu pozycji dekretu system weryfikuje czy konta WN i MA są z tego samego rodzaju planu kont. W przypadku niezgodności system wyświetli komunikat Na jednej pozycji nie mogą być konta z różnych planów kont.

W zakładce Analityki, przy wybranym koncie, można określić miejsce, z którego zostaną pobrane dane analityki. Z listy rozwijanej dostępnych opcji, użytkownik wybiera tą, która mu najbardziej odpowiada. Dostępne możliwości:

1. Pobierz z dokumentu lub zapytaj jak nie ma – system pobierze słownik z dokumentu lub zapyta jak na dokumencie nie będzie danych.
2. Użyj zapamiętanej lub zapytaj i zapamiętaj – program użyje ostatnio wykorzystany słownik lub zapyta o słownik i zapamięta go.
3. Zawsze zapytaj – system zawsze się zapyta skąd wziąć słownik do dekretacji.
4. Pobierz z powiązań ze zlecenia/z pozycji/z nagłówka/z jednostki organizacyjnej/z jednostki kadrowej/z miejsca sprzedaży/z miejsca zakupu/z kasy – wskazuje, że do dekretacji zostanie pobrany słownik ze zlecenia/z pozycji/z nagłówka/z jednostki organizacyjnej/z jednostki kadrowej/z miejsca sprzedaży/z miejsca zakupu/z kasy.

Mają one za zadanie usprawnić użytkownikowi pracę z systemem.
Do określenia dodatkowych parametrów służy zakładka Warunki/Wzór:

Wybieramy Grupę rozrachunkową, w polu Kwota zaznaczamy czy jest to wartość Dowolna, Dodatnia lub Ujemna. Wzór w polu Zastosowano wzór, wybieramy ze wzorów, które definiowane są przez użytkownika w opcji menu głównego Automaty.
W przypadku księgowania wartości na dodatkowych analitykach wzoru planu kont, w pierwszej kolejności należy powiązać dodatkowe analityki ze wzorem. Następnie w dekrecie należy wskazać skąd ma zostać pobrana wartość. Po wykonaniu dekretacji istnieje możliwość ręcznej edycji wartości.

W przypadku dekretacji różnic kursowych dla dokumentów posiadających odmienne kursy dla rozrachunków i w zestawieniu VAT, program oblicza różnicę podatkową dla kursu z zestawienia VAT, natomiast poniższe zmienne dekretu odnoszą się do kursu VAT:

• Strata podatkowa
• Zysk podatkowy
• Kwota różnicy straty (r.bilansowa - r.podatkowa)
• Kwota różnicy zysku (r.bilansowa - r.podatkowa)

System umożliwia skopiowanie zdefiniowanej pozycji dekretu. Opcja jest dostępna w Dokumenty →  Definicje dekretów →  Pozycje dekretów (Ctrl+P) →  prawy przycisk myszy →  Kopiuj (Ctrl+F3). 

Zestawienia

Wszystkie wprowadzone do systemu informacje można analizować w różnej formie i układzie. Zestawienia podzielone zostały na grupy. Klikając na opcję menu głównego Zestawienia, wyświetlają się w kolejności:

• Dziennik – umożliwia przeglądanie i drukowanie wszystkich zaksięgowanych zapisów (pozycji dokumentów księgowych). Siatka danych Dziennika ma układ tabelaryczny, gdzie poszczególne kolumny zawierają numer Dziennika, Numer i opis dokumentu, jego datę, strony Wn i Ma oraz kwotę.
• Rejestry VAT – zestawienie pokazuje zsumowanie wszystkich dokumentów VAT dla danego okresu.
• Różnice kursowe – włączenie tej opcji oraz wybranie Zakresu dat pozwoli użytkownikowi oglądać w zestawieniu różnice kursowe wynikające z poszczególnych transakcji.
• Zestawienia definiowane i proceduralne – skorzystać z tych opcji można za pomocą modułu Raporty i Formularze.
• Operacje na danych – opcja pozwala na zdefiniowanie procedury SQL, wykonującej określoną czynność w bazie danych i uruchamianie jej w dowolnym momencie.
• Zestawienia dla kont – umożliwia wykonanie zestawienia okresowego dla kont (grupy kont).
• Zestawienia dla kont (definiuj) – umożliwia wykonanie zestawienia okresowego dla kont (grupy kont). W opcji definiuj umożliwia zdefiniowanie parametrów zestawienia i zapisanie ich pod nazwą oraz późniejsze wykorzystywanie. Zestawienia takie można umieścić na pasku ikon programu i wybierać je z rozwijanej listy.
• Zestawienia okresowe – umożliwiają obliczanie obrotów oraz sald kont (grup kont) w roku obrachunkowym. Z poziomu tych zestawień (oraz zestawień pozycji i miesięcznych) możliwe jest wyświetlenie pozycji dla następnego lub poprzedniego konta z okienka pozycji. Ponadto możliwe jest podejrzenie pozycji operujące na aktualnym koncie.
• Zestawienia pozycji – umożliwiają oglądanie historii zapisu. Menu zawiera zestawienia: Stanów i obrotów kont, Stanów i obrotów kont wg kont przeciwnych, Raport konta, Lista pozycji źródłowych, Zapisy kont wieloletnich (umożliwia podanie zakresu dat większego niż rok obrachunkowy).
• Zestawienia miesięczne – pozwalają na porównanie obrotów na kontach w kolejnych miesiącach roku. Użytkownik systemu może podejrzeć pozycje operujące na aktualnym koncie.
• Zestawienia roczne – pozwalają na porównanie obrotów na kontach dla kolejnych lat.
• Zestawienia luk w numeracji księgowej – użytkownik systemu ma możliwość tworzenia zestawienia luk w numeracji księgowej za dany okres.
• Zestawienia użytkownika (definiuj) – umożliwia zdefiniowanie parametrów zestawienia okresowego i zapisanie ich pod nazwą i późniejsze wykorzystywanie z już zdefiniowanymi parametrami.
• Deklaracje UE – możliwe jest sporządzenie deklaracji VAT-UE.
• Różnice pomiędzy kursami dla podatku dochodowego – zestawienie to pozwala uzyskać informacje na temat różnic kursowych powstających w wyniku zmiany kursów walut.
• Formularze definiowane – umożliwia zdefiniowanie formularza i jego pozycji, które mogą wynikać z kont (np. Obroty WN) lub wynikać ze wzoru z automatów. Taki formularz można następnie wydrukować używając standardowego wydruku, w którym można określić okres, za jaki przeprowadzić wydruk.

Dzienniki

Menu Dzienniki podzielone jest na cztery kategorie:

• Dziennik
• Księga główna – zestawienie okresowe syntetyczne z danymi z dok. księgowych, w którym można określić tylko najważniejsze parametry
• Księgi pomocnicze – zestawienie okresowe analityczne z danymi z dok. księgowych, w którym można określić tylko najważniejsze parametry
• Zestawienie kartotek konta – Zestawienie zawierające zapisy dla danego konta w danym okresie.

Rejestry VAT

Ewidencja VAT umożliwia rozliczanie podatku od towarów i usług. Jest prowadzona w systemie w rejestrach VAT.

Rejestr VAT powinien zawierać dane dotyczące kontrahentów (dostawców, odbiorców) oraz dane liczbowe dotyczące podatku VAT (podstawę opodatkowania, stawkę podatku, kwotę podatku).
Po włączeniu wybranej opcji rejestru wyświetli się okno filtru, w którym należy zdefiniować parametry, w oparciu o które powstanie zestawienie rejestru VAT.

Zestawienia → Rejestry VAT → Wewnątrzwspólnotowe → Dostawa wewnątrzwspólnotowa
Okno filtru dla pozostałych rejestrów nie będzie identyczne jak powyższe. Może wystąpić więcej dodatkowych pól, które trzeba będzie określić. Użytkownik może tworzyć zestawienie w oparciu o dane z kilku miesięcy danego roku. W tym celu w oknie filtru, należy wypełnić pola w sekcji Zakres miesięcy w roku.
Po wprowadzeniu danych należy kliknąć na przycisk Generuj. Nastąpi budowanie zestawienia VAT w oparciu o parametry zdefiniowane w filtrze.
W pasku ikon wygenerowanego zestawienia znajduje się ikona Podsumowanie , która umożliwia podsumowanie kwoty VAT, kwot netto, brutto wyświetlonych dokumentów.
Program sprawdza również czy zapis na odpowiednim koncie VAT jest zgodny z tym, co jest w rejestrze, sprawdza czy wszystko zostało zaksięgowane. Służy do tego ikona Porównaj księgowanie na kontach z rejestrem VAT lub kombinacja klawiszy <Ctrl+K>:

W oknie Wybierz warunki, należy określić odpowiednie konto, jego typ oraz kwotę, a następnie wprowadzone dane zatwierdzić przyciskiem OK.
Użytkownik, za pomocą ikony Porównaj Rejestr Vat z księgowaniem na kontach (Ctrl+R)  może porównać rejestr VAT z księgowaniem na kontach.
Analogicznie sporządza się pozostałe rejestry VAT.

Zestawienia definiowane

Tworzenie zestawień definiowanych jest możliwe wtedy, gdy użytkownik posiada licencję na moduł Raporty i formularze. Klikając na Zestawienia → Zestawienia definiowane, na ekranie monitora wyświetli się okno:

Podajemy nazwę formularza, np. Obroty na kontach oraz zaznaczamy czy będzie to zestawienie utworzone w oparciu o szablon czy zaawansowane. Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Gdy zaznaczymy opcję Zaawansowane, na ekranie pojawi się okno Formularze definiowane:

Okno podzielone jest na dwie części:

1. Wszystkie foldery – nowy folder tworzymy za pomocą ikony Dodaj folder umieszczonej w lewej części okna lub poprzez zastosowanie kombinacji klawiszy Ctrl+F3.
2. Zawartość – nowy formularz tworzymy za pomocą ikony Dodaj formularz lub klawisza funkcyjnego F3.

Z poziomu okna Formularze definiowane można również za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy Ctrl+F9 podejrzeć wydruk zdefiniowanego dokumentu oraz wydrukować dokument po określeniu odpowiednich parametrów wydruku.

Zestawienia dla kont. Zestawienia dla kont – definiuj

Opcja umożliwia wykonanie zestawienia okresowego dla wybranych kont (z użyciem zaawansowanego filtru), z określeniem, z jakich dokumentów (źródłowych, księgowych, lub dokładnym określeniem zakresu numeracji) pobrać dane, z określeniem waluty, sposobu wyświetlania danych, a także z określeniem, jakie wartości (np. tylko Obroty WN i Obroty MA) wybrać.
Wybierając opcję Zestawienia dla kont – definiuj można zdefiniować i zapisać parametry zestawienia, a następnie wykonywać je w późniejszym terminie. Oczywiście możliwa jest również edycja parametrów takich zestawień.

W oknie Parametry zestawienia widoczne są trzy zakładki: Warunki, Dokument, Kolumny.
W zakładce Warunki dostępne są pola:

• Zestawienie – określamy typ zestawienia (okresowe, miesięczne, roczne).
• Za okres – w zależności od wybranego zestawienia mamy do dyspozycji zakres dat, miesięcy lub lat.
• Konta – określamy rodzaj, dla jakiego planu kont oraz pojedyncze konto. Dla zestawienia okresowego lub miesięcznego istnieje możliwość zdefiniowania zaawansowanego filtru zamiast pojedynczego konta.
• Definiuj zaawansowany filtr – w tym oknie mamy do dyspozycji zakładki, na których można zdefiniować zaawansowane parametry wyboru kont do zestawienia:
• Weź konta – można tu wskazać (wpisując w górnym polu edycyjnym numer konta, np. 200* lub wybierając ze słownika) konta, które mają być pobrane do zestawienia. Wybierając przycisk <lub> mamy możliwość dodania kolejnego konta. Gdy chcemy usunąć wybrane konto ze spisu wybieramy klawisz <Delete>, a gdy chcemy zmienić konto wybieramy klawisz <F6>.
• Weź analityki – można tu wskazać jakie analityki mają zostać pobrane do obliczeń oraz określić jakie pozycje z analityk mają zostać pobrane (Wszystkie, Jedna wybrana, czy Zaznaczone). Podobnie jak na zakładce Weź konta istnieje możliwość dodania kolejnych analityk do zestawienia (przycisk <lub>), a także kasowania ze spisu <Delete> i poprawiania <F6>. Użytkownik ma możliwość określenia rodzaju słownika oraz zawężenie poszukiwań do konkretnej analityki z tego rodzaju.
• Pomiń konta – zakładka służy do podania, które konta pominąć przy zestawieniu. Podobnie jak na zakładce Weź konta można określać kolejne pozycje, które pominąć z tym, że dodanie kolejnych pozycji odbywa się przyciskiem <i>.
• Pomiń analityki – zakładka służy do podania, które analityki pominąć przy zestawieniu. Podobnie jak na zakładce Weź analityki można określać kolejne analityki, które pominąć, z tym że dodanie kolejnych pozycji odbywa się przyciskiem <i>. Gdy nie wybrano żadnego konta w parametrach filtru mamy także możliwość wybrania, dla jakiego Rodzaju planu kont będzie wykonane zestawienie. Użytkownik ma możliwość określenia rodzaju słownika oraz zawężenie poszukiwań do konkretnej analityki z tego rodzaju.
• Wartości zerowe – określa sposób zachowania się zestawienia, gdy wystąpią wartości zerowe, np. Pominąć gdy salda równe zero.
• Waluta – jakie wartości z kont pobrać do zestawienia: Wszystkie w PLN oznacza, że pobrane zostaną wszystkie wartości z kont, a wartości w innych walutach zostaną przeliczone do PLN. Tylko w złotych oznacza pobranie kont, które miały wpisane wartości w PLN. Kolejne pozycje do wyboru to waluty zdefiniowane w słowniku walut.
• Weź dane z – z jakich typów dokumentów pobrać dane, np. źródłowych, księgowych.
• Sprawdź daty BO – sprawdza daty Bilansu Otwarcia.
• Wyświetl konta – sposób wyświetlenia kont na zestawieniu, np. konta analityczne i nadrzędne.
• Salda kont rozrachunkowych obliczaj z rozrachunków – po zaznaczeniu parametru, na zestawieniu dodatkowo wyświetlone zostaną kolumny: Saldo WN (z rozrach.), Saldo MA (z rozrach.).

W zakładce Dokument należy określić, z jakich dokumentów powstanie zestawienie. Wybieramy:

• Dokumenty źródłowe – umożliwia określenie, jakie definicje dokumentów źródłowych pobrać do zestawienia oraz można dodatkowo określić numery takich dokumentów.
• Dokumenty księgowe – umożliwia określenie, jakie definicje dokumentów księgowych pobrać do zestawienia oraz można dodatkowo określić numery takich dokumentów.

W zakładce Kolumny zaznaczamy w spisie, które kolumny zostaną wyświetlone na zestawieniu.
Włączając opcję Zestawienia dla Kont – definiuj, w pierwszej kolejności widoczne jest okno Parametry zestawienia dla kont:

Z poziomu tego okna można przełączyć się do okna opisanego wcześniej. Umożliwia to przycisk Ustaw parametry zestawienia.
Sposób grupowania pozycji zestawienia:

• dla kont,
• dla analityki – należy wybrać analitykę do grupowania, w tym przypadku dostępne są również inne sposoby wyświetlania pozycji: konta analityczne z sumowaniem analityk – wyświetlane są pogrupowane konta dla analityki, syntetycznie – wyświetlane są wartości dla analityk, konta analitycznie (ta opcja działa taka samo jak konta analitycznie dla grupowania kont, umożliwia ona szybsze przefiltrowanie kont dla wybranej analityki) – wyświetlane są wartości dla kont.

Zestawienia okresowe

Zestawienia te dzielimy na: zestawienia stanów i obrotów kont, zestawienia stanów i obrotów kont księgi głównej, obrotów kont według parametrów, stanów i obrotów kont sumowane wg poziomów, kalkulator kont. Przed wyborem zestawienia należy ustawić prawidłowo filtr, który umożliwia analizę zapisów, spełniających żądane przez nas warunki.
Parametry zestawienia, zbudowane są z dwóch zakładek: Konto i Dokument. W filtrze można ograniczyć wyświetlanie do zadanego okresu, grupy kont, rodzaju kont, statusu konta, poszczególnych walut albo do określonego typu dokumentu.

W polu Konto, określamy, jakie konta ma obejmować zestawienie. Może to być jedno konto lub grupa kont, jeżeli użyjemy znaku „", np. 20 obejmie wszystkie konta 200, 201, 202 itd.
Zmiana ustawienia polega na wprowadzeniu konta z klawiatury, bądź po naciśnięciu klawisza <F6> i wybraniu go z planu kont. Pola od ... do – umożliwiają dokładniejsze ustawienie zakresu kont. Możliwe jest określenie kilku zakresów. Wprowadzać można je też od razu w pole Konto, oddzielając konta dwoma kropkami, a zakresy średnikiem, np. 100..130; 200..220;400..420. Rodzaj kont ogranicza dane do kont bilansowych lub pozabilansowych. Status konta pozwala wybrać konta rozrachunkowe, nie rozrachunkowe lub wszystkie. Wartości zerowe – ta opcja przydaje się przy wydrukach, gdy chcemy śledzić lub drukować tylko te dane, które mają wpisane jakieś wartości, np. tylko konta z obrotami. Możemy pomijać konta, których obroty i salda są równe zero. Pole Waluta umożliwia wybranie z listy rozwijanej odpowiedniej waluty. Sprawdzać daty BO – zaznaczenie tego ustawienia spowoduje sprawdzanie, przy tworzeniu zestawienia, daty księgowania pozycji w bilansie otwarcia roku i porównywanie ich z datami ustawionymi w filtrze. Parametr Tylko konta zdefiniowane, ma zastosowanie przy tworzeniu zestawienia stanów i obrotów kont wg parametrów. Określa czy program ma sprawdzać istnienie kont, jakie są podane w filtrze przy tworzeniu tego zestawienia i w zestawieniu drukować tylko konta istniejące w planie kont.
W zakładce Dokument, użytkownik systemu ustala, z jakich dokumentów mają zostać wzięte dane do zestawienia:

Ograniczono wybór typów dokumentów, poprzez pominięcie tych definicji, które nie miały zastosowania dla obrotów kont.

Zestawienia stanów i obrotów kont

Umożliwiają zestawienie stron Wn i Ma dla obrotów (w zadanym okresie), bilansu otwarcia i salda oraz Per salda dla dowolnie wybranych kont, dla których prowadzona była rejestracja. Jeżeli interesują nas koszty poszczególnych wydziałów bez względu na ich przynależność rodzajową, należy filtr kont ustawić, np. w sposób następujący: konto: 4!!-!**!!! (znak ! określa, na których pozycjach ma następować sumowanie wartości). Wówczas np. konta 401-011023, konta 413-332021 itd., będą sumowane (pozycje, gdzie są gwiazdki nie będą zbijane). Jeżeli dodatkowo chcemy ograniczyć zakres analizowanych kont, należy wpisać odpowiednie wartości, np.: Konto: 4"!' Zakres kont od: *01 Zakres kont do: 02 lub Konto: !!!" Zakres kont od: 401 Zakres kont do: 402 Wówczas obliczone wartości zawierały będą tylko zapisy na kontach spełniających powyższy warunek (tylko konta 401 i 402). Należy pamiętać, że „!" oraz „" zastępują dowolne znaki numerów kont i właściwe ich umieszczenie w filtrze i zakresie kont, umożliwia analizę uwzględniającą różne aspekty wykonywanych zestawień. W filtrze kont nie należy wprowadzać kresek. Po wyborze tego zestawienia ukaże się ekran, podobny do poniższego:

Zestawienie można wydrukować, posortować wg dowolnej kolumny, czy też założyć filtr. W odróżnieniu od filtru z menu Zestawienia, ikony aktywnego okna, służą do filtrowania danych wg wyświetlanych kolumn, nie jest możliwe, np. ograniczenie się do dokumentów z zadanego okresu, można to zrobić jedynie w filtrze opisanym wcześniej.

Zestawienia stanów i obrotów kont księgi głównej

Księgę główną stanowi zespół kont syntetycznych, na których zapisywane są zdarzenia w ujęciu systematycznym. Zapisów na określonym koncie Księgi Głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. Użytkownik może wyświetlić to zestawienie na różne sposoby, w zależności od tego, jakie zdefiniuje Parametry zestawienia.

Zestawienia obrotów kont wg parametrów

Opcja ta umożliwia sumowanie kont na dowolnych (pięciu) poziomach. Poziomy określa się w zakładce Parametry w oknie Parametry zestawienia, która wyświetla się użytkownikowi w momencie wybrania odpowiedniej opcji w Zestawieniach menu głównego:

Jeżeli wybrany zespół planu kont, zdefiniujemy jako syntetyka-grupa kosztowa-analityka, to ustalając sumowanie według pól 1,3,25 (sumowanie następuje po pierwszym znaku numeru konta, następnie po pierwszych trzech znakach, omijając znak „-", a następnie po pierwszych dwudziestu pięciu znakach konta), otrzymamy zestawienie, na którym widoczne będą stany poszczególnych kont analitycznych (25), zsumowane wartości dla poszczególnych grup kosztowych (3) oraz wartości kont syntetycznych (1).
Wykonanie sumowania daje następujący efekt:

Patrząc na kolumnę o nazwie Konto, widzimy, że sumowanie działa najpierw po pierwszym znaku konta, następnie po trzecim i po dwudziestym piątym.
Czasami dobrze jest zrobić jedno zestawienie wg parametrów, zawierające pewną grupę kont (np. wybrany podzespół zespołu 4) uszeregowany w inny sposób. Określamy to jako Wyjątki, dla których możemy rozwinąć maksymalnie trzy poziomy:

Należy pamiętać, że przy ustalaniu grup, nie trzeba uwzględniać kresek podziałowych (można pracować tak, jakby ich nie było).

Zestawienia stanów i obrotów kont sumowane wg poziomów

Zestawienie to umożliwia sumowanie poszczególnych elementów numeru konta, np. zespół 5 ma postać 5** – miejsce zakupu – rodzaj – rodzaj kosztu – tworząc takie zestawienie uzyskamy informację o poszczególnych rodzajach kosztów bez podziału na miejsca zakupu. Aby wykonać zestawienie, należy, w pierwszej kolejności, określić zakresy poszczególnych elementów kont (wprowadzając zakres od/do dla każdej grupy), oraz zaznaczyć, czy dana grupa ma być sumowana czy nie. Następnie ustalić poziomy grupowania kont (używając do tego celu znaków literowych) w zakładce Grupowanie w oknie Parametry zestawienia:

Zestawienia pozycji

Zestawienia stanów i obrotów kont analitycznie

Zestawienie to wykonujemy w opcji menu głównego Zestawienia → Zestawienia pozycji. Umożliwiają one szczegółową analizę wszystkich operacji, dotyczących interesujących nas kont w zadanym okresie czasu (oprócz informacji o całkowitych obrotach poszczególnych kont, otrzymujemy dodatkowo zestawienie wszystkich operacji, które na te obroty wpływają). Na ekranie, dla ułatwienia, wyświetlane są jedynie zestawienia stanów i obrotów kont. Aby zobaczyć analitykę konta, należy ustawić się kursorem myszki na żądanym koncie i wcisnąć klawisz <Enter> lub wybrać ikonę Pokaż pozycje dokumentów operujące na aktualnym koncie <F2>. Pojawi się wówczas tabela z poszczególnymi zapisami na dane konto:

Po zamknięciu okna filtru, w którym użytkownik systemu podaje zakres dat, konto oraz rodzaj obrotów, na ekranie monitora pojawi się okno z raportem o obrotach dla wskazanego w filtrze konta:

Ikonka drukarki pozwala na wydrukowanie analityki danego konta. Aby wydrukować analitykę wszystkich wyświetlonych kont, należy wybrać, zamiast ikony pozycji, ikonę drukarki w oknie głównym zestawienia stanów i obrotów kont analitycznych.

Zestawienia stanów i obrotów kont wg kont przeciwnych

To zestawienie pozwala nam na wydobycie tych zapisów, które mają po stronie Ma określony zakres kont. W oknie Parametry zestawienia, na zakładce Konto przeciwne, w polu Podaj konto przeciwne, wybieramy (ze wzoru planu kont) odpowiednie:

Aby możliwe było wykonanie takiego zestawienia, należy pamiętać, że podczas dekretacji wpis na konto musi być w jednym wierszu.

Raport konta

Raport konta jest opcją podobną do zestawienia stanów i obrotów kont analitycznie. Dostępna jest w menu Zestawienia → Zestawienia pozycji. Wyświetla spis pozycji dla zadanego konta, w zadanym zakresie czasowym, podając dodatkowo stan początkowy i końcowy konta. Zamiast pojedynczego konta można założyć grupę kont (np. 2 – będzie to spis pozycji dokumentów, gdzie zapis po stronie Wn lub Ma będzie na konto całego zespołu drugiego, lub np. 201 – raport dla subkont, należących do konta syntetycznego 201). Oczywiście, jeżeli konto 201 nie ma subkont, wówczas raport wykona się jedynie dla tego konta.
W przypadku, gdy nie pamiętamy numeru konta, można wcisnąć przycisk .Wyświetli się tabela z planem kont. Plan kont zawiera też takie symbole jak Magazyn, Kontrah, Nr, Stawka VAT. Wybór, klawiszem <Enter>, konta zawierającego analitykę, wymusza dokładniejsze zdefiniowanie konta, aż do najgłębszego poziomu analityki. Chcąc zatrzymać się na jakimś poziomie (np. 203-20-20 i numer magazynu) należy, po wybraniu tego poziomu, nacisnąć klawisz <Esc>. Raport konta jest sporządzany zawsze po dokumentach źródłowych.

Użytkownik może zobaczyć dokument, z którego powstał obrót na danym koncie. Służy do tego opcja Pokaż dokument (Ctrl+F2)  .

Za pomocą ikony drukowania lub klawisza funkcyjnego F9 użytkownik może wydrukować Raport konta. Możliwy jest także wydruk Raport konta walutowy, który ma identyczny układ jak wydruk Raport konta, tylko dodatkowo zawiera kolumny: Kurs, Waluta, Strona WN PLN, Strona MA PLN.

Lista pozycji źródłowych

Zestawienie to jest odpowiednikiem Dziennika. Różnica między nimi polega na tym, że Dziennik pokazuje pozycje dokumentów księgowych, a Lista pozycji źródłowych pokazuje pozycje dokumentów źródłowych.
W menu kontekstowym okna dostępna jest opcja Zakres dat dowolny, której włączenie umożliwia rozszerzenie zakresu dat dla pozycji wyświetlanych w oknie poza standardowy kontekst miesiąca FK. Po wyłączeniu parametru okno ponownie ustawi się na zakres dat miesiąca modułu FK.

Zestawienia miesięczne i roczne

Zestawienia miesięczne i roczne należą do grupy zestawień okresowych, cyklicznych, sporządzanych w pewnych określonych odstępach czasu.
W systemie należą do nich zestawienia:

1. obrotów kont,
2. obrotów kont księgi głównej,
3. obrotów kont wg parametrów,
4. obrotów kont sumowane wg poziomów,
5. budżetowe,
6. kalkulator kont.

Zestawienia obrotów kont wg parametrów i obrotów kont sumowane wg poziomów oraz kalkulator kont opisane zostały we wcześniejszych rozdziałach. W dalszej części podręcznika opisane zostaną pozostałe zestawienia z tej grupy.

Zestawienia obrotów kont

Opcja ta jest dostępna w menu głównym Zestawienia → Zestawienia miesięczne i Zestawienia → Zestawienia roczne. Jest to zestawienie podobne do zestawienia stanów i obrotów kont, ale zawiera obroty stron Wn i Ma we wszystkich miesiącach roku obrachunkowego (ewentualnie ograniczonych filtrem) oraz bilans otwarcia.
Zestawienia roczne przeprowadza się analogicznie jak miesięczne.

Zestawienia obrotów kont księgi głównej

Użytkownik ma tu do dyspozycji zestawienie pokazujące mu obroty na kontach syntetycznych księgi głównej.
Opcja ta dostępna jest w menu Zestawienia → Zestawienia miesięczne i Zestawienia → Zestawienia roczne.
Różnica między zestawieniem wykonywanym w danym miesiącu, a w danym roku jest taka, że opracowując zestawienie roczne Okres od... do podawany jest w skali lat, a nie miesięcy danego roku. Ponadto należy zaznaczyć dodatkowe pole o nazwie Do obrotów dodaj BO.

Budżetowe

Zestawienie to pokazuje realizację budżetu na kontach. Zestawienie miesięczne budżetu praktycznie niczym nie różni się od rocznego. W miesięcznym zestawieniu budżetowym należy dodatkowo określić, w odpowiednich, miesiące, jakich zestawienie będzie dotyczyć.

Zestawienie luk w numeracji księgowej

Użytkownik systemu ma możliwość tworzenia zestawienia luk w numeracji księgowej za dany okres.
Raport pokaże, jakich numerów dokumentów brakuje dla ciągłości numeracji księgowej.

Zestawienia użytkownika

Pozwalają one użytkownikowi zdefiniować własne zestawienia, z których będzie on często korzystał.

Użytkownik określa grupę, do jakiej będzie należało jego zestawienie, typ zestawienia, nazwę, którą będzie miało w systemie oraz krótki opis. Klikając na przycisk Ustaw parametry zestawienia, wyświetli się okno, w którym należy zdefiniować parametry, na podstawie których zostanie wygenerowane zestawienie:

W oknie Parametry zestawienia wbudowane zostały dwie zakładki: Konto i Dokument. W zakładkach należy określić odpowiednie wartości dla pól, które potem znajdą się na zestawieniu.

Różnice pomiędzy kursami dla podatku dochodowego

Zestawienie to pozwala uzyskać informacje na temat różnic kursowych powstających w wyniku zmiany kursów walut. Informacje te mają istotny wpływ na rozliczenia podatkowe. Zestawienie można tworzyć dla grup dokumentów sprzedaży i zakupu. Odpowiednie parametry dla zestawienia należy zdefiniować w filtrze:

Po zatwierdzeniu parametrów zestawienia, na ekranie pojawi się spis dokumentów, dla których będzie można porównać kursy z dnia poprzedniego i dzisiejszego.

Zestawienie pozycji kosztowych

Zestawienie dla pozycji kosztowych umożliwia wyfiltrowanie pozycji według zadanych parametrów takich jak: miejsce zakupu, kontrahent, samochód lub słownik powiązany do pozycji kosztowej.

Formularze definiowane

Opcja umożliwia zdefiniowanie formularza i jego pozycji, które mogą wynikać z kont (np. Obroty WN) lub wynikać ze wzoru z automatów. Taki formularz można następnie wydrukować używając standardowego wydruku, w którym można określić okres, za jaki przeprowadzić wydruk. Pierwszym etapem przy definiowaniu formularza jest dodanie go do spisu formularzy i określenie ile kolumn z danymi (od 1 do 3) będzie on zawierał. Drugim etapem jest zdefiniowanie kolejnych pozycji formularza. W oknie edycyjnym znajdują się następujące pola:

• Lp. – liczba porządkowa pozycji.
• W kolumnie – kolumna, w której znajduje się pozycja.
• Opis – opis pozycji wyświetlany na wydruku.
• Wzór – zestaw pól zmieniający się w zależności od wybranego rodzaju wzoru:
• Kwota wpisana – umożliwia wprowadzenie kwoty.
• Obroty WN...Persaldo BZ – formuły umożliwiające na wyliczenie z kont księgowych. Pod przyciskiem konto wywołuje się okno zaawansowanego filtru (takiego jak w opcji Zestawienie dla kont), w którym można określić konta, które wybrać do obliczeń i konta, które ewentualnie pominąć. W polu Wynik można określić, czy wynik obliczeń ma być jedną kwotą czy rozbić go na poszczególne podrzędne konta, jeżeli wystąpią.
• Zaawansowane – umożliwia wybranie wzoru zdefiniowanego w opcji Automaty → Wzory.

Trzecim etapem jest wydruk formularza. Przed wydrukowaniem (wyświetleniem) wyników należy określić okres, za jaki przeprowadzić obliczenia:

• Za miesiąc – obliczenia zostaną wykonane za wybrany miesiąc.
• W miesiącach – obliczenia zostaną wykonane dla każdego z miesięcy w podanym zakresie, tak więc wybierając zakres od stycznia do marca na wydruku powstaną kolumny dla miesięcy styczeń, luty i marzec.
• W latach – obliczenia zostaną wykonane dla każdego z lat w podanym zakresie podobnie jak to się dzieje w przy wyborze okresu W miesiącach.

Kalkulator kont

Kalkulator kont jest opcją pozwalającą na błyskawiczne uzyskanie informacji o stanach poszczególnych kont oraz wykonania na nich operacji arytmetycznych. Stanowi on słownik, w którym każdy rekord zawiera zestaw zdefiniowanych wzorów, których wartości można dowolnie drukować.
Opcja jest dostępna dla zestawień:

• Zestawienia okresowe → Kalkulator kont (okresowy)
• Zestawienia miesięczne → Kalkulator kont (miesięczny)
• Zestawienia roczne → Kalkulator kont (roczny)

W oknie Kalkulator kont wyświetlane są zdefiniowane pozycje (wzory) dla wybranego kalkulatora. Za pomocą opcji Wybierz kalkulator (Ctrl+K) możliwa jest zmiana lub utworzenie nowego kalkulatora. Zestaw wzorów i ich ułożenie zapamiętywane są automatycznie.

W oknie dostępne są opcje:

• Pokaż (F2) - podgląd pozycji wzoru
• Dodaj (F3) - umożliwia dodanie pozycji wzoru kalkulatora
• Kopiuj (Ctrl+F3) - umożliwia skopiowanie aktualnie wybranego wzoru
• Popraw (F5) - umożliwia edycję danych pozycji wzoru
• Usuń (F8) - - usuwa pozycję wzoru
• Oblicz (Ctrl+O) - uruchamia obliczanie wzoru
• Sprawdź wzory (Shift+O) -przeprowadza analizę składniową wzorów i wyświetla komunikat z informacją o poprawności wzorów
• Ilość kolumn wzoru - umożliwia określenie ilości kolumn z wartościami widocznych w kalkulatorze, dozwolone wartości to 1,2 lub 3.
• Waluta - należy określić walutę (wartości z kont tylko w danej walucie), dla której przeprowadzone zostaną obliczenia
• Zakres dat od/do - zakres czas, dla którego przeprowadzane są obliczenia

Okno edycyjne pozycji kalkulatora zawiera pola:

• LP - liczba porządkowa wzoru
• Kod wzoru - służy do identyfikacji pozycji w kalkulatorze. Uzupełnienie pola jest opcjonalne, w przypadku podania wartości pola, kod wzoru będzie można stosować w innych wzorach.
• Wzór - służy do wprowadzenia formuł zdefiniowanych w słowniku Formuły.
• Wzór 1, Wzór 2 - pola analogiczne do pola Wzór, pozwalają na wyliczanie wartości w dodatkowych kolumnach w przypadku, gdy w oknie Kalkulator kont wybrano Ilość kolumn wzoru większa od 1.
• Opis - pozwala na wprowadzenie charakterystyki obliczeń wzoru
• Data od - od której daty liczyć obroty. Program standardowo przyjmuje pierwszy dzień po ostatnio zamkniętym miesiącu. Możliwa jest zmiana daty dla każdego wzoru oddzielnie. Saldo, wartości narastająco Wn, narastająco Ma i bilans otwarcia nie są tą wartością ograniczone.
• Data do - do jakiego okresu obliczać dane. Domyślnie program przyjmuje datę aktualną. Możliwa jest zmiana daty dla każdego wzoru oddzielnie.
• Wartość minimalna/maksymalna - wartości graniczne, jakie mogą przyjmować wartości wyliczane z tego wzoru

Uwaga!
Należy pamiętać, że obliczanie wartości zdefiniowanych wzorów nie następuje automatycznie - należy zastosować opcję Oblicz (Ctrl+O).

Automaty

Automaty są to mechanizmy, które potrafią zaksięgować żądane wartości według określonych parametrów.
Wszystkie automaty mają wspólny sposób działania. Posiadają grupę, która decyduje o tym, w jakim dniu miesiąca chcemy automat wystawiać (domyślnie ostatni dzień miesiąca) oraz wskazuje na dokument Polecenia Księgowania (PK), który ma powstać po wykonaniu automatu. Automat w pierwszej kolejności oblicza kwotę wynikającą ze wzoru, a następnie dekretuje według ułożonej definicji dekretacji.

Dla Automatów takich jak: automatyczne polecenia księgowania, międzyokresowe rozliczenia kosztów, przeksięgowania, rozdzielniki kosztów można podejrzeć księgowania pozycji. Służy do tego opcja, ukryta pod prawym klawiszem myszki Pokaż księgowania pozycji (Ctrl+K). Ponadto można wydrukować księgowania w rozbiciu na miesiące obrachunkowe.

Definicje dekretacji są podobne do wzorców dekretacji dokumentów, różnicą jest kwota, która jest wyliczona ze wzoru, a nie pobrana z dokumentu. Każda grupa może być wykonywana oddzielnie. W grupie mamy pozycje. Każda z nich może mieć dowolny wzór i dowolny dekret. Wszystkie pozycje wystawią się w jednym dokumencie. W pozycjach podaje się datę, od kiedy, do kiedy pozycja ma być naliczana. Gdy jakaś pozycja nie jest już Aktywna, należy jej wpisać "datę do". Można też zaplanować, że dana kwota ma dekretować się przez rok i od razu wpisać datę do.

System umożliwia kopiowanie automatów. Opcja jest dostępna w menu Automaty → Polecenia księgowania / Międzyokresowe rozliczenia kosztów / Rozdzielniki kosztów/ Grupowe operacje →  prawy przycisk myszy → Kopiuj (Ctrl+F3).

Po uruchomieniu opcji Międzyokresowe rozliczenia kosztów oraz Przeksięgowania, na ekranie wyświetlają się tylko te pozycje, które wykonają się w ustawionym miesiącu. Pozycje, które straciły ważność (np. polisy z zeszłego roku) można zobaczyć po wybraniu z menu kontekstowego prawego klawisza myszki opcji Pokaż pozycje z wszystkich okresów.

W opcji Rozdzielniki kosztów i Przeksięgowania można nie podawać daty początkowej, od której automat ma się wykonać. Jeśli użytkownik nie poda daty, to automat będzie się wykonywał zawsze. W Międzyokresowych rozliczeniach kosztów – datę początkową należy podać zawsze.

Automatyczne polecenia księgowania

Automatyczne Polecenia Księgowania służą do wykonywania dowolnych stałych poleceń księgowania. Można zdefiniować stałe zdarzenia w firmie, począwszy od prostych kwot (np. księguj 100 zł na konto 400-01 – ryczałtowa opłata za usługę) do skomplikowanych i rozbudowanych kwot wynikających z zaawansowanych wzorów (patrz punkt Wzory do automatów). W ten sposób dekretujemy wszelkie zdarzenia, które można w jakiś sposób zdefiniować, np. 10% zysku przedekretuj na konto w alternatywnym planie kont.
Jeśli w systemie nie ma zdefiniowanych żadnych automatycznych poleceń księgowania, to po wybraniu tej opcji, na ekranie monitora pojawi się okno Grupa automatów poleceń księgowania, w którym należy wypełnić odpowiednie pola:

Następnie na ekranie monitora pojawi się okno Automatyczne polecenia księgowania, w którym za pomocą ikony dodawania lub klawisza funkcyjnego <F3> użytkownik może zdefiniować pozycje automatu:

W menu podręcznym prawego klawisza myszki znajduje się opcja Pokaż księgowania pozycji (dostępna również za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+K>). Umożliwia ona użytkownikowi podejrzenie księgowań pozycji. Opcja ta dostępna jest nie tylko dla automatycznych poleceń księgowania, ale także dla międzyokresowych rozliczeń kosztów, przeksięgowań i dla rozdzielników kosztów.
W systemie możliwy jest wydruk księgowań w rozbiciu na miesiące obrachunkowe.

Międzyokresowe rozliczenia kosztów

Rozliczanie kosztów w czasie określa się mianem rozliczenia międzyokresowego kosztów. Stosuje się je, gdy w jednostce wystąpią koszty dotyczące jednego okresu sprawozdawczego lub kilku takich okresów. Jednoznaczne przypisanie kosztów do okresu, którego dotyczą jest konieczne dla ustalenia prawidłowego wyniku finansowego. Wymienić można dwa rodzaje tego typu rozliczeń:

1. Czynne – koszty dotyczące przyszłych okresów zostały poniesione „z góry",
2. Bierne – do kosztów danego okresu zalicza się wielkości dotyczących go prawdopodobnych zobowiązań, wynikających ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez, np. kontrahentów.

W systemie rozliczenia międzyokresowe kosztów znajdują się w opcji menu głównego Automaty i tam można je definiować. Jeśli w systemie nie ma zdefiniowanych żadnych międzyokresowych rozliczeń kosztów, to po wybraniu tej opcji, na ekranie monitora pojawi się okno Grupa rozliczeń międzyokresowych, w którym należy wypełniać odpowiednie pola.

Zakładka 2 Słowniki definiowane umożliwia wskazanie słownika definiowanego oraz analityki księgowej.


Na zakładce 3 Dokumentacja możliwe jest wskazanie dokumentacji.

Następnie na ekranie monitora pojawi się okno Międzyokresowe rozliczenia kosztów, w którym za pomocą ikony dodawania lub klawisza funkcyjnego F3 użytkownik może zdefiniować pozycje automatu:

Podana kwota rozkładana jest według typu rozbijania kosztów. Możliwe są następujące Typy (sposoby) rozbijania kwot w systemie:

• Miesięczny od daty – jeśli użytkownik wskazuje okres czasu 12 miesięcy od daty 2.01.2010, to dekretacja zostanie zaplanowana do 31 stycznia 2011.
• Miesięczny od następnego miesiąca – dekretacja zostanie zaplanowana od następnego miesiąca w stosunku do miesiąca, w którym nastąpił zakup.
• Miesięczny od miesiąca z daty – jeśli użytkownik wskazuje okres czasu 12 miesięcy od daty 20.09.2010, to dekretacja zostanie zaplanowana do sierpnia 2011.
• Kwartalny – dekretacja planowana jest kwartalnie.
• Dowolny – pozwala na zaplanowanie dekretacji na następne miesiące według dowolnego wyboru użytkownika. System rozłoży daną kwotę na podana liczbę miesięcy, a operator będzie mógł poprawić kwotę dla każdego miesiąca. Przy wybraniu innych typów niż dowolny, użytkownik nie ma możliwości poprawienia kwot.

Jeśli użytkownik systemu zdefiniuje wszystkie pola i wybierze odpowiedni typ rozbicia kosztów, to żeby podejrzeć ich rozłożenie w określonym czasie, należy kliknąć na przycisk .
W ostatnim miesiącu kwota ta jest korygowana o zaokrąglenia powstałe w czasie rozliczania. Dzięki tej opcji można dekretować polisy, prenumeratę, czy w prosty sposób środki trwałe itp. Wzorem jest zawsze wpisana kwota i nie ma możliwości stosowania zaawansowanych wzorów, gdyż na koniec okresu suma kwot musi być zgodna z kwotą wpisaną. System umożliwia kopiowanie zawartości okna Kwoty miesięczne do schowka, opcja dostępna jest pod prawym przyciskiem myszy.

W międzyokresowych rozliczeniach kosztów można określać dodatkową analitykę, która jest wykorzystywana podczas dekretacji. Dzięki temu nie trzeba dla każdego międzyokresowego rozliczenia kosztów układać osobnego dekretu. W grupie MRK, należy określić, jaką analitykę dodatkowo chce użytkownik przyporządkować do MRK, a w pozycjach wybrać odpowiednią pozycję.
Na zakładce 2 Księgowania widoczna jest lista wykonanych księgowań, a za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy możliwy jest podgląd dokumentu PK.

Okno umożliwia również wprowadzenie uwag do pozycji MRK (zakładka Uwagi), uzupełnienie dodatkowych słowników definiowanych (zakładka Słowniki definiowane) oraz dodanie dokumentacji do pozycji MRK (zakładka Dokumentacja).

Na zakładce 6 Powiązania możliwe jest powiązanie pozycji z dokumentem sprzedaży lub zakupu.

Przeksięgowania

Chcąc dokonać przeksięgowania, włączamy opcję Automaty →Przeksięgowania. Jeśli w systemie nie ma zdefiniowanych żadnych przeksięgowań, to po wybraniu tej opcji, na ekranie monitora pojawi się okno Grupa przeksięgowań, w którym należy wypełnić odpowiednie pola:

Następnie na ekranie monitora pojawi się okno Przeksięgowania, w którym za pomocą ikony dodawania lub klawisza funkcyjnego F3 użytkownik może zdefiniować Pozycje przeksięgowania: Dane pozycji, Dane do przeksięgowania, Definicję sposobu dekretacji dokumentu:

W oknie Pozycje przeksięgowania, należy zaznaczyć daty przeksięgowania, następnie uzupełnić pole Wzór. Po uzupełnieniu pola wzór, należy kliknąć na przycisk . Na ekranie monitora pokaże się okno, w którym trzeba wybrać konta dla całej grupy, np. 5. Po określeniu kont, należy utworzyć dekret. Podczas tworzenia dekretu, po jednej stronie wybieramy, w naszym przypadku – 860, a po drugiej – konto i kwotę ze wzoru. Konto ze wzoru, jest to konto wybrane za pomocą opcji znajdującej się pod przyciskiem .
Przeksięgowania różnią się od automatycznych PK tym, że gdy kwota jest ujemna, program domyślnie ustawia dekret tak, aby zmienił strony i znak kwoty. Domyślnie też wynik jest rozbijany na konta, tak aby dekret mógł pobrać konto z wyniku. W automatycznych PK, wynikiem jest domyślnie jedna kwota.

Rozdzielniki kosztów

Umożliwiają bogatą analizę różnego rodzaju kosztów powstających w firmie. Dzięki zastosowaniu rozdzielnika, użytkownik uzyskuje pełny i przejrzysty obraz kosztów.

W polu Dzień wystawienia, podajemy okres czasu na jaki przyjmowany jest rozdzielnik. Kwotę dla rozdzielnika wybieramy z listy rozwijanej pola Wzór. Określamy sposób dekretacji dokumentu i definiujemy pozycje dekretu.
Zadaniem rozdzielnika jest automatyczne rozdzielenie kosztów na dowolnie wybrane konta w zależności od zadanych parametrów. Rozdzielnik kosztów ma nagłówek, który decyduje o tym, którego dnia i jaki dokument księgowy ma powstać. W nagłówku określamy też kwotę do podziału na poszczególne pozycje. Kwota może być wpisana ręcznie, lub obliczona według wzoru. Może to być saldo konta kosztów energii elektrycznej. Załóżmy, że chcemy rozbić koszty energii elektrycznej całego zakładu na poszczególne działy proporcjonalnie w zależności od wartości sprzedaży netto każdego działu.
Załóżmy, że firma ma 3 działy sprzedaży – Hurt, Detal, Wysyłkowy oraz działy – Administracja i Kadry.
W danym miesiącu koszty energii wyniosły 1000 zł.
Mamy następujące koszty na danym dziale:
411 – 01 – koszty Administracji
411 – 02 – koszty Kadr
412 – Działy – koszt poszczególnych działów sprzedaży – konto jest zbudowane z analityki DZIAŁY (Hurt, Detal, Wysyłkowy)
Obroty sprzedaży netto znajdują się na koncie 730 – Działy.
Stałymi kosztami energii obciąża się dział Administracji – zawsze jest to 100 zł (założenie zarządu).
Dodajemy pozycje do rozdzielnika kosztów. W polu Jak rozdzielać wybieramy opcję Wartość stała odejmowana od kwoty ogólnej (w tym przypadku kosztów energii – 1000 zł). W pozycji Wzór wprowadzamy kwotę wpisaną – 100zł (możemy zastosować skomplikowany wzór i odjąć go od kwoty głównej). Układamy dekret, który zadekretuje tą kwotę na konto 411 – 01.
Kolejnym działem jest dział Kadr. Chcemy obciążyć dział kadr 20% zużycia energii. Dodajemy kolejną pozycję. W polu Jak rozdzielać wybieramy opcję Wskaźnik procentowy z kwoty ogólnej i wpisujemy stały wskaźnik 20% (możemy zastosować wzór, który obliczy ten wskaźnik w danym miesiącu). Układamy dekret który zadekretuje to na konto 411 – 02.

Następnie chcemy rozdzielić proporcjonalnie pozostałe koszty według obrotów z konta 730. Dodajemy kolejną pozycję. W polu Jak rozdzielać wybieramy opcję Wartość do rozdzielnika kosztów jako proporcja do kwoty ogólnej, definiujemy zaawansowany wzór, którego wynik jest rozbity na konta (patrz Wzory do automatów) i wybieramy konto 730 – Działy. Następnie układamy dekret który zadekretuje to na konto 412 – Działy.
Przy założeniu, że obroty poszczególnych działów wynoszą:

• Hurt – 150 000 zł,
• Detal – 250 000 zł,
• Wysyłkowy 300 000 zł,

w wyniku zadziałania rozdzielnika otrzymamy następujący wynik:

• Kwota 100 zł – zadekretowana na konto 411-01,
• Kwota 200 zł (20% z 1000) – zadekretowana na konto 411-02.

Pozostała kwota 700 zł, zostanie rozbita proporcjonalnie pomiędzy 3 działy.

• Hurt – 150 zł – konto 412 – 01 (program zadekretuje automatycznie, gdyż analityka działów występuje we wzorze, który zwraca wynik w rozbiciu 730 – DZIAŁY),
• Detal – 250 zł na konto 412 – 02,
• Wysyłkowy – 300 zł na konto 412-03.

Razem 1000 zł.
W przypadku, gdy do firmy dojdzie kolejny dział, nie musimy modyfikować tak zdefiniowanego rozdzielnika kosztów. Rozdzielnik sam uwzględni dowolną ilość działów, jaką dodamy w kolejnych miesiącach.
Do rozdzielnika możemy zastosować wiele pozycji rozbijanych proporcjonalnie i obliczanych według różnych wzorów. Rozdzielnik zawsze obliczy poszczególne pozycje, a następnie proporcjonalnie policzy dla nich kwoty i zadekretuje według różnych dekretów z poszczególnych pozycji.
W wyniku dzielenia mogą powstać zaokrąglenia. Program kontroluje czy zaokrąglenia nie przekroczyły wartości dopuszczalnej. Jeżeli tak się stanie, oznacza to niepoprawnie ułożony rozdzielnik. Program poinformuje o tym i nie wykona rozdzielnika. Jeżeli zaokrąglenia zmieszczą się w regułach matematycznych, program dołoży lub odejmie po jednym groszu w tylu pozycjach, aby wyrównać to do kwoty ogólnej. O kolejności decyduje kolejność w układaniu wzorów. Zaokrąglenia nie są dopisywane do kwot stałych, tylko do kwot obliczonych z proporcji lub do kwot obliczonych ze wskaźnika procentowego. Program wyświetli informacje o dokonanych korektach.
UWAGA!
Istnieje możliwość rozbicia kwot z wielu kont według tego samego klucza wynikającego z pozycji.
UWAGA!
W systemie możliwe jest wykonanie wielu rozdzielników pogrupowanych według wybranej analityki.
Dodatkowo na oknie Spis rozdzielników kosztów użytkownik systemu może, za pomocą ikony Kopiuj , skopiować definicję oraz wszystkie pozycje wskazanego rozdzielnika kosztów.

Automaty do kont (tzw. 4 na 5)

Opcja ta pozwala zespół 4 planu kont, czyli koszty według rodzajów, przełożyć na zespół 5, czyli na koszty według typów działalności.
Automaty te stanowią definicje dekretacji, które podpinamy do konta we wzorcu planu kont lub w menu Automaty → Automaty do kont. Gdy ręcznie wykonamy zapis na konto, do którego jest przypisany automat, program dodatkowo wykona zapisy (może być wiele pozycji) na konta wskazane w dekrecie. Program pobierze analityki z konta, które wpisaliśmy, o ile to możliwe. Jeżeli konto wpisane nie posiada wszystkich informacji potrzebnych do wykonania automatu, program zapyta się o brakujące dane. Kwota bazowa, jaką pobierze dekret jest kwotą wpisaną przez użytkownika do pozycji. Od wersji 210 w dekretach mamy możliwość zastosowania wzoru. Dzięki temu możemy ustalić, żeby automat nie pobierał całej kwoty wpisanej przez użytkownika, ale np. 10 % jej wartości i wrzucał ją na konto pozabilansowe. Możliwe jest też w dekrecie zapytanie o rozbicie kwoty bazowej i wtedy użytkownik może dodatkowo rozbić kwotę na kilka analityk.
Automat taki działa tylko podczas ręcznego wpisywania pozycji. Automat nie działa, gdy pozycja jest poprawiana – w takim wypadku trzeba poprawić również automatyczne pozycje.

Grupowe operacje dla automatów

Za pomocą tej opcji użytkownik może zdefiniować listę automatów (automatyczne polecenia księgowania, rozdzielniki kosztów, przeksięgowania, międzyokresowe rozliczenia kosztów), która zostanie wykonana w ustalonej kolejności.
Jeśli w systemie nie została zdefiniowana żadna grupa operacji, to po wybraniu opcji Grupowe operacje na ekranie monitora pojawi się okno, w którym należy określić nazwę dla grupy operacji:

Jeśli dla pozycji grupowej operacji, zaznaczona zostanie opcja Usuń po wykonaniu wszystkich pozycji to, po wykonaniu wszystkich automatów, automatycznie usunięty zostanie dokument PK, powstały w wyniku jej uruchomienia.

W polu Grupa użytkownik może wybrać grupę, dla której chce wprowadzać pozycje.
Nowe pozycje dla grupowej operacji dodajemy za pomocą ikony Dodaj lub klawisz funkcyjnego (F3). Wprowadzone dane można zmieniać korzystając z opcji Popraw (F5).
W systemie możliwe jest definiowanie polecenia usunięcia dokumentu powstałego z wcześniejszego automatu. Polecenie usuwania należy wybrać z listy rozwijanej pola Polecenie:

Zaznaczenie opcji Usuń po wykonaniu wszystkich pozycji, sprawi, że w kolumnie Usuń na koniec, znajdującej się w oknie Pozycje grupowej operacji, pojawi się napis TAK:

W przypadku nie wykonania wszystkich operacji z danej grupy możliwe jest kontynuowanie procesu. Kontynuować proces można tylko dla tego samego miesiąca, w którym nie został on zakończony.

Wzory

Użytkownik może stworzyć grupy wzorów, z których będzie korzystał podczas księgowania na kontach, przy określaniu rozdzielnika kosztów, w Kalkulatorze kont, podczas dokonywania przeksięgowań, w definiowaniu formularzy. Opcja Wzory dostępna jest w menu głównym Automaty. Jeśli użytkownik chce zdefiniować nowy wzór, może to zrobić za pomocą ikony Dodaj (F3). Wyświetli się okno:

Po określeniu Nazwy wzoru, wybraniu Rodzaju wyniku i Grupy, klikamy na ikonę Dodaj i tym samym włączamy okno Pozycje wzoru:

W tym oknie określamy i opisujemy poszczególne składniki wzoru.
W zależności od zdefiniowanego wzoru automat może zachowywać się inaczej. Każdy wzór ma swój nagłówek, w którym wpisujemy Nazwę i Typ wyniku. Istnieje możliwość wybrania trzech rodzajów wyniku:

• Jedna kwota – w wyniku wszystkich obliczeń powstanie jedna kwota.
• Rozbity na konta – wynik będzie rozbity na konta i dekretacja będzie wykonywana dla każdego konta.
• Rozbity na analityki – wynik rozbity na analitykę wskazaną w nagłówku, np. Miejsca sprzedaży.

Do nagłówka definiujemy pozycje wzoru. Dla każdej pozycji określamy znak '+' lub '-', który mówi o tym, jak pozycja ma być dodana do wyniku. W przypadku, gdy wynik jest rozbity na konta lub analityki, a w kilku pozycjach zostanie zwrócone to samo konto, program doda wynik do już wcześniej obliczonego pod warunkiem, że konto lub analityka zgadzają się. Oznacza to, że wynik zawsze będzie zbity, nigdy nie dostaniemy wyniku w dwóch pozycjach na tym samym koncie.
Rodzaj wzoru:

• Wartość wpisana – podajemy kwotę ręcznie, np. 100 zł.
• Wartość z kont – podajemy wzór (np. saldo i filtr na konta, np. 7 i 4 – do przeksięgowania na wynik finansowy). Dla tego rodzaju wzorów możliwe jest obliczenie wartości z poprzedniego miesiąca.
• Wartość z innego wzoru – możemy podpiąć inny wzór już wcześniej zdefiniowany. Jeżeli aktualny wzór ma zwrócić jedną kwotę a podpinany ma zwrócić wynik w rozbiciu na konta, program zsumuje rozbicia i pobierze jedną kwotę. W odwrotnym przypadku, jeżeli wynik ma być rozbity a wzór używany do pozycji nie jest rozbity, program zapyta, do jakiego konta analityki ma tą pozycję przyporządkować.
• Wartość z procedury wbudowanej – pozwala na zaawansowane obliczenia z wykorzystaniem procedur wbudowanych w bazie SQL. Dzięki temu możemy zastosować dowolnie skomplikowane obliczenia specyficzne dla danej firmy.

Możemy wynik z pierwszego wzoru pomnożyć lub podzielić przez drugi składnik. Jeżeli w wyniku pierwszej pozycji powstanie wynik rozbity na konta, to każda kwota wyniku zostanie podzielona lub pomnożona przez wyliczony składnik drugi. Składnik drugi jest zawsze traktowany jako jedna kwota. W przypadku wzoru Wartość z kont – brane są do obliczeń kwoty PLN. Możemy zastosować dowolnie skomplikowany wzór, możemy skorzystać z wskaźników, które wynikają z alternatywnego wzoru kont lub procedury wbudowanej.
UWAGA!
Użytkownik ma możliwość kopiowania całego wzoru oraz jego pozycji na okienku edycyjnym wzoru. Do kopiowania całego wzoru służy opcja Kopiuj (Ctrl+F3) . Pozycje wzoru kopiuje się identycznie jak całe wzory.
Jeżeli wynik ma być rozbity na konto lub analitykę, możemy określić, do jakiej analityki lub konta należy aktualna pozycja. Jeżeli wynik z pozycji jest funkcją konta (np. Saldo) nie trzeba podawać, jakiego konta dotyczy, gdyż wynika to z funkcji.
W oknie Pozycja wzoru wbudowany jest przycisk Zaawansowane. Po kliknięciu na niego wyświetla się okno, w którym można podać warunki dla kont. Warunki określamy w czterech pod zakładkach okna:

Jeśli użytkownik, prawym klawiszem myszki, włączy (w oknie Wzory) opcję Widok → Szczegóły u dołu lub Widok → Szczegóły z prawej, to w zakładce Pozycje wyświetli się lista pozycji bieżącego wzoru.
UWAGA!
Podczas edycji pozycji wzoru nie jest możliwe wpisanie opisu. Generowany jest on automatycznie przez program. W opisie wymienione są wybrane konta, analityki oraz nazwa funkcji – gdy wartość jest z kont, nazwa wzoru – gdy wartość jest z innego wzoru lub kwota – gdy wartość jest wpisana.

Sprawozdania

Formularze

W menu Sprawozdania → Formularze znajduje się zestaw predefiniowanych formularzy księgowych, używanych do analiz w przedsiębiorstwie oraz do raportowania dla instytucji finansowych lub urzędu statystycznego.

Formularze mogą być wypełniane ręcznie lub tworzone na podstawie wzorów i formuł wyliczających wartości poszczególnych pól. Istnieje możliwość eksportu formularza do arkusza kalkulacyjnego oraz importu danych z arkusza do formularza w programie. Opcje te są dostępne w oknie edycyjnym formularza: Eksport formularza do arkusza kalkulacyjnego oraz Import z arkusza kalkulacyjnego do formularza. 

Rodzaj formularza można wybrać w menu → Sprawozdania oraz bezpośrednio w oknie Formularze za pomocą listy rozwijanej. W oknie tym widoczne są wyłącznie formularze wybranego typu, np. Bilans, w obrębie aktualnego kontekstu roku. Zmiana typu formularza, np. na Rachunek zysków i strat spowoduje wyświetlenie nowych danych w oknie (nie zostanie uruchomiona nowa zakładka w programie).

Dodając nowy formularz, za pomocą opcji  Dodaj (F3) w pierwszym kroku należy określić jego parametry:

• Rok i miesiąc – rok i miesiąc, za który będzie sporządzony formularz. Gdy pola formularza będą wyliczane ze wzorów właśnie na ten rok i miesiąc.
• Uwzględnij konta pozabilansowe przy wyliczaniu wartości ze wzorów – zaznaczenie opcji powoduje, że gdy we wzorze na wartość pola np. OWN(490) występują analityki, które są bilansowe i pozabilansowe to program przy obliczeniach uwzględni obroty na kontach dla wszystkich rodzajów kont. Taki znacznik występuje również przy definiowaniu pozycji wzoru dla formularzy i w wypadku, gdy we wzorze zaznaczy się taki znacznik, a w formularzu nie to i tak wartości z kont pozabilansowych zostaną pobrane do obliczeń.
• Przy wyliczaniu wartości pól ze wzorów pobierz dane z dokumentów źródłowych – zaznaczenie opcji powoduje, że do obliczeń brane są wartości z dokumentów źródłowych w przeciwnym wypadku z księgowych.
• Zestaw wzorów i formuł wyliczania pól – w tej opcji należy przyporządkować zestaw wzorów, według którego wartości pól formularza będą wyliczane.

Zmiana parametrów w oknie Data formularza jest możliwa za pomocą opcji w menu pod prawym przyciskiem myszy → Zmień parametry (Ctrl+F5).

Podczas edycji formularzy zadziała opcja sprawdzania czy wszystkie konta bilansowe (Bilans)/wynikowe (RZiS) zostały wykorzystane w danym formularzu we wzorach. Jeżeli program znajdzie niewykorzystane konta, wyświetli je w raporcie z informacją dla użytkownika.
Po wyborze parametrów pojawia się okno formularza zawierające spis zakładek, na których znajdują się pola edycyjne z wartościami pól formularza oraz na dole okna przyciski umożliwiające wykonanie podstawowych operacji. Na pierwszej zakładce zawsze znajdują się dane podstawowe formularza tj. adres firmy i dane osób sporządzających formularz. Dane adresowe i osobowe do formularza pobierane są z danych firmy (menu System → Dane firmy), które można edytować na zakładce Dane do PIT- ów, wydruków.

Opis znaczenia poszczególnych przycisków:

• Drukuj – opcja umożliwia wydrukowanie formularza. Uruchamiane jest standardowe okno wydruku gdzie można podejrzeć i wydrukować formularz, a także ustawić, na jakiej drukarce sporządzić wydruk.
• Zatwierdź formularz – opcja umożliwia zatwierdzenie wartości formularza i zapamiętanie ich. Po zatwierdzeniu wartości nie będą już przeliczane i przy ponownym wejściu do formularza pozostaną takie jak w momencie zatwierdzenia.
• Wzory – umożliwia przełączenie się na edycję wzorów dla wybranych pól formularza. Podczas podpinania wzorów dla pól formularza mamy przy każdym polu przycisk F6, który uruchamia okno umożliwiające podpięcie zdefiniowanego wzoru. Patrz Wzory i formuły dla formularzy poniżej.

W oknie edycji wzoru dla pól formularzy pozycje wzoru wprowadza się bezpośrednio w tabeli w oknie (edycja podobnie jak na arkuszu kalkulacyjnym). W kolumnie konto można wywołać słownik planu kont i wybrać pasujące konto lub przeciągnąć myszką konto ze słownika do tabeli na oknie. W kolumnie Konto zaawansowane można zdefiniować zaawansowane warunki jakie konta pobrać do pozycji wzoru. Okno wywołuje się poprzez opcję Edytuj wzór dostępną w menu podręcznym dla pól z kwotami formularzy księgowych edytowanych na oknie wydruku, lub w pod przyciskiem Edytuj wzór na formularzach edytowanych w tradycyjnym oknie.

• Wymuś wartość – opcja umożliwia wymuszenie wartości wskazanego pola i wpisanie takiej wartości ręcznie. Umożliwia to wpisanie innej wartości niż wyliczona z wzoru, gdy  np. nie dysponujemy jeszcze zaksięgowanymi wszystkimi pozycjami dla kont.

• Opcje – w menu dostępne są funkcjonalności:
• Wymuś wszystkie pola
• Wymuś wszystkie pola bez podpiętego wzoru
• Anuluj wszystkie wymuszenia
• Zeruj kwoty wszystkich wymuszeń
• Eksport formularza do arkusza kalkulacyjnego
• Import z arkusza kalkulacyjnego do formularza – po wybraniu tej opcji użytkownikowi zostanie zaprezentowane okno z opcjami importu. Należy wybrać separator jakim rozdzielone są pola w pliku CSV, a następnie za pomocą przycisku „Wskaż plik do importu" wybrać importowany plik. W przypadku gdy plik będzie edytowany w innym programie lub nie można go będzie odczytać program wyświetli komunikat. Po prawidłowym wczytaniu pliku należy ustalić wiersz i kolumnę w której zaczynają się wartości które mają być zaimportowane na formularz (np. C9). W sekcji wymuś możemy wskazać które pola mają być nadpisane, czy wszystkie, czy te z wzorami mają zostać pominięte.

W formularzach: Bilans (2016), Rachunek zysków i strat w.p.(2016), Rachunek zysków i strat w.k. (2016), F01 – I-01 (2017) w menu kontekstowym (dostępnym pod prawym przyciskiem myszki) znajduje się opcja Kopiuj wzory. Po uruchomieniu opcji pojawi się okno do kopiowania wzorów. Można przekopiować wzory, ze zbioru dostępnych wzorów dla danego formularza lub z wcześniejszych formularzy.

Konfigurator formularzy sprawozdań finansowych

Narzędzie umożliwia utworzenie własnych formularzy deklaracji od podstaw lub na bazie predefiniowanych wzorów, np. bilansu. Przygotowany formularz można dodać do sprawozdania finansowego. Opcja ma zastosowanie m.in. w przypadku:

• zmiany formy opodatkowania na tzw. CIT estoński (ryczałt od dochodów spółek), gdzie w formularzu bilansu wymagane są dodatkowe pozycje dotyczące kapitału własnego
• stosowania Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR)
• na potrzeby controllingu finansowego
• obowiązku przesyłania do instytucji skarbowych sprawozdań dotyczących JPK Podatek Dochodowy: JPK_KR_PD i JPK_ST_KR (szczegółowy opis dotyczący konfiguracji i generowania plików znajduje się w osobnym materiale: Plik JPK_PD (Podatek Dochodowy))

Konstrukcja formularzy obejmuje:

• Definicje formularzy sprawozdań
• Definicje kolumn formularzy
• Definicje nagłówków formularzy.

Konfigurację należy wykonać w odpowiedniej kolejności - najpierw należy wprowadzić definicję kolumn oraz nagłówków, a następnie można przystąpić do właściwego definiowania formularza.

Definicje kolumn formularzy

Za pomocą słownika należy określić ilość kolumn w danym formularzu oraz ich zawartość. W oknie domyślnie zaczytane są standardowe formularze, które użytkownik może skopiować a za pomocą opcji Kopiuj Ctrl+F3. Dodanie nowej kolumny możliwe jest za pomocą opcji Dodaj F3.

W obu przypadkach okno ustawień zawiera opcje podglądu, dodawania, edycji i usuwania kolumn, a także zmiany ich kolejności.

Celem wprowadzenia kolumny należy określić:

• Nazwę - nazwa kolumny wyświetlana na formularzu
• Okres - rok lub miesiąc
• Zakres - wybór jednej z wartości listy rozwijanej: 6/5/4/3/2 okresy wcześniej, Poprzedni, bieżący, Następny, 2/3/4/5/6 okresów później.
• JPK tag - pole należy uzupełnić w przypadku, gdy formularz wchodzi w skład sprawozdania finansowego

Definicje nagłówków formularzy

Opcja służy do określenia pól z podstawowymi informacjami o przedsiębiorstwie i osobie odpowiedzialnej za wypełnienie, stanowiących nagłówek danego formularza. Okno zawiera katalog podstawowych, predefiniowanych formularzy uwzględnianych w sprawozdaniu finansowym (JPK_SF), które użytkownik może skopiować i zmodyfikować na własne potrzeby. Istnieje również możliwość dodania nowej pozycji.

Pole nagłówka należy wybrać z listy dostępnych wartości, a system umożliwia zmianę nazwy wyświetlanej na formularzu.

Podczas uzupełniania sekcji Osoby odpowiedzialne za wypełnienie formularza należy wskazać stanowisko danej osoby:

• Kierownik jednostki
• Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg
• Stanowisko inne - wybór tej wartości umożliwia określenie stanowiska bezpośrednio w danych formularza

Definicje formularzy sprawozdań finansowych

Na podstawie zdefiniowanych indywidualnie kolumn oraz nagłówków możliwe jest skonfigurowanie docelowego formularza. Analogicznie jak w wyżej opisanych krokach, system daje możliwość tworzenia formularza na bazie predefiniowanych wzorów (poprzez opcje Kopiuj Ctrl+ F3) lub utworzenia nowej pozycji od podstaw (Dodaj F3).
Okno definicji formularza składa się z zakładek:

• Podstawowe

Zawiera ona pola:

• Formularz - należy wskazać jeden z formularzy wchodzących w skład sprawozdania finansowego przedsiębiorstwa
• Nazwa - należy wprowadzić własna nazwę formularza
• Sposób wyliczania - należy wybrać jedną z wartości: Wartość pełna, Wartość w tys. (odcięta) lub Wartość w tys. (zaokrąglona)
• Nagłówek - należy wskazać definicję nagłówka formularza, np. definicję zdefiniowaną wcześniej zgodnie z opisanym wyżej krokami
• Definicja kolumn - należy wskazać definicję kolumn, np. definicję zdefiniowaną wcześniej zgodnie z opisanym wyżej krokami
• Rodzaj jednostki - pole może przyjąć wartość:
  • Jednostka Inna
  • Jednostka Mała
  • Jednostka Mikro
  • Jednostka OP (organizacja pożytku publicznego)

Wskazanie rodzaju jednostki umożliwi podpowiadanie przez system oznaczeń pól formularza (TAG-ów JPK) na zakładce 2 Pola formularza.

• Aktywny - steruje aktywnością danego formularza. Po usunięciu zaznaczenia, formularz nie będzie możliwy do wyboru podczas generowania danego dokumentu, np. bilansu lub rachunku zysków i strat.

Uzupełnienie pól jest konieczne, aby przejść do edycji kolejnej zakładki.

• 2 Pola formularza

W przypadku kopiowania predefiniowanego formularza, po przejściu na zakładkę, system wyświetli zapytanie Czy skopiować pola z formularza źródłowego? Wybór Tak spowoduje skopiowanie pozycji formularza, jeśli wybrany zestaw kolumn nie został zmodyfikowany, program skopiuje wszystkie ustawienia. W przypadku modyfikacji wprowadzonych przez użytkownika w standardowym wzorze formularza - program wprowadzi tylko te wartości gdzie zakres i typ kolumny jest taki sam.
Po wyborze Nie użytkownik będzie mógł samodzielnie dodać pozycje.
Struktura dodawanych pól formularza może być budowana w formie drzewa, poprzez opcje Dodaj podrzędne F3 i Dodaj równorzędne Ctrl+F3 . Kolumny wyświetlane są zgodnie z definicją wybraną na zakładce 1 Podstawowe.

Po wyborze jednej z opcji wyświetlone zostanie okno Definicji pola formularza. Za pomocą dostępnych pól użytkownik konfiguruje sposób wyświetlania oraz metodę obliczania wartości pola.

sekcja Podstawowe
W sekcji należy podać nazwę pola, która będzie wyświetlana na formularzu. Dodatkowo istnieje możliwość wyróżnienia pola pogrubieniem lub kursywą.
sekcja JPK
Sekcję należy uzupełnić w przypadku, gdy formularz wchodzi w skład sprawozdania finansowego (JPK_SF). Pole JPK uzupełniane jest na podstawie słownika Tagi do JPK_SF. W oknie edycyjnym pozycji pod przyciskiem menu widoczna będzie lista TAG-ów JPK dostępnych dla danego pola. W zależności od wybranego schematu i edytowanego pola, listy TAG-ów JPK będą się różnić. Ponadto menu umożliwia przejście do pełnego słownika TAG-ów JPK za pomocą opcji Wybierz (F6) oraz usunięcie wybranej wartości przyciskiem Usuń (Del).

Istnieje również możliwość dodania własnego tagu i podania podstawy prawnej.

Jeśli dodane pole stanowi szczegółową informację wynikającą z potrzeb lub specyfiki jednostki, należy dodatkowo zaznaczyć Pozycja uszczegóławiająca.
W oknie Definicje formularzy, w menu pod prawym przyciskiem myszy dodano opcję Sprawdź poprawność ze schematem xsd. Opcja działa dla formularzy utworzonych przez użytkowników (formularze predefiniowane nie podlegają edycji). Po weryfikacji formularza, w przypadku wykrycia niezgodności w kolumnie Niepoprawny dla e-Sprawozdań pojawi się odpowiedni status, np. Brak dostępu do schematu .xsd, Istnieje TAG którego nie ma w .xsd, Powielone TAG-i.

Kolumna Niepoprawny dla e-Sprawozdań jest widoczna również w widoku podczas tworzenia bilansu oraz dołączania formularzy do sprawozdania finansowego.
sekcja Wartości
W sekcji należy zdefiniować w jaki sposób mają być wyliczane wartości dla poszczególnych kolumn. Użytkownik może wybrać jedną z metod:

• Pole puste - pole pozostanie nieuzupełnione
• Wartość wpisana - wartość pola będzie uzupełniana ręcznie przez użytkownika
• Suma podrzędnych - wartość pola będzie sumowana z wartości pól podrzędnych
• Wartość ze wzoru - wartość pola będzie wyliczana na podstawie kont księgowych wskazanych we wzorze zdefiniowanym przez użytkownika
• Wyliczana z pól - wartość wyliczana będzie na podstawie innych pól formularza wskazanych przez użytkownika

Wybrany sposób wyliczania każdej pozycji jest prezentowany w formie graficznej.

W menu pod prawym przyciskiem myszy istnieje możliwość:

• migracji zdefiniowanych formularzy między oddziałami → opcja Import/eksport między oddziałami 
• kopiowania wzorów z wcześniejszych wersji formularzy → opcja Kopiuj wzory

Podczas migracji przenoszone są również wzory, a w przypadku braku odpowiednich kont na bazie, do której odbywa się import - program wyświetli informację w raporcie.

W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Ustawienia dodano parametr Pozwól na ograniczoną edycję definicji formularzy sprawozdań finansowych gdy są już do niej wystawione formularze. Po zmianie jego wartości na TAK, w definicji formularza możliwa będzie edycja pól niewpływających na jego strukturę, np. zmiana nazwy pola, zmiana TAG-u dla JPK. Podczas próby edycji takiego formularza system wyświetli ostrzeżenie: Został już wystawiony formularz na tej definicji, możliwa ograniczona edycja. Czy kontynuować? Pola niepodlegające edycji będą nieaktywne.

Formularze

Skonfigurowany formularz jest dostępny do wystawienia w menu: Sprawozdania → Formularze → wybrany formularz, np. Bilans.
W programie możliwe jest dodawanie formularzy w dwóch trybach - za pomocą dotychczas stosowanego standardowego formularza lub poprzez indywidualnie zdefiniowany formularz. Trybem dodawania steruje parametr w konfiguracji systemu Ustawienia → Księgowość → Ustawienia → Włączona nowa biblioteka formularzy (F3), którego ustawienie na wartość:

• NIE - spowoduje, że wybór opcji Dodaj F3 skutkować będzie dodaniem standardowego formularza, a pod skrótem klawiszowym Ctrl+F3 oraz w menu kontekstowym dostępna będzie opcja Dodaj formularz definiowany

• TAK - spowoduje, że wybór opcji Dodaj F3 skutkować będzie dodaniem formularza definiowanego, natomiast w celu dodania standardowego formularza konieczne będzie skorzystanie z opcji w menu kontekstowym lub skrótu klawiszowego Ctrl+F3

Wybór trybu dodawania formularzy jest zapisywany w kontekście firmy i stosowany będzie dla wszystkich jej użytkowników.
Zdefiniowany przez użytkownika formularz np. Bilans-jednostka mikro należy wskazać w oknie Definicje formularzy.

W kolejnym kroku należy określić parametry danego formularza:

Okno edycyjne formularza składa się z zakładek:
Nagłówek
Prezentowane są podstawowe informacje o danym formularzu, które zostały określone w definicji nagłówka formularza.

Dodatkowo użytkownik ma możliwość edycji opisu i osoby odpowiedzialnej za wypełnienie formularza, a także poprzez zastosowanie wymuszeń - zmiany danych nagłówka.

Formularz
Zakładka zawiera wiersze z pozycjami formularza oraz kolumnami, które zostały określone w Definicji formularzy.

Wartości zostaną wyliczone zgodnie z metodą wskazaną dla danego pola w definicji formularza, a dodatkowo użytkownik ma możliwość wymuszenia wartości pola, edycji oraz usunięcia wzoru. Mechanizmy te dostępne są w menu kontekstowym pola lub pod przyciskiem Opcje.
Zatwierdzony formularz możliwy jest do wskazania w oknie konfiguracyjnym e-Sprawozdania.

Uwagi
Zakładka umożliwia wprowadzenie indywidualnych uwag do tworzonego formularza.

Dodatkowe opcje formularzy

Pod przyciskiem Opcje dostępne są funkcjonalności:

• Eksport formularza do arkusza kalkulacyjnego - program przenosi do arkusza kalkulacyjnego wiersze i kolumny formularza wraz z nagłówkiem

• Import z arkusza kalkulacyjnego do formularza - umożliwia import na podstawie pliku CSV kwot formularza wg kolejności pól na formularzu. Tytuł, numery i nazwy pól zostaną pominięte. W oknie importu należy określić sposób importu danych oraz wskazać plik. Po zatwierdzeniu przyciskiem Importuj dane z pliku zostaną zaczytane do zakładki 2 Formularz.

Pod przyciskiem Drukuj dostępne są opcje:

• Drukuj - wydruk standardowy formularza
• Wydruk wzorów - wszystkie pola - w przypadku wprowadzenia wzorów do obliczenia kwot pól formularza, wydruk ten zawiera wszystkie kolumny formularza oraz dodatkowe kolumny z prezentacją zastosowanych wzorów
• Wydruk pól ze wzorami - w przypadku wprowadzenia wzorów do obliczenia kwot pól formularza, wydruk prezentuje tylko te pola, w których wzory zostały zastosowane
• Podgląd w tabeli - opcja umożliwia podgląd danych w formie tabeli, możliwej do wyświetlenia w trybie tabeli zaawansowanej lub jako Analizy wielowymiarowe (opcja dostępna w przypadku posiadania licencji na narzędzie Pivot)

• Wydruki definiowane - umożliwia ustawienie wydruku definiowanego formularza. Opcja jest dostępna w przypadku posiadania licencji na moduł Raporty i Formularze.

Deklaracje

Po rozwinięciu menu dostępne są formularze deklaracji:

• VAT-7
• PIT-5
• CIT-2
• CIT-8
• CIT-ST
• VAT-27
• IFT-2/IFT-2R
• VAT-14
• VIU-DO
• PIT-36

oraz deklaracje UE

Deklaracje UE

Za pomocą tej opcji użytkownik sporządza informację zbiorczą, podsumowującą dokonane wewnątrzwspólnotowe dostawy/nabycia towarów w danym kwartale roku kalendarzowego. Przy wypełnianiu tej deklaracji, należy posługiwać się walutą polską.
Deklaracja VAT-UE dostępna jest w menu programu Zestawienia. Aby podejrzeć lub wydrukować Informacje VAT-UE, musimy najpierw zdefiniować takie parametry jak Rok i miesiąc:

Następnie wygeneruje się okno, w którym należy zdefiniować datę wypełnienia deklaracji VAT –UE oraz dane wypełniającego: imię, nazwisko, telefon kontaktowy:

Po zatwierdzenie wprowadzonych danych przyciskiem Ok na ekranie monitora pojawi się okno Wydruk, które umożliwia określenie warunków wydruku dla dokumentu.

Jednolity Plik Kontrolny (JPK)

Opcja konfiguracji i generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego dostępna jest w module Finanse i Księgowość oraz Handlowo Magazynowym. Funkcjonalność znajduje się w menu Sprawozdania → JPK i wyodrębnione gałęzie dla struktur:

• JPK-V7 (łączy w sobie plik JPK-VAT z deklaracją VAT-7)
• JPK - VAT (Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT - struktura wykorzystywana w sprawozdawczości do 2019 roku)
• JPK Inne (struktury: Księgi rachunkowe, Wyciąg bankowy, Magazyn, Faktury VAT, Podatkowa księga przychodów i rozchodów, Ewidencja przychodów, Faktury VAT RR)

Konfigurator JPK

Przed przystąpieniem do generowania pliku JPK należy określić konfigurację, wg której generowane będą dane do JPK. Służy do tego narzędzie Konfigurator JPK zawierające szereg zakładek dotyczących podstawowych informacji pobieranych każdorazowo do pliku oraz opcji pobierania danych dla poszczególnych struktur JPK.

1 Podstawowe
Na zakładce należy wprowadzić nazwę oraz datę obowiązywania konfiguratora JPK. Podczas generowania pliku wymagane jest wskazanie konfiguratora, którego daty obowiązywania pokrywają się z okresem za jaki jest tworzone JPK.
W polu Sposób numerowania dok. użytkownik ma możliwość wskazania jednego z trzech wariantów numeracji faktur sprzedaży/zakupu, dokumentów magazynowych w JPK :

• Sam numer (NRDOKZEW/NRDOKWEW)
• Skrót definicji dokumentu + numer (SKROTDEFDOK + NRDOKZEW/NRDOKWEW)
• Skrót spisu dokumentu + numer (SKROTSPISDOK + NRDOKZEW/NRDOKWEW)

Pola E-mail i Telefon należy wypełnić danymi, pod którymi Urząd Skarbowy będzie mógł skontaktować się w sprawie przesłanego pliku.
Uwaga!
Nie ma konieczności tworzenia konfiguratora każdorazowo przy generowaniu pliku JPK-V7 (co miesiąc) lub na okoliczność wysyłki JPK w innej strukturze. Raz wprowadzone dane obowiązują dla wszystkich struktur. Założenie nowego konfiguratora wraz określeniem daty jego obowiązywania, zalecane jest w przypadku zmiany np. danych firmy lub ustawień pobierania danych do pliku. Pozwala to na zachowanie historii zmian konfiguracji.

2 Faktury VAT
Zakładka zawiera ustawienia dotyczące pobierania faktur VAT m.in. na potrzeby struktury JPK-FA. Umożliwia wskazanie typów dokumentów oraz miejsc sprzedaży/zakupu, które mają być uwzględniane podczas generowania pliku. Zawiera również parametry dotyczące sposobu generowania danych w szczególnych przypadkach np. w przypadku niepoprawnego NIP dla kontrahenta o typie innym niż „Działalność". W przypadku stosowania zagranicznych miejsc sprzedaży (parametr w konfiguracji systemu Obsługa sprzedaży z miejsc zagranicznych), zaznaczenie parametru Wykazuj sprzedaż z ewidencją transakcja zagraniczna ze stawką „np" spowoduje, że dokumenty sprzedaży z ewidencją 33. Transakcja zagraniczna zostaną uwzględnione w ewidencji VAT podatku należnego ze stawką np.

3 Wyciągi bankowe
Zakładka umożliwia wskazanie definicji banków, z których pobierane będą dane podczas generowania pliku JPK w strukturze Wyciągi bankowe (JPK_WB).


4 Wzorzec planu kont
Dane wprowadzone na tej zakładce dotyczą sposobu generowania JPK_KR (struktura Księgi rachunkowe).

5 Magazyny
Zakładka pozwala na określenie sposobu pobierania danych do pliku JPK_MAG:

• Dla dokumentów WZ wartości ujęte w - możliwe wskazanie cen zakupu lub sprzedaży
• Dla dokumentów PZ wysyłać numer - może przyjąć wartość zewnętrzny (domyślne ustawienie) lub wewnętrzny
• Jednostka miary gdy pusta - określenie wartości pozwala na automatyczne uzupełnienie jednostki miary wygenerowanym pliku JPK_MAG w przypadku pustej wartości z bazy.

6 KPIR
Zakładka zawiera parametr dotyczący danych generowanych w pliku JPK dla struktury Podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_KR).

7 Ewidencja VAT
Zakładka zawiera szereg parametrów dotyczących sposobu generowania danych do pliku w strukturze JPK-V7. 

• Wpisz "brak" do NIP gdy kontrahent  jednorazowy - traktuj wszystkich kontrahentów jednorazowych jako "nieprowadzący działalności" - schemat pliku JPK nie dopuszcza pustego pola NIP, w przypadku dokumentów wystawionych na kontrahentów nie posiadających NIP, zaznaczenie parametru spowoduje, że podczas generowania pliku system automatycznie wprowadzi wartość "brak", co pozwoli na prawidłową walidację pliku.
• Wysyłaj fakturę do paragonu zamiast paragonu gdy kontrahent jest typu "Działalność" - dotyczy JPK-VAT 
• Wysyłaj fakturę do paragonu zamiast paragonu gdy kontrahent jednorazowy ma poprawny NIP - dotyczy JPK-VAT 
• Dla ewidencji VAT zakupu zapisz w raporcie brak NIP-u kontrahenta - powoduje, że w raporcie po wygenerowaniu pliku zawarta jest informacja o dokumentach zakupu, które nie zostały uwzględnione w JPK ze względu na brak NIP kontrahenta. Informacja ta może stanowić wskazówkę przy weryfikacji poprawności wystawionych dokumentów.
• Dla ewidencji VAT sprzedaży zapisz w raporcie brak NIP-u kontrahenta - powoduje, że w raporcie po wygenerowaniu pliku zawarta jest informacja o dokumentach sprzedaży, które nie zostały uwzględnione w JPK ze względu na brak NIP kontrahenta. Informacja ta może stanowić wskazówkę przy weryfikacji poprawności wystawionych dokumentów. 
• Dla ewidencji VAT sprzedaży i zakupu zapisz w raporcie dokumenty, które nie weszły do ewidencji, a mają wskazany miesiąc VAT - raporcie po wygenerowaniu pliku wyświetlone będą informacje o dokumentach, które nie zostały uwzględnione pomimo wskazanego miesiąca VAT. Informacja ta może stanowić wskazówkę przy weryfikacji poprawności wystawionych dokumentów.
• Sprawdź status VAT kontrahentów podczas generowania pliku - podczas generowania pliku JPK system dodatkowo sprawdzi aktualny status  VAT kontrahentów, których dokumenty zostały uwzględnione w pliku.
• Pokaż informacje o dokumentach, które mają oznaczenie MPP i nie przekraczają kwoty z konfiguracji: "Kwota od której dodawać opis MPP" - parametr domyślnie jest zaznaczony i powoduje, że w raporcie po wygenerowaniu pliku prezentowane będą informacje o dokumentach z oznaczeniem MPP, których kwota nie przekracza wartości wskazanej w parametrze w konfiguracji systemu: Ustawienia → Dokumenty → Edycja dokumentu → Kwota brutto dokumentu od której dodawać opis "Mechanizm  podzielonej płatności" (MPP). Informacja ta może stanowić wskazówkę przy weryfikacji poprawności wystawionych dokumentów, np. czy dokument został ręcznie oznaczony jako podlegający MPP w wyniku pomyłki operatora.
• Nie przepisuj oznaczeń MPP z dokumentu do danych JPK - umożliwia automatycznie niegenerowanie oznaczeń MPP do pliku JPK-V7 
• Nie przepisuj oznaczeń GTU z dokumentu z oznaczeniem WEW przy pobieraniu danych do JPK - w przypadku, gdy na dokumencie wewnętrznym zostanie dodane oznaczenie GTU, to podczas generowania pliku nie będą one przepisywane do JPK-V7
• Nie przepisuj oznaczeń GTU i oznaczeń procedur z dokumentu z oznaczeniem RO przy pobieraniu danych do JPK -  w przypadku, gdy na dokumencie Raport okresowy sprzedaży (RO) zostanie dodane oznaczenie GTU i/lub oznaczenie procedur, to podczas generowania pliku nie będą one przepisywane do JPK-V7
• Wykazywać jako transakcja "Wysokość podstawy opodatkowania z tytułu dostawy towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju " (P_11), sprzedaż z ewidencją VAT "Transakcja zagraniczna" z: - zaznaczenie parametru oraz wskazanie miejsca sprzedaży i/lub dokumenty sprzedaży spowoduje, że dokumenty z ewidencją Transakcja zagraniczna będą uwzględniane w pliku JPK-V7 w polu P_11.

Dodatkowo, po zaznaczeniu Pokaż zaawansowane rozwinięta zostanie sekcja pozwalająca na podpięcie do mechanizmu pobierania danych dedykowanych procedur, tworzonych indywidualnie dla klienta.

8 e-Sprawozdania
Na zakładce należy uzupełnić pole Rodzaj jednostki, wartość pola determinuje strukturę pliku JPK-SF oraz typ formularzy księgowych do sporządzenia e-Sprawozdania. Dostępne są warianty: Jednostka Inna, Jednostka Mała, Jednostka Inna, Jednostka OP (organizacja pożytku publicznego i wolontariat).
Dostępna jest w tym miejscu również sekcja Kody PKD. Umożliwia ona wprowadzenie większej ilości kodów PKD. Podczas generowania pliku JPK-SF system weryfikuje kody PKD z konfiguratora, a w przypadku ich braku pobiera kod wprowadzony w Danych firmy na zakładce 4 Działalność.

9 Faktury VAT RR
Zakłada zawiera parametry dotyczące sposobu pobierania danych do Transakcji zakupów od rolników ryczałtowego (JPK_RR).

10 Deklaracja dla OSS
Zakładkę należy uzupełnić tylko w przypadku, gdy w przedsiębiorstwie prowadzona jest sprzedaż z zagranicznych miejsc sprzedaży (np. firma ma zarejestrowaną działalność w Niemczech i z tego kraju prowadzi sprzedaż wysyłkowa do innych krajów UE). Dla każdego kraju, z którego prowadzona jest sprzedaż należy dodać pozycję ze wskazaniem kraju oraz nadanego w nim Numeru identyfikacyjnego VAT lub Numeru rejestracji podatkowej.

Okno JPK służy do generowania oraz przeglądania wcześniej utworzonych plików JPK w ramach obowiązujących struktur.

Tworzenie pliku przebiega dwuetapowo. W pierwszej kolejności za pomocą opcji Dodaj F3 dodawany jest nagłówek JPK, gdzie należy określić podstawowe parametry potrzebne do wygenerowania pliku.

Następnie w zależności od wyboru struktury generowanego pliku JPK:

• dla JPK-V7 - po zapisaniu automatycznie otworzy się okno Kreator JPK-V7
• dla pozostałych struktur - po zapisaniu nagłówka należy wybrać opcję Generuj JPK (Ctrl+F3)

JPK_V7

Wprowadzenie – podstawa prawna
Na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz innych ustaw (Dz.U. 2019 poz.1520) od października 2020 obowiązywać zaczął nowy jednolity plik kontrolny: JPK_V7M (miesięczny) oraz JPK_V7K (kwartalny).

Połączy on dotychczas składane odrębnie informacje o prowadzonej ewidencji w formie JPK_VAT oraz deklaracji VAT-7/VAT-7K. Struktura ta stanowić będzie zbiór danych o transakcjach zakupu i sprzedaży, z wyszczególnieniem wartości, kwot, i stawek VAT oraz danych poszczególnych kontrahentów.

Plik JPK wprowadza również obowiązek dodatkowego oznaczania dokumentów uwzględnianych w pliku. Ma to na celu ułatwienie ustawodawcy weryfikacji nabywanych przez przedsiębiorcę towarów i rodzaju dokonywanych transakcji.

Kody GTU, kody rodzajów transakcji

Plik JKPK_V7 wprowadza oznaczenia dostaw towarów i świadczenia usług oraz dokonywanych transakcji za pomocą symboli GTU. Ustawodawca ustalił katalog symboli, którymi winny być oznaczone dokumenty, w zależności od występujących w nich towarów, usług i procedur transakcyjnych.

JPK_V7
Plik JPK_V7 będzie się składał z dwóch części: deklaracyjnej i ewidencyjnej.

• Część deklaracyjna zastępować będzie obecną deklarację VAT-7 i zawierać będzie zestaw informacji o zakupach i sprzedaży za dany okres.
• Część ewidencyjna zastępować będzie dotychczasowy plik JPK_VAT i rozszerzona została o dodatkowe oznaczenia towarów, usług oraz rodzajów transakcji, zarówno po stronie zakupów jak i sprzedaży. Na ich podstawie dokonywana będzie analiza dokonywanych przez podatnika transakcji.

W przypadku faktur zaliczkowych, w których data wystawienia jest różna od daty otrzymania zaliczki, do pliku JPK-V7 system pobiera datę zaliczki.

UWAGA!
Nowy plik JPK w części deklaracyjnej zastępować będzie jedynie dawną deklarację VAT-7, tzn. dotyczyć będzie wyłącznie rozliczeń VAT, które obecnie składa się na deklaracjach VAT-7 i VAT-7K. Nie będzie się on odnosić do skróconej deklaracji VAT w zakresie usługi taksówek osobowych opodatkowanych ryczałtem i rozliczanych na formularzu VAT-12, jak również pozostałych deklaracji podatkowych, do których zastosowanie będą mieć dotychczasowe przepisy, np. VAT-8, VAT-9M, VAT-10, VAT-14. Oznacza to, że podatnicy rozliczający VAT na tych deklaracjach nie będą mieć obowiązku składania nowego JPK_V7.
Obowiązują dwa rodzaje rozliczeń – miesięczne i kwartalne. Podatnicy rozliczający się kwartalnie za dwa pierwsze miesiące kwartału będą wypełniać jedynie część ewidencyjną, za trzeci miesiąc należy uzupełnić część deklaracyjną oraz ewidencyjną.



Słownik oznaczeń dokumentów dla JPK
Przed wprowadzeniem oznaczeń GTU i rodzajów transakcji na kartoteki, dokumenty oraz definicje dokumentów konieczne jest przygotowanie wykazu kodów, które będą na nich umieszczane. W tym celu wprowadzony został słownik oznaczeń umożliwiający zbudowanie listy kodów wykorzystywanych w danej firmie.
Słownik dostępny jest w Modułach Handlowo-Magazynowym oraz Finansowo-Księgowym w menu: Sprawozdania – JPK – Oznaczenia dokumentów dla JPK

W oknie tym należy wybrać kody, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Za pomocą ikony Dodaj F3 lub opcji pod prawym przyciskiem myszy wywołane zostanie okno umożliwiające wybór oznaczenia z predefiniowanego słownika.

Słownik ten zawiera katalog kodów GTU oraz rodzajów transakcji określonych przez ustawodawcę. Wykaz został uporządkowany wg kolumn prezentujących dane:

• Ozn.JPK – opis z pola JPK z dokumentacji do struktury pliku JPK_V7
• Wykaz – typ deklaracji, dla której zastosowanie ma dany kod
• Strona – rodzaj podatku, którego dotyczy kod: podatek należny/naliczony lub inne, jeśli oznaczenie nie dotyczy towaru lub usługi
• Nazwa typu – opis oznaczenia

Wybór kodu należy zatwierdzić ikoną Wybierz i zamknij, a następnie przyciskiem Zapisz. Utworzony w ten sposób słownik kodów wykorzystywanych w przedsiębiorstwie będzie podpowiadany przy wprowadzaniu oznaczeń na kartotekach, dokumentach i definicjach dokumentów.

Kartoteki magazynowe/kosztowe HM i FK

Wprowadzone przez ustawodawcę kody GTU oraz rodzaje transakcji odnoszą się wyłącznie do oznaczania dokumentów wykazywanych w przesyłanym do MF pliku JPK_V7. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo prowadzi obrót towarami podlegającymi oznaczeniu (np. alkoholem) istnieje możliwość przypisania do kartoteki odpowiedniego kodu GTU, który będzie następnie przenoszony na dokument. Eliminuje to konieczność każdorazowego ręcznego wprowadzania oznaczenia na dokument, a tym samym możliwość popełnienia pomyłki.

Dla kartotek magazynowych i kosztowych, wprowadzanych w modułach Handlowo-Magazynowym lub Finansowo-Księgowym, rozbudowana została zakładka 24 Edycja dok., Ozn. JPK o nową sekcję Oznaczenia dokumentów dla JPK.

Za pomocą przycisku Dodaj(F3) należy przypisać do kartoteki odpowiednie kody ze zdefiniowanego wcześniej słownika:

W przypadku, gdy zdefiniowany słownik nie będzie uwzględniał żądanego przez użytkownika kodu, możliwe jest uzupełnienie go z tego poziomu, W tym celu należy wybrać przycisk Dodaj (F3) i postąpić zgodnie z opisaną w sekcji Słownik oznaczeń dokumentów dla JPK procedurą dodawania oznaczeń.

Definicje dokumentów HM

Istnieje możliwość wprowadzenia oznaczeń na definicji dokumentu. Opcja ta jest szczególnie pomocna dla oznaczenia dokumentów zdefiniowanych dla danego rodzaju transakcji, np. dla faktury sprzedaży wysyłkowej. Dostępna jest w menu: Słowniki – Definicje dokumentów – [wskazać właściwy dokument] – zakładka 4 Rodzaje kartotek, Oznaczenia JPK

Okno wskazania oznaczenia umożliwia wybór odpowiedniego kodu ze słownika w polu Oznaczenie dokumentu dla JPK za pomocą listy rozwijanej lub z okna słownikowego wywoływanego przyciskiem strzałki:

Za pomocą pola Dodaj dla może zostać przypisany do:

• tej definicji dokumentu
• wszystkich definicji tego rodzaju
• wszystkich definicji z tej grupy

Oznaczenie w ten sposób definicji dokumentu skutkować będzie każdorazowym przypisaniem kodu (lub kodów) podczas wystawiania danego dokumentu.

Definicje dokumentów FK
W module Finansowo-Księgowym istnieje możliwość dodania oznaczenia na definicji dokumentu. W tym celu okno edycji zostało rozbudowane o zakładkę Oznaczenie dokumentów dla JPK. Dodanie kodów odbywa się analogicznie jak w module HM.

Dokumenty HM – dokumenty sprzedaży/zakupu
System umożliwia wprowadzenie oznaczeń bezpośrednio na dokumentach sprzedaży/zakupu podczas ich wystawiania/ rejestracji. W tym celu zmodyfikowana została zakładka Zestawienie VAT, w sekcji Oznaczenie dokumentów dla JPK można ręcznie dodać pozycję ze słownika za pomocą opcji z menu dostępnego pod ikoną strzałki. Ponadto menu umożliwia podgląd przypisanych oznaczeń, usunięcie ich oraz wyświetlenie okna z pozycjami dokumentu, które wpłynęły na dodanie danego kodu.

Analogicznie, jak w przypadku dodawania oznaczeń do kartoteki, z tego poziomu również istnieje możliwość rozbudowania słownika za pomocą ikony Dodaj (F3).

Dokumenty FK – Rejestracja sprzedaży/zakupu

Dla dokumentów kosztowych wystawianych w module Finansowo-Księgowym istnieje możliwość wprowadzenia kodów GTU i rodzajów transakcji na zakładce JPK, Powiązana, w sekcji Oznaczenie dokumentów. Oznaczenia należy dodać za pomocą opcji Dodaj oznaczenie z menu pod przyciskiem strzałki.

Oznaczanie dokumentów dla JPK dotyczące KSeF

Od wersji 20.0.380.165 system umożliwia wykazanie nr KSeF oraz oznaczeń dla JPK dokumentów sprzedaży i zakupu uwzględnianych w pliku JPK_V7. Są to oznaczenia:

• Nr KSeF - numer nadawany automatycznie przez Krajowy System e-Faktur
• OFF (Offline) - dotyczy faktur wystawionych w trybie awarii KSeF lub niedostępności systemu, które na dzień wysłania deklaracji JPK_V7 nie posiadały nadanego numeru KSeF. Po otrzymaniu nr KSeF należy wykonać korektę JPK.
• BFK (Brak Faktury KSeF) - dotyczy faktur elektronicznych i papierowych wystawionych poza systemem KSeF, np. dla konsumentów lub dokumentów wystawionych przed  obowiązkiem KSeF. Zasady stosowania tego znacznika na dokumentach opisane są tutaj.
• DI (Dowód inny) - dotyczy dokumentów innych niż faktura ustrukturyzowana takich jak raport okresowy sprzedaży (RO), dokumenty wewnętrzne lub inny dowody księgowe.

W przypadku dokumentów, które zostały prawidłowo wysłane/odebrane z KSeF i posiadają Nr KSeF - zostanie on automatycznie przeniesiony do pliku JPK-V7.

Dokumenty, które na dzień wysyłki pliku JPK_V7 nie posiadają Nr KSeF należy ręcznie oznaczyć przed pobraniem danych JPK. Oznaczenie to należy dodać na dokumencie w sekcji Oznaczenie dokumentów dla JPK, która znajduje się:

• w przypadku dokumentów wystawionych w module Finanse i Księgowość → na zakładce 6 JPK, Powiązania

• w przypadku dokumentów wystawionych w module HM → na zakładce Zestawienie VAT

Zasady stosowania znacznika BFK w ewidencji JPK-V7

Grupowe oznaczanie dokumentów dla JPK
Dla łatwiejszej i szybszej obsługi kodów GTU w systemach Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż wprowadzono możliwość grupowego oznaczania dokumentów. Funkcjonalność ta jest dostępna z wielu poziomów systemu:

• HM – Dokumenty sprzedaży/zakupu

Prawy przycisk myszy → Podstawowe → Grupowe ustawianie wartości danych dokumentów → Oznaczenie dok. dla JPK

• HM – Spis kartotek/Stany magazynowe

Prawy przycisk myszy → Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych → zakładka 12 Odwrotne obciążenie, MPP, Ozn. JPK → Oznaczenie dokumentów dla JPK

• FK – Rejestracja sprzedaży/zakupu, Dokumenty źródłowe

Prawy przycisk myszy → Grupowa poprawa oznaczeń dla dokumentów JPK

• FK – Rejestr VAT

Zestawienia → Rejestry VAT → Rejestr VAT w układzie JPK_V7 → wybór okresu sprawozdawczego → Zapisz → w oknie Rejestr VAT w układzie JPK-V7 zakładka dot. podatku należnego lub naliczonego → prawy przycisk myszy → Grupowa poprawa → Oznaczenie dok. dla JPK

Oznaczenia dokumentów dla JPK
W systemie Prestiż na potrzeby generowania jednolitego pliku kontrolnego umożliwiono określenie oznaczenie dokumentów dla JPK. Są to dodatkowe informacje, które można dodać do dokumentu, a które wymagane są w specyfikacji pliku JPK.
Na potrzeby konfiguracji tych informacji utworzono nowy słownik. (Sprawozdania → JPK → Oznaczenia dokumentów dla JPK).

Możliwe jest wskazanie wielu oznaczeń i dodanie ich za pomocą ikony potwierdzenia. Funkcjonalność ta jest obsługiwana również na dokumentach wystawianych w module Handlowo-Magazynowym (zakładka Zestawienie VAT – sekcja Oznaczenia dokumentów dla JPK).
Aby informacje te zostały zawarte w wygenerowanym pliku należy odpowiednio skonfigurować słownik przypadków obsługiwanych w firmie i wskazać je na dokumentach, na których wystąpiły.
Z ogólnej listy przypadków wybieramy tylko te zdarzenia, które dotyczą Państwa firmy.
Dla każdej opcji dodane są szczegółowe informacje, które objaśniają czego dotyczy dane zdarzenie i jak je poprawnie zdefiniować w systemie.
Po dodaniu opcji na listę oznaczeń dokumentów dla JPK w firmie pozycja ta będzie możliwa do wyboru przy wprowadzaniu dokumentów.
Przy wystawianiu dokumentu w module HM i FK (na zakładce 6 JPK, Powiązania – sekcja Oznaczenia dokumentów dla JPK) można będzie wskazać właściwą pozycję z listy.

Dokument FK

Dokument HM

Istnieje również możliwość określenia oznaczeń, które pobierane są na dokument, na definicji dokumentu lub określenie oznaczenia na kartotece.



Pozostałe informacje

Uprawnienia
Dostęp do generowania oraz konfiguracji JPK może być ograniczany za pomocą odpowiednich praw ustalanych w Module Administratora.
Prawa dostępu do opcji znajdują się w sekcji Wspólne → Operacje okresowe → Jednolity plik kontrolny oraz konfiguracja jpk.

Bank
Na definicji rachunku bankowego dodano również pole Nr IBAN. Pole należy uzupełnić, aby dane z rachunku mogły być odpowiednio przesłane do pliku JPK.

Plan Kont
Dodatkowe pole wprowadzono również na słowniku wzorca planu kont. Do poprawnego wygenerowania danych w ramach struktury pierwszej – Księgi rachunkowe – konieczne jest zaznaczenie nowego pola dla kont wynikowych.

W systemie Streamsoft PRO/Prestiż umożliwiono import dokumentów z pliku JPK_FA (JPK Faktury). Opcja jest dostępna po włączeniu w konfiguracji parametrów:

• Ustawienia – Księgowość – Import – Obsługa importu JPK FA do bufora poleceń księgowania – TAK.
• Ustawienia – Księgowość – Import – Import danych do poleceń księgowania standardowy.

Po wprowadzeniu zmian, w module Finanse i Księgowość, w sekcji Dokumenty → Import danych do poleceń księgowania pojawi się opcja Import JPK FA.

Przed importem paczki, w oknie importu JPK_FA należy zdefiniować nowy Konfigurator dla importu i wprowadzić w nim podstawowe informacje:

• nazwę konfiguratora,
• numer oddziału, z którego przyjmowana jest paczka,
• miejsca sprzedaży/zakupu,
• rodzaje dokumentów.

Po zdefiniowaniu konfiguratora, można przystąpić do dodania paczki, w tym celu należy wybrać ikonę Dodaj z JPK_FA   i wskazać pliki JPK_FA o rozszerzeniu xml.
Po zaimportowaniu, w oknie pojawi się pozycja paczki, którą można edytować poprzez wybór ikony Pokaż pozycje   lub za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+P:

Podczas edycji pozycji paczki jest możliwość ustawienia/poprawy parametrów takich jak:

• Przedstawiciel handlowy,
• Jednostka organizacyjna,
• Zlecenie,
• Typ dokumentu,
• Datę dokumentu,
• Miesiąc ewidencji VAT,
• Miesiąc sprzedaży,
• Nazwę kartoteki,
• Kontrahenta.

W celu realizacji paczki należy wybrać ikonę Realizuj paczkę   . Po realizacji powstanie wpis w menu Dokumenty → Import danych do poleceń księgowania → Import danych do poleceń księgowania standardowy,  a w rejestracji sprzedaży/zakupu zostaną dodane nagłówki dokumentów wraz z pozycjami.

Raport okresowy – oznaczenie „RO"

Nowa struktura JPK_V7 nakłada obowiązek oznaczania jako RO łącznego raportu okresowego z urządzeń fiskalnych. W systemach Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż wprowadzono opcje umożliwiające oznaczenie dokumentów podlegających fiskalizacji i uwzględnienie ich w zbiorczym dokumencie wewnętrznym. Z uwagi na zalecenie Krajowej Informacji Skarbowej dokument wystawiany jest w ujęciu miesięcznym, system umożliwia również podział na miejsca sprzedaży.
W związku ze zmianami w przepisach nie zalecamy fiskalizacji wszystkich dokumentów sprzedaży, czyli stosowania ustawienia w konfiguracji systemu Ustawienia – Drukarka fiskalna – Ustawienia globalne – Fiskalizować wszystkie dokumenty sprzedaży na wartość TAK.

Znacznik Dokument dla raportu okresowego (RO)
Na dokumentach sprzedaży dodano znacznik Dokument dla RO. Umożliwia on włączenie dokumentu do raportu okresowego sprzedaży (RO) dla dokumentów podlegających fiskalizacji, które:

• nie posiadają przypisanego kontrahenta
• przypisany kontrahent ma typ „Działalność" ale nie ma wskazanego numeru NIP
• przypisany został kontrahent jednorazowy bez podania NIP
• przypisany kontrahent posiada NIP, ale ma typ inny niż „Działalność" i nie jest kontrahentem jednorazowym

Dokumenty wystawiane w module Finansowo-Księgowym posiadają znacznik Dokument dla RO na zakładce 1 Pozycje

Uwaga!
Istnieje możliwość wyciągnięcia na widok okna dokumentów sprzedaży kolumny Dok. dla RO z informacją, czy dany dokument posiada oznaczenie dot. RO.

System umożliwia grupowe ustawianie oznaczenia RO na dokumentach. W tym celu należy wybrać w menu pod prawym przyciskiem myszy Podstawowe → Grupowa poprawa oznaczeń dokumentów dla JPK → w polu Dokument dla raportu okresowego sprzedaży (RO) wskazać odpowiednią wartość Tak/Nie

 
Dokument Raport okresowy (RO)
Nowa struktura pliku JPK_VAT nie przewiduje osobnego ewidencjonowania dokumentów fiskalnych, w tym zakresie obowiązkowe będzie sporządzenie raportu okresowego sprzedaży. Systemy Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż zostały wyposażone w nową definicję dokumentu Raport okresowy (RO), który jest uwzględniany w pliku JPK_V7 i zbiorczo wykazuje sprzedaż z urządzeń fiskalnych.
Wystawienie raportu okresowego RO jest analogiczne do wystawienia dokumentu sprzedaży i jest możliwe zarówno z modułu Handlowo-Magazynowego jak i Finansowo-Księgowego. W celu zabezpieczenia przed wystawianiem RO jednocześnie w modułach FK i HM w konfiguracji Systemu wprowadzono parametr Ustawienia – Księgowość – Ustawienia – Dopuszczaj jednoczesne dodanie RO w HM i FK za ten sam okres. Może on przyjąć wartości:

• Jedno RO w obrębie HM i FK – możliwość wystawienia tylko jednego dokumentu RO w jednym z modułów. Jeśli raport zostanie wystawiony np. w module FK, to przy próbie wystawienia tego dokumentu w module HM pojawi się komunikat informujący, że istnieje już raport okresowy za dany okres.
• Jeden RO w HM i jeden RO w FK – możliwość wystawienie jednego raportu sprzedaży za dany okres osobno w każdym z obu modułów.
• Jeden RO w HM i wiele RO w FK – możliwość wystawienia jednego raportu RO w module HM oraz wielu raportów w module FK za ten sam okres

System posiada zabezpieczenie przed ponownym wystawieniem raportu okresowego. W przypadku próby dodania dokumentu pojawia się komunikat: W systemie znajduje się już raport okresowy sprzedaży (RO) na wybranym miejscu sprzedaży i dla wskazanego miesiąca. Zapisanie dokumentu nie jest możliwe.

System umożliwia wystawienie dokumentów fiskalnych po wygenerowaniu raportu okresowego RO. Dokument ten nie jest w żaden sposób aktualizowany, jednak system podczas pobierania danych do pliku JPK_V7 wykonuje weryfikację, w przypadku wykrycia dokumentu fiskalnego bez powiązania z RO informuje o tym użytkownika w raporcie.

Analogicznie jak w module HM dodana została definicja dokumentu Raport okresowy sprzedaży (RO). W module FK jego aktywność jest domyślnie wyłączona, z uwagi na brak możliwości fiskalizacji. Jeżeli istnieje potrzeba wystawienia raportu w module Finansowo-Księgowym należy aktywować ją za pomocą pola Aktywny na zakładce 1 Podstawowe.

Dokument RO należy utworzyć za pomocą ikony Dodaj F3 i wyboru definicji ze spisu dokumentów. Dokument ten jest wystawiany na kontrahenta jednorazowego. Wprowadzenie wartości na RO możliwe jest poprzez:

• Ręczne wprowadzenia wartości w zakładce 2 Dokument

• Dodanie pozycji kosztowej i wprowadzenie wartości pozycji

• Opcję pod prawym przyciskiem myszy → Dodaj na podst. Dok. dla RO. W ten sposób pobrane zostaną dokumenty wystawione jedynie w module FK oznaczone jako Dok. dla RO wraz z powiązaniami.

Faktury uproszczone a RO
W Systemach Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż paragon z NIP na kwotę do 450 PLN nie jest uwzględniany w raporcie okresowym sprzedaży. Mechanizm ten jest oparty na stanowisku organów podatkowych, które wystawiony w ten sposób dokument uznają za fakturę uproszczoną i nie nakładają w związku z tym obowiązku wystawiania odrębnej faktury sprzedaży. Winna ona zostać ujęta w JPK jako odrębna pozycja tym samym pomniejszając wartość sprzedaży paragonowej.
W odniesieniu do powyższych założeń, w konfiguracji Systemu usunięto parametr: Ustawienia – Dokumenty – Edycja dokumentu – Zabroń wystawiania faktury do paragonu oznaczonego jako faktura uproszczona na TAK.

Faktury do paragonów a RO
Zafiskalizowana sprzedaż z paragonu wykazywana jest w raporcie okresowym sprzedaży RO, uwzględnianym w pliku JPK_V7. Wystawiona do takiego paragonu faktura jest ujmowana w pliku, jednak nie wpływa ona na wartość podsumowania ani nie pomniejsza sprzedaży paragonowej. Wykazanie dokumentu Fpar w pliku JPK_V7 ma charakter informacyjny.

Paczki PK
Format Paczki.pk został zmodyfikowany o dodanie pola Dokument do RO. Umożliwia ono:

• Prawidłowy import dokumentów z oznaczeniem RO i bez oznaczenia
• Oznaczenie zaimportowanych dokumentów, które nie posiadają znacznika Dok.dla RO ręcznie za pomocą operacji grupowej dostępnej w oknie Import danych do poleceń księgowania → Pokaż zawartość paczki → prawy przycisk myszy w oknie Dokumentów źródłowych → Grupowa poprawa oznaczeń dokumentów dla JPK

Oknie edycji danych dodano znacznik Dokument dla raportu okresowego sprzedaży.

Po imporcie paczki i oznaczeniu odpowiednich dokumentów dla RO, można wygenerować raport okresowy pobierając wartość za pomocą opcji Dodaj na podst. dok. Dok dla RO.

RO w pliku JPK_V7
Nowa struktura pliku JPK_V7 nie uwzględnia pojedynczych dokumentów fiskalnych oznaczonych jako Dok. dla RO. Zgodnie z tym założeniem mechanizm pobierania danych w systemach Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż zaczytuje do pliku xml raporty okresowe sprzedaży RO. Podczas pobierania danych system weryfikuje istniejące w systemie dokumenty oraz wyświetla w raporcie informację o:

• Dokumentach oznaczonych jako Dok. dla RO w danym okresie, które nie mają powiązania z raportem okresowym (nie są uwzględnione w RO)
• Raportach okresowych, które nie zostały zaakceptowane

Po wygenerowaniu pliku raporty okresowe sprzedaży RO są widoczne w podglądzie tabelarycznym, w zakładce 4 Sprzedaż

Definicja dokumentu raport okresowy RO została dodana w celu usprawnienia pracy użytkowników. System umożliwia również zaewidencjonowanie sprzedaży fiskalnej w pliku JPK_V7 za pomocą dowolnego dokumentu sprzedaży posiadającym oznaczenie RO.

Zestawienia VAT
Do zestawień dostępnych w menu Zestawienia → Rejestry VAT prezentujących dane w układzie innym niż JPK_V7 i JPK_VAT (np. Dostawa razem, VAT dostawa razem) dodany został znacznik Pokaż raport okresowy sprzedaż (RO), nie pokazuj paragonów zawartych w RO. Po jego zaznaczeniu dane w zestawieniu będą zawierały jedynie raporty okresowe, bez uwzględnionych w nich pojedynczych dokumentów fiskalnych.


W oknie zestawienia jest możliwość wyciągnięcia na widok kolumn Dok. dla RO oraz Dok.w RO

Generowanie pliku JPK-V7

Po zdefiniowaniu i zapisaniu danych nagłówkowych automatycznie zostanie uruchomione narzędzie Kreator JPK-V7, który w kolejnych krokach przeprowadzi użytkownika przez proces generowania i wysyłki pliku XML. Proces ten można przerwać w każdym momencie, a następnie powrócić do etapu, na którym został on ostatnio zakończony za pomocą przycisku na pasku ikon.

Do nawigacji pomiędzy poszczególnymi etapami generowania pliku służą przyciski Wstecz oraz Dalej

W kolejnym kroku należy zasilić plik danymi za pomocą przycisku Pobierz dane. Wybór tej opcji oznacza pobranie danych z rejestrów i zapisanie ich na moment użycia opcji.
Należy mieć na uwadze, że zmiany wprowadzane w rejestrze VAT nie są automatycznie wprowadzane do tworzonego pliku JPK, konieczne jest ponowne pobranie danych.
Status wykonania etapu oraz data wygenerowania danych wyświetlone zostaną w oknie kreatora.

Dane mogą być pobierane wielokrotnie, każde kolejne wykonanie tego kroku skutkuje nadpisaniem wygenerowanych wcześniej danych. Program w takim przypadku wyświetli komunikat ostrzegający.

Po zaczytaniu danych wyświetlony zostanie raport z przeprowadzonej operacji.

Jest on również dostępny z poziomu okna edycyjnego pod ikoną Raport poprawności danych:

Krok 3 umożliwia podgląd i edycję pobranych do deklaracji danych za pomocą przycisku Edycja pobranych danych.

W oknie edycyjnym dane prezentowane są w zakładkach dotyczących:

• części deklaracyjnej:
• Nagłówek
• Podmiot
• Deklaracja
• części ewidencyjnej
• Ewidencja VAT podatku należnego
• Ewidencja VAT podatku naliczonego

Część danych w zakładkach jest dostępna do edycji, informuje o tym wartość Do edycji w kolumnie Typ edycji. Opcja poprawy dostępna jest za pomocą ikony lub w menu podręcznym. Rekordy wyróżnione kolorem czerwonym zawierają błędne dane.

Na zakładkach Ewidencja VAT podatku należnego oraz Ewidencja podatku VAT naliczonego możliwa jest edycja pozycji za pomocą opcji Popraw F5.

W ramach operacji grupowej możliwa jest zmiana oznaczeń dokumentu dla JPK.

W kolejnym kroku należy wygenerować plik za pomocą przycisku Generuj plik XML. W oknie zostaną wyświetlone informacje o dacie wygenerowania pliku i zgodności ze schematem XSD. Istnieje możliwość podglądu wygenerowane pliku pod przyciskiem Pokaż plik XML.

Plik może być generowany wielokrotnie, każde kolejne wywołanie tego procesu skutkuje nadpisaniem wcześniej zapisanych danych, a program przed rozpoczęciem ostrzega komunikatem o ponownym wygenerowaniu pliku XML.
Następnie należy zatwierdzić JPK za pomocą przycisku.

Po takiej operacji status JPK zostanie zmieniony na Zamknięty, Jego zmiana jest możliwa z poziomu okna plików JPK za pomocą opcji z menu pod prawym przyciskiem myszy → Otwórz

Ostatnim 6. etapem jest wysłanie pliku do Ministerstwa Finansów. W oknie tym jest możliwość pobrania oraz podglądu UPO:

Wygenerowany w Kreatorze JPK_V7 plik można podejrzeć, zapisać i wysłać z poziomu okna nagłówków JPK:

Dla wygenerowanego pliku istnieje możliwość wydruku podsumowania JPK_V7 oraz wystawienia przelewu do organu podatkowego na wysokość podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego. Opcje te dostępne są w Kreatorze JPK-V7 w kroku 7. Podsumowanie pod ikoną drukarki: na zakładce Wygenerowane pliki XML oraz z poziomu podglądu danych w tabeli.

Generowanie pliku JPK dla pozostałych struktur

Analogicznie jak w przypadku JPK-V7 w pierwszej kolejności należy założyć nagłówek pliku. Po jego zapisaniu należy uruchomić opcję Generuj JPK (Ctrl+F3).

Opcja ta automatycznie generuje plik, który widoczny będzie w zakładce Wygenerowane pliki xml skąd można go zapisać w wybranej lokalizacji, podejrzeć w domyślnym programie dla plików xml, wysłać na serwer Ministerstwa Finansów lub sprawdzić wygenerowane dane w formie tabeli.

Dla struktur JPK: Faktury VAT, Magazyn, Wyciągi bankowe oraz Podatkowa księga przychodów i rozchodów możliwe jest wygenerowanie pliku dla wskazanego kontrahenta.

Ponadto dla wszystkich struktur JPK Inne możliwe jest wygenerowanie pliku z danymi obejmującymi okres dłuższy niż 1 miesiąc. Przy zapisie okna system wyświetli informację: „Daty od i do są różnego miesiąca, w przypadku dużej ilości danych proces może zakończyć się niepowodzeniem. Czy mimo to zapisać?".
Dane dla JPK ewidencji VAT można przeglądać w formie tabeli, na której udostępniony jest podgląd wysłanych do pliku dokumentów wraz z podsumowaniem.

Dla JPK o typie Magazyn i Wyciąg bankowy powstanie tyle plików XML ile definicji magazynów i definicji banków zostało zaznaczonych w konfiguratorze.

Na zakładce Wygenerowane pliki XML, w menu pod prawym przyciskiem myszy, poza opcjami dostępnymi na pasku ikon dostępne są:

• Zapisz wszystkie XML - opcja umożliwia zbiorowy zapis na dysku wygenerowanych plików XML we wskazanym katalogu. Ma ona zastosowanie dla dużej ilości wygenerowanych plików, np. dla struktury Magazyn, i konieczności ich wysyłki poza system Streamsoft.
• Usuń plik JPK - opcja służy do usuwania plików xml, które nie zostały wysłane do Ministerstwa Finansów.

W module Administratora znajduje się prawo Prawa\…\Wspólne\Operacje okresowe\Jednolity plik kontrolny\Usuń, gdy użytkownik nie będzie miał prawa do usuwania JPK nie będzie widział opcji pod prawym przyciskiem myszki.
W JPK mamy widoczną kolumnę Status, która przyjmuje wartości:

• Otwarty – status przyjmowany przez nowo utworzony plik JPK
• Zatwierdzony – status pojawia się po potwierdzeniu JPK
• Nieaktualny – status widoczny w momencie, gdy po zatwierdzeniu JPK użytkownik ponownie otworzy miesiąc VAT

Po wygenerowaniu i sprawdzeniu pliku należy go zatwierdzić za pomocą opcji Zatwierdź (Ctrl+F5). Zatwierdzenie blokuje możliwość ponownego wygenerowanie pliku XML, dla takiego JPK, ale nie blokuje wysyłania. Istnieje również opcja Otwórz, która umożliwia otwarcie zatwierdzonego JPK.
Gdy JPK obsługiwane jest w module Finanse i księgowość, system przed zatwierdzeniem sprawdza zamknięcie miesiąca VAT.
Przy wyborze struktury Faktury VAT RR aby prawidłowo wygenerować plik JPK FA RR należy wskazać w konfiguratorze JPK cechę pozycji dokumentu która będzie odpowiadać za pole _P_6C_ w pliku: Oznaczenie (opis) klasy lub jakości tego produktu.

Dodatkowo na kontrahencie, na którego została wystawiona faktura zakup od rolnika w osobach odbierających dokument dodano możliwości wprowadzenia oświadczenia na zakładce inne.


W sekcji Słowniki – Kontrahenci- zakładka 6. Odbierający, Trasy istnieje możliwość wprowadzenia podpisu kwalifikowanego. W tym celu należy wypełnić pola: Numer seryjny certyfikatu, Wystawca certyfikatu, Podmiot – posiadacz certyfikatu.

Analogicznie w słowniku- Operatorzy – w zakładce 6. Dane HM zostały dodane pola dotyczące podpisu osoby upoważnionej dla faktur zakup od rolnika.
Na dokumencie faktura zakupu od rolnika- zakładka INNE można również wskazać umowę, która zostanie wymieniona w sekcji "Oświadczenie" pliku JPK

Dodatkowe opcje dla plików XML

Istnieje możliwość dodania pliku JPK w formacie xml wygenerowanego poza systemem Streamsoft. W tym celu należy założyć nagłówek JPK, zamknąć okno automatycznego Kreatora JPK, a następnie skorzystać z opcji Dodaj plik XML z dysku dostępnej w szczegółach okna, na zakładce Wygenerowane pliki XML. Opcje podglądu, wysyłki i pobrania UPO dla dodanego w ten sposób pliku JPK są takie same jak dla pliku wygenerowanego w programie Streamsoft.

Wysyłka do MF

Do przesłania pliku xml z systemu na serwer Ministerstwa Finansów potrzebny jest podpis elektroniczny oraz klucz publiczny, który należy pobrać ze strony ministerstwa finansów https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_vat/pliki-do-pobrania-jpk-vat/, a następnie wskazać w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Plik klucza publicznego do podpisu, pliku JPK przesyłanego do MF. 

Po wyborze opcji Wyślij dane na serwer MF system dokona weryfikacji pliku jpk, pod kątem zgodności z obowiązującym schematem opublikowanym przez ministerstwo.
System umożliwia podpisanie pliku JPK za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Po wybraniu opcji „Wyślij dane na serwer MF" pojawi się okno z wyborem sposobu podpisania pliku JPK. „Podpis za pomocą klucza elektronicznego" to dotychczasowa metoda oraz „Podpis poprzez platformę ePUAP (lub inną zewnętrzną aplikacją)".

Po wybraniu drugiej opcji, pojawi się kolejne okno, które ułatwi wskazanie pliku do podpisu oraz wskazanie już podpisanego pliku JPK.

Na oknie dostępny jest również link do strony WWW – instrukcji podpisania pliku na platformie ePUAP. Po podpisaniu pliku oraz wskazaniu podpisanego pliku wysyłka do MF nastąpi automatycznie tak jak do tej pory.
Po wysłaniu pliku zobaczymy informację o statusie naszego dokumentu. Po otrzymaniu UPO program będzie prezentował status Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. W tym miejscu jest możliwość wydruku numeru referencyjnego, pobrania UPO oraz wydruku UPO.


Istnieje możliwość wydruku na UPO danych podatnika. W tym celu należy w konfiguracji systemu aktywować parametr Ustawienia → Księgowość → Deklaracje → Wydruk danych podatnika na UPO dla JPK-V7.

Wysyłka deklaracji na bramkę testową

W systemie możliwa jest wysyłka wygenerowane pliku JPK_V7 na bramkę testową udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. W tym celu należy:

• W konfiguracji Systemu włączyć parametr Ustawienia – Obsługa – Eksport do testowego portalu e-Deklaracji na wartość TAK
• ze strony https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_vat/pliki-do-pobrania-jpk-vat/ pobrać certyfikat klucza publicznego (certyfikat testowy) – od 10.09.2019 r. (ZIP, 3kB) i zapisać plik w katalogu na dysku lub serwerze.

W konfiguracji Systemu dodano parametr Ustawienia → Obsługa → Plik klucza publicznego do podpisu pliku JPK przesyłanego do MF dla bramki testowej, w którym należy wskazać zapisany plik z rozszerzeniem .pem.


Podczas próby wysłania pliku JPK_V7 system wyświetli okno z wyborem docelowej bramki:

W przypadku pobrania błędnego UPO istnieje możliwość usunięcia wysyłki. Opcja dostępna jest w menu kontekstowym w szczegółach JPK-7, na zakładce Wysyłka.

e-Sprawdzania

Opcja e-Sprawozdania pozwala firmom tworzyć pełne e-sprawozdanie finansowe, w którego skład wchodzą formularze:

• Bilans
• Rachunek zysków i strat
• Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym
• Rachunek przepływów pieniężnych
• Dodatkowe informacje dotyczące podatku dochodowego
• Załączniki (noty i objaśnienia)

Narzędzie e-Sprawozdanie Streamsoft PRO/Prestiż zawiera różne warianty sprawozdań, przewidywanych odpowiednio dla mikro, małych i dużych firm oraz NGO. Pozwala to jego użytkownikom tworzyć odpowiedni format – XML od razu w jednym pliku.

Przygotowanie e-Sprawozdania

Dane potrzebne do utworzenia e-Sprawozdania
Aby przygotować e-Sprawozdanie należy wcześniej odpowiednio skonfigurować system i wypełnić odpowiednie dane w systemie:

• Wymagana jest baza dodatkowych dokumentów.
• Dane firmy (System → Dane firmy) :
• Dane podstawowe (zakładka 1 Dane podstawowe).
• Adres firmy (zakładka 2 Adres).
• NIP lub KRS (zakładka 4 Działalności)
• Kod PKD (zakładka 4 Działalności).
• Data zakończenia działalności – pole opcjonalne wypełniane tylko, gdy firma składa e-Sprawozdanie po zakończeniu działalności.
• Rodzaj jednostki – determinuje strukturę JPK-SF oraz jakie formularze księgowe będzie można wybrać do sporządzenie e-Sprawozdania. Dostępne są warianty: jednostka inna, jednostka mała, jednostka mikro, jednostka pożytku publicznego.
• Przygotowanie formularzy księgowych. W zależności od rodzaju jednostki oraz zasad przyjętych w polityce rachunkowości firmy należy utworzyć na odpowiedni dzień formularze księgowe takie jak:
• Bilans
• Rachunek zysków i strat – wymagane jest wybranie jednego z wariantów: wariant kalkulacyjny lub porównawczy
• Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym
• Rachunek przepływów pieniężnych – wymagane jest wybranie jednej z metod: metoda pośrednia lub metoda bezpośrednia
• Dodatkowe informacje dotyczące podatku dochodowego – Specjalny formularz, którego strukturę definiuje za pomocą słownika „Definicja informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego" (opisano niżej)

Formularze są opcjonalne wg technicznej specyfikacji pliku JPK-SF.

WAŻNA informacja o kwotach w kolumnach formularzy
Aby dane do e-Sprawozdania zostały poprawnie pobrane z formularzy księgowych Bilans, RZiS w.p. RziS w.k. (wariant z 2 kolumnami), Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, Rachunek przepływów pieniężnych, ważne jest by:

• w pierwszej kolumnie znajdowały się „Kwoty na dzień kończący poprzedni rok obrotowy"
• w drugiej kolumnie znajdowały się „Kwoty na dzień kończący bieżący rok obrotowy"
• Aby dane do e-Sprawozdania zostały poprawnie pobrane z formularzy księgowych RziS w.k. (wariant z 3 kolumnami), ważne jest by:
• w drugiej kolumnie znajdowały się „Kwoty na dzień kończący poprzedni rok obrotowy"
• w trzeciej kolumnie znajdowały się „Kwoty na dzień kończący bieżący rok obrotowy"

Utworzenie e-Sprawozdania

Utworzenie sprawozdania odbywa się w opcji e-Sprawozdania (Sprawozdania → e-Sprawozdania). W oknie należy wybrać Dodaj (F3) i w oknie edycyjnym wypełnić wymagane dane:
1. Podstawowe – Dane podstawowe takie jak struktura, cel, zakres dat, nazwa, opis oraz wskazać konfigurator
2. Parametry i formularze
Parametry sprawozdania:

• Identyfikator podmiotu(P_1D) – wybiera NIP lub KRS. W zależności od tego czy firma składa e-Sprawozdanie do KAS lub do KRS należy wybrać odpowiedni identyfikator
• Sprawozdanie zawiera dane łączne (P_4) – Wskazanie, że sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne, jeżeli w skład jednostki wchodzą wewnętrzne jednostki organizacyjne sporządzające samodzielnie sprawozdanie finansowe.
• Zastosowane uproszczenia (dla jednostka mała P_4) – Opis zastosowanych uproszczeń przewidzianych dla jednostek małych. Pole należy wypełnić gdy tworzymy e-sprawozdanie dla jednostki małej.
• Założenie kontynuowania działalności (P_5A) – Wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości
• Okoliczności wskaz. na zagroż. kontynuowanie działalności (P_5B) – Wskazanie, czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności oraz opis okoliczności wskazujących na zagrożenie kontynuowania działalności.
• Sprawozdanie finansowe po połączeniu spółek (P_6A) – Informacja czy sprawozdanie finansowe jest sporządzone po połączeniu spółek, oraz opis zastosowanej metody rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów).
• Formularze księgowe – wskazanie formularzy które składają się na e-Sprawozdanie.
• Formularze wyrażone w tysiącach – czy formularze będą zawierać dane w tys. zł.
• Bilans
• Rachunek zysków i strat
• Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym
• Rachunek przepływów pieniężnych
• Informacja dodatkowa dotycząca podatku dochodowego

3. Załączniki do e-Sprawozdań – wybrane pliki, które firma chce załączyć do e-Sprawozdania, np. dodatkowe dokumenty w formacie PDF. Takie pliki zostaną włączone do pliku XML.
System pozwala wybrać tylko takie formularze, które są zatwierdzone, zawierają dane w zł lub w tys. zł (patrz parametr Formularze wyrażone w tysiącach) oraz pasują do rodzaju jednostki wskazanej w konfiguratorze.


Dodatkowe informacje dotyczące podatku dochodowego
Jest to specjalny formularz, który jest wymagany przy składaniu e-Sprawozdania. Formularz zawiera 8 sekcji od B do I. Każda sekcja może zawierać dowolną ilość definiowanych pozycji. Aby można było określić strukturę każdej sekcji dla tego formularza dodano 2 słowniki umożliwiające stworzenie jego struktury:

• Definicja informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego (menu Sprawozdania – Formularze – Definicja informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego). Słownik w którym przypisuje się każdej sekcji odpowiednie pozycje wybrane z drugiego słownika.
• Pozycje użytkownika informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego (menu Sprawozdania – Formularze – Pozycje użytkownika informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego). Słownik w znajduje się spis pozycji, jakie można wybrać dla definicji informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego.

System umożliwia zaczytanie pliku XML sprawozdania finansowego zdefiniowanego w zewnętrznej aplikacji. W tym celu należy utworzyć nagłówek JPK-SF w systemie Streamsoft, następnie w szczegółach na zakładce Wygenerowane pliki XML skorzystać z opcji pod prawym przyciskiem myszy Dodaj plik XML z dysku.

Podpisywanie e-Sprawozdania podpisem elektronicznym

Na oknie e-Sprawozdania na zakładce Wygenerowane pliki XML dostępna jest opcja Podpisz sprawozdanie. Umożliwia ona podpisanie sprawozdania za pomocą podpisu z kluczem elektronicznym dla sprawozdań generowanych z numerem KRS. Dodatkowo po wybraniu opcji podpisu poprzez aplikację zewnętrzną, gdy system nie rozpozna osoby podpisującej pojawi się okno do wpisania danych takiej osoby i podania daty podpisu. Podpisać można tylko zatwierdzone sprawozdanie (opcja Zatwierdź).

Podczas podpisywania sprawozdania finansowego istnieje możliwość podpisania xml poprzez e-PUAP oraz podpis kwalifikowany. Podpisanie wymaga samodzielnego wczytania dokumentu do Skrzynki roboczej, podpisania profilem zaufanym, zapisania podpisanego pliku na dysku a następnie wskazania tego podpisanego pliku programowi.
W konfiguracji znajduje się parametr Ustawienia → Obsługa → Plik klucza publicznego do podpisu, pliku JPK SF przesyłanego do KAS, w którym należy wskazać plik pobrany ze strony Ministerstwa Finansów. 
Po wskazaniu certyfikatu klucza publicznego w wskazanym parametrze, będzie możliwość wysłania e-Sprawozdania do KAS.

Wysyłka e-Sprawozdania do KAS

W związku ze zmianami komunikacji, weryfikację w KAS przejdą poprawnie tylko e-Sprawozdania podpisane poprzez e-PUAP lub aplikację zewnętrzną.
Poniżej opis nowej metody podpisania i oraz wysyłki pliku:

1.Wygenerowany plik JPK-SF należy podpisać za pomocą opcji Podpisz sprawozdanie. Po jej użyciu wywołane zostanie okno Podpis zewnętrzną aplikacją

2. Za pomocą przycisku Otwórz lokację pliku do podpisania wywołane zostanie okno z lokalizacją pliku. Plik XML znajdujący się w katalogu CODED należy podpisać za pomocą:

• Podpisu Zaufanego na platformie e-PUAP - po zalogowaniu się na platformę należy wskazać do podpisu plik XML wygenerowany z programu
• Klucza elektronicznego (podpisu kwalifikowanego)

Istnieją trzy sposoby wprowadzenia podpisu kwalifikowanego do struktury pliku xml:

• Wewnętrzny otoczony (XAdES)
• Wewnętrzny otaczający (PAdES)
• Zewnętrzny

Ustawienie metody podpisywania plików determinuje umieszczenie podpisu w strukturze xml i w konsekwencji jego prawidłową walidację przy wysyłce do bramki Ministerstwa Finansów. Konfiguracja ta odbywa się na poziomie aplikacji podpisu elektronicznego, zalecane jest stosowanie metody podpisu otoczonego.
Poniżej przykłady ustawień dla aplikacji Szafir jako XAdES:

3. Plik należy wczytać do systemu za pomocą opcji Wczytaj podpisany plik w wymienionym wcześniej oknie.

4. W oknie należy uzupełnić dane osób, które podpisały plik oraz datę podpisania:

5. Przed wysyłką JPK-SF zalecana jest weryfikacja poprawności struktury pliku. Sprawdzenia można dokonać również za pomocą opcji „Wczytaj sprawozdanie" na stronie Ministerstwa Finansów:

https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-edit-upload
Wczytanie prawidłowo podpisanego pliku skutkuje informacją o zgodności ze strukturą XSD oraz informacjami o zawartych w pliku podpisach:

W przypadku braku możliwości weryfikacji pliku na stronie Ministerstwa Finansów należy otworzyć wygenerowany plik xml i sprawdzić czy struktura pliku zawiera sekcję „signatured" lub „signed". Sekcja ta powinna znajdować się u dołu dokumentu:

6. Przy wysyłce podpisanego pliku pojawi się okno Wysyłka sprawozdania finansowego do KAS, gdzie widoczne będą informacje dot. danych jednostki, okresu sprawozdawczego oraz listy podpisów zawartych w pliku. Pole E-mail jest uzupełniane na podstawie danych z Konfiguratora JPK, ale jego edycja w oknie wysyłki jest możliwa. Uzupełnienia wymaga Data zatwierdzenia sprawozdania

7. Wysyłka pliku e-Sprawozdania wymaga złożenia podpisu osoby wysyłającej. Przycisk Wyślij wywołuje okno Podpis zewnętrzną aplikacją, gdzie za pomocą opcji Otwórz lokację pliku initRequest.xml wyświetlony zostanie katalog zawierający plik o tej nazwie, docelowo wysyłany do KAS. Plik ten należy podpisać (podpisem kwalifikowanym bądź profilem zaufanym)

8. Następnie podpisany plik initRequest w formacie XAdES należy zaczytać przy pomocy opcji Wczytaj podpisany plik.

9. Ostateczna wysyłka do bramki KAS odbywa się za pomocą przycisku Wyślij.

Budżetowanie

Plan przewidywanych na przyszły okres wpływów i wydatków, czyli budżet można przygotować za pomocą opcji Budżetowania, dostępnej w menu głównym Operacje.

Po kliknięciu na ikonę Dodaj (F3), włączy się okienko, w którym trzeba określić Nazwę budżetu. Następnie, za pomocą przycisku Pozycje budżetu , znajdującego się na pasku ikon aktywnego okna, wpisujemy poszczególne pozycje budżetu.

Budżetowanie pełni w firmie bardzo ważną rolę:

• wyznacza przebieg realizacji zadań w przyszłości,
• stanowi podstawę do oceny działalności gospodarczej,
• przyczynia się do osiągania bardziej realnych wyników, dzięki stałej analizie aktualizacji budżetów.

Wzory

Funkcjonalność umożliwia zdefiniowanie zaawansowanych zestawów wzorów, które mogą zostać wykorzystane w formularzach sprawozdawczych. W szczegółach okna na zakładce Pozycje prezentowane są pozycje danego wzoru, natomiast na zakładce Formularze widoczne są formularze sprawozdań, w których wystąpił dany wzór.

Operacje

W opcji menu głównego znajdują się funkcję pozwalające dokonywać operacji na miesiącach i latach obrachunkowych, wprowadzać bilans otwarcia oraz przeprowadzać proces budżetowania.

Otwieranie/zamykanie miesięcy i lat księgowych