W nagłówku faktury ustrukturyzowanej znajduje się pole z datą wystawienia (P_1).

Jeśli data wskazana przez podatnika w polu P_1 jest wcześniejsza niż data przesłania pliku XML do KSeF, faktura zostaje automatycznie uznana za wystawioną w trybie offline24 i za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się datę wskazaną przez podatnika w polu P_1.

Zgodnie z informacją MF, podatnik ma obowiązek przesłać fakturę wystawioną w trybie offline24 do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia wskazanym w polu P_1.

W przypadku, gdy dokument sprzedaży musi być przed wysyłką do KSeF zatwierdzony/zaakceptowany (np. przez przełożonego lub klienta) i proces ten może potrwać kilka dni, zalecamy wykorzystanie opcji Dokumenty sprzedaży w przygotowaniu, znajdującej się w menu Sprzedaż.

W przypadku wysyłki dokumentu do platformy KSeF poza systemem Streamsoft:

• Numer KSeF i datę jego nadania można edytować w oknie edycyjnym dokumentu lub w oknie uproszczonej edycji

• Urzędowe Potwierdzenie Odbioru można dodać ręcznie za pomocą powiązania ogólnego: Okno edycyjne dokumentu sprzedaży → zakładka Dodatkowe → sekcja Powiązania ogólne → Dodaj (F3)
• Wizualizację w PDF lub plik ustrukturyzowany XML pobrany z platformy KSeF można dodać w sekcji : Okno edycyjne dokumentu sprzedaży → zakładka Dodatkowe → sekcja Dokumentacja → Dodaj (F3)

Przykładowa sytuacja, w której nie można wysłać dokumentów do KSEF za pomocą programu Streamsoft:

Nie można wysłać faktur z powodu awarii połączenia internetowego lub systemu po stronie podatnika, jednocześnie nie ma możliwości skorzystania z trybu wysyłki Offline24 (np. kontrahent oczekuje na fakturę w dniu wystawienia).

Rozwiązanie:

Na dokumentach sprzedaży w menu pod prawym przyciskiem myszy → Krajowy System e-Faktur znajduje się opcja Zapisz plik XML. Służy ona do zapisu wygenerowanego pliku XML w lokalizacji określonej w parametrze w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF → Katalog do zapisu plików XML. Pliki z tego katalogu można wczytać bezpośrednio na platformie KSeF za pomocą opcji Wczytaj fakturę. 

Za pomocą opcji zmiany trybu pracy KSeF, znajdującej się na dolnym pasku programu, należy ustawić tryb offline24. Od tego momentu dla dokumentów sprzedaży będą dostępne wydruki, wizualizacje PDF oraz dokument Potwierdzenie transakcji zawierające kody QR.

Do generowania kodów QR niezbędny jest certyfikat.

Po wysyłce dokumentów do KSeF system oczekuje na informację z platformy o nadanych nr KSeF. Może to potrwać kilka minut, w zależności od kilku czynników (np. ilości wysłanych dokumentów, obciążenia serwerów MF czy wydajności łącza internetowego). System cyklicznie podejmuje próby pobrania nr KSeF na podstawie parametrów w konfiguracji systemu: 

• Czas (w sekundach), po którym system sprawdzi nadanie nr KSeF od momentu wysłania dokumentu do platformy (0-wyłączone)
• Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza nadanie nr KSeF na platformie KSeF dla dokumentów wysłanych o statusie "Wysłano, oczekuje" (0-wyłączone).

1.Jeśli po dłuższym czasie status dokumentu nadal pozostaje Wysłano, oczekuje należy zweryfikować czy faktura została umieszczona na platformie KSeF logując się na platformie KSeF i sprawdzając wykaz faktur lub w systemie Streamsoft → okno dokumentów sprzedaży → prawy przycisk myszy → Krajowy System e-Faktur → Kreator wysyłki KSeF → Odszukaj wysłany dokument.

Jeśli dokument znajduje się na platformie to można pobrać Nr KSeF (okno dokumentów sprzedaży → prawy przycisk myszy → Krajowy System e-Faktur → Pobierz numer KSeF)

2.  Jeśli dokumentu nie znaleziono na platformie, to system wyświetli odpowiedni komunikat: Nie znaleziono dokumentu na platformie KSeF. W sytuacji awaryjnej użytkownik ma możliwość zmiany statusu wysłanego dokumentu na "Zatwierdzony". Cofnięcie zdarzenia wysłania dokumentu do KSeF spowoduje usunięcie informacji tylko w programie. Informacja o wysłaniu może być nadal dostępna na platformie KSeF. Czy wycofać z systemu informację o wysłaniu dokumentu do platformy KSeF? Wybór Tak umożliwi ponowną wysyłkę dokumentu.

 Nie. W ramach jednego dokumentu sprzedaży obowiązuje jeden kurs waluty dla wszystkich pozycji.

Plik XML niesie za sobą wyłącznie o informację o utworzeniu XML w systemie Streamsoft. Informacja ta jest zawarta w pliku w polu <DataWytworzeniaFa>.

Numer i data nadania numeru KSeF nie są elementami struktury FA(3). Są one nadawane przez API KSeF, już po wystawieniu XML. Pola Dt. KSeF, znajdujące się obok numeru czy Data numeru KSeF zawsze będzie oznaczała datę nadania tego numeru przez API KSeF.

Przepisy pozostawiają podatnikom swobodę co do sposobu przekazywania faktur podmiotom zagranicznym poza systemem KSeF. Warunkiem formalnym jest jest oznaczenie faktury kodami QR, które umożliwiają weryfikację wystawcy w KSeF oraz danych zawartych na tej fakturze.

W zależności od indywidualnych ustaleń z kontrahentem dokument może być przekazany w formie papierowej, elektronicznie jako plik PDF lub w inny uzgodniony sposób.  

System nie obsługuje wielu kontrahentów na jednym kontrahencie. Struktura pliku XML przewiduje taką możliwość. 

W tej sytuacji proponowane jest wystawienie faktury ręcznie na platformie KSeF, a następnie dodanie dokumentu w systemie Streamsoft (np. w module Finanse i Księgowość, wiele nagłówków z powiązaniami) wraz z podaniem numeru KSeF.

//ANIAKRU - tutaj jest moja radosna twórczość, bo nie wiem czy to kiedyś omawialiśmy jak wprowadzać takie faktury, czy nie...Wiec nie wiem czy dobrze to opisałam. Poza tym odnosze isę tu bezpośrednio do korzystania z naszej opcji importu, bo jak ktoś nie ma naszego importu to i tak sam musi wprowadzać cała fakturę zakupu ręcznie do HM czy FK./ W przypadku korzystania z narzędzia importu dokumentów z KSeF do systemu Streamsoft, zalecanym postępowaniem jest wstrzymanie się z importem faktury do dnia, w którym będzie ona dostępna na platformie KSeF. Jeśli nie ma takiej możliwości (faktura musi zostać wprowadzona do systemu w dniu jej wystawienia), to należy dodać ją ręcznie w systemie. Po uzyskaniu nr KSeF należy go wprowadzić na dokument zakupu.

Należy przy tym pamiętać, aby przy pobieraniu dokumentów poprzez Bufor importu z KSeF, faktury wprowadzone ręcznie nie zostały zrealizowane i ponownie wprowadzone do programu. System może powiązać istniejący w systemie dokument zakupu z pozycją z bufora importu na podstawie numeru zewnętrznego i przy realizacji wyświetlić komunikat Dokument o takim numerze już istnieje. Takie pozycje należy przenieść do archiwum bufora (opcja jest dostępna pod prawym przyciskiem myszy → Przenieś do archiwum).

Podstawowe wymagania techniczne niezbędne do prawidłowej komunikacji systemu Streamsoft z Krajowym Systemem e-Faktur:

• dostęp do Internetu (https, port 443)
• brak blokad (np. w firewallach, programach antywirusowych) dla adresów: 
  • API środowiska produkcyjnego KSeF https://api.ksef.mf.gov.pl/api/v2
  • API środowiska przedprodukcyjnego (Demo) https://api-demo.ksef.mf.gov.pl/api/v2
• dostęp do schem XSD
  • np. https://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/schemat.xsd
• stabilne połączenie internetowe

Przykładowa sytuacja:

W KSeF otrzymano fakturę zakupu z towarem wyrażonym w jednostce miary "kg". Towar ten jest przyjmowany i sprzedawany w innej jednostce miary - "szt"

Rozwiązanie:

Pozycję z bufora importu z KSeF należy zrealizować bez pozycji kartotekowej, a następnie dodać ją na dokumencie wystawionym w systemie Streamsoft.

//ANIAKOR trzeba to jeszcze ładnie ułożyć i rozpisać, na razie to robocza notatka / Przy imporcie z KSeF dokument ten nie niesie ze sobą informacji o ewidencji VAT. Po zaimportowaniu i realizacji należy weryfikować dokument i ewentualnie zmienić ewidencję VAT na pozycjach. System standardowo wymusza zestawienie VAT na takie jak jest w KSeF.