Dotyczy wersji systemu: 20.0.380.257

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Służy on ujednoliceniu, centralizacji rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, usprawnieniu płatności za faktury, zapewnia także organom kontroli skarbowej bieżący dostęp do dokumentów.

1 lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF przez przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkiem tym zostaną objęci pozostali podatnicy.

Od wersji 16.2.372.31 w systemach Streamsoft dostępne są rozwiązania umożliwiające wysyłkę oraz odbiór dokumentów do KSeF.

Funkcjonalności wysyłki oraz odbioru dokumentów z KSeF są licencjonowane i odpłatne.

Przed uruchomieniem obsługi KSEF należy zweryfikować istniejące procedury obiegu dokumentów przedsiębiorstwie i dostosować je do nowego sposobu wystawiania faktur. W poniższym linku znajduje się materiał zawierający informacje jak przygotować się do wdrożenia KSeF w firmie: https://www.streamsoft.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/ksef-w-firmie-proces-wdrozenia/

Po wykonaniu autoryzacji tożsamości podatnika w Krajowym Systemie e-Faktur, należy skonfigurować system Streamsoft do komunikacji z platformą. 

Poniżej opisane zostały ustawienia umożliwiające obsługę KSeF oraz jej dostosowanie do indywidualnych uprawnień użytkowników w zakresie dostępu do danych KSeF.

Konfiguracja wspólna dla wysyłki i odbioru z KSeF

Uprawnienia użytkowników w Module Administratora

Po aktualizacji systemu, konfigurację obsługi Krajowego Systemu e-Faktur należy rozpocząć od określenia, które grupy użytkowników mają uzyskać dostęp do poszczególnych opcji w systemie związanych z KSeF.

W Module Administratora, w sekcji Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji, ścieżka uprawnień: Prawa\Firmy\...\Streamsoft\Wspólne została rozszerzona o nową gałąź Krajowy System e-Faktur. Uprawnienia są domyślnie nadane dla wszystkich grup użytkowników.

W przypadku przedsiębiorstw z rozbudowaną strukturą organizacyjną konieczne może być określenie obowiązków związanych z obiegiem faktur i precyzyjne wskazanie osób lub grup posiadających kompetencje do wysyłki, odbioru dokumentów z KSeF, zatwierdzania dokumentów czy dostępu do opcji administracyjnych. 

Struktura uprawnień w systemie umożliwia ograniczenie dostępu i edycji dokumentów z KSeF pobieranych do programu za pomocą narzędzia Bufor importu dokumentów z KSeF w zakresie poszczególnych modułów:

W ramach gałęzi Krajowy System e-Faktur możliwe jest sterowanie widokiem i dostępem do opcji związanych z obsługą KSeF, np. możliwością odczytu dokumentów przesłanych/odbieranych z platformy KSeF czy zarządzania tokenami/certyfikatami służącymi do uwierzytelniania na platformie. 

Istotną kwestią w każdym przedsiębiorstwie jest dostęp do dokumentów sprzedaży i zakupu dla odpowiednich osób. W tym celu należy wykorzystać uprawnienia:

• Krajowy System e-Faktur → Wysyłka → Platforma KSeF - Dokumenty sprzedaży / Platforma KSeF- Dokumenty zakupu → Pokaż dokumenty innych operatorów

Zabranie tego prawa spowoduje, że dla aktualnego użytkownika widoczne będą wyłącznie dokumenty przez niego zaimportowane. Ponadto filtr Dokumenty operatora, znajdujący się w oknach Bufor importu z KSeF  i Bufor eksportu do KSeF, będzie nieaktywny.

• Krajowy System e-Faktur → Wysyłka → Platforma KSeF - Dokumenty sprzedaży / Platforma KSeF- Dokumenty zakupu → Pokaż dokumenty operatorów użytkujących inny token/certyfikat

Zabranie tego prawa spowoduje, że dla aktualnego użytkownika widoczne będą wyłącznie dokumenty zaimportowane przez niego oraz operatorów powiązanych z tym samym tokenem/certyfikatem. Ponadto filtr Dokumenty operatorów używających ten sam token/certyfikat, znajdujący się w oknach Bufor importu z KSeF  i Bufor eksportu do KSeF, będzie nieaktywny.

Za pomocą uprawnienia Prawa\Firmy\ ...\Wspólne\Krajowy System e-Faktur - KSeF\Wysyłka\Bufor eksportu dokumentów do KSeF - HM\Widok dokumentów innych operatorów możliwe jest ograniczenie widoku dokumentów gotowych do wysyłki do KSeF. Zabranie tego prawa spowoduje, że w oknie bufora eksportu dokumentów do KSeF prezentowane będą wyłącznie dokumenty wystawione przez aktualnie zalogowanego użytkownika.

Konfiguracja KSEF w systemie Streamsoft

W menu Konfiguracja → System → Ustawienia → Obsługa wyodrębniona została gałąź Ustawienia KSeF, zawierająca parametry dotyczące obsługi KSeF w systemie:

• Obsługa systemu KSeF - w celu aktywacji funkcjonalności należy ustawić parametr na wartość TAK. Spowoduje to pojawienie się szeregu opcji w systemie dotyczących obsługi KSeF.
• Data obowiązywania API KSeF 2.0 - data, od której obowiązuje nowy format komunikacji z platformą KSeF.
• Środowisko KSeF - za pomocą parametru ustawiany jest typ środowiska KSeF, do którego wysyłane i odbierane będą pliki e-faktur. Może on przyjąć wartość:
  • Demonstracyjne - środowisko przedprodukcyjne (Demo) udostępnione przez Ministerstwo Finansów, służące do przetestowania nowego rozwiązania. Działanie tego środowiska jest analogiczne do systemu produkcyjnego (konieczne jest podanie danych zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm oraz ich uwierzytelnienie), ale przesyłane tam dane nie są dokumentami księgowymi i nie wywołują żadnych skutków prawnych.  Ministerstwo Finansów zaleca stosowanie danych fikcyjnych. Możliwość korzystania ze środowiska demonstracyjnego KSeF w systemach Prestiż jest bezpłatna.

W celu aktywacji środowiska dla danej firmy należy zalogować się na stronę: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/, gdzie po dokonaniu autoryzacji można pobrać token przeznaczony dla środowiska demonstracyjnego KSeF.

• • Produkcyjne - przełączenie parametru na tę wartość oznacza komunikację programu ze środowiskiem produkcyjnym Krajowego Systemu e-Faktur. 

Do dnia 26.01.2026 r. dostępne będzie środowisko produkcyjne KSeF 1.0. W celu aktywacji tego środowiska dla danej firmy należy zalogować się na stronę: https://ksef.mf.gov.pl/web/, gdzie po dokonaniu autoryzacji można pobrać token lub certyfikat przeznaczony dla środowiska produkcyjnego KSeF. Od dnia 01.02.2026 r. obowiązywać będzie środowisko produkcyjne KSeF 2.0.

• Wysyłaj XML do KSeF w wersji - parametr określa, w jakiej strukturze plik XML zostanie wygenerowany w programie i wysłany na platformę KSeF. Struktura FA(3) obowiązuje dla w środowiska produkcyjnego KSeF 2.0.
• Możliwość otwierania i zamykania sesji wysyłki przez użytkownika - parametr domyślnie ustawiony jest na wartość Tak. Zmiana na Nie spowoduje brak możliwości uruchamiania sesji przez użytkownika (w oknie Sesja wysyłki KSeF nie będzie dostępny przycisk Otwórz sesję). W tej sytuacji żądanie otwarcia sesji wysyłki KSeF będzie wykonywane każdorazowo przez system podczas wysyłania dokumentu lub zbioru dokumentów i automatycznie zamykane po wykonaniu tej czynności.
• Możliwość pełnej edycji dokumentu po utworzeniu pliku XML - parametr jest dostępny dla użytkowników o uprawnieniach administratora. Stosowany jest w kontekście użytkownika i może przyjąć 3 wartości:

• • Nie (brak edycji) - wartość ustawiona domyślnie. Skutkuje brakiem możliwości pełnej edycji dokumentu, do którego wygenerowano plik XML zarówno na środowisku demonstracyjnym jak i produkcyjnym
  • Gdy wysłano na środowisko demonstracyjne - ustawienie tej wartości powoduje, że na środowisku produkcyjnym KSeF możliwa będzie pełna edycja dokumentu, dla którego wygenerowano plik XML w środowisku demonstracyjnym.

Ustawienie to może mieć zastosowanie, w sytuacji, gdy w ramach testowania funkcjonalności dokumenty wystawiane na bazie produkcyjnej systemu Streamsoft były wysyłane na środowisko demonstracyjne KSeF, a następnie zmieniono wartość parametru konfiguracyjnego Środowisko KSeF na Produkcyjne. UWAGA! Działanie takie nie jest zalecane. Do testowania obsługi KSeF w systemie Streamsoft rekomendujemy wykorzystanie osobnej instalacji programu - środowiska testowego.

• • Tak (zawsze pełna edycja) - umożliwia zawsze pełną edycję dokumentu po wygenerowaniu pliku XML bez względu na to, w jakim środowisku dokument został wystawiony. UWAGA! Zastosowanie tego ustawienia w kontekście komunikacji ze środowiskiem produkcyjnym KSeF umożliwia dokonanie zmian w dokumentach wysłanych do KSeF również w zakresie obowiązkowych elementów faktury, np. wpływających na zestawienie VAT. Skutkować to będzie rozbieżnościami pomiędzy dokumentami wystawionymi w systemie Streamsoft a dokumentami znajdującymi się na platformie krajowego Systemu e-Faktur. W związku z tym wysokość podatku w pliku JPK_V7 wygenerowanym w programie Streamsoft może być inna od wartości wynikającej z dokumentów znajdujących się w KSeF, co skutkować może konsekwencjami prawno-skarbowymi.
• Możliwość wysyłania dokumentu do KSeF dla kontrahenta jednorazowego - parametr domyślnie ustawiony jest na wartość Tak. Zmiana na Nie spowoduje blokadę wysyłki dokumentu wystawionego na kontrahenta jednorazowego. W przypadku konieczności wysyłki dokumentu wystawionego na kontrahenta jednorazowego prowadzącego działalność, należy najpierw wprowadzić jego dane do słownika Kontrahenci.
• Blokuj wysyłanie do KSeF faktur z ujemną wartością - włączenie parametru powoduje brak możliwości wysłania dokumentu sprzedaży z ujemną wartością. Przy próbie wysyłki takiego dokumentu system wyświetli komunikat informujący, że dokument nie podlega wysyłce do KSeF.
• Rodzaj grupy kontrahentów dla słownika "Widoczność kontrahentów w KSeF" - grupy kontrahentów o rodzaju wskazanym w parametrze, będą możliwe do wskazania w opcji Widoczność kontrahentów w KSeF (dostępnej w menu System - Krajowy System e-Faktur). Za pomocą grup można nadać uprawnienia do dostępu do faktur wybranych kontrahentów dla poszczególnych użytkowników przypiętych do tokena lub certyfikatu.
• Dodaj do pliku KSeF w sekcji "Rozliczenia" jako obciążenia/odliczenia pozycje z dok. opakowań z kartotekami oznaczonymi rodzajem grupy kartotekowej do wskazania opakowań w systemie kaucyjnym (tylko dla dok. w PLN)  - domyślnie ustawiony na „Tak”. Powoduje dodanie do pliku XML wysyłanego do KSeF pozycji opakowań i kwot kaucji z powiązanego dokumentu OPKs, jako obciążenia (wydanie) lub odliczenia (zwrot). Opcja wymaga skonfigurowanego systemu kaucyjnego zgodnie z osobną instrukcją: System kaucyjny od 1.10.2025.

• Czy anonimizować dane przesyłane na środowisko demonstracyjne - parametr domyślnie ustawiony jest na wartość TAK, powoduje to anonimizację danych z dokumentów wysyłanych na platformę KSeF, takich jak NIP, nazwa i adres kontrahenta, nazwa, indeks oraz EAN kartoteki. Oznacza to, że w systemie Streamsoft dokumenty są wystawiane standardowo, a podczas generowania pliku XML wysyłanego do KSeF są one modyfikowane w sposób uniemożliwiający ich identyfikację. Opcja ta realizuje zalecenia Ministerstwa Finansów w zakresie używania zanonimizowanych danych testowych i działa wyłącznie w przypadku wysyłki na środowisko demonstracyjne.
• Czas (w sekundach), po którym system sprawdzi nadanie nr KSeF od momentu wysłania dokumentu do platformy (0-wyłączone) - parametr umożliwia określenie czasu, po jakim system Streamsoft wykona pierwsze sprawdzenie nadania nr KSeF dla wysłanego dokumentu i pobierze otrzymany nr KSeF. W oparciu o ten parametr system wykonuje jedno sprawdzenie odpytując platformę KSeF bezpośrednio o wysłany dokument. Domyślna wartość parametru ustawiona jest na 15 sekund, natomiast wprowadzenie wartości 0 spowoduje wyłączenie mechanizmu. Parametr ten działa w kontekście użytkownika.

• Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza nadanie nr KSeF na platformie KSeF dla dokumentów wysłanych o statusie „Wysłano, oczekuje” (0-wyłączone) - parametr umożliwia określenie cykliczności sprawdzania nadania nr KSeF dla dokumentów wysłanych przez zalogowanego użytkownika. Sprawdzenie obejmuje dokumenty z dwóch ostatnich dni, dla których nie zarejestrowano nr KSeF w systemie Streamsoft. Mechanizm ten jest uruchamiany po nawiązaniu sesji KSeF i działa niezależnie od parametru opisanego powyżej: Czas (w sekundach), po którym system sprawdzi nadanie nr KSeF od momentu wysłania dokumentu do platformy. Parametr działa w kontekście użytkownika, a ustawienie wartości na 0 wyłącza mechanizm.
• Sposób komunikacji z platformą KSeF w trakcie cyklicznego sprawdzania nr KSeF - określa sposób, w jaki wykonywany jest mechanizm uruchamiany w parametrze Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza nadanie nr KSeF na platformie KSeF dla dokumentów wysłanych o statusie „Wysłano, oczekuje”. Sposób ten można określić jako:
  • Pytaj tylko o nr KSeF pojedynczego dokumentu - system będzie wykonywał zapytania dla każdego znalezionego dokumentu osobno. Oznacza to, że wykonane zostanie tyle zapytań, ile dokumentów nie posiada nr KSeF.
  • Pytaj tylko o listę dokumentów wysłanych - system będzie wykonywał tylko 1 zapytanie do platformy KSeF, na podstawie otrzymanej listy dokona analizy i powiązania brakujących nr KSeF z dokumentami w systemie. Wartość ta ustawiona jest jako domyślna.
  • Pytaj o nr KSeF pojedynczego dokumentu oraz o listę dokumentów wysłanych - system będzie wykonywał opisane powyżej działania w kolejności: 1. Pytaj o nr KSeF 2. Pytaj tylko o listę dokumentów wysłanych.

UWAGA!

Platforma Krajowego Systemu e-Faktur posiada limit zapytań możliwych do wysłania w obrębie danego nr NIP. Jego wyczerpanie skutkuje komunikatem Limit żądań osiągnięty i chwilowym brakiem możliwości komunikacji z KSeF. W związku z tym, parametry dotyczące czasu i częstotliwości cyklicznego sprawdzania nr KSeF należy dostosować do specyfiki firmy, uwzględniając przy tym, m.in.:

• • • Jakość połączenia internetowego
    • Ilość i częstotliwość wysyłanych dokumentów do KSeF
    • Sposób wysyłki dokumentów (przez 1 osobę czy więcej osób w tym samym czasie)
• Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza dostępność UPO dla zamkniętych sesji wysyłek na platformie KSeF (0-wyłaczone) - domyślna wartość to 0 (wyłączone). Ustawienie wartości większej niż 0 włącza na danym stanowisku cykliczne sprawdzanie dostępności UPO co podaną liczbę minut dla zamkniętych sesji wysyłek. Mechanizm obejmuje sesje z dnia bieżącego i poprzedniego, dla których nie pobrano UPO. Wysyła zapytanie do platformy KSeF i po pobraniu uzupełnia Nr KSeF oraz daty ich nadania dla dokumentów o statusie „Wysłano, oczekuje”.
• Automatycznie odświeżaj okno po otrzymaniu nr KSeF - włączenie parametru spowoduje, że podczas cyklicznego sprawdzania nadania nr KSeF dla wysłanych dokumentów, system po otrzymaniu odpowiedzi zwrotnej z platformy automatycznie odświeży dane w oknie i wyświetli informacje o KSeF dla pozycji.
• Czas (w sekundach, min to 10), jaki system poświęci na przetworzenie i wykonanie polecenia wysyłki dokumentu do KSeF przez mechanizm REST - parametr dotyczy wysyłki dokumentów do KSeF za pomocą dedykowanych rozwiązań opartych o serwer REST.
• Minimalny interwał odczytu z bazy trybu pracy z systemem KSeF (w sekundach) - pozwala na określenie minimalnego przedziału czasowego, w którym system będzie pobierał informację o trybie pracy z krajowym Systemem e-Faktur. 
• Sposób obsługi pola "Stan weryfikacji" w buforze importu dokumentów z KSeF (sposób reagowania na realizację z bufora) - umożliwia obsługę pola Stan weryfikacji w oknie edycyjnym bufora importu dokumentu z KSeF. Pole to odpowiada za kontrolę realizacji dokumentów zaimportowanych z KSeF do systemu. Opcja ta rozszerza konieczność weryfikacji poprawności danych przez użytkowników odpowiedzialnych za wprowadzenie dokumentów do systemu. Parametr może przyjąć wartości:
  
  • Brak - pole Stan weryfikacji nie jest widoczne w oknie edycyjnym bufora importu dokumentu i nie jest obsługiwane podczas realizacji z bufora.
  • Informuj gdy "Niezweryfikowany" i blokuj gdy "Niezaakceptowany" - uruchamia obsługę pola Stan weryfikacji. W przypadku próby realizacji dokumentu określonego jako Niezweryfikowany system w raporcie realizacji wyświetli ostrzeżenie: Stan weryfikacji: Niezweryfikowany. Przy próbie realizacji dokumentu o stanie Niezaakceptowany, system wyświetli informację w raporcie i przerwie proces realizacji.
  • Blokuj gdy inny niż "Zaakceptowany" -  uruchamia obsługę pola Stan weryfikacji i pozwala na realizację wyłącznie dokumentów o stanie Zaakceptowany. W innym przypadku proces zostanie zatrzymany, a w raporcie realizacji pojawi się odpowiednia informacja.
• Nazwa wtyczki do edycji eksportowanego XML: we(Id_Nagl, verKSeF: integer; XML_in: string) wy(XML_out: string) - umożliwia podpięcie dodatkowego rozwiązania pozwalającego na edycję wygenerowanego pliku XML, przed jego wysyłką na platformę KSeF. Do jej wykorzystania niezbędne jest posiadanie menadżera rozszerzeń w licencji programu.
• Katalog schematów XSD - parametr umożliwia ręczne wskazanie katalogu plików ze schematem XSD, według którego walidowany jest plik wygenerowany z systemu. Standardowo pliki faktur ustrukturyzowanych generowane w systemie są porównywane ze schematem XSD dostępnym on-line. Uzupełnienie wartości parametru jest zalecane tylko w szczególnych przypadkach (np. gdy w przedsiębiorstwie występują blokady połączeń internetowych i walidacja pliku nie może nastąpić standardowo on-line). W przypadku wykorzystywania parametru należy pamiętać o aktualizacji jego wartości po udostępnieniu nowego schematu przez Ministerstwo Finansów.
• Katalog do zapisu plików XML - umożliwia wskazanie lokalizacji, w której zapisywane będą wygenerowane w programie pliki dokumentów sprzedaży w formacie XML zgodnym ze specyfikacją KSeF. Zapis zostanie wykonany po użyciu opcji w oknie dokumentów sprzedaży → menu kontekstowe → Krajowy System e-Faktur → Zapisz plik XML.
• Procedura uruchamiana po imporcie dokumentu do Bufora importu z KSeF - umożliwia wskazanie procedury definiowanej, która zostanie automatycznie uruchomiona po pobraniu dokumentu z KSeF i zaimportowaniu go do bufora importu. Procedurę można utworzyć w module Raporty i formularze wybierając rodzaj „KSeF - Po imporcie dokumentu do Bufora importu z KSeF”. 
• Procedura uruchamiana przed zapisem edytowanego dokumentu w Buforze importu z KSeF - umożliwia wskazanie procedury definiowanej, która zostanie uruchomiona przed zapisem edytowanego dokumentu w buforze importu z KSeF.  Procedurę można utworzyć w module Raporty i formularze wybierając rodzaj "KSeF - Przed zapisem edytowanego dokumentu w Buforze importu z KSeF".  Procedura pełni funkcję walidacji danych dokumentu. Zwrócenie wartości „1” w parametrze WYNIK oznacza, że dokument jest poprawny. W przeciwnym razie dokument nie zostanie oznaczony jako poprawny i wyświetlony zostanie komunikat z parametru KOMUNIKAT.
• Procedura definiowana uruchamiana przed importem dokumentu w celu szukania kontrahenta - umożliwia podpięcie utworzonej indywidualnie procedury definiowanej mającej na celu powiązanie kontrahentów z dokumentów KSeF z kontrahentami istniejącymi w systemie, przed importem dokumentów z platformy do Bufora importu z KSEF.
• Procedura uruchamiana przed zmianą statusu dokumentu w buforze importu KSeF / Procedura definiowana uruchamiana po zmianie statusu dokumentu w buforze importu KSeF - umożliwiają podpięcie utworzonych indywidualnie procedur definiowanych dotyczących dokumentów umieszczonych w buforze importu KSeF.
• Import z plików KSeF - umożliwia import dokumentów sprzedaży i zakupu z pliku w formacie XML, zgodnego ze strukturą logiczną dla e-Faktur (FA). Po włączeniu parametru dostępne są dodatkowe ustawienia importu. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w osobnym materiale: Import z pliku KSeF.

• Sposób prezentacji listy dokumentów na platformie KSeF - parametr dotyczy dokumentów sprzedaży jak i zakupu. Określa sposób pobierania i prezentacji listy dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur, co wpływa na liczbę zapytań wysyłanych do serwera MF. Może przyjąć wartości:
  • Pobieraj dokumenty w podziale na strony (wartość domyślna) - system pobiera pełną listę dokumentów z danego okresu, ale w przypadku dużej liczby dokumentów może wykonywać wielokrotne zapytania, ponieważ jedno zapytanie zwraca maksymalną liczbę dokumentów zgodnie z limitami KSeF
  • Pobieraj wszystkie dokumenty - lista prezentowana jest w podziale na strony zawierające maksymalnie 250 dokumentów, a system pobiera dane dla każdej strony osobno na żądanie jej wyświetlenia, przy czym wyświetlane są wszystkie pozycje z danego okresu (zarówno pobrane, jak i niepobrane), a niepobrane dokumenty mogą być widoczne jako puste wpisy, co przy dużym zakresie dat może powodować, że pierwsze strony wydają się puste, a dane pojawiają się dopiero na kolejnych stronach.

• Maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź serwera KSeF (w sekundach) - parametry dostępny po zalogowaniu się hasłem serwisowym, domyślnie ustawiony jest na wartość 30 i umożliwia ręczną edycję czasu oczekiwania na odpowiedź z serwera MF, np. wydłużenie. Zmiana parametru zalecana jest tylko w przypadku problemów z łączem internetowym, co może zapobiegać nieprawidłowościom podczas wysyłki lub odbioru dokumentów.

Opcje w menu System

Po uruchomieniu obsługi KSeF w menu System dostępna będzie opcja Krajowy System e-Faktur, gdzie możliwe jest zarządzanie certyfikatami oraz tokenami służącymi do uwierzytelniania, sesjami KSeF oraz weryfikacja błędnych połączeń do platformy KSeF.

Tryb pracy KSeF

Opcja uruchamia okno, w którym prezentowane są informacje o trybie pracy, komunikacji z platformą KSeF oraz statusie sesji. Ponadto w oknie dostępny jest parametr Informuj o niewysłanych dokumentach do KSeF. Jest on domyślnie zaznaczony i powoduje, że podczas zamykania programu wyświetlany jest komunikat ostrzegający o dokumentach podlegających wysyłce do KSeF, które nie zostały przesłane na platformę. Wyłączenie parametru dezaktywuje wyświetlanie komunikatu dla aktualnie zalogowanego użytkownika.

Tryb KSeF

Opcja jest dostępna dla użytkowników posiadających uprawnienie Zmiana trybu pracy KSeF znajdujące w Module Administratora → Grupy użytkowników → Prawa do opcji →  Prawa\Firmy\ ... \Streamsoft\Wspólne\Krajowy System e-Faktur - KSeF\Tryb pracy KSeF:

Za pomocą przycisku Zmień możliwa jest edycja trybu bezpośrednio w oknie. 

Aktualnie stosowany w systemie tryb pracy z KSeF wyświetlany jest na dolnym pasku programu (status jest odświeżany co 1 min.). Po kliknięciu w panel trybu pracy w dolnym pasku uruchomione zostanie okno Tryb pracy KSeF, gdzie można sprawić oraz zmienić tryb pracy KSeF. Okno to jest dostępne do uruchomienia w menu System → Krajowy System e-Faktur.

W przypadku gdy licencja programu obejmuje wyłącznie import dokumentów z KSeF (firma nie korzysta z narzędzia wysyłki dokumentów sprzedaży do KSeF), to okno Tryb pracy KSeF prezentuje informacje o braku komunikacji z platformą oraz nie zawiera sekcji dotyczącej sesji interaktywnej.

Komunikacja z KSeF

W oknie wyświetlana jest informacja o stanie połączenia z platformą KSeF. Prawidłowa komunikacja (Online) oznaczona jest kolorem zielonym, pozostałe statusy połączenia oznaczane są kolorem czerwonym.

Możliwa jest również weryfikacja stanu połączenia za pomocą przycisku Sprawdź. System sprawdza połączenie z platformą KSeF oraz innymi stronami internetowymi w celu porównania czy ewentualny problem z połączeniem dotyczy wyłącznie platformy KSeF czy może dotyczyć połączeń z innymi adresami. Kolejność weryfikacji:

1. Czy sesja jest aktywna
2. Czy odpowiada adres ksef.mf.gov.pl
3. Czy odpowiada adres streamsoft.pl
4. Czy odpowiada adres google.pl

Po wykonaniu sprawdzenia wyświetlany jest raport z informacjami o połączeniach z poszczególnymi stronami, który może pomóc w ocenie ewentualnych nieprawidłowości w połączeniu z platformą KSeF (czy problem dotyczy wyłącznie połączenia z platformą KSeF czy również z innymi adresami, co może wskazywać na problem z łączem internetowym).

Przykładowe raporty:

Status sesji wysyłki KSeF

Opcja służy do weryfikacji aktualnie otwartych sesji połączeń z Krajowym Systemem e-Faktur. Dane prezentowane są w kontekście użytkownika. Z poziomu okna Sesja wysyłki KSeF możliwe jest jej zakończenie (przycisk Zamknij sesję) oraz wyświetlenie Historii sesji wysyłek KSeF (przycisk Idź do).  

Historia sesji wysyłek KSeF                                                                             

Stanowi wykaz połączeń z platformą KSeF zarówno bieżących jak i archiwalnych. W oknie prezentowane są dane o sesjach m.in. nr sesji, data otwarcia i zamknięcia, operatorze. Ponadto w szczegółach okna, na zakładce Wysłane dokumenty widoczne są informacje o dokumentach wysłanych do KSeF w ramach danej sesji.

Sesje kończone są automatycznie po zamknięciu programu lub upływie czasu ustalonego przez platformę KSeF, można je również zakończyć ręcznie za pomocą opcji w menu kontekstowym → Zamknij sesję, umożliwia ona również grupowe zakończenie sesji - należy wówczas zaznaczyć wybrane pozycje. Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru wyłącznie do zakończonych sesji.

Tokeny KSeF

Token KSeF to metoda uwierzytelniania w postaci szeregu znaków (cyfr i liter), w którym zaszyfrowane są uprawnienia do wystawiania, pobierania i podglądu e-Faktur, a także do zarządzania tymi uprawnieniami. Ponadto odpowiada on za komunikację pomiędzy Krajowym Systemem e-Faktur, a programem.

Dodawanie tokenów w systemie

System Prestiż umożliwia zarówno wprowadzenie tokena wygenerowanego w aplikacji KSeF, jak i wygenerowanie go bezpośrednio z programu.

• Token wygenerowany w aplikacji KSeF

Wygenerowany w aplikacji KSeF token należy skopiować.

Przed wklejeniem tokena, w oknie Token KSeF, na zakładce 1 Podstawowe, konieczne jest uzupełnienie nazwy oraz zaznaczenie uprawnień, z jakimi dany token został wygenerowany (Dostęp do faktur, Wystawianie faktur lub oba te uprawnienia). Pola te mają charakter informacyjny (odzwierciedlają wyłącznie uprawnienia nadane w aplikacji Ministerstwa Finansów) i nie ma możliwości ich edycji po zapisie tokena. 

Następnie w oknie Token KSeF-Wklejanie ze schowka, za pomocą opcji Wklej skopiowany token należy wkleić do pola Numer tokena. 

System nie pozwoli na wprowadzenie tokena bez określenia uprawnień i wyświetli komunikat z ostrzeżeniem.

• Bezpośrednio w systemie Prestiż

Za pomocą opcji w menu System →  Krajowy System e-Faktur →  Tokeny KSeF →  Dodaj F3 →  Generuj token.

Przed wygenerowaniem tokena należy nadać mu nazwę i zaznaczyć uprawnienia, dla których token ma zostać wygenerowany. 

System wyświetli informacje o konieczności autoryzacji tej czynności przez użytkownika, który jest właścicielem.

Autoryzacji można dokonać poprzez ePUAP, aplikację zewnętrzną lub podpis elektroniczny.

Krajowy System e-Faktur umożliwia wygenerowanie i korzystanie z wielu tokenów, którym przypisane mogą być wszystkie lub odmienne uprawnienia, te z kolei nadawane są osobom fizycznym, podmiotom lub przedstawicielom podatkowym. Pozwala to na tworzenie różnych konfiguracji token - uprawnienia - operator, w zależności od specyfiki firmy i stosowanego w niej obiegu dokumentów.

W systemach Streamsoft możliwe jest generowanie tokenów z uprawnieniami dotyczącymi wysyłki i odbioru dokumentów z KSeF. Zarządzanie uprawnieniami do KSeF dostępne jest jedynie z poziomu aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur. 

Nie ma konieczności generowania osobnych tokenów dla każdego operatora obsługującego KSeF. Do tokena posiadającego żądane uprawnienia (np. wystawianie faktur) można przypisać wielu operatorów.

Uprawnienia operatorów przypisane do tokena

Do tokenów zawierających uprawnienia, należy przypisać użytkowników, którzy będą z tych uprawnień korzystać. Służy do tego zakładka 2 Operatorzy, gdzie z listy operatorów należy wybrać użytkowników, którym dane uprawnienia zostały przypisane w Krajowym Systemie e-Faktur.

Pomimo możliwości wygenerowania wielu tokenów z różnymi uprawnieniami, jeden operator może być przypisany do tylko jednego tokena. Zapobiega to powielaniu uprawnień operatorów i służy zachowaniu porządku w słowniku posiadanych tokenów. Po wskazaniu operatora z listy i przypisaniu go do tokena, przy definiowaniu kolejnego operator ten nie będzie już dostępny na liście.

Ponadto na zakładce 1 Podstawowe w sekcji Inne znajduje się pole Widoczność kontrah., które umożliwia przypisanie do tokena zdefiniowanych uprawnień dotyczących prezentacji dokumentów dla użytkowników. Szczegółowy opis opcji znajduje się w  rozdziale Widoczność kontrahentów KSeF.

Certyfikaty KSeF 

Certyfikat KSeF to nowy model uwierzytelniania firmy w Krajowym Systemie e-Faktur. Ma postać specjalnego pliku, który należy wygenerować w aplikacji KSeF (od 1 lutego 2026 r.). Certyfikat służy wyłącznie do potwierdzenia tożsamości i nie zawiera w sobie informacji o uprawnieniach. Te są nadawane w bezpośrednio na platformie KSeF. Ministerstwo umożliwia wygenerowanie dwóch rodzajów certyfikatów:

• Do uwierzytelniania w systemie KSEF - służący np. wystawienia faktury online
• Podpis linku do weryfikacji wystawcy - niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline24 i utworzenia kodów QR

Dodanie certyfikatu do systemu Streamsoft

Wygenerowane wcześniej certyfikat oraz klucz należy wprowadzić do systemu Streamsoft. W menu System → Krajowy System e-Faktur → Certyfikaty KSeF za pomocą opcji Dodaj (F3) uruchomione zostanie okno edycyjne, w którym: 

• na zakładce 1 Podstawowe należy wprowadzić:
  • nazwę dla certyfikatu - nazwa wprowadzona podczas generowania certyfikatu w MCU
  • hasło do certyfikatu - hasło nadane podczas generowania certyfikatu w MCU. System porównuje podane hasło z kluczem prywatnym i w przypadku niezgodności hasło nie jest zapamiętywane, ani też nie zostanie użyte podczas wydruku kodu QR. Jeśli hasło nie zostanie uzupełnione podczas wprowadzania certyfikatu do systemu, program odpyta o nie przy próbie użycia certyfikatu do wygenerowania kodu QR.
  • pliki z kluczem oraz certyfikatem wygenerowane w aplikacji KSeF. Na podstawie wczytanych plików uzupełnione zostaną pola Nr seryjny, Ważny do oraz Rodzaj. 
• na zakładce 2 Operatorzy wskazać operatorów systemu, którzy będą korzystać z certyfikatu.

Widoczność kontrahentów w KSeF  

Opcja umożliwia ograniczenie widoczności dokumentów importowanych z KSeF, prezentowanych w oknach Bufor importu z KSeF oraz Platforma KSeF-Dokumenty zakupu, dostępnych w menu Zakup → Krajowy System e-Faktur. Definiowanie ograniczeń opiera się o grupy kontrahentów, których dokumenty mogą być widoczne dla użytkowników. Widoczności należy przypisać do odpowiednich certyfikatów lub tokenów.

W celu skonfigurowania opcji wymagane jest wskazanie rodzaju grupy kontrahentów w parametrze konfiguracyjnym Ustawienia →  Obsługa →  Ustawienia KSeF → Rodzaj grupy kontrahentów dla słownika „Ograniczenia widoczności dok. w KSeF".

Na zakładce 1 Podstawowe należy wprowadzić nazwę definiowanej widoczności. Zaznaczenie parametru Wyklucz z widoku dokumenty od nowych kontrahentów spowoduje, że na liście dokumentów do zaimportowania z KSeF nie będą widoczne dokumenty wystawione na kontrahentów z nieznanym NIP i które nie zostały przypisane do grupy kontrahentów.

Ograniczenia widoczności można zdefiniować w dwóch rodzajach:

• Dostęp do dokumentów - wyłącznie dokumenty kontrahentów ze wskazanych grup będą widoczne dla operatorów
• Wykluczenie dokumentów - widoczne będą dokumenty wszystkich kontrahentów poza kontrahentami ze wskazanych grup

Zdefiniowaną widoczność można wskazać w polu Widoczność kontrah. w oknie edycyjnym certyfikatu lub tokena. 

Rejestr błędów platformy KSeF

W oknie prezentowany jest wykaz nieprawidłowości w trakcie komunikacji z KSeF. W szczegółach danej pozycji dostępne są zakładki Żądanie i Błąd, które wyświetlają odpowiednio żądanie wysłane z programu do serwera KSeF oraz treść błędu. Dane te mogą stanowić pomoc przy analizie nieprawidłowości w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Sposoby płatności

W menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Sposoby płatności istnieje możliwość połączenia zdefiniowanych w systemie sposobów płatności z zawężonym słownikiem udostępnionym w specyfikacji KSeF. Służy do tego pole Płatność KSeF znajdujące się na zakładce 1 Podstawowe.

Dla predefiniowanych sposobów płatności (Gotówka, Przelew) system automatycznie ustawia odpowiednią wartość w polu Płatność KSeF. Dla pozostałych oraz nowych sposobów płatności domyślnie ustawiana jest wartość Inna, którą użytkownik może edytować.

Pole to jest wykorzystywane zarówno podczas eksportu jak i importu dokumentów z KSeF. System identyfikuje rodzaje płatności zdefiniowane w bazie ze sposobami płatności określonymi w pliku xml. W przypadku braku dopasowania rodzaju płatności system Streamsoft przyjmuje/wysyła do KSeF wartość Inna.

Wysyłka do KSeF

Moduł Administratora - obsługa wysyłki na środowisko produkcyjne KSeF 

W celu włączenia wymiany dokumentów ze środowiskiem produkcyjnym KSeF słownik Firmy został rozbudowany o dodatkowy parametr Obsługa środowiska produkcyjnego KSeF. Brak zaznaczenia parametru spowoduje, że podczas próby wysyłki dokumentów sprzedaży na środowisko produkcyjne KSeF, system wyświetli komunikat W module administratora nie ustawiono wartości pola "Obsługa środowiska produkcyjnego KSeF" w słowniku firmy!

Mechanizm dearchiwizacji został rozszerzony o parametr sterujący możliwością wysyłki dokumentów na środowisko produkcyjne KSeF w kontekście odtwarzanej bazy danych. W oknie ustawień dodany został parametr Wysyłka do KSeF na środowisko produkcyjne, który domyślnie nie jest zaznaczony. Zapobiega to możliwości pomyłkowej wysyłki dokumentów do KSeF np. w przypadku odtworzenia bazy danych na środowisku testowym programu Prestiż, służącym do celów testowo-szkoleniowych.

W przypadku odtwarzania bazy danych o charakterze produkcyjnym, należy parametr zaznaczyć ręcznie.

Ustawienia na kontrahentach, definicjach dokumentów i miejscach sprzedaży

Kontrahenci

W danych kontrahenta na zakładce 1 Podstawowe dodany został znacznik Obsługa KSeF. Pole to domyślnie jest zaznaczone. 

System umożliwia grupową zmianę wartości parametru, opcja dostępna jest w menu:

Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych → zakładka 7 Inne

Definicje dokumentów

Na definicjach dokumentów, które dotyczą transakcji gospodarczych objętych obowiązkiem eksportu do KSeF, na zakładce 1 Podstawowe dodane zostały parametry:

• Wysyłka do KSeF - warunkuje on możliwość obsługi w KSeF tego typu dokumentów i domyślnie jest zaznaczony.

Uwaga!

Dokumenty podlegające procedurze OSS (posiadające oznaczenie JPK: OSS_EE, OSS_WSTO lub WSTO_EE) są wyłączone z wysyłki do KSeF. Wystawione w ten sposób faktury, pomimo oznaczeń dot. KSeF na definicji dokumentu i miejscu sprzedaży, zostaną automatycznie rozpoznane przez system jako niepodlegające wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur.

• Formularz dla dod. pól do KSeF - umożliwia wskazanie formularza zawierającego dodatkowe, opcjonalne pola, które będą przekazywane do pliku XML dokumentu wysyłanego do KSeF z danego miejsca sprzedaży. Szczegółowy opis działania formularzy znajduje się w  rozdziale: Formularze dla dodatkowych pól do KSeF.
• Szablon XML do KSeF - umożliwia wskazanie szablonu, wg którego będą generowane dokumenty sprzedaży, wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Szablony umożliwiają bardzo szeroki zakres edycji struktury pliku XML. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się osobnym materiale: Szablony XML do KSeF.
• Wyślij automatycznie do KSeF - zaznaczenie parametru spowoduje wysyłkę dokumentu na platformę KSeF od razu po jego wystawieniu.

Miejsca sprzedaży

W oknie Miejsce sprzedaży na zakładce 10 KSeF dodano pole Podlega KSeF. Domyślnie jest ono zaznaczone i dotyczy wszystkich miejsc sprzedaży podlegających księgowaniu. Brak znacznika skutkować będzie blokadą wysyłki do KSeF dokumentów wystawionych w danym miejscu sprzedaży.

Formularze dla dodatkowych pól do KSeF

Plik XML umożliwia przekazanie do KSeF dodatkowych pól, które będą mogły być wykorzystane przez odbiorcę dokumentu z KSeF. Pole Formularz dla dod. pól do KSeF umożliwia wskazanie formularza wydruku zawierającego np. zdefiniowane w definicji dokumentu uwagi, zaznaczone opcje wydruku, które podczas generowania dokumentu zostaną przeniesione do pliku w formacie XML przesyłanego do KSeF.

Formularz dla dodatkowych pól do KSeF można wskazać w słownikach:

• Kontrahenci - w oknie edycyjnym danych kontrahenta na zakładce 18 KSeF znajduje się sekcja, w której można wskazać formularze wydruku dla poszczególnych definicji dokumentów, które będą wystawiane na danego kontrahenta.

• Miejsca sprzedaży - w oknie edycyjnym miejsca sprzedaży, na zakładce 10 KSeF znajduje się sekcja, w której można wskazać formularze wydruku dla poszczególnych definicji dokumentów, które będą wystawiane w danym miejscu sprzedaży

• Definicja dokumentu - w oknie edycyjnym wybranej definicji dokumentu sprzedaży, na zakładce 1 Podstawowe znajduje się pole Formularz dla dod. pól do KSeF, w którym można wskazać zdefiniowany formularz wydruku. Domyślnie 

Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży system będzie weryfikował wartość pól w opisanych wyżej elementach systemu według kolejności:

1. Kontrahent
2. Miejsce sprzedaży
3. Definicja dokumentu

Formularz wydruku ustalony w toku weryfikacji zostanie przypisany w oknie edycyjnym dokumentu sprzedaży → zakładka Zestawienie VAT → sekcja Ustawienia → w polu Formularz dod. pól KSeF. Pole to jest edycyjne i umożliwia wybór innego formularza ze słownika za pomocą przycisku strzałki.

System umożliwia grupowe ustawienie formularza wydruku na dokumentach. Opcja jest dostępna w oknie dokumentów sprzedaży w menu pod prawym przyciskiem myszy → Podstawowe → Grupowe ustawianie wartości dokumentów → zakładka 1 Podstawowe → pole Formularz dla dod. pól KSeF.

Poniżej znajdują się opcje, które można oznaczyć do wysyłki. Są one dostępne w menu Słowniki → Definicje dokumentów HM → wybrana definicja → zakładka 5 Formularze:

• z zakładki 2 Opcje:
  • Drukuj wiele kont bankowych
  • Drukuj telefon i fax kontrahenta
  • Drukuj zlecenie
  • Drukuj zlecenie serwisowe
  • Drukuj informacje o kursie podatkowym jeżeli występuje
  • Drukuj przedstawiciela handlowego
  • Drukuj dane kierowcy
  • Drukuj dane z zamówienia
  • Drukuj dane miejsce dostawy
  • Drukuj słowniki definiowane
  • Drukuj przewidywany termin dostawy
  • Drukuj na podstawie
  • Do KSeF wyślij tylko pozycje skorygowane
  • Do KSeF wyślij pozycje przed i po dla korekt
  • Do KSeF wyślij pole „Link” - jej zaznaczenie spowoduje, że do generowanego pliku KSeF przeniesiona zostanie wartość pola Link znajdującego się na dokumencie, na zakładce Inne. Umożliwia ono dołączenie linku do pobrania dokumentacji, załączników, które zostały umieszczone na zewnętrznych zasobach (np. w chmurze).
• z zakładki 5 Stopka
  • Drukuj listę dokumentów nierozliczonych
  • Treść uwagi drukowanej w stopce dokumentu - przekazywane są uwagi zamieszczone w dokumencie i w danych kontrahenta oraz uwagi pobierane za pomocą zmiennych:
    • @KONTRAH_UWAG - drukuje uwagi kontrahenta
    • @KONTRAH_OSTRZ - drukuje ostrzeżenia kontrahenta
    • @KONTRAH_BONIF - drukuje bonifikatę kontrahenta
    • @ODBIORCA_UWAG - drukuje uwagi odbiorcy
    • @ODBIORCA_OSTRZ - drukuje ostrzeżenia odbiorcy
    • @ODBIORCA_BONIF - drukuje bonifikatę odbiorcy
    • @DOK_UWAG - drukuje uwagi dokumentu
    • @DOK_OSTRZ - drukuje ostrzeżenia dokumentu
    • @FIRMA_NIP - drukuje NIP firmy (z danych firmy)

Podczas generowania pliku XML treść uwag jest umieszczana w sekcji <StopkaFaktury>, np.:

• z zakładki 3 Kolumny - każda kolumna oznaczona jako "Wyślij do KSeF"

• z zakładki 7 Cechy - gdy oznaczono "Drukuj wartości cech dokumentu"

wersja 7.0 z dnia 2026-03-30