KSeF - najczęściej zadawane pytania i postępowanie w przypadku awarii

W przypadku, gdy dokument sprzedaży musi być przed wysyłką do KSeF zatwierdzony/zaakceptowany (np. przez przełożonego lub klienta), zalecane jest wykorzystanie opcji Dokumenty sprzedaży w przygotowaniu, znajdującej się w menu Sprzedaż. 

W przypadku wysyłki dokumentu do platformy KSeF poza systemem Streamsoft nie jest tworzone powiązanie pomiędzy systemami (Streamsoft oraz KSeF). Ręczne wprowadzenie nr KSeF na dokumencie nie umożliwia komunikacji i wyszukania dokumentu na platformie, stąd brak możliwości pobrania UPO.

W tej sytuacji zalecane jest pobranie UPO bezpośrednio z aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur i powiązanie z dokumentem wystawionym w systemie Streamsoft za pomocą powiązania ogólnego:

Okno edycyjne dokumentu sprzedaży → zakładka Dodatkowe → sekcja Powiązania ogólne → Dodaj (F3)

Przykładowa sytuacja, w której mogą wystąpić różnice pomiędzy dokumentem wystawionym w systemie Streamsoft a dokumentem o tym samym numerze (nr faktury) znajdującym się na platformie KSeF:

W wyniku awarii komunikacji systemu Streamsoft z KseF, wystawiony dokument nie został wysłany na platformę. Użytkownik zalogował się bezpośrednio do KSeF i wprowadził tam fakturę ręcznie (z numerem faktury jak w programie Streamsoft), której nadany został nr KSeF. 

Po przywróceniu komunikacji, dokument w systemie Streamsoft został automatycznie wysłany na platformę KSeF i otrzymał nr KSeF. W efekcie znajdują się tam dwa dokumenty sprzedaży z takim samym nr systemowym, ale różnymi nr KSeF.

Rozwiązanie:

Bezpośrednio na platformie KSeF należy wykonać korektę faktury, która wcześniej została tam wystawiona ręcznie. W wykazie faktur powinien zostać dokument wysłany z programu Streamsoft. Zapewni to spójność powiązań pomiędzy dokumentem wystawionym w programie a wysłanym do KSEF.

Przykładowa sytuacja, w której nie można wysłać dokumentów do KSEF za pomocą programu Streamsoft:

Nie można wysłać faktur z powodu awarii połączenia internetowego lub systemu po stronie podatnika, jednocześnie nie ma możliwości skorzystania z trybu wysyłki Offline24 (np. kontrahent oczekuje na fakturę w dniu wystawienia).

Rozwiązanie:

Na dokumentach sprzedaży w menu pod prawym przyciskiem myszy → Krajowy System e-Faktur znajduje się opcja Zapisz plik XML. Służy ona do zapisu wygenerowanego pliku XML w lokalizacji określonej w parametrze w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF → Katalog do zapisu plików XML. Pliki z tego katalogu można wczytać bezpośrednio na platformie KSeF za pomocą opcji Wczytaj fakturę. //ANIAKRU - nie wiem czy to tak powinno działać. Myślałam, że wygenerowany plik xml z programu wczytam na platformie i nadam mu tam numer KSeF, ale po wczytaniu pokazuje mi się info o błędzie w pliku. A w programie przeszedł on walidację. /