Funkcjonalność pozwala na połączenie biura rachunkowego posiadającego system Streamsoft, a jego klientami, którzy mogą opisywać faktury otrzymywane w KSeF i przesyłać je do biura rachunkowego.
Do komunikacji niezbędne jest posiadanie konta w Firmino.pl. Jeśli klient biura rachunkowego nie korzysta z z programu Firmino, to integracja z buforem KSeF jest dostępna w ramach konta darmowego. Link do rejestracji konta darmowego: https://app.firmino.pl/app/registration.do.
SPIS TREŚCI:
Komunikacja systemu Streamsoft z programem Firmino
W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Import znajduje się parametr Obsługa integracji z Firmino, zawierający ustawienia konfiguracyjne integracji.
W celu połączenia się z kontem w Firmino.pl należy zaznaczyć parametr Włącz integrację z systemem Firmino.pl, a następnie za pomocą opcji Poproś o zgodę na integrację wysłać e-mail do klienta z prośbą o zgodę. W oknie Prośba o zgodę na integrację z kontem w Firmino.pl należy podać Email użytkownika Firmino.pl (adres e-mail klienta zarejestrowany w Firmino.pl) oraz Email zwrotny (adres biura rachunkowego, na który przysłany zostanie kod aktywacyjny).
Po wyrażeniu zgodny przez klienta na adres biura wysłany zostanie kod aktywacyjny, który należy wprowadzić w oknie edycyjnym parametru System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Import → Obsługa integracji z Firmino → Aktywuj integrację.
Po prawidłowej aktywacji integracji, w oknie widoczne będą informacje o dacie i godzinie zarówno wysłania prośby o zgodę jak i aktywacji integracji (wprowadzenia kodu aktywacyjnego).
Ostatnim krokiem jest zaznaczenie opcji Pobieranie opisów i statusu uwzględniania w kosztach dokumentów z KSeF.
Import i opisywanie dokumentów z KSeF przez Klienta biura rachunkowego
Klient biura rachunkowego, po zalogowaniu się na konto w Firmino.pl może zaimportować dokumenty z platformy KSeF i je zweryfikować. Instrukcja w tym zakresie dostępna jest pod linkiem: https://www.firmino.pl/pomoc/obsluga-ksef-dla-faktur-kosztowych/
Możliwe jest dodanie opisu danego dokumentu oraz wprowadzenie odpowiedniego statusu (Księguj lub Nie księguj). Po zatwierdzeniu miesiąca, do biura rachunkowego przesyłana jest informacja (e-mail) o dokumentach przygotowanych do księgowania. Instrukcja w tym zakresie dostępna jest pod linkiem: https://www.firmino.pl/pomoc/opisanie-faktur-z-ksef-dla-biura-rachunkowego/
Import dokumentów wraz z opisami z Firmino
Dokumenty zakupu klienta biura rachunkowego będą widoczne w module Finanse i Księgowość → Dokumenty → Krajowy System e-Faktur → Bufor importu dokumentów zakupu z KSeF → Dodaj (F3) → okno Platforma KSeF - Dokumenty zakupu, skąd mogą zostać zaimportowane do systemu Streamsoft.
Po otrzymaniu informacji od klienta o zatwierdzeniu miesiąca i dokumentach przygotowanych do księgowania, można je pobrać do systemu Streamsoft wraz ze statusami oraz opisami. Za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy → Widok → Kolumny w tabeli do widoku okna można dodać kolumny:
- Opis z Firmino - prezentuje opis wprowadzony przez klienta w Firmino
- Księguj - prezentuje status dokumentu nadany przez klienta w Firmino. Może przyjąć wartości:
- Tak - dokument oznaczony przez klienta jako podlegający księgowaniu. Tylko dokumenty o tym statusie są możliwe do realizacji w systemie Streamsoft.
- Nie - dokument oznaczony przez klienta jako wyłączony z księgowania. System nie pozwoli na zarejestrowanie takiego dokumentu (przy próbie realizacji wyświetlony zostanie raport z informacją Status z Firmino: Nie księguj), należy przenieść go do archiwum za pomocą opcji w menu pod prawym przyciskiem myszy → Przenieś do archiwum.
- Niezweryfikowany - sposób postępowania z dokumentem nie został określony przez klienta, system nie zrealizuje takiej pozycji (przy próbie realizacji wyświetlony zostanie raport z informacją Status z Firmino: Niezweryfikowany). Przed realizacją dokumentu należy zmienić status na Tak lub Nie.
- Firmino - data zmiany statusu - data ostatniej edycji statusu dokumentu w programie Firmino (statusu nadawanego przez klienta)
- Data importu - data pobrania dokumentów do systemu Streamsoft
Następnie dokumenty można zrealizować w programie, czyli przenieść je do modułu Finanse i Księgowość i księgować zgodnie z dotychczasowym trybem. Szczegółowy opis importu i realizacji dokumentów znajduje się tutaj.
W oknie edycyjnym pozycji bufora importu z KSeF znajduje się Widok Firmino, który po rozwinięciu prezentuje informacje dotyczące księgowania oraz opis.
Dokumenty są widoczne w oknie Platforma KSeF - Dokumenty zakupu niezależnie od tego, czy klient biura rachunkowego pobrał je w Firmino, zweryfikował, opisał i zamknął miesiąc. Biuro rachunkowe może pobrać dokumenty nie posiadające statusu i opisu oraz uzupełnić te dane w późniejszym czasie. W menu pod prawym przyciskiem myszy znajdują się opcje:
- Firmino - Pobierz opis i status - umożliwia ręczne pobranie opisów i statusów dokumentów nadanych przez klienta w programie Firmino
- Rejestr komunikacji z Firmino - prezentuje historię operacji z Firmino oraz ewentualnych niepowodzeń i błędów
- Zmień status z Firmino - pozwala ręcznie zmienić status pobrany z Firmino. Informacja o zmianie zapisywana jest w rejestrze komunikacji
Przed importem dokumentów do systemu Prestiż wykonywana jest weryfikacja, czy zostały one już pobrane przez klienta w programie Firmino. Jeśli nie, to wyświetlane jest ostrzeżenie a zaimportowane dokumenty otrzymują status Niezweryfikowany.
