Wersja 20.0.3

O module

Moduł CRM, to aplikacja wspierająca proces pozyskiwania i obsługi klienta oraz usprawniająca planowanie i organizację pracy wewnątrz firmy. Stanowi idealne rozwiązanie dla działów marketingu, telemarketingu, handlowych oraz wszędzie tam, gdzie utrzymywane są kontakty z klientami. Moduł pozwala na zarządzanie bazą danych klientów oraz gromadzenie i przetwarzanie informacji o kontaktach handlowych i prowadzonej działalności.
Prawidłowo zaimplementowany moduł CRM zajmuje centralne miejsce w przedsiębiorstwie. Jest niezastąpionym źródłem wiedzy o kliencie, a zarazem sprawnym kanałem komunikacji wewnętrznej. Uporządkowaniu ulega przydział zadań wewnątrz firmy. Kontrola przydzielonych zadań oraz planowanie organizacji pracy wewnątrz firmy, pozwala na efektywną współpracę z klientami. Rozbudowany system uprawnień zabezpiecza zgromadzoną wiedzę przed nieuprawnionym dostępem. 
Moduł CRM zapewnia skuteczne wspomaganie procesów workflow, dzięki możliwościom przekazywania zadań, informacji i dokumentacji do odpowiednich użytkowników, realizujących działania opisane procedurami obowiązującymi w danej firmie. CRM jest niezastąpionym narzędziem np., przy wdrażaniu i utrzymywaniu standardów zarządzania jakością opartych na normach ISO. 
Zdobycie nowego klienta jest od kilku do kilkudziesięciu razy droższe od utrzymania istniejącego. Nakłady poniesione na moduł CRM przyczyniają się do zwiększenia lojalności Klientów, a przez to znacznie poprawiają wynik finansowy. Moduł jest odpowiednim rozwiązaniem dla firm, które skupiają się na kliencie, a przy tym zależy im na aktywnym budowaniu więzi z odbiorcami. 
Dzięki możliwości prowadzenia kartoteki firm wraz ze słownikiem osób kontaktowych oraz słownikiem szczebli, funkcji i kompetencji, rejestrację różnych typów kontaktów z klientami, harmonogramowanie zadań oraz zapis wykonanych czynności możliwe jest znaczne uproszczenie procedur związanych z codzienną obsługą klientów. 

Konfiguracja - opis parametrów

Użytkownik może dokonywać zmiany ustawień w systemie. Zmiana ustawień dotyczy zarówno całej firmy jak i poszczególnych stanowisk. Do zmian w konfiguracji służy opcja menu głównego System → Konfiguracja → Ustawienia:

Ogólne

W opcji Ogólne, użytkownik systemu może włączyć parametr Obsługa programu lojalnościowego. Włączenie tej opcji spowoduje, że w menu Słowniki modułu CRM, użytkownik będzie mógł zdefiniować Słowniki dla programu lojalnościowego. Ponadto, w module Handlowo-Magazynowym, w opcji Słowniki → Definicje dokumentów → Sprzedaż towarów handlowych, w zakładce Dodatkowe pojawi się parametr:

Dodatkowo, w menu CRM, użytkownik będzie mógł zdefiniować odpowiedni program lojalnościowy, uczestników tego programu oraz wydane nagrody.
Opcja Ogólne zawiera również parametr: Obsługa planowania miesięcznego. Po jego włączeniu, w menu CRM, dostępna będzie opcja Planowanie miesięczne.

Ustawienia

Dostępne ustawienia i parametry:

• Kontrolować kompetencje operatorów – czy kontrolować kompetencje operatorów przy poprawie, realizacji i generowaniu zdarzeń w module CRM. Domyślnie włączony, jak nie będzie włączony to program nie będzie ostrzegał o braku kompetencji głównego wykonawcy projektu, sprawy czy zadania,
• Pokazywać wybór miejsca zadania w organizatorze pracy – parametr widoczny tylko, gdy dostępny jest moduł Serwis, wymusza pytanie o źródło/rodzaj edytowanego zadania podczas edycji w organizatorze pracy. Parametr jest zapisywany w konfiguracji operatora,
• Katalog obsługi dokumentów zewnętrznych – jest to katalog, w którym zapisywane są tymczasowo dokumenty w momencie ich podglądu przez inne programy. Dotyczy to dokumentów przechowywanych w bazie dodatkowych dokumentów. Podgląd polega na wczytaniu ich z bazy i zapisaniu do tego katalogu, a następnie uruchamiany jest domyślny program obsługi tego typu plików,
• Sposób wyświetlania postępu – w jaki sposób będzie pokazywany postęp zaawansowania załatwienia zadania w oknie edycyjnym: jako liczba lub jako pasek postępu,
• Domyślnie drzewo spraw ustawiać na operatora – parametr określa, na jakiego operatora ma być ustawione okno drzewa spraw przy ustawionym sposobie przeglądania na Operatorzy lub Wykonawcy. Do wyboru są dwa ustawienia Aktualnie zalogowanego (wartość domyślna), Ostatnio wybranego,
• W drzewie spraw bez filtru na datę w widoku wg kontrahenta – pozwala przeglądać zakończone zdarzenia dla kontrahentów w oknie Drzewo spraw bez względu na datę rozpoczęcia i zakończenia,
• Edycja czynności na poziomie zdarzenia – umożliwiono edycję czynności na poziomie zdarzenia w przeciwnym wypadku jedynie na poziomie typów zdarzeń,
• Dodatkowy operator zdarzenia domyślnie jako wykonawca – po zaznaczeniu tego parametru, możliwe jest domyślne dodawanie dodatkowego operatora dla zdarzenia jako wykonującego dane zdarzenie,
• Wyświetlanie nazwy pełnej kontrahenta w filtrze kontrahentów – po zaznaczeniu tej opcji w filtrze kontrahenta, oprócz identyfikatora i numeru, będzie możliwe wyświetlanie nazwy kontrahenta:

• Sposób numeracji w reklamacjach – opcja ta umożliwia wybór sposobu numeracji zleceń reklamacyjnych. Trzeci parametr tej opcji, pozwala na osobną numerację dla miejsc przyjęcia zlecenia reklamacyjnego:

• Edycja osoby i operatora kontaktowego podczas edycji/dodawania sprawy – wyświetla na oknie edycji/dodawania sprawy, na zakładce Podstawowe dodatkowe pola: Osoba kontaktowa i Operator kontaktowy,
• Edycja osoby i operatora kontaktowego podczas edycji/dodawania zadania – wyświetla na oknie edycji/dodawania zadania, na zakładce Podstawowe dodatkowe pola: Osoba kontaktowa i Operator kontaktowy,
• Możliwość powiązania zlecenia reklamacyjnego z dokumentem zakupu – umożliwia powiązanie zleceń reklamacyjnych z dokumentem zakupu.
• Na oknie „Drzewo spraw", w filtrze kontrahentów, wyświetlaj kolumnę „Nr płatnika" – włączenie parametru spowoduje, że w oknie Drzewo spraw w drzewie grup kontrahenta dodana zostanie kolumna Nr płatnika oraz możliwe będzie sortowanie po tej kolumnie.
• Na oknie „Organizacja pracy grupy" i „Organizacja pracy operatora", dodaj indeks kontrahenta do nazwy zdarzenia – parametr powoduje dodanie identyfikatora kontrahenta do nazwy zdarzenia na oknie Organizacja pracy grupy i Organizacja pracy operatora.
• Pozwól wypełnić datę zakończenia sprawy bez jego zamykania. Zamykanie zdarzeń tylko poprzez ustawienie 100% postępu – włączenie parametru umożliwia podanie daty zakończenia sprawy bez automatycznego ustawienia, że zdarzenie jest zakończone. Zakończenie odbywa się w takim przypadku tylko po ustawieniu postępu wykonania na 100%.
• Pytaj o pozycję dokumentu podczas dodawania zlecenia reklamacyjnego – ustawienie parametru na wartość TAK spowoduje, że podczas dodawania zlecenia reklamacyjnego, automatycznie dodane zostaną pozycje zlecenia reklamacyjnego na podstawie wybranej pozycji dokumentu. Parametr ten domyślnie ustawiony jest na wartość TAK.
• Domyślny login/hasło do kalendarza Google – w parametrze tym należy podać login/hasło do konta Google, z którym ma być synchronizowany moduł CRM.
• Liczba miesięcy synchronizacji wstecz kalendarza Google – domyślnie ustawiony na wartość 1 miesiąc. Zależnie od wartości tego parametru, program uruchomiony serwerowo z opcją synchronizacji z kalendarzem Google, będzie synchronizował zdarzenia z kalendarzy tyle miesięcy wstecz, ile użytkownik wybierze w tym ustawieniu.
• Wyrażenie opisujące dzień pracy zdalnej na kalendarzu organizacji pracy operatora – umożliwia podanie własnego wyrażenia opisującego dzień pracy zdalnej, które będzie wyświetlane w oknie organizacji pracy operatora.

Ostateczny termin

Dostępne ustawienia i parametry:

• Wyświetlaj ostrzeżenia gdy stan realizacji zdarzenia CRM jest mniejszy niż: (% realizacji) – określa stan (postęp) realizacji zadania, przed którym wyświetlać należy ostrzeżenia i alarm,
• Ostrzeżenie, gdy do ostatecznego terminu (planowanego czasu zakończenia) pozostało mniej niż: (% realizacji) – jeżeli postęp realizacji zadania jest mniejszy niż wskazano w opcji powyżej, a do jego zakończenia pozostało mniej niż procent planowanego czasu wskazanego w tym polu, zostanie wyświetlone ostrzeżenie przy danym zadaniu w oknach: Drzewo spraw, Organizacja pracy operatora i Status operatora,
• Alarm, gdy do ostatecznego terminu (planowanego czasu zakończenia) pozostało mniej niż: (% realizacji) – jeżeli postęp realizacji zadania jest mniejszy niż wskazano w opcji powyżej, a do jego zakończenia pozostało mniej niż procent realizacji czasu wskazanego w tym polu zostanie wyświetlony alarm przy danym zadaniu w oknach: Drzewo spraw, Organizacja pracy operatora i Status operatora,
• Ostrzeżenia gdy do ostatecznego terminu zakończenia zlecenia reklamacyjnego pozostało (dni) – jeżeli do ostatecznego terminu zakończenia zlecenia reklamacyjnego pozostało mniej niż określona liczba dni wskazana w tym polu, program wyświetli ostrzeżenie,
• Alarm gdy do ostatecznego terminu zakończenia zlecenia reklamacyjnego pozostało (dni) – jeżeli do ostatecznego terminu zakończenia zlecenia reklamacyjnego pozostało mniej niż określona liczba dni wskazana w tym polu, program wyświetli alarm.

Prawa

Dostępne ustawienia i parametry:

• Domyślne prawo dla operatorów dodawanych na listę – w systemie możliwe jest ustawienie domyślnych praw dla operatorów dodanych do listy, podczas zakładania zdarzenia, sprawy, projektu itp. W opcji możemy wybrać jeden z czterech statusów: Brak, Oglądanie, Oglądanie i edycja, Oglądanie, edycja i usuwanie,
• Domyślne prawo dla pozostałych operatorów – w tej opcji określa się domyślne prawo dla operatorów niewskazanych (nieprzypisanych) do realizacji wybranego zadania. Prawo to podpowiadane jest w oknie edycyjnym zadania gdzie również można określić indywidualne prawo do danego zadania dla pozostałych operatorów. W opcji możemy wybrać jeden z czterech statusów: Brak, Oglądanie, Oglądanie i edycja, Oglądanie, edycja i usuwanie.

E-Mail

Dostępne ustawienia i parametry dla wysyłanego i odbieranego listu e-mail:

• Typ kontaktu dla e-maila – w momencie wysłania, pobrania e-maila może powstać zdarzenie typu kontakt, w tej opcji wybieramy czy takie zdarzenie ma zostać odnotowane w bazie i jeżeli tak, to jakiego typu taki kontakt ma powstać. Typy kontaktów definiuje się w opcji Słowniki → Słowniki systemowe → Typy zdarzeń → Kontakt,
• Typ dokumentu dla e-maila – w momencie wysłania, pobrania e-maile może powstać zdarzenie typu dokument, w tej opcji wybieramy czy takie zdarzenie ma zostać odnotowane w bazie i jeżeli tak to jakiego typu taki dokument ma powstać. Typy dokumentów edytuje się w opcji Słowniki → Słowniki systemowe → Typy zdarzeń → Dokumenty,
• Sposób wysyłania e-maili – w tej opcji możemy wybrać wysyłanie e-maili przez zewnętrznego klienta poczty (program do obsługi poczty) lub bezpośrednio z programu (przez wybranie ikony Wyślij E-mail w oknach: Kontrahenci, Osoby kontaktowe i Drzewo spraw lub w oknie Wydruki definiowane przez naciśnięcie przycisku Wyślij).
• Szyfrowanie - w systemie Streamsoft stosowana jest dwu-etapowa metoda uwierzytelniania konta pocztowego dla wysyłki e-maili bezpośrednio z programu. Parametr przyjąć wartości: SSL, TLS Implicit, TLS Require.

Okna podpowiedzi

Dostępne ustawienia i parametry:

• Pokazuj okna podpowiedzi w organizatorze – czy pokazywać okna podpowiedzi w organizatorze pracy operatora w momencie najechania kursorem myszki na wybrane zdarzenie w kalendarzu,
• Pokazuj okna podpowiedzi w drzewie spraw – czy pokazywać okna podpowiedzi w oknie drzewo spraw w momencie najechania kursorem myszki na wybrane zdarzenie CRM w drzewie spraw,
• Opóźnienie pokazania podpowiedzi (ms) – po jakim czasie od najechania na zdarzenie pokazać okno podpowiedzi. Czas podawany jest w mili sekundach,
• Czas pokazania podpowiedzi (ms) – jak długo pokazać okno podpowiedzi. Czas podawany jest w mili sekundach.

Korespondencja seryjna

• Typ automatycznie generowanego kontaktu dla korespondencji tradycyjnej – z listy rozwijanej, operator systemu, wybiera typ kontaktu, który będzie automatycznie generowany dla korespondencji tradycyjnej, np. kontakt służbowy,
• Typ automatycznie generowanego kontaktu dla korespondencji elektronicznej – z listy rozwijanej, operator systemu, wybiera typ kontaktu, który będzie automatycznie generowany dla korespondencji elektronicznej, np. kontakt służbowy.
• Konfiguracja wtyczki do obsługi wysyłki SMS-ów – parametr ten, po poprawnym ustawieniu, umożliwia korzystanie z opcji wysyłania SMS-ów z modułu CRM.

Powiadomienia

• Automatyczne informacje dla operatora – Sposób wyświetlania – określa sposób automatycznego wyświetlania okna statusu operatora. Można wybrać jedno z trzech ustawień:
  • Nie wyświetlaj,
  • Wyświetlaj przy wejściu do modułu CRM,
  • Wyświetlaj przy wejściu do programu,
• Automatyczne informacje dla operatora – Wyświetlane okno – to opcja, która pozwala zdefiniować rodzaj wyświetlanego okna, czy ma to być Okno statusu operatora, czy Okno organizacji pracy operatora,
• Automatyczne informacje dla operatora – Pokazuj okno tylko jeśli są niezakończone zadania na aktualny dzień – wyświetla okno statusu operatora lub organizacji pracy operatora tylko wtedy, gdy są niezakończone zadania na aktualny dzień,
• Sposób powiadamiania użytkowników o nowych sprawach i zadaniach – jest to ustawienie sposobu, w jaki będą dostarczane powiadomienia dla użytkowników o nowych sprawach i zdaniach. Dostępne opcje to:
  • Brak powiadomień – powiadomienia nie są wysyłane do użytkowników,
  • Powiadamiaj za pomocą okna w programie – powiadomienie jest pokazywane na tym samym oknie, na którym pokazywane są przypomnienia (przy powiadamianiu widoczny jest dodatkowo przycisk Pokaż <F2>),
  • Powiadamiaj za pomocą wiadomości e-mail – powiadomienia są wysyłane na skrzynkę pocztową użytkownika,
  • Powiadamiaj używając ustawień operatora – powiadomienia wysyłane są w sposób określony przez danego użytkownika.

Ustawienia dla Kontrahentów

W gałęzi Kontrahent → Wartości domyślne użytkownik systemu może, podając liczbę dni, wprowadzić parametr Cykliczność odwiedzin. Po zdefiniowaniu tego parametru w konfiguracji systemu, w oknie edycyjnym kontrahenta (podczas zakładania nowego kontrahenta) na zakładce Inne, pojawi się pole Cykliczność odwiedzin, w którym domyślnie będzie podpowiadana wartość z konfiguracji.

Pojęcia podstawowe

Praca w module CRM polega na rejestracji, planowaniu oraz śledzeniu realizacji zarejestrowanych zdarzeń. Zdarzenia mogą dotyczyć kontrahentów firmy lub ich podmiotem mogą być pracownicy.
W systemie zdefiniowano pięć rodzajów zdarzeń:

1. Projekt – jest to podstawowe, najbardziej rozbudowane zdarzenie w module CRM. Zaleca się, aby projektów w programie było jak najmniej – aby zachować przejrzystość struktury zadań. Z natury rzeczy projekt jest czymś, co trwa dłuższy czas oraz dzieli się na wiele wątków spraw i zadań do wykonania.
2. Sprawa – sprawa reprezentuje czynność/temat do wykonania/załatwienia grupujący inne czynności. Sprawa ma określone ramy czasowe w formie planowanej oraz rzeczywistej daty rozpoczęcia i zakończenia. Za zakończenie/załatwienie sprawy jest odpowiedzialna jedna osoba - prowadzący. Sprawy mogą być pierwszymi elementami drzewa spraw, co oznacza, że mogą się dzielić na inne sprawy, podrzędne do sprawy głównej. Mogą też być podrzędne do projektów.
3. Zadanie – zadanie jest to czynność zaplanowana do wykonania w określonym czasie przez określoną osobę lub grupę osób. Ramy czasowe zadania są precyzyjnie określone jako planowana i rzeczywista data i godzina rozpoczęcia oraz planowana i rzeczywista godzina zakończenia. Zadanie musi się zaczynać i kończyć w zakresie jednego dnia. Zadanie jest specjalnym zdarzeniem, które pozwala na organizację pracy w postaci graficznego organizatora – Organizacja pracy operatora.
4. Kontakt – kontakt jest odnotowaniem faktu kontaktu pomiędzy osobami. Kontaktem jest zarówno rozmowa telefoniczna czy osobista jak i list e-mail.
5. Dokument – dokument to dowolny plik dowolnego typu, który ma być przechowywany w systemie. Dokument może być załącznikiem do innych zdarzeń lub autonomicznym dokumentem bez kontekstu konkretnej sprawy.

Słowniki

Operatorzy

Operatorzy, to słownik, w którym znajdują się wszystkie osoby obsługujące system. Operatorów systemu zakłada się w module Administratora w menu Słowniki → Użytkownicy. Po kliknięciu na ikonę Dodaj, pojawi się okno edycji danych użytkownika, gdzie można wprowadzić do systemu nowego operatora.

Nowy operator będzie widoczny w module CRM, po zalogowaniu się.
W słowniku Operatorzy, można wprowadzić listę telefonów, z jednym wybranym jako domyślny, listę adresów e-mail z jednym wybranym jako domyślny, listę kompetencji do wykonywania zadań określonych typów, listę grup operatorów, do których należy i inne.

Dane należy definiować w zakładkach tematycznych. Prawie każda zakładka ma wbudowane menu z funkcjami dodawania, poprawiania i usuwania danych.
Istnieje możliwość podziału operatorów na definiowane grupy. Każdy operator może należeć do wielu grup. Podział ten ułatwia przeprowadzanie grupowych operacji na operatorach oraz przeglądanie danych organizacyjnych operatorów. Edycja grup polega na określeniu nazwy grupy i listy operatorów, którzy do niej należą.

Cechy operatorów

W słowniku Cechy operatorów użytkownik systemu może zdefiniować dodatkowe parametry dla operatora jak, np. rodzaj umowy, funkcję czy stanowisko.
Zdefiniowane cechy można wybrać podczas edycji lub dodawania nowego operatora w menu Słowniki → Operatorzy → Dodaj (F3)/Popraw(F5) na zakładce Cechy, co spowoduje, że widoczne będą one w oknie Operatorzy, w kolumnie tabeli oraz szczegółów reprezentującej cechy operatorów.

Dni pracy operatorów

Dla każdego operatora można określić godziny, w jakich pracuje, dni, w których jest nieobecny oraz odnotować chwilowe zwolnienia. Dane te potrzebne są do sprawnej organizacji pracy operatorów i pozwalają na szybkie określenie dostępności operatora w celu wykonywania zleconych zadań. W każdym dniu można określić dwa zakresy czasowe pracy. Godziny pracy później będą wykorzystywane przy wpisywaniu zadań, aby określić konflikty.
Znacznik Praca zdalna służy do oznaczenia trybu pracy pracownika, a jego zaznaczenie powoduje wyświetlenie odpowiedniego opisu w kalendarzu

Nieobecności operatora mogą być wpisywane automatycznie przy pomocy funkcji Ustal nieobecności – dostępnej za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy <Ctrl+N>.

Określenie nieobecności funkcjonuje w kontekście dnia, tzn. można wskazać zakres dat nieobecności nie mniejszy niż 1 dzień. Nieobecności wpisywane są tylko w te dni, które są już zdefiniowane. Nowe dni pracy możemy zdefiniować wybierając ikonkę Dodaj (lub <F3>) albo posługując się Wzorcami dni pracy operatorów.
Sekcja Zwolnienia umożliwia wprowadzenie czasowej nieobecności pracownika w ciągu dnia pracy.

Wzorce dni pracy

Określanie czasu pracy może odbywać się automatycznie poprzez zdefiniowanie i wykonanie wzorców czasu pracy. Wzorce mogą być zdefiniowane dla wszystkich operatorów, dla operatorów z wybranej grupy lub indywidualnie dla każdego operatora. Uruchomienie wzorca polega na wpisaniu w zadanym okresie danych z wzorca do dni pracy operatora lub operatorów. Podczas uruchamiania wzorca można określić, czy zapis wzorca ma nastąpić nawet, gdy dany dzień został już zdefiniowany.

Po zdefiniowaniu wzorca, można go przypisać operatorowi (lub grupie operatorów). Służy do tego ikona Wykonaj wzorzec lub kombinacja klawiszy <Ctrl+W>:

Zasoby CRM

Zasoby, to słownik, w którym użytkownik systemu wprowadza wszystkie te rzeczy, które stanowią dla firmy zasób, np. pomieszczenia, urządzenia takie jak m.in.: komputery, rzutniki, projektory, samochody. Słownika tego nie tworzy się w celu ewidencjonowania zasobów, ale w celu planowania, określania i sprawdzania stopnia ich dostępności w danym dniu lub w danym okresie czasu. Aby możliwe było zdefiniowanie słownika zasobów, w pierwszej kolejności należy określić typy zasobów. Słownik Typy zasobów CRM, pojawi się na ekranie monitora w momencie, gdy użytkownik pierwszy raz włączy opcję Zasoby. Wyświetli się okno, w którym należy zdefiniować typy zasobów:

Po zdefiniowaniu typów zasobów i wybraniu jednego z nich, na ekranie monitora pojawi się poniższe okno:

W okno Zasób, wbudowane są zakładki: Podstawowe i Uprawnienia. W zakładce Podstawowe użytkownik systemu definiuje nazwę zasobu, opis oraz dostępność. Jeśli dopuszczalne są konflikty dla zasobu (np. dwie osoby potrzebują go w takim samym czasie), to należy zaznaczyć opcję Dopuszczać konflikty. Zaznaczenie parametru Aktywny, informuje użytkowników systemu, że dana rzecz znajduje się w spisie zasobów firmy, a odznaczenie informuje, że takiego sprzętu firma już nie posiada lub z niego nie korzysta.
W zakładce Uprawnienia, użytkownik określa, kto ma uprawnienia do danego zasobu. Uprawnienia można przydzielać na dwa sposoby:

• Dla wszystkich operatorów – wszyscy operatorzy systemu mogą korzystać z danego zasobu,
• Według kalendarza – z danego zasobu mogą korzystać wybrani operatorzy systemu. Aby stworzyć listę wybranych operatorów, należy skorzystać z paska narzędzi wbudowanego w zakładkę. Można nadawać uprawnienia pojedynczym operatorom lub całej grupie.

Ikona , znajdująca się na pasku narzędziowym okna Zasoby, lub kombinacja klawiszy <Ctrl+T>, pozwala użytkownikowi systemu zmienić, w dowolnym momencie pracy, typ zasobu.

Słowniki dla kontrahentów

W opcji Słowniki dla kontrahentów, użytkownik określa słowniki wykorzystywane w specyfikacji danych kontrahenta:

Typy dodatkowych adresów, to słownik, w którym użytkownik systemu definiuje dodatkowe adresy danego kontrahenta, np. adres korespondencyjny:

Typy oddziałów kontrahentów – w słowniku tym, użytkownik określa możliwe typy oddziałów kontrahentów, które ułatwiają grupowanie i identyfikację. Możliwe typy to, np. hurtownia, magazyn itp.:

W słowniku Kompetencje osób kontaktowych, definiowany jest zakres obowiązków jakie spełnia dana osoba kontaktowa:

Do słownika Szczeble osób kontaktowych, operator systemu wprowadza nazwy stanowisk. Słownik jest wykorzystywany podczas wprowadzania danych nowych kontrahentów:

Funkcje osób kontaktowych, to słownik, w którym użytkownik definiuje funkcje, jakie pełnią osoby kontaktowe:

Słownik Obszary handlowe umożliwia podział kontrahentów pod kątem obsługi handlowej, np. obszarem handlowym mogą być granice województwa, miasto, dzielnica miasta itp.
Słownik obszarów handlowych dostępny jest po włączeniu w Konfiguracji → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne Obsługę obszarów handlowych.

Słownik Obszary logistyczne pozwala podzielić kontrahentów według kodów pocztowych, np. do wysyłek.
Słownik obszarów logistycznych dostępny jest po włączeniu w Konfiguracji → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne Obsługi obszarów logistycznych.

Aby powiązać kierowcę z obszarem logistycznym należy w opcji: Powiązanie kierowcy wybrać wartość: Z obszarem logistycznym. Opcja dostępna jest w menu Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne.
W słowniku Cechy osób kontaktowych użytkownik może wprowadzić parametry za pomocą, których będzie charakteryzował poszczególne osoby kontaktowe związane z danym kontrahentem. Cechy osób kontaktowych dają użytkownikowi pewien obraz danej osoby i pozwalają określić sposób postępowania użytkownika z daną osobą kontaktową.

W słowniku Priorytety kontrahentów znajduje się pięć predefiniowanych priorytetów, które można edytować. Kontrahenci, którym nadano priorytet wyróżnieni są w oknie Kontrahenci, kolorem przypisanym do danego priorytetu (kolor ten wyświetli się w kolumnie Priorytet).


Priorytety te nadaje się w w/w oknie za pomocą skrótów klawiszowych: Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3, Ctrl+4, Ctrl+5 lub w menu kontekstowym, po wyborze opcji Priorytet (skrót Ctrl+0 usuwa priorytet).
Po nadaniu kontrahentom priorytetów użytkownik ma możliwość filtrowania ich za pomocą ikony Filtr priorytetów <Shift+Alt+P> , po kliknięciu na którą wyświetli się okno:

Dodatkowo w menu kontekstowym okna Kontrahenci, znajduje się opcja Organizacja danych → Zaznaczanie → Zaznacz z priorytetem, która umożliwia szybkie zaznaczenie kontrahentów, którzy mają nadany wybrany priorytet.
Słownik Cele przetwarzania danych osobowych pozwala na dodanie wpisów dot. celów i zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Słowniki dla operatorów

Wyróżniamy tutaj słownik Grupy operatorów, gdzie oprócz nazwy grupy wybieramy także operatorów, którzy będą do danej grupy należeć oraz Typy nieobecności operatorów. Standardowo występują trzy rodzaje nieobecności: chorobowe, urlop oraz nieobecność nieusprawiedliwiona. Użytkownik może zdefiniować dodatkowo własne Typy nieobecności:

Słownik Grupy operatorów umożliwia pogrupowanie operatorów systemu, np. według działów, w których pracują (dział księgowości, dział zaopatrzenia) lub według tego, czym się zajmują (informatycy, serwisanci, handlowcy) itp.

Słowniki dla programu lojalnościowego

Dla programu lojalnościowego, użytkownik systemu posiada możliwość zdefiniowania dwóch rodzajów słowników:

1.Cechy nagród – słownik ten zawiera spis cech, które charakteryzują nagrody, przyznawane lojalnym klientom. Mogą to być np. nagrody rzeczowe lub nagrody pieniężne:

2. Cechy uczestników - słownik ten zawiera spis cech, które charakteryzują uczestników objętych programem lojalnościowym:

Słowniki dla reklamacji

Miejsca obsługi reklamacji

Użytkownik systemu, obsługę reklamacji powinien rozpocząć od zdefiniowania miejsc obsługi reklamacji. Jeśli miejsca te nie zostaną założone w systemie, to w menu CRM nie będzie możliwe przyjmowanie zleceń reklamacyjnych.

Podczas definiowania miejsca obsługi reklamacji należy określić pole Kod, Nazwa, Miejsce Pieczątka. Pole Kod – jest to dodatkowy sposób identyfikacji, drukowany na dokumentach. W polu Pieczątka należy wprowadzić dane adresowe firmy. Aby w założonym miejscu była możliwa obsługa reklamacji, należy zaznaczyć opcję Aktywny.

Statusy zlecenia reklamacyjnego

Słownik ten zawiera spis możliwych statusów, które można nadać zleceniu reklamacyjnemu. Status w kilku prostych słowach, opisuje postęp w realizacji zlecenia. Operator systemu, może określić dla statusu, pole Sposób zmiany statusu. Z listy rozwijanej pola można wybrać jeden z dwóch, predefiniowanych w systemie parametrów: Zamyka zlecenie, Otwiera zlecenie. Aby posługiwać się danym statusem w systemie, należy zaznaczyć parametr Aktywny.

Możliwe jest procesowanie zlecenia reklamacyjnego w obiegu DMS. W tym celu dla wybranych statusów należy zaznaczyć parametr Uruchom obieg DMS, który powoduje powstanie powiązanego obiegu DMS. Dodatkowo w polu Po procesowaniu DMS ustaw status można też wybrać status, jaki zlecenie reklamacyjne ma przyjąć po zaakceptowaniu w DMS. Zlecenie reklamacyjne może podlegać procesowaniu w DMS wielokrotnie. Po procesowaniu w jednym obiegu DMS może spełnić warunki i być procesowane w następnym, co oznacza, że zlecenie reklamacyjne może być powiązane z wieloma obiegami DMS. Zlecenie nie może być procesowane przez dwa obiegi DMS jednoczenie (tylko jeden może być otwarty).

Cechy reklamacji

Słowniki Cechy dokumentów reklamacji oraz Cechy pozycji reklamacji, zawiera spis dodatkowych informacji, za pomocą, których można dokładniej opisać zlecenie reklamacyjne.

• Cechy dokumentów reklamacji – cechy wprowadzone w słowniku pojawiają się na zakładce Cechy w zleceniu reklamacyjnym.

• Cechy pozycji reklamacji – wprowadzona cecha pojawi się na pozycji zlecenia reklamacji, na zakładce Cechy. Może ona służyć np. do opisu rodzaju uszkodzenia, który odnotowano w przedmiocie oddanym do reklamacji.

Słowniki dla ankiet

Słowniki dla ankiet są wbudowane na stałe do menu Słowniki.

Typy parametrów ankiety

W słowniku Typy parametrów ankiety, użytkownik systemu definiuje, jakiego typu (rodzaju) będą parametry (pola), które znajdą się w ankiecie. Parametry ankiety mogą być typu:

• Liczba,
• Tekst,
• Wartość logiczna,
• Data,
• Tabela.

Nowy typ parametru dodajemy do spisu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:

W zakładce Podstawowe, użytkownik definiuje Nazwę typu, Typ parametru, Wartość domyślną (wartość podpowiadana w momencie wybrania danego typu). Zaznaczenie opcji Aktywna informuje, że można wykorzystać dany typ parametru podczas budowania ankiety.
Zaznaczenie parametru Wybór wartości tylko ze spisu wartości umożliwi wybór wartości ze spisu podczas tworzenia ankiety dla danego kontrahenta. Ze spisu wartości można także wybrać puste pole.
Pojawienie się drugiej zakładki zależy od tego, jaka wartość zostanie wybrana w polu Typ parametru. Jeśli będzie to:

• tabela, to pojawi się zakładka o nazwie Kolumny tabeli, w której należy zdefiniować odpowiednie kolumny dla tabeli:

Podczas tworzenia tabeli można zdefiniować dowolną liczbę kolumn, które mogą być: liczbowe, tekstowe, zawierające datę lub wartość logiczną. Może być również kolumna zawierająca kartotekę i grupę kartotekową – pod warunkiem, że dla pól: Relacja z grupą kartotekową i Relacja z kartoteką ustawimy parametr na Dostępna (można podać na życzenie) lub Wymagana (należy ją zawsze określić).

• tekst, to pojawi się zakładka Wartości:

Dla typów: logiczny, data, liczba – nie pojawia się dodatkowa zakładka. Odpowiednie wartości dla tego typu parametrów uzupełniane są w zakładce Podstawowe w oknie Typ parametru ankiety.

Definicje ankiet

Definicje ankiet jest to słownik, w którym użytkownik określa możliwe rodzaje ankiet, np. kwestionariusz osobowy, podstawowe informacje o kontrahencie itp.
Nowy rodzaj ankiety wprowadza się do spisu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:

W oknie Definicje ankiety widoczne są zakładki: Podstawowe, Parametry, Wskaźniki. Przy czym zakładka Wskaźniki będzie pojawiać się wtedy, gdy w zakładce Podstawowe zostanie zaznaczony parametr Obsługa wskaźników.
W zakładce Podstawowe należy wypełnić pola, które w sposób ogólny będą charakteryzować ankietę:

• Kod ankiety – identyfikuje ankietę, może być zbudowany zarówno z cyfr jak i liter,
• Nazwa ankiety – pozwala określić, co jest przedmiotem ankiety, wskazuje na zakres badania ankietowego,
• Okresowa – zaznaczenie tego parametru uaktywni pole Okres ważności – w którym należy podać (w dniach) czas, kiedy ankieta jest ważna. Zaznaczenie parametru Okresowa informuje, że daną ankietę trzeba będzie, co jakiś czas, przeprowadzać,
• Sposób zatwierdzania ankiety:
  • Brak – podczas tworzenia nowej ankiety nie pojawia się opcja do zaznaczenia: Ankieta wypełniona. Ankieta ta uzyskuje automatycznie status Wypełniona,
  • Domyślnie Zatwierdzona – podczas tworzenia nowej ankiety pojawia się opcja do zaznaczenia: Ankieta wypełniona. Opcja ta jest domyślnie zaznaczona i ankieta uzyskuje domyślnie status Wypełniona,
  • Domyślnie Niezatwierdzona – podczas tworzenia nowej ankiety pojawia się opcja do zaznaczenia: Ankieta wypełniona. Opcja ta jest domyślnie niezaznaczona i ankieta uzyskuje domyślnie status Otwarta.
• Uwagi – w polu tym należy wpisać dodatkowe informacje, dane szczególne, które będą charakteryzować ankietę.

W zakładce Parametry użytkownik definiuje grupy parametrów i poszczególne ich części:

Okno podzielone jest na dwie części. W lewej części okna definiowane są grupy dla parametrów, natomiast w prawej spis poszczególnych parametrów. Każda część okna posiada swoje menu, które umożliwia dodawanie, poprawę, przeglądanie, usuwanie i przewijanie elementów spisu grup i parametrów.
Dodając parametry, w prawej części powyższego okna, należy skorzystać z ikony Dodaj lub klawisza <F3>. Na ekranie monitora pojawi się okno, w którym określamy pola parametru ankiety:

• Grupa – należy wskazać, do której grupy, zdefiniowanej w lewej części okna Definicja ankiety, należy parametr,
• Typ parametru – typ wybierany jest ze słownika Typ parametrów ankiety, dostępnego w menu Słowniki → Słowniki dla ankiet,
• Nazwa parametru – należy podać nazwę parametru,
• Wymagany – jeśli zaznaczymy pole wymagany, to znaczy, że dany parametr trzeba będzie podać zawsze, podczas wypełniania ankiety. Jeśli nie zaznaczymy, to od użytkownika będzie zależało czy określi parametr czy nie.

W tym przypadku nie musimy podawać wskaźników, bo nie ma ich dla parametru Imię.
W zakładce trzeciej, w oknie Definicje ankiety, użytkownik systemu wpisuje odpowiednie wskaźniki:

W oknie Definicji ankiet znajduje się ikona Kopiuj <F3>, która umożliwia skopiowanie danej ankiety. Po kliknięciu na ikonę, otwiera się okno edycji ankiety, którą można zmodyfikować lub zapisać w tej samej postaci, z innym Kodem ankiety.

Słowniki dla budżetów

Wskaźniki budżetowe

Element ten pozwala na wizualizację zmian wartości danego kryterium za pomocą zdefiniowanych progów. Możliwe jest określenie 3 progów oraz przypisanie koloru do każdego z nich. Rodzaje wskaźników określone w słowniku stosowane są w definicji kryterium budżetowego.

Kryteria budżetowe

Słownik pozwala na zdefiniowanie kryteriów, według których analizowany będzie budżet projektu. Okno zawiera zakładki:
Podstawowe

• Nazwa - należy podać nazwę kryterium
• Rodzaj - w polu należy wskazać jeden z rodzajów: kosztowe lub przychodowe
• Domyślny wskaźnik - należy uzupełnić wskaźnik ze słownika Wskaźniki budżetowe
• Jm - umożliwia wskazanie jednostki miary, w której prowadzona będzie ilość dla danego kryterium
• Przelicznik z 1 jednostki ilości - pole służy do wprowadzenia wartości, według której system będzie przeliczał ilości kryterium na kwotę budżetu
• Opis - umożliwia wprowadzenie uwag
• Aktywny - pole steruje aktywnością danego kryterium

Definicja realizacji
Zakładka pozwala na wprowadzenie zestawu parametrów umożliwiających automatyczne uzupełnianie kwot lub ilości pozycji budżetu dla danego kryterium w kontekście zdarzenia CRM. AGA!
Przy wdrażaniu tej opcji zalecana jest znajomość języka SQL.

Dodanie pozycji realizacji uruchamia okno Definicja realizacji kryterium budżetowego, które umożliwia wybór predefiniowanego typu realizacji pozycji budżetu lub dodanie własnego za pomocą ręcznie edytowanego, indywidualnego zapytania SQL.
W polu Typ należy wybrać predefiniowaną metodą realizacji z listy rozwijanej lub możliwość wprowadzenia indywidualnej procedury SQL:

• Dokument HM
• Dokument FK
• Meldunek produkcyjny (konieczne jest posiadanie na stanowisku licencji na moduł Zarządzanie Produkcją 3.0)
• Operacja produkcyjna (konieczne jest posiadanie na stanowisku licencji na moduł Zarządzanie Produkcją 3.0)
• Amortyzacja ST
• Dokument KBI
• Dowolny SQL

Po wyborze predefiniowanego typu realizacji system umożliwi domyślne wypełnienie pól i parametrów - wyświetlone zostanie zapytanie: Definicja realizacji kryterium budżetowego. Czy ustawić pola i parametry wg wskazanego standardu?

Wybór TAK skutkuje automatycznym uzupełnieniem pól i zapytania SQL. W tym przypadku pole Nazwa przyjmie taką samą wartość jak pole Opis, które stanowi wyjaśnienie wykonywanej operacji. Sekcja Parametry realizacji zapytania SQL pozwala na edycję źródła wartości dla domyślnego parametru (możliwość wyboru: Powiązane zdarzenia CRM, Projekt CRM, Kontrahent z powiązanego zdarzenia CRM, Kontrahent z projektu, Stała wartość lub wyrażenie) lub dodania nowego.

W przypadku wyboru NIE wszystkie pola należy edytować ręcznie.
Uwaga!
Podczas ręcznej edycji definicji należy zwrócić uwagę na pole Wynik podstaw do pola, w którym należy określić czy wartość zapytania SQL ma stanowić kwotę czy ilość realizacji pozycji budżetu.
Dodatkowo w lewym dolnym rogu okna Kryterium budżetowe, na zakładce Definicja realizacji, znajduje się przycisk Test obliczeń, który weryfikacji poprawności SQL wprowadzonych definicji realizacji. Do przeprowadzenia testu konieczne jest podanie wartości parametru ID_BUD_BUDZETPOZ.

Słowniki dokumentów wstępnego rejestru

System Streamsoft Prestiż umożliwia dodawanie dokumentów (np. zeskanowana faktura zakupu) do bazy dokumentów wstępnego rejestru, a następnie wystawianie dokumentów oraz przelewów na ich podstawie. W menu Słowniki → Słowniki dokumentów wstępnego rejestru zawarte są słowniki rodzajów, statusów oraz cech dokumentów wstępnego rejestru. Funkcjonalność dostępna jest po włączeniu w konfiguracji systemu parametru: Ustawienia - System - Obsługa wstępnego rejestru dokumentów.

Rodzaje dokumentów wstępnego rejestru

W słowniku Rodzaje dokumentów wstępnego rejestru można zdefiniować:

1.Na zakładce Podstawowe – nazwę rodzaju dokumentu wstępnego rejestru oraz miejsce, w którym dokumenty wstępnego rejestru z danego rodzaju będą widoczne.

2. Na zakładce Akcje – dostępność ikon Wystaw dokument na podstawie oraz Wystaw przelew w oknie głównym dokumentów wstępnego rejestru.

3. Na zakładce Atrybuty, które pola mają być wypełnione, podczas dodawania nowego (lub poprawy) dokumentu wstępnego rejestru.

4. Na zakładce Czynności wskazać można dwie procedury uruchamiane przed oraz po wykonaniu czynności. Czynnością jest użycie opcji Dodaj (F3), Popraw (F5), Usuń (F8).

Statusy dokumentów wstępnego rejestru

W słowniku Statusy dokumentów wstępnego rejestru można zdefiniować powiązania pomiędzy rodzajami dokumentów a statusami (jeden status może być dostępny dla wielu rodzajów dokumentów).

Aby użytkownik mógł zdefiniować status dokumentów wstępnego rejestru, wybrać status w oknie edycji dokumentu oraz zobaczyć ten status w oknie ze spisem dokumentów wstępnego rejestru, należy nadać mu odpowiednie prawa w module Administratora (menu Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji (Ctrl+P)).

Cechy dokumentów wstępnego rejestru

Słownik ten umożliwia zdefiniowanie cech dla dokumentów wstępnego rejestru, które widoczne są w oknie edycyjnym dokumentu wstępnego rejestru. Cechy te również można wyświetlić w kolumnach w menu CRM → Wstępny rejestr dokumentów.

Słowniki systemowe

Typy zdarzeń

Każde ze zdarzeń musi mieć określony typ. Przede wszystkim należy rozpoznać występujące u klienta typy zdarzeń. Słownik Typy zdarzeń podzielony jest na pewne kategorie, do których użytkownik ma dostęp po kliknięciu na odpowiednią ikonę:

• Ikona - pozwala użytkownikowi zdefiniować typ zdarzenia: Projekt,
• Ikona - pozwala użytkownikowi zdefiniować typ zdarzenia Sprawy,
• Ikona - pozwala użytkownikowi zdefiniować typ zdarzenia Zadanie,
• Ikona - pozwala użytkownikowi zdefiniować typ zdarzenia Kontakty,
• Ikona - pozwala użytkownikowi zdefiniować typ zdarzenia Dokument,

W zależności od rodzaju zdarzenia, typy mogą determinować zachowanie zdarzeń w systemie. Na przykład: typ zadania może mieć określony średni czas wykonania, pozwalający, na automatyczne wyznaczenie czasu zakończenia zadania. Przy typach projektów, spraw i zadań możemy również przydzielić prawa operatorów do danego typu zdarzenia – inaczej mówiąc określić kompetencje.

Typ zdarzenia: Dokumenty zawiera informacje o rodzajach plików, które mogą być wczytane jako dokumenty. Zawiera również pole Limit rozmiaru pliku, określające maksymalny rozmiar pliku, jaki może zostać wczytany do bazy danych, a także opcję Kompresuj, która pozwala na kompresję dokumentów dodawanych do bazy dokumentów zewnętrznych:

Cechy zdarzeń

Dla każdego rodzaju zdarzenia można zdefiniować dodatkowe cechy, które pozwolą na określanie wartości tych cech przy rejestracji zdarzenia. Cechy można zakładać w systemie, niezależne od rodzaju zdarzenia – wówczas dotyczą one wszystkich rodzajów zdarzeń. Cecha ma określony typ, wartość domyślną, oraz dla cech tekstowych i liczbowych opcjonalny zbiór wartości. Cechy, niezależne od rodzaju zdarzenia (wspólne), mogą dodatkowo przyjmować wartości tej samej cechy ze zdarzenia nadrzędnego.

Czynności

Słownik Czynności, jest wykorzystywany w definicjach typu zadania. Można zdefiniować, jakie czynności wchodzą w skład zadania danego typu, w celu udokumentowania tego co i w jakiej kolejności należy wykonać.
Dla określonego typu zdarzenia w zakładce Czynności okna Typy spraw, określamy odpowiednio kolejność oraz procent wykonania danej czynności:

Słowniki → Słowniki systemowe →Typy zdarzeń → ikona Sprawy →Dodaj<F3> → zakładka: Czynności
Zakładka Czynności posiada własne menu, umożliwiające wprowadzanie danych. Nową czynność dodajemy za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>.

Typy zasobów

Opcja pozwala na kontrolę zasobów, wykorzystywanych do realizacji zdarzeń w module CRM. Zasobami mogą być samochody lub sprzęt elektroniczny, natomiast typami tych zasobów są, np.: laptop, rzutnik, czy samochód określonej marki. Są to typy, które dodatkowo grupują zasoby oraz ułatwiają ewentualną zamianę przedmiotów:

Jeśli słownik Zasoby nie zostanie zdefiniowany jako pierwszy, to po uruchomieniu słownika Typów zasobów pojawi się w pierwszej kolejności słownik Zasoby, a następnie Typy zasobów.

Typy opisów zdarzeń

Typy opisów zdarzeń to słownik systemowy umożliwiający definiowanie opisów do zdarzeń. Po utworzeniu tego słownika, można w oknie edycji słownika Typy zdarzeń na zakładce Typy opisów, wybrać odpowiednie dla danego typu zdarzenia, typy opisów.

Zbiory wartości cech

Zbiory wartości cech, jest to słownik systemowy wspólny z modułem Handlowo – Magazynowym. Dla cech wyświetlanych w oknach Osoba kontaktowa, Drzewo spraw, Organizacja pracy operatora i Zlecenie reklamacyjne będzie można wskazać wartość zbioru cech i jeżeli taka wartość posiada ikonę to zostanie ona wyrysowana w tabeli okna.

Typy e-maili

Słownik umożliwia zdefiniowanie typów adresów e-mail, które używane będą podczas uzupełniania danych np. operatora lub osoby kontaktowej.

Typy telefonów

Słownik umożliwia zdefiniowanie typów numerów telefonów, które używane będą podczas uzupełniania danych np. operatora lub osoby kontaktowej.

Szablony SMS

W słowniku Szablony SMS można zdefiniować treści, jakie mają być wielokrotnie wykorzystywane w korespondencji SMS, wysyłanej z modułu CRM. Dodatkowo w oknie edycyjnym szablonu SMS w menu kontekstowym pola Treść, podmenu Specjalne dostępna jest opcja Dzisiejsza data (data wysłania wiadomości SMS) oraz Dodatkowa treść (treść przypisana do adresata SMS), która wstawia w treść szablonu (w miejscu gdzie aktualnie stoi kursor) specjalny znacznik @DATA (znacznik ten w monecie, gdy program wysyła wiadomość SMS zostaje zamieniony na aktualną datę) lub @DODATKOWA_TRESC (znacznik ten, podczas wysyłki SMS, zostanie zamieniony na dodatkową treść, indywidualną dla adresata wiadomości).

Typy ważnych dat

Typy ważnych dat, jest to słownik systemowy, w którym użytkownik może zadeklarować nazwy wydarzeń, uroczystości - takie jak, obchodzone co roku, urodziny lub imieniny itp.
Zadeklarowany w słowniku systemowym Typ ważnej daty, operator systemu może wykorzystać podczas określania, w oknie edycyjnym osoby kontaktowej, daty związanej z tą osobą, np. daty imienin, urodzin lub rocznicy ślubu. Daty określa się w zakładce Ważne daty.

CRM → Osoby kontaktowe → Dodaj<F3> → zakładka 7 Ważne daty

Definicje planów miesięcznych

Słownik Definicje planów miesięcznych dostępny jest po uruchomieniu w konfiguracji obsługi planu miesięcznego (menu System → Ustawienia → CRM → Ogólne → Obsługa planowania miesięcznego).
Aby zdefiniować nowy plan miesięczny, należy kliknąć na ikonę Dodaj lub nacisnąć klawisz <F3>. Pokaże się okno edycji definicji planu, na którym znajdują się zakładki: Podstawowe, Typ kwot i Miejsca sprzedaży:

Na zakładce Podstawowe należy uzupełnić kod, nazwę oraz z ilu miesięcy ma być liczona średnia dla planu. W polu Typ syntetyki można wybrać czy plan ma być utworzony na podstawie przedstawicieli handlowych, czy operatorów prowadzących. Jako typ analityki ustawić można kontrahentów, grupy kartotekowe lub brak analityki. Po wyborze grup kartotekowych, jako typ analityki, pojawia się pole Rodzaj grup kartotekowych, które można wybrać z okna słownikowego. Gdy jako analitykę wybierzemy Kontrahentów, pole Sposób obs. nowych analityk, zostanie podświetlone. Pole to umożliwia wybór obsługi analityk wg cechy kontrahentów (w polu Wybór cechy określamy wg jakiej cechy mają być obsługiwane analityki), nie posiadających planu w poprzednim miesiącu lub brak sposobu obsługi nowych analityk. W polu Z ilu miesięcy średnia należy wskazać okres, na podstawie którego będzie obliczana średnia. Domyślnie ustawioną wartością jest 3.
Zakładka Typ kwot umożliwia ograniczenie do danego typu kwoty oraz uwzględnienie WZ. Dostępne rodzaje kwot to: sprzedaż netto, sprzedaż brutto, sprzedaż ilość, sprzedaż zysk, sprzedaż marża, sprzedaż narzut, kontakty oraz pozyskanie nowych.
Zakładka Miejsca sprzedaży umożliwia ograniczanie obrotów do wybranych miejsc sprzedaży. Po zaznaczeniu parametru Filtruj po miejscu sprzedaży, można dodać wybrane miejsce sprzedaży do listy.

Przedstawiciele handlowi

Słownik Przedstawiciele handlowi umożliwia zdefiniowanie przedstawicieli handlowych firmy, zajmujących się danymi kontrahentami. Dla przedstawicieli zakładane są sprawy, zadania oraz można również zaplanować sprzedaż w planowaniu miesięcznym.

Alerty

Słownik Alertów to nowe podejście do powiadomień otrzymywanych z systemu Streamsoft Prestiż. Opcja pozwala na poinformowanie użytkownika o jakimś zdarzeniu, które nastąpiło w systemie. Np. Zamknięto miesiąc w module Środki trwałe lub Przełamano blokadę limitów kontrahenta. Istnieje także możliwość określenia sposobu, w jaki alert zostanie odebrany. Standardowo jest to okno w programie.

Alert można również odebrać za pomocą e-mail-a lub np. SMS-a, ale także innego sposobu opracowanego przy wdrożeniu.
Po kliknięciu w ikonkę powiadomień pojawia się spis nieprzeczytanych alertów. Po kliknięciu w dany alert, powiększa się panel. Widać wtedy całą treść alertu oraz operatora i stanowisko, które wygenerowało zdarzenie. W menu kontekstowym pozycji alertu dostępne są opcje:

• Pokaż - pokazuje okno edycyjne dla danej opcji np. okno edycyjne dokumentu
• Oznacz jako nieprzeczytaną - oznacza alert jako nieprzeczytany, opcja włącza miganie ikonki powiadomień
• Archiwizuj - oznacza alert jako archiwalny i znika on z paska powiadomień

Dodatkowe opcje dostępne są także pod przyciskiem

W słowniku Rodzaje alertów znajduje się spis dostępnych rodzajów alertów. W słowniku tym włącza się aktywność alertu, określa dodatkowe parametry (Typ, Priorytet, Kolor paska, Ikonę) oraz definiuje się odbiorców alertu (tylko dla rodzajów Globalny i Globalny i sprecyzowany).
Wyróżniamy 3 rodzaje alertów:

• Globalny - generowany jest do użytkowników, którzy zostaną zapisani jako odbiorcy danego alertu, np. dana osoba chce być powiadomiona o zamknięciu miesiąca w HM;
• Sprecyzowany - generowany do konkretnej osoby, proces który wygenerował alert wie, którą konkretną osobę poinformować, np. przypomnienie CRM jest dla konkretnej osoby;
• Globalny i sprecyzowany - kombinacja powyższych dwóch rodzajów, alert jest generowany do zapisanych użytkowników i konkretnej osoby.

Dla alertów definiuje się odbiorców czyli :

• Odbiorca - może to być Operator, Grupa operatorów lub Stanowisko
• Typ odbioru / Typ odbioru alertu sprecyzowanego - w jaki sposób alert ma być odebrany. Alerty mogą być odbierane w programie (standard) ale także za pomocą e-mail lub np. SMS (patrz "TYPODBIORU").
• Zakres - umożliwia określenie zakresu np. "miejsc sprzedaży" dla, których generować alert dla tego użytkownika. Pozwala to na filtrowanie by dany operator otrzymywał informacje tylko dla zdarzeń z jego obszaru. W zależności od typu alertu dostępne są różne zakresy.

Wygenerowane alerty aktywne oraz archiwalne można także przeglądać w opcji Alerty (menu System - Alerty). Jest to standardowe okno programu, z dodatkowymi filtrami i rozbudowaną opcją Szukaj. Istnieje także możliwość wpływania na wygląd alertu (np. czcionka, tło) pojawiającego się po kliknięciu w ikonkę na pasku statusu. Parametry te definiujemy na zakładce 4 Alerty w opcji Wygląd programu.

Karty wejść

Słownik służy do obsługi funkcjonalności Rejestracja wejść i wyjść. Należy określić w nim definicje kart, które będą wykorzystywane do rejestru.

Słowniki dla dokumentacji

Słowniki te wspólne dla wszystkich modułów i związane są z opcją dodawania dokumentacji do obiektów systemowych, w tym przypadku do zdarzeń CRM.

• Rodzaje dokumentacji – pozwala na określenie rodzaju wprowadzanego dokumentu, co może ułatwić późniejsze wyszukiwanie dokumentacji, grupowanie jej czy rozpoznanie.

• Cechy dokumentacji – pozwala na zdefiniowanie cech, które można przypisać do załączanej dokumentacji. Stanowi on standardowy zbiór definiowanych wartości różnego typu (tekstowych, logicznych, liczbowych, daty, indywidualnie zdefiniowanych wartości)

• Domyślne programy do dokumentacji – słownik służy do wskazania, w jakich programach mają być otwierane wskazane typy plików – funkcjonalność ta dotyczy podglądu dokumentacji poprzez opcję Pokaż. Ustawienie programów do podglądu dokumentacji można dokonać indywidualnie dla poszczególnych użytkowników.

CRM

Pozycje menu głównego są dostępne zarówno przez ich wybór z menu dostępnego w górnej części ekranu monitora, jak i z poziomu zdefiniowanych przez użytkownika ikon (opcja Okno → Ustaw Ikony).
W menu modułu dostępne są funkcjonalności:

• Kontrahenci – opcja wywołuje słownik zawierający dane kontrahentów. Jest to słownik wspólny dla wszystkich modułów.
• Osoby kontaktowe – służy do edycji i wyszukiwania osób, wyznaczonych u kontrahentów do kontaktów z naszą firmą (osoby te można też edytować w pozycji Kontrahenci),
• Drzewo spraw – w postaci tabeli lub w postaci hierarchicznej (drzewa) zapisujemy i przeglądamy zdarzenia,
• Organizacja pracy operatora – gdzie w przekroju dziennym, tygodniowym, miesięcznym lub zdefiniowanym przez użytkownika mamy wgląd na zbiór zadań dla operatora,
• Organizacja pracy grupy – podobnie do opcji poprzedniej daje obraz zadań, ale dla zadanej grupy operatorów,
• Wykorzystanie zasobów – za pomocą tej opcji definiuje się wykorzystanie zasobów, np. laptopa, rzutnika, sali spotkań,
• Ankiety – opcja ta umożliwia definiowanie różnego rodzaju ankiet dla kontrahentów oraz tworzenie ankiet zawierających podstawowe informacje o kontrahencie, ankiet rozpoznawania kontrahenta itp.
• Program lojalnościowy – opcja ta umożliwia definiowanie programów lojalnościowych, które pozwalają wyróżnić stałych klientów firmy od klientów sporadycznie dokonujących zakupu. Opcja pojawia się w menu CRM, po włączeniu w Konfiguracja → Ogólne opcji Obsługa programu lojalnościowego,
• Zlecenia reklamacyjne – za pomocą tej opcji sprzedawca lub producent rejestruje oraz kontroluje przebieg reklamacji od klientów.
• Planowanie miesięczne – umożliwia miesięczne planowanie sprzedaży, planowanie kontaktów z klientami oraz pozyskiwanie nowych kontrahentów przez przedstawicieli handlowych.
• Wstępny rejestr dokumentów – umożliwia podgląd dodanych dokumentów (np. zeskanowana faktura zakupu) do bazy dokumentów wstępnego rejestru.
• Zdarzenia cykliczne – zadajemy zdarzenia (zadania), które mają się wykonywać, co pewien określony czas (np. wykonanie cotygodniowego raportu o wykonanej pracy),
• Korespondencja seryjna – służąca do tworzenia i wysyłki zbioru listów elektronicznych lub zwykłych,
• Status operatora – to okno pojawia się również na początku działania modułu i zawiera krótką informację o zdarzeniach przypisanych do aktualnego operatora.

Drzewo zdarzeń

Zasadnicza część obsługi zdarzeń w module CRM odbywa się w opcji Drzewo zdarzeń. Umożliwia ona przeglądanie i edycję każdego z rodzajów zdarzeń w formie tabeli i w formie drzewa, obrazującego zależności pomiędzy zdarzeniami:

W lewej części okna, użytkownik może wybrać grupę, dla której chce oglądać zdarzenia. Grupę stanowią: inicjatorzy, prowadzący/wykonawcy, operatorzy oraz kontrahenci. Lista kontrahentów i operatorów może zawierać wszystkich lub tylko tych, którzy dla zadanych warunków mają jakieś zdarzenia.

Jeśli na panelu grup, użytkownik wybierze grupę Kontrahenci, to pojawi się dodatkowa zakładka – Dokumenty obrotu:


Zakładka Dokumenty obrotu ma za zadanie wyświetlać, w układzie drzewa, ustalone dokumenty modułu Handlowo-Magazynowego (zakładka ta jest dostępna, gdy przydzielono na stanowisko licencję do modułu Handlowo-Magazynowego), powiązane z danym kontrahentem oraz sumy kwot występujące na dokumentach. Domyślnie wyświetlane są dokumenty z ostatnich 30 dni. Dokumenty można grupować zależnie od rodzaju dokumentu, np. jeśli są to dokumenty sprzedaży, to można je pogrupować według miejsca sprzedaży. Każda grupa sumuje wartości z dokumentów jej podrzędnych. Domyślnie wyświetlane są następujące rodzaje dokumentów:

• Dokumenty sprzedaży,
• Korekty sprzedaży,
• Aktualne zapytania ofertowe od odbiorców,
• Aktualne oferty dla odbiorców,
• Aktualne zamówienia od odbiorców,
• Dokumenty zakupu.

Oprócz wyżej wymienionych dokumentów, można wyświetlić takie dokumenty jak:

• Archiwalne zapytania ofertowe od odbiorców,
• Archiwalne oferty dla odbiorców,
• Archiwalne zamówienia od odbiorców,
• Korekty zakupu,
• Aktualne zapytania ofertowe do dostawców,
• Aktualne zamówienia do dostawców,
• Archiwalne zamówienia do dostawców,
• Dokumenty magazynowe,
• Korekty magazynowe.

W tym celu należy z menu pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Organizacja danych → Właściwości drzewa. Na ekranie monitora system wyświetli okno:

W oknie Właściwości drzewa należy wybrać zakładkę Dokumenty obrotu. W zakładce tej wyświetlane są grupy dokumentu. Jeśli jakaś grupa ma być widoczna w Drzewie spraw, to należy ją tu zaznaczyć, a następnie zatwierdzić wybór przyciskiem <Zapisz>.
Ponadto istnieje możliwość zmiany formatu wyświetlania dokumentów w drzewie. Służy do tego opcja Format opisu, widoczna w dolnej części okna Właściwości drzewa. Aby wybrać format opisu należy kliknąć na przycisk , wyświetlą się dostępne formaty:

Format ten umożliwia wyświetlanie odpowiednich danych na oknie Drzewo zdarzeń.
W opcji Właściwości drzewa można włączyć parametr, który umożliwi automatyczne zwijanie i rozwijanie struktury drzewa dokumentów, zadań, projektów i spraw oraz aktywne śledzenie:

Dodatkowo możliwy jest wybór sortowania w Drzewie zdarzeń, po numerze sprawy/zadania, dacie wystawienia lub po nazwie zdarzenia.
Operator systemu może z poziomu okna Drzewo zdarzeń, zobaczyć nierozliczone dokumenty danego kontrahenta. W tym celu należy wybrać kontrahenta (w lewej części okna Drzewo zdarzeń) i przełączyć się na zakładkę Należności i zobowiązania:

Zakładka Należności i zobowiązania w Szczegółach pokazuje również zarejestrowane kontakty windykacyjne w powiązaniu z należnościami i zobowiązaniami oraz noty odsetkowe. Użytkownik ma możliwość podglądu wybranego dokumentu źródłowego za pomocą ikony Pokaż dokument źródłowy .

Opcja Ankiety w Drzewie spraw dostępna jest tylko w wersji Prestiż.


Przeglądanie danych w oknie Drzewo spraw oparte jest na filtrze, w którym można określić status. Mamy trzy ikony:

• Nowe – niezakończone zadania, sprawy i projekty, które nie zostały jeszcze przeczytane przez operatora wykonującego/prowadzącego,
• Niezamknięte - niezakończone zadania, sprawy i projekty, które zostały już przeczytane przez operatora prowadzącego (wykonującego),
• Zamknięte – zakończone sprawy, zadania i projekty oraz dokumenty i kontakty z wybranego okresu. W przypadku zadań i spraw można określić rodzaj daty (data wpisania, data rozpoczęcia, data ukończenia). Umożliwia to ikona , dostępna tylko na zakładce: Drzewo spraw.

Wszystkie zdarzenia użytkownik może oglądać albo w formie tabeli albo uporządkowane hierarchicznie w postaci drzewa spraw. Przy przeglądaniu danych w formie tabeli, użytkownik widzi wybrane kolumny zdarzenia oraz, w opcjonalnym panelu, szczegóły zdarzenia i wartości jego cech. Zakładka Drzewo spraw wyświetla w sposób hierarchiczny zależności pomiędzy zdarzeniami. Pozwala też na zmianę tych zależności – włączanie, wyłączanie zdarzeń do i z drzewa oraz przenoszenie zdarzeń łącznie z poddrzewem (wszystkie podrzędne zdarzenia) pomiędzy gałęziami drzewa. W pierwszym momencie widzimy listę głównych spraw. Początkowo żaden z elementów drzewa nie jest wczytany, aby wczytać dane elementu np. wczytać sprawę wraz ze wszystkimi jej podrzędnymi zdarzeniami należy, po ustawieniu kursora na sprawie, wcisnąć <Enter> lub użyć podwójnego kliknięcia myszy. Po wczytaniu sprawy mamy dostęp do wszystkich zdarzeń, dla których sprawa jest sprawą główną.
Przesuwanie zdarzeń pomiędzy gałęziami drzewa może odbywać się za pomocą intuicyjnego mechanizmu "przeciągnij i upuść" lub za pomocą funkcji Podstawowe → Przenoszenie → Zapamiętaj do przenoszenia i Podstawowe → Przenoszenie →Przenieś jako podrzędny, dostępnych w menu prawego klawisza myszy.
Istnieje łatwy mechanizm przełączania z zakładki Drzewo spraw na zakładki w postaci tabel z zachowaniem aktualnie wybranego zdarzenia. Służą do tego dwie funkcje Pokaż w spisie <Ctrl+Left> i Pokaż w drzewie <Ctrl+Right>.
Filtrowanie w oknie Drzewo spraw nie uwzględnia aktualnych warunków przeglądania. Przeszukiwana jest cała baza zdarzeń bez względu na rodzaj i status. Ułatwia to odnalezienie zdarzenia np. o określonym numerze, o którym nie wiemy, jaki ma status i z jakiego okresu pochodzi.
W oknie Drzewo zdarzeń, wbudowany jest pasek narzędziowy:

Patrząc od lewej strony paska, widać standardowe ikony Pokaż <F2>, Dodaj<F3>, Popraw<F5>, Usuń<F8>, Drukuj<F9>, Sortuj<F4> oraz Ustal filtr <F7>. Przy dodawaniu nowego zdarzenia, jeżeli znajdujemy się w zakładce Drzewo zdarzeń, musimy określić, czy chcemy dodać projekt, sprawę, zadanie, kontakt, czy dokument. Jeżeli natomiast wybrana jest zakładka określonego typu zdarzenia, (np. zadania), to wybierając opcję Dodaj, komputer automatycznie przejdzie do tworzenia nowego zadania zadanego typu.
Okno definiowania nowego zadania, dokumentu, projektu lub nowej sprawy, podzielone jest na zakładki tematyczne. W zakładkach, operator systemu powinien wprowadzić jak najwięcej danych, które będą dostarczały informacji dla wykonawcy lub wykonawców zadania.

 
System umożliwia automatyczne tworzenie zdarzeń w module CRM na podstawie niektórych czynności wykonywanych w innych modułach. Opcję te należy ustawić indywidualnie w odpowiednich częściach systemu, np. za pomocą pola Auto. powiązanie ze zdarz. CRM dostępnego w definicji dokumentu HM.
W przypadku korzystania z modułu Serwis 2.0 w definicji Rodzaju zlecenia możliwe jest powiązanie ze zdarzeniem CRM wraz z opcją synchronizacji tych zdarzeń. Dodatkowo w przypadku wprowadzenia zlecenia serwisowego połączonego ze zdarzeniem CRM, system umożliwia zaplanowanie czasu na przełomie dni, tzn. zdarzenie CRM przypisane do danego operatora może rozpocząć się w jednym dniu, a zakończyć w dniu następnym.
Istnieje możliwość dodawania dokumentacji do zdarzeń CRM. Zakładkę 8 Powiązania, dokumentacja podzielono na 2 części. W górnej znajdują się jak wcześniej powiązania, w dolnej tabela ze spisem dokumentacji dodanej dla danego zdarzenia. Dodaną dokumentację można przechowywać w bazie dodatkowych dokumentów, jako ścieżkę do pliku lub jako link. 
 

• W oknie drzewa zdarzeń, w szczegółach znajduje się zakładka Dokumentacja, na której wyświetlone są dokumenty podpięte dla danego zdarzenia CRM.
• Zakładka Dokumentacja dostępna jest także, gdy w oknie wybierzemy kontekst kontrahenta i ustawimy się na zakładce 8 Dokumenty obrotu. Widać wtedy dokumentację dla wskazanego dokumentu (np. Faktury, zamówienia itd.)
• Przy dodawaniu dokumentacji na zakładce 8 Powiązania, dokumentacja istnieje możliwość wskazania kilku plików na raz. Po wybraniu Dodaj i dalej opcji Wczytaj - Z pliku w oknie można zaznaczyć kilka plików.
• Istnieje także możliwość wyciągnięcia do wyświetlanych kolumn, kolumny Dokumentacja. Pokazuje ona czy zdarzenie posiada dokumentację.

Ponadto użytkownik ma możliwość wersjonowania plików dokumentacji. Aby dodać nową wersję pliku należy użyć opcji Dodaj nową wersję (Ctrl+F3). Pliki posiadające poprzednie wersje będą miały wyświetloną ikonę w kolumnie Wer. . Poprzednie wersje pliku są możliwe do podejrzenia za pomocą opcji Pokaż poprzednie wersje (Alt + F2). Pojawi się wówczas okno Poprzednie wersje pliku posortowane domyślnie malejąco wg daty dodania. Wiersz z najnowszą wersją pliku będzie oznaczony pogrubionym fontem.

 
W oknie edycyjnym zdarzenia CRM, w zakładce Przypomnienia, znajdują się dwie ikony. Ikona , pozwala obejrzeć status przypomnień operatora. Natomiast ikona , pokazuje status powiadomień.

Kolejna ikonka Pokaż w organizatorze pracy , pozwala na przejście do okna z grafikiem zadań do wykonania, czyli do organizatora pracy operatora:

Ikona lub kombinacja klawiszy <Ctrl+M> umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail, a ikona lub kombinacja klawiszy <Ctrl+Alt+M>, pozwala na pobieranie wiadomości e  mail.
E-mail w module CRM zapisywany jest jako kontakt z podpiętym dokumentem, który zawiera załącznik w postaci pliku *.EML z całą zawartością e-maila. Typ kontaktu i typ dokumentu określany jest w konfiguracji Ustawienia → CRM → E-Mail → Typ kontaktu dla wysłanego/pobranego E-maila, Ustawienia → CRM → E-Mail → Typ dokumentu dla wysłanego/pobranego E-maila. E-mail pobierany jest przy pomocy domyślnego klienta poczty poprzez interfejs MAPI. Przy niektórych programach pocztowych, mogą wystąpić pewne niedogodności wynikające z niekompletnej implementacji interfejsu MAPI, a niektóre programy w ogóle nie dostarczają interfejsu pobierania wiadomości.
Przekazanie zadania do innego operatora możliwe jest za pomocą ikony Przekaż dalej zadanie (Shift + Ctrl + R). Wywołane zostanie okno z wyborem operatorów, a następnie możliwe jest dodanie własnego opisu do przekazywanego zadania.

Opcja Przekaż zadanie z powrotem (Ctrl + R) dotyczy zadań otrzymanych od innych operatów, które chcemy zwrócić.
Za pomocą ikony , użytkownik systemu może oglądać historię przekazań danej sprawy lub zadania. Po kliknięciu na ikonę, na ekranie monitora pojawi się okno z danymi przekazania zadania:

Dzięki tej opcji operator systemu może sprawdzić, komu została przekazana dana sprawa (lub zadanie) do realizacji. Dodatkowo, jeśli zdarzenie CRM zostanie przekazane przez operatora, do którego to zdarzenie nie należy, to widoczne jest to w nawiasie, przy informacji, o tym do kogo jest to przekazane.

W oknie ze spisem wszystkich spraw, można uruchomić opcję zaawansowanego wyszukiwania zdarzeń. W tym celu, należy kliknąć na ikonę Szukaj lub wcisnąć klawisz funkcyjny <F6>. Na ekranie monitora pojawi się okno, w którym należy zdefiniować parametry wyszukiwania:

Jeśli użytkownik zaznaczy opcję przeszukiwania W całej bazie zdarzeń, to uaktywni się przycisk . Po kliknięciu na niego, w oknie wyszukiwanie pojawią się dodatkowe parametry, za pomocą których można dokładniej określić zakres poszukiwań:

 Istnieje możliwość definiowania warunków preselekcji za pomocą przycisku Warunki możemy zapisać dane tak jak jest to dostępne dla zestawień.

W oknie Drzewo spraw możliwa jest aktualizacja cech zdarzenia. Opcja dostępna jest w menu prawego klawisza myszki – Dodatkowe → Aktualizuj cechy zdarzeń. Jeśli użytkownik zdefiniuje nową cechę dla zdarzenia (Słowniki →Słowniki systemowe → Cechy zdarzeń) i ustawiając się kursorem myszki na zdarzeniu, które powstało przed dodaniem cechy, kliknie na opcję aktualizacji cech zdarzenia, to cecha ta zostanie dodana dla zdarzenia. Analogicznie jest w przypadku usuwania cech zdarzenia.
W oknie Drzewo zdarzeń dostępna jest zakładka Zdarzenia, na której można wyświetlić wszystkie zdarzenia CRM dla danego kontrahenta, operatora lub wykonawcy. Na zakładce tej znajdują się przyciski włączające filtry, które umożliwiają szybkie określenie, jakiego rodzaju zdarzenia mają być widoczne w tabeli - użytkownik przykładowo może ustawić, aby w tabeli widoczne były tylko projekty, sprawy i zadania.


Na zakładkach: Zdarzenia, Projekty, Sprawy, Zadania, Kontakty, Dokumenty, Drzewo spraw można dodać do spisu kolumn, kolumnę Zdarzenie nieodrębne, która wskazuje czy dane zdarzenie CRM nie jest osobnym zapisem. Jeśli zdarzenie nie jest samodzielne (jest fragmentem Projektu, Sprawy itd.), to w polu wyświetlana jest ikona informująca o tym. Aby kolumna znalazła się w spisie kolumn wyświetlanych w oknie, należy, na odpowiedniej zakładce, wybrać z menu prawego klawisza myszki opcję Widok → Kolumny w tabeli i przenieść kolumnę Zdarzenie nieodrębne do spisu Wybrane kolumny.

Edycja zdarzeń

Nowe zdarzenie wprowadzamy do systemu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza <F3>. Poprawy istniejącego zdarzenia dokonuje się klawiszem <F5> lub poprzez ikonę Popraw. Edycja zdarzeń odbywa się na oknie z kilkoma zakładkami, ich ilość i wygląd zależą od rodzaju zdarzenia:

Wszystkie dane, możliwe do wprowadzenia, podzielone są na tematyczne ponumerowane zakładki. W pola edycyjne, na końcu których znajduje się przycisk , można wprowadzać dane wyłącznie poprzez wybranie zawartości z wcześniej zdefiniowanego słownika, wywoływanego po naciśnięciu na przycisk. Zakładka Podstawowe zawiera podstawowe dane dla każdego rodzaju zdarzenia. Zawiera ustawienia wspólne dla Projektu, Sprawy, Zadania, Kontaktu i Dokumentu jak i ustawienia charakterystyczne dla danego typu zdarzenia, np. wszystkie typy posiadają pola Obiekt główny, Obiekt nadrzędny, Typ. Ale pola Planowana data rozpoczęcia, czy Postęp (postęp realizacji), dostępne są tylko w zdarzeniach typu Projekt, Sprawy, Zadania. Przy określaniu wykonawcy/prowadzącego sprawdzane są kompetencje operatora. Jeżeli wybrany operator nie posiada kompetencji do wykonywania wyświetlane jest zapytanie, czy wybrać operatora, mimo braku kompetencji. Kompetencje te są też sprawdzane przy wyborze typu zdarzenia (standardowo, przy dopisywaniu zdarzenia, komputer przyjmuje, że osobą wykonującą będzie operator wpisujący zdarzenie) i jeżeli użytkownik nie zgodzi się na wybranie osoby nieposiadającej wymaganych kompetencji, pole wykonawcy jest czyszczone. Każda sprawa i zadanie posiada pole Postęp, które reprezentuje procentowy wskaźnik zaawansowania wykonania. Postęp może być wyświetlany w postaci liczby, lub paska – opcja System → Konfiguracja → CRM. Zadanie i sprawa automatycznie uznawane są za zakończone, jeżeli wpisane zostanie 100% wartości jego zaawansowania.
W polu Obiekt nadrzędny istnieje możliwość wyboru zdarzenia nadrzędnego dla aktualnie edytowanego zdarzenia oraz możliwość podglądu zdarzenia nadrzędnego.
Pozostałe zakładki to:

• Cechy – można określać wartość cech przypisanych do rodzaju zdarzenia,
• Operatorzy – definiujemy listę dodatkowych operatorów, którzy biorą udział w zdarzeniu i/lub mają prawo do przeglądania danych zdarzenia, dokładniejszy opis w podrozdziale Operatorzy,
• Osoby kontaktowe – zawiera listę dodatkowych osób ze strony kontrahenta, które brały udział w zdarzeniu, lista ta jest dostępna po uprzednim określeniu kontrahenta na pierwszej zakładce. Można do kontaktów przy zadaniu wybrać jednego lub kilka osób, zapisanych w bazie danych kontrahenta jako osoby do kontaktów z naszą firmą,
• Przypomnienia – jest dostępna przy edycji spraw i zadań i pozwala na wyświetlenie (lub wysłanie wiadomości pocztą elektroniczną) komunikatu,
• Czynności – jest dostępna przy edycji projektów, spraw i zadań i pozwala na kontrolować czynności służące wykonaniu danego zdarzenia,
• Zasoby - jest dostępna przy edycji projektów, spraw i zadań. Określamy na niej jakie zasoby są wykorzystywane przy realizacji danego zdarzenia. Przypisanie zasobu do zdarzenia powoduje pojawienie się odpowiedniego pola w opcji Wykorzystanie zasobu. W przypadku, gdy dla zasobu kontrolowane są konflikty czas jaki jest on wykorzystywany w tym zdarzeniu jest sprawdzamy przy ustalaniu kolejnych zasobów do kolejnych zdarzeń,
• Powiązania – w zakładce tej możliwe jest powiązanie danego zadania, sprawy, projektu, dokumentu z Dokumentem HM, Zleceniem, Zdarzeniem CRM, z Dokumentami kasa/bank/inne, Rozliczeniem oraz Ankietą. Powiązanie, to widoczne jest w zakładce Powiązania, po wcześniejszym zapisie danego zdarzenia. Jeśli użytkownik systemu kliknie na przycisk , to na ekranie pojawi się dokument, z którym powiązano dane zdarzenie,
• Przekazania – jest dostępna przy edycji spraw i zadań i pozwala prześledzić proces przekazywania danego zdarzenia. Wybraną sprawę lub zadanie, można przekazać do innego operatora i on stanie się operatorem prowadzącym. Poprawić lub usunąć można tylko ostatnie przekazanie, a edycja wybranego przekazania jest możliwa tylko przez operatora, który ją utworzył.

Z poziomu okna edycji zdarzenia, użytkownik systemu może podejrzeć status kontrahenta – dostępny pod skrótem klawiszowym <Ctrl+Spacja>:

Jeśli kontrahent posiada kilka osób kontaktowych, to włączając okno statusu kontrahenta podczas edycji zdarzenia, siatka danych Osób kontaktowych ustawi się automatycznie na osobie kontaktowej, wybranej w zdarzeniu CRM.
Okno statusu kontrahenta podzielone jest na dwie zakładki: Podstawowe i Zestawienia.
W zakładce Podstawowe znajdują się informacje dotyczące nazwy kontrahenta, identyfikator, numer, kontakt, umowy, cechy, uwagi, ostrzeżenia, osoby kontaktowe, rozrachunki (przeterminowane i bieżące) oraz limity kontrahenta.
Na oknie tym znajdują się również ikony:

• Następny <Ctrl+Down> – umożliwia przełączenie na następnego kontrahenta bez zamykania okna Status kontrahenta (pojawia się, gdy status kontrahenta wyświetlany jest w oknie Kontrahenci),
• Poprzedni <Ctrl+Up> – umożliwia przełączenie na poprzedniego kontrahenta bez zamykania okna Status kontrahenta (pojawia się, gdy status kontrahenta wyświetlany jest w oknie Kontrahenci),
• Szukaj <F6> – umożliwia wyszukanie kontrahenta po identyfikatorze (pojawia się gdy status kontrahenta wyświetlany jest w oknie Kontrahenci),
• Pokaż w drzewie spraw <Shift+F2> – powoduje otwarcie okna Drzewo spraw – Dokumenty obrotu na danym kontrahencie.

Zakładka Zestawienia zawiera analizę sprzedaży i zakupu danego kontrahenta. W oknie widoczny jest wykres, który prezentuje dane w zależności od ustawienia parametrów w sekcjach Wykres oraz Warunki.

Sekcja Wykres zawiera znaczniki umożliwiające filtrowanie rodzaju transakcji, których wartości będą wyświetlane na wykresie: Zakup i Sprzedaż. Użytkownik ma możliwość zmiany sposobu prezentacji danych w polu Rodzaj wykresu, do wyboru są wartości:

• Liniowy
• Liniowy wypełniony
• Słupkowy
• Schodkowy
• Schodkowy wypełniony

Znacznik Grupowany umożliwia zgrupowanie danych w obrębie dni dla wykresów dziennych lub w obrębie miesięcy dla wykresów miesięcznych.

W sekcji Warunki należy określić kontekst prezentowanych danych: Miesięczny lub Dzienny. Pozostałe pola umożliwiają wybór:

• Okresu, za jaki wykres będzie prezentował dane
• Miejsca sprzedaży i zakupu
• Rodzaju strony transakcji – jako nabywca lub odbiorca

W sekcji Obroty prezentowane są wartości obrotów w kontekście predefiniowanych okresów: 30, 90, 365 dni lub za wybrany okres (wprowadzenie wybranego okresu jest możliwe po wskazaniu w polu Okres: Miesięcznie wybrany okres lub Dziennie wybrany okres).
Zakładka Pulpity w syntetyczny i przejrzysty sposób prezentuje dane o kontrahencie w postaci graficznej. Budowa zakładki oparta jest o technologię HTML, JavaScript i .Net.

Prawa dostępu

W module CRM działa standardowy w systemie Streamsoft Pro i Prestiż model kontroli uprawnień pozwalający na określenie dostępu do poszczególnych opcji i funkcji. Model ten został rozszerzony o możliwość określenia prawa do wpisywania zdarzeń określonego typu oraz o system uprawnień definiowanych indywidualnie do każdego zdarzenia. System indywidualnych uprawnień ma na celu zapewnienia wyłączności dostępu do konkretnej informacji dla osób uprawnionych. Ustalanie praw dla poszczególnych operatorów, ma miejsce w zakładce Operatorzy, w oknie definiowania zadania:

CRM → Drzewo spraw → zakładka: Zadania → Dodaj<F3>
W indywidualnym systemie uprawnień można wyróżnić cztery poziomy dostępu:

• Brak prawa,
• Oglądanie,
• Oglądanie i edycja,
• Oglądanie, edycja i usuwania.
• W systemie uprawnień obowiązują następujące zasady:
• Operator, który wpisał zdarzenie ma do niego prawo Oglądanie, edycja i usuwanie,
• Operator, który jest wykonawcą/prowadzącym ma prawo Oglądanie i edycja,
• pozostali operatorzy:
  • jeżeli znajdują się w spisie operatorów uprawnionych na zakładce Operatorzy, to posiadają prawo zgodnie z zapisem na tej liście w przeciwnym przypadku - posiadają prawo, które jest określone w polu Prawo dla pozostałych:

• • jeżeli znajdują się w spisie operatorów uprawnionych na zakładce Operatorzy w zdarzeniach nadrzędnych i zaznaczony jest parametr Pobierz prawa operatorów z obiektu nadrzędnego, to posiadają prawo zgodnie z zapisem na tej liście, w przeciwnym przypadku - posiadają prawo, które jest określone na zakładce Operatorzy w polu Prawo dla pozostałych.

Kontrola i unikanie konfliktów

Podczas edycji zadań prowadzona jest kontrola konfliktów. Konflikty mogą powstawać poprzez planowanie zadania w okresie, który nie jest czasem pracy wykonującego, planowanie w okresie nieobecności wykonującego oraz w czasie, w którym wykonujący ma przypisane już jakieś zadanie. Konflikty są sygnalizowane przed zapisem zadania lub na życzenie podczas edycji zadania, przy pomocy przycisku :

Zadanie może zostać zapisane pomimo wystąpienia konfliktów po potwierdzeniu przez operatora. Służy do tego przycisk .
W celu uniknięcia konfliktów operator może zlecić wyszukanie, w zadanym okresie dla jednego lub wielu prowadzących, możliwych terminów wykonania zadania. Aby program wyszukał zadany okres, należy na podstawowej zakładce wybrać przycisk . Rezultatem może być zero, jedna lub więcej pozycji. Podwójne kliknięcie na wybranej pozycji przepisuje ją do zaplanowanego zadania.

Przypomnienia

Sprawy, zadania i kontakty posiadają opcję przypominania o swoim rozpoczęciu lub zakończeniu. Edycję alertów przeprowadza się na zakładce Przypomnienia. Aby wprowadzić przypomnienie, należy posłużyć się paskiem narzędziowym, wbudowanym w zakładkę Przypomnienia.

Przypomnienia mogą być dodawane dla operatora, wykonującego/prowadzącego i/lub operatorów z listy operatorów. Czas przypomnienia podawany jest jako okres przed i po rozpoczęciu/zakończeniu lub jako konkretna godzina. Przypomnienia sygnalizowane są podczas pracy w systemie na specjalnym oknie lub przy pomocy poczty e-mail.
Wraz z modułem CRM, firma Streamsoft oferuje program, który można zainstalować na serwerze bazy danych. Zajmuje się on wysyłaniem e-maili z przypomnieniami.

Edycja czynności

Dla projektów spraw i zadań można zdefiniować czynności, które należy wykonać. Zdefiniowanie ogólnych lub bardziej szczegółowych czynności ułatwi sprawne i rzetelne wykonanie każdego zdarzenia, a osoba realizująca będzie miała ułatwione zadanie. Zakładka Czynności dostępna jest po uruchomieniu w konfiguracji opcji Edycja czynności na poziomie zdarzenia (menu System → Ustawienia → CRM → Ustawienia).

Dodatkowo na zakładce Czynności można określić, które czynności danego zdarzenia zostały już wykonane. Powoduje to, zmianę postępu operacji aktualnego zdarzenia. Do określania wykonanych czynności służą przyciski w kolorze niebieskim: – zaznacza pojedyncze pozycje i – zaznacza wszystkie pozycje.
Zakładka Czynności – widoczna jest tylko, gdy dane zadanie ma wybrany typ, dla którego zdefiniowano czynności.
Wskazując daną czynność, jej opis oraz uwagi pojawiają się automatycznie w polu Opis wykonania i Uwagi.

Kontrahenci

Opcja Kontrahenci znajdująca się w menu głównym Słowniki, to spis stałych kontrahentów przedsiębiorstwa. Zawiera szereg informacji niezbędnych dla właściwego działania systemu, wystawiania dokumentów zakupu i sprzedaży, prowadzenia rozrachunków, księgowania na konta rozrachunkowe, generowania przelewów dla dostawców itd.
Główne okno ze spisem kontrahentów podzielone jest na trzy części:

1. Część zasadnicza – zawiera spis kontrahentów w układzie tabelarycznym.
2. Drzewo grup – jest to część okna, która wyświetla się po lewej stronie ekranu. Drzewo grup będzie widoczne, gdy z menu podręcznego (prawego klawisza myszki) użytkownik wybierze opcję: Widok → Drzewo grup. Panel Drzewa Grup może być podzielony na różne grupy ułatwiające wyświetlanie danych. Na panelu mogą być wyświetlone następujące grupy:

• • tylko grupy operatora,
  • Tylko kontrahenci przedstawiciela handlowego,
  • Przedstawiciele handlowi,
  • Obszary handlowe,
  • Obszary logistyczne,
  • Grupy kontrahentów zdefiniowane przez użytkownika w menu Słowniki → Słowniki dla kontrahentów → Grupy kontrahentów.

      3. Szczegóły – jest to ta część okna, która może być widoczna u dołu ekranu lub z prawej strony. Zależy, którą z opcji ustawienia wybierze użytkownik. Szczegóły należy włączyć korzystając z opcji menu prawego klawisza myszki: Widok →Szczegóły z prawej (Szczegóły u dołu).

W celu wprowadzenia do bazy nowego Kontrahenta, z paska ikon okna wybieramy przycisk: Dodaj <F3>.

Ścieżka dostępu: Słowniki → Kontrahenci → Dodaj<F3> → Kontrahent
Wszystkie dane dotyczące kontrahenta podzielone są na tematyczne zakładki:

Podstawowe, w której wprowadzamy:

• Numer kontrahenta – program podpowiada kolejny numer nowo zakładanego kontrahenta, numer ten można zmienić do chwili zapisania danych kontrahenta. Dla zachowania porządku zalecane jest pozostawienie numerów nadanych przez program.
  • Identyfikator – krótka nazwa identyfikująca kontrahenta, wykorzystywana do odszukania kontrahenta w spisie.
  • NIP – składa się z trzech części. Pierwsza, to identyfikator kraju, następna, to numer NIP, a ostatnia jest polem dodatkowym rozszerzającym NIP. Po wprowadzeniu numeru NIP i kliknięciu na przycisk obok pola użytkownik może pobrać nazwę i dane adresowe kontrahenta z bazy danych GUS bądź z Wykazu podatników VAT. Dane te można przepisać do okna z danymi kontrahenta. Dodatkowo w tym miejscu istnieje możliwość sprawdzenia Statusu VAT kontrahenta po takim sprawdzeniu informacja zapisywana jest do historii.

• • Nazwa pełna – pełna nazwa kontrahenta. Może składać się z wielu linii. Należy unikać wprowadzania w jednej linii ilości znaków przekraczającej szerokość pola edycyjnego.
  • Typ – do wyboru z listy rozwijanej mamy: Działalność, Nie prowadzący dział., Inne, Rolnik ryczałtowy. Dla kontrahentów z ustawioną w tym polu wartością Działalność, konieczne będzie podanie numeru NIP, natomiast dla wartości Rolnik ryczałtowy, należy uzupełnić na zakładce Inne: numer dowodu osobistego, wydany przez, PESEL oraz REGON.
  • Organizacja pożytku publicznego – parametr jest aktywny, gdy pole Typ ustawione jest na wartość Działalność lub Inne. Dokumenty sprzedaży wystawione dla kontrahenta będącego organizacją pożytku publicznego będą posiadały dodatkowy parametr na zakładce Zestawienie VAT – Darowizna dla org. pożytku publicznego, którego zaznaczenie spowoduje automatyczne zwolnienie z VAT-u wszystkich nowo dodanych pozycji.
  • Operator prowadzący - dla danego kontrahenta można przypisać operatora prowadzącego, czyli osobę, która zajmuje się kontaktami z danym kontrahentem,
  • Kontrahent handlowy – atrybut ten pozwala pogrupować kontrahentów na takich, z którymi miało miejsce zdarzenie gospodarcze (należy zaznaczyć pole Kontrahent handlowy) oraz na tych, którzy nie dokonali jeszcze żadnych transakcji (potencjalnych – pole to powinno być dla nich odznaczone).

• Poprzedni/Następny – przyciski te umożliwiają przesuwanie się po kolejnych wierszach (kontrahentach) bez konieczności zamykania okna edycji/podglądu.
• E-mail; www – dane służące do kontaktowania się z kontrahentem przy użyciu Internetu.
• Sposób obs. dok. – w opcji tej użytkownik ma możliwość wyboru sposobu obsługi dokumentu podczas wydruku dla edytowanego kontrahenta. Parametr będzie dostępny gdy w konfiguracji systemu zostanie włączona Obsługa przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej oraz zdefiniowana struktura katalogów i schemat nazwy pliku. Domyślny sposób obsługi podczas wydruku, to Brak obsługi (tylko wydruk).

W opcji tej dostępne do wyboru są wartości:

• • Brak obsługi (tylko wydruk) – system wykona jedynie wydruk dokumentu.
  • Tylko zapis na dysku – system podczas wydruku jedynie zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie).
  • Zapis na dysku i wydruk – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wydrukuje dokument.
  • Zapis na dysku i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku).
  • Zapis na dysku, wydruk i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), następnie wydrukuje dokument i wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku).
  • Wysłanie e-maila – wybranie tego parametru spowoduje, że podczas wydruku dokumentu dla danego kontrahenta, możliwe będzie wysłanie dokumentu e-mailem w postaci załącznika, bez konieczności zapisywania plików w zdefiniowanym katalogu plików.

• Mechanizm Podzielonej Płatności - pole definiuje czy dana kartoteka podlega mechanizmowi podzielonej płatności oraz od kiedy obowiązuje zmiana.

Inne – na tej zakładce należy również zwrócić uwagę na pola:

• Konta bankowe – okienko ze spisem kont bankowych kontrahenta wraz z informacją czy wskazane konto jest potwierdzone w KAS.

Używając przycisków z panelu sterującego (po prawej stronie spisu) możemy edytować dane konta takie jak:

• Nazwa konta
• Bank
• Numer konta
• Oznaczenie czy konto jest Wirtualne - oznaczenie konta jako konto wirtualne skutkuje sprawdzeniem numeru rachunku za pomocą innej metody konfiguracji wysyłanego zapytania (wyszukanie wg numeru konta). Metoda ta umożliwia sprawdzenie kont wirtualnych kontrahenta. Jest ona również wykorzystywana podczas wystawiania przelewu.
• Właściciel - oznaczające właściciela konta. Służy ono do oznaczenia np. faktora, czyli właściciela konta innego niż ten, dla którego wpisywany jest rachunek. Pozwala to na zweryfikowanie kontrahenta w wykazie podatników VAT poprzez wysłanie zapytanie przez program w odpowiedniej konfiguracji.
• Oznaczenie czy konto jest aktywne
  Dodatkowo w menu podręcznym i za pomocą ikon mamy możliwość użycia opcji:

• "Sprawdź konto w KAS" – sprawdza w KAS, w Wykazie podatników VAT czy konto jest przypisane do NIP-u lub REGON-u dla kontrahenta
• "Pokaż historie sprawdzeń kont w KAS" – prezentuje historię sprawdzeń konta
• "Sprawdź wszystkie konta w KAS" – wykonuje sprawdzenie dla wszystkich kont wprowadzonych w oknie

Dodatkowo w widoku sekcji znajdują się kolumny „Lp", „Waluta" oraz „Domyślne konto dla waluty", Prezentują one odpowiednio: kolejność pobierania kont na wydruk walutę, w jakiej prowadzony jest rachunek oraz jaka waluta jest walutą domyślną dla danego rachunku.

• Płatnik VAT – oznacza, że aktualny kontrahent jest płatnikiem VAT.
• Zerowa stawka VAT na wybrane towary – oznacza zerową stawkę VAT na wybrane towary dla tego kontrahenta. Tylko kartoteki z zaznaczoną opcja Zerowa stawka VAT dla wybranych kontrahentów.
• Waluta – domyślna waluta kontrahenta - parametr wykorzystywany przy wystawianiu dokumentów walutowych.
• Numer – numer działalności gospodarczej kontrahenta.
• Wydane przez – organ, który wydał zezwolenie na działalność gospodarczą kontrahenta.
• Data wydania – data wydania zezwolenia na działalność gospodarczą kontrahenta.
• PESEL – numer PESEL kontrahenta.
• REGON – numer REGON kontrahenta.
• Aktywny – jeżeli kontrahent ma status nieaktywny, to nie pojawia się on w spisie kontrahentów wywoływanym przy wyborze kontrahenta w innych opcjach.
• Globalny nr lokalizacyjny dla EDI – należy wpisać numer lokalizacji naszego kontrahenta (dostawcy, odbiorcy). Jest on wykorzystywany podczas procesu elektronicznej wymiany dokumentów.
• Ilość dni na obsługę reklamacji – należy wpisać, w jakim czasie zostanie zrealizowana reklamacja złożona danego kontrahenta.
• Cykliczność odwiedzin – określamy w tym miejscu, co ile dni należy kontaktować się z kontrahentem.

Grupy – spis rodzajów grup kontrahentów oraz grupy, do których należy aktualny kontrahent. Spis ten ma strukturę drzewiastą. Grupa służy do łączenia kontrahentów w zbiory, ułatwiając ich wyszukiwanie i filtrowanie lub umożliwiając tworzenie umów, promocji lub cenników. Grupy mogą być przydatne w wyciąganiu informacji do zestawień i podsumowań np. informacje o sprzedaży wartościowej towarów dla grupy kontrahentów.

Dodatkowo umożliwiono przypisanie obszaru handlowego lub logistycznego do kontrahenta (po włączeniu w Konfiguracji Obsługi obszarów handlowych oraz Obsługi obszarów logistycznych).

Warunki zakupu i sprzedaży:

• Rabat – przysługujący dla kontrahenta rabat. Można określić stały rabat dla wybranego kontrahenta,
• Ilość dni na termin płatności – domyślna ilość dni na termin płatności dla dokumentów kredytowych kontrahenta,
• Sposób naliczania odsetek – domyślny sposób naliczania odsetek dla przeterminowanych dokumentów,
• Cena sprzedaży – domyślna cena sprzedaży podpowiadana na kartotekach dla kontrahenta,
• Sposób płatności – sposób płatności podpowiadany na dokumentach dla kontrahenta,
• Sposób dostawy – wypełnienie tego pola oznacza, że podczas edycji lub dodawania dokumentów, sposób dostawy towaru będzie pobierany bezpośrednio z danych kontrahenta. Możliwa jest zmiana sposobu dostawy, bez względu na to, jaki sposób dostawy został określony przy danym kontrahencie,
• Grupowanie zam. kontrahenta – ustawienie opcji na wartość: Wg definicji dokumentu, daje możliwość łączenia kilku zamówień do jednej faktury (sposób grupowania dokumentów ustawiamy w definicji dokumentu na zakładce Dodatkowe). Opcja dostępna jest dla dokumentów sprzedaży i dokumentów WZ. Jeżeli użytkownik nie chce korzystać z opcji, powinien wybrać: Nie grupuj,
• Płatnik dla sprzedaży – w polu tym można wskazać płatnika powiązanego z naszym kontrahentem,
• Przedstawiciel handlowy – przedstawiciel handlowy obsługujący kontrahenta,
• Kierowca – kierowca powiązany z danym kontrahentem. Pole to jest aktywne, gdy w Konfiguracji włączone są powiązania kierowcy z kontrahentem (Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne → Powiązanie kierowcy),
• Dokument – domyślny dokument dla kontrahenta podpowiadany przy wystawianiu dokumentów sprzedaży,
• Formularz – domyślny formularz przy drukowaniu dokumentów sprzedaży dla kontrahenta,
• Dokument wystawiany z zamówień od odbiorców – opcję można wykorzystać do określenia typu dokumentu, innego niż Faktura VAT, generowanego podczas realizacji zamówień od odbiorcy. Dodatkowo, należy w definicji dokumentu zamówień, zaznaczyć parametr: Pobierz dokument do wystawienia z danych kontrahenta (jeśli określono),
• Ilość kopii przy drukowaniu dok. – w polu tym użytkownik uzupełnia ile kopii dokumentów drukować dla danego kontrahenta. Wartość z tego pola będzie automatycznie podpowiadana, podczas wydruku dokumentu, po zaznaczeniu parametru Ilość kopii wg ustawień kontrahenta.
• Umowa na wystawienie faktury do WZ dla wielu WZ - brak kontroli daty sprzedaży dok. WZ – dla kontrahentów z włączoną opcją przy pobieraniu dokumentów WZ do dokumentu uzupełniającego (Fa do WZ) system nie będzie analizował czy dokumenty WZ w PLN mają datę sprzedaży z jednego miesiąca, a dla dokumentów w innej walucie czy data sprzedaży jest z jednego dnia,
• Warunki zakupu – ustawiamy tutaj parametry: Ilość dni na termin płatności oraz Sposób płatności, które będą uwzględniane na dokumentach zakupu. Przy dodawaniu nowego kontrahenta, parametry te przyjmą wartości ustawione w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Ilość dni na termin płatności oraz System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Sposób płatności.
• Konto bankowe na wydruk dokumentu – konto bankowe naszej firmy drukowane na dokumentach dla aktualnego kontrahenta. W tabeli istnieje możliwość dodania wiele kont bankowych firmy drukowanych na dokumentach sprzedaży. Można również określić domyślne konto dla wybranej waluty, które zostanie będzie drukowane na dokumencie wystawionego w tej samej walucie.

Limity, Blokady, Cele i zgody , Split payment – zwracamy uwagę na pola:

• Dopuszczalna wartość całkowitego kredytu – wybranie (zaznaczenie) pola umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta limitu na wartość wszystkich wystawionych dokumentów kredytowych. Jeśli podana kwota limitu zostanie przekroczona w trakcie wystawiania dokumentu, to program poinformuje o tym wyraźnym komunikatem. Po wybraniu kontrahenta na dokument, program poinformuje również o pozostałej kwocie limitu. Zaznaczenie pola i wprowadzenie kwoty limitu równej zero, całkowicie blokuje możliwość wystawienia dla kontrahenta dokumentu kredytowego. Jeśli pomimo ostrzeżeń przekroczono wartość limitu, to zapisanie dokumentu możliwe będzie wyłącznie przez osobę z odpowiednimi prawami (określonymi w module Administratora),
• Dopuszczalna wartość dokumentu kredytowego – zaznaczenie pola i podanie kwoty wprowadza ograniczenie na wartość pojedynczego dokumentu kredytowego,
• Dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu – określa jaka może być dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu. Powyżej tej wartości dla danego kontrahenta nie można wystawiać dokumentów związanych z zakupem towarów. System poinformuje o tym za pomocą odpowiedniego komunikatu,
• Maksymalna ilość dokumentów kredytowych
• Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych
• Maksymalna ilość dni przeterminowania należności
• Maksymalna ilość pozycji na dokumentach – określa maksymalną ilość pozycji, jaką kontrahent życzy sobie na dokumentach sprzedaży adresowanych do niego. Limit ten jest sprawdzany przy ręcznym wpisywaniu dokumentów faktur sprzedaży, zamówień od odbiorców, ofert dla odbiorców oraz dokumentów magazynowych WZ. Przy wystawieniu pierwszej pozycji przekraczającej limit pojawia się komunikat o przekroczeniu limitu, ale możliwa jest kontynuacja wystawiania. Limit jest również sprawdzany przy realizacji zamówień od odbiorców. Gdy realizujemy zamówienie kontrahenta wystawiając np. dokument FA VAT, to program generuje pozycje z uwzględnieniem opisywanego parametru, a w razie potrzeby generuje następne faktury,
• Ilość dni na zwrot opakowań – domyślnie parametr ten jest nieokreślony, co powoduje, że program bierze pod uwagę wartość wprowadzoną w polu Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań (parametr w konfiguracji: Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne). Opcję Ilość dni na zwrot opakowań można również modyfikować poprzez grupowe ustawienia danych kontrahentów,
• Zablokuj sprzedaż – zaznaczenie pola wprowadza blokadę na wystawianie dokumentów sprzedaży. Domyślnie blokada będzie obowiązywać od razu (pole Natychmiast). Możliwe jest również określenie daty, od której blokada sprzedaży będzie obowiązywać (pole Od daty),
• Zablokuj zakupy – zaznaczenie pola wprowadza blokadę na wystawianie dokumentów zakupu,
• Zastrzec rozrachunki z kontrahentem tylko dla osób uprawnionych – aktywacja opcji spowoduje, że użytkownicy systemu, którym w module Administratora nie przyznano prawa do Rozrachunków zastrzeżonych, nie będą mieli dostępu do informacji o rozliczeniach prowadzonych z danym kontrahentem.
• Sposób obsługi "Split payment" na przelewie – parametr umożliwia określenie w jaki sposób na przelewach dla danego kontrahenta ma oznaczać się opcja „Split payment".
• Sugerowana kwota VAT podpowiadana przy przelewie SP – parametr umożliwia wskazanie na kontrahencie kwoty VAT, która ma zostać przeniesiona z dokumentu do rozrachunków. Parametr może przyjąć wartości: Cały VAT z dokumentu, Tylko VAT z pozycji MPP.

Odbierający, Trasy:

• Odbierający – umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta listy osób i numerów rejestracyjnych samochodów odbierających towar i faktury,
• Trasy – kontrahenta można przydzielić do jednej lub kilku zdefiniowanych w słowniku tras. Przydzielone kontrahentom trasy mogą być następnie wykorzystywane jako parametr podczas ustalania filtrów.

W sekcji Podpis kwalifikowany użytkownik może uzupełnić dane:

• Numer seryjny certyfikatu
• Wystawca certyfikatu
• Posiadacz – podmiot posiadający certyfikat

Cechy – w zakładce można wprowadzać wartości wcześniej zdefiniowanych, specyficznych dla firmy wdrażającej moduł Handlowo-Magazynowy, cech kontrahentów. Przykładowymi cechami kontrahenta może być: data odbycia szkolenia partnerskiego, stopień lojalności (od 1 do 10) itp. Cechy definiujemy w opcji Słowniki → Słowniki dla kontrahentów → Cechy kontrahentów.

Uwagi i ostrzeżenia:

• Uwagi – pole umożliwiające wprowadzanie uwag dotyczących kontrahenta,
• Ostrzeżenie – dane wprowadzone w pole ostrzeżenia, będą wyświetlane przy pobraniu kontrahenta na dokument.

Dodatkowe adresy – spis dodatkowych adresów np. gdy kontrahent posiada dwa adresy w jednej firmie: korespondencyjny i windykacyjny.

Osoby kontaktowe – spis oddziałów kontrahenta i osób kontaktowych u kontrahenta:

Zaznaczenie opcji Wiele oddziałów umożliwia wprowadzenie do systemu danych dotyczących oddziałów firmy.
Nowy oddział edytujemy wybierając opcję dodawania lub klawisz funkcyjny <F3> :

W polu Typ oddziału użytkownik wybiera ze słownika lub z listy rozwijanej odpowiedni typ. Jeśli w słowniku nie ma wprowadzonych żadnych danych, to należy je zdefiniować. W tym celu należy ustawić się w polu Typ oddziału, kliknąć przycisk <F6>, aby połączyć się ze słownikiem Typy oddziałów kontrahentów i tam za pomocą ikony dodawania zdefiniować potrzebne typy oddziałów:

Zaznaczenie opcji Domyślny oddział dla dostawy, umożliwi automatyczne uzupełnienie oddziału na zakładce Dostawa na wystawianych dokumentach. Opcja dostępna jest dla danego stanowiska wtedy, gdy przydzielony jest moduł CRM.

Dokumentacja – są to dokumenty zewnętrzne dotyczące danego kontrahenta, np. umowy, oferty itp. Zakładka jest widoczna, gdy na stanowisku przydzielony jest moduł CRM i utworzona została baza dodatkowych dokumentów. Na zakładce tej możliwe jest dodanie dokumentu z pliku, ze skanera oraz z e-maila, a dodatkowo można określić sposób przechowywania plików: w bazie dodatkowych dokumentów lub jako ścieżki do pliku. W konfiguracji systemu znajduje się parametr Maksymalny rozmiar pliku dokumentacji umieszczonego w bazie dodatkowych dokumentów (KB), w którym można określić maksymalny rozmiar dodawanego pliku.

Samochody – na zakładce tej w widoku tabelarycznym przedstawiona jest ewidencja samochodów kontrahenta.

Serwis – zakładka prezentuje przedmioty kontrahenta, które można wskazać w zleceniu serwisowym (w module Serwis). Dodatkowo na zakładce tej możliwe jest podejrzenie danego przedmiotu za pomocą menu kontekstowego. Zakładka wyświetlana jest, gdy stanowisko ma dostęp do modułu Serwis.

Zestawienie oświadczeń – zakładka widoczna dla kontrahenta, który jest rolnikiem ryczałtowym.  Informacje zdefiniowane w tej zakładce będą wykorzystywane podczas tworzenia JPK_FA_RR. Dodatkowo na oknie edycyjnym dokumentu (HM oraz FK) umieszczono na zakładce Inne sekcję Zestawienie oświadczeń, o których mowa w art. 116 ust. 4 i 4a. W danej sekcji można połączyć dany dokument z oświadczeniem definiowanym w nowej zakładce okna edycyjnego kontrahenta. Wskazana sekcja jest dostępna wyłącznie dla dokumentów, które są wystawiane dla rolnika ryczałtowego.

Dla firm, w których zdefiniowanych jest bardzo wielu kontrahentów, można w programie włączyć mechanizm umożliwiający rozdzielenie kontrahentów na głównych i pozostałych. Główni kontrahenci to tacy, z którymi firma często współpracuje (wystawia dokumenty itp.). Aby włączyć ten mechanizm, należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Optymalizacja szybkości zaznaczyć parametr Włącz obsługę kontrahentów głównych. Po przełączeniu się na okno ze spisem kontrahentów, użytkownik będzie mógł zobaczyć, że na pasku ikon pojawiła się ikona Pokaż tylko głównych . Kliknięcie na tę ikonę umożliwi wyświetlenie spisu głównych kontrahentów firmy. Aby przenieść wybranych kontrahentów ze spisu wszystkich kontrahentów do spisu kontrahentów głównych, wystarczy przełączyć się na widok wszystkich kontrahentów i z menu podręcznego (prawy klawisz myszki) wybrać opcję Przerzuć do głównych <Ctrl+G>.
Z poziomu okna Kontrahenci, za pomocą ikony , kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+F3> lub poprzez menu prawego klawisza myszki (opcja Zleć zadanie), można zlecić zadanie dotyczące danego kontrahenta. Warunkiem działania tej opcji, jest przydzielenie dla danego stanowiska licencji na moduł CRM.

Zadanie wprowadzone w module Handlowo-Magazynowym zostanie automatycznie dodane do spisu zadań danego operatora w module CRM.
Kontrahentów można sortować i filtrować. Gdy użytkownik chce oglądać kontrahentów przy większej liczbie zdefiniowanych parametrów – może skorzystać z ikony Ustal filtr lub klawisza funkcyjnego <F7>:

Parametry definiowane przez użytkownika można wyświetlać w kilku liniach klikając na przyciski i/lub. Zwiększa się w ten sposób liczba możliwości w poszukiwaniu dokumentów.
W okienku Pole, należy wybrać pole, według którego chcemy szukać. W okienku Warunek możemy wybrać jeden z kilku wariantów traktowania wpisanej dalej wartości. Znak „=" powoduje, że wpisana wartość musi być równa wartości wybranego pola w tabeli. Znak „<>" oznacza, że interesują nas wartości inne niż te, które są wpisane. Znaki „<", „>" są oczywiste przy polach liczbowych, natomiast w przypadku wyrażeń literowych (np. Miejscowość) znak „<" oznacza wcześniejszy w alfabecie. Warunek w zakresie, pozwala znaleźć przedział danych (np. wpisy w księdze od nr 130 do nr 150).
Zadawanie warunków rozpatrzymy na przykładzie Kontrahentów. Załóżmy, że interesują nas kontrahenci z Warszawy. Dodatkowo chcemy, aby ich nazwa kończyła się na litery „la". Powyższy warunek chcemy zastosować do kontrahentów o numerze od 7 do 13. W tym celu, w pierwszym polu wybieramy Miejscowość, następnie warunek „=" oraz wartość Warszawa. W polu Wartość możemy wpisać całą nazwę, lub zastosować znaki specjalne „{}", „!". Znak „{*}*{*}" oznacza dowolny ciąg liter, także brak ciągu. Znak „!" oznacza jedną dowolną literę. W polu Wartość możemy więc, dla skrócenia pisania, wprowadzić wartość Warsz{}. Oznacza to, że program ma wyszukać wszystkich kontrahentów, dla których miejscowość zaczyna się od liter Warsz. Ponieważ prawdopodobnie w Polsce nie ma innego miasta niż Warszawa zaczynającej się od Warsz, możemy skrócić nazwę w ten sposób. Znak „{}" może służyć np. do wybrania wszystkich kontrahentów zaczynających się od litery W – „W{}". Wracając do naszego przykładu – aby założyć dodatkowo warunek na pole Nazwa, należy wcisnąć przycisk i znajdujący się w lewym dolnym rogu okienka:

Aby filtr był aktywny korzystamy z kombinacji klawiszy <Ctrl+F7> lub ikony Filtr aktywny .
Inny sposób przeglądania dokumentów w aktywnym oknie uzyskamy klikając na przycisk sortowania w pasku ikon aktywnego okna lub klawisz funkcyjny <F4>.

Kolumny do sortowania wybiera się poprzez kliknięcie myszką obok wybranych nazw. Ważna jest tu kolejność zaznaczania. Jeśli pierwszy zaznaczony zostanie Identyfikator, to najpierw po nim odbędzie się sortowanie. Można zaznaczyć kilka kolumn równocześnie, jeśli wyłączone zostanie pole Jedna kolumna. Operacja ta uaktywnia w konsekwencji opcję Szukanie po kolumnie pierwszej lub ostatniej. Możliwe jest wyszukiwanie (po kolumnie sortowanej) poprzez wprowadzenie z klawiatury pierwszych liter wyrazu. Pomyłki wycofuje <Backspace>.
Z poziomu okna Kontrahenci, użytkownik systemu ma bezpośredni dostęp do warunków sprzedaży danego kontrahenta (bez konieczności edycji jego danych). Wystarczy tylko ustawić się kursorem myszki, na wybranym kontrahencie i kliknąć na ikonę , znajdującą się na pasku narzędzi lub skorzystać z kombinacji klawiszy <Ctrl+P>. Po kliknięciu na ikonę pojawi się okno wydruku Warunki sprzedaży, dzięki któremu możemy zobaczyć (przycisk Podgląd), wydrukować (przycisk Drukuj), wysłać e-mailem dany dokument (przycisk Wyślij) lub ustawić opcje drukowania dokumentu (przycisk Opcje). Dodatkowo w oknie tym, w polu Dla kartotek drukować, mamy możliwość wyboru czy chcemy drukować tylko identyfikator kartoteki, czy jej nazwę pełną.
Opcja Podstawowe → Warunki zakupu, dostępna w menu kontekstowym okna Kontrahenci, działa analogicznie do opcji Warunki sprzedaży, z taką różnicą, że wyświetla dane z umów z dostawcami.
Jeśli w programie prowadzone są umowy z kontrahentami oraz promocje, wówczas przydatna jest opcja umożliwiająca określenie ceny i rabatu wskazanego towaru dla wybranego kontrahenta. Sytuacja taka często występuje podczas telefonicznego informowania o cenie lub rabacie przyznanym na interesujący kontrahenta towar.
Kalkulator promocji, umów i rabatów służy do określania warunków sprzedaży (procentu bonifikaty i cen) na podstawie zadanych parametrów. Jest on dostępny z poziomu okien Promocje na towary, Umowy z kontrahentami – cenniki, Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych za pomocą ikony , z menu kontekstowego prawego klawisza myszki lub za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+P>. Okno kalkulatora składa się z części, w której określamy warunki wejściowe i części podającej wynik analizy.
Jeśli umowa z kontrahentem posiada warunek ilości, to właściwą kalkulację uzyskamy po podaniu interesującej kontrahenta ilości towaru.

Opis poszczególnych pól aktywnego okna Kalkulator promocji, umów i rabatów:

• Data – dzień, na który sprawdzamy rabaty i ceny.
• Kontrahent – określa kontrahenta, dla którego przeprowadzana będzie analiza, nie podanie tego parametru powoduje, że analizowane będą tylko promocje bez określonych warunków na kontrahenta i grupy kontrahentów.
• Dokument – parametr istotny, gdy w promocjach/umowach określono filtr dla dokumentów. Parametr bierze również udział w określaniu domyślnej ceny.
• Miejsce sprzedaży – parametr bierze udział w określaniu domyślnej ceny.
• Magazyn – parametr istotny, gdy w promocjach/umowach określono filtr dla magazynów.
• Kartoteka – określa kartotekę, dla której przeprowadzana będzie analiza, nie podanie tego parametru powoduje, że analizowane będą tylko promocje/umowy ogólne bez określonych warunków dla kartotek i grup kartotek.
• Cena – użytkownik wybiera cenę ze słownika Definicje cen.
• Ilość – parametr istotny, kiedy promocje/umowy uzależnione są od ilości sprzedanej.

Po podaniu wszystkich istotnych parametrów, wciskamy klawisz <Licz>, co spowoduje uruchomienie procedury analizy i wyświetlenie wyników. Analiza przebiega wg następujących zasad:

• W pierwszej kolejności analizowany jest procent bonifikaty wpisany w warunkach sprzedaży kontrahenta, potem umowy/cenniki, a na końcu promocje.
• Jeżeli, w którymś z wymienionych miejsc znajdzie się wpis (procent, cena) spełniający warunki, to analiza zostaje przerwana, a wynik przyjęty za obowiązujący.
• Jeżeli wynikiem analizy jest procent bonifikaty, to program przechodzi do ustalenia domyślnej ceny i oblicza cenę po bonifikacie.
• Ustalenie domyślnej ceny polega na sprawdzeniu w pierwszej kolejności ceny określonej w warunkach sprzedaży kontrahenta, następnie określonej w definicji dokumentu, a na końcu ceny określonej w miejscu sprzedaży.
• Wyniki analizy przedstawiane są opisowo w oknie Wynik.

Użytkownik w menu podręcznym (pod prawym przyciskiem myszy) na kontrahencie ma możliwość użycia opcji Popraw bez zapisu do historii

 
Ofertę – cennik dla wybranego kontrahenta można tworzyć poprzez wywołanie opcji z poziomu okien Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych za pomocą ikony , z menu prawego klawisza myszy lub za pomocą kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+P>. Cennik drukować można ze wszystkich kartotek lub tylko z zaznaczonych dla określonej ilości towarów.
W systemie istnieją dwa sposoby tworzenia oferty – cennika:

• Zbuduj cennik dla kontrahenta w oparciu o promocje, umowy i indywidualne warunki sprzedaży.
• Zbuduj cennik dla określonej wartości bonifikaty.

Po naciśnięciu przycisku <Twórz>, na ekranie monitora pojawi się okno cennika:

Osoby kontaktowe

Opcja Osoby kontaktowe przeznaczona jest do przeglądania i modyfikacji zbioru informacji o osobach i oddziałach kontrahentów. Opcja ta pozwala na szybką edycję i podgląd osób, wyznaczonych do kontaktów z naszą firmą.
Po lewej stronie wyświetlony jest spis kontrahentów. Klikając prawym przyciskiem myszy na wybranego kontrahenta, można ustawić rodzaj sortowania kontrahentów:

Każdy kontrahent posiada listę osób kontaktowych pogrupowanych w oddziały, w przypadku kontrahentów nieposiadających oddziałów tworzony jest jeden domyślny oddział o nazwie Firma. Przeglądanie odbywa się poprzez listę kontrahentów, która może zawierać wszystkich kontrahentów lub takich, którzy posiadają osoby lub oddziały. Po wybraniu kontrahenta na liście wyświetlana jest, w zależności od zakładki, lista oddziałów lub lista osób kontaktowych. Podczas filtrowania (szukania) przeglądana jest cała baza osób kontaktowych, bez uwzględniania, który kontrahent jest aktualnie wybrany. Pozwala to na szybkie wyszukanie osoby, bez konieczności pamiętania dokładnej nazwy firmy.

Dane oddziału to: nazwa, typ, adres, adres e-mail oraz ustawienia e-mailowe:

• Pozwolenie na mailing – znacznik brany pod uwagę przy wysyłaniu korespondencji do kontrahenta,
• Używaj nazwy oddziału w korespondencji – przy tworzeniu e-maila i użyciu zmiennej @ADRESAT, program pobierze nazwę wybranego oddziału, w przeciwnym wypadku wybierana jest nazwa firmy (więcej na temat korespondencji w rozdziale Korespondencja seryjna).

Dane osoby kontaktowej to: imię i nazwisko, stanowisko pełnione w firmie kontrahenta, zajmowany szczebel, funkcja osoby w kontaktach z nasza firmą, lista telefonów z jednym wybranym jako domyślny, lista adresów e-mail z jednym wybranym jako domyślny, lista kompetencji, uwagi, ostrzeżenia i inne.
Dodatkowo na zakładce Dane podstawowe użytkownik ma możliwość dodania zdjęcia osoby kontaktowej, za pomocą przycisku <Wczytaj z pliku>.
Na oknie edycyjnym jest przyciski Poprzedni oraz Następny, które umożliwiają przełączanie się między osobami kontaktowymi bez konieczności zamykania okna edycyjnego. 

Istnieje możliwość wczytania osób kontaktowych z książki adresowej systemu Windows poprzez opcję Importuj osoby kontaktowe <Ctrl+F3> (wywołanej w oknie Osoby kontaktowe). Import odbywa się z dwóch źródeł:

• poprzez interfejs MAPI - importowane są nazwisko, imię i adres Email. Działa tylko dla klientów poczty obsługujących interfejs MAPI,
• poprzez odczytanie pliku książki adresowej Windows - importowane są nazwisko, imię, adres Email, telefon służbowy i stanowisko. Wymaga wskazania pliku *.WAB zawierającego książkę adresową.

W oknie edycyjnym osób kontaktowych można odnotować absencje osób w firmie. Umożliwia to zakładka Absencje. Należy określić zakres dat związanych z nieobecnością w pracy oraz podać przyczynę tej nieobecności.
W oknie Osoby kontaktowe, w menu prawego klawisza myszki, znajduje się opcja Pokaż status osoby kontaktowej <Shift+Spacja>, która dostarcza użytkownikowi systemu kilku niezbędnych informacji na temat osoby kontaktowej, przypisanej do danego kontrahenta:

Organizacja pracy

Organizacja pracy realizowana jest jako przydział zadań do wykonywania. przez operatorów w ramach ich czasu pracy limitowanego przez nieobecności i zwolnienia (Słowniki → Dni pracy operatorów). Przydział zadań obrazowany jest w organizatorach. W module CRM są dwa rodzaje organizatorów:

• Organizator operatora – pokazuje zadanie dla wybranego operatora z zadanego okresu czasu,
• Organizator grupy – pokazuje zadania dla wybranej grupy operatorów w wybranym dniu. Pozwala to na łatwiejsze rozplanowanie zadań do wykonania, za pomocą ikonki można szybko wybierać interesujące nas daty.

Użytkownik może jednocześnie otworzyć maksymalnie 6 organizatorów dla różnych operatorów i grup. Aby otworzyć kolejny organizator, należy kliknąć lewym klawiszem myszki na ikonę Organizacja pracy grupy/operatora lub w menu CRM → Organizacja pracy grupy/operatora i wybrać z rozwiniętego menu Nowe okno.

Każdy organizator zawiera kalendarz zadań, listę zadań, oraz szczegóły zadania oraz listę wartości jego cech. Kalendarz i lista zadań są ze sobą połączone. Wybranie zadania w kalendarzu powoduje odnalezienie zadania na liście i odwrotnie. Na oknie znajduje się także lista zadań zaplanowanych, czyli takich, które mają planowany czas rozpoczęcia i zakończenia.

Zadania na kalendarzu mogą być przemieszczane interaktywnie przy pomocy myszki, w podobny sposób można też zmieniać długość ich trwania:

Kalendarz wyświetla także parametry dnia: godziny pracy, nieobecności i zwolnienia. Dane te mogą być modyfikowane z poziomu kalendarza przy pomocy opcji Edytuj dane dnia w menu kontekstowym wywołanym na bocznym panelu.

Nawigację po kalendarzu realizujemy za pomocą suwaków:

Do przełączania się między okresami w organizacji pracy służą ikony:

• Aktualny tydzień/miesiąc/ kwartał/rok lub kombinacja klawiszy <Ctrl+0> – ustawia aktualny tydzień/ miesiąc/ kwartał/rok kalendarza,
• lub kombinacja klawiszy <Ctrl+W> – umożliwia przesuwanie się o dowolną wielokrotność wybranego okresu w przód,
• lub kombinacja klawiszy <Ctrl+N> – umożliwia przesuwanie się o dowolną wielokrotność wybranego okresu w tył.

Przeglądając dane w organizatorze pracy, można dokonać zmian skali widoku w kalendarzu. Dostępne są cztery zakresy:

• Dzienny - pokazuje rozkład dnia z podziałem na godziny,
• Tygodniowy - pokazuje rozkład zadań na przestrzeni tygodniowej,
• Miesięczny - pokazuje rozkład zadań na przestrzeni miesięcznej,
• Roczny - pokazuje rozkład zadań na przestrzeni rocznej.

Właściwości kalendarza: kolory, dostępny zakres godzin i jednostkowy skok czasu można zmieniać w opcji Właściwości kalendarza w menu kontekstowym wywołanym z obszaru kalendarza.
Istnieje możliwość przełączania się pomiędzy organizatorem pracy a drzewem spraw z zachowaniem aktualnego zadania. Pozwala to na łatwą zmianę perspektywy. W przypadku organizatora widać jak zadanie wiąże się z czasem pracy operatora i innymi zadaniami a w drzewie spraw widać hierarchię zdarzeń i kontekst sprawy. Do przełączania z organizatora na drzewo służy funkcja Pokaż zadanie w drzewie spraw , a z drzewa spraw na organizator Pokaż w organizatorze pracy .
Od wersji 15.2.369 system umożliwia nadawanie kolorów dla poszczególnych typów zdarzeń, co usprawnia widok okien Organizacja pracy operatora oraz Graficzne zarządzanie projektem. W tym celu w konfiguracji systemu należy włączyć parametr: Ustawienia →  CRM →  Ustawienia →  Obsługa kolorów dla typów zdarzeń CRM w organizacji pracy operatora i projektach. Ustawienie wartości parametru na TAK spowoduje, że w definicji Typu zdarzenia, na zakładce 8 Inne pojawi się opcja Ustaw kolory. Umożliwia ona wskazanie zestawu kolorów dla danego typu zdarzenia - określenie koloru dla części nieukończonej automatycznie ustawia kolor o jaśniejszej barwie dla części ukończonej.



Synchronizacja z kalendarzem Google
W systemie wprowadzono funkcjonalność umożliwiającą synchronizację zadań z modułu CRM do i z kalendarza Google. Aby system synchronizował zdarzenia, należy go poprawnie skonfigurować i uruchomić z odpowiednimi parametrami w trybie serwerowym.
Konfiguracja w systemie Streamsoft:

• W menu Słowniki → Słowniki systemowe → Typy zdarzeń → Zadania w oknie edycyjnym zadań na zakładce Kalendarz Google, należy wskazać czy dany typ zadania będzie synchronizowany z kalendarzem Google. Po kliknięciu na przycisk Konfiguracja można wybrać, które pola i cechy ze zdarzenia będą wyświetlane w kalendarzu Google.

• W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → CRM → Ustawienia w parametrze Domyślny login do kalendarza Google, należy podać login do konta Google, natomiast w opcji Domyślne hasło do kalendarza Google - podać hasło do tego konta.
• Alternatywnie możemy ustalić indywidualny login i hasło do konta Google w menu Słowniki → Operatorzy → Popraw (F5) na zakładce Kalendarz Google.

W oknie edycyjnym operatora na zakładce Kalendarz Google, należy wskazać czy operator ma być synchronizowany z kalendarzem Google (poprzez zaznaczenie pola Obsługa kalendarza Google).

Następnie należy wybrać powiązanie kalendarza Google z typem zdarzenia CRM.

Wprowadzone zadania odpowiedniego typu w module CRM widoczne są w kalendarzu Google i odwrotnie - po dodaniu zadania w kalendarzu Google, pojawi się ono również w systemie Streamsoft.

Wykorzystanie zasobów

Opcja umożliwia śledzenie wykorzystania zasobów w zdarzeniach wykonywanych przez operatorów. Dane przedstawione są graficznie na kalendarzu, na którym wyświetlone są zasoby z wybranego typu np. dla samochodów lub pomieszczeń. Podobnie jak w opcji Organizacja pracy operatora, wykorzystanie zasobów można przeglądać dla zakresów kalendarza: Dzienny, Tygodniowy, Miesięczny, Roczny. Istnieje możliwość wychodzenia poza zakres dnia w kalendarzu dziennym.

Edycję wykorzystania zasobów realizujemy przy pomocy klawiszy funkcyjnych lub przy pomocy menu prawego klawisza myszki. Zmieniając interaktywnie czas wykorzystania zasobu, uruchamia się okno edycyjne zdarzenia, które wykorzystuje dany zasób.
Na oknie takim można dokonać odpowiednich modyfikacji zdarzenia bądź wykorzystania zasobu.

Po przesunięciu kursora na nazwę zasobu znajduje się opcję pod prawym przyciskiem myszy → Wskaż zasób (Ctrl+Z). Opcja ta umożliwia aktywację zasobu wybranego ze słownika.

W oknie Wykorzystanie zasobów w menu pod prawym przyciskiem myszy znajdują się podstawowe opcje edycyjne oraz dodatkowo Zestawienie zasobów CRM, które prezentuje wykaz wykorzystania zasobów według zadanych parametrów.

W oknie parametrów można określić:

• • Zakres dat zestawienia
  • Zasób CRM (Wszystkie, Wybrany, Według filtru, Zaznaczone). Domyślnie w polu prezentowany jest zasób, na którym użytkownik jest aktualnie ustawiony
  • Operatora przypisanego do zadań wykorzystujących zasoby
  • Kontrahenta wskazanego w zadaniach

 
Od wersji 342  zmieniono sposób działania scrolli myszy:

• sam scroll przesuwa kalendarz względem czasu (horyzontalnie),
• shift + scroll przesuwa kalendarz wertykalnie,
• ctrl + scroll skaluje kalendarz horyzontalnie,
• ctrl+ shift + scroll skaluje kalendarz wertykalnie.

Program lojalnościowy

Program lojalnościowy pomaga firmie utrzymywać pozytywne relacje z klientami poprzez zastosowanie systemu nagród za zdobyte punkty. Ponadto pozwala on również wyróżnić klientów, dokonujących zakupów w danej firmie.
Obsługa programu lojalnościowego jest możliwa wtedy, gdy użytkownik włączy w konfiguracji firmy opcję Obsługa programu lojalnościowego (System→ Konfiguracja → CRM → Ogólne). Następnie należy zdefiniować słowniki dla programu lojalnościowego. W tym celu należy skorzystać z menu Słowniki → Słowniki dla programu lojalnościowego. Zdefiniować należy dwa słowniki: Cechy nagród i Cechy uczestników. Następnie w menu CRM, należy wprowadzić definicję dla programu lojalnościowego, czyli określić nazwę programu, na jakich zasadach będzie on działał i w jakim czasie obowiązywał. Wszyscy, którzy spełnią warunki danego programu lojalnościowego, staną się jego uczestnikami. Każdy uczestnik programu, zbiera punkty za dokonane zakupy. Odpowiednia liczba punktów, decyduje o rodzaju przyznanej nagrody. Wszyscy uczestnicy programu lojalnościowego będą widoczni, po włączeniu opcji Uczestnicy programu lojalnościowego w menu CRM. Listę nagród, wydanych w czasie obowiązywania programu można wyświetlić po uruchomieniu opcji Wydane nagrody programu lojalnościowego, znajdującą się w menu CRM.

Powyższy schemat stanowi diagram opcji i połączeń występujących w programie lojalnościowym.

Definicje programu lojalnościowego

Definiowanie programu lojalnościowego należy zacząć od określenia parametrów podstawowych, takich jak nazwa, czas trwania programu, status programu, uwagi. Dane te wprowadzane będą w zakładce Podstawowe. W zakładce tej można ponadto zaznaczyć, aby numer karty nadawany był automatycznie. Włączenie tej opcji spowoduje, że podczas zakładania w systemie nowego uczestnika, pole Kod/nr zostanie automatycznie wypełnione kolejnym numerem.
Podczas definiowania programu lojalnościowego, w zakładce Podstawowe mamy możliwość wskazania parametrów:

• Nazwa
• Rodzaj grup kartotekowych
• Data rozpoczęcia
• Data zakończenia
• Naliczanie punktów – użytkownik może wybrać wartość od jakiej mają być naliczane punkty. Do wyboru mamy trzy opcję Od Brutto, Od Netto, Od Ilości.
• Status

Dodatkowo na zakładce można włączyć opcję Możliwość powiązania kart z kontrahentami. Spowoduje ona, że w opcji definiowania nowego uczestnika, w oknie Uczestnik programu lojalnościowego, pojawi się zakładka Powiązania z kontrahentami. Po przełączeniu się na nią, będzie możliwe powiązanie danego uczestnika/karty z wybranym ze słownika kontrahentem.

W zakładce Szablony naliczania, operator systemu definiuje szablony naliczania punktów. Szablon informuje o tym, za jakie towary (wszystkie towary, wybrana grupa kartotekowa, wybrane kartoteki towarowe) będziemy naliczać punkty i ile tych punktów będzie.
W szablonie tym należy określić nazwę, kwotę oraz liczbę punktów, która będzie przyznawana przy zakupach na daną kwotę.

Szablon programu może być tworzony dla grup kartotekowych (w systemie predefiniowane są grupy Producent i Asortyment) jak i dla poszczególnych kartotek. Po zaznaczeniu opcji Szablon dla grup i/lub Szablon dla kartotek, w powyższym oknie pojawią się zakładki Grupy i/lub Kartoteki. Zakładki te mają wbudowane własne menu, które umożliwia wprowadzanie, modyfikowanie i usuwanie poszczególnych pozycji w spisie. Aby możliwe było tworzenie szablonu dla grup kartotekowych, należy najpierw w zakładce Podstawowe Definicji programów lojalnościowych, zdefiniować pole Rodzaj grup kartotek.
W zakładce Naliczanie, operator definiuje zasady naliczania: ogólne i indywidualne dla kontrahentów:

W zakładce Ogólne, należy wprowadzić listy obowiązujących szablonów. Jeśli użytkownik wprowadzi więcej niż jeden obowiązujący szablon, to wymagane będzie podanie daty obowiązywania poszczególnych szablonów. Opcja ta umożliwia określenie różnych sposobów naliczania punktów w ramach jednego programu lojalnościowego. System weryfikuje zakres dat obowiązywania poszczególnych szablonów (w jednym czasie może obowiązywać jeden szablon) i w przypadku próby wprowadzenia kolidujących ze sobą terminów wyświetlony zostanie komunikat o przyczynie blokady.

Użytkownik może wybrać grupy kartotekowe i/lub kartoteki, dla których ustalone będą inne kryteria. W tym celu na zakładce Wyjątki należy zaznaczyć opcje Wyjątki dla grup i/lub Wyjątki dla kartotek. W dolnej części okna, pojawi się zakładka Grupy i/lub Kartoteki. Za pomocą wbudowanego paska narzędzi, możliwe będzie wprowadzenie grup i/lub kartotek, które będą stanowiły wyjątek od ogólnych zasad programu lojalnościowego.
W zakładce Indywidualne dla kontrahentów, należy wskazać kontrahentów oraz wyjątki (dla tych kontrahentów) w postaci grup i/lub kartotek, dla których zostaną zdefiniowane inne, niż ogólne, zasady programu lojalnościowego:

W lewej części okna, za pomocą ikon paska narzędziowego, wprowadzani są kontrahenci objęci indywidualnymi zasadami programu, a w prawej części okna grupy i/lub kartoteki wybrane dla tych kontrahentów.
Uczestników programu, operator może definiować w zakładce Uczestnicy lub za pomocą opcji w menu CRM → Program lojalnościowy → Uczestnicy programu lojalnościowego. Dokładny opis w podrozdziale Uczestnicy programu lojalnościowego.
Dodatkowo użytkownik na zakładce Uczestnicy ma możliwość użycia dwóch dodatkowych funkcji:

• Kopiuj z innego programu lojalnościowego – opcja pozwala na skopiowanie uczestników (wszystkich lub wybranych) z innego, wskazanego programu lojalnościowego.
• Dodaj na podstawie kontrahenta – opcja umożliwia dodanie uczestników na podstawie danych ze słownika „Kontrahenci" (jednego wybranego, wszystkich lub zaznaczonych). Opcja przepisze nazwisko i imię, indeks kontrahenta ograniczony do 40 znaków oraz aktualne dane teleadresowe.

Nagrody programu, operator może definiować w zakładce Nagrody. Dla nagród należy określić parametry podstawowe takie jak: kod, nazwa, cena/punkty, uwagi. Ponadto w zakładce Cechy, operator może nadać dodatkowe cechy dla nagrody. Cechy zostaną wyświetlone w zakładce, pod warunkiem, że wcześniej zostaną zdefiniowane przez użytkownika systemu w Słownikach dla programu lojalnościowego.

W zakładce Inne, operator definiuje współczynniki dla rozliczeń po terminie. Współczynnik ten informuje, jaki procent punktów, zostanie przyznany uczestnikowi, jeśli dokona rozliczeń po terminie płatności:

Na przykład, jeśli uczestnik programu spóźni się z zapłatą siedem dni, to zostanie mu przyznane tylko 90% punktów za dany zakup.
W zakładce tej dodatkowo można wprowadzić procentowy próg marży, po osiągnięciu którego następuje naliczanie punktów programu lojalnościowego.
UWAGA!
W przypadku korekty dokumentów, jeśli pozycja dokumentu ma marżę poniżej progu, to punkty programu lojalnościowego nie zostaną dodane. Jeżeli taka pozycja jest korygowana i po korekcie ma marżę powyżej progu, to punkty programu lojalnościowego zostaną dodane, ale tylko punkty z różnicy wartości pomiędzy kwotą z pozycji dokumentu, która wcześniej nie spełniała wyżej wymienionych warunków, a kwotą z korekty.
Analogicznie, jeżeli pozycja dokumentu ma marżę powyżej progu, to punkty programu lojalnościowego zostaną dodane. Jeżeli taka pozycja jest korygowana i po korekcie ma marżę poniżej progu, to punkty programu lojalnościowego zostaną odjęte, ale tylko punkty z różnicy wartości pomiędzy kwotą z pozycji dokumentu, która wcześniej nie spełniała wyżej wymienionych warunków, a kwotą z korekty.

Uczestnicy programu lojalnościowego

Za pomocą tej opcji możliwe jest wprowadzanie do systemu wszystkich uczestników programu lojalnościowego. Podczas definiowania danych uczestnika, operator systemu korzysta z ikon paska narzędzi: dodawania, poprawiania, usuwania, oglądania lub klawiszy funkcyjnych: <F3> - Dodaj, <F5> - Popraw, <F8> - Usuń, <F2> - Pokaż.

Uczestnikom programu lojalnościowego, nadaje się w zakładce Podstawowe, atrybuty takie jak:

• Kod/nr – unikalny kod uczestnika, który jest równocześnie numerem jego karty,
• Dane uczestnika: imię, nazwisko, adres,
• Oczekiwana nagroda – z listy rozwijanej należy wybrać nagrodę dla uczestnika,
• Sposób dostarczenia nagrody – należy ręcznie wpisać sposób, w jaki nagroda zostanie dostarczona do uczestnika,
• Sugestie nagrody – należy ręcznie wpisać sugerowaną nagrodę, jeśli jest ona inna niż nagroda oczekiwana,
• Przewidywana data otrzymania – wartość pola wyliczana jest na podstawie ilości punktów uzyskanych przez uczestnika w okresie ostatnich trzech miesięcy,
• Aktywny – zaznaczenie tego parametru, informuje, ze danemu uczestnikowi można naliczać punkty.

Aby możliwe było określanie cech danego uczestnika, należy najpierw te Cechy zdefiniować. W tym celu należy skorzystać z menu Słowniki → Słowniki dla programu lojalnościowego → Cechy uczestników. Wszystkie wprowadzone w słownikach cechy będą widoczna w zakładce Cechy.
Punkty naliczają się dla uczestnika w sposób bezpośredni, a dla każdego rodzaju punktów, można z poziomu zakładki Punkty, utworzyć zestawienie (wystarczy kliknąć na przycisk obok pola):

Rodzaje punktów:

• Prawdopodobne – są to punkty naliczone z dokumentów WZ,
• Potencjalne – są to punkty naliczone z nierozliczonych dokumentów sprzedaży,
• Przyznane – liczba punktów przyznana uczestnikowi z rozliczonych w całości dokumentów. Jeśli uczestnik dokona płatności w terminie, to przyznawana jest mu pełna liczba punktów, które zebrał za dany dokument. Jeśli rozliczenie nastąpiło po terminie, to punkty przyznawane są w zależności od współczynnika dla rozliczeń po terminie (definiowany jest on w zakładce Inne opcji Definicje programu lojalnościowego),
• Wydane – suma punktów z pobranych przez uczestnika nagród,
• Dostępne – jest to suma punktów z dokumentów sprzedaży całkowicie zapłaconych, pomniejszona o punkty już wykorzystane (wydane): PRZYZNANE – WYDANE.

Naliczanie punktów następuje na pozycji dokumentu, w oparciu o wartość netto lub brutto i ilość punktów za dany towar, dla danego kontrahenta. Jeśli ilość punktów nie jest określona w szablonie programu lub w wyjątkach, to należy szukać w grupie towarów. Poniższy rysunek stanowi algorytm ustalania (szukania) uczestnika/karty w programie lojalnościowym:

Poniższy schemat stanowi algorytm ustalania przelicznika naliczania punktów przyznawanych uczestnikowi w ramach programu lojalnościowego:

Każdy uczestnik posiada Bilans Otwarcia punktów. Bilans ten można ręcznie modyfikować, dla indywidualnych przypadków. W bilansie otwarcia pamiętana jest liczba wszystkich punktów posiadana przez uczestnika.
Dokumenty, które zostaną wpisane przed datą rozpoczęcia programu lojalnościowego, nie będą do tego programu wliczane.
W zakładce czwartej – Wydanie nagrody, operator tworzy listę nagród, które zostały wydane uczestnikowi programu:

Za pomocą ikony dodawania, operator wprowadza do spisu wydanie nagrody. Z listy rozwijanej pola Nagroda, wybierana jest wydana nagroda. Następnie należy określić Status nagrody na: Zamówiona, Wydana, Potwierdzona i odpowiednio wprowadzić daty zamówienia, wydania oraz potwierdzenia. Uzupełniamy również cenę, ilość punków, opis dostarczenia oraz uwagi. Pole Wartość wypełnia się automatycznie, po uzupełnieniu pola Cena(punkty).
Nagroda nie może być wydana, gdy wartość punktowa, przekracza ilość dostępnych punktów. Poinformuje o tym operatora, odpowiedni komunikat systemu.
Wszystkie dane wprowadzone w tej zakładce, będą widoczne również w opcji menu CRM, Wydane nagrody programu lojalnościowego.
Uczestnika programu lojalnościowego można powiązać z odpowiednim kontrahentem. W tym celu należy się przełączyć na zakładkę Powiązania z kontrahentami. Kontrahenta można powiązać z uczestnikiem, na zasadach ogólnych programu lub przypisać do wybranych grup i kartotek.
W pasku narzędziowym okna Uczestnicy programu lojalnościowego, znajduje się kalkulator programu lojalnościowego. Uruchamia się go za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy <Ctrl+K>. Kalkulator liczy ile punktów będzie przyznane dla danej karty programu lub danego kontrahenta przy zakupie towaru na daną kwotę (wartość).

Po wprowadzeniu odpowiednich danych do poszczególnych pól, należy kliknąć na przycisk . W polu Wynik, pojawią się informacje do zadanych warunków.

Wydane nagrody programu lojalnościowego

Opcja zawiera spis wszystkich nagród, wydanych, w czasie obowiązywania danego programu lojalnościowego, poszczególnym uczestnikom.

Ikona Wszyscy uczestnicy lub kombinacja klawiszy <Ctrl+W>, wyświetla nagrody wszystkich uczestników programu lojalnościowego, w określonym przedziale czasu (opcja Zakres dat). Natomiast ikona Wybór uczestnika programu lub kombinacja klawiszy <Ctrl+U>, umożliwia operatorowi systemu wybranie nagród pojedynczego uczestnika z listy uczestników programu.
Jeśli w firmie prowadzonych jest równolegle kilka programów lojalnościowych, to za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+P>, użytkownik systemu może przełączać się pomiędzy programami. Przy czym należy pamiętać o tym, że pomimo zdefiniowania kilku programów lojalnościowych w systemie, aktywny w danym okresie może być tylko jeden. Pozostałe mogą mieć status W przygotowaniu lub Archiwalny. Status dla programu lojalnościowego, przypisywany jest w opcji CRM → Program lojalnościowy → Definicje programu lojalnościowego, w zakładce Podstawowe, w polu Status.
Próba uaktywnienia kilku programów lojalnościowych zakończy się komunikatem systemu, że tylko jeden program lojalnościowy może być aktywny.

Zdarzenia cykliczne

Zdarzenia cykliczne, są to zadania wykonywane, co pewien okres czasu. W systemie można ustawić wystąpienie zadania codziennie, co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc, co kwartał i co rok (komputer przyjmuje datę dzisiejszą i od niej odlicza okresy).
Nowe zdarzenie cykliczne musi powstać na podstawie istniejących już zadań, które wprowadza się do Drzewa spraw.

Po wpisaniu danych zdarzenia: nazwy, wykonawcy, cyklu i daty ważności, należy wygenerować zdarzenie opcją Wygeneruj zdarzenia <Ctrl+W>. Opcja dostępna jest również za pomocą menu prawego klawisza myszki. Ustawieniami, na które należy zwrócić uwagę są: zakres dat pomiędzy którym wygenerować zdarzenia, powiązanie zdarzeń cyklicznych z czasem operatora – gdzie określa się jak wygenerować zdarzenia w czasie, w którym pracownik nie znajduje się w pracy, oraz sposób postępowania w przypadku wystąpienia konfliktów z innymi zadaniami:

Tak wygenerowane zdarzenia pojawią się w drzewie spraw i organizatorze pracy operatora bądź grupy operatorów. Po wygenerowaniu zdarzeń cyklicznych, na ekranie monitora wyświetlony zostanie raport z generowania. Będzie on zawierał informacje o poprawności lub niepoprawności generowania.

Korespondencja seryjna

Opcja ta umożliwia wysyłkę maili lub wydrukowanie listów do większej grupy kontrahentów. Może to być informacja o promocjach, o otwarciu nowego oddziału, życzenia na nowy rok itp.

W systemie wyróżniamy dwie grupy korespondencji – W przygotowaniu (do wysyłki), oraz korespondencję Zamkniętą (po wysyłce). Użytkownik, za pomocą ikon wybiera czy chce oglądać korespondencję w przygotowaniu czy już wykonaną . Zamknięcie korespondencji, która nie została wysłana do wszystkich pożądanych kontrahentów jest możliwe, ale system wyświetli odpowiednie ostrzeżenie.
Przy tworzeniu nowej korespondencji użytkownik ma do dyspozycji specjalny kreator, który krok po kroku umożliwi zdefiniowanie treści korespondencji oraz wybranie odpowiednich adresów. Na początku należy zdefiniować korespondencję: określić jej typ (korespondencja elektroniczna lub korespondencja tradycyjna), jej treść i pozostałe parametry:

Definiowanie treści korespondencji odbywa się w osobnym oknie. Podczas definiowania treści e-maila należy określić jego temat oraz czy treść będzie:

• Tworzona w programie – umożliwia wpisanie treści w programie Streamsoft Pro, Prestiż, a dzięki standardowemu paskowi narzędzi edytora tekstu można dowolnie urozmaicić tekst różną czcionką oraz kolorami,
• Tworzona w zewnętrznym edytorze – umożliwia pobranie treści e-maila z utworzonego wcześniej w innym edytorze pliku, np. pliku w formacie HTML.

Aby utworzyć e-maila, należy kliknąć na przycisk Edytuj na oknie Korespondencja seryjna i wprowadzić treść wiadomości. Prosty e -mail może wyglądać tak:

Należy zwrócić uwagę na zmienne – @DATA_WYSYŁKI @ADRESAT i @LINK(http://www.streamsoft.pl/, Adres firmowy). Program wysyłając maila do konkretnego kontrahenta, w zadanym dniu, zamiast zmiennych podstawi odpowiednie wartości, np. 08.01.2013 i Streamsoft. Aby wstawić zmienne do szablonu, należy wcisnąć ikonę Zmienne .
Podczas definiowania e-maila można także podpiąć do niego załączniki, które zostaną razem wysłane. Bardzo podobnie postępujemy przy tworzeniu tradycyjnego listu (korespondencji), z tym ze nie ma zakładki Załączniki.

1.Po zdefiniowaniu korespondencji należy określić pozycje korespondencji seryjnej, czyli gdzie trafią nasze e-maile. W następnym kroku należy określić, w jaki sposób nastąpi wybór kontrahentów (grupy kontrahentów), do których ma być skierowana korespondencja:

2. Następnie należy określić adresatów, do których ma być skierowana korespondencja:

3. W kolejnym kroku, należy wybrać kontrahentów (bądź grupy kontrahentów). Znajdą się one w oknie Pozycje korespondencji seryjnej – mailing:

4. Ostatnim krokiem jest wysłanie poczty. Wybieramy pierwszą ikonkę od prawej Wyślij e-maile .

Może się zdarzyć, że od ostatniego razu zmianie uległy adresy lub inne dane osób kontaktowych u kontrahentów. Aktualizację danych adresów umożliwia ikona lub kombinacja klawiszy <Ctrl+F5>.
Tak przygotowana lista adresatów jest gotowa do wysyłki. Można zamknąć powyższe okno i przejść do okna głównego opcji Korespondencja seryjna.

Przed samym procesem wysyłania korespondencji elektronicznej, zostaje wyświetlona statystyka, ile E-maili zostanie wysłanych oraz dodatkowe dane takie jak: Ilość pozycji z brakiem adresu E-Mail, Ilość już wysłanych (gdy próbujemy wysyłać ponownie) i Ilość pozycji z adresami na które nie ma zgody na wysyłanie korespondencji.

Po zrealizowaniu wszystkich pozycji z danej korespondencji należy taką korespondencję zamknąć i zostanie ona przesunięta do korespondencji zamkniętych.

Korespondencja SMS

System Streamsoft Prestiż umożliwia wysyłanie korespondencji SMS z modułu CRM.
Aby możliwe było wysyłanie SMS-ów, należy:

1. W słowniku osób kontaktowych, na zakładce Telefony → Popraw <F5> zaznaczyć parametr Pozwolenie na SMS, który spowoduje, że SMS-y będą wysyłane tylko do tych numerów, które mają pozwolenie.

2. W menu Słowniki → Słowniki systemowe → Szablony SMS zdefiniować treści, jakie mają być wielokrotnie wykorzystywane w korespondencji SMS. Dodatkowo w oknie edycyjnym szablonu SMS w menu kontekstowym pola Treść, podmenu Specjalne znajduje się opcję Dzisiejsza data (data wysłania wiadomości SMS), która wstawia w treść szablonu (w miejscu gdzie aktualnie stoi kursor) specjalny znacznik @DATA (znacznik ten w monecie, gdy program wysyła wiadomość SMS zostaje zamieniony na aktualną datę).

3. W menu CRM → Korespondencja SMS dodajemy korespondencję SMS.

W oknie edycyjnym korespondencji SMS dostępna jest opcja Wstaw treść wiadomości SMS z szablonu, po wybraniu której program otworzy okno słownika z szablonami SMS, a następnie po wskazaniu szablonu w treści korespondencji wstawi treść z szablonu.

Podczas dodawania nowej korespondencji dostępne jest pole Automatycznie uruchom dodawanie adresów, po zaznaczeniu którego system po zapisie automatycznie uruchomi opcję dodawania adresatów do tej korespondencji. Wartość podana w polu Planowana data wysyłki, to data i czas przesyłania od usługodawcy (zewnętrznej firmy zajmującej się przesyłaniem SMS-ów) do adresata wiadomości SMS.

4. Dodać adresatów korespondencji, poprzez kliknięcie na ikonę Pozycje korespondencji SMS <Ctrl+P>. Wyświetli się okno, w którym użytkownik będzie mógł dodać oraz usunąć kontrahentów. Po dodaniu kontrahentów w zakładce Adresaci, w szczegółach okna Pozycje korespondencji SMS, widoczne będą osoby kontaktowe kontrahentów, na których numery telefonów ma zostać przesłana korespondencja.

5. Kliknąć na ikonę Wyślij SMS. Po jej wybraniu, system prześle wiadomość do adresatów. Jeżeli wiadomość zostanie przesłana do wszystkich adresatów, to program przeniesie wskazaną korespondencję do korespondencji zamkniętych, natomiast jeżeli z jakiegoś powodu SMS nie zostanie wysłany do adresata, to informację o tym będzie można znaleźć na zakładce Adresaci okna Pozycje korespondencji SMS.

Dodatkowo okno z korespondencją SMS ma dostępne dwa widoki: widok z korespondencją otwartą, czyli taką, która nie została wysłana i widok z korespondencją zamkniętą czyli wysłaną. W zależności od wybranego widoku dostępne są dane opcje: w widoku z niewysłaną korespondencją będzie można dodać, poprawić, usunąć, zamknąć (przenieść korespondencję do widoku z wysłanymi bez wysyłania) i wysłać, natomiast w widoku z zamkniętymi korespondencjami dostępna jest opcja Otwórz korespondencję, która przenosi wybraną korespondencję do korespondencji niewysłanych. Ponadto w widoku z zamkniętymi korespondencjami dostępna jest opcja Zakres dat, która dotyczy daty dodania korespondencji.

Status operatora

Jest to okno, które standardowo wywoływane jest automatycznie po uruchomieniu modułu CRM. Zawiera podstawowe informacje, dotyczące ilości spraw i zadań w podziale na status, oraz listę niezakończonych zadań w podziale na typy.

Zlecenia reklamacyjne

Poniższy schemat stanowi diagram opcji i połączeń występujących w mechanizmie reklamacji. Na schemacie widać, że każda reklamacja musi być przypisana do odpowiedniego miejsca obsługi. W systemie najpierw należy wybrać miejsce, a następnie, można zdefiniować zlecenie reklamacyjne.


CRM → Zlecenia reklamacyjne → ikona Miejsce obsługi reklamacji → Dodaj <F3>
W module Administratora użytkownik systemu może nadać odpowiednie prawa do miejsc obsługi reklamacji (menu Słowniki → Grupy użytkowników → ikona Prawa do opcji):

• Edycja, wystawianie zleceń reklamacyjnych – prawo to umożliwia edytowanie zlecenia w celu poprawienia oraz wystawianie zlecenia w danym miejscu sprzedaży;
• Edycja zlecenia z innym miejscem obsługi - jeśli administrator nada takie prawo, to w momencie, gdy punkt sprzedaży przekaże zlecenie serwisowe do serwisu centralnego, czyli zmieni miejsce obsługi, to nie będzie mógł zmienić tego miejsca z powrotem na swój punkt sprzedaży. Zmiany dokonać może serwis centralny kolejnym zapisem.

Po wybraniu miejsca obsługi reklamacji na ekranie monitora pojawi się okno ze spisem zleceń reklamacyjnych:

Nowe zlecenie reklamacyjne wprowadzamy do systemu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza <F3>. Wyświetli się okno wyszukiwania dokumentów zakupu lub sprzedaży z bazy dokumentów firmy. Dokumenty można wyszukiwać poprzez Nr seryjny, Dokument, Kontrahenta lub Nr dostawy/partii. Dodatkowo po zaznaczeniu parametru Wybór bezpośrednio pozycji z pomięciem wyboru dokumentu spowoduje wyświetlenie okna z listą pozycji dokumentów zawierających wpisany nr dostawy/partii.

Dla zlecenia reklamacyjnego należy określić kontrahenta zgłaszającego zlecenie, producenta reklamowanej rzeczy, przedmiot reklamacji oraz pozycję, którą przedmiot zajmuje na dokumencie sprzedaży lub zakupu. Zleceniu należy nadać status, aby wiedzieć, na jakim etapie realizacji zlecenie się znajduje. Zlecenie reklamacyjne można dodatkowo scharakteryzować za pomocą cech. Cechy wybierane są ze słownika cech (słownik musi zostać wcześniej zdefiniowany w menu Słowniki → Słowniki dla reklamacji).
Każde zlecenie reklamacyjne posiada swoją historię, która informuje o tym, kiedy przyjęto zlecenie do realizacji (data i czas), jak przebiegała realizacja i z jakim skutkiem ją zakończono.
W systemie zlecenia reklamacyjne zostały podzielone na dwa zbiory: Aktywne i Archiwalne. Zlecenie aktywne to takie, które jest jeszcze w fazie rozpatrywania, a zlecenie archiwalne to takie, które zostało już rozpatrzone. Pomiędzy zbiorami zleceń można przełączać się za pomocą ikon: - Aktywne i - Archiwalne. Aby przeszukiwać spis zleceń archiwalnych, należy skorzystać z opcji Zakres dat, dostępnej za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy <Ctrl+D>.
Użytkownik systemu, za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy <Ctrl+R>, może przełączać się pomiędzy miejscami reklamacji (zmienić miejsce reklamacji z poziomu okna zleceń reklamacyjnych).

• Pokaż przyjęte - filtr pokazuje wszystkie zlecenia, które zostały przyjęte na danym miejscu obsługi reklamacji (status otwierający zlecenie)
• Pokaż aktualnie obsługiwane - ogranicza widok wyłącznie do zleceń reklamacyjnych, które zostały przyjęte lub przekazane do wybranego miejsca obsługi reklamacji (ich status jest powiązany z miejscem w historii przekazań)

Wyszukiwanie zleceń reklamacyjnych odbywa się poprzez kliknięcie na ikonę Szukaj lub klawisz F6. Podstawowe kryteria wyszukiwania zleceń to: miejsce obsługi reklamacji, status, kontrahent zgłaszający oraz zakres dat, a zaawansowane kryteria wyszukiwania to: producent, indeks kartoteki, identyfikator kartoteki oraz numer seryjny.

Okno wprowadzania zlecenia reklamacyjnego zostało podzielone na zakładki takie, jak: Podstawowe, Pozycje, Historia, Dokumentacja oraz Cechy.

W zakładce Podstawowe użytkownik systemu definiuje:

• Status zlecenia – określa, na jakim etapie realizacji znajduje się zlecenie reklamacyjne, czy zostało przyjęte, rozpatrzone, czy oczekuje na realizację.
• Data przyjęcia – operator wprowadza w tym polu datę przyjęcia zlecenia reklamacyjnego.
• Data obsługi – jest to ilość dni, przypadająca na rozpatrzenie reklamacji;
• Data zak. – jest to data zakończenia procesu reklamacji przedmiotu.
• Zgłaszający – w polu tym należy zdefiniować kontrahenta (firma, osoba prywatna), który zgłasza reklamację. Dla kontrahenta jednorazowego, zawsze będzie wyświetlana nazwa, natomiast dla pozostałych - identyfikator.
• Os. Kontaktowa - pozwala na wskazanie osoby kontaktowej z danych kontrahenta. Możliwy jest wybór bezpośrednio ze słownika osób kontaktowych lub wpisanie danych w polu, a po zatwierdzeniu klawiszem Enter lub F6 wyświetlony zostanie słownik z nałożonym filtrem wyszukiwanej frazy.
• Telefon zgł. – w tym polu należy wpisać telefon kontrahenta zgłaszającego usterkę.
• Uwagi – w polu tym wprowadzamy dodatkowe uwagi do zlecenia reklamacyjnego.

W zakładce Pozycje użytkownik ma możliwość wprowadzenia wielu pozycji dla zlecenia reklamacyjnego.

Dla dodawanej pozycji uzupełnić można:

• Dokument sprzedaży – w polu tym należy wprowadzić dokument (faktura (FA), paragon (PAR), korekta faktury (KOR FA), korekta paragonu (KOR PA), WZ), świadczący o zakupie przez klienta towaru, który będzie przedmiotem reklamacji. Dokument można wprowadzać ręcznie lub za pomocą przycisku .
• Producent – pole służy do określenia producenta przedmiotu reklamacyjnego. Dane w tym polu można wprowadzać ręcznie lub za pomocą przycisku .
• Indeks – jest to indeks przedmiotu reklamacji, należy go wybrać ze słownika zawierającego spis wszystkich kartotek magazynowych.
• Nazwa – jest to nazwa przedmiotu reklamacji.
• Nr seryjny – jest to numer seryjny kartoteki, która będzie przedmiotem reklamacji. Numer seryjny z faktury do WZ - podpowiadany jest z pozycji dokumentu WZ.
• Usterka – w polu należy opisać rodzaj usterki.
• Stan przedmiotu – osoba przyjmująca reklamację, dokonuje oględzin przedmiotu i wszystkie obserwacje wprowadza w tym polu, na przykład: brak kabla, pęknięta obudowa itp. Służy to uniknięciu późniejszych nieprzyjemnych sytuacji lub nieuzasadnionych zarzutów.

Na zakładce Pozycje dodatkowo dostępne są ikony:

• Pokaż zlecenie serwisowe <Ctrl+F2> – umożliwia wyświetlenie okna edycji, jeżeli wygenerowano, zlecenia serwisowego w trybie podglądu,
• Generuj zlecenia serwisowe <Ctrl+F3> – umożliwia stworzenie zlecenia serwisowego bezpośrednio powiązanego z pozycją zlecenia reklamacyjnego. Dla jednej pozycji zlecenia reklamacyjnego możliwe jest wygenerowanie tylko jednego zlecenia serwisowego. Użycie opcji spowoduje wyświetlenie okna parametrów generowania zleceń serwisowych takich, jak:
  • Wybór pozycji – do wyboru opcje: Wszystkie, Jeden wybrany, Zaznaczone,
  • Rodzaj zlecenia – rodzaj generowanych zleceń serwisowych,
  • Wykonawca – główny wykonawca generowanych zleceń serwisowych,
  • Dodaj nowy przedmiot – zaznaczenie spowoduje, w przypadku braku, stworzenie nowego przedmiotu dla kontrahenta zgłaszającego zlecenie reklamacyjne oraz kartoteki przedmiotu pozycji zlecenia reklamacyjnego,
  • Rodzaj przedmiotu – rodzaj tworzonego przedmiotu.

Zakładka Historia – została podzielona na dwie części:

1. Historia zlecenia reklamacyjnego – stanowi spis etapów realizacji zlecenia (statusów realizacji);
2. Powiązanie pozycji dokumentu z historią – opcja przydatna zwłaszcza, gdy na dokumencie sprzedaży wystąpiło kilka pozycji, a tylko jedna z nich lub niektóre stanowić będą przedmiot reklamacji;

Zakładka ma wbudowane dwa paski narzędzi: osobno dla historii zleceń reklamacyjnych i powiązań pozycji dokumentu z historią oraz menu, które umożliwiają dodawanie i edytowanie pozycji w spisie.
Na zakładce Dokumentacja użytkownik ma możliwość dodania dokumentów zewnętrznych do bazy dodatkowych dokumentów. Umożliwia to prowadzenie ewidencji dokumentów reklamacyjnych składanych przez klienta, jak i odpowiedzi na reklamacje.
W zakładce Cechy, operator systemu definiuje cechy zlecenia reklamacyjnego, które wcześniej zostały wprowadzone w Słownikach dla reklamacji. Założone w słownikach cechy pozycji oraz dokumentu, automatyczne dodają się do zakładki Cechy

 
Jeśli operator systemu chce wiedzieć ile dni pozostało do końca realizacji zlecenia reklamacyjnego, to za pomocą opcji w menu prawego klawisza myszki Widok → Kolumny w tabeli, można dodać do spisu wyświetlanych kolumn – kolumnę Dni do końca.
W oknie zleceń reklamacyjnych, w szczegółach okna, na zakładce Pozycje, dostępne są dwie opcje:

• Pokaż zlecenie serwisowe <F2> – umożliwia wyświetlenie okna edycji, jeżeli wygenerowano, zlecenia serwisowego w trybie podglądu,
• Pokaż w zleceniach serwisowych <Ctrl+F2> – umożliwia wyświetlenie okna zleceń serwisowych z zaznaczeniem właściwego zlecenia, jeżeli wygenerowano.

Ankiety

Użytkownik wypełnia ankietę dla wybranego kontrahenta. Jeśli użytkownik wypełnia ankietę po raz pierwszy to, po wybraniu w menu CRM opcji Ankiety, na ekranie monitora pojawia się okno ze spisem rodzajów ankiet. Należy, ustawić się na danej ankiecie, a następnie kliknąć na nią dwukrotnie. System otworzy okno Ankiety, w którym, za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>, możliwe będzie definiowanie wybranej ankiety dla poszczególnych kontrahentów. Na ekranie monitora pojawi się okno, w którym należy zdefiniować ankietę dla wybranego kontrahenta:

W oknie widoczna będzie taka liczba zakładek, ile grup użytkownik utworzył podczas definiowania ankiety w Słowniku dla ankiet, w zakładce Parametry, a pola ankiety to nic innego jak Parametry.
Dodatkowo na oknie edycyjnym ankiety znajdują się zakładki: Podstawowe i Powiązania, które są przypisane na stałe. W zakładce Podstawowe można wybrać osobę kontaktową, wpisać uwagi oraz zobaczyć status kontrahenta, poprzez naciśnięcie przycisku Status kontrahenta. Zakładka Powiązania zawiera spis powiązań ankiety ze zdarzeniem CRM. Powiązanie można dodać poprzez wybór istniejącego już zdarzenia (ikona Dodaj) lub poprzez kliknięcie na przycisk Dodaj zadanie na podstawie ankiety, które tworzy nowe zadanie CRM i przypisuje do niego ankietę.
Jeśli ankieta zostanie wypełniona dla kontrahenta i użytkownik zechce wypełniać ją dla kolejnych kontrahentów, to należy kliknąć na ikonę dodawania lub klawisz <F3>. Na ekranie monitora pojawi się okno filtru, za pomocą którego będzie można wybrać kontrahenta. Każdy kontrahent, dla którego został wypełniony dany rodzaj ankiety, dodawany jest do spisu kontrahentów widocznych w oknie Ankiety w menu CRM.
Jeśli użytkownik będzie chciał zmienić dany rodzaj ankiety na inny, to należy kliknąć na ikonę Wybór definicji ankiety (dostępną na pasku narzędziowym okna) lub kombinację klawiszy <Ctrl+D>. Na ekranie monitora pojawi się okno ze spisem zdefiniowanych w słownikach ankiet. Dzięki temu użytkownik będzie mógł się przełączyć na inny rodzaj ankiety i wypełnić dla wybranych kontrahentów.
Jeśli na ankietach występują wskaźniki, to z poziomu okna Ankiety – zawierającego spis kontrahentów, użytkownik za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+A> będzie mógł zaktualizować wszystkie lub wybrane wskaźniki.
W oknie Ankiety można wyświetlać, w kolumnach lub w szczegółach, pola danej ankiety. Aby kolumna znalazła się w spisie kolumn lub szczegółów wyświetlanych w oknie, należy, wybrać z menu prawego klawisza myszki opcję Widok → Kolumny w tabeli lub Widok → Kolumny w szczegółach i przenieść daną kolumnę do spisu Wybrane kolumny.
W oknie tym również można wyświetlić status kontrahenta, którego dotyczy ankieta, przez kombinację klawiszy <Ctrl+Spacja> lub wybór w menu kontekstowym opcji Pokaż status kontrahenta.

Planowanie miesięczne

Opcja Planowanie miesięczne umożliwia miesięczne planowanie sprzedaży, kontaktów z klientami oraz pozyskiwanie nowych kontrahentów przez przedstawicieli handlowych. Aby możliwe było analizowanie miesięcznego planu sprzedaży według kontrahentów, to musza mieć oni zdefiniowanych przedstawicieli handlowych. Przedstawicieli tych definiujemy w menu Słowniki → Słowniki systemowe → Przedstawiciele handlowi.

Jeśli użytkownik włącza planowanie miesięczne po raz pierwszy to, po wybraniu w menu CRM opcji Planowanie miesięczne, pojawia się okno ze spisem definicji planów miesięcznych. Należy, ustawić się na danej definicji, a następnie kliknąć na nią dwukrotnie. Jeśli definicja planu jest uruchamiana po raz pierwszy to pojawi się okno, w którym należy określić rok i miesiąc planu. System otworzy okno Plan miesięczny, w którym, za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3> tworzy się nowy plan. Na ekranie monitora pojawi się okno, w którym wprowadzamy następujące dane:

Parametr Kopiuj z poprzedniego miesiąca, jeśli jest włączony, to umożliwi użytkownikowi skopiowanie planu sprzedaży dokładnie takiego, jaki był w poprzednim miesiącu.
Plan można przeglądać na trzy sposoby, przełączając się na wybrane zakładki:

1. Plan-razem – użytkownik może oglądać miesięczny plan sprzedaży razem dla nowych kontrahentów i dla takich, z którymi już od dawna dokonuje transakcji.
2. Plan dla dotychczasowych – system wyświetla tylko miesięczny plan sprzedaży dla dotychczasowych klientów.
3. Plan dla nowych – system wyświetla tylko plan sprzedaży dla nowych klientów.

Za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy <Ctrl+D>, użytkownik systemu może przełączać się pomiędzy definicjami planu założonymi wcześniej w opcji Słowniki→ Słowniki systemowe→ Definicja planów miesięcznych.
Miesięczny plan sprzedaży może mieć jeden z trzech statusów:

• Nowy ,
• Zaakceptowany ,
• Zamknięty .

Jeśli użytkownik kliknie na ikonę lub kombinacje klawiszy <Ctrl+N>, nastąpi naliczanie miesięcznego planu sprzedaży dla danego miesiąca.
Pomiędzy poszczególnymi miesiącami, dla których użytkownik dokonuje naliczania oraz analizy planu miesięcznego można się przełączać za pomocą przycisków:

W dolnej części okna Plan miesięczny użytkownik systemu w zakładce Wykres może podejrzeć, jak będzie kształtowała się jego miesięczna sprzedaż w oparciu o zdefiniowany plan. Wygląd i opcje poszczególnych wykresów można zmienić za pomocą ikon, znajdujących się pod wykresem, w dolnej części okna:

Wstępny rejestr dokumentów

System Streamsoft Prestiż umożliwia dodawanie dokumentów (np. zeskanowana faktura zakupu) do bazy dokumentów wstępnego rejestru, a następnie wystawianie dokumentów oraz przelewów na ich podstawie.

Dla dokumentów wstępnego rejestru, w menu Słowniki → Słowniki dokumentów wstępnego rejestru zdefiniować można rodzaje, statusy oraz cechy.
W menu CRM → Wstępny rejestr dokumentów użytkownik może dodać, usunąć lub podejrzeć plik dodany do wstępnego rejestru, natomiast jeżeli stanowisko posiada licencję moduł Handlowo-Magazynowy lub Finanse i Księgowość, to na podstawie tych dokumentów można wystawić przelew (za pomocą ikony Wystaw przelew) lub dokument (za pomocą ikony Wystaw dokument na podstawie).

Aby dodać plik, który ma być powiązany z dokumentem wstępnego rejestru, należy kliknąć na ikonę Dodaj <F3>. Wyświetli się okno Lista plików, w którym można pobrać pliki ze skanera (ścieżkę do katalogu dla zeskanowanych plików można określić w konfiguracji systemu w gałęzi Ustawienia → Katalogi → Katalog zeskanowanych plików do wstępnej rejestracji dokumentów) lub wskazać pliki z dysku.
UWAGA!
Wyświetlanie okna Lista plików uzależnione jest od ustawienia opcji Wyświetlać przed dodaniem dokumentu wstępnego rejestru okno skanera w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Wstępna rejestracja dokumentów. Domyślnie parametr ten przyjmuje wartość Tak.
Po kliknięciu na przycisk <Zapisz> wyświetli się okno, w którym należy wypełnić odpowiednie pola na zakładce Podstawowe oraz na zakładce Dokumenty dodać dokument z pliku lub skanera. Aby zapisać dokument wstępnego rejestru, należy kliknąć na przycisk <Zapisz>, co spowoduje, że Numer w rejestrze nadany zostanie automatycznie.

Rejestracja wejść i wyjść

System Streamsoft Prestiż umożliwia rejestrację osoby wchodzącej i wychodzącej z firmy dostępna w CRM → Rejestracja wejść i wyjść.

W wybranej opcji rejestrujemy pracownika, wpisując jego imię i nazwisko oraz czas wejścia i wyjścia.

Jeśli w firmie są obsługiwane karty wejść, to dodatkowo można zdefiniować kartę pracownika. Opcja dostępna jest w menu Słowniki → Słowniki systemowe → Karty wejścia.


Słownik ten można również uzupełnić w trakcie wypełniania Rejestracji wejścia:

Po dodaniu osoby do słownika Karty wejścia, można ją wskazać do Rejestracji wejścia.
Po wybraniu opcji Zapisz, w oknie rejestru zostanie dodana pozycja z zapisem wejścia tej osoby do firmy. Datę i czas wyjścia można ustawić ręcznie, wchodząc w opcję Popraw (F5), wtedy można wskazać określoną datę i godzinę. Jak również można skorzystać z opcji Ustaw wyjście na „teraz", wybierając odpowiednio ikonę na oknie Rejestru wejść/wyjść, opcja również dostępna pod prawym klawiszem myszki, czy też poprzez wywołanie skrótu klawiszowego Ctrl+T. Po uruchomieniu opcji system automatycznie ustawi datę i godzinę zgodną z datą na serwerze.

Zarządzanie projektem

Opcja Zarządzanie projektem pozwala na graficzną prezentację postępu danego projektu CRM a także na budowanie projektu z poziomu wykresu: dodawanie nowych etapów poprzez dwuklik oraz tworzenie między nimi powiązań.
W konfiguracji systemu Ustawienia - CRM - Zarządzanie projektem są parametry, w których określić można domyślne wartości przyjmowane podczas dodawania nowego etapu:

• Domyślna nazwa dla nowego etapu
• Domyślny typ zdarzenia dla nowego etapu
• Domyślny czas trwania dla nowego etapu (ilość dni)

Menu opcji podzielone jest na: Zarządzanie projektami, Projekty, Wzorce projektów i Powiązania projektów.

Zarządzanie projektami

W oknie Zarządzanie projektami widoczny jest wykaz wszystkich projektów.

Z poziomu tego okna możliwe jest:

• dodanie nowego projektu oraz jego podgląd, edycja, usunięcie
• przejście do widoku zarządzania projektem za pomocą ikony , w którym graficzne elementy prezentujące zdarzenia CRM będą pokazywały postęp danego zdarzenia. Ponadto informacja o postępie znajdzie się również w szczegółach oraz w „dymku podpowiedzi" danego zdarzenia.
• przejście do widoku budżetu projektu, który pozwala na zarządzanie projektem w ujęciu finansowym. Szczegółowe informacje o funkcjonalności Budżetowanie w CRM znajdują się w rozdziale: Budżetowanie projektu. 

Wzorce projektów

Opcja umożliwia stworzenie wzorca projektu, który może być wielokrotnie wykorzystywany. Za pomocą opcji Kopiuj ze wzorca do aktualnych dostępnej w menu pod prawym przyciskiem myszy, na podstawie wzorca zostanie wygenerowany projekt. Po zapisie okna edycyjnego kopiowanego projektu dostępny on będzie w oknie Zarządzanie projektami.

Opcja umożliwia powiązanie obiektów systemowych z wybranym projektem.

Dodane w oknie powiązanie jest automatycznie przepisywane na zakładkę 8 Powiązania, dokumentacja w oknie edycyjnym projektu. Analogicznie, uzupełnienie zakładki w projekcie skutkuje przepisaniem wprowadzonych danych do okna Powiązania projektu.

Projekty

Okno Projekty podzielone jest sekcje, które w czytelny sposób prezentują dane o projekcie i powiązanych z nim sprawach na osi czasu:

• w panelu bocznym po lewej stronie okna prezentowany jest dany projekt wraz z wykazem powiązanych z nim spraw. Panel umożliwia rozwijanie oraz zwijanie wierszy spraw.
• sekcja Szczegóły zawiera podgląd danych dla zdarzeń umieszczonych na osi czasu
• w sekcji Sterowanie możliwe jest dostosowanie skali osi czasu oraz wysokości wiersza
• panel boczny po prawej stronie okna prezentuje wszystkie zdarzenia oraz dokumentację powiązaną z projektem oraz umożliwia szybkie filtrowanie wybranych typów zdarzeń. Obiekty te mogą być prezentowane w formie tabeli lub drzewa.

Opcja Zarządzanie projektem umożliwia:

• przejście do trybu edycji projektu lub zdarzeń za pomocą opcji Popraw (F5)
• edycję czasu projektu lub zdarzenia za pomocą opcji Popraw daty (dostępnej pod prawym przyciskiem myszy) lub używając funkcji drag and drop, czyli przeciągając obiekt na wykresie w wybrane miejsce. W przypadku wystąpienia konfliktu na elemencie graficznym pojawi się symbol , a w „dymku podpowiedzi" wyświetlona zostanie informacja o przyczynie konfliktu.
• dodanie do projektu zdarzenia podrzędnego (sprawy) za pomocą opcji Dodaj podrzędne (Ctrl + F3). Zdarzenie to będzie powiązane z projektem, a po najechaniu na nie kursorem widoczne będą znaczniki
• określenie zależności czasowych pomiędzy sprawami podrzędnymi danego projektu. Na zakładce 11 Zależności czasowe użytkownik może wskazać sprawę poprzednią oraz określić relację pomiędzy obiektem dodawanym a poprzedzającym.

Na wykresie relacja pomiędzy sprawami prezentowana jest w formie strzałki.

• Nałożenie filtru na dane wykresu w kontekście wybranych wartości: Typ zdarzenia, Główny prowadzący/wykonawca, Operator. Wybrane dane na wykresie zostaną wyróżnione wizualnie za pomocą koloru.

Zmiany dokonane w oknie (np. przesunięcie czasowe wykonania sprawy) mogą zostać potwierdzone lub anulowane za pomocą przycisków:

Istnieje możliwość ustawienia kolorów dla elementów wchodzących w skład projektu. W tym celu w konfiguracji systemu należy włączyć parametr: Ustawienia - CRM - Ustawienia - Obsługa kolorów dla typów zdarzeń CRM w organizacji pracy operatora i projektach. Umożliwi on wskazanie zestawu kolorów dla danego typu zdarzenia (Słowniki - Słowniki systemowe - Typy zdarzeń - zakładka 8 Inne). Opcja ta usprawnia graficzną prezentację projektu.

Budżetowanie projektu

Funkcjonalność budżetowania jest ściśle powiązana z opcją Zarządzanie projektami, a struktura budżetu wynika wprost z hierarchii projektu CRM.

Do każdego zdarzenia z projektu CRM można przypisać element budżetowania, co pozwala na grupowanie i sumowanie kwot według zdefiniowanych kryteriów. Każdy element budżetu posiada wskaźnik budżetowy, który wykorzystywany jest do wizualizacji kwot lub ilości realizacji budżetu. Dodatkowo określenie progów dla realizacji pozwala na automatyczne oznaczanie pól w tabeli budżetu po przekroczeniu wskazanego progu.
Każdy budżet posiada możliwość wariantowania, pozwala to np. na prowadzenie kilku wariantów budżetu projektu i porównania ich na zestawianiu lub przeniesienie się z jednej wersji budżetu na inną, w przypadku zmiany warunków w trakcie realizacji projektu.
W Module Administratora możliwe jest zarządzanie uprawnieniami do opcji budżetowania. W menu Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji znajduje się gałąź Budżety dla projektów, która umożliwia zabranie/nadanie praw m.in. do podglądu, edycji, usuwania budżetu. Ponadto przy uruchomieniu opcji Budżet system weryfikuje, czy dany użytkownik posiada uprawnienia do budżetu - w oknie edycyjnym projektu, na zakładce Operatorzy.

Dodanie budżetu do projektu

Utworzenie budżetu do danego projektu możliwe jest po uprzednim zdefiniowaniu wskaźników oraz kryteriów budżetu. Zostały one opisane w rozdziale Słowniki dla budżetów.
Opcja Budżet znajduje się w oknie Projekty dostępnym w menu: CRM → Zarządzanie projektami → Zarządzanie projektami

Po ustawieniu się na wybranym projekcie i wyborze opcji uruchomione zostanie okno, które pozwala na edycję poszczególnych pozycji budżetu oraz wizualizację ich realizacji.

Okno ustawień budżetu

Przed pierwszym uruchomieniem budżetu dla danego projektu wyświetlone zostanie okno z ustawieniami. Jest ono również dostępne pod opcją Edytuj dane budżetu znajdującą się w oknie Budżet na pasku ikon oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy.

Podstawowe

• Nazwa - nazwa budżetu danego projektu
• Data - dotyczy daty budżetu. Pole ma charakter informacyjny.
• Status - umożliwia wybór jednego ze statusów budżetu: Przygotowanie, Planowanie, Realizacja, Zamknięty. Ustawienie statusu Zamknięty powoduje blokadę jego edycji.
• Wskaźnik dla zdarzeń CRM - służy do automatycznej kalkulacji kwoty przy ofertowaniu
• % narzutu kalkulacji - umożliwia określenie wysokości narzutu doliczanego przy kalkulacji budżetu
• Rodzaj kryterium do kalkulacji - należy wskazać rodzaj kryterium (Przychodowe lub Kosztowe) stosowanego do obliczeń budżetu
• Obsługiwane rodzaje zdarzeń - należy wskazać zdarzenia CRM, które będą obsługiwane w budżecie
• Opis - umożliwia wprowadzenie uwag do budżetu

Warianty
Zakładka umożliwia dodanie wielu wariantów danego budżetu. Wariant 1 jest dodawany automatycznie podczas tworzenia budżetu. Za pomocą opcji Dodaj (F3) można dodać kolejną pozycję, w której należy określić nazwę, datę dodania oraz status: Aktualny lub Archiwalny.

Okno edycji budżetu

Okno wyświetla strukturę budżetu utworzoną na podstawie projektu CRM, która uzupełniana jest pozycjami budżetu.

W oknie prezentowana jest tabela z danymi kwotowymi budżetu. W przypadku, gdy wartość lub ilość planowana jest równa 0, a realizacja budżetu jest większa od 0, to w polach budżetu:

• % realizacji koszt.
• % realizacji koszt.
• % realizacji przych.
• % realizacji przych.

pojawi się wartość 999 999,99%, która oznacza maksymalne przekroczenie progu. Spowoduje to, że w polach realizacji kwotowej i ilościowej pojawi się odpowiedni kolor wskaźnika przypisanego do danego kryterium, oraz dodatkowo zostaną oznaczone ikoną pomarańczowego trójkąta.

 
Dodanie pozycji budżetu
Ustawiając się na elemencie projektu, za pomocą opcji Dodaj (F3) wywołane zostanie okno edycji pozycji zawierające pola do uzupełnienia:

Dane podstawowe

• Nazwa - dotyczy nazwy pozycji budżetu. Jeśli w pierwszej kolejności zostanie uzupełnione pole Kryterium, to pole Nazwa przyjmie jego wartość, która pozostaje możliwa do edycji.
• Kryterium - należy wskazać jedno ze zdefiniowanych kryteriów
• Wskaźnik - należy wskazać jeden ze zdefiniowanych wskaźników

Kwoty/Ilości

• Plan - pole umożliwia wprowadzenie kwoty/ilości planowanych do realizacji. Dla sekcji Kwoty wartość pola można wprowadzić ręcznie lub, w przypadku stosowania definicji realizacji kryterium budżetu (zapytanie SQL), istnieje możliwość ustawienia kwoty za pomocą opcji Ustaw wartość z pola „Wynik".

• Realizacja - pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie pozycji realizacji i prezentuje kwotę/ilość zrealizowaną.
• Pozostało - pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie pozycji realizacji i prezentuje kwotę/ilość pozostałą do realizacji.
• % realizacji - pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie pozycji realizacji i prezentuje postęp realizacji pozycji budżetu

Przelicznik

• Przelicznik indywidualny dla poz. - włączenie parametru umożliwia ustalenie indywidualnego, innego niż zdefiniowany w kryterium, przelicznika dla danej pozycji budżetu

Pozycje realizacji
Sekcja służy do wprowadzania pozycji realizujących budżet (np. dokumenty FK/HM, zlecenia produkcyjne lub wpisy ręczne). Szczegółowy opis tej opcji oraz innych metod realizacji pozycji budżetu znajduje się w rozdziale Realizacja budżetu.

Podstawowe opcje w oknie
W oknie dostępne są opcje:

• Podgląd (F2) - prezentuje podgląd pozycji realizującej budżet.
• Dodaj (F2) - umożliwia dodanie pozycji budżetu. Szczegółowy opis opcji znajduje się w rozdziale Dodanie pozycji budżetu.
• Popraw (F3) - umożliwia edycję pozycji budżetu.
• Usuń (F8) - usuwa pozycję budżetu.
• Wybierz datę przeglądania danych (Ctrl+D) - umożliwia podgląd stanu realizacji budżetu na wybrany dzień. Okno domyślnie ustawiane jest na datę aktualną, możliwy jest wybór tylko daty wstecz.

• Wybierz rodzaj kryterium i wariant (Ctrl+K) - pozwala na wybór:
  • rodzaju kryterium - Przychodowe, Kosztowe lub Przychodowo-Kosztowe. W zależności od wyboru w oknie prezentowane będą pozycje.
  • wariantu budżetu - w sekcji z wyborem widoczne są informacje dotyczące numeru, nazwy, daty dodania wariantu, statusu oraz daty ostatniego automatycznego przeliczenia. Z poziomu okna możliwy jest podgląd, dodanie nowego i skopiowanie istniejącego wariantu oraz edycja i usuwanie.

• Edytuj dane budżetu - opcja umożliwia edycję aktualnie wyświetlanego budżetu. Szczegółowy opis okna edycyjnego znajduje się w rozdziale Okno ustawień budżetu.
• Rozwiń wszystko (F4) - opcja służy do automatycznego rozwinięcia całej struktury budżetu.
• Zwiń wszystko (Ctrl+F4) - opcja służy do automatycznego zwinięcia całej struktury budżetu.
• Pokaż tylko zdarzenia z kryteriami (F7) - za pomocą filtru prezentowane są tylko zdarzenia w ramach projektu, do których dodano pozycje budżetu.
• Odśwież dane w oknie (F11) - odświeżanie danych prezentowanych w oknie. Opcja ta dotyczy aktualizacji widoku w przypadku zmian np. w strukturze projektu. Nie pełni ona funkcji przeliczania wartości pozycji budżetu.
• Wykorzystanie zasobów RCCP - zestawienie prezentujące wykorzystanie zasobów w zleceniach produkcyjnych w podziale na tygodnie. Okno umożliwia wyświetlanie harmonogramu RCCP w kontekstach: Procent wykorzystania , Dostępne , Zaplanowane i Przydzielone godziny w kalendarzu . Opcja stanowić może wsparcie przy planowaniu budżetu związanego z produkcją i jest dostępna dla stanowisk posiadających licencję na moduł Zarządzanie Produkcją.

• Zestawienie budżetu analitycznie - zestawienie prezentuje w sposób analityczny pozycje budżetu na dany dzień.

Użytkownik ma możliwość dostosowania standardowego widoku o dodatkowe kolumny za pomocą opcji w menu kontekstowym Widok → Kolumny w tabeli.
Zestawienie umożliwia:

• przejście w tryb tabeli zaawansowanej pozwalającej na dowolne grupowanie, sortowanie i zliczanie wartości

• uruchomienie narzędzia Analizy wielowymiarowe (w przypadku posiadania licencji na narzędzie PIVOT)

Powyższe opcje są również dostępne w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.

Panel kalkulacji i przeliczenia
W menu pod prawym przyciskiem myszy dostępne jest narzędzie Pokaż panel kalkulacji z % narzutu, ułatwiające obliczenia dotyczące zyskowności budżetu oraz umożliwiające aktualizację wartości pozycji poprzez przeliczenie budżetu. Do wyłączenia narzędzia służy opcja Ukryj panel kalkulacji z % narzutu.

Panel Kalkulacji zawiera pola:

• Wartość - wartość, od której obliczany jest narzut określony w definicji budżetu. Pole można edytować wprowadzając wartość ręcznie lub za pomocą opcji Podstaw do pola „Wartość" - podstawiona zostanie wartość z aktualnie wybranego pola.

• % narzutu - procentowa wartość narzutu określona w wybranej definicji budżetu
• Zysk - kwota zysku przeliczona według wzoru Wartość X % narzutu
• Wynik - kwota budżetu powiększona o zysk. Pole to nie podlega edycji. Jego wartość natomiast można podstawić do dowolnego pola w tabeli budżetu za pomocą opcji w menu pod prawym przyciskiem myszy.

Panel przeliczenia zawiera informację o dacie wykonania ostatniego automatycznego przeliczenia budżetu. Przycisk służy do wykonania operacji przeliczenia wszystkich pozycji budżetu zgodnie z przypisanymi do nich definicjami kryterium. Szczegółowy opis opcji znajduje się w rozdziale Uzupełnianie kwot realizacji na podstawie definicji realizacji.

 
Widok okna
Tabela budżetu prezentowana jest w formie rozwijanej struktury, która zawiera nazwę projektu oraz powiązane z nim elementy podrzędne.
Wszystkie pozycje realizacji dodawane do poszczególnych pozycji budżetu są wyświetlane i sumowane w elemencie nadrzędnym ramach hierarchii projektu CRM.

Kwoty i ilości są sumowane „w górę", oznacza to wartości z tego samego kryterium występującego w różnych elementach podrzędnych projektu są zliczane, a ich podsumowanie jest prezentowane w elemencie nadrzędnym.

Taki sposób prezentacji danych oraz oznaczenia kolorami progów realizacji pozycji (wizualizacji wskaźników budżetowych), pozwalają na syntetyczną analizę kosztów i przychodów danego budżetu, bez konieczności rozwijania całej struktury.

Realizacja budżetu

Realizacja budżetu odbywa się poprzez dodanie pozycji realizacji, która wpływa na kwoty i ilości realizacji.
System umożliwia uzupełnienie kwot i ilości realizacji budżetu na 3 sposoby:

Dodanie pozycji realizacji budżetu jest możliwe tylko po jej zapisaniu. Oznacza to, że po dodaniu pozycji budżetu należy uzupełnić dane podstawowe, ewentualnie kwoty i ilości oraz zapisać dane w oknie. Ponowne wejście w tryb edycji umożliwi dodanie pozycji realizacji.
Do wprowadzenia pozycji realizującej budżet konieczne jest uzupełnienie pól:

• Typ powiązania - należy wskazać jaką metodą pobrane zostaną kwoty i ilości realizacji:
  • Dokument FK/HM - w dodatkowym polu należy wskazać dokument, na podstawie którego system uzupełni pola Kwota realizacji, Kwota netto i Ilość realizacji.

• • Pozycja dokumentu FK/HM - kwoty i ilości realizacji zostaną uzupełnione na podstawie wskazanych pozycji wybranego dokumentu

• • Zlecenie serwisowe - służy do wskazania powiązania ze zleceniem serwisowym. Kwoty i ilości realizacji należy wprowadzić ręcznie.
  • Zlecenie produkcyjne - służy do wskazania powiązania ze zleceniem produkcyjnym. Kwoty i ilości realizacji należy wprowadzić ręcznie.
  • Ręcznie - pozwala na ręczne uzupełnienie pól bez powiązania z dokumentami wystawionymi w systemie
  • Definicja realizacji kryterium - wybór tej opcji spowoduje realizację pozycji zgodnie z definicją realizacji w kryterium budżetowym

• Opis - pozwala na wprowadzenie własnego opisu Pozycji realizacji budżetu. W przypadku wyboru typu powiązania dotyczącego obiektów systemowych system automatycznie uzupełni pole numerem dokumentu HM/FK, zlecenia produkcyjnego lub serwisowego.
• Data - pole określa datę, z jaką zrealizowana zostanie pozycja budżetu. Domyślnie ustawiana jest data aktualna.
• Kwota realizacji - umożliwia wprowadzenie kwoty na jaką zostanie zrealizowana pozycji. W przypadku typu powiązania z obiektem systemowym (dokument, pozycja dokumentu, zlecenie) program podpowie kwotę, użytkownik będzie mógł ją edytować.
• Kwota netto - pole jest dostępne dla powiązań typu: Dokument FK/HM, Pozycja HM/FK, Zlecenie serwisowe, Zlecenie produkcyjne i prezentuje kwotę netto wynikającą z powiązanego obiektu systemowego.
• Ilość realizacji - umożliwia wprowadzenie ilości na jaką zostanie zrealizowana pozycji. W przypadku typu powiązania z obiektem systemowym (dokument, pozycja dokumentu, zlecenie) program podpowie ilość, użytkownik będzie mógł ją edytować.
• Automatycznie przeliczaj ilość - parametr powoduje automatyczne przeliczenie ilość z wartości i na odwrót. Domyślnie jest on zaznaczony, a zmiana jego wartości pozwoli na wprowadzenie wartości pól Kwota realizacji i Ilość realizacji niezależnie od siebie.
• Dodaj pow. ze zdarzeniem - zaznaczenie parametru skutkuje automatycznym utworzeniem zdarzenia CRM do pozycji realizacji budżetu

Ponadto w sekcji dostępne są opcje:

• Przelicz realizację wg definicji realizacji kryteriów - przeliczenie wszystkich pozycji budżetu po kolei, zgodnie z przypisanymi do nich definicjami kryterium
• Pokaż (F2) - pogląd pozycji realizacji
• Dodaj (F3) - umożliwia dodanie pozycji realizacji budżetu. Szczegółowy opis opcji znajduje się powyżej.
• Popraw (F5) - przejście do trybu edycji pozycji realizacji
• Usuń (F8) - usuwa pozycję realizacji
• Pokaż dokument źródłowy (Ctrl+F2) - umożliwia podgląd dokumentu źródłowego, który stanowi pozycję realizacji
• Idź do dokumentu źródłowego (F12) - umożliwia przejście do trybu edycji dokumentu źródłowego

Uzupełnianie kwot realizacji na podstawie definicji realizacji
System umożliwia przeliczenie wszystkich elementów budżetu za pomocą opcji Przelicz realizację wg definicji realizacji kryteriów, która znajduje się w Panelu Przeliczenia w oknie Budżet. Opcja wykonuje przeliczenie wszystkich pozycji budżetu po kolei, zgodnie z przypisanymi do nich definicjami kryterium.

Opcja uruchamiana jest wyłącznie ręcznie przez użytkownika, a w sekcji prezentowana jest data i godzina wykonania ostatniego przeliczenia.
Zaznaczenie parametru Pokazuj raport spowoduje wyświetlenie okna z informacjami o przebiegu i wyniku operacji. W poniższym przykładzie raport dotyczy przeliczenia budżetu zgodnie z kryterium, w którym pozycja jest realizowana za pomocą dokumentów HM.
Opcje przeliczania budżetu dostępne są również w menu podręcznym okna:

• Przelicz realizację według definicji realizacji kryteriów - opcja polega na przeliczeniu wszystkich pozycji budżetu zgodnie z przypisanymi do nich definicjami kryterium. Dodatkowo opcja ta weryfikuje czy w systemie pojawiły się nowe dokumenty wpływające na wartość pozycji. Jest to alternatywna ścieżka dla opcji dostępnej w Panelu kalkulacji pod przyciskiem .
• Przelicz budżet od góry do dołu - dodatkowa opcja przeliczania pozycji budżetu. Podczas przeliczania budżetu tą metodą system w pierwszej kolejności przelicza kwoty z pozycji podrzędnych, które następnie sumuje w pozycji nadrzędnej. Metoda ta nie uwzględnia weryfikacji obiektów w systemie wpływających na kwoty pozycji budżetu, polega wyłącznie na operacji przeliczenia wartości.

Przeliczenie wybranej pozycji budżetu możliwe jest w oknie edycyjnym pozycji budżetu za pomocą opcji Przelicz realizację wg definicji realizacji kryteriów.

W przeciwieństwie do opcji dostępnej w Panelu przeliczenia, narzędzie to dokonuje przeliczeń wyłącznie jednej pozycji budżetu w obrębie danego etapu.

 
Uzupełnianie kwot realizacji z okna dokumentów HM
System umożliwia uzupełnianie budżetu na podstawie pozycji dokumentów wystawianych w module Handlowo-Magazynowym. Służy do tego opcja dostępna pod prawym przyciskiem myszy → Podstawowe → Dodaj pozycje do realizacji budżetu CRM na dokumentach:

• Sprzedaży
• Zamówieniach od odbiorców
• Zapytaniach ofertowych od odbiorców
• Ofertach dla odbiorców
• Zakupu
• Zapytaniach ofertowych do dostawców
• Zamówieniach do dostawców
• Dokumentach magazynowych

Możliwe jest dodanie wszystkich, jednej wybranej lub zaznaczonych pozycji dokumentu. Następnie należy wskazać projekt (budżet) i pozycję budżetu, która ma zostać zrealizowana.

W oknie edycyjnym pozycji dokumentu HM, na zakładce Inne prezentowana jest informacja o powiązanym zdarzeniu CRM, które jest nadrzędne dla pozycji budżetu.

Kalkulacja pozycji dokumentu na podstawie projektu

Wzorce projektów
W menu CRM → Zarządzanie projektami → w oknie Wzorce projektów znajduje się opcja Budżet, która umożliwia dodanie planowanych kosztów/przychodów dla wybranego szablonu. Funkcjonalność ta pozwala na przygotowanie wzorców projektów, które mogą być wielokrotnie wykorzystywane. Dodatkowo umożliwia również ustawienie ceny pozycji dokumentów wystawianych w module HM na podstawie wartości budżetu CRM, opcja ta szczegółowo opisana jest poniżej.

Edycja pozycji budżetu odbywa się analogicznie jak w przypadku standardowej procedury, a jej opis znajduje się w rozdziale Okno edycji budżetu.

 
Dodanie projektu na postawie wzorca i ustawienie ceny wg budżetu
W oknie edycyjnym pozycji oferty dla odbiorcy, na zakładce Podstawowe w menu pola Cena jedn. Znajduje się opcja Dodaj projekt na podstawie wzorca / Ustaw cenę wg budżetu.

Uruchamia ona okno, w którym należy wybrać wzorzec projektu ze zdefiniowanym budżetem. Następnie wyświetlone zostanie okno edycyjne projektu, w którym możliwa jest edycja projektu CRM.

Po zapisaniu zmian system automatycznie wyświetli okno z proponowaną kalkulacją budżetu dla projektu. Użytkownik ma możliwość zmiany budżetu i wariantu oraz ręcznej edycji danych do kalkulacji po przełączeniu odpowiednich parametrów:

• ręczne wprowadzenie % narzutu innego niż wynikający z budżetu
• ręczne wprowadzenie kwoty budżetu oraz % narzutu

Akceptacja za pomocą Wybierz skutkuje ustawieniem wartości Wyliczona cena w polu Cena jedn. na pozycji dokumentu Oferty dla odbiorcy. W zależności od zaznaczonego parametru przepisana zostanie cena wyliczona na podstawie kwot budżetu lub wartości wpisanej ręcznie.

Powiązanie z projektem widoczne będzie na pozycji dokumentu w zakładce Inne oraz w szczegółach okna, na zakładce Powiązania CRM i DMS.

W menu pod prawym przyciskiem myszy znajduje się opcja Budżet, która uruchamia okno powiązanego budżetu. Umożliwia ono ograniczoną edycję budżetu - po podświetleniu pola możliwe jest ręczne wprowadzenie nowej wartości pozycji.

Zakładka Budżet na zdarzeniu CRM

W oknie zdarzenia CRM dodana została zakładka 12 Budżet, która umożliwia przeglądanie pozycji budżetu w kontekście wybranego budżetu, kryterium, daty i rodzaju kryterium.

Zestawienia

W menu Zestawienia można, za pomocą dostępnych opcji, stworzyć różnego rodzaju raporty:

Za pomocą opcji Zestawienia definiowane, można tworzyć dowolne formularze definiowane, pobierające dane z bazy. Tworzenie zestawień definiowanych jest możliwe wtedy, gdy użytkownik posiada moduł Raporty i formularze. Klikając na Zestawienia → Zestawienia definiowane → Definiowanie zestawienia wyświetli się okno:

Podajemy nazwę formularza, np. Zestawienie nagród programu lojalnościowego oraz zaznaczamy czy będzie to zestawienie utworzone w oparciu o szablon czy zaawansowane. Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz>. Jeśli wybierzemy opcję: Zaawansowane, na ekranie pojawi się okno Formularze definiowane:

Okno podzielone jest na dwie części:

1. Wszystkie foldery – nowy folder tworzymy za pomocą ikony Dodaj folder umieszczonej w lewej części okna lub poprzez zastosowanie kombinacji klawiszy <Ctrl+F3>.
2. Zawartość – nowy formularz tworzymy za pomocą ikony Dodaj formularz lub klawisza funkcyjnego <F3>.

Z poziomu okna Formularze definiowane można również za pomocą ikony podejrzeć wydruk zdefiniowanego dokumentu oraz wydrukować dokument po określeniu odpowiednich parametrów wydruku.
Aby możliwe było tworzenie zestawień proceduralnych, należy również posiadać moduł Raporty i formularze.

Zestawienia punktów programu lojalnościowego

Jeśli użytkownik systemu, włączy w Konfiguracji programu opcję Obsługa programu lojalnościowego, to w zestawieniach pojawi się opcja Zestawienie punktów programu lojalnościowego. Podczas tworzenia tego zestawienia należy najpierw zdefiniować parametry filtru:

Jeśli parametry filtru zostaną zdefiniowane, to po kliknięciu na przycisk <Generuj>, na ekranie monitora wyświetli się oczekiwane zestawienie.

Zestawienie zleceń reklamacyjnych

Tworzenie zleceń reklamacyjnych rozpoczyna się od zdefiniowania parametrów filtru. W zależności od tego jakie zestawienie użytkownik chce uzyskać, tak powinien dokonać ustawień poszczególnych pól w filtrze:

Po kliknięciu na przycisk , na ekranie pojawi się spis zleceń reklamacyjnych dla wszystkich kontrahentów lub wybranego.
Za pomocą ikony Drukuj lub klawisza funkcyjnego <F9>, użytkownik systemu może wydrukować zestawienie.

Zestawienie zasobów CRM

Zestawienie to pokazuje w jakich zdarzeniach CRM uczestniczyły zasoby. Zestawienie można wygenerować korzystając z takich danych jak:

• Zakres dat (od – do, w jakim okresie był wykorzystany zasóbw zdarzeniu CRM)
• Zasób CRM (jeden wybrany, zaznaczony, wg filtru lub wszystkie)
• Operator (odpowiedzialny w zasobie CRM)
• Kontrahent (kontrahent ze zdarzenia CRM)