Wersja 18.0.375

O module

Moduł Wyposażenie jest aplikacją wspomagającą pracę działu księgowości. Umożliwia ilościowo-wartościową ewidencję składników majątku, które nie są zaliczane do środków trwałych i nie podlegają amortyzacji, ale ewidencjonowane są na potrzeby inwentaryzacyjne. Jest adresowany do tych jednostek, dla których majątek stanowi ważny element w zarządzaniu i kształtowaniu polityki dyscypliny oraz dbałości o mienie.
Obsługa ewidencji odbywa się z pomocą zdefiniowanych dokumentów obrotu: przyjęcie, zmiana miejsca użytkowania, likwidacja, zmiana wartości. Pozwala to na zapamiętanie oraz prezentację kompletnej historii kartoteki.
Program pozwala na następujące grupowanie składników wyposażenia:

  • grupy rodzajowe,
  • jednostki organizacyjne,
  • osoby materialnie odpowiedzialne,
  • grupy definiowane przez użytkownika.

Program pozwala na łączenie wyposażenia w obrębie indywidualnie definiowanej przez użytkownika grupy rodzajowej oraz dowolnej ilości grup użytkownika. Grupa rodzajowa, to dowolnie rozbudowywana, wielopoziomowa struktura o budowie drzewa. Takie podejście umożliwia łatwe uzyskiwanie zestawień w ujęciu ilościowym np. liczba kalkulatorów w całym zakładzie lub tylko na Wydziale A. Dodatkowym uzupełnieniem możliwości definiowania jest mechanizm cech. Mechanizm ten zapewnia użytkownikowi możliwość tworzenia własnych parametrów charakterystycznych np. okres gwarancji itp. Rozwiązanie to jest bardzo uniwersalne i posiada szeroki zakres funkcjonalności zaspokajający potrzeby informacyjne kadry zarządzającej.
Moduł w pełni rozlicza inwentaryzację zgodnie z wprowadzonym, w słowniku Jednostek organizacyjnych, podziałem na pola spisowe. Poza standardowymi wydrukami zbiorczymi, istotnym ułatwieniem jest wydruk protokołu przyjęcia i zdania odpowiedzialności materialnej.
Moduł może pracować zarówno na pojedynczym stanowisku jak i w sieci komputerowej. Do przechowywania i przetwarzania danych zastosowano nowoczesną relacyjną bazę z interfejsem SQL, w architekturze klient-serwer. Technologia klient-serwer jest gwarancją wysokiej odporności bazy danych na wszelkie awarie stanowisk sieciowych, w przypadku instalacji na sieci komputerowej z wydzielonym serwerem. Technologia klient-serwer umożliwia również znaczne zmniejszenie obciążenia sieci komputerowej a co za tym idzie, wzrost prędkości pracy, pozwalający na sprawne przetwarzanie nawet bardzo dużych ilości danych.

Konfiguracja

W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Wyposażenie → Ustawienia następujących parametrów:

  • Format numeru inwentarzowego – w to pole można wprowadzić format ustalonego w przedsiębiorstwie oznaczania wyposażenia. UWAGA!

W komputerowej ewidencji wyposażenia nie jest zalecane zapisywanie w numerze inwentarzowym kodów pól spisowych, na których wyposażenie jest użytkowane. Moduł Wyposażenie ewidencjonuje wszystkie zmiany miejsca użytkowania dla danego numeru inwentarzowego i identyfikuje miejsce użytkowania na podstawie dokumentów. Jeśli w przedsiębiorstwie stosowano taki sposób nadawania numerów inwentarzowych to należy się zastanowić nad jego zmianą.
Jeśli nie chcemy żeby program wymuszał przestrzegania formatu numeru, to pole można pozostawić puste. Można skorzystać z gotowych formatów np. Jedna litera - trzy cyfry.
W pole wprowadzać można następujące znaki:

  • L – oznacza, że w danym miejscu jest wymagana litera,
  • 0 – oznacza, że w danym miejscu jest wymagana cyfra,
  • inny znak oprócz znaków: !<>\lAaCc9#:/;_ spowoduje wstawienie automatycznie danego znaku.

W podanym na ekranie przykładzie podanie formatu WP/0000 spowoduje wymuszenie nadawania numerów inwentarzowych w formacie WP/0001, WP/0002, WP/0003 ....... WP/0999.
Program ułatwia nadawanie kolejnych numerów inwentarzowych. Kolejne numery wyliczane są po przyciśnięciu ikony znajdującej się z prawej strony pola edycyjnego numeru inwentarzowego.

  • Data wprowadzania bilansu otwarcia – jest to data wprowadzenia bilansu otwarcia w module Wyposażenie i od tego momentu będzie prowadzona ewidencja wyposażenia w programie.
  • Dodaj nieistniejące w arkuszu inwentaryzacyjnym wyposażenie do tegoż arkusza podczas importu inwentaryzacji – zaznaczenie tej opcji powoduje, że w przypadku importu spisanych elementów wyposażenia z urządzenia zewnętrznego (np. inwentaryzatora) program doda do spisu nowe wyposażenie, które nie istnieje w spisie, a pojawiło się w danych przesłanych z urządzenia.
  • Dowolny zakres dat na filtrze w dokumentach WP – zaznaczenie tej opcji umożliwi ustawienie dowolnego zakresu dat w oknie wprowadzania dokumentów.
  • Nadaj nr dokumentu (blokuj numerację) w momencie – umożliwia on jednoczesne dodawanie dokumentu wyposażenia na kilku stanowiskach. Parametr może przyjąć wartości:
    • Dodawanie dokumentu – powoduje, że przy dodawaniu dokumentu blokada numeracji (nadanie numeru dokumentu) jest uruchomiana w momencie pojawienia się okna i inni operatorzy nie mogą w tym czasie dodawać dokumentów wyposażenia (długa blokada).
    • Zapisu dokumentu – blokada numeracji (nadanie numeru dokumentu) jest uruchamiana po kliknięciu przycisku Zapisz na oknie dokumentu. Inni operatorzy mogą w tym czasie dodawać dokumenty wyposażenia (krótka blokada).
  • Pokaż tylko ewidencję z jednostek organizacyjnych, do których użytkownik ma prawo – po ustawieniu parametru na wartość Tak, system w oknie Wyposażenie → Ewidencja wyświetli wyłącznie wyposażenie powiązane z jednostkami organizacyjnymi, którym w oknie Rodzaje słowników przyznano prawa do słowników dla użytkowników

Słowniki

Słowniki, to opcja, która udostępnia do edycji wszystkie słowniki występujące w module Wyposażenie:

Jednostki organizacyjne

Z pomocą tej opcji można stworzyć strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa. Struktura ta przyjmie postać drzewa powiązań.
Jednostki organizacyjne wykorzystywane są również w innych modułach, np. w module Środki Trwałe stanowią miejsca użytkowania środka trwałego, natomiast w module Finanse i Księgowość można w oparciu o nie zakładać konta. Użytkownik powinien tak zdefiniować jednostki organizacyjne, aby w przyszłości móc wykonać różne zestawienia np. zestawienia kosztowe dla produkcji (dla wybranego wydziału).

Jednostki organizacyjne tworzy się przy pomocy dwóch ikon dodawania: , .
Ikona z lewej strony <F3>, umożliwia dodanie jednostki podrzędnej do wskazanej kursorem, a ikona z prawej <Ctrl+F3>, jednostki równorzędnej do wskazanej kursorem. Tworzenie rozpoczynamy od ikony jednostki podrzędnej. W wyświetlonym poniżej oknie, podajemy dane tworzonej jednostki:

Kod – to pole, które należy wypełnić liczbą lub skrótem wprowadzonej nazwy. Następnie podajemy nazwę jednostki, uwagi własne, dodajemy adres za pomocą przycisku <Dodaj adres> i wszystkie wprowadzone dane zatwierdzamy klawiszem <Enter> lub przyciskiem <Zapisz>.

Grupy rodzajowe

W module możliwe jest tworzenie rodzajów grup, za pomocą opcji o nazwie Grupa rodzajowa. Wybierając tę opcję z menu Słowniki->Grupy rodzajowe, możemy zdefiniować dowolny podział wyposażenia w przedsiębiorstwie ze względu na rodzaj. Struktura podziału wyposażenia powinna dawać odpowiedź na takie zapytania kadry kierowniczej firmy jak: Ile biurek mamy w firmie? Ile foteli mamy w oddziale w Katowicach? itp. Grupę rodzajową na kartotece wyposażenia definiujemy w zakładce Podstawowe:

Słownik tworzymy przy pomocy dwóch ikon dodawania: , . Ikona z lewej strony <F3>, umożliwia dodanie grupy podrzędnej do wskazanej kursorem, ikona z prawej <Ctrl+F3>, grupy równorzędnej do wskazanej kursorem. Tworzenie nowego słownika rozpoczynamy zawsze od ikony grupy podrzędnej <F3>. W wyświetlonym oknie podajemy dane tworzonej grupy.

Kod grupy to pole, które należy wypełnić liczbą lub skrótem wprowadzonej nazwy. Kody grup nie mogą się powtarzać w obrębie tej samej gałęzi. Rozbudowanie gałęzi grupy wykonujemy ustawiając się kursorem na rozbudowywanej grupie i przyciskając ikonę dodawania grupy podrzędnej.

Grupa wyposażenia. Rodzaje grup wyposażenia

Poza Grupą rodzajową, użytkownik może założyć wiele innych grup. Grupy służą do łączenia wyposażenia w zbiory ułatwiające ich wyszukiwanie i filtrowanie. Grupy mogą posiadać strukturę drzewiastą lub płaską. Każda struktura grup nazywana jest w systemie rodzajem grup. Ilość możliwych do zdefiniowania w systemie rodzajów grup jak i grup w obrębie każdego rodzaju jest nieograniczona. Każde wyposażenie może zostać przypisane do wielu różnych rodzajów grup.
Rodzaje grup są mechanizmem umożliwiającym użytkownikowi indywidualny podział składników wyposażenia na zbiory inne, niż dostępne standardowo w programie np. miejsce użytkowania. Przykładem użycia grupy może być podział na rodzaj np. podstawowe, pomocnicze i inne. Już na etapie wstępnego wdrożenia należy dobrze sporządzić definicje grup, zwiększy to w znacznym stopniu szybkość uzyskiwania interesujących nas informacji.
Rodzaje grupy można zakładać w opcji Słowniki → Rodzaje grup wyposażenia. Nowe pozycje do założonych już rodzajów grup dodawać można w opcji Słowniki → Grupy wyposażenia lub bezpośrednio podczas edycji danych wyposażenia na zakładce Grupy po wywołaniu spisu przyciskiem . Przydzielenie kartoteki do grupy możemy usunąć przyciskając ten sam przycisk.

Słownik tworzymy przy pomocy dwóch ikon dodawania: , . Ikona z lewej strony <F3>, umożliwia dodanie grupy podrzędnej do wskazanej kursorem, ikona z prawej <Ctrl+F3>, grupy równorzędnej do wskazanej kursorem. Tworzenie nowego słownika rozpoczynamy zawsze od ikony grupy podrzędnej <F3>. W wyświetlonym oknie podajemy dane tworzonej grupy.
Kod grupy, to pole, które należy wypełnić liczbą lub skrótem wprowadzonej nazwy. Kody grup nie mogą się powtarzać w obrębie tej samej gałęzi. Rozbudowanie gałęzi grupy wykonujemy ustawiając się kursorem na rozbudowywanej grupie i przyciskając ikonę dodawania grupy podrzędnej.

Cechy wyposażenia

Cechy to dodatkowe, wykorzystywane w przedsiębiorstwie, wartości określające kartotekę wyposażenia np. Numer seryjny, data gwarancji itp. Już na etapie wstępnego wdrożenia, należy sporządzić listę wykorzystywanych nietypowych cech, zwiększy to w znacznym stopniu szybkość uzyskiwania interesujących nas informacji.
Zakładanie cech prześledzimy na przykładzie cechy Numer seryjny. Cechy zakładamy w opcji Słowniki → Cechy wyposażenia:

Na oknie edycyjnym wypełniamy pola:

  • Nazwa – nazwa cechy,
  • Typ – określamy typ cechy:
    • tekst: ciąg 35 znaków,
    • liczba: z zakresu – 999 999 999 999,99 do 999 999 999 999,99,
    • data: rrrr-mm-dd,
    • logiczny: pole ze znacznikiem,
  • Opis – opis zrozumiały dla użytkownika programu,
  • Wartość domyślna – gdy chcemy, żeby program podpowiadał standardową wartość cechy,
  • Znacznik aktywności – wyłączenie znacznika spowoduje niewyświetlanie cechy na liście w kartotece wyposażenia.

Wartości – dodatkowa zakładka pojawiająca się dla cechy typu Tekst. Na tej zakładce można wpisać jakie wartości mogą przyjmować wartości tej cechy. Gry wpiszemy w tym miejscu wartości dla cechy, program nie będzie umożliwiał podanie innych wartości niż te ze spisu.

Formularze kodów paskowych

W tej opcji można zdefiniować wzorce (formularze) dla wydruków kodów paskowych używanych do ewidencjonowania wyposażenia. Drukując następnie etykietę z kodem paskowym dla elementu wyposażenia można ją nakleić na taki sprzęt i używać do identyfikacji, np., odczytać za pomocą inwentaryzatora.
Definiując kod formularza, czyli kod, w jaki sposób będzie generowany kod paskowy można używać zmiennych, które w momencie drukowania będą przyjmować odpowiednie dane z kartoteki wyposażenia. Dostępne są takie zmienne jak:

  • kody sterujące – kody sterujące dla drukarki,
  • ilość,
  • materialnie odpowiedzialny,
  • miejsce użytkowania,
  • miejsce użytkowania złożone,
  • nazwa wyposażenia,
  • numer inwentarzowy.

Po przygotowaniu takiego formularza i ustawieniu odpowiednich parametrów drukarki kodów paskowych System → Konfiguracja → Drukarka kodów paskowych można sporządzić wydruk etykiety dla konkretnego elementu wyposażenia. Opcja ta jest dostępna w Wyposażenie → Ewidencja → Drukuj kody paskowe – skrót <Ctrl+F9>.

Kontrahenci

Opcja Kontrahenci znajdująca się w menu głównym Słowniki, to spis stałych kontrahentów przedsiębiorstwa. Zawiera szereg informacji niezbędnych dla właściwego działania systemu, wystawiania dokumentów zakupu i sprzedaży, prowadzenia rozrachunków, księgowania na konta rozrachunkowe, generowania przelewów dla dostawców itd.
Główne okno ze spisem kontrahentów podzielone jest na trzy części:

  1. Część zasadnicza – zawiera spis kontrahentów w układzie tabelarycznym.
  2. Drzewo grup – jest to część okna, która wyświetla się po lewej stronie ekranu. Drzewo grup będzie widoczne, gdy z menu podręcznego (prawego klawisza myszki) użytkownik wybierze opcję: Widok → Drzewo grup. Panel Drzewa Grup może być podzielony na różne grupy ułatwiające wyświetlanie danych. Na panelu mogą być wyświetlone następujące grupy:
  • tylko grupy operatora,
  • Tylko kontrahenci przedstawiciela handlowego,
  • Przedstawiciele handlowi,
  • Obszary handlowe,
  • Obszary logistyczne,
  • Grupy kontrahentów zdefiniowane przez użytkownika w menu Słowniki →Słowniki dla kontrahentów → Grupy kontrahentów.
  1. Szczegóły – jest to ta część okna, która może być widoczna u dołu ekranu lub z prawej strony. Zależy, którą z opcji ustawienia wybierze użytkownik. Szczegóły należy włączyć korzystając z opcji menu prawego klawisza myszki: Widok → Szczegóły z prawej (Szczegóły u dołu).

W celu wprowadzenia do bazy nowego Kontrahenta, z paska ikon okna wybieramy przycisk: Dodaj <F3>.


Wszystkie dane dotyczące kontrahenta podzielone są na tematyczne zakładki:

  1. Podstawowe, w której wprowadzamy:
  • Numer kontrahenta – program podpowiada kolejny numer nowo zakładanego kontrahenta, numer ten można zmienić do chwili zapisania danych kontrahenta. Dla zachowania porządku zalecane jest pozostawienie numerów nadanych przez program.
  • Identyfikator – krótka nazwa identyfikująca kontrahenta, wykorzystywana do odszukania kontrahenta w spisie.
  • NIP – składa się z trzech części. Pierwsza, to identyfikator kraju, następna, to numer NIP, a ostatnia jest polem dodatkowym rozszerzającym NIP. Po wprowadzeniu numeru NIP i kliknięciu na przycisk obok pola użytkownik ma możliwość pobrania nazwy i dane adresowe kontrahenta za pomocą opcji:
        • Pobierz dane z Wykazu podatników VAT
        • Pobierz dane z GUS
        • Dane te można przepisać do okna z danymi kontrahenta. W przypadku, gdy w pobranych danych z GUS zawarta będzie informacja o skreśleniu kontrahenta z REGON, to odpowiedni wpis pojawi się w oknie tabeli. Będzie on wyróżniony kolorem czerwonym Dodatkowo w tym miejscu istnieje możliwość sprawdzenia Statusu VAT kontrahenta po takim sprawdzeniu informacja zapisywana jest do historii.

  • Nazwa pełna – pełna nazwa kontrahenta. Może składać się z wielu linii. Należy unikać wprowadzania w jednej linii ilości znaków przekraczającej szerokość pola edycyjnego.
  • Typ – do wyboru z listy rozwijanej mamy: Działalność, Nieprowadzący dział., Inne, Rolnik ryczałtowy. Dla kontrahentów z ustawioną w tym polu wartością Działalność, konieczne będzie podanie numeru NIP, natomiast dla wartości Rolnik ryczałtowy, należy uzupełnić na zakładce Inne: numer dowodu osobistego, wydany przez, PESEL oraz REGON.
  • Organizacja pożytku publicznego – parametr jest aktywny, gdy pole Typ ustawione jest na wartość Działalność lub Inne. Dokumenty sprzedaży wystawione dla kontrahenta będącego organizacją pożytku publicznego będą posiadały dodatkowy parametr na zakładce Zestawienie VAT – Darowizna dla org. pożytku publicznego, którego zaznaczenie spowoduje automatyczne zwolnienie z VAT-u wszystkich nowo dodanych pozycji.
  • Operator prowadzący - dla danego kontrahenta można przypisać operatora prowadzącego, czyli osobę, która zajmuje się kontaktami z danym kontrahentem,
  • Kontrahent handlowy – atrybut ten pozwala pogrupować kontrahentów na takich, z którymi miało miejsce zdarzenie gospodarcze (należy zaznaczyć pole Kontrahent handlowy) oraz na tych, którzy nie dokonali jeszcze żadnych transakcji (potencjalnych – pole to powinno być dla nich odznaczone).

UWAGA!
Jeśli użytkownik systemu chce zmienić status Kontrahent handlowy, to powinien, w module Administratora nadać prawo, które to umożliwi: Możliwość zmiany statusu „Kontrahent handlowy" (menu Słowniki → Grupy użytkowników → ikona Prawa do opcji → Streamsoft → Wspólne → Słowniki → Kontrahenci).

  • E-mail; www – dane służące do kontaktowania się z kontrahentem przy użyciu Internetu.
  • Sposób obs. dok. – w opcji tej użytkownik ma możliwość wyboru sposobu obsługi dokumentu podczas wydruku dla edytowanego kontrahenta. Parametr będzie dostępny, gdy w konfiguracji systemu zostanie włączona Obsługa przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej oraz zdefiniowana struktura katalogów i schemat nazwy pliku. Domyślny sposób obsługi podczas wydruku, to Brak obsługi (tylko wydruk).

W opcji tej dostępne do wyboru są wartości:

    • Brak obsługi (tylko wydruk) – system wykona jedynie wydruk dokumentu.
    • Tylko zapis na dysku – system podczas wydruku jedynie zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie).
    • Zapis na dysku i wydruk – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wydrukuje dokument.
    • Zapis na dysku i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku).
    • Zapis na dysku, wydruk i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), następnie wydrukuje dokument i wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku).
    • Wysłanie e-maila – wybranie tego parametru spowoduje, że podczas wydruku dokumentu dla danego kontrahenta, możliwe będzie wysłanie dokumentu e-mailem w postaci załącznika, bez konieczności zapisywania plików w zdefiniowanym katalogu plików.
  • Obsługa KSeF - pole jest dostępne po włączeniu parametru w konfiguracji systemu Obsługa systemu KSeF i domyślnie jest zaznaczone. Służy do określenia czy dokumenty danego kontrahenta podlegają komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (wysyłce oraz odbiorze dokumentów)
  • Producent rolny (Fundusz Ochrony Rolnictwa) - pole jest widoczne po włączeniu parametru w konfiguracji systemu Obsługa rozliczeń z Funduszem Ochrony Rolnictwa i z funduszami promocji produktów rolno-spożywczych. Należy je zaznaczyć w przypadku, gdy dokumenty zakupu wystawione na kontrahenta mają być uwzględniane w mechanizmie naliczania składek na Fundusz Ochrony Rolnictwa.
  • Poprzedni/Następny – przyciski te umożliwiają przesuwanie się po kolejnych wierszach (kontrahentach) bez konieczności zamykania okna edycji/podglądu.


  1. Inne – na tej zakładce należy również zwrócić uwagę na pola:
  • Konta bankowe – okienko ze spisem kont bankowych kontrahenta wraz z informacją czy wskazane konto jest potwierdzone w KAS.

Używając przycisków z panelu sterującego (po prawej stronie spisu) możemy edytować dane konta takie jak:

  • Nazwa konta
  • Bank
  • Numer konta
  • Oznaczenie czy konto jest Wirtualne - oznaczenie konta jako konto wirtualne skutkuje sprawdzeniem numeru rachunku za pomocą innej metody konfiguracji wysyłanego zapytania (wyszukanie wg numeru konta). Metoda ta umożliwia sprawdzenie kont wirtualnych kontrahenta. Jest ona również wykorzystywana podczas wystawiania przelewu.
  • Właściciel - oznaczające właściciela konta. Służy ono do oznaczenia np. faktora, czyli właściciela konta innego niż ten, dla którego wpisywany jest rachunek. Pozwala to na zweryfikowanie kontrahenta w wykazie podatników VAT poprzez wysłanie zapytanie przez program w odpowiedniej konfiguracji.
  • Oznaczenie czy konto jest aktywne

W menu podręcznym sekcji Konta bankowe oraz za pomocą ikon mamy możliwość użycia opcji:

  • Sprawdź konto w KAS – sprawdza w KAS, w Wykazie podatników VAT czy konto jest przypisane do NIP-u lub REGON-u dla kontrahenta
  • Pokaż historie sprawdzeń kont w KAS – prezentuje historię sprawdzeń konta
  • Sprawdź wszystkie konta w KAS – wykonuje sprawdzenie dla wszystkich kont wprowadzonych w oknie

Dodatkowo w widoku sekcji znajdują się kolumny Lp, Waluta oraz Domyślne konto dla waluty, prezentują one odpowiednio: kolejność pobierania kont na wydruk walutę, w jakiej prowadzony jest rachunek oraz jaka waluta jest walutą domyślną dla danego rachunku.

  • Płatnik VAT – oznacza, że aktualny kontrahent jest płatnikiem VAT.
  • Zerowa stawka VAT na wybrane towary – oznacza zerową stawkę VAT na wybrane towary dla tego kontrahenta. Tylko kartoteki z zaznaczoną opcja Zerowa stawka VAT dla wybranych kontrahentów.
  • Waluta – domyślna waluta kontrahenta - parametr wykorzystywany przy wystawianiu dokumentów walutowych.
  • Numer – numer działalności gospodarczej kontrahenta.
  • Wydane przez – organ, który wydał zezwolenie na działalność gospodarczą kontrahenta.
  • Data wydania – data wydania zezwolenia na działalność gospodarczą kontrahenta.
  • PESEL – numer PESEL kontrahenta.
  • REGON – numer REGON kontrahenta.
  • Aktywny – jeżeli kontrahent ma status nieaktywny, to nie pojawia się on w spisie kontrahentów wywoływanym przy wyborze kontrahenta w innych opcjach.
  • Globalny nr lokalizacyjny dla EDI – należy wpisać numer lokalizacji naszego kontrahenta (dostawcy, odbiorcy). Jest on wykorzystywany podczas procesu elektronicznej wymiany dokumentów.
  • Ilość dni na obsługę reklamacji – należy wpisać, w jakim czasie zostanie zrealizowana reklamacja złożona danego kontrahenta.
  • Cykliczność odwiedzin – określamy w tym miejscu, co ile dni należy kontaktować się z kontrahentem.


  1. Grupy – spis rodzajów grup kontrahentów oraz grupy, do których należy aktualny kontrahent. Spis ten ma strukturę drzewiastą. Grupa służy do łączenia kontrahentów w zbiory, ułatwiając ich wyszukiwanie i filtrowanie lub umożliwiając tworzenie umów, promocji lub cenników. Grupy mogą być przydatne w wyciąganiu informacji do zestawień i podsumowań np. informacje o sprzedaży wartościowej towarów dla grupy kontrahentów.

Dodatkowo umożliwiono przypisanie obszaru handlowego lub logistycznego do kontrahenta (po włączeniu w Konfiguracji Obsługi obszarów handlowych oraz Obsługi obszarów logistycznych).

  1. Warunki zakupu i sprzedaży:
  • Rabat – przysługujący dla kontrahenta rabat. Można określić stały rabat dla wybranego kontrahenta,
  • Ilość dni na termin płatności – domyślna ilość dni na termin płatności dla dokumentów kredytowych kontrahenta,
  • Sposób naliczania odsetek – domyślny sposób naliczania odsetek dla przeterminowanych dokumentów,
  • Cena sprzedaży – domyślna cena sprzedaży podpowiadana na kartotekach dla kontrahenta,
  • Sposób płatności – sposób płatności podpowiadany na dokumentach dla kontrahenta,
  • Sposób dostawy – wypełnienie tego pola oznacza, że podczas edycji lub dodawania dokumentów, sposób dostawy towaru będzie pobierany bezpośrednio z danych kontrahenta. Możliwa jest zmiana sposobu dostawy, bez względu na to, jaki sposób dostawy został określony przy danym kontrahencie,
  • Grupowanie zam. kontrahenta – ustawienie opcji na wartość: Wg definicji dokumentu, daje możliwość łączenia kilku zamówień do jednej faktury (sposób grupowania dokumentów ustawiamy w definicji dokumentu na zakładce Dodatkowe). Opcja dostępna jest dla dokumentów sprzedaży i dokumentów WZ. Jeżeli użytkownik nie chce korzystać z opcji, powinien wybrać: Nie grupuj,
  • Płatnik dla sprzedaży – w polu tym można wskazać płatnika powiązanego z naszym kontrahentem,
  • Przedstawiciel handlowy – przedstawiciel handlowy obsługujący kontrahenta,
  • Kierowca – kierowca powiązany z danym kontrahentem. Pole to jest aktywne, gdy w Konfiguracji włączone są powiązania kierowcy z kontrahentem (Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne → Powiązanie kierowcy),
  • Dokument – domyślny dokument dla kontrahenta podpowiadany przy wystawianiu dokumentów sprzedaży,
  • Formularz – domyślny formularz przy drukowaniu dokumentów sprzedaży dla kontrahenta,
  • Dokument wystawiany z zamówień od odbiorców – opcję można wykorzystać do określenia typu dokumentu, innego niż Faktura VAT, generowanego podczas realizacji zamówień od odbiorcy. Dodatkowo, należy w definicji dokumentu zamówień, zaznaczyć parametr: Pobierz dokument do wystawienia z danych kontrahenta (jeśli określono),
  • Ilość kopii przy drukowaniu dok. – w polu tym użytkownik uzupełnia ile kopii dokumentów drukować dla danego kontrahenta. Wartość z tego pola będzie automatycznie podpowiadana, podczas wydruku dokumentu, po zaznaczeniu parametru Ilość kopii wg ustawień kontrahenta.
  • Umowa na wystawienie faktury do WZ dla wielu WZ - brak kontroli daty sprzedaży dok. WZ – dla kontrahentów z włączoną opcją przy pobieraniu dokumentów WZ do dokumentu uzupełniającego (Fa do WZ) system nie będzie analizował czy dokumenty WZ w PLN mają datę sprzedaży z jednego miesiąca, a dla dokumentów w innej walucie czy data sprzedaży jest z jednego dnia. Istnieje możliwość grupowego ustawienia wartości parametru za pomocą opcji w menu kontekstowym → Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawiania danych → zakładka 4 Warunki sprzedaży.
  • Ilość dni na termin płatności oraz Sposób płatności - wartości parametrów będą uwzględniane na dokumentach zakupu. Przy dodawaniu nowego kontrahenta, parametry te przyjmą wartości ustawione w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Ilość dni na termin płatności oraz System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Sposób płatności.
  • Płatnik dla zakupu - umożliwia wskazanie kontrahenta, który na dokumentach rejestracji zakupu będzie występował jako płatnik.
  • Domyślna kartoteka kosztowa, Opis księgowy - opcje dotyczą modułu Finanse i Księgowość. Umożliwiają wskazanie kartoteki kosztowej oraz opisu księgowego, które będą dodawane na dokument rejestracji zakupu w przypadku zastosowania opcji Dodaj kartotekę kontrahenta (Shift+F3), znajdującej się w oknie dokumentu w menu pod prawym przyciskiem myszy.
  • Konto bankowe na wydruk dokumentu – konto bankowe naszej firmy drukowane na dokumentach dla aktualnego kontrahenta. W tabeli istnieje możliwość dodania wiele kont bankowych firmy drukowanych na dokumentach sprzedaży. Można również określić domyślne konto dla wybranej waluty, które zostanie będzie drukowane na dokumencie wystawionego w tej samej walucie.


  1. Limity, Blokady, Cele i zgody , Split payment – zwracamy uwagę na pola:
  • Dopuszczalna wartość całkowitego kredytu – wybranie (zaznaczenie) pola umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta limitu na wartość wszystkich wystawionych dokumentów kredytowych. Jeśli podana kwota limitu zostanie przekroczona w trakcie wystawiania dokumentu, to program poinformuje o tym wyraźnym komunikatem. Po wybraniu kontrahenta na dokument, program poinformuje również o pozostałej kwocie limitu. Zaznaczenie pola i wprowadzenie kwoty limitu równej zero, całkowicie blokuje możliwość wystawienia dla kontrahenta dokumentu kredytowego. Jeśli pomimo ostrzeżeń przekroczono wartość limitu, to zapisanie dokumentu możliwe będzie wyłącznie przez osobę z odpowiednimi prawami (określonymi w module Administratora),
  • Dopuszczalna wartość dokumentu kredytowego – zaznaczenie pola i podanie kwoty wprowadza ograniczenie na wartość pojedynczego dokumentu kredytowego,
  • Dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu – określa jaka może być dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu. Powyżej tej wartości dla danego kontrahenta nie można wystawiać dokumentów związanych z zakupem towarów. System poinformuje o tym za pomocą odpowiedniego komunikatu,
  • Maksymalna ilość dokumentów kredytowych
  • Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych
  • Maksymalna ilość dni przeterminowania należności
  • Maksymalna ilość pozycji na dokumentach – określa maksymalną ilość pozycji, jaką kontrahent życzy sobie na dokumentach sprzedaży adresowanych do niego. Limit ten jest sprawdzany przy ręcznym wpisywaniu dokumentów faktur sprzedaży, zamówień od odbiorców, ofert dla odbiorców oraz dokumentów magazynowych WZ. Przy wystawieniu pierwszej pozycji przekraczającej limit pojawia się komunikat o przekroczeniu limitu, ale możliwa jest kontynuacja wystawiania. Limit jest również sprawdzany przy realizacji zamówień od odbiorców. Gdy realizujemy zamówienie kontrahenta wystawiając np. dokument FA VAT, to program generuje pozycje z uwzględnieniem opisywanego parametru, a w razie potrzeby generuje następne faktury,
  • Ilość dni na zwrot opakowań – domyślnie parametr ten jest nieokreślony, co powoduje, że program bierze pod uwagę wartość wprowadzoną w polu Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań (parametr w konfiguracji: Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne). Parametr można również edytować za pomocą operacji grupowej, dostępnej w menu okna Kontrahenci pod prawym przyciskiem myszy Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych → zakładka 5 Limity i blokady.
  • Zablokuj sprzedaż – zaznaczenie pola wprowadza blokadę na wystawianie dokumentów sprzedaży. Domyślnie blokada będzie obowiązywać od razu (pole Natychmiast). Możliwe jest również określenie daty, od której blokada sprzedaży będzie obowiązywać (pole Od daty),
  • Zablokuj zakupy – zaznaczenie pola wprowadza blokadę na wystawianie dokumentów zakupu,
  • Zastrzec rozrachunki z kontrahentem tylko dla osób uprawnionych – aktywacja opcji spowoduje, że użytkownicy systemu, którym w module Administratora nie przyznano prawa do Rozrachunków zastrzeżonych, nie będą mieli dostępu do informacji o rozliczeniach prowadzonych z danym kontrahentem.
  • Sposób obsługi "Split payment" na przelewie – parametr umożliwia określenie, w jaki sposób na przelewach dla danego kontrahenta ma oznaczać się opcja Split payment.
  • Sugerowana kwota VAT podpowiadana przy przelewie SP – parametr umożliwia wskazanie na kontrahencie kwoty VAT, która ma zostać przeniesiona z dokumentu do rozrachunków. Parametr może przyjąć wartości: Cały VAT z dokumentu, Tylko VAT z pozycji MPP.


  1. Odbierający, Trasy:
  • Odbierający – umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta listy osób i numerów rejestracyjnych samochodów odbierających towar i faktury,
  • Trasy – kontrahenta można przydzielić do jednej lub kilku zdefiniowanych w słowniku tras. Przydzielone kontrahentom trasy mogą być następnie wykorzystywane jako parametr podczas ustalania filtrów.
  • W sekcji Podpis kwalifikowany użytkownik może uzupełnić dane:
    • Numer seryjny certyfikatu
    • Wystawca certyfikatu
    • Posiadacz – podmiot posiadający certyfikat


  1. Cechy – w zakładce można wprowadzać wartości wcześniej zdefiniowanych, specyficznych dla firmy wdrażającej moduł Handlowo-Magazynowy, cech kontrahentów. Przykładowymi cechami kontrahenta może być: data odbycia szkolenia partnerskiego, stopień lojalności (od 1 do 10) itp. Cechy definiujemy w opcji Słowniki → Słowniki dla kontrahentów → Cechy kontrahentów.


  1. Uwagi i ostrzeżenia:
  • Uwagi – pole umożliwiające wprowadzanie uwag dotyczących kontrahenta,
  • Ostrzeżenie – dane wprowadzone w pole ostrzeżenia, będą wyświetlane przy pobraniu kontrahenta na dokument.


  1. Dodatkowe adresy – spis dodatkowych adresów, np. gdy kontrahent posiada dwa adresy w jednej firmie: korespondencyjny i windykacyjny.

  1. Osoby kontaktowe – spis oddziałów kontrahenta i osób kontaktowych u kontrahenta:


Zaznaczenie opcji Wiele oddziałów umożliwia wprowadzenie do systemu danych dotyczących oddziałów firmy.
Nowy oddział edytujemy wybierając opcję dodawania lub klawisz funkcyjny <F3> i uzupełniając dane na zakładce 1 Podstawowe:

W polu Typ oddziału użytkownik wybiera ze słownika lub z listy rozwijanej odpowiedni typ. Jeśli w słowniku nie ma wprowadzonych żadnych danych, to należy je zdefiniować. W tym celu należy ustawić się w polu Typ oddziału, kliknąć przycisk <F6>, aby połączyć się ze słownikiem Typy oddziałów kontrahentów i tam za pomocą ikony dodawania zdefiniować potrzebne typy oddziałów:

Zaznaczenie opcji Domyślny oddział dla dostawy, umożliwi automatyczne uzupełnienie oddziału na zakładce Dostawa na wystawianych dokumentach. Opcja dostępna jest dla danego stanowiska wtedy, gdy przydzielony jest moduł CRM.
Na zakładce 2 Cechy oddziału kontrahenta widoczne są cechy zdefiniowane w słowniku Cechy oddziałów kontrahenta.

  1. Dokumentacja – są to dokumenty zewnętrzne dotyczące danego kontrahenta, np. umowy, oferty itp. Zakładka jest widoczna, gdy na stanowisku przydzielony jest moduł CRM i utworzona została baza dodatkowych dokumentów. Na zakładce tej możliwe jest dodanie dokumentu z pliku, ze skanera oraz z e-maila, a dodatkowo można określić sposób przechowywania plików: w bazie dodatkowych dokumentów lub jako ścieżki do pliku. W konfiguracji systemu znajduje się parametr Maksymalny rozmiar pliku dokumentacji umieszczonego w bazie dodatkowych dokumentów (KB), w którym można określić maksymalny rozmiar dodawanego pliku.


  1. Samochody – na zakładce tej w widoku tabelarycznym przedstawiona jest ewidencja samochodów kontrahenta.


  1. Serwis – zakładka prezentuje przedmioty kontrahenta, które można wskazać w zleceniu serwisowym (w module Serwis). Dodatkowo na zakładce tej możliwe jest podejrzenie danego przedmiotu za pomocą menu kontekstowego. Zakładka wyświetlana jest, gdy stanowisko ma dostęp do modułu Serwis.


  1. Zestawienie oświadczeń – zakładka widoczna dla kontrahenta, który jest rolnikiem ryczałtowym.  Informacje zdefiniowane w tej zakładce będą wykorzystywane podczas tworzenia JPK_FA_RR. Dodatkowo na oknie edycyjnym dokumentu (HM oraz FK) umieszczono na zakładce Inne sekcję Zestawienie oświadczeń, o których mowa w art. 116 ust. 4 i 4a. W danej sekcji można połączyć dany dokument z oświadczeniem definiowanym w nowej zakładce okna edycyjnego kontrahenta. Wskazana sekcja jest dostępna wyłącznie dla dokumentów, które są wystawiane dla rolnika ryczałtowego.


Dla firm, w których zdefiniowanych jest bardzo wielu kontrahentów, można w programie włączyć mechanizm umożliwiający rozdzielenie kontrahentów na głównych i pozostałych. Główni kontrahenci to tacy, z którymi firma często współpracuje (wystawia dokumenty itp.). Aby włączyć ten mechanizm, należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Optymalizacja szybkości zaznaczyć parametr Włącz obsługę kontrahentów głównych. Po przełączeniu się na okno ze spisem kontrahentów, użytkownik będzie mógł zobaczyć, że na pasku ikon pojawiła się ikona Pokaż tylko głównych . Kliknięcie na tę ikonę umożliwi wyświetlenie spisu głównych kontrahentów firmy. Aby przenieść wybranych kontrahentów ze spisu wszystkich kontrahentów do spisu kontrahentów głównych, wystarczy przełączyć się na widok wszystkich kontrahentów i z menu podręcznego (prawy klawisz myszki) wybrać opcję Przerzuć do głównych <Ctrl+G>.
Z poziomu okna Kontrahenci, za pomocą ikony , kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+F3> lub poprzez menu prawego klawisza myszki (opcja Zleć zadanie), można zlecić zadanie dotyczące danego kontrahenta. Warunkiem działania tej opcji, jest przydzielenie dla danego stanowiska licencji na moduł CRM.

Zadanie wprowadzone w module Handlowo-Magazynowym zostanie automatycznie dodane do spisu zadań danego operatora w module CRM.

Kontrahentów można sortować i filtrować. Gdy użytkownik chce oglądać kontrahentów przy większej liczbie zdefiniowanych parametrów – może skorzystać z ikony Ustal filtr lub klawisza funkcyjnego <F7>:

Parametry definiowane przez użytkownika można wyświetlać w kilku liniach klikając na przyciski i/lub. Zwiększa się w ten sposób liczba możliwości w poszukiwaniu dokumentów.
W okienku Pole, należy wybrać pole, według którego chcemy szukać. W okienku Warunek możemy wybrać jeden z kilku wariantów traktowania wpisanej dalej wartości. Znak „=" powoduje, że wpisana wartość musi być równa wartości wybranego pola w tabeli. Znak „<>" oznacza, że interesują nas wartości inne niż te, które są wpisane. Znaki „<", „>" są oczywiste przy polach liczbowych, natomiast w przypadku wyrażeń literowych (np. Miejscowość) znak „<" oznacza wcześniejszy w alfabecie. Warunek w zakresie, pozwala znaleźć przedział danych (np. wpisy w księdze od nr 130 do nr 150).
Zadawanie warunków rozpatrzymy na przykładzie Kontrahentów. Załóżmy, że interesują nas kontrahenci z Warszawy. Dodatkowo chcemy, aby ich nazwa kończyła się na litery „la". Powyższy warunek chcemy zastosować do kontrahentów o numerze od 7 do 13. W tym celu, w pierwszym polu wybieramy Miejscowość, następnie warunek „=" oraz wartość Warszawa. W polu Wartość możemy wpisać całą nazwę, lub zastosować znaki specjalne „{}", „!". Znak „{*}*{*}" oznacza dowolny ciąg liter, także brak ciągu. Znak „!" oznacza jedną dowolną literę. W polu Wartość możemy więc, dla skrócenia pisania, wprowadzić wartość Warsz{}. Oznacza to, że program ma wyszukać wszystkich kontrahentów, dla których miejscowość zaczyna się od liter Warsz. Ponieważ prawdopodobnie w Polsce nie ma innego miasta niż Warszawa zaczynającej się od Warsz, możemy skrócić nazwę w ten sposób. Znak „{}" może służyć np. do wybrania wszystkich kontrahentów zaczynających się od litery W – „W{}". Wracając do naszego przykładu – aby założyć dodatkowo warunek na pole Nazwa, należy wcisnąć przycisk i znajdujący się w lewym dolnym rogu okienka:

Aby filtr był aktywny korzystamy z kombinacji klawiszy <Ctrl+F7> lub ikony Filtr aktywny .
Inny sposób przeglądania dokumentów w aktywnym oknie uzyskamy klikając na przycisk sortowania w pasku ikon aktywnego okna lub klawisz funkcyjny <F4>.

Kolumny do sortowania wybiera się poprzez kliknięcie myszką obok wybranych nazw. Ważna jest tu kolejność zaznaczania. Jeśli pierwszy zaznaczony zostanie Identyfikator, to najpierw po nim odbędzie się sortowanie. Można zaznaczyć kilka kolumn równocześnie, jeśli wyłączone zostanie pole Jedna kolumna. Operacja ta uaktywnia w konsekwencji opcję Szukanie po kolumnie pierwszej lub ostatniej. Możliwe jest wyszukiwanie (po kolumnie sortowanej) poprzez wprowadzenie z klawiatury pierwszych liter wyrazu. Pomyłki wycofuje <Backspace>.
Z poziomu okna Kontrahenci, użytkownik systemu ma bezpośredni dostęp do warunków sprzedaży danego kontrahenta (bez konieczności edycji jego danych). Wystarczy tylko ustawić się kursorem myszki, na wybranym kontrahencie i kliknąć na ikonę , znajdującą się na pasku narzędzi lub skorzystać z kombinacji klawiszy <Ctrl+P>. Po kliknięciu na ikonę pojawi się okno wydruku Warunki sprzedaży, dzięki któremu możemy zobaczyć (przycisk Podgląd), wydrukować (przycisk Drukuj), wysłać e-mailem dany dokument (przycisk Wyślij) lub ustawić opcje drukowania dokumentu (przycisk Opcje). Dodatkowo w oknie tym, w polu Dla kartotek drukować, mamy możliwość wyboru czy chcemy drukować tylko identyfikator kartoteki, czy jej nazwę pełną.
Opcja Podstawowe → Warunki zakupu, dostępna w menu kontekstowym okna Kontrahenci, działa analogicznie do opcji Warunki sprzedaży, z taką różnicą, że wyświetla dane z umów z dostawcami.
Jeśli w programie prowadzone są umowy z kontrahentami oraz promocje, wówczas przydatna jest opcja umożliwiająca określenie ceny i rabatu wskazanego towaru dla wybranego kontrahenta. Sytuacja taka często występuje podczas telefonicznego informowania o cenie lub rabacie przyznanym na interesujący kontrahenta towar.
Kalkulator promocji, umów i rabatów służy do określania warunków sprzedaży (procentu bonifikaty i cen) na podstawie zadanych parametrów. Jest on dostępny z poziomu okien Promocje na towary, Umowy z kontrahentami – cenniki, Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych za pomocą ikony , z menu kontekstowego prawego klawisza myszki lub za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+P>. Okno kalkulatora składa się z części, w której określamy warunki wejściowe i części podającej wynik analizy.
Jeśli umowa z kontrahentem posiada warunek ilości, to właściwą kalkulację uzyskamy po podaniu interesującej kontrahenta ilości towaru.




Opis poszczególnych pól aktywnego okna Kalkulator promocji, umów i rabatów:

  • Data – dzień, na który sprawdzamy rabaty i ceny.
  • Kontrahent – określa kontrahenta, dla którego przeprowadzana będzie analiza, niepodanie tego parametru powoduje, że analizowane będą tylko promocje bez określonych warunków na kontrahenta i grupy kontrahentów.
  • Dokument – parametr istotny, gdy w promocjach/umowach określono filtr dla dokumentów. Parametr bierze również udział w określaniu domyślnej ceny.
  • Miejsce sprzedaży – parametr bierze udział w określaniu domyślnej ceny.
  • Magazyn – parametr istotny, gdy w promocjach/umowach określono filtr dla magazynów.
  • Kartoteka – określa kartotekę, dla której przeprowadzana będzie analiza, niepodanie tego parametru powoduje, że analizowane będą tylko promocje/umowy ogólne bez określonych warunków dla kartotek i grup kartotek.
  • Cena – użytkownik wybiera cenę ze słownika Definicje cen.
  • Ilość – parametr istotny, kiedy promocje/umowy uzależnione są od ilości sprzedanej.

Po podaniu wszystkich istotnych parametrów, wciskamy przycisk <Licz>, co spowoduje uruchomienie procedury analizy i wyświetlenie wyników. Analiza przebiega wg następujących zasad:

  • W pierwszej kolejności analizowany jest procent bonifikaty wpisany w warunkach sprzedaży kontrahenta, potem umowy/cenniki, a na końcu promocje.
  • Jeżeli, w którymś z wymienionych miejsc znajdzie się wpis (procent, cena) spełniający warunki, to analiza zostaje przerwana, a wynik przyjęty za obowiązujący.
  • Jeżeli wynikiem analizy jest procent bonifikaty, to program przechodzi do ustalenia domyślnej ceny i oblicza cenę po bonifikacie.
  • Ustalenie domyślnej ceny polega na sprawdzeniu w pierwszej kolejności ceny określonej w warunkach sprzedaży kontrahenta, następnie określonej w definicji dokumentu, a na końcu ceny określonej w miejscu sprzedaży.
  • Wyniki analizy przedstawiane są opisowo w oknie Wynik.


Użytkownik w menu podręcznym (pod prawym przyciskiem myszy) na kontrahencie ma możliwość użycia opcji Popraw bez zapisu do historii.
UWAGA!
Edytując dane kontrahenta za pomocą tej opcji zostaną zmienione dane zarówno na kontrahencie jak i na już wystawionych dokumentach.
Ofertę – cennik dla wybranego kontrahenta można tworzyć poprzez wywołanie opcji z poziomu okien Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych za pomocą ikony , z menu prawego przycisku myszy lub za pomocą kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+P>. Cennik drukować można ze wszystkich kartotek lub tylko z zaznaczonych dla określonej ilości towarów.
W systemie istnieją dwa sposoby tworzenia oferty – cennika:

    1. Zbuduj cennik dla kontrahenta w oparciu o promocje, umowy i indywidualne warunki sprzedaży.
    2. Zbuduj cennik dla określonej wartości bonifikaty.

Po naciśnięciu przycisku <Twórz>, na ekranie monitora pojawi się okno cennika:

Wyposażenie

Ewidencja

Okno przeglądania danych

Ewidencję wyposażenia będącego w użytkowaniu oraz zlikwidowanego przeglądamy i drukujemy w opcji Wyposażenie → Ewidencja.

Na ekranie wyświetlone są kartoteki wyposażenia będące w użytkowaniu w wybranym roku. Aktualny rok wyświetlony jest w dolnej linii ramki okna programu. Jeśli chcemy przeglądać ewidencję z poprzednich lat musimy zmienić aktualny rok. Rok zmieniamy w opcji System → Zmiana roku.
Stan wartościowy wyświetlanej ewidencji jest zgodny z ostatnio zamkniętym miesiącem oraz uwzględnia wszystkie wprowadzone dokumenty obrotu w otwartych miesiącach.
W spisie można oglądać tylko kartoteki będące w ewidencji, razem ze zlikwidowanymi w aktualnym roku lub tylko kartoteki zlikwidowane w aktualnym roku. Do przełączania wyświetlanego zbioru służą dwie ikony na pasku ikon.

  • - ikona włączająca/wyłączająca wyświetlanie wyposażenia w ewidencji
  • - ikona włączająca/wyłączająca wyświetlanie wyposażenia zlikwidowanego. Po kliknięciu na nią, dodatkowo uaktywnia się ikona Zakres dat. Dzięki temu możliwe jest łatwiejsze przeszukiwanie spisu, ponieważ użytkownik może wskazać datę zlikwidowanego wyposażenia. Ponadto, w spisie wyposażenia zlikwidowanego, widoczne jest również wyposażenie częściowo zlikwidowane.

Z prawej strony ewidencji wyświetlone jest okno drzewa grup umożliwiające wstępną filtrację wyświetlonego wyposażenia ze względu na grupę rodzajową, jednostki organizacyjne, materialnie odpowiedzialnych lub zdefiniowane przez użytkownika indywidualne grupy wyposażenia.
W celu przeglądania wyposażenia w zależności np. od miejsca użytkowania, po kliknięciu myszą na przycisk wyboru, wybieramy z dostępnego spisu pozycję Jednostki organizacyjne. W panelu drzewa grup pojawi się drzewiasta struktura jednostek organizacyjnych zdefiniowana wcześniej w słowniku. Ustawienie się na gałąź drzewa powoduje, że wyświetlany zbiór wyposażenia w oknie z lewej strony zostaje zawężony tylko do pozycji przypisanych w wybranym miejscu.

Identycznie postępujemy w przypadku, gdy chcemy przeglądać wyposażenie wg grup rodzajowych, materialnie odpowiedzialnych lub zdefiniowanych własnych grup.
W oknie Ewidencja wyposażenia możliwe jest grupowe ustawienie niektórych danych. W menu pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Grupowe ustawianie danych, która pozwala na edycję elementów wyposażenia (zaznaczonych lub wszystkich w oknie) w zakresie grup oraz cech.

Okno edycyjne kartoteki wyposażenia

W celu przeglądania danych zawartych w kartotece wybranego wyposażenia po ustawieniu się kursorem przyciskamy klawisz <Enter> lub <F2>. Dane zostały podzielone na zakładki tematyczne:

  1. Zakładka Podstawowe

  • Numer inwentarzowy – numer, który został przypisany dla wyposażenia w chwili przyjęcia do eksploatacji.
  • Nazwa – nazwa opisowa wyposażenia.
  • Grupa rodzajowa – pole informacyjne określające grupę rodzajową.
  • Miejsce użytkowania – wybieramy jednostkę organizacyjna, w której użytkowaniu znajduje się wyposażenie.
  • Tytuł własności – pole informacyjne określające typ własności wyposażenia, wybierane spisu:
    • własne w przedsiębiorstwie,
    • własne wydzierżawione,
    • inwestycje w obcych obiektach,
    • obce przyjęte w dzierżawę,
    • oddane w leasing,
    • przyjęte w leasing,
    • obce wydzierżawione.
  • Data przyjęcia – data przyjęcia wyposażenia do eksploatacji.
  • Ilość – ilość elementów wyposażenia.
  • Cena jednostkowa – cena jednostkowa wyposażenia.
  • Wartość - Wartość wyposażenia.


  1. Zakładka Miejsca użytkowania

Zakładka zawiera dane o miejscu użytkowania, o materialnie odpowiedzialnym lub kontrahencie dzierżawiącym oraz ilości, jaka jest im przypisana. Na tej zakładce można tylko przeglądać dane aby zmienić, któryś z parametrów należy to zrobić przy pomocy odpowiednich dokumentów obrotu generowanych w opcji Dokumenty (Wyposażenie → Dokumenty).

  1. Zakładka Historia

Zakładka zawiera chronologiczny spis wszystkich dokumentów obrotu wprowadzonych dla wyposażenia, łącznie z generowanymi bilansami otwarcia kolejnych lat użytkowania.

  1. Zakładka Grupy

Zakładka umożliwia przydzielanie wyposażenia do założonych wcześniej definiowanych grup.

  1. Zakładka Cechy

Zakładka umożliwia wprowadzanie wartości do założonych cech dla wyposażenia.
Po przyciśnięciu ikony dodawania lub klawisza funkcyjnego <F3> wyświetla wybieramy żądaną cechę i podajemy jej wartość. Dane zapisujemy przyciskiem <Zapisz>.

  1. Zakładka Opis

Na zakładce możemy wprowadzać dodatkowe dane opisowe dotyczące wyposażenia. Nie ma ograniczenia na ilość linii wprowadzonego opisu.

Wydruk ewidencji wyposażenia

W celu wydrukowania ewidencji wyposażenia w oknie ewidencji wybieramy ikonę drukowania lub przyciskamy klawisz <F9> i wybieramy wydruk ewidencji. Ewidencję można wydrukować dla wyposażenia czynnego i zlikwidowanego w danym roku. Pod nazwą wyposażenia drukowany jest opis, który podał użytkownik systemu. Ponadto, na wydruku wyposażenia widoczna jest również Data przyjęcia wyposażenia.

Dokumenty wyposażenia

Wprowadzanie nowego wyposażenia, zmiana użytkowników, zmiana wartości oraz likwidacja odbywają się wyłącznie poprzez wprowadzenie odpowiedniego dokumentu obrotu.

Dokumenty obrotu podzielono na następujące rodzaje:

  • PT – przyjęcie wyposażenia,
  • MT – zmiana miejsca użytkowania,
  • LT – likwidacja wyposażenia.
  • ZW – zmiana wartości.

Dokumenty można wprowadzać w otwartych miesiącach. W module Wyposażenie można otworzyć dowolną ilość miesięcy w danym roku. Dokumenty wprowadzamy do wybranego miesiąca. Nazwa wybranego aktualnie miesiąca widoczna jest na ramce okna z dokumentami oraz na linii statusu na dole ekranu.
Miesiąc do wprowadzania dokumentów zmienić można w menu System → Zmiana miesiąca lub kombinacją klawiszy <Shift+Ctrl+M> lub poprzez dwukrotne kliknięcie myszą na nazwie miesiąca na linii statusu na dole ekranu. Dokumenty obrotu wyposażeniem wprowadzamy w opcji: Wyposażenie → Dokumenty.
Nowy dokument wprowadzamy za pomocą ikony dodawania lub przyciskając klawisz funkcyjny <F3>. Z wyświetlonego spisu użytkownik wybiera odpowiedni dokument obrotu.
Dodatkowo w menu prawego klawisza myszy występuje opcja Kopiuj dokument PT <Ctrl+F5>, która dokument Przyjęcie wyposażenia (PT) powieli zadaną ilość razy. Opcja ta usprawnia oraz przyspiesza pracę użytkownika systemu, ponieważ np. podczas przyjęcia 100 sztuk takich samych przedmiotów nie musi on wprowadzać ręcznie 100 dokumentów PT.

Przyjęcie wyposażenia

Dokument przyjęcia wyposażenia wybieramy wyłącznie w przypadku wprowadzania nowego wyposażenia do ewidencji.
UWAGA!
Jeśli przyjmiemy na jeden numer inwentarzowy na danym polu spisowym np. 30 szt krzeseł, to w późniejszym etapie eksploatacji będziemy mogli zmienić użytkownika np. 10 szt krzeseł bez zmiany numeru inwentarzowego. Wszystkie krzesła opisane tym samym numerem inwentarzowym po wprowadzeniu do eksploatacji, z późniejszymi zmianami użytkownika, widoczne będą na kartotece pod tym samym numerem inwentarzowym.
UWAGA!
Jeśli chcemy wprowadzić na jeden numer inwentarzowy kilka sztuk wyposażenia o różnych cenach jednostkowych to:

  • Decydujemy się na uśrednienie ceny jednostkowej przez program i przyjmujemy je na jeden numer inwentarzowy.
  • Zakładamy nowy numer inwentarzowy.

Dane, które należy wprowadzić podzielono na zakładki. Zakładki można zmieniać za pomocą myszki lub z klawiatury poprzez kombinację <Alt+nr zakładki>, np. <Alt+2> do przełączenia się na zakładkę Grupy.

  1. Zakładka Podstawowe
  • Nr dokumentu – kolejny numer dokumentu PT.
  • Z dnia – data dokumentu PT.
  • Na podstawie, z dnia – nazwa, numer i data dokumentu zewnętrznego, np. FA-34 z 2003-05-23.
  • Numer inwentarzowy – numer, który należy nadać kolejnej kartotece wyposażenia. Przy ustalaniu numeru można posłużyć się przyciskiem znajdującym się obok tego pola, które umożliwia wygenerowanie kolejnego numeru według wzorca ustawionego w konfiguracji: System → Konfiguracja → Wyposażenie → Ustawienia → Format numeru inwentarzowego.
  • Grupa rodzajowa – pole informacyjne określające grupę rodzajową.
  • Nazwa – nazwa opisowa wyposażenia.
  • Tytuł własności – pole informacyjne określające typ własności wyposażenia, wybierane spisu:
  • własne w przedsiębiorstwie,
  • własne wydzierżawione,
  • inwestycje w obcych obiektach,
  • obce przyjęte w dzierżawę,
  • oddane w leasing,
  • przyjęte w leasing,
  • obce wydzierżawione.
  • Data przyjęcia – data przyjęcia wyposażenia do eksploatacji.
  • Ilość – ilość przyjmowanego wyposażenia.
  • Wartość - Wartość wyposażenia.
  • Cena jednostkowa – cena jednostkowa wyposażenia.
  • Miejsce użytkowania – za pomocą ikony lub klawisza <F6> wybieramy jednostkę organizacyjna, w której użytkowaniu znajduje się wyposażenie.
  • Materialnie odpowiedzialny – ze słownika kadrowego pracowników firmy wybieramy osobę materialnie odpowiedzialną za wyposażenie.
  • Kontrahent dzierżawiący – pole dostępne w przypadku wybrania tytułu własności jako własne wydzierżawione i obce wydzierżawione.
  • Dostawca-wykonawca – użytkownik może wybrać dostawcę ze słownika kontrahentów lub uzupełnić go jednorazowo.
  1. Zakładka Grupy

Zakładka umożliwia przydzielanie wyposażenia do założonych wcześniej definiowanych grup.

  1. Zakładka Cechy

Zakładka umożliwia wprowadzanie wartości do założonych cech dla wyposażenia.
Po przyciśnięciu ikony dodawania lub klawisza <F3> wyświetla wybieramy żądaną cechę i podajemy jej wartość. Dane zapisujemy klawiszem <Zapisz>.

  1. Zakładka Opis

Na zakładce możemy wprowadzać dodatkowe dane opisowe dotyczące wyposażenia. Nie ma ograniczenia na ilość linii wprowadzonego opisu.

Zmiana miejsca użytkowania

Dokument wystawiamy w przypadku, gdy wyposażenie zmienia miejsce, w którym jest użytkowane lub zmienia się osoba materialnie odpowiedzialna. Po wprowadzeniu zmiany w ewidencji widoczny jest już nowy użytkownik. Nie ma ograniczenia na ilość zmian miejsca użytkowania dla jednego wyposażenia w miesiącu.

Likwidacja wyposażenia

Dokument wystawiamy w przypadku wykreślania wyposażenia z ewidencji w przypadku zbycia lub likwidacji. W miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja wyposażenia. Zlikwidowane wyposażenia nie jest wyświetlany w ewidencji w spisie wyposażenia w użytkowaniu i przechodzi do grupy wyposażenia zlikwidowanego.

Zmiana wartości wyposażenia

Dokument wystawiamy w przypadku zwiększenia lub zmniejszenia wartości aktualnej wyposażenia. Z wyświetlonego spisu wyposażenia znajdującego się w użytkowaniu wybieramy wyposażenie, w którym chcemy zmienić wartość. Po wybraniu wyposażenia na ekranie wyświetli się okno umożliwiające wprowadzenie potrzebnych danych. Na dokumencie można zmienić również przydział wyposażenia do grup, wartości cech.

Bilans otwarcia

Bilans otwarcia – to opcja, umożliwiająca wprowadzenie do kartoteki komputerowej niezbędnych danych o użytkowanych w przedsiębiorstwie wyposażeniu.
Podane dane są bardzo istotne dla dalszego komputerowego prowadzenia kartoteki. Tylko wprowadzenie prawidłowych i kompletnych danych o istniejącym w przedsiębiorstwie wyposażeniu, gwarantuje dalsze poprawne komputerowe prowadzenie kartoteki.
Nowe wyposażenie do bilansu otwarcia wprowadzamy przyciskając ikonę dodawania lub klawisz <F3>. Dane wprowadzane w bilansie otwarcia zostały podzielone na zakładki. Zakładki zmieniamy za pomocą myszki lub z klawiatury poprzez kombinację <Alt+nr zakładki>, np. <Alt+2> do przełączenia się na zakładkę Grupy.

1. Zakładka Podstawowe

  • Nr dokumentu – kolejny numer dokumentu BO,
  • Z dnia – data dokumentu BO – zawsze 1 styczeń wybranego roku,
  • Na podstawie, z dnia – nazwa, numer i data dokumentu przyjęcia, np. PW-34 z 1998-05-23.
  • Numer inwentarzowy – wprowadzamy numer, który został przypisany dla wyposażenia w chwili przyjęcia do eksploatacji. Jeśli chcemy, żeby program podpowiedział kolejny numer inwentarzowy, to przyciskamy ikonę z prawej strony pola. Pole wymagane.
  • Grupa rodzajowa – pole wybierane ze słownika grup rodzajowych.
  • Nazwa – nazwa opisowa wyposażenia.
  • Tytuł własności – pole informacyjne określające typ własności wyposażenia, wybierane spisu:
    • własne w przedsiębiorstwie,
    • własne wydzierżawione,
    • inwestycje w obcych obiektach,
    • obce przyjęte w dzierżawę,
    • oddane w leasing,
    • przyjęte w leasing,
    • obce wydzierżawione.
      • Data przyjęcia – data przyjęcia wyposażenia do eksploatacji – zgodnie z datą dokumentu wprowadzającego wyposażenie do użytkowania. Pole wymagane.

UWAGA!
Data ta powinna być mniejsza od daty wprowadzania bilansu otwarcia, ponieważ wyposażenia przyjęte w trakcie roku którego BO wpisujemy zostaną chronologicznie wprowadzone dokumentami przyjęcia.

  • Ilość – ilość składników wyposażenia na danym numerze inwentarzowym.

UWAGA!
Jeśli przyjmiemy na jeden numer inwentarzowy na danym polu spisowym, np. 30 szt krzeseł, to w późniejszym etapie eksploatacji będziemy mogli zmienić użytkownika, np. 10 szt krzeseł bez zmiany numeru inwentarzowego. Wszystkie krzesła opisane tym samym numerem inwentarzowym po wprowadzeniu do eksploatacji, z późniejszymi zmianami użytkownika, widoczne będą na kartotece pod tym samym numerem inwentarzowym.

  • Wartość – Sumaryczna wartość wyposażenia na danym numerze inwentarzowym.
  • Cena jednostkowa – cena jednostkowa wyposażenia (wartość pola wylicza się automatycznie).

UWAGA!
Jeśli chcemy wprowadzić na jeden numer inwentarzowy kilka sztuk wyposażenia o różnych cenach jednostkowych to:

    • Decydujemy się na uśrednienie ceny jednostkowej przez program i przyjmujemy na jeden numer inwentarzowy.
    • Zakładamy nowy numer inwentarzowy.
  • Miejsce użytkowania – za pomocą ikony lub klawisza <F6> wybieramy jednostkę organizacyjną, w której użytkowaniu znajduje się wyposażenie.
  • Materialnie odpowiedzialny – ze słownika kadrowego pracowników firmy wybieramy osobę materialnie odpowiedzialną za wyposażenie.
  • Kontrahent dzierżawiący – pole dostępne w przypadku wybrania tytułu własności jako własne wydzierżawione i obce wydzierżawione.

2. Zakładka Grupy
Zakładka umożliwia przydzielanie wyposażenia do założonych wcześniej w menu Słowniki, definiowanych grup.
3. Zakładka Cechy
Zakładka umożliwia wprowadzanie wartości założonych dla wyposażenia cech. Po przyciśnięciu ikony dodawania lub klawisza <F3> wyświetla wybieramy żądaną cechę i podajemy jej wartość. Dane zapisujemy klawiszem <Zapisz>.
4. Zakładka Opis wyposażenia
Na zakładce możemy wprowadzać dodatkowe dane opisowe dotyczące wyposażenia. Nie ma ograniczenia na ilość linii wprowadzonego opisu.

Rodzaj ewidencji

Program umożliwia prowadzenie dwóch oddzielnych ewidencji wyposażenia:

  1. Ewidencji głównej.
  2. Ewidencji pomocniczej.

Obie ewidencje są całkowicie rozdzielne i w żaden sposób na siebie nie wpływają. Dla obu ewidencji jest oddzielny zbiór wyposażenia oraz dokumentów obrotu. Po obu ewidencjach wykonuje się osobne zestawienia.
Informacja, w której ewidencji aktualnie się znajdujemy wyświetlona jest na ramce głównej programu obok nazwy modułu oraz na wszystkich oknach roboczych.
Pomiędzy ewidencjami przełączamy się w menu Wyposażenie → Rodzaj ewidencji.

Inwentaryzacja

Opcja umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji wyposażenia używanego w firmie. Inwentaryzacja nie generuje żadnych dokumentów wpływających na rozliczanie, jest jedynie opcją informacyjną ułatwiającą kontrolę nad wyposażeniem. Inwentaryzację można przeprowadzić dla wszystkich elementów wyposażenia lub dla wybranych według miejsca użytkowania, materialnie odpowiedzialnego, grupy wyposażenia lub grupy rodzajowej. Dodając nową inwentaryzację należy podać datę inwentaryzacji, nazwę oraz określić zakres wyposażenia. Po zapisaniu inwentaryzacji odpowiednie elementy wyposażenia zostaną zaimportowane do arkusza inwentaryzacji.

Następnym krokiem jest edycja arkusza spisowego. W oknie arkusza kolejne elementy wyposażenia można dodawać na dwa sposoby:

  • Wybranie kolejnych kartotek wyposażenia z listy dostępnych;
  • Import pozycji arkusza z pliku tekstowego (bądź z urządzenia zewnętrznego np. Inwentaryzatora, który generuje plik tekstowy).

Po spisaniu stanów, należy je wprowadzić do programu w tym samym oknie (opcja Popraw <F5>).
Podczas edycji stanów na bieżąco można śledzić różnice (niedobory i nadwyżki) względem spisanych danych, a danych ewidencjonowanych w programie – opcja Podsumowanie klawisz <F6>. Opcja umożliwiająca podsumowanie spisanych danych dostępna jest w oknie Arkusz spisowy inwentaryzacji wyposażenia, które pojawia się po kliknięciu na ikonę :

Na koniec inwentaryzacji można sporządzić zestawienie Rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Po zakończeniu inwentaryzacji należy ją zamknąć używając opcji Zamknięcie inwentaryzacji dostępnej w oknie głównym inwentaryzacji, poprzez wybranie ikony na pasku ikon okna.

Zestawienia

Zestawienia dotyczące modułu Wyposażenie, dostępne są w opcji Zestawienia.

Wartość wyposażenia

Jest to podstawowe zestawienie zawierające wartość ewidencjonowanego wyposażenia oraz wartości zmian na przestrzeni wybranego miesiąca. Zestawienie może mieć postać syntetyczną lub analityczną.

Według miejsc użytkowania

To zestawienie drukuje uproszczony wykaz wyposażenia w rozbiciu na jednostki organizacyjne. Może służyć jako przygotowanie do inwentaryzacji w miejscach użytkowania.
Tworząc to zestawienie, należy w pierwszej kolejności, zdefiniować parametry w oknie filtru:

Za pomocą przycisku <Podgląd>, użytkownik systemu, może podejrzeć swoje zestawienie i zadecydować, czy uzyskał dane, które go interesowały czy też nie.

Przyjęcie odpowiedzialności materialnej

Jest to protokół do przyjęcia odpowiedzialności za powierzone wyposażenie. Protokół można drukować do podpisu podczas zmiany materialnie odpowiedzialnego lub przy przekazywaniu wyposażenia podczas przyjmowania nowego pracownika. Na wydruku widoczna jest Data przyjęcia wyposażenia. Ponadto, tworząc takie zestawienie, dane można filtrować po miejscu użytkowania.

Przyjęcie odpowiedzialności materialnej kontrahenta

Jest to protokół do przyjęcia odpowiedzialności za wydzierżawione kontrahentowi wyposażenie. Protokół można drukować do podpisu podczas zmiany materialnie odpowiedzialnego kontrahenta lub przy przekazywaniu wyposażenia kontrahentowi.

Zestawienie historii wyposażenia

Za pomocą tej opcji użytkownik systemu może sporządzić wydruk historii wybranego wyposażenia. W oknie filtru, należy wskazać wyposażenie, dla którego zostanie sporządzony taki wydruk.

Operacje

Otwieranie i zamykanie miesięcy

Operacja zamknięcia miesiąca, umożliwia jedynie blokadę edycji dokumentów wystawionych w takim miesiącu oraz blokuje możliwość wystawiania nowych dokumentów w zamkniętym miesiącu. Operacja zamknięcia miesiąca jest operacją odwracalną i w dowolnym momencie, po stwierdzeniu nieprawidłowości można ją wycofać.
Zamknięcie miesiąca należy wykonywać zawsze po upewnieniu się, że wszystkie dokumenty obrotu z danego miesiąca zostały wprowadzone do programu. Zamknięcie i otwarcie miesiąca wykonujemy w opcji Operacje → Otwieranie/Zamykanie miesięcy.

Otwieranie i zamykanie lat

Operacja zamknięcia roku podobnie jak zamknięcia miesiąca nie powoduje żadnych obliczeń. Jest to operacja służąca wyłącznie do zablokowania roku do modyfikacji. Operacja zamknięcia roku jest operacją odwracalną i w dowolnym momencie, po stwierdzeniu nieprawidłowości można ją wycofać.
Zamknięcie i otwarcie roku wykonujemy w opcji Operacje → Otwieranie/ Zamykanie lat.

  • Brak etykietek