Wersja 19.0.378

O module

Moduł Handlowo-Magazynowy przeznaczony jest do prowadzenia wielomagazynowej gospodarki towarowej i materiałowej w firmach handlowych, usługowych i produkcyjnych oraz do wspomagania procesów związanych z obsługą sprzedaży i realizacją zakupów. Aplikacja jest w pełni zintegrowana ze wszystkimi modułami systemu Streamsoft Pro/Prestiż.
Moduł jest w pełni zgodny z unijnymi standardami. Wspomaga pracę działu sprzedaży, poprzez korzystanie z rozbudowanego systemu umów, cenników, promocji oraz bieżącą kontrolę należności i zobowiązań. Dane zawarte w systemie Streamsoft Pro/Prestiż mogą być łatwo analizowane z wykorzystaniem aplikacji firmy Microsoft, np. Excel, Access oraz innych, korzystających z mechanizmów ODBC.
Funkcjonalności modułu Handlowo-Magazynowego:

1. Obsługa sprzedaży
   • Oferty i zamówienia – w module można tworzyć oferty, na podstawie których mogą być generowane zamówienia od odbiorców. Zamówienia od odbiorców można również wystawiać niezależnie od oferty, bezpośrednio w module lub za pomocą urządzeń zewnętrznych, np. palmtopów. Zamówienia rezerwują towar na magazynie i wpływają na stan dyspozycyjny.
   • Umowy z kontrahentami – cenniki – moduł posiada rozbudowany mechanizm pozwalający na tworzenie cenników dla kontrahenta lub grupy kontrahentów, na wybrane kartoteki lub grupy kartotekowe. Cenniki można ustalać w oparciu o cenę lub procent rabatu od dowolnej ceny wejściowej oraz powiązać je z ilością zamawianych sztuk towaru. Dodatkowo można skorzystać z funkcji, które umożliwiają wyłączenie zarówno poszczególnych kartotek jak i kontrahentów z umów i promocji.
   • Warunki sprzedaży, limity, blokady – każdemu kontrahentowi można przypisać indywidualne warunki sprzedaży, które określają: rodzaje płatności, ilość dni na termin, sposoby dostawy itp. Ponadto, dla kontrahenta można również ustalić limity kredytowe i blokady sprzedaży. Limity określają m.in.: maksymalną ilość dni na zwrot opakowań, dopuszczalną wartość całkowitego kredytu, maksymalną ilość dni przeterminowania należności.
   • EDI Elektroniczna wymiana dokumentów – standard EDI umożliwia eksport/import dokumentów w formie elektronicznej pomiędzy kontrahentami. W systemie Streamsoft Prestiż obsługiwane są podstawowe formaty EDI takie jak: EDIFACT, ECOD, EC-DIST oraz kolejne wersje dla tych formatów. 
   • Emisja dokumentów sprzedaży – jedną z podstawowych funkcjonalności modułu jest możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży takich jak: faktury VAT, dostawy wewnątrzwspólnotowe, paragony, korekty ilościowo-wartościowe, faktury do paragonów, faktury do dokumentów WZ, faktury VAT do WZ z wielu magazynów. Dla ilościowo-wartościowych dokumentów sprzedaży można wystawiać korekty, w tym korekty wielokrotne. Na dokumentach uwzględniany jest mechanizm płatnika i odbiorcy. Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży system informuje użytkownika o aktualnym stanie rozrachunków z kontrahentem, np. o dokumentach nierozliczonych lub przeterminowanych. Ponadto, kontrolowany jest limit kredytowy klienta oraz jego ogólne warunki sprzedaży.
   • Sprzedaż utracona – w trakcie tworzenia dokumentu sprzedaży lub oferty możliwe jest rejestrowanie informacji o sprzedaży utraconej, wynikającej z braku asortymentu w ofercie lub braku towaru na magazynie. Dzięki temu można łatwo obliczyć jakie byłyby potencjalne zyski firmy, gdyby towar był dostępny w sprzedaży. 
   • Indeksy kontrahentów – w module można zdefiniować, na życzenie klienta, inne odpowiedniki dla nazw i indeksów sprzedawanych towarów oraz umieścić je na wydruku.
   • Wzorce dokumentów – w każdej firmie są dokumenty, które wystawia się cyklicznie. Dlatego moduł Handlowo-Magazynowy umożliwia wcześniejsze przygotowanie wzorców i automatyczne generowanie dokumentów na ich podstawie.
   • Inne: List przewozowy, Kompletacja towarów, Gratisy.
2. Obsługa zakupów
   • Zamówienia do dostawców – moduł umożliwia ręczne lub automatyczne obliczanie ilości zamawianej, według wielu różnych algorytmów.
   • Emisja dokumentów zakupu – przyjęcia towarów na stan magazynowy realizowane są bezpośrednio z dokumentów takich jak: faktura VAT nabycie wewnątrzwspólnotowe, faktura wewnętrzna dla potrzeb nabycia wewnątrzwspólnotowego, paragon, faktura VAT RR itp. lub na podstawie dokumentów ilościowych, uzupełnianych fakturami VAT, np. fakturą do PZ, fakturą do PZ - nabycie wewnątrzwspólnotowe, przyjęciem zakupu do dokumentów PZ z wielu magazynów. Ponadto, możliwe jest wystawianie wielokrotnych korekt ilościowo-wartościowych dokumentów zakupu.
   • Zakupy w krajach UE i poza nimi – moduł Handlowo-Magazynowy zapewnia rejestrowanie dostaw i nabyć wewnątrzwspólnotowych wraz z możliwością generowania deklaracji VAT-UE oraz Intrastat dla przywozu i wywozu. W przypadku dokonania zakupów w krajach spoza UE, możliwe jest wprowadzenie zakupu importowego oraz obliczenie ceny zakupu w PLN z automatycznym udziałowym wliczeniem w cenę towaru transportu do i od granicy.
3. Obsługa magazynów

• Stany magazynowe – moduł umożliwia pełną kontrolę stanów i obrotów na wszystkich utworzonych magazynach, zarówno w układzie ilościowym jak i ilościowo-wartościowym. Dla poszczególnych dostaw kartoteki można wskazać jej miejsce składowania, np. hala, regał, półka.
• Inwentaryzacja – inwentaryzację można przeprowadzić na dowolny dzień, według miejsc składowania towaru lub po numerach seryjnych. W celu usprawnienia i przyspieszenia inwentaryzacji można zastosować urządzenia zewnętrzne podczas jej przeprowadzania, np. kolektory danych.
• Emisja dokumentów magazynowych – w module można wystawiać dokumenty magazynowe takie jak: przerzuty międzymagazynowe (MM), rozchody wewnętrzne (RW), przyjęcia wewnętrzne (PW), wydania na zewnątrz (WZ), przyjęcia z zewnątrz (PZ).
• Obsługa opakowań – moduł Handlowo-Magazynowy wspomaga działania związane z rozliczaniem opakowań zbiorczych i kaucjonowanych. Umożliwia rejestrowanie przyjętych i wydanych opakowań, wystawianie odpowiednich dokumentów oraz kontrolę opakowań nierozliczonych. 
• Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – moduł współpracuje z urządzeniami zewnętrznymi takimi jak: drukarki fiskalne (POSNET, ELZAB), kolektory danych, urządzenia typu PDA, wagi elektroniczne, drukarki kodów kreskowych, czytniki kodów kreskowych. 
• Współpraca z aplikacją mobilną PRESELL – połączenie z mobilnym systemem PRESELL, bazującym na urządzeniach palmtop oraz nowoczesnych technologiach przesyłanie danych GSM, w znacznym stopniu wspiera pracę akwizytorów oraz vansellerów. 
• Kontrola rozrachunków – integracja modułu Handlowo-Magazynowego z modułem Rozrachunki zapewnia:
• kontrolę zobowiązań i należności przedsiębiorstwa (dla kontrahentów, właścicieli, pracowników) z możliwością wystawiania kompensat, wezwań do zapłaty, not odsetkowych, różnic kursowych,
• prowadzenie kas i banków, generowanie raportów kasowych,
• ewidencję, wydruk lub nadruk przelewów oraz dowodów wpłaty,
• przelewy do ZUS i Urzędów Skarbowych.
• Zestawienia, raporty, analizy – w module dostępnych jest wiele gotowych zestawień i analiz. Ponadto, użytkownik może tworzyć własne zestawienia lub formularze w module Raporty i formularze, który jest w pełni zintegrowany z modułem Handlowo-Magazynowym.

Konfiguracja - opis parametrów

Kontrahent

Ogólne

• Obsługa obszarów handlowych – obszar handlowy pozwala na podział kontrahentów pod kątem obsługi handlowej np. na obszary, do których udają się przedstawiciele handlowi.
• Obsługa obszarów logistycznych – obszar logistyczny pozwala na podział kontrahentów według kodów pocztowych.
• Powiązanie kierowcy:
  • Z Kontrahentem – powiązanie oznacza, że dany kierowca jest przypisany do przewożenia towarów dla określonych kontrahentów,
  • Z obszarem logistycznym – powiązanie oznacza, że dany kierowca przewozi towary do wybranych obszarów logistycznych. Wartość dostępna po aktywowaniu obsługi obszarów logistycznych.
• Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań – wartość ustawiona domyślnie na 60 dni.
• Włącz obsługę sprawdzania statusu „Czynnego podatnika VAT" – po ustawieniu parametru na TAK użytkownik będzie miał możliwość sprawdzania statusu VAT kontrahentów
• Sprawdzanie statusu „Czynnego podatnika VAT" w: – parametr może przyjąć dwie wartości:
  • Krajowa Administracja Skarbowa – Wykazu podatników VAT;
  • Ministerstwo Finansów – Portal Podatkowy.
• Co ile dni sprawdzać status "Czynnego podatnika VAT" - określa interwał czasowy, w którym sprawdzany jest status kontrahenta na stronie MF/VIES. Informacja o statusie zapisywana jest w bazie danych, w historii kontrahenta (Dane kontrahenta - zakładka 2 Inne - sekcja Konto bankowe - Pokaż historię sprawdzeń). Parametr domyślnie ustawiony jest na wartość 7.
  • Parametry dotyczące weryfikacji statusu VAT kontrahenta dla dokumentów:
• Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży /zakupu wyświetlać status VAT kontrahenta
• Podczas wystawiania dokumentów WZ wyświetlać status VAT kontrahenta
• Podczas wystawiania dokumentów PZ wyświetlać status VAT kontrahenta
• Podczas wystawiania zamówień do dostawców wyświetlać status VAT kontrahenta mogą przyjąć jedną z wartości:
  • Nie – Komunikaty nie będą się pojawiały.
  • Tylko przy odczycie w MF/VIES – Komunikat pojawi się po sprawdzeniu statusu na stronie MF/VIES. Status jest sprawdzany co ilość dni określona w parametrze Ustawienia – Kontrahent – Ogólne – Co ile dni sprawdzać status „Czynnego podatnika VAT"
  • Zawsze – Komunikat pojawi się zawsze przy wystawianiu dokumentu. Jeśli nie minął okres Co ile dni sprawdzać status „Czynnego podatnika VAT" to pojawi się komunikat ze statusem zapisanym w bazie danych w historii kontrahenta.
  • Zawsze gdy status inny niż „czynny/ważny" – Komunikat pojawi się zawsze przy wystawianiu dokumentu jeżeli status VAT kontrahenta jest inny niż Czynny/Ważny. Jeśli nie minął okres Co ile dni sprawdzać status „Czynnego podatnika VAT" to pojawi się komunikat ze statusem zapisanym w bazie danych w historii kontrahenta. W przypadku gdy status będzie: Niezarejestrowany, Zwolniony (MF) lub Nieważny (VIES), zamiast komunikatu pojawi się informacja z możliwością anulowania wystawiania dokumentu na tym etapie.

Widok

• Sposób wyświetlania drzewa grup – drzewo grup może być wyświetlane według następujących słów kluczowych: kod i nazwa, kod, nazwa.
• Ilość dni do analizy obrotów na oknie statusu (1) – opcja domyślnie ustawiona jest na wartość 7 dni. Umożliwia ona analizę sprzedaży i zakupu danego kontrahenta (dostawcy lub odbiorcy) w zadanym okresie czasu.
• Ilość dni do analizy obrotów na oknie statusu (2) – j.w. w okresie miesięcznym.
• Ilość dni do analizy obrotów na oknie statusu (3) – j.w. w okresie rocznym.

Wpisana w Konfiguracji liczba dni, wyświetlać się będzie w oknie Status kontrahenta, w  zakładce Zestawienia:

Okno Status kontrahenta dostępne jest w menu Słowniki → Kontrahenci → kombinacja klawiszy <Ctrl+Spacja> lub prawy klawisz myszki → Status kontrahenta.

Wartości domyślne

Wprowadzone dane w poniższych parametrach będą podstawiane na zakładkach Podstawowe i Warunki sprzedaży podczas zakładaniu nowego kontrahenta. Użytkownik nie musi ustawiać warunków sprzedaży, gdy dla większości kontrahentów są one identyczne. Wystarczy wówczas określić odpowiednio warunki w opcji Słowniki → Definicje dokumentów. Wtedy, tylko dla nielicznych kontrahentów wprowadzamy inne dane bezpośrednio podczas zakładania kontrahenta. Dane kontrahenta mają zawsze większy priorytet od danych z definicji dokumentów.

• Miejscowość – jest podpowiadana podczas wprowadzania danych kontrahenta na zakładce Podstawowe w następujące pola: miejscowość, powiat, poczta, gmina.
• Województwo – jest podpowiadane tylko dla pola Województwo na zakładce Podstawowe.
• Liczba dni na termin płatności – parametr ustawiony domyślnie na 14 dni.
• Cena sprzedaży – podczas zakładania nowego kontrahenta opcja może podpowiadać sprzedaż po Cenie detalicznej lub Cenie hurtowej.
• Sposób płatności – opcja pozwala ustawić jeden z trzech sposobów płatności jako domyślny: Gotówka, Karta Kredytowa lub Przelew.
• Sposób naliczania odsetek – użytkownik może określić z wyprzedzeniem wartość pola jako odsetki: Ustawowe lub Podatkowe.
• Dopuszczalna wartość całkowitego kredytu – parametr może przyjąć wartość: Bez limitu lub określać dopuszczaną przez użytkownika wartość kredytu.
• Dopuszczalna wartość dokumentu kredytowego – określa maksymalną wartość pojedynczego dokumentu kredytowego.
• Maksymalna ilość dokumentów kredytowych – opcja określa ile maksymalnie możemy wystawić dokumentów kredytowych na kontrahenta.
• Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych – opcja umożliwia wprowadzenie maksymalną ilość wystawianych dokumentów przeterminowanych.
• Maksymalna ilość dni przeterminowania należności – parametr domyślnie przyjmuje wartość 7 dni.
• Dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu – określa jaka może być dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu. Powyżej tej wartości dla kontrahenta nie można wystawiać dokumentów związanych z zakupem towarów. System poinformuje o tym za pomocą odpowiedniego komunikatu.
• Ilość dni na zwrot opakowań – domyślnie parametr ten jest nieokreślony, co powoduje, że program bierze pod uwagę wartość wprowadzoną w polu Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań (parametr w konfiguracji: Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne). Opcję Ilość dni na zwrot opakowań można również modyfikować poprzez grupowe ustawienia danych kontrahentów.

Ustawienia limitów są widoczne na zakładce Limity, Blokady (Słowniki → Kontrahenci → Popraw<F5>) w oknie Kontrahent. Użytkownik nie musi ich wypełniać w przypadku, gdy, dla większości kontrahentów nie będzie stosować limitów.

Jeśli przekroczone zostaną limity kredytowe, to podczas próby wystawienia dokumentów kredytowych, system wyświetla komunikat, w którym informuje, że wystawianie tych dokumentów zostało zablokowane. Dla kontrahenta, który przekroczył limity można wystawiać dokumenty wtedy, gdy zapłacono gotówką za towar.

• Typ kontrahenta – w zależności od rodzaju kontrahentów z jakimi najczęściej współpracujemy, możemy ustawić typ kontrahenta jako: Działalność, Nieprowadzący dział. lub Inne.
• Cykliczność odwiedzin (liczba dni) – użytkownik może w tym miejscu zdefiniować wymaganą częstotliwość odwiedzin kontrahenta.
• Przedstawiciel handlowy – wpisany w tym polu przedstawiciel handlowy, będzie domyślnie wybierany jako przedstawiciel obsługujący dla nowych kontrahentów w bazie (na zakładce Warunki sprzedaży).
• Sposób obsługi dokumentu podczas wydruku – opcja dostępna jest po włączeniu parametru: Obsługa przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Wydruki oraz ustawieniu odpowiednich parametrów dla katalogu oraz pliku w opcji Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie). Opcja ta umożliwia wybór sposobu obsługi dokumentu dla elektronicznej wymiany dokumentów pomiędzy kontrahentami. Dostępne opcje:
  • Brak obsługi (tylko wydruk),
  • Tylko zapis na dysku,
  • Zapis na dysku i wydruk,
  • Zapis na dysku i wysłanie e-maila,
  • Zapis na dysku, wydruk i wysłanie e-maila,
  • Wysłanie e-maila.

Edycja

• Zakres automatycznej numeracji oddzielny dla każdego stanowiska – włączenie opcji pozwoli na ustalanie oddzielnej numeracji kontrahentów dla każdego ze stanowisk.
• Zakres automatycznej numeracji kontrahentów (dla firmy) Od/Do – umożliwia ustawienie zakresu nadawanych numerów kontrahentów oddzielnie dla każdej firmy.
• Zakres automatycznej numeracji kontrahentów (dla stanowiska) Od/Do – umożliwia ustawienie zakresu nadawanych numerów kontrahentów oddzielnie dla każdego stanowiska.
• Wymuś dane teleadresowe kontrahenta – jeśli opcja Wymuś dane teleadresowe kontrahenta jest włączona, to podczas edycji danych kontrahenta, wymagane do uzupełnienia stają się pola z zakładki Podstawowe: Miejscowość, Kod, Poczta, Ulica.

W Edycji kontrahenta można wprowadzić warunki, na podstawie których system będzie sprawdzał, czy można dla danego kontrahenta włączyć status Kontrahent handlowy:

• Zezwalaj na ustawienie statusu „Kontrahent handlowy" gdy:
• wypełniono dane teleadresowe,
• wypełniono dane o działalności,
• wypełniono ankietę.
• Ankieta zezwalająca na ustawienie statusu „Kontrahent handlowy" – w tym miejscu należy wprowadzić ankietę, wymaganą w przypadku zaznaczenia warunku: Wypełniono ankietę.

W konfiguracji systemu można również włączyć niezerowe limity dla danego kontrahenta, które będzie można wprowadzić podczas edycji kontrahenta, gdy spełniony zostanie określony warunek lub warunki.

• Limity, na które możemy pozwolić:
  • Dopuszczalna wartość całkowitego kredytu,
  • Dopuszczalna wartość dokumentu kredytowego,
  • Maksymalna ilość dokumentów kredytowych,
  • Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych,
  • Maksymalna ilość dni przeterminowania należności,
  • Dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu.

Pod warunkiem, że:

• • Wypełniono dane teleadresowe,
  • Wypełniono dane o działalności,
  • Wypełniono ankietę.
• Ankieta zezwalająca na limity – w tym polu należy wprowadzić ankietę, wymaganą w przypadku zaznaczenia warunku: Wypełniono ankietę.
• Zablokuj ręczne wprowadzanie numeru kontrahenta – operator systemu ma możliwość zablokowania ręcznego wprowadzania numeru kontrahenta. W takim przypadku system będzie automatycznie nadawał numer.
• Procedura definiowana uruchamiana po edycji kontrahenta – w miejscu tym użytkownik może wybrać procedurę definiowaną, która uruchamiana jest przy dodawaniu, edycji oraz usuwaniu kontrahenta.
• Możliwość wprowadzenia uwag kontrahenta jako RTF – gdy parametr jest włączony, to w oknie edycyjnym kontrahenta można zdefiniować uwagi kontrahenta jako RTF, a na oknie z tabelą kontrahentów w szczegółach uwagi będą wyświetlane jako RTF.

Nie ma możliwości skopiowania uwag RTF z pliku PDF. Domyślna wartość powyższego parametru, to Nie. Po sformatowaniu uwag i kliknięciu na ikonę Tekst sformatowany (w prawym dolnym rogu), wprowadzony tekst zostanie zmieniony na prosty. Po kolejnym wybraniu tej ikony możliwe będzie formatowanie, ale wcześniejsze formatowanie nie zostanie przywrócone – należy na nowo sformatować uwagi.

Prawa

• Rodzaj grupy kontrahentów do określania praw – opcja ta pozwala wybrać rodzaj grupy kontrahentów, do których, w module Administratora, określane będą prawa.

Zestawienia

• Zestawienie niezwróconych opakowań do zafakturowania - kontrahent jako – parametr dostępny poprzez logowanie serwisowe. Zależnie od wskazanej wartości tego parametru, podczas korzystania z opcji Zestawienie niezwróconych opakowań do zafakturowania (menu Zestawienia → Opakowania), uzyskamy wyniki dotyczące Odbiorców bądź Nabywców.

Kartoteki magazynowe

Ogólne

• Obsługa numerów seryjnych – zaznaczenie tej opcji umożliwi wprowadzanie na stan, przeglądanie oraz wydawanie towarów ze specyfikacją numerów seryjnych (unikalne numery przypisane każdemu egzemplarzowi towaru). Ruch dokumentowy wybranego numeru seryjnego można prześledzić za pomocą zestawienia Rejestr numeru seryjnego dostępnego w opcji menu głównego Zestawienia → Inne.

Sposób, w jaki będziemy kontrolować numery seryjne, należy ustawić podczas zakładania kartotek magazynowych na zakładce Edycja dok.:

• • Nie – brak możliwości podania numerów seryjnych na dokumentach przychodu i rozchodu,
  • Wymuś – sposób wymuszający podanie takiej ilości numerów seryjnych na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu,
  • Na życzenie – sposób niewymuszający podania takiej ilości numerów seryjnych na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu (podczas dodawania pozycji dokumentu pojawi się dodatkowa opcja Pokaż numery seryjne).

Wprowadzanie towaru z podaniem numerów seryjnych prześledzimy na podstawie zakupu z faktury VAT.

Podczas dodawania pozycji dokumentu dla towaru, który posiada zaznaczoną opcję obsługi numerów seryjnych, możemy wprowadzić listy numerów. Jeśli w konfiguracji zaznaczony został parametr Wymuś, to program automatycznie wyświetli okno umożliwiające wprowadzenie listy (w przypadku ustawienia obsługi numerów seryjnych w sposób Na życzenie, konieczne będzie wybranie opcji Pokaż numery seryjne).

Jeśli nie zaznaczymy tej opcji, wówczas okno dla listy numerów seryjnych należy wywołać kombinacją klawiszy <Ctrl+S> lub w menu kontekstowym (prawy klawisz myszki) wybrać opcję Numery seryjne.
Gdy do wprowadzania numerów seryjnych użyjemy klawiaturowego czytnika kodów kreskowych, to pozycja zostanie wpisana na listę automatycznie po przeczytaniu kodu numeru seryjnego czytnikiem. Jeśli numery wprowadzamy ręcznie, wówczas po wpisaniu numeru w pole edycyjne, dopisujemy go do listy poprzez klawisz zatwierdzający <Enter> lub poprzez przycisk <Dodaj>.
Gdy partia towaru zawiera wiele kolejnych numerów seryjnych, to używamy do ich wprowadzenia przycisku ..Numery z podanego przedziału zostaną dodane automatycznie:

 

Jeśli numer zostanie przypisany, to użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie za pomocą odpowiedniego komunikatu. Jeśli dopasowanie numeru seryjnego nie będzie możliwe system wyświetli odpowiedni komunikat.

• Użycie generatora numerów seryjnych – opcja jest dostępna dla posiadaczy licencji na moduł Zarządzanie Produkcją.
• Procedura definiowana do generatora numerów seryjnych – opcja jest dostępna dla posiadaczy licencji na moduł Zarządzanie Produkcją.
• Obsługa miejsc składowania – ustawienie tego parametru na wartość Tak, spowoduje, że w menu Słowniki dostępne będą Miejsca składowania dla magazynów, w których zdefiniować można kolejne miejsca składowania.
• Obsługa terminów ważności – zaznaczenie tej opcji umożliwia definiowanie Sposobu obsługi terminów ważności na zakładce Inne dla zakładanej kartoteki, a także powoduje wyświetlenie, w pasku narzędziowym okna Stany magazynowe, ikony Filtr po terminie ważności <Alt+F7> .
• Obsługa numerów dostaw – opcję należy włączyć w Konfiguracji systemu, a następnie zaznaczyć dla danej kartoteki w zakładce Edycja dok. jeden ze sposobów obsługi: Nie, Wymuś lub Na życzenie.

Opcja dostępna będzie podczas wystawiania dokumentów zakupowych w oknie Dane pozycji dokumentu w zakładce Dostawa:

• Sposób nadawania numerów dostaw (Dotyczy tylko modułu HM) – opcja dostępna jest po aktywacji Obsługi numerów dostaw. Może przyjmować następujące wartości:
• Ręcznie – numery dostaw są wpisywane przez operatora,
• Wg definicji dokumentu – numery dostaw są generowane według parametru definicji dokumentu przychodowego Auto. generowanie nr dostawy/partii (menu Słowniki → Definicje dokumentów → dokument przychodu → Popraw <F5> → zakładka Dodatkowe),
• Za pomocą procedury z definicji magazynu – numer dostawy jest generowany za pomocą procedury wybieranej w słowniku magazynu (menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Magazyny → Popraw <F5> → zakładka Inne → Proc. do automatycznego nadawania nr dostaw dla dok. przychodowych).

• Sprawdzaj unikalność numerów seryjnych na poziomie bazy – włączenie opcji spowoduje, że podczas dodawania numerów seryjnych dla pozycji, sprawdzana będzie unikalność wprowadzonego numeru na poziomie całej bazy danych. Jeśli wprowadzony numer seryjny będzie już przypisany do dowolnej kartoteki w bazie, to użytkownik zostanie o tym poinformowany za pomocą odpowiedniego komunikatu. Po wybraniu przycisku <OK>, możemy zapisać dany numer w wybranej postaci, lub wprowadzić inny numer seryjny.

Opcja jest dostępna po aktywacji Obsługi numerów seryjnych.

• Obsługa zamienników – zaznaczenie tej opcji w Konfiguracji uruchamia mechanizm pozwalający na wprowadzanie zamienników. Zamienniki wprowadza się na zakładce Zamienniki w oknie edycji kartoteki.
• Podczas dodawania pozycji automatycznie pokaż zamienniki – gdy opcja ta jest aktywna, to podczas dodawania pozycji na dokument, system będzie automatycznie wyświetlał listę zamienników dla tych kartotek, na których stan wynosi 0.
• Obsługa numerów katalogowych – po zaznaczeniu tej opcji, w programie będzie możliwa obsługa numerów katalogowych. Na oknie edycji danych kartoteki, pojawi się zakładka: Nr katalogowe.
• Znaki pomijane przy szukaniu numerów katalogowych – w tym miejscu wypisujemy znaki, które użytkownik będzie mógł pomijać, podczas wpisywania numeru katalogowego w opcji wyszukiwania kartotek po numerach katalogowych.
• Numery katalogowe – Szukaj zawierających podany nr – pozwala wyszukiwać kartoteki magazynowe posiadające numery zawierające konkretny ciąg liczb.
• Rodzaj współczynnika – można ustawić w Konfiguracji jeden ze współczynników: rotacji, zalegania lub ich brak. Wybrany współczynnik będzie widoczny w  kartotekach magazynowych na zakładce Inne (Próg od którego wsp. rotacji/zalegania ustawiany jest jako wysoki) oraz w Zestawieniach → Inne → Naliczanie współczynnika zalegania/rotacji,
• Obsługa cen konkurencji – zaznaczenie tej opcji w konfiguracji spowoduje, że na kartotece pojawi się dodatkowa zakładka o nazwie Ceny konkurencji. W tej zakładce użytkownik systemu będzie mógł wpisać ceny innych kontrahentów (konkurencji) dla danej kartoteki.
• Obsługa kartotek powiązanych – zaznaczenie tej opcji w konfiguracji spowoduje, że na oknie edycyjnym kartoteki pojawi się dodatkowa zakładka o nazwie Kartoteki powiązane. Dzięki temu użytkownik systemu będzie mógł powiązać daną kartotekę z innymi kartotekami (towarowymi i usługowymi), np. w celu łącznej sprzedaży. Istnieje możliwość grupowego dodania kartotek powiązanych za pomocą opcji dostępnej w menu kontekstowym okien Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych → Podstawowe → Operacje grupowe →Grupowe ustawienie danych → zakładka 7 Inne.
• Obsługa cen minimalnych – opcja umożliwia zdefiniowanie cen minimalnych dla danej kartoteki. Nie będzie możliwa sprzedaż poniżej tej ceny.
• Użytkownik dla którego będzie generowane zdarzenie CRM dla kartoteki – opcja dotyczy kartotek, dla których zaznaczono funkcję Generuj zdarzenie CRM przy sprzedaży tej kartoteki (edycja kartoteki → zakładka: Inne). Nowe zdarzenie może zostać dodane dla operatora, operatora prowadzącego lub przedstawiciela handlowego.
• Rodzaj zdarzenia CRM – spośród zdarzeń zdefiniowanych w module CRM wybieramy jedno, które będzie zakładane w przypadku opisanym powyżej.
• Obsługa minimalnej ceny sprzedaży dostaw – po włączeniu parametru, na pozycji dokumentu przychodu na zakładce Dostawa, dostępne będą dwa dodatkowe pola: Minimalna cena sprzedaży oraz Kontroluj cenę na dostawie. Jeżeli zostanie zaznaczona kontrola na danej dostawie, to  podczas rozchodu danej dostawy będzie sprawdzana cena sprzedaży. Jeżeli cena będzie mniejsza od ceny minimalnej na dostawie – system poinformuje użytkownika odpowiednim komunikatem i nie pozwoli dodać pozycji.

• Rozszerzona obsługa blokad – włączenie opcji spowoduje dodanie na oknie edycyjnym kartoteki, na zakładce Blokady, aktywność, dodatkowych parametrów:
  • Blokady przychodów na dokumentach:
    • magazynowych,
    • zakupu,
    • sprzedaży (dotyczy zwrotów),
    • zakupu na magazynie,
    • sprzedaży na magazynie (dotyczy zwrotów),
  • Blokady rozchodów na dokumentach:
    • magazynowych,
    • zakupu,
    • sprzedaży (dotyczy zwrotów),
    • zakupu na magazynie,
    • sprzedaży na magazynie (dotyczy zwrotów).
• Nie blokuj kartoteki podczas edycji – parametr umożliwia wyłączenie blokowania kartoteki podczas jej edycji w spisie kartotek. Ma to na celu umożliwianie wystawiania dokumentów dla kartotek, które są aktualnie poprawiane.

Widok

• Sposób wyświetlania drzewa grup – opcja ta umożliwia zmianę sposobu wyświetlania Drzewa grup. Wyróżniamy trzy sposoby:
  • Kod i Nazwa – równocześnie wyświetlana jest nazwa i kod grup kartotekowych:

• • Nazwa – wyświetlana jest tylko nazwa grup kartotekowych:

• • Kod – wyświetlane są wyłącznie kody, poszczególnych grup kartotekowych:

• Dostosuj zdjęcie do rozmiarów okna – opcja umożliwia dopasowanie zdjęcia do wielkości okna, w którym będzie ono wyświetlane.
• Pokaż kartoteki nieaktywne na magazynie – użytkownik może oglądać spis nieaktywnych kartotek magazynowych, czyli np. takich towarów, których nie mamy już  w sprzedaży itp.
• Sposób wyświetlania poziomu współczynnika rotacji – w systemie są cztery sposoby wyświetlania współczynnika rotacji w oknie Stany magazynowe: Opisowo, Ikona dla stanu „Niski", Ikona dla stanu „Wysoki", Ikona dla obu stanów. Aby zobaczyć każdy ze sposobów wyświetlania należy do siatki danych wprowadzić kolumnę Rotacja – poziom (znajduje się ona w menu pod prawym przyciskiem myszki Widok → Kolumny w tabeli).
• Opisowo: słownie Niski/Wysoki,
• Ikona dla stanu „Niski":

• Ikona dla stanu „Wysoki":

• Ikona dla obu stanów – w oknie ze spisem kartotek wyświetlają się równocześnie ikony informujące o wysokich i niskich stanach kartoteki (zalegania lub rotacji).
• Sposób szukania numerów katalogowych – szukanie numerów katalogowych może odbywać się na dwa sposoby: Szukanie na aktualnym oknie lub Na nowym oknie z filtrem na numer katalogu.
• Ilość dni do analizy obrotów na oknie statusu – opcja umożliwia analizę sprzedaży i zakupu danej kartoteki w zadanym okresie czasu (np. tygodniowym, miesięcznym i rocznym).

Wpisana w Konfiguracji liczba dni, wyświetlać się będzie w oknie Status kartoteki, w  zakładce Zestawienia:


Okno Status kartoteki dostępne jest poprzez opcje:

• Słowniki → Spis kartotek magazynowych (prawy klawisz myszki lub kombinacja <Ctrl+Spacja>),
• Magazyn → Stany magazynowe (prawy klawisz myszki lub kombinacja <Ctrl+Spacja>).
• Pokaż prognozowaną marżę w dostawach – zaznaczenie tej opcji umożliwia wyświetlanie marży w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaży. Kolumna z wartością marży widoczna jest także w oknie Stany magazynowe, na zakładce w szczegółach: Dostawy, kolumna Marża p.
• Prognoza marży dla miejsca sprzedaży z kontekstu – parametr dostępny poprzez logowanie serwisowe. Opcja ta umożliwia wskazanie, aby prognoza marży i narzutu w dostawach, była generowana na podstawie ceny sprzedaży zapisanej w miejscu sprzedaży, określonym w kontekście pracy operatora.
• Stany na wszystkich magazynach tylko dla uprawnionych – po zaznaczeniu tej opcji, zakładka w szczegółach: Stan na wszystkich magazynach, znajdująca się w oknie Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych, zostanie zmieniona na Stan na dostępnych magazynach i zawierać będzie tylko stany z magazynów, do których operator ma prawo – z wyjątkiem sytuacji, kiedy operator ma prawo do wszystkich magazynów. Analogicznie zmiany nastąpią w zestawieniu Pokaż stan na wszystkich magazynach.
• Według jakiego stanu sygnalizować przekroczenie zapasów – parametr ten jest ściśle powiązany z funkcjonalnością dotyczącą przekroczenia zapasów (okno Stan magazynowy, Spis wszystkich kartotek). W ramach tego parametru należy określić za pomocą jakiego stanu system będzie sygnalizował przekroczenie zapasów. Możliwe stany do wyboru: Aktualny, Dyspozycyjny, Przewidywany. Jeśli użytkownik nie zaznaczy wybranego stanu, to system domyślnie będzie sygnalizował przekroczenie zapasów według stanu aktualnego.
• Cechy pozycji dokumentu wyświetlane na zakładce Dostawy – wybrane w tym miejscu cechy pozycji dokumentów będą wyświetlane w oknie Stanów magazynowych na zakładce Dostawy (w sekcji szczegółów).
• Cechy pozycji dokumentu źródłowego wyświetlane na zakładce Dostawy oraz w oknie dostaw pozycji – zaznaczone w tym miejscu cechy pozycji dokumentów źródłowych będą wyświetlane w oknie Stanów magazynowych na zakładce Dostawy (w sekcji szczegółów).
• Dostępny widok stanów magazynowych według dostaw – włączenie opcji umożliwia wybranie na oknie edycji dokumentu rozchodowego, parametru w menu podręcznym Sposób dodawania pozycji → Pokazuj kartoteki według dostaw. W przypadku zaznaczenia opcji Pokazuj kartoteki według dostaw, podczas dodawania nowych pozycji do dokumentu, wywoływany jest Spis kartotek według dostaw, a następnie pobierana jest kartoteka do rozchodu.
• Pokazuj ostatnią datę sprzedaży na oknie edycyjnym kartoteki - zakładka ceny – włączenie opcji spowoduje, że podczas edycji kartoteki, na zakładce Ceny, dostępna będzie ostatnia data ostatniego dokumentu sprzedaży.
• Wyliczaj automatycznie sumy stanów w oknie edycyjnym kartoteki - zakładka stany – opcja domyślnie jest ustawiona na wartość Tak. Po przestawieniu jej na wartość Nie, sumy w zakładce Stany, przy podglądzie danych kartoteki, nie będą wyliczane, natomiast widoczny będzie przycisk Wylicz sumy, który po kliknięciu, uaktualni wszystkie dane na tej zakładce.
• Pokazuj kolumnę „Ident. kart." Kartoteki – parametr umożliwia wyłączenie kolumny Ident. kart. na oknach spisu kartotek magazynowych. Parametr domyślnie jest włączony.
• Cechy dostawy wyświetlane w oknie wyboru dostaw realizacji zamówienia - po zaznaczeniu wybranych cech, podczas realizacji zamówienia poprzez opcję dostępną w menu podręcznym „Podstawowe → Realizacja zamówienia wg numerów dostaw" lub poprzez skrót klawiszowy Ctrl+ALT+D wybrane cechy dostawy zostaną wyświetlone w oknie wyboru dostawy.

Wartości domyślne

• Stawka VAT – ustawiamy, która stawka VAT zostanie wybrana jako domyślna i nie trzeba będzie jej za każdym razem definiować.
• Jednostka miary – spośród zdefiniowanych jednostek wybieramy tę, która będzie domyślna, czyli podpowiadana przez system podczas wprowadzania kartoteki.
• Domyślna ilość dni przez które kartoteka posiada status „Nowość" – opcja ta pozwala na określenie przez ile dni nowo przyjęty na magazyn towar będzie traktowany jako Nowość, aby wszyscy operatorzy systemu mogli się z nim zapoznać. Wartość ta wpisana w Konfiguracji będzie widoczna w kartotekach magazynowych w zakładce Inne.
• Domyślnie podlega deklaracji Intrastat – zaznaczenie opcji powoduje, że nowa kartoteka będzie domyślnie podlegała deklaracji Intrastat.
• Obsługa numerów seryjnych – Podczas dodawania kartoteki ustaw na wartość – użytkownik ma do wyboru:
• Brak – brak możliwości podania numerów seryjnych na dokumentach przychodu i rozchodu,
• Na życzenie – sposób nie wymuszający podania takiej ilości numerów seryjnych na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu (podczas dodawania pozycji dokumentu pojawi się dodatkowa opcja Pokaż numery seryjne),
• Wymuszona – sposób wymuszający podanie takiej ilości numerów seryjnych na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu.
• Obsługa miejsc składowania – Podczas dodawania kartoteki ustaw na wartość – wartość wybrana w tej opcji jest podpowiadana podczas wprowadzania nowej kartoteki, na zakładce Inne w polu Spos. obs. miejsc składowania.
• Obsługa terminów ważności – Podczas dodawania kartoteki ustaw na wartość – opcja ta pełni rolę wartości domyślnych przy dodawaniu nowej kartoteki. Użytkownik może wybrać wartość: Brak, Na życzenie lub Wymuszona, która będzie się podpowiadać na oknie edycji kartoteki, na zakładce Inne (pole Spos. obs. terminów ważności).
• Obsługa numerów dostaw – Podczas dodawania kartoteki ustaw na wartość – wartość wybrana w tej opcji jest podpowiadana podczas wprowadzania nowej kartoteki, na zakładce Inne w polu Spos. obs. numerów dostaw.

Edycja

• Format indeksu – zalecane jest ustawienie formatu indeksu, ponieważ daje to kontrolę nad poprawnością wprowadzonych indeksów.

Oznaczenia:

• L – oznacza, że w danym miejscu wymagana jest litera,
• 0 – oznacza, że w danym miejscu wymagana jest cyfra. Każdy inny znak oprócz znaków: !<>\IaaCc9#:>>;_ spowoduje wstawienie automatycznie danego znaku.

Można skorzystać z podpowiadania gotowych formatów (np. Jedna litera – dwie cyfry) jak również zdefiniować własny format np. 0000000 (wymuszenie wprowadzania 8-cyfrowego indeksu).

• Maksymalna długość indeksu – program dopuszcza indeksy składające się maksymalnie z 40 znaków. Parametr ustawiony jest domyślnie na wartość 25 znaków.
• Podpowiadaj kolejny indeks dla nowych kartotek – zadaniem tej opcji jest podpowiadanie indeksów podczas wprowadzania nowych kartotek. Znacznie przyspiesza to pracę z systemem.
• Możliwość zmiany indeksu przez uprawnionych – opcja ta pozwala na zmianę lub poprawienie indeksu tylko osobom, którym nadano w systemie takie prawo (w module Administratora).
• Automatycznie ustaw podstawę wyliczania ceny – zaznaczenie tej opcji umożliwia automatyczne ustawianie podstawy wyliczania ceny.
• Wylicz ostatnią cenę zakupu w zł. z ostatniej ceny zakupu w walucie obcej – parametr dostępny poprzez logowanie serwisowe.
• Kurs według którego zostanie wyliczona cena – parametr dostępny poprzez logowanie serwisowe. Parametr domyślnie ustawiony na wartość: Sprzedaży.
• Tabela z której będzie pobierany kurs według którego zostanie wyliczona cena – parametr dostępny poprzez logowanie serwisowe. Opcja umożliwia wybór tabeli, z której będzie pobierany kurs, z tabel zdefiniowanych w słowniku: Tabele kursowe.
• Sposób kontroli PKWiU dla stawek VAT różnych od podstawowej – użytkownik może tę opcję ustawić w systemie na trzy sposoby: Bez kontroli, Ostrzegać (system wyśle ostrzegawczy komunikat), Wymagać.
• Automatycznie wylicz ostatnią datę pojawienia się stanu zerowego – parametr dostępny poprzez logowanie serwisowe.
• Pierwsza cyfra z indeksu jako grupa do ustalania kolejnego indeksu – opcja pozwala traktować pierwszy znak indeksu (będący cyfrą) jako grupę w obrębie której szukany jest kolejny indeks.
• Kolejność pobierania zdjęć – parametr ten może przyjąć jedną z czterech wartości: Tylko z bazy danych, Tylko z katalogu, Najpierw z bazy danych, potem z katalogu (jest to wartość domyślna), Najpierw z katalogu, potem z bazy danych.
• Ścieżka do katalogu ze zdjęciami – należy wprowadzić ścieżkę dostępu do katalogu, w którym przechowywane są zdjęcia z kartotek. Na oknie edycyjnym kartoteki, w zakładce Zdjęcia, po włączeniu tej opcji pojawi się przycisk Wskaż plik. Ponadto pojawi się pole wyboru Wyświetlaj zdjęcie z:. Pole to może przyjąć jedną z dwóch wartości: Wyświetlaj zdjęcie z bazy danych lub Wyświetlaj zdjęcie z pliku.
• Kopiuj wskazane pliki do katalogu,  zmień nazwę na [ID].* – włączenie opcji umożliwi skopiowanie (do odpowiedniego katalogu) dodawanego do kartoteki zdjęcia oraz zmianę dotychczasowej nazwy zdjęcia na nazwę podpowiadaną przez system.
• Maksymalny rozmiar zdjęcia umieszczonego w bazie (KB) - wielkość tego parametru została ograniczona do 1000 kB. Przy wielkości większej od 75% wielkości maksymalnej (ale nieprzekraczającej wielkości maksymalnej) pojawi się ostrzeżenie z pytaniem czy na pewno zapisać.

• Obsługa wielu zdjęć kartoteki – po włączeniu parametru podczas edycji kartoteki, na zakładce Zdjęcie możliwe będzie dodanie większej ilości zdjęć, z możliwością ustalania ich liczby porządkowej.
• Wymuś dane deklaracji Intrastat (dla podlegających, przy przekroczeniu progów statystycznych) – po zaznaczeniu tej opcji, dla kartotek podlegających deklaracji Intrastat sprawdzane jest, czy wypełniono wymagane dla deklaracji pola, w przypadku gdy przekroczony został jeden z progów statystycznych.
• Generuj indeks kartoteki – włączenie opcji uruchamia obsługę Generatora indeksów. Narzędzie zostało opisane w rozdziale: Spis kartotek magazynowych.
• Rodzaj grupy kartotekowej używanej do generowania indeksu – użytkownik dokonuje wyboru rodzaju grupy kartotekowej branej pod uwagę podczas generowania indeksów.
• Kartoteki towarowe jako analityka w module FK – opcja umożliwia wybór kartoteki towarowej jako analityki w module Finanse i Księgowość oraz definiowanie dekretów z jej wykorzystaniem. Parametr ten umożliwia włączenie wszystkich kartotek do analityki, zaznaczonych lub żadnej. Po wybraniu wartości Zaznaczone, kartoteki te wybieramy podczas edycji kartoteki, na zakładce Inne, zaznaczając parametr Użyj kartoteki jako analityki w module FK.
• Przy kopiowaniu na inny indeks przepisz domyślną ilość dni ze statusem „Nowość" z wartości domyślnej – po ustawieniu parametru na wartość Tak, podczas kopiowania kartoteki, wartość pola Ile dni od daty założenia kartoteka jest nowością zostanie przepisana z parametru w konfiguracji systemu: Domyślna ilość dni przez które kartoteka posiada status „Nowość", natomiast po ustawieniu tego parametru na Nie, wartość w polu Ile dni od daty założenia kartoteka jest nowością zostanie przepisana z kopiowanej kartoteki.
• Możliwość wprowadzenia uwag kontrahenta jako RTF – gdy parametr jest włączony, to w oknie edycyjnym kartoteki można zdefiniować uwagi jako RTF, a na oknie z tabelą kartotek w szczegółach uwagi będą wyświetlane jako RTF.

Nie ma możliwości skopiowania uwag RTF z pliku PDF. Domyślna wartość powyższego parametru, to Nie. Po sformatowaniu uwag i kliknięciu na ikonę Tekst sformatowany (w prawym dolnym rogu), wprowadzony tekst zostanie zmieniony na prosty. Po kolejnym wybraniu tej ikony możliwe będzie formatowanie, ale wcześniejsze formatowanie nie zostanie przywrócone – należy na nowo sformatować uwagi.

• Sposób kontroli kodów CN dla stawek VAT różnych od podstawowej – Parametr może przyjąć następujące wartości:
  • Bez kontroli
  • Ostrzegać
  • Wymagać

Wartość parametru jest domyślnie ustawiona na taką jaka jest wskazana w parametrze Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Edycja → Sposób kontroli PKWiU dla stawek VAT różnych od podstawowej. Działanie obu parametrów jest analogiczne.

Kody EAN

• Sposób edycji kodów EAN – parametr ten powoduje zmianę sposobu wprowadzania kodów EAN do kartoteki. Można wybrać jeden z dwóch sposobów:
  • Jeden kod EAN dla jednej kartoteki – pozwala wprowadzić tylko jeden kod dla jednej kartoteki. W oknie edycji kartoteki w zakładce Podstawowe pojawia się pole EAN

• • Lista kodów EAN dla jednej kartoteki – umożliwia wprowadzenie listy kodów dla kartoteki. W oknie edycji kartoteki pojawia się dodatkowa zakładka Kody EAN:

• Sposób unikalności kodów EAN:
  • Nie dopuszczać powtarzających – nie można wprowadzić jeszcze raz kodu, który już występuje w systemie,
  • Ostrzegać przy powtarzających – system wyświetli komunikat, w  którym poinformuje, że taki numer już istnieje.
• Wymagaj podania kodu EAN – zaznaczenie tej opcji wymusza podanie kodu EAN podczas wprowadzania kartoteki magazynowej.

Zapas min. i maks.
Użytkownik może ustalić stały sposób naliczania poziomu minimalnego i  maksymalnego zapasów. W tym celu zdefiniować należy parametry:

• Analizuj średnią sprzedaż z (liczba dni) – określa liczbę dni branych pod uwagę podczas naliczania poziomu minimalnego i maksymalnego, np.31.
• Ustal zapas minimalny na (liczba dni) – np. 7 dni.
• Ustal zapas maksymalny na (liczba dni) – np. 31 dni.
• Sposób zaokrąglania – do wyboru: matematycznie, w górę, w dół.
• Liczba miejsc po przecinku przy zaokrągleniu.

Prawa

• Rodzaj grupy kartotekowej do określania praw – opcja umożliwia wybór dla której grupy kartotekowej zostaną w module Administratora przydzielone prawa dostępu. W systemie znajdują się dwie predefiniowane przez producenta grupy kartotekowe: Asortyment i Producent.

Zestawienia
Użytkownik może ustawić w konfiguracji systemu opcję, która będzie wyświetlała stany magazynowe na dany dzień w oparciu o informacje uzyskane z grup kartotekowych z rodzaju:

• Asortyment – predefiniowana grupa kartotekowa.
• Producent – predefiniowana grupa kartotekowa.

Dodatkowo w sekcji tej możliwe jest ustawienie wyświetlania danych w standardowej jednostce zastępczej na  wybranych zestawieniach. Aby funkcjonalność była dostępna, należy włączyć parametr Wyświetlanie danych w standardowej jednostce zastępczej. Jego uruchomienie spowoduje wyświetlenie dodatkowych kolumn na następujących zestawieniach:

• Rejestr przychodów i rozchodów towarów: +Przychód -Rozchód w jm. zast., Stan w jm. zast., Przelicznik w jm. zast., Jm. zast.
• Zestawienie stanów magazynowych na dzień: Stan w jm. zast., Przelicznik w jm. zast., Jm. zast.,
• Zestawienie obrotów według kartotek: Ilość w jm. zast., Przelicznik w jm. zast., Jm. zast.
• Historia sprzedaży dla kontrahenta: Ilość w jm. zast., Przelicznik w jm. zast., Jm. zast.
• Historia zakupów dla kontrahenta: Ilość w jm. zast., Przelicznik w jm. zast., Jm. zast.

Wyżej wymienione zmiany dotyczą wyświetlana dodatkowych kolumn na powyższych zestawieniach, natomiast nie dotyczą wydruków oraz danych przedstawionych w szczegółach zestawień.

Miejsce składowania

• Format kodu (dla miejsca składowania) – operator systemu może ustawić kod miejsca składowania według spisu kombinacji:

• Maksymalna długość kodu – każdy użytkownik może ustalić własną długość kodu. Nie może ona jednak przekroczyć 35 znaków.
• Podpowiadaj kolejny kod dla nowego miejsca składowania – opcja ta włącza tryb podpowiadania kolejnego kodu dla każdego następnego miejsca składowania. Jest to bardzo pomocne w przypadku, gdy jest kilka magazynów i  trzeba stworzyć wiele miejsc składowania.
• Sposób składowania – w systemie istnieje możliwość ustawienia sposobu składowania na: dowolny lub jedno miejsce – jedna dostawa.
• Podpowiadać pierwsze wolne dla przychodów – opcja ta podpowiada pierwsze wolne miejsce składowania dla przychodzącej dostawy.

Status „Nowość"
Użytkownik może samodzielnie ustalać, czy kartoteka ma posiadać status „Nowość". Służą do tego następujące parametry:

• Sposób ustalania statusu „Nowość" – pozwala ustawić jeden z dwóch dostępnych sposobów:
• Standardowy – domyślna wartość, status ten jest wypełniany automatycznie na podstawie wartości pól z okna edycji danych kartoteki: Data założenia i Ile dni od daty założenia kartoteka jest nowością,
• Za pomocą procedury definiowanej przez użytkownika – użytkownik może wskazać własną procedurę ustalania statusu Nowość.
• Procedura definiowana do wyznaczania statusu „Nowość" – w tym miejscu użytkownik wprowadza zdefiniowaną przez siebie procedurę nadawania kartotekom statusu Nowość. Opcja ta jest dostępna dla użytkowników posiadających licencję na moduł Raporty i Formularze.
• Ustaw kolor tła dla kartotek o statusie „Nowość" – po zaznaczeniu tej opcji możemy, przy pomocy kolejnego parametru, ustalić kolor tła wyróżniający kartoteki o statusie „Nowość".
• Kolor tła dla kartotek o statusie „Nowość" – opcja ta wyróżnia nowe kartoteki w spisie wszystkich kartotek. Aby to wyróżnienie było widoczne, należy do siatki danych aktywnego okna Spis kartotek magazynowych dołożyć kolumnę Nowość. Klikamy prawym klawiszem myszki w siatce danych spisu kartotek i wybieramy Widok → Kolumny w tabeli. Wyświetli się okno Wybierz pola, zaznaczamy kolumnę Nowość i przerzucamy do Wybranych kolumn.

W spisie kartotek magazynowych nowa kartoteka zostanie zaznaczona wybranym w Konfiguracji kolorem:

Dokumenty

Edycja dokumentu

• Wystawianie dokumentów sprzedaży wg szablonów - ustawienie wartości na TAK spowoduje zmianę sposobu wystawiania dokumentów przez użytkownika (parametr działa w kontekście użytkownika i firmy), umożliwia utworzenie własnych szablonów transakcji handlowych oraz umożliwi wybór szablonów zdefiniowanych przez innych użytkowników.
• Funkcja klawisza „F3" przy sprzedaży – opcja ta pozwala użytkownikowi samodzielnie przypisać funkcję uruchamianą klawiszem <F3>. Możliwe są trzy ustawienia: Wybór dokumentu, Dokument kontrahenta, Szybki dokument (najczęściej jest to paragon).
• Podczas edycji dokumentu wyświetlaj – w zależności od wybranej w tym polu wartości, podczas edycji dokumentu wyświetlać się będzie jego nazwa lub identyfikator.
• Wystawianie pozycji wg kodów EAN – umożliwia wprowadzanie pozycji na dokument sprzedażowy, magazynowy za pomocą kodów EAN. Jeśli użytkownik systemu jako sposób wystawiania pozycji wg kodów EAN zaznaczy: Dodawanie i zbijanie, to możliwa będzie poprawa pozycji na dokumencie z jednoczesnym zwiększeniem ilości (podczas ponownego czytania kodu).
• Przy dodawaniu pozycji kodami EAN (czytnikiem) otwieraj okno kartotek powiązanych - ustawienie wartości na TAK spowoduje, że podczas dodawania pozycji za pomocą kodów EAN system automatycznie wyświetli okno kartotek powiązanych. Parametr dotyczy zarówno standardowej edycji dokumentu jak i panelu szybkiej sprzedaży. Do jego działania konieczne jest ustawienie parametru Ustawienia - Dokumenty - Edycja dokumentu - Wystawianie pozycji wg kodów EAN na wartość inną niż NIE.
• Dodawanie kompletów za pomocą kodów EAN - umożliwia definiowanie kodów EAN dla kompletów. Opcja jest dostępna po ustawieniu parametrów Wystawianie pozycji wg kodów EAN na wartość inną niż NIE oraz włączeniu parametru Obsługa kompletów.
• Zbijaj pozycje wystawione za pomocą kodów specjalnych ze pozycjami wystawionymi za pomocą kodów EAN - parametr domyślnie ustawiony jest na wartość NIE. Po jego włączeniu pozycje wystawione za pomocą kodów specjalnych będą łączone tylko z innymi pozycjami wystawionymi za pomocą kodów specjalnych.
• Uproszczone okno potwierdzenia paragonu – zaznaczenie tej opcji umożliwia skrócenie czasu wystawiania potwierdzenia do paragonu. Okno potwierdzenia paragonu bez zaznaczenia tej opcji wygląda następująco:

Uproszczone okno potwierdzenia paragonu (po zaznaczeniu opcji w konfiguracji):

Zawiera ono sekcję Podsumowanie z sumą rozliczeń oraz resztą do zwrotu, w przypadku wpłaty gotówki większej niż suma dokumentu. Dwukrotne kliknięcie w polu Wpłata gotówki lub Terminal (karta) spowoduje ustawienie kwoty rozliczenia równej kwocie dokumentu sprzedaży. Jeśli suma wpisanych rozliczeń będzie mniejsza od kwoty do zapłaty, system będzie przechodził pomiędzy kolejnymi polami kwotowymi (Wpłata gotówki, Terminal-karta). W przypadku całkowitego pokrycia kwoty do zapłaty przez rozliczenia, system ustawi się na przycisku Zapisz.

• Przyjęcie gotówki w walucie dla dokumentu sprzedaży PLN – włączenie opcji umożliwia przyjęcie gotówki w walucie obcej za dokument złotówkowy w kasie walutowej na oknie potwierdzenia dokumentu.
• Przy sprzedaży sprawdzać aktualną datę nowego dokumentu – zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne sprawdzanie, czy data dokumentu mieści się w ustalonym Zakresie dat. Jeśli jej nie zaznaczymy program automatycznie będzie przypisywał do dokumentów pewną datę (zachowującą porządek w systemie), która nie zawsze będzie zgodna z tym, co użytkownik chce mieć na dokumencie.
• Przed wystawieniem WZ wyświetlić listę niezrealizowanych WZ – umożliwia to użytkownikowi podejrzenie listy niezrealizowanych (nieuzupełnionych) WZ przed wystawieniem nowego dokumentu.
• Czy informować o nieuzupełnionych WZ na dokumentach sprzedaży – zaznaczenie opcji spowoduje, iż w trakcie wystawiania dokumentu wyświetlony zostanie komunikat (Kontrahent ma nieuzupełnione dokumenty WZ. Pokazać spis?) oraz lista nieuzupełnionych dokumentów WZ dla kontrahenta.
• Rozszerzyć okno edycyjne dokumentu na cały ekran – opcja ta umożliwia dostosowanie okna dokumentu do całej wielkości ekranu.
• W spisie kont firmy wybierać tylko te z znacznikiem „Druk." – opcja ta ogranicza wybór kont na dokumencie sprzedaży do tych, które mają znacznik Druk.
• Przy przerzutach MM z magazynu ewidencyjnego na zakupowy cena z dostaw – towary na magazynach mogą być klasyfikowane wg cen zakupu lub cen ewidencyjnych. Zaznaczenie tej opcji sprawia, że w trakcie dokonywania przerzutów MM (gdzie towary na magazynach są w różnych cenach) towar przyjmie cenę dostawy.
• Automatyczna realizacja MM+ (oprócz magazynów zewnętrznych) – opcja ta umożliwia, aby MM- było wystawione jednostronnie, a następnie, za pomocą dodatkowej funkcjonalności, z pewnym opóźnieniem wystawiony został dokument MM+. Przede wszystkim ma ona służyć tam, gdzie MM+ na magazynie docelowym przyjmowane jest po kilku dniach – wówczas przy przyjmowaniu, system od razu będzie zmieniał ceny sprzedaży na podstawie zmian cen zakupu wynikających z MM.

Aby można było skorzystać z tej procedury, opcja Automatyczna realizacja MM+ (oprócz mag. zewnętrznych) znajdująca się w Konfiguracji modułu, powinna zostać ustawiona na wartość inną niż: TAK - dla wszystkich magazynów. Następnie, po wystawieniu MM-, należy przejść na magazyn docelowy i tam z menu kontekstowego wywołać opcję Podstawowe → Realizuj nieuzupełnione MM- <Shift+Ctrl+R>. Po wybraniu MM- i podaniu daty przyjęcia towaru wygenerowane zostanie MM+.

• Dla dok. importowych i krajowych w wal. nie wliczać zwiększenia ceny zakupu do ceny netto – opłaty celne, transport itp. zwiększają cenę zakupu. Zaznaczenie tej opcji w Konfiguracji spowoduje, że nie zostaną one potraktowane jako wartość zwiększająca cenę zakupu. Zaznaczamy ją w przypadku, kiedy opłaty te są rozliczane w inny sposób.
• Wyświetlać informację o uwagach do pozycji dokumentu – umożliwia wyświetlanie uwag do pozycji wystawianego dokumentu.
• Zewnętrzny program do edycji dokumentu – z tej opcji korzystają użytkownicy, którzy mają indywidualny sposób wprowadzania dokumentów. Umożliwia ona współpracę systemu z wybranym programem.
• Zmieniać cenę zakupu mimo rozchodu dostaw – użytkownik może zmienić cenę na dokumencie dostawy pomimo tego, że został wystawiony dokument rozchodu towaru. Zmiana ceny zakupu jest możliwa nawet jeśli występują korekty sprzedaży, lub dokumenty MM mające rozchód z kilku dostaw jednocześnie. Funkcja nie jest możliwa, gdy sporządzane były uzupełnienia lub korekty do danej dostawy. Gdy opcja ta pozostanie nieaktywna, cenę zakupu można zmienić jedynie przez wystawienie korekty zakupu.
• Zmieniać wartość dokumentu przy poprawie ceny zakupu, gdy dokument sprzedaży/WZ w cenie zakupu – opcja umożliwia przy poprawie ceny zakupu na dokumencie zakupu, przeliczenie wartości dokumentów WZ zawierających pozycję z dostawą. Aby funkcjonalność taka była dostępna, należy również ustawić opcję: Zmieniać cenę zakupu mimo rozchodu dostaw, na wartość inną niż: Nigdy.
• Komplet podliczać zawsze jako suma podpozycji – zaznaczenie tej opcji umożliwia automatyczne wyliczanie (pobieranie) ceny pozycji wchodzących w skład kompletu. Wartość kompletu nie jest rozdzielana według wartości magazynowej z WZ, tylko jako suma pozycji. Dzięki tej opcji dane pozycje usługowe będą miały wartość.
• Ustaw datę na FA wewnętrznej do nabycia wewnątrzwspólnotowego wg daty wprowadzenia – opcja ta ma ważne znaczenie podczas naliczania VAT-u. Pozwala określić, kiedy dana faktura ma być brana pod uwagę przy naliczaniu VAT-u.
• Pobierz przedstawiciela handlowego z odbiorcy jeśli wskazano odbiorcę – zaznaczenie tej opcji umożliwia automatyczne przepisanie przedstawiciela handlowego z danych odbiorcy, pod warunkiem, że wskazano odbiorcę.
• Pobierz cenę sprzedaży z odbiorcy jeśli wskazano odbiorcę – zaznaczenie tej opcji umożliwia automatyczne pobranie ceny sprzedaży z warunków sprzedaży odbiorcy, z  umów i promocji, z cenników, pod warunkiem, że wskazano odbiorcę.
• Pokazuj kwoty i sumy dokumentów w dokumentach magazynowych wydania (przy braku prawa do cen zakupu) – parametr ten umożliwia ukrycie wartości dokumentów i cen zakupu na dokumentach wydania magazynowego, jeżeli użytkownik nie ma prawa do cen zakupu. Jeśli opcja ta zostanie wyłączona w Konfiguracji i dodatkowo operator systemu nie będzie miał prawa do oglądania cen zakupu (prawa przyznawane w module Administratora), to w oknie edycji dokumentu, w zakładce 0 (przełącznik ), w wyświetlanych kolumnach, pojawią się dodatkowe kolumny: Nazwa i ilość.
• Pokazuj kwoty i sumy dokumentów w dokumentach magazynowych przyjęcia (przy braku prawa do cen zakupu) – parametr ten umożliwia ukrycie wartości dokumentów i cen zakupu na dokumentach przyjęcia magazynowego, jeżeli użytkownik nie ma prawa do oglądania cen zakupu.
• Pamiętaj pozycję na liście kartotek przy wystawianiu pozycji ze słownika – włączenie tego parametru, pozwala na zapamiętywanie pozycji kartoteki na liście kartotek, pod warunkiem, że jako sposób dodawania pozycji, użytkownik wybierze opcje: Wybór ze słownika lub W pętli ze słownika.
• Po edycji przechodź na następną pozycję dokumentu – po zaznaczeniu tej opcji, jeśli użytkownik będzie edytował pozycje na dowolnym dokumencie, to po zapisaniu edytowanej pozycji, kursor przeskoczy automatycznie na następną pozycję dokumentu.
• Możliwość rozliczenia faktur zaliczkowych do określonej kwoty – włączenie tej opcji pozwoli operatorowi systemu na dokonanie częściowego rozliczenia faktur zaliczkowych fakturami końcowymi. Więcej w podrozdziale: Faktury zaliczkowe. Rozliczanie faktur zaliczkowych fakturami końcowymi.
• Przyjąć czcionkę z ustawień użytkownika dla tabel na oknie edycji – jeśli użytkownik systemu zaznaczy tę opcję, to czcionka z ustawień dla tabel będzie obowiązywać również na oknach edycji. Czcionkę dla tabel można ustawić za pomocą opcji Wygląd programu, znajdującej się w menu System.

Wybrane ustawienia czcionki w tabelach, będą obowiązywać również dla okien edycji, np. jeśli w tabeli ze spisem dokumentów sprzedaży czcionka będzie mieć kolor zielony i rozmiar 14, to w oknie edycji wybranego dokumentu sprzedaży (np. faktury), przyjmie te same ustawienia.

• Rozrachunki z HM generować według definicji dokumentu – parametr dostępny poprzez logowanie serwisowe. Włączenie tej opcji powoduje, że do rozrachunków będą kierowane dokumenty z HM, tylko te które w słownikach definicji dokumentów (w module Finanse i Księgowość), w polu Rozrachunki mają wybraną wartość: Wchodzi do rozrachunków.
• Kontrola daty dokumentu wystawionego do WZ – ustawienie parametrów dla tej opcji umożliwi, przy wystawianiu faktur/paragonów do WZ, porównywanie dat obydwu dokumentów oraz informowanie użytkownika o tym, że różnica w datach przekracza określoną liczbę dni. Pozycje z dokumentów, które mają przekroczoną datę mogą nie być dodane do wystawianego dokumentu.
• Kontrola daty dokumentu wystawionego do PZ – opcja ta działa analogicznie jak parametr Kontrola daty dokumentu wystawionego do WZ.
• Rodzaj kontroli daty dokumentu uzupełniającego – użytkownik ma do wyboru dwie wartości:
  • Liczba dni od daty dokumentu WZ/PZ – kontroluje liczbę dni od daty WZ/PZ,
  • Liczba dni w następnym miesiącu od daty dokumentu WZ/PZ – kontroluje liczbę dni w kolejnym miesiącu od daty WZ/PZ.

Opcja ta umożliwia automatyczne sprawdzanie czy wystawiono dokument sprzedaży do 15 dnia kolejnego miesiąca. Wpływa ona na sposób traktowania parametru Ustawienia → Dokumenty → Edycja dokumentu → Kontrola dla daty starszej niż (liczba dni).

• Kontrola dla daty starszej niż (liczba dni) – w ramach tej opcji, operator systemu może ustawić maksymalną liczbę dni, o jaką mogą się różnić daty dokumentu wystawianego i dokumentów WZ.
• Przy potwierdzaniu dokumentów zakupu i PZ nie podpowiadaj domyślnej daty – zaznaczenie tego parametru sprawi, że system nie będzie podpowiadał użytkownikowi daty. Użytkownik systemu będzie musiał pamiętać, aby uzupełnić to pole.
• Weryfikacja pozycji dokumentu przed zapisem – zaznaczenie opcji spowoduje, że przed zapisaniem dokumentu system przeprowadzi weryfikację pozycji dokumentu. Weryfikacja polega na sprawdzeniu, czy każda z pozycji dokumentu spełnia określone warunki, takie jak:
  • Wybranie numeru seryjnego (jeśli jest wymagany).
  • Podanie daty ważności (jeśli jest wymagana).
  • Podanie numeru dostawy (jeśli jest wymagany).
  • Określenie miejsca składowania (jeśli jest wymagane).

Jeśli dokument umożliwia sprzedaż ujemną, to dodatkowo, dla dokumentów rozchodowych sprawdzany jest (dla danej kartoteki) stan na magazynach.

• Uzupełniać PZ konsygnacyjne (na FA do PZ) gdy nie jest skorygowany rozchód – dla magazynów konsygnacyjnych istnieje możliwość wystawienia FA do PZ pomimo nie skorygowania PZ do ilości sprzedanej. Po włączeniu opcji, będzie można uzupełnić taką PZ, ale system wyświetli komunikat z ostrzeżeniem.
• Domyślna procedura do pobierania pozycji na dokumentach – opcja umożliwia użytkownikowi wprowadzenie jednej domyślnej procedury do pobierania pozycji na dokumentach. Procedura będzie podpowiadana, gdy podczas tworzenia dokumentu użytkownik z menu podręcznego wybierze opcję Pobierz pozycje z procedury. Aby skorzystać z omawianej opcji niezbędna jest licencja na moduł Raporty i Formularze.
• Umożliwiaj rozliczanie faktury zaliczkowej z innego miejsca sprzedaży – zaznaczenie tego parametru umożliwi rozliczanie faktury zaliczkowej z innego miejsca sprzedaży niż tego, w którym znajduje się dokument końcowy. Wówczas, przy wyborze zamówienia do faktury zaliczkowej, pojawi się ikona filtru Pokaż ze wszystkich miejsc sprzedaży. Faktura końcowa musi zostać wystawiona w tym samym miejscu sprzedaży, co zamówienie od odbiorców.
• Edycja faktur zaliczkowych i końcowych na podstawie wpłat – włączenie opcji umożliwia wyświetlenie, zamiast listy zamówień, listy wpłat powiązanych z zamówieniami wybranego kontrahenta. Dodatkowo przy wystawianiu faktury końcowej na zamówieniu, program również automatycznie podepnie nierozliczone dokumenty wpłat powiązane z zamówieniem.
• Włącz w module HM możliwość ustawienia „Miesiąca wpisania do VAT" na definicji dokumentu dla grupy zakup – aktywacja opcji pozwala edytować pole Miesiąc zapisania do VAT, znajdujące się na zakładce Dodatkowe w definicjach dokumentów zakupu (menu Słowniki → Definicje dokumentów → Zakup towarów handlowych → Wybrana definicja (np. Faktura VAT) → Popraw <F5> → zakładka Dodatkowe → Miesiąc zapisania do VAT).
• Dopuszczaj powtórzenia numeru dokumentu zewnętrznego w dok. magazynowych PZ – opcja ta umożliwia wpisywanie kilku dokumentów PZ z tym samym numerem zewnętrznym dla tego samego kontrahenta.

• Pobierz termin płatności z odbiorcy – zaznaczenie parametru powoduje, że podczas edycji dokumentu pobierany jest termin płatności zdefiniowany dla odbiorcy, a nie dla kontrahenta.
• Pobierz sposób płatności z odbiorcy – ustawienie parametru na wartość Tak spowoduje, że podczas edycji dokumentu pobierany jest sposób płatności zdefiniowany dla odbiorcy.
• Filtr po indeksach w słowniku kartotek – umożliwia zdefiniowanie działania filtru na oknie wyboru kartoteki podczas edycji dokumentu (ikona Filtr po indeksach kontrahenta). Filtr można ustawić w taki sposób, aby widoczne były indeksy dla kontrahenta, odbiorcy lub kontrahenta i odbiorcy.
• Korekty sprzedaży - data sprzedaży domyślnie – parametr przyjmuje wartość w zależności od daty dokumentu. Wartości parametrów edytowane są w słowniku, a dana wartość posiada datę obowiązywania. Wg przepisów VAT na rok 2014 parametr ten powinien mieć wartość Jako data sprzedaży dokumentu źródłowego (korygowanego) – taka wartość zostanie zapisana w słowniku, jako obowiązująca od 2014-01-01.
• Obsługa: Umowy z kontrahentami – inne – włączenie opcji powoduje uruchomienie funkcjonalności umożliwiającej tworzenie umów z kontrahentami innych niż na promocje, towary lub cenniki.
• Możliwość zmiany kontrahenta na fakturze sprzedaży powstałej z zamówienia od odbiorcy, a także na zamówieniu od odbiorcy powstałym z oferty dla odbiorcy – opcja umożliwia w menu Sprzedaż → Dokumenty sprzedaży/Zamówienia od odbiorców → Popraw (F5) → Opcje → Kontrahent zmianę kontrahenta na fakturze sprzedaży powstałej z zamówienia od odbiorcy oraz na zamówieniu od odbiorcy powstałym z oferty dla odbiorcy.
• Wyświetlaj nr zewnętrzny dokumentu korygowanego na korektach dokumentów zakupu – parametr ten umożliwia, na oknie edycyjnym korekt dokumentów zakupu, w sekcji Dotyczy, wyświetlenie numeru zewnętrznego dokumentu korygowanego.
• Pokaż okno wyboru dokumentu, gdy jest tylko 1 dokument do wyboru – opcja ta powoduje, że gdy jest ustawiona na wartość Nie oraz jeżeli na oknie Wybór dokumentu użytkownik może wybrać tylko jeden dokument, to krok wyboru dokumentu zostanie pominięty, natomiast gdy parametr ustawiony jest na wartość Tak, to okno z wyborem dokumentów zostanie wyświetlone.
• Wybór przedstawicieli handlowych na najniższym poziomie hierarchii podczas edycji dokumentów sprzedaży i zakupu – po włączeniu tego parametru, przy wystawianiu dokumentów zakupu oraz sprzedaży system pilnuje, aby dodany do dokumentu przedstawiciel handlowy nie miał przedstawicieli podrzędnych.
• Na dokumencie końcowym rozliczającym zaliczki, wylicz wartość podatku od pozostałej kwoty, gdy dok. końcowy od netto wylicz VAT i brutto, gdy dok. końcowy od brutto wylicz VAT i netto – parametr przeznaczony jest dla faktur zaliczkowy i końcowych generowanych w okresie, gdy wprowadzone zostały nowe przepisy dotyczące stawek VAT. Opcja ta włącza na fakturze końcowej mechanizm, który wylicza podatek od kwoty, która pozostała do zapłaty po odjęciu zaliczek. Wcześniej kwoty netto, VAT i brutto były obliczone jako różnica pomiędzy kwotami obliczonymi z towarów realizujących zamówienie, a kwotami z zaliczek.
• Na dokumencie końcowym rozliczającym zaliczki, ustaw wartość 0 gdy wartość zaliczek równa wartości zamówienia – opcja ta powiązana jest z poprzednim parametrem i powoduje automatyczne wpisanie wartości zero na dokumencie końcowym rozliczającym zaliczki, gdy wartość zaliczek równa się wartości zamówienia.
• Umożliwiaj wystawienie faktury zaliczkowej wg stawek VAT podanych na zamówieniu - TAK / Stawki VAT ustalane są na podstawie aktualnych stawek VAT kartotek z zamówienia – NIE – ustawienie parametru na wartość Tak spowoduje, że przy podawaniu kwoty zaliczki, dostępna będzie opcja Stawki VAT zaliczki wg stawek na zamówieniu i jeśli operator zaznaczy ją, to program wygeneruje zaliczkę ze stawkami VAT, jak na zamówieniu.
• Podczas realizacji nieuzupełnionych MM- wystaw niezaakceptowane MM+ (bez blokady kartotek) – włączenie tego parametru spowoduje wystawienie dokumentu MM+ z pozycjami niezaakceptowanymi (blokada na poziomie dostaw), przy użyciu funkcjonalności Realizuj nieuzupełnione MM- z poziomu okna dokumentów magazynowych. Ponadto, aby wystawić dokument MM+ bez blokowania kartotek, wymagane jest włączenie obsługi akceptacji pozycji dokumentów oraz zaznaczenie opcji Dokument wymaga akceptacji, na definicji dokumentu MM+ realizującego nieuzupełnione MM-.
• Rozliczanie dokumentów towarowych i opakowań na wspólnym oknie – parametr ten dostępny jest po włączeniu obsługi opakowań w konfiguracji systemu. Włączenie go umożliwia w menu Sprzedaż → Dokumenty sprzedaży, wspólne rozliczenie dokumentów sprzedaży z automatycznie wystawianymi dokumentami rozliczenia opakowań. Po ustawieniu tego parametru na wartość Tak, na oknie potwierdzenia dokumentu sprzedaży dostępny będzie parametr Rozliczenie wspólne z dokumentem opakowań. Dodatkowo okno wspólnego rozliczania dokumentów będzie dostępne, jeżeli dokument sprzedaży i dokument rozliczenia opakowań wystawione będą na tego samego kontrahenta oraz dokument sprzedaży i dokument rozliczenia opakowań będą rozliczane w PLN.

• Domyślnie włączone rozliczanie dokumentów towarowych i opakowań na wspólnym oknie – parametr ten dostępny jest po ustawieniu opcji Rozliczanie dokumentów towarowych i opakowań na wspólnym oknie na wartość Tak. Włączenie go powoduje domyślne zaznaczenie opcji Rozliczenie wspólne z dokumentem rozliczenia opakowań, na oknie potwierdzenia dokumentów sprzedaży.
• Nie wystawiaj automatycznie pustych dokumentów rozliczeń opakowań – włączenie tego parametru anuluje wystawianie dokumentu rozliczeń opakowań, jeśli na skutek, np. braku stanów magazynowych opakowań, taki dokument powstałby bez pozycji.
• Ilość miejsc po przecinku w cenach zakupu uwzględniać dla dokumentów magazynowych przyjęcia (PW, MM+) – opcja umożliwia określanie cen na dokumentach magazynowych przyjęcia, z większą dokładnością niż do dwóch miejsc po przecinku. Aby funkcjonalność była dostępna, należy:
  • ustawić parametr Ilość miejsc po przecinku w cenach dostawy na wartość większą od dwóch,
  • ustawić parametr Ilość miejsc po przecinku w cenach zakupu uwzględniać dla dokumentów magazynowych przyjęcia (PW, MM+) na wartość Tak.
• Nie pozwalaj na bezwzględne kasowanie dokumentów – włączenie parametru spowoduje wyświetlanie się pytania przed skasowaniem bezwzględnym dokumentu (dotyczy dokumentu tylko z ostatnim numerem), natomiast jeżeli użytkownik na pytanie Skasować bezwzględnie?, odpowie Nie, to dokument zostanie anulowany.
• Pokazuj kwotę „netto / brutto" w podsumowaniu dokumentów – ustawienie opcji na wartość Tak umożliwia wyświetlenie kwoty netto / brutto na oknie edycji dokumentu, w podsumowaniu następujących rodzajów dokumentów:
  • Oferta dla odbiorcy,
  • Zamówienie od odbiorcy,
  • Zamówienie do dostawcy,
  • Faktura VAT (sprzedaż),
  • Faktura VAT (zakup),
  • Przychód zewnętrzny PZ.

• Ostrzegaj komunikatem gdy dokument sprzedaży wystawiony po 2013-12-31, wchodzi do VAT z miesiącem różnym od miesiąca sprzedaży – opcja związana jest ze zmianą przepisów VAT obowiązujących od 1.01.2014 roku.
• Ostrzegaj komunikatem gdy dokument zakupu wystawiony po 2013-12-31, wchodzi do VAT z miesiącem różnym od miesiąca wpływu – opcja związana jest ze zmianą przepisów VAT obowiązujących od 1.01.2014 roku.
• Pozwól wystawić dokument z datą sprzedaży późniejszą niż data dokumentu – opcja umożliwia, dla dokumentów wystawionych od 2014-01-01, ustawienie faktury przed datą sprzedaży. Domyślnie jest ona ustawiona na wartość Nie.
• Od kiedy wymuszać podanie powodu korekty sprzedaży – domyślna wartość parametru to 1.01.2014 rok.
• Możliwość wprowadzenia uwag kontrahenta jako RTF – gdy parametr jest włączony, to dla dokumentu można zdefiniować uwagi jako RTF, a na oknie z dokumentami w szczegółach uwagi będą wyświetlane jako RTF.

Nie ma możliwości skopiowania uwag RTF z pliku PDF. Domyślna wartość powyższego parametru, to Nie. Po sformatowaniu uwag i kliknięciu na ikonę Tekst sformatowany (w prawym dolnym rogu), wprowadzony tekst zostanie zmieniony na prosty. Po kolejnym wybraniu tej ikony możliwe będzie formatowanie, ale wcześniejsze formatowanie nie zostanie przywrócone – należy na nowo sformatować uwagi.

• Na oknie dokumentu sprzedaży i WZ wyświetlaj oznaczenie daty sprzedaży jak na wydruku – przy ustawieniu na Tak, w oknie edycyjnym opis daty będzie wyświetlał się jak oznaczenie tej daty na wydruku.
• Kwota brutto dokumentu od której dodawać opis "Mechanizm podzielonej płatności" (MPP) Wartość domyślna: "15000,01".
• Oznacz dokument jako MPP (Mechanizm podzielonej płatności) gdy:
  • Jeśli wystąpi kartoteka MPP i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, gdy wystąpią pozycje podlegające MPP i wartość brutto dokumentu przekroczy kwotę z konfiguracji
  • Wg definicji dokumentu – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, jeśli w jego definicji będzie zaznaczone pole Podlega Mechanizmowi Podzielonej Płatności, niezależnie od kwoty dokumentu
  • Zawsze ustaw znacznik MPP na dokumencie – znacznik będzie się pojawiał zawsze, niezależnie od kwoty dokumentu
  • Wg definicji dokumentu MPP i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, jeśli w jego definicji będzie zaznaczone pole Podlega Mechanizmowi Podzielonej Płatności i wartość brutto dokumentu przekroczy kwotę z konfiguracji
  • Kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) – znacznik MPP pojawi się na dokumencie jeśli wartość brutto dokumentu przekroczy kwotę z konfiguracji
  • Jeśli wystąpi kartoteka MPP – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, gdy wystąpią pozycje podlegające MPP
• Powiązanie oznaczenia MPP oznaczeń dokumentów dla JPK ze znacznikiem MPP z dokumentu - określa on warunki, zgodnie z którymi dokument przyjmie Oznaczenie MPP dla JPK. Parametr przyjmuje następujące wartości:
  • Jeśli wystąpi kartoteka MPP i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji)
  • Wg definicji dokumentu
  • Zawsze ustaw znacznik MPP na dokumencie
  • Wg definicji dokumentu i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji)
  • Kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji)
  • Jeśli wystąpi kartoteka MPP
  • Powiązanie z znacznikiem MPP na dokumencie

Parametr domyślnie ustawiony jest na Powiązane z znacznikiem MPP na dokumencie

• Możliwość ustawienia miesiąca VAT na starszy od daty dokumentu zewnętrznego na dokumentach zakupu - parametr ten umożliwia wskazanie miesiąca VAT wcześniejszego niż data dokumentu źródłowego.
• W korektach zbiorczych pozwól na wybór dokumentów z innych miejsc sprzedaży/zakupu - parametr domyślnie jest wyłączony. Jego aktywacja umożliwi dodawanie dokumentów w korektach zbiorczych w sekcji Dotyczy, z innych miejsc sprzedaży/zakupu niż aktualnie wybrane.
• Czy informować o niezrealizowanych dokumentach pro forma na dokumentach sprzedaży – po włączeniu parametru zostanie wyświetlona  informacja o niezrealizowanych dokumentach pro forma dla kontrahenta, która pojawia się przed wystawieniem dokumentu (menu Sprzedaż – Dokumenty sprzedaży). Opcja jest domyślnie włączona dla wszystkich operatorów. W przypadku, gdy zostaną znalezione niezrealizowane dokumenty, pojawi się komunikat z pytaniem o wyświetlenie ich spisu. Dodatkowo w oknie istnieje możliwość odznaczenia opcji Pokaż ten komunikat następnym razem. Spowoduje to wyłączenie mechanizmu sprawdzania niezrealizowanych dokumentów pro forma przed wystawieniem dokumentów w przyszłości.
• Pozwól na wywołanie standardowego okna potwierdzenia dokumentu na panelu szybkiej sprzedaży - Włączenie tego ustawienia spowoduje wyświetlenie przycisku Okno potw. na oknie potwierdzenia dokumentu (zwykłego jak i uproszczonego) wystawianego za pomocą paneli szybkiej sprzedaży.

• Wyłącz możliwość dodawania kartotek jednorazowych na dokumentach w module HM - podczas tworzenia nowych baz ustawiana jest domyślna wartość TAK, natomiast dla istniejących baz przyjmuje on domyślną wartość NIE. Zmiana parametru na TAK spowoduje, że podczas dodawania kartoteki na dokument nie będzie dostępna opcja Jednorazowa.

Wykorzystywanie kartotek jednorazowych nie jest zalecane ze względu na brak automatycznej obsługi oznaczeń JPK i innych zależności pobieranych automatycznie z kartotek zarejestrowanych w słowniku (spis kartotek).

• Data, od której sprawdzać dopuszczalną kwotę dla sprzedaży rozliczanej w kasie (gotówka) - pozwala określić datę, od której system będzie kontrolował wysokość kwoty dokumentu i w przypadku przekroczenia kwoty określonej w parametrze  Kwota limitu dla sprzedaży rozliczanej w kasie (gotówka) zastosuje działanie wskazane w parametrze Sposób postępowania przy rozliczaniu dokumentu sprzedaży w kasie powyżej dopuszczalnej kwoty „gotówki".
• Kwota limitu dla sprzedaży rozliczanej w kasie (gotówka) - pozwala określić kwotę, od której system będzie kontrolował rozliczenie dokumentu gotówką.
• Sposób postępowania przy rozliczaniu dokumentu sprzedaży w kasie powyżej dopuszczalnej kwoty „gotówki" - parametr może przyjąć wartości: Pozwól, Zabroń, Pytaj.

Zamówienia

W tej grupie można ustawić dodatkowe parametry dla dokumentów zamówień. Uruchomić można opcję potwierdzania zamówień tylko dokumentami MM, wybierania magazynu przed realizacją zamówienia, cechy kartoteki, która będzie kolumną na oknie edycyjnym zamówień do dostawców oraz zaznaczyć, według jakiej procedury ma być wyliczana ilość zamówiona u dostawców.

• Sortuj pozycje wg kolejności zaznaczania przy realizacji zamówień na dokumencie przyjęcia – zaznaczenie opcji umożliwi dodawanie pozycji na dokument przyjęcia według kolejności zaznaczenia, a nie według liczby porządkowej (Lp.).
• Po zrealizowaniu zamówienia ustaw status na „Anulowany" – włączenie tego parametru spowoduje, że dokumenty zrealizowane nie będą wracać do Aktualnych, gdy powiązane dokumenty wydania, zostaną poprawione.
• Zamówienia od odbiorcy - przepisać uwagi do dokumentu podczas realizacji – podczas realizacji zamówienia od odbiorcy uwagi do dokumentów przepisywane są automatycznie.
• Zamówienia od odbiorcy – umożliwić poprawę nawet, gdy są faktury zaliczkowe do zamówienia – jeśli parametr ten ustawiony jest na wartość Nie, to nie jest możliwa pełna edycja dokumentu i poprawa np. pozycji na dokumencie. Możliwa jest tylko zmiana dokumentu do wystawienia, sposobu i terminu dostawy, przedstawiciela handlowego, zmiana cech dokumentu. Po naciśnięciu klawisza <F5>, na ekranie monitora wyświetli się okno, w którym można dokonać tych zmian:

Jeśli użytkownik włączy w konfiguracji opcję Zamówienia od odbiorców – umożliwić poprawę nawet, gdy są faktury zaliczkowe do zamówienia, to możliwa będzie pełna edycja dokumentu i poprawa wszystkich wprowadzonych danych. Wtedy, po naciśnięciu ikony Popraw lub klawisza funkcyjnego <F5>, na ekranie monitora pojawi się edytowany dokument (nawet jeśli będą istniały faktury zaliczkowe do zamówienia).

• Możliwość dodawania składników pozycji do zamówień od odbiorców – opcja pozwala na dodawanie specyfikacji do zamówień od odbiorców. W polu można wybrać jedną z trzech wartości:
  • Brak – oznacza wyłączenie obsługi specyfikacji.
  • Z kartoteki – oznacza włączenie obsługi specyfikacji z poziomu modułu Handlowo-Magazynowego. Procedura dodawania specyfikacji do zamówień od odbiorców będzie przebiegała wówczas następująco: na oknie edycji zamówień od odbiorców (menu Sprzedaż → Zamówienia od odbiorców), z menu kontekstowego prawego klawisza myszki, wybieramy opcję Podstawowe → Specyfikacja, a następnie Wystaw RW i PW <Shift+Ctrl+W>.
  • Z technologii produkcji – oznacza włączenie obsługi specyfikacji dla produkcji.

Jeśli użytkownik zaznaczy parametr Z kartoteki lub Z technologii produkcji, to podczas edycji dokumentu zamówienia pojawią się dodatkowe opcje w menu kontekstowym Podstawowe → Specyfikacja, a na pierwszej stronie okna edycyjnego wyświetlana będzie kolumna Jest specyfikacja.

• Sposób podpinania składników przeznaczonych do zleceń produkcyjnych do pozycji zamówień od odbiorców – warunkiem aktywacji parametru jest ustawienie poprzedniej opcji (Możliwość dodawania składników pozycji do zamówień od odbiorców) na wartość: Z technologii produkcji. Omawiany parametr może być zdefiniowany na dwa sposoby: Ze słownika specyfikacji, Dla każdej pozycji nowa specyfikacja. Opcja umożliwia tworzenie na zamówieniu od odbiorcy specyfikacji materiałowej dla produkcji wariantowej (pod zlecenie klienta). Opcja jest dostępna dla użytkowników posiadających licencję na moduł Zarządzanie Produkcją.
• Wystawiać dokument RW/PW typu – istnieje możliwość wyboru wystawiania dowolnych dokumentów RW i PW w specyfikacji zamówień do odbiorców. Opcja jest dostępna, gdy w konfiguracji (sekcja Dokumenty → Zamówienia) parametr Możliwość dodawania składników pozycji do zamówień od odbiorców ustawiony jest na wartość Z kartoteki.
• Przed wystawianiem pokazuj listę niezrealizowanych zamówień – opcja daje użytkownikowi możliwość podglądu informacji o niezrealizowanych zamówieniach kontrahenta. Każdorazowo przed wystawieniem dokumentu zamówienia od odbiorcy lub zamówienia do dostawców program spyta się, czy wyświetlić listę tych dokumentów.
• Obsługa rezerwacji stanu magazynowego – rezerwacje polegają na zablokowaniu określonej ilości aktualnego stanu magazynowego pod realizację zamówienia. Zarezerwowana ilość może zostać rozchodowana jedynie poprzez dokumenty rozchodu realizujące zamówienie, dla którego powstała rezerwacja. Rezerwacje stanu magazynowego umożliwiają zablokowanie ilości z aktualnego stanu danej kartoteki na danym magazynie (podczas realizacji zamówienia system sam dobierze dostawy wg FIFO).

Ponadto włączenie parametru spowoduje, że w zamówieniach od odbiorców i w zamówieniach wewnętrznych, w edycji pozycji zamówienia pojawi się dodatkowe pole Rezerwacja na magazynie.

• Obsługa rezerwacji dostaw – włączenie opcji umożliwia zablokowanie określonej ilości z aktualnego stanu danej kartoteki na danym magazynie, ale z wybranych dostaw (czyli w ten sposób można określić które dostawy zostaną pobrane do rozchodu, podczas realizacji zamówienia oraz jaka ilość z danej dostawy ma być rozchodowana).
• Rodzaj rezerwacji automatycznej podczas realizacji zam. do dost. wg. powiązań z zam. od odb. I wew. – parametr powoduje, że realizacja zamówienia do dostawcy, które jest powiązane z zamówieniem od odbiorcy lub zamówieniem wewnętrznym, odbywa się wg ustawionego w konfiguracji rodzaju rezerwacji, w momencie tworzenia dokumentu (rezerwacja stanu magazynowego, rezerwacja dostaw).
• Kolejność automatycznego potwierdzania zam. od odb. przy zakupie – warunkiem aktywacji parametru jest ustawienie opcji Obsługa rezerwacji stanu magazynowego na wartość: TAK. Parametr może być określony następująco: najpierw wg daty wprowadzenia, następnie wg terminu dostawy, lub odwrotnie. Parametr odnosi się do opcji Automatycznie potwierdź zam. odb. <Ctrl+Alt+O>, dostępnej na oknie Dokumenty zakupu oraz Dokumenty magazynowe.
• Automatycznie przepisz ilość zamawianą do ilości rezerwowanej na magazyn w zamówieniach od odbiorców – warunkiem aktywacji parametru jest ustawienie opcji Kontrola ujemnego stanu do rozdysponowania na wartość: TAK. Zaznaczenie tej opcji umożliwi automatyczne wprowadzenie zamówionej ilości do ilości rezerwowanej na magazynach w zamówieniach od odbiorców. Użytkownik nie będzie musiał dodatkowo potwierdzać ilości na zamówieniu.
• Automatycznie przepisz ilość zamawianą do ilości rezerwowanej na magazyn w zamówieniach wewnętrznych – warunkiem aktywacji parametru jest ustawienie opcji Kontrola ujemnego stanu do rozdysponowania na wartość: TAK. Zaznaczenie tej opcji umożliwi automatyczne wprowadzenie zamówionej ilości do ilości rezerwowanej na magazynach w zamówieniach wewnętrznych. Użytkownik nie będzie musiał dodatkowo potwierdzać ilości na zamówieniu.
• Pozwól potwierdzać i realizować zamówienia powyżej ilości zamówionej w wyniku zleceń produkcyjnych – opcja umożliwia w menu Sprzedaż → Zamówienia od odbiorców → Realizacja zamówienia wg numerów dostaw → sekcja Dostawy → Popraw wpisanie całej ilości z dostawy, nawet jeżeli jest ona większa niż ilość wymagana.
• Przyjmij domyślnie cenę jako uzgodnioną – jeżeli uzgodnimy cenę sprzedaży, to będzie ona obowiązywać podczas realizacji transakcji.
• Zamówienia do dostawców – Przed realizacją wybierz magazyn – dla tej opcji użytkownik systemu może ustawić jedną z trzech możliwości: Dla wszystkich wyłącz, Dla wszystkich włącz, Ustaw dla operatora (jej zaznaczenie uaktywnia następny parametr z wartościami TAK/NIE dla operatora systemu). Zaznaczenie drugiej lub trzeciej możliwości sprawi, że przed przejściem do dokumentu zamówienia, trzeba będzie wybrać odpowiedni magazyn.

• Wybierz magazyn przed realizacją zamówienia do dostawców – definiowanie tego parametru staje się możliwe, gdy dla parametru: Zamówienia do dostawców – Przed realizacją wybierz magazyn, zostanie wybrana wartość: Ustaw dla operatora.
• Na zam. wew. przy włączonej kontroli ujemnego stanu dyspozycyjnego - realizuj z zapotrzebowania wew. dostępną ilość stanu dyspozycyjnego – aktywacja opcji umożliwia częściową realizację pozycji zamówienia wewnętrznego. Funkcja ta jest wówczas dostępna poprzez menu Magazyn → Zamówienia wewnętrzne → Dodaj <F3> → menu podręczne (prawy klawisz myszki) → Realizuj zamówienia <Ctrl+R>. Po wybraniu takiej opcji i zaznaczeniu przełącznika w konfiguracji, podczas realizacji zamówienia na dokument będą pobierane także te pozycje, dla których jest tylko częściowy stan (nie można zrealizować całej ilości).

Gdy omawiana opcja pozostanie wyłączona, to przy braku wystarczającej ilości na stanie, pozycja z zapotrzebowania nie będzie w ogóle pobierana do zamówienia.

• Cecha kartoteki jako kolumna na oknie edycyjnym zamówień do dostawców – użytkownik może wybrać, którą z cech kartoteki program ma wyświetlać jako osobną kolumnę na oknie edycyjnym zamówień do dostawców.
• Domyślna procedura do wyliczania ilości zamówionej u dostawców – opcja ta pozwala użytkownikowi wybrać własną procedurę do wyliczania ilości zamówionej u dostawców. Opcja dostępna po uzyskaniu licencji na moduł Raporty i Formularze.
• Domyślna procedura do wyznaczania pozycji zamawianych u dostawców – opcja ta pozwala użytkownikowi wybrać własną procedurę do wyznaczania pozycji zamawianych u dostawców. Opcja dostępna po uzyskaniu licencji na moduł Raporty i Formularze.

• Automatycznie przepisz ilość zamawianą do ilości potwierdzonej w zamówieniach do dostawców – zaznaczenie tej opcji umożliwi automatyczne wprowadzenie zamówionej ilości do ilości potwierdzonej w zamówieniu. Użytkownik nie będzie musiał dodatkowo potwierdzać ilości na zamówieniu.
• Uwzględniaj ilość zamawianą przy obliczaniu dni na zamówieniu do dostawców – opcja ta jest potrzebna przy obliczaniu na ile dni wystarczy dane zamówienie. Zaznaczenie jej powoduje, że dane pozycji na zamówieniu do dostawcy są uwzględniane przy obliczaniu na ile dni wystarczy zamówiony towar. Jeśli opcja ta nie zostanie zaznaczona, to do obliczenia ilości zamawianej brane będą tylko stany magazynowe.
• Automatycznie generowane zadanie dla dokumentu realizującego zamówienie do dostawcy, wygenerowanego na podstawie zamówienia od odbiorcy, wystawionego przez operatora – parametry dla tej opcji możemy wybierać spośród tych, które zostały określone w słowniku Typy zdarzeń – zadania, w module CRM (menu Słowniki → Słowniki systemowe →Typy zdarzeń → ikona Zadania).
• Przy realizacji oferty realizuj również pozycje z ilością zerową – opcja umożliwia przepisywanie pozycji z ilością zerową z oferty od odbiorcy na zamówienie od odbiorcy.
• Obsługa zamówień od odbiorców w przygotowaniu – włączenie opcji powoduje dodanie nowego zbioru zamówień (ikona W przygotowaniu) na oknie zamówień od odbiorców (menu Sprzedaż → Zamówienia od odbiorców). Do zbioru W przygotowaniu automatycznie trafiają nowo wystawione zamówienia.
• Pojedyncza strzałka w prawo wywołuje akcję – parametr ten przyjmuje dwie wartości: Realizacja standardowa Ctrl+R oraz Realizacja wg numerów dostaw Ctrl+Alt+D, natomiast domyślnie ustawiony jest na pierwszą wartość. Opcja ta dotyczy ikony na oknie Zamówień od odbiorców, po naciśnięciu której wywoływana jest odpowiednia akcja wg wybranej wartości w konfiguracji.
• Podpowiadaj termin dostawy dla zam. od odb. i zamówień wew. – parametr ten umożliwia automatyczne podpowiadanie terminu dostawy dla zamówień od odbiorców oraz zamówień wewnętrznych o wartość uzupełnioną w parametrze: Ilość dni do wyznacz. terminu zam. od odb. od daty dok.
• Ilość dni do wyznacz. terminu zam. od odb. od daty dok. – parametr ten aktywny jest po ustawieniu opcji: Podpowiadaj termin dostawy dla zam. od odb. i zamówień wew. na wartość Tak. Służy on do obliczenia podpowiadanego terminu dostawy, podczas tworzenia zamówień od odbiorców i zamówień wewnętrznych. Sposób obliczenia polega na powiększeniu daty wystawienia dokumentu o liczbę dni określonych w parametrze. Termin dostawy widoczny jest na oknie edycyjnym dokumentów zamówień od odbiorców i zamówień wewnętrznych w zakładce Dostawa. Tak obliczony termin dostawy podpowiadany jest podczas tworzenia pozycji na wymienionych dokumentach.
• Podpowiadaj termin dostawy dla zam. do dost. i zapotrzebowań wew. – parametr ten umożliwia automatyczne podpowiadanie terminu dostawy dla zamówień do dostawców oraz zapotrzebowań wewnętrznych o wartość uzupełnioną w parametrze: Ilość dni do wyznacz. terminu zam. do dost. od daty dok.
• Ilość dni do wyznacz. terminu zam. do dost. od daty dok. – parametr ten aktywny jest po ustawieniu opcji: Podpowiadaj termin dostawy dla zam. do dost. i zapotrzebowań wew. na wartość Tak. Służy on do obliczenia podpowiadanego terminu dostawy, podczas tworzenia zamówień do dostawców i zapotrzebowań wewnętrznych. Sposób obliczenia polega na powiększeniu daty wystawienia dokumentu o liczbę dni określonych w parametrze. Termin dostawy widoczny jest na oknie edycyjnym dokumentów zamówień do dostawców i zapotrzebowań wewnętrznych w zakładce dostawa. Tak obliczony termin dostawy podpowiadany jest podczas tworzenia pozycji na wymienionych dokumentach.
• Pozwól na pełną edycję zamówień anulowanych – włączenie tego parametru umożliwia pełną edycję dokumentów zamówień (od odbiorców, wewnętrznych, do dostawców i zapotrzebowań wewnętrznych) ze statusem Anulowany.
• Zamówienia od odbiorców / zamówienia wewnętrzne - realizacja tylko do ilości zarezerwowanej pozostałej do realizacji – parametry te umożliwiają zdefiniowanie sposobu realizacji zamówień od odbiorców i zamówień wewnętrznych.
• Zamówienia od odbiorców / zamówienia wewnętrzne - sposób realizacji – opcje te są aktywne, jeżeli parametry odpowiednio Zamówienia od odbiorców - realizacja tylko do ilości zarezerwowanej pozostałej do realizacji oraz Zamówienia wewnętrzne - realizacja tylko do ilości zarezerwowanej pozostałej do realizacji są ustawione na wartość Wybór przed realizacją. Parametry te mogą przyjmować następujące wartości:
  • Wybór przed realizacją – przed realizacją zamówienia zarówno z poziomu okna zamówień jak i za pomocą opcji Realizuj zamówienia <Ctrl+R> z poziomu dokumentu sprzedaży lub rozchodu magazynowego, użytkownik będzie mógł określić sposób realizacji (wybór użytkownika zostanie zapamiętany w konfiguracji użytkownika, oddzielnie dla zamówień od odbiorców i zamówień wewnętrznych).
  • Bez wyboru - realizacja do ilości zamawianej pozostałej do realizacji – oznacza realizację ilości zamawianej pozostałej do realizacji – system nie będzie umożliwiał wyboru.
  • Bez wyboru - realizacja tylko do ilości zarezerwowanej pozostałej do realizacji – oznacza realizację tylko do ilości zarezerwowanej pozostałej do realizacji – system nie będzie umożliwiał wyboru.
• Metoda łączenia zamówień od odbiorców przy realizacji z okna zamówień - może przyjąć wartości:
  • Łączenie w obrębie jednego dnia (jeden dokument na dzień) - system wyszukuje i łączy dokumenty wystawione na dzień realizacji
  • Łączenie w ramach jednego procesu realizacji - system wyszukuje tylko wśród tych dokumentów, które powstały w ramach jednej sesji opcji Realizuj

Parametr działa, gdy w definicji dokumentu realizującego zamówienie lub w danych kontrahenta, ustawiono Sposób łączenia dok. z zamówień na wartość inną niż Nie łączyć.

• Częściowa realizacja oferty od odbiorcy – czy przenieść ofertę do archiwum – parametr może przyjąć następujące wartości:
  • Pytaj (domyślnie nie),
  • Pytaj (domyślnie tak),
  • Nie pytaj, nie przenoś,
  • Nie pytaj, przenoś

• Przy wystawianiu zamówień od odbiorców/do dostawców i ofert z parametrem def.dok. „Pozwól na zmianę stawki VAT dla kontrahenta UE" na TAK podpowiedz stawki zgodne z procesem dla kraju kontrahenta - działanie parametru obejmuje dokumenty Zamówienia od odbiorców, Oferty dla odbiorców, Zamówienia do dostawców, Zapytania ofertowe do dostawców. Działa on w kooperacji z opcją w definicji dokumentu Pozwól na zmianę stawki VAT dla kontrahenta UE. W przypadku włączonego parametru w konfiguracji systemu, system podpowie zerową stawkę VAT dla zamówienia wystawionego na kontrahenta UE, a użytkownik będzie miał możliwość stawki VAT. Przy włączonym parametrze w definicji dokumentu oraz wyłączonym parametrze w konfiguracji, podczas dodawania pozycji zamówienia na kontrahenta UE, system podpowie standardową stawkę VAT dla danej kartoteki (23%, 8% etc.)

Edycja pozycji

• Przy zmianie wartości pozycji zmieniać – opcja dotyczy pozycji na dokumentach takich jak np. faktura. Wpisanie nowej wartości sprawi, że automatycznie zostanie przeliczona ilość lub cena. Opcja dostępna jest poprzez logowanie serwisowe.
• Automatycznie sortuj pozycje według – można posortować pozycje dokumentów na kilka sposobów:
  • według Kolejności wprowadzania,
  • po Indeksie,
  • po Identyfikatorze,
  • względem Nazwy,
  • względem Grupy kartotekowej i indeksu,
  • względem Grupy kartotekowej i identyfikatora,
  • względem Miejsca składowania.
• Sortowanie dla grup z rodzajem – po wybraniu przy poprzedniej opcji sposobu sortowania pozycji względem: Grupy kartotekowej i indeksu/identyfikatora, dla opisywanego parametru możemy wybrać jedną z następujących wartości: Asortyment, Marka, Producent, Rodzaj kosztu, Usługi.
• Zewnętrzny program do wystawiania pozycji – opcja ta służy użytkownikom, którzy mają swój sposób wprowadzania pozycji. Pozostałe elementy dokumentu jak np. data dokumentu, nie są pobierane z innego programu.
• Wyczyść ciąg wyszukiwania po wyborze kartoteki w pętli – spowoduje wyczyszczenie w dokumentach poprzedniego ciągu wyszukiwania, czyli kursor nie wraca do wpisanej wcześniej pozycji, a ustawia się w losowo wybranym miejscu spisu kartotek magazynowych.
• Pamiętaj zmianę ceny sprzedaży dla następnych pozycji – podpowiada rodzaj ceny (hurtowa, detaliczna, inna), który może zostać uwzględniony w następnej pozycji.
• Sposób kontroli krotności ilości – jeśli zalecane jest sprzedawanie określonego towaru w grupach po kilka, kilkanaście lub kilkaset sztuk, a operator będzie chciał sprzedać ten towar inaczej, to opcja ta będzie ostrzegać, że nie można tego wykonać lub zablokuje sprzedaż (w zależności co wybierzemy, czy ostrzeganie czy blokowanie).
• Sposób kontroli stanu dyspozycyjnego – kontroluje zejście stanu dyspozycyjnego poniżej pewnej wartości ustalonej jako krytyczna. Jeśli stan dyspozycyjny osiągnie taką wartość, program zasygnalizuje to użytkownikowi lub zablokuje sprzedaż rozchodów. Wszystko zależy od wyboru użytkownika. Sposoby kontroli stanu:
  • Bez kontroli – wybór tego parametru sprawi, że system nie będzie kontrolował stanu dyspozycyjnego,
  • Sygnalizować – informuje sprzedawcę, że dana kartoteka została już zamówiona i nie można sprzedać tego towaru,
  • Blokować rozchód – jeśli stan dyspozycyjny kartoteki jest zbyt niski, to blokowane są jej rozchody. Nie można danej kartoteki sprzedać inaczej jak tylko realizując zamówienia,
  • Blokować rozchód i zamówienia odbiorców – jeżeli zablokowany zostanie rozchód, to nikt nie będzie mógł zamówienia zrealizować.
• Blokada zerowej i ujemnej ceny sprzedaży – opcja umożliwia włączenie/wyłączenie sprawdzania i wyszukiwania na dokumentach ceny zerowej lub ujemnej. Dodatkowo, można w tym miejscu włączyć blokadę zerowej i ujemnej ceny sprzedaży dla dokumentów WZ. Parametr może przyjąć wartości:
  • Tak
  • Nie
  • Tak + dok.WZ
  • Nie - bez ostrzeżeń
• Umożliwić zmianę stawki VAT na dokumentach sprzedaży, zamówień i ofertowych w PLN – jeśli opcja ta jest włączona to na dokumentach sprzedaży, zamówień i zapytań ofertowych występujących w PLN można edytować wartości/stawki VAT.
• Umożliwić zmianę stawki VAT na dokumentach sprzedaży, zamówień i ofertowych w innych walutach – włączenie opcji powoduje, że na dokumentach sprzedaży, zamówień i zapytań ofertowych występujących w innych walutach niż PLN, można edytować wartości/stawki VAT.
• Umożliwić zmianę stawki VAT na dokumentach zakupu w PLN – domyślnie parametr ten jest wyłączony. Po ustawieniu go na wartość Tak, w oknie edycyjnym pozycji dokumentu zakupowego, na zakładce Podstawowe, użytkownik będzie miał możliwość zmiany stawki VAT.
• Umożliwić zmianę stawki VAT na dokumentach zakupu w innych walutach – włączenie parametru powoduje, że użytkownik będzie mógł zmienić stawki VAT w oknie edycyjnym pozycji dokumentu zakupowego, na zakładce Podstawowe.
• Przy rozchodach wg s/n pobierać z odpowiednich dostaw (nie FIFO) – opcja ta dotyczy rozchodu towarów po numerach seryjnych. Zaznaczenie jej sprawi, że program odnotuje sprzedaż towarów po numerach seryjnych, pomijając kolejność dostaw według FIFO. Ustawienie parametru powoduje, że w przypadku wystawiania pozycji metodą Z okna filtru poprzez podanie numeru seryjnego rozchód jest tworzony z dostawy jaką spowodowała pozycja przychodowa do której jest przypisany podany przez użytkownika numer seryjny.
• Przy rozchodach umożliwiaj szukanie i wybranie po numerze dostawy (nie FIFO) – po zaznaczeniu tej opcji, dla dokumentów rozchodowych, będzie możliwe wyszukiwanie pozycji na dokument według numeru dostawy. Pole Numer dostawy jest dostępne na oknie filtru szukania kartoteki, gdy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe →Ogólne włączony został parametr: Obsługa numerów dostaw.
• Przy rozchodach umożliwiaj szukanie wg „Numeru partii przeznaczenia" i wybranie dostawy (nie FIFO) – po zaznaczeniu tej opcji, dla dokumentów rozchodowych będzie możliwe wyszukiwanie pozycji na dokument według numeru partii przeznaczenia. Pole Nr partii przeznaczenia jest dostępne na oknie filtru szukania kartoteki, gdy użytkownik posiada licencję na moduł Zarządzanie Produkcją.

Aby możliwe było wybranie dostawy, należy ustawić prawo w module Administratora (Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji → … → Handlowo-Magazynowy → Wybór dostawy przy rozchodach).

• Podpowiadać ilość = 1 dla nowych pozycji – automatycznie dla nowych pozycji w polu ilość podpowiadana jest wartość 1. Opcja ta znacznie usprawnia pracę z systemem.
• Edycja ilości opakowań zbiorczych na pierwszej stronie – włączenie tej opcji powoduje, że podczas wprowadzania wybranej pozycji na dokument sprzedażowy, magazynowy, na zakładce: Podstawowe, pojawia się dodatkowe pole: Ilość opakowań. Aby wprowadzić opakowanie do wybranej pozycji dokumentu, należy w Konfiguracji włączyć opcję Obsługa opakowań (menu System → Konfiguracja →Ustawienia → System)
• Pytaj o nazwę pliku przed importem pozycji z „pcbgmpoz.txt" – włączenie tej opcji sprawi, że system będzie prosił o podanie nazwy pliku przed importem pozycji z pcbgmpoz.txt.
• Blokowanie magazynów na poziomie pozycji – edycja parametru jest możliwa po zalogowaniu się z hasłem serwisowym. Gdy użytkownik aktywuje opcję, program zakłada blokadę na pojedynczy magazyn podczas edycji pozycji. Blokada magazynów jest zakładana wyłącznie podczas edycji dokumentów zakupu, sprzedaży i magazynowych (nie jest zakładana dla ofert, zamówień itp.).
• Przenoszenie zmienionej nazwy kartoteki z wzorców dokumentów – użytkownik ma możliwość zmiany nazwy pozycji na wystawianym wzorcu dokumentu. Włączenie tej opcji w konfiguracji, powoduje, że zmieniona nazwa zostanie przeniesiona na dokument realizowany ze wzorca.
• Przenoszenie zmienionej nazwy kartoteki z dokumentów pro forma – ustawienie parametru na wartość Tak spowoduje, że zmieniona nazwa kartoteki zostanie przeniesiona na dokument sprzedaży wystawiony na podstawie dokumentu pro forma.
• Przenoszenie zmienionej nazwy kartoteki z dokumentów w przygotowaniu – ustawienie parametru na wartość Tak spowoduje, że zmieniona nazwa kartoteki zostanie przeniesiona na dokument wystawiony na podstawie dokumentu w przygotowaniu.
• Przenoszenie zmienionej nazwy kartoteki z zamówienia od odbiorcy na realizowany dokument – po zaznaczeniu tej opcji, podczas realizacji zamówień od odbiorców (menu Sprzedaż → Zamówienia od odbiorców), nazwa kartoteki będzie pobierana z pozycji dokumentu zamówienia, a nie z kartoteki.
• Umożliwiaj poprawę WZ bez ostrzeżeń o przekroczonych marżach – zaznaczenie tego parametru sprawi, że użytkownik systemu będzie mógł poprawiać dokumenty WZ pomimo przekroczonych marży, a system nie wygeneruje żadnego komunikatu.
• Obliczanie marży na dokumentach WZ – opcja pozwala na obliczanie marży przewidywanej (wstępnej) na dokumencie WZ.
• Obliczanie marży na usługach dla dokumentów sprzedaży - włączenie tego parametru umożliwi podanie ceny zakupu/kosztu usługi na oknie edycyjnym pozycji usługowej. Cena ta zostanie uwzględniona przy obliczaniu zysku, marży i narzutu dla takiej pozycji.
• Ostrzegaj przy dodawaniu przeterminowanego towaru – zaznaczenie tej opcji umożliwi, podczas wystawiania pozycji na dokumencie WZ, wygenerowanie przez system ostrzeżenia o wydawaniu towaru pochodzącego z przeterminowanej dostawy.
• Zapis do sprzedaży utraconej przy zmniejszeniu ilości w pozycji realizującej zamówienia – opcja umożliwia rejestrowanie zapisów (w menu Sprzedaż → Sprzedaż utracona) zmniejszenia ilości zrealizowanej na zamówieniu w momencie, gdy użytkownik systemu zmniejsza ilość zrealizowaną zamówienia na dokumencie rozchodu.
• Umożliwić na dokumencie MM poprawę cen wysyłanych na sklep – włączenie tej opcji umożliwi, przy dodawaniu i edycji pozycji na dokumencie MM, poprawianie ceny na sklep. Aby opcja działała prawidłowo, na oknie definiowania magazynu, w zakładce Przerzuty → Dodaj <F3>, w polu Wysyłać cenę należy ustawić cenę, która będzie wysyłana przy przerzucie. Podczas edycji pozycji na dokumentach magazynowych wystawianych na magazynie, dla którego wprowadzono takie ustawienia, w oknie edycyjnym pojawi się pole Cena brutto na sklep, w którym można zmienić wysyłaną cenę.
• Zawsze pokazuj okno wyboru kartoteki – zaznaczenie tej opcji wymusza wyświetlanie okna wyboru kartoteki nawet wtedy, gdy wpisany ciąg jednoznacznie wskazuje na szukaną kartotekę.
• Wyświetlać listę pozycji znajdujących się na danym miejscu składowania – po włączeniu tej opcji, na dokumentach przyjęcia, przy dodawaniu pozycji, które mają przypisane miejsca składowania, wyświetli się spis kartotek, znajdujących się na danym miejscu składowania.
• Przy poprawie ilości na WZ nie uwzględniać umów – opcja, gdy jest aktywna, powoduje wyłączenie analizowania ustaleń zawartych w umowach, jeżeli na dokumencie WZ miała miejsce korekta ilości.
• Typ sprzedaży utraconej automatycznie zapisywanej przy braku możliwości realizacji podanej ilości – opcja umożliwia podczas edycji dokumentów z grupy sprzedaż, automatyczne rejestrowanie sprzedaży utraconej, gdy nie jest możliwa realizacja zadanej ilości. Aby opcja ta była dostępna, należy, w module Administratora przydzielić użytkownikowi prawo: Zapis do sprzedaży utraconej przy braku możliwości realizacji podanej ilości, a następnie określić typ sprzedaży utraconej w konfiguracji: Brak na stanie, Za drogo, Inne.

• Jednoczesna edycja ceny netto i brutto na zakładce podstawowe – włączenie opcji powoduje wyświetlanie na oknie edycyjnym pozycji, na zakładce Podstawowe, pól: Cena Netto oraz Cena Brutto.
• Blokować na dokumentach ZW możliwości zwiększania ilości – po ustawieniu opcji na wartość Tak, system będzie blokował zwiększanie ilości na dokumentach Zwrot do WZ.
• Umożliwiaj wpisywanie ujemnej ilości pozycji na dokumentach WZ, Fa WZ oraz Par WZ – opcja dostępna poprzez logowanie serwisowe. Włączenie parametru umożliwia wpisywanie ujemnej ilości pozycji dokumentów WZ, Fa WZ oraz Par WZ.
• Sposób sortowania przy automatycznym wyborze dostaw do rozchodu – opcja dostępna poprzez logowanie serwisowe. Parametr ten umożliwia określenie daty, według której program będzie sortował dostawy przy automatycznym wyborze dostaw do rozchodu. Dostępne opcje:
  • według daty dokumentu – wartość domyślna,
  • według daty dostawy – ustawienie parametru na taką wartość możliwe jest po ustawieniu opcji: Sposób sumowania pozycji i ustalania ceny (dotyczy: FA-PZ) na wartość: Nie sumować – cena z kartoteki lub Nie sumować – cena z PZ. Po ustawieniu parametru na wartość: według daty dostawy, dostawa przyjęta na dokumencie PZ uzupełnionym dokumentem Faktura do PZ, będzie rozchodowana w kolejności zgodnej z datą dokumentu PZ, pod warunkiem, że dokument rozchodu będzie miał tą samą datę lub późniejszą, co dokument Faktura do PZ.
• Kontrola przyjęć opakowań kaucjonowanych – włączenie opcji spowoduje uniemożliwienie przyjmowania od kontrahenta większej ilości opakowań kaucjonowanych, niż wcześniej wydano. Ponadto system zablokuje możliwość skasowania lub edycji ilości pozycji wydania opakowań kaucjonowanych, jeśli po takiej operacji bilans rozliczeń opakowań z kontrahentem byłby ujemny (tzn. przyjęto by więcej opakowań niż wydano).
• Możliwość wprowadzenia uwag kontrahenta jako RTF – gdy parametr jest włączony, to w oknie edycyjnym pozycji dokumentu można zdefiniować uwagi jako RTF.

Nie ma możliwości skopiowania uwag RTF z pliku PDF. Domyślna wartość powyższego parametru, to Nie. Po sformatowaniu uwag i kliknięciu na ikonę Tekst sformatowany (w prawym dolnym rogu), wprowadzony tekst zostanie zmieniony na prosty. Po kolejnym wybraniu tej ikony możliwe będzie formatowanie, ale wcześniejsze formatowanie nie zostanie przywrócone – należy na nowo sformatować uwagi.

Uzupełnienia

Są to dane podpowiadane przy wystawianiu faktur do WZ, paragonów do WZ oraz faktur do PZ. Przykładowo, podczas wystawiania faktury do WZ, przy dodawaniu nowej pozycji za pomocą ikony lub klawisza funkcyjnego <F3>, pojawi się okno ze specyfikacją sposobu tworzenia faktury. Standardowe ustawienie tych zapytań pobierane jest z opcji zaznaczonych w  Konfiguracji.

• Sposób sumowania pozycji i ustalania ceny (dotyczy: FA-WZ, PAR-WZ, FA-PZ ) – podczas wystawiania faktury VAT do kilku dokumentów WZ, dla tego samego kontrahenta, możemy określić, aby dla tych samych indeksów ilość została zsumowana. Użytkownik ma do wyboru kilka sposobów sumowania pozycji:
  • Nie sumować – cena z kartoteki – cena, jaka obowiązuje na dokumencie sprzedaży,
  • Nie sumować – cena z WZ/PZ,
  • Sumować w obrębie indeksu – cena z kartoteki,
  • Sumować w obrębie indeksu – cena uśredniona – średnia z cen,
  • Sumować w obrębie indeksu – cena uśredniona wartościowo – sumuje się wartości i dzieli przez ilość,
  • Sumować w obrębie indeksu – cena z pierwszej WZ/PZ,
  • Sumować w obrębie indeksu – cena z ostatniej WZ/PZ,
  • Sumować w obrębie indeksu i ceny – sumowanie odbywa się po tym samym indeksie i cenie. Wartość bonifikaty jest wyliczana na podstawie uśrednionej wartości poszczególnych bonifikat,
  • Sumować w obrębie indeksu, ceny wej. i bonifikaty – opcja sumuje pozycje mające taki sam indeks, cenę wejściową i bonifikatę, a wartość bonifikaty wylicza na podstawie procentu bonifikaty. Przy użyciu tej opcji możliwe będzie, że np. trzy takie same dokumenty WZ będą generowały jedną pozycję. Wyjątkiem będzie stosowanie obsługi identyfikacji dostaw (data ważności, numery dostaw) - od wersji 17.2.374 system nie wykona sumowania kartotek w dokumentach uzupełniających dla kartotek posiadających różne numery dostaw i numery ważności.
• Licz bonifikatę z umów i promocji dla dokumentów – opcja ta umożliwia liczenie bonifikat z umów i promocji na dokumentach FA do WZ i PAR do WZ. Początkowo parametr ten jest ustawiony na wartość: WZ, natomiast żeby go zmienić na wartość: Uzupełniony, należy ustawić parametr Sposób sumowania pozycji i ustalania ceny (dotyczy: FA-WZ, PAR-WZ, FA-PZ) na wartość: Sumować w obrębie indeksu – cena z kartoteki.
• Możliwość uzupełniania dokumentów z wszystkich magazynów – możliwość uzupełniania dokumentów magazynowych z wszystkich magazynów należących do danego miejsca sprzedaży lub zakupu.
• Możliwość wystawienia faktury do paragonów z wszystkich miejsc sprzedaży – opcja umożliwia pobranie paragonów na fakturę z kilku miejsc sprzedaży.
• Możliwość wystawienia FA do PZ wg płatnika i dostawcy – włączenie opcji pozwala na uzupełnienie jedną fakturą dokumentów PZ dotyczących danego płatnika oraz powiązanego z nim dostawcy.
• Przepisz nazwę z WZ i uwzględnij w sumowaniu pozycji – po zaznaczeniu opcji, nazwa pozycji będzie pobierana z dokumentu WZ, a nie z kartoteki.
• Przepisz cechy dokumentu i pozycji z PZ na FPZ – ustawienie tej opcji na TAK spowoduje automatyczne przepisanie cech dokumentu oraz pozycji z PZ na FPZ. Przepisane zostaną tylko te cechy, które znajdują się na PZ i FPZ.
• Przepisz sposób dostawy i datę dostawy z WZ do faktury do WZ – parametr ten domyślnie jest ustawiony na wartość Tak. Jego włączenie spowoduje przepisanie sposobu oraz daty dostawy, podczas uzupełniania dokumentu WZ fakturą FWZ (dane te zostaną przepisane, jeżeli zaznaczona będzie jedna WZ do uzupełnienia).
• Umożliwiaj wystawianie "FA. wew. dost. tow. - podatnikiem jest nabywca" do PZ (zakup z odwrotnym obciążeniem) – opcja ta umożliwia wybór dokumentów PZ podczas wyszukiwania dokumentu do faktury wewnętrznej.

• Sposób ustawiania daty sprzedaży na dokumentach uzupełniających WZ – parametr będzie przyjmował wartości w zależności od daty dokumentu. Wartości parametrów edytowane są w słowniku, a dana wartość posiada datę obowiązywania. Wg przepisów na rok 2014 parametr ten powinien mieć wartość Ustaw na datę najmłodszej WZ – zostanie ona zapisana w słowniku, jako obowiązująca od 2014-01-01.

• Możliwość wystawienia faktury do paragonu, gdy NIP na paragonie jest niezgodny z NIP-em na fakturze – parametr może przyjmować wartości:
  • Zabroń – uniemożliwi uzupełnienie paragonu fakturą, jeśli nip kontrahenta będzie różny na obu dokumentach,
  • Pytaj – użytkownik zostanie zapytany, czy chce uzupełnić paragon, domyślna odpowiedź zostanie ustawiona na "Nie",
  • Zezwól – wartość domyślna, system zezwoli na uzupełnienie paragonu.

Wydruki

Opcja ta umożliwia wybranie Formularza wydruku dla specyfikacji magazynowych, czyli dokumentów wewnętrznych zawierających informacje o  przyjęciu lub wydaniu towaru w rozbiciu na magazyny. Specyfikacje są przydatne w  firmach, które wystawiają faktury sprzedaży z wielu magazynów, bez wcześniejszego wystawienia dokumentów WZ na tych magazynach lub przyjmują towar wprowadzając zakup bez wcześniejszego wystawienia dokumentów PZ.
Wygląd formularza przyjęcia można wybrać spośród wszystkich zdefiniowanych formularzy dokumentów PZ, a formularz wydania spośród formularzy WZ. Wydruku tych formularzy będzie różnić się tylko nagłówkiem, gdzie w  miejscu opisu np. PZ (Przychód Zewnętrzny) będzie napis PT (Przyjęcie towaru).
W opcji Wydruki można ustawić również:

• Wydruk specyfikacji towaru w rozdzieleniu na magazyny - układ kolumn na formularz przyjęcia – pozwala na wybranie, jaki formularz w układzie kolumn ma być domyślnie podpowiadany po wybraniu opcji w menu Zakup → Dokumenty zakupu → Drukuj (F9) → Drukuj specyfikację przyjęcia magazynowego. Formularze te definiujemy w menu Słowniki → Definicje dokumentów → Magazynowe → Przychód zewnętrzny PZ → Przychód zewnętrzny → Popraw (F5) → zakładka Formularze.
• Wydruk specyfikacji towaru w rozdzieleniu na magazyny - układ kolumn na formularz wydania – pozwala na wybranie, jaki formularz w układzie kolumn ma być domyślnie podpowiadany po wybraniu opcji w menu Sprzedaż → Dokumenty sprzedaży → Drukuj (F9) → Drukuj specyfikację wydania magazynowego. Formularze te definiujemy w menu Słowniki → Definicje dokumentów → Magazynowe → Wydanie na zewnątrz WZ → Wydanie na zewnątrz →Popraw (F5) → zakładka Formularze.
• Formularz handlowego dokumentu identyfikacyjnego – podany w tym miejscu formularz będzie dostępny po wybraniu opcji Drukuj → Handlowy Dokument Identyfikacyjny na oknach dokumentów sprzedaży i magazynowych. Parametr ten domyślnie jest ustawiony na wartość Handlowy Dokument Identyfikacyjny (dodano również predefiniowany formularz Handlowy Dokument Identyfikacyjny - pusty, w którym część pól pozostaje pusta do uzupełnienia ręcznego). Oba formularze można edytować wg własnych potrzeb w menu Słowniki →Definicje dokumentów → Magazynowe → Wydanie na zewnątrz → Popraw (F5) →zakładka: Formularze→ Popraw.
• Drukować dane sprzedawcy, nabywcy i odbiorcy – opcja umożliwia drukowanie danych sprzedawcy, nabywcy i odbiorcy na dokumentach sprzedażowych i zakupowych, na wydruku specyfikacji towaru w rozdzieleniu na magazyny (Drukuj dokument (Ctrl+F9) → parametr Specyfikacja towaru w rozdzieleniu na magazyny).
• Automatyczny wydruk dokumentów – w ramach tej opcji definiujemy osobno każdy z parametrów:
  • tylko dla dokumentów z aktualną datą – czyli dokumentów z danego dnia pracy,
  • bez okna ustawień przed wydrukiem – umożliwia drukowanie dokumentów bez wcześniejszego wyświetlania okna ustawień wydruku,
  • automatycznie drukuj wg definicji dokumentów – umożliwia włączenie/wyłączenie na danym stanowisku automatycznego drukowania dokumentów według tego, co zostało ustalone w definicji dokumentów.
• Ustawienia wydruków osobno dla każdego okna dokumentu – zaznaczenie tej opcji umożliwia użytkownikowi ustawienie wydruku dla każdego okna dokumentu osobno oraz pamiętanie ustawień drukowania dokumentów (drukarka, marginesy).
• Drukować napis Oryginał/Kopia jako znak wodny – opcja umożliwia wydrukowanie, wzdłuż prawego boku dokumentu, napisu o skali szarości utworzonej przez użytkownika przy pomocy parametru w konfiguracji Odcień szarości znaku wodnego i treści odpowiedniej do rodzaju drukowanego dokumentu: „ORYGINAŁ", „DUPLIKAT z dnia…", „KOPIA 1" itp.:

• Dodrukować wszystkie wydruki dokumentu jako jedno zadanie – zaznaczenie tej opcji umożliwi użytkownikowi wysyłanie do drukarki w jednym zadaniu wszystkich wydruków standardowych dotyczących jednego dokumentu (oryginał, kopie, specyfikacje itp.). Przy drukarkach sieciowych opcja pozwala na uniknięcie mieszania się wydruków z różnych stanowisk.
• Sortuj wiersze na wydruku specyfikacji wydania magazynowego po – opcja pozwala zmieniać sposób sortowania wierszy na podanym wydruku. Użytkownik może wybrać sortowanie:
  • po indeksie,
  • po grupie kart. i identyfikatorze,
  • po grupie kart. i nazwie,
  • po kodzie złożonym grupy kart. i identyfikatorze,
  • po kodzie złożonym grupy kart. i nazwie.
• Rodzaj grupy kartotekowej używanej do sortowania wierszy w spec. wyd. mag. – parametr ten jest dostępny do edycji, jeżeli poprzedni parametr przyjmuje wartość inną niż: po indeksie.
• Przy wysyłaniu dokumentu e-mailem generuj kontakt CRM – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że:
  • każde wysłanie dokumentu e-mailem przy użyciu funkcji Drukuj <F9> spowoduje dodanie nowego kontaktu na Drzewie spraw (w module CRM) z automatycznie ustawionymi danymi takimi jak: kontrahent, osoba wykonująca i osoba kontaktowa (jeśli została wybrana),
  • po kliknięciu przycisku Wyślij (z okna Drukuj → Drukuj dokument <F9>) pojawi się menu rozwijane z możliwością wyboru osoby kontaktowej, do której e-mail powinien być wysłany oraz dla której zostanie odnotowany kontakt,
  • jeśli wybrana zostanie opcja Wyślij → Płatnik i dostawca lub Nabywca i odbiorca, to odnotowane zostaną dwa kontakty, dla obu kontrahentów.
• Przy wysyłaniu dokumentu e-mailem pozwól wysłać dokument przy braku adresu e-mail kontrahenta – opcja umożliwia wysyłanie e-maili z dokumentami do kontrahentów/nabywców nieposiadających adresu e-mail. Gdy parametr ten jest włączony i wysyłany jest e-mail do kontrahenta/nabywcy bez adresu, użytkownik zostanie zapytany czy chce go wysłać pomimo braku adresu, natomiast podczas seryjnego wysyłania dokumentów, użytkownik zostanie tylko raz zapytany (jeżeli którykolwiek z kontrahentów/nabywców nie będzie posiadał adresu).
• Typ kontaktu zakładanego w CRM podczas wysyłania dokumentu e-mailem – opcja dostępna jest po ustawieniu poprzedniej opcji na wartość TAK. Parametry dla tej opcji możemy wybierać spośród tych, które zostały określone w słowniku Typy zdarzeń – kontakty, w module CRM (menu Słowniki → Słowniki systemowe → Typy zdarzeń → ikona Kontakty).

• Domyślna procedura uruchamiana po wydrukowaniu dok. – wybrana w tym polu procedura będzie uruchamiana po każdym wydrukowaniu standardowego formularza dokumentu w module Handlowo-Magazynowym. Definiowanie wykorzystywanych w systemie procedur umożliwia moduł Raporty i Formularze.
• Nie drukuj zestawienia VAT na dokumencie końcowym rozliczającym zaliczki, gdy włączono wyliczanie wartość podatku od pozostałej kwoty – opcja ta dostępna jest, gdy parametr Na dokumencie końcowym rozliczającym zaliczki, wylicz wartość podatku od pozostałej kwoty, gdy dok. końcowy od netto wylicz VAT i brutto, gdy dok. końcowy od brutto wylicz VAT i netto ustawiony jest na wartość Tak.
• Drukuj na fakturach VAT - Zakup od rolnika dodatkowo potrącenia na promocje rolnictwa – gdy parametr ten jest aktywny, to na wydrukach dokumentów: Faktura VAT - zakup od rolnika, Faktura do PZ - zakup od rolnika, Korekta faktury VAT - zakup od rolnika oraz Korekta Faktury do PZ - zakup od rolnika, w stopce widoczna jest sekcja, gdzie wyszczególnione są kwoty, jakie są potrącane w związku z funduszami promocji rolnictwa oraz kwota do zapłaty po potrąceniach (ponadto kwota do zapłaty pomniejszona jest o potrącenia na fundusze promocji rolnictwa). Parametr ten domyślnie jest włączony.
• Drukuj kod dokumentu w sekcji „Dotyczy" - parametr przyjmuje wartości: Predefiniowany (z rodzaju dokumentu) oraz Z definicji dokumentu. W zależności od wartości nowego parametru, drukowany jest odpowiedni kod w sekcji Dotyczy, na wydruku dokumentu. W przypadku, gdy parametr przyjmuje wartość Predefiniowany (z rodzaju dokumentu), to kod ten jest pobierany z predefiniowanych kodów dla rodzaju dokumentu, natomiast w przypadku, gdy parametr przyjmie wartość Z definicji dokumentu, to kod jest pobierany z pola kod w definicji dokumentu.
• Obsługa przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej – parametr ten jest domyślnie wyłączony. Ustawienie go na wartość Tak włączy przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej pomiędzy kontrahentami. Funkcjonalność ta umożliwia, dla wybranych kontrahentów, szybką wymianę dokumentów (przesyłając je kontrahentowi e-mailem lub poprzez platformę elektronicznej wymiany dokumentów) oraz przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej.
• Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie) – parametr dostępny jest, gdy włączony jest parametr Obsługa przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej. Za jego pomocą można zdefiniować:
• katalog (konfiguracja struktury katalogów), do którego będzie zapisywany dokument podczas wydruku i seryjnego wydruku dokumentu. Aby ustawić ten parametr, należy wskazać dany katalog oraz dodatkowo można zdefiniować, jak mają być tworzone podkatalogi w tym katalogu. Podkatalogi mogą mieć nazwę taką, jak: rok, miesiąc, dzień (gdy dany dokument był zapisywany na dysk), kod miejsca sprzedaży (lub kod magazynu dla dokumentów magazynowych), grupę dokumentu i kod zapisywanego dokumentu.
• plik/schemat nazwy pliku zapisywanego w powyższym katalogu. Nazwa zapisywanego pliku może się składać z prefiksu kodu dokumentu, numeru zewnętrznego dokumentu i sufiksu dla danego dokumentu. Dodatkowo, aby zapewnić unikalność nazwy dla takiego pliku, w jego nazwie zawsze znajdzie się data i czas zapisania na dysku, rodzaj wydruku (oryginał, kopia itd.) i numer strony.
• Nazwa "sprzedawca" na fakturze sprzedaży – w parametrze tym operator systemu może ustalić czy na wydruku faktury sprzedaży widoczna będzie nazwa Podatnik czy Sprzedawca. Parametr ten automatycznie ustawia od 1 stycznia 2013 nazwę Podatnik na wydruku faktury, natomiast nazwę tę w każdej chwili użytkownik będzie mógł zmodyfikować.
• Opis oznaczenia oryginał, kopia, duplikat – opcja umożliwia określenie jak na wydrukach mają wyglądać znaczniki: oryginał, kopia, duplikat. Dany zestaw znaczników będzie obowiązywał od podanej daty (analogicznie jak w parametrze Nazwa "sprzedawca" na fakturze sprzedaży).

• Sposób drukowania daty sprzedaży – parametr ten może przyjąć wartości:
  • Drukuj zawsze,
  • Drukuj tylko dla dokumentów uzupełniających (FaWZ, ParWZ itp.),
  • Nie drukuj jak zgodna z datą wystawienia.

W przypadku ostatniej wartości, daty można porównać tylko jeżeli rodzajem daty sprzedaży jest data, a nie okres lub miesiąc. 

• Oznaczenie daty sprzedaży na wydruku – umożliwia ustawienie, jakie oznaczenie ma nosić data sprzedaży w danym okresie. Jest to słownik umożliwiający określenie jaka nazwa obowiązuje od jakiej daty.
• Możliwość wprowadzenia uwag kontrahenta jako RTF – gdy parametr jest włączony, to uwagi dokumentu i uwagi kontrahenta (gdy występują, mają być drukowane i mają postać RTF) będą drukowane na dokumencie jako RTF (nie dotyczy to wydruku na drukarkę igłową i do pliku tekstowego).

Nie ma możliwości skopiowania uwag RTF z pliku PDF. Domyślna wartość powyższego parametru, to Nie. Po sformatowaniu uwag i kliknięciu na ikonę Tekst sformatowany (w prawym dolnym rogu), wprowadzony tekst zostanie zmieniony na prosty. Po kolejnym wybraniu tej ikony możliwe będzie formatowanie, ale wcześniejsze formatowanie nie zostanie przywrócone – należy na nowo sformatować uwagi.

• Ustawienia okna wydruku – dla okna wydruku dokumentów sprzedaży, zakupu, zamówień od odbiorców i zamówień od dostawców wartości pól: Oryginał, Duplikat, Próbny i Kopie ustawiane są tak, jak zdefiniowano w tym parametrze.

• Data, od której drukować kolumnę CN/PKWiU zamiast PKWiU – parametr, w którym można określić datę od której kolumna "PKWiU" na wydrukach będzie automatycznie zamieniana na kolumnę "CN/PKWiU"

Akceptacje

Opcja ta spełnia ważną rolę, ponieważ wiele sytuacji generujących w  systemie dokumenty sprzedażowe, zakupowe i magazynowe, powinno być zaakceptowanych, np. sprzedaż ponad stan:

• Sposób akceptacji dokumentów:
  • Bez akceptacji – nie wybieramy żadnego sposobu akceptacji dokumentów,
  • Tylko dokumenty MM+ automatyczne – akceptujemy tylko dokumenty międzymagazynowe przyjęcia,
  • Wg definicji dokumentu – zaznaczenie tej opcji sprawi, że obowiązywać będą ustalenia zdefiniowane przez użytkownika dla poszczególnych dokumentów (menu Słowniki → Definicje dokumentów → wybrany dokument → Popraw <F5> → zakładka: Dodatkowe):

• • Wszystkie dokumenty – akceptujemy wszystkie wystawione dokumenty.
• Automatycznie akceptować dokumenty po wydruku – dokumenty po wydrukowaniu zostaną automatycznie zaakceptowane.
• Automatycznie akceptować dokumenty po wysłaniu na drukarkę fiskalną – włączenie tej opcji pozwala na automatyczne zaakceptowanie dokumentów w momencie wysłania ich na drukarkę fiskalną.
• Automatycznie akceptować zamówienia od odbiorców przy nieprzekroczonych limitach kontrahenta – zaznaczenie tej opcji umożliwi automatyczną akceptację dokumentów tego kontrahenta, który posiada nieprzekroczone limity. Limity dla kontrahenta ustalamy w menu Słowniki → Kontrahenci na zakładce Limity, Blokady.
• Blokować wydruk specyfikacji dla dokumentów niezaakceptowanych – włączenie tej opcji sprawi, że w systemie automatycznie zablokowany zostanie wydruk specyfikacji magazynowych (dokumenty wewnętrzne zawierające informacje o przyjęciu lub wydaniu towaru w rozbiciu na magazyny), dla tych dokumentów, które nie zostały zaakceptowane.
• Pobierać dostawy przy akceptacji (rozchód ponad stan) dla dokumentów – opcja dostępna poprzez logowanie serwisowe. Jej aktywacja umożliwi rozchód ponad stan magazynowy dla dokumentów sprzedaży, WZ, RW, MM. Możliwe jest także zaznaczenie parametru: Według definicji dokumentu, który spowoduje, że możliwość wystawienia dokumentu z ujemną sprzedażą, będzie zależna od opcji z definicji dokumentu (menu Słowniki → Definicje dokumentów → zakładka: Dodatkowe → Pobierać dostawy przy akceptacji (rozchód ponad stan). Opcja ta pojawia się w definicji dokumentów sprzedaży, oraz rozchodowych dokumentach magazynowych, jeśli zaznaczono parametr Dokument podlega akceptacji.
• Dla dokumentów, które wymagają akceptacji sprawdzaj wymagane cechy przed akceptacją, a nie przed zapisem dokumentu – po zaznaczeniu tej opcji, system będzie kontrolował wpisanie cech określonych jako wymagane przed akceptacją, a nie w trakcie edycji dokumentu.
• Weryfikacja pozycji dokumentu przed akceptacją – zaznaczenie opcji powoduje, iż przed zaakceptowaniem dokumentu konieczna będzie weryfikacja wprowadzonych pozycji. Weryfikacja polega na sprawdzeniu, czy każda z pozycji dokumentu spełnia określone warunki, np.:
  • wybranie numeru seryjnego (jeśli jest wymagany),
  • podanie daty ważności (jeśli jest wymagana),
  • podanie numeru dostawy (jeśli jest wymagany),
  • określenie miejsca składowania (jeśli jest wymagane).

Jeśli dokument umożliwia sprzedaż ujemną, to dodatkowo, dla dokumentów rozchodowych sprawdzany jest (dla danej kartoteki) stan na magazynach.

• Obsługa akceptacji pozycji dokumentów – ustawienie tej opcji na wartość Tak umożliwia na dokumentach podlegających akceptacji z grupy dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych, akceptowanie pojedynczych pozycji dokumentów (menu kontekstowe na pozycji → Akceptacje → Akceptuj (Ctrl+A)). W przypadku akceptacji pojedynczych pozycji, gdy wszystkie pozycje zostaną zaakceptowane, dokument po zapisie zostanie automatycznie zaakceptowany.

Limity, blokady, ostrzeżenia

Opcja ta umożliwia wybranie sposobu ustalania limitów (w oparciu o należności lub saldo: należności – zobowiązania), ustalenie rozliczenia z  tytułu opakowań przy uwzględnianiu limitu, wyłączenie sprawdzania limitów w  zamówieniach od odbiorców, włączenie sprawdzania limitów przy fakturach do WZ.
W ramach tego punktu w konfiguracji użytkownik może definiować następujące opcje:

• Przy ustalaniu limitów uwzględniać – ustalając limity możemy brać pod uwagę same należności lub saldo: należności – zobowiązania.
• Przy ustalaniu limitów uwzględniaj rozliczenia z tytułu opakowań – włączając tę opcję użytkownik wymaga, aby rozliczenia z tytułu opakowań miały wpływ na limity przyznane kontrahentom na zakładce Limity, Blokady (menu Słowniki → Kontrahenci → Dodaj<F3> → zakładka Limity, Blokady).
• Wyłączyć sprawdzanie limitów w zamówieniach od odbiorców i ofertach dla odbiorców – parametr steruje wyświetlaniem informacji o przekroczonych przez kontrahenta limitach przy wystawianiu zamówień od odbiorców i ofert dla odbiorców. Może on przyjąć 4 wartości:
  • Nie
  • Dla ofert dla odbiorców i zamówień od odbiorców
  • Tylko dla ofert dla odbiorców
  • Tylko dla zamówień od odbiorców
• Włączyć sprawdzanie limitów przy fakturach do WZ – użytkownik może włączyć funkcję kontroli limitów, także podczas uzupełniania wystawionego wcześniej dokumentu WZ.
• Sposób wyświetlania uwag i ostrzeżeń kontrahenta przy sprzedaży i zamówieniach od odbiorców – można wybrać jeden z czterech sposobów:

• Sposób wyświetlania uwag i ostrzeżeń kartoteki przy sprzedaży i zamówieniach od odb. – opcja ta pozwala na automatyczne sygnalizowanie, że kartoteka posiada ostrzeżenia i/lub uwagi. Jeśli użytkownik zaznaczy którąkolwiek z opcji automatycznego sygnalizowania ostrzeżeń i/lub uwag, to podczas wprowadzania pozycji na dokumencie sprzedaży lub na zamówieniu od odbiorcy przed dodaniem pozycji na dokument pojawi się okno, które wyświetli uwagę i/lub ostrzeżenie dla kartoteki.

• Sposób wyświetlania uwag i ostrzeżeń kartoteki przy zakupie i zamówieniach od dostawców – za pomocą tej opcji użytkownik może ustawić automatyczne wyświetlanie informacji o uwagach i ostrzeżeniach, podczas dodawania kartotek do dokumentu zakupu i dokumentu zamówienia do dostawców.
• Sposób kontroli należności przy wystawianiu dokumentów sprzedaży – opcję można ustawić w następujący sposób:
  • Nie sprawdzaj – należności danego kontrahenta nie będą sprawdzane podczas wystawiania dokumentów sprzedaży,
  • Informacja o dokumentach przeterminowanych – wybranie tej opcji do kontroli należności spowoduje, że na ekranie wyświetlać się będzie komunikat informujący o tym, że dany kontrahent posiada dokumenty przeterminowane,
  • Informacja o dokumentach nierozliczonych – opcja ta powoduje pojawienie się na ekranie komunikatu informującego, mówiącego o tym, że kontrahent któremu chcemy wystawić dokument sprzedaży posiada dokumenty nierozliczone.

Podobne ustawienia mają zastosowanie dla opcji Sposób kontroli należności przy wystawianiu zamówień od odbiorców.

• Wyłącz sprawdzanie limitów przy grupowej realizacji WZ z zamówień – jeśli użytkownik systemu zaznaczy (włączy) parametr Wyłącz sprawdzanie limitów przy grupowej realizacji WZ z zam., to podczas operacji grupowej realizacji WZ z zamówienia system nie będzie sprawdzał limitów kontrahenta.
• Uwzględniaj prawa do sprzedaży gotówkowej przy przekroczeniu limitów kontrahenta dla dokumentów WZ – opcja (gdy nie jest zaznaczona) blokuje możliwość wystawiania dokumentów WZ, mimo posiadania przez użytkownika prawa do sprzedaży gotówkowej przy przekroczonych limitach kredytowych kontrahenta. Ustawienie opcji na TAK spowoduje, że prawo do sprzedaży gotówkowej będzie uwzględnianie.
• Pokaż przy wyjściu z programu informacje o niezafiskalizowanych dokumentach – jeżeli w systemie znajdą się niezafiskalizowane dokumenty, to przy wychodzeniu z programu pojawi się przypominający komunikat. Opcja zadziała pod warunkiem, że operator znajduje się w module Handlowo-Magazynowym oraz włączony jest dla firmy obowiązek fiskalizacji dokumentów (menu System → Konfiguracja → Ustawienia →Drukarka fiskalna →Ustawienia globalne → parametr Obowiązek fiskalizacji od daty).
• Przy ustalaniu limitów uwzględniaj oznaczenie na grupach rozrachunkowych - Włączenie parametru spowoduje, że w słowniku grup rozrachunkowych menu Słowniki → Słowniki systemowe → Grupy rozrachunków → Dodaj/Popraw pojawi się dodatkowy parametr Uwzględniaj w limitach kontrahenta.

Po włączeniu parametru w oknie wybranej grupy rozrachunkowej, system będzie uwzględniał ją do obliczeń limitów kontrahenta. Z kolei pozostałe grupy rozrachunkowe, które nie będą miały zaznaczony w.w. parametr nie będą uwzględniane w obliczaniu zadłużenia przy obliczaniu limitów kontrahenta.

• Wyłączyć sprawdzanie limitów dla faktur zaliczkowych - po włączeniu parametru, w momencie wystawiania faktur zaliczkowych sprzedaży, system nie będzie sprawdzał limitów kontrahenta.

Podstawa cen sprzedaży

Ustawienia tej opcji dotyczą sposobów ustalania podstawy wyliczania cen sprzedaży przy zmianie ceny zakupu oraz sposobu potwierdzania zmiany podstawy wyliczania cen sprzedaży.

• Sposób ustawiania podstawy wyliczania cen sprzedaży przy zmianie ceny zakupu:
  • Zawsze ustawiaj równą ostatniej cenie zakupu,
  • Gdy nowa cena jest większa o próg określony w kartotece – system zasugeruje zmianę ceny sprzedaży jedynie, gdy nowa cena zakupu będzie większa od starej o wartość ustalonego progu. Próg zmiany podstawy wyliczania cen ustawiamy na zakładce Inne podczas edycji danych kartoteki,
  • Gdy nowa cena jest różna o próg określony w kartotece – przy wzroście lub spadku ceny zakupu o wartość większą niż Próg zmiany podstawy wyliczania cen, system zasugeruje zmianę ceny sprzedaży odpowiadającą wzrostowi cen zakupu,
  • Nie ustawiaj.
• Sposób potwierdzania zmiany podstawy wyliczania cen sprzedaży:
  • Bez potwierdzenia.
  • Wyświetl informację – system będzie wyświetlał informację o następującej treści: UWAGA! Ogólna podstawa wyliczania cen na kartotece została zmieniona.
  • Potwierdzenie na oknie kalkulacji – wybranie tego parametru spowoduje, że po zmianie ceny zakupu, wyświetli się Okno kalkulacji zmiany cen sprzedaży:

Na powyższym przykładzie cena zakupu zmieniła się o 13,21%, czyli o wartość wyższą od ustalonego dla kartoteki Progu zmiany podstawy wyliczania cen. System zasugerował więc zmianę ceny sprzedaży o 13,21%.

• • Potwierdzenie na oknie kalkulacji tylko przy przekroczeniu progu.
  • Potwierdzenie na oknie kalkulacji zawsze (mimo niezmienionej ceny).
• Ustawiaj ostatnią cenę zakupu równą 0, gdy zakupiono po takiej cenie – opcja umożliwia, aby po zakupie towaru w cenie równej 0, cena ta została ustawiona w ostatnią cenę zakupu. Gdy parametr jest wyłączny, system po zakupie w cenie 0, pozostawia poprzednią cenę zakupu.
• Obsługa rejestru cen zakupu – ustawienie opcji na wartość Tak, spowoduje zapisanie rejestru zmian cen zakupu do tabeli w bazie danych, natomiast, aby dane te były dostępne do analizy, należy utworzyć w module Raporty i Formularze, np. zestawienie proceduralne (moduł Raporty i Formularze dostępny jest, gdy stanowisko posiada licencję na niego).
• Kolejność wyświetlania okien kalkulacji cen – parametr ten może przyjąć dwie wartości: Zmiana ostatniej ceny dla magazynu pierwsza oraz Zmiana ostatniej ceny ogólnej dla kartoteki pierwsza, od których uzależniona jest kolejność wyświetlania okien, gdy ostatnia cena zakupu ulega zmianie.

Umowy, promocje, cenniki

Opcja ta pozwala dokonać ustawień dotyczących sporządzania umów, promocji i cenników.

• Sposób pobierania kursu do przeliczania cen z umów walutowych – parametr ten pozwala na określenie w jaki sposób pobierać kursy walut do przeliczenia cen z umów z kontrahentami – cenników walutowych. Do wyboru mamy Rodzaj tabeli kursowej oraz Tabela kursowa na określony dzień.
• Tabela kursowa do przeliczania cen z umów walutowych – użytkownik może połączyć się z tabelą kursową i ustawić odpowiedni kurs waluty, w celu przeliczania cen z umów walutowych. Ustawienie kursu w Konfiguracji spowoduje, że na wszystkich umowach walutowych, ceny zostaną przeliczone według wybranego kursu.

Aby możliwe było wystawianie umów walutowych, w menu Słowniki → Definicje dokumentów → Zamówienia od odbiorców → Popraw<F5> należy zaznaczyć parametr: Dokument z dodatkową walutą oraz w oknie edycji kontrahenta, na zakładce: Inne uzupełnić pole Waluta.

• Rodzaj tabeli kursowej do przeliczania cen z umów walutowych – opcja ta dostępna jest, gdy parametr Sposób pobierania kursu do przeliczania cen z umów walutowych ustawiony jest na wartość: Rodzaj tabeli kursowej. W miejscu tym użytkownik może wybrać rodzaj tabeli kursowej, która będzie pobierana do przeliczania cen z umów walutowych.
• Dla umów i promocji sprzedaży/zakupu, przy wyliczeniu ceny z innej waluty pobierz kurs – parametr umożliwia określenie rodzaju kursu pobieranego przy wyliczeniu ceny, gdy cena ma być przeliczona z waluty na PLN.
• Uwzględniać cenę z warunków sprzedaży kontrahenta – po zaznaczeniu tej opcji system będzie uwzględniał cenę zaznaczoną w oknie Kontrahent, na zakładce Warunki sprzedaży.
• Analizować umowy i promocje dla odbiorcy (jeżeli występuje) – opcja umożliwia analizowanie warunków umów i promocji dla danego odbiorcy, jeżeli zostały zdefiniowane w systemie.
• Analizować umowy inne dla odbiorcy (jeżeli występuje) – opcja umożliwia, podczas sprzedaży towarów, dla których należy analizować długość terminu ważności towaru od daty sprzedaży (Umowy z kontrahentami – Inne), gdy dokument posiada innego odbiorcę niż nabywcę, analizowanie dla odbiorcy.
• Ilość miejsc po przecinku w cenach – opcja umożliwia wskazanie ilości miejsc po przecinku dla cen z umów, promocji i w cennikach.
• Przy zakupie i PZ podpowiadaj najpierw ceny zakupu z umów – jeśli użytkownik systemu zaznaczy opcję, to podczas wystawiania dokumentu zakupu, system podpowie cenę zakupu ustaloną na umowie zakupu, pod warunkiem, że jest taka cena.
• Licz bonifikatę z umów i promocji dla dokumentów: (zależny od Dokumenty →Uzupełnienia → Sposób sumowania pozycji i ustalania ceny) – opcja ta umożliwia liczenie bonifikat z umów i promocji na dokumentach FA do WZ i PAR do WZ. Początkowo parametr ten jest ustawiony na wartość: WZ, natomiast żeby go zmienić na wartość: Uzupełniony, należy ustawić parametr Sposób sumowania pozycji i ustalania ceny (dotyczy: FA-WZ, PAR-WZ, FA-PZ) na wartość: Sumować w obrębie indeksu – cena z kartoteki.
• Liczyć umowy i promocje według – w zależności od ustawienia parametru, promocje i cenniki obowiązują w oparciu o datę wystawienia dokumentu lub datę sprzedaży z dokumentu. Jeśli parametr ustawiono na wartość daty sprzedaży z dokumentu, to system uniemożliwia wystawienie dokumentu, jeśli dla grup dokumentów sprzedaży w definicji dokumentu ustawiono parametr Rodzaj daty sprzedaży na inną wartość niż Data. Dodatkowo dla tego ustawienia system blokuje możliwość zmiany daty sprzedaży dokumentu, jeśli wystawiono już dla niego pozycje.
• Możliwość definiowania umów/cenników tylko dla grup kontrahentów z rodzaju – wybranie odpowiedniego rodzaju grup kontrahentów w tym parametrze, będzie determinować wybór danej grupy kontrahentów do połączenia z pozycją słownika Umowy kontrahentów - cenniki tylko danego rodzaju grup.
• Możliwość definiowania w umowach/cennikach zakresu towarów tylko dla grup kartotek z rodzaju – parametr ten działa analogicznie, jak poprzedni parametr, dla grup kartotek.
• Przy zmianie ilości na pozycji, zadaj pytanie przed zmianą ceny wynikającą z umów/promocji (dotyczy dokumentów sprzedaży oraz WZ) – włączenie tego parametru spowoduje, że użytkownikowi systemu wyświetli się okno z pytaniem przed zmianą ceny lub bonifikaty wynikającej z umów lub promocji.
• Obsługa sekcji "Wyłączenia edycyjne" dla kartotek wyłączonych z umów i promocji na dokumentach z grupy sprzedaż (np. Fa, Par)/na dokumentach WZ/na dokumentach z grup zamówienia od odb. i oferty dla odb. – parametry te regulują działanie opcji znajdujących się w oknie Wyłączenia z promocji, umów i rabatów:
  • Nie uwzględniaj podczas udzielania bonifikaty grupowej w dok.,
  • Nie uwzględniaj podczas udzielania bonifikaty od całego dok.,
  • Zabronić poprawiania bonifikaty podczas edycji pozycji,
  • Zabronić poprawiania ceny podczas edycji pozycji.

Gratisy

• Dokument WZ do realizacji gratisów – w tym miejscu użytkownik może wprowadzić zdefiniowany wcześniej dokument do realizacji gratisów.
• Uzupełnienie fakturą zgodnie z def. dokumentu – o konieczności uzupełniania dokumentu fakturą przesądzać będą ustawienia pobierane z definicji danego dokumentu.

List przewozowy

• Automatyczne potwierdzanie listu przewozowego – zaznaczenie tego parametru powoduje, że list przewozowy potwierdza się automatycznie, jeśli wszystkie dokumenty na liście zostały potwierdzone. Jeśli opcja jest wyłączona, to na oknie edycji listu przewozowego, na zakładce: Podstawowe występuje parametr Potwierdzony do zaznaczenia.
• Automatyczne przenoszenie do archiwalnych potwierdzonego listu – opcja ta powoduje, że w przypadku, gdy status listu przewozowego jest ustawiany jako zrealizowany, to list automatycznie przenoszony jest do archiwum. Przenosić do archiwum można także ręcznie, za pomocą opcji Przenieś do archiwalnych, dostępnej w menu kontekstowym okna List przewozowy.
• Przypisanie dokumentu tylko do jednego listu przewozowego – włączenie tego parametru spowoduje, że system nie doda dokumentu do listu przewozowego, jeśli dokument ten podpięty jest do innego listu (wyświetli się komunikat z odpowiednią informacją).
• Program zewnętrzny do edycji listu przewozowego – dodanie programu zewnętrznego w tym parametrze spowoduje, że w menu Sprzedaż → Listy przewozowe → menu podręczne dostępna będzie opcja Edycja programem zewnętrznym (Shift+Ctrl+F5).

EDI (Elektroniczna wymiana dokumentów)

EDI oznacza proces wymiany dokumentów pomiędzy aplikacjami partnerów gospodarczych, organizacji itp. Zadaniem EDI jest efektywne zarządzanie przepływem informacji. Dane zapisane są według standardowego formatu określającego ich składnię, strukturę i zawartość oraz wprowadzane są do systemu komputerowego odbiorcy w sposób automatyczny. Dominującym standardem EDI jest EDIFACT.
Klikając dwukrotnie na parametr Konfiguracja EDI, a następnie na ikonę Dodaj <F3> użytkownik może zdefiniować standard EDI:

1. Na zakładce Podstawowe uzupełniamy nazwę i opis oraz wskazujemy format EDI. Dodatkowo na zakładce tej można zapisać zdefiniowany standard EDI do pliku lub zaimportować go z już istniejącego pliku.
2. Na zakładce Dostępność definiujemy Grupy, którym przypisujemy typy formatów i katalogi, w których znajdują się odpowiednie dla nich pliki importu/eksportu (w zależności od przypisanego typu formatu). Dla każdej ze zdefiniowanych grup określamy listę Stanowisk, które będą mogły obsługiwać dany standard.
3. Na zakładce Ustawienia dostępne są opcje umożliwiające parametryzację pod potrzeby użytkownika systemu (lub wymagania odbiorcy dokumentów elektronicznych).

Widok

• Filtr na zakres dat dla aktualnych zamówień i ofert – jeżeli opcja ta nie jest aktywna, to na oknach zamówień od odbiorców i ofert dla odbiorców użytkownik nie może ustalać zakresu dat wyświetlanych dokumentów.

Pasek „Ulubione"

• Definicja dokumentu dla „Dodaj paragon" - Definicja dokumentu ustawiana przy wybraniu na pasku „Ulubione" opcji „Dokumenty - Dodaj paragon" – za pomocą tej opcji użytkownik może wybrać, który paragon (zdefiniowany w słowniku Definicje dokumentów) ma być automatycznie otwierany po kliknięcie na przycisk Dodaj paragon na pasku Ulubione.

Aby przycisk ten był dostępny, należy w menu System → Definiuj pasek „Ulubione" wybrać grupę Dokumenty, a następnie w sekcji Dostępne ikony kliknąć dwa razy na Dodaj paragon.

• Definicja dokumentu dla „Dodaj fakturę sprzedaży" - Definicja dokumentu ustawiana przy wybraniu na pasku „Ulubione" opcji „Dokumenty - fakturę sprzedaży" – w opcji tej wybieramy definicję dla przycisku Dodaj fakturę sprzedaży.
• Definicja dokumentu dla „Dodaj zamówienie od odbiorcy" - Definicja dokumentu ustawiana przy wybraniu na pasku „Ulubione" opcji „Dokumenty - zamówienie od odbiorcy" – w opcji tej wybieramy definicję dla przycisku Dodaj zamówienie od odbiorcy.
• Definicja dokumentu dla „Dodaj WZ" - Definicja dokumentu ustawiana przy wybraniu na pasku „Ulubione" opcji „Dokumenty - Dodaj WZ" – w opcji tej wybieramy definicję dla przycisku Dodaj WZ.

Wstępna rejestracja dokumentów

• Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów wstępnie zarejestrowanych) – za pomocą tej opcji można zdefiniować: katalog (konfiguracja struktury katalogów), do którego będzie zapisywany dokument wstępnego rejestru oraz plik/schemat nazwy pliku zapisywanego w powyższym katalogu.
• Wyświetlać przed dodaniem dokumentu wstępnego rejestru okno skanera – włączenie tego parametru spowoduje wyświetlenie okna Lista plików, podczas dodawania pliku, który ma być powiązany z dokumentem wstępnego rejestru.

Wydruki

Wydruki definiowane

• Rejestruj wydruki w bazie dodatkowych dokumentów – opcja wymusza zapisywanie wydruków definiowanych w bazie dodatkowych dokumentów (pod warunkiem, że baza taka została utworzona). Przy wykonaniu dowolnego rodzaju wydruku zapamiętany zostanie on jako PDF w bazie dodatkowych dokumentów. W przypadku, gdy opcja ta pozostanie wyłączona, funkcję zapisywania wydruku w bazie dodatkowych dokumentów można także wywołać ręcznie. W tym celu, należy na oknie ustawień parametrów wydruku definiowanego, wybrać rodzaj wydruku: Do bazy PDF.
• Drukuj dane właściciela licencji – włączenie opcji powoduje drukowanie danych właściciela licencji na wydrukach definiowanych.
• Do nazwy pliku wydruku dodaj nazwę firmy – opcja umożliwia dla każdego wydruku eksportowanego do pliku (np.: pdf, html, gif), zmianę jego nazwy poprzez dodanie nazwy firmy. Do nazwy zostaje dodana nazwa bazy, z której eksportowany jest plik.
• Katalog wydruków definiowanych – wprowadzamy tutaj ścieżkę dostępu do katalogu zawierającego wydruki definiowane.
• Pytaj podczas zapisu formularza definiowanego o możliwość zapisu w sposób tylko do odczytu – opcja umożliwia zapis formularza w trybie tylko do odczytu. Tak zapisanego formularza nie będzie można już edytować.
• Pokazuj panel stron na podglądzie wydruku definiowanego – opcja pozwala włączyć/wyłączyć widok panelu stron na podglądzie wydruku definiowanego.
• Przywróć wydruki z wersji 243 – opcja została przygotowana dla użytkowników, którzy (po wprowadzeniu przez dostawcę oprogramowania modyfikacji obsługi wydruków definiowanych) będą chcieli korzystać z dotychczasowego sposobu tworzenia wydruków i zachować poprzednie ustawienia wydruków.
• Strona kodowa przy eksporcie do pliku tekstowego – parametr pozwalający wybrać sposób kodowania pliku tekstowego, eksportowanego z poziomu projektowania raportu.
• Drukuj automatycznie wybrane formularze definiowana po akcjach Dodaj (F3), Popraw (F5), Usuń (F8) – opcja umożliwia automatyczne uruchamianie wydruków (zdefiniowanych w opcji Formularze definiowane) po akcjach: Dodaj (F3), Popraw (F5), przed Usuń (F8). Aby funkcjonalność ta była dostępna, należy w konfiguracji włączyć opisywany parametr oraz po zdefiniowaniu formularzy, na oknie Drukuj → Formularze definiowane → Definiuj automat. drukowanie formularzy wybrać, który formularz przy jakiej akcji ma być uruchomiony.
• Separator wydruku definiowanego do pliku – parametr ten umożliwia zdefiniowanie własnego znaku separatora dla zestawień definiowanych, przy opcji wydruku do pliku. Standardowo przyjmuje on wartość dwukropka (:). Aby wybrać zdefiniowany w konfiguracji znak separacji, należy otworzyć formularz zdefiniowany w menu Zestawienia → Zestawienia definiowane → wybrany formularz, następnie, otworzyć okno Plik → Parametry drukowania do pliku i w polu Typ pliku wybrać wartość Znak parametru konfiguracji:.
• Opis drukowany na fakturze sprzedaży dla transakcji Mechanizmu podzielonej płatności (MPP) Wartość domyślna: Mechanizm podzielonej płatności

Specyfikacja numerów seryjnych

W opcji tej można włączyć Drukowanie tylko pozycji z numerami seryjnymi.

Drukarka fiskalna

Ustawienia stanowiska

• Podstawowe ustawienia drukarki fiskalnej – opcja ta stanowi poprzednią wersję ustawień drukarek fiskalnych, które mają charakter globalny i umożliwiają edycję podstawowych ustawień drukarki fiskalnej.

Obecnie zalecana jest konfiguracja obsługi drukarek dla stanowisk dostępna w menu Słowniki → Słowniki systemowe → Drukarki fiskalne, gdzie należy wskazać ustawienia protokołu oraz parametry wydruków fiskalnych. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale 3.14.22 Drukarki fiskalne

• Rodzaj drukarki – jeżeli do stanowiska dołączona jest drukarka fiskalna to należy wybrać jej rodzaj i skonfigurować pozostałe parametry,
• Nr portu COM – port szeregowy, do którego podłączona została drukarka,
• Ilość znaków indeksu – określa ile znaków drukować na drukarce fiskalnej z indeksów wpisanych na kartotece magazynowej,
• Ilość znaków identyfikatora – określa ile znaków drukować na drukarce fiskalnej z identyfikatora wpisanego na kartotece magazynowej,
• Ilość znaków nazwy – określa ile znaków drukować na drukarce fiskalnej z nazwy wpisanej na kartotece magazynowej,

• Drukować jednostkę miary – zaznaczenie tej opcji powoduje, ze dodatkowo do indeksu i nazwy wysyłana jest informacja o jednostce miary,
• Wysuwać szufladę – po wydrukowaniu paragonu, szuflada wysunie się automatycznie,
• Wysuwać szufladę przed wydrukiem - parametr jest dostępny po zaznaczeniu opcji „Wysuń szufladę"
• Drukowanie dokumentów fiskalnych, niewysłanych – jeśli paragon na drukarce fiskalnej nie zostanie wydrukowany, to czasami, w celach sprawdzenia istnieje konieczność wydrukowania go na zwykłej drukarce. Parametr ten określa, w jaki sposób program ma reagować na taką sytuację:
• Drukuj – program zawsze pozwoli wydrukować taki paragon na drukarce,
• Ostrzegaj przed wydrukiem – program pozwoli go wydrukować, ale wcześniej zapyta czy kontynuować operację,
• Nie drukuj – program nie pozwoli wydrukować takiego paragonu na zwykłej drukarce,
• Automatyczne wysyłanie dokumentów na drukarkę fiskalną po wystawieniu – dla tej opcji użytkownik może wybrać jedno z trzech ustawień:
• Zawsze wysyłaj – po wybraniu tej opcji dokumenty fiskalne będą wysyłane na drukarkę automatycznie po ich wystawieniu przez użytkownika systemu,
• Wysyłaj dokumenty rozliczone – na drukarkę będą wysyłane tylko dokumenty rozliczone,
• Nie wysyłaj – na drukarkę nie będą wysyłane żadne dokumenty,
• Znaki stawek VAT – opcja jest dostępna po określeniu pola Rodzaj drukarki. Drukarka fiskalna rozpoznaje stawkę VAT na kartotece za pomocą znaku literowego. Opcja ta umożliwia zdefiniowanie odpowiedników stawek VAT w programie i w drukarce:

• Fiskalizacja w oknie należności – aby opcja ta była dostępna, należy wybrać drukarkę fiskalną i zaznaczyć w systemie, że firma podlega fiskalizacji (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Drukarka fiskalna → Ustawienia globalne → Obowiązek fiskalizacji od daty). Po włączeniu w konfiguracji parametru Fiskalizacja w oknie należności, w menu prawego klawisza myszki, w oknie Należności i zobowiązania, pojawi się opcja Fiskalizuj dokument sprzedaży <Ctrl+F>.
• Rodzaj protokołu zewnętrznego – opcja ta jest aktywna po ustawieniu parametru Podstawowe ustawienia drukarki fiskalnej na POSNET – Sterownik zewn. lub ELZAB – Sterownik zewn. Wybieramy tutaj protokół, który jest zgodny z urządzeniem fiskalnym.
• Nr przerwania portu COM dla protokołu zewnętrznego – opcja ta jest aktywna po ustawieniu parametru Podstawowe ustawienia drukarki fiskalnej na POSNET – Sterownik zewn. lub ELZAB – Sterownik zewn. W tym polu uzupełniamy numer przerwania portu COM.
• Adres We-Wy portu COM dla protokołu zewnętrznego – opcja ta jest aktywna po ustawieniu parametru Podstawowe ustawienia drukarki fiskalnej na POSNET – Sterownik zewn. lub ELZAB – Sterownik zewn. W polu tym uzupełniamy adres Wejścia-Wyjścia portu COM.
• Numer kasjera dla drukarki GIGA – opcja ta jest aktywna po ustawieniu parametru Podstawowe ustawienia drukarki fiskalnej na ELEMIS GIGA. Użytkownik wpisuje numer kasjera dla drukarki GIGA.
• Hasło kasjera dla drukarki GIGA – opcja ta jest aktywna po ustawieniu parametru Podstawowe ustawienia drukarki fiskalnej na ELEMIS GIGA. Użytkownik wpisuje hasło kasjera dla drukarki GIGA.
• Obsługa portu COM dla drukarki Posnet i Posnet2001 – użytkownik dodatkowo może wybrać rodzaj obsługi portu COM. Do wyboru są dwie opcje:
  • Stara obsługa – jest to dotychczasowy sposób obsługi portu COM,
  • Nowa obsługa – jest to obsługa portu COM, która jest bardziej odporna na błędy powstałe podczas transmisji danych do/z drukarki. Dodatkowo, przy wyborze tej opcji możliwe staje się określenie czy drukarka jest podłączona do portu USB (np., dla drukarki POSNET themo).
• Drukarka Posnet pod USB – opcja umożliwia zaznaczenie, że drukarka jest podłączona przez port USB.
• Drukuj faktury VAT na drukarce fiskalnej – ustawienie opcji na wartość Tak, umożliwia wydruk faktury VAT na drukarce fiskalnej. Aby funkcjonalność była dostępna, faktura VAT musi podlegać fiskalizacji, a dodatkowo parametry konfiguracji drukarki fiskalnej muszą posiadać następujące wartości:
  • Podstawowe ustawienia drukarki fiskalnej → Drukarka - Posnet 2001,
  • Obsługa portu COM dla drukarki Posnet, Posnet2001 i Innova → Nowa obsługa,
  • Drukuj faktury VAT na drukarce fiskalnej →Tak,
• Numer systemowy – w parametrze tym użytkownik ma do wyboru wartości: Typ i numer dokumentu oraz Identyfikator dokumentu (jako numer systemowy będzie drukowany unikalny numer dokumentu).
• Sposób obsługi NIP-u na drukarce fiskalnej (gdy drukowanie wspiera drukarka) – opcja umożliwia wydruk NIP-u nabywcy na paragonie fiskalnym. Aby była dostępna, należy wybrać w ustawieniach drukarki fiskalnej protokół Posnet (nowy protokół), Novitus XML lub ELZAB (elzabdr.dll).
• Drukuj informacje dotyczące rabatu – aby opcja była dostępna, należy wybrać w ustawieniach drukarki fiskalnej protokół Posnet (nowy protokół), wówczas pod każdą pozycją z rabatem (Bonifikata dla dokumentu również jest obliczana i zapisywana na pozycji) znajdzie się informacja kwotowa i procentowa o udzielonym rabacie. Obowiązek drukowania rabatów na drukarkach fiskalnych dotyczy urządzeń zakupionych po 1.04.2013 r.
• Drukarka ONLINE – parametr konfiguracji stanowiska. Po uruchomieniu tego parametru protokół komunikacyjny drukarek fiskalnych Posnet (Nowy protokół) dostosowuje się do współpracy z drukarkami Online. Zmiany dotyczą tylko sposobu drukowania Faktur VAT jako dokument fiskalny. 

Ustawienia globalne

• Obowiązek fiskalizacji od daty – włączenie znacznika umożliwia współpracę z drukarką fiskalną. Należy określić początkową datę obowiązku fiskalizacji firmy.
• Fiskalizować wszystkie dokumenty sprzedaży – po zaznaczeniu tej opcji fiskalizowane będą wszystkie wystawiane dokumenty sprzedaży, łącznie z fakturami dla prowadzących działalność (niezalecane). Jeśli opcja ta nie zostanie zaznaczona, to wtedy do fiskalizacji będą przewidziane następujące dokumenty:
  •  Faktura VAT detaliczna [Fdetal] – dokument wystawiany osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej w przypadku, gdy ta osoba wymaga faktury VAT,
  • Paragon [Par] – dokument wystawiany, gdy osoba nie wymaga faktury VAT,
  • Faktura do WZ [Fwz] – dokument będzie fiskalny tylko w  przypadku wystawienia dla kontrahenta jednorazowego lub kontrahenta ze słownika, posiadającego na zakładce Podstawowe zaznaczony typ:

• Blokowanie wystawiania faktur VAT dla kontrahentów nieprowadzących działalności gospodarczej – gdy parametr jest włączony, wówczas system uniemożliwia wystawianie faktur VAT dla kontrahentów, którzy mają ustawione w oknie edycji Kontrahenta, na zakładce Podstawowe, pole: Typ na wartość: Nie prowadzący dział.
• Słowo dla towaru, drukowane na paragonie zaliczkowym – opcja ta doda odpowiednie słowo na wydruku pozycji paragonu zaliczkowego, drukowanego na drukarce fiskalnej.
• Pozwól na drukowanie dokumentów z datą różną niż na drukarce – parametr ten dostępny jest poprzez logowanie serwisowe.
• Wysyłaj na drukarkę fiskalną paragon niepomniejszony o kwoty zaliczek – włączenie parametru spowoduje, że wydruk fiskalny paragonu końcowego będzie zgodny z fizycznie wystawionym dokumentem - zachowane zostaną pozycje i nazwy towarów. Kwota takiego wydruku nie będzie uwzględniała wystawionych zaliczek. Dodatkowo w menu Zestawienia → Sprzedaż, zakup, magazyn, zamówienia dostępne jest Zestawienie paragonów niepomniejszonych o kwoty zaliczek, które zawiera paragony końcowe (wraz z powiązanymi zaliczkami) wydrukowane fiskalne bez uwzględnionych zaliczek.

Drukarka kodów paskowych

Umożliwia drukowanie kodów paskowych w oparciu o zdefiniowane formularze kodów.
W systemie można skonfigurować takie ustawienia drukarki jak:

• Rodzaj portu – port, do którego podłączona została drukarka. Możliwe są dwa rodzaje: do pliku lub LPT.
• Numer portu – port, do którego podłączona została drukarka.
• Kodowanie polskich liter – pewien zespół reguł określających sposób zapisania polskich liter.
• Rodzaj ceny drukowany dla kartoteki – w ustawieniach można zaznaczyć cenę detaliczną lub hurtową, w zależności od tego, która jest najczęściej wykorzystywana w systemie.
• Użyj kodów inicjujących – wykorzystywane są rozszerzone kody ASCII.
• Kody inicjujące (tylko kody ASCII poprzedzone # np. #27#13) – opcja jest aktywna po ustawieniu poprzedniego parametru na TAK. Uzupełniamy kody inicjujące, które znajdują się na dokumentacji drukarki.
• Użyj kodów zakańczających – wprowadza się je na podstawie instrukcji drukarki.
• Kody zakańczające – opcja jest aktywna po ustawieniu poprzedniego parametru na TAK. Uzupełniamy kody zakańczające, które znajdują się na dokumentacji drukarki.

Archiwizacja

• Archiwizuj dane przy wyjściu z programu – opcja wymusza archiwizację danych podczas wychodzenia z programu.
• Archiwizuj dane za pomocą:
  • STP – wbudowany algorytm do pakowania plików,
  • Inny program archiwizujący – użytkownik ma w tym miejscu możliwość ustawienia własnego programu do archiwizowania danych.
• Inny program archiwizujący – opcja jest aktywna po ustawieniu parametru Archiwizuj dane za pomocą na Innego programu archiwizującego. W tym miejscu użytkownik definiuje ścieżkę do programu archiwizującego.
• Predefiniowane wywołania – opcja jest aktywna po ustawieniu parametru Archiwizuj dane za pomocą na Innego programu archiwizującego. Opcja ta umożliwia wybór z listy, programu do archiwizacji.
• Rozszerzenie pliku archiwum – opcja jest aktywna po ustawieniu parametru Archiwizuj dane za pomocą na Innego programu archiwizującego.
• Parametry wywołania zewnętrznego kompresora – opcja jest aktywna po ustawieniu parametru Archiwizuj dane za pomocą na Innego programu archiwizującego. Jest to wzór ustalający parametry wywołania zewnętrznego kompresora.
• Katalog kopii danych – w tym miejscu użytkownik definiuje ścieżkę do katalogu stanowiącego kopię zapasową.
• Dodatkowy katalog kopii danych – w tym miejscu użytkownik definiuje ścieżkę do dodatkowego katalogu kopii danych.
• Częstotliwość archiwizacji – użytkownik ma do wyboru kilka trybów archiwizacji:

• Ile ostatnich kopii przechowywać – parametr może przyjąć wartości: 5, 10, 20, lub Wszystkie.

Inwentaryzacja

Ustawienia

• Nowa wersja opcji – Inwentaryzacja – parametr dostępny poprzez logowanie serwisowe. Włączenie tej opcji wpływa na przyspieszenie pracy programu w firmach z dużą ilością stanowisk roboczych. Nową inwentaryzację można wykonywać według dostaw oraz według kartotek.

Wydruki

• Drukuj nazwę kartoteki zamiast jej identyfikatora – opcja ta umożliwia drukowanie, na dokumentach inwentaryzacji Nazwy kartoteki zamiast Identyfikatora.

Urządzenia zewnętrzne

• Blokować odbiór, gdy istnieją dokumenty niezrealizowane – zadaniem tej opcji jest zablokowanie odbioru z urządzenia zewnętrznego (palmtop, urządzenie mobilne) dokumentów, które nie zostały zrealizowane.
• Blokować wysyłanie, gdy istnieją dokumenty niezrealizowane – jeśli w systemie są dokumenty niezrealizowane i użytkownik zaznaczy tę opcję w konfiguracji, to wysyłanie z urządzenia zewnętrznego nie będzie możliwe.
• Podczas realizacji dokumentów zapisuj komunikaty błędów do tabeli w bazie danych – opcja umożliwia zapisywanie komunikatów błędów pojawiających się podczas realizacji dokumentów, do specjalnych tabel w bazie danych.
• Kasować wpisy w tabeli po automatycznej akceptacji dokumentu – parametr ten odpowiada za czyszczenie wpisu w tabeli, po akceptacji dokumentów z urządzeń zewnętrznych.
• Kasować wpisy w tabeli po automatycznej akceptacji pozycji dokumentu – opcja umożliwia kasowanie wpisu w tabeli, po akceptacji pozycji dokumentów z urządzeń zewnętrznych.
• Blokuj realizację dok. w przypadku kiedy w buforze występuje inny dok. z datą wcześniejszą – parametr domyślnie przyjmuje wartość Tak. Ustawienie parametru na wartość Nie umożliwi realizację dowolnego dokumentu z bufora urządzeń zewnętrznych, pomimo występowania dokumentów z datą wcześniejszą.

System

• Ilość miejsc po przecinku w cenach dostawy – użytkownik może ustawić liczbę miejsc po przecinku.
• Ilość miejsc po przecinku w cenach ewidencyjnych – po odpowiednim ustawieniu parametru, obsługiwany on jest w pozycjach:
  • Stany magazynowe → Popraw <F5> → zakładka Ceny → pole Cena ewidencyjna,
  • okno dokumentów → kolumna Cena ewidencyjna,
  • okno edycyjne pozycji dokumentu →zakładka Ewidencja → pole Cena ewidencyjna.
• Ilość miejsc po przecinku w ilościach – użytkownik może ustawić liczbę miejsc po przecinku.
• Obsługa opakowań – zaznaczenie tej opcji umożliwi obsługę opakowań kaucjonowanych oraz wystawianie dokumentów, za pomocą których będzie można w programie rozliczyć opakowania kaucjonowane.
• Dopuszczać zerową cenę ewidencyjną – zaznaczenie tej opcji umożliwi użytkownikowi wystawianie dokumentów z ceną ewidencyjną równą zero. Przyjmuje ona trzy wartości: TAK, NIE oraz TAK i nie ostrzegać. Po ustawieniu na wartość TAK i nie ostrzegać, system będzie wyświetlał komunikat przy pierwszym dodaniu pozycji z ceną ewidencyjną równą zero, a przy dodaniu kolejny raz pozycji, komunikat nie będzie występował.
• Obsługa kompletów – opcja umożliwia włączenie obsługi kompletów w programie.
• Obsługa gratisów – opcja ta umożliwia włączenie obsługi gratisów w systemie Handlowo-Magazynowym.
• Obsługa KGO (Koszt Gospodarowania Odpadami) – włączenie tego parametru w konfiguracji umożliwia obsługę kosztu gospodarowania odpadami w systemie. Funkcjonalność została opracowana zgodnie z ustawą z dnia 29 lipca 2005 o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym.
• Zezwalaj definiować powiązania słowników – aktywacja tego parametru spowoduje dodanie na oknach edycji definicji słowników (np. słownik Miejsca zakupu, Magazyny) opcji: , która umożliwia tworzenie powiązań ze zdefiniowanymi słownikami innych modułów Streamsoft Prestiż (np. słownik oddziałów firmy). Opcja ta jest w większości używana w modułach Finanse i Księgowość oraz Rozrachunki. W module Finanse i Księgowość pozwala ona w spisie analityk planu kont, dla opcji zaawansowanych ustawić tzw. Globalny słownik systemowy, który można wykorzystać np. w firmach wielodziałowych.
• Zamykanie dnia dla miejsca sprzedaży – włączenie tego parametru w konfiguracji spowoduje, że na oknie edycji Miejsca sprzedaży (menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca sprzedaży → Dodaj <F3>/Popraw <F5>) dostępna będzie zakładka Zamykanie dni.

W zamkniętym dniu nie będzie można wykonywać operacji na dokumentach sprzedaży i magazynowych.

• Obsługa potwierdzeń korekt sprzedaży, dokumentów eksportowych i wewnątrzwspólnotowych – opcja jest dostępna dla użytkowników posiadających licencję na moduł Finanse i Księgowość. Jej włączenie powoduje, że dokument eksportu lub dostaw wewnątrzwspólnotowych przy dodawaniu w module Handlowo-Magazynowym, ustawia miesiąc ewidencji VAT na taki, jaki jest ustawiony w definicji dokumentu w module Finanse i Księgowość, w polu: Miesiąc zapisania do VAT.

Włączenie tego parametru umożliwia również ustawienie pustego miesiąca VAT dla nowo wystawionych korekt sprzedaży. W tym celu, należy w menu Słowniki → Definicje dokumentów, w module Finanse i Księgowość, ustawić parametr Miesiąc zapisania do VAT na wartość: Pozostaw pusty.

• Czy ubruttowić kwotę z dokumentu przy wystawianiu korekty VAT – opcja ta powiązana jest z parametrem Konfiguracja → Ustawienia → System → Obsługa potwierdzeń korekt sprzedaży, dok. eksportowych i wewnątrzwspólnotowych. Jej uaktywnienie powoduje zwiększenie kwoty z dokumentu źródłowego o kwotę VAT-u, podczas wystawiania korekty VAT.
• Włącz obsługę zamykania miesięcy VAT – aktywacja parametru skutkuje włączeniem w module Finanse i Księgowość, opcji Operacje → Otwieranie/zamykanie miesięcy VAT. Zamknięcie miesiąca VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy zamknięty jest miesiąc w module, natomiast nie jest wymagane zamykanie miesiąca w module FK. Dzięki takiemu rozwiązaniu, można wykonywać zapisy tylko na konta księgowe, natomiast rejestr VAT zostaje zablokowany.
• Tryb pracy konfiguracji – jest to parametr, dzięki któremu można określić, w jakim trybie konfiguracja ma pracować. Do wyboru są dwie opcje: Wdrożeniowy i Produkcyjny. Tryb pracy Wdrożeniowy jest trybem domyślnym i oznacza, że parametry są zawsze odczytywane bezpośrednio z bazy. Jeśli użytkownik ustawi ten tryb pracy, to na oknie konfiguracji wyświetli się informacja: Tryb wdrożeniowy. W trybie Produkcyjnym każdy parametr jest czytany tylko jeden raz z bazy danych, po czym jego wartość jest przechowywana w pamięci programu, dzięki czemu kolejne odczyty danego parametru są szybsze.
• Separator dziesiętny w cechach typu liczba – umożliwiono zmianę separatora dziesiętnego dla cech typu: liczba. Jest to parametr konfiguracji firmy. Można go zmienić poprzez wejście serwisowe. W bazach reorganizowanych, parametr ten domyślnie przyjmie wartość "." – kropka, a w bazach nowo utworzonych parametr przyjmie wartość "," – przecinek.
• Sposób obliczania terminu płatności dla dokumentów sprzedaży – parametr ten można zmienić tylko poprzez logowanie serwisowe. Może on przyjmować wartości: według daty wystawienia dokumentu oraz według daty sprzedaży dokumentu. Pierwsza wartość parametru jest domyślna i nie zmienia dotychczasowego działania programu. Druga wartość powoduje naliczanie terminu płatności od daty sprzedaży dokumentu. Zmiany w programie dotyczą tylko wyznaczania terminu płatności przy zapisie dokumentu oraz wydruku dokumentu.
• Obsługa rozliczeń z Funduszem Ochrony Rolnictwa i z funduszami promocji produktów rolno-spożywczych – włączenie opcji umożliwia obsługę rozliczeń z Funduszem Ochrony Rolnictwa oraz funduszami promocji produktów rolno-spożywczych na fakturach zakupu od rolnika. Obsługa funduszy promocji rolnictwa polega na automatycznym naliczeniu należności wobec poszczególnych funduszy i automatycznym wygenerowaniu dokumentów przeniesienia rozrachunków na fundusze, dzięki czemu kwota, jaką należy wypłacić rolnikowi, zostanie pomniejszona. W przypadku Funduszu Ochrony Rolnictwa zaznaczenie parametru skutkuje pojawieniem się dodatkowych pól w różnych elementach systemu, które umożliwiają ewidencję zakupionych produktów rolnych. Szczegółowe informacje na temat działania funkcjonalności znajdują się w osobnym materiale dostępnym pod linkiem: Obsługa Funduszu Ochrony Rolnictwa
• Naliczanie funduszy rolniczych na dok. zakupu innych niż FVRol – parametr ten umożliwia naliczenie funduszy rolniczych na fakturach VAT zakupu.
• Obsługa miejsc wystawiania dokumentów – umożliwia włączenie obsługi miejsc wystawiania dokumentów, które definiujemy w menu Słowniki → Słowniki systemowe → Miejsca wystawiania dokumentów, natomiast wykorzystujemy je dla Miejsc sprzedaży, Miejsc zakupu i Magazynów.
• Moduł FK prowadzony dla miejsc wystawiania dokumentów – parametr ten dostępny jest po włączeniu w konfiguracji systemu obsługi miejsc wystawiania dokumentów. Po ustawieniu parametru na wartość Tak, numeracja dziennika odbywa się w obrębie miejsca, a dokumenty PK, kompensaty, noty odsetkowe mają numerację w obrębie miejsca wystawiania.
• Dodawanie i poprawa danych pracowników tylko w module KDPL, w innych modułach pokazuj tylko imię, nazwisko, nr akt – włączenie tego parametru uniemożliwi edycję i podgląd danych innych niż imię, nazwisko oraz nr akt. w słowniku Pracownicy. Wyżej wymienione operacje będą dostępne tylko z poziomu modułu Kadry i Płace.

• Firma prowadzi obrót towarami podlegającymi odwrotnemu obciążeniu – włączenie opcji umożliwia prowadzenie handlu towarami gdzie podatnikiem jest nabywca. Po ustawieniu jej na wartość Tak, w oknie edycji kartoteki, na zakładce Podstawowe dostępny będzie parametr Podlega obrotowi "odwrotne obciążenie".
• Rozlicz VAT naliczony z dokumentów zakup DTPN (dostawa towarów gdzie podatnikiem jest nabywca) na fakturach wewnętrznych – opcja umożliwia rozliczanie na dokumentach zakupu DTPN (dostawa towarów, gdzie podatnikiem jest nabywca) VAT-u naliczonego, a na dokumentach wewnętrznych DTPN (dostawa towarów gdzie podatnikiem jest nabywca) VAT-u należnego. Po włączeniu tego parametru, nowo wystawione dokumenty będą w taki sposób rozliczać podatek VAT.
• Unikalny kod kraju – domyślnie parametr ten ustawiony jest na wartość TAK. Gdy zmieniony on zostanie na wartość NIE, to w menu Słowniki → Słowniki systemowe → Kraje użytkownik będzie mógł dodać nowy kraj, którego Kod będzie już w systemie. W takim przypadku, gdy użytkownik wciśnie przycisk zapisz, to system poinformuje komunikatem, że dany kod jest już wprowadzony. Użytkownik, będzie musiał zdecydować czy wprowadzić ponownie kraj o takim kodzie.
• Klawisz funkcyjny widoczny na oknie wpisywania ilości/ceny panelu szybkiej sprzedaży – który parametr może przyjąć wartości: Brak, F1, F2, ... , F12. W przypadku wybrania wartości innej niż Brak, na oknie wpisywania ceny i ilości pozycji panelu szybkiej sprzedaży, pojawi się dodatkowy przycisk, który zasymuluje naciśnięcie klawisza funkcyjnego zdefiniowanego w konfiguracji.
• Obsługa faktur uproszczonych – opcja ta umożliwia włączenie funkcjonalności związanych z wystawianiem faktur uproszczonych. Po jej włączeniu system będzie działał następująco:
  • podczas wystawiania faktury operator ma możliwość wybrania kontrahenta Jednorazowego oraz wpisania jedynie jego numeru NIP lub PESEL,
  • warunkiem wystawienia faktury uproszczonej jest nieprzekroczenie wartości 450 zł lub 100 euro (gdy faktura będzie w innej walucie, sprawdzana będzie jej wartość w PLN),
  • w przypadku, gdy faktura przekroczy próg dokumentu uproszczonego, a kontrahent ma wpisany tylko NIP lub PESEL, system wyświetli informację, aby uzupełnić brakujące dane kontrahenta,
  • dla dokumentów sprzedaży, które spełniają warunek faktury uproszczonej, dostępne są w oknie wydruku odpowiednie formularze uproszczone, natomiast jeżeli faktury nie posiadają numeru NIP lub PESEL, bądź przekraczają próg dokumentu uproszczonego, to formularz wydruku faktury uproszczonej nie jest dostępny,
  • dostępne są standardowe formularze uproszczone dla dokumentów sprzedaży,
  • dla formularzy standardowych dokumentów sprzedaży (menu Słowniki → Definicje dokumentów → Sprzedaż towarów handlowych → wybrany dokument →Popraw <F5> → zakładka Formularze) w oknie edycyjnym formularza, na zakładce Podstawowe, dostępny jest parametr Formularz dla dokumentu uproszczonego,
  • dla formularzy standardowych dokumentów sprzedaży, jeżeli zaznaczona jest na nich opcja Formularz dla dokumentu uproszczonego, to w danych nabywcy drukowany jest tylko numer NIP lub PESEL,
  • dla formularzy definiowanych (menu Słowniki → Definicje dokumentów → Sprzedaż towarów handlowych → wybrany dokument → Popraw <F5> → zakładka Formularze → zakładka Definiowane) dostępna jest opcja w menu podręcznym: Ustaw uproszczony/ Podstawowy <Ctrl+F5>, która oznacza formularz jako (Uproszczony).
• Rzutuj cechy na typy im odpowiadające – parametr jest dostępny podczas logowania z hasłem serwisowym. Jego włączenie spowoduje, że wartości cech będą rzutowane na typy wybrane w definicji cechy. Umożliwi to prawidłowe sortowanie/filtrowanie cech typu liczba, data, data, czas.

• Rodzaj grupy kartotekowej używanej do filtrowania usług dla miejsca sprzedaży – ustawienie wartości tego parametru spowoduje, że zostanie udostępniona zakładka Grupy kartotekowe na oknie edycyjnym miejsca sprzedaży (Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca sprzedaży), na której będzie można określić jakie grupy kartotekowe będą powiązane z danym miejscem sprzedaży. Zdefiniowanie tych grup uniemożliwi wystawianie usług na dokumentach sprzedaży spoza wybranego zakresu.
• Od kiedy obowiązuje MPP (Mechanizm Podzielonej Płatności) zamiast o.o. (domyślnie 2019-11-01) – jest to data, od której nowy mechanizm MPP będzie obsługiwany w programie.

Ustawienia walutowe

• Informuj gdy brak kursu na dany dzień – po zaznaczeniu tej opcji, podczas uruchamiania modułu system będzie informował o braku aktualnych kursów walut.
• Pobieraj kursy NBP przy uruchomieniu programu – opcja aktualizuje dzienne kursy walut publikowanych przez NBP.
• Pobierane waluty – zaznaczone w tym miejscu waluty są pobierane przez opcję aktualizacji walut.
• Ostatnie pobrania – opcja wyświetla datę ostatniego pobrania kursów walut NBP.
• Pobieraj na tym stanowisku – opcja pobierania walut dla danego stanowiska, a nie całego systemu, może zostać zaznaczona pod warunkiem, że użytkownik uruchomił opcję: Pobieraj kursy NBP przy uruchomieniu programu.
• Dla dokumentów sprzedaży i zakupu podpowiadaj kurs z poprzedniego dnia – kurs ten podpowiadany jest na oknie edycyjnym Rejestracja zakupu/sprzedaży w module Finanse i Księgowość, w module Handlowo-Magazynowym podczas tworzenia nowego dokumentu, po wyborze kontrahenta bez wybranej domyślnej waluty oraz na zakładce Waluta na oknie edycyjnym dokumentu.
• Gdy brak kursu w poprzednim dniu to szukaj pierwszy możliwy kurs – parametr domyślnie ustawiony jest na wartość Nie, natomiast po ustawieniu go na wartość Tak oraz włączeniu parametru Rozszerzona obsługa pobierania cen w walucie obcej (menu Słowniki → Definicje dokumentów → Zamówienia od odbiorców → Popraw <F5> →zakładka Podstawowe), gdy system nie znajdzie kursu, to pobierze kurs (o ile taki kurs istnieje) z dnia wcześniejszego, w którym dany kurs występował.
• Rodzaj daty do podpowiadania kursu w dokumentach zakupu – parametr przyjmuje wartości: Data dokumentu, Data dokumentu zewnętrznego. Ustawienie parametru na wartość Data dokumentu zewnętrznego spowoduje wymuszenie podania daty dokumentu zewnętrznego przed wystawieniem dokumentu zakupu oraz ustawi/podpowie kurs waluty wg daty dokumentu zewnętrznego.

Deklaracje UE

Jest to informacja o przekroczeniu progów statystycznych składana przez podmioty realizujące obroty z krajami Unii Europejskiej:

• Nowa wersja opcji INTRASTAT - od wersji 17.2.374 dostępna jest nowa wersja funkcjonalności INTRASTAT, która zawiera szereg zmian i usprawnień w zakresie oznaczania kartotek dokumentów oraz pobierania danych do deklaracji. Po włączeniu parametru system będzie stosował algorytmy generujące deklarację udoskonalone o zmiany wynikające z przepisów i ich interpretacji oraz nowe wygodniejsze i bardziej ergonomiczne założenia.

Dla istniejących baz parametr ustawiony jest na NIE, dla nowo założonych baz firmowych parametr automatycznie ustawiony jest na TAK.
Szczegółowy opis zmian wynikających z aktywacji parametru dostępny jest pod linkiem: Nowe opcje dla sprawozdania INTRASTAT

• Informacja o przekroczeniu progów statystycznych dla podmiotów realizujących obroty z krajami UE (Przywóz/ Wywóz) – trzy warianty:
  • Nie przekroczono progu dla INTRASTAT – zaznaczenie tej opcji oznacza, że firma jest zwolniona z obowiązku przekazywania informacji dla systemu INTRASTAT, ponieważ jej wartość obrotu towarowego z krajami UE nie przekroczyła progów,
  • Przekroczono próg podstawowy – opcja wybierana, gdy przekroczony zostanie próg podstawowy,
  • Przekroczono próg szczegółowy – opcja wybierana, gdy przekroczony zostanie próg specyficzny, czyli próg wymagający podania bardziej szczegółowego zakresu danych, np. dodatkowych kosztów transakcji.
• Cecha dokumentów z wartością kosztów dodatkowych dla INTRASTAT (potrzebna do obliczenia wartości statystycznej) – wykorzystywana przy wypełnianiu deklaracji INTRASTAT, gdzie przekroczony został próg specyficzny.
• Wypełniać pola nr 2 i 3 na każdej stronie deklaracji INTRASTAT – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na każdej stronie deklaracji INTRASTAT automatycznie zostaną przepisane pola: nr 2 – rodzaj deklaracji oraz nr 3 – kod izby celnej, do której adresowana jest deklaracja.
• W deklaracji INTRASTAT – PRZYWÓZ przy obliczaniu pola „Wartość fakturowa w PLN" – opcja przyjmuje dwie wartości. Jeżeli wybierzemy: uwzględniać zwiększenie ceny zakupu wg konfiguracji, to obliczanie pola Wartość fakturowa w PLN będzie uzależnione od parametru: W deklaracji INTRASTAT – PRZYWÓZ przy obliczaniu pola „Wartość fakturowa w PLN" uwzględniać zwiększenie ceny zakupu. Jeżeli zaznaczymy, że obliczanie pola ma być uzależnione od wartości: uwzględniać zwiększenie ceny zakupu wg dokumentu, to będzie oparte o parametr Uwzględniać zwiększenie ceny zakupu, znajdujący się w oknie edycji dokumentu na zakładce UE.
• W deklaracji INTRASTAT – PRZYWÓZ przy obliczaniu pola „Wartość fakturowa w PLN" uwzględniać zwiększenie ceny zakupu – opcja umożliwia uwzględnienie ceny zakupu przy obliczaniu pola Wartość fakturowa w PLN.

Obsługa

• Funkcja podwójnego kliknięcia w tabelach – użytkownik, według własnych preferencji, może dla tej opcji ustawić funkcję: Pokaż <F2> lub Popraw <F5>.
• Zapamiętaj filtr zakresu data z wyborem „Użytkownika" lub „Otwarty okres" w oknach dokumentów – opcja umożliwia zapamiętywanie w oknach dokumentów, zakresów dat pozwalających wyświetlać określone dokumenty. Gdy parametr jest włączony, a użytkownik wybrał określony zakres dat z dużą ilością dokumentów, to po zamknięciu okna i ponownym wejściu do niego, otwiera się ono szybciej, gdyż nie wyświetlają się wszystkie dokumentów, a tylko wcześniej wybrane.
• Pytać o potwierdzenie przed poprawą – włączenie opcji powoduje, że system po kliknięciu na ikonę Popraw <F5>, pyta użytkownika czy na pewno poprawić dokument, dane kontrahenta, definicję dokumentu i inne.
• Włącz możliwość obsługi wysyłania dokumentów do systemu e-deklaracje, przy użyciu zewnętrznej biblioteki – opcja umożliwia włączenie nowego mechanizmu wysyłania dokumentów do systemu e-Deklaracje, który pozwala na szybszą wysyłkę dokumentów, bez potrzeby korzystania z zewnętrznych programów do składania podpisu elektronicznego.
• Skrót SH1 używanego certyfikatu – w miejscu tym system zapamiętuje skrót wybranego podpisu elektronicznego (przy instalowaniu dodatkowych bibliotek), co powoduje, że podczas kolejnego wysyłania dokumentów do systemu e-Deklaracje, użytkownik może pominąć ten krok. Aby umożliwić ponowny wybór certyfikatu przez użytkownika, należy wykasować wartość zawartą w tym parametrze.
• Dostęp do rejestru operacji dla użytkowników – opcja dostępna jest po zalogowaniu z hasłem serwisowym. Umożliwia ona przeglądanie rejestru operacji w systemie przez użytkowników nienależących do grupy Administratorzy, którzy mają prawo do opcji Rejestr operacji (nadane w module Administratora).
• Okna edycyjne modalne (Gdy NIE - z wybranych okien edycyjnych można przełączyć się na inne okna w programie bez zamykania edycji) – ustawienie opcji na wartość Nie umożliwia przełączenie się z okna edycyjnego (niemodalnego) na inne okno w systemie. Ustawienie to powoduje, że przykładowo po wybraniu opcji Pokaż <F2> na kontrahencie, można kursorem myszki kliknąć poza okno edycyjne i przenieść się z powrotem na spis kontrahentów. Aby powrócić do wcześniej przeglądanego/edytowanego okna, należy kliknąć na ikonę Otwarte okna edycyjne.

• Podstawowe zestawienia modułu Handlowo-Magazynowego
  Parametr ten umożliwia uruchomienie kilku okien edycyjnych niemodalnych z podglądem danych (opcja Pokaż <F2>), natomiast okien edycyjnych niemodalnych z edycją danych (opcja Dodaj <F3>, Popraw <F5>) można uruchomić tylko jedno. Każde kolejne wywołanie edycji powoduje pokazanie okna w trybie modalnym.
  Przykład:
  W systemie można wykonać podgląd kilku kontrahentów, a dla jednego można wywołać opcję Popraw <F5>, gdy nastąpi powrót do okna kontrahentów i na kolejnym kontrahencie zostanie wywołana opcja Popraw, to okno edycyjne będzie już w trybie modalnym i nie będzie można przełączyć się na inne okno w programie.

• Brak przycisku wyjście na oknach – włączenie opcji spowoduje, że na oknach systemu nie będzie dostępna ikona Zamknij .
• Klasyczny widok podręcznego menu – włączenie opcji powoduje, że po rozwinięciu menu podręcznego, opcje znajdujące się w nim nie będą pogrupowane (wszystkie będą w jednej kolumnie).

Ustawienia KSeF

• Obsługa systemu KSeF - w celu aktywacji funkcjonalności należy ustawić parametr na wartość TAK. Spowoduje to pojawienie się szeregu opcji w systemie dotyczących obsługi KSeF.
• Data obowiązywania API KSeF 2.0 - data, od której obowiązuje nowy format komunikacji z platformą KSeF.
• Środowisko KSeF - za pomocą parametru ustawiany jest typ środowiska KSeF, do którego wysyłane i odbierane będą pliki e-faktur. Może on przyjąć wartość:
  • Demonstracyjne - środowisko przedprodukcyjne (Demo) udostępnione przez Ministerstwo Finansów, służące do przetestowania nowego rozwiązania. Działanie tego środowiska jest analogiczne do systemu produkcyjnego (konieczne jest podanie danych zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm oraz ich uwierzytelnienie), ale przesyłane tam dane nie są dokumentami księgowymi i nie wywołują żadnych skutków prawnych.  Ministerstwo Finansów zaleca stosowanie danych fikcyjnych. Możliwość korzystania ze środowiska demonstracyjnego KSeF w systemach Prestiż jest bezpłatna.

W celu aktywacji środowiska dla danej firmy należy zalogować się na stronę: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/, gdzie po dokonaniu autoryzacji można pobrać token przeznaczony dla środowiska demonstracyjnego KSeF.

• • Produkcyjne - przełączenie parametru na tę wartość oznacza komunikację programu ze środowiskiem produkcyjnym Krajowego Systemu e-Faktur. 

Do dnia 26.01.2026 r. dostępne będzie środowisko produkcyjne KSeF 1.0. W celu aktywacji tego środowiska dla danej firmy należy zalogować się na stronę: https://ksef.mf.gov.pl/web/, gdzie po dokonaniu autoryzacji można pobrać token lub certyfikat przeznaczony dla środowiska produkcyjnego KSeF. Od dnia 01.02.2026 r. obowiązywać będzie środowisko produkcyjne KSeF 2.0.

• Wysyłaj XML do KSeF w wersji - parametr określa, w jakiej strukturze plik XML zostanie wygenerowany w programie i wysłany na platformę KSeF. Struktura FA(2) obowiązuje wyłącznie w środowisku produkcyjnym KSeF 1.0.
• Możliwość pełnej edycji dokumentu po utworzeniu pliku XML - parametr jest dostępny dla użytkowników o uprawnieniach administratora. Stosowany jest w kontekście użytkownika i może przyjąć 3 wartości:

• • Nie (brak edycji) - wartość ustawiona domyślnie. Skutkuje brakiem możliwości pełnej edycji dokumentu, do którego wygenerowano plik XML zarówno na środowisku demonstracyjnym jak i produkcyjnym
  • Gdy wysłano na środowisko demonstracyjne - ustawienie tej wartości powoduje, że na środowisku produkcyjnym KSeF możliwa będzie pełna edycja dokumentu, dla którego wygenerowano plik XML w środowisku demonstracyjnym.

Ustawienie to może mieć zastosowanie, w sytuacji, gdy w ramach testowania funkcjonalności dokumenty wystawiane na bazie produkcyjnej systemu Streamsoft były wysyłane na środowisko demonstracyjne KSeF, a następnie zmieniono wartość parametru konfiguracyjnego Środowisko KSeF na Produkcyjne. 

• • Tak (zawsze pełna edycja) - umożliwia zawsze pełną edycję dokumentu po wygenerowaniu pliku XML bez względu na to, w jakim środowisku dokument został wystawiony. 

• Możliwość wysyłania dokumentu do KSeF dla kontrahenta jednorazowego - parametr domyślnie ustawiony jest na wartość Tak. Zmiana na Nie spowoduje blokadę wysyłki dokumentu wystawionego na kontrahenta jednorazowego. W przypadku konieczności wysyłki dokumentu wystawionego na kontrahenta jednorazowego prowadzącego działalność, należy najpierw wprowadzić jego dane do słownika Kontrahenci.
• Blokuj wysyłanie do KSeF faktur z ujemną wartością - włączenie parametru powoduje brak możliwości wysłania dokumentu sprzedaży z ujemną wartością. Przy próbie wysyłki takiego dokumentu system wyświetli komunikat informujący, że dokument nie podlega wysyłce do KSeF.
• Rodzaj grupy kontrahentów dla słownika "Widoczność kontrahentów w KSeF" - grupy kontrahentów o rodzaju wskazanym w parametrze, będą możliwe do wskazania w opcji Widoczność kontrahentów w KSeF (dostępnej w menu System - Krajowy System e-Faktur). Za pomocą grup można nadać uprawnienia do dostępu do faktur wybranych kontrahentów dla poszczególnych użytkowników przypiętych do tokena lub certyfikatu.
• Czy anonimizować dane przesyłane na środowisko demonstracyjne - parametr domyślnie ustawiony jest na wartość TAK, powoduje to anonimizację danych z dokumentów wysyłanych na platformę KSeF, takich jak NIP, nazwa i adres kontrahenta, nazwa, indeks oraz EAN kartoteki. Oznacza to, że w systemie Streamsoft dokumenty są wystawiane standardowo, a podczas generowania pliku XML wysyłanego do KSeF są one modyfikowane w sposób uniemożliwiający ich identyfikację. Opcja ta realizuje zalecenia Ministerstwa Finansów w zakresie używania zanonimizowanych danych testowych i działa wyłącznie w przypadku wysyłki na środowisko demonstracyjne.
• Czas (w sekundach), po którym system sprawdzi nadanie nr KSeF od momentu wysłania dokumentu do platformy (0-wyłączone) - parametr umożliwia określenie czasu, po jakim system Streamsoft wykona pierwsze sprawdzenie nadania nr KSeF dla wysłanego dokumentu i pobierze otrzymany nr KSeF. W oparciu o ten parametr system wykonuje jedno sprawdzenie odpytując platformę KSeF bezpośrednio o wysłany dokument. Domyślna wartość parametru ustawiona jest na 15 sekund, natomiast wprowadzenie wartości 0 spowoduje wyłączenie mechanizmu. Parametr ten działa w kontekście użytkownika.
• Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza nadanie nr KSeF na platformie KSeF dla dokumentów wysłanych o statusie „Wysłano, oczekuje” (0-wyłączone) - parametr umożliwia określenie cykliczności sprawdzania nadania nr KSeF dla dokumentów wysłanych przez zalogowanego użytkownika. Sprawdzenie obejmuje dokumenty z dwóch ostatnich dni, dla których nie zarejestrowano nr KSeF w systemie Streamsoft. Mechanizm ten jest uruchamiany po nawiązaniu sesji KSeF i działa niezależnie od parametru opisanego powyżej: Czas (w sekundach), po którym system sprawdzi nadanie nr KSeF od momentu wysłania dokumentu do platformy. Parametr działa w kontekście użytkownika, a ustawienie wartości na 0 wyłącza mechanizm.
• Sposób komunikacji z platformą KSeF w trakcie cyklicznego sprawdzania nr KSeF - określa sposób, w jaki wykonywany jest mechanizm uruchamiany w parametrze Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza nadanie nr KSeF na platformie KSeF dla dokumentów wysłanych o statusie „Wysłano, oczekuje”. Sposób ten można określić jako:
  • Pytaj tylko o nr KSeF pojedynczego dokumentu - system będzie wykonywał zapytania dla każdego znalezionego dokumentu osobno. Oznacza to, że wykonane zostanie tyle zapytań, ile dokumentów nie posiada nr KSeF.
  • Pytaj tylko o listę dokumentów wysłanych - system będzie wykonywał tylko 1 zapytanie do platformy KSeF, na podstawie otrzymanej listy dokona analizy i powiązania brakujących nr KSeF z dokumentami w systemie. Wartość ta ustawiona jest jako domyślna.
  • Pytaj o nr KSeF pojedynczego dokumentu oraz o listę dokumentów wysłanych - system będzie wykonywał opisane powyżej działania w kolejności: 1. Pytaj o nr KSeF 2. Pytaj tylko o listę dokumentów wysłanych.

• Automatycznie odświeżaj okno po otrzymaniu nr KSeF - włączenie parametru spowoduje, że podczas cyklicznego sprawdzania nadania nr KSeF dla wysłanych dokumentów, system po otrzymaniu odpowiedzi zwrotnej z platformy automatycznie odświeży dane w oknie i wyświetli informacje o KSeF dla pozycji.
• Czas (w sekundach, min to 10), jaki system poświęci na przetworzenie i wykonanie polecenia wysyłki dokumentu do KSeF przez mechanizm REST - parametr dotyczy wysyłki dokumentów do KSeF za pomocą dedykowanych rozwiązań opartych o serwer REST.
• Minimalny interwał odczytu z bazy trybu pracy z systemem KSeF (w sekundach) - pozwala na określenie minimalnego przedziału czasowego, w którym system będzie pobierał informację o trybie pracy z krajowym Systemem e-Faktur. 
• Nazwa wtyczki do edycji eksportowanego XML: we(Id_Nagl, verKSeF: integer; XML_in: string) wy(XML_out: string) - umożliwia podpięcie dodatkowego rozwiązania pozwalającego na edycję wygenerowanego pliku XML, przed jego wysyłką na platformę KSeF. Do jej wykorzystania niezbędne jest posiadanie menadżera rozszerzeń w licencji programu.
• Katalog do zapisu plików XML - umożliwia wskazanie lokalizacji, w której zapisywane będą wygenerowane w programie pliki dokumentów sprzedaży w formacie XML zgodnym ze specyfikacją KSeF. Zapis zostanie wykonany po użyciu opcji w oknie dokumentów sprzedaży → menu kontekstowe → Krajowy System e-Faktur → Zapisz plik XML.
• Procedura definiowana uruchamiana przed importem dokumentu w celu szukania kontrahenta - umożliwia podpięcie utworzonej indywidualnie procedury definiowanej mającej na celu powiązanie kontrahentów z dokumentów KSeF z kontrahentami istniejącymi w systemie, przed importem dokumentów z platformy do Bufora importu z KSEF.
• Procedura uruchamiana przed zmianą statusu dokumentu w buforze importu KSeF / Procedura definiowana uruchamiana po zmianie statusu dokumentu w buforze importu KSeF - umożliwiają podpięcie utworzonych indywidualnie procedur definiowanych dotyczących dokumentów umieszczonych w buforze importu KSeF.
• Import z plików KSeF - umożliwia import dokumentów sprzedaży i zakupu z pliku w formacie XML, zgodnego ze strukturą logiczną dla e-Faktur (FA). Po włączeniu parametru dostępne są dodatkowe ustawienia importu. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w osobnym materiale: Import z pliku KSeF.

Optymalizacja szybkości

• Odświeżaj okna przy przełączaniu – użytkownik może zrezygnować z opcji odświeżania danych każdorazowo przy zmianie aktywnego okna w module.
• Włącz obsługę kontrahentów głównych – mechanizm ten rozdziela kontrahentów na głównych i pozostałych. Główni kontrahenci to tacy, z którymi firma często współpracuje (wystawia dokumenty itp.). Po włączeniu danej opcji, na oknie ze spisem kontrahentów dostępna będzie ikona: Pokaż tylko głównych. Aby przenieść kontrahentów ze spisu wszystkich kontrahentów do spisu kontrahentów głównych, należy przełączyć się na widok wszystkich kontrahentów i z menu podręcznego (prawy klawisz myszki) wybrać opcję Przerzuć do głównych <Ctrl+G>.
• Pokazuj filtr przed wyborem kontrahentów (dotyczy rozrachunków oraz zapisów na konta) – aktywacja parametru powoduje wyświetlanie filtru wyboru kontrahenta (zamiast całego słownika Kontrahenci) w zestawieniach z kont i rozrachunków, co pozwala przyspieszyć wyświetlanie danych w oknie.
• Pokazuj okienko filtrów przed pokazaniem rozliczeń – uaktywnienie parametru powoduje wyświetlenie filtru rozliczeń zamiast okna z wszystkimi rozrachunkami, co pozwala przyspieszyć wyświetlanie danych w oknie.
• Dokumenty źródłowe odświeżaj pojedynczo po jednostkowej operacji – włączenie opcji powoduje, że pojedyncze operacje wykonywane w dokumentach źródłowych nie odświeżają całej tabeli, tylko poprawiany wiersz. Przyspiesza to pracę na dużej ilości danych.
• Podczas wystawiania pozycji dokumentów buforuj słownik kartotek – buforowanie to potrzebne jest w sytuacji, gdy ze względu na dużą ilość danych lub dużą ilość jednocześnie pracujących stanowisk, wydajność otwierania słownika kartotek nie jest wystarczająca. Włączenie buforowania powoduje, że słownik kartotek wywołany bez podania początkowego filtru (jako słownik lub W pętli ze słownika) jest jednorazowo otwierany i przechowywany w pamięci do wykorzystania przy następnym otwarciu słownika. W konsekwencji słownik nie zawiera pełnych aktualnych informacji o kartotekach, np. stany kartotek wydawanych z innych stanowisk mogą być nieaktualne, dlatego w celu odświeżenia zawartości buforowanego słownika, należy użyć opcji Odśwież <F11>.
• Wyłącz z okien przeglądania kolumny znacząco obciążające system – opcja umożliwia szybsze otwieranie okien przeglądania poprzez wyłączenie kolumn, w których wyświetlane są wartości obliczane na podstawie innych pól. Dane te pozostają dostępne w szczegółach każdej pozycji okna. Ustawienie to działa w kontekście użytkownika. Poniżej kolumny, które są uwzględniane w parametrze:
  • Stany magazynowe
    • Stan na mag. rezerwacji
    • Stan razem ze stanem na mag. rezerwacji
    • Stan dostępny do rozchodu (stan dostępny - stan zablokowany + stan zarezerwowany z zablokowanych dostaw)
    • Stan z produkcji na magazynie
    • Stan przewidywany
    • Ilość z zamówień od odbiorców z rezerwacjami
    • Rodzaj przekroczenia zapasów
    • Ilość z zamówień wewnętrznych z rezerwacjami
    • Stan po planowanych przychodach
    • Planowany rozchód na produkcję
  • Dokumenty magazynowe
    • Wyst. na liście przewozowym
    • Uzupełniono dok. rozch. z msc. skl.
    • Dokument uzup.
    • Wartość wydania w cenie na sklep
    • PZ-nie kor.rozch.
  • Zamówienia
    • Przygotowanie
    • Potwierdzenie
    • Realizacja
  • Kartoteki
    • Przekrocz. zapas. SUMA
    • Jest zdjęcie
    • Numer katalogowy
    • Dokumenty
    • Jako analityka w FK
  • Na wszystkich oknach dokumentów
    • Ilość poz.
    • Link
    • Wysłano e-mailem
• Włącz uproszczone okno słownika kartotek – opcja umożliwia wyświetlenie uproszczonego okna stanów magazynowych, podczas dodawania pozycji do dokumentu. Wszystkie dane dotyczące danej kartoteki znajdują się w szczegółach okna.
• Maksymalna ilość dekretowanych dokumentów w minucie – opcja umożliwia ograniczenie ilości dekretowanych dokumentów na minutę, aby przykładowo podczas zamykania miesiąca nie obciążyć pracy systemu.
• Minimalna ilość znaków na oknie filtra dodawania pozycji – ustawienie tego parametru na wartość inną niż zero spowoduje, że na oknie filtru dodawania pozycji dokumentu, będzie wymagane podanie określonej liczby znaków w warunkach wyszukiwania.
• Wymuś dodawanie pozycji „za pomocą okna filtru" – włączenie tej opcji spowoduje, że dodawanie pozycji na dokumencie, dostępne będzie tylko za pomocą okna filtru.
• Sprawdź dodatkowo ilość na dokumencie z ilością dostawy/ilością rozchodowaną – po włączeniu tego parametru, przy zapisaniu pozycji, system wykona dodatkowe sprawdzenie czy kartoteka oraz ilość dodana na pozycji się zgadza:
  • dla dokumentu przychodowego – z kartoteką i ilością na dostawie, którą wygenerowała ta pozycja,
  • dla dokumentu rozchodowego – z kartoteką i ilością rozchodowaną z dostawy, którą wygenerowała ta pozycja.
• Włącz buforowanie plików ustawień okien dla stanowiska – opcja umożliwia zapamiętanie ustawień okien dla danego stanowiska (po każdym zamknięciu okna), natomiast zapisuje te ustawienia dopiero przy wyjściu z programu.
• Pamiętaj datę ostatniego wprowadzonego dokumentu w module FK i podpowiadaj na F3 – po włączeniu parametru program będzie pamiętał datę ostatnio wprowadzonego dokumentu i podpowiadał ją podczas wprowadzania dokumentu dla modułu FK.
• Pamiętaj datę ostatniego wprowadzonego dokumentu w module HM i podpowiadaj na F3 - po włączeniu parametru program będzie pamiętał datę ostatnio wprowadzonego dokumentu i podpowiadał ją podczas wprowadzania dokumentu dla modułu HM.

Słowniki

Słowniki, to opcja udostępniająca do edycji wszystkie słowniki w module Handlowo-Magazynowym. Część z nich, częściej modyfikowana, dostępna jest bezpośrednio po włączeniu opcji menu głównego Słowniki. Pozostałe znajdują się w menu Słowniki dla kartotek, dla kontrahentów, dla dokumentów, systemowe.

Kontrahenci

Opcja Kontrahenci znajdująca się w menu głównym Słowniki, to spis stałych kontrahentów przedsiębiorstwa. Zawiera szereg informacji niezbędnych dla właściwego działania systemu, wystawiania dokumentów zakupu i sprzedaży, prowadzenia rozrachunków, księgowania na konta rozrachunkowe, generowania przelewów dla dostawców itd.
Główne okno ze spisem kontrahentów podzielone jest na trzy części:

1. Część zasadnicza – zawiera spis kontrahentów w układzie tabelarycznym.
2. Drzewo grup – jest to część okna, która wyświetla się po lewej stronie ekranu. Drzewo grup będzie widoczne, gdy z menu podręcznego (prawego klawisza myszki) użytkownik wybierze opcję: Widok → Drzewo grup. Panel Drzewa Grup może być podzielony na różne grupy ułatwiające wyświetlanie danych. Na panelu mogą być wyświetlone następujące grupy:

• • tylko grupy operatora,
  • Tylko kontrahenci przedstawiciela handlowego,
  • Przedstawiciele handlowi,
  • Obszary handlowe,
  • Obszary logistyczne,
  • Grupy kontrahentów zdefiniowane przez użytkownika w menu Słowniki →Słowniki dla kontrahentów → Grupy kontrahentów.

      3. Szczegóły – jest to ta część okna, która może być widoczna u dołu ekranu lub z prawej strony. Zależy, którą z opcji ustawienia wybierze użytkownik. Szczegóły należy włączyć korzystając z opcji menu prawego klawisza myszki: Widok → Szczegóły z prawej (Szczegóły u dołu).

W celu wprowadzenia do bazy nowego Kontrahenta, z paska ikon okna wybieramy przycisk: Dodaj <F3>.


Wszystkie dane dotyczące kontrahenta podzielone są na tematyczne zakładki:

1. Podstawowe, w której wprowadzamy:

• Numer kontrahenta – program podpowiada kolejny numer nowo zakładanego kontrahenta, numer ten można zmienić do chwili zapisania danych kontrahenta. Dla zachowania porządku zalecane jest pozostawienie numerów nadanych przez program.
• Identyfikator – krótka nazwa identyfikująca kontrahenta, wykorzystywana do odszukania kontrahenta w spisie.
• NIP – składa się z trzech części. Pierwsza, to identyfikator kraju, następna, to numer NIP, a ostatnia jest polem dodatkowym rozszerzającym NIP. Po wprowadzeniu numeru NIP i kliknięciu na przycisk obok pola użytkownik ma możliwość pobrania nazwy i dane adresowe kontrahenta za pomocą opcji:
  • Pobierz dane z Wykazu podatników VAT
  • Pobierz dane z GUS
  • Dane te można przepisać do okna z danymi kontrahenta. W przypadku, gdy w pobranych danych z GUS zawarta będzie informacja o skreśleniu kontrahenta z REGON, to odpowiedni wpis pojawi się w oknie tabeli. Będzie on wyróżniony kolorem czerwonym Dodatkowo w tym miejscu istnieje możliwość sprawdzenia Statusu VAT kontrahenta po takim sprawdzeniu informacja zapisywana jest do historii.

• Nazwa pełna – pełna nazwa kontrahenta. Może składać się z wielu linii. Należy unikać wprowadzania w jednej linii ilości znaków przekraczającej szerokość pola edycyjnego.
• Typ – do wyboru z listy rozwijanej mamy: Działalność, Nieprowadzący dział., Inne, Rolnik ryczałtowy. Dla kontrahentów z ustawioną w tym polu wartością Działalność, konieczne będzie podanie numeru NIP, natomiast dla wartości Rolnik ryczałtowy, należy uzupełnić na zakładce Inne: numer dowodu osobistego, wydany przez, PESEL oraz REGON.
• Organizacja pożytku publicznego – parametr jest aktywny, gdy pole Typ ustawione jest na wartość Działalność lub Inne. Dokumenty sprzedaży wystawione dla kontrahenta będącego organizacją pożytku publicznego będą posiadały dodatkowy parametr na zakładce Zestawienie VAT – Darowizna dla org. pożytku publicznego, którego zaznaczenie spowoduje automatyczne zwolnienie z VAT-u wszystkich nowo dodanych pozycji.
• Operator prowadzący - dla danego kontrahenta można przypisać operatora prowadzącego, czyli osobę, która zajmuje się kontaktami z danym kontrahentem,
• Kontrahent handlowy – atrybut ten pozwala pogrupować kontrahentów na takich, z którymi miało miejsce zdarzenie gospodarcze (należy zaznaczyć pole Kontrahent handlowy) oraz na tych, którzy nie dokonali jeszcze żadnych transakcji (potencjalnych – pole to powinno być dla nich odznaczone).

• E-mail; www – dane służące do kontaktowania się z kontrahentem przy użyciu Internetu.
• Sposób obs. dok. – w opcji tej użytkownik ma możliwość wyboru sposobu obsługi dokumentu podczas wydruku dla edytowanego kontrahenta. Parametr będzie dostępny, gdy w konfiguracji systemu zostanie włączona Obsługa przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej oraz zdefiniowana struktura katalogów i schemat nazwy pliku. Domyślny sposób obsługi podczas wydruku, to Brak obsługi (tylko wydruk).

W opcji tej dostępne do wyboru są wartości:

• • Brak obsługi (tylko wydruk) – system wykona jedynie wydruk dokumentu.
  • Tylko zapis na dysku – system podczas wydruku jedynie zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie).
  • Zapis na dysku i wydruk – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wydrukuje dokument.
  • Zapis na dysku i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), a następnie wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku).
  • Zapis na dysku, wydruk i wysłanie e-maila – system podczas wydruku zapisze dokument (w formacie PDF) do katalogu – pod nazwą, która została zdefiniowana w konfiguracji w parametrze Konfiguracja struktury katalogów i schematu nazw plików (dla dokumentów przesyłanych elektronicznie), następnie wydrukuje dokument i wyśle e-mail z załączonymi plikami (które wcześniej były zapisane na dysku).
  • Wysłanie e-maila – wybranie tego parametru spowoduje, że podczas wydruku dokumentu dla danego kontrahenta, możliwe będzie wysłanie dokumentu e-mailem w postaci załącznika, bez konieczności zapisywania plików w zdefiniowanym katalogu plików.
• Obsługa KSeF - pole jest dostępne po włączeniu parametru w konfiguracji systemu Obsługa systemu KSeF i domyślnie jest zaznaczone. Służy do określenia czy dokumenty danego kontrahenta podlegają komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (wysyłce oraz odbiorze dokumentów)
• Producent rolny (Fundusz Ochrony Rolnictwa) - pole jest widoczne po włączeniu parametru w konfiguracji systemu Obsługa rozliczeń z Funduszem Ochrony Rolnictwa i z funduszami promocji produktów rolno-spożywczych. Należy je zaznaczyć w przypadku, gdy dokumenty zakupu wystawione na kontrahenta mają być uwzględniane w mechanizmie naliczania składek na Fundusz Ochrony Rolnictwa.
• Poprzedni/Następny – przyciski te umożliwiają przesuwanie się po kolejnych wierszach (kontrahentach) bez konieczności zamykania okna edycji/podglądu.

2. Inne – na tej zakładce należy również zwrócić uwagę na pola:

• Konta bankowe – okienko ze spisem kont bankowych kontrahenta wraz z informacją czy wskazane konto jest potwierdzone w KAS.

Używając przycisków z panelu sterującego (po prawej stronie spisu) możemy edytować dane konta takie jak:

• Nazwa konta
• Bank
• Numer konta
• Oznaczenie czy konto jest Wirtualne - oznaczenie konta jako konto wirtualne skutkuje sprawdzeniem numeru rachunku za pomocą innej metody konfiguracji wysyłanego zapytania (wyszukanie wg numeru konta). Metoda ta umożliwia sprawdzenie kont wirtualnych kontrahenta. Jest ona również wykorzystywana podczas wystawiania przelewu.
• Właściciel - oznaczające właściciela konta. Służy ono do oznaczenia np. faktora, czyli właściciela konta innego niż ten, dla którego wpisywany jest rachunek. Pozwala to na zweryfikowanie kontrahenta w wykazie podatników VAT poprzez wysłanie zapytanie przez program w odpowiedniej konfiguracji.
• Oznaczenie czy konto jest aktywne

W menu podręcznym sekcji Konta bankowe oraz za pomocą ikon mamy możliwość użycia opcji:

• Sprawdź konto w KAS – sprawdza w KAS, w Wykazie podatników VAT czy konto jest przypisane do NIP-u lub REGON-u dla kontrahenta
• Pokaż historie sprawdzeń kont w KAS – prezentuje historię sprawdzeń konta
• Sprawdź wszystkie konta w KAS – wykonuje sprawdzenie dla wszystkich kont wprowadzonych w oknie

Dodatkowo w widoku sekcji znajdują się kolumny Lp, Waluta oraz Domyślne konto dla waluty, prezentują one odpowiednio: kolejność pobierania kont na wydruk walutę, w jakiej prowadzony jest rachunek oraz jaka waluta jest walutą domyślną dla danego rachunku.

• Płatnik VAT – oznacza, że aktualny kontrahent jest płatnikiem VAT.
• Zerowa stawka VAT na wybrane towary – oznacza zerową stawkę VAT na wybrane towary dla tego kontrahenta. Tylko kartoteki z zaznaczoną opcja Zerowa stawka VAT dla wybranych kontrahentów.
• Waluta – domyślna waluta kontrahenta - parametr wykorzystywany przy wystawianiu dokumentów walutowych.
• Numer – numer działalności gospodarczej kontrahenta.
• Wydane przez – organ, który wydał zezwolenie na działalność gospodarczą kontrahenta.
• Data wydania – data wydania zezwolenia na działalność gospodarczą kontrahenta.
• PESEL – numer PESEL kontrahenta.
• REGON – numer REGON kontrahenta.
• Aktywny – jeżeli kontrahent ma status nieaktywny, to nie pojawia się on w spisie kontrahentów wywoływanym przy wyborze kontrahenta w innych opcjach.
• Globalny nr lokalizacyjny dla EDI – należy wpisać numer lokalizacji naszego kontrahenta (dostawcy, odbiorcy). Jest on wykorzystywany podczas procesu elektronicznej wymiany dokumentów.
• Ilość dni na obsługę reklamacji – należy wpisać, w jakim czasie zostanie zrealizowana reklamacja złożona danego kontrahenta.
• Cykliczność odwiedzin – określamy w tym miejscu, co ile dni należy kontaktować się z kontrahentem.

3. Grupy – spis rodzajów grup kontrahentów oraz grupy, do których należy aktualny kontrahent. Spis ten ma strukturę drzewiastą. Grupa służy do łączenia kontrahentów w zbiory, ułatwiając ich wyszukiwanie i filtrowanie lub umożliwiając tworzenie umów, promocji lub cenników. Grupy mogą być przydatne w wyciąganiu informacji do zestawień i podsumowań np. informacje o sprzedaży wartościowej towarów dla grupy kontrahentów.

Dodatkowo umożliwiono przypisanie obszaru handlowego lub logistycznego do kontrahenta (po włączeniu w Konfiguracji Obsługi obszarów handlowych oraz Obsługi obszarów logistycznych).

4. Warunki zakupu i sprzedaży:

• Rabat – przysługujący dla kontrahenta rabat. Można określić stały rabat dla wybranego kontrahenta,
• Ilość dni na termin płatności – domyślna ilość dni na termin płatności dla dokumentów kredytowych kontrahenta,
• Sposób naliczania odsetek – domyślny sposób naliczania odsetek dla przeterminowanych dokumentów,
• Cena sprzedaży – domyślna cena sprzedaży podpowiadana na kartotekach dla kontrahenta,
• Sposób płatności – sposób płatności podpowiadany na dokumentach dla kontrahenta,
• Sposób dostawy – wypełnienie tego pola oznacza, że podczas edycji lub dodawania dokumentów, sposób dostawy towaru będzie pobierany bezpośrednio z danych kontrahenta. Możliwa jest zmiana sposobu dostawy, bez względu na to, jaki sposób dostawy został określony przy danym kontrahencie,
• Grupowanie zam. kontrahenta – ustawienie opcji na wartość: Wg definicji dokumentu, daje możliwość łączenia kilku zamówień do jednej faktury (sposób grupowania dokumentów ustawiamy w definicji dokumentu na zakładce Dodatkowe). Opcja dostępna jest dla dokumentów sprzedaży i dokumentów WZ. Jeżeli użytkownik nie chce korzystać z opcji, powinien wybrać: Nie grupuj,
• Płatnik dla sprzedaży – w polu tym można wskazać płatnika powiązanego z naszym kontrahentem,
• Przedstawiciel handlowy – przedstawiciel handlowy obsługujący kontrahenta,
• Kierowca – kierowca powiązany z danym kontrahentem. Pole to jest aktywne, gdy w Konfiguracji włączone są powiązania kierowcy z kontrahentem (Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne → Powiązanie kierowcy),
• Dokument – domyślny dokument dla kontrahenta podpowiadany przy wystawianiu dokumentów sprzedaży,
• Formularz – domyślny formularz przy drukowaniu dokumentów sprzedaży dla kontrahenta,
• Dokument wystawiany z zamówień od odbiorców – opcję można wykorzystać do określenia typu dokumentu, innego niż Faktura VAT, generowanego podczas realizacji zamówień od odbiorcy. Dodatkowo, należy w definicji dokumentu zamówień, zaznaczyć parametr: Pobierz dokument do wystawienia z danych kontrahenta (jeśli określono),
• Ilość kopii przy drukowaniu dok. – w polu tym użytkownik uzupełnia ile kopii dokumentów drukować dla danego kontrahenta. Wartość z tego pola będzie automatycznie podpowiadana, podczas wydruku dokumentu, po zaznaczeniu parametru Ilość kopii wg ustawień kontrahenta.
• Umowa na wystawienie faktury do WZ dla wielu WZ - brak kontroli daty sprzedaży dok. WZ – dla kontrahentów z włączoną opcją przy pobieraniu dokumentów WZ do dokumentu uzupełniającego (Fa do WZ) system nie będzie analizował czy dokumenty WZ w PLN mają datę sprzedaży z jednego miesiąca, a dla dokumentów w innej walucie czy data sprzedaży jest z jednego dnia. Istnieje możliwość grupowego ustawienia wartości parametru za pomocą opcji w menu kontekstowym → Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawiania danych → zakładka 4 Warunki sprzedaży.
• Ilość dni na termin płatności oraz Sposób płatności - wartości parametrów będą uwzględniane na dokumentach zakupu. Przy dodawaniu nowego kontrahenta, parametry te przyjmą wartości ustawione w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Ilość dni na termin płatności oraz System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Wartości domyślne → Sposób płatności.
• Domyślna kartoteka kosztowa, Opis księgowy - opcje dotyczą modułu Finanse i Księgowość. Umożliwiają wskazanie kartoteki kosztowej oraz opisu księgowego, które będą dodawane na dokument rejestracji zakupu w przypadku zastosowania opcji Dodaj kartotekę kontrahenta (Shift+F3), znajdującej się w oknie dokumentu w menu pod prawym przyciskiem myszy.
• Konto bankowe na wydruk dokumentu – konto bankowe naszej firmy drukowane na dokumentach dla aktualnego kontrahenta. W tabeli istnieje możliwość dodania wiele kont bankowych firmy drukowanych na dokumentach sprzedaży. Można również określić domyślne konto dla wybranej waluty, które zostanie będzie drukowane na dokumencie wystawionego w tej samej walucie.

5. Limity, Blokady, Cele i zgody , Split payment – zwracamy uwagę na pola:

• Dopuszczalna wartość całkowitego kredytu – wybranie (zaznaczenie) pola umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta limitu na wartość wszystkich wystawionych dokumentów kredytowych. Jeśli podana kwota limitu zostanie przekroczona w trakcie wystawiania dokumentu, to program poinformuje o tym wyraźnym komunikatem. Po wybraniu kontrahenta na dokument, program poinformuje również o pozostałej kwocie limitu. Zaznaczenie pola i wprowadzenie kwoty limitu równej zero, całkowicie blokuje możliwość wystawienia dla kontrahenta dokumentu kredytowego. Jeśli pomimo ostrzeżeń przekroczono wartość limitu, to zapisanie dokumentu możliwe będzie wyłącznie przez osobę z odpowiednimi prawami (określonymi w module Administratora),
• Dopuszczalna wartość dokumentu kredytowego – zaznaczenie pola i podanie kwoty wprowadza ograniczenie na wartość pojedynczego dokumentu kredytowego,
• Dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu – określa jaka może być dopuszczalna wartość przeterminowanego kredytu. Powyżej tej wartości dla danego kontrahenta nie można wystawiać dokumentów związanych z zakupem towarów. System poinformuje o tym za pomocą odpowiedniego komunikatu,
• Maksymalna ilość dokumentów kredytowych
• Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych
• Maksymalna ilość dni przeterminowania należności
• Maksymalna ilość pozycji na dokumentach – określa maksymalną ilość pozycji, jaką kontrahent życzy sobie na dokumentach sprzedaży adresowanych do niego. Limit ten jest sprawdzany przy ręcznym wpisywaniu dokumentów faktur sprzedaży, zamówień od odbiorców, ofert dla odbiorców oraz dokumentów magazynowych WZ. Przy wystawieniu pierwszej pozycji przekraczającej limit pojawia się komunikat o przekroczeniu limitu, ale możliwa jest kontynuacja wystawiania. Limit jest również sprawdzany przy realizacji zamówień od odbiorców. Gdy realizujemy zamówienie kontrahenta wystawiając np. dokument FA VAT, to program generuje pozycje z uwzględnieniem opisywanego parametru, a w razie potrzeby generuje następne faktury,
• Ilość dni na zwrot opakowań – domyślnie parametr ten jest nieokreślony, co powoduje, że program bierze pod uwagę wartość wprowadzoną w polu Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań (parametr w konfiguracji: Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne). Parametr można również edytować za pomocą operacji grupowej, dostępnej w menu okna Kontrahenci pod prawym przyciskiem myszy Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych → zakładka 5 Limity i blokady.
• Zablokuj sprzedaż – zaznaczenie pola wprowadza blokadę na wystawianie dokumentów sprzedaży. Domyślnie blokada będzie obowiązywać od razu (pole Natychmiast). Możliwe jest również określenie daty, od której blokada sprzedaży będzie obowiązywać (pole Od daty),
• Zablokuj zakupy – zaznaczenie pola wprowadza blokadę na wystawianie dokumentów zakupu,
• Zastrzec rozrachunki z kontrahentem tylko dla osób uprawnionych – aktywacja opcji spowoduje, że użytkownicy systemu, którym w module Administratora nie przyznano prawa do Rozrachunków zastrzeżonych, nie będą mieli dostępu do informacji o rozliczeniach prowadzonych z danym kontrahentem.
• Sposób obsługi "Split payment" na przelewie – parametr umożliwia określenie, w jaki sposób na przelewach dla danego kontrahenta ma oznaczać się opcja Split payment.
• Sugerowana kwota VAT podpowiadana przy przelewie SP – parametr umożliwia wskazanie na kontrahencie kwoty VAT, która ma zostać przeniesiona z dokumentu do rozrachunków. Parametr może przyjąć wartości: Cały VAT z dokumentu, Tylko VAT z pozycji MPP.

6. Odbierający, Trasy:

• Odbierający – umożliwia wprowadzenie dla kontrahenta listy osób i numerów rejestracyjnych samochodów odbierających towar i faktury,
• Trasy – kontrahenta można przydzielić do jednej lub kilku zdefiniowanych w słowniku tras. Przydzielone kontrahentom trasy mogą być następnie wykorzystywane jako parametr podczas ustalania filtrów.
• W sekcji Podpis kwalifikowany użytkownik może uzupełnić dane:
  • Numer seryjny certyfikatu
  • Wystawca certyfikatu
  • Posiadacz – podmiot posiadający certyfikat

7. Cechy – w zakładce można wprowadzać wartości wcześniej zdefiniowanych, specyficznych dla firmy wdrażającej moduł Handlowo-Magazynowy, cech kontrahentów. Przykładowymi cechami kontrahenta może być: data odbycia szkolenia partnerskiego, stopień lojalności (od 1 do 10) itp. Cechy definiujemy w opcji Słowniki → Słowniki dla kontrahentów → Cechy kontrahentów.

8. Uwagi i ostrzeżenia:

• Uwagi – pole umożliwiające wprowadzanie uwag dotyczących kontrahenta,
• Ostrzeżenie – dane wprowadzone w pole ostrzeżenia, będą wyświetlane przy pobraniu kontrahenta na dokument.

9. Dodatkowe adresy – spis dodatkowych adresów, np. gdy kontrahent posiada dwa adresy w jednej firmie: korespondencyjny i windykacyjny.

10. Osoby kontaktowe – spis oddziałów kontrahenta i osób kontaktowych u kontrahenta:

Zaznaczenie opcji Wiele oddziałów umożliwia wprowadzenie do systemu danych dotyczących oddziałów firmy.
Nowy oddział edytujemy wybierając opcję dodawania lub klawisz funkcyjny <F3> i uzupełniając dane na zakładce 1 Podstawowe:

W polu Typ oddziału użytkownik wybiera ze słownika lub z listy rozwijanej odpowiedni typ. Jeśli w słowniku nie ma wprowadzonych żadnych danych, to należy je zdefiniować. W tym celu należy ustawić się w polu Typ oddziału, kliknąć przycisk <F6>, aby połączyć się ze słownikiem Typy oddziałów kontrahentów i tam za pomocą ikony dodawania zdefiniować potrzebne typy oddziałów:

Zaznaczenie opcji Domyślny oddział dla dostawy, umożliwi automatyczne uzupełnienie oddziału na zakładce Dostawa na wystawianych dokumentach. Opcja dostępna jest dla danego stanowiska wtedy, gdy przydzielony jest moduł CRM.
Na zakładce 2 Cechy oddziału kontrahenta widoczne są cechy zdefiniowane w słowniku Cechy oddziałów kontrahenta.

11. Dokumentacja – są to dokumenty zewnętrzne dotyczące danego kontrahenta, np. umowy, oferty itp. Zakładka jest widoczna, gdy na stanowisku przydzielony jest moduł CRM i utworzona została baza dodatkowych dokumentów. Na zakładce tej możliwe jest dodanie dokumentu z pliku, ze skanera oraz z e-maila, a dodatkowo można określić sposób przechowywania plików: w bazie dodatkowych dokumentów lub jako ścieżki do pliku. W konfiguracji systemu znajduje się parametr Maksymalny rozmiar pliku dokumentacji umieszczonego w bazie dodatkowych dokumentów (KB), w którym można określić maksymalny rozmiar dodawanego pliku.

12. Samochody – na zakładce tej w widoku tabelarycznym przedstawiona jest ewidencja samochodów kontrahenta.

13. Serwis – zakładka prezentuje przedmioty kontrahenta, które można wskazać w zleceniu serwisowym (w module Serwis). Dodatkowo na zakładce tej możliwe jest podejrzenie danego przedmiotu za pomocą menu kontekstowego. Zakładka wyświetlana jest, gdy stanowisko ma dostęp do modułu Serwis.

14. Zestawienie oświadczeń – zakładka widoczna dla kontrahenta, który jest rolnikiem ryczałtowym.  Informacje zdefiniowane w tej zakładce będą wykorzystywane podczas tworzenia JPK_FA_RR. Dodatkowo na oknie edycyjnym dokumentu (HM oraz FK) umieszczono na zakładce Inne sekcję Zestawienie oświadczeń, o których mowa w art. 116 ust. 4 i 4a. W danej sekcji można połączyć dany dokument z oświadczeniem definiowanym w nowej zakładce okna edycyjnego kontrahenta. Wskazana sekcja jest dostępna wyłącznie dla dokumentów, które są wystawiane dla rolnika ryczałtowego.

Dla firm, w których zdefiniowanych jest bardzo wielu kontrahentów, można w programie włączyć mechanizm umożliwiający rozdzielenie kontrahentów na głównych i pozostałych. Główni kontrahenci to tacy, z którymi firma często współpracuje (wystawia dokumenty itp.). Aby włączyć ten mechanizm, należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Optymalizacja szybkości zaznaczyć parametr Włącz obsługę kontrahentów głównych. Po przełączeniu się na okno ze spisem kontrahentów, użytkownik będzie mógł zobaczyć, że na pasku ikon pojawiła się ikona Pokaż tylko głównych . Kliknięcie na tę ikonę umożliwi wyświetlenie spisu głównych kontrahentów firmy. Aby przenieść wybranych kontrahentów ze spisu wszystkich kontrahentów do spisu kontrahentów głównych, wystarczy przełączyć się na widok wszystkich kontrahentów i z menu podręcznego (prawy klawisz myszki) wybrać opcję Przerzuć do głównych <Ctrl+G>.
Z poziomu okna Kontrahenci, za pomocą ikony , kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+F3> lub poprzez menu prawego klawisza myszki (opcja Zleć zadanie), można zlecić zadanie dotyczące danego kontrahenta. Warunkiem działania tej opcji, jest przydzielenie dla danego stanowiska licencji na moduł CRM.

Zadanie wprowadzone w module Handlowo-Magazynowym zostanie automatycznie dodane do spisu zadań danego operatora w module CRM.

Kontrahentów można sortować i filtrować. Gdy użytkownik chce oglądać kontrahentów przy większej liczbie zdefiniowanych parametrów – może skorzystać z ikony Ustal filtr lub klawisza funkcyjnego <F7>:

Parametry definiowane przez użytkownika można wyświetlać w kilku liniach klikając na przyciski i/lub. Zwiększa się w ten sposób liczba możliwości w poszukiwaniu dokumentów.
W okienku Pole, należy wybrać pole, według którego chcemy szukać. W okienku Warunek możemy wybrać jeden z kilku wariantów traktowania wpisanej dalej wartości. Znak „=" powoduje, że wpisana wartość musi być równa wartości wybranego pola w tabeli. Znak „<>" oznacza, że interesują nas wartości inne niż te, które są wpisane. Znaki „<", „>" są oczywiste przy polach liczbowych, natomiast w przypadku wyrażeń literowych (np. Miejscowość) znak „<" oznacza wcześniejszy w alfabecie. Warunek w zakresie, pozwala znaleźć przedział danych (np. wpisy w księdze od nr 130 do nr 150).
Zadawanie warunków rozpatrzymy na przykładzie Kontrahentów. Załóżmy, że interesują nas kontrahenci z Warszawy. Dodatkowo chcemy, aby ich nazwa kończyła się na litery „la". Powyższy warunek chcemy zastosować do kontrahentów o numerze od 7 do 13. W tym celu, w pierwszym polu wybieramy Miejscowość, następnie warunek „=" oraz wartość Warszawa. W polu Wartość możemy wpisać całą nazwę, lub zastosować znaki specjalne „{}", „!". Znak „{*}*{*}" oznacza dowolny ciąg liter, także brak ciągu. Znak „!" oznacza jedną dowolną literę. W polu Wartość możemy więc, dla skrócenia pisania, wprowadzić wartość Warsz{}. Oznacza to, że program ma wyszukać wszystkich kontrahentów, dla których miejscowość zaczyna się od liter Warsz. Ponieważ prawdopodobnie w Polsce nie ma innego miasta niż Warszawa zaczynającej się od Warsz, możemy skrócić nazwę w ten sposób. Znak „{}" może służyć np. do wybrania wszystkich kontrahentów zaczynających się od litery W – „W{}". Wracając do naszego przykładu – aby założyć dodatkowo warunek na pole Nazwa, należy wcisnąć przycisk i znajdujący się w lewym dolnym rogu okienka:

Aby filtr był aktywny korzystamy z kombinacji klawiszy <Ctrl+F7> lub ikony Filtr aktywny .
Inny sposób przeglądania dokumentów w aktywnym oknie uzyskamy klikając na przycisk sortowania w pasku ikon aktywnego okna lub klawisz funkcyjny <F4>.

Kolumny do sortowania wybiera się poprzez kliknięcie myszką obok wybranych nazw. Ważna jest tu kolejność zaznaczania. Jeśli pierwszy zaznaczony zostanie Identyfikator, to najpierw po nim odbędzie się sortowanie. Można zaznaczyć kilka kolumn równocześnie, jeśli wyłączone zostanie pole Jedna kolumna. Operacja ta uaktywnia w konsekwencji opcję Szukanie po kolumnie pierwszej lub ostatniej. Możliwe jest wyszukiwanie (po kolumnie sortowanej) poprzez wprowadzenie z klawiatury pierwszych liter wyrazu. Pomyłki wycofuje <Backspace>.
Z poziomu okna Kontrahenci, użytkownik systemu ma bezpośredni dostęp do warunków sprzedaży danego kontrahenta (bez konieczności edycji jego danych). Wystarczy tylko ustawić się kursorem myszki, na wybranym kontrahencie i kliknąć na ikonę , znajdującą się na pasku narzędzi lub skorzystać z kombinacji klawiszy <Ctrl+P>. Po kliknięciu na ikonę pojawi się okno wydruku Warunki sprzedaży, dzięki któremu możemy zobaczyć (przycisk Podgląd), wydrukować (przycisk Drukuj), wysłać e-mailem dany dokument (przycisk Wyślij) lub ustawić opcje drukowania dokumentu (przycisk Opcje). Dodatkowo w oknie tym, w polu Dla kartotek drukować, mamy możliwość wyboru czy chcemy drukować tylko identyfikator kartoteki, czy jej nazwę pełną.
Opcja Podstawowe → Warunki zakupu, dostępna w menu kontekstowym okna Kontrahenci, działa analogicznie do opcji Warunki sprzedaży, z taką różnicą, że wyświetla dane z umów z dostawcami.
Jeśli w programie prowadzone są umowy z kontrahentami oraz promocje, wówczas przydatna jest opcja umożliwiająca określenie ceny i rabatu wskazanego towaru dla wybranego kontrahenta. Sytuacja taka często występuje podczas telefonicznego informowania o cenie lub rabacie przyznanym na interesujący kontrahenta towar.
Kalkulator promocji, umów i rabatów służy do określania warunków sprzedaży (procentu bonifikaty i cen) na podstawie zadanych parametrów. Jest on dostępny z poziomu okien Promocje na towary, Umowy z kontrahentami – cenniki, Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych za pomocą ikony , z menu kontekstowego prawego klawisza myszki lub za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+P>. Okno kalkulatora składa się z części, w której określamy warunki wejściowe i części podającej wynik analizy.
Jeśli umowa z kontrahentem posiada warunek ilości, to właściwą kalkulację uzyskamy po podaniu interesującej kontrahenta ilości towaru.



Opis poszczególnych pól aktywnego okna Kalkulator promocji, umów i rabatów:

• Data – dzień, na który sprawdzamy rabaty i ceny.
• Kontrahent – określa kontrahenta, dla którego przeprowadzana będzie analiza, niepodanie tego parametru powoduje, że analizowane będą tylko promocje bez określonych warunków na kontrahenta i grupy kontrahentów.
• Dokument – parametr istotny, gdy w promocjach/umowach określono filtr dla dokumentów. Parametr bierze również udział w określaniu domyślnej ceny.
• Miejsce sprzedaży – parametr bierze udział w określaniu domyślnej ceny.
• Magazyn – parametr istotny, gdy w promocjach/umowach określono filtr dla magazynów.
• Kartoteka – określa kartotekę, dla której przeprowadzana będzie analiza, niepodanie tego parametru powoduje, że analizowane będą tylko promocje/umowy ogólne bez określonych warunków dla kartotek i grup kartotek.
• Cena – użytkownik wybiera cenę ze słownika Definicje cen.
• Ilość – parametr istotny, kiedy promocje/umowy uzależnione są od ilości sprzedanej.

Po podaniu wszystkich istotnych parametrów, wciskamy przycisk <Licz>, co spowoduje uruchomienie procedury analizy i wyświetlenie wyników. Analiza przebiega wg następujących zasad:

• W pierwszej kolejności analizowany jest procent bonifikaty wpisany w warunkach sprzedaży kontrahenta, potem umowy/cenniki, a na końcu promocje.
• Jeżeli, w którymś z wymienionych miejsc znajdzie się wpis (procent, cena) spełniający warunki, to analiza zostaje przerwana, a wynik przyjęty za obowiązujący.
• Jeżeli wynikiem analizy jest procent bonifikaty, to program przechodzi do ustalenia domyślnej ceny i oblicza cenę po bonifikacie.
• Ustalenie domyślnej ceny polega na sprawdzeniu w pierwszej kolejności ceny określonej w warunkach sprzedaży kontrahenta, następnie określonej w definicji dokumentu, a na końcu ceny określonej w miejscu sprzedaży.
• Wyniki analizy przedstawiane są opisowo w oknie Wynik.

Użytkownik w menu podręcznym (pod prawym przyciskiem myszy) na kontrahencie ma możliwość użycia opcji Popraw bez zapisu do historii.

Ofertę – cennik dla wybranego kontrahenta można tworzyć poprzez wywołanie opcji z poziomu okien Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych za pomocą ikony , z menu prawego przycisku myszy lub za pomocą kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+P>. Cennik drukować można ze wszystkich kartotek lub tylko z zaznaczonych dla określonej ilości towarów.
W systemie istnieją dwa sposoby tworzenia oferty – cennika:

1. 1. Zbuduj cennik dla kontrahenta w oparciu o promocje, umowy i indywidualne warunki sprzedaży.
   2. Zbuduj cennik dla określonej wartości bonifikaty.

Po naciśnięciu przycisku <Twórz>, na ekranie monitora pojawi się okno cennika:

Zlecenia

Słownik ten zawiera spis zleceń zewnętrznych lub wewnętrznych firmy. Każdy wystawiany w systemie dokumentu sprzedaży, zakupu oraz magazynowy można podpiąć do zdefiniowanego wcześniej zlecenia, które firma realizuje. Wyboru zlecenia dokonujemy w danych nagłówka dokumentu. Dokumenty wystawione do zlecenia można następnie analizować w zestawieniach: Dokumenty sprzedaży, Dokumenty zakupu, Dokumenty magazynowe.
Zlecenia mogą być wykorzystane przez firmę w sposób najbardziej odpowiadający jej potrzebom. Funkcja obsługi zleceń tworzona była z myślą o efektywnym zarządzaniu operacjami przedsiębiorstwa, powiązanymi jednym kontraktem lub zleceniem. Konsekwencją tego jest również zachowanie możliwie przejrzystej ewidencji dokonywanych operacji.
Zakładając nowe zlecenie korzystamy z ikony Dodaj lub przycisku funkcyjnego <F3>:

Na zakładce Zlecenie określamy zawartość pól:

• Numer – kolejny numer zlecenia,
• Kod – specjalne oznaczenie dla zlecenia,
• Opis – charakterystyka zlecenia, wpisujemy, czego dotyczy zlecenie,
• Data otwarcia – data rozpoczęcia realizacji zlecenia,
• Data zakończenia – data zakończenia realizacji zlecenia,
• Aktywne – zaznaczenie tej opcji informuje, że zlecenie można jeszcze zobaczyć w innym miejscu, np. w rozrachunkach,
• Ukończone – zaznaczenie tej opcji informuje, ze zlecenie jest ukończone.

Na zakładce Dane księgowe wybieramy ze słownika typ zlecenia (za pomocą przycisku lub klawisza <F6>), czyli określamy, jakie analityki będziemy ustawiać. Wszystkie dokumenty związane z tym zleceniem będą automatycznie przyjmować dane ze zlecenia.
Zakładka Uwagi umożliwia wprowadzenie uwag dotyczących zlecenia.
W zakładce Cechy prezentowane są cechy, które zdefiniowane zostały w: Słowniki dla zleceń → Cechy zlecenia.
Kolejna zakładka Dokumentacja pozwala na dodanie dowolnych plików do danego zlecenia.
W menu Słowniki – Słowniki dla zleceń możliwe jest zdefiniowanie Rodzajów zleceń oraz Grup zleceń, wg których można następnie przyporządkować dane zlecenie księgowe. Służy do tego zakładka Grupy księgowe.

Spis kartotek magazynowych

Spis kartotek magazynowych to słownik, zawierający wszystkie kartoteki towarowe ze wszystkich założonych w module magazynów.
Okno spisu składa się z tabelarycznej siatki danych, drzewa grup oraz okna szczegółów, w które wbudowane zostały zakładki wyświetlające dodatkowe informacje o kartotece. Panel szczegółów oraz drzewo grup widoczne są w oknie Spis kartotek magazynowych, jeśli zostaną włączone. Aby je włączyć należy skorzystać z menu prawego przycisku myszki i wybrać w nim opcję Widok.
Jeśli w opcji menu głównego System → Konfiguracja → Ustawienia → System użytkownik zaznaczy opcję Obsługa opakowań, to w Spisie kartotek magazynowych i w Stanach magazynowych widoczna będzie ikona Opakowania . Po kliknięciu na nią wyświetla się spis wszystkich opakowań.
Nową kartotekę towarową zakładamy za pomocą ikony Dodaj, znajdującej się na pasku ikon aktywnego okna Spis kartotek magazynowych lub klawisza funkcyjnego <F3>.

Wszystkie dane możliwe do wprowadzenia, podzielone zostały na tematyczne zakładki:

1. Podstawowe:

• Indeks - unikalny indeks materiałowy nadawany indywidualnie dla każdego materiału w magazynie. Przyjęto za pewnik, że ten sam indeks we wszystkich magazynach oznacza ten sam towar. Indeksy te są wewnętrzną symboliką w przedsiębiorstwie.

Indeks może (powinien) być podzielony na grupy znaków, umożliwiając wyróżnienie pewnych grup materiałów (np. 71-022-01 lub LA-002-0234, LA-003-0234 - gdzie LA-lampa 003-kod dostawcy 0234-numer kolejny wyrobu dostawcy). Indeks może zawierać zarówno litery jak i cyfry. Jego maksymalna długość wynosi 40 znaków. W konfiguracji programu w opcji System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Edycja można ustawić własny format indeksu lub wybrać jeden z predefiniowanych przez producenta np. dwie litery i trzy cyfry LG-032. Stały format indeksu ułatwia filtrowanie i szukanie określonych grup indeksów. Podpowiedź kolejnego indeksu w danej grupie uzyskujemy po przyciśnięciu przycisku: , znajdującego z prawej strony pola. Po wprowadzeniu pierwszego członu indeksu np. LG i kliknięciu na przycisk <Generuj następny indeks>, program automatycznie uzupełni indeks podpowiadając kolejny np. LG-243. Dodanie indeksu do grupy np. LG z automatyczną podpowiedzią kolejnego indeksu otrzymamy również po wywołaniu dopisywania <F3> stojąc kursorem na dowolnym z indeksów dopisywanej grupy LG.

• Identyfikator – krótka nazwa identyfikująca materiał, zawierająca maksymalnie 35 znaków. Nazwa ta może się powtarzać i używana jest wyłącznie do wyszukiwania na magazynie interesującego nas towaru. Na fakturze drukowana jest nazwa pełna towaru. Sposób tworzenia nazw skróconych powinien być dobrze przemyślany, tak by na 35 znakach precyzyjnie określić towar. Na przykład, jeśli na magazynie znajduje się dużo towaru o tym samym przeznaczeniu, lecz o różnych nazwach, to warto wpisać skrócony opis przeznaczenia pozostawiając więcej miejsca na nazwę. Przykładowo: dla grupy proszków do prania, można wpisać jako nazwę skróconą „PR. POLLENA 2000" i „PR. BRYZA" itp.
• Nazwa – pełna nazwa opisująca dokładnie materiał. Może składać się z wielu linii, lecz nie więcej niż 360 znaków. Należy unikać wprowadzania w jednej linii nazwy ilości znaków przekraczającej szerokość pola edycyjnego. Każda linia nazwy powinna być zakończona klawiszem <Enter>. Na fakturze standardowo drukowane są dwie pierwsze linie. Ilość drukowanych na dokumentach linii nazwy można zmieniać w opcji Słowniki → Definicje dokumentów, w zakładce: Formularze klikamy na ikonę Dodaj (jeśli wprowadzamy nowy dokument) lub Popraw (jeśli edytujemy dokument już wprowadzony). Wyświetli się okno Formularz standardowy, w którym należy wybrać zakładkę Podstawowe, a w niej pole Sposób druku nazwy:

• Stawka VAT – procent VAT obowiązujący dla zakupów i sprzedaży.
• SWW – Systematyczny Wykaz Wyrobów, klasyfikacja ta służy przyporządkowaniu towarów do odpowiedniej stawki VAT.
• Jednostka miary – kod jednostki miary (np. szt, kg, m itp.), maksymalnie do 5 znaków. Dane wprowadzane do tego pola mogą być pobrane ze słownika. Dodanie nowej jednostki możliwe jest wyłącznie w opcji Słowniki → Słowniki dla kartotek → Jednostki miary.
• Cło – pole określające stawkę procentową obowiązującego dla towaru cła. Wartość tego pola wykorzystywana jest do obliczania ceny zakupu towaru importowanego, podczas wprowadzania zakupu z importu.
• PKWiU – Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług, klasyfikacja ta służy przyporządkowaniu towarów do odpowiedniej stawki VAT.
• Kod CN – Pole może być uzupełnione ręcznie lub poprzez wybór odpowiedniego kodu z okna słownikowego, wywoływanego za pomocą strzałki.
• Dodaj do magazynu(ów) – zaznaczenie tej opcji umożliwi dodanie kartoteki do danego magazynu lub magazynów. Następnie należy kliknąć przycisk <Zapisz>, program połączy użytkownika z oknem Magazyny i możliwe będzie wybranie jednego lub zaznaczenie kilku magazynów, w których ma się znaleźć dana kartoteka. Opcja ta jest aktywna tylko podczas wprowadzania nowej kartoteki do systemu. Gdy chcemy edytować wprowadzoną wcześniej kartotekę, to opcji tej już nie widać.
• Poprzedni/Następny – przyciski te umożliwiają przesuwanie się po kolejnych wierszach (kartotekach) bez konieczności zamykania okna edycji/podglądu.

2. Ceny – na tej zakładce znajdują się informacje dotyczące ceny zakupu, ceny ewidencyjnej oraz cen sprzedaży. W górnym segmencie zakładki program wyświetla informacje dotyczące ostatniej ceny zakupu towaru oraz ostatniej daty zakupu. W przypadku magazynu rozliczanego w cenach ewidencyjnych, dodatkowo dochodzi informacja o cenie ewidencyjnej towaru. Informacje wyświetlane w tym oknie zależą od ustawień wprowadzonych w opcji Słowniki → Słowniki dla kartotek → Definicje cen. Opcja Definicje cen umożliwia zdefiniowanie ilości cen oraz parametrów określających ceny sprzedaży dla wszystkich towarów. Definiowanie cen sprzedaży powinno zostać wykonane na etapie wstępnego wdrożenia programu. Pod tabelą zawierającą spis cen sprzedaży znajdują się przełączniki umożliwiające zmianę informacji o marży i narzucie:

Wybranie jednej z opcji dla Marża/Narzut włącza wyświetlanie kolumn z informacją o marży i narzucie dla wprowadzonych cen sprzedaży w stosunku do ostatniej ceny zakupu towaru.
Marża obliczana jest ze wzoru:
,
narzut obliczany jest ze wzoru:
,
gdzie : C_z – cena zakupu, C_s – cena sprzedaży.
Zmianę ceny i jej parametrów uzyskujemy poprzez przyciśnięcie przycisku Popraw lub klawisza <F5>.

Górna, informacyjna część okna edycyjnego pokazuje między innymi walutę edytowanej ceny oraz ostatnią cenę zakupu. Ostatnia cena zakupu może służyć do wyliczania cen sprzedaży.
Jeśli w menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Definicje cen określono, jako rodzaj wartość netto, to kursor w oknie edycyjnym ustawiony jest w polu Netto, a w polu Brutto, jeśli określono jako rodzaj wartość brutto. Rozwijane pole Podstawa wyliczania służy do ustalenia sposobu wprowadzania ceny sprzedaży. W słowniku Definicje cen (menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Definicje cen) możemy wybrać Parametr zadawany przy podstawie równej „cena". Wybrana wartość (Marża lub Narzut) będzie składową wyznaczanych cen sprzedaży. Zmiana ceny może nastąpić poprzez bezpośrednie, ręczne wprowadzenie jej wartości, lub obliczenie jej na podstawie parametru zadanego, w odniesieniu do ostatniej ceny zakupu. W tym celu należy wybrać Marżę/Narzut zadany i wprowadzić żądaną wartość procentową.
Cena sprzedaży obliczana z marży:
 ,
cena sprzedaży obliczana z narzutu:
,
gdzie: C_z – cena zakupu, C_s – cena sprzedaży
Wprowadzone zmiany zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub z nich rezygnujemy za pomocą <Anuluj> lub <Esc>.
System umożliwia pracę z wykorzystaniem cen minimalnych. Użytkownik może aktywować Obsługę cen minimalnych w konfiguracji modułu Handlowo-Magazynowego (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne → Obsługa cen minimalnych).
Cenę minimalną można edytować:

• w oknie edycji ceny kartoteki,
• w oknie kalkulacji: Zmiana cen sprzedaży dostępnym na dokumentach przychodowych, pod warunkiem, że w Konfiguracji parametr Sposób potwierdzania zmiany podstawy wyliczania cen sprzedaży ustawiony będzie na wartość: Potwierdzenie na oknie kalkulacji (menu System → Ustawienia → Dokumenty → Podstawa cen sprzedaży),
• w oknie Grupowa edycja cen sprzedaży <Shift+F5>, opcja dostępna w menu i menu podręcznym w oknach Stany magazynowe i Spis kartotek magazynowych,
• w oknie Grupowe ustawianie danych kartotek – menu podręczne prawego klawisza myszki → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych → zakładka: Ceny.

Zmiany cen minimalnych są rejestrowane i można je przeglądać w menu Sprzedaż → Rejestr zmian cen sprzedaży.

3. Grupy – grupy służą do łączenia wybranych towarów w zbiory ułatwiając ich wyszukiwanie i filtrowanie, mają strukturę drzewiastą. Ilość możliwych do zdefiniowania w systemie grup nie jest ograniczona. Każda kartoteka może zostać przypisana do wielu różnych grup towarowych. Grupy są przydatne przy definiowaniu umów, promocji, zestawień i podsumowań np. informacje o sprzedaży wartościowej towarów z wybranej grupy. Już na etapie wstępnego wdrożenia należy dobrze sporządzić definicje grup towarowych, zwiększy to w znacznym stopniu możliwość uzyskiwania interesujących nas informacji oraz ułatwi wystawianie dokumentów.

Po zainstalowaniu programu istnieją dwie grupy zdefiniowane przez producenta: Asortyment i Producent. Zalecane jest ich prowadzenie oraz przydzielenie do nich kartotek magazynowych.
Nowe pozycje do grup można wprowadzać w opcji Słowniki → Słowniki dla kartotek → Grupy kartotekowe lub bezpośrednio na tej zakładce po kliknięciu w kolumnie Nazwa złożona na danej grupie i wywołaniu słownika grupy przyciskiem . Dodatkowo możliwe jest wpisanie części lub całej nazwy złożonej/kodu złożonego, a automatycznie zostanie wyszukana nazwa/kod najbardziej odpowiadająca wpisanej części. W przypadku, gdy system nie odnajdzie nazwy bądź kodu lub będą one niejednoznaczne (wiele wpisów w słowniku będzie odpowiadać wpisanemu wzorcowi), to zostanie wyświetlony słownik.

Przydzielenie kartoteki do grupy możemy usunąć klikając na przycisk i wybierając z jego menu opcję Wyczyść <Delete>.

4. Opakowania – na zakładce można wprowadzić rodzaje opakowań obowiązujących dla danej kartoteki:

• Zbiorcze – nie generują żadnych opłat i nie trzeba się z nich rozliczać.
• Kaucjonowane – opakowania, z których należy się rozliczać za pomocą kaucji, np. butelki, transportery.
• Domyślne – podpowiadane jako główne opakowanie dla towaru. Generują się, gdy na kartotece wybór opakowania ustawiony jest na automatyczny. Opakowaniem domyślnym może być opakowanie zbiorcze lub kaucjonowane.

5. Cechy – cechy to dodatkowe wartości określające kartotekę np. waga, objętość. Dane te mogą służyć np. do określenia wagi wszystkich towarów na fakturze lub do określenia wagi wszystkich towarów danej grupy na magazynie. Cechy dodajemy analogicznie, jak Grupy kartotekowe. Dodatkowo w zależności od formatu cechy można, np. wybrać datę z kalendarza dla cech typu data lub wybrać wartość, jeśli ma być wybierana ze słownika wartości.

6. Kody EAN – zakładka ta jest widoczna wtedy, gdy w Konfiguracji systemu ustawimy dla sposobu edycji kodów EAN parametr: Lista kodów EAN dla jednej kartoteki. Program umożliwia przydzielenie do jednej kartoteki towarowej kilku kodów EAN w postaci listy. Lista kodów EAN dla kartoteki jest bardzo przydatna w przypadku sprzedaży wg kodów EAN. Często występuje sytuacja, gdy nie interesuje nas kontrola ilości poszczególnych asortymentów wybranego towaru od jednego producenta, np. jogurty owocowe tego samego typu o różnych smakach. Można wtedy założyć listę kodów EAN dla jogurtów o różnych smakach i przypisać je do jednej kartoteki kontrolującej sumę ilości wszystkich jogurtów owocowych.

7. Opisy – dla kartoteki użytkownik systemu, może zdefiniować dowolną ilość opisów. Typy opisów zakładane są w słowniku dla kartotek. Dla kartoteki można zdefiniować tylko jeden opis dla jednego typu.

8. Uwagi – uwagi i ostrzeżenia to notatniki umożliwiające wprowadzenie istotnych informacji o kartotece towarowej. Uwagi można przeglądać na życzenie, natomiast ostrzeżenia wyświetlane będą automatycznie przy pobraniu towaru na dokument.

9. Zdjęcie – na tej zakładce można przypisać do kartoteki obraz w formacie JPG. W bazie zapisywany jest obraz w pełnej rozdzielczości i taki można oglądać na zakładce Zdjęcie w spisie kartotek magazynowych. Maksymalny rozmiar zdjęcia zapisywanego w bazie wynosi 100 kB. Dodatkowo po włączeniu w konfiguracji systemu parametru Obsługa wielu zdjęć kartoteki, na zakładce tej możliwe będzie dodanie większej ilości zdjęć, z możliwością ustalania ich liczby porządkowej.

W oknach Spis kartotek magazynowych oraz Stany magazynowe do kolumn wyświetlanych można dodać kolumnę Jest zdjęcie. Jeśli do kartoteki podpięte jest zdjęcie, w kolumnie tej pojawi się ikona spinacza: .

10. Inne - służy do ustawienia innych parametrów związanych z kartoteką. np.:

• Generuj zdarzenie CRM przy sprzedaży tej kartoteki – opcja pozwala na zainicjowanie wybranego zdarzenia w module CRM Zarządzanie Kontaktami, po każdej operacji wystawienia dokumentu sprzedaży z daną kartoteką na pozycji. Użytkownik może również zdefiniować czas po jakim będzie generowane zdarzenie. Ponadto, w Konfiguracji systemu (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne), należy wskazać Rodzaj zdarzenia CRM, a także Użytkownika dla którego będzie generowane zdarzenie CRM dla kartoteki. Może nim być operator, operator prowadzący lub przedstawiciel handlowy.
• Ile dni od daty założenia kartoteka jest nowością – użytkownik określa, przez jaki okres czasu wprowadzona do systemu kartoteka będzie miała status Nowość. Można ją wtedy wyróżnić spośród innych kartotek za pomocą koloru (opcje dotyczące statusu „Nowość" dostępne w menu: System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Status „Nowość").
• Próg od którego wsp. rotacji ustawiany jest jako wysoki – wartość wpisana w pole oznacza próg, od którego kartotekę uważa się jako dobrze rotującą.
• Próg zmiany podstawy wyliczania cen – podstawa wyliczania ceny stanowi wartość, w zależności od której obliczana jest cena sprzedaży. Domyślnie jest nią ostatnia cena zakupu kartoteki, lecz ustawienia te można edytować posługując się parametrem: Próg zmiany podstawy wyliczania cen. Wyznaczenie procentowej wartości progu, pozwala utrzymywać stałą cenę sprzedaży kartoteki do momentu zmiany jej ceny zakupu o podany próg. Opcje dotyczące podstawy cen sprzedaży edytujemy w konfiguracji systemu (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Podstawa cen sprzedaży).
• Zalecana krotność ilości (0-wyłączona) – użytkownik systemu w ramach tej opcji określa, w jakich ilościach powinien być sprzedawany dany towar, np. szklanki można sprzedawać w kartoniku po 6 sztuk.
• Strona www – w tym polu użytkownik systemu może wpisać link do strony internetowej producenta lub dostawcy danej kartoteki. Strona zostanie wyświetlona, jeśli użytkownik systemu ustawi się na kartotece i z menu prawego klawisza myszki wybierze opcję Pokaż stronę www lub Status kartoteki (kombinacja klawiszy <Ctrl+Spacja> → zakładka Podstawowe).
• Nr weterynaryjny – pole wypełniane w przypadku zakładów wytwarzających produkty pochodzenia zwierzęcego.
• Dodaj prefix ze stawką VAT podczas wydruku fisk. – włączenie tego parametru spowoduje dodanie identyfikatora stawki VAT (bez znaku % oraz spacji) przed indeksem, identyfikatorem oraz nazwą kartoteki wysyłaną na drukarkę fiskalną. Z uwagi na specyfikację drukarek fiskalnych, parametr może zostać użyty np. w przypadku ustawowej, ograniczonej czasowo zmiany stawek VAT na towary i usługi.

11. Dostawcy – na zakładce tej użytkownik ma możliwość definiowania listy dostawców danej kartoteki, a także zaznaczenia głównego dostawcy, od którego najczęściej zamawia dany towar.

12. Stany – w segmencie Zapas można wprowadzić dane dotyczące wymaganego zapasu minimalnego oraz zapasu maksymalnego. Pola te umożliwiają filtrowanie oraz wykorzystywane są podczas generowania zamówienia do dostawców.

Wszystkie kartoteki towarowe założone na wszystkich magazynach przeglądać można w opcji Słowniki → Spis kartotek magazynowych. Słownik ten zawiera spis wszystkich kartotek założonych w module Handlowo-Magazynowym z informacją o aktualnym stanie na wszystkich magazynach:

• Zapas min. – najniższy poziom zapasu, którego wielkość deklaruje użytkownik. Określany w dwóch wariantach: naliczony (określony z góry) i rzeczywisty (faktycznie występujący w magazynie).
• Zapas maks. – najwyższy poziom zapasu, którego wielkość deklaruje użytkownik. Określany w dwóch wariantach: naliczony (określony z góry) i rzeczywisty (faktycznie występujący w magazynie).

Jeśli stany naliczone są takie same jak rzeczywiste, to użytkownik może wartości z pola naliczone przepisać do pola rzeczywiste. W tym celu, należy wybrać opcję Magazyn → Stany magazynowe, następnie kliknąć prawym przyciskiem myszki. Na ekranie pojawi się menu, z którego należy wybrać opcję Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych. W oknie, które się pojawi, należy wybrać zakładkę Stany magazynowe, a następnie zaznaczyć parametr Przepisz zapasy ze stanów naliczonych.

• Stan aktualny – stan towarów wynikający z dostaw i rozchodów.
• Stan dyspozycyjny – stan aktualny pomniejszony o wprowadzone do programu zamówienia zewnętrzne i wewnętrzne.
• Stan zablokowany – stan z dokumentów niezaakceptowanych, nie można go rozchodować.
• Stan z produkcji – jest to ilość planowana do realizacji w produkcji. Wynika ona ze zleceń produkcyjnych mających status: rozpoczęte lub w produkcji. Uwzględniane są wszystkie produkty z wszystkich operacji z tych zleceń produkcyjnych (kartoteki z zakładki Produkty - niezależnie od wartości parametru Rodzaj produktu). Magazyn jest pobierany z operacji (magazyn produktów), czyli jeżeli PW z produktem będzie na danym magazynie, to na tym magazynie powinien być widoczny Stan z produkcji tej kartoteki.
• Stan przewidywany – jest to stan dyspozycyjny powiększony o będące w realizacji zamówienia do dostawców, zapotrzebowania wewnętrzne i stan zablokowany.
• Stan aktualny razem z zablokowanym – stan ten jest sumą stanu wynikającego z dostaw i rozchodów oraz stanu, którego nie można rozchodować z określonych przyczyn.
• Ilość brakująca przyg. zam. odb. i wew. – ilość ta wyliczana jest automatycznie, jest to ilość, dla której jeszcze nie ma przygotowanego planu realizacji.
• Ilość brakująca potw. zam. odb. i wew. – wyliczana automatycznie, jest to ilość, która nie została jeszcze potwierdzona.
• Ilość potwierdzona zam. odb. i wew. – jest to ilość, która została potwierdzona, ale jeszcze niezrealizowana.
• Stan do rozdysponowania – różnica stanu aktualnego i ilości potwierdzonej z zamówień od odbiorców i zamówień wewnętrznych.
• Gdy w konfiguracji włączony jest parametr: Pobierać dostawy przy akceptacji (rozchód ponad stan) dla dokumentów (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Akceptacje – opcja dostępna poprzez logowanie serwisowe), to w oknie Stany magazynowe, na zakładce Stany okna edycyjnego kartotek magazynowych dostępne są dwie dodatkowe pozycje:
• Stan niezrealizowany – ilość z niezaakceptowanych dokumentów sprzedaży (takich które nie pobrały jeszcze stanu),
• Stan TOTAL – stan uwzględniający stan niezrealizowany, równy: Stan + Stan zablokowany – Stan niezrealizowany.

Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub kasujemy przyciskiem <Anuluj>.
Jeśli przekroczony zostanie zapas minimalny lub maksymalny, to użytkownik przy tworzeniu Zamówienia do dostawcy może uzupełnić stany minimalne lub maksymalne. Wcześniej system nie generuje żadnej informacji o tym, że zapasy są poniżej ustalonych wartości.

Po przełączeniu zakładki Stany na Sposób prezentacji danych: Z rezerwacjami, użytkownik będzie miał dostęp do nowego widoku stanów magazynowych.

Nowy widok stanów zawiera pozycje:

• Stan dostępny do rozchodu – stan, który można rozchodować na dokumencie rozchodu nierealizującym zamówienia (wzór: Stan dostępny – Stan zablokowany + Ilość zarezerwowana z zablokowanych dostaw. Dodajemy Ilość zarezerwowaną z zablokowanych dostaw, ponieważ jeżeli wystąpi automatyczna rezerwacja dostawy zablokowanej, to ta ilość zarezerwowana była już ujęta przy obliczaniu pola Stan dostępny w polu Rezerwacje. Automatyczna rezerwacja dostawy zablokowanej może wystąpić, np. jeżeli realizuje ona zamówienie do dostawcy, które jest powiązane z zamówieniem od odbiorcy).
• Stan aktualny – stan towarów wynikający z dostaw i rozchodów.
• Stan zablokowany – są to dostawy z niezaakceptowanych dokumentów przychodu.
• Rezerwacje – są to wszystkie rezerwacje stanu magazynowego oraz rezerwacje dostaw.
• Stan dostępny – wcześniej nazywany Stanem do rozdysponowania. Stan ten nie może być ujemny, ponieważ jest to stan aktualny razem z zablokowanymi dostawami, pomniejszony o ilość zarezerwowaną.
• Planowany rozchód – jest to suma ilości z zamówień od odbiorców, zamówień wewnętrznych oraz zamówień na materiały przeznaczone do produkcji.
• Ilość planowanych rozchodów przedstawia ilość z zamówienia, która nie jest zarezerwowana. Jeśli cała ilość z zamówienia będzie zarezerwowana, to nie będzie ona uwzględniona w tym polu, tylko w polu Rezerwacje.
• Planowany rozchód z przerzutów – rozchód z niezrealizowanych przerzutów międzymagazynowych.
• Ilość niezrealizowana – są to niezrealizowane pozycje rozchodowe, które nie są zaakceptowane oraz w których nie pobrano jeszcze dostawy.
• Planowany przychód – jest to suma ilości z zamówień do dostawców, zapotrzebowań wewnętrznych, ilość z produkcji oraz z produktu.
• Planowany przychód z przerzutów – przychód z niezrealizowanych przerzutów międzymagazynowych.

13. Zamienniki – są to odpowiedniki danej kartoteki. W polu Rodzaj należy zaznaczyć, jaki jest to zamiennik – podstawowy, dodatkowy.

W polu Uwagi wpisujemy dodatkowe informacje dotyczące tego zamiennika. Zaznaczenie (włączenie) opcji Dodaj zamiennik po drugiej stronie spowoduje, że jeśli braknie nam np. bawełny różowej, to można zaproponować bawełnę białą i odwrotnie.

14. Nr katalogowe – numer dodajemy do spisu za pomocą ikony Dodaj umieszczonej wewnątrz zakładki lub klawisza funkcyjnego <F3>. Do przewijania listy numerów służą przyciski .

15. Intrastat / Fundusze – zawiera ustawienia dotyczące obsługi kartoteki w Instrastat oraz funduszach.

Dane do INSTRASTAT
Instrastat to wspólny system statystyki obrotu towarowego pomiędzy państwami członkowskimi. Firmy dokonujące wymiany handlowej z krajami UE zobowiązane są do składania zgłoszeń Intrastat. Dla przywozu i wywozu towarów składa się odrębne zgłoszenia Intrastat.
Firmy, których wartości obrotów z krajami UE nie przekroczą progów podstawowych, są zwolnione z obowiązku przekazywania informacji dla potrzeb systemu Intrastat. Firmy te nie generują w programie deklaracji INTRASTAT.
Opis poszczególnych pól:

• Nie podlega deklaracji INTRASTAT – opcję tę zaznaczamy w sytuacji, kiedy nie chcemy, aby dana kartoteka była brana pod uwagę, podczas tworzenia deklaracji INTRASTAT.
• Kraj pochodzenia – użytkownik może zdefiniować wiele krajów pochodzenia dla jednej kartoteki oraz określić jeden kraj domyślny. Podczas wprowadzania pozycji dla dokumentów zakupowych, na oknie edycji pozycji, na zakładce Opcje, użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego kraju pochodzenia na inny, zdefiniowany dla kartoteki.
• Kod PCN / Kod CN (dla nowej wersji INTRASTAT) – są to kody scalonej nomenklatury celnej dla towarów, potrzebne przy wypełnianiu deklaracji Intrastat. Pozycje towarowe muszą być wpisywane do deklaracji Intrastat w oparciu o 8-cyfrową scaloną nomenklaturę towarową handlu zagranicznego CN. Kody PCN wybieramy ze słownika (pod warunkiem, że zostały tam wcześniej wprowadzone) za pomocą przycisku . Tym samym przyciskiem kasujemy pomyłki. W przypadku stosowania nowej wersji INTRASTAT (więcej w rozdziale 6.2.11 Deklaracje UE), kod CN należy wprowadzić na zakładce 1 Podstawowe, skąd zostanie pobrana jego wartość.
• Jm PCN/ Jm CN (dla nowej wersji INTRASTAT) – w polu tym należy wybrać odpowiednią jednostkę miary dla kodu PCN.
• Przelicznik – jest to przelicznik dodatkowej jednostki miary, np. sprzedajemy towar w kilogramach, a na deklaracji Intrastat musimy podać jednostkę miary – tonę. Określamy wartość przelicznika, który zamieni kilogramy na tony.
• Waga dla INTRASTAT – należy podać wagę towaru, która będzie wprowadzona do deklaracji Intrastat.
• Wypełniaj wartość statystyczną niezależnie od rodzaju przekroczonego progu – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dane statystyczne będą wypełniane bez względu na to, który próg (podstawowy lub szczegółowy) dana firma przekroczyła.

Fundusz Ochrony Rolnictwa i fundusz promocji produktów rolno-spożywczych

• Kartoteka podlega pod Fundusz Ochrony Rolnictwa (produkt rolny) - służy do oznaczenia kartotek, od których naliczana będzie składka funduszu
• Kartoteka podlega pod fundusz promocji produktów rolno-spożywczych - służy do oznaczenia kartotek, od których naliczana będzie składka funduszu wskazanego w polu poniżej
• Fundusz - z listy rozwijanej należy wskazać fundusz rolno-spożywczy, pod który ma podlegać dana kartoteka
• Przelicznik JM na 1 kg - wartość pola określa ile jedna jednostka miary zawiera kg produktu

16. Dokumentacja – w zakładce tej mamy możliwość dodawania zewnętrznych plików ręcznie, ze skanera lub z załącznika e-mail. Dla każdego dokumentu użytkownik może określić czy ma być on przechowywany w bazie dodatkowych dokumentów, czy przechowywana ma być jedynie sama ścieżka dostępu do pliku.

17. Produkcja – zakładka zawiera informacje dotyczące powiązania danej kartoteki z wydziałem produkcji. Zakładka jest dostępna, gdy użytkownik ma wykupioną licencję na moduł Zarządzanie Produkcją i przydzielone prawa do produkcji w module Administratora.

Jeśli kartoteka ta jest wykorzystywana w produkcji, to należy zaznaczyć opcję:

Wtedy wyświetlą się dodatkowe pola:

• Średni czas dostawy – należy określić, w jakim czasie dany towar zostanie dostarczony.
• Polska norma – w tym polu wpisujemy normę określającą produkt.
• Cena rynkowa – należy wpisać cenę, po której dokonuje się transakcji kupna/sprzedaży.
• Rodzaj planowania – opcja umożliwia wybór odpowiedniego sposobu planowania produkcji:
• Ręcznie – polega na ręcznym wprowadzeniu planu produkcji,
• Prognoza sprzedaży + zaległe,
• Do zapasu min. – polega na wyznaczeniu różnicy pomiędzy zapasem minimalnym a stanem dyspozycyjnym,
• Do zapasu max. – polega na wyznaczeniu różnicy pomiędzy zapasem maksymalnym a stanem dyspozycyjnym,
• Do zapasu średniego – polega na zsumowaniu zapasu maksymalnego i minimalnego, obliczeniu wartości średniej i odjęciu, od otrzymanej wartości, stanu dyspozycyjnego,
• Zamówienia,
• Zapas max – w planie,
• Procedura definiowana.

• Rodzaj realizacji surowców – istnieją dwa rodzaje realizacji surowców:
  • Rezerwacja i zamówienie – opcja ta jest związana z generowaniem planu materiałowego w module Zarządzanie Produkcją. Jeśli użytkownik ją zaznaczy, to system będzie sprawdzał stany magazynowe dla danej kartoteki i automatycznie rezerwował ilości potrzebne do produkcji. Jeśli nie będą one wystarczające, to wtedy należy je zamówić,
  • Tylko zamówienie – opcja ta jest związana z generowaniem planu materiałowego w module Zarządzanie Produkcją. Jeśli użytkownik ją zaznaczy, to system nie będzie sprawdzał stanów magazynowych dla danej kartoteki tylko wszystko przekaże do zamówienia.

18. Składniki komponentu – zakładka ta pojawia się na kartotece wtedy, gdy w konfiguracji Dokumenty → Zamówienia, dla pola Możliwość dodawania składników pozycji do zamówień od odbiorców, ustawiono parametr Z kartoteki. Na zakładce tej, dla aktualnego składnika wyświetlane są dostępne zamienniki.

19. KGO – po zaznaczeniu opcji: Kartoteka podlega KGO, użytkownik może wprowadzić dane niezbędne do obsługi Kosztów Gospodarowania Odpadami. Zakładka będzie widoczna, gdy w Konfiguracji → Ustawienia → System włączymy opcję Obsługa KGO (Koszt gospodarowania odpadami).

20. Miejsca składowania – zakładka przeznaczona jest do definiowania domyślnych miejsc składowania dla danej kartoteki. Zakładka pojawia się po włączeniu w konfiguracji systemu Obsługi miejsc składowania.

21. Ceny konkurencji – zakładka jest widoczna po wcześniejszym włączeniu w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne, parametru Obsługa cen konkurencji. Zakładka jest przeznaczona do odnotowywania cen innych kontrahentów (konkurentów) dla danej kartoteki.

22. Kartoteki powiązane – zakładka jest widoczna po wcześniejszym włączeniu w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne, parametru Obsługa kartotek powiązanych. Zakładka umożliwia powiązanie danej kartoteki z innymi kartotekami, które można sprzedawać dodatkowo, np. jeśli klient kupuje myszkę można mu dodatkowo zaproponować zakup podkładki pod myszkę.

Podczas dodawania pozycji na dokumentach sprzedaży, zamówień od odbiorców oraz ofert dla odbiorców, możliwe jest dodawanie kartotek powiązanych z daną pozycją. Jeżeli w systemie włączona będzie Obsługa kartotek powiązanych, to po wystawieniu pozycji na wymienionych dokumentach pojawiać się będzie okno z kartotekami powiązanymi, które można dodać do dokumentu.

23. Blokady, aktywność – użytkownik ma możliwość zablokowania przychodów lub rozchodów danej kartoteki. Funkcjonalnością tą posługujemy się w momencie, gdy np. mamy dany towar w nadmiarze lub gdy nie sprzedaje się zbyt dobrze (przychód) lub gdy np. towar przeznaczony jest na gratisy (rozchód).

Na zakładce tej również można zaznaczyć opcję Aktywny, która powoduje, że kartoteki pozbawione znacznika w tym polu nie będą dostępne podczas wystawiania dokumentów. Można je wtedy edytować podczas przeglądania spisu kartotek w opcjach: Magazyn → Stany magazynowe i Słowniki → Spis kartotek magazynowych. Podczas wystawiania korekty system weryfikuje, czy zwracana pozycja kartoteka jest aktywna. W przypadku, gdy będzie ona nieaktywna, to wyświetlony zostanie komunikat: Wybrana kartoteka jest nieaktywna. Czy chcesz ją aktywować? System kontroluje przy tym uprawnienia danego użytkownika do zakładki 23 Blokady, aktywność i w przypadku braku prawa wyświetla komunikat: Wybrana kartoteka jest nieaktywna na magazynie. Brak prawa do zmiany aktywności kartoteki. Oznacza to, że pozycja korekty nie zostanie zapisana.
Dodatkowo po włączeniu opcji Rozszerzona obsługa blokad w konfiguracji systemu, użytkownik będzie mógł zaznaczyć dodatkowe parametry blokujące przychody i rozchody kartoteki na określonych dokumentach.
Opcje umożliwiające włączenie blokad na magazynach dostępne są jedynie podczas edycji kartoteki w oknie Stany magazynowe.

24. Edycja dok. – zakładka ta służy do ustawienia parametrów:

• Sposób obsługi numerów seryjnych, miejsc składowania, terminów ważności i numerów dostaw:
• Nie – brak możliwości podania numerów seryjnych, miejsc składowania i numerów dostaw na dokumentach przychodu i rozchodu,
• Wymuś – sposób wymuszający podanie takiej ilości numerów seryjnych, miejsc składowania i numerów dostaw na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu,
• Na życzenie – sposób niewymuszający podania takiej ilości numerów seryjnych, miejsc składowania i numerów dostaw na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu.

Aby system umożliwiał obsługę numerów seryjnych, miejsc składowania, terminów ważności oraz numerów dostaw, należy aktywować te opcje w Konfiguracji systemu (Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne). Konfiguracja pozwala także na ustalenie dla tych opcji wartości domyślnych.

• Zerowa stawka VAT dla wybranych kontrahentów – zaznaczenie tego pola umożliwia sprzedaż towaru ze stawką zero procent VAT dla kontrahenta, który posiada znacznik w polu Zerowa st. VAT na wybrane towary (okno edycji kontrahenta → zakładka: Inne). Przykładem takiego kontrahenta może być Straż Pożarna, której przysługuje zerowa stawka VAT na wybrane towary.
• Procedura do obliczania ilości poz. dok. rozch. – służy do automatycznego wyliczania ilości pozycji na dokumentach rozchodowych oraz ofertach dla odbiorców i zamówieniach od odbiorców. Procedura ta może mieć zastosowanie w przypadku, gdy wyrób jest sprzedawany w metrach bieżących, kwadratowych czy sześciennych (np. dla sprzedaży w metrach bieżących może zawierać dwie składowe - ilość i długość). Dodatkowo przy produkcji na zamówienie dany rozmiar może zdarzyć się tylko raz, natomiast wykorzystując tę procedurę użytkownik nie musi tworzyć poszczególnych kartotek dla każdego rozmiaru wyrobu.
• Procedura do obliczania ilości poz. dok. przych. – umożliwia automatyczne wyliczanie ilości pozycji na dokumentach przychodu, zapytań ofertowych do dostawców oraz zamówieniach do dostawców.
• Jednostki zastępcze – jednostki zastępcze definiowane są dla podstawowej jednostki miary (jm). Opcja posiada własne menu z narzędziami Dodaj<F3>, Popraw<F5>, Usuń<F8>. Nową jednostkę zastępczą definiujemy za pomocą opcji dodawania:

Dla każdej jednostki zastępczej definiuje się licznik i mianownik.

Istnieje możliwość oznaczenia jednostki, jako standardowej za pomocą znacznika Standardowa jednostka zastępcza.
Z tym parametrem jest związanych kilka opcji:

• Na oknach Stany magazynowe oraz Spis kartotek magazynowych, w opcji Widok → Kolumny w tabeli, użytkownik może wybrać ze spisu kolumn: Jm, Jm zastępcza, Stan w jm. zast. (dla Spisu kartotek magazynowych – Stan SUMA w jm. zast.), Przelicznik jm. zast.
• W oknie edycji dokumentu na stronie „0" dostępne są do wyboru trzy kolumny: Jm. zastępcza, Ilość w zastępczej jm. oraz Cena netto w zastępczej jm.
• Kolumny te można wybrać na formularzach wydruku dokumentów.
• Przelicz wg jednostki zastępczej – umożliwia wyliczenie ilości w jednostce podstawowej poprzez podanie ilości w wybranej jednostce zastępczej. Opcja ta jest dostępna w polu Ilość w oknie technologii i meldunków zwrotnych (moduł Zarządzanie Produkcją) oraz podczas edycji pozycji dokumentu.
• Oznaczenie dokumentów do JPK – sekcja umożliwia dodanie oznaczenia z zaimplementowanego słownika Typów oznaczeń dla JPK. Będzie ono automatycznie przenoszone na dokument do sekcji Oznaczenie dokumentów dla JPK w zakładce Zestawienie VAT.

25. Cena standardowa – zakładka, która umożliwia zdefiniowanie planowanej ceny standardowej i daty obowiązywania. Zakładka pojawi się po oznaczeniu, czy kartoteka obsługuje ceny standardowe na zakładce 10 Inne.

 W menu pod prawym przyciskiem myszy znajduje się opcja Dodatkowe → Zestawienia, która umożliwia wykonanie szybkich zestawień z poziomu okna spisu kartotek magazynowych:

• Dostawcy <Ctrl+D>.
• Pokaż stan na wszystkich magazynach <Ctrl+K>
• Kartoteki bez przypisanych stawek VAT <Ctrl+Q>
• Historia sprzedaży indeksu < Ctrl+H >
• Historia zakupu indeksu < Ctrl+Alt+H >
• Zestawienie stanów kartotek na wszystkich magazynach < Ctrl+Alt+S >

W oknie Spis kartotek magazynowych, w menu pod prawym przyciskiem myszy znajduje się opcja, która umożliwia Grupową edycję cen sprzedaży danej kartoteki. Opcję można wywołać również za pomocą kombinacji klawiszy <Shift+F5>. Zadaniem tej opcji jest usprawnienie wprowadzania zmian dużej ilości cen na kartotece.
Opcja umożliwiająca grupową edycję cen sprzedaży dostępna jest również w oknie Stany magazynowe (menu Magazyn → Stany magazynowe).
Z poziomu okna Spis kartotek magazynowych operator systemu może zmienić ceny sprzedaży także dla wybranej kartoteki. Aby zmienić cenę na kartotece, należy ustawić się kursorem myszki na kartotece i z menu prawego klawisza myszki wybrać opcję Edytuj ceny sprzedaży <Shift+Ctrl+F5>. W oknie, które się pojawi, użytkownik systemu będzie mógł wprowadzić nową cenę. Dla porównania widoczna będzie również poprzednia cena. Opcja Edytuj ceny sprzedaży, umożliwia szybką zmianę ceny, bez konieczności edytowania danych kartoteki.
W menu podręcznym prawego klawisza myszki, na oknie Spis kartotek magazynowych znajduje się opcja: Podstawowe → Przygotowanie przerzutów <Shift+Ctrl+Spacja>. Użytkownik uzyskuje dzięki niej większy zasób możliwości niż podczas korzystania z analogicznej opcji na oknie Stany magazynowe, gdyż umożliwia ona zaplanowanie przerzutów dla danej kartoteki pomiędzy wszystkimi magazynami, na których ona występuje. Opcja z okna Stany magazynowe umożliwia planowanie tylko dla jednego wybranego magazynu źródłowego.
Po wybraniu opcji, w środkowej części tabeli określa się ilości zaplanowanych przerzutów. Ta część tabeli ma postać siatki danych, w której wiersze odpowiadają magazynom źródłowym, a kolumny magazynom docelowym. Prawa część tabeli pokazuje podsumowanie zaplanowanych przychodów i rozchodów oraz wyliczony stan po ich zatwierdzeniu.
Okno poniżej przedstawia przygotowanie przerzutu towaru z Magazynu głównego na Serwis:


Opcja Podsumowanie uruchamia zestawienie, w którym można podsumować zaplanowane i niezrealizowane przerzuty.
Opcja Pozycje umożliwia przegląd i edycję zaplanowanych przerzutów dla danego magazynu źródłowego:

Opcja Magazyny umożliwia ograniczenie zakresu magazynów dostępnych w tabeli.
Gdy zaplanowano ręcznie kilka przerzutów pomiędzy dwoma magazynami, to przy próbie wpisania wartości komórki dla tych magazynów, pojawia się nowe okno ze spisem tych przerzutów i operator musi wybrać, którą wartość poprawić.
Po wpisaniu wartości 0 dla danej komórki zaplanowany przerzut zostanie skasowany.
Przygotowane przerzuty możemy realizować, z poziomu okna Planowanie przerzutów (menu Magazyn → Planowanie przerzutów).
W oknie Spis kartotek magazynowych system może zasygnalizować użytkownikowi przekroczenie zapasów. Aby możliwe było zobaczenie przekroczenia zapasów dla poszczególnych kartotek, należy do spisu kolumn dodać kolumnę Przekrocz. zapas. SUMA. W tym celu, należy skorzystać z opcji prawego klawisza myszki Widok->Kolumny w tabeli. Kolumna Przekrocz. zapas. SUMA może przyjąć następujące wartości:

1. Gdy stan magazynowy jest mniejszy od zapasu minimalnego, to przyjmuje wartość: -1 (na oknie Spis kartotek magazynowych, wyświetlana jest ikona ).
2. Gdy stan magazynowy znajduje się w przedziale pomiędzy zapasem minimalnym i maksymalnym, to przyjmuje wartość: 0 (brak ikony).
3. Gdy stan magazynowy jest większy od zapasu maksymalnego, to przyjmuje wartość: 1 (na oknie Spisu kartotek magazynowych wyświetlana jest ikona ).

Spis kartotek magazynowych według dostaw

Słownik Spis kartotek magazynowych według dostaw jest spisem kartotek, dla których wcześniej przyjęto dostawy oraz które mają dodatni stan na magazynie. Każda kartoteka występuje w spisie tyle razy ile było dla niej dostaw.
W systemie okno ze spisem kartotek według dostaw wywoływane jest podczas dodawania kartoteki do dokumentu rozchodowego (przed dodaniem kartoteki, należy zaznaczyć opcję w menu kontekstowym Sposób dodawania pozycji → Kartoteki z magazynów dla miejsca sprzedaży).
Na oknie Spis kartotek magazynowych według dostaw istnieje możliwość określenia sposobu wyświetlania cech. Funkcjonalność dotyczy cech dostaw oraz cech pozycji, które posiadają zbiór wartości z ikonami. Od tej pory będą one reagowały na parametr konfiguracji Ustawienia → Cechy - Sposób wyświetlania cech.

Spis usług

Słownik zawiera wszystkie założone w module usługi. Spis usług można wywołać podczas wystawiania dokumentów sprzedaży. Sposób edycji jest zbliżony do edycji kartotek magazynowych. Również zakładanie nowej kartoteki dla usługi przebiega identyczne jak dla kartoteki magazynowej, jednak dla tej pierwszej użytkownik ma do zdefiniowania mniejszą ilość zakładek.
Nową usługę zakładamy za pomocą ikony Dodaj, znajdującej się na pasku ikon aktywnego okna Spis usług lub klawisza funkcyjnego F3.

Dane do wprowadzenia, podzielone zostały na zakładki:

1.Podstawowe:

• Indeks – unikalny indeks nadawany indywidualnie dla każdej usługi. Indeksy te są wewnętrzną symboliką w przedsiębiorstwie.
  • Indeks może zawierać zarówno litery jak i cyfry. Jego maksymalna długość wynosi 40 znaków. W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Edycja znajduje się parametr Format indeksu, gdzie można ustawić własny format indeksu lub wybrać jeden z predefiniowanych przez producenta np. dwie litery i trzy cyfry LG-032. Stały format indeksu ułatwia filtrowanie i szukanie określonych grup indeksów. Podpowiedź kolejnego indeksu w danej grupie uzyskujemy po przyciśnięciu przycisku: , znajdującego z prawej strony pola. Po wprowadzeniu pierwszego członu indeksu np. LG i kliknięciu na przycisk Generuj następny indeks, program automatycznie uzupełni indeks podpowiadając kolejny np. LG-243. Dodanie indeksu do grupy np. LG z automatyczną podpowiedzią kolejnego indeksu otrzymamy również po wywołaniu dopisywania F3 stojąc kursorem na dowolnym z indeksów dopisywanej grupy LG.

• Identyfikator – krótka nazwa identyfikująca usługę (nazwa ta może się powtarzać).
• Nazwa – pełna nazwa opisująca dokładnie usługę. Może składać się z wielu linii, lecz nie więcej niż 360 znaków. Należy unikać wprowadzania w jednej linii nazwy ilości znaków przekraczającej szerokość pola edycyjnego. Każda linia nazwy powinna być zakończona klawiszem Enter.
• Stawka VAT – procent VAT obowiązujący dla usług.
• Jednostka miary – kod jednostki miary (np. szt, kg, m itp.), maksymalnie do 5 znaków. Dane wprowadzane do tego pola mogą być pobrane ze słownika.
• Cło – pole określające stawkę procentową obowiązującego dla towaru cła. Wartość tego pola wykorzystywana jest do obliczania ceny zakupu towaru importowanego, podczas wprowadzania zakupu z importu.
• SWW – Systematyczny Wykaz Wyrobów, klasyfikacja ta służy przyporządkowaniu towarów do odpowiedniej stawki VAT.
• PKWiU – Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług, klasyfikacja ta służy przyporządkowaniu towarów do odpowiedniej stawki VAT.
• Kod CN - Kod Nomenklatury Scalonej. Pole może być uzupełnione ręcznie lub poprzez wybór odpowiedniego kodu z okna słownikowego, wywoływanego za pomocą strzałki.
• Mechanizm podzielonej płatności - pole służy do określenia czy dana kartoteka podlega mechanizmowi podzielonej płatności i od jakiej daty.

2.Ceny

Na zakładce znajdują się informacje dotyczące ceny zakupu, ceny ewidencyjnej oraz cen sprzedaży. W górnym segmencie zakładki program wyświetla informacje dotyczące ostatniej ceny zakupu oraz ostatniej daty zakupu. Informacje wyświetlane w tym oknie zależą od ustawień wprowadzonych w opcji Słowniki → Słowniki dla kartotek → Definicje cen w module Handlowo-Magazynowym. Opcja Definicje cen umożliwia zdefiniowanie ilości cen oraz parametrów określających ceny sprzedaży dla wszystkich kartotek. Pod tabelą zawierającą spis cen sprzedaży znajdują się przełączniki umożliwiające zmianę informacji o marży i narzucie:

Wybór jednej z opcji dla Marża/Narzut włącza wyświetlanie kolumn z informacją o marży i narzucie dla wprowadzonych cen sprzedaży w stosunku do ostatniej ceny zakupu towaru.
Marża obliczana jest ze wzoru:
,
narzut obliczany jest ze wzoru:
,
gdzie : C_z – cena zakupu, C_s – cena sprzedaży.
Zmianę ceny i jej parametrów uzyskujemy poprzez przyciśnięcie przycisku Popraw lub klawisza F5.



Górna, informacyjna część okna edycyjnego pokazuje między innymi walutę edytowanej ceny oraz ostatnią cenę zakupu. Ostatnia cena zakupu może służyć do wyliczania cen sprzedaży.
Jeśli w menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Definicje cen określono, jako rodzaj – wartość netto, to kursor w oknie edycyjnym ustawiony jest w polu Netto, a w polu Brutto, jeśli określono jako rodzaj – wartość brutto. Rozwijane pole Podstawa wyliczania służy do ustalenia sposobu wprowadzania ceny sprzedaży. W słowniku Definicje cen (menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Definicje cen) możemy wybrać Parametr zadawany przy podstawie równej „cena". Wybrana wartość (Marża lub Narzut) będzie składową wyznaczanych cen sprzedaży. Zmiana ceny może nastąpić poprzez bezpośrednie, ręczne wprowadzenie jej wartości, lub obliczenie jej na podstawie parametru zadanego, w odniesieniu do ostatniej ceny zakupu. W tym celu należy wybrać Marżę/Narzut zadany i wprowadzić żądaną wartość procentową.
Cena sprzedaży obliczana z marży:
,
cena sprzedaży obliczana z narzutu:
,
gdzie: C_z – cena zakupu, C_s – cena sprzedaży
Wprowadzone zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub z nich rezygnujemy za pomocą Anuluj lub Esc.

3. Grupy

Grupy służą do łączenia wybranych usług w zbiory ułatwiając ich wyszukiwanie i filtrowanie, mają strukturę drzewiastą. Ilość możliwych do zdefiniowania w systemie grup nie jest ograniczona. Każda kartoteka może zostać przypisana do wielu różnych grup. Grupy takie są przydatne przy definiowaniu umów, promocji, zestawień i podsumowań.
Po zainstalowaniu programu istnieją dwie grupy zdefiniowane przez producenta: Asortyment i Producent. Zalecane jest ich prowadzenie oraz przydzielenie do nich kartotek.
Nowe pozycje do grup można wprowadzać w menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Grupy kartotekowe w module Handlowo-Magazynowym lub bezpośrednio na tej zakładce po wywołaniu słownika grupy przyciskiem lub klawiszem funkcyjnym F6.
Przydzielenie kartoteki do grupy możemy usunąć klikając na przycisk i wybierając z jego menu opcję Wyczyść (Delete).

4. Cechy

Cechy to dodatkowe wartości określające kartotekę, np. waga lub objętość.

5. Opisy

Użytkownik systemu może zdefiniować dla kartoteki dowolną ilość opisów. Typy opisów zakładane są w słowniku dla kartotek w module Handlowo-Magazynowym. Dla kartoteki można zdefiniować tylko jeden opis dla jednego typu.

6. Uwagi

Uwagi i ostrzeżenia to notatniki umożliwiające wprowadzenie istotnych informacji o kartotece. Uwagi można przeglądać na życzenie, natomiast ostrzeżenia wyświetlane będą automatycznie przy pobraniu usługi na dokument.

7. Zdjęcie

Na zakładce można przypisać do kartoteki obraz w formacie pliku JPG. W bazie zapisywany jest obraz w pełnej rozdzielczości i taki można oglądać na zakładce Zdjęcie w spisie kartotek magazynowych. Maksymalny rozmiar zdjęcia zapisywanego w bazie wynosi 100 kB.

8. Inne

Zakładka służy do ustawienia innych parametrów związanych z kartoteką. np.:

• Generuj zdarzenie CRM przy sprzedaży tej kartoteki – opcja pozwala na zainicjowanie wybranego zdarzenia w module CRM, po każdej operacji wystawienia dokumentu sprzedaży z daną kartoteką na pozycji. Użytkownik może również zdefiniować czas, po jakim będzie generowane zdarzenie. Ponadto, w Konfiguracji systemu (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne), należy wskazać Rodzaj zdarzenia CRM, a także Użytkownika dla którego będzie generowane zdarzenie CRM dla kartoteki. Może nim być operator, operator prowadzący lub przedstawiciel handlowy.
• Ile dni od daty założenia kartoteka jest nowością – użytkownik określa, przez jaki okres czasu wprowadzona do systemu kartoteka będzie miała status Nowość. Można ją wtedy wyróżnić spośród innych kartotek za pomocą koloru (opcje dotyczące statusu Nowość dostępne w menu: System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Status Nowość).
• Próg od którego wsp. rotacji ustawiany jest jako wysoki – wartość wpisana w pole oznacza próg, od którego kartotekę uważa się jako dobrze rotującą.
• Próg zmiany podstawy wyliczania cen – podstawa wyliczania ceny stanowi wartość, w zależności od której obliczana jest cena sprzedaży. Domyślnie jest nią ostatnia cena zakupu kartoteki, lecz ustawienia te można edytować posługując się parametrem: Próg zmiany podstawy wyliczania cen. Wyznaczenie procentowej wartości progu, pozwala utrzymywać stałą cenę sprzedaży kartoteki do momentu zmiany jej ceny zakupu o podany próg. Opcje dotyczące podstawy cen sprzedaży edytujemy w konfiguracji systemu (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Podstawa cen sprzedaży).
• Dostępna na dok. wydania zewnętrznego - opcja jest dostępna po włączeniu parametru w konfiguracji systemu Ustawienia → Dokumenty → Edycja dokumentu → Obsługa wybranych usług na dokumentach magazynowych wydania zewnętrznego i dyspozycjach wydania zewnętrznego. Zaznaczenie opcji na kartotece usługi umożliwi jej wybór na dokumentach magazynowych i dyspozycji.

9. Dostawcy

Na zakładce użytkownik ma możliwość definiowania listy dostawców danej kartoteki, a także zaznaczenia głównego dostawcy, od którego najczęściej zamawia dany towar.

10. Dokumenty

W zakładce wprowadzamy dokumenty zewnętrzne dotyczące danej kartoteki. W polu Nazwa należy wprowadzić nazwę dokumentu. Typ dokumentu wybieramy za pomocą przycisku lub klawisza funkcyjnego F6. Dokument może być typu: oferta, e-mail, inny. W polu Dokument wskazujemy ścieżkę dostępu do dokumentu. Z menu przycisku wybieramy opcję Pokaż (klawisz funkcyjny F2), która umożliwia zobaczenie zawartości dokumentu. Opcja Popraw F5, umożliwia poprawę już istniejącego dokumentu. Do zapisania dokumentu służy opcja Zapisz dokument lub klawisz funkcyjny F7. Wszystkie wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz lub klawiszem Enter.

11. Blokady, aktywność

Użytkownik ma możliwość zablokowania przychodów lub rozchodów danej kartoteki. Na zakładce tej również można zaznaczyć opcję Aktywny, która powoduje, że kartoteki pozbawione znacznika w tym polu nie będą dostępne podczas wystawiania dokumentów.

12. Edycja dok.

Zakładka ta służy do ustawienia parametrów:

• Sposób obsługi numerów seryjnych, miejsc składowania, terminów ważności i numerów dostaw:
• Nie – brak możliwości podania numerów seryjnych, miejsc składowania i numerów dostaw na dokumentach przychodu i rozchodu,
• Wymuś – sposób wymuszający podanie takiej ilości numerów seryjnych, miejsc składowania i numerów dostaw na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu,
• Na życzenie – sposób niewymuszający podania takiej ilości numerów seryjnych, miejsc składowania i numerów dostaw na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu.

Aby system umożliwiał obsługę numerów seryjnych, miejsc składowania, terminów ważności oraz numerów dostaw, należy aktywować te opcje w Konfiguracji systemu (Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne). Konfiguracja pozwala także na ustalenie dla tych opcji wartości domyślnych.

• Zerowa stawka VAT dla wybranych kontrahentów – zaznaczenie tego pola umożliwia sprzedaż towaru ze stawką zero procent VAT dla kontrahenta, który posiada znacznik w polu Zerowa st. VAT na wybrane towary (okno edycji kontrahenta → zakładka: Inne). Przykładem takiego kontrahenta może być Straż Pożarna, której przysługuje zerowa stawka VAT na wybrane towary.
• Procedura do obliczania ilości poz. dok. rozch. – służy do automatycznego wyliczania ilości pozycji na dokumentach rozchodowych oraz ofertach dla odbiorców i zamówieniach od odbiorców. Procedura ta może mieć zastosowanie w przypadku, gdy wyrób jest sprzedawany w metrach bieżących, kwadratowych czy sześciennych (np. dla sprzedaży w metrach bieżących może zawierać dwie składowe - ilość i długość). Dodatkowo przy produkcji na zamówienie dany rozmiar może zdarzyć się tylko raz, natomiast wykorzystując tę procedurę użytkownik nie musi tworzyć poszczególnych kartotek dla każdego rozmiaru wyrobu.
• Procedura do obliczania ilości poz. dok. przych. – umożliwia automatyczne wyliczanie ilości pozycji na dokumentach przychodu, zapytań ofertowych do dostawców oraz zamówieniach do dostawców.
• Jednostki zastępcze – jednostki zastępcze definiowane są dla podstawowej jednostki miary (jm). Opcja posiada własne menu z narzędziami Dodaj F3, Popraw F5, Usuń F8. Nową jednostkę zastępczą definiujemy za pomocą opcji dodawania:

Dla każdej jednostki zastępczej definiuje się licznik i mianownik.
W menu prawego klawisza myszki znajduje się opcja Dodatkowe → Zestawienia, która umożliwia wykonanie szybkich zestawień z poziomu okna spisu usług:

• Kartoteki bez przypisanych stawek VAT Ctrl+Q.
• Historia sprzedaży indeksu Ctrl+H.
• Historia zakupu indeksu Ctrl+Alt+H.

Spis kompletów

Spis kompletów znajduje się w opcji Słowniki, pod warunkiem, że w Konfiguracji systemu włączymy funkcję Obsługa kompletów (menu System → Konfiguracja → Ustawienia →System).
Chcąc sprzedać komplet, należy utworzyć WZ i dodać składniki kompletu, wystawić fakturę do WZ i dodać komplet lub wskazać WZ (klawiszem <F3>), a następnie dodać usługę. Usługę można dodać na komplecie lub na składniku kompletu.
Dane do przykładu liczenia kompletów:

Istnieją dwie metody liczenia kompletów:

1.Metoda I – gdy w menu Konfiguracja → Dokumenty → Edycja dokumentów wyłączona jest opcja Komplet podliczać zawsze jako suma podpozycji:

• wartość netto kompletu (2517,75) rozdzielana jest proporcjonalnie według wartości kartotekowej,
• ostatnia podpozycja kompletu liczona jest inaczej niż wcześniejsze podpozycje – obliczana jest pozostała wartość netto: 2517,75 – 1425,00 = 1092,75.

2. Metoda II – gdy w menu Konfiguracja → Dokumenty → Edycja dokumentów włączona jest opcja Komplet podliczać zawsze jako suma podpozycji:

• wartość netto kompletu rozdzielana jest proporcjonalnie jako suma wartości netto podpozycji,
• metoda ta umożliwia dodawanie usług jako podpozycji kompletu. Na dokumencie widoczna jest wartość usług,
• dodana usługa podwyższa wartość kompletu.

Spis innych kartotek (koszty)

Na inne pozycje dokumentu składa się wszystko to, co nie jest towarem handlowym, a jest wyszczególnione na fakturze: koszty transportu, środki trwałe, usługi finansowe.
Okno kartoteki jest identyczne jak w spisie usług i kompletów. Taka sama liczba zakładek i analogiczny sposób ich wypełniania.
Na pasku ikon aktywnego okna Spis innych pozycji dokumentów znajdują się ikony:

• Wszystkie kosztowe – ikona wyświetla spis wszystkich pozycji kosztowych wprowadzonych z poziomu modułu Handlowo-Magazynowego i modułu Finanse i Księgowość.
• Podlegające VAT środki trwałe – ikona wyświetla spis wszystkich środków trwałych podlegających VAT.
• Inne podlegające VAT – ikona wyświetla spis innych rzeczy, które nie są środkiem trwałym, a podlegają VAT.
• Inne niepodlegające VAT – spis pozycji niepodlegających VAT .
• Koszty w księgowości – jest to spis wszystkich kosztów występujących w księgowości. Spis wyświetlany jest za pomocą ikony .
• Zaimportowane (paczki) – ikona wyświetla spis wszystkich zaimportowanych paczek dokumentów.
• Pozycje KGO – ikona wyświetla spis wszystkich pozycji KGO.

Miejsca składowania dla magazynów

System umożliwia użytkownikowi zakładanie miejsc składowania. Opcja Miejsca składowania widoczna będzie w Słownikach, pod warunkiem, że w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe →Ogólne zaznaczymy Obsługę miejsc składowania.


Po ustawieniu tego parametru w menu Słowniki dostępne będą Miejsca składowania dla magazynów, w których definiujemy kolejne miejsca składowania.

Obsługa miejsc składowania definiowana jest w obrębie magazynu, dlatego na definicji magazynu dostępny jest parametr Obsługa miejsc składowania, który dla zwykłych magazynów ustawiamy na wartość: Niedostępna, a dla magazynów, które mają być prowadzone z tą obsługą - na wartość: Na poziomie kartotek.

Dla definicji magazynu, która ma włączoną obsługę miejsc składowania, dostępna jest dodatkowa zakładka: Miejsca składowania, na której znajduje się lista podpiętych miejsc składowania. Z poziomu tej zakładki można dodawać kolejne miejsca składowania. Dodatkowo użytkownik może skorzystać z procedury definiowanej, która będzie generowała kod kreskowy.

Dodatkowo na zakładce Inne, należy zdefiniować jako Strefę przygotowania towaru - miejsce składowania, na które domyślnie będzie przyjmowany towar z dokumentów przychodu.

Po zdefiniowaniu magazynu, wprowadzamy dokument przyjęcia, wskazujemy dostawcę oraz dodajemy kartotekę. Po zamknięciu dokumentu magazynowego na magazynie, który podlega obsłudze miejsc składowań, na strefie przyjęcia towaru pojawiają się wpisy o stanie danych kartotek.

Aby zmienić miejsce składowania towaru, należy w menu Magazyn wybrać opcję Dokumenty obrotu na miejscach składowania. Wówczas w oknie Dokumenty obrotu na miejscach składowania dodajemy dokument, wskazujemy indeks towaru, który chcemy przesunąć, a następnie na zakładce Rozchód z miejsc składowania podajemy ilości z wybranych miejsc. Jest to lista miejsc, na których występuje stan tego towaru. Podajemy jaką ilość chcemy rozchodować, a następnie na zakładce Przychód na miejsca składowania, dodajemy te miejsca, na które chcemy zrobić rozchód. W ten sposób jednym dokumentem można zrobić rozchód na kilka miejsc składowania.


Wystawiamy dokument sprzedaży, aby zweryfikować sposób rozchodu z miejsc składowania. Po zamknięciu dokumentu system nie generuje żadnego rozchodu z miejsc składowań, aby to nastąpiło, należy w obrębie dokumentu rozchodu, kliknąć prawym klawiszem na nim i wybrać Uzupełnij dokument rozchodu miejsc składowania. W trakcie jego poprawy użytkownik może wskazać ręcznie, z których miejsc składowania ma być rozchodowany dany stan. Dopiero po zapisie dokumentu, następuje faktyczny rozchód z miejsc składowania.

Podczas dodawania arkuszy spisowych i pozycji na tym arkuszu, dla konkretnego indeksu, użytkownik oprócz wskazania ilości spisanej musi wskazać miejsce składowania, za którym znajduje się dany stan. Po utworzeniu dokumentu inwentaryzacji wszelkie rozchody i zmiany tych miejsc wystawiane są automatycznie przez system w tle.

Kursy walut

System Streamsoft Pro/Prestiż umożliwia automatyczne pobierania kursów walutowych podczas uruchamiania programu. Tabela kursowa pobierana jest bezpośrednio ze strony internetowej Narodowego Banku Polskiego (www.nbp.gov.pl) i aktualizowana w ciągu dnia zgodnie z ustawieniami w konfiguracji systemu (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → System → Ustawienia walutowe).

Opcja Pobieraj kursy NBP przy uruchamianiu programu pobiera kursy walutowe bezpośrednio ze strony internetowej NBP, natomiast waluty, dla których mają być pobierane kursy, podane są w pozycji Pobierane waluty. Dodatkowo można włączyć parametr Pobieraj na tym stanowisku, aby tabele kursowe były pobierane i aktualizowane tylko na danym stanowisku pracy, a nie w całym systemie.
Pobrane kursy wraz z numerami tabel dostępne są w menu Słowniki → Kursy walut.
Jeśli użytkownik nie chce, aby kursy pobierały i aktualizowały się automatycznie, może ręcznie uruchamiać funkcję pobierania i aktualizowania w menu Słowniki → Kursy walut → Ściągnij dane z NBP <Ctrl+S> (ikona ).

Definicje dokumentów

Program Handlowo-Magazynowy umożliwia modyfikację istniejących oraz definiowanie własnych dokumentów związanych z obrotem towarowym, ustalanie ich numeracji oraz wyglądu na wydruku.
Opcja ta znajduje się w menu głównym Słowniki:


Dokumenty zostały podzielone na grupy, dla których możemy ustalić format numeracji.
Grupy składają się z rodzajów dokumentów (np. Faktura VAT, Rozchód wewnętrzny RW). Rodzaje dokumentów zawierają dokumenty o określonych wspólnych właściwościach np. paragon nie wymaga podania płatnika dokumentu, dokument MM zawiera informację o magazynie wydania i magazynie przyjęcia itp.
Edytując poszczególne grupy dokumentów można zauważyć drobne różnice występujące między nimi. Takie grupy dokumentów jak:

• Sprzedaż towarów handlowych,
• Zamówienia do dostawców,
• Zapotrzebowanie wewnętrzne,
• Zamówienia od odbiorców,
• Zamówienia wewnętrzne,
• Zapytania ofertowe do dostawców, mają wbudowane zakładki w oknie edycyjnym:

Na zakładce Format numeracji określamy:

1.Numerację roczną dokumentów w formacie.

2. Kolejność składników numeracji – do składników numeracji należą:

• NrDok – numer dokumentu.
• WyrNr – kod na wydruk dokumentu.
• Miejsce – miejsce wystawienia dokumentu (miejsce sprzedaży lub zakupu).
• RRRR – rok wystawienia dokumentu.

3. Opcjonalne składniki numeracji:

• Miesiąc – wybranie tej opcji spowoduje, że na wydruku umieszczony będzie miesiąc. Jeśli z listy rozwijanej wybierzemy opcję Uwzględniać to numeracja na dokumentach będzie miała taką postać: 1/01/17, 1/02/17, 1/03/17. Wybranie opcji Tylko na wydruk, powoduje, ze numeracja jest ciągła, nie zaczyna się od pierwszego dnia każdego miesiąca.
• Kod na wydruk dok. – ustawiany jest dla dokumentów, które mają różnić się numeracją od pozostałych dokumentów w danej grupie.
• Przedstawiciel handlowy – wybieramy przedstawiciela, jeśli chcemy, aby znalazł się na wydruku.
• Operator – wybieramy operatora, jeżeli chcemy, aby znalazł się na wydruku.

Opcjonalne składniki numeracji mogą być ustawiane jako:

• Brak – nie pojawiają się w numerze i nie mają wpływu na numerację.
• Tylko na wydruk – pojawiają się na wydruku, dodatkowo drukowany jest numer miesiąca.
• Uwzględniać – pojawiają się na wydruku i generują oddzielną numerację dla dokumentów różniących się tą opcją.

Przycisk , umożliwia wybranie znaku rozdzielającego na dokumentach. Znak rozdziela np. numer dokumentu. Można wybrać jeden z kilku znaków rozdzielających: 1/03/17, 1\03\17 lub 1-03-17. Znak wybieramy z listy rozwijanej pola Wybierz znak w oknie Zmień znak rozdzielający. Wybór zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub klawiszem <Enter>.

4. Rok w wybranym formacie – rok można ustawić w formacie dwu lub czterocyfrowym.

5. Podpowiadaj dodatkowy numer dokumentu – dodatkowe numery dokumentu są niezbędne w przypadku, gdy chcemy wystawić dokument ze wsteczną datą. Załóżmy, że dnia 3.03.2017 r. użytkownik wystawiał już dokumenty (zatem zostały już im nadane kolejne numery), wówczas przy próbie wystawienia dokumentu, który powinien mieć niższą pozycję w numeracji, pojawi się komunikat: W zadanym dniu wystawienia dokumentu: „2017-03-03", nie znaleziono wolnego numeru, który mógłby zostać przypisany do tego dokumentu. Wystawienie dokumentu jest możliwe tylko poprzez określenie dodatkowego numeru dokumentu.

Aby określanie dodatkowego numeru dokumentu nie było konieczne za każdym razem, należy zaznaczyć opcję Podpowiadaj dodatkowy numer dokumentu oraz określić jego format.

Jeśli dodatkowo użytkownik zaznaczy opcję Nie pokazuj okna do wpisywania dodatkowego numeru, to system automatycznie dopisze wymagany numer, w określonym przez nas formacie.
Na zakładce Opcje znajdują się dodatkowe informacje dotyczące danej grupy dokumentów. Dla dokumentów z grupy Zamówienia do dostawców i Zapotrzebowanie wewnętrzne są to informacje dotyczące czasu obowiązywania zamówienia oraz ile miesięcy wstecz analizować dane w oparciu, o które powstanie zamówienie:

• Ile dni obowiązywania zamówienia – 0 oznacza zamówienie bezterminowe.
• Ile miesięcy wstecz analizować przy tworzeniu zamówienia – opcja tylko dla Zamówień do dostawców oraz Zapotrzebowania wewnętrznego.

Dla dokumentów z grupy Zamówienia od odbiorców, Zamówienia wewnętrzne i Zapytanie ofertowe do dostawców, w zakładce Opcje podaje się tylko informację dotyczącą czasu obowiązywania zamówienia (Ile dni obowiązywania zamówienia).
W grupie Sprzedaż towarów handlowych na zakładce Opcje ustawia się dwa parametry:

1. Rodzaj daty sprzedaży – dokument może mieć nadaną datę w postaci dd/mm/rr, mm/rr lub datę okresową Od…Do. W ostatnim przypadku (Od daty…do daty), przy wystawianiu faktury do WZ, daty są automatycznie ustawiane na podstawie daty pierwszego WZ i ostatniego WZ podpiętych pod fakturę.
2. Szybki dokument – z listy rozwijanej użytkownik może wybrać sobie typ dokumentu: paragon, faktura VAT, faktura do WZ, który w systemie będzie domyślnie podpowiadany przy wystawianiu dokumentów sprzedażowych.

Wybranie opcji Dodaj <F3> lub Edytuj <F5> pojedynczy dokument, np. z grupy dokumentów Sprzedaż towarów handlowych spowoduje, że wyświetlone zostanie okno Edycja dokumentu:

Okno to zbudowane jest z zakładek tematycznych. Dla różnych grup dokumentów liczba tych zakładek może być różna.
Rodzaje zakładek:

1.Podstawowe – zawiera podstawowe informacje dotyczące dokumentu:

• Opis – opis dokumentu widoczny przy wyborze dokumentu.
• Kod – unikalny kod dokumentu.
• Kod na wydruk dokumentu – dwa kody umożliwiające oddzielną numerację dla różnych dokumentów.
• Grupa księgowa – wybieramy z listy, za pomocą przycisku , grupę księgową, w której będzie umieszczony dokument.
• Pobrać cenę – ze słownika Definicje cen za pomocą przycisku lub klawisza <F6> pobieramy cenę dla danego dokumentu.
• Nr w wyborze dokumentów na pozycji – podajemy numer pozycji dokumentu wśród innych dokumentów. „0" – dokument dostępny tylko ze spisu.
• Dokument z dodatkową walutą – opcję tę należy zaznaczyć, gdy chcemy mieć możliwość wystawienia danego dokumentu z dodatkową walutą.
• Aktywny – opcja ta oznacza, że dokument będzie się pojawiał przy wyborze dokumentów.
• VAT nie wchodzi do rejestru VAT – włączenie opcji spowoduje, że wystawiane dokumenty będą miały automatycznie zaznaczony przełącznik „Vat bez prawa do odliczeń" a edycja przełącznika nie będzie możliwa. Opcja ta jest dostępna po zalogowaniu się hasłem serwisowym.
• Wysyłka do KSeF - pole jest dostępne po włączeniu parametru w konfiguracji systemu: Ustawienia - Obsługa - Ustawienia KSeF - Obsługa systemu KSeF. Warunkuje o możliwość obsługi w KSeF tego typu dokumentów i domyślnie jest ono zaznaczone.
• Formularz dla dod. pól do KSeF - pole jest dostępne po włączeniu parametru w konfiguracji systemu: Ustawienia - Obsługa - Ustawienia KSeF - Obsługa systemu KSeF. Umożliwia wskazanie formularza wydruku zawierającego dodatkowe pola, które będą mogły być wykorzystane przez odbiorcę dokumentu z KSeF.
• Wyślij automatycznie do KSeF - pole jest dostępne po włączeniu parametru w konfiguracji systemu: Ustawienia - Obsługa - Ustawienia KSeF - Obsługa systemu KSeF. Zaznaczenie parametru spowoduje wysyłkę dokumentu na platformę KSeF od razu po jego wystawieniu
• Wymagane parametry dokumentu – opcja pozwala wymusić dla danego dokumentu podanie: Przedstawiciela handlowego, Zlecenia i Jednostki Organizacyjnej. Wymagane parametry są sprawdzane przed zamknięciem dokumentu.

2. Dodatkowe – określamy dodatkowe warunki dla dokumentu. W zależności od rodzaju dokumentu zbiór dostępnych opcji może się różnić:

• Sposób płatności – za pomocą przycisku: , ze spisu zdefiniowanego (słownik Sposoby płatności) wybieramy określony rodzaj płatności.
• Sposób naliczania odsetek – odsetki ustawowe, podatkowe, lub inne zdefiniowane przez użytkownika w słowniku: Sposoby naliczania odsetek.
• Sposób obliczania bonifikaty – z listy rozwijanej pola wybieramy podstawę obliczania bonifikaty: od ceny, od wartości (procentowo), od wartości (wartościowo).
• Rabat składany – po zaznaczeniu opcji Rabat składany, na wydruku dokumentu w polu % bonifikaty (Od jednej pozycji + od całego dok.) drukowane będą rabat z pozycji i rabat od całego dokumentu jako dwie osobne wartości, a nie suma rabatów. Opcja jest dostępna dla wybranych dokumentów sprzedaży (FA VAT, FA do WZ, FA detal., PAR, FA handlowa, FA eksportowa, dostawa wew. i korekty tych dokumentów), zakupu (FA, PAR, FA do PZ, FA handlowa, FA importowa, rachunek, nabycie wew. i korekty tych dokumentów) oraz dokumentów magazynowych (WZ i korekty tego dokumentu).
• Grupa ewidencji VAT – wybór podpowiadanej ewidencji VAT.
• Sposób obliczania VAT – określamy sposób obliczania VAT: od netto, od brutto wzorem. Dla dokumentów fiskalizowanych VAT liczony jest od brutto, a dla dokumentów zakupu – od netto.
• Sposób podsumowania VAT – od wartości z podsumowania lub jako suma z pozycji.
• Grupa rozrachunków – określamy właściwą grupę rozrachunków dla danego dokumentu.
• Sposób łączenia dokumentów z zamówień – opcja umożliwia łączenie kilku zamówień do jednej faktury, pod warunkiem, że zgodny jest płatnik, odbiorca czy dostawa (w zależności jaki sposób grupowania dokumentów wybierzemy). Dodatkowo, niezbędne jest ustawienie parametru Grupowanie zam. kontrahenta (menu Słowniki → Kontrahenci → Warunki sprzedaży) na wartość: Wg. definicji dokumentu. Opcja dostępna dla dokumentów sprzedaży i dokumentów WZ.
• Dokument wymaga akceptacji – opcja dostępna w przypadku, gdy w systemie aktywna jest obsługa akceptacji (System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Akceptacje → Sposób akceptacji dokumentów).
• Pobierać dostawy przy akceptacji (rozchód ponad stan) – aby opcja była dostępna, należy zaznaczyć parametr Dokument wymaga akceptacji. Opcja ta dostępna jest dla dokumentów sprzedaży oraz dla rozchodowych dokumentów magazynowych.
• Drukować dokument niezaakceptowany – opcja dostępna w przypadku, gdy w Konfiguracji aktywna jest obsługa akceptacji (gałąź Ustawienia → Dokumenty → Akceptacje → Sposób akceptacji dokumentów). Wówczas, użytkownik ma możliwość zablokowania wydruku dokumentu niezaakceptowanego – w tym celu należy odznaczyć opcję Drukować dokument niezaakceptowany.
• Pobierać jedną dostawę – włączenie opcji umożliwia wymuszanie wystawiania pozycji rozchodowej dokładnie z jednej dostawy.
• Cena KGO pobierana z dostawy zakupowej – opcja dostępna jest po włączeniu parametru Pobierać jedną dostawę. Powoduje, że jeśli system na dokumencie sprzedaży nie znajdzie w dostawie zakupowej pozycji KGO lub cena będzie wynosić zero, to pobierze cenę z kartoteki.
• Sprzedaż w cenie zakupu – opcję można ustawić na wartość: Nie, Podpowiadaj, Wymuś. Przy włączeniu Wymuś, nie ma możliwości zmiany ceny sprzedaży, która będzie równa cenie zakupu. Program pilnuje, aby na takich dokumentach marża wynosiła zero. Jeśli tę opcję włączymy na WZ i FA do WZ, to przy wystawianiu FA do WZ program również wymusza cenę sprzedaży równą cenie zakupu z WZ.
• Automatyczne powiązanie ze zdarzeniem CRM – parametr może przyjąć wartość: Nie, Zapytaj, Wymuś. Po wybraniu Zapytaj lub Wymuś, podczas wystawiania nowego dokumentu, po określeniu kontrahenta wyświetli się okno szukania zdarzenia CRM do powiązania z nowo wystawianym dokumentem. Po wybraniu wartości: Wymuś nie można wystawić dokumentu bez określenia powiązania.
• Obsługa karty programu lojalnościowego – po włączeniu opcji, na danym dokumencie zostanie odnotowane uczestnictwo danego kontrahenta w programie lojalnościowym.
• Wymuś sortowanie pozycji – opcja uaktywnia pole Sposób sortowania pozycji.
• Sposób sortowania pozycji – aby możliwe było określenie sposobu sortowania pozycji, należy najpierw zaznaczyć parametr Wymuś sortowanie pozycji. Zadaniem opcji Sposób sortowania pozycji, jest umożliwienie użytkownikowi określenia (na wybranym dokumencie) innego sposobu sortowania niż podano w konfiguracji. Opcja ta jest dostępna tylko dla dokumentów sprzedaży i magazynowych dotyczących rozchodu.
• Dokument rozliczenia opakowania – (dla dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych) podczas automatycznego wystawiania dokumentu opakowań, będzie wystawiany dokument określony w tym polu. Jeśli nie określono dokumentu opakowań, to będzie wystawiany dokument domyślny.
• Miesiąc zapisania do VAT – pole można edytować dla dokumentów zakupu. Opcja dostępna jest po warunkiem, że ustawiono na wartość TAK parametr: Włącz w module HM możliwość ustawienia „Miesiąca wpisania do VAT" na definicji dokumentu dla grupy zakup (znajdujący się w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Edycja dokumentu).
• Dokument korygujący – pole jest widoczne dla dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych, które mogą być korygowane. Jeżeli zdefiniowany zostanie w tym miejscu jeden rodzaj dokumentu, to będzie on wybierany przez program jako domyślny podczas wystawiania kolejnej korekty. W przeciwnym razie, program będzie każdorazowo prosił użytkownika o wybór dokumentu korygującego. Opcja nie zadziała, jeżeli użytkownik nie będzie miał przydzielonego prawa do wystawiania takiego dokumentu.
  • Oprócz opisanych powyżej opcji, w pozostałych grupach dokumentów mogą wystąpić jeszcze inne, np.:
• Automatyczne generowanie numeru dostawy/partii – opcja dostępna dla dokumentów zakupu i PZ. W celu uruchomienia opcji, należy z listy rozwijalnej wybrać Data dok. - nr dok. zew. Wówczas, dla każdej nowo dodanej pozycji będzie wpisywany numer dostawy/partii w postaci: data dokumentu w formacie RRMMDD, znak oddzielający „-" i numer dokumentu zewnętrznego (np. dla dokumentu wystawionego 11-09-2007 o numerze zew. „WZ 123/09/2007" automatyczny numer dostawy/partii to: „070911-WZ 123/09/2007"). Z opcji korzystać mogą użytkownicy, którzy mają włączoną Obsługę numerów dostaw (Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne).
• Automatyczne generowanie dyspozycji - zaznaczenie parametru powoduje automatyczne wygenerowanie dyspozycji po zapisie dokumentu. Dyspozycja zostanie wystawiona dla pozycji z magazynu obsługiwanego w module Logistyka.
• Automatyczne tworzenie planu podczas generowania dyspozycji - parametr działa w kooperacji z opcją Automatyczne generowanie dyspozycji. Po jego zaznaczeniu w wygenerowanej dyspozycji system przepisze pozycje do zakładki Planowanie.
• Pobierz dokument do wystawienia z danych kontrahenta (jeżeli określono) – opcja występuje podczas definiowania dokumentów Zamówienia od odbiorców. Dla wybranego kontrahenta pozwala ona ustalić, inny niż Faktura VAT, typ dokumentu generowanego podczas realizacji zamówień.
• Przepisz cechy z MM- – opcja dostępna dla dokumentów Przerzut MM – przyjęcie. Po zaznaczeniu parametru, podczas wystawiania dokumentu Przerzut MM – wydanie do dokumentu powiązanego Przerzut MM – przyjęcie zostaną automatycznie przepisane wartości cech dokumentu oraz wartości cech pozycji.
• Sumę w walucie dokumentu wyliczaj z pozycji – opcja dostępna jedynie dla dokumentu Faktura VAT w grupie Zakup towarów handlowych. Po zaznaczeniu tej opcji, dokument oparty o tę definicję, będzie wyliczał wartość pola Wartość w walucie, sumując wartość jednostkową wszystkich pozycji.
• W dokumencie walutowym wylicz tylko NETTO/BRUTTO wg kursu – opcja dostępna dla dokumentów walutowych. Po jej zaznaczeniu w dokumencie walutowym wyliczone zostaną kwoty PLN netto lub brutto wg kursu, a VAT i odpowiednio brutto/netto wg stawek VAT.
• Podlega Mechanizmowi Podzielonej Płatności – możliwość zaznaczenia opcji jest zależne od ustawienia parametru w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Edycja dokumentu – Oznacz dokument jako MPP (Mechanizm podzielonej płatności) na wartość: Wg definicji dokumentu
• Wyłącz komunikat o wystawieniu dokumentu o.o. w okresie obowiązywania MPP – opcja dostępna na definicji dokumentów z odwrotnym obciążeniem. Zaznaczenie pola pozwala uniknąć komunikatów ostrzegawczych.
• Do deklaracji VAT7 jako dostawa krajowa a do VAT-UE jako usługi – opcja dostępna na definicji dokumentów sprzedaży krajowych. Po zaznaczeniu parametru dokumenty zostaną umieszczone w deklaracji VAT-UE w części E. Informacja o wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług
• Pozwól wystawiać Zwrot z WZ - opcja dostępna na definicji dokumentu Paragon do WZ (PARwz). Po włączeniu parametru funkcjonalność zwrotów z WZ rozszerzy się po uzupełnieniu o parę dokumentów: Paragon do WZ i Korekta do paragonu.
• Domyślny dok. dyspozycji do wystawiania - umożliwia ustawienie domyślnego dokumentu dyspozycji wystawianego w wyniku realizacji zamówienia do dostawcy/zapotrzebowania wewnętrznego
• Stan generowanego dokumentu dyspozycji - pole służy do określenia domyślnego statusu dokumentu dyspozycji wskazanego w polu Domyślny dok. dyspozycji do wystawienia. Opcja ta widoczna jest oknie edycyjnym definicji dokumentu, gdy wartość parametru Stan dokumentu dyspozycji generowanego z dokumentu HM znajdującego się w konfiguracji programu ustawiony zostanie na wartość Według definicji dokumentu ( dostępny w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Logistyka → Ustawienia → Stan dokumentu dyspozycji generowanego z dokumentu HM)
• Dla dokumentu w walucie pozwól wprowadzić kurs do VAT - zaznaczenie parametru umożliwia wprowadzenie na dokumencie osobnego kursu waluty dla VAT
• W dok. walutowym wylicz tylko netto/brutto PLN wg kursu - po zaznaczeniu opcji system wylicza kwotę VAT dokumentu jako różnicę pomiędzy wartością brutto i netto. Standardowe wyliczenie (bez zaznaczonej opcji) polega na pomnożeniu wartości VAT z dokumentu przez kurs waluty.
• Podlega „Mechanizmowi podzielonej płatności" - zaznaczenie pola przy jednoczesnym ustawieniu w konfiguracji systemu parametru Oznacz dokument jako MPP (Mechanizm podzielonej płatności) gdy: - Wg definicji dokumentu skutkuje każdorazowym pojawieniem się adnotacji na wydruku dokumentu.
• Obsługa NETTO w walucie, VAT w PLN - po zaznaczeniu parametru podczas wystawiania dokumentu w walucie w modułach Handlowo-Magazynowym lub Finanse i Księgowość, system automatycznie wystawi dokument przeniesienia kwoty VAT w PLN. Informacja o wystawionym przeniesieniu będzie widoczna na zakładce Rozrachunki dokumentu sprzedaży/zakupu (moduł FK) lub odpowiednio na oknie potwierdzenia dokumentu HM.
• Kod kraju do JPK - umożliwia określenie czy dla dokumentu pobierać kod kraju
• Przepisz uwagi do KSeF - pole jest dostępne w przypadku włączenia obsługi KSeF w systemie. Zaznaczenie parametru spowoduje przeniesienie uwag dokumentu do pliku faktury ustrukturyzowanej do pola DodatkowyOpis
• Przepisz wiele kont bankowych do KSeF - pole jest dostępne w przypadku włączenia obsługi KSeF w systemie. Zaznaczenie parametru spowoduje przeniesienie zdefiniowanych dla dokumentu kont bankowych do pliku xml do sekcji <RachunekBankowy>.
• Przy zapisie okna potwierdzenia dokumentu informuj o istnieniu dok. nierozliczonych - włączenie opcji spowoduje, że podczas zamykania dokumentu sprzedaży, do którego nie powiązano rozliczenia, system wyświetli komunikat: Kontrahent posiada dokumenty nierozliczone. Czy zapisać mimo tego?. Wybór TAK skutkuje zapisem faktury, natomiast po wyborze NIE użytkownik pozostanie w trybie edycji dokumentu i ma możliwość wskazania rozliczenia w oknie Potwierdzenie dokumentu.

W definicjach dokumentów importowych, eksportowych, dostawy wewnątrzwspólnotowej i nabycia wewnątrzwspólnotowego, na zakładce 2 Dodatkowe znajduje się pole Różnice kursowe, które może przyjąć jedną z wartości:

• Niepodatkowe i Podatkowe – sposób dekretacji różnic kursowych będzie się odbywał dotychczasowym trybem
• Podatkowe – podczas dekretacji różnic kursowych nie będą powstawać Kwota różnicy straty (r. bilansowa – r. podatkowa) oraz Kwota różnicy zysku (r. bilansowa – r. podatkowa)

Dla definicji dokumentów zakupu, na zakładce 2 Dodatkowe dostępne jest pole Sposób liczenia zestawienia VAT. Parametr ten może przyjąć wartości:

1. Sumowanie NETTO, VAT, BRUTTO pozycji w PLN dla stawek, wymuszenie w PLN
2. Sumowanie NETTO, pozycji w walucie dla stawek oraz przeliczenie wg kursu na PLN i wyliczenie VAT i BRUTTO, wymuszanie w PLN
3. Sumowanie NETTO pozycji w walucie dla stawek oraz przeliczenie wg kursu na PLN i wyliczenie VAT i BRUTTO, wymuszanie w walucie

Parametr jest również powiązany z operacją zmiany kursu na dokumencie - jest ona możliwa wyłącznie przy ustawieniu na wartość 1. W przypadku, gdy Sposób liczenia zestawienia VAT ustawiony jest na wartości 2 lub 3, to nie ma możliwości zmiany kursu na dokumencie korygującym, a system wyświetla komunikat: Na korektach wyliczanych z waluty nie można zmieniać kursu.

3. Słowniki UE - zakładka jest dostępna dla dokumentów wewnątrzwspólnotowych.

Na zakładce tej definiowane są kody wykorzystywane przy wypełnianiu deklaracji Intrastat, oraz warunki dostaw według Incoterms 2000/2010. Dane te użytkownik pobiera z odpowiednich słowników, zdefiniowanych w menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów. Słowniki te definiuje się według przepisów unijnych.
Po włączeniu parametru w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Deklaracje UE → INTRASTAT → Nowa wersja opcji INTRASTAT, możliwe jest dodanie słowników UE na wydruk dokumentu. W tym celu należy w wybranej definicji dokumentu zakładka 5 Formularze →Dodaj (F3) / Popraw (F5) → wybrany wydruk, na zakładce 2 Opcje zaznaczyć parametr Drukuj słowniki UE (Nowa biblioteka wydruku)

4. Rodzaje kartotek, Oznaczenia JPK – zakładka umożliwia zablokowanie wystawiania dokumentu dla wybranych rodzajów kartotek oraz wskazanie oznaczeń dokumentów dla JPK, które będą każdorazowo przypisywane podczas wystawiania danego dokumentu. W sekcji Zabronić wystawiania dla: należy zaznaczyć, dla których rodzajów kartotek zostanie zablokowane wystawianie dokumentów. Natomiast sekcja Oznaczenie dokumentów dla JPK pozwala na wybór odpowiedniego kodu za pomocą listy rozwijanej lub okna słownikowego wywołanego przyciskiem strzałki

5. Formularze – w zakładce tej definiowany jest rodzaj formularza wydruku dla danego dokumentu.

Przycisk <Ustaw jako domyślny> (na zakładce Standardowe) umożliwia użytkownikowi wybranie ze spisu jednego formularza, który zawsze drukuje się jako domyślny. W ten sposób nie trzeba za każdym razem ustawiać formularza wydruku. Dokument, który aktualnie jest wybrany jako domyślny do druku, widoczny jest w polu Formularz domyślny.
Jeśli użytkownik przełączy się na zakładkę Definiowane, to może zaznaczyć kilka formularzy, które będą się domyślnie drukowały. Formularze w zakładce Definiowane tworzy się przy pomocy modułu Raporty i Formularze.
Na zakładce tej, na dokumentach zakupu, można również ustawić, aby program drukował formularz definiowany po wystawieniu każdej pozycji. Należy wówczas wybrać formularz w polu: Formularz drukowany po wystawieniu pozycji oraz zaznaczyć opcję: Pokazuj okno drukowania po każdym wystawieniu pozycji (są to pozycje wystawiane w trakcie edycji dokumentu).
Użytkownik może od razu po wystawieniu wydrukować formularz. W tym celu należy zaznaczyć opcję Drukuj automatycznie po wystawieniu.
Nowy formularz do spisu dodajemy za pomocą ikony Dodaj <F3> umieszczonej wewnątrz zakładki. Wyświetli się okno zawierające zakładki, w których należy zdefiniować odpowiednie parametry dla formularza wydruku:


Na zakładce Podstawowe podajemy nazwę formularza, sposób wydruku nazwy, ilość pozycji na wydruku, sposób dzielenia długości nazwy. Aby formularz był widoczny w systemie, to należy dodatkowo zaznaczyć opcję Formularz aktywny. Istnieje możliwość włączenia nowego wyglądu wydruku dokumentu. Opcja jest dostępna dla każdego formularza osobno i może współistnieć wraz ze starym wyglądem innych formularzy.
Zakładka Opcje umożliwia użytkownikowi ustawienie dodatkowych opcji wydruku, w tym m.in. drukowanie na papierze firmowym, drukowania podsumowania pozycji, drukowania daty wystawienia dokumentu przy podpisie odbierającego i wiele innych, w tym:

• możliwość drukowania danych kontaktowych (domyślny email, domyślny telefon) dla przedstawiciela handlowego, operatora prowadzącego oraz osoby kontaktowej kontrahenta. Służą do tego paramenty standardowego formularza wydruku:
  • Drukuj dane kontaktowe przedstawiciela handlowego (dostępne, jeśli zaznaczono parametr Drukuj przedstawiciela handlowego),
  • Drukuj dane kontaktowe osoby kontaktowej (dostępne, jeśli zaznaczono parametr Drukuj dane miejsca dostawy),
  • Drukuj dane kontaktowe operatora prowadzącego (dostępne, jeśli zaznaczono parametr Drukuj dane operatora prowadzącego).

• Drukuj na podstawie - parametr umożliwia wyłączenie na wydruku wartości pola Na podstawie, dotyczącego numeru zamówienia realizowanego na dokumencie. Parametr jest domyślnie włączony. 

W zakładce – Kolumny, tworzymy listę kolumn, które znajdą się na formularzu wydruku, opis kolumn oraz szerokość każdej kolumny.

Dołożenie nowej kolumny do spisu umożliwia ikona Dodaj umieszczona wewnątrz zakładki lub klawisz funkcyjny <F3>.
W zakładce Podpisy wprowadzamy spis dotyczący sposobu definiowania podpisów i pieczęci na formularzu wydruku. Nowe dane dodajemy za pomocą ikony umieszczonej wewnątrz zakładki lub klawisza <F3>:

Wybranie opcji: Wydrukuj pieczątkę i podpis w postaci elektronicznej, pozwala wydrukować na dokumencie zeskanowaną pieczęć oraz umieścić podpis elektroniczny. Przy wydruku tak zdefiniowanego formularza, pieczęć będzie pobierana ze słownika operatora (definiowanego w module CRM) wystawiającego dokument.
W zakładce Stopka określamy parametry stopki formularza wydruku:

Na zakładce Nagłówek określamy ze spisu, które logo ma być drukowane na dokumencie.
Z zakładki Cechy wybieramy cechy dotyczące danych dokumentów lub pozycji dokumentów:

Po zaznaczeniu opcji Wg listy, uaktywnia się ikona Dodaj, która pozwala na wybranie cech z listy zdefiniowanej w Słownikach dla dokumentów.
Domyślnym ustawieniem, dla nowo zakładanych definicji dokumentów, jest dodawanie cech do pozycji i nagłówka – tylko z określonej listy.
Dane wprowadzone w poszczególnych pod zakładkach zakładki Formularze zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub klawiszem <Enter>.
W menu Słowniki → Definicje dokumentów pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Edycja standardowych formularzy wydruków. Opcja jest dostępna tylko dla operatorów z grupy Administratorzy.

Wywołuje ona okno ze spisem wszystkich formularzy standardowych znajdujących się w bazie, które umożliwia edycję dowolnego pola formularzy wydruku.

Opcja Kopiuj (F3) umożliwia powielenie istniejącego formularza wydruku, a następnie jego edycję. Utworzony w ten sposób formularz zostanie automatycznie przypisany do definicji dokumentu → zakładka 5 Formularze.

W menu pod prawym przyciskiem okna znajduje się opcja Grupowa zmiana wartości pola, która umożliwia edycję dowolnego pola dla jednego lub wielu formularzy.


Wszystkie zdefiniowane w systemie dokumenty można kopiować. Służy do tego ikona lub kombinacja klawisza <Shift+F3>. Opcja ta usprawnia pracę użytkownika z systemem. Tworzymy za jej pomocą identyczny dokument, w którym dokonuje się jedynie poprawek dostosowanych do nowych potrzeb. Dzięki tej funkcji nie trzeba wprowadzać całego dokumentu od początku. Skopiowanemu dokumentowi należy nadać inny kod niż ten który posiada dokument źródłowy, np. kod dokumentu pierwotnego to FVAT, a dla dokumentu, który powstał w oparciu o niego można nadać kod FVAT Promocja.
Po wybraniu ikony Kopiuj wyświetli się okno, w którym podajemy nowy kod dla tworzonego dokumentu. Wprowadzony kod zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz>. Następnie system przechodzi do okna edycyjnego danego dokumentu, w które wprowadzamy zmiany. Dokument stworzony za pomocą tej opcji widoczny będzie w spisie dokumentów – w zależności od grupy dokumentów, w jakiej został utworzony.

Słowniki dla kartotek

Słowniki dla kartotek to zbiór słowników charakterystycznych dla kartotek magazynowych. Stanowią one grupę słowników, w których zdefiniowane są informacje ułatwiające wprowadzanie nowych i modyfikowanie istniejących kartotek.

Magazyny

Słownik zawiera spis wszystkich magazynów założonych dla danej firmy w module Handlowo-Magazynowym.
Użytkownik może zawęzić listę wyświetlanych magazynów za pomocą ikony: Pokaż tylko te, do których mam prawo, dostępnej w pasku narzędziowym u góry okna. Po włączeniu tej opcji, wyświetlone będą tylko te magazyny, do których ma prawo aktualnie zalogowany użytkownik.
Aby dodać nowy magazyn do spisu klikamy na ikonę Dodaj lub klawisz funkcyjny <F3>.

W okno Magazyn wbudowane zostały zakładki, w których należy zdefiniować odpowiednie informacje dotyczące zakładanego magazynu:

1.Podstawowe:

• Numer – numer magazynu w module.
• Kod na wydruk dok. – kod w numerze dokumentów drukowany na dokumentach magazynowych.
• Nazwa – nazwa magazynu w module.
• Data otwarcia – data rozpoczęcia komputerowego prowadzenia oraz wprowadzenia ilościowo-wartościowego bilansu otwarcia.
• Data likwidacji – data zakończenia prowadzenia magazynu w module.
• Rozliczanie magazynu – określamy sposób rozliczania towarów w magazynie. Rozliczać możemy w cenach zakupu (obowiązuje ostatnia cena, po jakiej zakupiono towar), w cenach ewidencyjnych lub w cenach zakupu i sprzedaży. Rozliczanie magazynu w cenach zakupu, pozwala na bieżąco kontrolować wartość magazynową. Cena ewidencyjna jest stała ceną stosowaną w przedsiębiorstwie, która na dzień bilansowy podlega skorygowaniu (na podstawie odchyleń od cen ewidencyjnych). Służy do tego dokument Przeszacowanie ceny ewidencyjnej.
• Używaj tylko tej ceny (sprzedaż detaliczna) – opcja dostępna po ustawieniu pola Rozliczanie magazynu na wartość: W cenach zakupu i sprzedaży.
• Obsługa miejsc składowania – parametr dostępny jest podczas zakładania nowego magazynu. Za jego pomocą określamy czy na magazynie ma być zdefiniowana obsługa miejsc składowania (wartość Na poziomie kartotek), czy też nie (wartość Niedostępna).
• Magazyn aktywny – zaznaczenie tej opcji pokazuje, że magazyn jest widoczny w spisie magazynów zdefiniowanym w systemie.
• Magazyn zewnętrzny – magazyn nie podlega księgowaniu, wykorzystywany podczas przerzutów międzymagazynowych jednostronnych, generuje dokumenty niepowodujące zmiany w stanach magazynowych.
• Magazyn podlega księgowaniu – znacznik informujący, czy dokumenty wprowadzone w tym magazynie wysyłane są do modułu Finanse i Księgowość.
• Magazyn materiałów – pozwalać zmieniać ewidencje VAT 7 – włączenie tej opcji, spowoduje, że w module Finanse i Księgowość podczas edycji pozycji na dokumencie zakupu, możliwa będzie ewidencja VAT 7 danej pozycji, pod warunkiem, że jest ona towarem.
• Magazyn rezerwacji dostaw na zamówieniach od odbiorców – parametr ten dostępny jest jedynie podczas zakładania nowego magazynu. Zaznaczenie opcji spowoduje, że na tym magazynie będą rezerwowane konkretne dostawy podczas dodawania nowej pozycji zamówienia od odbiorcy.

2. Miejsca sprzedaży – umożliwia powiązanie magazynu z kilkoma miejscami sprzedaży.

Kolejne miejsca sprzedaży dla magazynu ustawiamy za pomocą przycisku Dodaj <F3>.
W danych magazynu, można wskazać Główne miejsce sprzedaży, poprzez kliknięcie na przycisk: . Wskazanie to wykorzystywane jest w systemie w miejscach, gdzie wymagane są:

• Ustalenie wartości kolumn Marża, Narzut, Zysk w dostawach kartotek.
• Ustalenie miejsca sprzedaży i zakupu, w przypadku księgowania dokumentów magazynowych na konta z miejscem sprzedaży.
• Podczas importu/eksportu paczek księgowych.
• Ustalanie ceny sprzedaży dla dokumentów WZ.

3. Miejsca zakupu – definiujemy je analogicznie do miejsc sprzedaży.

4. Przerzuty – określamy w niej warunki przerzutów międzymagazynowych.

• Do magazynu – należy podać magazyn, do którego zostanie przerzucona kartoteka.
• Wysyłać cenę – ze słownika Definicje cen za pomocą przycisku wybieramy cenę przy wysyłaniu kartoteki do innego magazynu.
• Otrzymaną cenę wpisać do – ze słownika Definicje cen za pomocą przycisku wybieramy cenę przy przyjmowaniu kartoteki na inny magazyn.
• Zmienić ostatnią cenę zakupu – podczas realizacji przerzutu, opcja pozwala zmienić ostatnią cenę zakupu na cenę z dokumentów odbieranych. Opcja jest przydatna przede wszystkim przy przerzutach między oddziałami.
• Pokaż okno zmian cen sprzedaży – włączenie tego parametru spowoduje pokazywanie okna zmian cen sprzedaży podczas dodawania pozycji dokumentu przerzutu – bez względu na to czy została zmieniona podstawa wyliczania cen sprzedaży czy też nie.
• Sposób uaktualniania kartotek – kartoteki przy przerzutach uaktualnia się na dwa sposoby: poprzez dopisanie nowych lub zmianę istniejących.

W oknie głównym zakładki Przerzuty, użytkownik systemu może zaznaczyć parametr Zmiana ceny zakupu przy przyjęciach ze wszystkich magazynów. Po zaznaczeniu tego parametru zmiana ceny zakupu będzie dotyczyć wszystkich przerzutów międzymagazynowych na dany magazyn.

5. W zakładce Miejsce podajemy Miejsce wystawienia dokumentu oraz dane firmy – takie jak na pieczątce. Nowe pozycje dodajemy do spisu za pomocą ikony Dodaj (umieszczonej wewnątrz zakładki) lub klawisza funkcyjnego <F3>. Na ekranie pojawi się okno Miejsce, do którego należy wprowadzić niezbędne informacje. Wszystkie wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub klawiszem <Enter>.

6. Produkcja

• Rezerwacja dostaw pod partię produkcyjną – opcja ta dostępna jest, gdy parametr Rezerwacja dostaw pod partię produkcyjną (w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Produkcja → Zlecenia) ustawiony jest na wartość wg ustawień magazynów.
• Magazyn surowców dla produktów – parametr bierze udział w dwóch opcjach w systemie:
• W module Handlowo-Magazynowym w mechanizmie kompletacji – bierze on udział  w ustalaniu magazynu podczas generowania RW.
• W module Produkty podczas generowania zestawienia (Niedobory surowców przy realizacji zamówień na produkty). Dzięki tej opcji wiemy na jakim magazynie leżą surowce (dla magazynu zadanego na oknie zestawienia).
• Wybór operacji technologicznej przy przerzutach na ten magazyn – zaznaczenie opcji pozwala na wybranie operacji technologicznej podczas wystawiania MM- na ten magazyn.
• Włącz akceptację dokumentów na magazynie – parametr ten pozwala na włączenie mechanizmu akceptacji dokumentu na magazynie, pomimo jego powiązania z produkcją (domyślnie dokumenty na takim magazynie nie podlegają akceptacji).

7. Inne – stanowi zbiór dodatkowych opcji:

• Drukarka – w polu tym użytkownik definiuje drukarkę (dedykowaną dla magazynu), za pomocą której będą drukowane dokumenty magazynowe. Przed wydrukiem dokumentu magazynowego, operator systemu powinien zaznaczyć opcję Drukowanie na drukarkach dedykowanych dla magazynów (na oknie Wydruku dokumentu).
• Strefa przygotowania towaru – miejsce przez nas wskazane będzie domyślnym miejscem składowania.
• Przy przyjęciach konsygnacyjnych miejsce składowania z dokumentu źródłowego – przy przyjęciach towaru z magazynu konsygnacyjnego, dane miejsca składowania będą podbierane z wystawionego dokumentu PZ.
• Magazyn konsygnacyjny kontrahenta – w polu należy określić właściciela magazynu.
• Automatycznie generowany dokument MM- – opcja dostępna jest po zaznaczeniu parametru Magazyn rezerwacji dostaw na zamówieniach od odbiorców na zakładce Podstawowe.
• Magazyn korekt – parametr ten powoduje zmianę magazynu pozycji korekty sprzedaży, jeśli dokonywane jest zmniejszenie ilości towaru.
• Magazyn rezerwacji dostaw – opcja umożliwia określenie magazynu rezerwacji dostaw dla danego magazynu.
• Magazyn surowców dla specyfikacji – zastępuje parametr Magazyn surowców dla produktów, dla funkcjonalności umożliwiającej tworzenie specyfikacji do pozycji zamówienia od odbiorcy.

8. Zakładka Dokumenty – umożliwia definiowanie listy dokumentów dla określonego magazynu (tak samo dla miejsca sprzedaży i zakupu), dzięki czemu niemożliwe stanie się wystawianie dokumentów magazynowych (sprzedaży/zakupu) innych niż zdefiniowane. Aby opcja była aktywna należy zaznaczyć pole Wybrane w sekcji Definicje dokumentów dostępne do wystawienia w magazynie

9. Cechy – na zakładce tej użytkownik ma możliwość określenia cechy dla danego magazynu.

Cechy magazynów

W słowniku Cechy magazynów użytkownik ma możliwość wprowadzenia cech dla danego magazynu. Cechą taką może być przykładowo pojemność, w przypadku, gdy magazynem jest zbiornik gazu.

Aby dodać zdefiniowane cechy do magazynu, należy wejść w menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Magazyny i na zakładce Cechy dodać wybrane cechy do magazynu. Cechy te widoczne będą w szczegółach oraz w tabeli w oknie słownika magazynów (aby cechy były dostępne, należy w menu kontekstowym wybrać opcję Widok → Kolumny w tabeli/Kolumny w szczegółach i dodać je do wyświetlanych kolumn).
Za pomocą parametru Edycja bezpośrednio na tabeli (szybka edycja) system umożliwia edycję cech bezpośrednio w oknie Magazyny, bez konieczności uruchamiania okna edycyjnego wybranego magazynu. Szczegółowe informacje dotyczące funkcjonalności Cechy szybkiej edycji znajdują się w rozdziale Cechy szybkiej edycji.

Magazyny konsygnacyjne

Sposób działania i rozliczania magazynów konsygnacyjnych regulują umowy zawierane pomiędzy producentem towaru lub sprzedawcą a podmiotem, przyjmującym na siebie obowiązek składowania towaru. Polskie firmy dostarczające towary do innych państw Unii Europejskiej, wykorzystując magazyny konsygnacyjne, nie muszą rejestrować się jako podatnik VAT i rozliczać tego podatku w kraju dostaw, ponieważ robi to za nie zagraniczny kontrahent. Analogicznie zagraniczne firmy są zwolnione z konieczności rejestrowania się jako podatnicy VAT i rozliczania tego podatku w Polsce. Są to firmy, które nie mają w Polsce siedziby, jak również stałego miejsca prowadzenia działalności, a podatki te przerzucone są na polską firmę pobierającą towar z magazynu.
Głównym zadaniem magazynów konsygnacyjnych jest usprawnienie procesu sprzedaży w sytuacji, kiedy towar został oddany na przechowanie. Magazyny te umożliwiają przechowywanie towarów dostarczonych przez kontrahenta oraz obrót nimi. W tym celu wyznaczamy pomieszczenie do składowania towaru i nie wystawiamy faktury zakupu, gdyż nie kupujemy towaru od kontrahenta. Towar znajduje się w wyznaczonym magazynie, którym dysponujemy, natomiast rozliczamy się z kontrahentem tylko z ilości sprzedanego towaru.
W celu poprawnego działania tej funkcjonalności w module Handlowo-Magazynowym, należy:

• W menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Magazyny zdefiniować nowy magazyn i dodatkowo wypełnić pole Magazyn konsygnacyjny kontrahenta (zakładka Inne) poprzez wskazanie kontrahenta, do którego należy taki magazyn. Na zakładce Podstawowe odznaczyć parametr: Magazyn podlega księgowaniu oraz zapisać magazyn poprzez kliknięcie na przycisk <Zapisz>.

• W menu Słowniki → Definicje dokumentów utworzyć nowy dokument WZ konsygnacyjny i na zakładce Dodatkowe, wybrać w polu Dok. PZ dla mag. konsygnacyjnych odpowiedni dokument PZ konsygnacyjny (utworzony wcześniej), który będzie automatycznie generowany z WZ. Zalecane jest ustawienie również opcji Sprzedaż w cenie zakupu na Wymuś, w celu zgodności wartościowej z PZ.

• W menu Magazyn → Dokumenty magazynowe wystawić dokument WZ na danym magazynie konsygnacyjnym. Program zapyta, na jakim magazynie tworzyć dokument PZ. Jest to podobne do realizacji przerzutu MM, gdzie zamiast MM- wystawia się WZ, a zamiast MM+ wystawia się PZ.

Podczas edycji dokumentu WZ, w menu prawego klawisza myszki (menu podręczne) znajduje się pozycja: Opcje dla magazynu konsygnacyjnego. Opcja ta posiada własne podmenu, w którym dostępne są następujące funkcje:

• Wystaw pozycje wg stanu aktualnego – umożliwia wyliczenie stanu na dany dzień i wygenerowanie pozycji WZ z tych stanów. Pozycje są generowane osobno dla każdej dostawy. Po takiej operacji stany magazynowe powinny być wyzerowane.
• Popraw pozycje wg ilości rozchodowanej z PZ – opcję należy uruchomić po dokonanej sprzedaży w danym okresie. Opcja ta spowoduje, że dokument WZ (a tym samym i PZ) będzie wystawiony na takie pozycje i taką ilość, na jaką dokonana była sprzedaż z dostaw danego PZ.
• Opcja poprawy pozycji według ilości rozchodowanej na PZ będzie jako rozchód uznawała również ilość potwierdzoną na dokumentach Zamówień od odbiorców, tylko wtedy, gdy w konfiguracji włączony jest parametr: Obsługa rezerwacji stanu magazynowego (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty→ Zamówienia).
• Koryguj do ilości zamówionej na tym magazynie – opcja pozwala na skorygowanie ilości towaru na dokumencie WZ do ilości potrzebnej do realizacji zamówienia od odbiorcy.

Możliwość korygowania dokumentów PZ do ilości sprzedanej mamy również z poziomu okna Dokumenty magazynowe. W menu kontekstowym tego okna (prawy przycisk myszki) znajduje się opcja: Grupowa poprawa pozycji wg ilości rozchodowanej z PZ. Opcja jest odpowiednikiem funkcji dostępnej podczas edycji dokumentu WZ (menu kontekstowe → Opcje dla magazynów konsygnacyjnych), jednak działa automatycznie dla wszystkich dokumentów WZ w podanym zakresie dat. Opcja bardzo ułatwia obsługę systemu tam, gdzie wystawia się dużo dokumentów WZ – konsygnacyjnych.
W dokumentach magazynowych można wyświetlać kolumnę PZ nie kor. rozch. (menu podręczne → Widok → Kolumny w tabeli), która wskazuje, czy WZ wymaga skorygowania ilości rozchodowanej wg PZ, czy nie. Jeśli wymaga, to należy dla konkretnego dokumentu uruchomić opcję Popraw pozycje wg ilości rozchodowanej z PZ lub z poziomu okna Dokumenty magazynowe posłużyć się opcją: Grupowa poprawa pozycji wg ilości rozchodowanej z PZ.
Wystawianie FA do PZ pomimo nieskorygowania PZ do ilości sprzedanej będzie możliwe, gdy w Konfiguracji systemu (Ustawienia → Dokumenty → Edycja dokumentu) aktywujemy opcję: Uzupełnić PZ konsygnacyjne (na FA do PZ) gdy nie jest skorygowany rozchód. Po włączeniu tej opcji, przed uzupełnianiem takiej PZ pojawi się komunikat ostrzegający o nieskorygowanym rozchodzie.
Przy wystawieniu dokumentu WZ/PZ system automatycznie ustawi kontrahenta zdefiniowanego dla magazynu konsygnacyjnego. W wcześniejszych wersjach system działał w ten sposób tylko w przypadku, gdy dokument był przerzutem konsygnacyjnym, tzn. w tle powstawał dokument PZ na magazynie docelowym.

Dodatkowo przy zapisie dokumentu WZ/PZ system zweryfikuje, czy kontrahent zdefiniowany dla magazynu konsygnacyjnego jest taki sam jak na dokumencie. Jeśli będzie inny, to system wyświetli komunikat ostrzegający:

Magazyn rezerwacji dostaw

Aby możliwe było rezerwowanie dostaw na zamówieniu od odbiorcy, należy:

1. Założyć w menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Magazyny, nowy magazyn i zaznaczyć, na zakładce Podstawowe, parametr Magazyn rezerwacji dostaw na zamówieniach od odbiorców.
2. Na tej samej definicji magazynu, na zakładce Inne, określić jaki dokument MM- wygenerować (Automatycznie generowany dokument MM-).
3. W menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Magazyny → Popraw <F5> → zakładka Inne podpiąć (do innego magazynu niż magazyn rezerwacji dostaw) jeden specjalny Magazyn rezerwacji dostaw.
4. W definicji dokumentu zamówienia od odbiorcy (menu Słowniki → Definicje dokumentów → Zamówienia od odbiorców → Popraw <F5> → zakładka Dodatkowe), zaznaczyć parametr: Obsługa magazynu rezerwacji dostaw.

W celu zarezerwowania konkretnej dostawy, podczas dodawania nowej pozycji zamówienia, po wyborze magazynu i kartoteki wyświetli się okno z listą aktualnych dostaw danej kartoteki, z którego należy wybrać dostawę do zarezerwowania. W pozycji zamówienia, nie można wpisać ilości większej od ilości aktualnie dostępnej na danej dostawie. Rezerwowanie dostawy polega na przeniesieniu w tle wybranej dostawy poprzez automatyczne dodanie pozycji na dokumencie MM- (wystawionym na magazynie, z którego wybrano dostawę) i dokumencie MM+ (na magazynie rezerwacji dostaw), dodanie sprzężeń między dokumentami MM-/MM+, a zamówieniem od odbiorców oraz pomiędzy pozycjami tych dokumentów oraz podmianie magazynu na pozycji zamówienia na magazyn rezerwacji dostaw. Podczas usuwania zamówienia od odbiorców lub pozycji zamówienia od odbiorców, dokumenty MM-/MM+ rezerwujące dostawę będą usuwane, czyli dostawa wróci na magazyn, z którego była pobrana. Jeżeli przesuniemy zamówienie do archiwum, to zostanie usunięte sprzężenie pomiędzy dokumentem MM+, a zamówieniem i dostawy zarezerwowane przez to zamówienie będzie można zwrócić wystawiając ręcznie dokument MM- na magazynie rezerwacji dostaw.

 Dodatkowo, w celu kontroli przez użytkownika stan rezerwacji dostaw, w oknie Stany magazynowe można dodać kolumny:

• Stan na mag. rezerwacji – wyświetlany jest w niej stan danej kartoteki na magazynie rezerwacji,
• Stan razem ze stanem na mag. rezerwacji – pokazuje ona sumaryczny stan danej kartoteki razem ze stanem na magazynie rezerwacji.

Jednostki miary

W module Handlowo-Magazynowym można zdefiniować słownik jednostek miar:

Nową jednostkę miary wprowadzamy za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>. Określamy kod jednostki, nazwę i ilość miejsc po przecinku dla kas fiskalnych, produkcji magazynie mobilnym i B2B. Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz>.

Rodzaje kartotek

Opcja ta zawiera predefiniowaną listę rodzajów kartotek. Oznacza to,  że użytkownik nie może założyć nowej kartoteki, lecz powinien skorzystać z tych proponowanych przez system.

Próba edycji kartoteki kończy się komunikatem: Jest to predefiniowany rodzaj kartotek. Można edytować tylko znak i ewidencję.
Wybierając na ikonę Pokaż <F2> wyświetli się okno wybranego rodzaju kartoteki:

Pole, które użytkownik może samodzielnie zmieniać to: Ewidencja oraz Znak.

Definicje cen

Słownik zawiera założone ceny sprzedaży towarów. Założone ceny dotyczą wszystkich towarów na wszystkich magazynach. Słownik ten powinien zostać bezwzględnie zdefiniowany podczas wstępnej fazy wdrożenia, przed zakładaniem kartotek towarowych. Po zainstalowaniu systemu, zakładane są automatycznie dwie ceny sprzedaży dla towarów: cena detaliczna i cena hurtowa. Jeśli założone ceny są wystarczające do określenia cen sprzedaży towarów, to pozostawiamy je bez zmian. Jeśli w firmie funkcjonują inne ceny np. hurt 1, hurt 2, cena w EURO, to słownik cen należy zmodyfikować do własnych potrzeb. Jest możliwe założenie nowej ceny towarowej podczas funkcjonowania systemu. Ceny sprzedaży zmieniać można w opcji Stany magazynowe podczas edycji towaru na zakładce Ceny.

Opis poszczególnych pól:

• Nazwa – pole określające nazwę ceny w systemie.
• Waluta – waluta, w jakiej podawana jest cena sprzedaży.
• Rodzaj – określa, czy podstawową wartością jest netto czy brutto. Rodzaj ceny pozwala na określenie, która wartość jest obliczana jako pierwsza przy określaniu ceny na podstawie narzutu i marży lub przy wyliczaniu ceny sprzedaży podczas zakupu.
• Ilość miejsc po przecinku – wprowadzona ilość miejsc po przecinku możliwa będzie do wprowadzenia w kartotece towarowej oraz na dokumentach sprzedaży.
• Przypisana do magazynu – w tym polu można określić magazyn, na którym będzie obowiązywała dana cena. Magazyn można wybrać ze słownika magazynów za pomocą przycisku (pomyłkę usuwamy tym samym przyciskiem , wybierając jednak opcję Wyczyść Del). Wybór tej opcji powoduje, że dana cena jest widoczna tylko na magazynie, do którego została przypisana. Jeśli w tym polu zostanie przypisana odpowiednia cena do magazynu, to z poziomu okna Stany magazynowe, użytkownik systemu będzie miał możliwość szybkiej zmiany ceny na wybranej kartotece za pomocą opcji Edytuj ceny sprzedaży <Shift+Ctrl+F5>.
• Domyślny parametr przy określaniu ceny – ustawienie istotne podczas edycji cen sprzedaży w kartotekach towarowych:
• Narzut – po wejściu w poprawę ceny sprzedaży na kartotece kursor ustawi się automatycznie w polu narzut, umożliwiając obliczenie ceny sprzedaży na podstawie narzutu do ostatniej ceny zakupu.
• Marża – po wejściu w poprawę ceny sprzedaży na kartotece kursor ustawi się automatycznie w polu marża, umożliwiając obliczenie ceny sprzedaży na podstawie zadanej marży w stosunku do ostatniej ceny zakupu.
• Cena – po wejściu w poprawę ceny sprzedaży na kartotece kursor ustawi się automatycznie w polu cena.
• Parametr zadawany przy podstawie równiej „cena" – wybrana wartość (Marża lub Narzut) będzie składową wyliczanych cen sprzedaży. Stanie się tak w przypadku, gdy dla danej kartoteki (na zakładce Ceny) użytkownik ustawi podstawę wyliczania cen sprzedaży na parametr: Cena.
• Domyślna wartość marży zadanej/narzutu zadanego – wartość ta jest wpisywana do cennika podczas dodawania nowej kartoteki. Po dodaniu definicji ceny wartość ta jest wpisywana także w cenniki istniejących kartotek. Mechanizm ten umożliwia automatyczne ustawianie cen sprzedaży przy zakładaniu kartotek na domyślnym poziomie.
• Uwzględniaj cenę przy wyliczaniu automatycznym – parametr umożliwia włączenie mechanizmu obliczania ceny sprzedaży na podstawie pola Rodzaj oraz pola Domyślny parametr przy określaniu ceny – podczas wprowadzania zakupów.
• Przeliczanie po kursie – w przypadku wyboru waluty innej niż złoty, można wybrać czy przeliczać po kursie kupna, sprzedaży, czy średnim.
• Według kursu z tabeli – pole to umożliwia przejście do okna Kursy walut.
• Aktywna – pole informuje o tym, że cena będzie widoczna w kartotece.

Cechy kartotek

Cechy kartotek dotyczą zarówno kartotek towarowych jak i usług. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia takich parametrów kartoteki jak waga, ciężar czy objętość. Ocechowanie kartoteki lub usługi pozwala użytkownikowi wprowadzać dowolne wartości, które dodatkowo charakteryzują daną kartotekę lub usługę.

W okno Cecha wbudowane zostały zakładki: Podstawowe i Wyliczanie – wartość cechy.
Na zakładce Podstawowe wypełniamy pola:

• Lp – numer cechy w spisie cech.
• Nazwa – nazwa identyfikująca daną cechę.
• Typ – w systemie definiować możemy cechy typu: Tekst, Liczba, Data, Logiczny. W zależności od wybranego rodzaju będzie się zmieniać liczba pól w oknie Cecha. Wybranie typu Tekst spowoduje, że nie będą widoczne pola Jm i Ilość miejsc po przecinku, a pojawi się nowe pole Zbiór wartości.
• Jm – jednostka miary przypisana do danej cechy.
• Ilość miejsc po przecinku – należy określić ile miejsc po przecinku wpisać dla danej jednostki miary.
• Zbiór wartości – pole pojawia się po ustawieniu pola Typ na Tekst. Wybieramy wartość ze słownika Zbioru wartości cech.
• Wybór wartości cechy tylko ze spisu wartości – zaznaczenie tej opcji sprawi, że możliwe będzie wybierane cechy tylko ze Zbioru wartości cech.
• Możliwość wyboru wielu wartości – użytkownik powinien zaznaczyć tę opcję, jeżeli chce wybrać więcej niż jedną cechę ze spisu wartości.
• Edycja bezpośrednio na tabeli (szybka edycja) - umożliwia ustawianie wartości cechy bezpośrednio w oknie z tabelą, bez konieczności uruchamiania danej pozycji w trybie edycyjnym. Opcja jest aktywna po wskazaniu typu cechy Tekst, określeniu zbioru wartości dla cechy oraz zaznaczeniu parametru Wybór wartości cechy tylko ze spisu wartości. Szczegółowe informacje o działaniu opcji znajdują się w rozdziale Cechy szybkiej edycji.
• Nie wyświetlaj w oknie edycji kartoteki – zaznaczenie opcji umożliwia blokowanie wyświetlania cechy na oknie edycji kartoteki.
• Wymagana – przy zakładaniu nowej kartoteki, system będzie wymagał wprowadzenia wartości dla danej cechy.
• Aktywna – dana cecha jest widoczna w systemie.
• Zakładka Wyliczanie – wartość cechy służy do określenia sposobu ustalania wartości cechy:
• Wpisywana ręcznie – należy podać wartość domyślną Cechy.

Zakładka Wybór rodzaju kartotek – użytkownik systemu może ograniczyć występowanie cech kartotek tylko do kartotek o określonych typach.

Zakładka Wybór grup kartotek umożliwia zdefiniowanie cech dostępnych tylko dla określonych grup kartotek. Należy wtedy zaznaczyć opcję Cecha dostępna dla wybranych grup kartotekowych, a następnie wybrać, dla jakich grup kartotekowych cecha ma być dostępna.
Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub klawiszem <Enter>.

Przykładowo słownik ten ma zastosowanie podczas wysyłania kartotek magazynowych. W oknie definiowania urządzenia zewnętrznego (menu Słowniki → Słowniki systemowe → Urządzenia zewnętrzne → Popraw <F5>) na zakładce Inne dodano opcję Wysyłać w miejsce IDENTYFIKATORA cechę, która przy wysyłaniu kartotek magazynowych wysyła, zamiast identyfikatora, wartość wskazanej cechy.

Cechy kartotek na magazynach

W słowniku Cechy kartotek na magazynach można definiować cechy, które są unikalne dla kartoteki na konkretnym magazynie. Po zdefiniowaniu, cechy te można dodać podczas edycji kartoteki, na zakładce Cechy → sekcja Cechy kartoteki dla magazynu.

Typy dodatkowych nazw kartotek

W systemie możliwe jest definiowanie dodatkowych nazw dla kartoteki. Typy dodatkowych nazw dla kartotek definiujemy w menu Słowniki → Słowniki dla kartotek:

Jeśli użytkownik systemu zdefiniuje co najmniej jeden aktywny typ nazwy dodatkowej, wówczas na okienku edycyjnym kartoteki magazynowej będzie możliwe zdefiniowanie nazw dla każdego z typów. Aby edytować nazwę główną należy wybrać z listy pierwszą opcję Nazwa (opcja bez ikonki), pozostałe to typy dodatkowe.

Typy opisów kartotek

Słownik Typy opisów kartotek znajduje się w menu Słowniki → Słowniki dla kartotek. Umożliwia on definiowanie opisów dla kartotek. Opisy definiuje się na zakładce Opisy na okienku edycyjnym kartoteki magazynowej. Zakładka ma wbudowany pasek narzędziowy, na którym znajdują się ikony: Dodaj, Popraw, Usuń. Opis dodajemy, klikając na ikonę . Na ekranie monitora pojawi się okno wprowadzania danych, dla opisu:

Dla kartoteki można zdefiniować tylko jeden opis dla jednego typu.

Generator indeksów

Użytkownik ma do dyspozycji rozbudowany mechanizm, generujący indeksy dla kartotek według zadanych parametrów. Wykorzystując takie atrybuty jak: cecha kartoteki, jej zagnieżdżenie w grupie kartotekowej, rodzaj wybranego separatora, a nawet dowolnie definiowany przez użytkownika ciąg znaków, system tworzy unikalne indeksy kartotekowe.
W celu uruchomienia opcji należy wykonać następujące czynności:

• Uaktywnić opcję Generuj indeks kartoteki, znajdującą się w Konfiguracji systemu w sekcji Kartoteki magazynowe → Edycja.
• Wybrać rodzaj grupy kartotekowej, która będzie brana pod uwagę podczas tworzenia indeksu (Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Edycja → Rodzaj grupy kartotekowej używanej do generowania indeksu).
• Zdefiniować słownik: Generator indeksów (menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → Generator indeksów).

Nowy generator utworzymy wybierając przycisk: Dodaj <F3>.

Generator indeksów ma wbudowane zakładki: Podstawowe oraz Cechy. Na zakładce Podstawowe uzupełniamy pola:

• Generator dla grupy kartotekowej – dla której grupy tworzony jest dany generator.
• Ilość zagnieżdżeń kodu grupy kopiowanych do indeksu – jest to pole liczbowe określające, do którego zagnieżdżenia ma być kopiowany kod grupy, na przykład: użytkownik przy tworzeniu indeksu wybrał grupę o kodzie złożonym 01-02-03-04-05. W pole to wpisał liczbę 3, to skopiowany kod grupy będzie miał postać 01-02-03. Jeśli wartość tego parametru jest równa 0, to kod grupy będzie kopiowany do końca (czyli 01-02-03-04-05 z powyższego przykładu). Jeśli wartość tego parametru będzie większa od wybranej grupy, to również kod będzie kopiowany do końca.
• Separator cech, dodatkowego pola w indeksie – wpisujemy wybrany dla indeksu rodzaj Separatora.
• Podpowiedz kolejny kod indeksu w danej grupie – po włączeniu opcji pole: Ilość znaków dla kolejnego kodu jest odblokowane.
• Podpowiedz kolejny kod indeksu niezależnie od grupy – zaznaczenie parametru spowoduje dodanie kolejnego numeru do indeksu, niezależnie od wybranej grupy kartotekowej.
• Ilość znaków dla kolejnego kodu – określa ilość miejsc na cyfry inkrementacji, na przykład: dla wartości 4 tego parametru, inkrementacja będzie miała postać xxxx (gdzie x oznacza dowolną cyfrę), czyli inkrementacja będzie przybierała postać kolejno 0001, 0002, ..., 0010 itd. Jeśli zabraknie miejsc na cyfry inkrementacji, to przy tworzeniu indeksu pojawi się odpowiedni komunikat i tworzenie indeksu nie będzie możliwe – należy wówczas zwiększyć wartość parametru.
• Dodatkowe pole – ręcznie wprowadzane do indeksu – indeks będzie zawierał dodatkowe pole, w którym można zdefiniować dowolny ciąg znaków.
• Spos. przepisywania części dziesiętnej cechy typu liczba – parametr przyjmuje wartości:
  • Pozostaw zgodnie z def. cechy – liczba miejsc po przecinku w cesze będzie odpowiadała liczbie miejsc w definicji cechy,
  • Obcinaj cyfry nieznaczące w indeksie – ilość miejsc po przecinku w cesze kartoteki zostanie wpisana zgodnie z definicją cechy, natomiast do indeksu kartoteki zostaną wpisane tylko cyfry znaczące, np. wartość cechy = 2,10 → wartość w indeksie = 2,1.

Na oknie edycyjnym generatora, na zakładce Podstawowe znajduje się również dynamiczny przykład ułatwiający zrozumienie działania generatora.

W celu pełnego wykorzystania możliwości Generatora indeksów, zalecane jest również dokonanie wyboru cech, z których tworzony będzie indeks.

Gdy powyższe czynności zostaną wykonane, to podczas zakładania nowej kartoteki, pojawi się okno wyboru grupy kartotekowej (wybierać możemy spośród grup, z rodzaju określonego wcześniej w Konfiguracji). Jeśli na podstawie grupy zostanie znaleziony odpowiedni  generator, to wyświetli się okno tworzenia indeksu, w którym należy wpisać wartość wybranej cechy/cech.

Założona kartoteka będzie miała przypisaną grupę kartotekową oraz cechy wybrane podczas tworzenia indeksu. Indeksy utworzone za pomocą generatora przyjmują postać: GGGGZ[S]CCCC...[S]CCCC[S]XXXX[S]In, gdzie:

• GGGG – oznacza kod złożony odnalezionego generatora,
• Z (zagnieżdżenie) – ilość podgrup kartotekowych w ścieżce grupy kartotekowej,
• [S] – separator wybrany w generatorze,
• CCCC – cechy wybrane w generatorze,
• XXXX – pole opcjonalne, dowolny ciąg znaków,
• In (pole inkrementacji) – ilość kartotek o indeksie zaczynającym się od kodu złożonego generatora (GGGG).

Fundusze promocji produktów rolno-spożywczych

W słowniku Fundusze promocji produktów rolno-spożywczych zawarty jest spis funduszy promocji produktów rolnych - spożywczych. Jest on dostępny po włączeniu w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → System opcji Obsługa rozliczeń z funduszami promocji produktów rolno-spożywczych na fakturach zakupu od rolnika.

Rodzaje grup kartotekowych

Opcja umożliwia stworzenie spisu rodzajów grup kartotekowych. Rodzaje grup mają za zadanie wprowadzać pewien porządek w zarządzaniu kartotekami.
Nowy rodzaj grupy wprowadzamy za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:

W kolejnym słowniku, dla wybranego rodzaju grup kartotekowych, definiować będziemy grupy kartotekowe.

Grupy kartotekowe

Grupy służą do łączenia wybranych towarów w zbiory, ułatwiając tym samym ich wyszukiwanie i filtrowanie. Charakteryzują się drzewiastą strukturą. Ilość możliwych do zdefiniowania w systemie grup nie jest ograniczona.


W pasku narzędziowym okna znajduje się ikona: Wybierz rodzaj , za pomocą której zmieniamy aktualnie wyświetlany rodzaj grupy kartotekowej.
Słownik tworzymy przy pomocy dwóch ikon dodawania: , . Ikona z lewej strony <F3>, umożliwia dodanie grupy podrzędnej do wskazanej kursorem, ikona z prawej <Ctrl+F3>, utworzenie grupy równorzędnej do wskazanej kursorem.
Przykład:
Aby utworzyć grupę podrzędną do grupy kartotekowej Usługi obce, wybieramy funkcję Dodaj grupę podrzędną , a następnie wypełniamy pola Nazwa i Kod (np. 16, Serwis) oraz wybieramy <Zapisz>.

Odznaczenie parametru Aktywny na oknie edycji grupy nadrzędnej spowoduje wyłączenie grupy oraz wszystkich grup podrzędnych ze spisu grup aktywnych. Aby wywołać spis aktywnych grup, należy na pasku ikon okna Grupy kartotekowe kliknąć na ikonę Pokaż tylko aktywne.
Nowa grupa zostanie dopisana w następujący sposób:

Jeżeli użytkownik przełączy widok na strukturę drzewa (menu podręczne → Widok → Drzewo), to grupy kartotekowe wyświetlone zostaną w następującym układzie:

Cechy grup kartotek

Umożliwia zdefiniowanie cech dla grup kartotek. Pozwala to na dodanie cechy w oknie edycyjnym grupy kartotekowej.

Dodanie cechy dla grupy nadrzędnej nie powoduje skopiowania jej na grupy podrzędne. Oznacza to, że cecha przypisywana jest do wybranego poziomu grup i nie jest ona dziedziczona przez grupy niższe w hierarchii.

Opakowania zbiorcze

W systemie można stworzyć słownik opakowań zbiorczych, czyli takich, które można zdjąć z produktu bez naruszenia jego cech. Opakowania te nie podlegają rozrachunkom i nie są nigdzie ewidencjonowane. Definiują one ilość sztuk towaru znajdującą się w opakowaniu. Pozycje na dokumencie możemy wystawiać dla określonej liczby opakowań zbiorczych zdefiniowanych dla danego towaru. Program automatycznie przeliczy opakowania na pojedyncze jednostki sprzedaży.
Aby słownik opakowań zbiorczych był dostępny, należy w Konfiguracji programu włączyć Obsługę opakowań (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → System).
Nowy rodzaj opakowania wprowadzamy do spisu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:

• Nazwa - nazwa opakowania
• Ilość w opakowaniu - należy określić ilość sztuk w danym opakowaniu
• Próg – określa minimalną ilość, przy której wydawane jest kolejne opakowanie.
• Stałe parametry opakowania - opcja ma zastosowanie, gdy wprowadzone parametry są za każdym razem takie same dla opakowania. Jeśli opakowanie jest przypisane do więcej niż jednej kartoteki i użytkownik włączył parametr Stałe parametry opakowania, to przed zapisaniem wprowadzonych danych, system wygeneruje komunikat z pytaniem/ostrzeżeniem. Ma to zapobiegać przypadkowemu nadpisaniu parametrów opakowania w wielu kartotekach.
• Pozwól na wyłączenie zależności ilościowej - umożliwia wyłączenie zależności pomiędzy opakowaniem zbiorczym kartoteki a jego ilością na pozycji dokumentu.

W oknie edycji pozycji dokumentu, w przypadku kartotek posiadających przypisane opakowania z ww. opcją, na zakładce Opakowania dodano nowe pole Brak kontroli ilości względem opakowania.

Cechy opakowań zbiorczych

Słownik Cechy opakowań zbiorczych znajduje się w menu Słowniki → Słowniki dla kartotek. Umożliwia on definiowanie cech opakowań zbiorczych inne dla każdej kartoteki. Cechy te można edytować w oknie edycji opakowania zbiorczego na kartotece (Magazyn → Stany magazynowe → okno edycyjne kartoteki → zakładka: Opakowania → sekcja: Zbiorcze → Dodaj→ zakładka: Cechy). Aby zakładka Opakowania była widoczna na kartotece, należy w menu System → Konfiguracja→ Ustawienia → System włączyć opcję Obsługa opakowań.

Opakowania kaucjonowane (zwrotne)

Opakowaniami kaucjonowanymi są kartoteki o rodzaju Opakowania, nie podlegają one rejestrowi VAT, ale są rozliczane w Rozrachunkach.
W celu włączenia w programie obsługi opakowań należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → System włączyć parametr Obsługa opakowań. Po jego aktywacji pojawią się opcje i narzędzia służące do ewidencji, obrotu i rozliczania opakowań, w tym opakowań kaucjonowanych.
W konfiguracji systemu w sekcji Ustawienia → Kontrahent → Ogólne znajdują się powiązane parametry:

• Ustawowa ilość dni na zwrot opakowań
• Ustawowa liczba dni na zwrot opakowań w obrocie dokumentami wewnątrzwspólnotowymi

które pozwalają określić maksymalną ilość dni, po której można wystawić fakturę, na niezwrócone przez kontrahenta opakowania kaucjonowane. System pozwala też na wprowadzenie indywidualnych terminów zwrotu opakowań dla danego kontrahenta. Opis opcji znajduje się tutaj.
Za pomocą parametru Kontrola przyjęć opakowań kaucjonowanych, dostępnego w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Edycja pozycji, możliwe jest ustawienie blokady przyjęcia od kontrahenta większej ilości opakowań kaucjonowanych niż wcześniej wydano. Wyświetlony zostanie komunikat Nie można przyjąć więcej opakowań kaucjonowanych od kontrahenta niż mu wydano.
Ponadto system zablokuje możliwość skasowania lub edycji ilości pozycji wydania opakowań kaucjonowanych, jeśli po takiej operacji bilans rozliczeń opakowań z kontrahentem byłby ujemny.
Kartotekę opakowania należy wprowadzić za pomocą opcji Dodaj (F3) w menu Słowniki → Spis kartotek magazynowych → przycisk filtru Opakowania lub w menu Magazyn → Stany magazynowe → przycisk filtru Opakowania.

W oknie edycyjnym kartoteki opakowania należy uzupełnić podstawowe informacje: Indeks, Identyfikator, Nazwa, Jednostka miary.
Należy również uzupełnić pola:

• Ilość w opakowaniu - ilość jednostek w opakowaniu.
• Próg - minimalna ilość, przy której wydawane będzie kolejne opakowanie.

Przykłady obliczeń ilości opakowań dodawanych na dokument:

1. Ilość równa lub większa niż próg

Założenia:

• 7 – ilość sztuk do zapakowania
• 4 – ilość sztuk w opakowaniu
• 2 – próg

Sposób obliczeń:
7/4 = 1 opakowanie
7 – 1 opakowanie (4 sztuki) = 3 sztuki reszty 
Jeżeli 3 (sztuki reszty) ≥ 2 (próg), to ilość w opakowaniu = ilość w opakowaniu + 1, czyli należy przyjąć dwa opakowania.

2.Ilość mniejsza niż próg

Założenia:

• 5 – ilość sztuk do zapakowania
• 4 – ilość sztuk w opakowaniu
• 2 – próg

Sposób obliczeń:
5/4 = 1 opakowanie
5 – 1 opakowanie (4 sztuki) = 1 sztuka reszty 
Jeżeli 1 (sztuka reszty) ≤ 2 (próg), to nie dodajemy kolejnego opakowania i liczba opakowań pozostaje równa 1.
W przypadku gdy:

• opakowanie jest przypisane do więcej niż jednej kartoteki oraz
• użytkownik włączył parametr Stałe parametry opakowania,

to przed zapisaniem wprowadzonych danych, system wygeneruje komunikat z ostrzeżeniem: UWAGA! Opakowanie jest przypisane do wielu kartotek! Zapisanie zmian przy zaznaczonej opcji „Stałe parametry opakowania" spowoduje, że dla wszystkich kartotek, do których jest przypisane to opakowanie zostaną ustawione takie same parametry opakowania. Czy na pewno ustawić stałe parametry opakowania dla wszystkich kartotek, do których jest przypisane to opakowanie?.
Ma to zapobiegać przypadkowemu nadpisaniu parametrów opakowania w wielu kartotekach.

• Sposób realizacji - może przyjąć jedną wartości:
• Automatycznie – powoduje, że po wystawieniu dokumentu sprzedaży lub zakupu automatyczne generuje się dokument rozliczenia opakowań.
• Tylko ręcznie – należy ręcznie wystawić w programie dokument rozliczenia opakowań.
• Tylko, jeśli wybrano – jeśli na dokumencie z towarem dla danej pozycji wskazano opakowanie, to zostanie ono zrealizowane na dokumencie rozliczenia opakowań.
• Pozwól na wyłączenie zależności ilościowej - umożliwia wyłączenie zależności pomiędzy opakowaniem zbiorczym kartoteki a jego ilości na pozycji dokumentu. W oknie edycji dokumentu, w przypadku kartotek posiadających przypisane opakowania z ww. opcją, na zakładce Opakowania znajduje się pole Brak kontroli ilości względem opakowania. Jego zaznaczenie spowoduje aktywację pola Ilość opakowań i możliwość wprowadzenia ilości w jednostkach i ilości opakowań niezależnie od siebie.

Gdy pole jest zaznaczone i zmieniona zostanie ilość opakowań program nie przeliczy ilości dla pozycji.
W przypadku wystawienia wielu pozycji na dokumencie posiadających obsługę opakowań, jeżeli choć jedna z nich będzie miała zaznaczone pole Brak kontroli ilości względem opakowania, to na dokumencie opakowań system nie będzie wyliczał automatycznie ilości opakowań tylko przepisze ją z dokumentu źródłowego.

Na zakładce 2 Ceny należy wprowadzić cenę ewidencyjną. Pole jest dostępne w oknie edycyjnym danych kartoteki wywołanego z menu Magazyn → Stany magazynowe.

W oknie edycyjnym kartoteki magazynowej, na zakładce 4 Opakowania należy dodać zdefiniowane opakowanie do sekcji Kaucjonowane.

W oknie Dokumenty magazynowe istnieje możliwość wystawiania dokumentu: Opakowania zmiana miejsca składowania MM-. Służy on do rejestrowania zmian miejsca składowania opakowań. W tym celu należy w konfiguracji systemu włączyć Obsługę opakowań i Obsługę miejsc składowania.

Wystawianie dokumentów OPK

Rozliczenia opakowań kaucyjnych odbywają się na podstawie dokumentów Rozliczenie opakowań:

• Sprzedaż - OPKs
• Zakup - OPKz

W zależności od ustawienia na kartotece opakowania (pole Sposób realizacji) dokumenty te mogą być wystawiane automatycznie po zapisaniu faktury lub ręcznie.
Dokumenty OPKs i OPKz wchodzą do rozrachunków.
System umożliwia wystawianie dokumentów Rozliczenie opakowań (OPK) w 3 trybach:

1.Wydanie/Przyjęcie opakowań przy transakcji sprzedaży/zakupu

Po wystawieniu dokumentu sprzedaży lub zakupu, zawierających pozycje kartotek z przypisanymi opakowaniami kaucjonowanymi system działa w zależności od ustawienia Sposób realizacji na kartotece opakowania:

• W przypadku automatycznej realizacji rozliczenia opakowań pozycje dokumentu dodawane są przez system,
• przy ustawieniu ręcznej realizacji należy w oknie dokumentów sprzedaży/zakupu dodać dokument OPK oraz ręcznie dodać pozycje opakowań.

Okno edycyjne dokumentu podzielone jest na sekcje Przyjęte oraz Zwrot (Wydane z magazynu). W zależności od rodzaju transakcji (sprzedaż/zakup) pozycje opakowań są wprowadzane do odpowiedniej sekcji. Pozycje można edytować za pomocą opcji Dodaj (F3), Popraw (F5) i Usuń (F8). Wartość dodawanych pozycji ustalana jest na podstawie ceny ewidencyjnej danego opakowania.

2. Ręczne wystawienie dokumentów OPK bez powiązania sprzedaży/zakupu

W oknach Dokumenty zakupu i Dokumenty sprzedaży, za pomocą opcji Dodaj (F3) możliwe jest ręczne wystawienie dokumentów OPK, które przyjmują lub wydają ze stanu opakowania. Dokumenty te:

• będą uwzględniane w bilansie rozliczeń opakowań kontrahenta oraz rozrachunkach,
• nie będą posiadały powiązania z dokumentami zakupu/sprzedaży.

Następnie należy wprowadzić opakowania w odpowiedniej sekcji:

• dla zakupu - Przyjęte
• dla sprzedaży - Zwrot (wydane z magazynu)

3. Dokument OPK rozliczający jednocześnie przyjęcie i zwrot

Na wystawianych dokumentach OPK (zarówno ręcznie jak i automatycznie) istnieje możliwość zarejestrowania jednocześnie wydania i przyjęcia opakowań kaucjonowanych. Pozycje należy dodać ręcznie w odpowiedniej sekcji. Wartość dokumentu będzie stanowiła różnicę pomiędzy wartością opakowań wydanych a przyjętych. Stąd też możliwe jest powstanie wartości ujemnych na dokumentach OPK.

W przypadku stosowania mechanizmów kontroli opakowań (np. Kontrola przyjęć opakowań kaucjonowanych w konfiguracji systemu, Ilość dni na zwrot opakowań w danych kontrahenta), dokumenty te również podlegają określonym w nich limitom.

Kompensowanie opakowań

Podczas wystawiania dokumentów OPK możliwe jest kompensowanie przyjętych i wydanych opakowań. W oknie Potwierdzenie dokumentu (uruchamiane jest przy zamykaniu OPKs/OPKz,) → sekcja Inne rozliczenia → Dodaj rozliczenie (F3) znajduje się opcja Kompensaty opakowań.

Wyświetlona zostanie lista dokumentów OPK dostępnych do skompensowania. W oknie rozliczenia możliwa jest edycja kwoty rozliczenia.

Rozliczenie niezwróconych opakowań - fakturowanie

W przypadku braku zwrotu opakowań wydanych kontrahentowi, należy wystawić fakturę na opakowania, czyli je sprzedać.
System umożliwia automatyczne wystawienie dokumentów sprzedaży. W tym celu należy:

1. W menu Zestawienia → Opakowania → Zestawienie niezwróconych opakowań do zafakturowania należy wygenerować zestawienie według zadanych warunków.
2. W oknie zestawienia dostępna jest opcja Generowanie dokumentów zwrotu opakowań do fakturowania na podstawie danych z zestawienia (Ctrl+F3).

       3.W oknie Parametry generowania dok. zwrotu opakowań do fakturowania należy wskazać Miejsce sprzedaży, na którym mają zostać wystawione dokumenty.

       4.Wygenerowane dokumenty zwrotu należy uzupełnić dokumentami sprzedaży. Zaznaczenie parametru Automatyczne generowanie dokumentów sprzedaży opakowań spowoduje, że system po wygenerowaniu zwrotów opakowań od razu wystawi do nich dokumenty sprzedaży.

      5. W przypadku braku automatycznego wygenerowania dokumentów sprzedaży opakowań, wystawione zwroty opakowań dostępne są w menu Zestawienia → Opakowania → Zestawienie dla dokumentów zwrotu opakowań do fakturowania → Zestawienie nieuzupełnionych zwrotów opakowań do fakturowania. Z poziomu okna można wystawić dokumenty sprzedaży za pomocą opcji Generowanie dokumentów sprzedaży opakowań na podstawie nieuzupełnionych zwrotów opakowań do fakturowania.

W oknie Parametry generowania dok. sprzedaży opakowań należy wskazać miejsce sprzedaży oraz typ generowanego dokumentu.

Alternatywna metoda uzupełnienia dokumentów zwrotu opakowań:

• w oknie Dokumenty sprzedaży należy dodać dokument (np. faktura VAT) → menu pod prawym przyciskiem myszy → Pobierz pozycje → opcja Pobierz pozycje do sprzedaży opakowań → wskazać odpowiednie dokumenty Zwrot opakowań do fakturowania (OPKsZW)

W celu ręcznego uzupełnia zwrotów opakowań należy w menu Sprzedaż → Korekty sprzedaży → prawy przycisk myszy → Dodaj (Ctrl+F3) wystawić dokument Zwrot opakowań do sprzedaży (OPKsZW). Dokument wchodzi tylko do rozrachunków, nie tworzy ruchu magazynowego.

Na dokumencie faktury utworzone zostaną pozycje usługowe jednorazowe z uwzględnieniem podatku VAT.

Zestawienia dotyczące opakowań

W menu Zestawienia → Opakowania znajdują się narzędzia pozwalające na weryfikację rozliczeń i dokumentów dotyczących opakowań.

• Rozliczenie opakowań z kontrahentami na dany dzień - prezentuje stan rozliczeń opakowań z kontrahentami na dany dzień. Okno zestawienia prezentuje dane o ilościach w podziale na kartoteki i kontrahentów. Wartość dodatnia prezentuje saldo opakowań, przyjętych i wydanych danemu kontrahentowi. Wartości ujemne oznaczają ilość opakowań przyjętą od kontrahenta, która nie jest skompensowana wydanymi opakowaniami.

Pod przyciskiem Drukuj (F9) dostępny jest wydruk zestawienia

• Zestawienie niezwróconych opakowań do fakturowania - prezentuje dane o opakowaniach wydanych kontrahentom, które nie zostały zwrócone w czasie określonym w parametrach konfiguracyjnych Ustawowa liczba dni na zwrot opakowań w obrocie krajowym i Ustawowa liczba dni na zwrot opakowań w obrocie krajowym.

Zestawienie można wygenerować dla dokumentów OPK krajowych lub wewnątrzwspólnotowych. Z poziomu okna zestawienia możliwe jest wystawienie dokumentów zwrotów opakowań do fakturowania, opis opcji dostępny jest w rozdziale Rozliczenie niezwróconych opakowań kaucjonowanych.

• Zestawienia dla dokumentów zwrotu opakowań do fakturowania - dotyczą wystawionych w systemie dokumentów Zwrot opakowań do fakturowania (OPKsZW, OPKzZW). Dostępne są:
  • Zestawienie uzupełnionych zwrotów opakowań do fakturowania - prezentuje dokumenty, do których wystawiona została faktura
  • Zestawienie nieuzupełnionych zwrotów opakowań do fakturowania - prezentuje dokumenty, do których nie wystawiono faktury. W oknie danych znajduje się opcja Generowanie dokumentów sprzedaży opakowań na podstawie nieuzupełnionych zwrotów opakowań do fakturowania Ctrl+F3, która umożliwia wystawienie faktur za niezwrócone opakowania.

Grupy sprzętu elektronicznego

Słownik Grupy sprzętu elektronicznego umożliwia uzupełnienie danych na kartotece potrzebnych do zdefiniowania Kosztów gospodarowania odpadami. KGO uzupełnić można podczas zakładania/edycji kartoteki, na zakładce KGO.
Aby słownik Grupy sprzętu elektronicznego był dostępny, należy w konfiguracji włączyć Obsługę KGO (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → System).

Baterie i akumulatory

Baterie i akumulatory to słownik, który umożliwia uzupełnienie danych na kartotece potrzebnych do zdefiniowania Kosztów gospodarowania odpadami. KGO uzupełnić można podczas zakładania/edycji kartoteki, na zakładce KGO, w sekcji Baterie i akumulatory.
Aby słownik ten był dostępny, należy w konfiguracji włączyć Obsługę KGO (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → System).

Rodzaje zamienników

W module Handlowo-Magazynowym dla każdego towaru można zdefiniować jego zamiennik – odpowiednik. Opcja ta jest przydatna na przykład w firmach motoryzacyjnych, gdzie wiele części ma swoje zamienniki.
Nowy rodzaj zamiennika wprowadzamy do programu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:

Określamy numer zamiennika, kod, nazwę. Zaznaczenie opcji Domyślny spowoduje, że będzie on automatycznie podpowiadany przy wyborze zamiennika dla danego towaru. Wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem <Zapisz>.
Aby opisana funkcja była dostępna, należy aktywować Obsługę zamienników w Konfiguracji systemu (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne).

Rodzaje sprzedaży utraconej

Sprzedaż utracona powstaje wtedy, kiedy z pewnych określonych powodów nie możemy sprzedać kontrahentom towaru lub usługi mimo, że często o nie pytają. W systemie można zdefiniować różne powody powstania sprzedaży utraconej: brak towaru na stanie magazynu, towar za drogi, opóźniona dostawa itp.
Sprzedaż utracona pozwala na określenie, jakie firma miałaby zyski, gdyby dany towar był w sprzedaży lub jakie ma straty z tego powodu, że transakcja nie doszła do skutku.
Nowy rodzaj sprzedaży dodajemy do spisu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>. Podajemy nazwę sprzedaży utraconej i krótką charakterystykę w polu Opis. Zatwierdzamy dane przyciskiem <Zapisz>.

Kody PCN

Dla kartotek można założyć słownik kodów PCN. Użytkownik zamiast za każdym razem wpisywać kod, będzie mógł go wybierać ze słownika.
Kody PCN są potrzebne zwłaszcza tym podmiotom, które dokonują wymiany handlowej z krajami UE, ponieważ powinni je wpisywać do deklaracji Intrastat.
Nowe kody wprowadzamy do spisu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>. W oknie Kod PCN należy wypełnić pole kod oraz nazwa. Wprowadzone dane zatwierdzić przyciskiem <Zapisz>.

Wzorce kodów kreskowych

Opcja ta umożliwia zdefiniowanie wzorców kodów kreskowych używanych do tworzenia kodów kreskowych na kartotekach. Po zdefiniowaniu przynajmniej jednego wzorca, w zakładce kartoteki Kody EAN, po kliknięciu na ikonę Dodaj <F3> pojawia się okno z przyciskiem :

Jeżeli zdefiniowano więcej niż jeden wzorzec, to po użyciu funkcji Twórz kod, należy wybrać wzorzec, według którego zostanie utworzony kod.

Możliwe jest zdefiniowanie dwóch rodzajów wzorców:

1. Zawierający znaki K – wzorzec, według którego kod jest tworzony automatycznie jako kolejny kod z zakresu znaków K.
2. Zawierający znaki R – wzorzec, według którego kod jest tworzony ręcznie przez użytkownika, jest wstawiany w zakres znaków R.

Jeżeli użytkownik przed wywołaniem funkcji Twórz kod <F7> poda ciąg o jeden znak krótszy od kodu, to program nie będzie generował kodu tylko doda sumę kontrolną.

Priorytety

W słowniku tym znajduje się pięć predefiniowanych priorytetów kartotek, które można edytować. Kartoteki, którym nadano priorytet wyróżnione są w oknie Stany magazynowe oraz Spis kartotek magazynowych, kolorem przypisanym do danego priorytetu (kolor ten wyświetli się w kolumnie Priorytet).

Priorytety te nadawane są w w/w oknach za pomocą skrótów klawiszowych: Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3, Ctrl+4, Ctrl+5 lub w menu kontekstowym, po wyborze opcji Priorytet (skrót Ctrl+0 usuwa priorytet).
Po nadaniu kartotekom priorytetów użytkownik ma możliwość filtrowania ich za pomocą ikony Filtr priorytetów <Shift+Alt+P> , po wyborze której wyświetli się okno:

Dodatkowo w menu kontekstowym okna Stany magazynowe oraz Spis kartotek magazynowych, znajduje się opcja Organizacja danych → Zaznaczanie → Zaznacz z priorytetem, która umożliwia szybkie zaznaczenie kartotek, które mają nadany wybrany priorytet.

Kody CN

Słownik ten jest już zasilony danymi, prezentuje kod CN, nazwę oraz rok obowiązywania. Jest to istotne pole, ponieważ nadzór na kodami sprawuje Komisja Unii Europejskiej, która co roku publikuje aktualną strukturę Nomenklatury Scalonej. Sortowanie nowo dodanych kodów odbywa się po dacie obowiązywania.

Istnieje również możliwość importu oraz eksportu kodów z pliku zewnętrznego. Mechanizm ten działa analogicznie jak operacje importu i eksportu kartotek, cenników lub kodów EAN w oknie Stanów Magazynowych.

Słowniki dla kontrahentów

Słowniki dla kontrahentów grupują wszystkie słowniki dotyczące kontrahentów firmy, zdefiniowanych w systemie.

Cechy oddziałów kontrahenta

Słownik umożliwia zdefiniowanie cech dla oddziałów, które widoczne będą w danych kontrahenta. Okno edycyjne podzielona jest a zakładki:

• 1 Podstawowe - należy uzupełnić podstawowe dane
• 2 Wartości umożliwia wprowadzenie listy wyboru wartości cechy

Cechy kontrahentów

Do słownika można wprowadzić dowolne, stosowane w firmie parametry charakteryzujące kontrahentów np., stopień lojalności, godziny dostaw itp.
Nową cechę wprowadzamy do słownika za pomocą ikony Dodaj lub klawisza <F3>:

Na zakładce Podstawowe podajemy Nazwę cechy, Typ, Jednostkę, Opis i inne. Następnie, na zakładce Wartości tworzymy zbiór wartości cech za pomocą ikony Dodaj umieszczonej wewnątrz okna lub klawisza <F3>. Wartość cechy można wpisać ręcznie, wczytać z pliku lub ze schowka.
Za pomocą parametru Edycja bezpośrednio na tabeli (szybka edycja) system umożliwia edycję cech bezpośrednio w oknie Kontrahenci, bez konieczności uruchamiania okna edycyjnego wybranego kontrahenta. Szczegółowe informacje dotyczące funkcjonalności Cechy szybkiej edycji znajdują się w rozdziale Cechy szybkiej edycji.

Cechy grup kontrahentów

Słownik umożliwia zdefiniowanie cech , które można dodać w oknie edycyjnym grupy kontrahentów.

Dodanie cechy dla grupy nadrzędnej nie powoduje skopiowania jej na grupy podrzędne. Oznacza to, że cecha przypisywana jest do wybranego poziomu grup i nie jest ona dziedziczona przez grupy niższe w hierarchii.

Rodzaje grup kontrahentów

Słownik ten może powstać w systemie i spełnić swoją rolę wtedy, gdy mamy bardzo dużą liczbę kontrahentów poprzydzielanych do różnych grup i chcielibyśmy stworzyć dla nich Rodzaje grup, aby uzyskać bardziej czytelną i przejrzystą strukturę naszych dostawców i odbiorców.
Nową grupę definiujemy za pomocą ikony Dodaj lub klawisza <F3>:

Grupy kontrahentów

Grupy kontrahentów to słownik mający budowę drzewa. Słownik może pełnić ważną rolę w definicji grup rabatowych lub umożliwić podział kontrahentów w celu ich filtrowania oraz wykonywania zestawień sprzedaży.
Słownik tworzymy przy pomocy dwóch ikon dodawania , . Ikona z lewej strony <F3>, umożliwia dodanie grupy podrzędnej do wskazanej kursorem, ikona z prawej <Ctrl+F3>, grupy równorzędnej do wskazanej kursorem.
Aby słownik Grupy kontrahentów przełączyć z widoku tabelarycznego na drzewo, należy w menu prawego klawisza myszki wybrać opcję Widok → Drzewo.
Ikona pozwala użytkownikowi wybrać (zmienić) rodzaj grupy kontrahentów.
Jeśli kontrahent będzie należał do grupy głównej (nadrzędnej), to aby zdefiniować taką grupę kontrahentów w systemie należy skorzystać z ikony :

Kod grupy – to pole, które należy wypełnić liczbą lub skrótem wprowadzonej nazwy. Odznaczenie parametru Aktywny na oknie edycji grupy nadrzędnej spowoduje wyłączenie grupy oraz wszystkich grup podrzędnych ze spisu grup aktywnych. Aby wywołać spis aktywnych grup, należy na pasku ikon okna Grupy kontrahentów kliknąć na ikonę Pokaż tylko aktywne.

Obszary handlowe

Słownik obszarów handlowych umożliwia podział kontrahentów pod kątem obsługi handlowej, np. obszarem handlowym mogą być granice województwa, granice miasta, dzielnice itp. Edycja obszarów handlowych jest możliwa po wcześniejszej aktywacji opcji Obsługa obszarów handlowych w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahent → Ogólne).

Obszary logistyczne kontrahentów

Słownik obszarów logistycznych pozwala podzielić kontrahentów według kodów pocztowych, np. do wysyłek. Słownik ten jest widoczny w menu słowników dla kontrahentów, gdy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kontrahenci → Ogólne, użytkownik systemu włączy opcję Obsługa obszarów logistycznych.

Trasy

Słownik tras obsługiwanych przez kierowców firmy podpowiadany jest podczas edycji danych kontrahenta. Umożliwia on filtrowanie kontrahentów wg tras.
W oknie Dane trasy znajdują się następujące pola:

• Nazwa – określa trasę skąd – dokąd,
• Długość (km) – należy wprowadzić ilość kilometrów,
• Akwizytor – osoba, która pokonuje daną trasę,
• Uwagi – dodatkowe uwagi dotyczące trasy.

Priorytety kontrahentów

W słowniku tym znajduje się pięć predefiniowanych priorytetów kontrahentów, które można edytować. Kontrahenci, którym nadano priorytet wyróżnieni są w oknie Kontrahenci, kolorem przypisanym do danego priorytetu (kolor ten wyświetli się w kolumnie Priorytet).

Priorytety te nadawane są w w/w oknie za pomocą skrótów klawiszowych: Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3, Ctrl+4, Ctrl+5 lub w menu kontekstowym, po wyborze opcji Priorytet (skrót Ctrl+0 usuwa priorytet).
Po nadaniu kontrahentom priorytetów użytkownik ma możliwość filtrowania ich za pomocą ikony Filtr priorytetów <Shift+Alt+P> , po wyborze której wyświetli się okno:

Dodatkowo w menu kontekstowym okna Kontrahenci, znajduje się opcja Organizacja danych → Zaznaczanie → Zaznacz z priorytetem, która umożliwia szybkie zaznaczenie kontrahentów, którzy mają nadany wybrany priorytet.

Cele przetwarzania danych osobowych

Słownik stanowi element mechanizmu pozwalającego na skuteczne stosowanie przepisów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) w systemie Streamsoft Prestiż. Służy on do wprowadzenia szablonów celów i zgód na przetwarzanie danych osobowych, które można przypisać do kontrahenta, a następnie wydrukować jako Klauzula informacyjna przetwarzania danych osobowych.

Zdefiniowane w słowniku cele i zgody można przypisać do kontrahenta za pomocą zakładki 5 Limity, Blokady, Cele i zgody, Split Payment. W oknie Kontrahenci pod ikoną drukarki dostępny jest wydruk Klauzula informacyjna przetwarzanie danych osobowych.

Słowniki dla dokumentów

Słowniki dla dokumentów, jest to grupa słowników, które wykorzystywane są podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych, zakupowych, magazynowych.

Miejsca sprzedaży

Przed przystąpieniem do wystawiania dokumentów, należy określić Miejsca sprzedaży. Poprzez Miejsce sprzedaży, należy rozumieć miejsce wystawiania dokumentów o jednolitej numeracji.
W przypadku firmy handlowej, miejsca sprzedaży powiązane są z magazynami, z których towar jest sprzedawany. Należy pamiętać, że w programie istnieje możliwość wystawiania na dokumentach z jednego miejsca sprzedaży, towarów ze wszystkich przydzielonych do tego miejsca magazynów. Jest również możliwe wystawienie faktury do wielu dokumentów WZ, wystawionych na wielu magazynach, pod warunkiem, że należą do tego samego miejsca sprzedaży.
W przypadku firmy usługowej nieprowadzącej magazynu, należy założyć jedno lub kilka miejsc sprzedaży bez konieczności zakładania magazynów i łączenia ich z miejscami sprzedaży.
W praktyce mogą wystąpić trzy sytuacje powiązania miejsc sprzedaży (numeracji dokumentów sprzedaży) i magazynów:

1. W firmie, wdrażającej moduł HM, jest kilka magazynów, a dokumenty sprzedaży mają numerację wspólną dla wszystkich magazynów. W takim przypadku, należy założyć jedno miejsce sprzedaży i przydzielić do niego wszystkie magazyny.
2. W firmie jest kilka magazynów, a numeracja dokumentów sprzedaży jest oddzielna dla każdego magazynu. Należy założyć tyle miejsc sprzedaży ile magazynów. Przydzielamy jeden magazyn do jednego miejsca sprzedaży.
3. Gdy w firmie jest kilka miejsc wystawiania dokumentów sprzedaży w oparciu o towary z kilku magazynów, to zakładamy miejsca sprzedaży i łączymy je z magazynami, z których sprzedają towar.

Miejsca sprzedaży zakładamy w menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca sprzedaży. Po uruchomieniu opcji, na ekranie wyświetlony zostanie spis istniejących miejsc sprzedaży. Po zainstalowaniu modułu Handlowo-Magazynowego, zakładane jest automatycznie jedno miejsce sprzedaży – Główne. W przypadku, gdy w firmie istnieje tylko jedno miejsce sprzedaży, założone miejsce należy pozostawić weryfikując jedynie jego parametry.
Nowe miejsce wprowadzamy klawiszem funkcyjnym <F3> lub wybierając ikonę dodawania na pasku ikon aktywnego okna.

Dla miejsca sprzedaży na zakładce Podstawowe należy określić następujące parametry:

• Numer – unikalny numer zakładanego miejsca sprzedaży.
• Nazwa – identyfikująca zakładane miejsce sprzedaży.
• Kod na wydruk dokumentu – unikatowy ciąg do 10 znaków, drukowany w numerze dokumentu sprzedaży w zakładanym miejscu.
• Cennik – domyślne przypisanie jednego z założonych w systemie cenników. Wprowadzony cennik będzie automatycznie podpowiadany podczas sprzedaży.
• Przedstawiciel handlowy – ze słownika za pomocą przycisku wybieramy przedstawiciela handlowego.
• Kasa – określamy rodzaj kasy przypisany dla danego miejsca sprzedaży.
• Gotówka z paragonów – opcja ta określana jest na dwa sposoby:
• Kierować do utargu dziennego – zamiast wielu KP wystawia się jedno,
• Generować dokument kasowy - do każdego paragonu jedno KP.
• Gotówka z opakowań z paragonów – jw.
• Domyślny magazyn gratisów - pole umożliwia wskazanie domyślnego magazynu, z którego pobierane będą towary wydawane jako gratisy.
• Kraj - pole umożliwia wybór kraju nadania (kraju, z którego wysyłany jest towar) dla obsługi procedury OSS. Wypełnienie tego pola nie jest wymagane (wówczas krajem nadania domyślnie będzie Polska). Pole to jest przeznaczone dla tych firm, które dokonują sprzedaży wysyłkowej w innych krajach UE niż Polska.
• Podlega księgowaniu (dotyczy HM) – opcję należy zaznaczyć, gdy miejsce sprzedaży podlega księgowaniu.
• Obsługa transakcji ruchomych - włączenie parametru umożliwia przypisanie na dokumencie stawki VAT odpowiedniej dla kraju, w którym towar powinien zostać opodatkowany i identyfikację zagranicznej transakcji OSS.
• Aktywne – zaznaczenie opcji powoduje, że dane miejsce sprzedaży funkcjonuje w systemie.
• Domyślny magazyn gratisów – w polu tym określamy z jakiego magazynu ma być pobrany gratis, ponieważ może to być inny magazyn od tego, na którym wystawiamy dokument sprzedaży.

Zakładka Miejsce umożliwia wprowadzenie danych firmy drukowanych na dokumentach, jeśli mają być one różne od tych określonych w Danych firmy. Podczas dodawania wpisu należy określić datę obowiązywania danych, co pozwala na tworzenie przejrzystej historii danych drukowanych na dokumentach sprzedaży. Ponadto zakładka zawiera pola:

• Globalny nr lokalizacyjny dla EDI (ILN) - należy uzupełnić w przypadku posiadania indywidualnego dla miejsca sprzedaży numeru GLN (unikalnego numeru identyfikującego firmę u kontrahenta, z którym wymienia są dane za pomocą EDI)
• Nr PEPPOL - dotyczy unikalnego Identyfikatora pozwalającego korzystać z europejskiej sieci oferującej ustandaryzowane usługi przekazywania dokumentów elektronicznych, z której korzysta PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania)

Na zakładce Magazyny należy wskazać, które magazyny będą obsługiwane przez dane miejsce sprzedaży. Zakładka zawiera kolumny:

• Obsługa zam. i ofert dla odb. - dodawany magazyn automatycznie otrzymuje znacznik w kolumnie, umożliwia on dodawanie pozycji z tego magazynu na dokument wystawiany z danego miejsca sprzedaży. Sterowanie wartością kolumny możliwe jest za pomocą opcji z menu kontekstowego lub przycisku
• Domyślny dla zam. handl. - oznaczenie TAK ustawia magazyn jako domyślny dla zamówień od odbiorców

Zakładka Konta bankowe pozwala użytkownikowi przypisać listy kont bankowych do danego miejsca sprzedaży. Jeżeli na zakładce Konta bankowe, operator systemu wprowadził konto bankowe, to pojawi się ono na liście kont bankowych na zakładce Konta bankowe oraz w polu Domyślne konto bankowe. Aby wydrukować na dokumencie sprzedaży listę kont bankowych przypisanych dla danego miejsca sprzedaży, należy zdefiniować więcej niż jedno konto bankowe i nie określać konta domyślnego. Możliwe jest również ustalenie kolejności drukowania kont bankowych. Kolejność tą ustawi się zgodnie z liczbą w polu Lp. Dodatkowo użytkownik może określić, czy dane konto ma być pobierane dla dokumentu w danej walucie znacznik widoczny w kolumnie Domyślne dla wal.. Przypisanie waluty domyślnej odbywa się poprzez kliknięcie w opcję: Ustaw jako domyślne.

Jeśli użytkownik systemu w konfiguracji włączy parametr Zamykanie dnia dla miejsca sprzedaży (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → System), to w oknie definiowania miejsca sprzedaży pojawi się dodatkowa zakładka: Zamykanie dni. Na zakładce tej użytkownik może zaznaczyć grupy dokumentów sprzedaży i dokumentów z magazynów miejsc sprzedaży, które zostaną zablokowane do poprawiania w zamkniętych dniach.

Na zakładce Dokumenty użytkownik ma możliwość definiowania listy dokumentów przypisanych do określonego miejsca sprzedaży. Aktywacja opcji spowoduje, iż program nie pozwoli na wystawienie w danym miejscu sprzedaży dokumentów innych niż zdefiniowane.

Na zakładce Cechy operator systemu może dodać cechy, zdefiniowane w menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Cechy miejsc sprzedaży.

Zakładka Uwagi umożliwia dodanie indywidualnych uwag dla miejsca sprzedaży. W celu wydruku treści uwag na dokumentach wystawianych z miejsca sprzedaży należy w definicji danego dokumentu → zakłada 5 Formularze → zakładka 2 Opcje zaznaczyć parametr Drukuj uwagi miejsca sprzedaży.

Miejsca zakupu

Przed przystąpieniem do wprowadzania dokumentów zakupu, należy określić Miejsca zakupu. Poprzez Miejsce zakupu, należy rozumieć miejsce wprowadzania dokumentów zakupowych o jednolitej wewnętrznej numeracji.
W przypadku firmy handlowej, miejsca zakupu powiązane są z magazynami, do których towar jest wprowadzany. Należy pamiętać, że w programie istnieje możliwość wprowadzania na dokumentach z jednego miejsca zakupu, towarów do wszystkich przydzielonych do tego miejsca magazynów. Jest możliwe również wprowadzenie faktury zakupu do wielu dokumentów PZ, wystawionych na wielu magazynach, pod warunkiem, że należą do tego samego miejsca zakupu.
W praktyce mogą wystąpić trzy możliwości powiązania miejsc zakupu (wewnętrznej numeracji dokumentów zakupu) i magazynów:

1. Jeśli w firmie, wdrażającej moduł Handlowo-Magazynowy jest kilka magazynów, a dokumenty zakupu mają numerację wspólną dla wszystkich magazynów, to w module Handlowo-Magazynowym należy założyć jedno miejsce zakupów i przydzielić do niego wszystkie magazyny.
2. Jeśli w firmie jest kilka magazynów, a wewnętrzna numeracja dokumentów zakupu jest oddzielna dla każdego magazynu, to zakładamy tyle miejsc zakupu ile magazynów. Przydzielamy jeden magazyn do jednego miejsca zakupu.
3. Jeśli w firmie jest kilka miejsc wprowadzania dokumentów zakupu w oparciu o towary z kilku magazynów, to zakładamy miejsca zakupu i łączymy je z magazynami, do których wprowadzają towar.

Miejsca zakupu zakładamy w menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca zakupu. Po uruchomieniu opcji, na ekranie wyświetlony zostanie spis istniejących miejsc zakupu. Po zainstalowaniu modułu Handlowo-Magazynowego, zakładane jest automatycznie jedno miejsce – Główne. W przypadku, gdy w firmie istnieje tylko jedno miejsce zakupu, założone miejsce należy pozostawić weryfikując jedynie jego parametry.
Nowe miejsce wprowadzamy klawiszem funkcyjnym <F3> lub wybierając ikonę dodawania na pasku ikon.

Dla miejsca zakupów można określić następujące Podstawowe parametry:

• Numer – unikalny numer zakładanego miejsca zakupu,
• Nazwa – identyfikująca zakładane miejsce zakupu,
• Kod na wydruk dokumentu – unikatowy ciąg do 10 znaków, drukowany w numerze dokumentu zakupu w zakładanym miejscu,
• Kasa – kasa, z której ma być pobierana gotówka dla gotówkowych dokumentów zakupu,
• Podlega księgowaniu – zaznaczenie tej opcji oznacza, że miejsce zakupu będzie podlegać księgowaniu,
• Globalny numer lokalizacyjny dla EDI – numer dla Elektronicznej Wymiany Dokumentów.
• Nr PEPPOL - dotyczy unikalnego Identyfikatora pozwalającego korzystać z europejskiej sieci oferującej ustandaryzowane usługi przekazywania dokumentów elektronicznych, z której korzysta PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania)
• Aktywne – zaznaczenie opcji powoduje, że dane miejsce sprzedaży funkcjonuje w systemie.

Na zakładce Pieczątka operator systemu określa dane firmy, które będą drukowane na dokumentach zakupu oraz dane do EDI, które będą wykorzystywane podczas eksportu dokumentów Zamówień do dostawców.

Zakładka Dokumenty – użytkownik może zdefiniować listę dokumentów, które można będzie wystawiać na wybranym miejscu zakupu. W tym celu należy zaznaczyć opcję Wybrane w sekcji Definicje dokumentów dostępne do wystawienia w miejscu zakupu oraz dodać (ikona Dodaj lub klawisz <F3>) definicje dokumentów na listę.

Na zakładce Cechy operator systemu może dodać cechy, zdefiniowane w menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Cechy miejsc zakupu.

Sposoby płatności

Słownik ten zawierać będzie wprowadzone przez użytkownika i obowiązujące w jego firmie sposoby płatności. Ze słownika tego będzie można skorzystać w trakcie wystawiania dokumentów zakupu/sprzedaży.

Nowy sposób płatności wprowadzamy za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:

W okno Sposób płatności wbudowane zostały zakładki: Podstawowe i Obsługa przeniesień. Zakładka Obsługa przeniesień dostępna jest dla takich rodzajów płatności, jak: Przeniesienie (karta, pobranie), Factoring, Umowa kredytowa (przez bank), Przeniesienie na pracownika. Dla płatności gotówkowej lub kredytowej zakładka ta jest zablokowana, a próba wejścia na nią kończy się komunikatem: Kontrahentów obsługujących przeniesienia nie można określać dla sposobów „Do kasy" oraz „Kredyt".
Zaznaczenie w polu Rodzaj opcji, innych sposobów płatności niż Do kasy i Kredyt, pozwoli użytkownikowi przejść do zakładki Obsługa przeniesień, gdzie definiujemy podmiot obsługujący dany rodzaj przeniesienia (np. bank, faktor).
Od wersji 10.0.355.63 w słowniku Sposoby płatności użytkownik ma możliwość wyboru min. rodzaju Zapłacono (środki w drodze). Opcja dostępna jest w oknie definicji sposobu płatności na zakładce 1 Podstawowe, w polu Rodzaj. Wskazany rodzaj płatności nie będzie weryfikował:

• limitów określonych w danych kontrahenta z zakładki 5 Limity, Blokady, Cele i zgody, Split payment:
• Maksymalna ilość dokumentów kredytowych
• Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych
• Maksymalna ilość dni przeterminowanych należności
• Maksymalna ilość pozycji na dokumentach
• Ilość dni na zwrot opakowań
• przeterminowanych dokumentów wystawionych na kontrahenta

Rozwiązanie to znajduje zastosowanie przy transakcjach sprzedaży realizowanych za pośrednictwem operatorów płatniczych (np. PayU, Paypal) lub za pobraniem i umożliwia ominięcie limitów kupiecki skonfigurowanych w danych kontrahenta. Dokument oznaczony rodzajem płatności Zapłacono (środki w drodze) traktowany będzie jako opłacony w kontekście limitowania należności kontrahenta, natomiast w rozrachunkach dokument ten będzie widoczny jak nierozliczony – do momentu rozliczenia go z wpłatą środków np. od operatora.
Dodatkowo w Module Administratora znajduje się uprawnienie sterujące dostępem użytkowników do opisanego sposobu płatności: Grupy użytkowników → Prawa do opcji → Prawa → Firmy → Streamsoft → Handlowo-Magazynowy → Sposoby płatności → opcja Dodaj-sposoby płatności – wybór Zapłacono (środki w drodze).

Sposoby naliczania odsetek

Odsetki mają charakter świadczenia ubocznego w stosunku do świadczenia głównego, z którym są ściśle związane. Stanowią wynagrodzenie dla finansującego z tytułu utraconych korzyści. Moduł Finanse i Księgowość ma zdefiniowane odgórnie dwa sposoby naliczania odsetek:

1. Odsetki podatkowe – naliczane w przypadku opóźnień w regulowaniu zobowiązań budżetowych.
2. Odsetki ustawowe – najpowszechniejsza forma odszkodowania za zwłokę w spełnieniu świadczeń pieniężnych.

Możemy definiować też własne sposoby naliczania odsetek w opcji menu programu Słowniki→ Słowniki dla dokumentów → Sposoby naliczania odsetek→ Dodaj <F3> → Sposób naliczania odsetek:

Wyświetlą się zakładki: Podstawowe i Tabela. W Podstawowe wpisujemy Nazwę, Opis na dokumentach (podajemy tu podstawę prawną dla określonego przez nas sposobu naliczania) i zaznaczamy opcję Aktywny, która informuje o tym, że ten sposób liczenia odsetek jest jednym z obowiązujących w systemie. W zakładce Tabela definiujemy wzór, według jakiego odsetki zostaną naliczone.

Po kliknięciu na ikonę Dodaj umieszczoną wewnątrz zakładki Tabela, wyświetli się okno, do którego należy wprowadzić dane pozycji tabeli naliczania odsetek:

Odsetki można definiować także za pomocą Kalkulatora dostępnego w opcji menu głównego System. Ma on wbudowaną zakładkę Odsetki, z poziomu której otwiera się okno Sposoby naliczania odsetek.

Powody korekt

Opcja ta umożliwia stworzenie spisu powodów korygowania dokumentów. Ze słownika tego będzie można skorzystać podczas wystawiania korekty (na oknie potwierdzenia dokumentu). Nowy powód korekty dodajemy do spisu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:

W polu opis należy podać, czego będzie dotyczyć korekta. Zaznaczenie opcji Aktywny oznacza, że dany powód korekty funkcjonuje w systemie.

Sposoby dostaw

Określamy w systemie sposoby dostaw naszych towarów do kontrahentów. Tworzy się spis, słownik sposobów dostaw.
Nowy sposób dostawy definiujemy w systemie za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:

Wzorce dokumentów – spis

Wzorce dokumentów tworzy się w celu usprawnienia pracy z systemem w przypadku, gdy w określonych odstępach czasu (miesiąc, kwartał itp.) wystawiamy podobne dokumenty, które mogą się różnić tylko kwotą, np. stałe umowy serwisowe, abonamenty.
W słowniku tym wprowadzamy nowe wzorce, do których w opcji Sprzedaż → Wzorce dokumentów, definiować będziemy Dokumenty wzorca. Należy także określić właściwe miejsce sprzedaży, w obrębie którego dokumenty będą wystawiane.

Podczas realizacji dokumentów ze wzorca możliwe jest przyjęcie ceny z dokumentów wzorcowych. Aby to było możliwe należy zaznaczyć opcję Podczas realizacji dokumentów ze wzorca ceny przyjąć z dokumentów wzorcowych. W przeciwnym wypadku, w trakcie realizacji dokumentów, ceny będą pobierane z kartotek.

Specjalne kody kreskowe

Kody te generowane są przez urządzenia zewnętrzne takie, jak np. wagi, drukarki kodów.

Ustalenie, czy podany kod jest specjalny, polega na sprawdzeniu zgodności dwóch pierwszych znaków kodu z listą zdefiniowanych kodów specjalnych.
Włączenie opcji Szukaj kodu towaru razem z prefiksem, pozwala na szukanie indeksów kartotek na podstawie kodów specjalnych z uwzględnieniem prefiksu podanego kodu.

Cechy pozycji dokumentów

Jest to spis cech dla pozycji dokumentów. W spisie tym uwzględniamy takie cechy jak np. waga.
Nową cechę do spisu wprowadzamy za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:
 
W okno Cecha wbudowane są zakładki: Podstawowe i Wyliczanie - wartość cechy.
W zakładce Podstawowe wypełniamy pola:

• Lp – numer cechy w spisie cech,
• Nazwa – nazwa identyfikująca daną cechę,
• Typ – są cztery rodzaje typów dla cech: liczba, tekst, data, logiczny. W zależności od wybranego rodzaju będzie się zmieniać liczba pól w oknie Cecha. Wybranie typu tekst spowoduje, że nie będą widoczne pola Jm i Ilość miejsc po przecinku, a pojawi się nowe pole Zbiór wartości,
• Jm – skrót oznaczający jednostkę miary,
• Ilość miejsc po przecinku – należy określić ile miejsc po przecinku wpisać dla danej jednostki miary,
• Wybór wartości cechy tylko ze spisu wartości – zaznaczenie tej opcji sprawi, że będą wybierane tylko cechy ze spisu wartości,
• Aktywna – dana cecha jest widoczna w systemie.

W zakładce Wyliczanie – wartość cechy określamy sposób ustalania wartości cechy:

• Wpisywana ręcznie – należy podać wartość domyślną Cechy,
• Obliczana wg wzoru – należy określić źródło składników pobranych do wzoru.

Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub klawiszem <Enter>.
Dla cech o typie Tekst dostępny jest parametr Edycja bezpośrednio na tabeli (szybka edycja), który umożliwia edycję cech bezpośrednio w oknie np. Pozycje zamówień, bez konieczności uruchamiania okna edycyjnego dokumentu. Szczegółowe informacje dotyczące funkcjonalności znajdują się w rozdziale Cechy szybkiej edycji.

Cechy dokumentów

Dodanie cechy dokumentu jest analogiczne jak w przypadku słownika Cechy pozycji dokumentów.

W zakładce Wyliczanie – wartość cechy, do sposobów ustalania wartości cechy dochodzi jeszcze jedna opcja: Jako suma z pozycji.
Zdefiniowanie cechy pozycji umożliwia automatyczne jej wyliczenie na podstawie ilości oraz wagi jednostkowej towaru w pozycji dokumentu.

Parametr Sumować na listach przewozowych umożliwia automatyczne wyliczanie sumy cech dokumentów podpiętych do listu przewozowego. Opcja ta jest dostępna w definicjach cech dokumentów typu liczbowego.

Cechy miejsc sprzedaży

W słowniku tym możemy wprowadzić cechy dla danego miejsca sprzedaży. Cechą taką może być, np. ilość kierowców dla miejsca sprzedaży lub koszt miejsca sprzedaży.

Aby dodać zdefiniowane cechy do miejsca sprzedaży, należy wejść w menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca sprzedaży i na zakładce Cechy dodać wybrane cechy do miejsca sprzedaży. Cechy te widoczne będą w szczegółach oraz w tabeli w oknie słownika miejsc sprzedaży (aby cechy były dostępne, należy w menu kontekstowym wybrać opcję Widok→ Kolumny w tabeli/Kolumny w szczegółach i dodać je do wyświetlanych kolumn).
Dla cech o typie Tekst dostępny jest parametr Edycja bezpośrednio na tabeli (szybka edycja), który umożliwia edycję cech bezpośrednio w oknie np. Pozycje zamówień, bez konieczności uruchamiania okna edycyjnego dokumentu. Szczegółowe informacje dotyczące funkcjonalności znajdują się w rozdziale Cechy szybkiej edycji.

Cechy miejsc zakupu

W słowniku tym możemy zdefiniować cechy dla danego miejsca zakupu analogicznie jak cechy dla miejsc sprzedaży. Cechy te dostępne będą na oknie edycji miejsca zakupu, w menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca zakupu → Popraw (F5) → zakładka Cechy. Dodatkowo cechy te widoczne będą w szczegółach oraz w tabeli w oknie słownika miejsc zakupu (aby cechy były dostępne, należy w menu kontekstowym wybrać opcję Widok → Kolumny w tabeli/Kolumny w szczegółach i dodać je do wyświetlanych kolumn).

Cechy pozycji specyfikacji

W słowniku tym definiujemy cechy pozycji specyfikacji, które będą dostępne na oknie specyfikacji wywoływanym z menu Sprzedaż → Zamówienia od odbiorców → Popraw <F5> → menu kontekstowe → Specyfikacja → Edytuj specyfikację <Ctrl+Alt+F>.

Cechy dostaw

Słownik ten umożliwia definiowanie cech dostaw ogólnych - dla wszystkich kartotek towarowych, a także tylko dla kartotek należących do wybranych grup kartotekowych. Użytkownik na zakładce Wyliczanie - wartość cechy ma możliwość również definiowania cech wyliczanych.

Cechy dostaw są automatycznie dodawane podczas dodawania pozycji dokumentu przychodu (dla dokumentów z grupy zakup i magazynowe). Poprawa cech możliwa jest na oknie edycyjnym pozycji dokumentu na zakładce Cechy dostaw (edycja cech wyliczanych automatycznie nie jest możliwa). Edycja tych cech dostępna jest również z poziomu menu:

• Magazyn → Stany magazynowe → zakładka w szczegółach Dostawy → menu kontekstowe → Popraw cechę dostawy,
• Słowniki → Spis kartotek magazynowych według dostaw → menu kontekstowe → Popraw cechę dostawy.

Typy oznaczeń dokumentów dla JPK

Jest to zamknięty słownik zawierający katalog kodów GTU oraz rodzajów transakcji określonych przez ustawodawcę. Wykaz został uporządkowany wg kolumn prezentujących dane:

• Ozn. JPK - opis pola z JPK z dokumentacji do struktury pliku JPK_V7
• Wykaz - typ deklaracji, dla której zastosowanie ma dany kod
• Strona - rodzaj podatku, którego dotyczy kod: podatek należny/naliczony lub inne, jeśli oznaczenie nie dotyczy towaru lub usługi
• Nazwa typu - opis oznaczenia

Oznaczenia dokumentów dla JPK

Słownik ten umożliwia zbudowanie listy oznaczeń GTU i rodzajów transakcji wykorzystywanych w danej firmie. Za pomocą opcji Dodaj (F3) wywołane zostanie okno z wyborem oznaczeń z predefiniowanego słownika Typy oznaczeń dokumentów do JPK.

Wybór kodu należy zatwierdzić ikoną Wybierz i zamknij, a następnie przyciskiem Zapisz. Utworzony w ten sposób słownik kodów wykorzystywanych w przedsiębiorstwie będzie podpowiadany przy wprowadzaniu oznaczeń na kartotekach, dokumentach i definicjach dokumentów.

Szablony transakcji sprzedaży

Opcja uruchamia okno, w którym użytkownik może zdefiniować sposób wystawiania dokumentów dla wybranej grupy dokumentów.
Okno Szablony transakcji sprzedaży składa się z zakładek:
1 Podstawowe

• Nazwa - należy podać nazwę danego szablonu
• Grupa dokumentów - należy wskazać, dla jakiego rodzaju dokumentów tworzony jest szablon. Dostępne są: Oferty dla odbiorców, Dokumenty sprzedaży oraz Zamówienia od odbiorców.
• Opis - pole umożliwia wprowadzenie dodatkowych informacji dotyczących danego szablonu transakcji
• Aktywny - pole steruje aktywnością danego szablonu

2 Elementy
Na zakładce tej za pomocą opcji Dodaj (F3) należy wskazać elementy dokumentu, które znajdą się w oknie zbiorczym Kreator dokumentu sprzedaży.

Elementy szablonu definiowane są za pomocą pól: