Dotyczy wersji systemu: 20.0.380.257
SPIS TREŚCI
1.Od której wersji programu Streamsoft obowiązuje obsługa KSeF zgodna ze schemą FA3?
Schemat FA3 jest dostępny od wersji 20.0.380.147. Ze względu na wprowadzane usprawnienia i zmiany zalecamy regularne aktualizowanie systemu.
2.Czy aby mieć wersję z obsługą KSeF trzeba wykupić dodatkową aktualizację?
Należy mieć ważny (opłacony) abonament na aktualizacje dla Streamsoft Pro/Prestiż, uprawnia on do wykonywania aktualizacji, czyli podnoszenia wersji systemu. Do obsługi KSeF wymagane jest dodatkowo wykupienie funkcjonalności importu i/lub eksportu.
3.Jakie są wymagania techniczne do komunikacji z KSeF?
Podstawowe wymagania techniczne niezbędne do prawidłowej komunikacji systemu Streamsoft z Krajowym Systemem e-Faktur:
4.Jak ustawić system, aby obsługiwał tylko odbiór faktur (zakup), bez wysyłki faktur sprzedaży do 31.03.2026?
Należy wyłączyć z KSeF miejsca sprzedaży, na których wystawiane są faktury: Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca sprzedaży → Popraw (F5) → zakładka 10 KSeF → pole Podlega KSeF.
W ten sposób dokumenty nie będą oznaczane do wysyłki.
5.Co zrobić ze sprzedażą do 31.03, żeby system nie wyświetlał ostrzeżenia o braku wysyłki do KSeF?
Komunikat pojawia się w przypadku istnienia w systemie dokumentów sprzedaży oznaczonych opcją Wysyłać do KSeF (zakładka Zestawienie VAT). Nie pojawi się użytkownikom, którzy nie posiadają prawa do wysyłki dokumentów do KSeF (uprawnienie jest ustalane w Module Administratora → Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji: Prawa\Firmy\...\Wspólne\Krajowy System e-Faktur - KSeF\Wysyłka). Ponadto można dezaktywować komunikat w opcji Tryby pracy KSeF, dostępnej na dolnym pasku programu lub w menu System → Krajowy System e-Faktur → Tryby pracy KSeF. Alternatywną opcją jest również wyłączenie miejsca sprzedaży z obsługi KSeF: Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca sprzedaży → Popraw (F5) → zakładka 10 KSeF → pole Podlega KSeF.
6.Czy po zaznaczeniu opcji "Obsługa KSeF" konieczne jest natychmiastowe uruchomienie wysyłki i odbioru? Czy można na razie tylko odbierać zakupy?
Włączenie opcji KSeF w konfiguracji na środowisku produkcyjnym (wymagana licencja) aktywuje zarówno wysyłkę, jak i odbiór.
W celu wyłączenia wysyłki dokumentów, należy wyłączyć obsługę KSeF na miejscu sprzedaży: Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca sprzedaży → Popraw (F5) → zakładka 10 KSeF → pole Podlega KSeF.
7.Czy raz wprowadzony certyfikat będzie działał przy każdym uruchomieniu programu aż do wygaśnięcia jego ważności?
Tak, o ile certyfikat zostanie wprowadzony do słownika certyfikatów w systemie: menu System → Krajowy System e-Faktur → Certyfikaty KSeF.
8.Mam certyfikaty KSeF wyrobione na pieczęć firmy (online i offline). Czy pod taki certyfikat mogę w Prestiżu podpiąć kilku operatorów?
Tak, system umożliwia przypisanie wielu operatorów do jednego certyfikatu.
9.Mam aktywny certyfikat, ale system nie pozwala na uruchomienie sesji KSeF – co robić?
W pierwszej kolejności należy upewnić się, że certyfikat wygenerowany w Aplikacji Podatnika w środowisku produkcyjnym posiada uprawnienia do wysyłki dokumentów do KSeF - otwieranie sesji jest możliwe i potrzebne wyłącznie do przesyłania dokumentów sprzedaży do platformy.
W następnym kroku należy sprawdzić jakie środowisko wskazano w konfiguracji systemu Streamsoft Pro/Prestiż (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF → parametr Środowisko KSeF → Środowisko produkcyjne).
Następnie zweryfikować czy operatorzy systemu zostali powiązani z certyfikatem: menu System → Krajowy System e-Faktur → Certyfikaty KSeF → Popraw (F5) → zakładka Operatorzy.
Ostatecznie komunikat pochodzący z platformy KSeF wyświetlany przy próbie otwarcia sesji lub wysyłki KSeF powinien wskazać na przyczynę braku możliwości otwarcia sesji.
1.Jak w przypadku awarii Internetu wystawiać faktury w trybie offline24?
Za pomocą opcji zmiany trybu pracy KSeF, znajdującej się na dolnym pasku programu, należy ustawić tryb offline24 i podjąć próbę wysyłki dokumentu (za pomocą opcji Wyślij do KSeF), która spowoduje wygenerowanie pliku XML. Od tego momentu dla dokumentów sprzedaży będą dostępne wydruki, wizualizacje PDF oraz dokument Potwierdzenie transakcji zawierające kody QR.
Do generowania kodów QR niezbędny jest certyfikat.
2.Wysłano dokumentu do KSeF jednak nie otrzymał on nr KSeF. Status to 'Wysłano, oczekuje'. Czy jest możliwa ponowna wysyłka dokumentu ?
Po wysyłce dokumentów do KSeF system oczekuje na informację z platformy o nadanych nr KSeF. Może to potrwać kilka minut, w zależności od kilku czynników (np. ilości wysłanych dokumentów, obciążenia serwerów MF czy wydajności łącza internetowego). System cyklicznie podejmuje próby pobrania nr KSeF na podstawie parametrów w konfiguracji systemu:
1. Jeśli po dłuższym czasie status dokumentu nadal wskazuje Wysłano, oczekuje można skorzystać z ręcznej opcji pobierania numeru KSeF (okno dokumentów sprzedaży → prawy przycisk myszy → Krajowy System e-Faktur → Pobierz numer KSeF). Komunikat wskaże ewentualny problem z dokumentem.
2. Należy zweryfikować czy faktura została umieszczona na platformie KSeF logując się do Aplikacji Podatnika i sprawdzając wykaz faktur
3. Po wykonaniu punktu 2 może się zdarzyć, że dokument nie został dostarczony na platformę KSeF i zawiera błędy wymagające poprawy przed ponowną wysyłką. Należy mieć na uwadze, że proces przyjęcia dokumentu przez platformę i zwrócenie nr KSeF może wymagać czasu. Jeżeli mamy pewność, że dokument nie trafił do systemu KSeF, a próby manualnego pobrania nr KSeF zwracają błąd, to w oknie Kreatora wysyłki KSeF możliwa jest zmiana statusu KSeF z Wysłano, oczekuje na Zatwierdzono, za pomocą opcji Odszukaj wysłany dokument dostępnej w menu: Dokumenty sprzedaży / Bufor eksportu do KSeF → prawy przycisk myszy → Krajowy System e-Faktur → Kreator wysyłki KSeF.
Jeśli dokument nie zostanie odnaleziony, a do programu zalogowany jest użytkownik o uprawnieniach administracyjnych, to program wyświetli komunikat: Nie znaleziono dokumentu na platformie KSeF. W sytuacji awaryjnej użytkownik ma możliwość zmiany statusu wysłanego dokumentu na "Zatwierdzony". Cofnięcie zdarzenia wysłania dokumentu do KSeF spowoduje usunięcie informacji tylko w programie. Informacja o wysłaniu może być nadal dostępna na platformie KSeF. Czy wycofać z systemu informację o wysłaniu dokumentu do platformy KSeF? Wybór przycisku Tak spowoduje zmianę statusu dokumentu i umożliwi usunięcie pliku XML. Następnie możliwe jest ponowne wygenerowanie pliku XML i wysyłka na platformę.
Należy pamiętać, że cofnięcie zdarzenia wysłania dokumentu usuwa informację o wysyłce wyłącznie w systemie Streamsoft. Informacja o wysłaniu dokumentu może nadal być dostępna na platformie KSeF, nie należy więc pomijać punktu 2.
3.Czy jeśli zaznaczę w słownikach dokumentów (np. przy fakturze VAT) opcję "Wyślij do KSeF", to dokument będzie wysyłany automatycznie bez ingerencji operatora?
Po zaznaczeniu opcji Wyślij automatycznie do KSeF, znajdującej się w w definicji dokumentu sprzedaży (menu Słowniki → Definicje dokumentów HM → wybrana definicja Popraw (F5) → zakładka 1 Podstawowe) i zapisaniu dokumentu sprzedaży zostanie on od razu wysłany do KSeF. Dokument dostarczony do KSeF nie jest możliwy do poprawy, w przypadku pomyłki czy braku uzupełnienia opcjonalnych pól dla KSeF konieczne jest korygowanie dokumentu dlatego też nie jest zalecane włączanie tego parametru w początkowej fazie zapoznawania się z rozwiązaniem. Parametr działa również w przypadku grupowej realizacji Faktur do WZ.
4.Czy możliwa jest automatyczna wysyłka faktur o konkretnej godzinie (np. o 16:00)?
Tak, z wykorzystaniem rozwiązania REST (rozwiązanie dedykowane) – automatyzacja wysyłki według indywidualnych potrzeb firmy.
5.Co się stanie przy próbie ponownego wysłania już wysłanej faktury do KSeF?
System nie pozwoli wysłać już raz wysłanej faktury. Platforma odrzuci dokument o takim samym numerze jeśli operator spróbuje wysłać go w inny sposób.
6.Jak zachowa się system, jeżeli w momencie sporządzenia faktury tryb KSeF jest online, a w momencie wysyłki KSeF jest niedostępny?
Dokument nie zostanie wysłany. Klientowi można przekazać wydruk z odpowiednimi kodami QR. Drukowanie kodów QR wymaga zarejestrowania odpowiedniego certyfikatu w systemie. Szczegółowe informacje dostępne są w osobnym materiale: Kody QR na wydrukach.
1.Czy można wystawić fakturę wcześniej niż w dniu sprzedaży (przed datą wysyłki do KSeF)?
W nagłówku faktury ustrukturyzowanej znajduje się pole z datą wystawienia (P_1). Jeśli data wskazana przez podatnika w tym polu jest wcześniejsza niż data przesłania pliku XML do KSeF, faktura zostaje automatycznie uznana za wystawioną w trybie offline i za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się datę wskazaną przez podatnika w polu P_1.
Zgodnie z informacją MF, podatnik ma obowiązek przesłać fakturę wystawioną w trybie offline24 do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia wskazanym w polu P_1.
W przypadku, gdy dokument sprzedaży musi być przed wysyłką do KSeF zatwierdzony/zaakceptowany (np. przez przełożonego lub klienta) i proces ten może potrwać kilka dni, zalecamy wykorzystanie opcji Dokumenty sprzedaży w przygotowaniu, znajdującej się w menu Sprzedaż.
2.Jak dodać numer KSeF i UPO do dokumentu sprzedaży wysłanego poza systemem Streamsoft PRO/Prestiż?
W przypadku wysyłki dokumentu do platformy KSeF poza systemem Streamsoft:
3.Czy numer KSeF automatycznie pojawi się w tytule przelewu przy generowaniu pliku z przelewami do banku?
Tak, zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów. Opcja ta jest zaplanowana do realizacji i pojawi się w kolejnych wersjach systemu.
4.Czy w systemie Streamsoft są obsługiwane różne kursy walut na pozycjach w tym samym dokumencie?
Nie. W ramach jednego dokumentu sprzedaży obowiązuje jeden kurs waluty dla wszystkich pozycji.
5.Co oznaczają pola na dokumencie w systemie "Data KSeF" oraz "Data numeru KSeF" i jaki jest ich odpowiednik w pliku XML?
Plik XML niesie za sobą wyłącznie o informację o dacie utworzenia XML w systemie Streamsoft. Informacja ta jest zawarta w pliku w polu <DataWytworzeniaFa>.
Numer i data nadania numeru KSeF nie są elementami struktury FA(3). Są one nadawane przez API KSeF, już po wystawieniu XML. Pola Dt. KSeF, znajdujące się obok numeru czy Data numeru KSeF zawsze będzie oznaczała datę nadania tego numeru przez API KSeF.
6.Jak udostępniać fakturę wystawioną w KSeF kontrahentom, którzy nie są objęci Krajowym Systemem e-Faktur, np. kontrahenci zagraniczni?
Przepisy pozostawiają podatnikom swobodę co do sposobu przekazywania faktur podmiotom zagranicznym poza systemem KSeF. Warunkiem formalnym jest jest oznaczenie faktury kodami QR, które umożliwiają weryfikację wystawcy w KSeF oraz danych zawartych na tej fakturze.
W zależności od indywidualnych ustaleń z kontrahentem dokument może być przekazany w formie papierowej, elektronicznej jako plik PDF lub w inny uzgodniony sposób.
7.KSeF pozwala na wystawienie faktury na wielu nabywców, czy można taką fakturę wystawić w systemie Streamsoft?
System nie obsługuje wielu nabywców na jednym dokumencie. Struktura pliku XML przewiduje taką możliwość.
W tej sytuacji proponowane jest wystawienie faktury ręcznie na platformie KSeF, a następnie dodanie dokumentów w systemie Streamsoft (np. w module Finanse i Księgowość, wiele nagłówków z powiązaniami) wraz z podaniem numeru KSeF.
8.Jak wprowadzić fakturę wystawioną w trybie offline24 i pobrać nr KSeF, gdy wystawca doda dokument w KSeF następnego dnia?
W przypadku korzystania z narzędzia importu dokumentów z KSeF do systemu Streamsoft, zalecanym postępowaniem jest wstrzymanie się z importem faktury do dnia, w którym będzie ona dostępna na platformie KSeF. Jeśli nie ma takiej możliwości (faktura musi zostać wprowadzona do systemu w dniu jej wystawienia), to należy dodać ją ręcznie w systemie. Po uzyskaniu przez dokument numeru KSeF i daty jego nadania można wykorzystać opcję dostępną w buforze importu pod prawym przyciskiem myszy → Powiąż z dokumentem i przenieś do archiwum, która pomija realizację dokumentu z bufora i dodaje numer i datę KSeF do nagłówka wystawionego dokumentu.
9.Czy przy wystawianiu FV do WZ numer WZ będzie automatycznie widoczny na fakturze? Czy widoczny będzie też numer zamówienia?
Numery dokumentów WZ są przekazywane do generowanego pliku XML, a lista powiązanych WZ jest widoczna w wizualizacji faktury sprzedaży. Jest to standardowe działanie systemu. Numer zamówienia od odbiorcy przekazywany jest do sekcji <Warunki transakcji> jeżeli w definicji dokumentu sprzedaży, w formularzu dla dodatkowych pól do KSeF włączony jest parametr Drukuj dane z zamówienia. Więcej o formularzu dla dodatkowych pól do KSeF tutaj.
10. Czy na fakturze sprzedaży można dodać do danej pozycji numer zamówienia klienta, aby klient otrzymując XML miał tę informację?
Tak. Numer zamówienia można umieścić w cesze i oznaczyć ją do wysyłki w polach KSeF. Oznaczenie to należy nadać w menu Słowniki → Definicje dokumentów HM → wybrana definicja → Popraw (F5) → zakładka 5 Formularze → wybrany rodzaj wydruku (wskazany jako Formularz dla dodatkowych pól do KSeF - opis tutaj) → Popraw (F5) → zakładka 3 Kolumny → Dodaj (F3) lub Popraw (F5) kolumnę z cechą → parametr Wyślij do KSeF. Informacja ta zostanie umieszczona w pliku KSeF, w sekcji Dodatkowy opis.
11.Czy można w fakturze sprzedaży umieścić numer GLN?
Tak, w systemie jest to pole: Globalny numer lokalizacyjny dla EDI znajdujące się w menu Słowniki → Kontrahenci → zakładka 2 Inne. Po jego uzupełnieniu informacja zostanie przesłana do KSeF.
12.Czy na fakturze wysłanej do KSeF automatycznie zaznaczy się opis "MPP"?
Tak, parametr jest obsługiwany w standardzie i jeżeli opcja jest użytkowana zgodnie z instrukcją - nie wymaga dodatkowych ustawień dla KSeF.
13.Nasza firma ma na fakturze dodatkowe kolumny wymagane przez kontrahenta (nr zamówienia, pozycja zamówienia). Czy Prestiż uwzględni niestandardowe kolumny w XML?
Schemat faktury XML nie przewiduje własnych kolumn w pozycjach. Takie informacje można zawrzeć w sekcji Dodatkowy opis faktury (więcej o formularzu dla dodatkowych pól do KSeF tutaj). Można też wykorzystać opcję Szablony XML LINK.
14.Czy na jednym miejscu sprzedaży można wystawiać faktury wysyłane oraz niewysyłane do KSeF?
Tak, znacznik Wysyłać do KSeF dziedziczony jest z konfiguracji (opis tutaj), ale na samym dokumencie operator może go zmienić ręcznie.
15.Czy jest opcja w programie, która w chwili zatwierdzania dokumentu zgłosi niezgodność wystawianej faktury ze strukturą KSeF ?
Tak, system waliduje i informuje o ewentualnych niezgodnościach w momencie generowania XML.
16. W systemie mam wprowadzone indeksy kontrahenta. Jakie dane są wysyłane do KSeF - indeksy kontrahenta czy indeksy sprzedażowe?
Podczas generowania pliku XML system w pierwszej kolejności weryfikuje, czy dla kontrahenta, na którego wystawiono fakturę, zdefiniowane są Indeksy kontrahentów (znajdujące się w menu Sprzedaż → Promocje, Umowy, Gratisy), jeśli tak - to są one pobierane do pliku XML. W przypadku braku zdefiniowanych indeksów kontrahenta, system pobiera indeksy wprowadzone w danych kartoteki.
1.Jak ustawić u wybranych klientów, aby przy wystawianiu faktury sprzedaży pojawiał się bank (faktor) jako Podmiot 3?
Należy ręcznie dodać Podmiot 3 z odpowiednimi danymi na dokumencie. Opis w jaki sposób dodać ręcznie Podmiot 3 na dokument znajduje się w osobnym materiale: Ręczne dodanie pozycji do Listy podmiotów trzecich. W przyszłości będziemy rozpatrywać optymalizację tego zakresu.
2.Czy jeśli mam stworzone wzorce dokumentów z nabywcą i odbiorcą i ustawię na kontrahencie rolę oraz znacznik JST, to automatycznie przeniesie się to na wzorzec faktury?
Tak.
3.Co jeśli nabywca to inny adres niż odbiorca?
Dane odbiorcy przenoszone są do sekcji Podmiot 3 skąd eksportowane są do KSeF. System automatycznie ustawi odbiorcę jako podmiot 3, jeżeli ma wskazanego płatnika dla sprzedaży.
4.Czy słownik Podmiotów 3 (rola, IDwew systemowy) jest powiązany z IDwew z aplikacji KSeF?
Tak. W ten właśnie sposób obsługa IDwew jest realizowana w KSeF.
5.Czy można na kartotece kontrahenta wpisać IDwew (Podmiotu 3), aby przy wystawianiu faktury sprzedaży był on automatycznie uzupełniany?
Tak, w menu Słowniki → Kontrahenci → Popraw (F5) → zakładka 18 KSeF w sekcji Dane dla KSeF trzeba uzupełnić pola: Ident. wew. z NIP (IDWew) oraz Rola "Podmiot3" dla KSeF.
6.W jaki sposób realizować faktury zakupu z bufora KSeF dla konkretnego IDwew wygenerowanego w KSeF?
Za pomocą pola Szukaj, znajdującego się w oknie bufora importu w prawym górnym rogu, można wyszukiwać faktury m.in. po polu IDwew.
7.Co w sytuacji, gdy odbiorca faktury ma kilka oddziałów i wymaga wskazania oddziału na każdej fakturze. W jakim polu to umieścić?
Jeżeli wdrożono moduł CRM (z oddziałami kontrahenta), to na wystawianym dokumencie, po wskazaniu oddziału na zakładce Dostawa, system automatycznie dopisze właściwy Podmiot 3 oraz IDwew. W innym przypadku oddziały można założyć jako osobne kartoteki kontrahentów, oznaczyć je odpowiednimi rolami Podmiotu 3 i wprowadzić wcześniej nadany IDwew.
8. Każdy oddział firmy posiada swoje indywidualne IDwew. Jak dodać rolę oddziału "Wystawca faktury" (rola nr 5) w ramach Podmiotu3?
Jeżeli podział miejsc sprzedaży w systemie jest zgodny z oddziałami firmy, rolę nr 5 – „Wystawca faktury” wraz z odpowiednim IDwew można dodać bezpośrednio w słowniku miejsc sprzedaży.
Należy wykonać następujące kroki: w menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsca sprzedaży → zakładka „10 KSeF” w zakładce KSeF w polu Dane dla Podmiot3 w KSeF należy wprowadzić:
Po wprowadzeniu tych danych każdy dokument wystawiony z danego miejsca sprzedaży będzie automatycznie zawierał dodatkową sekcję <Podmiot3> z przypisaną rolą i identyfikatorem.
Sekcja ta jest dodawana podczas wystawiania faktury sprzedaży w Aplikacji Podatnika w sytuacji, gdy logowanie do KSeF odbywa się z użyciem identyfikatora wewnętrznego (IDwew).
1.Czy podczas importu z KSeF faktury zakupu od nowego kontrahenta jego kartoteka założy się automatycznie w słowniku?
Nie, dane kontrahenta nie są automatycznie wprowadzane do słownika systemowego. Operator musi dodać nowego kontrahenta do słownika. Można to wykonać z poziomu okna edycyjnego bufora importu dokumentów z KSeF (zakładka 1 Podstawowe → menu pola Kontrahent → Dodaj kontrahenta (F3)) lub za pomocą opcji w menu Słowniki → Kontrahenci → Dodaj (F3).
2.Czy w dalszym ciągu może funkcjonować kontrahent "jednorazowy", żeby nie zakładać kartotek dla wszystkich?
Nie zalecamy takiego działania. Dla sprzedaży istnieje obowiązek zastosowania unikalnego numeru identyfikującego kontrahenta na korektach faktur sprzedaży. Wykorzystanie kontrahenta jednorazowego z NIP uniemożliwia spełnienie tego warunku.
W systemie istnieje blokada na parametr w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF → Możliwość wysyłania dokumentu do KSeF dla kontrahenta jednorazowego (domyślnie pozostawiony na TAK), który zalecamy włączyć.
Przy imporcie system zakłada odrębne konfiguratory w celu usprawniania importów - tutaj również zalecamy zakładanie kontrahentów w słowniku zgodnie z podpunktem.
3.W jaki sposób system rozpoznaje kontrahenta – po nazwie czy po NIP?
Po numerze NIP, jest to klucz identyfikacji.
4.Czy można grupowo zmienić rolę lub ustawić znacznik na wielu kontrahentach?
Wyłącznie znacznik Obsługa KSeF. Edycja ról nie jest dostępna w operacjach grupowych.
5.Co jeśli jeden kontrahent wystawia faktury różnych typów (towary handlowe do HM i materiały biurowe do FK)?
W tej sytuacji należy założyć dwa konfiguratory – jeden z realizacją HM z powiązanymi indeksami (pole Realizacja w module ustawione na wartość Handlowo-Magazynowy), drugi do realizacji w FK (pole Realizacja w module ustawione na wartość Finanse i Księgowość lub Księga Podatkowa) i wskazywać je podczas realizacji lub wykorzystać procesowanie w module DMS.
6.Czy mapowania kartotek można przygotować wcześniej, przed importem faktur od dostawcy?
Tak – wcześniejsze mapowania można dokonać poprzez opcję znajdująca się w menu Zakup → Krajowy System e-Faktur → Konfiguratory kontrahentów → Dodaj (F3) / Popraw (F5) → Indeksy kontrahenta. W konfiguratorze na zakładce 5 Inne można skorzystać z wyszukiwania po Indeksach kontrahenta z modułu Handlowo-Magazynowego (menu Sprzedaż → Umowy, Promocje, Gratisy → Indeksy Kontrahentów) - tutaj również można przygotować zbiór danych.
1.Czy jeżeli z bufora usuniemy pobrane dokumenty, można pobrać je ponownie?
Tak, dokumenty można pobrać ponownie.
2.Czy jeśli następnego dnia wybiorę ponownie pobranie dokumentów, ściągną się tylko nowe, nie pobrane wcześniej?
Podczas odczytu z platformy KSeF system sprawdza, czy takie dokumenty są już w systemie i wyświetli tylko te niepobrane. W oknie znajduje się również filtr Pokaż dokumenty niepobrane.
3.Czy każdy dokument należy pojedynczo analizować i ustawiań przed importem do HM?
Tylko jeżeli nie zostały spełnione minimalne wymagania do realizacji. Można to zweryfikować za pomocą kolumny "Poprawny" dostępnej w oknie bufora importu z KSeF. Należy zwrócić uwagę na wykrzykniki stosowane w podglądzie wpisu w buforze.
4.Czy w buforze importu jest pole Podmiot 3, aby wyfiltrować faktury zakupu danego oddziału?
Struktura dokumentu KSeF przewiduje do 100 wystąpień Podmiotów 3. W oknie bufora importu za pomocą pola Szukaj, w prawym górnym rogu programu, możliwe jest wyszukiwanie po dowolnych frazach występujących w odebranych plikach XML, w tym podmiotach trzecich. Ponadto na pozycji bufora znajduje się zakładka Podmioty trzecie, która prezentuje informacje o podmiotach trzecich występujących na dokumencie z KSeF.
5.Jak wprowadzić pozycje z bufora importu zakupu z jednostką miary inną niż na fakturze z KSeF?
Przykładowa sytuacja: W KSeF otrzymano fakturę zakupu z towarem wyrażonym w jednostce miary "kg". Towar ten jest przyjmowany i sprzedawany w innej jednostce miary - "szt"
Rozwiązanie: Pozycję z bufora importu z KSeF należy zrealizować bez pozycji kartotekowej, a następnie dodać ją na dokumencie wystawionym z bufora w systemie Streamsoft. System automatycznie wprowadzi wartość do zestawienia VAT z dokumentu z KSeF.
6.Co gdy na zaimportowanym dokumencie z KSeF ewidencja VAT jest niezgodna z ewidencją kartoteki w systemie i w związku z tym są różnice w zestawieniu VAT?
Dokument importowany z KSeF nie niesie ze sobą informacji o ewidencji VAT, a system standardowo wymusza zestawienie VAT na takie jak jest w KSeF. Po pobraniu i realizacji należy weryfikować dokument i ewentualnie zmienić ewidencję VAT na pozycjach.
7.Czy program poinformuje, gdy kwota zrealizowanej faktury różni się od faktury pobranej z KSeF (np. gdy zapomniano dodać koszt transportu)?
W przypadku, gdy występuje różnica z sumą pozycji, system wymusza zestawienie VAT generowanej faktury na kwoty z KSeF i informuje o tym w raporcie po wygenerowaniu dokumentu.
1.Co w sytuacji, gdy na PZ mam kilkadziesiąt pozycji (skanuję każdą paletę, każda paleta ma numer partii/dostawy), a na fakturze jest jedna zbiorcza pozycja z łączną ilością? Jak uniknąć przeniesienia wszystkich pozycji z PZ do FPZ?
Wprowadzenie dokumentu z KSeF nie zmienia wskazanego obiegu dokumentów i mechanizmów stosowanych obecnie. Jeżeli na poziomie PZ ewidencjonuje się unikalne numery dostawy dla palet to zbijanie pozycji zostanie pominięte ze względu na unikatowość dostaw. Ilość pozycji na FPZ nie musi się pokrywać z ilością pozycji z faktury pochodzącej z KSeF. System wygeneruje tyle pozycji ile unikatowych numerów partii dla każdej palety. Podczas realizacji pozycji bufora importu można zastosować Sposób realizacji → Faktury do powiązanych w buforze PZ, system wygeneruje wtedy dokument Faktura do PZ zawierający pozycje z PZ oraz wprowadzone ceny. Zestawienie VAT zostanie wymuszone na kwoty zgodne z KSeF. Zbijanie pozycji na FPZ może wynikać również z parametru konfiguracyjnego menu System → Ustawienia → Dokumenty → Uzupełnienia → Sposób sumowania pozycji i ustalania ceny (dotyczy: FA-PZ ). Wprowadzanie zmian w działaniu warto skonsultować z serwisem Streamsoft lub Opiekunem.
2.Jak przetestować import faktur zakupowych w systemie, mając tylko dostęp do wersji Demo KSeF?
Można utworzyć środowisko testowe (osobna instalacja, działająca odrębnie od środowiska produkcyjnego Streamsoft), gdzie należy odtworzyć (zdearchiwizować) bazę ze środowiska produkcyjnego, upewnić się, że w Module Administratora w Słowniki → Dane firmy jest wyłączony parametr Obsługa środowiska produkcyjnego KSeF. Następnie w menu programu System → Konfiguracja → Ustawienia - Obsługa - Ustawienia KSeF → parametr Środowisko KSeF należy ustawić na wartość Przedprodukcyjne (Demo). Na tak przygotowanej instalacji można, po umówieniu się ze swoim kontrahentem, wymieniać dokumenty w ramach testów. Dokumenty wysyłane i odbierane z środowiska przedprodukcyjnego (demo) KSeF nie mają mocy prawnej i nie funkcjonują w oficjalnym obiegu.
Szczegółowy opis znajduje się w osobnym materiale: Komunikacja z DEMO (przedprodukcyjne)
3.Jak powiązać fakturę zakupu z zamówieniem do dostawców?
Należy zaimportować dokument z KSeF bez pozycji (w oknie edycyjnym pozycje bufora, na zakładce 2 Pozycje, wszystkie wiersze powinny mieć odznaczoną kolumnę Podlega realizacji). Na powstałym nagłówku dokumentu należy dodać zrealizować zamówienie za pomocą opcji Ctrl+R lub w menu pod prawym przyciskiem myszy → Podstawowe → Realizuj zamówienia.
4.Co w przypadku gdy PZ jest wcześniejsza niż faktura – jak powiązać?
W tym celu należy w oknie edycyjnym pozycji bufora importu na zakładce 1 Podstawowe, w sekcji Sposób realizacji dokumentu FPZ wybrać FPZ do powiązanych PZ, a następnie wskazać odpowiednie dokumenty PZ.
5.Czy można przy realizacji z dokumentu z bufora KSeF zrealizować kilka faktur zakupu do jednej PZ?
Nie ma takiej możliwości.
6.Czy można dodać kilka PZ do jednej faktury przy realizacji z dokumentu z bufora KSeF?
Tak, można powiązać kilka PZ do jednej Faktury do PZ. Odwrotna sytuacja (jedna PZ do kilku Faktur do PZ) nie jest obsługiwana w systemie.
7.Co w sytuacji, gdy kwota z PZ nie zgadza się z fakturą?
Należy postępować tak jak dotychczas – sprawdzić, co się nie zgadza, poprawić ceny na pozycjach faktury, sprawdzić podsumowanie dokumentu. Podczas realizacji FPZ system pobiera pozycje i ceny z dokumentu PZ oraz wymusza zestawienie VAT z dokumentu KSeF.
8.Co w przypadku faktury zawierającej jednocześnie pozycje kosztowe i magazynowe?
Przy imporcie dokumentu z KSeF można zmapować towar jako towar, a usługę transportu jako "inne z VAT". Można też pozycję kosztową dodać jako wartość zwiększającą cenę zakupu na zrealizowanym dokumencie w odpowiednim module.
9.Co w przypadku gdy na fakturze jest jedna zbiorcza pozycja, a w systemie mamy wiele kartotek?
W ramach konfiguratora nie można jednej pozycji zmapować na kilka kartotek. W tej sytuacji można zrealizować dokument z bufora importu bez pozycji (wyłączyć znacznik w kolumnie Podlega realizacji), a następnie w dokumencie wystawionym w odpowiednim module, ręcznie wprowadzić pozycje kartotek.
10.Jak skonfigurować system w przypadku, gdy księgowość pobiera faktury, a nie zna indeksów magazynowych i nie zna przypisanego magazynu?
Dział księgowości może pobrać faktury do bufora w statusie W przygotowaniu, uzupełnić kierunek dalszej realizacji (moduł), miejsce zakupu i skierować do statusu Do realizacji, w którym dokument zostanie przejęty przez inne działy.
11.Czy jest przewidziana opcja wystawienia faktury zakupu od razu z zamówienia do dostawcy z pominięciem PZ?
Nie ma takiej możliwości. W oknie zamówień do dostawców nie ma opcji bezpośredniej realizacji na fakturę VAT.
Można natomiast w Buforze importu dokumentów z KSeF wskazać, by dokument został zrealizowany bez pozycji (w oknie edycyjnym pozycji bufora, na zakładce 2 Pozycje należy wyłączyć oznaczenia w kolumnie Podlega realizacji). Po utworzeniu nagłówka dokumentu, można zrealizować wybrane zamówienie poprzez opcję Ctrl+R.
12. Odbieramy faktury z KSeF jako dokumenty VAT, natomiast nasza firma nie jest czynnym podatnikiem VAT. Do tej pory takie dokumenty wprowadzaliśmy w systemie jako Rachunek (RK) – w kwocie brutto.
W buforze importu dokumentów nie widzimy możliwości wyboru tej definicji. W jaki sposób możemy prawidłowo obsłużyć taki obieg dokumentów?
Obsługa definicji dokumentu Rachunek (RK) w imporcie z KSeF nie jest planowana. W takiej sytuacji należy utworzyć własną definicję na bazie faktury kosztowej i odpowiednio ją wprowadzić (np. stosując stawkę „np”), aby umożliwić księgowanie dokumentów w kwotach brutto. Opcja tworzenia definicji dokumentu jest dostępna w menu Słowniki → Definicje dokumentów → Zakup towarów handlowych → Faktura VAT → Faktura VAT kosztowa (Fkoszt)→ opcja Kopiuj (Ctrl+F3).
1.Korekta zbiorcza – do KSeF nie eksportują się pozycje z korekty (indeks, nazwa, cena jednostkowa). Czy to prawidłowe?
Pozycje korekty zbiorczej mogą być generowane w systemie na dwa sposoby: Standardowo (pojawia się okno edycyjne umożliwiające dodanie kartoteki) oraz w sposób automatyczny (Generuj usługi) gdzie następuje generowanie usług na poszczególne stawki VAT z sumy dokumentów. W pierwszym przypadku eksportowane są pozycje z indeksem z ujemną wartością sprzedaży, w drugim - pozycje z rabatami procentowymi w kontekście stawek VAT (bez indeksu i nazwy towaru ujęte jako rabat, z ujemną wartością sprzedaży).
1.Czy biuro rachunkowe, aby odbierać dokumenty z KSeF w imieniu klienta, musi mieć wykupione dodatkowe funkcjonalności importu i eksportu?
Tak, w celu pobierania faktur sprzedaży/zakupu do modułów FK/KPiR wymagane jest rozszerzenie licencji o funkcjonalność KSEF import.
2.Biuro rachunkowe – czy tryb KSeF obowiązuje dla konkretnej bazy/klienta czy dla wszystkich baz?
Tryb KSeF obowiązuje na konkretnej bazie dla wszystkich użytkowników.
3.Czy dla każdego klienta biura rachunkowego (każdej bazy) należy osobno konfigurować KSeF i wgrywać certyfikat?
Tak, dla każdej bazy (klienta) należy osobno skonfigurować ustawienia KSeF i wgrać odpowiedni certyfikat/token.
4.Jak połączyć Streamsoft Firmino z Streamsoft Pro/Prestiż i ściągnąć dane?
Opis opcji dostępny jest w dokumentacji: LINK
5.Czy można pobrać dokumenty sprzedaży i zakupu Klienta wprost ze Streamsoft Firmino?
Nie, Streamsoft Pro/Prestiż posiada wyłącznie możliwość importu opisów dokumentów kosztowych. W celu importu dokumentów klienta z KSeF konieczne jest wykupienie licencji KSeF - import.
6.Czy biuro rachunkowe pobiera z KSeF faktury klienta tylko kosztowe, czy może też faktury sprzedażowe, które klient wysłał do KSeF?
Do modułu Finanse i Księgowość / Księga Podatkowa można pobierać zarówno faktury kosztowe jak i dokumenty sprzedażowe.
7.Czy jeśli jesteśmy biurem i wdrażamy pobieranie opisów dokumentów zakupowych przez Streamsoft Firmino, musimy dopłacić za nową licencję?
W celu importu dokumentów klienta z KSeF przez biuro rachunkowe bezpośrednio do systemu Streamsoft, konieczne jest wykupienie licencji KSeF import. Po nadaniu uprawnień przez klienta, biuro importuje faktury do tzw. Bufora KSeF w systemie Streamsoft. Następnie, po zaimportowaniu dokumentów do Bufora, system pobiera z programu Streamsoft Firmino opisy merytoryczne przygotowane przez klienta. Informacje o tym, jak wygląda dostęp do Firmino dla klienta oraz dla biura rachunkowego, znajdują się na dedykowanej stronie: https://www.firmino.pl/obsluga-ksef-dla-biur-rachunkowych/
Na powyższej stronie znajduje się również sekcja pytań i odpowiedzi (FAQ), która wyjaśnia kluczowe aspekty współpracy w nowym modelu.
8.Co z fakturami kosztowymi, gdy pracuję na module HM, a księgowość prowadzi zewnętrzne biuro?
Propozycja: Faktury kosztowe można zaimportować i zrealizować np. na innym miejscu zakupu (które nie jest powiązane z magazynem) jako faktury zakupu z kartoteką o typie Inne z VAT.
1.Jak zaimportować fakturę sprzedaży wystawioną w trybie samofakturowania przez naszego kontrahenta?
W standardzie do modułu Finanse i Księgowość/Księga Podatkowa jako dokument sprzedaży. Jako rozwiązanie dodatkowe: do modułu Handlowo-Magazynowego jako dokumenty z nadanymi numerami KSeF, określonym w systemie Klienta numerem zewnętrznym.
2.Czy rachunki bankowe z faktur będą się zakładały automatycznie po imporcie w danych kontrahenta?
Nie planujemy opcji automatycznego zakładania numerów kont bankowych z dokumentów KSeF. Po zaimportowaniu i realizacji dokumentu w odpowiednim module, system przepisze rachunki bankowe jeżeli znajdują się w danych kontrahenta na zakładce 2 Inne.
3.Czy można drukować faktury pobrane z KSeF z poziomu programu (pojedynczo i grupowo)?
W oknach programu zawierających powiązanie z dokumentem KSeF (np. Bufor importu z KSeF, Dokumenty zakupu, Rejestracja zakupu), dostępny jest podgląd dokumentu w widoku HTML. Za pomocą opcji Pokaż plik HTML można go otworzyć w przeglądarce internetowej, skąd możliwy jest wydruk pojedynczego dokumentu.
4.Jak wygląda zakup paliwa dla samochodów osobowych w kontekście KSeF? Skąd wiadomo, na jaki samochód jest paliwo?
Tylko jeżeli na fakturze (w pliku) będzie zawarta taka informacja będzie ona dostępna dla użytkownika importującego dokument do systemu Streamsoft. Sposób umieszczenia informacji w pliku XML (np. poprzez identyfikator wewnętrzny czy uwagi do dokumentu) ustalany jest indywidualnie w przedsiębiorstwach.
1. Platforma KSeF nie odpowiada na żądanie otwierania sesji
Co sprawdzić?
W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF parametr Wysyłaj XML do KSeF w wersji powinien być ustawiony na wartość FA(3).
W oknie Tryb pracy KSeF w sekcji Komunikacje z KSeF za pomocą opcji Sprawdź system weryfikuje czy jest aktywna sesja z KSeF i czy działa połączenie z serwisami (ksef.mf.gov.pl; streamsoft.pl; google.pl). Okno to jest dostępne na dolnym pasku programu oraz w menu System → Krajowy System e-Faktur → Tryb pracy z KSeF.
2. Błąd walidacji danych wejściowych
Co sprawdzić?
W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF parametr Wysyłaj XML do KSeF w wersji powinien być ustawiony na wartość FA(3).
W oknie Tryb pracy KSeF w sekcji Komunikacje z KSeF za pomocą opcji Sprawdź system weryfikuje czy jest aktywna sesja z KSeF i czy działa połączenie z serwisami (ksef.mf.gov.pl; streamsoft.pl; google.pl). Okno to jest dostępne na dolnym pasku programu oraz w menu System → Krajowy System e-Faktur → Tryb pracy z KSeF.
3. Nieczytelna treść
Przyczyną komunikatu jest nieaktywny token, do którego jest przypisany aktualnie zalogowany użytkownik.
Co sprawdzić?
4. Brak uprawnień do wykonania operacji (403 Forbidden)
Token lub certyfikat używany przez operatora nie posiada uprawnień do wykonywania danej czynności, np. do wysyłki faktur.
Co sprawdzić?
5. Nie można ustalić numeru KSeF: Otrzymano komunikat z platformy KSeF o treści.
Co zrobić?
Komunikat pojawia się przy ręcznej próbie pobrania numeru KSeF (okno dokumentów sprzedaży → prawy przycisk myszy → Krajowy System e-Faktur → Pobierz numer KSeF).
Status dokumentu to Wysłano, oczekuje, należy cofnąć status wysyłki, usunąć wygenerowany plik, poprawić dane i ponownie przesłać plik do KSeF.
6. Dokument nie jest zgodny ze schemą (xsd)
Komunikat pojawia się podczas otwierania sesji KSeF, przy próbie wysyłki dokumentu na platformę KSeF.
Co sprawdzić?
7. Nie można pobrać klucza publicznego
Komunikat pojawia się podczas próby komunikacji z KSeF i może wynikać z używania niewspieranego środowiska operacyjnego Windows.
