Od wersji 20.0.380.195 dostępna jest funkcjonalność pozwalająca na połączenie biura rachunkowego posiadającego system Streamsoft, z jego klientami, którzy mogą opisywać faktury otrzymywane w KSeF i przesyłać te opisy do biura rachunkowego. W celu pobrania faktur Klienta z KSeF niezbędna jest licencja KSeF - Import oraz podpięcie do systemu Streamsoft metody uwierzytelniania udostępnionej przez Klienta biura rachunkowego.
Do komunikacji niezbędne jest posiadanie (przez Klienta biura) konta w systemie Firmino.pl. Jeśli klient biura rachunkowego nie korzysta z programu Firmino do wystawiania faktur, to integracja z samym buforem KSeF jest dostępna w ramach konta darmowego.
Link do rejestracji konta darmowego: https://app.firmino.pl/app/registration.do.
SPIS TREŚCI:
Komunikacja systemu Streamsoft z programem Firmino
W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Import znajduje się parametr Obsługa integracji z Firmino, zawierający ustawienia konfiguracyjne integracji.
W celu połączenia się z kontem w Firmino.pl należy zaznaczyć parametr Włącz integrację z systemem Firmino.pl, a następnie za pomocą opcji Poproś o zgodę na integrację wysłać e-mail do klienta z prośbą o zgodę. W oknie Prośba o zgodę na integrację z kontem w Firmino.pl należy podać Email użytkownika Firmino.pl (adres e-mail klienta zarejestrowany w Firmino.pl) oraz Email zwrotny (adres biura rachunkowego, na który przysłany zostanie kod aktywacyjny).
Po wyrażeniu zgodny przez klienta na adres biura wysłany zostanie kod aktywacyjny, który należy wprowadzić w oknie edycyjnym parametru System → Konfiguracja → Ustawienia → Księgowość → Import → Obsługa integracji z Firmino → Aktywuj integrację.
Po prawidłowej aktywacji integracji, w oknie widoczne będą informacje o dacie i godzinie zarówno wysłania prośby o zgodę jak i aktywacji integracji (wprowadzenia kodu aktywacyjnego).
Zaznaczenie opcji:
- Pobieranie opisów i statusu uwzględniania w kosztach dokumentów z KSeF spowoduje automatyczne zaczytanie opisów i statusu dokumentów podczas importu
- Pobieranie dokumentów sprzedaży i zakupu - Import danych do poleceń księgowania umożliwi import dokumentów w formie paczek. Szczegółowy opis opcji znajduje się w rozdziale Import paczek dokumentów do księgowania.
Pobranie i opisy dokumentów z KSeF przez Klienta biura rachunkowego
Klient biura rachunkowego, po zalogowaniu się na konto w Firmino.pl może zaimportować dokumenty z platformy KSeF i je zweryfikować. Instrukcja w tym zakresie dostępna jest pod linkiem: https://www.firmino.pl/pomoc/obsluga-ksef-dla-faktur-kosztowych/
Możliwe jest wprowadzenie odpowiedniego statusu (Księguj lub Nie księguj) oraz opcjonalnie dodanie opisu danego dokumentu. Po zatwierdzeniu miesiąca, do biura rachunkowego przesyłana jest informacja (e-mail) o dokumentach przygotowanych do księgowania. Instrukcja w tym zakresie dostępna jest pod linkiem: https://www.firmino.pl/pomoc/opisanie-faktur-z-ksef-dla-biura-rachunkowego/
Import dokumentów wraz z opisami z Firmino
W celu zaimportowania dokumentów zakupu klienta biura rachunkowego do systemu Streamsoft Pro/Prestiż niezbędne jest posiadanie licencji na import dokumentów z KSeF i podpięcie udostępnionego przez Klienta sposobu uwierzytelnienia w postaci tokena/certyfikatu.
Po spełnieniu tych warunków, w module Finanse i Księgowość → Dokumenty → Krajowy System e-Faktur → Bufor importu dokumentów zakupu z KSeF → Dodaj (F3) → okno Platforma KSeF - Dokumenty zakupu, dostępny jest import dokumentów do systemu Streamsoft.
Po otrzymaniu informacji od klienta o zatwierdzeniu miesiąca i dokumentach przygotowanych do księgowania, można je pobrać do systemu Streamsoft wraz ze statusami oraz opisami. Za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy → Widok → Kolumny w tabeli do widoku okna można dodać kolumny:
- Opis z Firmino - prezentuje opis wprowadzony przez klienta w Firmino
- Księguj - prezentuje status dokumentu nadany przez klienta w Firmino. Może przyjąć wartości:
- Tak - dokument oznaczony przez klienta jako podlegający księgowaniu. Tylko dokumenty o tym statusie są możliwe do realizacji w systemie Streamsoft.
- Nie - dokument oznaczony przez klienta jako wyłączony z księgowania. System nie pozwoli na zarejestrowanie takiego dokumentu (przy próbie realizacji wyświetlony zostanie raport z informacją Status z Firmino: Nie księguj), należy przenieść go do archiwum za pomocą opcji w menu pod prawym przyciskiem myszy → Przenieś do archiwum.
- Niezweryfikowany - sposób postępowania z dokumentem nie został określony przez klienta, system nie zrealizuje takiej pozycji (przy próbie realizacji wyświetlony zostanie raport z informacją Status z Firmino: Niezweryfikowany). Przed realizacją dokumentu należy zmienić status na Tak lub Nie.
- Firmino - data zmiany statusu - data ostatniej edycji statusu dokumentu w programie Firmino (statusu nadawanego przez klienta)
- Data importu - data pobrania dokumentów do systemu Streamsoft
Następnie dokumenty można zrealizować w programie, czyli przenieść je do modułu Finanse i Księgowość oraz księgować zgodnie z dotychczasowym trybem. Szczegółowy opis importu i realizacji dokumentów znajduje się tutaj.
W oknie edycyjnym pozycji bufora importu z KSeF znajduje się Widok Firmino, który po rozwinięciu prezentuje informacje dotyczące księgowania oraz opis.
Dokumenty są widoczne w oknie Platforma KSeF - Dokumenty zakupu niezależnie od tego, czy klient biura rachunkowego pobrał je w Firmino, zweryfikował, opisał i zamknął miesiąc. Biuro rachunkowe może pobrać dokumenty nie posiadające statusu i opisu oraz uzupełnić te dane w późniejszym czasie. W menu pod prawym przyciskiem myszy znajdują się opcje:
- Firmino - Pobierz opis i status - umożliwia ręczne pobranie opisów i statusów dokumentów nadanych przez klienta w programie Firmino
- Rejestr komunikacji z Firmino - prezentuje historię operacji z Firmino oraz ewentualnych niepowodzeń i błędów
- Zmień status z Firmino - pozwala ręcznie zmienić status pobrany z Firmino. Informacja o zmianie zapisywana jest w rejestrze komunikacji
Przed importem dokumentów do systemu Prestiż wykonywana jest weryfikacja, czy zostały one już pobrane przez klienta w programie Firmino. Jeśli nie, to wyświetlane jest ostrzeżenie a zaimportowane dokumenty otrzymują status Niezweryfikowany.
Import paczek dokumentów do księgowania
Opcja Import z Firmino, znajdująca się w menu Dokumenty → Import danych do poleceń księgowania, dostępna jest po włączeniu parametru w konfiguracji systemu Pobieranie dokumentów sprzedaży i zakupu - Import danych do poleceń księgowania.
Umożliwia ona import dokumentów sprzedaży i zakupu utworzonych na podstawie dokumentów zaimportowanych z KSeF lub wystawionych bezpośrednio w aplikacji Firmino.
Konfigurator importu dokumentów z Firmino
Do pobrania dokumentów zakupu i sprzedaży konieczne jest ustawienie parametrów importu w polu Konfigurator znajdującym się w oknie Import z Firmino. Przed pierwszym pobraniem należy utworzyć konfigurator za pomocą opcji Dodaj (F3) w menu pola pod przyciskiem strzałki.
Okno edycyjne konfiguratora składa się z zakładek:
1 Podstawowe
Należy wprowadzić nazwę oraz wskazać oddział - w przypadku biur rachunkowych można wskazać dowolny oddział z listy, nie ma on znaczenia dla jakości importu dokumentów, numer oddziału jest uwzględniany jedynie w numeracji zaimportowanych paczek.
2 Sprzedaż - 3 Zakup
Należy określić miejsca sprzedaży i zakupu, domyślną grupę księgową oraz domyślne definicje typów dokumentów, które powstaną w wyniku importu.
Import paczek dokumentów
Za pomocą opcji Dodaj z Firmino uruchamiane jest okno Pobierz z Firmino.pl, w którym należy wskazać okres za jaki system ma zaimportować paczki dokumentów.
Opcja Pokaż pozycje (Ctrl+P) prezentuje okno z wykazem pozycji (zaimportowanych dokumentów) z danej paczki.
Pozycje paczki można podejrzeć za pomocą opcji Podgląd (F2) oraz edytować poprzez Popraw (F5). W oknie edycyjnym pozycji można wprowadzić dane, które zostaną następnie przeniesione na dokument rejestracji sprzedaży/zakupu.
Za pomocą opcji Realizuj paczkę, na podstawie zaimportowanych pozycji, tworzone są dokumenty w menu Dokumenty → Rejestracja sprzedaży / Rejestracja zakupu.
