Wersja 20.0.380

O module

Moduł Rozrachunki jest integralną częścią modułu Finanse i księgowość oraz modułu Handlowo-Magazynowego. Wszystkie operacje związane z kontrahentami danej firmy od razu znajdują odzwierciedlenie w rozrachunkach.
Moduł ten umożliwia prowadzenie wielu kas i banków, emisję wezwań do zapłaty, generowanie not odsetkowych oraz pełną kontrolę należności i zobowiązań.

Konfiguracja

Użytkownik może dokonywać zmiany ustawień w systemie. Zmiana ustawień dotyczy zarówno całej firmy jak i poszczególnych stanowisk. Do zmian w konfiguracji służy opcja menu głównego System → Konfiguracja → Ustawienia → Rozrachunki:

Ogólne

• Dane kontrahenta jednorazowego na KP bierz z Paragonu – opcja umożliwia przepisanie danych kontrahenta jednorazowego na generowany dokument KP z wystawionego paragonu.
• Data Bilansu Otwarcia – użytkownik wprowadza datę bilansu otwarcia dla rozrachunków.
• Grupa rozrachunków do rozliczania zaliczek pracowniczych – należy wybrać grupę rozrachunków, za pomocą której będą rozliczane zaliczki pracownicze.
• Domyślne wystawianie kompensaty – jeśli użytkownik chce, aby kompensata była domyślnie wystawiana to powinien wybrać opcję Wystawiaj kompensatę.
• Pozostaw wyniki zestawienia „Stan rozrachunków na dowolny dzień" – zaznaczenie tej opcji umożliwi pozostawienie w systemie wyników zestawienia dotyczącego stanu rozrachunków na dowolny dzień, jako podstawę do dalszych analiz.
• Przed rozliczaniem faktury RR pytaj o VAT – opcja umożliwia wyłączenie edycji rejestru VAT, podczas rozliczania faktur RR.
• Stosuj nr karty/listu przewoz. w przypadku rozliczeń kartą lub za pobraniem – włączenie opcji umożliwia uzupełnienie numeru karty lub listu przewozowego podczas dodawania spłat (generujących przeniesienie rozrachunków) do dokumentu w module Handlowo-Magazynowym (okno Potwierdzenie dokumentu → Dodaj rozliczenie <F3> → Przeniesienie (karta, pobranie) → pole: Nr karty/listu przewozowego).
• Wyświetlaj tylko dokumenty z miejsc sprzedaży oraz kas, do których użytkownik ma prawo – opcja ta umożliwia wyświetlenie dokumentów z miejsc sprzedaży, do których użytkownik ma prawo dostępu.
• Wyświetlaj tylko dokumenty z miejsc zakupu, do których użytkownik ma prawo – opcja ta umożliwia wyświetlenie dokumentów z miejsc zakupu, do których użytkownik ma prawo dostępu.
• Maksymalna ilość rozrachunków bez okienka wyboru podczas rozliczania dokumentów – w ramach tego parametru, użytkownik systemu może określić ile dokumentów maksymalnie powinno się pokazywać na ekranie, bez okienka wyboru, podczas rozliczania dokumentów. Lista rozliczeń do wyboru, wyświetli się wtedy, gdy ilość dokumentów do rozliczenia będzie większa od liczby wpisanej w konfiguracji.
• Włącz obsługę rozliczania prowizji z różnicy między zapłatą a należnością – po ustawieniu parametru na wartość Tak, system rozlicza różnice między kwotą zapłaty a należnością w następujący sposób:
  • W module Handlowo-Magazynowym w menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Sposoby płatności, należy zdefiniować sposób płatności kartą płatniczą.
  • Następnie wystawiamy dokument sprzedaży, którego sposób płatności określamy jako Karta płatnicza i rozliczamy kartą. W module Rozrachunki po wcześniejszym skonfigurowaniu Przeniesień rozrachunków, powstanie dokument przeniesienia rozrachunków, np. na POLCARD (kontrahenta określa się w słowniku Sposoby płatności).
  • W module Rozrachunki należy zdefiniować Terminale płatnicze (menu Dokumenty → Terminal płatniczy), gdzie dodajemy przelew od POLCARDU na kwotę dokumentu razem z prowizją. Nie należy jeszcze rozliczać ze sobą kwot powstałych w wyniku przeniesienia rozrachunków z tytułu płatności kartą oraz wpłaty od POLCARDU.
  • Rejestrujemy Fakturę VAT zakup/koszty od POLCARD na kwotę prowizji w module Finanse i Księgowość.
  • Przechodzimy do okna Należności i zobowiązania, wybieramy kwotę wpłaty z terminala i w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszki) używamy opcji Rozlicz dokumenty i różnice do prowizji. Program generuje dodatkowy dokument przeniesienia rozrachunków, na kwotę prowizji, który możemy rozliczyć z Fakturą VAT koszty od POLCARD.
• Podczas rozliczania dokumentów w oknie wyboru pozwól zmienić znak kwoty spłaty - parametr umożliwia rozliczenie dokumentów z kwotą z przeciwnym znakiem spłaty, tym samym zwiększenie należności lub zobowiązania. W tym celu, w oknie rozliczania dokumentu, w kolumnie Do rozliczenia należy wprowadzić kwotę spłaty ze znakiem przeciwnym, np.:

Po zapisie okna zmienią się kwoty pozostałe do spłaty:

• Grupa rozrachunków do przenoszenia prowizji – w punkcie tym ustalamy, do jakiej grupy rozrachunków ma być dodana prowizja rozliczona z różnicy między zapłatą a należnością. Opcja jest dostępna po zmianie parametru Włącz obsługę rozliczania prowizji z różnicy między zapłatą a należnością na wartość Tak.
• Obsługa dyspozycji – włączenie tej opcji umożliwi wystawianie dyspozycji na przelewy na nierozliczone dokumenty. Dyspozycje można wystawiać w menu Dokumenty → Dyspozycje oraz w menu Rozrachunki → Należności i zobowiązania (za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+D>). Z wystawionych dyspozycji, w oknie Przelewy można wystawiać przelewy za pomocą opcji Dodaj <F3> → Z dyspozycji. Dodatkowo w oknie Należności i zobowiązania oraz Dokumenty rozliczone, w części okna dotyczącej szczegółów, po włączeniu opcji Obsługa dyspozycji, pojawią się zakładki: Przelewy i Dyspozycje.
• Typ kontaktu do wezwania do zapłaty – w miejscu tym wybieramy jaki typ kontaktu, ma być automatycznie podpowiadany w oknie Kontakt. Okno to dostępne jest po wybraniu w oknie Należności i zobowiązania wydruku Wezwania do zapłaty, zaznaczeniu opcji Zarejestruj kontakt w CRM i kliknięciu na przycisk Wyślij.

Typy kontaktu, które mają być dostępne w opcji konfiguracji definiujemy w menu Słowniki → Słowniki systemowe →Typy zdarzeń → ikona Kontakt.
UWAGA!
Opcja ta dostępna jest, gdy stanowisko posiada licencję na moduł CRM.

• Dodatkowa cecha dokumentów – opcja ta umożliwia zdefiniowanie własnej cechy wyświetlanej w menu Rozrachunki → Należności i zobowiązania → menu kontekstowe → Widok → Kolumny w tabeli. Cecha może być wyświetlana w zależności od przyjętych reguł w trakcie wdrożenia.
• W rozrachunkach pokazuj tylko faktury zaakceptowane (z def. wymagające akceptacji) – włączenie opcji powoduje, że w oknie Należności i zobowiązania nie będą wyświetlane faktury zakupu, które nie są zaakceptowane, a wymagają akceptacji z definicji.
• Termin płatności na fundusz promocji produktów rolno - spożywczych zawsze na 25 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału – aby parametr był dostępny, należy włączyć opcję Obsługa rozliczeń z funduszami promocji produktów rolno-spożywczych na fakturach zakupu od rolnika. Po ustawieniu parametru na wartość Tak, jeżeli zdarzy się, że data dokumentu zakupu od rolnika będzie z danego kwartału, a termin płatności na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych będzie większy niż 25 dzień miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, to program zmieni datę płatności na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych na 25 dzień miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.
• Domyślny formularz definiowany dla „Wezwania do zapłaty" – w opcji tej użytkownik ma możliwość podpięcia formularza definiowanego dla wydruku wezwania do zapłaty, który będzie dostępny do wyboru w menu Rozrachunki → Należności i zobowiązania → Drukuj → Wezwanie do zapłaty.
• Automatyczne rozliczanie dokumentów po dodatkowych numerach dok. spłacanych – włączenie opcji umożliwi rozliczanie automatyczne faktur z dokumentami kasowymi/bankowymi z poziomu:
  • wprowadzania faktur w module FK,
  • importu wyciągów bankowych,
  • importu faktur poprzez paczki.pk,
  • wprowadzania BO rozrachunków (dodawanie, import z pliku txt).

Na oknie edycyjnym umożliwiono wprowadzanie Dodatkowych numerów dokumentów do spłacenia, po których odbywa się wyszukiwanie rozliczeń.

• Podczas rozliczania dokumentów różnica kursowa może powstać tylko w otwartym okresie RR - po ustawieniu wartości na Tak, podczas rozliczania dokumentów walutowych sprawdzane będą również miesiące w module
• Przy rozliczaniu dokumentu w HM za pomocą „Przeniesienie (karta)" ustaw termin płatności przeniesienie z rozliczanego dokumentu - umożliwia automatyczne ustawienie terminu płatności przy rozliczaniu dokumentu
• Nazwa wtyczki do rozliczania z pliku: we(ID_KONTRAH : Integer; NRDOKZEWZR : String; ID_WALUTA : Integer; NRDOKZEW : String; KWOTASPL : Currency) wy(NRDOKZEW : String; KWOTASPL : Currency) - parametr umożliwia rozliczanie rozrachunków z pliku. Po wyborze przycisku Rozlicz z pliku w oknie Rozliczenia pojawi się okno z wyborem pliku, wg którego zostaną rozliczone rozrachunki widoczne na oknie.
• Podczas rozliczania dokumentów sprzedaży/zakupu, gdy nie ma kompensaty, rozliczaj wg daty dok.zew (gdy brak daty dok.zew. również wg daty dok.)
• Podczas wystawiania kompensaty wyszukaj i rozlicz dokumenty tylko wg daty dok.zew. - po ustawieniu parametru na wartość Tak, możliwy jest wybór dokumentów, których data dokumentu zewnętrznego nie przekracza daty kompensaty

Przelewy

• Przelewy do wybranych rozliczeń kontrahenta – użytkownik może wybrać jeden ze sposobów wystawiania przelewów do wybranych rozliczeń kontrahenta: łącz we wspólny przelew, wystaw każdy przelew osobno lub wystawiaj 2/3/4/5 pozycje na przelew.
• Przelewy dla kontrahentów z płatnikiem – Wystaw na kontrahenta, Wystaw na płatnika
• Przelewy przed wydrukiem wymagają potwierdzenia – jeśli opcja ta zostanie zaznaczona, to przed wydrukiem przelewu należy go potwierdzić.
• Informuj o możliwości kompensaty przed wystawieniem przelewu – opcja umożliwia informowanie, przed wystawieniem przelewu, o możliwości wykonania kompensaty (w menu Dokumenty/Rozrachunki → Przelewy).
• Do tytułu przelewu dodaj datę dokumentu zewnętrznego – zaznaczenie tej opcji sprawi, że w tytule przelewu, oprócz numeru dokumentu zewnętrznego, widoczna będzie również jego data.
• Do tytułu przelewu dodaj kwotę – włączenie tego parametru umożliwia dodawanie kwoty do tytułu pozycji przelewu.
• Ustawienia opcji przelewów zapamiętaj dla stanowiska – po zaznaczeniu tego parametru, system zapamięta opcje przelewów, które zostały ustawione dla danego stanowiska.
• Na wydruku przelewu umieszczaj nazwę skróconą firmy – zaznaczenie tej opcji w konfiguracji, pozwoli na formularzu wydruku, drukować nazwę skróconą firmy. Jeśli opcja pozostanie wyłączona, na formularzu, drukowana będzie tylko pełna nazwa firmy.
• W tytule przelewu pomiń nazwę dokumentu – parametr powoduje, że w tytule przelewu zostanie pominięty skrót danego dokumentu, np. FA i pojawi się tylko numer tego dokumentu.
• Pozwól na zmianę rachunku zleceniodawcy gdy są powiązania z rozliczeniem - umożliwia zmianę rachunku zleceniodawcy, w przypadku przelewu walutowego, do którego wybrane zostały rozliczenia.
• Dla przelewu Split Payment pozostałą kwotę VAT wylicz na podstawie wystawionych przelewów - ustawienie parametru na wartość Tak spowoduje, że program będzie wyliczał kwotę VAT na podstawie wystawionych przelewów, a nie z proporcji.
• Włączono możliwość sprawdzenia konta bankowego w KAS – parametr domyślnie ustawiony na TAK po włączeniu, którego konto bankowe kontrahenta będzie weryfikowane w KAS.
• Sprawdzaj automatycznie konto bankowe w KAS dla przelewów od kwoty – parametr domyślnie ustawiony na kwotę 15000,01 zł. Przy wystawianiu przelewu na kwotę równą bądź wyższą wskazanej w konfiguracji system automatycznie poinformuje o statusie konta bankowego w KAS.
• Sprawdzaj automatycznie konto bankowe w KAS podczas importu wyciągów bankowych od kwoty - podczas importu wyciągu bankowego oraz jego realizacji, program będzie sprawdzał konto bankowe, zgodnie z ustawieniem w konfiguracji.
• Ustawienia - Rozrachunki - Przelewy - Data, od której obowiązuje przelew do Urzędu Skarbowego na indywidualny rachunek podatkowy - parametr domyślnie ustawiony na wartość 2020-01-01.
• Kolejność wyboru konta dla przelewu - umożliwia sterowanie kolejnością wyboru kont do przelewu. Parametr domyślnie ustawiony jest na wartość Konto z rozrachunku lub Fa, dodatkowo dostępne są: Konto domyślne oraz Pierwsze aktywne konto. W oknie edycji parametru możliwe jest wskazanie w kolejności, wg której system będzie pobierał numer rachunku na dokumenty.

• Dla przelewu Split Payment dla wielu pozycji stosuj wyrażenie - parametr określa tytuł przelewu jaki zostanie ustawiony dla przelewów SP do wielu dokumentów. Domyślna wartość "Od @DATA_OD do @DATA_DO".
• Pozwól wystawić więcej niż jedną pozycję dla przelewu Split Payment – opcja umożliwia wygenerowanie przelewu Split payment do wielu pozycji.

Widok

Widok rozrachunków:

• Księgowy – pokazuje należności i zobowiązania, pozostałe należności i zobowiązania, spłaty należności i zobowiązań. Rozrachunki ujęte są w większym stopniu szczegółowości.
• Uproszczony – pokazuje należności i zobowiązania w sposób uproszczony, a więc kwotę, jej rozliczenie i wartość pozostałą do zapłaty.

Kasa, Bank, Inne

• Automatycznie drukuj nowe raporty – umożliwia automatyczne drukowanie nowych raportów. Parametr domyślnie ustawiony jest na wartość Tak.
• Automatyczny wydruk dokumentów kasowych – włączenie opcji spowoduje, że po zamknięciu dodawanego dokumentu kasowego, system automatycznie wydrukuje dokument.
• Kasa dla stanowiska – użytkownik w konfiguracji może zaznaczyć, która kasa została przypisana do danego stanowiska zawierającego moduł Handlowo-Magazynowy.
• Automatyczne przestawianie daty wprowadzania w kasie – użytkownik może wybrać jedną z trzech możliwych opcji:
  • Nie przestawiaj – wybranie tej opcji sprawia, że użytkownik ręcznie będzie przestawiał datę wprowadzania w kasie.
  • Przestaw i poinformuj – system automatycznie przestawi datę wprowadzania w kasie i za pomocą komunikatu poinformuje o tym użytkownika.
  • Przestaw, nie informuj – system automatycznie przestawi datę wprowadzania w kasie i nie poinformuje o tym użytkownika.
• Automatyczne przestawianie daty wprowadzania w terminalu – opcja umożliwia automatyczną zmianę daty wprowadzania dokumentów w terminalach płatniczych.
• W banku dopuszczaj kilka otwartych wyciągów – zaznaczenie opcji umożliwia użytkownikowi otwarcie kilku wyciągów. Opcję można wyłączyć tylko, gdy nie istnieje żaden bank, który ma otwarte, co najmniej dwa raporty. Edycja parametru możliwa jest po zalogowaniu się hasłem serwisowym.
• W kasie dopuszczaj kilka otwartych raportów – zaznaczenie tej opcji umożliwia otwarcie wielu raportów w kasie. Edycja parametru możliwa jest po zalogowaniu się hasłem serwisowym.
• W otwartych poprzednich wyciągach łam numery dokumentów – zaznaczenie tej opcji umożliwi użytkownikowi systemu dodanie do spisu wyciągów nowych dokumentów i pozwoli na zachowanie ciągłości numeracji.
• Włącz obsługę karty w kasie – zaznaczenie tej opcji pozwala użytkownikowi systemu na obsługiwanie kart płatniczych na stanowisku kasowym. W okienku przeglądania dokumentów kasowych pojawi się ikonka Zapłata kartą. Opcja ta pozwala rozliczyć dowolną należność za pomocą karty. Na okienku edycyjnym w kasie w przypadku, gdy jest to KP od kontrahenta, pojawia się ikonka Zapłata kartą, która umożliwia zapłatę kartą w obrębie wybranego kontrahenta:

• Rozliczanie Ctrl+F3 w kasie – razem z terminalami i przeniesieniami – zaznaczenie tej opcji przyspieszy pracę na stanowisku kasowym. Po wciśnięciu kombinacji klawiszy <Ctrl+F3> i wybraniu należności, operator systemu ma możliwość rozliczenia w kasie za pomocą karty lub przeniesienia rozrachunków. Dostępne jest również częściowe rozliczenie (część kartą, a druga część gotówką).
• W banku stosuj numerację kalendarzową – system za pomocą tej opcji umożliwia numerację wyciągów bankowych zgodnie z rokiem kalendarzowym lub rokiem obrachunkowym.
• Podczas importu wyciągów bankowych gdy brak kontrahenta podpowiadaj jednorazowego – po ustawieniu parametru na wartość Tak, podczas importu wyciągów bankowych (w menu Dokumenty → Import wyciągów bankowych), jeżeli system nie odnajdzie podanego kontrahenta, to zostanie podpięty kontrahent jednorazowy.
• Podczas importu wyciągu bankowego w pierwszej kolejności pobierz grupę rozrachunkową z kontrahenta - ustawienie parametru na wartość Tak spowoduje, że podczas importu wyciągu bankowego program pobierze grupę rozrachunkową ustawiona na kontrahenta.
• Podczas importu wyciągów bankowych, gdy brak kursu odpytaj o niego użytkownika - parametr jest domyślnie ustawiona na wartość Tak, co powoduje, że w przypadku braku kursu na dany dzień w słowniku Kursy walut, program wyświetli zapytanie o wskazanie kursu do importu wyciągu. Gdy kurs nie zostanie wskazany, program przerwie import. Ustawienie parametru na Nie spowoduje brak komunikatu z zapytaniem, a w przypadku braku kursu w tabeli, zostanie on ustawiony na domyślna wartość 1.0000.
• Podczas realizacji importu wyciągu bankowego, pozwól rozliczyć podobnie jak od strony banku - włączenie parametru spowoduje, że podczas realizacji wyciągu bankowego oraz ustawienia Rozlicz, pokaż listę gdy brak kwotę program wyświetli dokumenty do rozliczenia takie jak podczas rozliczania od strony banku, np. dla BP będzie widoczna korekta Zakupu na minus.
• Podczas realizacji importu wyciągu bankowego dla "Nie rozliczaj, pokaż okno rozliczeń" pokaż dokumenty późniejsze (nowsze) - parametr domyślnie ustawiony jest na wartość Nie. Po jego zmianie, w oknie realizacji wyciągu w oknie Należności zobowiązania będą widoczne dokumenty z datą późniejszą (nowszą) niż wystawiany dokument bankowy.
• Sposób akceptacji dokumentów kasowych/bankowych/innych/terminalowych – parametry te domyślnie ustawione są na wartość Bez akceptacji, natomiast po ich przełączeniu na inną wartość, w definicji danej grupy dokumentów dostępny będzie parametr Dokument wymaga akceptacji.
• Pozwól na storno na dokumentach dla banku walutowego prowadzonego metodą "Wydanie waluty według FIFO, brak korekty" (wyłączone z obsługi "nowe" definicje banku) - parametr domyślnie ustawiony jest na Nie i stanowi on zabezpieczenie przed dodaniem dokumentów z ujemnymi wartościami dla banków walutowych prowadzonych metodą Wydanie waluty według FIFO, brak korekty, co powoduje późniejsze błędne naliczenie FIFO. Metodą na wprowadzenie storna jest założenie specjalnych dokumentów przeciwnych, np. dla BP storno należy wprowadzić nowa definicję BW storno i określić dla niej odpowiedni sposób dekretacji. Zmiana tego parametru pozwala wyłączyć zabezpieczenie, co jest stanowczo niezalecanym działaniem.
• Nowa definicja Kasy/Banku/inne prowadzonej w walucie - parametr dotyczy metody FIFO, wg której prowadzone są rachunki walutowe w systemie Prestiż. Parametr ten domyślnie zaznaczony jest na TAK.
• Podczas wystawiania dokumentu kasowego z poziomu rozliczania dok. w HM wyłącz automatyczną dekretację; Podczas wystawiania dokumentu terminalowego z poziomu rozliczania dok. w HM wyłącz automatyczną dekretację - parametry umożliwiają sterowanie automatyczną dekretacją dokumentów kasowych podczas rozliczania dokumentów w module Handlowo-Magazynowym. Parametr ma zastosowanie w przypadku wystawiania dużej ilości dokumentów z panelu sprzedaży na wielu stanowiskach i zapobiega on powstawaniu blokad w tabelach w bazie danych. Wystawione dokumenty będą niezadekretowane. Będzie je można zadekretować z poziomy dokumentów źródłowych podczas dekretacji raportu.
• Pozwól na dodawanie innych dokumentów niż dok. "Przeksięgowanie VAT" na koncie Split Payment - parametr domyślnie ustawiony jest na wartość Nie. Jego zmiana umożliwi na kontach oznaczonych jako Split Payment - Konto VAT dodawanie dokumentów innych niż Przeksięgowanie VAT.
• Możliwość wyłączania dokumentów z kolejki FIFO (tylko nowe FIFO) - parametr umożliwia wyłączenie pobierania kursu walut wg FIFO dla środków pieniężnych zwracanych kontrahentom zagranicznym. Szczegółowy opis opcji znajduje się na stronie .

Naliczanie odsetek

• Domyślny sposób naliczania odsetek – użytkownik określa domyślny sposób naliczania odsetek. Ma do wyboru odsetki ustawowe lub podatkowe.
• Wartości domyślne noty odsetkowej – Minimalna kwota odsetek, którą zawrzeć na dokumencie – opcja ta umożliwia użytkownikowi systemu określenie w konfiguracji minimalnej kwoty odsetek, od której będzie wystawiana nota odsetkowa.
• Wartości domyślne noty odsetkowej – Wybierać dokumenty, których ilość dni po terminie jest większa niż – możliwe jest ustalenie, aby program automatycznie naliczał odsetki dla dokumentów, które przekroczyły określoną w konfiguracji, przez użytkownika, liczbę dni.
• Wartości domyślne noty odsetkowej – Wybierz tylko dokumenty rozliczone w całości – opcja ta umożliwia użytkownikowi systemu, naliczanie odsetek dla dokumentów przeterminowanych, ale rozliczonych w całości.
• Noty odsetkowe wymagają akceptacji – włączenie parametru spowoduje, że po kliknięciu na ikonę Popraw na nocie odsetkowej, w wyświetlonym oknie będzie dostępny parametr Akceptacja.

UWAGA!
Po ustawieniu parametru na wartość Tak i nie zaakceptowaniu noty odsetkowej, nie będzie można takiej noty rozliczyć.

• Wartości domyślne szacunkowej noty odsetkowej – Minimalna kwota odsetek, którą zawrzeć na dokumencie – w parametrze tym należy określić, od jakiej kwoty będzie tworzona nota odsetkowa.

Słowniki

Słowniki, to opcja udostępniająca do edycji wszystkie słowniki w module Rozrachunki. Lista jest charakterystyczna dla każdego modułu, element wspólny dla wszystkich stanowią słowniki systemowe.

Kontrahenci

Opcja Kontrahenci znajdująca się w menu głównym Słowniki, to spis stałych kontrahentów przedsiębiorstwa. Zawiera szereg informacji niezbędnych dla właściwego działania systemu, wystawiania dokumentów zakupu i sprzedaży, prowadzenia rozrachunków, księgowania na konta rozrachunkowe, generowania przelewów dla dostawców itd.
Jest to słownik wspólny dla wielu modułów, jego szczegółowy opis znajduje się w podręczniku do modułu Handlowo-Magazynowego, dostępnego pod linkiem: Opis modułu Handlowo-Magazynowego - Słownik Kontrahenci

Pracownicy

Słownik umożliwia wprowadzenie pracowników, dla których prowadzone będą wewnętrzne rozrachunki. Jest on wykorzystywany również w innych modułach, a w przypadku posiadania licencji na moduł Kadry i Płace, słownik Pracownicy jest automatycznie aktualizowany na podstawie danych kadrowych.

Pole Numer księgowy jest numerem, na podstawie którego, budowana jest analityka pracowników. Program posiada wbudowaną kontrolę poprawności numerów NIP i PESEL, jeżeli wprowadzony numer jest nieprawidłowy lub niezgodny z formatem obowiązującym w danym kraju, to jego kolor zmieni się na czerwony.
Ilość pracowników, dla których prowadzone są rozrachunki, widocznych w innych modułach można ograniczyć za pomocą opcji Pracownik widoczny w Słownikach.

Właściciele

Słownik jest wspólny dla kilku modułów i służy do zdefiniowania właścicieli firmy w celu prowadzenia ich rozliczeń wewnętrznych (wobec firmy) jak i zewnętrznych (wobec urzędu skarbowego). Każdemu właścicielowi wprowadzanemu do systemu nadawany jest Numer unikatowy -charakterystyczny tylko i wyłącznie dla danej osoby. Oprócz danych osobowych i adresowych, należy określić parametry związane z proporcjonalnym rozliczeniem dochodów z udziału oraz podatku (procent udziału w dochodach firmy, forma opodatkowania, urząd skarbowy).
Sekcja Bank służy do wprowadzenia numeru konta właściciela oraz rachunku podatkowego, czyli numeru mikrorachunku podatkowego używanego przez właściciela.

Komornicy

Słownik zawiera listę komorników, na których konta wykonywane są przelewy zajęć komorniczych. Jest on wspólny dla kilku modułów i w przypadku posiadania licencji na moduł Kadry i Płace, jest zasilany danymi wprowadzonymi w tej części systemu.

Kursy walut

Słownik zawiera pobrane kursy walut zdefiniowanych w systemie. System umożliwia automatyczne pobieranie tabel kursowych, publikowanych przez NBP, podczas uruchamiania programu. W tym celu należy w konfiguracji systemu Ustawienia → System → Ustawienia walutowe parametr Pobieraj kursy NBP przy uruchomieniu programu ustawić na wartość Tak.
Możliwe jest również ręczne pobranie tabeli kursowej dla danego dnia za pomocą opcji Pobierz dane z NBP.

Definicje kas

Słownik służy do zdefiniowania kas wykorzystywanych do rozliczania transakcji gotówkowych w systemie.

W zakładce Podstawowe należy podać takie parametry jak: numer, kod, nazwę, walutę itp. Jeśli zaznaczymy pole Księgować, to będą generowane dokumenty księgowe. Jeśli użytkownik zaznaczy parametr Blokuj rozchód na minus, to nie będzie można w programie wystawić dokumentu KW, gdy stan kasy będzie ujemny.
Następnie na zakładce Bilans otwarcia należy w polu Stan, wpisać Bilans Otwarcia. Numer pierwszego KP, KW oraz raportu zawsze będzie miał przypisaną wartość 1 – jeśli zaczynamy od nowego roku, a inną wartość, jeśli definiowanie następuje w innych terminach. Identycznie jak dla Kasy przebiega definiowanie dla Banku i Inne.


UWAGA!
Bilans Otwarcia (BO) podany w module Rozrachunki, dotyczy tylko tego modułu. Oznacza to, że dla modułu Finanse-księgowość też należy podać BO.
W systemie można definiować również kasy walutowe. W oknie Definicja kasy, na zakładce Podstawowe, w polu Waluta należy zaznaczyć odpowiednią walutę, w której będzie prowadzona kasa. Automatycznie po wybraniu waluty, pojawi się w oknie zakładka Waluta:

W zakładce Waluta należy określić pola:

• Rodzaj tabeli kursowej dla operacji walutowych – użytkownik wybiera zdefiniowany wcześniej w słownikach rodzaj tabeli kursowej (w menu Słowniki → Słowniki systemowe → Tabele kursowe).
• Kurs dla przychodów w walucie obcej – należy wybrać z listy kurs, po jakim będą rozliczane przychody w walucie obcej. Może to być kurs zakupu waluty, sprzedaży lub kurs średni.
• Kurs dla rozchodów w walucie obcej – należy wybrać z listy kurs, po jakim będą rozliczane rozchody w walucie obcej. Może to być kurs zakupu waluty, sprzedaży lub kurs średni.
• Prowadź rachunek walutowy metodą - użytkownik może wybrać metodę prowadzenia rachunku:
  • Wydanie waluty według kursu, korekta według FIFO,
  • Wydanie waluty według FIFO, brak korekty,
  • Wydanie waluty według kursu, korekta według kursu.

Definicje banków

Słownik służy do zdefiniowania rachunków bankowych wykorzystywanych do rozliczania transakcji bezgotówkowych w systemie.
Na zakładce 1 Podstawowe należy uzupełnić pola dotyczące nazwy rachunku bankowego, która będzie wyświetlana w systemie, waluty, danych banku oraz numeru konta.
Ponadto w sekcji Parametry dostępne są opcje:

• Aktywny - sterowanie aktywnością banku
• Księgować - dokumenty generowane w tym banku podlegają księgowaniu
• Blokuj rozchód na minus - zaznaczenie parametru spowoduje, że nie będzie można wystawić dokumentu BW, gdy stan rachunku bankowego będzie ujemny
• Drukować na dokumentach - należy określić czy na dokumentach ma być drukowana wartość z pola Konto czy Nr IBAN
• Pozwól wystawiać przelew w walucie - zaznaczenie parametru umożliwia zmianę waluty na przelewie na inną niż określona w definicji banku
• Split Payment - Konto VAT - pole należy zaznaczyć w przypadku, gdy dany rachunek jest rachunkiem VAT
• Konto VAT - w przypadku, gdy bank posiada rachunek VAT, należy w polu wskazać powiązany rachunek VAT

Na zakładce Bilans otwarcia, analogicznie jak w przypadku definicji kasy, należy wskazać datę bilansu, stan rachunku oraz numery pierwszych: wyciągu, BP i BW. W sekcji Dodatkowe znajduje się pole Wyciągi numerowane na przestrzeni lat, którego zaznaczenie spowoduje nadawanie wyciągom bankowym numeracji ciągłej bez względu na zmianę roku. Po wystawieniu raportów w danej definicji banku, edycja tego parametru jest zablokowana.

Na zakładce 6 Przelew elektroniczny umożliwia konfigurację sposobu generowania plików z przelewami, które zaczytywane będą na platformie banku. Parametry przelewu dostępne są również podczas generowania przelewu, pod przyciskiem Opcje. Wprowadzenie parametrów w definicji banku spowoduje, że ustawienia te będą automatycznie pobierane podczas wystawiania przelewów. W przypadku braku ustawień w definicji banku, należy je wprowadzić na etapie generowania przelewu.

Zakładka 7 Import wyciągów umożliwia wskazanie konfiguratorów, według których system będzie importował i realizował wyciągi bankowe. Wartości wskazane na tej zakładce obowiązują w całej firmie. Oznacza to, że zmiana konfiguratora przez jednego operatora, wpływa na wszystkich użytkowników systemu - wszyscy operatorzy będą importować i realizować wyciągi bankowe zgodnie z nowymi ustawieniami.

Po wskazaniu konfiguratora w sekcji Parametry dla MT940, w oknie banku dostępna będzie opcja Zaimportuj wyciąg.

Ustawienia przelewów elektronicznych

Podstawowym parametrem jest wskazanie formatu przelewu elektronicznego właściwego dla banku, w którym realizowane będą przelewy. Możliwe do wyboru formatu dostępne są po rozwinięciu listy oraz oknie słownikowym uruchamianym za pomocą opcji Wybierz F6 w menu pola Format.
W sekcji Parametry pliku możliwe jest wskazanie lokalizacji katalogu, w której zapisywane będą pliki przelewów i typ rozszerzenia pliku. Zaznaczenie opcji Wybierz nazwę pliku automatycznie spowoduje wyświetlenie dodatkowych pól, za pomocą których użytkownik określa sposób nadawania nazwy generowanego pliku. Opcja Dopisuj do istniejącego pliku pozwala na zamieszczenie treści przelewu do istniejącego pliku tekstowego, dzięki czemu kolejne przelewy wykonywane w obrębie danego banku zapisywane są w jednym pliku zaczytywanym następnie do systemu bankowego.
W sekcji Parametry eksportu dostępne są opcje dotyczące zawartości generowanego pliku. Szczegóły opis opcji znajdujących się w tej sekcji dostępny jest rozdziale Przelewy.

Sekcja Typ liter służy do wskazania metody kodowania polskich znaków właściwej dla danego banku.

Definicje innych rozrachunków

Opcję Inne definiuje się w systemie podobnie jak Kasę i Bank, a także tak samo się zarządza. Dokumenty Inne mogą być prowadzone w walucie i analogicznie podlegają raportowaniu. Mają one zastosowanie na przykład do porządkowania dokumentów. Pozwala sporządzać różnego rodzaju wezwania do zapłaty wraz z prognozowanymi odsetkami, ugody sądowe itp.

Definicje terminali płatniczych

Słownik umożliwia zdefiniowanie terminali wykorzystywanych w firmie do płatności bezgotówkowych.
Analogicznie jak w przypadku definicji kasy, na zakładce 1 Podstawowe należy określić podstawowe elementy terminala: Kod oraz Nazwę. W sekcji Parametry domyślnie zaznaczona jest aktywność danej definicji, natomiast użytkownik może wskazać czy raporty z terminala mają podlegać księgowaniu oraz zdecydować o możliwości powstania ujemnego salda w raporcie - odpowiada za to parametr Blokuj rozchód na minus, którego zaznaczenie spowoduje, że nie będzie można w programie wystawić dokumentu TW, gdy stan terminala będzie ujemny.

Zakładka Bilans otwarcia służy do określenia stanu początkowego terminala oraz numeracji początkowej dokumentów.

Na zakładce 5 Terminal należy wskazać kontrahenta - dostawcę usług płatniczych oraz stanowiska, które mają podpięte urządzenie i będą wykorzystywały terminal.
Systemy Streamsoft umożliwiają również wysyłkę kwoty do zapłaty z dokumentu sprzedaży w systemie bezpośrednio na terminal, wykonanie zwrotu należności na kartę z tytułu korekty sprzedaży, a także rozdzielenia płatności na kartę i gotówkę. Funkcjonalność ta jest licencjonowana i odpłatna. Po zakupieniu licencji na Integrację z terminalami płatniczymi konfiguracja połączenia systemu z urządzeniem terminalowym możliwa jest w sekcji Urządzenie. W tej części okna należy wskazać dane urządzenia:

• Protokół - należy wybrać z listy protokół komunikacji z systemem terminalowym. Dostępna jest komunikacja z protokołami: First Data Polcard, eService, Elavon.
• IP - IP urządzenia terminalowego
• Port - port urządzenia terminalowego
• Min. czas pomiędzy kom. - minimalny czas pomiędzy komunikatami przesyłanymi z programu do urządzenia terminalowego. Jest on ustawiany automatycznie po wyborze protokołu.
• Loguj kom. do pliku - zaznaczenie opcji nie jest obowiązkowe, skutkuje zapisem logów w pliku TXT w katalogu Prestiż. Mogą być one pomocne przy występowaniu błędów podczas dokonywania transakcji.
• Pokaż wynik operacji - parametr domyślnie jest zaznaczony, jego wyłączenie spowoduje brak wyświetlania komunikatu z wynikiem operacji po wysłaniu kwoty na terminal.

UWAGA!
W przypadku konfiguracji terminala z obsługiwanego przez operatora płatności Elavon, należy mieć na uwadze, że protokół tego operatora dopuszcza komunikację systemu wyłącznie z jednym urządzeniem terminalowym. Oznacza to, że nie jest możliwa komunikacja z kilku stanowisk z jednym terminalem jednocześnie. Dodatkowo podczas konfiguracji połączenia, w urządzeniu terminalowym konieczne jest wprowadzenie adresu IP stanowiska, z którym będzie się komunikował terminal. W tym celu w menu terminala należy odnaleźć ustawienie ECP IP Adress i wprowadzić dane - adres IP komputera.
Szczegółowe informacje na temat obsługi wysyłki płatności bezpośrednio na terminal znajduje się w osobnym materiale dostępnym w linku: Obsługa terminala płatniczego

Definicje dokumentów HM

Za pomocą opcji możliwa jest edycja istniejących oraz definiowanie własnych dokumentów związanych z rozliczaniem należności i zobowiązań, a także ustalanie ich numeracji i sposobu księgowania.

Słowniki rozrachunków

Cechy rozrachunków

Umożliwia zdefiniowane cech, które następnie można dodać w oknach edycyjnych rozrachunków, na zakładce Cechy.

Konfigurator realizacji z bufora IWB 

Narzędzie zawiera opcje i parametry określające sposób realizacji pozycji wyciągów zaimportowanych do bufora IWB (Importu Wyciągów Bankowych). Zdefiniowany konfigurator można wskazać w definicji banku: menu Słowniki → Definicje banków → wybrany bank → zakładka 7 Import wyciągów → w sekcji Konfigurator wyciągu bankowego. 

W systemie może funkcjonować wiele konfiguratorów realizacji z bufora IWB, co pozwala na personalizację - każdy użytkownik może utworzyć własny konfigurator, zapisując indywidualne ustawienia realizacji, bez konieczności ich każdorazowej modyfikacji. Następnie przed realizacją wyciągu może wskazać zdefiniowany dla siebie konfigurator.

Nowy konfigurator można utworzyć za pomocą opcji Dodaj (F3) lub Kopiuj.

Okno konfiguratora zawiera sekcje:

Podstawowe

• Nazwa - nazwa własna konfiguratora, pole obowiązkowe.
• Aktywny - jego odznaczenie spowoduje brak możliwości przypisania konfiguratora w definicji banku.

Import

• Importuj pozycje SP bez powiązań - po zaznaczeniu opcji program zaimportuje pozycje z transakcją Split Payment bez powiązania z transakcją przeksięgowania na konto VAT. W przypadku stosowania tej opcji należy dla powiązanego z kontem rachunku VAT wyłączyć parametr Blokuj rozchód na minus.
• Importuj tylko przychody - do bufora wyciągów bankowych zostaną zaimportowanie wyłącznie pozycje wyciągów zakwalifikowane jako przychody.

Realizacja

Sekcja dotyczy ustawień kolejności realizacji pozycji wyciągu oraz ich rozliczania z dokumentami w systemie:

• Kolejność realizacji - pozwala określić, w jakiej kolejności pozycje wyciągu mają zostać zrealizowane w systemie Streamsoft. Możliwy jest wybór jednej z wartości:
  • Wg numer dokumentu z banku
  • Wg pola „Lp.”
  • Wg sortowania z okna
• Szukaj rozliczeń - pozwala określić kolejność, w jakiej system będzie wyszukiwał dokumenty do rozliczenia z daną pozycją wyciągu. Dostępne wartości:
  • Wg numerów dok. spłacanych - system wyszukuje rozliczenia na podstawie numerów dokumentów do spłaty
  • Wg kwoty - system wyszukuje rozliczenia odpowiadające dokładnej kwocie dokumentu z bufora.
  • Wg daty dokumentu - system wyszukuje rozliczenia na podstawie pola Data dokumentu.
  • Wg opisu - system wyszukuje dokumenty do rozliczenia na podstawie numerów podanych w opisie (tytule) przelewu.
  • Wg id przelewu - system wyszukuje dokumenty do rozliczenia na podstawie wartości pola Prefix dla id przelewu.
  • Wg procedury - system wyszuka rozliczeń, które zostaną zwrócone przez procedurę definiowaną określoną w konfiguratorze. Następnie wyniki procedury (id dokumentów) są zweryfikowane przez system pod kątem spełnienia pozostałych warunków do rozliczenia dla danego dokumentu.
  • Wg powiązań (przy realizacji z bufora) - system wyszukuje dokumenty do rozliczenia na podstawie powiązań wskazanych na zakładce 2 Powiązania w pozycji dokumentu w Buforze importu wyciągów bankowych
• Szukaj dok. WZ/Zamówień - opcja jest ściśle powiązana z parametrem Powiąż z dokumentem dostępnym w definicji dokumentu bankowego BP-Kontrahent rozliczenie w menu Słowniki → Definicje dokumentów. Okno pozwala określić kolejność, z jaką program wyszuka i powiąże pozycje wyciągu z dokumentami WZ i zamówieniami od odbiorców. Dostępne wartości:
  • Wg nrdokzew/id_nagl
  • Wg opisu
  • Wg procedury
  • Wg powiązań (przy realizacja z bufora)
• Procedura definiowana - umożliwia dodanie procedury definiowanej do rozliczania dokumentów.
• Prefix dla id przelewu - należy wprowadzić prefix, po którym system będzie wyszukiwał w pliku dokumenty do rozliczenia
• Uwzględnij dok. późniejsze - umożliwia wyświetlenie dokumentów późniejszych (nowszych) podczas realizacji importu wyciągu bankowego. Może on przyjąć wartości:
  • Nie - nie pokazuje dokumentów.
  • Tylko na oknie rozrachunków - pokazuje dokumenty późniejsze tylko, gdy zaznaczony jest parametr Pokaż okno rozliczeń.
  • Dla każdego typu wyszukiwania - pokazuje dokumenty późniejsze dla każdego wariantu wyszukiwania.

Parametr ten został przeniesiony z konfiguracji systemu: Ustawienia → Rozrachunki → Kasa, Bank, Inne → Podczas realizacji importu wyciągu bankowego dla "Nie rozliczaj, pokaż okno rozliczeń" pokaż dokumenty późniejsze (nowsze).

• Uwzględnij korekty - umożliwia podpowiadanie dokumentów z ujemną wartością, gdy podczas realizacji importu wyciągu bankowego otworzy się okno do ręcznego parowania rozliczeń:
  • Nie - nie pokaże dokumentów z ujemną wartością.
  • Tylko na oknie rozrachunków - pokazuje dokumenty z ujemną wartością tylko, gdy zaznaczony jest parametr Pokaż okno rozliczeń.
  • Dla każdego typu wyszukiwania - pokazuje dokumenty z ujemną wartością dla każdego wariantu wyszukiwania.
• Pokaż okno rozliczeń - w przypadku, gdy podczas realizacji system nie znajdzie rozliczeń lub nie pokryją one w całości kwoty pozycji wyciągu, to wyświetlone zostanie okno z dokumentami do rozliczeniami.
• Realizuj wg daty wprowadzania - zaznaczenie opcji powoduje, że wszystkie pozycje wyciągu zostaną zrealizowane z datą, z którą użytkownik zrealizuje wyciąg. System zignoruje daty operacji zawarte w wyciągu. Brak zaznaczenia oznacza realizację pozycji wyciągu zgodnie z datami operacji.
• Wyślij email z potwierdzeniem o rozliczeniu - umożliwia automatyczną wysyłkę wiadomości e-mail z potwierdzeniem rozliczenia. Email zostanie wysłany, gdy podczas realizacji program powiąże spłaty Wg id przelewu. Działanie opcji jest zależne od ustawienia parametru Sposób wysyłania e-maili z potwierdzeniem przelewu dostępnego w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Rozrachunki → Przelewy.

Konfigurator importu do bufora IWB (Mt940)

Narzędzie zawiera opcje i parametry określające sposób realizacji pozycji wyciągów zaimportowanych do bufora. Wskazanie konfiguratora w menu Słowniki → Definicje banków → wybrany bank → zakładka 7 Import wyciągów → w sekcji Parametry dla MT940 spowoduje, że ustawienia importu będą obowiązywały w całej firmie - wszyscy użytkownicy będą importować wyciągi bankowe zgodnie z tymi ustawieniami.

W systemie może funkcjonować wiele konfiguratorów importu, co pozwala na ich personalizację  - każdy użytkownik może utworzyć własny konfigurator, zapisując indywidualne ustawienia importu, bez konieczności ich każdorazowej modyfikacji. Następnie przed importem wyciągu może wskazać zdefiniowany dla siebie konfigurator.

Nowy konfigurator można utworzyć za pomocą opcji Dodaj (F3) lub Kopiuj.

Okno konfiguratora zawiera sekcje:

• Nazwa - nazwa własna konfiguratora, pole obowiązkowe.
• Aktywny - jego odznaczenie spowoduje brak możliwości przypisania konfiguratora w definicji banku.
• Plik MT940_2PCSQL.exe - pole służy do wskazania pliku programu do importu wyciągów bankowych. Zalecane jest wskazanie pliku znajdującego się lokalizacji dostępnej dla wszystkich użytkowników korzystających z importu.
• Import z - pole służy do wskazania formatu pliku importu z listy, odpowiedni dla danego banku, przekazywany do programu Mt940.
• Katalog pliku wejściowego - lokalizacja pliku z banku do przerobienia przez Mt940. Wskazanie znajdującego się w katalogu dostępnym dla wszystkich użytkowników korzystających z importu wyciągów bankowych może uprościć działanie importu w obrębie firmy.
• Plik txt - lokalizacja pliku wynikowego zaczytywanego do banku.
• Plik cd - lokalizacja pliku konfiguracyjnego.
• Kasuj „Plik txt” po zaimportowaniu - zaznaczenie spowoduje, że po wykonaniu importu system automatycznie skasuje plik wynikowy, co zapobiega nadpisywaniu danych przy kolejnych importach.

Uprawnienia użytkowników do konfiguratorów IWB

Możliwe jest ograniczenie uprawnień użytkowników do opcji dotyczących konfiguratorów. W Module Administratora Słowniki → Grupy użytkowników w narzędziu Prawa do opcji rozbudowano drzewo uprawnień o gałęzie Konfigurator realizacji z bufora IWB oraz Konfigurator importu do bufora IWB (Mt940).

Słowniki systemowe

Opcja Słowniki systemowe pozwala użytkownikowi m.in. na zdefiniowanie walut, jakimi będzie się posługiwał podczas rozliczeń, określenie dowolnych sposobów naliczania odsetek według własnych wzorów, stworzenie tabeli kursowych, bazy danych banków, grup rozrachunków i kontrahentów.
Jest to równocześnie grupa słowników widoczna we wszystkich modułach systemu a nie tylko w module, w którym aktualnie pracuje użytkownik. Informacje zapisane w tych słownikach, np. podczas pracy w module Handlowo-Magazynowym, widoczne są również w module Finanse i Księgowość, w module Zarządzanie Produkcją itd.

Waluty, Tabele kursowe

System umożliwia prowadzenie rozliczeń w rozrachunkach, oraz na kontach w dowolnej walucie. W menu głównym w opcji Słowniki → Słowniki systemowe → Waluty, należy dodać waluty, jakie występują w transakcjach. Dopiero zdefiniowanie walut uaktywnia mechanizmy umożliwiające zapisywanie wartości innych niż złotówkowych. Jeżeli w systemie nie dodamy żadnej waluty, wszystkie wpisy będą w złotówkach i nie będzie można określić, w jakiej walucie jest dokument.

Tabele kursowe można definiować ręcznie w menu głównym w opcji Słowniki → Słowniki systemowe → Tabele kursowe. Służą one do wyceny wartości dokumentów.

Banki

Opcja ta umożliwia założenie banków w systemie finansowo-księgowym. Należy tu zaznaczyć, że opcja ta nie służy do tworzenia raportów bankowych.

Nowy bank dodajemy do spisu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>. Można skorzystać również z menu kontekstowego (prawy przycisk myszki), aby włączyć opcję dodawania nowych danych.
Informacje, które należy zdefiniować to:

• Nazwa banku – określamy nazwę banku.
• Kod banku – jest to pierwszy człon konta (do pierwszego myślnika).
• Konto zbiorcze – zostało wprowadzone po to, aby obsłużyć także banki spółdzielcze, gdzie pierwsze osiem cyfr banku nie wystarcza do jednoznacznego zdefiniowania banku, ponieważ te same cyfry posiada cała grupa banków spółdzielczych.
• Twórz konto wirtualne – parametr ten umożliwia skorzystanie z tzw. wirtualnych kont, które oferują banki. Polega to na tym, że bank przydziela stały początek numeru konta (najczęściej 8+4 cyfry), a pozostałą część, użytkownik takiego konta, może wykorzystać do identyfikacji kontrahenta. Po zaznaczeniu tej opcji, w polu Stała część konta, wpisuje się stałą, przyznaną przez bank część numeru konta. Numer ten, w przypadku wystawienia faktury, podczas wydruku, jest automatycznie uzupełniany o numer lub NIP kontrahenta. Pozwala to, np. przy imporcie przelewów, jednoznacznie zidentyfikować kontrahenta po koncie, na które wpłacił pieniądze.

Rodzaje słowników

Rodzaje słowników zawierają spis wszystkich słowników (zarówno predefiniowanych jak i definiowanych), które mają być użyte do stworzenia analityki księgowej. W celu założenia swojego słownika, należy kliknąć na ikonę Dodaj lub klawisz funkcyjny <F3>:

Opcja Podlega rozrachunkom – jest widoczna tylko w wersji Prestiż systemu.
Dla słowników definiowanych, umożliwiono ograniczenie dostępu do wybranych pozycji słowników. Służą do tego ikony:

• Prawa do słowników dla grup użytkowników .
• Prawa do słowników dla użytkowników .

Operatorzy

Słownik zawierający spis operatorów systemu (zgodnych z modułem Administratora), logujących się do wybranej firmy.

Na zakładce Dane HM, dla operatorów można określić:

• Kod na wydruk dok. – ciąg drukowany na dokumentach.
• Kontakt na wydruk dok. – kontakt drukowany na dokumentach.
• Kasa – kasa właściwa dla operatora. Kasa przyjmująca gotówkę na dokumentach wynika z definicji operatora, stanowiska lub miejsca sprzedaży. Jeśli w definicji operatorów Słowniki → Słowniki systemowe → Operatorzy brak jest przydzielenia kasy do operatora, to kasa przyjmująca gotówkę jest zgodna z kasą przydzieloną do stanowiska komputerowego w menu System →Konfiguracja → Ustawienia → Rozrachunki → Kasa, bank, inne. Jeśli stanowisko nie ma przydzielonej kasy, to kasa przyjmująca gotówkę wynika z definicji miejsca sprzedaży. Jeśli operator posiada przydzieloną kasę w opcji Słowniki → Słowniki systemowe → Operatorzy, wówczas gotówka wpłynie do kasy operatora.
• Prawo tylko do określonej kasy – opcja ta pozwala przydzielić danemu operatorowi prawo do określonej kasy. Inne kasy dla tego operatora będą wtedy niedostępne (z wyjątkiem administratora systemu).

Cechy operatorów

W słowniku Cechy operatorów użytkownik systemu może zdefiniować dodatkowe parametry dla operatora jak, np. rodzaj umowy, funkcję czy stanowisko.
Zdefiniowane cechy można wybrać podczas edycji nowego operatora w menu Słowniki → Operatorzy → Popraw(F5) na zakładce Cechy, co spowoduje, że widoczne będą one w oknie Operatorzy, w kolumnie tabeli oraz szczegółów reprezentującej cechy operatorów.

Grupy rozrachunków

Zadaniem grup rozrachunków jest rozdzielanie dokumentów, np. dokumentów zakupowych od sprzedażowych. Zwiększa się w ten sposób kontrolę nad rozrachunkami.
Aby zdefiniować własną grupę rozrachunkową należy skorzystać z menu głównego Słowniki→ Słowniki systemowe → Grupa rozrachunków → Dodaj <F3> → Dane grupy rozrachunkowej:

Określamy nazwę grupy, nadajemy kod, numer. Jeśli chcemy, aby grupa była obowiązująca w systemie, to zaznaczamy opcję Aktywna.

Sposoby płatności

Słownik ten zawierać będzie wprowadzone przez użytkownika i obowiązujące w jego firmie sposoby płatności. Ze słownika tego będzie można skorzystać w trakcie wystawiania dokumentów zakupu/sprzedaży.

Nowy sposób płatności wprowadzamy za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>:

W okno Sposób płatności wbudowane zostały zakładki: Podstawowe i Obsługa przeniesień. Zakładka Obsługa przeniesień dostępna jest dla takich rodzajów płatności, jak: Przeniesienie (karta, pobranie), Factoring, Umowa kredytowa (przez bank), Przeniesienie na pracownika. Dla płatności gotówkowej lub kredytowej zakładka ta jest zablokowana, a próba wejścia na nią kończy się komunikatem: Kontrahentów obsługujących przeniesienia nie można określać dla sposobów „Do kasy" oraz „Kredyt".
Zaznaczenie w polu Rodzaj opcji, innych sposobów płatności niż Do kasy i Kredyt, pozwoli użytkownikowi przejść do zakładki Obsługa przeniesień, gdzie definiujemy podmiot obsługujący dany rodzaj przeniesienia (np. bank, faktor).
W słowniku Sposoby płatności użytkownik ma możliwość wyboru min. rodzaju Zapłacono (środki w drodze). Opcja dostępna jest w oknie definicji sposobu płatności na zakładce 1 Podstawowe, w polu Rodzaj. Wskazany rodzaj płatności nie będzie weryfikował:

• limitów określonych w danych kontrahenta z zakładki 5 Limity, Blokady, Cele i zgody, Split payment:
• Maksymalna ilość dokumentów kredytowych
• Maksymalna ilość dokumentów przeterminowanych
• Maksymalna ilość dni przeterminowanych należności
• Maksymalna ilość pozycji na dokumentach
• Ilość dni na zwrot opakowań
• przeterminowanych dokumentów wystawionych na kontrahenta

Rozwiązanie to znajduje zastosowanie przy transakcjach sprzedaży realizowanych za pośrednictwem operatorów płatniczych lub za pobraniem. Dokument oznaczony rodzajem płatności Zapłacono (środki w drodze) traktowany będzie jako opłacony w kontekście limitowania należności kontrahenta, natomiast w rozrachunkach dokument ten będzie widoczny jak nierozliczony – do momentu rozliczenia go z wpłatą środków np. od operatora.
Dodatkowo w Module Administratora znajduje się uprawnienie sterujące dostępem użytkowników do opisanego sposobu płatności: Grupy użytkowników – Prawa do opcji – Prawa – Firmy – Streamsoft – Handlowo-Magazynowy – Sposoby płatności – opcja Dodaj-sposoby płatności – wybór Zapłacono (środki w drodze).

Sposoby naliczania odsetek

Odsetki mają charakter świadczenia ubocznego w stosunku do świadczenia głównego, z którym są ściśle związane. Stanowią wynagrodzenie dla finansującego z tytułu utraconych korzyści. Moduł Finanse i Księgowość ma zdefiniowane odgórnie dwa sposoby naliczania odsetek:

1. Odsetki podatkowe – naliczane w przypadku opóźnień w regulowaniu zobowiązań budżetowych.
2. Odsetki ustawowe – najpowszechniejsza forma odszkodowania za zwłokę w spełnieniu świadczeń pieniężnych.

Możemy definiować też własne sposoby naliczania odsetek w opcji menu programu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Sposoby naliczania odsetek → Dodaj <F3> → Sposób naliczania odsetek:

Wyświetlą się zakładki: Podstawowe i Tabela. W Podstawowe wpisujemy Nazwę, Opis na dokumentach (podajemy tu podstawę prawną dla określonego przez nas sposobu naliczania) i zaznaczamy opcję Aktywny, która informuje o tym, że ten sposób liczenia odsetek jest jednym z obowiązujących w systemie. W zakładce Tabela definiujemy wzór, według którego będą naliczane odsetki.

Po kliknięciu na ikonę Dodaj umieszczoną wewnątrz zakładki Tabela, wyświetli się okno, do którego należy wprowadzić dane pozycji tabeli naliczania odsetek:

Odsetki można definiować także za pomocą Kalkulatora dostępnego w opcji menu głównego System. Ma on wbudowaną zakładkę Odsetki, z poziomu której otwiera się okno Sposoby naliczania odsetek.

Kraje

Słownik znajduje się w menu Słowniki → Słowniki systemowe. Nowy kraj należy wprowadzić za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>.

Jest on również podczas edycji danych kontrahenta lub w trakcie wprowadzania nowego (na zakładce Podstawowe w oknie Kontrahent).

Wypełniamy pola: Numer, Nazwa, Kod. Wartość wpisana w polu Kod kraju dla deklaracji VAT-UE, będzie brana do deklaracji VAT-UE oraz ich korekt. Jeśli dany kraj należy do wspólnoty krajów Unii Europejskiej, to należy zaznaczyć opcję Kraj UE. Wprowadzony kod kraju jest potrzebny przy wypełnianiu, np. deklaracje INTRASTAT.

Dokumenty

Kasa, Bank, Inne, Terminal płatniczy

W menu Dokumenty dostępne są okna, które umożliwiają wystawianie dokumentów dotyczących kasy, banku i terminala płatniczego. Dokumenty te rozliczają transakcje dokonywane w systemie zarówno z kontrahentami jak i pracownikami. Wszelkie zmiany w nich dokonywane, widoczne są w należnościach.
Dokumenty wystawiane są w ramach raportów (w banku raporty, to nic innego jak wyciągi, a w  kasie to raporty kasowe). Zarządzanie raportami możliwe jest dzięki ikonom znajdującym się na pasku ikon aktywnego okna.
Bezpośrednio za ich pomocą można wyświetlać spis raportów (wyciągów), zamykać raport, otwierać ostatni zamknięty raport oraz ustawiać datę wprowadzania. Opcje te można również włączyć, klikając prawym przyciskiem myszki w aktywnym oknie.
System umożliwia przełączanie się pomiędzy raportami i wyciągami za pomocą ikony Spis raportów lub za pomocą przycisków nawigujących .
UWAGA!

1. Raport nie może się zaczynać w jednym miesiącu, a kończyć w innym, innymi słowy nie może być tworzony na przestrzeni miesięcy. Dotyczy on tylko wybranego miesiąca.
2. Standardowo otwarty może być tylko 1 wyciąg bankowy lub kasowy. Otwarcie większej ilości raportów jest możliwe po włączeniu parametrów w konfiguracji systemu: Ustawienia - Rozrachunki - Kasa, Bank, Inne:
   • W banku dopuszczaj kilka otwartych wyciągów
   • W kasie dopuszczaj kilka otwartych wyciągów

Zmiana parametrów możliwa jest po zalogowaniu się do programu hasłem serwisowym.

       3. W przypadku Banku można podać datę następnego raportu, np. dla konta kwartalnego.

       4. W Kasie dokumenty numerują się automatycznie od numeru z BO wzwyż. Otwarty może być tylko jeden raport.

       5. Można usuwać dowolny niezaksięgowany i nieposiadający pozycji raport bankowy oraz poprawiać numer dla dowolnego niezaksięgowanego raportu.

W oknie ze spisem dokumentów bankowych, w menu prawego przycisku myszki znajdują się opcje, które umożliwiają przenoszenie dokumentów do schowka łącznie ze spłatami – Przenieś dokumenty do schowka oraz pobieranie ich ze schowka wraz ze spłatami – Pobierz dokumenty ze schowka w celu wczytania do innego raportu.
W systemie dostępna jest opcja umożliwiająca import przelewów do banków. Funkcja Zaimportuj wyciąg dostępna jest pod prawym przyciskiem myszy lub za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+i. Do banku importowane są potwierdzone transakcje z okna przelewów.
Dokumenty kasowe, bankowe, terminalowe i inne można wystawiać (rozliczać) na dwa sposoby:

1.Od strony dokumentu

Korzystając z tej możliwości użytkownik wystawia dokumenty KP (analogicznie dla banku – BP i dla Inne – IP, przy czym nazwy BP i IP powstały na potrzeby systemu) oraz KW (BW, IW), które mają wpływ na rozrachunki i takie, które go nie mają (inne wpłaty/wypłaty, np. prowizje). Aby wystawić dokument, np. kasowy, należy kliknąć na pasku menu przycisk Kasa, a następnie ikonę Dodaj <F3> .

Dla dokumentów kasowych: KP i KW oraz dla dokumentów bankowych: BP i BW możliwa jest numeracja w obrębie raportu (wyciągu) lub numeracja miesięczna.
Rodzaje dokumentów wyświetlających się w powyższym oknie można zmieniać za pomocą opcji Nr „Lp" w oknie wyboru przy dodawaniu dokumentów:

Słowniki → Definicje dokumentów → Kasowe → KP-Kontrahent-Rozliczenie → Dodaj <F3>/Popraw <F5>
Użytkownik może podać własne nazwy dokumentów, które funkcjonują w jego firmie. Należy pamiętać o zaznaczeniu pola Aktywny, jeśli chcemy, aby zdefiniowany dokument można było wywoływać. Chcąc zobaczyć stworzone przez siebie dokumenty, klikamy na zakładkę Dokument ze spisu. Na ekranie monitora pojawi się spis wszystkich dokumentów danego rodzaju (kasowych, bankowych lub innych):

Użytkownik systemu dodatkowo może zmienić rodzaj wystawionego dokumentu, np. z KP – Inne wpłaty na KP-Kontrahent-Rozliczenie. Zmiany można dokonać w niezaksięgowanych i niezamkniętych raportach oraz wtedy, gdy dokument nie ma spłat. Opcja, która umożliwia zmianę rodzaju dokumentu dostępna jest w menu podręcznym (prawego przycisku myszki) w oknie dokumentów kasowych, bankowych i innych pod nazwą Zmień rodzaj dokumentu lub za pomocą kombinacji klawiszy <Shift+Ctrl+F5>.

2. Od strony rozrachunku

Sposób ten pozwala użytkownikowi systemu wywołać okno Należności i zobowiązania z poziomu aktywnego okna Dokumenty KASA (lub Bank/Inne) a następnie rozliczyć dany dokument. Można to wykonać poprzez kombinację klawiszy <Ctrl+F3> lub ikonę Rozlicz dokument .
Wyświetli się lista Należności i zobowiązań, z której należy wybrać do rozliczenia dokumenty, za które zapłata zostanie dokonana gotówką:

Opcja Rozlicz dokument <Ctrl+F3> – rozlicza jeden wybrany dokument.

UWAGA!
Jeśli użytkownik chce wprowadzić dokument w walucie innej niż PLN, to system umożliwia wybór waluty bezpośrednio przy wpisywanej kwocie:

Po wybraniu Waluty, pojawią się dodatkowe pola, w których należy wpisać kurs waluty i kwotę w PLN:

Jeśli użytkownik systemu wybierze ikonę Rozliczenia znajdującą się wewnątrz wybranego dokumentu, to może zobaczyć szczegółowe rozliczenie:

Użytkownik, dla każdego z dokumentów z listy, określa kwotę rozliczenia, przy czym nie może ona przekraczać kwoty pozostałej do rozliczenia, a suma kwot rozliczeń wszystkich dokumentów nie może być większa od kwoty pozostałej do rozliczenia całego dokumentu.
UWAGA!
Dokumenty można rozliczać dokumentami w tej samej walucie: złotówkowe – złotówkowymi, a walutowe – walutowymi.
Konsekwencją rozliczenia dokumentów jest powstanie, pomiędzy nimi, połączeń zwanych spłatami. Pokazują one dokumenty, które zostały sobą rozliczone, np. KP za daną fakturę VAT.
Istnieje kilka sposobów tworzenia spłat w systemie:

• poprzez zrobienie kompensaty,
• wybranie dokumentu do rozliczenia z poziomu dokumentów kasowych i bankowych – Rozlicz dokument <Ctrl+F3>,
• podczas dekretowania,
• w należnościach i zobowiązaniach za pomocą opcji Kompensuj/Rozliczaj <Ctrl+R>,
• poprzez Przeniesienie rozrachunków,
• bezpośrednio przy tworzeniu dokumentu, np. faktury.

Spłaty można rozpinać, czyli wycofywać z systemu pod warunkiem, że mamy otwarty miesiąc w rozrachunkach. Celem rozpinania spłat jest dokonanie poprawy w dokumentach je tworzących: wskazanie na inny dokument lub całkowite usunięcie.
Wycofać spłaty można:

1. Z poziomu okna Należności i zobowiązania – opcja Popraw <F5> i Usuń <F8> – jest tak w przypadku dokumentów nierozliczonych w całości.
2. Poprzez Dokumenty rozliczone – opcja Popraw <F5> i Usuń <F8>.
3. W dokumentach kasowych, bankowych, innych – opcja Pokaż rozliczenia <Ctrl +F5>.
4. Poprzez usunięcie całej kompensaty lub jej poprawę i usunięcie pozycji.
5. Poprawiając fakturę i wycofując spłaty.
6. Z Przeniesienia rozrachunków – jeśli płatność nastąpiła kartą, to poprawia się fakturę, a gdy gotówką, to rozbijamy na poszczególne pozycje i po kolei usuwamy.

W oknie spłat dla dokumentu możliwe jest:

• Usuwanie spłat – w przypadku, gdy istnieje tylko jedna spłata z danej kompensaty usuwany jest cały dokument, w przeciwnym wypadku wyświetlane jest okienko edycyjne kompensaty (ikona ),
• podgląd na dokument źródłowy (ikona ) dla dokumentu spłaty oraz dokumentu rozliczanego,
• podgląd dekretu dla dokumentu spłaty oraz dla dokumentu rozliczanego (ikona ),
• podgląd dokumentu kompensaty (ikona )
• edycja grupy rozrachunkowej dla dokumentu rozliczanego, edycja jest możliwa, gdy nie występują żadne spłaty oraz dokument nie jest zadekretowany (ikona ).

Dla dokumentów kasowych, bankowych, innych można w Module Administratora włączyć opcję umożliwiającą wystawianie tych dokumentów z datą inną niż aktualna. W tym celu należy wejść do opcji menu głównego Słowniki → Grupy użytkowników (w Module Administratora). Następnie za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy <Ctrl+P> uruchomić okno Prawa do opcji. W oknie tym wybieramy Rozrachunki → Dokumenty → Kasa-Bank-Inne/Wystawianie dokumentów z datą inną niż aktualna.
Możliwe jest powiązanie dokumentu bankowego z wieloma zamówieniami od odb. lub dok. WZ. Opcja umożliwia automatyczne rozliczenie dokumentu faktury sprzedaży realizującej zamówienie od odbiorców z dokumentem KP/BP – Kontrahent -Rozliczenie, na którym zanotowano wpłatę i powiązano go z takim zamówieniem.

• Opcja automatycznego rozliczenia zajdzie tylko, gdy waluta wpłaty zgadza się z walutą faktury końcowej.
• Gdy na dokumencie KP/BP przy powiązaniu z zamówieniem nie poda się kwoty powiązania system rozlicza na fakturze końcowej maksymalną wartość dokumentu KP/BP do kwoty faktury końcowej.
• Gdy na dokumencie KP/BP przy powiązaniu z zamówieniem poda się kwotę powiązania system przy rozliczeniu na fakturze końcowej analizuje jaki % kwoty całego zamówienia zrealizowano i rozlicza taki % kwoty powiązania zam. z KP/BP.

Na definicji dokumentu KP/BP – Kontrahent -Rozliczenie należy w opcji Powiąż z dokumentem wybrać wartość Zamówienie od odbiorcy.

Podczas dodawania dokumentu KP/BP Pojawi się zakładka 2 Powiązania. Na tej zakładce należy dodać powiązanie z zamówieniem od odbiorcy, którego dotyczy wpłata.


Przy dodaniu powiązania należy wybrać sposób rozliczenia zamówienia:

• Rozlicz wszystko – w systemie nie zostanie zanotowana kwota powiązania. Przy automatycznym rozliczeniu z fakturą, system rozlicza maksymalną kwotę pozostałą do rozliczenie z KP/BP, nie przewyższając oczywiście wartości faktury.
• Rozlicz do kwoty – w systemie zostanie zanotowana kwota powiązania. Przy automatycznym rozliczeniu z fakturą, system przy rozliczeniu na fakturze końcowej, analizuje jaki % kwoty całego zamówienia zrealizowano i rozlicza taki % kwoty powiązania zam. z KP/BP.

Przy realizacji zamówienia od odbiorców na fakturze końcowej, po wyborze Zamknij dokument w oknie Potwierdzenie dokumentu, w sekcji Inne rozliczenia, zostanie automatycznie dodane rozliczenie z KP/BP, wcześniej powiązanym z zamówieniem. Podczas importu dokumentów bankowych w opcji Dokumenty → Bank → Importuj wyciąg lub Dokumenty → Import wyciągów bankowych jest możliwość automatycznego powiązania dokumentu bankowego z wieloma zamówieniami od odb. lub dok. WZ. Wyszukiwanie zamówień/WZ przy imporcie wyciągu bankowego jest możliwe po polu Opis dokumentu (numery dokumentów można podać oddzielając je: „,", „.", „;" lub " " ). Jeżeli do przekazania numeru dokumentu będę wykorzystane pola: NRDOKZEWPOWIAZZAMWZ i NAGLPOWIAZZAMWZ to program zadziała jak dotychczas nie wyszukując po opisie (w polu NRDOKZEWPOWIAZZAMWZ można podać tylko jeden numer).Umożliwiono również podczas importu wyciągu bankowego wyszukiwanie zamówień/WZ po opisie dokumentu (numery dokumentów można podać oddzielając je: „,", „.", „;" lub " " ). Jeżeli do przekazania numeru dokumentu będą wykorzystane pola: NRDOKZEWPOWIAZZAMWZ i NAGLPOWIAZZAMWZ to program zadziała jak dotychczas nie wyszukując po opisie (w polu NRDOKZEWPOWIAZZAMWZ można podać tylko jeden numer).
Istnieje możliwość wyłączenia pobierania kursu walut wg FIFO dla środków pieniężnych zwracanych kontrahentom zagranicznym. Opcja może być stosowana np. w przypadku błędnie zapłaconej / nadpłaconej faktury i konieczności zwrotu środków bez naliczania różnic kursowych.
W tym celu w konfiguracji systemu dodany został parametr: Ustawienia – Rozrachunki – Kasa, Bank, Inne – Możliwość wyłączania dokumentów z kolejki FIFO (tylko nowe FIFO). Po jego włączeniu w oknie dokumentów bankowych dostępna będzie opcja Zwrot środków pieniężnych, ponadto do widoku dodano kolumnę: Dok. wył. z FIFO.

Zwrot środków jest możliwy dla dokumentów, które zostały wcześniej oznaczone za pomocą opcji dostępnej w menu kontekstowym → Dodatkowe → Wyłącz dokument z FIFO.

Dokument można wyłączyć z FIFO, gdy raport nie został jeszcze zamknięty, a dokument przychodu nie został rozchodowany. Między dokumentami wydania (zwrot) oraz przychód (oznaczony jako wyłączony z FIFO) zostanie wystawione powiązanie widoczne w szczegółach okna oraz nie naliczy się różnica kursowa od takiego wydania. Do wystawienia dokumentu zwrotu środków konieczne jest założenie nowej definicji dokumentu BW z oznaczeniem Zwrot środków pieniężnych.

Terminal płatniczy

Terminale płatnicze działają podobnie jak kasa. Dokumenty TP i TW można wygenerować podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych lub w oknie Terminal Płatniczy. Podczas zamykania raportu system podsumowuje wszystkie płatności kartą z danego dnia i przenosi je na kontrahenta obsługującego terminal.

Tym samym powstaje należność po stronie kontrahenta, który w definicji terminala został wskazany do obsługi płatności elektronicznych.

W systemie istnieje możliwość ponownego drukowania wszystkich dokumentów kasowych, bankowych i innych. W tym celu należy, w module Administratora, przydzielić dla dokumentów kasowych, bankowych i innych prawo: Ponowny wydruk dokumentów kasowych.

Rozliczanie zaliczki pracownika

Opcja umożliwia rozliczenie pracownika z zaliczki. Po wskazaniu pracownika system automatycznie podpowiada dokumenty zaliczkowe (BW, KW, PK), z którymi można dokonać rozliczenia w obrębie wybranej waluty i grupy rozrachunków.

Użytkownik może wybrać ze spisu należności i zobowiązań pracownika żądaną do rozliczenia zaliczkę, zmienić jej walutę oraz rozliczyć takie dokumenty jak sprzedaż/zakup w module Handlowo-Magazynowym lub Finanse i księgowość.
W menu podręcznym pod prawym przyciskiem myszki znajduje się opcja Zamknij i wyczyść, która nie wybiera żadnej zaliczki, a pozwala rozliczyć tylko bieżące dokumenty.

Rozliczanie delegacji pracownika

Opcja ta umożliwia ewidencjonowanie i rozliczanie delegacji (poleceń wyjazdu). Do jej działania konieczne jest posiadanie na stanowisku modułu Kadry i płace w wersji Prestiż oraz modułu Finanse i księgowość.
Zasada działania opcji:

• W module Kadry i płace wystawiane jest polecenie wyjazdu z odpowiednią kwotą zaliczki;
• Polecenie wyjazdu jest widoczne w Kasie i można na jego podstawie wystawić dokument KW;
• W Poleceniach księgowania zostaje automatycznie wystawiony dokument PK (pusty), który sygnalizuje konieczność rozliczenia delegacji (w miesiącu zakończenia delegacji);
• W rozrachunkach można rozliczyć delegację pracownika (osobno dla kwoty walutowej i PLN udzielonej zaliczki). Podczas rozliczania tej delegacji uzupełniane jest wcześniej wystawione PK według definicji dekretacji (moduł Finanse i księgowość, menu Dokumenty → Definicje dekretów).

Aby program wiedział, jakiego typu Polecenie księgowania ma wystawić, należy je wskazać w module Finanse i księgowość, w menu Słowniki → Definicji dokumentów, w sekcji Polecenie wyjazdu, dokument Polecenie wyjazdu.

Bilans otwarcia należności i zobowiązań

Określa stan rozrachunków na dzień rozpoczęcia pracy z programem. Datę Bilansu Otwarcia ustalamy wchodząc w menu główne System → Konfiguracja → Rozrachunki → Ogólne:

Wprowadzoną datę można zmienić, klikając na ikonę Popraw <F5>. Wyświetli się okno wprowadzania daty, w którym możliwe jest ręczne wprowadzanie lub wybór daty z kalendarza.
W oknie Bilans otwarcia należności i zobowiązań użytkownik ma możliwość wyksięgowania z VAT dokumentów z BO rozrachunków. W menu podręcznym (prawy klawisz myszy) dostępne jest podmenu Opcje dla wyksięgowania z VAT:

• Dodaj dokument dla wyksięgowania z VAT – umożliwia dodanie nieistniejącego w systemie dokumentu, wg którego zostanie wyliczony dokument wyksięgowania z VAT,
• Usuń dokument dla wyksięgowania z VAT – umożliwia usunięcie nieistniejącego w systemie dokumentu,
• Pokaż dokument dla wyksięgowania z VAT – umożliwia pokazanie nieistniejącego w systemie dokumentu, wg którego jest wyliczony dokument wyksięgowania z VAT.

Dodatkowo możliwe jest dodanie kolumn z numerem i kwotą nieistniejącego dokumentu, mówiących o tym czy dokument jest dodany już w systemie.

Import wyciągów bankowych

Opcja umożliwia wczytanie pliku z wyciągami bankowymi w formacie, który będzie zrozumiały dla programu. 

Od wersji 18.3.378.52 w systemie dostępne są narzędzia: Konfigurator realizacji z bufora IWB i Konfigurator importu do bufora IWB. Konsolidują one dotychczasowe parametry, ustawienia i opcje, które znajdowały się wcześniej w różnych lokalizacjach systemu: w konfiguracji systemu, definicji banku oraz oknie bufora importu wyciągów bankowych.

Zdefiniowanie importu w ten sposób umożliwia pobranie i realizację wyciągów bankowych w oknie dokumentów bankowych - za pomocą opcji Zaimportuj wyciąg uruchamiana jest opcja Bufor importu wyciągów bankowych.

Kompleksowy opis konfiguracji importu oraz realizacji wyciągów znajduje się w osobnym materiale: Konfigurator importu i realizacji wyciągów bankowych.

Bufor importu wyciągów bankowych

Opcja dostępna jest w menu Dokumenty → Bufor importu wyciągów bankowych. W oknie bufora importu istnieje możliwość wczytania wyciągu z pliku w formacie tekstowym. Do uzyskania pliku w formacie odpowiednim do importu w programie Streamsoft wykorzystywana jest zewnętrzna aplikacja MT940_2PCSQL.exe. W oknie ustawień importu konieczne jest wskazanie formatu pliku zgodnego ze specyfikacją banku, z którego importowany będzie wyciąg oraz lokalizacji plików wejściowego i wynikowego.

Wyciągi bankowe można zaimportować do systemu na dwa sposoby:

1.Przy pomocy kont wirtualnych

Konto wirtualne użytkownik otrzymuje od banku. Gdy użytkownik posiada już konto wirtualne, to następnie należy z menu Słowniki → Słowniki systemowe wybrać opcję Banki i w oknie edycyjnym banku (dostępne po wybraniu ikony Dodaj <F3> lub Popraw <F5>), zaznaczyć parametr Twórz konto i polu Stała część konta – wpisać konto wirtualne. Kontrahent musi mieć taki sam numer jak stała część konta wirtualnego. Następnie, należy wybrać z menu Dokumenty opcję Import wyciągów bankowych. Na ekranie monitora pojawi się okno Dokumenty BANK, w którym należy najpierw wybrać bank, z którego zostaną zaimportowane wyciągi bankowe. Wyboru banku dokonujemy za pomocą ikony . Następnie definiujemy odpowiednie parametry dla importu. W tym celu klikamy na ikonę Dodaj lub klawisz funkcyjny <F3> i wybieramy dane do importu. Poprawnie zdefiniowane parametry importu pliku spowodują wczytanie do bufora programu pozycji wyciągu (pozycje wyciągu będą widoczne w oknie Dokumenty BANK ). Przed zapisaniem pozycji do bufora, program zapyta czy dla wybranego kontrahenta (pracownika lub właściciela) dodać konto – w przypadku, gdy nie jest ono zdefiniowane. Nowe konto zostanie dodane automatycznie. W buforze można poprawiać zaimportowane pozycje wyciągu – na przykład zmienić poprawić numer kontrahenta itp. Jeśli wszystkie zaimportowane pozycje będą poprawne, to należy kliknąć na ikonę w celu zrealizowania wyciągu. Po zrealizowaniu wyciąg będzie widoczny w spisie dokumentów bankowych. Jeśli pozycje wyciągu będą niepoprawne, to wyciąg nie zostanie zrealizowany.
Podczas realizacji można rozliczyć wyciąg. W tym celu, należy w buforze wybrać opcję Rozliczaj podczas realizacji. Wyciąg zostanie rozliczony z istniejącymi dokumentami kontrahenta, na którego jest ten wyciąg. Rozliczenia muszą być na kwotę mniejszą niż wyciąg, waluta musi być taka sama oraz data dokumentów do rozliczenia powinna być wcześniejsza od daty wyciągu.

2.Gdy nie ma kont wirtualnych

Możliwe jest zaimportowanie pozycji wyciągu z banku, który nie ma konta wirtualnego. W tym celu program najpierw wyszukuje kontrahenta, który posiada takie samo konto, jak to wczytane do bufora. Gdy nie znajdzie kontrahenta, to szuka wśród pracowników i właścicieli. Jeśli program nic nie znajdzie, to trzeba sprawdzić czy pozycja jest poprawna.

Za pomocą opcji Dodaj (F3) uruchamiane jest okno Wybór sposobu importu danych, w którym należy wybrać z listy lub zdefiniować nowe parametry importu pliku wyciągu. Po zaimportowaniu pliku, w oknie pojawią się pozycje wyciągu, które można edytować a następnie zrealizować w systemie. Szczegółowy opis opcji realizacji i rozliczenia pozycji wyciągu z dokumentami w systemie znajduje się w rozdziale Realizacja i rozliczanie pozycji wyciągów w oknie buforu importu

Realizacja i rozliczanie pozycji wyciągów w oknie buforu importu

Okno Bufor importu wyciągów bankowych jest wspólne dla obu metod pobierania wyciągu:

• w oknie dokumentów bankowych →  Zaimportuj wyciąg →  Dodaj (F3) 

• w menu Dokumenty → Bufor importu wyciągów bankowych → Dodaj (F3)

Okno to prezentuje spis pozycji z pliku pobranego z banku, które po zrealizowaniu będą stanowiły wyciągi bankowe widoczne w oknie Dokumenty BANK. W nagłówku okna znajdują się informacje o banku, do którego realizowany jest import, numerze oraz zakresie dat wyciągu. W oknie dostępny jest szereg opcji usprawniających edycję i realizację pozycji. 

W oknie dostępne są opcje:

• Pokaż (F2) - podgląd pozycji bufora importu wyciągów bankowych
• Dodaj (F3) - dodanie pliku z wyciągiem z banku do bufora importu
• Popraw (F5)- edycja pozycji bufora importu wyciągów bankowych
• Sortuj (F4) - umożliwia sortowanie pozycji w oknie według wybranej kolumny. Ustawienie to jest kluczowe w przypadku, gdy w Konfiguratorze realizacji z bufora IWB w polu Kolejność realizacji wybrano wartość Wg sortowania z okna.

• Ustal filtr (F7), Filtr aktywny - opcje umożliwiają filtrowanie danych w oknie   
• Pokaż tylko niepoprawne / Pokaż wszystkie - umożliwia ograniczyć widok do pozycji, które w kolumnie Poprawny dokument mają wartość Nie. Pozwala to na szybkie filtrowanie pozycji wymagających uzupełnienia - system zrealizuje wyłącznie wyciąg, na którym wszystkie pozycje są poprawne.
• Przesuń w górę, Przesuń w dół - opcje pozwalają na zmianę kolejności Lp. dokumentów w wyciągu bankowym. Zmiany te są uwzględniane podczas realizacji wyciągu, w przypadku gdy w Konfiguratorze realizacji z bufora IWB w polu Kolejność realizacji wybrano wartość Wg sortowania z okna.
• Spis wyciągów - prezentuje listę pobranych wyciągów bankowych pobranych do bufora wraz z informacją, czy dany wyciąg został zrealizowany w systemie. Dla zrealizowanych wyciągów dostępna jest opcja Wycofaj realizację z banku, która powoduje usunięcie realizacji wybranego wyciągu, bez usuwania go z buforu.

• Zrealizuj wyciąg - przed realizacją wyciągu system wyświetli okno Wybór konfiguratora, które umożliwia wybór konfiguratora ze słownika oraz wyświetla jego ustawienia. Po uruchomieniu okna domyślnie ustawiony będzie konfigurator wskazany w definicji banku.

• Ustawienia - okno zawiera sekcje z konfiguratorem importu wyciągu bankowego (domyślnie zaczytywany jest konfigurator wskazany w definicji banku) oraz umożliwia zdefiniowanie odrębnych ustawień importu dla wybranych definicji dokumentu. Zaznaczenie parametru Zbijaj dla zadanych parametrów, program scali przelewy, dodatkowo zaznaczenie opcji Po zbiciu wstaw opis spowoduje, że do scalonego przelewu zostanie dodany opis.

• Ustal powiązania - przed realizacją wyciągu bankowego wszystkie pozycje powinny posiadać status poprawnego dokumentu, należy w tym celu uzupełnić niezbędne dane w oknie edycyjnym pozycji. Opcja uruchamia okno Powiąż dokumenty, w którym można określić ustawienia powiązań pozycji aktualnego wyciągu bankowego z dokumentami rozliczeń i zamówień. Dodatkowo istnieje możliwość wskazania powiązań przelewu w oknie edycyjnym pozycji wyciągu, na zakładce 2 Powiązania. Za pomocą opcji Dodaj (F3) system wyświetli listę wyboru zamówień od odbiorców lub dokumentów rozliczeń (np. faktur VAT), które będą przenoszone na dokument bankowy podczas realizacji wyciągu. Opcja Ustal powiązania jest dostępna również w menu pod prawym przyciskiem myszy.

 
Powiązania będą widoczne w Należnościach i zobowiązaniach, na zakładce Bufor importu wyciągów bankowych oraz w oknie Zamówienia od odbiorców, na zakładce Powiązania.

Kolejność rozliczania dokumentów

W Konfiguratorze realizacji importu z bufora IWB, w sekcji Szukaj do rozliczenia za pomocą opcji Dodaj (F3) i strzałek nawigacyjnych możliwe jest określenie parametrów oraz kolejności w jakiej system ma wyszukiwać dokumenty do rozliczenia z pozycjami wyciągu.

Po określeniu sposobu wyszukiwania rozliczeń w poniższym oknie system wyszukuje dokumenty do rozliczenia zgodnie z zadaną kolejnością - jeśli dany warunek nie zostanie spełniony lub zostaje kwota do rozliczenia to przechodzi do następnego kroku.

Przykład:

Ustalono kolejność:

Zgodnie z nią, jeśli system w na zakładce 2 Powiązania nie znajdzie rozliczeń lub rozliczenia te nie pokryją w całości kwoty pozycji wyciągu - to system przejdzie do wyszukiwania dokumentów wg kwoty, a w kolejnym kroku wg daty dokumentów.

Rozrachunki

Należności i zobowiązania

W wyniku prowadzonej, przez podmiot, działalności gospodarczej, powstają należności i zobowiązania, które określa się mianem rozrachunków. Występuje kilka rodzajów rozrachunków:

• z dostawcami i odbiorcami z tytułu dostaw, robót i usług,
• z pracownikami z tytułu wynagrodzeń,
• pozostałe rozrachunki w pracownikami,

Dostęp do aktualnego stanu należności i zobowiązań w systemie, można uzyskać na dwa sposoby:

• poprzez opcję menu głównego Rozrachunki → Należności i zobowiązania,
• za pomocą ikony umieszczonej na pasku ikon.

Wyświetli się okno:

W aktywnym oknie można wyróżnić zasadnicze części: pasek ikon, siatkę z danymi w układzie tabelarycznym oraz panel szczegółów (z zakładkami: Szczegóły, Spłaty, Zmiany, Przelewy, Dyspozycje, Kontakty windykacyjne, Noty odsetkowe).
Kolumna tabeli o nazwie Grupa dok., dzieli dokumenty na grupy w zależności od miejsca (modułu, opcji), w którym powstały. Kolumna Dokument informuje, jaki to rodzaj dokumentu – faktura, korekta faktury, KW itp. Identyfikator, to nic innego jak nazwa kontrahenta. W dalszych kolumnach znajdują się pozycje należności i zobowiązań oraz ich spłaty, a także rodzaj waluty i przedstawiciele handlowi.
W dolnej części okna, w panelu szczegółów, znajdują się zakładki tematyczne, które dodatkowo grupują szczegółowe dane. Klikając prawym klawiszem myszki na panelu szczegółów, wyświetla się lista dostępnych opcji, za pomocą których, można w wybrany przez użytkownika sposób zarządzać tą częścią aktywnego okna – umieszczać je u dołu ekranu lub z prawej strony, wyłączyć w ogóle lub rozszerzyć o wybrane z listy kolumny:

W zakładce Kontakty windykacyjne użytkownik systemu może odnotować (w powiązaniu z modułem CRM), kiedy została wysłana informacja do kontrahenta o zaleganiu z płatnościami. Aby odnotować kontakt windykacyjny, należy ustawić się kursorem myszki na wybranym kontrahencie i skorzystać z opcji menu podręcznego Zanotuj kontakt windykacyjny w CRM <Shift+F5>.
W zakładce Noty odsetkowe użytkownik systemu może oglądać spis not wystawionych dla danego kontrahenta.
System umożliwia szybki podgląd wszystkich należności i zobowiązań równocześnie lub wyświetlanie w siatce danych wyłącznie samych należności, zobowiązań lub dokumentów przeterminowanych. W celu przełączania się na wybrane opcje, należy posłużyć się ikonami:

• – wyświetla spis wszystkich należności i zobowiązań,
• – wyświetla spis wszystkich należności,
• – wyświetla spis wszystkich zobowiązań,
• – wyświetla spis przeterminowanych należności i zobowiązań.

Dodatkowo, aby przeglądać należności i zobowiązania, użytkownik może posłużyć się filtrem, w którym sam zdefiniuje parametry, według jakich będzie sprawdzał poszczególne dokumenty. Użytkownik skorzystać może z przycisków filtrowania umieszczonych na pasku ikon aktywnego okna: Ustal filtr rozliczeń <Shift+F7> (wyświetli rozrachunki, według grup rozrachunków, dla wybranego kontrahenta, pracownika i właściciela) i Ustaw filtr na kontrahenta <F7> (pokazuje listę kontrahentów, z której wybieramy tego, którego rozrachunki chcemy zobaczyć). System umożliwia również ustawienie filtru kontrahenta <F7> na kontrahenta jednorazowego.
Gdy użytkownik chce oglądać rozrachunki z kontrahentami przy większej liczbie zdefiniowanych parametrów, to może skorzystać z ikony Ustal filtr lub kombinacji klawiszy < Shift+Ctrl+F7>:

Parametry definiowane przez użytkownika można wyświetlać w kilku liniach klikając na przyciski i/lub. Zwiększa się w ten sposób liczba możliwości, według jakich dokumenty będą wyświetlane. W polu Warunek dokonujemy operacji na zbiorach: „<", „>", „w zakresie", „poza zakresem", „bez wartości" itp. Aby zdefiniowany filtr był aktywny, należy skorzystać z kombinacji klawiszy <Ctrl+F7> lub ikony .
Inny sposób przeglądania dokumentów w aktywnym oknie uzyska się klikając na ikonę sortowania w pasku ikon aktywnego okna lub klawisz funkcyjny <F4>.

Kolumny do sortowania wybiera się poprzez zaznaczenie myszką odpowiednich parametrów. Ważna jest tu kolejność zaznaczania. Jeśli pierwszy „odhaczony" zostanie Numer zew., to najpierw po nim odbędzie się sortowanie. Zaznaczyć można kilka kolumn równocześnie, jeśli wyłączone zostanie pole Jedna kolumna. Operacja ta uaktywnia w konsekwencji opcje Szukanie po kolumnie pierwszej lub ostatniej. Możliwe jest wyszukiwanie (po kolumnie sortowanej) poprzez wprowadzenie z klawiatury pierwszych liter wyrazu. Pomyłki wycofuje klawisz <Backspace>.
Należności i zobowiązania dla wybranego kontrahenta, można wyświetlać, w większym stopniu szczegółowości dzięki wybraniu opcji Pokaż z paska ikon lub poprzez klawisz <F2>:

Należy zwrócić uwagę, że będą się wyświetlały dokumenty nierozliczone danego kontrahenta. Użytkownik w każdej chwili uzyska szybką informację na temat kwoty zobowiązania, tego ile spłacono, jeśli płacono, np. na raty i ile jeszcze pozostało do zapłaty. Spłaty zobaczyć można także klikając na zakładkę Spłaty znajdującą się u dołu aktywnego okna Należności i zobowiązania.
Na oknie dokumentów nierozliczonych umożliwiono wskazanie konta bankowego kontrahenta na rozliczeniu

Podczas wystawiania przelewu, w pierwszej kolejności pobierane jest konto z rozliczenia. Jeżeli brak jest tego konta, to pobierane jest konto ustawione na fakturze zakupu, a następnie z danych kontrahenta. Podczas wystawiania faktury zakupu wchodzącej do rozrachunków normalnie lub z kont, konto przepisywane jest z faktury. Podczas wystawiania polecenia księgowania na konto rozrachunkowe, konto pobierane jest z danych kontrahenta (domyślne).
System, za pomocą ikony Szukaj <F6>, umożliwia szybkie odnalezienie żądanego dokumentu przez użytkownika. Po kliknięciu na nią otwiera się okno:

W zależności od tego, które pole zostanie zaznaczone, czy dokument zewnętrzny, wewnętrzny czy kontrahent, tak zmieni się zawartość pól np. przy zaznaczeniu kontrahenta wyświetlą się pola: Numer, NIP i Identyfikator, przy pomocy których zostanie znaleziony szukany kontrahent. Aby zobaczyć wszystkie dokumenty z danego roku, należy wpisać * w polu Numer.

W oknie Należności i zobowiązań, w menu prawego klawisza myszki znajduje się opcja Rozbij na raty, która pozwala operatorowi systemu na rozbicie należności i zobowiązań na raty:

W przypadku, gdy rozliczenie będzie pochodziło z okresu zamkniętego, użytkownik zostanie poinformowany w komunikacie oraz konieczne będzie wskazanie daty, na którą ma zostać wystawione przeniesienie.

Gdy użytkownik chce widzieć, w jednym zestawieniu, wszystkie występujące w systemie należności i zobowiązania, zarówno te przeterminowane jak i pozostałe, to może wykorzystać opcję Podsumuj rozrachunki wybieraną z paska ikon aktywnego okna lub za pomocą klawiszy <Ctrl+S>:

Okno przedstawia wszystkie należności i zobowiązania w złotówkach oraz w innej walucie. Kolorem czerwonym zaznaczone są wszystkie płatności przeterminowane.
Te same należności i zobowiązania można zobaczyć w podobnym zestawieniu jak powyższe, z uwzględnieniem podziału na grupy dokumentów, za pomocą opcji Sumy rozrachunków w podziale na grupy :

Każdy z rozrachunków jest przyporządkowany do grupy rozrachunkowej. Od niej zależny jest sposób dekretowania dokumentów w systemie. Chcąc wybrać żądaną grupę rozrachunków lub stworzyć nową, należy skorzystać z opcji menu głównego Słowniki → Słowniki systemowe → Grupy rozrachunków.
Ich zadaniem jest przede wszystkim rozdzielanie dokumentów, np. dokumentów sprzedaży od dokumentów zakupu oraz określanie, jakiego są rodzaju, np. pracownicze, inne. Pozwala to zwiększyć kontrolę nad rozrachunkami.
Aby sprawdzić stan rozrachunków na dowolny dzień i wygenerować potwierdzenie sald, należy posłużyć się opcją Stan rozrachunków na dowolny dzień znajdującą się w menu głównym Zestawienia. Potwierdzenie sald „na dzisiaj" można drukować z poziomu okna Należności i zobowiązania za pomocą ikony Drukuj <F9>. Przy sporządzaniu wydruku potwierdzenia sald, można wybrać kontrahentów z saldami zerowymi, czyli takich, którzy nie mają na dany dzień żadnych nierozliczonych należności i zobowiązań. Ponadto w danych kontrahenta dodatkowo jest drukowany numer kontrahenta oraz na odcinku B, w miejscu Potwierdzenie zgodności niżej wyszczególnionych sald na dzień przepisywana jest dodatkowo data salda na dzień z odcinka A.
Należności i zobowiązania można wyświetlić w widoku księgowym lub uproszczonym. Aby zmienić widok wyświetlanych danych, należy w menu System → Konfiguracja →Ustawienia → Rozrachunki → Widok, w opcji Widok rozrachunków, zaznaczyć odpowiedni. Różnią się one od siebie tym, że uproszczony pokazuje kwotę, jej rozliczenie i ile jeszcze pozostało do zapłaty. Natomiast księgowy przedstawia to w ujęciu należności, zobowiązań, pozostałych należności i zobowiązań, spłat należności i zobowiązań.
Jeśli kontrahent spóźnia się ze spłatą należności, można go ponaglić wezwaniem do zapłaty. Aby wygenerować taką opcję w systemie, wchodzimy w Należności i zobowiązania, następnie, klikamy na ikonę, która pokazuje tylko spis należności, przyciskamy ikonę Drukuj <F9> i wybieramy Wezwanie do zapłaty:

W oknie wydruku wezwania do zapłaty, należy wskazać rodzaj drukowanego dokumentu, określić czy ma być drukowany jeden dokument, zaznaczone dokumenty czy wszystkie przeterminowane aktualnego kontrahenta. Dodatkowo na wydruku wezwania do zapłaty można oddzielnie filtrować dokumenty dotyczące towarów i opakowań. Wydruk ten można podejrzeć za pomocą przycisku <Podgląd>.
W systemie istnieje możliwość drukowania należności i zobowiązań na kilka sposobów. Po przyciśnięciu ikony Drukuj lub klawisza funkcyjnego <F9> wyświetli się lista opcji wydruku:

Po wybraniu wydruku Należności i zobowiązania – walutami, drukowane jest podsumowanie kwoty Do zapłaty – rozliczeń przeterminowanych i pozostałych należności i zobowiązań. Jeżeli użytkownik zaznaczy opcję Drukuj analitykę, to dodatkowo zostaną wydrukowane rozliczenia w danej walucie. Dla Należności i zobowiązań – terminami oraz kontrahentami analitycznie na wydruku będzie widoczna ilość dni po terminie oraz kod przedstawiciela handlowego. Parametry te są zapisywane dla użytkownika.
Na wydruku Potwierdzenie sald, możliwe jest wydrukowanie potwierdzenia sald dla należności, zobowiązań lub obydwu stron. Ponadto, możliwe jest również wydrukowanie potwierdzenia sald dla kontrahentów z zaznaczonych dokumentów (dokumenty należy zaznaczyć - wybrać na oknie Należności i zobowiązania):

Istnieje możliwość wskazania i wydrukowania grafiki na wezwaniu do zapłaty. Grafikę należy zdefiniować w danych firmy, na zakładce: 7.Logo, stopka w sekcji: Obrazki – Spis. Następnie należy wybrać ją w opcjach wydruku Wezwania do zapłaty:



Istnieje w systemie możliwość zastrzeżenia oglądania rozrachunków z wybranymi kontrahentami dla uprawnionych operatorów.
Opcję tę można włączyć z poziomu okna Kontrahent (menu Słowniki →Kontrahenci → Popraw <F5>) na zakładce Limity, Blokady:

Można to zrobić także w Module Administratora. W menu Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji <Ctrl+P> → Wszystkie firmy →…→Rozrachunki → Rozrachunki odznaczamy parametr: Rozliczenia zastrzeżone.
W widoku okna znajduje się opcję: Oś czasu, która umożliwia podgląd kolejności wystawiania dokumentów, spłat oraz wycen rozrachunków.


Dodatkowo oś czasu w module HM rozbudowano o spłaty oraz wyceny.

W oknie Należności i zobowiązań, w menu prawego klawisza myszki, użytkownik systemu ma możliwość zmiany terminu płatności dla dokumentów. W celu zmiany terminu, należy skorzystać z opcji Zmiana terminu płatności → Nowy termin. Na ekranie monitora pojawi się okno, w którym będzie możliwe wprowadzenie nowego terminu:

Dodatkowo w oknie Należności i zobowiązania, w menu prawego klawisza myszki znajdują się opcje:

• Historia rozliczeń kontrahenta <Ctrl+H>, która pozwala użytkownikowi systemu podejrzeć rozliczenia kontrahenta, z dowolnego okresu.
• Zestawienie obrotów na kontach dla kontrahenta, która umożliwia wygenerowanie dla rodzaju słownika Kontrahent lub wybranego kontrahenta, zestawienia obrotów na kontach.

Rozrachunki wewnętrzne

Opcja dotyczy rozrachunków utworzonych w celu wewnętrznych rozliczeń, np. z własnymi pracownikami. Okno umożliwia podgląd, rozliczenie lub kompensatę rozrachunku oraz sortowanie i filtrowanie danych prezentowanych w oknie.

Dokumenty rozliczone

Opcja wywoływana przyciskiem na pasku ikon lub poprzez menu główne Rozrachunki → Dokumenty rozliczone. Pozwala na przeglądanie rozliczonych w całości dokumentów rozrachunkowych. Są one wyświetlane w takim samym układzie jak Należności i zobowiązania i za pomocą tych samych opcji użytkownik może w dowolny sposób nimi zarządzać: filtrować, sortować, szukać itp.

Dla Dokumentów rozliczonych, charakterystyczny jest Zakres dat <Ctrl+D>. Ogranicza on ich wyświetlanie do podanego okresu.

Wszystkie dokumenty

Za pomocą tej opcji użytkownik systemu może wyświetlić rozrachunki kontrahenta, właściciela oraz pracownika, zgodnie z parametrami, które zada w oknie filtru. Po wybraniu tej opcji z menu Rozrachunki, na ekranie monitora pojawi się okno filtru:

Po zdefiniowaniu wybranych pól w filtrze, należy kliknąć na przycisk <Ustaw>. Wtedy na ekranie pojawi się okno ze spisem wszystkich dokumentów, zgodnych w wymaganiami użytkownika określonymi w oknie Filtr rozliczeń.

Przelewy

W systemie można generować przelewy na dwa sposoby:

1.Z poziomu menu Rozrachunki → Przelewy → Dodaj <F3> → Wybierz przelew lub za pomocą przycisku Przelew z paska ikon:

• Do zobowiązań (rozliczenie) – pokazuje należności i zobowiązania (nierozliczone) wszystkich kontrahentów.
• Do zobowiązań (kontrahent) – wyświetla listę kontrahentów, z której wybieramy tego, którego dokumenty nierozliczone chcemy zobaczyć.

UWAGA!
Aby wykonać przelewy Do zobowiązań (rozliczenie) i Do zobowiązań (kontrahent) trzeba w pierwszej kolejności zdefiniować konto dla kontrahentów (menu Słowniki → Kontrahenci → zakładka Inne → sekcja Konta bankowe → Dodaj <F3>.

• Kontrahent – generuje listę kontrahentów, a po wybraniu żądanego pokazuje się okno Przelew z zakładkami Podstawowe i Dodatkowe. Na zakładce Dodatkowe jest możliwość zaznaczenia opcji Przelew potwierdzony, wskazania daty wydruku oraz grupy rozrachunkowej.
• ZUS – po wybraniu tej opcji od razu wyświetla się okno Przelew, gdzie należy wprowadzić niezbędne dane.
• Urząd Skarbowy – po wybraniu tej opcji od razu wyświetla się okno Przelew, gdzie należy wprowadzić niezbędne dane.
• Pracownik – umożliwia wystawianie przelewów dla pracowników.
• Z dyspozycji – po wybraniu tej opcji możemy wystawić przelew z utworzonych dyspozycji w menu Dokumenty → Dyspozycje → Dodaj <F3> lub w oknie Należności i zobowiązania, za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+D>. W oknie edycyjnym dyspozycji użytkownik może zdecydować o sposobie wyliczenia kwoty VAT za pomocą opcji: Wylicz wartość z proporcji, Wylicz na podstawie wystawionych dyspozycji, Pokaż dyspozycje dla tego rozliczenia. Aby funkcjonalność ta była dostępna, należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia→ Rozrachunki → Ogólne włączyć opcję Obsługa dyspozycji.
• Ze wzorca – opcja ta uruchamia okno przelewów ze wzorca, które umożliwia przeglądanie wzorców, ich edycję oraz dodawanie przelewów do wzorca.
• Wewnętrzny (między kontami firmy) – po wyborze tej opcji wyświetli się okno z wyborem banków firmy, następnie możliwe będzie dodanie przelewu.

2. Z poziomu opcji Drukuj <F9> – możliwe jest to tylko w przypadku Do zobowiązań (rozliczenie) i Do zobowiązań (kontrahent). Klikamy w menu Rozrachunki → Przelewy → Dodaj <F3> → Do zobowiązań (rozliczenie lub kontrahent), wyświetla się okno Należności i zobowiązania (wszystkich kontrahentów lub wybranego) i w nim wybieramy ikonę Drukuj <F9> → Wystaw przelew.

W aktywnym oknie Przelewy, dzięki ikonie Zakres dat , można wybrać okres czasu, z którego chcemy zobaczyć przelewy dla danego kontrahenta. Przeglądanie ułatwiają dwie strzałki Dzień wstecz i Dzień w przód .
UWAGA!
Przelewy nie mają wpływu na rozrachunki.
Wprowadzone przelewy można drukować i eksportować w elektronicznych formatach banków. Wszystko za pomocą przycisku Drukuj <F9>, który włączony rozwija nam listę swoich dostępnych opcji:

Za pomocą przycisku <Podgląd> można zobaczyć wydruk, a dzięki przyciskowi <Opcje> go zmodyfikować.

Zaznaczenie Wydruk graficzny przelewu powoduje aktywację pól w zakładce Przelew graficzny, gdzie możliwe jest ustawienie parametrów wydruku formularza przelewu. Aby przełączyć się na zakładkę Przelew elektroniczny, należy w zakładce 1 Ustawienia zaznaczyć parametr Elektroniczny przelew.
Parametry dla przelewu elektronicznego ustawiamy w ostatniej zakładce:

• Format – w polu tym należy wybrać format banku,
• Nazwa pliku – automatycznie (wg aktualnej daty lub daty przelewu) lub ręcznie,
• zaznaczamy Łącz numer banku z numerem konta Elixir.
• Dodaj ID_PRZELEW do tytułu przelewu - po zaznaczeniu parametru program umieści w pliku wynikowym na początku tytułu znacznik z odpowiednim numerem ID: "_ID=11111".

Dodatkowo podczas realizacji zaimportowanego wyciągu bankowego będzie możliwość rozliczenia dokumentów wg ID podanego w opisie (Dokumenty → Import wyciągów bankowych → Ustawienia → parametr Podczas realizacji rozlicz gdy podany ID_PRZELEW).

Przy włączonym parametrze program najpierw rozliczy wg podanego ID, natomiast w dalszej kolejności zgodnie z ustawieniem na oknie: Rozlicz, wg. daty dok. gdy brak kwoty, Rozlicz, pokaż listę gdy brak kwoty itp.
Parametry te zostały dodane również na oknie definicji banku umożliwiając różne działanie dla każdego banku:

• zakładka 6 Przelew elektroniczny → Dodaj ID_PRZELEW do tytułu przelewu
• zakładka 7 Import wyciągów → Podczas realizacji rozlicz gdy podany ID_PRZELEW
• Wyślij e-mail z potwierdzeniem – opcja umożliwia automatyczne wysyłanie maili z potwierdzeniem przelewu. Opcja będzie działała po prawidłowym skonfigurowaniu parametru w konfiguracji systemu: System → Konfiguracja → Ustawienia → Rozrachunki → Przelewy → Sposób wysyłania e-maili z potwierdzeniem przelewu.

Potwierdzenie przelewu zostanie wysłane jako standardowy wydruk (Rozrachunki → Przelewy → Drukuj → Drukuj za co) lub wybrany formularz definiowany (po wskazaniu go w konfiguracji: System → Konfiguracja → Ustawienia → Rozrachunki → Przelewy → Domyślny formularz definiowany dla potwierdzeń przelewów).
Maile zostaną wysłane do osób kontaktowych danego kontrahenta ze wskazanym typem e-mail (System → Konfiguracja → Ustawienia → Rozrachunki → Przelewy → Typ e-mail dla osoby kontaktowej do wysyłania potwierdzeń przelewów).
Program zarejestruje kontakt w module CRM po zaznaczeniu parametru: System → Konfiguracja → Ustawienia → Rozrachunki → Przelewy → Przy wysyłaniu potwierdzenia przelewu e-mailem generuj kontakt CRM.
Z poziomu okna ze spisem wszystkich przelewów, za pomocą menu pod prawym przyciskiem myszki, użytkownik systemu może podejrzeć rejestr operacji dla przelewów. Dzięki tej opcji operator systemu może kontrolować kto, kiedy i na jaką kwotę dokonał przelewu.
UWAGA!
W module Rozrachunki blokowane są przelewy na dokumenty, które podlegają akceptacji, a są niezaakceptowane.

UWAGA!
W module Rozrachunki opcje: Przelewy, Noty odsetkowe, Kompensaty, Przeniesienia rozrachunków i Bilans otwarcia należności i zobowiązań umieszczone zostały w menu głównym w Dokumentach i w Rozrachunkach dla wygody użytkownika. Dlatego korzystanie z nich z poziomu Dokumentów lub Rozrachunków nie oznacza błędu, ani też nie generuje żadnych różnic.
Na pozycji przelewu SP, powiązanego z rozrachunkiem, istnieje możliwość wyliczenia przez program kwoty VAT w dwóch wariantach:

• Wylicz na podstawie wystawionych przelewów
• Przywróć wartość wyliczoną z proporcji

Dodatkowo użytkownik ma możliwość podglądu pozycji przelewów, które zostały wystawione dla danego rozliczenia. Służy do tego polecenie Pokaż pozycje przelewów:


Dla dokumentów, w których kwota netto została częściowo rozliczona, np. za pomocą PK, system umożliwia wybór sposobu wyliczania kwoty VAT. Służy do tego parametr w konfiguracji systemu: Ustawienia – Rozrachunki – Przelewy – Dla przelewu Split Payment pozostałą kwotę VAT wylicz na podstawie wystawionych przelewów, który może przyjąć wartość:

• NIE – wartość domyślna parametru. Oznacza stosowanie dotychczasowego, proporcjonalnego sposobu wyliczania kwoty VAT przelewu Split Payment. Edycja kwoty VAT możliwa jest za pomocą opcji Wylicz na podstawie wystawionych przelewów, dostępnej w menu pola.
• TAK – spowoduje, że podczas wystawiania przelewu system będzie weryfikował powiązane rozliczenia i automatycznie wyliczał kwotę VAT na podstawie wystawionych wcześniej przelewów.

Sprawdzenie kontrahenta w KAS podczas wystawiania przelewu.

Przy dodawaniu przelewu na kontrahenta następuje sprawdzenie, czy kwota przekracza próg z konfiguracji. W przypadku jej przekroczenia program wyświetli komunikat z blokadą. Przełamanie blokady jest możliwe jedynie przez użytkownika posiadającego odpowiednie prawo w Module Administratora. Dodatkowo w oknie Przelewy w menu podręcznym znajdują się opcje dotyczące sprawdzania konta w KAS:

•  Sprawdź konto w KAS – Sprawdza ona w Wykazie podatników VAT czy dane konto jest przypisane do NIP-u lub REGON-u kontrahenta z przelewu
• Pokaż historię sprawdzeń kont w KAS – umożliwia przeglądanie historii sprawdzeń

Przy zapisywaniu lub drukowaniu przelewu następuje sprawdzenie nr rachunku w wykazie w KAS. Program wyśle zapytanie na stronę Ministerstwa Finansów weryfikujące czy konto jest przypisane do nr NIP lub REGON kontrahenta z przelewu lub odwoła się do informacji pobranej i zapisanej w historii kontrahenta. Weryfikacja ta zapisywana jest w historii sprawdzeń. Użytkownik ma możliwość wyboru, na jaką datę ma być sprawdzone konto. Do wyboru są 3 opcję:

• Stan na dzień – w tym miejscu można wskazać dowolną datę;
• Na dzień przelewu;
• Na dzień wydruku przelewu;

W opcji Przelewy następuje przeliczanie przelewów walutowych na PLN w celu weryfikacji czy przelew przekracza kwotę, dla której sprawdzać konto w Rejestrze podatników VAT. Do przeliczenia brany jest średni kurs NBP z poprzedniego dnia roboczego.

Noty odsetkowe

1. Noty odsetkowe generowane są w przypadku nieterminowych zapłat za należności.
2. Nie są one tworzone od dokumentów nierozliczonych.
3. Mogą być sporządzane tylko do spłat.

Opcję Noty odsetkowe można włączyć poprzez menu główne Rozrachunki (lub Dokumenty) → Noty odsetkowe lub za pomocą przycisku na pasku ikon.
UWAGA!
Jeśli ikona nie jest widoczna na pasku ikon, to aby była dostępna, należy wejść w menu Okno → Ustaw ikony. Na ekranie monitora pojawi się okno Ikony:

Chcąc wyciągnąć odpowiednie ikony na pasek programu, użytkownik powinien najpierw zwrócić uwagę na sekcję Kategorie, klikając na nie uzyska dostęp do poszczególnych modułów systemu i ich opcji, np. słowniki, serwis, system, sprzedaż itd., które rozbudowane są o funkcje bezpośrednio dostępne przy pomocy ikon.
Generując notę odsetkową, należy określić kontrahenta, dla jakiego zostaną wykonane obliczenia. W poniższym oknie, w polu Kontrahent widać, że mogą to być wszyscy kontrahenci, zaznaczeni, wybrany lub wyselekcjonowani za pomocą odpowiednio ustawionego przez użytkownika filtru.

Ponadto, przygotowując notę należy określić:

• datę, z jaką nota zostanie wystawiona,
• okres, za który program będzie analizował spłaty dokumentów,
• minimalną ilość dni po terminie – sprawdzana dla każdej spłaty zadłużenia niezależnie – oznacza to, że jeżeli zapłata za należność została dokonana w czasie krótszym od tego limitu, nie zostanie ona uwzględniona do obliczeń,
• minimalną kwotę odsetek – sprawdzana dla całości obliczeń dotyczących danego kontrahenta, pozwala określić kwotę odsetek, poniżej której nota odsetkowa nie zostanie wygenerowana. Zabezpiecza to przed tworzeniem i wysyłaniem do kontrahentów not odsetkowych o kwotach, które nie są sensowne z punktu widzenia ekonomii,
• czy odsetki mają być naliczane od dnia następnego po terminie, czy pierwszego roboczego po terminie,
• zaznaczyć opcję Tylko dla dokumentów rozliczonych w całości, która oznacza, że do obliczeń uwzględniane będą tylko zapłaty, które rozliczają należności w pełni już rozliczone, a pominięte zostaną wszelkie zapłaty częściowe dotyczące dokumentów jeszcze nie rozliczonych,
• sposób naliczania odsetek – można wybrać taki sposób naliczania odsetek, jak określono w dokumencie, sposób z konfiguracji – jeśli nie określono w dokumencie lub inny,
• zaznaczenie parametru Generuj wyliczenia dla dokumentów przed terminem płatności spowoduje, że zostaną naliczone odsetki zgodnie z ustawionym parametrem w danych kontrahenta (zakładka Warunki sprzedaży):
  • Naliczanie dla niezapłaconych należności – należy podać ilość dni, po ilu system ma naliczyć odsetki po dacie sprzedaży przed terminem płatności.
  • Naliczanie po zapłacie przed terminem płatności – należy podać ilość dni, po ilu system naliczy odsetki przed terminem płatności do dnia zapłaty.

Parametr w danych kontrahenta dotyczący naliczania odsetek przed terminem płatności domyślnie ustawiony jest na wartość Nie.
Kwota odsetek, która zostanie naliczona w efekcie tworzenia noty, jest wynikiem sumy wszystkich pozycji wchodzących w jej skład, a wynikających z wielu nieterminowych zapłat. Chcąc prześledzić, które zapłaty uwzględniono w powstałej nocie, należy wybrać opcję <Ctrl+P>. Funkcja ta pozwala również sprawdzić według jakiego wzoru kwota odsetek została naliczona.

• Waluta – waluta w jakiej ma zostać wystawiona nota odsetkowa
• Termin płatności – istnieje możliwość podania terminu płatności dla noty odsetkowej oraz umieszczenie informacji na wydruku noty: Należność prosimy przekazać na nasze konto w terminie do dnia [wskazany termin płatności]…. Istnieje również możliwość edycji tego tekstu w opcjach wydruku dla wzorca definiowanego:

Kompensaty

Wykonanie kompensaty powoduje rozliczenie wskazanych rozrachunków. Kompensata może nie powstać, gdy nie ma ruchu na kontach lub, gdy jest grupa rozrachunkowa, np. sprzedaż, zakup. We wszystkich innych przypadkach powstaje i jest księgowana.
Kompensatę można wystawiać na dwa sposoby:

1. Automatycznie do tego, co wystawiamy – Należności i zobowiązania, ikona Kompensuj/ Rozliczaj <Ctrl+R>.
2. Menu główne Rozrachunki → Kompensaty.

Kompensatę można drukować według dwóch wzorów. Po kliknięciu na ikonę Drukuj lub klawisz funkcyjny <F9>, na ekranie monitora pojawi się liczba dostępnych sposobów wydruku:

UWAGA!
Za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy <Ctrl+F3>, użytkownik systemu może wystawić propozycję kompensaty. Propozycję wystawia się identycznie jak zwykła kompensatę. Różnica między tymi dwoma dokumentami polega na tym, że propozycja kompensaty nie rozlicza dokumentów. Na podstawie propozycji kompensaty można wystawić normalną kompensatę. Wykonywane jest to w oknie edycyjnym propozycji kompensaty, za pomocą przycisku Zrealizuj kompensatę .
Operator systemu może zobaczyć pozycje z propozycji kompensaty w zakładce Dyspozycje spłat w oknie Kompensaty. W dokumentach źródłowych, z poziomu modułu Finanse i Księgowość, propozycja kompensaty domyślnie posiada status Otwarty, który po realizacji kompensaty ulega zmianie na status Niezadekretowany.

W oknie edycyjnym kompensaty i propozycji kompensaty możliwe jest wprowadzenie opisu. Ponadto w menu kontekstowym okna  dostępna jest opcja Importuj z pliku, która umożliwia zaimportowanie pozycji kompensaty z pliku txt. Opcja ma zastosowanie w przypadku dodawania bardzo dużej ilości pozycji na dokument kompensaty.

Przeniesienia rozrachunków

Przeniesienia rozrachunków stosuje się przy:

• rozliczeniu kartą,
• transakcjach trójstronnych.

Dostęp do tej opcji uzyskuje się poprzez menu główne Rozrachunki → Przeniesienia rozrachunków.

Istnieje możliwość wyciągnięcia na pasek ikon przycisku Przeniesienia rozrachunków, aby mieć do nich bezpośredni dostęp. Korzystamy z menu głównego Okno, z opcji: Ustaw ikony. W polu Kategorie wybieramy Rozrachunki.
W systemie możliwe jest przeniesienie rozrachunków na kontrahenta jednorazowego. Kontrahent jednorazowy posiada numer 0.

Użytkownik może podejrzeć dokument źródłowy, z którego przeniesiono rozrachunek. Służy do tego ikona lub kombinacja klawiszy <Ctrl+F2>. Ikona można włączyć zarówno z poziomu okna zawierającego spis przeniesień rozrachunków (umieszczona na pasku narzędzi), jak i z okna edycji pojedynczego dokumentu przeniesienia.

Zestawienia

Stanowią one swoiste sprawozdania, których celem jest dostarczenie informacji o sytuacji finansowej, rezultatach działalności oraz położeniu finansowym przedsiębiorstwa (organizacji). Odbiorcami informacji zawartych w zestawieniach są władze podatkowe, zarząd przedsiębiorstwa, kontrahenci, pracownicy, kredytodawcy. Wszystkie wprowadzone do systemu informacje można analizować w różnej formie i układzie. Do zestawień można również wybrać dane dotyczące kontrahentów jednorazowych.
System oferuje szereg wbudowanych zestawień oraz umożliwia wprowadzenie dedykowanych sprawozdań w postaci zestawień definiowanych i proceduralnych.

Stan rozrachunków na dany dzień

System umożliwia użytkownikowi sporządzenie zestawienia stanu rozrachunków na dowolny dzień, czyli wszystkich należności i zobowiązań.

W oknie filtru określamy dzień, na który sporządzane jest zestawienie, następnie określamy czy na zestawienie wejdą wszystkie rozrachunki, tylko kontrahentów, tylko pracowników lub tylko właścicieli. Jeśli użytkownik chce, aby na zestawieniu było widoczne konto księgowe, to w filtrze powinien zaznaczyć opcję Dołącz konto księgowe do zestawienia.
Opcja Typ rozrachunków, w podziale na towary i opakowania jest widoczna wtedy, gdy w menu System → Konfiguracja → System włączona jest obsługa opakowań.
W oknie zestawienia Należności i zobowiązań - na dzień …, można za pomocą ikony porównać salda z kontami rozrachunkowymi.

Jeśli użytkownik nie chce widzieć wszystkich sald, to może zaznaczyć opcję Pokaż tylko różne i wyświetlone zostaną tylko różne salda. Po określeniu dnia, na który ma być wykonane zestawienie i kliknięciu przycisku <Ok>, na ekranie monitora zostanie wyświetlone porównanie sald z kontami rozrachunkowymi.

Jeśli w systemie zostanie zdefiniowana co najmniej jedna waluta, to w menu prawego klawisza myszki pojawi się opcja Szacowanie różnic kursowych na koniec roku.

Różnice kursowe

Użytkownik może wydrukować zestawienie różnic kursowych z wybranego okresu. Zakres dat użytkownik ustala w filtrze:

Po określeniu zakresu, system wyświetli spis dokumentów różnic kursowych. Użytkownik może wydrukować tylko spis dokumentów różnic lub spis dokumentów różnic kursowych według kontrahentów.
UWAGA!
W zestawieniu różnic kursowych, dokumenty kasowe, bankowe – wyświetlane są jako dokumenty rozliczające.

Zestawienie dokumentów z Kasa, bank, Inne

Umożliwiają one przeglądanie, na różne sposoby, wszystkich operacji, jakie wystąpiły w takich miejscach jak Kasa, Bank, Inne.

Z list rozwijanych, z pól:

• Zakres dat,
• Kasa, Bank, Inne,
• Typ dokumentu,
• Kontrahent, pracownik, właściciel

wybieramy te parametry, według których zestawienie zostanie sporządzone.
Zestawienie można tworzyć w oparciu o:

1. Wszystkie dane – do zestawienia zostaną wzięte wszystkie dane.
2. Wybrane – po zaznaczeniu tej opcji uaktywnia się pole z przyciskiem <F6>, za pomocą, którego użytkownik może wybrać sobie dane do zestawienia.
3. Według filtru - opcja ta umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie filtru, według którego zostaną pobrane dane do zestawienia. Po kliknięciu na przycisk <Zdefiniuj filtr>, na ekranie wyświetli się okno filtru:

       4. Zaznaczone – użytkownik w tabeli danych zaznacza, po kliknięciu na przycisk <Zaznacz>, które dane zostaną pobrane do zestawienia.

Sposoby określania danych do zestawienia są identyczne dla wszystkich rodzajów zestawień, we wszystkich modułach.

Zestawienie dokumentów z Kasa, Bank, Inne wg operatorów

Zestawienie z Kasa, Bank, Inne według operatorów, czyli według użytkowników systemu, umożliwia sprawdzenie, który pracownik wykonał poszczególne operacje.

Zestawienie dokumentów wg kontrahenta

Jest to zestawienie należności i zobowiązań wszystkich kontrahentów lub wybranego. Tworząc takie zestawienie należy zdefiniować parametry filtru. W filtrze określamy przedział czasowy, jaki obejmuje zestawienie, grupę rozrachunków, grupę dokumentów, kontrahenta, pracownika lub właściciela, którego dotyczyć będzie zestawienie. Ponadto ustalamy czy na zestawieniu znajdą się osobno należności, czy zobowiązania czy wszystko razem oraz spłaty. Gdy zdefiniujemy wszystkie pola, to należy kliknąć przycisk <Ok>, aby zestawienie mogło się utworzyć.

Parametr Waluta, umożliwia określenie waluty dla rozliczeń, dla takich zestawień jak:

• Zestawienie dokumentów wg kontrahenta;
• Zestawienie dokumentów wg kont księgowych;
• Zestawienie przekroczenia terminów płatności dok. rozliczonych;
• Zestawienie przekroczenia terminów płatności aktualnych dok. nierozliczonych;
• Zestawienie przekroczenia terminów płatności dok. nierozliczonych na dzień.

Zestawienie dokumentów wg kont księgowych

Jest to również zestawienie dokumentów kontrahenta, ale utworzone w oparciu o konto księgowe kontrahenta. Okno, w którym należy ustawić poszczególne parametry dla zestawienia jest identyczne jak dla Zestawienia dokumentów wg kontrahenta. Rolę tego zestawienia bardzo wyraźnie widać wtedy, kiedy dany kontrahent występuje na kilku kontach rozrachunkowych.

Zestawienie przekroczenia terminów płatności dok. rozliczonych

Określają, które dokumenty rozliczone zostały z przekroczonym terminem płatności i ile jest takich dokumentów w systemie. Można w ten sposób stwierdzić jak spływają należności na konta i jak terminowo rozliczane są zobowiązania. W polu Przedziały – podajemy zawsze od wartości 0. Drukować to zestawienie można na dwa sposoby:

1. analitycznie- z pokazaniem poszczególnych dokumentów, rozbiciem na kwoty.
2. syntetycznie – z kwotą zbiorczą.

Zestawienie przekroczenia terminów płatności aktualnych dok. nierozliczonych

Dzięki niemu można uzyskać informacje na temat terminów płatności aktualnych dokumentów nierozliczonych. Zestawienie to daje możliwość kontrolowania na bieżąco należności i zobowiązań.

Rozliczenie przedstawicieli handlowych

Odbywać się może na dwa sposoby:

1. Sprzedaż + spłaty – zestawienie rozliczenia z uwzględnieniem wielkości sprzedaży i spłat gotówkowych i kredytowych. Wyświetlają się także spłaty dokonane w terminie i po jego przekroczeniu.
2. Spłaty terminami - zestawienie spłat rozliczonych z podaniem terminów, w których to nastąpiło.

Rozliczenie miejsc sprzedaży

Dokonuje się w taki sam sposób jak rozliczenie przedstawicieli handlowych, z tym, że określa się w systemie miejsce, w którym została dokonana sprzedaż.

Zestawienia definiowane

Zestawienia definiowane i proceduralne tworzone są za pomocą modułu Raporty i formularze.
Opcja pozwala (w przypadku posiadania licencji na moduł Raporty i Formularze) uruchomić procedurę tworzenia nowego wzorca zestawienia. Raz utworzony wzorzec, może zostać przez użytkownika dodany do listy Zestawień definiowanych i używany ponownie.

Definiowanie zestawienia

Tworzenie zestawień definiowanych jest możliwe wtedy, gdy użytkownik posiada licencję na moduł Raporty i Formularze. Po wybraniu opcji Zestawienia → Zestawienia definiowane → Definiowanie zestawienia na ekranie wyświetli się okno:

Podajemy nazwę formularza, np. Faktura VAT, zaznaczamy czy będzie to zestawienie utworzone w oparciu o szablon czy zaawansowane oraz czy ma być ono zapisane w rejestrze zestawień definiowanych. Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz>. Po wyborze zaawansowanego zestawienia na ekranie pojawi się okno Formularze definiowane:

Okno podzielone jest na dwie części:

1. Wszystkie foldery – nowy folder tworzymy za pomocą ikony Dodaj folder umieszczonej w lewej części okna lub poprzez zastosowanie kombinacji klawiszy <Ctrl+F3>.
2. Zawartość – nowy formularz tworzymy za pomocą ikony Dodaj formularz lub klawisza funkcyjnego <F3>.

Formularz definiowany można edytować do poprawy lub dopisania koniecznych informacji:

Z poziomu okna Formularze definiowane można również za pomocą ikony podejrzeć wydruk zdefiniowanego dokumentu oraz wydrukować dokument po określeniu odpowiednich parametrów wydruku.

Tworzenie zestawień definiowanych

Po kliknięciu na którekolwiek z utworzonych zestawień definiowanych wyświetli się okno, w którym można określić parametry wydruku, podejrzeć wydruk, wyeksportować do pliku w komputerze itp.:

Przycisk łączy użytkownika systemu bezpośrednio z podglądem zestawienia
Przycisk umożliwia edytowanie zestawienia i dokonanie w nim poprawek.
Za pomocą przycisku można eksportować dany dokument do wybranego pliku w komputerze:

Aby eksportować dokument, należy określić format pliku, w jakim chcemy go wysłać oraz podać nazwę pliku, do którego zostanie przesłany formularz. Formaty eksportu formularza w systemie:

Zestawienia proceduralne

Zestawienia proceduralne należą do grupy zestawień zaawansowanych, które tworzone są według określonych procedur (niezbędna jest znajomość języka SQL i modelu bazy danych). Umożliwiają one sporządzanie analiz spełniających specyficzne wymagania użytkownika. Do tworzenia tych zestawień niezbędny jest moduł Raporty i Formularze. Wygenerowane tam zestawienia, będą późnej dostępne w każdym z modułów, w rozwijanym menu Zestawienia → Zestawienia proceduralne.

Operacje na danych

Opcja ta pozwala na zdefiniowanie procedury SQL, wykonującej określoną czynność w bazie danych (np. oznaczenie wszystkich nieużywanych kartotek jako nieaktywne) i uruchamianie jej w dowolnym momencie.

Operacje okresowe

Otwieranie/zamykanie miesięcy rozrachunkowych

Opcję należy wywołać, gdy musimy otworzyć lub zamknąć miesiąc. Wyświetlony spis otwartych i zamkniętych miesięcy dotyczy wszystkich magazynów. Oznacza to, że w przypadku założenia kilku magazynów, zamknięcie miesiąca ma wpływ na wszystkie założone magazyny. Na ekranie widoczna jest tabela, która zawiera spis wszystkich miesięcy wybranego roku z zaznaczeniem, czy miesiąc jest zamknięty, otwarty lub też brak w nim obrotów.

W tabeli tej, za pomocą klawiszy kursora możemy dokonać wyboru interesującego nas miesiąca. Otwarcie miesiąca wykonujemy przyciskając ikonę Otwórz miesiąc, zamknięcie, wybierając Zamknij miesiąc.
Zamknięcie miesiąca wykonujemy wyłącznie, gdy wszystkie dokumenty w miesiącu są wprowadzone do komputera. Po zamknięciu miesiąca nie można już dopisywać nowych dokumentów, poprawiać i anulować już wpisanych. Oczywiście w zamkniętym miesiącu można przeglądać oraz drukować wystawione dokumenty.

Otwieranie/zamykanie lat księgowych

Okno zawiera wykaz lat księgowych istniejących w bazie danych i umożliwia dodanie nowego, otwarcie oraz zamknięcie danego roku. Zamknięcie roku jest możliwe wtedy, gdy zamknięte są wszystkie miesiące.