KSeF - najczęściej zadawane pytania i postępowanie w przypadku awarii

W przypadku, gdy dokument sprzedaży musi być przed wysyłką do KSeF zatwierdzony/zaakceptowany (np. przez przełożonego lub klienta), zalecane jest wykorzystanie opcji Dokumenty sprzedaży w przygotowaniu, znajdującej się w menu Sprzedaż. 

W przypadku wysyłki dokumentu do platformy KSeF poza systemem Streamsoft nie jest tworzone powiązanie pomiędzy systemami (Streamsoft oraz KSeF). Ręczne wprowadzenie nr KSeF na dokumencie nie umożliwia komunikacji i wyszukania dokumentu na platformie, stąd brak możliwości pobrania UPO.

W tej sytuacji zalecane jest pobranie UPO bezpośrednio z aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur i powiązanie z dokumentem wystawionym w systemie Streamsoft za pomocą powiązania ogólnego:

Okno edycyjne dokumentu sprzedaży → zakładka Dodatkowe → sekcja Powiązania ogólne → Dodaj (F3)

Przykładowa sytuacja, w której mogą wystąpić różnice pomiędzy dokumentem wystawionym w systemie Streamsoft a dokumentem o tym samym numerze (nr faktury) znajdującym się na platformie KSeF:

W wyniku awarii komunikacji systemu Streamsoft z KSeF, wystawiony dokument nie został wysłany na platformę. Użytkownik zalogował się bezpośrednio do KSeF i wprowadził tam fakturę ręcznie (z numerem faktury jak w programie Streamsoft), której nadany został nr KSeF. 

Po przywróceniu komunikacji, dokument w systemie Streamsoft został automatycznie wysłany na platformę KSeF i otrzymał nr KSeF. W efekcie znajdują się tam dwa dokumenty sprzedaży z takim samym nr systemowym, ale różnymi nr KSeF.

Rozwiązanie:

Bezpośrednio na platformie KSeF należy wykonać korektę faktury, która wcześniej została tam wystawiona ręcznie. W wykazie faktur powinien zostać dokument wysłany z programu Streamsoft. Zapewni to spójność powiązań pomiędzy dokumentem wystawionym w programie a wysłanym do KSEF.

Przykładowa sytuacja, w której nie można wysłać dokumentów do KSEF za pomocą programu Streamsoft:

Nie można wysłać faktur z powodu awarii połączenia internetowego lub systemu po stronie podatnika, jednocześnie nie ma możliwości skorzystania z trybu wysyłki Offline24 (np. kontrahent oczekuje na fakturę w dniu wystawienia).

Rozwiązanie:

Na dokumentach sprzedaży w menu pod prawym przyciskiem myszy → Krajowy System e-Faktur znajduje się opcja Zapisz plik XML. Służy ona do zapisu wygenerowanego pliku XML w lokalizacji określonej w parametrze w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Obsługa → Ustawienia KSeF → Katalog do zapisu plików XML. Pliki z tego katalogu można wczytać bezpośrednio na platformie KSeF za pomocą opcji Wczytaj fakturę. //ANIAKRU - nie wiem czy to tak powinno działać. Myślałam, że wygenerowany plik xml z programu wczytam na platformie i nadam mu tam numer KSeF, ale po wczytaniu pokazuje mi się info o błędzie w pliku. A w programie przeszedł on walidację. /

W przypadku faktur wystawionych w trybie offline i przekazanych poza KSeF konieczne jest umieszczenie na fakturze dwóch kodów QR:

1. służącego do identyfikacji faktury 
2. służącego do weryfikacji wystawcy

Do wygenerowania kodów QR niezbędny jest certyfikat wystawiany na platformie KSeF  lub w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Szczegółowy opis dotyczący generowania oraz umieszczania certyfikatu w systemie Streamsoft znajduje się tutaj. 

System monitoruje status komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur i umożliwia zmianę trybu pracy KSeF. Po edycji trybu na offline/offline24, podczas generowania pliku XML utworzone zostaną odpowiednie kody QR. Dodatkowo możliwe jest wystawienie dokumentu Potwierdzenie transakcji.

W zależności od tego, na jakim etapie procesu wysyłki faktury do KSeF wystąpi brak połączenia internetowego możliwe jest zastosowanie różnych rozwiązań.

1. Jeśli brak Internetu wystąpił przed zainicjowaniem wysyłki dokumentu na platformę, to w zależności od przyjętego